Tata Cara Pembuatan Surat DinasOleh: Rustina, S.Sos.
1/20/2012
Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara
tertulis. (PERMENDIKNAS NO 37 THN 2006) NO. 2006).
1/20/2012
Surat Dinas yang Baik dan Benar :
Bentuk yang menarik. Tidak terlalu panjang. Bahasa yang jelas,
padat dan sopan. Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan yang
disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).
Surat Dinas dapat berbentuk :Pernyataan Pemberitahuan
Permintaan, dll.1/20/2012
Bagian dari Surat Dinas : g1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 10
Kepala Surat. Tanggal Surat. Nomor Surat. Lampiran Surat. Hal
Surat. H lS t Alamat yang dituju. Paragraf pembuka surat. g p
Paragraf isi surat Paragraf penutup surat. Penutup surat Dinas
:Nama jabatan penanda tangan, Tanda tangan, Nama pejabat, Nomor
Induk Pegawai (NIP),
Tembusan, (jika ada). (j )
1/20/2012
Penjelasan
Kepala Surat :Berisi nama organisasi, lambang organisasi, a a a
dan garis penutup. alamat da ga s pe u up
Tanggal Surat :Diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor
surat jika ada kepala surat, tanggal tidak diberi tempat/ daerah
pembuatan surat.
Nomor surat :Berisikan nomor urut surat, kode jabatan, j kode
unit kerja, kode hal, dan tahun pembuatan surat.
1/20/2012
Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh pejabat eselon I dengan memakai anb.
(Menteri). Contoh : 0900/ MPN. A/ LK/ 2009Tahun pembuatan surat.
Kode K d perihal surat. ih l t Kode unit kerja Sekretaris Jenderal
Kode jabatan Menteri. Nomor urut Surat Dinas Keluar Keluar.
1/20/2012
Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh Pejabat Eselon II dan ditandatangani oleh
Pejabat Eselon I. Contoh : 0901/ A.A8/ KP/ 2009Tahun pembuatan
surat. Kode perihal surat surat. Kode Pusat Perbukuan Kode unit
utama Sekretariat Jenderal Nomor urut Surat Dinas Keluar.
1/20/2012
Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh Pejabat Eselon III dan ditandatangani oleh
Pejabat Eselon II. Contoh : 0100/ A8. 5/ TU/ 2009Tahun pembuatan
surat. Kode perihal surat surat. Kode salah satu unit kerja Pusat
Perbukuan Kode unit Pusat Perbukuan Nomor urut Surat Dinas
Keluar.
1/20/2012
Lampiran :Diketik di bawah nomor dan tidak diketik apabila tidak
ada yang dilampirkan. dilampirkan
Hal :Diketik dibawah kata lampiran.
Alamat tujuan Surat Dinas :Diketik dibawah kata hal dan diawali
dengan singkatan Yth. Kemudian diikuti nama orang y g dituju. g
yang j Nama tempat alamat tujuan surat tidak didahului kata di.
1/20/2012
Paragraf pembuka surat :Awal kalimat pembuka diketik di bawah
dan sejajar dengan alamat tujuan surat.
Paragraf isi surat :Berisikan uraian dari inti surat.
Paragraf penutup : P f tBerisikan kalimat penutup yang
mengakhiri Surat Dinas.
1/20/2012
Penulisan Bagian Surat :1.
Kepala S t : K l SuratDIRJEN MAN DIKDASMEN
Jl. RS. Fatmawati, Kebayoran Jakarta Telepon 7591463 Kotak Pos
6302/ JKSBU 12063
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PERBUKUAN Jalan Gunung
Sahari, Nomor .. Jakarta Pusat Telepon : (021) .
1/20/2012
Penulisan B i S t P li Bagian Surat2.
Tanggal S t : T l SuratJakarta, 21 - 3 2009,Jakarta, 21 M J k
Maret 2009 2009,21 Maret 2009 (Memakai kepala surat).
3.
Nomor S t : N SuratNomor : 1027/ C1. - 3/ TU/ 2009.No. N : 1027/
C1 3/TU/ 2009.C1. 2009 Nomor : 1027/ C1.3/ TU/ 2009 No : 1027/
C1.3/ TU/ 2009
1/20/2012
Penulisan Bagian Surat4.
