Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
TALLINNA TERVISHOIU KÕRGKOOLI
ASJAAJAMISKORD
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Tallinn 2016
SISUKORD
I ÜLDOSA…………………………………………………………………………………..... 5
Üldalused ja normatiivne keskkond……………………………………………………………5
Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad…………………………………………………. . 7
Asjaajamises ja käesolevas korras kasutatavad mõisted…………………………………………… 9
II HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED……………………………………… 14
Dokumendiplangid………………………………………………………………………….. 14
Dokumentide elemendid ja vormistamine………………………………………...………… 15
Kinnitusmärge ja kinnitamine………………………………………………………………. 18
Dokumendi väljaandmise (koostamise) koht ja kuupäev……………………...…………… 19
Registrinumber……………………………………………………………………………… 20
Registrinumber ehk viit……………………………………………………………………... 20
Pealkiri………………………………………………………………………………………. 21
Pöördumine…………………………………………………………………………………. 21
Dokumendi tekst ja selle koostamine……………………………………………………….. 22
Lõputervitus………………………………………………………………………………… 23
Allkiri ja allkirjastamine…………………………………………………………………….. 23
Märkus lisa (de) kohta……………………………………………………………………… 25
Märkus lisaadressaatide kohta……………………………………………………………… 26
Väljamineva dokumendi kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine…………………... 26
Kooskõlastusmärge ja kooskõlastamine……………………………………………………. 26
Koostaja nimi, telefoninumber, e-post ja e-posti ametlik signatuur………………………... 27
Ärakirja, koopia, väljavõtte, väljatrüki ja allkirja kinnitamine……………………………... 27
III KÕRGKOOLI PITSATID JA HALDUSDOKUMENDID….……..………………. 28
Kõrgkooli pitsatid…………………………………………………………………………... 28
Kõrgkooli haldusdokumendid…………………………………………………….………... 29
Käskkiri……………………………………………………………………………………... 29
Koosoleku protokoll………………………………………………………………………… 32
Akt……………………………………………………………………………….………….. 33
Leping……………………………………………………………………………………….. 34
Ametikiri…………………………………………………………………………….………. 35
Esildis, taotlus, avaldus……………………………………………………………………... 36
Volikiri………………………………………………………………………………………. 36
Teatis/arhiiviteatis…………………………………………………………………………… 37
Tõend………………………………………………………………………………………... 38
Teabenõue………………………………………………………………………………….. 38
Märgukiri ja selgitustaotlus……………………………………………………………….... 39
E-post……………………………………………………………………………………….. 40
Tunnistus/tõend ja akadeemiline õiend……………………………………………………… 41
Kõrgkooli komisjonide moodustamine ja nende dokumendid……………………………... 42
IV KÕRGKOOLI DOKUMENDIRINGLUS JA ALLKIRJAÕIGUSED……..…….... 43
Saabuvate dokumentide vastuvõtmine, sorteerimine ja registreerimine…………………… 43
Juurdepääsupiirangu teave………………………………………………………………….. 45
Dokumentide läbivaatamine ja resolutsioon dokumendihaldusprogrammis Amphora……. 46
Dokumentide allkirjastamine……………………………………………………………… 46
Dokumendi täitmine, täitmise kontrollimine ja täitmistulemuse vormistamine…………… 47
Ümbriku vormistamine…………………………………………………………………….. 48
V DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE
MOODUSTAMINE………………………………………………………………………. 50
Dokumentide loetelu………………………………………………………………………. 50
Säilitustähtajad…………………………………………………………………………….. 51
Toimikute pidamine asjaajamises………………………………………………………… 52
VI ARHIIVI KORRASTAMINE, KAITSE JA JUURDEPÄÄS NING DOKUMENTIDE
ERALDAMINE HÄVITAMISEKS……………………………………………………... 53
Arhiveeritud dokumentide loetelu ja säilitamine…………………………………………. 53
Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks………………………………………………. 54
Säilikute moodustamine…………………………………………………………………… 55
Dokumentide hävitamine………………………………………………………………….. 56
Arhivaalide säilitamine, kaitse ja neile juurdepääs……………………………………….. 57
Ohutuse tagamine………………………………………………………………………….. 58
VII ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE………….... 59
Asjaajamise ja vara üleandmine töötaja lahkumisel………………………………………… 59
Asjaajamise ja vara üleandmine rektori vahetumisel……………………………………….. 60
LISAD……………………………………………………………………………………… 61
Lisa 1 kirjaplank
Lisa 2 kirjaplank värviline
Lisa 3 kakskeelne kirjaplank
Lisa 4 värviline kakskeelne kirjaplank
Lisa 5 üldplank
Lisa 6 käskkirja plank
Lisa 7 vastuskirja näidis
Lisa 8 pitserite näidised
Lisa 9 käskkirja näidis
Lisa 10 dokumendihaldussüsteemis avalduste/esildiste menetlusse saatmine
Lisa 11 protokolli näidis
Lisa 12 akti näidis
Lisa 13 volikirja näidis
Lisa 14 teatise näidis
Lisa 15 tõendi näidis
Lisa 16 e-kirja näidisvorming
Lisa 17 toimikute loetelu näidis
Lisa 18 dokumentide hävitamisakti näidis
5
I ÜLDOSA
Üldalused ja normatiivne keskkond
1. Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskord (edaspidi asjaajamiskord) määrab
kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna
Tervishoiu Kõrgkoolis (edaspidi kõrgkool).
2. Kõrgkooli asjaajamiskorra eesmärk on tagada kõrgkooli asjaajamise korrektsus
dokumentide loomisel, vormistamisel, töötlemisel, lahendamisel, registreerimisel,
edastamisel, süstematiseerimisel, hoidmisel, kasutamisel ja üleandmisel arhiivi.
3. Kõrgkooli asjaajamise perioodideks on kalendriaasta ja vastavalt kõrgkooli
akadeemilisele kalendrile õppeaasta, täpsem määratlus on välja toodud sarjade kaupa
kõrgkooli dokumentide loetelus.
4. Asjaajamiskorra koostamisel on võetud aluseks järgmised dokumendid:
- Asjaajamiskorra ühtsed alused;
- Arhiiviseadus;
- Arhiivieeskiri;
- Avaliku teabe seadus
- Digitaalallkirja seadus;
- Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus;
- Isikuandmete kaitse seadus;
- Haldusmenetluse seadus;
- Rakenduskõrgkooli seadus;
- Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli põhimäärus.
5. Kõrgkooli nimi:
1) Kõrgkooli nimi on Tallinna Tervishoiu Kõrgkool, lühendina TTHK
2) Kõrgkooli nimi inglise keeles on Tallinn Health Care College ning teiste võõrkeelte
puhul kasutatakse ingliskeelset nime.
3) Kõrgkooli ingliskeelset nime kasutatakse dokumentides, sealhulgas ametlikus
kirjavahetuses ainult koos eestikeelse nimega. Esmalt kirjutatakse välja nii eesti-, kui ka
ingliskeelne nimi ning järgnevas tekstiosas vaid eestikeelne nimi või lühend.
6. Kõrgkooli kontaktandmed:
1) postiaadress: Kännu 67, 13418, Tallinn
2) registrikood: 700 03980
3) ametlik elektronposti aadress: [email protected]
6
4) kodulehekülg: www.ttk.ee
5) infotelefon: +372 671 1701
6) faksinumber: +372 671 1710
7) administraator: +372 671 1701, +372 56 61 0438
8) meediapäringud: +372 504 0729
9) kõrgkool kasutab Skype´i töö optimaalsemaks korraldamiseks.
10) kõrgkooli töö optimaalseks korraldamiseks on loodud ka meililistid:
- kõrgkooli töötajate meililist: [email protected]
- nõukogu meililist: [email protected]
- nõunike kogu meililist: [email protected]
- kutseõppe osakonna ja õppetoolide meililistid:
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected].
Kõrgkooli meililiste haldab IT-spetsialist, kes vastavalt personalispetsialist-rektori
assistendilt saadud informatsioonile lisab uue töötaja kõrgkooli töötajate listi.
Õppetoolide/osakonna listidesse lisab IT-spetsialist vastavalt õppetooli/osakonna
juhatajalt saadud informatsioonile ning nõukogu ja nõunike kogu listidesse vastavalt
dokumendihalduse spetsialistilt saadud informatsioonile. Listidesse saavad kirjutada
ning listi kirju lugeda kõrgkooli töötajad, kes on antud listidesse lisatud.
7. Kohtla-Järve struktuuriüksuse kontaktandmed:
1) postiaadressid: Lehe 12 ja Lehe 12/1, 30621, Kohtla-Järve
2) kontakttelefon: +372 671 1780
8. Kõrgkooli üliõpilaskodu kontaktandmed:
1) postiaadress: Nõmme tee 49, 11311, Tallinn
2) kontakttelefon: +372 655 2675
3) mobiiltelefon: +372 58 54 6300
9. Kogu kõrgkooli ametlik dokumendiringlus liigub läbi Tallinna koolihoone kontaktide
(post, elektronpost, faks ning läbi vastavate programmide).
10. Käesolevas korras käsitletakse:
1) asjaajamise ja vastutuse piire;
2) kõrgkoolis kasutatavaid dokumendiplanke ja nende kasutamist;
3) kõrgkooli pitsateid, nende tellimise, hoidmise, kasutamise ja hävitamise korda ning
kõrgkooli infosüsteeme ja haldustarkvara;
4) dokumentidele esitatavaid vorminõudeid;
5) dokumentide koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja ametliku kinnitusega
tõestamise protseduuri;
7
6) dokumendiringluse korraldamist kõrgkoolis alates dokumendi kõrgkooli saabumisest
või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni;
7) dokumentide avalikustamist ja neile juurdepääsu tagamist;
8) toimikute moodustamist ja nende ettevalmistamist säilitamiseks;
9) dokumentide säilitamise, hoidmise ja hävitamise korda;
10) asjaajamise ja vara üleandmist.
11. Kõrgkooli asjaajamise ja arhiivitöö eest vastutab dokumendihalduse spetsialist alates
dokumentide loomisest või saamisest kuni alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga
arhivaalide üleandmiseni kõrgkooli arhiivi (edaspidi arhiiv) ning säilitustähtaja ületanud
dokumentide hävitamiseni. Asjaajamise õigsuse eest osakondades ja struktuuriüksustes
vastutavad osakonna/struktuuriüksuse juhid, kui osakonna/struktuuriüksuse
põhimääruses ei ole määratud teisiti.
12. Käesoleva korra nõudeid peavad täitma kõik kõrgkooli töötajad. Dokumendihalduse
spetsialistil on õigus nõuda asjaajamiskorrast tulenevate sätete täitmist kõrgkooli
töötajatelt.
13. Uue töötaja tööle asumisel tutvustab talle asjaajamiskorda dokumendihalduse
spetsialist, kui töötaja tööülesannete hulka kuulub asjaajamine ja töö dokumentidega.
14. Struktuuriüksustes ja õppetoolides korraldab asjaajamist üksuse juht ja lisaks isikud, kes
vastutavad üksuse asjaajamise korraldamise eest.
15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asjaajamine toimuda operatiivselt
telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.
16. Projektidega seotud kirjavahetus ja asjaajamine toimub vastavalt projektis ettenähtud
nõuetele.
17. Dokumendihalduse spetsialist algatab asjaajamiskorra ülevaatamise vähemalt kord kahe
aasta jooksul. Muudatusettepanekuid võivad teha kõik kõrgkooli töötajad. Muudatused
kooskõlastatakse kõrgkooli rektoraadiga.
18. Asjaajamiskord on kättesaadav kõrgkooli kodulehel.
Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad
Kõrgkoolis on kasutusel erinevad infosüsteemid, mille ülesandeks on toetada õppetööd ja
tugiprotsesse.
8
Tabel 1. Kõrgkooli infosüsteemid ja haldustarkvarad
Infosüsteemi nimetus Kirjeldus Sisu eest vastutajad
dokumendihaldussüsteem
Amphora Professional (DHS)
veebikeskkond kõrgkooli
dokumentatsiooni haldamiseks
dokumendihalduse
spetsialist,
personalispetsialist-
rektori assistent
õppeinfosüsteem (ÕIS) veebikeskkond õppeinfosüsteemi
haldamiseks ja jagamiseks
õppekorralduse
spetsialist
sisseastumise infosüsteem (SAIS) veebikeskkond kõrgkooli
sisseastumisavalduste esitamiseks
ja vastuvõtuprotsessi
korraldamiseks
infosüsteemide
administraator
personalihaldusetarkvara Persona veebikeskkond
personaliarvestuseks
personalispetsialist-
rektori assistent
e-arvekeskuse infosüsteem veebikeskkond finantstehingute
menetlemiseks
finants- ja haldusdirektor
integreeritud
raamatukogusüsteem Millennium
raamatukogu kompleksne
andmebaas
raamatukogu töötajad
kõrgkooli veebileht
www.ttk.ee
veebikeskkond kõrgkooli
tutvustamiseks, turustamiseks,
avaliku info jagamiseks
infosüsteemide
administraator
dokumentide haldamine internetis
Google Docs
veebikeskkond kõrgkooli
dokumentide, esitluste, vormide
kinnitamiseks
kõik kõrgkooli töötajad
telekommunikatsiooni tarkvara
toode Skype
informatsiooni jagamiseks
kõrgkooli siseselt
kõik kõrgkooli töötajad
Microsofti e-posti teenus Outlook informatsiooni väljastamine nii
kõrgkooli siseselt, kui ka väliselt
kõik kõrgkooli töötajad
Tsentraliseeritud
autentimissüsteem Ldap
hoitakse kõikide töötajate ja
õppurite kasutajatunnuseid,
paroole, isikukoode
IT spetsialist
Eesti Teadusinfosüsteem ETIS koondab informatsiooni teadus- ja
arendusasutuste, teadlaste,
teadusprojektide ning erinevate
teadustegevuse tulemuste kohta
raamatukogu juhataja
Eesti Hariduse Infosüsteem EHIS riiklik register, mis koondab
haridussüsteemi puudutavaid
andmeid
õppesekretär,
personalispetsialist-
rektori assistent,
õppeosakonna juhataja
Raamatukogude Info- ja
Kataloogisüsteem RIKS
võimaldab teha otsinguid
raamatukogu fondis olevate
teavikute kohta ja kasutajatel
vaadata enda poolt tehtud
laenutusi, pikendusi jmt
raamatukogu juhataja
9
Raamatukogude Info- ja
Kataloogisüsteemile
RIKSWEB
veebilahendus
raamatukoguprogrammile RIKS
raamatukogu juhataja
Rakenduskõrgkoolide vaheline
tagasiside ja monitooringu
süsteemi keskkond TMS
kõrgkool viib läbi õppijate,
töötajate, vilistlaste ja tööandjate
tagasiside küsitlusi
kvaliteeditöörühma juht
Siseveeb www.sise.ttk.ee Sisemiste dokumentide haldamise
elektrooniline keskkond
infosüsteemide
administraator,
dokumendihalduse
spetsialist
Veebipõhine e-õppe keskkond
Moodle
e-kursuste haldamiseks ning
õppetöö läbiviimiseks
infosüsteemide
administraator
SAP BusinessObjects aruandlussüsteem – personali-,
finants- ja palgaaruanded
finants- ja haldusdirektor,
personalispetsialist-
rektori assistent
Riigitöötaja Iseteenindusportaal
(RTIP)
puhkusetaotluste,
lähetuskorralduse ja lähetuse
kuluaruannete esitamiseks
personalispetsialist-
rektori assistent,
finantsspetsialist
Asjaajamises ja/või käesolevas korras kasutatavad mõisted
1. Akt – juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument, mille on koostanud mitu isikut, et
kinnitada tuvastatud fakte või sündmusi.
