GESTION DOCUMENTAL II

CARLOS ANDRES MORENO RAMOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2015

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GESTION DOCUMENTAL II

CARLOS ANDRES MORENO RAMOS

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LUZ MARINA ARIAS

Docente Semestre IV – Grupo 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2015

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GLOSARIO

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO CENTRAL. Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO DE GESTIÓN. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por oficinas productores u otras a la que solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público del orden nacional encargado de controlar, formular la función archivística de una nación, que tiene que ver con la conservación, recuperación, difusión del acervo documental del país que custodia

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ARCHIVO HISTÓRICO. Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

AUTENTICIDAD. Entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido”, es decir, que un documento sea lo que pretende ser

AUTOMATIZACIÓN. Es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO. Es el grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

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COMITÉ DE ARCHIVO. Es el grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMUNICACIONES OFICIALES. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. Es el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Es el conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionado competente para revestido de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Elaboración de una representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y grabación de información que sirva para identificar, gestionar, localizar

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y explicar los documentos de archivo, su contexto y el sistema que los ha producido. Este término también designa los resultados del proceso

DETENTAR. Para referirse a un cargo público debe utilizarse solo cuando se ejerce ilegítimamente o por la fuerza; nunca cuando lo que se quiere indicar es que una persona ejerce algún poder o cargo conseguido de manera legítima, uso muy extendido en la actualidad.

DISPONIBILIDAD. Entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Información registrada en cualquier soporte y forma, producida (emitida o recibida) y conservada por cualquier institución o persona en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO. Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

ELIMINACIÓN. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

EXPEDIENTE. Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y

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funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FIABILIDAD. Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna” aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.

FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

FUNCIÓN. Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones

GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

INSTITUCIÓN. Organización o grupo de personas, identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar como una entidad. También

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incluye a una persona que actúe en el ejercicio de su cargo institucional

INTEGRIDAD. Entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado

METADATOS. Datos sobre datos

MICROFILMACIÓN. Es la técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

MUESTREO. Es la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Es la ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Es la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

PROCEDENCIA. Relación existente entre los documentos de archivo y las instituciones o personas que los produjeron, acumularon,

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conservaron y utilizaron en el desarrollo de su actividad institucional o personal. Procedencia es también la relación entre los documentos de archivo y las funciones que generaron la necesidad de dichos documentos

PRODUCTOR. Cualquier institución, familia o persona que produjo, acumuló y conservó documentos de archivo en el desarrollo de su actividad institucional o personal

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

REGISTRO DE AUTORIDAD. Forma autorizada del nombre de una entidad, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir dicha entidad y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

SELECCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

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SERIE DOCUMENTAL. Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros.

SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

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INTRODUCCIÓN

El desarrollo de la archivística no hubiese sido posible sin el respaldo de la formación académica que ha propiciado, entre otros, la divulgación de los manuales, el posicionamiento paulatino dentro de la sociedad, la reflexión investigativa, los avances en materia teórica y práctica. A este hecho se le suma la importante labor que han desempeñado los sistemas archivísticos y las agremiaciones que han luchado por lograr un mejor estatus para la profesión.

Como estudiantes del programa de Ciencias de la información, documentación, bibliotecología y Archivística es de vital importancia conocer su ciclo vital, sus fases y todo el proceso que pasa el documento desde su elaboración hasta su disposición final.

Los archivos son el patrimonio histórico de la humanidad, por lo tanto es importante conocer cómo protegerlos, preservarlos para su paso por el tiempo.

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Espacio académico1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

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2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

CLASIFICACIONLa clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido.

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica

¿Para qué?

Organización del archivo

Conocer la institución/empresa

Conocer los documentos

Controlar los documentos

ORDENACION ARCHIVISTICALa ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).

DESCRIPCI Ó N Fase del proceso de la organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (ACUERDO No 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994).