Lampiran Surat : pLampiran : satu berkas.Lamp : 2 (dua)
eksemplar.eksemplar Lamp. Lampiran : satu berkas Lamp. : dua
eksemplar
5.
Hal Surat :Hal : Permintaan sebagai narasumber dalam rangka
Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas yang akan
diselenggarakan pada tanggal 8 Juni 2009 Hal : Permohonan sebagai
narasumber
1/20/2012
Penulisan Bagian Surat6.
Alamat Surat : Yth. Bapak Kepala Biro Umum Y h B k K l Bi U
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Yth. Kepala
Biro Umum Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Jalan
Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta J k t
1/20/2012
Penulisan Bagian Surat7.
Paragraf pembuka : g p Dengan hormat. Bersama ini kami lampirkan
data pegawai Subbagian Persuratan Persuratan.... Dengan hormat,
bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan Isi
surat : Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat...
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Koordinasi
Ketatausahaan yang akan diselenggarakan pada...
8.
1/20/2012
Penulisan B i S t P li Bagian Surat9.
Paragraf penutup :Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
1/20/2012
Penulisan Bagian Surat10.
Penutup Surat Dinas :Salam, Salam Kepala Biro Umum( (tanda
tangan) g ) Cap dinas
Kepala Biro Um m Umum(tanda tangan)
(Hindun Basri Purba,S.H.,M.Si.)
NIP:............................................
Hindun Basri Purba,S.H., M.Si. Purba S H M Si
NIP...........................................
1/20/2012
Kalimat Surat Dinas :Kalimat-kalimat yang dipakai dalam Surat
Dinas :
Sesuai dengan kaidah bahasa. Singkat dan jelas jelas. Mudah
dibaca. Memiliki subjek dan predikat.
1/20/2012
Contoh Kalimat Surat Dinas :Menurut rencana, dalam rapat itu
akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan j
Dasar dan Menengah. Seharusnya : Menurut rencana, rapat itu akan
dihadiri Sekretaris rencana Direktorat Jenderal Manajemen
Pendidikan Dasar dan Menengah. Bersama surat ini kami ingin
memberitahukan bahwa... Seharusnya : Dengan ini kami ingin
memberitahukan bahwa...
1/20/2012
Contoh Kalimat Surat Dinas :Atas kerja samanya, kami ucapkan
terima kasih. Seharusnya : Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan
terima kasih. Atas kehadirannya, kami ucapkan banyak terima y p y
kasih. Seharusnya : Atas k h di A kehadiran Saudara, kami ucapkan
terima S d k i k i kasih.
1/20/2012
Contoh Paragraf Pembuka Surat :1.
Surat Pemberitahuan :Dengan ini kami beritahukan, bahwa seleksi
Penerimaan CPNS Tahun 2008 telah selesai dilaksanakan di (tanpa
lampiran). Bersama i i k i l B ini kami lampirkan l i k laporan k
keuangan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama. Pertama
(ada lampiran). lampiran)
1/20/2012
Contoh Paragraf Pembuka Surat :2.
Surat Balasan :Sehubungan dengan surat Kepala Biro Umum, tanggal
4 Juni 2009, Nomor 0900/ A1. 5/TU/2009, tentang Sosialisasi Tata
Persuratan dan Tata Kearsipan kami mengirimkan peserta dari
Subbagian Persuratan
1/20/2012
Contoh Paragraf Pembuka Surat :3.
Surat Undangan :Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam
pertemuan Panitia Rapat Pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan dan
Tata Kearsipan yang akan dilaksanakan pada hari : Kamis tanggal : 4
Juni 2009 pukul : 10.00 WIB 10 00 tempat : Pusat Perbukuan acara :
persiapan pelaksanaan pelatihan tata persuratan
1/20/2012
Contoh Paragraf Penutup Surat :1.
Surat Pemberitahuan :Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima
kasih.
2.
Surat Permintaan :Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
3.
Surat Undangan :Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima
kasih. p
1/20/2012
ampaikan informasi segerasah resah dan kecil hati aih prestasi d
ih t i dengan l lurus h ti hati
sa yang dinanti pasti kan datang ebarkan senyum yang tulus
disetiap langkahmu y y g p g1/20/2012
