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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
1 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
20.01 ACTAS
20.01.3 Actas comité de Etica Hospitalaria 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 248 de 2010
Comunicación interna (convocatoria)
Actas
Lista de asistencia
20.01.04 Actas comité Docente -Asistencial 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 247 de 2010
Comunicación interna (convocatoria)
Actas
Lista de asistencia
20.01.5 Actas comité Seguridad del Paciente 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 229 de 2010
Comunicación interna (convocatoria)
Actas
Lista de asistencia
20.01.11 Actas de comité de vigilancia Epidemiológica 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 215 de 2010
Comunicación interna (convocatoria)
Actas
Lista de asistencia
20.01.20 Comité de Historias Clínicas 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 218 de 2010
Comunicación interna (convocatoria)
Actas
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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2 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Lista de asistencia
20.12 CERTIFICACIONES 1 0 XSustenta la gestión. La información se encuentra en las Historias Clínicas
Solicitud certificado Historia Clínica
Certificado historia clínica
Soportes (documento digital)
20.31 INFORMES20.31.3 Informes a Juzgados 2 18 X X Refleja Historia Institucional
Oficios de solicitud de información
Oficio de Respuesta
Informe trimestral pacientes inimputables
20.31.6 Informes Entes de control 2 18 X X Refleja Historia Institucional
Informes Contraloría Departamental Oficio a la Contraloría Departamental (documento digital)
Informes Defensoría del Pueblo y PersoneríasSolicitud de información Defensoría del pueblo, Personerías,
Respuesta a la solicitud
20.31.7 Informes Entes Públicos 2 18 X X Refleja Historia Institucional
Gobernación de Santander
Oficios de solicitud de información
Informes a la Secretaria de Salud Departamental
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
20.32 INVENTARIOS 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén
20.32.1 Inventarios de Consumo
Solicitud de pedido (documento digital)
Consumo
20.32.2 Activos fijos 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén
Consumo
Acta de asignación de activos fijos
Inventario por dependencia
20.32.4 Inventarios Documentales 1 0 X En permanente actualizaciónInventario de transferencias primarias (documento digital)
20.42 PLANES 1 0 X
Sustenta la gestión. La información se encuentra en el informe de Plan operativo consolidado
30.42.6 Plan de mejoramiento de calidad 1 0 X
La información se encuentra consolidado en la oficina de Mejoramiento Institucional
Planes de mejoramiento (resultado de autoevaluación, registro calificado, auditoria interna y externa)
30.42.09 Plan de mejoramiento por proceso 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Control interno
Plan
Comunicaciones oficiales
soportes documentales
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Informes
30.42.13 Plan Operativo 1 0 X
Sustenta la gestión. La información se encuentra en la oficina de Desarrollo institucional en el consolidado del Plan Operativo
Comunicaciones internas (doc. electrónico)
Plan de Operativo
Informes avance del plan operativo del proceso
20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 1 0 X Sustenta la gestión
20.45.2 Médicos Psiquiatras
Programación de turnos médicos psiquiatras
30.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 0 X En constante actualización
Caracterización de Documentos
Procesos (documento digital)
Sub-procedimientos (documento digital)
Procedimientos (documento digital)
30.53.2 Gestión del Riesgo 2 0 X En constante actualización
Contexto estratégico
Matriz del Riesgo
Seguimiento a la matriz del riesgo
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Atención al Cliente
20.01 ACTAS 1 4 X X Refleja historia.
20.01.21 Comité Participación Social y Atención al Usuario
Comunicación interna (convocatoria)
Acta de Participación Social y Atención al Usuario
20.12 CERTIFICACIONES 1 0 X Sustenta la gestión. Certificación de hospitalización de pacientes (documento digital )
20.17CONTROL DE DERECHOS A POBLACIÓN VULNERABLE 5 0 X En constante actualización
Ficha de identificación social - estudio socioeconómico
Hoja de vida habitantes de la calleIdentificación desplazados
Comunicaciones a la Alcaldia
20.19 COSTOS 1 0 XLa información se encuentra consolidada en la oficina financiera
Centro de costos - Servicio de atención al usuario (documento digital)
Registro de pacientes atendidos (documento digital)
Ficha de talento Humano (documento digital)
20.41 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 X XSeleccionar el informe de satisfacción y semestral para la historia
Acta de Apertura de Buzón
Oficios de petición, queja o reclamo
Formato de buzón petición, queja o reclamo
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Comunicación interna enviada y recibida (documento digital)
Oficios de respuesta
Guía de usuarios Derechos y Deberes
Control de entrega de derechos y deberes -SIAU
Informe de mensual petición, queja o reclamo
20.41.1 Medición de satisfacción al cliente 1 4 X XSeleccionar el informe de satisfacción y semestral para la historia
Encuesta de satisfacción
Informe de satisfacción
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Auditoría
20.09 AUDITORIAS MÉDICAS 1 19 X XSeleccionar planes, programas, actas y informes para la historia.
20.09.1 Clínicas Internas 1 19 X XSeleccionar planes, programas, e informes para la historia.
Programa de actividades de auditoria Clínica
Formato de registro de actividades
Informes: resultado, Gerencia
Plan de acción de mejoramiento
20.09.2 Prestación De Servicios 1 19 X XSeleccionar programas, actas e informes para la historia.
Programa de actividades de auditoria Clínica
Formato de estancias diligenciado
Informes: indicadores, hallazgos, Gerencia,
Acta de visita
20.09.3 Evaluación de historias Clínicas 1 19 X XSeleccionar plan, informes para la historia.
Plan de auditorias
comunicación interna
Informes
Plan de acción de mejoramiento
20.09.4 Cuentas Médicas 1 19 X XResolución 100 junio 21 de 201, Organizar expediente individual por Eps
Oficios de objeción de la EPS
Informes
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Respuesta a la glosa interna
Análisis de glosas
Consolidado de glosas
Informe mensual de glosas aceptadas y preventivas
Acta de devolución (documento digital) cartera
InformesFormato de recepción y registro de glosas de contabilidad
20.31 INFORMES 1 19 X XLa información se encuentra en el movimiento contable
20.31.7 Informes Entes Públicos
Secretaria de Salud Departamental
Actas de conciliación
Informes respuesta a glosas
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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9 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Servicios hospitalarios
20.05 APOYO TERAPÉUTICO 1 XSustenta la gestión. La información se encuentra en el sistema de información Sahi
Control de citas de psicología, terapia ocupacional, trabajo social, taller Omee, enfermería
Control de asistenciaFormato registro de información dirigido al paciente y su familia
20.19 COSTOS 1 X
La información se encuentra en consolidada en la oficina de mejoramiento y luego es transferido y consolidado a la oficina de costos.
Censo (documento digital)
Ficha técnica de talento humano
20.27 HISTORIAS CLÍNICAS 5 15 X X
Seleccionar la historias por tratamiento de salud mental. La información se encuentra en el sistema SAHI de la Historia Clínica. Digitalizar: Consentimiento Informado, Solicitud de acompañamiento para pacientes hospitalizados, Actas de Junta Médica, Registro de manejo de pertenencias, Salida voluntaria. Resolución 218 de 2010
Historias Clínicas (documento digital)
Exámenes de laboratorio (documento digital)
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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10 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Evoluciones medicas (documento digital)
Consentimiento Informado
Solicitud de intervención de trabajo socialSolicitud de acompañamiento para pacientes hospitalizadosFormato remisión servicios de hospitalización (doc. digital)
Actas de Junta Medica
Registro de manejo de pertenencias
Salida voluntaria
Formato eventos adversos
Referencia y contra referencia
Remisiones
Solicitud de copia de Historia Clínica 1 X
La información del pago de la copia de la historia clínica se encuentra en Tesorería
Fotocopia de cédula
Ingreso de caja
Certificados de Historias clínicas (documento digital)
Asuntos Jurídicos inimputablesComunicaciones oficiales de la fiscalía, Juzgados, Instituto Nacional penitenciario y Carcelario - INPEC, Ministerio de la protección social, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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11 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Oficios de respuestas a solicitudes, fiscalía, Juzgados, Instituto Nacional penitenciario y Carcelario - INPEC, Subdirección científico - Gobernación de Santander, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
20.31 INFORMES
1 X
La información se encuentra consolidada en informe a la Secretaria de Salud Departamental y informe Fondo Nacional de Estuperfacientes
20.31.5 Informes de GestiónPlanilla de medicamentos controlados farmacia (documento digital)
20.32 INVENTARIOS 1 X Sustenta la gestión
20.32.1 Inventarios de consumo 1 X Sustenta la gestión
Solicitud de pedido a almacén (documento digital)Solicitud de medicamentos e insumos (documento digital)Movimiento de salida de medicamentos (documento digital)
Inventario de carro de paro
20.32.3 Inventarios de Devolutivos 1 XLa información se encuentra en las actas de comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia
Formato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos
20.32.4 Inventarios Documentales 1 X En constante actualizaciónInventario de transferencias primarias (documento digital)
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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12 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
20.42 PLANES 1 XLa información se encuentra en el Almacén. Sustenta la gestión
20.42.5 Planes de mantenimiento hospitalarioFormato solicitud de mantenimiento para todas las unidades funcionales
20.46 PROGRAMAS 1 4 X X Refleja historia institucional
20.46.10 Programas Servicios Hospitalarios
Control de asistencia
Talleres Omee, ambulatorios
20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 1 4 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en la Historia Clínica
20.45.4 Recibo y entrega de turno
Kardex
Entrega y recibo de turno individual
Recibo y entrega de turno
Cuadernos de cambio turnos
20.49 SALIDA DE AMBULANCIA 1 XLa información se encuentra en la oficina financiera-facturación
Memorando (necesidad de salida del paciente)
Solicitud de prestación de servicio
Formatos boleta de salida de pacientes
Orden salida de vehículos
Solicitud de transporte
Orden de la ambulancia
Oficio permiso de salida de inimputable
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
13 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
trasporte logístico (ambulancia)
20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 X En constante actualización
Protocolos y guías
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
14 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Servicios Ambulatorios
20.19 COSTOS 1 Xla información se encuentra en la oficina financiera
Control de estancias por mes
Ficha técnica de talento humano
20.46 PROGRAMAS 2 8 X X
Seleccionar actas de actividades anual, Actas de equipo terapéutico para la historia de la institucional. El formato de asistencia de pacientes seleccionar durante el tramite de la glosa. Incluir el formato de entrega de pruebas de psicología en la Historia clínica física y por evidencia de firma del pacientes.
20.46.7 Programas ambulatorios
Acta de actividades anualFormato de asistencia de pacientes
Control individual de actividades
Autorización salida Hospital de Día
Actas de equipo terapéutico
Citación para: Asamblea, familiar psiquiatría hospital díaLista de asistencia Asamblea familiar, intervención familiar, prestación de servicios,
Solicitud de autorización salida extramural
Formato de toma de signos vitales
Formato de intervención individual de psicologíaFormato de entrega de pruebas de psicológica
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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15 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Coordinación de Enfermería
20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.
Ficha técnica de talento humano (documento digital)
20.31 INFORMES 1 XLa información se encuentra consolidada en nómina.
20.31.5 Informes de GestiónInformes a Recursos Humanos de turnos de contratistas (EPS), Informe de consolidado de horas con el personal de planta (documento digital)
20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 2 8 X Seleccionar los formatos de horarios de enfermería para la historia institucional
20.45.1 Enfermería
Formato horarios de enfermería
Solicitud de cambio de turno
Reporte de urgencias
20.42 PLANES 2 XSeleccionar el Plan de atención básica de salud mental para la historia
20.42.3 Plan de atención básica de salud mentalPlan de atención básica de salud mental (documento de apoyo)
Comunicaciones oficiales
comunicaciones internas
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
16 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
20.46 PROGRAMAS
20.46.2 Programa de capacitación de enfermería 2 3 XLa información se encuentra en el programación institucional
Programa de capacitación
Lista de asistentes
Comunicaciones internas
20.46.4 Programa de inducción personal de enfermería 2 3 X
Seleccionar el plan y las acta de inducción y re inducción para la historia institucional. Resolución 046 de 2010. Resolución 229 de 2008.
Programa de inducción personal de enfermería
Lista de asistentes
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
17 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Apoyo Terapéutico
20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.
Ficha técnica de talento humano (documento digital)
Movimiento de paciente detallado (documento digital)
20.46 PROGRAMAS 1 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en nota de enfermería.
20.46.1 Programa apoyo terapéutico
Lista de pacientes
Oficios de solicitud al Sena
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
18 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Trabajo Social
20.46 PROGRAMAS 1 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en nota de enfermería.
20.46.11 Programas socialesRelación de pacientes que reciben bonos por Adulto mayor y soportesLista de radicación de actividades de hospitalización y de larga estancia
20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.
Ficha técnica de talento humano (documento digital)
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
19 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Farmacia
20.03ALMACENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVOS MÉDICO 1 4 X Sustenta la gestión
Formato de control de factores ambientales
Formato de control de fechas de vencimiento
20.19 COSTOS 1 X
La información se encuentra en el sistema SAHI en el la historia clínica y también en el informe mensual en Costos
Movimiento salida de medicamento
Movimiento de paciente detallado
Movimiento de entrada de medicamentosFormato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos
Ficha técnica de talento humano
20.31 INFORMES 1 9 X XSeleccionar y digitalizar el informe para la historia
20.31.2 Informes al Invima
Informes a InvimaFormato De Reporte De Sospecha De Incidentes Adversos A Dispositivos Médicos
Oficios de solicitud al Invima
Oficios de respuesta la Invima
20.31.7 Informes Entes de Públicos
Informes a Secretaria de Salud Departamental
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
20 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Formato De Reporte De Sospecha De Incidentes Adversos A Dispositivos Médicos (documento digital)
Formulas recibo oficial (pacientes ambulatorios)
Informe Fondo Nacional de Esturpefacientes
Informe al Fondo Nacional de Esturpefacientes
Planilla de movimientos y formulas recibo oficial
Factura de compra
20.32 INVENTARIOS 1 0 XLa información se encuentra las actas de sostenibilidad de la Financiera
20.32.1 Inventarios de consumo
Solicitud de pedido a proveedores
Kardex
Copia de factura de proveedores
Recepción técnica de medicamentos y/o dispositivos
Certificado de ingreso de medicamentos
Control de pendientesInventario Solicitud inspección ocularActas de baja o inspección ocular
20.32.3 Inventarios Devolutorios 1 0 XLa información se encuentra en el Actas comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia
Acta de rechazo al médicoFormato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
21 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
20.46 PROGRAMAS 1 4 X X
Seleccionar y digitalizar el Acta de comité para la historia institucional. Decreto 2200 de 2005 cap. III arts. 15, Resolución 1403 de 2007, Resolución 190 de 2013.
20.46.8 Programas de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia
Programas de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia
Comunicación interna (convocatoria)
Actas comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia
Lista de asistentesSoportes: Conciliación de medicamentos (documento digital)
20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 0 X En constante actualización
Manual de medicamentos y terapéutica
Guías
20.54SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
1 4 X X
Seleccionar y digitalizar el Acta de comité para la historia. Decreto 2200 de 2005 cap. VI arts. 22 y 23, Resolución 137 de 2009.
Comunicación interna (convocatoria)Acta comité de Farmacia y Terapéutica
Lista de asistenciaSoportes: Formato de inclusión y exclusión de medicamentos
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
22 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Apoyo DiagnósticoElectrocefalografía
20.19 COSTOS 1 0 X
Los resultados del electro, la información se encuentra en la historia clínica. Los resultados no reclamados se eliminan.
Tomas de electrocefalografía diario y mensual
20.31 INFORMES 1 0 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina financiera
20.31.5 Informes de Gestión
Ficha técnica de talento humano
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
23 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Laboratorio Clínico
20.16CONTROL DE CALIDAD DEL LABORATORIO CLÍNICO 1 4 X
La información se encuentra en la historia clínica. Conservar certificado de calidad anual de participación o mención de calidad para la historia.
20.16.1Control de Calidad Externo Química Clínica Laboratorio Prevecal
Oficio remisorio
20.16.2 Control de calidad interno 1 4 X Sustenta la gestión
Formato control de factores ambientales
Hoja de control grafica de Curva Levey Jennings
Resultado informe Prevecal
Reporte de control de calidad
Certificado de Calidad
20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.
Informe mensual por servicio laboratorio clínico
Ficha técnica de talento humanoLista de exámenes de laboratorio procesados pacientes inimputables, otros convenios (farmacodependencia)
20.29 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS 1 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén
Factura (copia)
Garantía del equipo
Control de calidad del equipo
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
24 de 242015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
20.31 INFORMES 1 4 X Sustenta la gestión
20.31.7 Informes a entes PúblicoInforme al Laboratorio Departamental de Salud Pública
Condensado mensual Bacteriología de lepra
Condensado mensual Bacteriología de tuberculosisEvaluación externa del desempeño indirecta (EEDI) Baciloscopia de tuberculosis
20.48 RESULTADO DE EXÁMENES
1 X
Los resultados no reclamados impresos se eliminarán después del 2009 y los resultados que no se encuentran en el sahi antes del 2009 se deben conservar hasta cumplir los 20 años de la historia clínica.
Orden médica
Reporte de resultado de examen (documento digital)
20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 XLa información se encuentra en la oficina de Calidad
Protocolos
Manual de procedimientos del laboratorio clínico
Manual ficha de seguridad de química
Libro de TBC
CONVENCIONES:
CT: Conservación TotalE: Eliminación
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :