tb007

4. Szövegszerkesztési alapismeretek

1

4.1. A szövegszerkesztő használata

1. A szövegkészítés eszközeinek fejlődése Olvasmány

2. A szövegbeviteli programok típusai. Karakteres (editor, szerkesztő) Grafikus (word processor, szövegszerkesztő)

Edit MS Works ChiWriter Word Perfect Ékszer MS Word for Windows Context MS Office Norton Editor Star Office Personal Editor Ami Pro

Előny kis hardverigény WYSIWYG és programméret (Ahogy látod, úgy kapod) különböző szolgáltatások Hátrány grafika hiánya nagy hardverigény egyszerű – ASCII – szöveg és programméret nincs formázási lehetőség

3. A szövegszerkesztő funkciója dokumentum („írott dolgaink”): • létrehozása • tárolása • visszakeresése • módosítása • megjelenítés kezelése

4. A grafikus szövegszerkesztő főbb szolgáltatásai: 4.1. Szövegszerkesztési alapok:

• Új dokumentum létrehozása • Szöveg javítása, keresése, cseréje • Képernyő beállítása • Dokumentum zárása, mentése • Szövegrészek kijelölése, másolása, mozgatása, beillesztése • Rövidítés-szótár, gyorsszöveg („kész szöveg”, „szövegtár”) használata • Automatikus javítás • Nyomtatás előkészítése

4.2. Egyszerűbb formátum-beállítások: • Betű-formátum: típus, méret, szín, dőlés, aláhúzás, vastagítás, indexelés, betű-köz • Bekezdés tulajdonságok: behúzások, igazítások, térközök, soremelések, sor és

bekezdés együtt tartásának szabályozása • Szegély és mintázat (árnyékolás), keretezés készítése • Tabulálás és beállításainak változtatása • Felsorolás, számozás készítése, beállítása

4.3. Összetett formátum-beállítások: • Fej- és lábléc készítése, oldalszámozás beállítása • Szakasz beállítások (oldaltájolás) • Hasábok létrehozása (töréspont)

tb007

2

sortávolság

4.4. Speciális szolgáltatások: • Helyesírás-ellenőrzés, szóelválasztás • Táblázat készítése, módosítása • Tartalomjegyzék készítése • Képek, objektumok, fájlok beillesztése

Tartalom létrehozása (4.1.) ⇒ Szerkesztő (Editor) Szövegszerkesztő

Formátum beállításai (4.2. 4.3.) ⇒ Kiadványszerkesztő (DTP) (Word Processzor)

5. A szövegszerkesztés lépései: • A program indítása: új szerkesztési ablak nyitása, munkakörnyezet beállítása (utóbbi

később is elvégezhető) • Szöveg bevitele: begépelés, létező dokumentum megnyitása, szkennelés (OCR) o változtatások elvégzése o meglévő részek átmásolása az újba o sablon készítése

• Mentés: rögzítés háttértárolón; Az automatikus mentés beállítása nem helyettesíti a normál mentést. Biztonsági okokból

előnyös, pl. áramszünet esetén nem kell mindent elölről kezdeni, alapból max. 10 percet. Helyreállított dokumentumként nyitja meg a Word, egyébként nem találkozunk vele.

• Tartalom ellenőrzése: javítás, helyesírás ellenőrzése Mentés (javasolt)

• Formázások: betű, sor, bekezdés, hasáb, oldal… Mentés (javasolt)

• Nyomtatás – igény szerint • Dokumentumok és a programbezárása

Mentés Kiegészítés a betűkhöz: típus: bitmap font: négyzethálón tervezve, fix méretek (monitor és nyomtató külön!) truetype font: matematikai görbék írják le, tetszőlegesen méretezhető

facsiga facsiga

facsiga

4.1.1. A program indítása

1. Grafikus szövegszerkesztő indítása, képernyő felépítése 1.1. Az Word indítása:

• Asztal | Parancsikonnal • a Start | Programok | Esetleg valamilyen gyűjtő mappában van

1.2. Ha nem látjuk az első két lehetőséget, akkor más módon kell az indítást végezni: • Start menü | Keresés | Fájlok vagy mappák… az excel.exe állományt megkeresni • Start menü | Futtatás… a kapott ablakba írjuk be excel

lenyúló szár

felnyúló szár

betűmagasság

betűszem

tb007

3

A

1.3. A képernyő felépítése, elnevezések:

• Címsor: dokumentum név – program név elrendezésben • Ablakvezérlő menü lenyitása: <ALT>+<SPACE> • Dokumentum ablakvezérlő menü: lenyitása <ALT>+<Num. -> • Menüszalag: választás és parancsok kiadása o egér o <Alt> felengedés után kis keretben megjelenő szám, betű választása

Kurzornyilakkal mozoghatunk a szalagok között. o „forró billentyű”: azonnal végrehajtja a parancsot o Gyorsmenü vagy helyzet érzékeny menü (helyi menü): jobb egér gomb

Érdemes megszokni a használatát, nagyon jól használható! o Szürke, halvány szín: nem használható (előzőleg ki kell jelölni valamit)

• Munkaterület: a szövegírás területe • Vonalzó(k): NÉZET Vonalzó o vízszintes: bal margó, függőbehúzás, első sor behúzása, bal oldali behúzás jobb

oldali behúzás, jobb margó, táblázatban oszlopszélesség állítása o függőleges: felső, alsó margó állítása

• Szövegterület: a margók közötti terület o a sor betelte után automatikusan új sort nyit o a lap betelte után automatikusan új lapot nyit