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Para el Proceso De Descripción Archivística se tiene La norma ISAD (G) es un sistema de descripción multinivel, organiza los datos de la descripción en una serie de siete áreas fijas (de identificación, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y uso, de documentación asociada, de notas y de control de la descripción), que contiene a su vez veintiséis elementos donde se explica paso a paso como se debe hacer la descripción y las reglas a seguir para el proceso. La norma es aplicable a las diferentes unidades en que se agrupa la documentación, esto es, desde el FONDO como un todo a las piezas documentales sueltas. La norma recoge en sus distintos campos toda la información que contienen los instrumentos de descripción. Sin embargo, no es necesario usar todos los campos que la norma aporta, sólo aquellos necesarios al nivel de descripción planteado. Para la aplicación de la norma también se mencione algunas reglas necesarias como es el caso de nombres de los responsables que se debe aportar de forma normalizada basada en las normas nacionales e internacionales, por ejemplo la norma ISAAR (CPF)1

Gráfico representación de las relaciones de las funciones con las instituciones y los documentos de archivo.

Realizan

1 ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias

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Funciones

Instituciones Documentos de Archivo

Producen y Gestionan

Son producidos y utilizados por

Se documentan en

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).

En resumen puedo decir que Organización de archivos es la dotación de una estructura que se reproduce con el proceso mediante el cual ha sido creado el documento, facilitando su localización mediante un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuyo fin es la agrupación documental mientras que la Ordenación es la asignación de números o letras que se les da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente, es unir los documentos de cada grupo dándoles un orden.

CLASIFICACION (actividad profunda e intelectual)

ORDENACION (operación física, más mecánica que lógica)

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?.Tal y como se establece en la cartilla de Clasificación Documental publicada por el Archivo General de la Nación: “Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo la entidad ha producido los documentos...” Por lo tanto, estos reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo y a su vez la estructura jerárquica dada a la documentación producida por la institución.

5. ¿Qué implica la Clasificación?.Lo que caracteriza un archivo y lo específica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Dicho de otra manera, implica identificar su procedencia, teniendo en cuenta su

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estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de

su gestión. Procedencia

CLASIFICAR = Identificar Estructura

Funciones

6. ¿En qué principios debe basarse la Clasificación y en que consiste cada uno de ellos?.La clasificación se basa en dos principios:

Principio de Procedencia: Permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.

Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánico- funcional.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

El Principio de Procedencia Sirve para:

Proteger la integridad de las agrupaciones documentales.

Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera.

Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico

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Principio de Orden Original: Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica.

Este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es

decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así, cada unidad

documental deberá estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trámite

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la clasificación?.

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, las comunes como funciones administrativas genéricas que son apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier actividad (Personal, contabilidad, sistemas, almacén entre más)mientras que las especificas

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desarrollan la misión de la entidad constituyendo la razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra.

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?.Tal y como se establece en la cartilla de Clasificación Documental publicada por el Archivo General de la Nación: “Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo la entidad que ha producido los documentos.

Lo que caracteriza un archivo y lo específica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo.

Identificación de los productores

Mediante la aplicación del principio de procedencia se identifica los creadores del documentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales), lo que da como resultado la Identificación de las de las Agrupaciones Documentales.

Identificación del fondo

Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre: el origen y evolución del organismo productor, a partir de: Fecha de creación Fecha de supresión, si es del caso Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas Organismos que heredan competencias

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora.

En general, para la identificación de fondos también es necesario tener en cuenta:

Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo produce o que lo produjo.

Que la entidad tenga existencia jurídica.

Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes al acto administrativo que la creó

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Estructura orgánica

La Estructura Orgánica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:

La división de funciones

Los niveles jerárquicos

Las líneas de autoridad y responsabilidad

Los canales formales de comunicación

La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección

El organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad.

Las Secciones y Subsecciones corresponden en su orden, a las dependencias de mayor rango y a los grupos de trabajo en que éstas se subdividen.

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario recopilar: los actos administrativos mediante los cuales se legalizan

los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno.

En el momento de realizar esta actividad se debe recopilar la información sobre la estructura orgánica de la entidad mediante el análisis de:

Estatutos

Organigramas

Actos administrativos de cada división de la creación y supresión de fondo. dependencias-.

Reglamentos internos

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Manuales de funciones

Manuales de procedimientos

Una vez recopilada y analizada dicha a información se establecen las Secciones y Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:

La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer nivel jerárquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de cada entidad (dependencias de mayor rango).

Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones

Establecimiento de series y subseries

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Además de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institución se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a través de actividades y trámites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales.

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Cada SERIE documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera a esto se le llama función específica.

Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la denominación del asunto principal (Serie) podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como SUBSERIES.

9. ¿Que son UNIDADES DOCUMENTALES?..

LAS UNIDADES DOCUMENTALES surgen como resultado físico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas, por las funciones que les han sido asignadas, considerándose elementos indivisibles de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.

10. Defina Unidad documental Simple y Unidad documental compleja y de dos ejemplos de cada uno.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, una sola tipología, ya que es la misma y un poco repetitiva, compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite relacionadas con algo en común.

Ejemplos Unidad documental simple

Actas de reunión (organizadas según fecha de realización de las reuniones)

Decretos (expedidos por el AGN empezando por el más antiguo y el ultimo es el mas reciente).

Ejemplos Unidad documental compuesto

Fondo: Universidad Tecnológica de PereiraSub fondo: División de personalSerie: Historias laboralesUnidad documental compuesta: expediente hoja de vida Natalia Cortes, documento de identidad, estudios realizados, memorandos, reconocimiento.

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11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

En el proceso de clasificación encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa las se denominan TIPOS DOCUMENTALES ESPECIFICOS y TIPOS DOCUMENTALES COMUNES son aquellos que se pueden producir en varias dependencias del mismo fondo. A estas se le denominan tipos documentales comunes; por consiguiente, una vez agrupados en unidades documentales y luego en series tendremos como resultado series documentales comunes y específicas.

FONDO DOCUMENTAL MUNICIPIO DE FONSECA LA GUAJIRA

SECCIÓN DIRECCIÓN JURIDICA

SERIE: CONTRATOS SUBSERIES CONTRATO DE COMODATO

UNIDADADES DOCUMENTALES (COMPLEJA)

Documentos que acreditan la existencia de la representación legal.

Certificado de aprobación de garantía única.

Garantía única

informes

FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE FONSECA

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SECCIÓN DIVISIÓN DE SISTEMAS

SERIE SUBSERIE

ACTAS

INFORMES

ACTAS DE REUNIÓN DE TRABAJO

INFORME DE ACTIVIDADES

INFORME DE GESTIÓN

FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE FONSECA

SECCIÓN SECRETARIA DE DESPACHO

SERIE SUBSERIE

ACTAS

LIBROS DE CONTABILIDAD

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

LIBROS DE INVENTARIOS

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR Y BALANCE

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Los documentos pasan por un proceso desde su producción, realización o recepción en los archivos de gestión hasta su disposición final, eliminación o integración a un archivo permanente o histórico, a este ciclo se le conoce como ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases o etapas:

Archivo de gestión o Activo: los documentos se encuentran vigentes y en trámite.

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Archivo Central o semiactivo: los documentos ya han terminado con su propósito pero se mantiene en esta fase para consulta o por un tiempo de precaución.

Archivo Histórico o inactivo: allí reposan los documentos que cuentan con un valor secundario y que son de gran importancia para la ciencia, historia, cultura etc.

13. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.

Nombre del fondo: Universidad Tecnológica de Pereira

Fondo documental: Gestión de documentos

Ubicación: entrada a la Cafetería principal de la UTP. Lugar de actividad continúa del estudiante por ende de más fácil acceso al depósito.

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Es un fondo abierto ya que está activo y se está alimentando permanentemente. La Universidad Tecnológica de Pereira ha visionado siempre la organización y por eso nunca ha tenido fondos acumulados ya que desde 1972, se le empezó a dar forma al archivo con la asesoría de las Universidades de Caldas y Antioquia. La concepción que tenía desde entonces la Institución era que la correspondencia Institucional se guardaba 5 años en físico y luego se microfilmaba; por lo tanto el fondo siempre ha sido dinámico y de esta manera se ha sostenido.

La entrada es la parte del manejo de la Gestión Documental y se distinguen adecuadamente tres zonas diferenciadas: de trabajo (Archivo Activo, Coordinación, sala de organización), de consulta y de depósitos.

Sistema de ordenación

Los documentos se ordenan en forma de indización sistematizada por orden de llegada y con ayuda de la base datos se recupera. Este programa informático que ser utiliza fue creado por los ingenieros de sistemas de la misma institución, bajo los lineamientos establecidos legalmente.

Los archivos de gestión transfieren la información por medio del formato único de inventario, cuando llegan al fondo pasan a ser parte del archivo central. La información se ingresa a la base de datos del archivo central y otra información se toma de los expedientes, se toman los datos más relevantes de cada serie ya que no existe un proceso de descripción documental.

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Almacenamiento de archivos que reciben en soportes diferentes al papel

Los CD se almacenan en una vitrina especial de igual manera que el microfilm. Los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CD´s, disquetes, videos, etc.) se debe dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.

La idea es que esta información se tenga un servidor y en físico ya que no se cuenta con un programa de migración que garantice la conservación de la información en distintas formas al papel en el tiempo.

Instrumentos de control utilizados para la recuperación y consulta de la

información

Se cuenta con los siguientes instrumentos para la recuperación y de consulta de la información:

Base de datos de comunicaciones oficiales, bases de datos de archivos semiactivos, base de datos de material microfilmado, aplicativo de comunicaciones internas.

Aplicativo de gestión documental

La Universidad Tecnológica de Pereira debido a su incremento tan exuberante en los últimos años, diseño un aplicativo llamado Gestión de Documentos, que funciona por medio de la intranet.

Este programa se maneja como un Outlook y es el medio por el cual se envían los memorandos internos entre dependencia, se puede decir que este aplicativo es la base de trabajo en cada dependencia, ya que la comunicación sea de solicitud, de rechazo, de petición, contestación o citaciones entre dependencias son realizadas por medio de él. Este aplicativo se maneja como ya lo decíamos como un Outlook y tiene los siguientes link.

Nuevo. Es donde el sistema te deja crear un nuevo memorando para ser enviado a cualquier dependencia.

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Modificar. Después de estar realizado ya un memorando para cualquier dependencia, este link, nos deja hacer los cambios necesarios antes de ser enviado.

Grabar. Este link como su nombre lo dice, deja grabar el documento dentro de la base de datos, cuantas veces sea necesario.

Aprobar. Cuando el memorando es procesado por la secretaria asistente o directivo este link se activa; es con el cual se pone la firma del jefe de la dependencia.

Responder. Este botón es utilizado cuando la respuesta es inmediata para el destinatario o dependencia que hace el requerimiento y no necesita de un nuevo consecutivo o nuevo memorando de la dependencia que va a contestar dicha solicitud.

Reenviar. Este botón da la opción de reenviar el memorado entrante a un grupo determinado de trabajo o varios funcionarios si es el caso del asunto.

Conectar. Con este botón podemos recuperar de la base de datos algún memorando que se halla borrado y que se deba volver a revisar o tener en cuenta en algún procedimiento.

Eliminar. Permite después de leer y procesar algún memorando eliminarlo de la pantalla o bandeja de entrada dentro de él, pero queda guardado dentro de la base de datos.

Seguimiento. Por medio de este botón podemos ver el recorrido que ha tenido algún memorando, sin importar por las dependencias que haya pasado. Este siempre nos muestra la fecha en que fue enviado a las dependencias y a que funcionario específicamente.

Recibidos: En este botón encontramos todos los memorandos que llegan a la dependencia y funciona como una bandeja de entrada en un correo electrónico.

Enviados: Cuando se da clic en este botón se despliega un menú que nos pregunta cómo queremos buscar el documento enviado:

Por fecha Por memorando Por dependencia y entre que fechas fue

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De esta manera recuperamos la información que necesitemos de la base de datos.

Borradores. En este punto se encontraran los memorando que están en borrador y están pendientes por anexos o por firma del jefe o director de la dependencia.

Traslados. A este link, llegan los memorandos enviados por directivos de rangos bajos y que deben ser visados por el jefe principal de la dependencia o de decanaturas o vicerrectorias en el caso que la comunicación vaya para la rectoría.

Este sistema crea una plantilla donde crea el consecutivo de la dependencia, la fecha, da la opción de escoger la dependencia y el cargo de la persona a la que es enviada la comunicación, la serie documental , el asunto y el espacio de texto. Fue creado bajo los parámetros del AGN, Resolución NO 165 del 11 de octubre del 2002.

Este programa es la base para las comunicaciones rápidas, efectivas y eficaces; pues este da la opción de hacer copia para la cantidad de usuarios que se necesiten y se puede adjuntar además archivos electrónicos y da opción de decir si lo que se anexa es una carta, un trabajo, un archivo electrónico, una carpeta, libro entre otros; todo esto con dar claridad a lo que se está enviando y que la dependencia a la que le llegue la solicitud, pueda ir tramitando esta.

Casilleros de “Gestión de Documentos”

En este lugar están los casilleros donde va reposando la información mientras es pasada a las tulas que llevan la correspondencia a las distintas dependencias.

Organización primordial para realizar una labor rápida y óptima en el momento de la entrega e intercambio de correspondencia.

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La universidad Tecnológica de Pereira, está certificada bajo las normas ISO 9001-2000 y GPS 1000-2004, por lo cual la organización y claridad de los procedimientos se ha convertido en una tareas diarias de la Institución; es por eso que cuando ingresa un empleado nuevo a la Institución, lo primero que debe realizar es sacar las claves para los aplicativos que maneje cada dependencia, con el fin de ser claros en el momento de la manipulación de la información y creación de la misma.

Seguimiento y control al préstamo de los Documentos

La solicitudes de préstamo de los documentos se deben hacer a través de memorandos oficiales y se marca el afuera. Semestralmente se revisan los afuera con el fin de revisar si fue devuelta la documentación; en caso de que x dependencia necesite por un periodo esta información se realiza una transferencia a esa dependencia. Con la evidencia de memorandos, oficios y afueras se hace la recuperación de Información.

Tabla de Valoración documental

El fondo documental de la universidad Tecnológica de Pereira no posee Tabla de Valoración Documental, ya que nunca se han tenido fondos acumulados y el fondo es dinámico.

Desde 1972 que fue creado este fondo, los directivos han tenido la concepción que la correspondencia Institucional se conservaba 5 años en físico y luego se microfilma; todo lo anterior a las tablas de retención documental esta microfilmado y los actos administrativos, disposiciones legales y actas, están en físico desde el origen de la Universidad, por eso no existen las TVD; y se dio continuidad al procedimiento con las Tablas de Retención Documental.

Principios de seguridad de la información aplicada

Se trata de cumplir con las condiciones de almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación del acervo documental, pero reconocen las falencias ya que no se cuenta con algunos recursos necesarios.

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Tablas de Valoración Documental

Listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Herramienta vital para la Organización de los documentos dentro de una organización.

Las eliminaciones documentales se autorizan internamente porque ya están contempladas en la TRD y la Tabla de Retención Documental está aprobada:

Por el Archivo General de la Nación Comité de Gestión Documental de la Institución

Después de estar aprobada, se aplican los tiempos para la eliminación y se levanta un acta donde se relaciona lo que se va a eliminar.

30

Que hacen con el papel?

La universidad tecnológica de Pereira tiene un programa de reciclaje en el Instituto

de Investigaciones Ambientales, los cuales pasan cada ocho días y recogen lo que

se ha ido eliminando. El papel se pica y se deposita en las cajas que se tienen

destinadas para el reciclaje.

Riesgos del Fondo

Para este punto nos hemos basado en parte en la siguiente lista de verificación de factores de riesgo y en el Acuerdo No. 049 de 2000 que trata sobre “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el Acuerdo No. 050 2000 Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

ARCHIVO DE GESTIÓN: (1-5 años) comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realizara para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados

Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trámite y en la unidad de archivo de concentración, tienen valores primarios que se determinan como sigue:

Valor administrativo: es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento, corresponde a un procedimiento administrativo.

Valor jurídico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u obligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley.

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Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.

ARCHIVO CENTRAL: (15-30 años) en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general

Los documentos que son transferidos a este archivo se conocen como documentos semiactivos de valores primarios

ARCHIVO HISTORICO: (30 años-perpetuidad) A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. El archivo histórico maneja documentación de valores secundarios como

Documentos culturales Documentos históricos Documentos científicos

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

Fases

Primera etapa Creación de documentos y tramites

Documentos activos y de consulta frecuente

Segunda etapa Vigencia y plazo precaucional

Documentos semiactivos y de consulta esporádica

Tercera etapa Conservación permanente

Consulta especifica de historiadores e investigadores

Valores

Valor primario Administrativo, fiscal, legal, jurídico, técnico.

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Valor mediato Administrativo, fiscal, legal, jurídico, técnico (según asunto y vigencia).

Valor secundario Científico, histórico, cultural, social y técnico.

17. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

ACUERDO 03 MARZO 15 DE 2013

“Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y

reglamente el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y

se dictan otras disposiciones”

La selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la

naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos

en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los

ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido.

Se hace necesario conformar la instancia que facilite le evaluación de las Tablas de

Retención y Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Desarrollo

Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad, según el caso, y de los

procesos de trasferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental

del país

El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia

responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de

archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su

conservación permanente

Están son algunas de las funciones del Comité Evaluador de Documentos:

Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación

de los lineamientos sobre selección y eliminación de estos

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Sugerir el régimen de acceso y transferencias de los documentos de valor

secundario, con base en las tablas de retención documental y tablas de valoración

documental aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales

vigentes.

Asesorar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado en los asuntos relativos a la evaluación de las tablas de retención documental y

las tablas de valoración documental aprobadas por las entidades públicas en los

diferentes niveles territoriales y ramas del poder público.

Pronunciarse cuando así lo considere sobre las listas de documentos para

eliminar, publicadas por las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital

y municipal.

Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes periódicos de sus

actividades.

El comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación se reunirá

ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud

del Director General.

ACUERDO 04 MARZO 15 DE 2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,

aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas

de Valoración Documental”

Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las

entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades

centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen

funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el

marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya

implementación se busca garantizar la protección de la información pública y del

patrimonio documental.

Este acuerdo cuenta con 6 títulos y cada uno de ellos tiene ciertas disposiciones.

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TITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1º. Ámbito de Aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional,

departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones

públicas deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de

retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo

establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la

Nación.

Artículo 2º Alcance. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar

tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de

conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración

Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Acumulados.

Artículo 3º Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Las TRD y las TVD deberán

ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes

disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería

industrial, entre otras.

Artículo 4º Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las TRD y TVD

deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la

estructura orgánico-funcional de cada entidad.

TITULO II

ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Artículo 5º Elaboración. Las TRD y las TVD deberán elaborarse teniendo en cuenta las

etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la

Nación.

35

Parágrafo. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que

trata el presente artículo, a través de guiadas e instrumentos que faciliten su aplicación,

de acuerdo con la evolución de la función archivística del Estado y la doctrina archivística.

Artículo 6º Criterios para la Elaboración. En el proceso de elaboración de las tablas de

retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los

siguientes criterios:

Idoneidad: Elaboración por un equipo interdisciplinario idóneo altamente calificado

Análisis contextual: Evaluación de documentos en donde se debe considerar las

normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legar) y el

contexto institucional e histórico.

Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente

acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información que

sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas

de valoración documental.

TITULO III

PUBLICACION Y PRESENTACION

Artículo 9º Publicación. Las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de

Valoración Documental (TVD) deberán publicarse en la respectiva página Web de las

entidades públicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente.

TITULO IV

EVALUACION Y CONVALIDACION

Artículo 11º Evaluación técnica y solitud de ajustes. Los comités evaluador de

documentos del archivo general de la nación y los consejo departamentales o distritales

de archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdicción tendrán un plazo máximo de

noventa (90) días contados a partir de su recepción para evaluar las TRD y las TVD

aprobadas por las instancias señaladas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar

que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las

normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente

36

Artículo 12º Obligatoriedad para la realización de ajustes. Los ajustes y modificación

solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o de

los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio cumplimiento

por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los ajustes o modificaciones en

el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la

Ley 594 de 2000.

TITULO V

IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION

Artículo 13º Implementación. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de

que trata el artículo 11º del presente Acuerdo, las entidades deberán proceder a su

implementación; si no se ha cumplido este procero, la entidad podrá ser sujeto de las

sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

Artículo 14º Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en

los siguientes casos:

Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad

Cuando existan cambios en las funciones

Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación

Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país

Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos

Cuando se generan nuevas series y tipos documentales

Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y

procedimientos que afecten la producción de documentos

Parágrafo 1º La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir

el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, le evaluación y

convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o

Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el

presente Acuerdo para su implementación.

Artículo 15º Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo,

tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención

37

documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el

correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de

Archivo según el caso.

