TALLER UNIDAD UNO - GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL I

YURANY ROCHA GUTIÉRREZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2013

GESTIÓN DOCUMENTAL I

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL UNIDAD I

YURANY ROCHA GUTIÉRREZ

Grupo: 01

Profesora LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA

2013

1

CONTENIDO Págs. 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVOS 4 3. DESARROLLO UNIDAD I - GESTIÓN DOCUMENTAL 5 4. CONCLUSIONES 15 5. BIBLIOGRAFÍA 16

2 Desarrollo Unidad I - Gestión Documental

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo contiene información relacionada con el programa de gestión

documental que se debe implementar en las instituciones públicas, privadas y

aquellas privadas con funciones públicas. Presenta los conceptos básicos y los

pasos necesarios para la elaboración de las Tablas de Retención Documental y su

importancia; así como algunas normas necesarias para su aplicación.

3

OBJETIVOS

Presentar los conceptos básicos necesarios para entender y aplicar el

programa de gestión documental.

Conocer cuáles son las normas necesarias para los procesos archivísticos

dentro de una organización.


1. ¿Cómo se originó la Gestión Documental?

R/. Los archivos y la gestión documental han existido desde que surge la

necesidad de escribir, de plasmar en documentos los acontecimientos del

quehacer cotidiano, se remontan a la aparición de la escritura y son tan antiguos

como la organización social de la humanidad.

Sin embargo, la gestión documental empezó a tener acogida en Estados Unidos

en la década de los 50 y fue reconocida oficialmente a mediados del siglo XX,

trayendo consigo unos procesos diferentes, superando así las prácticas

archivísticas del pasado. En dicha época ya se hablaba del ciclo vital los

documentos.

Cuando finaliza la segunda guerra mundial con la explosión de información,

Estados Unidos y la Unión Soviética principalmente buscan ser superiores en

tecnología; ahí es donde se ven en la obligación de implementar prácticas de

gestión documental, a raíz de la cantidad de papeles y documentos almacenados

en las organizaciones.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

R/. La Gestión Documental comprende todos aquellos procesos administrativos

encaminados a la organización de los documentos de una empresa, desde que se

producen hasta su disposición final; con el fin de garantizar su conservación y

consulta, para facilitar la toma de decisiones y correcto funcionamiento de la

misma.

También podemos definirla como el conjunto de todas aquellas normas o

lineamientos usados para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una

organización para permitir la recuperación de la información.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

R/. Documento: Evidencia material de una actividad o acontecimiento; la cual

pueden presentarse en diferentes formas y soportes (papel, cintas, discos

magnéticos, películas, fotografías, etcétera).

Documento de archivo: es el recibido o producido por una persona o institución

durante la trayectoria de su misión o actividad para el cumplimiento de sus

objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es

cumplir con alguna gestión.


4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

“El Archivo General de la Nación -

AGN-, es una entidad del orden

nacional adscrita al Ministerio de

Cultura, encargada de la

organización y dirección del

Sistema Nacional de Archivos -

SNA-, de regir la política

archivística en Colombia y de

custodiar, resguardar y proteger el

patrimonio documental del País y

ponerlo al servicio de la

comunidad”.

El Archivo General de la Nación fue creado mediante la ley 80 de 1989 y mediante la cual se le asignan sus funciones. Dentro de sus principales funciones, estan: - Coordinar el SNA (Sistema Nacional de Archivos). - Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia. - Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.


- Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros. Adicionalmente, el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística, ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento del marco normativo, legal, conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de la propuesta estatal. 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? R/. Son todas aquellas de instituciones archivísticas del sector público o privado con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

R/. La Ley por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos: Ley 594 de

2000, la cual Establece reglas y principios generales que regulan la función

archivística del Estado; comprendiendo la administración pública en todos sus

niveles, las entidades privadas, que cumplen funciones públicas.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

R/. Dice que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión

documental, en los cuales podrán utilizar las nuevas tecnologías y soportes

implementando los principios y procesos archivísticos.


8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

R/. - Racionalizar y controlar la producción documental en los procedimientos y

trámites administrativos, así como el flujo documental en la entidad.

- Estandarizar los formatos a utilizar para la

producción de documentos teniendo en

cuenta los modelos y estilos.

- Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

- Lograr una acertada normalización en los

procedimientos para el recibo, radicación y

distribución de la correspondencia mediante

la utilización de un sistema eficiente de

correo y mensajería.

- Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. - Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos. - Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. - Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de Información, útiles para la administración e importantes para la cultura.


ARCHIVÍSTICOS

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión

Documental?

Dentro del Programa de Gestión Documental se incluyen 8 pasos:

- Producción Documental: Corresponde al proceso de creación de

comunicaciones oficiales, actos administrativos y demás documentos en una

entidad y que se deriven de las funciones.

- Recepción: Incluye las acciones (verificación y control) tendientes al recibo de

documentos provenientes de personas naturales o jurídicas.

- Distribución: Actividad encaminada a lograr que los documentos recibidos,

verificados y controlados; lleguen a su respectivo destinatario.

Aspectos a tener en

cuenta en la elaboración de un PGD.

Transparecia, simplificación de trámites

y eficiencia en la administración.

Basados en la Ley 594 de 2000 y los

conceptos de archivo total, ciclo vital de los

documentos y los principios de orden

original y de procedencia.

Reducción de costos (conservación de los

docuemetos realmente importantes),

racionalizar recursos.

ADMINISTRATIVOS ECONÓMICOS


- Trámite: Curso del documentos desde que se produce o decepciona, hasta que

cumple su función administrativa.

- Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los

procesos archivísticos.

- Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos, con el fin de conocer

la información que contienen.

- Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar

su contenido.

- Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en

cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente

o a su eliminación conforme a lo estipulado en las TRD o TVD.

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

R/.

La importancia de adoptar las TRD, radica en dos aspectos muy importantes:

PARA LA ADMINISTRACIÓN

•Facilitan el control y acceso a los documentos, a traves de los tiempos de retención en ella estipulados.

•Facilitan el manejo de la información

•Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

•Regulan las tranasferencias documentales en las difrentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA

ARCHIVÍSTICO

•Permiten el manejo integral de los documentos de archivo.

•Facilitan el control de los documentos.

•Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

•Identificacn y reflejan las funciones institucionales.

•Permiten identificar aquellos documentos que sirven como apoyo a la gestión administrativa y que por ende pueden eliminarse en el archivo de gestión.


Considero que una de las grandes ventajas que tiene la implementación de las

Tablas de Retención Documental, es la reducción en espacios físicos para la

ubicación de los documentos, ya que estas me dicen cuáles son los documentos

que son importantes para la entidad y que se deben conservan; evitando así

conservar documentos innecesarios.

Etapas que intervienes en el proceso de creación de las TRD:

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales (Organigrama, manual de funciones...)

y aplicación de encuesta sobre los productores de los documentos.

Análisis e interpretación de la información recolectada : Analisis de producción y trámite de documentos, identificación valores primarios, conformación series y subseries, asiganación tiempos de retención, valoración documental, determinación del destino final de los documentos.

Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación: presentación de propuesta de TRD con las series y subseries y los tipos documentales.

Aplicación: Emision de acto administrativo que ordene la aplicación de las TRD despúes de su aproibación, capacitación al personal de la empresa, organización de los documentos en sus diferentes fases , transferencias primarias y secundarias .

Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental: Cronogramas de verificación y seguimiento,

posibles modificaciones a las TRD.

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

ETAPA 5


12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

R/. La implementación de un Programa de Gestión Documental es muy

importante, ya que permite el manejo adecuado de la documentación de una

institución, reduce costos, permite recuperar fácilmente la información y facilita la

toma de decisiones para la administración.

Algunas ventajas:

Ahorro de Gastos

Disponibilidad de los datos y documentos

Control en la producción de los documentos.

Mejora en los procesos

Seguridad de los documentos

Eficiencia: Agilidad en la búsqueda de documentos, ahorro de tiempo para los

usuarios.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la

entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas

con su enunciado y haga a cada una su explicación.


Norma Enunciado Explicación Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

Establece todos los procedimientos que se deben llevar a cabo en las entidades públicas y privadas en materia de archivos, su organización y manejo; así como de su conservación y custodia.

Ley 734 de 2002

Código disciplinario único. Artículo 34. DEBERES.

N° 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos

Ley 962 de 2005

Ley antitrámites

Establece la racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Circular AGN No. 1 de 1997.

Exhortación al cumplimiento de la Legislación básica sobre archivos en Colombia.

Recuerda a los Gobernadores, Alcaldes, entidades públicas y del orden departamental y municipal, la responsabilidad en el manejo de archivos, manejo y conservación de los documentos.

Circular AGN No. 2 de 1997

Parámetros a tener en cuenta para Implementación de nuevas tecnología en los archivos públicos.

Las Entidades Estatales podrán incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático, o telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos


14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

R/.

El artículo 15 de la Constitución Política establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución.

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Ley 594 De 2000, título VI acceso y consulta a los documentos.

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.


CONCLUSIÓN

Un programa de gestión documental, permite administrar y gestionar

adecuadamente la información contenida en los documentos de archivo, agiliza

procesos y ayuda en la toma de decisiones. También, le permite a la entidad

cumplir con los requerimientos establecidos por la Ley 594 de 2000, la cual da

los lineamientos archivísticos para la organización y conservación documental.


BIBLIOGRAFÍA

ARIAS GONZÁLEZ., Luz Marina. Guía Unidad I. Gestión Documental I. Armenia. Universidad del Quindío, 2013 11p. ARIAS GONZÁLEZ., Luz Marina. Componentes de un Programa De Gestión Documental. Gestión Documental I. Armenia. Universidad del Quindío, 2013 9p. ARIAS GONZÁLEZ., Luz Marina. Conceptualización de un Programa De Gestión Documental. Gestión Documental I. Armenia. Universidad del Quindío, 2013 7p.

WEBGRAFIA

Archivo General de la Nación. Normatividad Archivística. [En línea]

Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1147

[Consultado: abril 15 de 2013]


http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1147

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