TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DDASSpierresvives.herault.fr/sites/default/files/2531-tableau_ddass_34.pdf · TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DDASS DIRECTION DEPARTEMENALE

TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DDASS

DIRECTION DEPARTEMENALE

DES AFFAIRES SANITAIRES ET SOCIALES DE L’HERAULT

1999 (révisé en 2006)

PÔLE RESSOURCES

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE RESSOURCES HUMAINES ET FINANCIERES

Missions du service

Gestion du personnel DDASS Gestion courante du personnel : avancement, congés, maladie, formation, paye.

Suivi du personnel hospitalier gestion des praticiens hospitaliers et du personnel de direction

Commission de réforme et comité médical Secrétariat et gestion des dossiers, pour les trois fonction publique (état, hospitalière et territoriale) soumis au comité médical et à la commission de réforme. La commission comme le comité se réunissent tous les trois semaine. En 2001, 5687 dossiers ont été traités. Fonctionnement du Comité médical Il traite des arrêts maladie pouvant donner lieu à un congé longue maladie ou un congé longue durée Il est composé de : - 2 médecins généralistes libéraux agréés - 1 cardiologue - 1 neurologue - 1 cancerologue - 1 rhumatologue - 1 Psychiatre - 1 secrétaire (personnel DDASS) Peuvent encore assister aux réunions, les médecins de prévention. Fonctionnement de la commission de réforme Elle traite les dossiers établis lors d'un accident du travail, d'une maladie professionnelle ou de la retraite pour invalidité. Il existe une commission par fonction publique. Elle est composée de : - 1 président (représentant DDASS) - 2 médecins généralistes libéraux agréés - 1 représentant de la Trésorerie Génrale - 2 représentants du personnels du même grade que l'agent concerné - 1 secrétaire (personnel DDASS) Peuvent assister aux réunions les médecins de prévention.

Comptabilité Gestion du budget de la DDASS, suivi des crédits de fonctionnement, d'intervention, d'exécution et suivi des titres de recettes, régie d'avance.

DDASS – POLE RESSOURCES CELLULE RESSOURCES HUMAINES ET FINANCIERES 1

Bureau de gestion du personnel DDASS et hospitalier

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Gestion de la paie

• Déclaration URSAFF 5 ans C Microfiche depuis 1985

• Pièces justificatives pour salaire 5 ans D

• Bulletins de salaires (microfiches) C

• Historique des sommes payées ou retenues 5 ans C 1 fiche par agent et par année

Remplacé par les microfiches

Gestion du personnel administratif

Dossiers des agents

Catégories A et B gérées par le ministère jusqu’à

cessation

d’activité

D voir circulaire AD 95-1 du 27/01/1995

relative aux dossiers de personnels

donnée dans le service

Catégorie C (gestion départementale) 90 ans à/c date

naissance

T Conserver 2 années sur 10 si classt

par année de départ ou les lettres B et

T plus les dossiers de personnes

"signalées"

Concours

Dossiers concours

• Publicité (circulaires)

• Inscriptions


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Gestion du personnel hospitalier

1-Dossier de carrière des praticiens jusqu'au départ

du praticien

En cas de mutation le dossier suit le

fonctionnaire

• arrêté de nomination C

• arrêtés de changement d'échelon C

2-Pratique de l'activité libérale ou de

l'enseignement

• contrat approuvé C

• arrêté préfectoral

Commission activité libérale

• arrêté fixant la composition C

La composition est fixée par la DDASS

avec renouvellement tous les 5 ans

• arrêté pris sur proposition des

établissements

C

3-Nomination des chefs de services renouvellement tous les 5 ans

• arrêté provisoire en attendant l'arrêté

ministériel pour la 1ère nomination

D D dès que la décision de l'ARH est

transmise

• décision de l'agence régionale

d'hospitalisation

C

4-Primes

• arrêté préfectoral annuel 2 ans D ampliation , l'original est dans la collection

de la préfecture


DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONS

5-Dossier de carrières de personnels de

direction

même suivi que pour les praticiens

Hôpitaux locaux

Généralistes exerçant des les hôpitaux

• décision de l'ARH

C

Classement par hôpital

1 dossier par médecin renouvellement

tous les 5 ans

Organismes consultatifs Hôpitaux

1-Commission administrative paritaire

départementale (Hôpitaux)

Renouvellement tous les 3 ans pour les

hôpitaux

Dossier d'élection 4 ans

• réglementation id D

• listes déposées par les syndicats id D

• profession de foi id D

• listes électorales id D

• PV scrutin global id C réalisé à partir du pv de chaque

établissement

• tableau récapitulatif des résultats id C Fixe le nombre de siège par syndicat

2-CAP .déroulement

dossier de séance

• convocation 3 ans D

• ordre du jour 10 ans C

• Procès verbal 10 ans C


DOCUMENTS DUA SORT FINAL COMMUNICABILITE OBSERVATIONS

Organismes consultatifs DDASS

1-CAP

• Proposition de la direction 5 ans D

2-Comité technique paritaire

Dossier d'élection 4 ans même traitement que la CAP

• Procès verbaux C

• arrêté national fixant le nombre de

représentants

C

• arrêté nommant les membres C


Bureau des finances

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Fonctionnement – Titre III

Engagement comptable 5 ans D Copie d'écran du doc transmis à la TG

Frais de déplacement 2 ans D

Pièces justificatives de paiement 10 ans D

Situations mensuelles envoyées par la TG 10 ans D

Titres de recettes

1 ex de chaque + pièce justificative

10 ans D

Bordereau journal 10 ans C Ancienne application jusqu'en 1995.

Depuis 1996 nouvelle application

conservation du double du mandat

Double du mandat conservé sur place 10 ans C

Investissement – titre IV

Fonds de dossiers

copie de la décision d'attribution, différents

paiements

10 ans D Même type de doc que pour le

fonctionnement

Pièces justificatives 10 ans D

Délégation de crédits 10 ans C Sert de budget

Aide sociale obligatoire

Prise en charge 5 ans D Pas de recherche au delà de 5 ans


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Intervention – Titre IV

• Engagement comptable 10 ans D

• arrêté de subvention 10 ans D

• facture hopitaux (aide médicale) 10 ans D

• Etats (allocations compensatrices) 10 ans D

• Décision 10 ans D

Paiement de subvention dans le cadre de

la tutelle curatelle, d'allocations

compensatrices, prestations aux

personnes agées, frais d'hébergement,

aide médicale (appelée à disparaître),

centre d'aide par le travail, CHRS

Régie d'avance Contrôle par la TG tous les 3 ans

• grand livre 10 ans C

• balance D

• fiches d'engagement 10 ans D

• relevé de compte du trésor 10 ans D

• état de rapprochement 10 ans D

• état d'emploi 10 ans D Envoyé par la TG

• BJ des dépenses 10 ans D Repris dans le grand livre

• pièces justificatives 10 ans D

• talons de chèques 10 ans D


Bureau comité médical - commission de réforme

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Fonctionnement du comité médical

1-Dossier de réunion

Convocation 1 an D

Liste des dossiers par pathologie (bordereau de

travail) signé par les médecins

10 ans C Ce document sert à établir le procès-

verbal individuel

PV de séance 10 ans C

2-Dossier individuel T T ri à fixer avec le service (B et T?)

• Demande de l'intéressé D

• certificat médical D

Ces deux documents sont transmis à

l'administration dont dépend l'agent.

C'est l'administration qui saisi le

comité médical.

• mission d'expert D

• courrier de convocation chez l'expert D

• rapport de l'expert

90 ans à/c de la

date de

naissance

C

Le dossier est expurgé régulièrement

par les agents du service. Le dossier

idéal ne contient plus que les PV et

les expertises.

• note de frais de l'expert transmis à l'administration dont

dépend l'agent pour le règlement

• PV individuel (double) original transmis à l'administration

dont dépend l'agent


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Commission de réforme

1-Dossier de commission

• convocation 1 an D

• courrier avec AR à l'intéressé 1 an D

• 1 liste des dossiers (bordereau de travail

non signé)

10 ans C

• courrier des administrations concernés

désignant ses représentants

1 an D

2-Dossier individuel 90 ans à/c de la

date de naissance

• déclaration d'accident C

• témoignages éventuels C

• rapport administratif C

Classement alphabétique toutes

administrations confondues. Le

service effectue, au fur et à mesure

del'évolution du dossier, un tri dès

que l'imputabilité est établie

• arrêt de travail initial et prolongation C

• certificat médical final C

• PV de travail signé par les membres de la

commission

C refus ou accord d'imputabilité

• PV définitif signé par un représentant

DDASS

C

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE RESSOURCES LOGISTIQUE 1

DOCUMENTS

DUA1

SORT FINAL2

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

SECRETARIAT

Chronos courriers (classés par matière) 5 ans D

Agendas(chef de SVC) 5 ans D

ARCHIVAGE

• Bordereaux de versement A conserver

dans le service

C

ACHATS PUBLICS

Appel d'offre :pour fourniture, matériel, et

travaux

5 ans D

Bons de commande (classement alphabétique

par fournisseur et chronologique)

5 ans D

Contrats Jusqu’à

résiliation

D

TABLEAUX DE BORD

Tableaux de bord

• véhicules

à fixer par le

service

D

• affranchissement id D

1. DUA : délai d’utilité administrative, durant lequel le document est conservé par le service 2. Sort final à l’issue du DUA. C : conserver définitivement aux Archives départementales, D : détruire après délivrance du visa par les Archives départementales. T : trier. Les modalités de tri seront fixées au cas par cas.

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE RESSOURCES LOGISTIQUE 2

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

• fournitures id D

• photocopie id D

• téléphone id D

AUTOCOMMUTATEUR

suivi de la gestion du téléphone 5 ans D

PARC AUTOMOBILE

Dossier global relatif aux voitures Jusqu’à la vente

du véhicule

D

Carnets véhicules 2 ans D

INVENTAIRE

• Registre d'achat 5 ans après

clôture du registreC Verser aux archives départementales

• Chrono informatisé de mobilier 5 ans D

• Dossier domaine 5 ans D

GESTION DES BATIMENTS

• Contrats d’entretien Jusqu’à

résiliation

D

• Notes techniques Validité D

ACCUEIL

• Statistiques 5 C Verser aux archives départementales

en fonction du volume

DDASS – POLE RESSOURCES – CELLULE JURIDIQUE ET DU CONTENTIEUX

1

Missions de la cellule

Secrétariat de la Commission départementale d'aide sociale

La cellule juridique et du contentieux gère la commission départementale d’aide sociale et du contentieux et s’occupe des recours contre des prestations non délivrées par les organismes suivants :

• Couverture médicale universelle (CMU) en liaison avec la Sécurité sociale • Revenu minimum d’insertion (RMI) en liaison avec la Caisse d’allocations familiales (CAF) et

la Mutualité sociale agricole (MSA) • Autres prestations dont l’aide sociale aux personnes âgées et aux personnes handicapées en

liaison avec le Conseil général Composition de la commission départementale d’aide sociale

• 1 magistrat du TGI qui en est le président • 1 représentant du service des impôts • 1 représentant de la Direction départementale du travail et de l’emploi • 1 représentant de la DDASS • 3 élus du conseil général • 1 rapporteur (personnel de la DDASS)

Les dossiers de réclamation sont jugés une première fois au niveau départemental et peuvent faire l'objet d'un recours dans les deux mois qui suivent la décision rendue par la CDAS. Ils sont alors transférés à la commission centrale. Une fois la décision de la commission centrale rendue et le délai de recours épuisé, les dossiers sont retournés dans les DDASS.

Contentieux de la DDASS La cellule a également pour mission la gestion des contentieux mettant en cause la DDASS ou la Préfecture pour ce qui concerne les affaires d'ordre sanitaire et social : préparation des conclusions pour le Tribunal, notes ou rapports.

Les mutuelles Les dossiers de mutuelles étaient, jusqu'à il y a environ un an, gérés pour le volet agrément et renouvellement d'agrément par la DDASS et pour le volet financier par la DRASS. L’agrément n'est désormais plus nécessaire et les dossiers détenus par la DDASS depuis la création des mutuelles ne sont plus actifs. Il faudrait envisager un versement de ces dossiers aux Archives départementales. La DRASS dispose de ses propres dossiers.


2

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS CMU

Double du dossier individuel transmis par la

sécurité sociale pour examen en commission

1 an

D

Original du dossier à la sécurité

sociale.

Dossier de commission 10 ans C

• courrier de réclamation

Le délai de recours contre la décision

est de 2 mois

• Procès verbal ou role signé par le président

• Notification

RMI

Dossier de commission 1 an D

• courrier de réclamation 10 ans C

• Procès verbal ou role signé par le président

Appel de la CDAS devant la

commission centrale qui renvoie les

dossiers ( double) une fois la décision

priseet le délai de recours épuisé.

• Notification

Autres prestations

Dossier de commission Il est renvoyé au Conseil général

Lettre de notification 10 ans C

Pièces demandées par la DDASS 1 an D Pièces justificatives n'ayant plus

d'intérêt lorsque la décision est prise.


3

DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

COMMUNICABILITE

OBSERVATIONS

Contentieux de la DDASS

Conclusions pour le Tribunal 10 ans C

Pièces jointes D

Notes et rapports C

Ces documents peuvent se retrouver dans

le dossier contentieux du tribunal ou du

Conseil d'Etat en cas d'appel. Du fait de

l'échantillonnage prévu par la circulaire

relative au tri des documents produits par

le TA, il conviendrait de garder ces

documents dans les DDASS

Mutuelles

Dossier de création

• statuts • agréments • statistiques sur l'activité

C Envisager un versement aux archives

départementales (environ 6 ml)

PÔLE SANTE

DDASS - POLE SANTE - CELLULE OFFRE DE SOINS 1

Bureau de l'équipement

M Vincent Crouzet, Mme Dominique Martel Missions du service Le service procède à l'examen des dossiers de demandes d'extension et de création des établissements médicaux et médico-sociaux (hôpitaux, cliniques, établissements recevant des personnes handicapées, maisons de retraite...) Ces dossiers ont transmis au service par le CROSS (Comité régional de l'organisation sanitaire et sociale) dont le secrétariat est tenu par la DRASS. Le CROSS est composé de 2 sections : la section sanitaire qui relève de la compétence de l'ARH (Agence régionale d'hospitalisation) et la section sociale qui relève de la comptétence du Préfet et du Président du Conseil général. La section sanitaire Le bureau des équipements rend son avis au CROSS qui rend un avis permettant la prise d'arrêté d'autorisation. L'arrêté permet la mise à jour FINESS (enregistrement informatique : fichier national des établissements sanitaires et sociaux). L'arrêté est notifié à l'établissement. Il existe un dossier par établissement. Le renouvellement d'autorisation intervient tous les 10 ans. La section sociale La compétence conjointe Préfet-Président du CG a été fixée par la loi de janvier 2002. L'arrêté d'autorisation est pris pour 15 ans et est renouvelable par tacite reconduction


DOCUMENTS

DUA Durée d'utilité administrative

SORT FINAL

C : Conservation D : Destruction

T : Tri

OBSERVATIONS

Création ou extension d'établissements sanitaires

Dossiers ayant fait l'objet d'un arrêté d'autorisation

• Arrêté d'autorisation et notification 10 ans C

• Autres documents 10 ans D

Renouvellement tous les 10 ans pour les ets sanitaires (loi de

1991) .

Dossiers ayant fait l'objet d'un rejet

• Arrêté de rejet et notification 10 ans C

• Autres documents 2 ans D

Création ou extension d'établissements médico-sociaux

Dossiers ayant fait l'objet d'un arrêté d'autorisation

• Arrêté d'autorisaton et notification Durée de vie de

l'établissement

C l'arrêté accorde l'autorisation pour une durée de 15 ans pour les

ets médico-sociaux, le renouvellement se fait par tacite

reconduction

• Autres documents 10 ans ou lors

de changement

D Le service effectue régulièrement le tri et élimine les documents

obsolètes.


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Programme d'investissement des établissements publics hospitaliers

Dossier de demande

• APS D

La décision est prise au niveau de l'APS. Le dossier est déposé

à la DDASS qui demande les avis de la DRASS, DDASS,

CRAM et du médecin inspecteur. Tous les éléments sont

transmis à l'ARH qui a 2 mois pour répondre.

• Plan de financement D

• délibération du conseil d'administration D

• Décision de l'ARH

C jusqu'à la

passation du

marché

C

Contrôle de légalité

Marché de travaux 5 ans à/c du

dernier avenant

D Cf circ. sur le contrôle de légalité remise au service. Elimination

des documents n'ayant pas reçu d'observation.

Financement

• arrêté préfectoral 10 ans C

• A préciser par le service

Le financement intervient soit sous forme de subvention, soit

dans le cadre d'un contrat de plan, soit hors contrat, soit dans le

cadre du fonds d'investissement et de modernisation de

hôpitaux (FIMHO).


DOCUMENTS

DUA

Durée d'utilité administrative

SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Conseil d'administration des établissements

Composition du conseil

• Arrêté C

• avis consultatif des organismes D Elimination à chaque renouvellement du conseil d'administration

Dispensiation d'oxygène à domicile

Dossier d'autorisation

• avis

Jusqu'à

fermeture

Cette attribution est récente et ne permet pas de fixer le sort

final.

• arrêté préfectoral

Conférence sanitaire de secteur Le secrétariat est tenu par l'ARH.

Composition

• Arrêté nomination C

• consultation précédente D

FINESS

Fichier informatique C

Fichier national des établissements sanitaires et sociaux :

application informatique nationale. Conservation à quel niveau?

Prévoir sauvegarde.

Autres documents

• Chronos courrier 5 ans D

• statistiques 10 ans D Conserver celles produites par le service


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Dossiers spécifiques A préciser par le service (type de documents)

Commission de sécurité

Chambre mortuaire

enquête auprès des établissements

Amiante


Bureau des établissements médico-sociaux

Secrétariat :Mmes Galibert et Rivoire Ce service gère les missions traditionnelles d'un secrétariat. Il assure également le contrôle de légalité des marchés des hôpitaux et maisons de retraites et du recrutement de personnels dans les maisons de retraite. M. Estève (IPASS), Mme Comte et M. Boudon (enfants handicapés) – M. Mallet et Mme Rey-Giner (adultes handicapés) Etablissements médico-sociaux pour adultes et enfants handicapés. Fixation de la dotation budgétaire des établissements pour les crédits Etat et l'assurance maladie Fixation du prix de journée Il existe un dossier par établissement composé : - du dossier de base, historique de l'établissement - du dossier financier, budgétaire Liste des établissements gérés par le service : ATO ateliers ouverts CAT centre d'aide par le travail MAS maison d'accueil spécialisée (adultes) FAM (Foyer d’accueil médicalisé) (CG pour l'hébergement, DDASS pour les soins) Service d'auxiliaire de vie (soins à domicile) IME institut médico-éducatif IM Pro institut médico professionnel IR institut de rééducation SESSAD service d'éducation spéciale de soins à domicile


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Secrétariat

• Chrono courrier 5 ans D 1 chrono pour chaque personne du service

• Chrono rapport budgétaire 5 ans D Les rapports se retrouvent dans les dossiers des établissements

• Chrono rapport CROSS 5 ans D

• Chrono bordereaux de transmission à la CPAM et CRAM de tarification.

5 ans D Les arrêtés de tarification doivent se retrouver par ailleurs. Les

bordereaux de transmission n’ont pas d’intérêt historique

• Chrono des arrêtés de tarification de la DSD pour les établissements enfants et adultes handicapés

5 ans D

• Chrono des comptes administratifs (propositions DASS)

5 ans D

• Chrono interventions du Préfet pour diverses demandes d’handicapés

5 ans D Se retrouve à la Préfecture

Contrôle de légalité des marchés Marchés du CHU, des hôpitaux locaux maisons de retraites publiques

• Bordereau de retour de marchés 5 ans D Les marchés sont renvoyés dans le délai de 2 mois à l'établissement . La circulaire sur le traitement des documents sur le contrôle de légalité prévoit une élimination des documents n'ayant reçu aucune observation au bout du délai de 5 ans à compter du dernier avenant.

Contrôle de légalité sur le personnel des maisons de retraite

• recrutement de personnels Emplois jeunes, CES, CDD sur tout le département. Les documents sont transmis par la préfecture. La DDASS renvoie directement à l'organisme. Rien n'est conservé en DDASS.


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Etablissements médico sociaux adultes et enfants handicapés

Dossier historique C ouT A voir avec le service

• autorisation de création

• notes et rapports

durée de vie de

l'établissement

Dossier financier

• proposition budgétaire de l'établissement 2 ans D

• propositions budgétaires DDASS 2 ans D

• arrêté fixant la dotation 10 ans C

Voir si la conservation se fait au niveau DDASS ou au niveau

CG ou prévoir un tri pour conserver les documents concernant

les établissements privés et éliminations des documents des

établissements publics

• décision modificative 10 ans T

• compte administratif 10 ans T

• bilan 10 ans T

Service auxiliaires de vie

• convention budgétaire et avenant durée du service C

Contentieux tarifaire Géré par la commission de tarification située à Bordeaux

• Mémoires 10 ans C

• chrono des arrêtés 10 ans C originaux signatures du DDASS

• Dossiers de plaintes contre des établissements

10 ans C Les dossiers restent consultables aux AD par la DDASS le cas

échéant


Don des laboratoires aux associations

dossier d'association 5 ans D

• statuts de l'association

• lettre de demande

• lettre du laboratoire

Même dossier au service de la répression des fraudes. La

DDASS sert de boîte à lettre pour le dépôt des demandes.


Bureau des établissements pour personnes âgées M. Estève (IPASS), Mme Benayache, M. Noguier, Mme Guiraud Missions du service Contrôle budgétaire et contrôle de légalité

Contrôle budgétaire des établissements sanitaires (hôpitaux locaux) et des établissements et structures pour personnes âgées (maisons de retraites - SSIAD). Approbation et contrôle de légalité des décisions du conseil d'administration. Il serait souhaitable que le service prévoie de conserver à part les délibérations et documents budgétaires annotés ou ayant fait l'objet d'observations. Le classement dans le service se fait par établissement et par année Conventionnement des établissements

La loi de programmation d'août 2001 prévoit la signature d'une convention tripartite DDASS - DSD - Etablissement concerné Depuis cette loi, le conventionnement est signé pour 5 ans et fixe les objectifs. Il existe un dossier par établissement Procédure budgétaire

Le service examine les propositions de budget transmises par les établissements et fixe les montants financiers attribués Projets d'établissement

Le projet d'établissement est fixé pour 5 ans. La DDASS effectue le travail administratif de réception et renvoi. L'ARH en est le signataire. Convention GIRAGE

Le girage est le nouveau système qui permet d'établir un classement des résidants en maison de retraite en fonction du niveau de dépendance. Les propositions sont transmises par les établissements et sont examinées par la commission départementale de coordination médicale. Elle est composée de : - 2 médecins de la CPAM - 1 médecin du Conseil général - 1 médecin de la DDASS Le secrétariat est assuré par une infirmière de la DDASS


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Contrôle budgétaire et de légalité cf circulaire du 27/2/1997 sur le contrôle de légalité

• Budget et compte administratif 5 ans D

• Délibération 1 ans D

Si les documents n'ont pas fait l'objet d'observations

• Lettres d'observation 10 ans C Conserver également le document ayant fait l'objet d'une

observation

Conventionnement Les premières conventions ont été signées en décembre 201

Dossier par établissement 10 ans C La convention est signée pour 5 ans

• PV de visite de locaux Avant la signature de la convention

• Convention et annexes Les annexes comprennent le règlement intérieur, le projet de

soins...La convention est signée pour la DDASS par le Préfet ou

l'ARH et est rédigée par le CG

• rapport d'évaluation fourni par l'établissement avant l'établissement de l'avenant

• avenants annuels concernent le niveau financier

Procédure budgétaire

• Projet de budget présenté par l'établissement

• arrêté précisant et fixant les montant attribués

10 ans C

• Budget définitif

• compte administratif 5 ans D Pour contrôle de légalité. Elimination si le CA ne fait pas l'objet

d'observations


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Projets d'établissement Sont fixés pour 5 ans. Nouvelle législation. Ces documents se

trouvent également au CG. Prévoir plutôt la conservation à la

DDASS

• Bilan 10 ans C

• nouveau projet 10 ans C Document fourni par l'établissement

• Approbation du projet 10 ans C L'ARH est le signataire mais la DDASS fait le travail

administratif de réception et retour. Voir si l'ARH conserve

Maison de retraite - conventionnement

Convention GIRAGE

• confirmation du GIRAGE 5 ans C transmise par le secrétariat de la commission de coordination

médicale est indispensable pour fixer le budget

• convention 5 ans C signée pour 1 an minimum, 3 an maximum

• arrêté de transformation d'établissement 10 ans C Transformation d'établissement d'hébergement en

établissement d'hébergement pour personnes âgées

dépendantes

Détenu également par le service des établissements

DDASS – POLE SANTE – CELLULE OFFRES DE SOINS 1

Bureau des professions de santé Mmes Augry et Yzon

Transports sanitaires - Gestion des agréments d'entreprise de transports - Secrétariat du sous-comité des transports sanitaires Le sous-comité donne un avis sur l'agrément, le retrait ou la suspension d'une entreprise. Il se réunit 2 fois par an. Le nombre de créations d'entreprises de transports sanitaires est désormais limité. La loi n°91-1406 du 31 décembre 1991 et ses décrets d'application (95-?) ont établi de nouvelles règles et fixé un quota d'entreprises pour le département en fonction du nombre d'habitants. - établissement des tours de garde préfectoral pour les ambulances - transports de corps

Pharmacie - Suivi des dossiers des pharmacies existantes : vente ou transfert. - Suivi des demandes de création de nouvelles pharmacies. Depuis la loi du 22 mai 2000 les demandes de création doivent être renouvelées tous les 6 mois. La procédure dérogatoire n'existe plus.

Comité d'aide médicale d'urgence Le sous-comité des transports sanitaires dépend du CODAMU. Il se réunit une fois par an. Le secrétariat est tenu par la DDASS. Le renouvellement a lieu tous les 3 ans.

Commission départementale d'hospitalisation psychiatrique La commission se réunit une fois par mois. Elle est composée de - 2 médecins - 1 représentant d'association des familles - 1 magistrat Elle effectue un contrôle des arrêtés d'hospitalisation d'office ou à la demande de tiers. Elle examine les contestations des malades.


Bureau professions de santé

DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Transports sanitaires

Agrément des entreprises

Dossier d'entreprise

Chaque dossier est composé de 4 sous-chemises : entreprise, équipage, véhicules, radiation

jusqu'à cessation

de l'activité plus

1 an

T

Conservation intégrale des dossiers d'entreprises suspendues

ou mise en liquidation, tri sur les autres dossiers.

• Entreprise demande accompagnée des pièces justificatives

id D Extrait de casier judiciaire, statuts de la société, inscription à la

chambre des métiers

feuille d'agrément id C la dernière Une nouvelle fiche est rédigée à chaque changement qui

intervient tant au niveau du personnel que des véhicules

• Equipage liste du personnel

id D

photocopie des diplômes

permis de conduire

certificat de conduite des ambulances Renouvellement tous les 5 ans

• Véhicule copie carte grise

id D

fiche de visite DDASS

• Radiation documents périmés concernant les véhicules et le personnel ayant quitté l'entreprise

1 an D Documents retirés des sous chemises équipage et véhicule


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Sous-comité des transports sanitaires Donne un avis sur l'agrément, la suspension ou le retrait

Dossier de séance


• feuille d'émargement 10 ans C

• Compte rendu 10 ans C

Tour de garde préfectoral

• arrêté préfectoral C

ceux antérieurs à

1996

1 arrêté par trimestre. L'original est à la préfecture depuis fin

1996. Auparavant conservé à la DDASS

Transport de corps

• attestation d'agrément pour le véhicule et le caisson

durée d'utilisation

du véhicule D

Géré par la DDASS jusqu'à fin 2001 et repris par la Préfecture

depuis le 1er janvier 2002.


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Pharmacies

Officines existantes: dossier par pharmacie

• arrêté de création ou de transfert

Durée de

l'activité C

• acte notarié ou bail

• déclaration d'exploitation

Demande de création d'officine

• Courrier 1 an D

• Récépissé 1 an D

La loi du 22 mai 2000 a supprimé la voie dérogatoire.

La demande doit être renouvelée tous les 6 mois

Laboratoires d'analyses médicales Chaque laboratoire reçoit un numéro d'enregistrement

Dossier par laboratoire Tri dans les dossiers conservation des arrêtés

• arrêté de création de modification ou de cessation d'activité

C

• plans des locaux

Jusqu'à

cessation

d'activité du

laboratoire D

• copies des diplômes de la direction D

• copie CNI D

• extrait de casier judiciaire D

• statut de la société D

• arrêté de fermeture C


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Intervention médicale

Comité d'aide médicale d'urgence

Dossier de séance

Renouvellement du CODAMU tous les 3 ans

Convocation 1 an D

Feuille d'émargement 10 ans C

Compte-rendu 10 ans C

Professions médicales et para-médicales

Remplacement des médecins

• Licence de remplacement 5 ans D

Equivalence de diplôme

• Photocopie du diplôme D

• autorisation du conseil de l'ordre ou du ministère

D L'autorisation pour les médecins étrangers est donnée par le

ministère. L'enregistrement se fait dans le fichier informatique

ADELI

• réponse DDASS pour les autorisations D Les autorisations sont renouvelables

Ecole de kiné - Dispense de scolarité

• copie du diplôme 2 ans D

• lettre de demande et réponse 2 ans D

Pour les étudiants étrangers la démarche est identique mais la

DDASS ne fait que transmettre la demande au ministère qui

renvoie la réponse à la DDASS qui transmet à l'intéressé.


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Prélèvement sanguin : examen

professionnel

L'examen est organisé par la DDASS pour la partie théorique.

• Copie d'examen T Tri des copies en fonction de la circulaire

• Enregistrement des candidats C

SCP infirmier

• Arrêté préfectoral jusqu'à cessation

de l'activité C

Magasin d'optique

• Copie du diplôme

Carte professionnel de santé 5 ans D Transmission informatique. La DDASS sert de boîte à lettre


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Hospitalisation d'office

Commission départementale des

hospitalisations psychiatrique

Dossier commission

• Convocation

• Compte-rendu

• statistique sur examen des dossiers

• rapport annuel

10 ans

D

C

C

C

Dossier de malade

• arrêté municipal (original)

• certificat médical

• arrêté préfectoral (ampliation)

15 ans C pré archivage par année de sortie,. Penser à relever la date de

naissance de la personne au moment du pré archivage pour

fixer la date de communicabilité (150 ans à/c de la date de

naissance)

Affaires générales

Chronos courrier 5 ans D

DDASS - POLE SANTE - CELLULE ENVIRONNEMENT 1

Missions du service Bureau protection des milieux Préservation des ressources en eaux

Contrôle de la qualité des eaux de baignade

Suivi des installations classées, des mines et des carrières

Bureau de l'eau et du thermalisme Contrôle de la qualité de l'eau potable et des eaux minérales

Jusqu'en 2000, les analyses d'eau sont classées par collectivité/année/point de surveillance.

Il faudrait prévoir un classement différencié des analyses d'au au réseau des analyses au

captage et à la station.

Bureau habitat - lieux recevant du public Suivi des établissements funéraires (cimetières, crématorium)

Suivi de l'alimentation en eau potable des campings

Contrôle sanitaire des piscines

Habitat insalubre, instruction des dossiers de plaintes


Bureau protection des milieux

DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Alimentation en eau potable

• Schéma directeur jusqu'à parution

du nouveau

document

C Document établi à la demande de la commune. Il est classé dans le dossier de captage. Le contrôle technique et de légalité est effectué par la DDAS

• DUP Classé dans le dossier eau potable

• Cartographie informatique D à terme sera mis sur internet

Relations avec les hydrogéologues agréés

• rapport pour les captages à fixer par le

service

C classement par commune et par projet

Assainissement Ces dossiers sont désormais instruits par la DDAF depuis 2002. Tous les dossiers ont donc été transférés à la DDAF

dossier par commune

Dossier SATESE (Service d'assistance technique aux stations d'épuration)

Tous ces documents doivent se retrouver au CG

• compte-rendu et bilan durée de vie de

l'ouvrage D

• rapport d'activité 5 ans D

• rapport autosurveillance 1 an D

• rapport annuel 5 ans D


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Boues - dossier d'instruction par ouvrage C Dossier des stations d'épuration

• étude d'impact

durée de vie de

l'autorisation

• arrêté

• bilan agronomique

• programme prévisionnel

Baignade

résultats

• doubles des bulletins de prélèvement

3 ans D

• résultats des analyses 5 ans D

• bulletins d'affichages 5 ans D

• synthèses départementales 10 ans C élimination des synthèses nationale et européenne

interdictions de baignade 10 ans T ou D existe-t-il des statistiques ou une liste annuelle?

correspondance avec les communes et documents annexes

10 ans T Transmission des résultats et des synthèses. Classement par tournée.

pavillon bleu 2 ans D Conservation à prévoir au niveau de la Préfecture

Concession de plage

• Avis jusqu'au

renouvellement D Conservation en commune


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Dragage

• Avis durée de

l'autorisation + 2 ansD Voir avec le service de police des eaux

Dossiers transversaux (TGV...)

• dossier d'instruction

• avis

jusqu'à validation T

Installations classées pour les déchets

• Dossier d'installation autorisée durée de vie T Conservation du dossier technique

• Dossier d'installation non autorisée

10 ans T Conservation des dossiers symboliques (Mas Dieu...) peut-être

à faire en accord avec la Préfecture

• Dossier d'installation supprimée 10 ans T Conservation des dossiers techniques

Cogéma

• Suivi des analyses 10 ans D La DRIRE est le service instructeur et doit disposer de ces

analyses


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Autres installations classées Les dossiers sont conservés en préfecture

• Dossiers d'installations abandonnées

10 ans D

• Dossiers d'installations actives durée de vie de

l'installation D

Mines et carrières Les dossiers sont conservés en Préfecture

• Dossier des installations en activités

durée de vie de

l'installation D

• Dossier des installations abandonnées

10 ans

Déchets des activités de soins

Préciser quels sont les documents A revoir

Documentation

• Campagne d'information 10 ans C les campagnes

départementales Conservation d'1 exemplaire

• Revues et abonnements à fixer par le

service

D Voir avec MT Castelain


Bureau de l'eau et du thermalisme

DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Eau potable

Dossier de captage durée de vie des

ouvrages C

Qualité de l'eau

• bilan annuel 10 ans C Conservation également sur fichier informatique national. Peut-

on envisager la destruction?

• analyse 5 ans T Conservation des analyse captage et station, élimination des analyses réseau.

• bulletin de prélèvement manuscrit

2 ans D

Eaux minérales

Dossier par ouvrage C

• Analyses 10 ans T C les analyses ressource E les analyses réseau

• Remise en service de thermes durée de vie des

ouvrages C

• Dossiers abandonnés 10 ans après

abandon C

Relations avec des laboratoires

• rapports d'activité 2 ans D


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Documentation Voir avec MT Castelain si les délais peuvent être raccourcis

• TSM 10 ans D

• Eau industrie nuisances 10 ans D

• info eau, O I eau 3 ans D

Revues spécifiques reçus dans le service


Bureau habitat - lieux recevant du public

DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Législation funéraire

cimetière ou crématorium : création ou

extension

• dossiers administratif et technique

durée de vie C

Alimentation en eau potable privée Concerne les campings et les captages de maîtrise privée

• dossier de captage durée de vie C ou T selon le

volume

• Analyses d'eau 10 ans T Conserver captage et éliminer réseau. Il existe une sauvegarde informatique (SISEAU)

Contrôle sanitaire des piscines

• Dossier par établissement durée de vie de la

piscine C

• Analyses 5 ans D

Saturnisme Nouvelle réglementation à voir

• ERAP - 1 an

• ERAP + Extinction du

risque Précision des sigles


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Habitat insalubre

Dossier d'instruction 10 ans C ou T à trier selon le volume (peut-être par secteur géographique)

• plainte

• enquête mairie

• enquête DDASS

• Avis comité départemental d'hygiène

• arrêté préfectoral d'insalubrité

Amiante 10 ans C Problème d'amiante dans les établissements sanitaires et sociaux

monoxyde de carbone, air intérieur 10 ans T Intoxication dans les logements privés

Procédure d'urgence Lorsque toute conciliation a échoué

• exécution d'office des travaux 10 ans C Sauvegarde informatique

Légionnelles

• dossier 20 ans C

Aire d'accueil des nomades

• dossier par aire durée de vie de la

structure C alimentation en eau et infrastructures sanitaires


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Autres interventions

Plan sécurité vacances A préciser

• Rapport 10 ans D La coordination de ces plans a lieu en préfecture, la conservatin se fera à ce niveau.

Cultures marines

• avis a définir par le

service D

POLE SANTE - CELLULE SANTE DES POPULATIONS 1

Bureau santé publique et conduites additives

Mme Danjou, M Giovannoni Missions du service Gestion des dossiers de subvention Ce bureau travaille en lien direct avec la plate forme d'expertise médicale. Il s'occupe essentiellement de la gestion administrative et financière des crédits délégués par le ministère et des subventions accordées aux associations dont les projets ont été sélectionnés par la plate-forme expertise médicale. Les associations subventionnées interviennent dans le domaine de la toxicomanie, Une quinzaine d'associations oeuvre dans le cadre de la mission interministérielle de lutte contre la drogue et la toxicomanie(MILDT). Attribution de bourses La commission des attributions de bourses paramédicales se réunit 2 fois par an et examine environ 650 dossiers. Gestion des dons des laboratoires aux associations Environ 600 dons sont effectués par an


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Crédits MILDT

Dossier d'association C ou TS

Voir s'il existe un dossier unique pour l'association ou si la plate

forme expertise médicale en détient un également

• Statuts

• budget

• rapport d'activité

• convention budgétaire Elle est signée par le président de l'association, le préfet et le

procureur de la république

• arrêté d'attribution de subvention

SIDA

Dossier d'association 5 ans T Dossier unique? voir avec plate forme expertise médicale

• statuts, liste des membres

• délibération du conseil d'administration

Conservation des dossiers les plus significatifs ou les dossiers

d'association qui sont subventionnées tous les ans

• budget

• Tableau récapitulatif des demandes

• arrêté préfectoral d'attribution

• courrier de notification


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

• Etude budgétaire faite par la DDASS

• rapport d'activité

• convention

• dossier refusé D

Bourses

Commission d'attribution

• PV global de commission 10 ans C

Ecole para-médicale

Commission d'examen d'entrée

• arrêté signé du DDASS 10 ans C l'original est transmis à la préfecture

POLE SANTE - PLATE-FORME D'EXPERTISE MEDICALE EN SANTE PUBLIQUE 1

Mmes Moyano, Laporte et Delmas, infirmières Missions du service Instruction et expertise des différents projets de prévention présents par les associations. Le suivi pratique et financier des associations réalisatrices de projets est ensuite assuré par la cellule santé des populations - bureau santé publique et conduites additives à risque


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Maladie à déclaration obligatoire

• dossier de déclaration 10 ans D? Tous les tableaux de gestion modèle prévoient l'élimination

• données épidémiologiques 10 ans D? Enquêtes?

• problème épidémiologique ponctuel 10 ans D?