• Szövegkurzor: alakú villogó jel, jobb oldalára kerül a beírt karakter Valójában egy téglalap alakú terület, amelybe írunk, de csak a bal oldala látszik, az villog! • Fájl vége jel: __ piszkozat nézetben, ha a Minden látszik bekapcsolva • Bekezdés vége jel: ¶

címsor

menüszalag Office gomb

szövegterület

gördít ősáv és csúszka

vonalzó

bekezdés vége jel

nézetek nagyító állapotsor

tb007

4

• Kijelölő sáv: a szövegterület előtti terület (behúzások miatt lépcsős lehet a jobb széle, az egér jobbra felfele mutat)

• Állapot vagy Státusz sor: információkat jelenít meg, ki-bekapcsolható az, hogy mit mutasson (’je’ az állapotsoron)

• Görgető sáv: a görgető nyíllal, csúszkával o vízszintes: jobbra-balra mozgathatjuk a lapot, ha nem fér el széltében o függőleges előre-hátra a mozgathatjuk a dokumentumot

1.4. Egérhasználat: • Egérmutató: I alakú a szövegterületen (beszúró kurzor)

alakú:, menü, menüszalag, vonalzó, gördítő sáv

alakú: kijelölő sáv (szöveg előtti terület) • Egérműveletek: o rámutatás: az objektumra visszük a mutatót vagy nyilat o kattintás: bal egérgomb általában, ’be’-vel jelölöm o dupla kattintás: ’be2’-vel jelölöm o megfogás: lenyomott ’be’ az objektumon o húzás: lenyomott ’be’-rel való mozgatása az objektumnak o jobb egérgomb (’je’): gyors (helyi, úszó, lebegő) menü (Az ebben a szituációban

elérhető lehetőségeket ajánlja fel.) Ha nem tudod mit csinálj, kattints rá jobb egérrel!

(Szőke humanoid módszer)

4.1.2. A munkakörnyezet beállítása

• Office gomb | A Word beállításai ( | ) A kapott párbeszéd ablak baloldalán válasszuk ki a megfelelő menüt, majd a jobb

oldalon módosíthatjuk az egyes beállításokat. Az alapbeállítások néhány kivétellel megfelelnek.

• Nyelvi ellenőrzés | Automatikus javítási beállítások gomb | Automatikus javítás beíráskor fülön ne engedélyezzük alul a Behúzás beállítása a Tabulátorral …!

• A Testreszabás alatt a Gyorselérési eszköztárat igazíthatjuk igényeinkhez • Mentés alatt Automatikus helyreállítás … értéke 10 perc. Fölösleges kisebbre tenni

és ne felejtsük: Nem helyettesíti a mentést! Mentés nélkül bezárva a dokumentumot, nem fogjuk tudni visszahozni. Ez csak biztonsági megoldás egy Word összeomlás esetére. Helyreállított dokumentumként nyitja meg majd számunkra és elmenthetjük, ha megfelel.

Bármilyen gond, értelmezési probléma, stb. esetén mindig megpróbálkozhatunk a Súgó

használatával. A bezárás ikon alatti . Internet kapcsolat esetén online is kereshet a súgó, de be kell állítani ezt a lehetőséget.

tb007

5

Nézetek • Nyomtatási elrendezés: minden nyomtatásra kerülő rész látszik o NÉZET | Dokumentumnézetek | Nyomtatási elrendezés

o Állapotsoron: • Piszkozat: gépeléshez, egyszerűbb szerkesztés, formázás (Csak a szöveg látszik!) o NÉZET | Dokumentumnézetek | Piszkozat

o Állapotsoron: • Vázlat: Kibontható/szűkíthető a megjelenítés (csak címsorok látszanak, ha vannak,

szintek állíthatók be, áthelyezhető egy rész a hozzá tartozó részekkel együtt, stb. o NÉZET | Dokumentumnézetek | Vázlat

o Állapotsoron: • Olvasás teljes képernyőn: o NÉZET | Dokumentumnézetek | Olvasás teljes képernyőn

o Állapotsoron: Megnézhetjük a nyomtatás várható eredményét:

o Office gomb | Nyomtatás | Nyomtatási kép

o Gyorselérési eszköztár:

5.1.3. A szövegszerkesztő menürendszere Office 2007 csomag szakított a korábban alkalmazott Menü és Ki-bekapcsolható

Eszköztárak rendszerrel. Ebben kiválasztva egy menüt, alatta megjelenik a hozzá tartozó eszköztár is – itt menüszalag. Különböző módon jelenhet meg a menüszalag, attól függően, mennyi hely áll rendelkezésre a megjelenítéshez szélességben.

1. Teljes menüszalag:

2. Összenyomott menüszalag:

A szalag egyes csoportjainál a név után pici ikon látszik. Erre kattintva

megnyílik a hozzátartozó dialógus doboz, amely még több és pontos beállítást tesz lehetővé.

Pl. a Bekezdés csoportot lenyitva kapjuk a Bekezdés ablakot, ahol a többi, a szalagon nem látható lehetőséget érjük el.

3. Módosuló menüszalag: Bizonyos objektum típusra kattintva (pl. kép, clipart, stb.) új menü

jelenik meg a címsoron és alatta a hozzátartozó(k) menü(k). • alakzatok

tb007

6

• táblázat

4.1.4. A szöveg megnyitása, mentése, nyomtatása

1. A fájlm űveletek elérésének lehetőségei: • Gyorselérési eszköztár

A Gyorselérési eszköztár testreszabásával tudjuk a használható parancsikonok számát bővíteni, csökkenteni. Az eszköztár jobb szélén férünk hozzá a testreszabáshoz.

• A legutóbbi dokumentumok Listából lehet kényelmesen kiválasztani az utoljára szerkesztett

és mentett állományokat. Számukat a Word beállításai | Speciális menü alatt

határozhatjuk meg.

