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Taller Práctico: Acomodos Razonables y el Proceso Interactivo bajo ADA
Panelistas: Sra. Mayra D. López, MPA, Roche Operations Ltd.
Lcdo. Raymond E. Morales, Raymond E Morales Law Offices
Sra. Nereida Negrón, MA’CR, Placement Specialists Consultants
Dr. Roberto López Nieves, MD, DABFP, Pfizer Pharmaceuticals 1
DISCRIMEN POR IMPEDIMENTO
u Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973, según enmendada
u Americans with Disabilities Act (ADA) de 1990, según enmendada
u Ley 44 de 2 de julio de 1985, según enmendada.
ADA Amendments Act of 2008 (ADAAA): PUBLIC LAW 110-325
u Promulgada el 25 de septiembre de 2008 u Efectiva el 1 de enero de 2009
http://www.eeoc.gov/laws/statutes/adaaa.cfm
Propósito: La atención principal en estos casos se debe concentrar en determinar si las entidades cubiertas han cumplido con sus obligaciones, sin requerir demasiado análisis sobre si la condición del empleado constituye o no un impedimento.
IMPEDIMENTO (“Disability”)
u Condición (“impairment”) física o mental
u Que limita sustancialmente
u Una o mas de las actividades principales del diario vivir. u La ADAAA no cambia esta definición pero restringen el
alcance de lo que constituye una “limitación sustancial” y expanden el de “actividades principales del diario vivir”.
u El resultado de estos cambios es que facilitan el que una condición se considere un impedimento bajo ADAAA.
ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL DIARIO VIVIR (listadas en ADAAA)
u cuidarse a si mismo u realizar trabajos manuales u ver u oír u comer u dormir u caminar u estar de pie u levantar u interaccionar con otros* u doblarse*
*Añadidas por la ADAAA
u hablar u respirar u aprender u leer*
u concentrarse u pensar u comunicarse* u trabajar
u procrear** u tener relaciones sexuales** **No incluidas en ADAAA pero reconocidas por
tribunales.
LIMITACION SUSTANCIAL
u La condición no tiene que impedir o sustancialmente limitar una actividad principal del diario vivir para considerarse un impedimento. Basta con que limite sustancialmente el poder realizar una actividad principal en comparación con la población en general, sin requerir análisis científico, médico o estadístico para ello.
u Una condición que limita sustancialmente una actividad principal del diario vivir no tiene que limitar ninguna otra actividad principal.
u Una condición episódica o en remisión es un impedimento si limitaría sustancialmente una actividad principal del diario vivir cuando este activa.
u Una condición puede ser sustancialmente limitante aún cuando su duración sea menor a 6 meses.
RAYMOND E MORALES LAW OFFICES
Condiciones que se consideraran impedimento “casi siempre” (Reglamento)
u Ceguera
u Sordera
u Uso de silla de ruedas
u Impedimento intelectual (retardación)*
u Autismo
u Cáncer*
u Parálisis cerebral
u Diabetes*
u Epilepsia*
u Infección VIH
u Esclerosis múltiple
u Distrofia múltiple
u Desorden depresivo mayor
u Desorden de anxiedad post-traumático
u Desorden bipolar
u Desorden obsesivo-compulsivo
u Esquizofrenia
*Nuevas guías (2013)
http://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/5-15-13.cfm
DEFENSAS
¿Cuándo un patrono no tiene que proveer un acomodo razonable?
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CARGA INDEBIDA U ONEROSO
u Definición: Dificultad o costo significativo
u Se toma en consideración:
u Naturaleza y costo neto del acomodo
u Recursos financieros de la facilidad y la entidad cubierta
u Tipo de operaciones
u Impacto del acomodo en las operaciones de la facilidad cubierta.
IRRAZONABLE
US Airways v. Barnett, 535 U.S. 391 (2002) ¿Qué significa razonable? u El requisito de razonabilidad va mas allá de la
efectividad del acomodo, ya que un acomodo puede ser inefectivo por su impacto, no en las operaciones del negocio, sino en los demás empleados.
u El demandante tiene que demostrar que el propuesto acomodo es ordinario o común y corriente. Es entonces que el demandado tiene la obligación de demostrar que sería oneroso.
AMENAZA DIRECTA
u Definición: riesgo significativo de daño sustancial a la salud y seguridad del individuo o de otros, que no puede eliminarse o reducirse mediante acomodo razonable.
u Factores a considerar: u Duración del riesgo
u Naturaleza y severidad del riesgo
u Posibilidad de que el daño ocurra
u Inminencia del daño
PROCESO INTERACTIVO
u Analizar la posición y determinar sus funciones esenciales
u Consultar con empleado las limitaciones para realizar esas funciones y como sobreponerlas
u Identificar posibles acomodos en consulta con empleado
u Seleccionar el acomodo, tomando en consideración la preferencia del empleado
Evaluación de los casos de impedimento y posibles acomodos desde la perspectiva medica
Roberto López Nieves, MD
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Términos que describen la relación de una persona con su vida laboral:
u Discapacidad: limitación física o emocional que impide o limita la realización de actividades laborales consideradas) normales (RAE)
u Incapacidad: limitación física o emocional que impide, de manera transitoria o definitiva, realizar una tarea considerada normal (RAE)
Condicionantes:
ü Como se siente (satisfacción con el trabajo)
ü Que necesita (económica y existencialmente)
ü Temores y expectativas
ü Visión de lo que es el trabajo en sus vidas (significado emocional)
ü El ambiente de las relaciones laborales
ü Estabilidad de empleo
ü Alternativas económicas
ü Entrenamiento y destrezas (o reentrenamiento…)
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Discapacidad Vs. Incapacidad
Costos del Paradigma; “Todo o Nada” Reemplazo de trabajadores;
§ Nuevas destrezas
§ Perdida de recursos con experiencia
§ Sobrecarga de tareas a los que se quedan y mas posibles accidentes)
§ Baja en la moral del equipo
Sobre utilización del seguro medico para “justificar” los beneficios (tienen mas tiempo libre):
§ Los EE’s ausentes visitan médicos 2.5 mas* al MD que los que se mantienen trabajando aun teniendo el mismo diagnostico y condición
§ Los que están ausente tienden a enfocarse en su dolor e incapacidad, contrario a los que están ocupados viviendo sus vidas diarias usuales
§ A los EE’s ausentes se les requiere visitar MD’s para conseguir “documentación” o certificados médicos. Si usted esta trabajando, no necesita certificados médicos
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ü LTD, STD, CFSE, SINOT, FMLA, ADAA (uniformes)
ü Retrasos en producción
ü Restricción de inversiones ü Costos administrativos ü Litigios en tribunales ü Días “acumulados” por
enfermedad
ü Continuación de salario ü Métricas PR-OSHA
ü Programas de Retorno Al Trabajo y Manejo de Incapacidad
ü Costos sociales y económicos
*Disability Prevention & Management: Collected Columns of "Dr. J“; Disability Management Employer Coalition (DMEC)
Sentido de Urgencia
ü El Retorno Al Trabajo tiene que ser manejado con sentido de urgencia, expedito (programas de DM, CFSE & MDC)
ü El riesgo de un desenlace indeseable aumenta con cada día que el empleado pase fuera
ü La recuperación tiende a ocurrir a un paso mas acelerado cuando se continua siendo parte de la fuerza laboral
ü Los empleados lesionados continúan “siendo parte del “team” y mejorando su autoestima
ü Tener un sentido de urgencia hace que los buenos empleados se sientan valorados y apoyados
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Dilemas, Prioridades del Medico Privado Prioridad es CURAR y la Lealtad es al Paciente
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• *Sedentario, Liviano, Moderado,
Fuerte y Muy Fuerte
• Limitaciones como; somnolencia, músculo esquelétales, metabólicas (DM, etc.), doblarse, cuclillas, trepar, sentado, de pie, caminar, manipular objetos, etc.
• DURACION… (monitorearlas en algún sistema)
• Nombre del medico externo, firma, dirección, teléfonos y fecha del documento
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● La percepción de que un
diagnostico solamente (sin una discapacidad funcional demostrable) justifica la restricción
● Otros problemas que se
enmascaran como asuntos médicos, ejemplo; disatisfacción con el trabajo, coraje, temores u otros factores psicosociales
● Pobre flujo de información
o comunicaciones inadecuadas
Comienzo del FFD Clínico Interactivo; Clarificar Restricciones
“Medical Disability Advisor” (MDA), “Fitness for Work”, “Official Disability Guidelines” (ODG) y “LeavePro”
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DICCIONARIO de TITULOS OCUPACIONALES (4th Ed., Rev. 1991) -- APENDICE C*
ü S-Trabajo Sedentario – Manejar hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente (Ocasionalmente: la actividad o condiciones existen hasta 1/3 del tiempo) y/o una cantidad insignificante de fuerza frecuentemente. Frecuentemente: la actividad o condición existe de 1/3 a 2/3 del tiempo); levantar, cargar, empujar, halar, o mover objetos, incluyendo el cuerpo humano. El trabajo sedentario envuelve estar sentado la mayor parte del tiempo, pero puede envolver caminar o pararse por breves periodos de tiempo. Los trabajos son sedentarios si caminar o estar de pie son requerido solo ocasional y todos los otros criterios son cumplidas (METS = 1.5 a 2.1)**
ü L-Trabajo Liviano – Manejar hasta 20 libras de fuerza ocasional, y/o hasta 10 libras de fuerza frecuentemente, y/o una cantidad de fuerza insignificante (Constantemente: si la actividad o condición existe 2/3 o mas del turno de 8 horas [5 hs]) para mover objetos. Los requisitos de demanda física van en exceso de los de tareas sedentarias. Aunque el peso levantado sea solo una cantidad insignificante, la tarea debe ser clasificada como Trabajo Liviano: (1) cuando esta requiera caminar o estar de pie en un grado significativo; o (2) cuando la tarea requiera estar sentado la mayor parte del tiempo pero implica el empujar y/o halar controles con brazos o piernas; y/o (3) cuando la tarea requiera trabajar a un nivel de producción que implique el halar y/o empujar constantemente materiales aunque el peso de los mismos sea insignificante. NOTA: El estrés y el esfuerzo de mantener un nivel de producción, especialmente en las fabricas, puede ser y es físicamente demandante al trabajador, aunque la cantidad de fuerza ejercida sea insignificante (METS = 2.2-3.5)
ü M-Trabajo Mediano – Manejar de 20 a 50 libras de fuerza ocasionalmente, y/o de 10 a 25 libras de fuerza frecuentemente, y/o mayor que, insignificante hasta 10 libras de fuerza constantemente para mover objetos. Los requisitos de demandas físicas están en exceso de aquellos de Trabajo Liviano (METS = 3.3-6.3)
ü F-Trabajo Fuerte – Manejar de 50 a 100 libras de fuerza ocasionalmente, y/o 25 a 50 libras de fuerza frecuentemente, y/o 10 a 20 libras de fuerza constantemente para mover objetos. Los requisitos de demandas físicas están en exceso de aquellos de Trabajo Mediano (METS = 6.4-7.5)
ü MF-Trabajo Muy Fuerte – Manejar mas de 100 libras de fuerza ocasionalmente, y/o en exceso de 50 libras de fuerza frecuentemente, y/o en exceso de 20 libras de fuerza constantemente para mover objetos. Los requisitos de demandas físicas están en exceso de aquellos de Trabajo Fuerte (METS = > 7.5)
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* www.oalj.dol.gov/PUBLIC/DOT/REFERENCES/DOTAPPC.HTM
**1 METS = “Metabolic Equivalent” = consumo de O2 de una persona al descanso. Representa 3.5 cc de O2 consumido por Kg. / minuto. Disability evaluation; Gunnar Andersson, Stephen L. Demeter, George M. Smith ; AMA; MOSBY; 2003
Evaluación de Capacidad Funcional www.fcepr.com
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“Social and Occupational Functioning Assessment Scale”; (SOFAS)
100 Funcionamiento superior en una amplia gama de actividades 90 Buen funcionamiento en todas las áreas, ocupacional y socialmente efectivo (a) 80 No mas de una leve discapacidad en el funcionamiento social, ocupacional o académico 70 Alguna dificultad en el funcionamiento social, ocupacional, o académico, pero en generalmente funcionando bien, incluso con algunas relaciones interpersonales significativas
------------------- 65% - (“Cut-off”; Punto Decisional)--------------------- 60 Dificultad moderada en el funcionamiento social, ocupacional, o académico (ejemplo; escasas amistades, conflictos con los pares u otros trabajadores) 50 Dificultad seria en el funcionamiento social, ocupacional, o académico (ejemplo; no tiene amistades, incapaz de mantener un trabajo) 40 Dificultad mayor en varias áreas, como laborales, académicas y/o familiares 30 Incapacidad para funcionar en casi todas las áreas (ejemplo; se mantiene en cama casi todo el día, no tiene trabajo, amigos y/o casa) 20 Ocasionalmente falla en mantener una higiene personal mínima; no puede funcionar independiente 10 Incapacidad persistente en mantener la higiene personal mínima. No puede funcionar sin representar un peligro para si mismo u otros o sin un apoyo externo considerable (ejemplo; hogares de cuido y supervisión)
---------------------------------------------------------------------------------------------- 0 Información inadecuada
Programa de Manejo de Discapacidad; Fundamental para Manejar Acomodos Razonables
“…el manejo de caso de calidad, refleja un compromiso organizacional a que los empleados con limitaciones de salud se mantengan productivos”
Función de un Programa de Manejo de Discapacidad
Impacto en ADAA
Comité de Tarea Modificada Transicional:
1. Salud Ocupacional 2. Supervisor * (y Gerente) 3. “EHS” 4. Recursos Humanos* (Legal)
Acomodos Razonables: • Funciones Esenciales
• Dialogo Interactivo • Identificar opciones, dispositivos de ayuda, ergonomía, prevención de lesiones y enfermedades laborales, etc.
Coordinación de beneficios de incapacidad ocupacional y no-ocupacional
Asegura el igual acceso a los beneficios (SIN EXCEPCIONES *)
Proceso de solicitud de beneficios Asegura el igual y a tiempo de los beneficios
Manejo de casos (SIN EXCEPCIONES*) Se clarifican limitaciones; FCE’s, IME’s, “Job Analysis”, etc.
Proceso interno de manejo de discapacidad
Promueve el dialogo interactivo de acomodos
La educación a supervisores y personal de OH sobre proceso RTW
Promueve el dialogo interactivo
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“The Role of Disability Management Programs in ADA Compliance”; Bruce G. Flynn Susanne M. Bruyere
http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/edicollect/31
Recordatorios Parte Medica Ocupacional
u Se evalúa la descripción de la tarea (“Job Analysis”)
u El empleado tiene que autorizar la comunicación con sus médicos y/o FCE’s, IME’s, etc.
u El empleado tiene que estar de acuerdo con las restricciones que somete su proveedor de salud
u Documente TODA la comunicación, cada paso, personas envueltas, contenido, acomodos considerados, decisiones y el porque, etc. (Evidencia esfuerzos, razones y buena fe).
u De F/U a los acomodos
La perspectiva de Recursos Humanos Mayra D. López MPA Roche Operations Ltd.
Recursos Humanos Hoy
Ser un “Partner” Estratégico
Sin perder de perspectiva el cumplimiento..
¿Por dónde empezar?
• Entender responsabilidades • Educación
– Quiénes y cómo
• Políticas y procedimientos • Cómo atender y entender si existe un
requerimiento de acomodo razonable • Comité Multidisciplinario
• Seguimiento y Documentación apropiada
Consejos Básicos
1. Desarrollar procedimientos y políticas escritas
2. Capacitar a todos los gerentes y supervisores sobre cómo reconocer y responder a una solicitud de acomodo (verificar entendimiento)
3. Tener un proceso eficaz para determinar cual es el acomodo razonable
4. Tiempo de respuesta
5. Comunicación efectiva
6. Monitorear la efectividad del acomodo
7. Documentar efectivamente
8. Adiestrar nuevos empleados
9. Revisar anualmente
Comité Multidisciplinario
Composición: u Director o Representante
de Recursos Humanos
u Especialista en Salud, Seguridad Ocupacional y Ambiental
u Médico ocupacional
u Enfermera ocupacional
u Director/Gerente Operacional (Producción, Ventas, Servicio, etc.)
Responsabilidad general: u Evaluación y
procesamiento de las peticiones de acomodo razonable
u Seguimiento
Requerimientos Comunes y no tan Comunes
u Cambio de turno
u Cambio de horario de alimento
u Reestructuración de funciones
u Ajustes a espacio de trabajo
u Ajustes ergonómicos
u Teclado Computadora
u “Mouse” computadora
u “Voice recognition software”
u Ropa o equipo de seguridad (EPP)
u “Screen readers”
u Apoyo de mano/muñeca para el teclado
u Archivos laterales
u Equipo de teléfono especializado
u Lupas o equipos magnificadores
u Controles ambientales
u Luz
u Temperatura
u Aire limpio
u Espacio separado o solo
¿Hasta dónde llegar?
Ejemplos de Acomodos No Razonables u Eliminar funciones
esenciales
u Bajar estándar de trabajo
u Crear un trabajo solo para el solicitante
u Promover al empleado
u Desplazar a otro empleado para acomodar al solicitante
u Asignar a otra posición vacante diferente
Problemas y Retos
u Situaciones no surgen todos los días
u Situaciones no son iguales
u Atenuantes y agravantes
u Confidencialidad
u Acomodo vs. conducta inaceptable o pobre desempeño
u Reconocer cuando una petición de un empleado constituye una solicitud de acomodo
u Comentarios y acciones de supervisores, líderes y el mismo empleado.
