T.C . İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

T.C.İçişleri Bakanlığı

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Doküman Yönetim Sistemi

2012

İçindekiler

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri

Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler)Evrak Ön İzleme ÖzelliğiÖzel Durum Ekleme Özelliğie-İmza İstatistikleri SayfasıHavale Onayı Süreci

Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı)Evrak Silmee-İmza BekleyenEvrak KlasörümMobil Uygulamalar

Evrak Modülü İstatistikleri

Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012)

Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale BilgileriEvrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-Eylül)TS 13298 Standardı2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler2012 Yılı GeliştirmelerYol Haritası

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Dünya çapında bilgi teknolojileri alanında araştırma ve danışmanlık

şirketi Gartner’a göre, çalışanlar zamanlarının yüzde 30'u ile yüzde 40'ı arasını belge oluşturmak, aramak, almak, tasnif etmek ve düzenlemek için harcamaktadırlar.

1/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Bilginin hızla yayıldığı bilgi ve teknoloji çağında bilgiye bir an önce

ulaşmak için iş süreçlerini hızlandırmak isteyen organizasyonlar, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikimine ulaşmak için harcanan zamanı en aza indirgemeyi hedeflemektedirler.

2/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Organizasyonların karar verme sürecinin hızlanmasına, belge

güncelliğinin sağlanmasına ve iş açısından kritik bilgilere kurumsal bir temelde erişilmesine yardımcı olmak için, belgelerini etkili ve güvenli bir şekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyacak bir sisteme gereksinimleri vardır.

3/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)İçişleri Bakanlığı yoğun evrak akışına sahip, bilgi güvenliği ön planda

olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurum olduğu için, iş süreçlerinde gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmuş ve çözüm olarak e-İçişleri projesi kapsamında Doküman Yönetim Sistemi (DYS – Evrak Modülü) hayata geçirilmiştir.

4/44

DYS

Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Böylece, belge hazırlama süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip

edilebilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanmıştır. Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde saklanmış, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün olmuştur.

5/44

Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri

6/44

Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler)

Evrak oluşturma sayfasında güncelleme yapılabilir.› İçerikte değişiklik yapılırsa sistem otomatik olarak evrakı ilk parafçıya döndürür.› Evrakın kaydedilen bütün versiyonları görülebilir ve karşılaştırılabilir.

Yazı alanında Shift+Enter paragraf sonu yapar. Geri al (undo) özelliği ile metin alanında yapılan son 500 işleme kadar geri

alınabilir.

7/44

Evrak Ön İzleme Özelliği

Gelen evrak, paraf bekleyen, imza bekleyen vb. birçok sayfada kullanılmaktadır İçeriğe hızlı ulaşım Sistem performansına pozitif etki İmleç konu üzerine geldiğinde otomatik açılır-kapanır İçerik butonuna basılarak açıldığında ön izleme penceresi açık kalır

8/44

Özel Durum Ekleme ÖzelliğiEvrak aramalarında yalnızca birimde üretilmiş ve kişi

tarafından işlem yapılmış evraklar görünür.

Birim amirleri modül aracılığıyla

Kullanıcılara evrak görme yetkisi verebilir

Kullanıcıların evrakları görmesini engelleyebilir

9/44

e-İmza İstatistikleri Sayfası

Amirlerin, birimlerindeki e-imza istatistiklerini görebildiği sayfadır.

3 farklı istatistik alınabilir.

Kişi Arama

Birim Arama

Birimde Çalışan Personel Arama

Kişi Arama

10/44

Birim Arama

Birimde Çalışan Personel Arama

11/44

Havale Onayı Süreci Birim evrakçısı evrakın gideceği yeri seçer ve amirine onaya gönderir Amir;› Havale onayını verebilir

› Havale yerlerinde değişiklik yapabilir

› Not yazıp geri gönderebilir Amirlerin iş yükü azalır Evrak akışı hızlanır

12/44

Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı)

İşlemi biten evrak için;› Kapatma akışı başlatılır› Seçilen imza rotasına göre süreç ilerler› Kapatma imza işleminden sonra süreç tamamlanır

Bütün işlemler toplu olarak da yapılabilir

Kullanıcılar tarafından işlemi tamamlanarak dosyasına kaldırılacak evraklar için İmzacı konumunda siz seçildiyseniz, Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsüne girerek İmzalayacaklarım alanındaki evraklara onay vermeniz gerekmektedir. Aksi taktirde evrak kapatılmış olarak görünmeyecektir.

13/44

Evrak SilmeEvrakı Kim Silebilir?