2. Új dokumentum létrehozása • Office gomb |

• Gyorselérési eszköztár:

3. Létező dokumentum megnyitása • Office gomb | Legutóbbi dokumentumok listája

• Gyorselérési eszköztár: • Office gomb |

Megjegyzés! 1. A korábbi verziókkal felülről kompatibilis. 2. Csak olvasásra megnyitva tovább szerkeszthető, de menthető az eredeti néven. 3. A listázandó fájl típus határozza meg a látható állományokat.

• Több dokumentum egyidejű kezelése: o a kívánt dokumentumok megnyitása o kapcsolgatás a dokumentumok között:

� NÉZET | Ablak | | ablak választás � <Ctrl>+<F6>

o két dokumentum ablak egyszerre a képernyőn:

� NÉZET | Ablak | , de csak egy lehet aktív • Egy dokumentum két ablakban:

o NÉZET | Ablak |

o függőleges gördítő sáv felső nyila felett

4. Dokumentum mentése • Első mentés: o Office gomb | Fájl nevet kér, lehetőleg utaljon a

o Gyorselérési eszköztár: tartalomra

tb007

7

• További mentés:

o Office gomb | Nem kér fájl nevet, felülírja a o Gyorselérési eszköztár: módosított tartalommal az eredetit

Megjegyzés: • Alapértelmezett változatát (.DOCX) a korábbi verziók NEM tudják kezelni.

Szükség szerint a fájl típus beállítása a későbbi feldolgozáshoz, régi verziókhoz. • mentés új névre, másik meghajtóra: o Office gomb | és az új fájl név, meghajtó, kiterjesztés megadása

Megjegyzés: Mikor alkalmazzuk?

1. a korábban írt dokumentum megőrzése érdekében, mielőtt megváltoztatom 2. régi vagy új néven, másik könyvtárba vagy meghajtóra mentéskor 3. korábbi változatok valamelyikét, illetve más forrást (pl. .TXT, .CSV, ...)

megnyitva innen mentsünk Az Office gomb | A Word beállításai | Mentés | Automatikus helyreállítási adatok

mentése nem helyettesíti a normál mentést. Biztonsági okokból előnyös, pl. áramszünet, Word összeomlás esetén nem kell mindent elölről kezdeni. Alapbeállításból max. 10 percet kell pótolni. Helyreállított dokumentumként nyitja meg a Word, egyébként nem találkozunk vele.

5. Nyomtatás Mielőtt nyomtatni kezdünk, célszerű ellenőrizni az oldal beállítását. A papír mérete,

tájolása, margók, fejléc és lábléc helyzete, lapon megjelenő plusz elemek. Mindig nézzük meg a Nyomtatási képet a tényleges nyomtatás előtt!

• oldalbeállítás o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás

Az oldalbeállítása után megnézhetjük, hogy milyen lesz kinyomtatva a dokumentum.

• nyomtatásikép o Office gomb | Nyomtatás | Nyomtatási kép

o Gyorselérési eszköztár: ikon Ha megfelel a kapott kép elképzeléseinknek, következhet a nyomtatás.

• nyomtatás o Office gomb | Nyomtatás

o Szokásos eszköztár: ikon Ha nem kell az egész dokumentum, csak egy része, akkor azt nyomtatás előtt jelöljük ki.

• nyomtatási terület o Office gomb | Nyomtatás

o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás | Nyomtatás gomb

tb007

8

6. Dokumentum bezárása Ha egy dokumentummal végeztünk, célszerű bezárni – nem foglal memóriát.

• Office gomb | Bezárás • <Ctrl>+<F4> • 2-szer ’be’ az Office gombon (kilép)

• ’be’ az ablakkezelő ikonon (kilép) A megváltozott, de nem mentett dokumentumok mentését felajánlja.

7. Kilépés a programból • Office gomb | Kilépés a wordből (ablak alján) • <Alt>+<F4> • 2-szer ’be’ az Office gombon (kilép)

A megváltozott, de nem mentett dokumentumok mentését felajánlja. A Mentés máskéntnél célszerű megvárni az almenü felnyílását a további lehetőségek eléréséhez, könnyebb kiválasztásáért!

4.2. Szövegszerkesztési alapok

1. Mozgás a szövegben: • Kurzorvezérlő nyilak, <End>, <Home>, <PgUp>, <PgDown>, esetleg nyomjuk le

hozzájuk a <Ctrl> is

4.2.1.Szövegbevitel, szövegjavítás:

1. Bevitel A szövegbevitel általában gépeléssel történik, de átmásolható másik dokumentumból vagy

szkennelhető egy arra alkalmas program (OCR) segítségével.

2. Javítás • beszúrás: alapértelmezett mód • felülírás: a státuszsoron kapcsolható (ha bekapcsoljuk a megjelenítését) • törlés: o <BackSpace>: balra töröl és felhúz (a kurzor balra mozdul) o <Delete>: jobbról töröl és felhúz (kurzor helyben marad)

A kurzor egy téglalap alakú terület, amelynek a bal széle villog! • Üres bekezdés, sor beszúrása: o <Enter>: új bekezdés. A bekezdés jellemzőit az a bekezdés határozza meg,

amelyikben állva <Enter>-t ütöttünk. o <Shift>+<Enter>: új sor a bekezdésen belül (lágy sorvégjel: )

• Oldal nyitás: a szöveg új oldalon folytatódik o automatikus: az oldal utolsó sora után o kényszerített: <Ctrl>+<Enter> (nyomtatási nézet: sűrű pontsor és Oldaltörés

szöveg) • Speciális jelek: BESZÚRÁS | Szimbólum | További szimbólumok… | Különleges

karakterek Pl. nem törhető szóköz, feltételes elválasztás, …

3. Szöveg kijelölések: (a szöveg inverzbe fordul) • Tetszőleges: o meszelés: egérkurzor húzása a szöveg felett lenyomott ’be’-rel o ’be’ a kijelölés elejéhez, majd <Shift>+’be’ a végénél o <Shift>+kuzorvezérlők o <F8> nyomogatása is végez kijelölést (<Shift> és <Ctrl> módosít)

tb007

9

• Speciális o szó:’be2’ o mondat: <Ctrl>+’be’ o sor: a kijelölő sávon a sor előtt ’be’ (le-fel mozgatva több sort) o bekezdés: a bekezdésben állva 3-szor ’be’ a kijelölő oszlopon a bekezdés előtt