TITULO VI

DISPOSICIONE FINALES

Artículo 16º Inspección y vigilancia. El archivo General de la Nación, cuando así lo

considere, podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aun después de

aprobadas por el Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental

o Distrital de Archivos, cuando a su juicios existan errores que puedan afectar el

patrimonio documental del país, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizara

inspección sobre su plan de implementación.

Artículo 18º Uso de tecnologías de información. Las entidades públicas deberán

implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración,

consulta y actualización de sus tablas de retención documental.

ACUERDO 05 DE MARZO 15 DE 2013

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas y se dictan otras disposiciones”

CAPITULO I

GENERALIDADES

Artículo 1º Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del

Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las

entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así

como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos

regulados por la Ley 594 de 2000

Artículo 2º Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos

incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de

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Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo

General de la Nación.

Artículo 3º Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están

en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de

manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma

deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la

gestión administrativa.

CAPITULO II

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Artículo 5º Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar

procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de

documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,

sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental

simple

Artículo 6º Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes

dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y

la Tabla de Retención Documental, deben velar por la clasificación de los documentos

que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos

documentales producidos en el desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de

los mismos expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia,

orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia

expida el Archivo General de la Nación.

Artículo 7º Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades del

Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable

de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los

documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la

entidad.

Artículo 8º Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el

Archivo Histórico. La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y

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en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos

documentales compuesto de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-

funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las

secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la

aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de

archivos de gestión o fondos acumulados.

Parágrafo 1º Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos institucionales

están compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales

de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así

como los fondos documentales de valor histórico entregados en custodia o donación por

particulares.

CAPITULO III

ORDENACION DOCUMENTAL

Artículo 9º Ordenación documental: Las entidades públicas deben desarrollar procesos

de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los

documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el

tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental.

CAPITULO IV

DESCRIPCION DOCUMENTAL

Artículo 11º Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado

deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes

instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales

que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por

el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la

recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad

cultural.

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Artículo 13º Archivo históricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de

la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con Academias de

Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y

administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público

o declarados como bienes cultural a través de la Red Nacional de Archivos, de manera

que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.

Artículo 17º Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o

archivos históricos institucionales. Las entidades que por jurisdicción o competencia

transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos

históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de

los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir

responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.

Artículo 19º Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental.

Para el desarrollo de proyectos de descripción.

Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie,

subserie o agrupación documental a describir)

Verificación del estado general de organización y conservación documental

Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente

identificada.

CAPITULO V

SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Artículo 20º Utilización de medio tecnológicos en la descripción archivística. Las

entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la

implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que

permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional

de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.

Parágrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes,

diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite

su recuperación y consulta.

41

Artículo 22º Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán permitir la

transferencia de información al sistema del Archivo General de la Nación y los archivos

generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y

2609 de 2012

CAPITULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 23º Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de

contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las

entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización,

digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,

independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas

contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas

adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha

obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.

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CONCLUSION

Con el desarrollo de este trabajo interiorice la importancia de un buen programa de

gestión documental, y lo fundamental que resultan unas buenas bases sobre los

aspectos que lo conforman; como profesionales CIDBA, estaremos en la

capacidad y responsabilidad de distinguir las etapas del ciclo vital de los

documentos para desarrollar a cabalidad un programa de gestión documental.

Esta actividad teórico-práctica, ha hecho que empecemos a pensar de manera

crítica y analítica sobre cuáles son las mejores prácticas de implantación y

administración de Programas de Gestión Documental a la luz de la aplicación de la

normatividad archivística Colombiana.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf(Consultado marzo 12 de 2015)

Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf(Consultado marzo 12 de 2015)

 Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf(Consultado marzo 16 de 2015)

Cartilla de Clasificación Documental del Archivo General de la Naciónhttp://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395(Consultado marzo 10 de 2015)

Cartilla de ordenación documental del Archivo General de la Naciónhttp://190.26.215.130/?idcategoria=2329(Consultado marzo 14 de 2015)

Revista Gestión Documentalhttp://www.revistagestiondocumental.com/2011/10/25/la-gestion-documental-un-salvavidas-en-plena-crisis/(Consultado marzo 15 de 2015)

Google Imágenes http://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi(Consultado marzo 17 de 2015)

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