Nuevas Tendencias en el Lugar de Trabajo u Licencias extendidas por periodos mas largos previo a
regreso al trabajo, uso de licencias y beneficios máximos impactando costo de beneficios para el patrono
u Aumento en solicitudes de Acomodo Razonable por consideraciones de Salud Mental, Estrés, Obesidad y Obesidad Mórbida.
u Aumento exponencial de requerimientos de Acomodo Razonable bajo ADA de parte de empleados.
u Entrada a la fuerza laboral de la “Generación ADA” (Millenials): alto nivel de educación y conocimiento de las leyes y beneficios que les cobijan.
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Beneficios del Acomodo para la Organización
Beneficios Directos %
Retener empleado valorado 90%
Aumentar la productividad del empleado 72%
Eliminar los costos asociados de adiestramiento de un nuevo empleado 60%
Mejorar la asistencia del empleado 55%
Aumento de diversidad en la organización 41%
Reducción de prima de Seguro Ocupacional y otros seguros 38%
Persona cualificada con un impedimento en la organización 13%
Beneficios Indirectos %
Mejora en la interacción de trabajo con compañeros de trabajo 64%
Aumento en la moral de los empleados de la compañía 62%
Aumento en la productividad de la compañía 56%
Mejora la interacción con clientes 45%
Mejora en la seguridad del lugar de trabajo 45%
Mejora en asistencia de empleados 41%
Mejora en ganancias al negocio 28%
Aumento de base de clientes 17%
Fuente: Job Accommodation Network Survey
Costo promedio de Acomodos en el trabajo • 20% de los acomodos sugeridos no tienen costo directo
• 51% cuestan entre $1 y $500 • �11% cuestan entre $501 y $1,000 • �3% cuestan entre $1,001 y $1,500 • �3% cuestan entre $1,501 y $2,000 • �8% cuestan entre $2,001 y $5,000
• �4% cuestan mas de $5,000 Fuente: Job Accommodation Network Survey
Porque podrías ser Tú..
Referencias
u 2013, United States Senate “High Expectations: Transforming the American Workforce as the ADA Generation Comes of Age”
u Internet Page – Job Accommodation Network
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Actividades de Empleo
u Reclutamiento u Adiestramiento u Ascenso u Traslado u Despido u Cesantía u Actividades Culturales, Sociales, Deportivas y Recreativas
Es aquella que tiene una condición o deterioro físico y/o mental el cual le afecta sustancialmente una o más de las actividades principales de la vida. Incluye además a personas que posean un historial de tal condición y a aquellos que sean considerados como si tuviesen tal condición, aunque en realidad no la tengan.
Persona con Impedimento
¿Cuándo es un impedimento suficientemente severo para limitar sustancialmente una
actividad del diario vivir?
¿Pudieran ser los efectos secundarios de los medicamentos
considerados al decidir si un impedimento es tan severo que
limita sustancialmente una de las actividades de la vida?
Persona con Impedimento Cualificada para Trabajar
Es aquella persona con un impedimento que
satisface los requisitos de destrezas, experiencia, educación y otros requisitos relacionados con el empleo y que puede
realizar las funciones esenciales de la posición con o si acomodo razonable.
Funciones Esenciales
Aquellas que son fundamentales o intrínsecas del puesto, excluyendo
aquellas que son marginales.
Acomodo Razonable
Ajuste lógico a las limitaciones
físicas o mentales conocidas de las personas con impedimento cualificada para trabajar a
menos que el hacerlo
represente una carga onerosa o
indebida para sus operaciones.
Clases de Acomodo Razonable
u Accesibilidad
u Reestructurar tareas
u Modificación de turnos de trabajo
u Transferencia a otra posición vacante
u Adquisición o modificación de equipos
Clases De Acomodo Razonable
u Ajuste de exámenes, materiales de adiestramiento o políticas
u Proveer lectores o intérpretes
u Permitir uso de licencia acumulada o proveer licencia sin paga
u Transportación y estacionamiento accesible
INSTRUCCIONES PARA EJERCICIOS
u 1. Cada grupo recibirá uno o más casos hipotéticos para trabajarlo, dependiendo del tiempo.
u 2. El tiempo para lograr nuestra meta estará monitoreado.
u 3. Deben seleccionara un portavoz por grupo quien informara sobre los resultados de la discusión del caso.
u 4. Deben contestar las preguntas incluidas en el caso.
u 5. Al final de cada informe los panelistas contestaran las dudas surgidas en el grupo y podrán hacer comentarios adicionales.
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