’be2’ o teljes dokumentum: a kijelölő oszlopon <Ctrl>+’be’ vagy <Ctrl>+<A>

• Oszlop: ’be’ a kijelölés elejéhez majd <Alt>+’be’-rel lemeszelni vagy ’be’ a kijelölés elejéhez majd <Shift>+<Alt>+’be’-rel a végét kijelölni.

Megjegyzés: nem minden nézetben használható! • Megszüntetés: bárhol ’be’ a szövegterületen vagy kurzormozgató nyíl

Megjegyzés: a kijelölt szöveg bármely karakter lenyomásakor azonnal felülíródik! Ilyenkor rögtön vonjuk vissza a beírást! Gyorselérési eszköztár: vagy <Ctrl>+<Z>

4.2.2. Karakterformázás A formázandó karakter(eke)t először ki kell jelölni! Kivétel, ha egyetlen szót formázunk,

akkor elég beleállni a szóba. o KEZDŐLAP | Betűtípus ablak (részletesebb) o KEZDŐLAP | Betűtípus csoport ikonjai:

• Betűtípus Íráskép

o talpas (serif): pl. Times New Roman o talpatlan (san serif): pl. Arial o kaligrafikus vagy díszes: pl. Script o írógép: pl. Courier New

• Méret o bittérképes (bitmap format): nyomtatóra és

képernyőre kidolgozva külön, minden választható lehetőség. (nyomda technika elsősorban)

o vektoros vagy skálázható (True type): tetszőleges méret 1-1638 nyomdai pont között. Matematikai függvények írják le a betűket.

• Stílus o normál o félkövér (bold) ezek o dőlt (italic) kombi- o aláhúzott (underline) nációja

• Különlegességek: o áthúzott o alsó- és felső index o kiskapitális o nagybetűs

• Térköz: o ritkított normál sűrített

• Pozíció: o emelt normál süllyesztett

• Szín:

o

tb007

10

4.2.3. Bekezdésformázás A formázandó bekezdés(eke)t először ki kell jelölni! Kivétel, ha egyetlen bekezdést

formázunk, akkor elég beleállni a bekezdésbe. A bekezdés <Enter>-től <Enter>-ig tartó, (önálló gondolati egység).

o KEZDŐLAP | Bekezdés ablak (részletesebb) o KEZDŐLAP | Bekezdés csoport ikonjai o LAP ELRENDEZÉSE | Bekezdés csoport

• Igazítás o balra, középre, jobbra, sorkizárt (margótól margóig

széthúz) • Be | kihúzás o bal kombinálhatók a o jobb margóhoz képest o első sor a bekezdés többi sorának bal széléhez képest

Leggyorsabban a vonalzón állítható, de nem feltétlenül lesz pontos!

A vonalzón lévő elemeken és a kirakott tabulátorokon duplán kattintva megnyílik a hozzájuk tartozó, pontos beállítást lehetővé tévő dialógusdoboz.

• Térköz o bekezdések közötti o sorok távolság

• Tördelés (szövegbeosztás) o fattyúsor: a bekezdés utolsó sora ne kerüljön o árvasor: a bekezdés első sora másik oldalra o új oldalon legyen o két bekezdés együtt maradjon

• Szegély (oldalszegély is lehet) o KEZDŐLAP | Bekezdés csoport | Szegély

� keretezés, árnyékolás � mintázat a szöveg alatt

Megjegyzés: • a bekezdés tulajdonságok öröklődnek • a sorok végét ne zárjuk <Enter>-rel (új bekezdést nyit, növekszik a fájlméret!) • új sor nyitásához <Shift>+<Enter>-t (lágy sorvég) üssünk

4.2.4. Felsorolás, számozás • felsorolás, számozás o számozott o bajuszos o többszintű lista

Különböző listák létrehozására alkalmasak. Az azonos szinteket egyszerre is elkészíthetjük. A többszintű listákhoz némi kísérletezés kell, hogy eltaláljuk a megfelelő behúzás mértékét szintenként és így egyszerre készítsünk el két vagy több szintet.

tb007

11

4.2.5. Tabulátorok használata • Tabulálás

o balra középre jobbra o decimális (tizedes vesszőhöz igazít) o KEZDŐLAP | Bekezdés ablak | Tabulátorok…

Leggyorsabban a vonalzón állítható, de nem feltétlen lesz pontos! Oszlopos (táblázatszerű) elrendezés kialakítására használhatjuk. Ahány tabulátor ütközőt elhelyeztünk a vonalzón, annyi <Tab>-ot is be kell írni egy-egy sorba a helyes elrendezéshez. A beállítás a pozíció mezőben lévő tabulátorra vonatkozik. Több tabulátor tulajdonsága is módosítható egymás után, de ilyenkor ne felejtsük el felvenni a változtatásokat. Az utolsó módosítást OK-val is zárhatjuk.

