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8/2/2019 TCC parte 1 atualizada
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PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DE MINAS GERAISInstituto de Cincias Econmicas e Gerenciais
Curso de Cincias ContbeisTrabalho de Concluso de Curso I
IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (EnterpriseResource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE
Matheus Rodrigues Resende
Belo Horizonte2 Semestre de 2011
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Matheus Rodrigues Resende
IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (EnterpriseResource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE.
Belo Horizonte2 Semestre de 2011
Projeto de Pesquisa apresentado disciplina de
Trabalho de Concluso de Curso I, do Curso
de Cincias Contbeis da Pontifcia
Universidade Catlica de Minas Gerais
Corao Eucarstico.
Orientadora: Profa
Helosa Helena Rocha Maia
Maggi
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LISTA DE SIGLAS
ASP - Application Service Providers
BI Business Intelligence
ERP- Enterprise Resource Planning
IAS International Accounting Standards
IFRS International Financial Reporting Standards
SI Sistema de Informao
SIG Sistema Integrado de Gesto
TCO - Total Cost of Ownership
TI Tecnologia da Informao
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SUMRIO
1 INTRODUO ............................................... 4
1.1 Tema .................................................. 41.2 Ttulo ................................................ 41.3 Caracterizao societria .............................. 41.4 Problema ............................................... 41.5 Objetivos .............................................. 51.5.1 Objetivo geral ...................................... 51.5.2 Objetivos especficos ............................... 51.6 Justificativa ......................................... 51.7 Relevncia ............................................ 61.8 Delimitaes do estudo ................................ 61.9 Hiptese ............................................... 6
1.10 Definies dos Termos ................................. 6
2. REFERENCIAL TEORICO .....................................2.1 Histria da Evoluo e Globalizao da Contabilidade ... 72.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades ..... 112.3 Implementao e particularidades de um sistema ......... 122.4 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontradosna sua implantao ......................................... 162.5 Custos de sua implantao............................... 19
3 METODOLOGIA ..............................................
3. 1 Tipo de Pesquisa ...................................... 20
4 CRONOGRAMA ............................................... 21
REFERNCIAS ................................................ 22
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1. INTRODUO
1.1 FORMULAO DO PROBLEMA
Atualmente no Brasil, os escritrios de contabilidade lidam
com relatrios mensais a serem entregues para rgos Pblicos
e usurios em geral, relatrios que so um desafio para
contadores, responsveis diretos pelas informaes rpidas e
verdicas, sobre a real situao da entidade.
O tema deste trabalho abordou os benefcios e as
dificuldades encontradas na implantao de um ERP (EnterpriseResource Planning),em uma empresa prestadora de servios
contbeis.
Trouxe como titulo: Importncia da implantao de um
sistema ERP (Enterprise Resource Planning), em um escritrio
de contabilidade
Diante dessa situao a seguinte questo foi definida para
pesquisa, Quais os problemas o gestor ou contador deve
analisar para que a implantao de um sistema ERP (Enterprise
Resource Planning), seja bem sucedida?
O objetivo geral deste estudo foi dotar o escritrio de
ferramenta atualizada para atender as exigncias do mercado e
dos usurios dependentes.
De forma a atingir e complementar o objetivo geral foram
definidos objetivos especficos:
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Evuluo histrica contabil Analisar a situao interna para execuo. Elaborar um plano de etapas de implantao. Analisar e elaborar grades de contabilizaes e aplic
las de modo igualitrio a empresas do mesmo ramo e
situao de enquadramento na legislao do imposto de
renda.
Segurana, qualidade e agilidade na informao. Evitar o retrabalho. Aumento da produtividade.
A justificativa deste estudo est associada gesto
empresarial, necessidade da organizao em ter e fornecer os
dados suficientes para se avaliar o andamento do negcio,
trazendo mais transparncia a instituio. Com a tecnologia da
informao a comunicaes tm se tornado uma aliana
estratgica para as empresas satisfazer as necessidades do
mercado, objetivando manter neste cenrio e obter um
diferencial, as organizaes esto contando com um instrumento
que vem conquistando grande espao no mercado brasileiro, os
sistemas de gesto integrada.
A juno da contabilidade com os sistemas de informaes
no um assunto recente, mas tem auxiliado na vida das
organizaes, principalmente, dos profissionais contbeis. A
informtica uma forte aliada da rea contbil, com as
ferramentas que dispe, as atividades contbeis esto se
tornando cada vez mais eficientes e eficazes, no processo de
gesto. Desta forma, a contribuio terica deste estudo est
na interao de duas reas distintas, a informtica e a
contabilidade, mantendo as organizaes atualizadastecnologicamente e fazendo com que os contadores compreendam
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estas tecnologias de informao e as utilizem de forma
auxili-los com um trabalho de qualidade.
A contribuio prtica deste estudo consiste em revelar s
mudanas que ocorreram na contabilidade aps a tentativa de
implantao de um sistema ERP, a forma com que foi executada,
os malefcios e benefcios que ocorreram com este utenslio, e
a nova atuao dos contadores no ficando mais restrita a
lanamentos contbeis, focando-se na gesto empresarial e na
tomada de deciso, fornecendo a estes profissionais novos
horizontes de atuao dentro e fora da organizao.
Com o estudo do tema apresentado foi possvel visualizar
um melhor sistema, que atenda as necessidades no apenas
interna da instituio, mas tambm, as necessidades dos
clientes, alm de um melhor planejamento para esta
implantao.
Os estudos se delimitaram-se em realizar o levantamento da
das atividades e procedimentos nos quais foram utilizados para
implantao, alm da definio das atividades desempenhadas e
fluxos dos processos num perodo de 12(doze) meses dentro do
escritrio de contabilidade para anlise do melhor sistema a
ser implantado.
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1.2 Metodologia
O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa
exploratria, a qual, segundo Gil (1996, p. 45), tem como
objetivo principal o aprimoramento de idias ou a descoberta
de intuies. Tambm permite maior familiaridade com o
problema, tornando-o mais explcito.
Em relao forma de abordagem do problema, a presente
pesquisa considerada qualitativa, na qual h uma relao
dinmica entre o mundo real e o sujeito, isto , um vnculo
indissocivel entre o mundo objetivo e a subjetividade dosujeito que no pode ser traduzida em nmeros (MENEZES E
SILVA, 2000, p. 20), buscando analisar a organizao e a forma
em que ocorreu a implantao , alem do seu impacto.
Quanto abordagem do problema, o estudo foi realizado por
meio de uma forma adequada para conhecer a natureza de um
fenmeno social. Atravs dos dados coletados, por meio de
estudos, procedeu-se compilao das respostas fornecidas,
onde averiguou-se as reais mudanas que ocorreram na
contabilidade com que se atualizou com a implantao de um
sistema de gesto integrada.
Buscando o alcance dos objetivos propostos, este trabalho
foi desenvolvido por uma pesquisa exploratria. J quanto aos
procedimentos,a pesquisa foi executada de forma bibliogrfica,
onde se reuniu vrios autores com conhecimentos na rea desta
investigao, com o intuito da concretizao dos objetivos
citados anteriormente. Alm de ser uma pesquisa bibliogrfica,
realizou-se um estudo de caso em um escritrio Contbil,
usando como principal fonte de pesquisa a vivncia
profissional.
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2.REFERENCIAL TERICO
2.1 Histrias da Evoluo e Globalizao da Contabilidade
Segundo S (2006, pg 17), as primeiras inscries
contbeis datam da poca pr-histrica, tendo tambm
inscries no Brasil, o que reforma a fundamentao terica
supracitada. Leva certeza de que a sociedade, desde que foi
constituda est intrinsecamente ligada cincia contbil e
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ao controle da propriedade.
De acordo com Schmidt (2006,p.17), as fichas de barro
foram usadas abundantemente entre 8000 e 3000 a.C. como uma
forma de representao de mercadorias, Fica evidente que as
transaes comerciais eram representadas por transferncias de
fichas de barro, refletindo a entrada ou sada fsica de
ativos. Por exemplo, a transferncia de carneiro de um pastor
para outro representava a transferncia de uma ficha de barro
de um envelope para outro.
Estes elementos formaram a primeira idia de conta
contbil, que designava o agrupamento de itens de uma mesma
espcie, e conseqentemente, dos primeiros registros de uma
escriturao contbil, visto que [...] quantificava e
evidenciava a riqueza patrimonial do indivduo ou de sua
famlia. (S, 1999, p.18).
No ano de 1494, na Veneza, um frei franciscanochamado por Irmo Luca Pacioli publicou a obra chamadaSoma de aritmtica, geomtrica, proporcione etproporcionalit, sendo o primeiro codificador dacontabilidade. O livro tinha a matemtica como assuntoprincipal, mas em um de seus captulos tratava tambmsobre o sistema de escriturao por partidas dobradas.(HENDRIKSEN e VAN BREDA,1999, p.38).
Surgiu-se ento a necessidade de melhora no controle das
informaes, graas ao aumento da necessidade de certezas de
informaes verdicas.
Os registros simples foram tornando-seinsuficientes diante da complexidade dos registrosderivados das muitas e complicadas transaesempresariais; esta foi a razo bsica e histrica queparece ter alimentado o aparecimento dessa evoluotcnica dos registros duplos em contabilidade. (S,
1999, p.22).
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O mtodo das partidas dobradas tornou-se o mtodo oficial
para registrar fatos contbeis, pois alm de uniformizar a
escrita, permitia distinguir as origens das aplicaes de
recursos.
De acordo com Hendriksen e Van Breda (1999) os
profissionais de contabilidade comearam a surgir no final do
sculo XVIII. O Instituto de Contadores Registrados da
Inglaterra e do Pas de Gales foi fundado em 1880.
Aps o surgimento do profissional contbil e evoluo da
tecnologia, houve a necessidade de se aprimorar esse trabalho.
Conforme Moraes e Madeira (2002, p. 33).
Para se ter uma boa informao, deve-se atentar para algumas
caractersticas, segundo Freitas (1997), a informao para ser
boa; deve ser precisa, completa, econmica, flexvel,
confivel, relevante, simples, em tempo, adequada, redundante,
veloz, freqente, vlida, atual, densa, corretiva e
confirmatria.
2.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades
Segundo Almeida (2002, p. 2), sistema um conjunto de
partes integrantes e interdependentes, que forma um todo
unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada
funo.
Para Chiavenato (1999, p. 484), um sistema um conjunto
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de objetos unidos por alguma forma de interao ou
interdependncia.
O principal objetivo de qualquer sistema a prpria razo
do sistema existir, ou seja, a finalidade para a qual o
sistema foi criado. Toda construo de um sistema parte da
definio clara de seus objetivos. Para Oliveira (1990, p. 3),
alm dos objetivos principais, os componentes de um sistema
so: entradas do sistema, processo de transformao e sadas
do sistema.
De acordo com Alecrim (2010), sistema ERP um sistema de
gesto empresarial, um nico sistema que integra todos os
departamentos, ou setores mais importantes, fazendo com que a
comunicao interna se torne mais fcil, gil e verdica.
O Sistema ERP ajuda as organizaes efetiva e
eficientemente a gerenciar todos os recursos internos de
informtica para atingir metas da empresa como um todo. Souza
e Zwicker (1999) apresentam alguns termos relacionados aos
sistemas ERP que, embora no os definam, so importantes paraa compreenso dos aspectos envolvidos em sua utilizao.
Esses termos so a funcionalidade, a diviso em mdulos, a
parametrizao, a customizao, a localizao e a atualizao.
A funcionalidade o conjunto total de funes embutidas
neste sistema, suas caractersticas e suas diferentes
possibilidades de uso. A composio destas funes forma o
sistema de informaes transacional que d suporte aos
processos de negcio.
Com o surgimento destes sistemas integrados, tornou-sepossvel e vivel a gesto empresria, graas s facilidades econsultas de situaes reais e em curto prazo da entidadeanalisada.
Gesto Empresarial o ato de administrar, sendo:prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.Prever organizar o futuro e traar o programa de ao;Organizar constituir o duplo organismo material esocial da empresa; Comandar dirigir e orientar opessoal. Coordenar ligar, unir, harmonizar todos osatos e todos os esforos coletivos. Controlar verificarque tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e
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as ordens dadas, de acordo com Chiavenato (02.fev.2008)
2.3 Implementao e particularidades de um sistema
Para Alecrim (2010) ERP no o tipo de software que
comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado
em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso.
Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de
suas estratgias operacionais, possui necessidades distintas
das outras, portanto, sistemas de ERP s sero funcionais se
ao menos as caractersticas mais importantes da companhia
forem levadas em conta.
Para Colangelo Filho (2001), os motivos que levam a
implantao destes sistemas, so: integrao de processos,
integrao da informao, seguir uma tendncia, diferenciar-se
da concorrncia e flexibilidade dos sistemas, assim,
conclumos que vrios so os motivos que levam uma empresa a
implantar um sistema de gesto integrada.Percebe-se que a organizao est disposta a melhorar o
fluxo de informaes de seu ambiente interno, com o intuito de
aperfeioar a integrao dos departamentos e conseqentemente
manter-se no mercado.
Para Alberto (2001) podem-se ter trs opes de
implantao de um sistema ERP: desenvolvimento do prprio
sistema; aquisio de um sistema j pronto ou efetuar a
aquisio de um sistema existente com um mnimo de
customizao.
Segundo Silva (2001) a fase de coleta de dados uma etapa
da pesquisa onde so colocados em prtica os instrumentos
elaborados e as tcnicas selecionadas.
De acordo com Colangelo Filho (2001, p. 47) [...] os
projetos de implantao de sistemas empresariais integrados
normalmente so complexos e tm grandes impactos sobre a
empresa, sua organizao e seus processos de negcios. Alm
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disso, demandam grandes volumes de recursos humanos e
financeiros. Desta maneira, o projeto de implantao destes
sistemas, exige a participao de profissionais de diversas
qualificaes e em tempo integral. Assim, como a contabilidade
recebe informaes necessrias para suas atividades de outras
reas, se faz necessrio interao direta e de forma
eficiente entre os contadores e demais profissionais da
organizao.
Para Colangelo Filho (2001, p. 71),[...] a implantao de
um sistema integrado de gesto envolve uma grande quantidade
de tarefas que so realizadas em perodos que variam de algunsmeses a alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais
como: as dimenses da empresa, a magnitude do esforo de
redesenho de processos, a disponibilidade de recursos etc.
De acordo com Peleias (2010), o projeto de implantao de
um sistema integrado, necessita da participao de diversos
profissionais, com grande disponibilidade de tempo. Desta
forma, devero ser escolhidos os gestores das diversas reas
envolvidas na implantao,pois estes detm conhecimento do
estgio atual das atividades da organizao, contribuindo para
o desempenho futuro da mesma. Fica evidente o envolvimento dos
diversos profissionais da empresa, durante a execuo do
projeto.
Sero testados todas as transaes em todos os mdulos
individualmente e de maneira integrada, visando passar
por toda a rotina diria e mensal da empresa. Ser o
momento de se chegar mais prximo da realidade da
empresa.Oliveira e Vasconcelos (2005, p. 71)
Desta maneira, para que o projeto de implantao tenha o
sucesso almejado, deve-se realizar uma boa avaliao na
escolha do software, ter uma equipe de profissionais bem
qualificados e disponveis em tempo integral, que o
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profissional contbil tenha uma boa interao com a equipe do
projeto, para que juntos consigam elaborar um trabalho
excelente e de qualidade para todos.
Aps absorvido todo o impacto inicial da implantao,
chegado o momento de fazer com que o sistema se estabilize, de
se avaliar todo o processo e propor melhorias se necessrias.
Conforme Colangelo Filho (2001 p.131),[...] a ps-
implantao a etapa em que a organizao passa a conviver
com o novo sistema ERP e perceber os acertos e eventuais erros
cometidos durante as etapas de pr-implantao. Os acertospodem ser celebrados, mas os erros devem ser corrigidos com
rapidez, sob pena de no serem realizados os benefcios
esperados.
Com o trmino da implantao do ERP, se faz necessrio a
montagem de uma equipe que dar suporte ao sistema com o
intuito de melhoria contnua. A misso deste grupo
semelhante ao que foi desenvolvido no projeto, porm agora de
forma sucessiva.
2.4 Custos de sua implantao
Como mostra Wagle (1998), a implantao desse sistema deve
ser feita sob um fluxo de caixa, pois o perodo de retorno do
investimento longo e o investimento alto.
Uma alternativa encontrada pelos fornecedores de ERP para
reduzir o valor do TCO (Total Cost of Ownership), na tentativa
de investir em pequenas e mdias empresas, a utilizao dos
ASP (Application Service Providers), fornecedores de Servios
de Aplicativos. Com isso, eles pretendem criar centros
tecnolgicos, com infra-estrutura de hardware e instalaes de
software, onde as empresas podem alugar o hardware, as
instalaes do ERP e toda a manuteno necessria para o
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aplicativo.
Com estas estratgias, a reduo dos custos
considervel. Norris et al (2001) define dois tipos de custos:
custos quantificveis e custos de fatores humanos:Custos
Quantificveis: definidos em cinco categorias: hardware,
software, treinamento e gesto da mudana, converso de dados
e reengenharia.
Ao analisar cada um destes custos, os responsveis pelas
decises precisam avaliar quais sero os custos que ocorrero
uma s vez e quanto tempo vai levar o trabalho correspondente
e quais os custos que sero recorrentes.Custos de Fatores Humanos: De acordo com Norris et al
(2001, p. 46), como a implementao de um ERP pode levar
vrios anos, um individuo participando de um desses projetos
muitas vezes no vai fazer qualquer progresso em sua carreira
prvia dentro da empresa durante esse tempo. Alm disso, esses
grandes intervalos de tempo tornam difcil para os indivduos
experimentar um sentimento de tarefa cumprida, o que pode
reduzir a motivao.
Estes so difceis de quantificar, mas tm um impacto
econmico. Existem custos de fatores humanos tanto para os
indivduos (impactos em suas carreiras pelo tempo em que durar
o trabalho no projeto, fadiga em relao ao projeto e desafio
da capacidade de gerenciar dos gerentes), quanto para as
organizaes em geral (uma instalao de ERP afeta as
estruturas de poder e o processo habitual da empresa para
tomada de decises).
2.5 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontrados
na sua implantao
Segundo uma pesquisa realizada por Colangelo Filho
(2001) os principais fatores crticos de sucesso para umprojeto de implantao de um sistema ERP so:Envolvimento do usurio; Apoio da Direo; Definioclara das necessidades; Planejamento Adequado;
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Expectativas Realistas; Marcos Intermedirios; Equipecompetente e dedicada; Comprometimento; Viso e
objetivos claros e Infraestrutura adequada.
Dentre os benefcios esperados dos ERPs, podemos citar:
disponibilidade de Informao certa, na hora certa e nos
pontos certos; compartilhamento de base dados nicas e no
redundantes; eliminao do esforo gerencial e operacional nas
interfaces entre sistemas que no conversam entre si;
aperfeioamento do processo de planejamento operacional, que
passa a ser mais transparente estruturado e com
responsabilidades mais definidas; melhoria do desempenho
operacional, obtendo vantagens competitivas em relao
concorrncia (CORRA; GIANESI e CAON,1999).
A respeito da informatizao das pequenas empresas,
Beraldi e Escrivo (2002), citam em seu artigo as vantagens
que uma pequena empresa pode obter com um sistema
informatizado, que funcione de modo eficiente e eficaz:
Melhoria da informao para a tomada de deciso; Automatizaodas tarefas rotineiras; Melhoria do controle interno das
operaes; Melhoria do atendimento ao cliente; Aumento da
capacidade de reconhecimento dos problemas com maior
antecedncia; Ajuda ao gerente para realizar o teste de
algumas decises, antes de coloc-las em prtica; Melhoria do
processo produtivo; Aumento da produtividade e da
competitividade.
Segundo Santos (2003, p. 169), o Sistema ERP pode produzir
benefcios quantitativos e qualitativos, tais como maior
produtividade, eficincia, satisfao do usurio/cliente,
rapidez de tomada de deciso, reduo de custos, controle
gerencial,inovao tecnolgica.
As pequenas e mdias empresas tambm tm como
caracterstica a no utilizao de instrumentos formais para
tratar seus problemas. Normalmente o administrador utiliza a
intuio como principal base para a tomada de deciso. Se por
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um lado este aspecto pode promover o comprometimento entre
colaboradores e empresa, por outro lado a no utilizao de
critrios tcnicos e de informaes adequadas pode comprometer
a qualidade da deciso (MENDES e ESCRIVO, 2000).
A implantao de um sistema ERP envolve riscos. De acordo
com uma pesquisa divulgada nos Estados Unidos pelo Standish
Group, feita com empresas com faturamento superior a 500
milhes de dlares e que investiram em projetos ERP, apenas
10% dos projetos de implementao terminaram no tempo e prazo
estimados, 55% estouraram prazos e oramento e 35% foramcancelados (TOURION, 2002).
Normalmente para a implantao de um ERP existe a
necessidade de apoio de uma consultoria especializada.
Cuidados na escolha da mesma podem significar uma implantao
dentro do prazo e oramento previstos. Na seleo da
consultoria deve-se levar em conta alguns aspectos da equipe
que ser alocada ao projeto: capacitao e experincia em
relao soluo adequada, conhecimento do negcio (uma vez
que processos tero que ser redefinidos) e qual metodologia
ser adotada (seqncia de passos a seguir). Deve ser
verificada ainda, a satisfao dos atuais clientes com os
trabalhos realizados (CORRA, GIANESI e CAON, 1999).
Muitas empresas acabam encarando a implantao de um
sistema ERP simplesmente como um processo de implantar um novo
software. O processo de mudana organizacional, que chega a
alterar a forma como a empresa faz seus negcios muitas
vezes negligenciado, refletindo em custos, atraso e at
abandono do projeto de instalao (CORRA; GIANESI e CAON,
1999).
4 CRONOGRAMA
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Cronograma refere-se discriminao das etapas do
trabalho com seus respectivos prazos.
Atividade Janeiro
2012
Fevereiro
2012
Maro
2012
Abril
2012
Maio
2012
Aprovaodo Projeto
X
Coleta deDados
X x
Anlisedos Dados
x x
Elaboraodo SumrioProvisrio
x
Reviso eCorreo
X
RedaoFinal
X
REFERNCIAS
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Empresarial: metodologia para avaliao, seleo e implantao
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acesso em 04. Out.2011.
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sobre custos de sistemas integrados de gesto empresarial:
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WAGLE, D. TheCase for ERP Systems. The Mckinsey, n 2, 1998.
Tendo em vista as modificaes ocorridas em relao a
tecnologia que a cada dia avana, o sistema ERP(Enterprise
Resource Planning) consegue acompanh-las,por ser facilmente
adaptvel de forma a contribuir com o escritrio,scios e
colaboradores da entidade, para que alcance informaes mais
precisas, confiveis e a um tempo hbil,viabilizando ao
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escritrio a concorrncia no mercado e uma maior facilidade na
execuo dos servios.