Toxicomanie

Prévention

• Dossier d'appel à projet de prévention 10 ans T

décision

Tri sur les projets les plus importants selon le volume

répartition financière

convention

correspondance

• Compte-rendu de réunion 10 ans C COPIL TOX formation, prévention

Conserver les comptes rendus si le secrétariat est tenu par la

DDASS

• Dossier de presse, affiches 10 ans C

• Bilan chef de projet 10 ans C


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

CDO (Convention départementale d'objectif)

• Dossier d'appel à projet 10 ans

Décision

C ou TS en application de la circulaire MILDT (mission interministérielle

de lutte contre la drogue et la toxicomanie)

répartition financière

compte-rendu de réunion

correspondance

convention

Etablissements recevant les toxicomanes

• compte-rendu de visite 10 ans C

SIDA

• compte-rendu de réunion collectifs et sous-groupes

10 ans C si secrétariat tenu par la DDASS sinon D

• campagne de communication 10 ans C pour les campagne au niveau local

• Bilan CDAG 10 ans C

• Enquêtes diverses 5 ans D La DDASS sert de boîte à lettre

IDE non CEE A préciser sigles

• dossiers individuels A revoir

• courrier de réponse


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

OBSERVATIONS

Plan santé jeunes (PSJ)

• Dossier d'appel à projet 10 ans C ouTS

décision

tableau financier

évaluation

• Compte-rendu de suivi 10 ans C Si secrétariat tenu par la DDASS

• Compte-rendu réunion porteurs de projets 10 ans C id

• Correspondance 10 ans T

Personnes âgées

Commission des plaintes

• rapport d'enquête 10 ans C en cas d'ouverture d'une procédure judiciaire, le juge se tourne

vers la DDASS pour demander le rapport (qui est aussi détenu

par le CG)

GIRAGE Détermination du degré de dépendance des personnes âgées.

Il est établi par l'établissement

• Validation par la commission 10 ans C

Hépatite C

• compte-rendu réunion collectifs 10 ans C si secrétariat tenu par DDASS

• Enquête 1 jour donné 5 ans D la DDASS sert de boîte à lettres

PÔLE SOCIAL

POLE SOCIAL – CELLULE ACTION SOCIALE PREVENTION 1

Mission de la cellule Politique enfance-famille Instruction des demandes de subventions Suivi de la ligne budgétaire correspondante Gestion administrative et financière du fonds d’aide aux jeunes en lien avec le Conseil général Politique de la ville Aide technique sur l’opportunité de la mise en œuvre d’une action par une association


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

OBSERVATIONS

I - Politique de la ville

Contrat de ville A fixer par le service

C

Conventions thématiques social/santé avec les communes Id C Financement sur la ligne enfance famille

• Fiche d’avis 10 ans C • Récapitulatif par commune 10 ans C

II - Politique enfance famille

Réseau de soutien parental-subventions aux associations

Classement chronologique. Les dossiers de l’année précédente parte à la classothèque

Dossier de demande • Demande • Budget prévisionnel • Description du projet • Prévisions en personnel • Compte-rendu de l’action précédente • Résultat financier précédent

Dossier accepté • Convention • Arrêté • Lettre de notification

10 ans

Conservation des dossiers retenus Elimination des dossiers refusés

La demande est examinée en comité de pilotage Si le dossier est accepté des pièces supplémentaires sont fournies Elimination à prévoir au bout du délai de 3 ans

Tableau récapitulatif des demandes examinées par le

comité de pilotage

C Sert d’ordre du jour

Conseil conjugal et médiation familiale 4 associationsmême type de dossier Il n’existe pas de comité de pilotage.

Dossier de subvention 10 ans Conservation des dossiers retenus

Tableau annuel des financements accordés

10 ans C


DOCUMENTS

DUA

SORT FINAL

OBSERVATIONS

Fonds d’aide aux jeunes Gestion administrative et financière en lien avec le CG et les communes. Il existe 8 fonds locaux gérés par les CCAS et 1 fonds départemental

Dossier de demande de subvention • Convention annuelle • Bilan de l’action (année N –1) • Convention d’accompagnement collectif • Arrêté ou avenant financier

10 ans C

Conseil de Famille

-

Procès verbaux des réunions avec • la situation des enfants pupilles de l’état et • la situation des enfants à adopter et • des parents adoptants

10 ans D Ces documents sont également au Conseil Général, puis versés aux archives départementales. Ils peuvent donc être éliminés à la DDASS

Commission des Enfants du spectacles

Avis sur les spectacles du département employant Des enfants mineurs

5 ans T Verser une année sur dix aux archives départementales après expiration de la DUA

Regroupement Familial

Dossiers instruits par la DDASS (avec documents originaux)

Dossiers instruits par OMI/ANAEM Avis d’introduction et d’admission

Jusqu’à la clôture du

dossier

5 ans

T

D

Classés par ordre numérologique d’enregistrement par an Ex. 001/01 -001/02 – 001/03,etc… Les dossiers instruits par la DDASS sont à conserver, puis verser aux archives départementales. Les dossiers instruits par l’ANAEM sont à conserver par l’ANAEM

Courriers chronologiques Inspectrice Principale Inspectrice Conseillères Techniques Secrétaires administratives Assistantes Sociales

5 ans

D

POLE SOCIAL - CELLULE LUTTE CONTRE LES EXCLUSIONS

Mission de la Cellule Mmes Sanjuan et Foucret Insertion professionnelle Gestion des demandes de subvention des associations d'insertion par l'économie. gestion des CAVA (centre d'aide à la vie active)

Appui social individualisé (ASI) Les associations pratiquent l'appui social individualisé Une convention est passée avec la DDASS. L'association ou l'orgnaisme conventionné transmet, dans le cadre du bilan individuel des personnes suivies, une fiche de suivi. La cellule établi un bilan statistique annuel sur l'ASI

Insertion sociale Gestion du dispositif tutelle curatelle d'état pour les prestations sociales. Tutelle pour les biens et les personnes incapables. Les associations de tutelle reçoivent mission du juge pour la gestion des biens d'une personne mise sous tutelle. La commission départementale des tutelles aux prestations sociales est composée de : - président (lepréfet qui délègue le DDASS) - le DDRASS - Le TPG - Le directeur départemental du travail (l'inspection du travail et des lois sociales) - l'inspecteur d'académie - des représentants de la CAF, de la MSA et de la DSD Elle se réunit 2 fois par an et examine les propositions de budgets prévisionnels des associations et détermine le tarif prévisionnel de la mesure. Elle procède à l'examen des comptes et procède à l'agrément des association. Financement des différents centres d'accueil (CHRS, CADA) CHRS Les Centres d'hébergement et de réadaptation sociale sont au nombre de 14 dans l'Hérault. Leur financement est sous forme de DGF (signature de l'arrêté par le DDASS). Chaque structure doit fournir pour le 30 octobre de l'année un budget prévisionnel pour l'année suivante. Approbation du budget après examen et approbation du compte administratif. Le 28 février de l'année suivante le budget définitif doit parvenir à la DDASS qui fixe le montant de la Dotation attribuée. Allocation logement temporaire Des logements sont loués par des associations conventionnées auprès de bailleurs publics ou rivés. L'allocation logement est versée directement à l'association.


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Insertion Professionnelle

Dossier de subvention des associations 5 ans D Ces dossiers sont conservés 2 ans dans le bureau puis 3 ans à

la classothèques

• demande de l'association

• Budget, Compte administratif, compte de résultat

Fourni en 2 exemplaires par l'association. exemplaire partira à

la TG pour le paiement de la subvention

• Bilan d'activité de l'année précédente

• arrêté préfectoral d'accord signature préfet, original à la préfecture

Appui social individualisé

Dossier par association ou organisme

• Convention signé avec la DDASS 5 ans C

• fiche de suivi nominative 5 ans D

• Statistique annuelle 10 ans C

Insertion sociale

Tutelles d'état aux incapables majeurs

Dossier d'association

• ordonnance du juge

• convention d'agrément des organismes

• Compte administratif


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

• état de facturation trimestriel

• arrêté des avances

Bilans envoyés au ministère 10 ans C

Tutelle aux prestations sociales

Commission départementale - dossier de séance


• Compte rendu 10 ans C Il est signé par le président de séance

• arrêté individuel par association 10 ans C Il est classé dans le dossier de l'association

• arrêté globaux pour la CAF 10 ans C

Dossier par association 10 ans C

• Bilan prévisionnel

• Compte administratif

• liste du personnel

• arrêté individuel


DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

CHRS (centre d'hébergement et de réadaption sociale)

14 CHRS dans l'Hérault

Dossier de financement des CHRS 10 ans C

• rapport préliminaire

• tableau d'autorisation de dépenses Le recours pour contester est de 8 jours

• arrêté de financement Le paiement est effectué par le comptable par mois.

• Mémoire contentieux (si recours) Un recours devant le tribunal interrégional de tarification

sanitaire et social

CADA (Centre d'accueil pour les demandeurs d'asile)

2 centres à Béziers

Dossier de financement 10 ans C Même type de dossier que pour les CHRS

Lutte contre la prostitution Aide aux associations de lutte contre la prostitution

Dossier de subvention 10 ans C

• Rapport d'activité

• arrêté d'attribution de subvention

Participation à des fonds d'aide

• Convention financière avec divers partenaires

10 ans C EDF, CG

•


•

DOCUMENTS


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Allocation logement temporaire

Dossier d'association

• Convention Etat-Association et avenants 10 ans C La convention est signée pour un an

•

PRAPS (Programme régional d'accès à la prévention et aux soins)

• Dossier d'appel à projet 10 ans C ou T

convention

fiches de suivi

synthèse

• compte-rendu de réunion porteurs de projet

10 ans C Si secrétariat tenu par DDASS

• compte-rendu de réunion comité de suivi 10 ans C

Le comité de pilotage se réunit 2 à 3 fois par an. Il est composé de

5 représentants de l’Etat 5 représentants du Conseil général Tous les trois ans un conseil

DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL C : Conservation D : Destruction

T : Tri

OBSERVATIONS

Pilotage politique du RMI

Comité de Pilotage

Secrétariat

• Convocation aux réunions 1 an D

• Ordre du jour 10 ans C

• Liste d’émargement 10 ans C

• Dossier de réunion 10 ans C

Commission locale d’insertion

•

•

POLE SOCIAL - CELLULE DISPOSITIF RMI

Bureau cellule ouverture de droit Ce service est situé dans un immeuble extérieur à la DDASS, "le Versaille" avenue de Lodève. Il regroupe des agents de la DDASS et des personnes mise à disposition en provenance de l'ANPE. Ce sont des conseillers d'insertion professionnelle. Missions du service Ouverture de droit

Toutes les demandes font l'objet d'un enregistrement informatique. Une sauvegarde informatique est réalisée prenant en compte tous les dossiers n'ayant pas eu de traitement depuis 2 ans. Les dossiers sont transmis soit par la CAF soit par la MSA pour signature pour décision d'ouverture de droit. Le dossier est ensuite renvoyé à la CAF où la MSA. Aucun double n'est conservé. Recours sur les décisions

En cas de contestation sur la décision la cellule sert de médiateur pour un recours amiable . Le dossier revient pour un nouvel examen. Une nouvelle décision est prise. La cellule reçoit le courrier de contestation, ouvre alors un dossier papier.

• gestion des indûs

• examen et suivi des fraudes Elles sont généralement découvertes par la Police ou par l'organisme instructeur. Plusieurs départements peuvent être concernés. La plainte peut être déposée soit par la CaF soit par la DDASS. Le Ministre des finances se constitue partie civile si la fraude dépasse 4500 euro (30000F). Une plainte est déposée près du procureur.

• Mission insertion professionnelle Cette mission regroupe le comité de pilotage relatif au programme départemental d'insertion. Le suivi est désormais repris par la DDASS. Elle assure le contrôle de légalité des conventions signés par le Conseil général et collecte les conventions ELI (emploi local d'insertion) La cellule dispose d'espace suffisant pour le préarchivage ce qui a permis jusqu'à maintenant de tout conserver et surtout aucun tri ni élimination n'ont été faits. La Cellule RMI a conservé toutes les conventions reçues dans le cadre du contrôle de légalité. Elles sont stockées sans classement soit en pile dans un bureau soit entassées dans un placard. Une élimination de ces documents est envisageable. De même, il conviendrait d'éliminer les stocks de plan départemental d'insertion conservés en x exemplaires et qui encombrent les placards.


Cellule ouverture de droits

DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Ouverture de droit

• Dossier d'ouverture transmis par la CAF ou la MSA

Dossier retourné au service (CAF ou MSA) aucun double n'est

conservé.

Recours sur la décision Il s'agit d'une procédure de recours amiable

Dossier de recours

• courrier de contestation

• fiche historique de la décision copie écran

• fiches paiement CAF MSA CLI

• courrier au demandeur pour pièces complémentaires éventuelles

• courrier de notification de la nouvelle décision

• Avis d'opportunité à la CAF ou la MSA Si la décision est différente

Indus

Dossier de recours gracieux 5 an D

• courrier de recours de l'allocataire

• informations demandées à la CAF

Classés par année et par ordre alphabétique. Conformément à

la circulaire AD99-1 sur le traitement des archives produites

dans le cadre du RMI

• grille de remise de dette

• réponse de la cellule RMI


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Dossier de réclamations sur titre de perception

5 ans D Cf circulaire 99-1

• courrier de contestation de l'allocataire Transmis par la TG

• Informations demandées à la CAF

• Réponse de la Cellule

Fraudes

Dossier sans poursuites 5 ans D Dossier faisant l'objet d'un réglement amiable

Dossier avec plainte C

• demande initiale

Le dossier original est envoyé a Bercy. La cellule conserve un

double. Cf circulaire AD 99-1

• déclaration trimestrielle remplie par l'allocataire

2 ans à/c du

réglement du

contentieux

• pièces ayant servi de preuves pour découvrir la fraude

• rapports d'enquètes municipales Concerne les travailleurs indépendants

• atttestation de l'employeur

Mission insertion professionnelle

Conventions Conseil général 1 an D Transmise pour contrôle de légalité. La conservation se fera au

niveau du CG

Conventions Emploi local d'insertion (ELI) 5 ans après

expiration de la

convention

C


DOCUMENTS

DUA


SORT FINAL


T : Tri

OBSERVATIONS

Fiches de stages SIFE 2 ans D

Documents généraux

• statistiques sur les activités de la cellule 10 ans C