A fenti formázások egyikét elkészítve lehetőség van a formátum másolására, ezzel meggyorsítva az egész dokumentum formázását. Jelöljük ki a kész formázott pl. bekezdést, majd a Formátummásolóval vigyük át az ugyan ilyen formátumú bekezdésre.

o KEZDŐLAP | Vágólap | Formátummásoló

4.2.6. Oldalformázás

1. Szakasz: • Az oldal formátumok különálló kezelése o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás | Töréspontok

� következő oldal � folyamatos páros oldal � páratlan oldal

o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás ablak

o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás csoport ikonjai � margó

� bal, jobb, alsó, felső � kötés, tükrös

� tájolás � álló � fekvő

� papírméret � papíradagolás

• Hasábok formázása o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás csoport ikonjai | Hasábok

A hasábokat túl hosszú sorok esetén alkalmazzuk. Rövidebbre véve a sorokat olvashatóbb szöveget kapunk. Előtte és utána szakasztörést szúr be a program.

Hasábtörés előtt célszerű kijelölni a szövegrészt, ezzel nagyon egyszerűvé válik a feladat. A könnyebb folytatás érdekében legyen alatta egy üres bekezdés!

• Fejléc, lábléc, oldalszámok Olyan szöveget helyezünk itt el, amelyet egy-egy szakasz vagy a teljes dokumentumban

szeretnénk a lapok tetején vagy alján látni. A fejléc, lábléc a felső vagy alsó margókon helyezkednek el. Állandó és változó részeket tartalmazhat: oldalszám, fejezetcím, stb.

o BESZÚRÁS | Élőfej és élőláb csoport � oldal számozás

� szakaszonként újra kezdve � egész dokumentumra folyamatos

tb007

12

2. Stílusok: A stílusok előre elkészített formázási beállítások. Készíthetünk saját magunk is egyedi

stílust vagy módosíthatunk meglévőt. Egyszerűbb a beépítetteket használni. o KEZDŐLAP | Stílusok csoport

A tartalomjegyzék programmal való elkészíttetéséhez feltétlen szükséges a címsor stílusok használata.

o HIVATKOZÁS | Tartalomjegyzék | Tartalom

4.3. Szövegjavítási funkciók

4.3.1. Keresés és csere, ugrás o KEZDŐLAP | Szerkesztés csoport | Keresés… o KEZDŐLAP | Szerkesztés csoport | Csere…

Egyik menü kiválasztása megengedi a másikba való „átváltást”. Itt tudunk a szövegben megadott helyre ugrani, pl. oldal, szakasz, stb. Lehetőség van speciális keresésekre, pl. adott formátumú szöveg vagy speciális jel. Ehhez az Egyebek gombbal fel kell nyitni az ablak nem látható alsó részét. A további speciális kereséshez még az ablak alján lévő két gombot vehetjük igénybe.

4.3.2. Kijelölés, másolás, mozgatás, törlés

1. Kijelölés (Emlékeztetésül a 4.2.1. 3. pontja) • Tetszőleges: o meszelés: egérkurzor húzása a szöveg felett lenyomott ’be’-rel o ’be’ a kijelölés elejéhez, majd <Shift> + ’be’ a végénél o <Shift> + kuzorvezérlők o <F8> nyomogatása is végez kijelölést (<Shift> és <Ctrl> módosít)

• Speciális o szó: 2-szer ’be’ o mondat: <Ctrl> +’be’ o sor: a kijelölő sávon a sor előtt ’be’ (le-fel mozgatva több sort) o bekezdés: a bekezdésben állva 3-szor ’be’ a kijelölő oszlopon a bekezdés előtt 2-

szer ’be’ o teljes dokumentum: a kijelölő oszlopon <Ctrl>+’be’ vagy <Ctrl>+<num. 5>

• Oszlop: ’be’ a kijelölés elejéhez majd <Alt>+ ’be’-rel lemeszelni Megjegyzés: nem minden nézetben használható!

• Megszüntetés: bárhol ’be’ a szövegterületen vagy kurzormozgató nyíl Megjegyzés: a kijelölt szöveg bármely karakter lenyomásakor azonnal felül íródik!

Ilyenkor azonnal vonjuk vissza a beírást! Gyorselérési eszköztár: vagy <Ctrl>+<Z>

2. Másolás, kivágás, beillesztés illetve mozgatás (kijelölés!) • Másolás: kijelölt objektum sokszorozása (az eredeti a helyén marad) o KEZDŐLAP | Vágólap | Másolás ikon o ‘je’ helyi menü | Másolás o <Ctrl>+<C> forróbillentyű

• Kivágás: kijelölt objektum csak egy példányban létezik továbbra is o KEZDŐLAP | Vágólap | Kivágás ikon o ‘je’ helyi menü | Kivágás o <Ctrl>+<X> forróbillentyű

tb007

• Egérrel: o Mozgatás: ’be’-rel elhúzni a kiválasztott objektumot az új helyéreo Másolás: A <Ctrl>

• Beillesztés: a másolt vagy kivágott objektum helyére tételeo KEZDŐLAP | Vágólap | Beillesztés ikon felso ‘je’ helyi menü | Beillesztéso <Ctrl>+<V>

Egyes esetekben célszerűbb a beillesztés speciális formáját választani. (Pl. nem akarokelrontani egy kész formázást.)

• Irányított beillesztés o KEZDŐLAP | Vágólap | Beillesztés ikon alsó feleo ‘je’ helyi menü | Irányított beillesztés

A beillesztés lehet speciális is, pl. helyett, egy rá utaló hivatkozás kerül a dokumentumba. Ha a csatolt objektum változik, akkor a beillesztés e módja miatt a következbeállítottuk a csatolt dokumentum frissítését.

Megjegyzés: A Windowsos grafikus programokban a kkivágás (mozgatás) esetén egy speciális eszközre a

4.3.3. Helyesírás ellenőrzés, szinonima szótár, elválasztás• Helyesírás ellenőrzés:o Gyorselérési eszköztár o KORREKTÚRA | No ’je’ hibás szón | helyi menü els

• Automatikus javítás: Előfordulhat, hogy egy szót mindig elírunk pl. y

helyett csak néhány betűs rövidítést elütött billentyű miatti hiba szinte észrevétlen javításra kerüljön, pl. egz a rövidítés helyett a teljes név jelenjen meg

o Office gomb | A Word beállításai | Nyelvi ellenbeállítások

Ha a gyakran használt hosszú szöveg akkor más megoldás kell. Pl. a annak DFSZK változata. Ha mégis a hosszú változat kell, akkormegjelenik a név. Ez tehát nem javít automatikusan, csak kérésrebele a rövidítésbe és az lenyomjuk szöveget.

o BESZÚRÁS | Szöveg csoportA megnyíló ablakot töltsük ki a minta alapján.a gyűjtemény helye a szövegtár, a hely a normal.dot legyen, mert így minden dokumentumban rendelkezésre áll ma

• szinonima szótár A szóismétlések elkerülésében segít ez a szolgáltatás.

o KORREKTÚRA | Nyelvi elleno ’je’ a kérdéses szón | helyi menü | Szinonimák

• elválasztás

rel elhúzni a kiválasztott objektumot az új helyéreMásolás: A <Ctrl> -t is nyomva másolás történik

Beillesztés: a másolt vagy kivágott objektum helyére tétele LAP | Vágólap | Beillesztés ikon felső fele

‘je’ helyi menü | Beillesztés

űbb a beillesztés speciális formáját választani. (Pl. nem akarokelrontani egy kész formázást.)

LAP | Vágólap | Beillesztés ikon alsó fele

‘je’ helyi menü | Irányított beillesztés A beillesztés lehet speciális is, pl. csatolás. Ebben az esetben a beillesztett objektum

hivatkozás kerül a dokumentumba. Ha a csatolt objektum változik, akkor a beillesztés e módja miatt a következő megnyitáskor már a megváltozott jelenik meg, ha beállítottuk a csatolt dokumentum frissítését.

: A Windowsos grafikus programokban a kijelölt objektum kivágás (mozgatás) esetén egy speciális eszközre a Vágólapra kerül. Egérrel végezve nem!

őrzés, szinonima szótár, elválasztás rzés:

Gyorselérési eszköztár (ha bekapcsolt) KORREKTÚRA | Nyelvi ellenőrzés csoport ’je’ hibás szón | helyi menü első sorában a javasolt megoldás

fordulhat, hogy egy szót mindig elírunk pl. y-z csere, vagy egy hosszú intézmény név

s rövidítést szeretnénk írni. Lehetőség van arra, hogy ilyenkor az miatti hiba szinte észrevétlen javításra kerüljön, pl. egz �

a rövidítés helyett a teljes név jelenjen meg. Adjuk meg a hibás és a jó kifejezést!A Word beállításai | Nyelvi ellenőrzés | Automatikus javítási

gyakran használt hosszú szöveg rövidítését nem akarjuk automatikusan Pl. a Deák Ferenc Szakközép- és Szakképző Iskola helyett elég Ha mégis a hosszú változat kell, akkor <F3> lenyomása után

megjelenik a név. Ez tehát nem javít automatikusan, csak kérésre cserél.lenyomjuk <F3>-t, akkor is kicseréli. Először jelöljük a kérdése

BESZÚRÁS | Szöveg csoport | Kész modulok | Kijelölt rész mentése …töltsük ki a minta alapján. A név a rövidítés,

jtemény helye a szövegtár, a hely a normal.dot legyen, mert így minden dokumentumban rendelkezésre áll majd.

A szóismétlések elkerülésében segít ez a szolgáltatás. KORREKTÚRA | Nyelvi ellenőrzés | Szinonimák ’je’ a kérdéses szón | helyi menü | Szinonimák

13

rel elhúzni a kiválasztott objektumot az új helyére

bb a beillesztés speciális formáját választani. (Pl. nem akarok

. Ebben az esetben a beillesztett objektum hivatkozás kerül a dokumentumba. Ha a csatolt objektum változik, akkor

megnyitáskor már a megváltozott jelenik meg, ha

ijelölt objektum a másolás, Egérrel végezve nem!

, vagy egy hosszú intézmény név ség van arra, hogy ilyenkor az

� egy, ay � az vagy Adjuk meg a hibás és a jó kifejezést!

Automatikus javítási

m akarjuk automatikusan kicseréltetni, ő Iskola helyett elég

<F3> lenyomása után cserél. Ha később állunk ször jelöljük a kérdéses

| Kész modulok | Kijelölt rész mentése …

tb007

Sorkizárt bekezdés igazítás esetén elkerülnek a sorba. Ezen segít, ha a hosszú szavakat elválasztjuk magunk vagy a programbízhatjuk.

o LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás csoport | ElválasztásHa nem akarjuk a programra bízni, eleve írhatunk a hosszabb szavakba úgynevezett

feltételes kötőjele(ke)t a <Ctrl>+<*> segítségével. halyen, vagy egy ilyen jelet szentségtelenít. A kinyomtatott dokumentumban a fölösleges jelek nem láts

Természetesen nem kell szótagonként egy

4.4. Táblázatok, grafikák a szövegben

4.4.1. Táblázatkészítés a szövegszerkesztA táblázatok itt elsősorban nem a számítási m

szerepük van. Átláthatóbbá, könnyen rendezhetTermészetesen alapvető számításokat is végezhetünk egy táblázatban, de nem arra való a szövegszerkesztő.

• Táblázat létrehozása:o BESZÚRÁS | Táblázat

Megjelenik egy új Táblázateszközök menü a • Tervezés és

• Elrendezés menükkel

A Táblázateszközök menü csak akkor jelenik meg, ha a táblázat kijelölt.• Keretezés, háttér, vonalako TERVEZÉS | Táblázatstílusoko KEZDŐLAP | Bekezdés csoport | Szegélyo TERVEZÉS | Szegé

• Mozgás a táblázatbano Egér kattintás a cellárao <Tab>, <Shift> + <Tab>

• A táblázat jellemzőinek módosításao Sor beszúrása

� ELRENDEZÉS� utolsó cellán <Tab>

o Oszlop beszúrása � ELRENDEZÉS

o Magasság, szélesség beállítása� ELRENDEZÉS� ELRENDEZÉS | Táblázat | Tulajdonságok

orkizárt bekezdés igazítás esetén előfordulhat, hogy túl nagy kiegyenlítEzen segít, ha a hosszú szavakat elválasztjuk magunk vagy a program

LAP ELRENDEZÉSE | Oldalbeállítás csoport | Elválasztás Ha nem akarjuk a programra bízni, eleve írhatunk a hosszabb szavakba úgynevezett

jele(ke)t a <Ctrl>+<*> segítségével. Vagy azonnal elválasztja a szót az adott tesz oda. Szükség esetén az ilyen jeleknél választ el. Pl. meg

nít. A kinyomtatott dokumentumban a fölösleges jelek nem láts

Természetesen nem kell szótagonként egy-egy feltételes kötőjelet írni.

4.4. Táblázatok, grafikák a szövegben

4.4.1. Táblázatkészítés a szövegszerkesztővel, sorba rendezéssorban nem a számítási műveletek végzését jelentik,

szerepük van. Átláthatóbbá, könnyen rendezhetővé tehetjük a bemutatandó adatokat. számításokat is végezhetünk egy táblázatban, de nem arra való a

| Táblázatok

Táblázateszközök menü a

menükkel.

A Táblázateszközök menü csak akkor jelenik meg, ha a táblázat kijelölt. Keretezés, háttér, vonalak

Táblázatstílusok csoport Bekezdés csoport | Szegély

TERVEZÉS | Szegélyek rajzolása csoport Mozgás a táblázatban

a cellára <Tab>, <Shift> + <Tab>, <kurzor nyíl>

őinek módosítása

ELRENDEZÉS | Sorok és oszlopok csoport utolsó cellán <Tab>, <Enter> az utolsó cellán kívül

ELRENDEZÉS | Sorok és oszlopok csoport

Magasság, szélesség beállítása ELRENDEZÉS | Cellaméret ELRENDEZÉS | Táblázat | Tulajdonságok

14

fordulhat, hogy túl nagy kiegyenlítő szóközök Ezen segít, ha a hosszú szavakat elválasztjuk magunk vagy a programra is

Ha nem akarjuk a programra bízni, eleve írhatunk a hosszabb szavakba úgynevezett Vagy azonnal elválasztja a szót az adott

tesz oda. Szükség esetén az ilyen jeleknél választ el. Pl. meg-nít. A kinyomtatott dokumentumban a fölösleges jelek nem látszódnak.

vel, sorba rendezés veletek végzését jelentik, hanem formázó

vé tehetjük a bemutatandó adatokat. számításokat is végezhetünk egy táblázatban, de nem arra való a

tb007

15

o törlés � ELRENDEZÉS | Sorok és oszlopok csoport

• Cella műveletek: o egyesítés: ELRENDEZÉS | Egyesítés csoport | Cellák egyesítése o felosztás: ELRENDEZÉS | Egyesítés csoport | Cellák felosztása o törlése: ELRENDEZÉS | Sorok és oszlopok csoport | Törlés | Cellák … o beszúrás: ELRENDEZÉS | Sorok és oszlopok csoport ablak lenyitása

A fenti lehetőségek mellett remekül használható a ’je’ helyi menü, ajánlott annak használata!

• Táblázat műveletek: o egyesítés: a köztük lévő bekezdések eltávolítása o felosztás: ELRENDEZÉS | Egyesítés csoport | Táblázat felosztása

• Táblázat rendezése: o ELRENDEZÉS | Adatok csoport | Rendezés …

A táblázat rendezése sorokra történik, legfeljebb három oszlop tulajdonságainak figyelembe vételével.

• Számítás a táblázatban: A számításhoz képleteket használunk. Az oszlopokat azonosítjuk a képzeletben föléjük írt

betűkkel: A, B, stb. A sorokat a gondolatban eléjük írt számok azonosítják: 1, 2, stb. Pont úgy, mint az Excelben.

11 12 23 21 22 16,5

A cellában állva ELRENDEZÉS | Adatok | Képlet menüből választhatjuk ki a megfelelő képletet.

Számíttasuk ki a C1 cellában az A1+A2 összegét! Alapból felajánlja a balra lévő számok összegzését, amit fogadjunk el.

Számíttasuk ki a C2 cellában az A1:B2 tartomány áttlagát! Felajánlja a felette lévők összegét. Az első beviteli mezőben az = jelig töröljünk mindent. A függvény beillesztést nyissuk le és válasszuk az AVERAGE

(ÁTLAG) függvényt. A zárójelpárba adjuk meg a tartományt, A1:B2. Az első mezőben az = jel után bármilyen egyszerű matematikai kifejezést írhatunk, pl. =2*A2*3,14. Néhány függvény:

AVERAGE átlag COUNT megszámol MAX maximum MIN minimum PRODUCT szorzás SUM összegez A számformátum alatt pl. egészre kerekíthetünk ezres tagolással (# ##0) vagy 0%

formátumot állíthatunk be.

tb007

16

4.4.2. Körlevélkészítés Azonos tartalmú dokumentum „szétküldése” több címzettnek A dokumentumban változó

tartalmú bejegyzéseket helyezhetünk el pl. név, megszólítás, cím. • Körlevélkészítés o LEVELEZÉS | Körlevélkészítés indítása csoport | Körlevélkészítés indítása |

Lépésenkénti Körlevélvarázsló… Lépései: megjelenik a Körlevél munkaablak, amely 6 lépésben végig vezet az

elkészítésben. Tovább vagy visszalépni az ablak alján lehet. 1. Dokumentumtípus kiválasztása (pl. levél) 2. Az alapul szolgáló dokumentum megadása

Új vagy már létező dokumentum is lehet, de többnyire az aktuális lesz. Először ezt kell elkészíteni, hogy beilleszthessük majd a változó elemeket. (Törzsdokumentumnak nevezték korábban.)