2. Allkiri – omakäeliselt kirjutatud nimi või digitaalne andmete kogum, mis seob allkirja
andja dokumendiga.
3. Amphora Professional – kõrgkoolis kasutusel olev dokumendihaldustarkvara.
4. Aruanne – dokument, mis sisaldab töötulemusi, ettenähtud tegevuste ja ülesannete
täitmise ülevaadet (nt raamatupidamis-, lähetus-, tegevusaruanne).
5. Arhiiv – arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik
kogum.
6. Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise käigus andnud arhiiviväärtuse.
7. Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine,
hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
8. Asjaajamiskord – alusdokument, mille järgi korraldatakse asutuse asjaajamist ja
dokumentide haldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest ning kõrgkooli vajadustest.
9. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise
toimingutes.
10. Autor – dokumendi sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.
11. Avaldus – dokument, millega isik pöördub (tavaliselt isiklikes asjades) asutuse poole.
10
12. Dokument – mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud
kõrgkooli tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või
tegevuse tõendamiseks.
13. Dokumendi elukäik – protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle
hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis.
14. Dokumentide hoidmine – dokumentide alalhoiu ja kättesaadavuse tagamine.
15. Dokumentide loetelu – liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja
haldamise vahend.
16. Dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks;
dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu
haldamiseks.
17. Dokumendihaldussüsteem ehk DHS – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa
dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks.
18. Dokumendiregister – dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab dokumendi
olemasolu ning selle hõlmamist dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on
dokumendil alati viit.
19. Dokumendiringlus – dokumentide liikumine töövoos.
20. Dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste,
tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on
dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine.
21. Dokumendivahetuskeskus ehk DVK – erinevatele dokumendihaldussüsteemidele
(DHS) ja teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine keskset dokumendi- ja
infovahetusteenust pakkuv infosüsteem.
22. Digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud
andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil
muul viisil esitatud omakäelise allkirja kujutis ekraanil.
23. Digitaaldokument – masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument
(EVS 882-1:2006)
24. Duplikaat – dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud.
Duplikaadi on välja andnud sama asutus (või selle õigusjärglane) ja alla on kirjutanud
sama positsiooniga ametiisik.
25. E-kiri – e-kirja esitusvormile vormistatud kiri. Esitusvorm on kirja vaade arvutiekraanil
ja/või paberkandjal.
11
26. E-post ehk elektrooniline post – e-kirjade interneti teel edastamise ja vastuvõtmise
süsteem.
27. Esildis – ametlik kirjalik ettepanek.
28. Haldusdokument – asutuse haldustegevuse (täidesaatva ja korraldava tegevuse)
vormistamisel koostatav dokument, mis sisaldab endas mistahes teabekandjale
jäädvustatud infot.
29. Hävitamine – toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt hävitatakse või
kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada.
30. Hõlmamine – dokumendi sisestamine dokumendihaldussüsteemi (DHS) dokumentide
loetelu alusel, metaandmete ja failide lisamine.
31. Kirjavahetus ehk korrespondents – kirjalike dokumentide või elektronposti teel peetav
side asutuste, ettevõtete, organisatsioonide ja eraisikute vahel.
32. Koopia – originaaliga täpselt ühtiv kirja, dokumendi või kirjutise ärakiri, foto- või
valguskoopia. Dokumendikoopiad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada
tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Koopia esimese
lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna KOOPIA ning viimasele lehele
tehakse vastav tõestusmärge.
33. Kooskõlastamine – toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja kohta.
34. Käskkiri – haldusakt (ametlik kirjalik käsk, korraldus või teadaanne alluvaile). Käskkiri
võib olla nii üld- kui üksikakt. Käskkirja võib anda vaid töötaja, kellel on selle andmise
õigus. Käskkiri peab vastama kehtestatud vorminõuetele, selle tekstis ei tohi olla
mehaanilisi käskkirjalisi parandusi, ülevärvitud teksti, lühendeid jms.
35. Leping – harilikult kirjalikult töötaja dokumendina vormistatud kokkulepe, mis tekitab,
muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused. Lepingupooled
võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid, riigid vms. Leping loetakse sõlmituks
siis, kui pooled on jõudnud kokkuleppele kõiges olulises ning kõik pooled on lepingule
alla kirjutanud.
36. Manus – e-kirja lisana saadetav fail.
37. Menetlusse saatmine – dokumendi saatmine kooskõlastusringile läbi
dokumendihaldusprogrammi Amphora.
38. Märgukiri – kirjalik esitis kõrgemale organile või ametiisikule mingi fakti või
sündmuse kohta. Märgukirjaga teatab selle saatja ka oma ettepanekutest või
nõudmistest.
39. Originaal – dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar.
12
40. Otsus – õigusakt, millega lahendatakse mingi riigiorgani pädevusse kuuluvaid
küsimusi. Otsusega langetatakse ka vaidlusi, kaebusi, distsiplinaarküsimusi,
haldusõigusrikkumisi (viimast võidakse lahendada ka käskkirja või korraldusega).
41. Pitsat – juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend.
42. Pitser – pitsati jäljend dokumendil.
43. Protokoll – koosolekut, istungit, nõupidamist või muud sellist toimingut kirjeldav
dokument, milles on märgitud toimumise koht, aeg, juhataja, protokollija, osalejad,
päevakord, ettekande ja sõnavõttude sisu ning tehtud otsused.
44. Põhimäärus – seadusandlik või individuaalakt, milles sätestatakse asutuse või selle
allüksuste õiguslik seisund.
45. Registreerimine – hõlmatud dokumendi või teaviku andmete terviklikkuse
kontrollimine ja viida andmine.
46. Resolutsioon – juhtiva töötaja pealdis dokumendil (Amphoras).
47. Sari – liigitusüksus, kuhu kuuluvad funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel
kokkukuuluvad dokumendid.
48. Seletuskiri – dokument, mis ühelt poolt selgitab põhidokumendi (aruanne, eelnõu) sisu.
Teiselt poolt selgitatakse seletuskirjaga ka käitumist või toiminguid, millega kirjutaja on
eksinud reeglite ja eeskirjade vastu. Seletuskirjas on järgmised andmed: kellele
esitatakse, kes esitab, sündmus, kus ja millal toimus, seletus, põhjendus(ed), koostamise
kuupäev ja koostaja allkiri.
49. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille
andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe
kogumine.
50. Seosviit – viide sissetulnud kirja kuupäevale ja registrinumbrile.
51. Skaneeritud dokument – paberkandjal dokumendi elektrooniline koopia.
52. Säilitustähtaeg – dokumentide säilitamise lühim aeg, mis on kehtestatud seaduste või
õigusaktidega. Dokumendi võib hävitada alles siis, kui on möödunud ettenähtud aeg,
mille jooksul dokument peab olema mõne toimingu tõestamiseks kättesaadav.
53. Taotlus – dokument, mis sisaldab mingit soovi või palvet.
54. Teabenõudja – isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude seaduses sätestatud korras.
55. Teabenõue – teabenõudja poolt seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud
taotlus teabe saamiseks.
56. Teatis – arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument, näiteks arhiiviteatis isiku tööstaaži
kohta, makseteatis, tulumaksuteatis, arhiiviteatis.
13
57. Tempel – vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile.
58. Toimik – asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest
moodustatud üksus.
59. Tõend – kirjalik dokument, mis kinnitab millegi tõesust, tõepära või tõele vastavust.
60. Täitmistähtaeg – korralduse või mistahes muu ülesande täitmise viimane päev.
61. Viit – kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale
dokumendisüsteemis, koosneb sarja tähisest ja registrinumbrist.
62. Volikiri – volitaja poolt volitatavale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja
volitusi midagi teha.
63. Väljatrükk – automatiseeritud andmekogu (nt elektrooniline register) vormistamine
paberile.
64. Väljavõte – dokumendis sisalduva info osaline taasesitamine. Väljavõtte ülemisele
parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna VÄLJAVÕTE. Väljavõttes peavad olema
märgitud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat,
dokumendi liiki, väljaandmiseaega ja väljaandmiskohta. Väljavõtte õigsust võib
kinnitada ainult pitseriga.
65. Õiend – dokument, mis sisaldab fakti (de) ja sündmus(t)e kirjeldust ning kinnitust.
14
II HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED
Dokumendiplangid
66. Tallinna Tervishoiu Kõrgkoolis, Kohtla-Järve struktuuriüksuses ning üliõpilaskodus
kasutatakse identseid dokumendiplanke (edaspidi plank).
67. Dokumendid (ametikirjad, õigusaktid, protokollid, aktid) (edaspidi dokumendid)
vormistatakse plankidel.
68. Plangid on kättesaadavad vaid struktuuriüksuse juhi poolt määratud töötajatele, kes
tegelevad asjaajamisega.
69. Kõrgkoolil on kasutusel kirjaplank, üldplank ning käskkirjaplank, mis erinevad neile
trükitavate elementide poolest.
70. Kirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logo ja eestikeelsete elementidega plank.
Kirjaplanki kasutatakse ametikirjade (garantiikirjad, volikirjad, tõendid, teatised)
vormistamiseks. Võimalusel võib paralleelselt kasutada ka värvilist kirjaplanki. (lisa 1
– must-valge kirjaplank; lisa 2 - värviline kirjaplank).
71. Ingliskeelne kirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga plank, kus lisaks
eestikeelsele on ingliskeelne nimetus ja ingliskeelsed elemendid. Ingliskeelset
kirjaplanki kasutatakse rahvusvaheliste ametikirjade vormistamiseks. Võimalusel võib
paralleelselt kasutada ka värvilist kirjaplanki. (lisa 3 – must-valge kirjaplank; lisa 4 -
värviline kirjaplank).
72. Üldplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga eestikeelne plank, millel puudub all ääres
kontaktandmete rida. Üldplanki kasutatakse korraldavate dokumentide (protokollid,
aktid) vormistamiseks (lisa 5).
73. Käskkirjaplank on A4 formaadis kõrgkooli logoga eestikeelne plank, millele on üles
serva plangi keskele lisatud sõna KÄSKKIRI ning dokumendi väljaandmise koht ja
kuupäeva paigutuse punktiir (lisa 6).
74. Üld-, kirja- ja käskkirjaplank on kujundatud Microsoft Office tarkvaraga. Elementide
paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormingule ning töötajad ei tohi neid
omaalgatuslikult muuta.
75. Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks
pinnaks. Näidisvormingu veerised on:
- vasak veeris 3,0 cm
- parem veeris vähemalt 1,5 cm
15
- ülemine veeris 1,2 cm
- alumine veeris 1,2 cm
76. Plankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel ja dokumendi
elemendid peavad olema trükitud sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente
paljundada.
77. Plangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise
kergendamiseks kasutatakse väljasaadetavatel dokumentidel turvaelemendina Tallinna
Tervishoiu Kõrgkooli ümarpitsatit ja dokumendi allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi
kirjutusvahendit.
78. Dokumendi koostaja on kohustatud hävitama koheselt kõik dokumendi vormistamisel
rikutud üld- ja kirjaplangid ning akti-, lepingu- jm vormid. Rikutud dokumendiplangid
hävitatakse ning plankide tellimust korraldab dokumendihalduse spetsialist.
Dokumentide elemendid ja vormistamine
79. Igal dokumendiliigil on kindel vorming, mis koosneb kohustuslikest elementidest ja
vastavale dokumendiliigile omastest lisaelementidest.
80. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) autor – dokumendi väljaandja nimi;
2) kuupäev – dokumendi allkirjastamise kuupäev; kui dokumendil on mitu allkirjastajat,
loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev; protokolli puhul koosoleku
toimumise kuupäev; Paberkandjal dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi
allkirjastamise päeval. Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul märgitakse
dokumendile märge „kuupäev digitaalallkirjas“.
Näide: Teie 12.03.2016. a nr 1.2-2/24
Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-16/37-1
3) dokumendiregistri viit (registreeritavatel dokumentidel);
4) tekst (sisu) – dokumendi põhisisu, mis peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne,
üheselt arusaadav. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.
Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
16
5) allkirjastaja (d) – isik (ud), kellel on õigus anda allkirja autorina või talle antud volituse
alusel. Allkiri on kohustuslik dokumentidel, millega antakse õigusi, võetakse kohustusi
või kui nõue tuleneb õigusaktist.
81. Kui dokumendi kasutamist soovitakse määratleda, tehakse vastav märge (KIIRE,
ISIKLIK, AK jms) suurtähtedega esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka.
82. Ametikirjal tehakse märge adressaadiväljale esimese reana. Sama märge tehakse ka
ümbrikule, kui dokument edastatakse postiga. Märke tegemise otsustab allakirjutaja,
ettepaneku teeb dokumendi koostaja.
Näide: ISIKLIK
Pr Mari Maasikas
AS Mustikas
Metsa tee 5
12345 TALLINN
83. Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, ametnikule või
eraisikule. Adresseerimisel märkida:
1) viisakustiitel (Lp, Pr, Prl, Hr) ning kirja saaja ees- ja perekonnanimi nimetavas käändes;
2) organisatsiooni nimi;
3) struktuuriüksus (vajadusel);
4) tänav, maja- ja korterinumber;
5) asula;
6) sihtnumber, linn või maakond;
7) riik (kui läheb Eestist välja).
84. Adresseerimise variandid:
1) Adresseerimine ühele isikule
Adresseerimine personaalselt (suhtlemises kõige sobivam variant).
Näide: Pr Mari Maasikas
AS Mustikas
Metsa tee 5
12345 TALLINN
Adresseerimine isiklikult (ainult selline kiri edastatakse adressaadile avamatult).
Näide: ISIKLIK
17
Pr Mari Maasikas
AS Mustikas
Metsa tee 5
12345 TALLINN
Adresseerimine organisatsioonile (kui adressaadiks ei ole konkreetne isik).
Näited: AS Mustikas
Metsa tee 5
12345 TALLINN
AS Mustikas
Personaliosakond
Metsa tee 5
12345 TALLINN
Adresseerimine hallatavatele organisatsioonidele või allüksustele.
Näide: Kõik õppetoolid
Ministritele jt kõrgematele valitsus- ja riigiametnikele saadetavates kirjades märgitakse
adressaadina ametinimetus ja nimi (ilma postiaadressita).
Näited: Haridus- ja teadusminister Mari Maasikas
Riigikontrolör Jüri Mets
Akadeemilist tiitlit omava isiku puhul kasutatakse adresseerimisel mitte viisakustiitlit
(härra, proua), vaid akadeemilist tiitlit.
Näide: Prof Jüri Mets
Tallinna Tehnikaülikool
Metsa tee 5
12618 TALLINN
2) Mitmele adressaadile saadetavate kirjade vormistamine
Mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavate kirjade adressaadi-
väljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, adres-
saatide vahele jäetakse üks tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon
alla.
Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning
ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki
selgitavaid sõnu "Sama", "Teadmiseks" või "Koopia (d)".
18
Nt kui kiri saadetakse täitmiseks Tallinna Tehnikaülikoolile, Tartu Ülikoolile, Tallinna
Ülikoolile ja informatsiooniks Haridus- ja Teadusministeeriumile, vormistatakse Tallinna
Tehnikaülikooli saadetava eksemplari adressaadiväljal:
Näide:
ja lisaadressaatide real
Tallinna Tehnikaülikool
Ehitajate tee 5
12618 TALLINN
Sama: Tallinna Ülikool
Tartu Ülikool
Teadmiseks:
Haridus- ja Teadusministeerium
3) Adresseerimine välispartnerile (pidada silmas sihtriigi postireegleid)
Näide: Ms Jane Smith
72 Colders Street
London EC 1 53H
ENGLAND
Kinnitusmärge ja kinnitamine
85. Kinnitamine on dokumendi tõendamise erivorm. Kinnitatavad dokumendid (nt põhikiri,
töökord, juhend, akt) omandavad juriidilise jõu pärast kinnitamist.
86. Kinnitada võib allkirjaga või korraldava dokumendiga. Mõlemal moodusel on
ühesugune juriidiline jõud.
87. Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel
juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn viiteväljal.
Näide: ·/Allkiri/
·
Mari Maasikas
Rektor
19.09.2015
19
1) Korraldava dokumendiga (nt käskkirjaga) kinnitatav dokument vormistatakse valgele
paberile (formaadis A4), mitte plangile ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese
lehe ülemisse parempoolsesse nurka.
Näide: KINNITATUD
rektori 19. septembri 2015. a
käskkirjaga nr 22
2) Dokumendi kinnitamiseks antakse välja dokument, kui
2.1 kinnitamisele peab järgnema rida protseduure
(tutvustamine, täitmise järelevalve, vastutus täitmise tagamise eest jms) või
2.2 tunnistatakse kehtetuks samas küsimuses varem välja antud dokument.
3) Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse mitu dokumenti, tuleb need nummerdada. Sel
juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta.
Näide: Lisa 2
KINNITATUD
rektori 19. septembri 2015. a
käskkirjaga nr 22
88. Dokumendiliigi nimetus märgitakse:
1) üldplangile nimetavas käändes ning suurtähtedega (soovitatavalt sõrendatult ja
kahekordses kirjas vasakule veerisele);
2) kirja puhul dokumendiliigi nimetust ei märgita;
3) protokolli puhul täiendatakse elementi "Dokumendiliigi nimetus" koosoleku
nimetusega, mille kohta vastav protokoll on koostatud.
Näide: KÕRGKOOLI NÕUKOGU ISTUNGI PROTOKOLL
KÄSKKIRI
Dokumendi väljaandmise (koostamise) koht ja kuupäev
89. Kui dokumendi puhul on oluline väljaandmise või koostamise koht, tehakse selle kohta
vastav märge, kusjuures kohanimi märgitakse nimetavas käändes.
90. Dokumendi kuupäevaks on kas allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis
on fikseeritud dokumendi tekstis ning protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev.
20
91. Paberkandjal dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi allkirjastamise päeval.
Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul märgitakse dokumendile märge „kuupäev
digitaalallkirjas“.
92. Paberkandjal dokumendi puhul kuupäeva ei trükita, selle märgib allakirjutaja üheaegselt
allakirjutamisega või dokumendi registreerija pärast dokumendi allakirjutamist,
registreerimine peab toimuma samal päeval.
93. Kui dokumendi allkirjastavad mitu töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks
viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
Registrinumber
94. Dokumendid registreeritakse vastavalt Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli dokumentide
loetelule elektroonilises dokumendihaldussüsteemis Amphora.
95. Dokumendid nummerdatakse sarjale määratud asjaajamisperioodi piires.
96. Ametikirja viit koosneb funktsiooni tähisest, sarja tähisest ja registreerimise
järjekorranumbrist.
Näide: 4-12/324-1
kus 4 on funktsiooni tähis
12 sarja tähis
324 registreerimise number
-1 individualiseeriv number, mis pannakse ühes ja samas küsimuses saadud,
saadetavale kirjale
Registrinumber ehk viit
97. Vastuskirjal (lisa 7) tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel paremas veerus viidata
saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale (seosviit). Algatus- ja vastuskirja kuupäev
ja viit eristatakse sõnade „Teie“ ja „Meie“ abil.
Näide: Teie 20.09.2015 nr 9-3/421
Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-20/23-1
98. Füüsilisele isikule vastusena saadetava kirja puhul viidatakse viitereal tema avalduse või
märgukirja kuupäevale (kui see on olemas).
Näide: Teie 20.09.2015 avaldus
99. Algatuskirjades, mille viiterida on tühi, kuupäeva ees sõna „Meie“ ei kasutata.
21
Pealkiri
100. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri, mille formuleerib koostaja. See peab olema
võimalikult lühike ja avama dokumendi põhisisu. Pealkirja põhisõna on nimetavas
käändes, selle lõpus punkti ei kasutata.
Näide: Ettevõtlusalane täienduskoolitus
Asjaajamiskorra kinnitamine
101. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust
käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad.
102. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega:
AVALDUS, GARANTIIKIRI, SOOVITUSKIRI, TEATIS, TÕEND, VOLIKIRI, ÕIEND jne
Pöördumine
103. Pöördumine vormistatakse 2 rida pealkirjast allpool.
104. Adressaadi poole pöördumisel on soovitatav kasutada ametinimetust, viisakustiitlit
(härra, preili, proua), tiitleid, auastmeid või isiku nime.
105. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ning
kirjavahemärke pöördumise lõpus.
Näide: Lugupeetud haridus- ja teadusminister
Lugupeetud härra minister
Austatud professor
Austatud härra minister Mets
Austatud härra Vabariigi President
Austatud proua Maasikas
Austatud proua Mari Maasikas (kasutatakse juhul, kui eesnimi on oluliseks
täpsustuseks – asutuses mitu samanimelist isikut jne)
106. Olenevalt ametikirja sisust võib pöördumine ka puududa.
107. Välisriigi adressaadi poole pöördutakse:
Dear Sir – kirjutatakse meesterahvale, kelle nime ei teata;
Dear Sirs – kirjutatakse, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, kus kedagi ei tunta;
Dear Sir or Madam – kui ei teata, adressaadi nime ja/või sugu;
Dear Mr Smith – kui meesadressaat on teada;
22
Dear Ms Smith – kui adressaat on naissoost, aga ei ole teada, kas abielus või vallaline;
Dear Mrs Smith – kui naisadressaat on abielus;
Dear Miss Smith – kui naisadressaat on vallaline.
Dokumendi tekst ja selle koostamine
108. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja
vorminõuetest.
109. Dokumendi projekti koostab töötaja, kelle ametiülesandeks see on, või kellele see juhi
poolt on ülesandeks tehtud.
110. Dokumendid vormistatakse arvutis, selleks kasutada püstkirja šriftiga Times New
Roman suurusega 12.
111. Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja
erinevaid kirjasuurusi.
112. Arvutil kasutada reavahet Single, 1,5 Lines või Auto.
113. Dokumendi kõik elemendid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast
vertikaalist.
114. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest leheküljest ja
leheküljenumber lisatakse alla paremale.
115. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning
üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse esimeses või mitmuse esimeses
isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust
käsitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad.
116. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks),
punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate
dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia
numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv
numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema
jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi
piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.
117. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada
läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada
alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad
pealkirjastatakse.
23
118. Tekst vormistatakse plokkstiilis, mille puhul taandridu ei kasutata. Teksti iseseisvad
mõttelised osad (sissejuhatus, põhjendus, kokkuvõte jms) eraldatakse üksteisest
kahekordse reavahega.
119. Pikkade dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja selle
kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav
koostada sisukord.
Lõputervitus
120. Lõputervitus trükitakse 2 rida allpool ametikirja teksti. Mida ametlikumad on suhted,
seda lühem on tervitusvormel. Olenevalt kirja tekstist võib tervitusvormel ka puududa.
121. Tervitusvormeli lõpus kirjavahemärke ei kasutata.
Näide: Lugupidamisega
Austusega
või
Parimate soovidega
Heade soovidega
Näide: Yours sincerely
Yours faithfully
or
Best wishes
Kind regards
Allkiri ja allkirjastamine
122. Allkiri on kirja sisu vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab
dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.
123. Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse
kohustusi või antakse õigusi.
124. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjadel, nt teated jmt. Sellisel juhul
esitatakse ainult allkirjastaja andmed.
125. Omakäelisel ja digitaalsel allkirjal on võrdne õigusjõud.
126. Digitaaldokumendi ja paberkandjal dokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.
24
127. Allkirja jaoks jäetakse kirjal vabaks minimaalselt 5 elementide vahelist rida,
kirjutatakse välja allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (suure
algustähega). Omakäeline allkiri kirjutatakse ees- ja perekonnanime kohale (mitte
kõrvale), kasutades sinist tindi- või pastapliiatsit.
128. Kõik read algavad vasakust veerisest.
Näide paberkandjal allkirjastamisel: Lugupidamisega
Ÿ
Ÿ
Ÿ
Ÿ/omakäeline allkiri/
Ÿ
Mari Maasikas
Juhataja
129. Digitaalse allkirjastamise puhul märgitakse dokumenti sisse allkirjastaja nime kohale
„Allkirjastatud digitaalselt“.
Näide digitaalsel allkirjastamisel: Lugupidamisega
/Allkirjastatud digitaalselt/
Mari Maasikas
Juhataja
130. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende
allkirjad astmeliselt, st nihutatakse järgmist elementi „Allkiri“ ühe rea võrra allapoole.
Näide: Ÿ
Ÿ/Allkiri/
Ÿ
Mari Maasikas
Juhataja
Ÿ
Ÿ
Ÿ/Allkiri/
Ÿ
Jüri Jurakas
Finantsdirektor
Ÿ
Ÿ
Ÿ
Ÿ/Allkiri/
Ÿ
Kai Kadakas
Raamatupidaja
131. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende
allkirjad ühele kõrgusele.
25
Näide: Ÿ
Ÿ/Allkiri/
Ÿ
Jüri Juurikas
Finantsdirektor
Ÿ
Ÿ/Allkiri/
Ÿ
Siiri Suslik
Personalidirektor
132. Dokumendile, mis vajab kaht või enamat allkirja, kirjutab alla kõigepealt staatuselt
madalam teenistuja.
133. Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja
seda teeb volitatud isik, tuleb dokument vastavalt ümber vormistada. Kui allakirjutaja
on määratud asendajaks, siis tuleb seda märkida ka elementides.
Näiteks: Kui rektorit asendab õppeprorektor, siis vormistatakse allkirjastajaks:
/Allkiri/
Mari Maasikas
Õppeprorektor rektori ülesannetes
134. Koostaja esitab ettenähtud korras vormistatud ja dokumendiprojekti allakirjutamiseks
koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud, või mille muutmist või
kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab.
135. Selleks, et tagada dokumentide tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja
jooksul, tuleb alatise säilitustähtajaga paberkandjal dokumendid allkirjastada sinise
tindisulepeaga. Kui selline dokument on allkirjastatud digitaalselt, tuleb teha ka
väljatrükk.
Märkus lisa (de) kohta
136. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede arv ja
eksemplaride arv.
Näide: Lisa: 6 lehel 2 eks
137. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused,
lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei
esitata.
Näide: Lisa: Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskorra eelnõu 43 lehel
138. Kui kirjale lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta.
26
Näide: Lisa: Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli rektori 15.09.2010 käskkiri nr 1-4/7 75 lehel ja
lisad selle juurde 3 lehel
139. Korraldavate dokumentide ja protokollide lisadele viidatakse dokumendi tekstis vastava
punkti järel.
Näide: Kehtestan kõrgkooli sidekulude limiidid (lisatud).
140. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne)
Märkus lisaadressaatide kohta
141. Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile või on selle sisu vaja tutvustada teistele
ametiisikutele või astutustele, tehakse vastav märge.
Näide: Koopiad: linna- ja maakonna arhiivid
Koopiad: justiitsminister, majandusminister
Koopiad: kõik õppetoolid
Väljamineva dokumendi kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine
142. Väljaminev dokument kooskõlastatakse kõrgkoolisiseselt asjaomaste isikutega.
Kooskõlastamine ja digitaalne allkirjastamine toimub dokumendihaldusprogrammis
Amphora.
143. Kõrgkoolisisese kooskõlastamise järjekorra põhimõte: toimub ametikohtade järgi
kõrgemalseisvate ametiisikute suunas. Soovitatav oleks, et:
1) võõrkeelsed dokumendid kooskõlastab dokumendi tõlkimise eest vastutav isik;
2) rahaliste kohustustega seotud lepingud, tellimiskirjad jms kooskõlastatakse finants- ja
haldusdirektoriga;
3) õppetöö ja õppekavadega seotud dokumendid kooskõlastatakse õppeprorektoriga.
Kooskõlastusmärge ja kooskõlastamine
144. Kooskõlastamine tähendab dokumendi eelnõu läbivaatamist ja sellele hinnangu
andmist. Üldiselt esitatakse dokumendid kooskõlastamiseks algul astmelt madalamale
töötajale või asutusele ning seejärel kõrgemale.
145. Kõrgkoolisisesed dokumendid kooskõlastatakse elektrooniliselt, kooskõlastusmärge
säilib dokumendihaldussüsteemis Amphora.
27
Koostaja nimi, telefoninumber, e-post ja e-posti ametlik signatuur
146. Koostaja nime, telefoninumbri ja e-posti märkimine võimaldab adressaadil mugavalt ja
operatiivselt ühendust võtta kirja saatjaga, kui tal tekib dokumendi suhtes küsimusi.
147. Koostaja nimi, telefoninumber ja e-post kirjutatakse dokumendi viimasele reale,
kirjaplangil vasakust veerisest kontaktandmete välja kohale.
Näide: Pille Kask +372 633 4514
E-post: [email protected]
148. Kui kirja koostaja on ühtlasi allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber ja e-post.
Näide: +372 633 4514, [email protected]
Ärakirja, koopia, väljavõtte, väljatrüki ja allkirja kinnitamine
149. Asjaajamises eristatakse dokumendi originaali, koopiat, ärakirja ja väljavõtet ning need
tuleb vormistada korrektselt.
150. Kõrgkooli dokumentatsioonis kasutatavate dokumentide koopiaid, ärakirju, väljavõtteid
ja väljatrükke tõestavad asjaajamise eest vastutavad isikud.
151. Dokumentide õigsust tohib tõestada ainult originaalkirjadega dokumendist või
originaaltõestusmärget omava dokumendi ärakirjast, koopiast või väljavõttest.
152. Märge ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK vormistatakse
dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka suurtähtedega.
153. Kinnitusmärge tehakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole
koos pitseriga nii, et pitser riivaks sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE,
väljatrükk) ÕIGE viimaseid tähti. Enam kui üheleheküljelise dokumendi tõestamisel
märgistatakse kõik lehed pitseriga.
154. Kinnitusmärkel on dokumendi väljaandja nimetus, kinnituse andnud ametiisiku allkiri,
nimi, ametinimetus ning kuupäev.
Näide: KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, väljatrükk) ÕIGE
/Allkiri ja pitser/
Sirje Kuusik
Sekretär
20.09.2015
28
III KÕRGKOOLI PITSATID JA HALDUSDOKUMENDID
Kõrgkooli pitsatid
155. Pitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktidega ette nähtud. Dokumendivormil
pannakse pitser selleks ettenähtud kohale, plangil või valgel paberil vormistatud
dokumendil peab pitser riivama allkirja viimaseid tähti.
156. Kõrgkoolil on kasutusel 6 erinevat pitsatit (pitserite näidised lisa 8):
1) riigivapi kujutisega pitsat, mis on läbimõõduga 35 mm, selle ülemisel äärel on kaarjalt
Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli nimetus ja keskel riigivapi kujutis. Antud pitsatit
kasutatakse diplomite, akadeemiliste õiendite, tunnistuste ja erilist autentsust nõudvate
dokumentide (lepingute, palgatõendite, volikirjade, garantiikirjade jne) kinnitamisel.
Pitsatis kasutatakse lillat värvi tinti. Kõrgkoolil on kolm identset riigivapi kujutisega
pitsatit. Kaks neist asuvad Tallinnas, ühe eest vastutab dokumendihalduse spetsialist ja
teise eest õppesekretär ning kolmas Kohtla-Järvel ja selle eest vastutab Kohtla-Järve
struktuuriüksuse sekretär;
2) logoga pitsat, mis on 35 mm läbimõõduga, selle ülemisel äärel on kaarjalt Tallinna
Tervishoiu Kõrgkooli ja alumisel Tallinn Health Care College nimetus ning keskel
kõrgkooli logo. Pitsatis kasutatakse sinist värvi tinti. Antud pitsatit kasutatakse
tänukirjade kinnitamisel. Rektori nõusolekul võib pitsatit kasutada ka muudel
dokumentidel. Loa saamiseks tuleb üksuse juhil teha rektorile kirjalik taotlus. Pitsati
eest vastutab dokumendihalduse spetsialist;
3) dokumendipitsat on ovaalne, läbimõõduga 36 mm korda 27 mm, pitsatis kasutatakse
sinist värvi tinti. Pitsatit kasutatakse dokumentide kinnitamisel, mis vajavad rektori,
prorektori või nende poolt volitatud isikute allkirja. Kõrgkoolil on kaks identset
dokumendipitsatit. Üks ovaalne dokumendipitsat asub Tallinnas õppesekretäri juures ja
selle eest vastutab õppesekretär ning teine Kohtla-Järvel, ning selle eest vastutab
Kohtla-Järve struktuuriüksuse sekretär;
4) täienduskoolitusüksuse pitsat on ümara läbimõõduga 30 mm, sinist värvi. Kasutatakse
täienduskoolituse tunnistustel. Pitsati eest vastutab täienduskoolituse koordinaator;
5) üliõpilaskodu ümarpitsat, läbimõõduga 30 mm, kasutatakse sinist värvi tinti. Pitsatit
kasutatakse üliõpilaskodu dokumentide kinnitamisel. Asub üliõpilaskodu juhataja juures
ja selle eest vastutab üliõpilaskodu juhataja.
6) välissuhete pitsat, läbimõõduga 35 mm. Pitsati ülemisel äärel on kaarjalt Tallinn Health
Care College, alumisel äärel International Relations ja keskel kõrgkooli logo. Pitsatis
29
kasutatakse sinist värvi tinti. Antud pitsatit kasutatakse rahvusvahelise koostöö
arendamiseks vajalike lepingute ning rahvusvaheliste lepingute (Erasmus+, Nordplus,
EMP/Norra stipendiumiprogramm jms) alusel vahetuses olevate õppejõudude/töötajate
ja üliõpilaste/õpilaste lepingute, tunnistuste ja õpingukaardi väljavõtete
(väliskülalisüliõpilaste/õpilaste ja vahetusüliõpilaste/õpilaste puhul) kinnitamiseks.
Pitsati eest vastutab välissuhete juht.
157. Kõik pitsatid on registreeritud dokumendihalduse spetsialisti juures pitsatite
registreerimise raamatus, kuhu on märgitud:
1) järjekorranumber;
2) kasutusele võtmise kuupäev;
3) pitsati jäljend ehk pitser;
4) kus asub ja kes vastutab hoidmise ning kasutamise eest.
158. Dokumentide mitmes eksemplaris valmistamisel (paljundamisel) tekkinud koopiaid on
lubatud tõendada pitseriga.
159. Pitsati üleandmine ühelt ametiisikult teisele toimub aktiga, mille vormistab
dokumendihalduse spetsialist.
160. Pitsati käibelt kõrvaldamisel tagastatakse see dokumendihalduse spetsialistile, kes
organiseerib pitsati hävitamise, koostab vastavasisulise akti ja teeb pitsatite
registreerimisraamatusse alljärgnevad märkmed:
1) tagastamise kuupäev, tagastaja ja vastuvõtja nimi ja allkiri;
2) hävitamise kuupäev ja akti number.
Kõrgkooli haldusdokumendid
Käskkiri
161. Käskkiri (vt lisa 9) on haldusakt, mida annavad välja rektor või vastavalt rektori
volitusele õppeprorektor ja rektorit asendavad töötajad. Käskkirju antakse välja
initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks.
162. Käskkirjad võivad olla kehtivuselt ühekordsed või samas küsimuses uue käskkirja välja
andmiseni.
163. Sisu järgi jagunevad käskkirjad:
Jrk
Nr
Käskkirja liik Allkirjastab Sarja
tähis
30
1. Üldtegevuse käskkirjad rektor 1-4
2. Personalikäskkirjad rektor 2-1
3. Puhkuse käskkirjad rektor 2-19
4. Õppetöö käskkirjad rektor
õppeprorektor
3-6
5. Täienduskoolituse käskkirjad rektor 4-7
164. Käskkirjad vormistatakse kõrgkooli käskkirjaplangile (vt lisa 6).
165. Lisaks käskkirjaplangil olevatele elementidele peab käskkirjal olema:
1) kuupäev – paberkandjal oleva dokumendi puhul kirjutatakse kuupäev käsitsi
allakirjutamise/registreerimise päeval. Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul
märgitakse dokumendile märge „kuupäev digitaalallkirjas“;
2) registreerimisnumber – koosneb sarja tähisest ja järjekorranumbrist ning see märgitakse
kuupäeva kõrvale;
3) pealkiri – peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi;
4) tekst – esitatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis, viidatakse käskkirja
väljaandmise aluseks olnud seadusele;
5) allkiri;
6) jaotuskava. Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjast allpool) märgitakse, kellele
koopiad antakse. Jaotuskava võib vormistada ka viimase lehe pöördele või lisatakse
käskkirjale eraldi lehel;
7) koostaja nimi;
8) käskkirja lisa. Dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse, on selle lisa. Käskkirja
lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all.
166. Käskkiri jõustub allakirjutamise momendist.
167. Rektori üldtegevuse käskkirjade väljaandmiseks koostatakse Amphoras rektorile esildis
ning saadetakse see rektorile kooskõlastamiseks ja dokumendihalduse spetsialistile
täitmiseks (vt lisa 10 Amphora kaudu avalduste/esildiste menetlusse saatmise tabel).
Rektori kooskõlastuse saamisel vormistab dokumendihalduse spetsialist esildise alusel
käskkirja, saadab selle PDF-vormingus läbi Amphora rektorile digitaalseks
allkirjastamiseks ja seejärel edastab vastavalt jaotuskavale.
31
168. Õppetöö käskkirjade (Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli õppekorralduseeskiri)
väljaandmiseks:
1) immatrikuleerimine ja eksmatrikuleerimine, õppekava täitmise puhul, toimub
õppeosakonna juhataja koostatud käskkirja alusel. Menetlusring - õppetooli/kutseõppe
osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja, õppeprorektor ja digitaalselt
allkirjastamiseks rektorile.
2) eksmatrikuleerimine - Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli õppekorralduseeskiri p 5.3 v.a
5.3.1.1 üliõpilase, õpilase, õpptooli/osakonna juhataja avalduse/esildise alusel.
Kooskõlastusring - õppetooli/kutseõppe osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja,
õppeprorektor, rektor ning täitmiseks õppesekretärile.
3) üliõpilane/õpilane esitab vastavasisulise avalduse õppeosakonda või selleks määratud
töötajale õppetoolis või struktuuriüksuses. Töötaja kontrollib avalduse vastavust
õppekorralduseeskirjas sätestatud tingimustele, registreerib avalduse Amphoras.
Kooskõlastusring - õppetooli/kutseõppe osakonna juhataja, õppeosakonna juhataja ja
õppeprorektor ning täitmiseks õppesekretärile.
4) struktuuriüksuse juht või volitatud töötaja esitab esildise läbi Amphora ja suunab
järjestikuseks kooskõlastamiseks õppeosakonna juhatajale, õppeprorektorile ja
täitmiseks õppesekretärile.
5) esildised ja avaldused, millega kaasnevad materiaalsed kohustused lisatakse
kooskõlastusringi finants- ja haldusdirektor.
6) käskkirja (d) vormistab õppesekretär ja edastab PDF-vormingus läbi Amphora
kooskõlastamiseks õppeosakonna juhatajale ja seejärel digitaalseks allkirjastamiseks
rektori poolt volitatud töötajale. Digitaalselt allkirjastatud käskkirja edastab
õppesekretär vastavalt jaotuskavale ja teeb kande Õppeinfosüsteemi (ÕIS) ja Eesti
Hariduse Infosüsteemi (EHIS). Negatiivse otsuse korral informeerib õppesekretär
üliõpilast/õpilast negatiivsest otsusest Õppeinfosüsteemi (ÕIS) kaudu.
169. Täienduskoolituse käskkirju koostab ja vormistab täienduskoolituse koordinaator või
dokumendihalduse spetsialist ja edastab need PDF-vormingus läbi Amphora
õppeprorektorile kooskõlastamiseks ja rektorile digitaalselt allkirjastamiseks.
Projektidega seotud täienduskoolituste käskkirjad vormistatakse ja menetletakse
vastavalt projektis etteantud nõuetele ja kooskõlas kõrgkooli asjaajamiskorraga.
170. Personalikäskkirjade avaldused/esildised koostatakse Amphoras ning saadetakse
kooskõlastamisele otsesele juhile ja täitmiseks personalispetsialist-rektori assistendile
(vt lisa 10 Amphora kaudu avalduste/esildiste menetlusse saatmise tabel). Otseselt juhilt
32
positiivse vastuse saamise korral edastab personalispetsialist-rektori assistent
avalduse/esildise vastavalt töötaja kuuluvusele kooskõlastamiseks õppeprorektorile - kui
töötaja töötab õppetoolis ning kuulub õppeprorektori haldusalasse või finants- ja
haldusdirektorile - kui töötaja kuulub finants- ja haldusdirektori haldusalasse. Vastavalt
töötaja kuuluvusele edastab personalispetsialist-rektori assistent järgmised dokumendid:
a) täienduskoolitustaotlus;
b) avaldus (vaid personalialane).
Peale õppeprorektorilt või finants- ja haldusdirektorilt kooskõlastuse saamist
edastatakse avaldus, esildis või taotlus kooskõlastamiseks rektorile. Halduspersonal
(koristajad, majahoidjad, remonditöölised jt, kellel puudub igapäevane juurdepääs
arvutile) esitab avalduse personalispetsialist-rektori assistendi abiga tema kabinetis.
Personalispetsialist - rektori assistent saadab avalduse juhtidele kooskõlastamiseks.
Personalikäskkirjad vormistab ning registreerib personalispetsialist-rektori assistent ja
edastab rektorile digitaalseks allkirjastamiseks Amphoras.
171. Käskkirjad edastatakse registreerija poolt elektroonselt Amphora kaudu vastavalt
jaotuskavale. E-kirja pealkiri peab sisaldama infot käskkirja sisu kohta, et lihtsustada
hilisemat käskkirja leidmist. Õppurite isiklikesse toimikutesse teeb õppesekretär
käskkirjast paberkandjal koopia.
172. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirja tekstis näidatud isik, kellele see on
suunatud täitmiseks. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga.
Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse:
1) väljaandja täielik ametinimetus;
2) millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud.
Näide: Tunnistan kehtetuks rektori 12. jaanuari 2016. a käskkirja nr 27
"Asjaajamiskorra kehtestamine".
Koosoleku protokoll
173. Protokoll (vt lisa 11) on dokument, mis koostatakse nõupidamiste või koosolekute
arutelu käigu ning vastuvõetud otsuste fikseerimiseks.
174. Protokolli vormistab kokkutulnute poolt valitud või selleks eelnevalt määratud
protokollija.
175. Protokollis peab olema kajastatud:
1) dokumendi liigi ning koosoleku nimetus;
33
2) koosoleku/nõupidamise toimumise koht, kuupäev ja number;
3) koosoleku/nõupidamise alguse ja lõpu kellaajad;
4) osavõtjate nimed, kui osavõtjaid on rohkem kui 20 koostatakse protokolli lisana
osavõtjate nimekiri;
5) koosoleku juhataja nimi;
6) protokollija nimi;
7) päevakorrapunktide loetelu;
8) koosoleku/nõupidamise käik ja otsused.
176. Protokollis fikseeritakse koosoleku või nõupidamise käik ning otsused. Protokoll peab
olema võimalikult lühike, kuid selge, täpne ja sisaldama arutatud teemade kohta
igakülgset infot.
177. Koosolekute protokollide esimene leht vormistatakse vastava koosoleku
sekretäri/protokollija poolt kõrgkooli üldplangile, järgnevad lehed elementideta
paberile. Lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, number kirjutatakse lehekülje
alumisse paremasse nurka. Pikematel kui 5 leheküljelistel dokumentidel on soovitatav
märkida sulgudes kogu dokumendi lehtede arv – 5 (9).
178. Protokollid peavad olema vormistatud ja allkirjastatud hiljemalt seitsme tööpäeva
jooksul pärast koosoleku toimumist või vastavalt komisjoni või nõukogu kodukorrale,
kui see on kehtestatud.
179. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad
vormistatakse kõrvuti.
180. Protokollid registreeritakse Amphorasse vastava sarja alla.
181. Protokolli nõuetekohase vormistamise ja säilitamise eest vastutab protokollija.
182. Protokolli koopia, väljavõtte ja otsused vormistab ning edastab e-postiga vastava
koosoleku protokollija.
Akt
183. Akt (vt lisa 12) on dokument, mis koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku (te)
poolt välja selgitatud faktide, seisukorra või toimingu fikseerimiseks.
184. Akt vormistatakse üldplangile.
185. Aktile kirjutavad alla kõik tuvastamisprotsessis osalejad. Allkirjastatakse kõik koostatud
eksemplarid. Pärast allakirjutamist esitatakse vajadusel akt kinnitamiseks.
186. Aktid registreeritakse Amphorasse vastava sarja alla.
34
Leping
187. Kõrgkooli nimel sõlmitud koostöölepingud registreerib dokumendihalduse spetsialist
Amphoras ja paberkandjal lepinguid hoitakse dokumendihalduse spetsialisti juures.
188. Lepingute sõlmimisel füüsiliste isikutega lähtutakse Töölepingu seadusest,
Võlaõigusseadusest ning teistest õigusaktidest tulenevatest nõuetest. Töö-, käsundus,
töövõtu- ning teiste füüsiliste isikutega sõlmitud võlaõiguslikud lepingud, sh
täienduskoolituse lepingud, registreerib personalispetsialist-rektori assistent Amphoras.
Lepingu allkirjastamiseks on kolm võimalust:
1) kui isikul, kellega leping sõlmitakse, on õigus kasutada dokumendihaldusprogrammi,
siis leping allkirjastatakse poolte poolt digitaalselt dokumendihaldusprogrammis
Amphora. Seal toimub ka lepingu säilitamine;
2) kui ühel osapoolel ligipääsu dokumendihaldussüsteemile ei ole, siis allkirjastatakse
leping kõrgkooli esindaja poolt Amphoras, seejärel saadetakse leping teisele osapoolele
digiallkirjastamiseks e-posti aadressile. Selle tagasi saamisel laetakse leping mõlema
osapoole allkirjaga Amphorasse ning säilitatakse seal;
3) leping allkirjastatakse poolte poolt paberkandjal ning personalispetsialist-rektori
assistent säilitab originaaleksemplarid.
189. Kõrgkooli ja töötaja vahel sõlmitavad õppeteenuse lepingud säilitatakse
personalispetsialist-rektori assistendi juures.
190. Praktikaleping sõlmitakse kõrgkooli ja praktikabaasi vahel. Üliõpilase, kõrgkooli ja
praktikabaasi vaheline leping sõlmitakse praktika kestuse tähtajaga. Õppuri ja kõrgkooli
vahelised konfidentsiaalsuslepingud sõlmitakse vastavas õppetoolis või osakonnas
kehtivusega kuni õppuri eksmatrikuleerimiseni. Lepingu registreerib selle koostaja või
õppetooli/osakonna juhataja Amphora lepingute registris. Lepinguid säilitatakse
vastavas õppetoolis või osakonnas.
191. Õppeteenuse leping sõlmitakse õppuri immatrikuleerimisest ühe kalendrikuu jooksul
õppeteenuse osutamiseks riigieelarvevälise õppuri või õppuri esindaja ja kõrgkooli
vahel. Pooled allkirjastavad selle, leping registreeritakse Amphoras ja hoitakse
õppeosakonnas.
192. Mobiilsuslepingud sõlmitakse kõrgkooli ja üliõpilaste, õppejõudude ja töötajate
vahetusse saatmiseks tähtajaliselt neljas eksemplaris. Lepingud koostab välissuhete juht.
Dokumendihalduse spetsialist registreerib lepingu Amphoras ja lepingu kõrgkooli
eksemplari säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.
35
193. Arendus- ja koostöölepingud koostab välissuhete juht või vastavalt volitusele kõrgkooli
töötaja. Dokumendihalduse spetsialist registreerib lepingu Amphoras ja lepingu
kõrgkooli eksemplar säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.
194. Majandusleping sõlmitakse kõrgkooli majandustegevuse kajastamiseks. Lepingud
allkirjastatakse vastavalt rektori allkirjaõiguse edasivolitamisele. Majanduslepingud
jagunevad:
1) teenuste osutamise lepingud füüsiliste ja juriidiliste isikutega – säilitatakse
dokumendihalduse spetsialisti juures;
2) müügilepingud vajalike vallasasjade ostmiseks – säilitatakse dokumendihalduse
spetsialisti juures;
3) ehitus- ja remonttööde lepingud – säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures;
4) kasutuslepingud kooli ruumide ühekordseks kasutuseks andmiseks – säilitatakse
haldusjuhi juures;
5) kõrgkooli (või kõrgkooli kasutusse antud) GSM-mobiiltelefonide numbrite
kasutuslepinguid kooli töötajatega – sõlmitakse, muudetakse ja lõpetatakse arvestades
kõrgkooli mobiiltelefonide kasutamise korras kehtivaid tingimusi ning õigusaktidest
tulenevaid nõudeid. Säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures;
6) üliõpilaskodu üürilepingu sõlmib üliõpilastega kõrgkooli nimel üliõpilaskodu juhataja –
säilitatakse üliõpilaskodus.
Ametikiri
195. Ametikirju vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalsel kujul kõrgkooli
kirjaplangile.
196. Väljasaadetava paberkandjal kirja puhul esitatakse allkirjastamiseks kaks
originaaleksemplari. Ühel eksemplaril on koostaja nimele lisaks ka allkiri, mis jääb
kõrgkooli.
197. Kirja liigid on:
1) sissetulevad kirjad, mis jagunevad:
a) algatus- või vastuskiri;
b) taotlus;
c) avaldus;
d) märgukiri;
e) selgitustaotlus;
f) teabenõue.
36
2) väljaminevad kirjad, mis jagunevad:
a) algatus- või vastuskiri
b) volikiri;
c) garantiikiri;
d) teatis;
e) tõend.
3) kõrgkoolisisene kirjavahetus:
a) esildis;
b) avaldus;
c) taotlus.
Esildis, taotlus, avaldus
198. Esildis, taotlus, avaldus on reeglina kõrgkoolisisesed ametikirjad, millega pöördutakse
kõrgemalseisvate ametiisikute poole ettepanekute, taotluste või soovidega. Kõrgkooli
sisesed esildised, taotlused, avaldused esitatakse elektroonselt läbi Amphora.
Lihtsustamaks kõrgkoolisiseste elektroonsete avalduste/esildiste esitamist, on loodud
Amphoras vastavad vormid (avaldus, esildis, täienduskoolitustaotlus). Puhkuse- ja
lähetustaotlused esitatakse Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP).
Volikiri
199. Volikiri (vt lisa 13) vormistatakse kõrgkooli kirjaplangile.
200. Volikirjal peab olema:
1) dokumendi liigi nimetus;
2) volikirja registreerimisnumber ja kuupäev;
3) tekst, mis sisaldab järgmisi andmeid:
a) volitatud isiku täielikku nime ja sünniaega;
b) volituse sisu ehk tegevust, milleks volitatakse (kas tegemist on ühekordse tehinguga
või pideva esindamisega, kui on vajalik summaline piirang, siis on vaja fikseerida
ka summa, mille ulatuses tehingut võib teha);
c) volikirja kehtivuse tähtaega (kirjutatakse sõnades) või märget, et on tegemist
tähtajatu volikirjaga;
d) vajadusel edasivolitamise õigust;
e) vajadusel volitatava allkirja näidist;
37
4) allkirjaõigusliku isiku allkiri;
5) koostaja.
201. Pitser pannakse volikirjale ainult siis, kui seda nõuab kolmas isik, kellele volikiri
esitatakse.
202. Volikirja kehtivus lõpeb:
1) volituses antud toimingu teostamisega;
2) tähtaja möödumisel;
3) töötaja ja kõrgkooli vahelise töösuhte lõppemisel;
4) volituse tühistamisel, kusjuures volitust saab tühistada selle andnud ametiisik või temast
kõrgemalseisev ametiisik.
203. Kui volitatud isiku tööleping kõrgkoolis lõpeb või lõpetatakse, on ta kohustatud kõik
tema nimele antud volikirjad tööandjale tagastama. Selle eest vastutab asjaajamist
ülevõttev isik.
204. Volikirjad vormistatakse ning registreeritakse Amphoras dokumendihalduse spetsialisti
poolt. Volikirja puhul pannakse pitsat paberkandjal dokumendile, see on autentsuse
tõestamiseks. Volikiri võib olla ka elektrooniline. Elektroonilise volikirja puhul on
selleks digitaalselt pandud allkiri.
Teatis/arhiiviteatis
205. Teatis (vt lisa 14) on kõrgkooli arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument, näiteks
arhiiviteatis isiku töötamise kohta, makseteatis. Arhiiviteatis väljastatakse kõrgkoolis
hoiul olevate arhiividokumentide alusel.
206. Teatis vormistatakse kirjaplangile. Tekstis formuleeritakse nõutud fakt selliselt, nagu
see dokumentides sisaldub; antakse andmed isiku kohta (nimi, isikukood või sünniaeg);
viidatakse väljaandmise aluseks olnud arhivaali (de) le.
207. Teatise allkirjastab rektor või rektori poolt volitatud isik. Kõik teatised registreeritakse
Amphoras.
208. Adressaadi soovi korral tuleb teatisele panna ka pitser.
209. Taotlustele arhiiviteatise, ärakirja või väljavõtte saamiseks vastatakse hiljemalt 30
kalendripäeva jooksul alates taotluse registreerimisele järgnevast tööpäevast.
210. Kui taotlusele vastamine ei ole võimalik või vastamise tähtaega on vaja pikendada,
teavitatakse sellest taotluse esitajat.
211. Isikuandmeid sisaldavatele arhiividokumentidele on kolmandatel isikutel juurdepääsuks
vaja andmesubjekti nõusolekut.
38
Tõend
212. Tõend (vt lisa 15) antakse kõrgkooli poolt välja siis, kui on tarvis kõrgkooliga seoses
teatud fakti tõendada.
213. Tõend antakse välja sellisel juhul, kui fakt või suhe on dokumentaalselt fikseeritud.
214. Tõendid vormistatakse ja allkirjastatakse üksuses, kelle pädevusse antud tõend kuulub
ning registreeritakse Amphoras, üliõpilastele/õpilastele jooksvalt väljastatavad tõendid
Tallinnas registreeritakse Amphoras õppesekretäri poolt ja Kohtla-Järvel sekretäri poolt.
215. Adressaadi soovi korral tuleb tõendile panna ka pitser.
Teabenõue
216. Teabenõue on pöördumine, millega taotletakse olemasolevat avalikku teavet.
Teabenõuet menetletakse vastavalt Avaliku teabe seaduses sätestatud korrale ja
kõrgkooli asjaajamiskorras sätestatud dokumentide menetlemise korrale.
217. Teabenõudega ei ole tegemist, kui sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat
dokumenteeritud teavet, vaid lahendust mõnele probleemile, esitatakse ettepanekuid või
kaebusi, saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel
vastuse koostamist, soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu
sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega. Sel juhul on tegemist
märgukirja või selgitustaotlusega, mida menetletakse vastavalt Märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses sätestatud
nõuetele.
218. Kui teabenõuete täitmise eest vastutav töötaja ei oska otsustada või tal on kahtlus, kas
tegemist on teabenõudega või muu vastamist ja menetlemist vajava dokumendiga või
võimaliku piiratud juurdepääsuga dokumendiga, pöördub ta juhiste saamiseks
dokumendihalduse spetsialisti poole.
219. Kõrgkoolile saab teabenõude esitada kas:
1) suuliselt – vahetult või telefoni teel;
2) kirjalikult – posti, faksi või elektronpostiga (ametlik e-posti aadress [email protected]);
3) elektrooniliselt – täites teabenõude vormi kõrgkooli kodulehel www.ttk.ee
220. Delikaatseid või eraelulisi isikuandmeid sisaldava teabe taotlejalt peab nõudma isikut
tõendava dokumendi ja vastavale teabele juurdepääsu õigust tõendava dokumendi
esitamist.
221. Teabenõudes peavad olema esitatud järgmised andmed:
39
1) teabenõudja ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või
asutuse nimetus;
3) teabenõudja sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber);
4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu;
5) taotletav teabenõude täitmise viis.
222. Suuliselt esitatud teabenõude korral märgib teabenõude saaja vajalikud andmed üles
ning edastab selle registreerimiseks dokumendihalduse spetsialistile.
223. Dokumendihalduse spetsialist registreerib teabenõude Amphoras selle saamise päeval
või hiljemalt saamisele järgneval tööpäeval.
224. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või see on esitatud suuliselt või
elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.
225. Teabenõue täidetakse viivituseta ning mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates
teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada
või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib nõude täitmise tähtaega pikendada
kuni 15 tööpäevani. Pikendamisest koos põhjendusega tuleb teabenõudjale teatada viie
tööpäeva jooksul.
226. Teabenõude täitmiseks väljastatavad dokumentide koopiad saadetakse üldjuhul välja
kaaskirjaga.
227. Teabenõude täitmisest võib keelduda Avaliku teabe seaduse § 23 loetletud juhtudel.
228. Teabenõude täitmisest keeldumine koos põhjendusega tuleb teha teabenõudjale
teatavaks viie tööpäeva jooksul.
Märgukiri ja selgitustaotlus
229. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse vastavalt Märgukirjale ja selgitustaotlusele
vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusega kehtestatud korrale ning
kõrgkooli asjaajamiskorras sätestatud dokumentide menetlemise korrale.
230. Märgukiri on isiku pöördumine, millega isik:
1) teeb ettepanekuid asutuse töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks;
2) annab teavet.
231. Selgitustaotlus on isiku pöördumine, milles isik taotleb teavet või selgitusi, mis
eeldavad kõrgkooli käsutuses oleva teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist.
232. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamatult või hiljemalt 30
kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise
40
keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut tuleb teavitada
vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.
233. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastamisest võib loobuda märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise seaduse § 5 lg 9 alusel.
E-post
234. E-kiri (vt lisa 16) on ametikirja eriliik, mis koostatakse e-posti süsteemis. E-kirju ei
allkirjastata.
235. Igale kõrgkooli töölepingu alusel töötavale töötajale (va halduspersonal) luuakse
tööleasumisel ametlik e-posti aadress kujul [email protected]. Töölepingu
lõppemisel meilikonto suletakse ja meiliaadressile sisestatakse automaatne vastus selle
mittetöötamise kohta. Kuue kuu pärast meilikonto kustutatakse.
236. Ametialase kirjavahetuse korral tuleb kasutada vaid kõrgkoolipoolset e-posti aadressi.
Ametlikult e-posti aadressilt kirju saates peab töötaja silmas pidama, et kirjaga esindab
kõrgkooli.
237. Dokumendina peab e-kiri säilitama oma algse sisu, struktuuri ja konteksti, milles ta
loodi. Struktuur tähendab siinkohal nii e-kirja kujundust, manuste linke kui ka seotud
sõnumeid. Kontekst on informatsioon, mis tavaliselt kuulub kirja päisesse: saatja, saaja
ning e-kirja teema.
238. E-kirja väärtust hinnatakse tema sisu järgi. Ametliku tegevuse käigus saadetud või
saadud e-kirjad (sh manused), mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, peegeldades
asutuse funktsioone, tegevust ja otsuseid, on ametlikud dokumendid ning need tuleb
dokumendihalduse spetsialisti juures registreerida.
239. Otsuse e-kirja väärtuse kohta langetab selle saatja. Kui tekib kahtlus e-kirja säilitamise
vajalikkuses, peab töötaja konsulteerima dokumendihalduse spetsialistiga. E-kirja
registreerimise eest vastutab selle saaja või koostaja.
240. Elektronpostiga saabunud ametlik dokument edastatakse dokumendihalduse
spetsialistile registreerimiseks saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning
menetletakse üldises korras. Elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse
Amphoras.
241. E-posti teel saabunud ametikiri reageeritakse esimesel võimalusel kolme tööpäeva
jooksul (välja arvatud nädalavahetused ja riiklikud pühad).
242. Kui töötaja läheb puhkusele või lähetusse, siis vajadusel kasutab ta e-posti keskkonnas
funktsiooni, mis tagab automaatse vastuse kirja saatjale ning milles peavad olema
41
juhtnöörid, kelle poole küsimusega pöörduda (asendaja nimi, e-posti aadress, telefon)
või millal töötaja naaseb tööle.
Näide: Tere!
Täname Teid kirja eest! Viibin puhkusel 14.08.2016-20.08.2016. Vastan Teie kirjale
21.08.2016.
Kiireloomuliste küsimuste korral pöörduge palun õppeosakonna juhataja Mari
Muraka poole: [email protected] +372 671 1752
Lugupidamisega
---
Kati Karu
õppekorralduse spetsialist
Hello
Thank you for your email. I will be out of the office on August 14 and back on the
20th. I will respond to your email 21st.
Urgent questions, please contact head of the department Mari Murakas:
[email protected] +372 671 1752
Kind regards
---
Kati Karu
specialist of academic affairs
243. Väljasaadetav ametlik meilisõnum peab olema vormistuselt selge, lühike ja
grammatiliselt korrektne. Ametliku e-kirja kohustuslikud elemendid on välja toodud
nimetatud korra lisas 16.
Tunnistus/tõend ja akadeemiline õiend
244. Täiendusõppe läbimisel väljastatakse täiendusõppurile tunnistus või tõend ( Tallinna
Tervishoiu Kõrgkooli täiendusõppe vormid ja läbiviimise kord).
245. Täiskasvanute koolituse tunnistusele ja tõendile kirjutab alla õppeprorektor vastavalt
rektori volitustele.
42
246. Rakenduskõrghariduse õppe diplom ja akadeemiline õiend vormistatakse vastavalt
Vabariigi Valitsuse määrusele "Diplomi ja akadeemilise õiendi statuut ja vormid" ja
kutseõppe lõputunnistus ja hinneteleht vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele
„Kutseõppeasutuse lõpudokumentide vormid, statuut ja väljaandmise kord“.
247. Enne 2002/2003. õppeaastat kõrgkooli lõpetanud isikutele ingliskeelse akadeemilise
õiendi (diploma supplement) väljaandmise kord on kehtestatud Tallinna Tervishoiu
Kõrgkooli normdokumendiga (kinnitatud Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli nõukogu poolt
20.09.2005. a).
Kõrgkooli komisjonide moodustamine ja nende dokumendid
248. Kõrgkooli komisjonide ja töörühmade koosseisud kinnitatakse kõrgkooli nõukogu
otsusega või rektori käskkirjaga. Komisjonid ja töörühmad tegutsevad vastavalt
komisjoni moodustaja kehtestatud korrale.
43
IV KÕRGKOOLI DOKUMENDIRINGLUS JA ALLKIRJAÕIGUSED
Saabuvate dokumentide vastuvõtmine, sorteerimine ja registreerimine
249. Dokumendid saabuvad kõrgkooli posti, käsiposti, e-posti, DVK ja faksi teel.
250. Kõrgkooli paberil liikuvat korrespondentsi ja üldmeiliaadressile ([email protected]) tulevat
elektronposti vahendab dokumendihalduse spetsialist.
251. Kõrgkooli nimele saabunud paberkandjal posti avab dokumendihalduse spetsialist,
kontrollib adressaadi õigsust, dokumendi vastavust olulisematele vorminõuetele,
loetletud lisade olemasolu jne. Dokument registreeritakse Amphoras ja saadetakse
rektorile resolutsiooni saamiseks. Vastavalt rektori resolutsioonile saadetakse dokument
menetlusse. Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid edastatakse otse saajale.
252. Kõrgkooli ametlikule e-postile või paberkandjal saabunud arved edastab
dokumendihalduse spetsialist e-arvekeskusesse menetlemiseks. Arvel peab arve saajaks
olema märgitud Tallinna Tervishoiu Kõrgkool.
253. Saadetised märkega “ISIKLIK” edastatakse adressaadile avamata. Kui isiklikult
adresseeritud kiri osutub ametlikuks, vastutab selle registreerimise eest adressaat.
254. Kohtla-Järve struktuuriüksuse aadressile tulnud kirjad registreerib Amphoras ja saadab
menetlusse sealne sekretär ning edastab paberkandjal dokumendid säilitamiseks
Tallinnasse.
255. Kõrgkooli üldisele ametlikule elektronpostiaadressile saabunud e-kirjad, DVK ja faksi
teel saadetud dokumentide puhul kehtivad samad reeglid, mis posti teel saadetud
dokumentide puhul.
256. Hankepakkumuse ümbrikud edastatakse avamata kujul hanke korraldamise eest
vastutavale töötajale.
257. Valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile ühe tööpäeva
jooksul, kõrgkooli dokumendiregistris neid ei registreerita.
258. Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, võetakse ühendust dokumendi
saatjaga ning võimalusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed.
259. Lisade puudumisel dokumenti ei registreerita, vaid teatatakse sellest saatjale ja
registreeritakse juhul, kui puudused on kõrvaldatud.
260. Kui dokumendil puudub ettenähtud allkiri, tagastatakse dokument saatjale koos vastava
põhjendusega.
44
261. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje alumisse paremasse nurka tehakse
registreerimisel saabumismärge. Kui esimene lehekülg on lõpuni täis kirjutatud, siis
tehakse saabumismärge esimese lehekülje vabale pinnale.
262. Saabumismärge sisaldab järgmisi andmeid:
1) sõna ''SISSE TULNUD'';
2) saabumise kuupäev;
3) registreerimise number;
4) asutuse nimi, kus dokument registreeritakse.
263. Ümbrikud üldjuhul hävitatakse, kuid säilitatakse:
1) kui saatja aadress on ainult ümbrikul;
2) kui postitemplit on vaja kuupäeva tuvastamiseks;
3) juurdemaksuga saadetise korral.
264. E-posti, DVK või faksi teel saabunud dokumendi registreerib dokumendihalduse
spetsialist nende saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui hiljem saabub
postiga ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema
saabumiskuupäev ja suunatakse ta antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele ning
Amphoras tehakse täiendav märge originaali saabumise kohta. Dokumendi täitmise
tähtaega arvestatakse tema esmaregistreerimise kuupäevast.
265. Saabunud dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval ja edastatakse rektorile
resolutsiooni saamiseks. Väljasaadetavad ja sisedokumendid registreeritakse
allakirjutamise päeval.
266. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni, edastatakse
vastavalt sisule täitmiseks.
267. Dokument loetakse registreerituks, kui talle on antud dokumentide loetelu järgi
vastavalt liigile tähis ja Amphoras registreerimisel saadud järjekorranumber.
268. Amphoras kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase
dokumendi (algatusdokumendi) registreerimisel. Ühes ja samas asjas saabunud ja välja-
saadetavad vastusdokumendid registreeritakse esmase või esimesena antud küsimuses
saabunud dokumendi registreerimisnumbri all, millele lisatakse dokumenti
individualiseeriv number.
269. Registreerimisele kuuluvad:
1) käskkirjad;
2) protokollid ja aktid;
3) lepingud;
45
4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, esildised, tõendid,
teabenõuded jm);
5) projektid;
6) muud õigusaktide ja dokumentide loetelu kohaselt registreerimisele kuuluvad
dokumendid.
270. Registreerimisele ei kuulu:
1) reklaamtrükised;
2) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
3) anonüümkirjad;
4) perioodikaväljaanded;
5) isiklikud ja konfidentsiaalsed kirjad;
6) koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad;
7) valel aadressil saabunud kirjad (need saadetakse tagasi).
Juurdepääsupiiranguga teave
271. Juurdepääsupiiranguga teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kinnitab rektor
oma käskkirjaga avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse alusel.
Dokumendisarjadele, milles võib esineda juurdepääsupiiranguga dokumente, on tehtud
vastav märge kõrgkooli dokumentide loetelus.
272. Juurdepääsupiirang asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele kehtib kuni
vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui viis aastat. Kui juurdepääsupiirangu
kehtestamise põhjus püsib, pikendatakse piirangut kuni viie aasta võrra.
273. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib
juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat,
eelnimetatud isikuandmetega seotud isiku surmast alates 30 aastat või kui surma ei ole
võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates kõnealuse isiku sünnist.
274. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldava dokumendi esilehe ülemisse
paremasse nurka tehakse märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või lühendi
AK, kui teabekandja seda võimaldab. Märkele lisatakse juurdepääsupiirangu alus ja
lõpptähtpäev. Amphoras tehakse vastav märge juurdepääsupiirangu kehtivuse aja ja
määramise aluse kohta.
46
Dokumentide läbivaatamine ja resolutsioon dokumendihaldusprogrammis Amphora
275. Olenevalt dokumendi sisust edastatakse registreeritud dokument resolutsiooni
saamiseks rektorile, õppeprorektorile, või finants- ja haldusdirektorile või neid
asendavatele töötajatele.
276. Resolutsioon peab sisaldama:
1) täitja nime või nimesid,
2) lahendamise käiku,
3) vajadusel täitmise tähtaega.
277. Dokument saadetakse täitmiseks läbi Amphora. Täitjale läheb sellekohane teade e-
postiga ja Amphora esilehele tekib suunamiste paneel, kus on näha talle antud ülesanne
koos resolutsiooni ja tähtaegadega.
278. Kui resolutsiooniga määratakse mitu täitjat, siis resolutsioonis esimesena märgitud täitja
koordineerib asja lahendamist, kõikidele täitjatele edastatakse koopiad.
Dokumentide allkirjastamine
279. Kõrgkooli allkirjaõiguslik isik on rektor.
280. Rektori allkirjaõiguse edasivolitamist ja rektori asendamist reguleeritakse vastava
rektori käskkirjaga.
281. Digitaalallkirjal ja omakäelisel allkirjal on võrdne õigusjõud.
282. Digitaalallkiri peab võimaldama:
1) üheselt tuvastada isiku, kelle nimel allkiri on antud;
2) kindlaks teha allkirja andmise aja;
3) siduda digitaalallkiri dokumendiga sellisel viisil, mis välistab võimaluse tuvastamatult
muuta dokumenti või selle tähendust pärast allkirja andmist.
283. Omakäeline allkiri:
1) kirjutatakse loetavalt (allkirjast peab olema aru saada, kes selle andnud on);
2) koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest või selle osast;
3) allkirjastatakse üldiselt sinise tindisulepeaga;
4) vormistatakse peale lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadele
põhireavahedele.
47
Dokumendi täitmine, täitmise kontrollimine ja täitmistulemuse vormistamine
284. Töötajad on kohustatud jälgima registreeritud dokumentidele vastamiseks etteantud
tähtaegu.
285. Dokumendihalduse spetsialist jälgib tähtaegadest kinnipidamist ja teeb suuliselt või e-
posti teel täitjale meeldetuletuse 5 päeva enne dokumendi lahendamise tähtaja
saabumist.
286. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab töötaja, kellele on dokument täitmiseks
suunatud.
287. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendripäevades
dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest või muust õigusaktist ei
tulene teisiti.
288. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja
lahendamise tulemustest hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene
teisi tähtaegu. (Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse hiljemalt 30 kalendripäeva
jooksul; teabenõudele vastatakse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul).
289. Dokumentidele vastamise tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni või kuni asja lahen-
damiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja
pikendamise rektor või tema poolt volitatud isik. Dokumendihalduse spetsialist teavitab
vastuse saajat uuest vastamistähtajast.
290. Kui asja lahendamine ei kuulu kõrgkooli pädevusse, edastatakse see vastavalt
kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teavitades sellest ka dokumendi saatjat.
291. Dokument loetakse tähtaegselt lahendatuks, kui:
1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
2) dokument on edastatud e-posti/ faksi teel;
3) isikut on sellest teavitatud;
4) on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.
292. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge,
kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati või teha vastav märge
Amphora kommentaaride lahtrisse.
Näide: Telefoni teel vastatud jaatavalt OÜ Kiri direktorile hr Kuule
/Allkiri/
Karin Kallo
48
Sekretär
21.01.2016
Ümbriku vormistamine
293. Kõrgkoolis on lubatud kasutada kõiki rahvusvahelises postisides kasutatavaid ümbrike
sarju.
294. Aadressi kirjutamisel juhindutakse alljärgnevast:
1) minimaalsuurusega postiaadress hõlmab kolme tekstirida;
2) maksimaalselt võib kasutada postiaadressi kirjutamisel kuut tekstirida;
3) postiaadress märgitakse ümbriku pika küljega samasuunaliselt adressaadivälja paremale
poole, kusjuures kõik read algavad vasakust veerisest.
4) võimalusel eelistada aadressi ümbrikule trükkimist.
295. Aadressi kirjutamisel jälgitakse allpool toodud järjestust:
1) saaja;
2) saaja asutuse ja/või struktuuriüksuse nimetus;
3) tänav, maja- ja korterinumber;
4) postiindeks ja linn või maakond;
5) riik (kui läheb välismaale).
Näide:
/saatja aadress/
Tallinna Tervishoiu Kõrgkool
Kännu 67
13418 TALLINN
/saaja aadress/
Hr Kalle Kaasik
AS Kuusk
Puu 13-1
11123 TALLINN
49
296. Saatja aadressi võib ka ümbriku tagaküljele üles äärde kirjutada. Ilma saatja aadressita
posti välja ei saadeta.
50
V DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE
Dokumentide loetelu
297. Dokumentide süstematiseerimise aluseks kõrgkoolis on dokumentide loetelu.
298. Kõrgkooli dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult.
299. Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta:
1) arhiivimoodustaja (kõrgkooli) nimi;
2) funktsiooni tähis ja nimetus;
3) sarja tähis ja nimetus;
4) säilitustähtaeg või arhiiviväärtus;
5) asjaajamisperiood;
6) struktuuriüksus/töötaja, vastutaja;
7) juurdepääsupiirangu alus;
8) märkused.
300. Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa:
1) asutuse töö korraldamine;
2) personalitöö korraldamine;
3) õppetöö korraldamine;
4) täienduskoolituse korraldamine;
5) välissuhete korraldamine;
6) üliõpilas- ja õpilasesindus;
7) siseauditi ja järelvalve teostamine;
8) finantsplaneerimine ja haldustegevuse korraldamine;
9) töötervishoid ja töökaitse;
10) arhiivitöö korraldamine;
11) raamatukogutöö korraldamine.
301. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga
dokumendid.
302. Dokumentide loetelu muudetakse üldjuhul vaid siis, kui:
1) muutuvad kõrgkooli ülesanded või struktuur ja selle tulemusena tekivad uued
dokumentide sarjad;
2) muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitusaeg;
3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv;
4) muutuvad seadused või teised asjaajamiskorras aluseks võetud õigusaktid.
51
303. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse siis, kui struktuuris või ülesannetes toimuvad
ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide
koosseis.
304. Kõrgkooli dokumentide loetelu kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks Riigiarhiivi
inspektorile enne loetelu kinnitamist.
305. Riigiarhiivi inspektori arvamusega mittenõustumisel, esitab loetelu koostaja arhiivile
motiveeritud põhjenduse ühe kuu jooksul pärast arvamuse saamist.
306. Kõrgkooli dokumentide loetelu kinnitab kõrgkooli rektor.
Säilitustähtajad
307. Kõrgkooli dokumente säilitatakse paberkandjal ja digitaalselt, nii et tagatud peab olema
dokumentide turvaline ja autentne säilimine ning kasutatavus kogu säilitustähtaja
jooksul.
308. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel (sh muutmisel) lähtutakse õigusaktides
sätestatud tähtaegadest, kõrgkooli vajadustest, dokumentide unikaalsusest,
kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.
309. Säilitustähtajad määratakse:
a) aastates (1 aasta; 3 aastat; 5 aastat; 7 aastat; 10 aastat; 15 aastat; 50 aastat; 75 aastat);
b) kindlaksmääratud sündmuse toimumise tähtajana (nt 10 aastat pärast lepingu
lõppemist);
c) kuupäevana (nt 31.12.2016);
d) alatiselt (asutuse tegevuse lõpuni);
e) püsivalt (dokumendid, millele on antud Rahvusarhiivi hindamisotsusega arhiiviväärtus).
310. Dokumentide säilitustähtaega arvestatakse nende loomise või saamise puhul asja-
ajamisperioodi lõpust või kindlaksmääratud sündmuse puhul selle saabumise
kuupäevast.
311. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi
loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. Erinevates sarjades registreeritud,
kuid üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaja arvestamisel lähtutakse üldjuhul
sarjale kehtestatud säilitustähtajast.
52
Toimikute pidamine asjaajamises
312. Asjaajamisperioodi vältel või arvestades dokumentide hulka koondatakse dokumendid
registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud
sarjale.
313. Toimiku seljale märgitakse:
1) pealkiri ehk sarja nimetus;
2) tähis vastavalt dokumentide loetelule;
3) aastaarv (ud);
314. Toimikusse paigutatakse olenevalt dokumentide hulgast ühe või mitme asjaajamisaasta
dokumendid, dokumentide vähesusel ka mitme asjaajamisaasta dokumendid. Erandi
võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade
lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma või komisjoni
toimik).
315. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja
muude lahendamise käigus tekkinud dokumentidega.
