Załącznik nr 2 do Zaproszenianr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS

Nr referencyjny:

I. Przedmiot Zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest obsługa konferencji kończącej projekt pn. „Model bazy danych przestrzennych dotyczących środowiska przyrodniczego wraz z systemem zarządzania w aspekcie kartograficznych opracowań tematycznych” (enviDMS), finansowanego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2009-2014 Program Operacyjny PL03: Wzmocnienie monitoringu środowiska oraz działań kontrolnych.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni: 1. Przygotowanie i dostarczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych.2. Obsługę administracyjną oraz recepcję podczas konferencji.

II. Miejsce i termin realizacji zamówienia

1. Miejsce realizacji zamówienia: Hotel im. Jana Pawła II ul. św. Idziego 2, 50-328 Wrocław

2. Termin konferencji: 28 marca 2017 r.3. Konferencja będzie prowadzona w godzinach od ok. 10:00 do ok. 19:00 4. Ostateczne godziny trwania konferencji zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym a

Wykonawcą po podpisaniu umowy.5. Wykonawca będzie zobowiązany do obsługi logistycznej konferencji poprzez

delegowanego przedstawiciela, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia zgodnie z treścią Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.

III. Uczestnicy konferencji

Zamawiający przewiduje, że w konferencji uczestniczyć będzie około 120 (słownie: sto dwadzieścia) osób. Zamawiający przewiduje, iż wskazana liczba uczestników może zostać zmniejszona do maksymalnie 100 osób.

IV. Etap I - Przygotowanie i dostawa materiałów informacyjnych i promocyjnych:

1. Na podstawie informacji otrzymanych od Zamawiającego, Wykonawca przygotuje dla wszystkich uczestników konferencji niezbędne materiały promocyjne i informacyjne (konferencyjne), o wartości około 60 zł.

2. Materiały promocyjne i informacyjne obejmują: 1) Parasol;

2) Kubek; 3) Torba papierowa;4) Długopis; 5) Agenda – Wykonawca, na podstawie przekazanego pliku przez Zamawiającego,

wykona i dostarczy agendy o następującej specyfice: format A5, papier gramatura min. 90g/m2.

3. Specyfikacja techniczna materiałów promocyjnych opisana jest w rozdziale XII.4. W terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi

Zamawiającemu minimum 2 propozycje materiałów promocyjnych i informacyjnych dla każdego rodzaju materiału wymienionego w Specyfikacji technicznej materiałów promocyjnych, z których Zamawiający dokona wyboru. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć projekty do siedziby Zamawiającego.

Strona 1 z 7

Załącznik nr 2 do Zaproszenianr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS

Nr referencyjny: 5. Zamawiający dokona wyboru projektu w terminie 2 dni roboczych od dnia przekazania, o

którym mowa w pkt 4.6. W terminie 2 dni roboczych od daty wyboru przez Zamawiającego projektu, Wykonawca

przekaże Zamawiającemu, w formie PDF-a, wizualizacje projektu graficznego znakowania materiałów promocyjnych dla każdego zamawianego materiału.

7. Zamawiający w terminie 1 dnia roboczego od dnia przekazania wizualizacji materiałów, o którym mowa w pkt. 6, zaakceptuje projekt, względnie zgłosi uwagi.

8. Wykonawca wprowadzi zgłoszone przez Zamawiającego uwagi do projektu materiałów i kolejnych jego modyfikacji nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia ich przekazania przez Zamawiającego.

9. Wykonawca w terminie 4 dni roboczych od akceptacji projektu i wizualizacji materiałów dostarczy do siedziby Zamawiającego 1 komplet ostatecznie opracowanych materiałów.

10. W przypadku stwierdzenia wad lub niezgodności Wykonawca poprawi materiały w terminie 3 dni roboczych od dnia ich przekazania przez Zamawiającego.

11. Wykonawca, ostatecznie zaakceptowane materiały, przygotuje i zapakuje w komplety oraz dostarczony do dnia 27 marca 2017 r. na miejsce konferencji i rozdystrybuuje wśród uczestników podczas rejestracji, zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego.

12. Wykonawca przygotuje 200 kompletów materiałów promocyjnych i informacyjnych (konferencyjnych).

13. Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z wyznaczonymi osobami po stronie Zamawiającego.

14. Opracowanie graficzne, treść projektów oznakowania materiałów oraz wygląd materiałów, musi uzyskać akceptację Zamawiającego.

15. Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym, Wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści w tym, między innymi, oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich.

16. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania, wykonania, dostawy oraz rozdystrybuowania uczestnikom podczas rejestracji, identyfikatorów na konferencję (z imieniem i nazwiskiem oraz nazwą instytucji o następującej specyfice: identyfikatory będą z kolorowym nadrukiem na karcie PVC z magnetycznym

przypięciem; rozmiar identyfikatora nie mniejszy niż: 8cmx5 cm; druk: pełen kolor.

17. Projekt identyfikatora musi uzyskać akceptację Zamawiającego.18. Materiały promocyjne mają spełniać: wymagania dot. jakości określone poniżej:

funkcjonalność, tj. czy produkt spełnia swoje przeznaczenie np. długopisy umożliwiają zapisanie strony tekstu przy pierwszej próbie, kubki nie są pęknięte lub potłuczone, parasol rozkłada się, itp.;

trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom, uszkodzeniom np. podczas ściskania palcami, przyciskania do powierzchni, otwierania i zamykania, itp.;

estetykę wykonania, tj. czy: brak jest zarysowań, przebarwień, pęknięć i innych uszkodzeń produktu widocznych gołym okiem; poszczególne części produktów są dobrze do siebie dopasowane oraz zamocowane, np. końcówka długopisu nie odpada z obsady podczas pisania;

graficzne elementy produktu są czytelne, nie ścierają się, nie rozmazują, ani nie zmieniają kolorów podczas pocierania.

19. Jeżeli dostarczone produkty nie będą spełniały wymagań dotyczących funkcjonalności, trwałości i estetyki oraz będą posiadały uszkodzenia lub wady Wykonawca będzie zobowiązany do doprowadzenia ich do stanu zgodności z wymaganiami Zamawiającego.

Strona 2 z 7

Załącznik nr 2 do Zaproszenianr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS

Nr referencyjny: 20. Za doprowadzenie nieodebranych produktów do stanu zgodnego z wymaganiami

Zamawiającego, Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie.

V. Etap II - Obsługa administracyjna i recepcji konferencji

1. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji ubezpieczenie NNW. 2. Do zadań Wykonawcy należy organizacja oraz prowadzenie recepcji gości w postaci

wydzielonego przeznaczonego do konferencji stanowiska. 3. Recepcja będzie zapewniona zgodnie z następującymi warunkami:

w dniu konferencji recepcja rozpocznie swoją pracę dwie godziny przed przewidywanym w agendzie konferencji terminem rozpoczęcia rejestracji uczestników;

dwie godziny przed przewidywanym w agendzie spotkania terminem rozpoczęcia rejestracji uczestników oraz podczas samej rejestracji Wykonawca zapewni obsługę co najmniej 2 (dwóch) osób na 50 uczestników konferencji, oraz po zakończeniu rejestracji do momentu zakończenia konferencji co najmniej 1 (słownie: jednej) osoby na 50 uczestników.

4. Zadania Wykonawcy to przede wszystkim: rozesłanie zaproszeń do uczestników konferencji; opracowanie oraz dostarczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych; rejestracja uczestników konferencji (prowadzenie listy obecności); wydawanie materiałów konferencyjnych przeznaczonych dla uczestników konferencji; udzielanie informacji dotyczącej spraw organizacyjnych spotkania; zajmowanie się bieżącymi sprawami organizacyjnymi dotyczącymi konferencji; stemplowanie i podpisywanie delegacji.

5. Wykonawca przygotuje projekt wydrukowanego zaproszenia i przedstawi go do akceptacji Zamawiającego w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy.

6. Zamawiający w terminie 1 dnia od przekazania projektu zaproszenia zaakceptuje projekt.7. Wykonawca w terminie 2 dni od dnia akceptacji zaproszenia przez Zamawiającego

roześle zaproszenia w kopertach wraz z programem konferencji do uczestników w wersji papierowej (poczta lub kurier) oraz w wersji elektronicznej. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu potwierdzenie nadania zaproszeń w wersji papierowej. Zamawiając przekaże Wykonawcy listę adresową.

8. Zamawiający przekaże Wykonawcy projekt zaproszeń i kopert. Obowiązek wydrukowania zaproszeń leży po stronie Wykonawcy. Zaproszenia muszą być wydrukowane na papierze fotograficznym.

9. Wykonawca zapewni osobę odpowiedzialną za koordynację całości zleconych prac, w tym obsługi cateringu, kontaktu z hotelem i bieżących kontaktów z Zamawiającym w celu akceptacji poszczególnych etapów realizacji konferencji. Wyznaczona osoba będzie obecna w miejscu konferencji w trakcie trwania konferencji.

10. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do: Zebrania potwierdzeń uczestnictwa w konferencji poprzez potwierdzonie przez

uczestników własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście; oryginały list obecności uczestników zostaną przekazane Zamawiającemu wraz z raportem końcowym realizacji przedmiotu zamówienia;

Wykonawca zobowiązany jest do postępowania z danymi osobowymi, o których mowa powyżej, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Strona 3 z 7

Załącznik nr 2 do Zaproszenianr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS

Nr referencyjny: VI. Tłumaczenia

1. Z uwagi na realizację projektu enviDMS w ramach partnerstwa z Kartverket - Norweskim Urzędem ds. Kartografii, Wykonawca podczas konferencji zapewni tłumacza języka angielskiego dla co najmniej dwóch przedstawicieli Kartverket.

2. Propozycje metod tłumaczenia zostaną uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego.

3. Zamawiający zaleca tłumaczenia szeptane lub asystę tłumaczeniową.4. Obecność tłumacza przewidziana jest od godziny 10:00 do 20:00 w dniu 28 marca 2017 

r.5. Ostateczne godziny obecności tłumacza zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym a

Wykonawcą po podpisaniu umowy.

VII. Oznaczenie miejsca konferencji

1. Wykonawca przygotuje oznaczenie budynku, w którym zorganizowana będzie konferencja, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników do sali konferencyjnej i infrastruktury towarzyszącej.

2. Wykonawca rozstawi ściankę wystawienniczą, roll up’y, infokiosk oraz rozwiesi agendę konferencji (min. 1 egzemplarz w formacie min. A1) w widocznym miejscu dla uczestników konferencji.

3. Oznaczenie sal w budynku oraz informacja o konferencji muszą zostać wykonane wg projektu uzgodnionego z Zamawiającym. Dodatkowo Wykonawca zapewni minimum dwie osoby, które będą miały za zadanie informowanie oraz kierowanie uczestników konferencji do wybranych miejsc.

VIII. Dokumentacja fotograficzna

Wykonawca przygotuje dokumentację fotograficzną konferencji (wykona i dostarczy w formie cyfrowej co najmniej 50 zdjęć dobrej jakości), w tym:

budynek, w którym odbędzie się konferencja, tablice informacyjne, sale konferencyjne, prelegentów, uczestników konferencji, ogólny przebieg konferencji.

IX. Sprawozdawczość

W terminie do 3 dni roboczych od zakończenia konferencji Wykonawca opracuje raport z realizacji konferencji, do którego będą załączone:

lista obecności podpisana przez uczestników, fotorelacja z przebiegu konferencji na płycie CD lub DVD, nadmiarowe komplety materiałów konferencyjnych, lista osób korzystających z noclegu w hotelu.

X. Zasady postępowania z danymi osobowymi

1. Podstawą do przetwarzania danych osobowych uczestników konferencji jest umowa zawarta przez Zamawiającego (Administratora danych) z Wykonawcą.

2. Dane osobowe mogą przetwarzać jedynie osoby upoważnione przez Administratora danych.

Strona 4 z 7

Załącznik nr 2 do Zaproszenianr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS

Nr referencyjny: 3. Dane uczestników konferencji w formie papierowej lub papierowej i elektronicznej na

nośnikach danych Wykonawca przekaże Zamawiającemu.4. Przekazywanie danych uczestników konferencji oraz rejestracja korespondencji odbywa

się z zachowaniem formy pisemnej. 5. Dane osobowe potencjalnych uczestników konferencji przetwarzane są w zakresie: imię

i nazwisko, adres e-mail, telefon kontaktowy (służbowy), reprezentowany podmiot.6. Dla zapewnienia poufności, dostępności i integralności przetwarzanych danych w

systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych uczestników konferencji, należy zastosować środki bezpieczeństwa na poziomie podwyższonym.

XI. Postanowienia końcowe

1. Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie Zamawiającego, wskazanymi przez Zamawiającego.

2. Wykonawca jest zobowiązany do: udzielania na żądanie Zamawiającego każdorazowo pełnej informacji na temat stanu

realizacji zamówienia; udostępnienia Zamawiającemu do wglądu dokumentów związanych z realizowanym

zamówieniem; przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich

dokumentów i materiałów powstałych w wyniku realizacji zamówienia; działania zgodnie z najbardziej aktualnymi wytycznymi dotyczącymi zasad działań

promocyjnych w ramach Programu Operacyjnego PL03: Wzmocnienie monitoringu środowiska oraz działań kontrolnych.

3. Opracowanie graficzne oraz treść wszystkich materiałów muszą uzyskać akceptację Zamawiającego.

4. Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym, Wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści w tym, między innymi, oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich.

5. Wszystkie materiały muszą w czytelny sposób potwierdzać otrzymaną pomoc finansową przez umieszczenie: logo MF EOG 2009-2014 (dostępne na http://eeagrants.org/Results-data/Results-

overview/Documents/Logos), logo Projektu enviDMS, logo Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii.

6. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania wytycznych w zakresie promocji dostępnych w: Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej oraz wymogach dotyczących

informacji i promocji MF EOG 2009-2014 (dostępnym na stronie internetowej: http://www.eog.gov.pl/Dokumenty/Informacja_i_promocja/Documents/Wytyczn_Podrecznik_wizualizacji.pdf),

Księdze znaku projektu enviDMS oraz wytycznymi stosowania logotypu GUGiK.7. W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu oraz

wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców wszelkie materiały konferencyjne i informacyjne muszą zawierać wspólną kolorystykę i rozwiązania graficzne.

Strona 5 z 7

XII. Specyfikacja techniczna materiałów promocyjnych

Materiały promocyjne i informacyjne, dla których Zamawiający przekaże projekt wydruku:

L.p. Przedmiot Zdjęcie poglądowe Szczegółowy opis przedmiotu Nadruk1 Ilość

1 Parasol

Parasol otwierany automatycznie za pomocą przycisku na rączce:

1) pokrowiec2) stelaż z włókna węglowego3) tyczka z włókna węglowego4) rączka prosta z gumy,5) wymiary: Ø 90 - 120 cm6) długość po złożeniu do 30 cm7) długość rączki po otwarciu parasola około

50 cm8) wysokiej jakości poliester wodoodporny9) liczba paneli 8-1610) kolor: szary/czarny/ciemnoniebieski11) gwarancja producenta 24 miesiące

1) pokrowiec – nadruk pełnokolorowy

2) parasol – nadruk w kolorze parasola

200

1 Zamawiający nie dopuszcza znakowania produktów przy użyciu naklejek.

Strona 6 z 7

L.p. Przedmiot Zdjęcie poglądowe Szczegółowy opis przedmiotu Nadruk Ilość

2 Kubek

Kubek:1) pojemność 300 ml,2) wysokość ok. 8,5 cm,3) średnica ok. 9 cm,4) na zewnętrznej stronie: ceramika biała

matowa z kolorowym nadrukiem mapy hydrograficznej,

5) na wewnętrznej stronie: ceramika biała błyszcząca z kolorowym nadrukiem loga.

6) Każdy kubek zapakowany w kartonik.

1) na zewnętrznej stronie pełnokolorowy zadruk: mapa hydrograficzna, na całej powierzchni kubka

2) na wewnętrznej stronie pełnokolorowy zadruk, pow. zadruku ok. 5x2 cm, logotypy enviDMS, GUGiK, eea.

200

3 Długopis

Długopis automatyczny z antypoślizgową gumą1) wymiary: 13,5 x Ø0,8 cm2) kolor: granatowy (50% zamówienia) i biały

(50% zamówienia),3) kolor wkładu: niebieski;

Jednokolorowy, pow. zadruku ok 6x0,5 cm

200

4

Torba na materiały

promocyjne

Ekologiczna torba wykonana z papieru z uchwytem ze sznurka:

1) Wymiary torby – format około A4,2) Dno torby usztywnione tekturą min

450g/m2.3) Zakładka górna torby wzmocniona na całej

szerokości tekturą o gramaturze min. 800 g/m2

4) Papier eko gramatura min. 140 g/m25) kolor: brązowy6) Materiał: papier7) Ucho: Sznurek bawełniany8) Znakowanie: nadruk

Nadruk jednokolorowy - loga 200

Strona 7 z 7