3. Címzettek kiválasztása • Használhatunk már meglévőt (Tallózás) vagy készíthetünk egy új a címlistát, amit

használat előtt menteni kell, hogy betallózhassuk. Az első sor mindig a fejléc a mezőnevekkel.

Pl. az alábbi módon néz ki egy előre elkészített adatforrás: (elkészíthető Wordben (.docx, txt) vagy Excelben (.xlsx, .csv ) fájlként mentve).

név megszólítás város Kis Pál úr Pécs Nagy Adél úrhölgy Szeged

• Létre hozhatjuk most az új listát az alábbi ablak használatával. Az adatforrás azonnal használható is a bevitel végeztével.

Az adatmezők számát, nevét módosíthatjuk az Oszlopok testreszabása gombbal. 4. A levél megírása

Célszerű a második pontnál ezt a feladatot elvégezni. A változó adatokat tartalmazó mezőinket a További elemek gombbal tudjuk beszúrni. Előtte tegyük a szövegkurzort oda a levélben, ahol a mező értékét kívánjuk megjeleníteni.

tb007

17

5. Levelek megtekintése Behelyettesíti a címzetteket az adatmezőbe, így ellenőrizhető, kik kapnak levelet. Ha nem akarunk az adatbázisban szereplő összes személynek írni, akkor itt szűrhetjük a címzetteket a Címzettlista szerkesztése gombbal.

Az adatok szerkesztése is ebben az ablakban történhet. Az adatforrás kijelölése után a Szerkesztés gombbal férhetünk hozzá az adatok módosításához.

6. Az egyesítés befejezése Azonnal kinyomtathatóak a kész levelek vagy külön-külön tovább szerkeszthető még egy-egy levél igény szerint. Ez utóbbit érdemes választani.

Egy kész dokumentumból és címlistából bármikor készíthetünk körlevelet a levelezés menüszalagját használva.

• nyissuk meg a levél alapját képező dokumentumot • nyissuk meg a címeket tartalmazó dokumentumot (word, excel, access állomány) o LEVELEZÉS | Körlevélkészítés indítása csoport | Címzettek kiválasztása |

meglévő lista használata (1) • Szúrjuk be a megfelelő helyekre az adatmezőket a címlistából o LEVELEZÉS | Írás és mezők beszúrása csoport | Adatmező beszúrása (2)

• Szükség szerint válasszuk ki a címzetteket, azaz szűrjük őket o LEVELEZÉS | Körlevélkészítés indítása csoport | Címzettlista szerkesztése (3)

• Ellenőrízzük le, megfelelő-e az összerendelés o LEVELEZÉS | Eredmény megjelenítése csoport | Eredmény megjelenítése (4), (5)

• Egyesítsük a dokumentumot a címekkel (egy új Word ablak nyílik meg, amely az összes dokumentumot tartalmazza) o LEVELEZÉS | Befejezés csoport | Befejezés és egyesítés | Dokumentumok

szerkesztése külön…

4.4.3. Táblázatok, grafikák, szimbólumok és más objektumok beillesztése a szövegbe, valamint formázásuk

• Beillesztési műveletek: o beágyazás: egy, az eredetivel megegyező másolat kerül a dokumentumba Akkor alkalmazzuk, ha

� nem számít a dokumentum mérete � nem kell többször az objektum (pl. kép) � nem kell tovább szerkeszteni a objektumot � egy dokumentumban van a szöveg és az objektum

1 2 3 4 5

tb007

18

o csatolás: egy, az eredeti fájlra mutató hivatkozás kerül a dokumentumba Akkor alkalmazzuk, ha

� a sok objektum jelentős dokumentum méret növekedést eredményezne � az objektum maradjon mások által is módosítható � az eredeti változását kövesse a csatolt objektum (betöltéskor frissít) � az objektumot tartalmazó fájlt mellékelni kell

• Objektum beillesztés: a normál másolást követően • Objektum beszúrása: o BESZÚRÁS | Ábrák csoport |

� Kép (fájlból, ismert képtípusokat) � ClipArt (kis rajzok egy listából, előnézeti kép alapján) � Alakzatok (egyszerű alakzatok, nyilak, folyamatábra, csillagok és szalagok, …) � SmartArt (lista, folyamatok, hierarchia, …) � Diagram (vonal. kör, oszlop, …)

o BESZÚRÁS | Táblázatok o BESZÚRÁS | Hivatkozások o BESZÚRÁS | Szöveg (szövegdoboz, WordArt, iniciálé, …))

• Objektum formázás: o ’je’ az objektumon: a helyi menüben megjelenik a formázására utaló menü pont.

Itt jutunk ahhoz a párbeszéd dobozhoz, amelyben beállítók az objektum tulajdonságok, pl. méretét, keret, kitöltés, stb . A tulajdonságok az objektumtípustól függnek.

o ’be2’ (dupla kattintás) az objektumon (bármikor): megjelenik egy új …eszközök nevű menü (pl. Képeszközök) és alatta a hozzátartozó egy-több menüszalag neve. Ezek csoportosítva tartalmazzák a különböző formázási lehetőségeket. Használatuk könnyen elsajátítható kis gyakorlással.