İmza aşamasına kadar evrakı oluşturan kişi Evrak sayı aldıktan sonra yalnızca imza atan amir Postalanan evrak karşı kurumda teslim alınana kadar imzacı

14/44

e-İmza Bekleyen Sayı almış fakat e-İmza işlemi tamamlanamamış evrakları içerir e-İmza işlemi bu sayfada tamamlanabilir Bu sayfada imzalama işlemi tamamlanan evraklar;

› Birim postasına düşer veya› Otomatik gönderilir

15/44

Evrak Klasörüm Özellikleri;

› Kişiye özel kullanım› Klasör – alt klasör yapısı› Klasör ekleme, silme, taşıma› Evrak ekleme, çıkarma, klasörler arası transfer

Evrakların kopyası saklanır Hızlı erişim Birbiriyle ilgili evraklara kolay ulaşım

16/44

Mobil Uygulamalar Mobil cihazlar üzerinden evraklara erişim Yetenekleri

› Evrak içeriği görüntüleme

› E-imzasız paraf ve imza

› Havale ve havale onayı

› Kapatma onayları

› İşlem yapılan evrakların görüntülenmesi

Mobil imza ile entegrasyon sonrası e-imzalı paraf ve imza

17/44

Evrak Modülü İstatistikleri

Evrak Modülü Kullanım OranıBakanlık Birimlerinde %100E-İçişleri Modülleri Arasında %93

Yıllık Ortalama10.000.000 Gelen Evrak4.000.000 Giden Evrak62.500.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.)

Günlük Ortalama40.000 Gelen Evrak15.000 Giden Evrak250.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.)

18/44

Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012)

19/44

2010 2011 20120

2,000,000

4,000,000

6,000,000

8,000,000

10,000,000

12,000,0009,

759,

535

10,8

77,5

76

7,98

1,29

6

2,83

1,56

4

3,58

9,22

9

3,27

0,54

2

886,

529 3,

585,

544

3,08

4,07

5

Gelen Evrak Giden Evrak e-İmza Oranları

Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale Bilgileri

20/44

2010 2011 2012 Eylül0

2,000,000

4,000,000

6,000,000

8,000,000

10,000,000

12,000,000

9,75

9,53

5

10,8

77,5

76

7,98

1,29

6

5,39

9,97

5

5,48

6,41

7

4,02

6,43

7

4,35

9,56

0

5,39

1,15

9

3,95

4,85

9

Gelen Evrak Dış Adrese Havale İç Adrese Havale

Evrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-

Eylül)

İç Birime Dijital Ortamda Giden İç Birime Kağıt Ortamında Giden Dış BirimeKağıt Ortamında GidenDağıtım Sayısı Dağıtım Sayısı Dağıtım Sayısı

Adet 1729169 526734 2948760Posta fiyatı 0,65 TL 0,65 TL 0,90 TLZarf 0,35 TL 0,35 TL 0,35 TLToner 0,50 TL 0,50 TL 0,50 TLKağıt 0,05 TL 0,05 TL 0,05 TLEvrak Başına Maliyet 1,55 TL 1,55 TL 1,80 TLToplam Maliyet 2.676.754 TL 815.384 TL 5.301.870 TLYıllık Toplam Maliyet 3.569.005 TL 1.087.179 TL 7.069.161 TLGenel Toplam 11.725.344,43 TL

• Zaman• Postanın hedefe anında ulaşması• Paraf ve imza sürecinin hızlanması• Evraklara hızlı ulaşım

• İşgücü• Toplu işlem yapılabilmesi• Evraklara kolay ulaşım• Evrakların takibi• Evrak süreçlerinin incelenebilmesi

• Maliyetler• Posta• Toner, Kağıt, Zarf...

21/44

TSE Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardıdır Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ilk değerlendirmesi %68 uyum Belirlenen başlıca gereksinimler

› Konu gruplarının yönetimi › Saklama planları› Tasfiye işlemleridir

Yazılım süreçleri tamamlanmıştır %90 uyum Gereksinimler tamamlandığında %100 uyum

TS 13298 Standardı

22/44

Konu Gruplarının Yönetimi› Gerekli modül tasarımı ve sisteme entegrasyonu› Favori konu grupları sayfasının eklenmesi› Alt konu başlıklarının zenginleştirilmesi

TS 13298 Standardı

23/44

Saklama Planı› Saklama planı Belgenin sistemde saklanacağı süre› Konu grubu ve saklama planı eşleştirilmesi

Tasfiye İşlemleri Saklama süresi sonunda tasfiye sürecinin belirlenmesi

› İmha› Tekrar değerlendirme› Başka kuruma transfer

Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Merkez Birimlere yazılan yazı ile ihtiyacı karşılayacak alt konu başlıkları derlenmektedir.

Alt konu başlıklarının derlenmesinin ardından İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından Saklama Planları belirlenecektir.

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler

24/44

İyileştirmelerin Belirlenmesi Süreci

İstek bildir modülünden gelen bildirimler Yardım masasına gelen mail ve telefonlar Analiz ekibi tarafından birimlerde yapılan incelemeler Eğitimlerde alınan istekler

Bu süreçte belirlenerek çalışması yapılmış olan birçok ara madde bulunmasına rağmen kullanıcıya doğrudan yansımış olan önemli iyileştirmeler aşağıda listelenmiştir.


25/44


• Evrak Kapatma İşlemleri sayfasında tek kişilik rota kullanıldığında anında kapanma özelliği getirilmiştir.

26/44


Kullanıcının işlem yaptığı veya biriminde işlem gören evraklara daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için arama ekranlarına “Kişisel Evraklarımda Ara” ve “Birim Evraklarında Ara” seçenekleri eklenmiştir.