316. Kui toimikus on ühest dokumendist erinevad variandid (faks või e-posti väljatrükk ja
originaal) säilitatakse ainult originaaldokument.
317. Digitaalsel kujul dokumente säilitatakse Amphora keskkonnas kuni nende hävitamiseni
või üleandmiseni avalikku arhiivi.
318. Pika ja alatise säilitustähtajaga digitaaldokumendid salvestatakse vajaduse korral
säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende autentse ja tervikliku säilimise
neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Püsiva säilitustähtajaga digitaaldokumendid
salvestatakse vajaduse korral säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende
autentse ja tervikliku säilimise kuni Rahvusarhiivi üleandmiseni.
53
VI ARHIIVI KORRASTAMINE, KAITSE JA JUURDEPÄÄS NING DOKUMENTIDE
ERALDAMINE HÄVITAMISEKS
Arhiveeritud dokumentide loetelu ja säilitamine
319. Toimikute, millega seotud asjaajamine on lõppenud, põhjal koostab iga struktuuriüksuse
juht või asjaajamist korraldav isik toimikute loetelu (vt lisa 17), mis on kõrgkooli
dokumentide leidmise ja nende allesoleku kontrollimise vahend. Loetelu eesmärgiks on
toimikute jälgimine ning neile juurdepääsu võimaldamine.
320. Toimikute loetelu koostamise aluseks on kõrgkooli dokumentide loetelu.
321. Toimikute loetelus märgitakse:
1) kõrgkooli nimi;
2) funktsiooni nimetus ja tähis;
3) sarja nimetus ja tähis (toimiku tekkimise ajal kehtinud dokumentide loetelu järgi);
4) säilitustähtaeg;
5) toimiku järjekorranumber ja pealkiri;
6) toimikute hulk;
7) arhivaalide piirdaatumid, s.o esimese ja viimase arhivaali kuupäev;
8) toimiku asukoht;
9) juurdepääsupiirang;
10) asutuse arhiivi üleandmine;
11) dokumentide hävitamine.
322. Vastavalt vajadusele võib eelpooltoodud loetelu täiendada arhiivi haldamist
hõlbustavate lisaandmetega, näiteks arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseks
eraldamise, toimikute üldarvu vms kohta.
323. Toimikute loetelus võib asjaajamisperioodi vältel tekkinud toimikuid, mille
säilitustähtaeg ei ületa 10 aastat, loetleda summaarselt. Sama pealkirjaga toimikud
esitatakse ühe kirjena, näidates nende järjekorranumbrite vahemikku. Selline
kokkuvõtlik loetlemine pole soovitatav, kui toimikut on võimalik leida ainult pealkirja
järgi.
324. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni 10 a) säilitustähtajaga arhivaale hoitakse
tööruumides või selleks määratud ruumides, kus on välditud kõrvaliste isikute
juurdepääs dokumentidele.
325. Alatise, püsiva ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga arhivaalid annab iga
struktuuriüksuse juht või asjaajamist korraldav isik üle toimikute loetelu alusel kahe
54
aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise lõppemist dokumendihalduse
spetsialistile, kes edastab need arhiivikorrastajale. Juurdepääsu nendele arhivaalidele
reguleerib käesolev asjaajamiskord.
326. Kõrgkooli arhiivi korrastab lepingu alusel arhiivikorrastusteenust pakkuv ettevõte.
327. Alatise ja püsiva säilitustähtajaga dokumentide üleandmine Rahvusarhiivi toimub
vastavalt arhiivieeskirjale ja seda teeb dokumendihalduse spetsialist.
328. Kõrgkooli töötajatele arhiivist väljastatavad arhivaalid registreerib dokumendihalduse
spetsialist arhivaalide laenutuse registris. Ametialaseks kasutamiseks väljaspool
arhiiviruumi väljastatakse dokumente kuni 30 kalendripäevaks.
329. Registrisse märgitakse väljastamise kuupäev, kellele väljastatakse, säilikute numbrid,
säilikute arv, säilikute pealkirjad, allkiri arhivaalide kättesaamise kohta, arhivaalide
tagastamise kuupäev.
330. Arhivaalide kasutamine peab toimuma selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisukorda
ega ohusta selle edasist säilimist. Arhivaali kasutamisel on keelatud anda neid edasi
kolmandatele isikutele, teha neisse märkmeid või väljakirjutisi säilikute peal, murda
lehti, muuta lehtede järjekorda ja neid köitest välja võtta.
331. Teistele asutustele väljastatakse arhivaalide ärakirju.
332. Arhivaalide säilimise ja ohutuse tagamise kord kehtestatakse ohuplaaniga.
333. Ohuplaani koostab dokumendihalduse spetsialist koostöös rektori, finants- ja
haldusdirektori ning haldusjuhiga.
Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks
334. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamisel on põhinõudeks,
et arhivaalid hoitakse alal autentse, kasutatava ja juurdepääsetavana kogu säilitustähtaja
jooksul.
335. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaale võib hoida registraatorites ja kiirköitjates ning
erilise põhjuseta ei ole neid vaja spetsiaalselt säilitamiseks ette valmistada.
336. Pikaajalisi ja alatisi paberarhivaale süstematiseerib sisuliselt ja valmistab ette kõrgkooli
arhiivi andmiseks iga õppetooli ja struktuuriüksuse asjaajamist korraldav isik.
337. Toimikute kaaned ja muud tarvikud, mis ei vasta arhiivipüsivuse nõuetele, asendatakse
arhiivipüsivate materjalide soovituslikus loetelus toodud tarvikutega.
338. Kaante vahetamisel lisatakse üks valge leht toimiku esilehe ette ja üks leht lõppu.
55
339. Dokumendid kinnitatakse kaantesse eelistatult paelaga, kasutades arhivaali
registraatorisse panemiseks tehtud auke. Kaane selg ei tohi olla paksem kui kolm
sentimeetrit.
340. Toimikute kaantele märgitakse vajalikud andmed:
1) kõrgkooli nimi;
2) sarja tähis kehtiva dokumentide loetelu järgi;
3) pealkiri (vajadusel täpsustades ja täiendades dokumentide loetelus märgitud sarja
pealkirja);
4) piirdaatumid;
5) viit arhivaalide loetelu järgi.
Näide: Tallinna Tervishoiu Kõrgkool
1-1
Registridokumendid ja põhimäärus
01.01.2001-31.12.2003
1
Säilikute moodustamine
341. Toimikutesse kogunenud dokumentidest moodustatakse füüsilise korrastamise käigus
säilikud.
342. Säilik moodustub üldjuhul:
1) ühe asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud
arhivaalidest;
2) mitme asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud
arhivaalidest;
3) ühe osana asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud
arhivaalidest;
4) üksikarhivaalist.
343. Säilikut võib moodustada:
1) üheses vastavuses arhivaalide loetelus registreeritud toimikutele (säilik = toimik), ühe
asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud arhivaalidest;
56
2) toimikute liitmise teel, arvestades ja säilitades toimikute terviklikkust (säilik = toimik +
toimik + toimik), mitme asjaajamisperioodi või asja menetlemise jooksul samasse sarja
ladestunud arhivaalidest;
3) toimiku jagamise teel (säilik = toimik/x), ühe osana asjaajamisperioodi või asja
menetlemise jooksul samasse sarja ladestunud arhivaalidest.
344. Arhivaalid järjestatakse järgmiste tunnuste alusel:
1) kronoloogiliselt/registreerimisnumbri alusel – kõige varasem dokument paigutatakse
kõige ette ning kõige hilisem dokument kõige lõppu;
2) tähestikuliselt – nimelisi dokumente kasutamise hõlbustamiseks;
3) temaatiliselt – asjapõhised toimikud süstematiseeritakse vastavalt teema/asja piires
kronoloogiliselt, vajadusel lisatakse sisunimekiri;
4) korrespondentide, autorite järgi – nii isikutest kui asutustest lähtuvalt, samas
kronoloogiliselt iga autori siseselt.
345. Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest.
346. Asjaajamisperioodi lõppedes korraldab iga struktuuriüksuse juht või asjaajamist
korraldav isik kahe kuu jooksul pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente
sisaldavate toimikute ettevalmistamise säilitamiseks järgmiselt:
1) toimikutest eemaldatakse liigsed koopiad, mustandid ja muu mittearhiiviaines;
2) pika ja alatise säilitustähtajaga dokumentidelt eemaldatakse metallklambrid;
3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt või mõne muu tunnuse järgi.
Dokumentide hävitamine
347. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, eraldatakse hävitamiseks. Dokumenti ei
tohi hävitada enne, kui arhiiviväärtusega arhivaalid on välja selgitatud.
348. Dokumentide hävitamiseks koostab dokumendihalduse spetsialist koostöös
arhiivikorrastajaga hävitamisakti kavandi ja esitab selle vajadusel hindamiseks
Rahvusarhiivile.
349. Hävitamisaktis (vt lisa 18) esitatakse järgmised andmed:
1) tähis toimiku tekkimise ajal kehtinud dokumentide loetelu järgi;
2) sarja või toimikute nimetus või pealkiri;
3) piirdaatumid;
4) toimikute hulk;
5) säilitustähtaeg;
57
6) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumentide säilitamist või hävitamist (seadus,
määrus, dokumentide loetelu);
7) märge dokumentide hävitamise viisi kohta;
8) märge dokumentide hävitamise aja, koha ning hävitaja kohta (täidetakse dokumentide
hävitamisel);
9) asjaajamise eest vastutava isiku allkiri.
350. Dokumendid hävitatakse ühe kuu jooksul pärast hävitamist lubava hindamisotsuse
saamist hävitamisaktis märgitud viisil.
351. Dokumendid hävitatakse:
1) füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm);
2) teabe kustutamisega selle kandjalt.
352. Pärast dokumentide hävitamist teeb dokumendihalduse spetsialist hävitamisakti märke
hävitamise aja, viisi ja hävitaja kohta.
Arhivaalide säilitamine, kaitse ja neile juurdepääs
353. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise korra rakendamise eest vastutab
dokumendihalduse spetsialist.
354. Kõrgkooli arhiivihoidla asub kõrgkooli ruumides aadressil Kännu 67, Tallinn.
355. Arhiiviruumi tehnilised näitajad:
- II korrus, keskküte;
- hoidla pindala on 27 m²;
- hoidlas on 1 turvakardinaga kaetud aken;
- hoidla on sisustatud metallist arhiiviriiulitega.
356. Arhiiviruum on kõrgkooli teistest ametiruumidest isoleeritud ja spetsiaalselt kohandatud
ruum. Arhiiviruum on varustatud turvatud akna, ukse ja tulekustutiga.
357. Arhiiviruumi paigutatakse hoiule kõrgkooli tegevuse käigus tekkinud asjaajamises
lõpetatud ja arhiveeritud dokumendid. Osadele dokumentidele on rektori käskkirjaga
määratud juurdepääsu ja kasutamise piirangud (reguleeritud isikuandmete kaitse
seaduses ja avaliku teabe seaduses). Arhiiviruumis säilitatakse alatise ja pikaajalise
säilitustähtajaga dokumente.
358. Arhiiviruumi võib paigutada kõrgkooli tegevuse käigus loodud ja saadud asjaajamises
lõpetamata dokumente (lepingud, kinnistamisaktid ja -otsused jne), mis vajavad erilisi
hoiutingimusi.
58
Ohutuse tagamine
359. Arhiiviruumi võti on dokumendihalduse spetsialistil. Tagavaravõtmed asuvad
valvelauas. Võtmete andmine kolmandatele isikutele ei ole lubatud.
360. Arhiiviruumi võib siseneda vaid dokumendihalduse spetsialisti või arhiivi korrastaja
nõusolekul.
361. Arhiiviruumis ei ole lubatud viibida kõrvalistel isikutel. Kõrgkooli töötajad võivad
arhiivis käia seoses tööülesannete täitmisega arhiivi eest vastutava isiku juuresolekul.
Võtmeid on lubatud anda ainult koristajale, kes tagastab need arhiivi eest vastutavale
isikule peale töö lõpetamist arhiiviruumis.
362. Arhiiviruumist lahkumisel tuleb sulgeda uks ja kustutada tuled.
363. Arhiiviruumis on keelatud:
1) viibida kõrvalistel isikutel dokumendihalduse spetsialisti nõusolekuta;
2) hoida kõrvalisi esemeid või kergestisüttivaid ja plahvatusohtlikke aineid;
3) suitsetada ja kasutada lahtist tuld.
364. Kõrgkooli töötajad on kohustatud kinni pidama käesolevas korras kehtestatud
normidest.
59
VII ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE
365. Lahkuv töötaja viib töökohalt ära oma isiklikud asjad, korrastab töökoha ning annab
asjaajamise ja tööandja vara üle teda asendavale töötajale või selle puudumisel vahetule
juhile hiljemalt viimasel tööpäeval või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks.
366. Asjaajamise ning tööandja vara üleandmine vormistatakse üleandmis-
vastuvõtmisaktiga. Kui töötaja:
1) keeldub asjaajamise ja varade üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub
asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt struktuuriüksuse juhi ja dokumendihalduse
spetsialisti juuresolekul.
2) ei ole hiljemalt viimaseks tööpäevaks kõrgkoolile tagastanud töövahendeid või muud
varalist väärtust, teavitab dokumendihalduse spetsialist töötajat isiklikule e-posti
aadressile ja tähitud kirjaga tööandja poolt määratud vara tagastamise kuupäevast.
3) ei tagasta vara nimetatud kuupäevaks on tööandjal vastavalt seadusele õigus pöörduda
varguse teatega politseisse. Vastav märge tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti.
Asjaajamise ja vara üleandmine töötaja lahkumisel
367. Lahkuva töötaja asjaajamise ja vara üleandmist-vastuvõtmist korraldab ja vormistab
asjaajamise ja vara üleandmis-vastuvõtmisakti (vt lisa 12) dokumendihalduse spetsialist.
Asjaajamise ja vara üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
1) pooleliolevate tööde ja vastavate dokumentide loetelu;
2) kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu;
3) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleandja lahendamisel olevate lepingute loetelu;
5) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide loetelu;
6) kõrgkooli raamatukogule tagastamata teavikute loetelu;
7) isiklikul vastutusel oleva vara loetelu;
8) struktuuriüksuse juhi vahetumisel eelarvevahendite seisu.
368. Personalispetsialist-rektori assistent teavitab dokumendihalduse spetsialisti lahkuva
töötaja töölepingu lõppemisest ette vähemalt 14 kalendripäeva enne töölepingu
lõppemist. Dokumendihalduse spetsialist korraldab vastava info edastamise üleandmise
ja vastuvõtmisega seotud töötajatele (vt p 370).
60
369. Lahkuvale töötajale (edaspidi üleandja) edastab dokumendihalduse spetsialist
väljavõtte asjaajamisdokumentide, Riigitöötaja Iseteenindusportaalist varade ja
raamatukogusse tagastamata teavikute loetelud vähemalt 7 kalendripäeva enne
töölepingu lõppemist.
370. Dokumendihalduse spetsialist koostab saadud informatsiooni alusel üleandmis-
vastuvõtmisakti, mille õigsust ta kontrollib koostöös üleandja vahetu juhi,
finantsspetsialisti, raamatukogutöötaja ning asjaajamise ja vara vastuvõtja(te)ga.
371. Üleandja peab kõik aktis loetletud üleantavate dokumentide ja varade ühikulise
olemasolu tagama ja teostama vastava kontrolli koos vastuvõtja(te)ga.
372. Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ning akti kinnitab üleandja vahetu juht. Akti
registreerib dokumendihalduse spetsialist Amphoras vastavasse sarja hiljemalt töötaja
viimasel tööpäeval. Paberkandjal akt säilitatakse dokumendihalduse spetsialisti juures.
Aktist tehakse koopiad üleandjale, vastuvõtjale ja finatsspetsialistile, kes teeb
riigitöötaja iseteenindusportaalis varade eest vastutajate osas muudatuskanded.
373. Kui üks osapool asjaajamise ja vara üleandmisel-vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus,
siis esitatakse enne allkirjastamist eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu
kohta tehakse akti märge.
Asjaajamise ja vara üleandmine rektori vahetumisel
374. Kui vahetub kõrgkooli rektor peab üleandmise-vastuvõtmise akt lisaks ülaltoodule
sisaldama veel järgmisi andmeid:
• loetelu tähtajalistest tööülesannetest (koostab töötaja ise);
• koosseisu nimekiri täidetud ja täitmata ametikohtade loeteluga (koostab
personalispetsialist);
• pitsatid, nende liigid, arv, asukohad ja pitsatite hoidmise eest vastutav
töötaja (koostab dokumendihalduse spetsialist);
• asutuse eelarvevahendite seis (koostab finants- ja haldusdirektor);
• eelarvevälise pangakonto jääk (esitab finants- ja haldusdirektor);
• kõrgkooli põhivahendite koondnimekiri ja nimekirjad vastutavate isikute
lõikes (esitab finants- ja haldusdirektor);
• rektori kasutuses olev kõrgkooli vara (esitab finants- ja haldusdirektor);
• viimase rektori poolt allakirjutatud käskkirja viimane number liikide
kaupa ja kirja sarja tähis (koostab dokumendihalduse spetsialist);
• kehtivate volituste loetelu (koostab dokumendihalduse spetsialist).
Lisa 1
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: [email protected] Reg nr 70003980
Lisa 2
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN faks 671 1710 E-post [email protected] reg nr 70003980
Lisa 3
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu Str 67 Phone +372 671 1701 www.ttk.ee EE13418 Tallinn Fax +372 671 1710 E-mail: ESTONIA [email protected] Reg no 70003980
Lisa 4
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu Str 67 Phone +372 671 1701 www.ttk.ee EE13418 Tallinn Fax +372 671 1710 E-mail: ESTONIA [email protected] Reg no 70003980
Lisa 7
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: [email protected] Reg nr 70003980
Hr Toomas Risu Teie 13.04.2015 nr 2-5/1344
Prahi OÜ
Kuhja 13 Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-16/256-1
55236 TARTU
Täienduskoolituse läbiviimisest
Austatud juhatuse esimees
Täname Teid usalduse eest. Oleme meeleldi nõus pakkuma Teie ettevõttele esmaabialast
täienduskoolitust.
Saadame teie poolt soovitud täiendkoolituse kava ning info maksetingimuste kohta. Kursuse
juhendaja võtab teie personalijuhiga ühendust lähipäevil.
Lugupidamisega
/Allkirjastatud digitaalselt/
Mari Mets
Rektor
Lisa: 2 lehel
Sirje Siil +372 671 1705
Lisa 9
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
KÄSKKIRI
Tallinn nr 1-4/
Asjaajamiskorra kinnitamine
Lähtudes Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2002. a määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed
alused“ paragrahv 4 lõige 1:
1. kinnitan Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli asjaajamiskorra (lisatud 52 lehel);
2. käesolevat asjaajamiskorda muudetakse vastavalt vajadusele, kuid mitte tihedamini kui
kord aastas;
3. tunnistan kehtetuks Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli rektori 28.11.2005. a käskkirja
nr 1-4/13 „Asjaajamiskorra kinnitamine“.
/Allkirjastatud digitaalselt/
Mari Maasikas
Rektor
Koopiad: struktuuriüksused ja õppetoolid
Sirje Siil
Lisa 10
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Dokumendihaldussüsteemis Amphora avalduste/esildiste menetlusse saatmine
Läbi Amphora dokumentide menetlusringile saatmisel kasutada järjestiktäitmist, mitte paralleeltäitmist (järjestiktäitmise puhul läheb avaldus täitmisele järjest, alustades esimesena lisatud nimest. Kui esimene inimene avalduse kooskõlastab, liigub see töökäsuna automaatselt edasi menetlusringi lisatud järgmisele inimesele jne. Paralleeltäitmise puhul läheb avaldus kooskõlastamiseks korraga kõikidele, kes menetlusringi lisati). Personalialased avaldused ja esildised
Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks Täitmiseks Teadmiseks
Amphorast valida vastav vorm: Avaldus (vaid personalialane) - lepingute sõlmimine - lisatasu taotlemine - kompensatsiooni
taotlemine (transport, prillid)
- 1. projektide rahastuse korral antud projekti koordinaator või juht
2. otsene juht
3. personalispetsialist -
Õppetööalased esildised Amphoras valida vorm „Esildis (õppetööd puudutav)“
Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks
Täitmiseks Teadmiseks
Immatrikuleerimine Eksmatrikuleerimine (sh lõpetamine)
- 1. õppeosakonna juhataja 2. õppeprorektor 3. rektor
4. õppesekretär -
Järgmisele kursusele üleviimine Lõputöö ja lõpueksamile lubamine
- 1. õppeosakonna juhataja
2. õppeprorektor
3. õppesekretär -
Välismaal õppimine, stipendiumi taotlemine (vahetus)
- 1. õppetooli juhataja 2. välissuhete juht 3. finants- ja
haldusdirektor 4. rektor
5. õppesekretär -
Lisastipendiumi määramine
- 1. finants- ja haldusdirektor 2. rektor
3. õppesekretär -
Üldtegevuse käskkirjade esildised Amphoras valida vorm „Esildis (üldtegevuse käskkiri)“
Allkirjastamiseks Kooskõlastamiseks
Täitmiseks Teadmiseks
- hinnakirjade kinnitamine - kordade kehtestamine - rektori allkirjaõiguse
edasivolitamine - töötajate/koostööpartnerite
tänukirjaga tunnustamine - komisjonide kinnitamine
(näiteks: inventuuri läbiviimine, plankide mahakandmine jne)
- * vajadusel vastavalt esildise sisule eelnevalt kooskõlastamiseks 1. valdkonna juhile 2. rektor
3. dokumendihalduse spetsialist
-
Erisuste puhul konsulteerida eelnevalt dokumendihalduse spetsialisti, õppesekretäri või personalispetsialistiga.
Lisa 11
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
REKTORAADI KOOSOLEKU PROTOKOLL
Tallinn __. mai 2016 nr 1-6/__
Algus kell 12.00, lõpp 13.00
Juhatas Mari Mets
Protokollis Sirje Siil
Osa võtsid Kalle Tamm, Tõnu Kask
Puudus Kristi Vesi
Kutsutud siseaudiitor Malle Maasikas
PÄEVAKORD
1. 2016. a siseauditi aruande kinnitamine. Malle Maasikas
1. 2016. a siseauditi aruande kinnitamine.
KUULATI: M. Maasikas – tutvustas siseauditi aasta aruannet ja märkis postiivset tulemust.
Küsimus:
Tõnu Kask - ...
Vastus küsimusele:
M. Maasikas - ...
OTSUSTATI:
1.1 Kiita heaks ja kinnitada 2016. a siseauditi aruanne.
/Allkiri/ /Allkiri/
Mari Mets Sirje Siil
Koosoleku juhataja Protokollija
Lisa 12
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
KINNITAN
/Allkirjastatud digitaalselt/
AKT Mari Murakas
Rektor
Tallinn /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-8/
Asjaajamise ja vara üleandmine-vastuvõtmine
Akt on koostatud selle kohta, et dokumendihalduse spetsialist JUTA MAASIKAS andis
01.03.2015 üle ja dokumendihalduse spetsialist SIRJE SIIL võttis vastu kõrgkooli asjaajamise ja
dokumentatsiooni alljärgnevalt:
Kõrgkooli pitsatid:
Jrk nr Nimetus Hulk
1. Riigivapi kujutisega pitsat 1 tk
2. Kõrgkooli logoga pitsat 1 tk
Kõrgkooli templid:
Jrk nr Nimetus Hulk
1. (Kiri) Sissetulnud tempel 1 tk
2. Kõrgkooli aadressiga tempel 1 tk
Täitmisel olevad dokumendid:
Jrk
nr
Dokumendi reg nr ja
kuupäev
Dokumendi autor Dokumendi
liik
Dokumendi pealkiri
1. 1-16/25 AS Juku tellimuskiri Täiendõppe tellimus
2. 1-15/30 Haridus- ja
Teadusministeerium
ministri
käskkiri
Koolituskohtade
kinnitamine
2
Sarjad (toimikud):
Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta
1. 1-16 Kirjavahetus üldküsimustes 2014
2. 1-18 Kirjavahetus välissuhetes 2014
Muu
Jrk nr Nimetus Numbrid Hulk
1. Mobiiltelefoni
sim-kaart
1234567 1 tk
2. Arhiiviruumi
võtmetekimp
-
3 tk
Akt on koostatud kolmes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale ja kolmas
kõrgkoolile.
Lisad: Lisa 1 Põhivarade loetelu (lisatud 1 leheküljel)
Lisa 2 Väikevarade loetelu (lisatud 1 leheküljel)
Andis üle: Võttis vastu:
/Allkirjastatud digitaalselt/ /Allkirjastatud digitaalselt/
Juta Maasikas Sirje Siil
Dokumendihalduse spetsialist Dokumendihalduse spetsialist
Juures viibis:
/Allkirjastatud digitaalselt/
Karin Kaasik
Personalispetsialist
Lisa 13
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: [email protected] Reg nr 70003980
Haridus- ja Teadusministeeriumi
Tallinna esindus
Tõnismägi 11 /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-15/20
15192 TALLINN
VOLIKIRI
Tallinna Tervishoiu Kõrgkool, tegutsedes oma seadusliku esindaja, rektor Mari Metsa isikus,
volitab
õppesekretär KARIN KALLAS´t (sünd. 11.09.1976)
vastu võtma Eesti Üliõpilaspileteid ja pikenduskleebiseid.
Volikiri kehtib 20. detsembrini 2016.
/Allkirjastatud digitaalselt/
Mari Mets
Rektor
Sirje Siil +372 671 1705
E-post: [email protected]
Lisa 14
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: [email protected] Reg nr 70003980
Pr Reet Rebane Teie 15.03.2015. a avaldus
Trolli 13–10
13412 TALLINN Meie /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 2-13/313-1
TEATIS
Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli arhivaalidest (töölepingud) nähtub, et REET REBANE
(isikukood 44203260271) töötas asutuse personalijuhina ajavahemikus 01. aprill 1976 kuni 25.
august 1982.
Alus: nimistu 1-p, säilik 30, lehed 80 ja 82.
Teatis antud esitamiseks Sotsiaalkindlustusametile.
/Allkirjastatud digitaalselt/
Karl Karu
Rektor
Sirje Siil +372 671 1705
E-post: [email protected]
Lisa 15
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
Kännu 67 Telefon 671 1701 www.ttk.ee 13418 TALLINN Faks 671 1710 E-post: [email protected] Reg nr 70003980
AS Nööp
Kallaku tn 2
11223 TALLINN
[email protected] /kuupäev digitaalallkirjas/ nr 1-17/20
TÕEND
Käesolevaga tõendame, et KALLE MAASIKAS (isikukood 123456789101) töötab
ämmaemanduse õppetoolis 1,0 koormusega õppejõud-juhatajana alates __.12.2016. a
Lugupidamisega
/Allkirjastatud digitaalselt/
Mari Maasikas
Rektor
Sirje Siil +372 671 1705
E-post: [email protected]
Lisa 16
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
E-kirja näidisvorming
Kellele [email protected]
Koopia
Pimekoopia
Teema KIIRE! Standardi tellimus
Meie 26.03.2016 nr 1-16/110
Pr Mari Mets
Eesti Standardikeskuse tegevdirektor
Soovime võimalikult kiiresti osta standardi EVS 882-1:2013/AC:2015.
Millised on võimalused?
Lugupidamisega
Juta Rebane
Koolitused OÜ
Projektijuht
Telefon +372 652 6548
Faks +372 652 6545
E-post: [email protected]
Vastus e-kirjale
Kellele [email protected]
Koopia
Pimekoopia
Teema Re: KIIRE! Standardi tellimus
Teie 26.03.2016 nr 1-16/110
Meie 26.03.2016 nt 1-2/253
Pr Juta Rebane
Koolitused OÜ projektijuht
Täname kirja eest.
Teatame, et kiireim variant standardi EVS 882-1:2013/AC:2015 hankimiseks on
elektrooniline versioon, mis saadetakse e-postiga peale arve tasumist.
Lisa: Arve (E-arve.pdf, 20 KB)
Lugupidamisega
Mari Mets
Eesti Standardikeskus
Tegevdirektor
Telefon +372 666 6795
Faks +372 666 7896
E-post: [email protected]
Sirje Siil +372 666 6790
E-post: [email protected]
Lisa 17
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
TOIMIKUTE LOETELU
PERSONALITÖÖ KORRALDAMINE
Tähis: 2-19 Sari: Puhkuse käskkirjad Säilitustähtaeg: 7 a
Jrk nr Pealkiri Hulk Aastad Eraldamine Märkused:
säilikuid kokku,
piirdaatumid
1. Puhkuse käskkirjad 3 2000 Akt 18.03.2007 3 (2000)
2. Puhkuse käskkirjad 2 2001 5 (2000-2001)
3. Puhkuse käskkirjad 3 2002 8 (2000-2002)
4. Puhkuse käskkirjad 4 2003 12 (2000-2003)
5. Puhkuse käskkirjad 2 2004 14 (2000-2004)
6. Puhkuse käskkirjad 2 2005 16 (2000-2005)
7. Puhkuse käskkirjad 4 2006 20 (2000-2006)
8. Puhkuse käskkirjad 3 2007 23 (2000-2007)
jne
Lisa 18
KINNITATUD
rektori 13.07.2016. a
käskkirjaga nr 1-4/17
DOKUMENTIDE HÄVITAMISAKT
Tallinn ____07.2016 nr 1-23/___
Vastavalt Rahvusarhiivi hindamisotsustele 02.02.2010 nr 53, 23.12.2010 nr 538 ja 05.05.2011 nr
251 eraldatakse hävitamiseks järgmised Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli (kuni 2005. a. Tallinna
Meditsiinikool) tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid, mille säilitustähtaeg on
möödunud:
Jrk Tähis Nimetus Piirdaatumid Hulk Säilitus Viide õigus-
Mär- nr tähtaeg aktile kused
1 1-11 Käskkirjade esildised 2005-2007 3 7a Dok.loetelu
(30.03.2009)
2 1-17 Tõendid, volikirjad, garantiikirjad 2005-2008 7 3a Dok.loetelu
3 2-3 Esildised ja avaldused personali-
käskkirjadele 2003-2004 2 10a Dok.loetelu
4 2-13 Personalialane kirjavahetus 2005-2007 3 5a Dok.loetelu
5 2-14 Koolituse, lähetuse käskkirjad 2007 1 7a Dok.loetelu
6 2-19 Puhkuse käskkirjad 2007 1 7a Dok.loetelu
20 8-14 Kassadokumendid 2007 12 7a Dok.loetelu
Kokku eraldatakse hävitamiseks 29 toimikut aastatest 2003-2008
Arhivaalid kuuluvad hävitamisele purustamise teel.
______________________________________________
(asjaajamise eest vastutava isiku allkiri)
Arhivaalid on hävitatud (hävitamise kuupäev ja koht)
(hävitamise eest vastuava isiku allkiri)