27/44


Evrak oluşturma işlemi sırasında kullanıcıların yanlışlıkla sayfadan çıkarak yazdıklarını kaybetmelerini engellemek için önlemler alınmıştır.

28/44


Giden evrak amir sayfalarına «ek» ve «süreç» butonları eklenmiş bu sayede evraka ilişkin üst verilere kısa yoldan ulaşılması sağlanmıştır.

29/44


Gelen Evrak, Takip Ettiklerim, Parafladıklarım, İmzaladıklarım vb. sayfalara evraklarla toplu işlem yapılabilmesi özelliği eklenmiştir

30/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler• Standart dosya planı

seçiminin daha hızlı ve doğru bir şekilde yapılabilmesi için kullanıcılara favori konu gruplarını belirleme imkânı verilmiştir..

• Genel evrak bürosuna yalnızca kâğıt ortamında gidecek olan evrakların düşmesi sağlanmış, böylelikle personelin iş yükü azaltılmıştır.

31/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler• Posta birimlerine kağıt ortamında gitmeyecek evraklar için toplu postalama

özelliği getirilmiş ve sürecin hızlanması sağlanmıştır.

Posta raporu üzerinde değişiklikler yapılarak, saate göre, evrakçı yetkisine göre, posta tipine göre ve gönderilen birime göre gruplu rapor alma özellikleri eklenmiştir.

32/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerDağıtım planlarına şahıslarında eklenebilmesi sağlanarak evrak oluşturma sürecinin hızlandırılması sağlanmıştır.

Mobil e-içişleri sitesine istatistik sayfaları eklenmiştir.

33/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerBirim evrak listeleme sayfalarında evrakların geldikleri birimlere göre gruplanması özelliği sisteme eklenmiş ve birim evrak işlemleri hızlandırılmıştır.

Kullanıcılara belirledikleri evrakları istedikleri tarihlerde hatırlatacak olan evrak uyarı özelliği sisteme eklenmiştir.

34/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerKullanıcıların farklı parametreler seçerek farklı formatlarda gelen ve giden evrak zimmet raporlarını alabilmeleri sağlanmıştır. Örnek olarak kullanıcılar saat, evrakın gizlilik durumu, kâğıt ortamında gelen ve gelmeyen evraklar, posta türü bazında zimmet raporu alabilmektedir.

35/44

2012 Yılı Geliştirmeler

36/44

Evrak Ana Sayfası Evraklara hızlı erişim Giden, onay, görüş evrakları Görevler menüsü

› Akıllı sistem kullanıcıların işlem yapmaları gereken evraklar Bildirimler

› Evrak süreçleri hakkında bilgi

2012 Yılı Geliştirmeleri

37/44

Evrak Görebilme Kurallarının Düzenlenmesi›Birim amirlerinin evrak görme yetkisi kurallarında istisna yaratabilmesi

Zaman Damgası›Tanım: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik veri ›Yasal kanıt oluşturur›Verilerin değişmediğini kanıtlar›İşlemin yapıldığı zamanı gösterir›İnkar edilemezliği sağlar


38/44

Evrak İçerik Ön İzleme Ekranı›Evrak içeriğine hızlı erişim›Sunucu trafiğinde azalma, sistem performansında artış

Word (OpenXML) Çıktısı›Evrak çıktıları üzerinde düzenleme yapılabilmesi

PDF İmza›Pdf çıktılarının güvenliğinin artırılması›İmza resmi, imza resminin yerinin ve imza ile ilgili notların kullanıcı tarafından belirlenmesi


39/44

2012 Yılı GeliştirmeleriMobil Elektronik İmza

Elektronik imzanın cep telefonu ya da mobil cihazlar ile atılmasını sağlayan sistem

Evrakların ofis dışında da e-imza ile imzalanması

Süreçlerin hızlanması

Pilot birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

2012 Kasım ayında tüm birimlerde aktif uygulama

40/44

Yol HaritasıGelen evraklara OCR özelliğinin eklenmesi

OCR; (Optical Character Recognition/Optik Karakter Tanıma) Resim formatında taranmış belgelerdeki karakterleri tanıyarak yazı formatına dönüştürme işlemi.

Üst düzey amirlerin önemli evrak durumlarının, bakanlık personelinin cep telefonlarına SMS (kısa mesaj) ile bildirilmesi,

Evrak oluştururken

Yazım denetimi özelliğinin geliştirilmesi,

Logo eklenmesi

Elektronik imza

İmzaların arşivlenmesi

İşlemlerin hızlandırılması

Sanal klavye

Evrak çıktılarının çeşitlendirilmesi ve iyileştirilmesi

41/44

Mobil arayüzün geliştirilmesi

E-imza bekleyenler

Evrak geri gönderme

Evrak ana sayfa

Evrak modülü raporlarının çeşitlendirilmesi

Sistem performansını artırıcı çalışmaların yapılması

Yol Haritası

42/44

Sorular ve Cevaplar

43/44

44/44

Teşekkürler

Documents

T.C . İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı