Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuOdjel za matematiku

Preddiplomski studij matematike

Seminarski rad iz predmetaUredsko poslovanje

Naslov rada:Elektronički obrasci

Studenti:Marina Križić, broj indeksa: 470, G2

Matej Kopić, broj indeksa: 457, G2

Osijek, siječanj 2007.

SADRŽAJ:

1. Uvod – Što su elektronički obrasci 32. Izrada elektroničkih obrazaca 43. Rješenja za prijenos podataka između poslovnih subjekata 5

3.1. EDI tehnologija (eng. Electronic Data Interchange) 53.2. Standardni formati zapisa 53.3.Korištenje Web tehnologije i izrada Web obrazaca 6

4.Tehnologije za izradu Web obrazaca 94.1. HTML 94.2. JavaScript i Java programiranje 94.3. ASP programiranje 94.4.PHP programiranje 104.5.XML 10

5. Prednosti web obrazaca 106.Tehnički preduvjeti za uporabu usluge elektroničkog poslovanja 117. Zaključak 118. Literatura 11

2

1.UVOD – ŠTO SU ELEKTRONIČKI OBRASCI ?

Elektronički obrasci su ekvivalentni papirnim obrascima, a koriste se za unos podataka u elektroničke, računalu razumljive, baze podataka.

Elektronički obrasci omogućuju izravan unos poslovnih promjena u bazu podataka poduzeća, bez korištenja nepotrebnih predradnji (slika 1.). Oni omogućuju da se poslovne promjene u sustav unose na mjestu na kojem nastaju te tako može biti provođena obrada u “stvarnom vremenu”. Obradom u stvarnom vremenu, menadžer će u svakom trenu moći dobiti informaciju o trenutnom stanju poslovnih procesa.

«Slika 1. Obrada poslovnih dokumenata»

Elektronički obrasci u interakciji su s bazom podataka poduzeća. Preko njih se u informacijski sustav poduzeća dostavljaju podaci u ASCII zapisu tako da se podaci uneseni u obrazac izravno kompjutorski preuzimaju, obrađuju i pohranjuju u baze podataka. S druge strane, iz baza podataka se na obrasce mogu izravno, programski, pozicionirati potrebni podaci.

Prilikom unošenja podataka, na elektroničkom obrascu može se izvršavati automatizirana kontrola prema zadanim uvjetima (npr. ograničenje broja znakova, kontrola računanjem ili formatom sadržaja pojedinog polja za unos). Životni ciklus samog obrasca može se automatizirati.

Kod uvođenja elektroničkih obrazaca, bitno je utvrditi koriste li se za poslovanje unutar poduzeća (interni obrasci) ili za poslovanje s okolinom (eksterni obrasci). Ako se elektronički obrasci koriste unutar poduzeća, poduzeće može u potpunosti utjecati na njihov izgled, sadržaj i tijek. Ako se koriste za poslovanje s okolinom, treba se voditi računa o automatizaciji prihvaćanja i interpretiranja podataka od strane različitih informacijskih sustava.

Zagrebačka banka je primjer tvrtke koja koristi interne i eksterne obrasce.

Interna plaćanja – (računi platitelja i primatelja nalaze se u Zagrebačkoj banci) – nalozi se provode u realnom vremenu.

Eksterna plaćanja – (račun primatelja vodi se izvan Zagrebačke banke) – nalozi se provode zavisno od vremena primitka i kanala.

3

2. IZRADA ELEKTRONIČKIH OBRASACA

Pri izradi elektroničkih obrazaca primjenjuju se postavke teorije poslovnih komunikacija.

Opis izrade elektroničkih obrazaca najbolje ćemo opisati na izradi Web ponude.Web ponudu treba izraditi primjenom formule AIDA . Formula AIDA (kratica za eng.

Attention, Interest, Desire, Action) kaže da se najprije treba privući pažnja čitatelja, zatim stvoriti ekonomski interes te razviti želja kupca za nabavu proizvoda te potaknuti kupca na akciju što se postiže dostupnošću obrasca za naručivanje.

Osim formule AIDA, pri izradi Web ponude mogu se primijeniti i druge teorije izradbe ponude kao što su: ABCD (kratica za eng. Attracting attention, Building interest, Convincing the reader, Directing favourable action – privlačenje pažnje, izgradnja interesa, uvjeravanje čitatelja, navođenje na poželjnu akciju), 5 psiholoških stepenica (pobuđivanje pažnje, izazivanje ekonomskog interesa, shvaćanje prijedloga, uvjerenje u prijedlog, te donošenje odluke) ili DIBABA(kratica za njem. Definitionsstufe, Identifizierungsstufe, Beweisstufe, Annahmestufe, Begierdestufe, Abschlusstufe – faze: definicije, identifikacije, dokazivanja, prihvaćanja, želje i zaključka).

Web ponuda treba biti izrađena tako da kupac dobije sve podatke potrebne za donošenje odluke o kupnji i naručivanje robe, to su podaci:

1. naziv proizvoda,2. opis proizvoda,3. slika proizvoda,4. cijena,5. opći uvjeti izvršenja naloga.

Opći uvjeti izvršenja naloga obuhvaćaju opis uvjeta i rokova isporuke, te opis rokova i načina plaćanja. Poduzeća na Web mjestu trebaju imati i podatke značajne za izgradnju povjerenja. To su općeniti podaci o poduzeću, kontaktne informacije te opis politike sigurnosti podataka u procesu naručivanja i opis politike privatnosti kupca.

Web ponuda u širem smislu obuhvaća podatke o poduzeću, proizvodima, uvjetima izvršenja posla te sigurnosti i privatnosti kupca.

Pri izradi Web ponude bitno je naglasiti da je ona sastavni dio Web mjesta te dizajnom treba biti usklađena s ostalim dijelovima Web mjesta. Izrada, nadopuna i ažuriranje Web ponude ubraja se u skupinu poslova kontribucije sadržaja Web mjestu.

Kontribucija se može izvršavati izravnim ručnim upisom na same Web stranice ili može biti automatizirana. Ručni upis rabi se u slučaju kada se je asortiman ponude ograničen i statičan te kada se cijene ne mijenjaju često. Automatiziran način kontribucije izvršava se korištenjem programskog sustava za upravljanje sadržajem Web mjesta .

Automatiziran način upravljanja sadržajem pogodan je u slučaju čestih promjena prodajnog asortimana i cijena robe jer se promjene u IS poduzeća unose na jednom mjestu.

Pogodnost se očituje i u tome što je olakšana prilagodba Web ponude kupcu jer će se Web stranice s informacijama o proizvodima iz jedinstvene baze podataka različitim kupcima prikazivati na prilagođene načine.

Svejedno je kako ćemo dizajnirati elektroničke obrasce dok god poštujemo određena pravila. Osnovna pravila kojih se treba držati su da se ne koriste blještave boje i ukrasni fontovi. Operateru koji često provodi i više godina na istom radnom mjestu će biti vrlo zamorno da gleda u šaren ekran i da čita ukrašena slova po cijeli dan. Raspored polja koji se popunjava mora biti logičan i ravnomjerno uravnat. Također treba predvidjeti da se kompletan unos može obaviti sa tipkovnice bez korištenja miša.

Jedan od primjera elektroničkog obrasca je obrazac za e – narudžbu.

4

Obrasci za naručivanje su interaktivne Web komunikacije koje kupac popunjava podacima o količini robe te podacima za isporuku, a na temelju kojih prodavač isporučuje robu s pratećom dokumentacijom.

Velike su mogućnosti odustajanja od online kupnje ako postoji nepregledan, dug i nejasan proces naručivanja te nemogućnost provjere ukupne cijene tijekom procesa naručivanja.

Zbog toga se poduzeća pri izradi obrazaca za naručivanje trebaju pridržavati načela jednostavnosti, dostupnosti i mogućnosti provjere.

Obrasci za naručivanje trebaju kupcu biti dostupni u svakom trenu, to znači da ih je potrebno povezati s Web ponudom tako da kupac izravno sa stranice o proizvodu može proizvod i naručiti. Oni trebaju sadržavati podatke zaglavlja i računski dio.

U podatke zaglavlja kupac upisuje podatke značajne za isporuku, ali i podatke od interesa za ponuđača, te odabire način plaćanja. U računski dio upisuje naručene količine robe.

Kako je konačna vrijednost naručene robe jako bitan element za konačnu odluku o kupnji, ovi obrasci bi trebali biti programirani tako da kupac u svakom trenu bude upoznat s vrijednošću narudžbe. Proces naručivanja moguće je realizirati i korištenjem virtualne košarice ili kolica za kupnju (eng. shopping cart) u koja kupac stavlja željene količine odabranih proizvoda, a na kraju kupnje dolazi do cjelokupnog obrasca za naručivanje.

Na konačnom obrascu može promijeniti količine naručene robe, upisati podatke o dostavi i načinu plaćanja ili odustati od narudžbe.

Obrasci za naručivanje, trebaju biti izravno povezani sa dijelovima Web mjesta na kojima su opisani uvjeti izvršenja posla, politika privatnosti kupca te politika sigurnosti prijenosa podataka kroz Mrežu.Politika sigurnosti prijenosa podataka kroz Mrežu osobito je značajna ako se u sklopu obrasca za naručivanje nalazi segment za plaćanje kreditnom karticom ili e-plaćanje.

3. RIJEŠENJE ZA PRIJENOS PODATAKA IZMEĐU POSLOVNIH SUBJEKATA

Postoje tri načina rješavanja izravnog prijenosa podataka između poslovnih subjekata.

3. 1. EDI TEHNOLOGIJA (eng. Electronic Data Interchange)

Elektronička razmjena podataka ili EDI je komunikacija poslovnih podataka u standardiziranom obliku. Standardi EDI razvijaju se od 1975. godine kao nacionalni standardi u SAD-u.

EDI je razmjena poslovnih ili administrativnih poruka (narudžbi, faktura, obavijesti o plaćanju, stanju zaliha), između računala dvaju ili više poslovnih partnera uz primjenu dogovorenih normi za strukturiranje transakcija ili podataka.

Analitičari ocjenjuju da trenutna vrijednost poslovanja preko mreže upotrebom EDI iznosi preko sto i pedeset (150) milijardi USD. EDI tehnologija je jako skupa tehnologija.

3. 2. STANDARDNI FORMATI ZAPISA

Koristimo obrasce koje je poslovni partner napravio u nekom od standardnih formata zapisa. Nakon toga vraćamo podatke upisane na obrazac u istom formatu (doc, xls, PDF itd. – vidjeti sliku 2).

5

«Slika 2: Elektronički obrazac kreditnog zahtjeva HPB – Excel datoteka»

3. 3. KORIŠTENJE WEB TEHNOLOGIJE I IZRADA WEB OBRAZACA (vidjeti Sliku 3.)

«Slika 3: Web obrazac za rezervaciju»

6

«Slika 4. Web obrazac za prijenos novca»

«Slika 5. Web obrazac za plaćanje»

7

«Slika 6. Web obrazac za provjeru stanja na računu»

«Slika 7. Web obrazac za pregled programa na računima»

8

4. TEHNOLOGIJE ZA IZRADU WEB OBRAZACA

Postoje različite kombinacije tehnologija za izradu interaktivnih Web obrazaca:

1. HTML u kombinaciji sa CGI skriptama,2. JavaScript i Java programiranje,3. ActiveX appleti i ASP programiranje,4. PHP programiranje,5. XML u kombinaciji sa spomenutim tehnologijama.

4. 1. HTLM

HTML (Hypertext markup language) je osnovni jezik kojim se opisuje izgled web stranice. HTML-om opisujemo raspored sadržaja na web stranici, a HTML datoteke su u stvari obične tekstualne datoteke. Ono što je za hipertekst stranice najznačajnije, njegov najvažniji element je link – veza na neki drugi sadržaj na Internetu. Tekstom s mogućnošću «skakanja» na druge stranice (pomoću veza) brže dolazimo do informacije nego u klasičnoj knjizi te ga zbog toga zovemo hipertekstom.

HTML kod može se pisati u bilo kojem tekstualnom editoru (npr. Notepad i sl.), dok svi specijalizirani editori povećavaju efikasnost pisanja koda u smislu da nude pomoć kao što je npr. bojanje sintakse, auto completea (dovršavanje pisanja naredbi uz popis svih dostupnih opcija za neku naredbu ili svojstvo).

4. 2. JAVASCRIPT I JAVA PROGRAMIRANJE

JavaScript je jednostavan objektno bazirani jezik čija je osnovna namjena da na web stranicu doda interaktivnost. JavaScript omogućuje da se Web stranice od dosadno nepomičnih pretvore u aktivne, koje reagiraju na korisničke akcije. JavaScript se izvršava u svim novijim verzijama obaju vodećih web preglednika, Netscape Navigatoru i Microsoft Internet Exploreru, a kao i same HTML stranice predviđen je da ne bude ovisan o platformi na kojoj se izvodi.

Treba naglasiti da Java i JavaScript nisu ista stvar. Java je kompletan programski jezik, sličan C-u ili C++, kojim se mogu izraditi prave multiplatformske aplikacije bez potrebe da se posebno prilagođavaju računalu ili operacijskom sustavu na kojem će se izvoditi. JavaScript je scripting jezik manjih mogućnosti, koje proizlaze iz same namjene. Kod koncipiranja JavaScripta dosta je pažnje pridavano sigurnosti korisnika i njegovih podataka, tako da je JavaScript bezopasan u praksi, jer se virusi i slični nametnici ne mogu isprogramirati u JavaScriptu, pošto je pristup korisnikovom disku i podacima vrlo ograničen.

4. 3. ASP PROGRAMIRANJE

ASP stranice (Active Server Pages) su mješavina HTML-a i programskog kôda koji daju ASP stranici karakter dinamičke stranice. ASP stranice su Microsoftovo rješenje za izvršavanje skripti na web serveru. U slučaju ASP stranica server može napraviti izmjene unutar stranice prije nego što je pošalje korisniku. Prilikom zahtjeva za datotekom koja ima ekstenziju ASP server prvo obrađuje ASP naredbe sadržane u toj stranici, a nakon što ih izvrši, stranicu šalje klijentu kao običan HTML.

ASP stranice možemo pokretati i na vlastitom računalu, ako instaliramo neki od web poslužitelja.

9

Web poslužitelji koji podržavaju ASP su: Personal Web Server (za Windowse 95, Windowse 98 i Windowse Me) i Internet Information Services (za Windowse NT, Windowse 2000 i Windowse XP).

4. 4. PHP PROGRAMIRANJE

PHP je napravljen s nakanom da se olakša pisanje dinamičkih web-stranica. Dinamičke php stranice su kao i obične web-stranice, osim što se php naredbe miješaju s HTML tagovima. PHP naredbe su omeđene posebnim tagovima. PHP ima nastavak .php, koji kaže web-serveru da to nije obična web-stranica i traži dodatnu obradu, u ovom slučaju php-interpreter. Taj će program proći kroz cijelu web-stranici, te na mjestima indiciranim s PHP tagovima izvršiti naredbe, eventualno ih supstituirati s ispisom koji oni produciraju. Prerađena stranica bit će na kraju poslana klijentu koji će je prikazati.

4. 5. XML

XML je kratica za EXtensible Markup Language - odnosno jezik za označavanje podataka. Ideja je bila stvoriti jedan jezik koji će biti jednostavno čitljiv i ljudima i računalnim programima. Princip realizacije je vrlo jednostavan: odgovarajući sadržaj treba se uokviriti odgovarajućim oznakama koje ga opisuju i imaju poznato, ili lako shvatljivo značenje. Format oznaka u XML-u vrlo je sličan formatu oznaka u npr. HTML jeziku. Danas je XML jezik vrlo raširen i koristi se za različite namjene: odvajanje podataka od prezentacije, razmjenu podataka, pohranu podataka, povećavanje dostupnosti podataka i izradu novih specijaliziranih jezika za označavanje. XML je standardizirani jezik i za njegovu standardizaciju brine se World Wide Web Consortium.

Od nabrojanih tehnologija očekuje se da će XML preuzeti vodeću ulogu u izradi interaktivnih Web obrazaca jer omogućuje da se poljima za unos dodijeli semantički sadržaj te da se transakcijski sadržaj odvoji od prezentacijskog dijela što kod HTML-a nije bilo moguće.

5. PREDNOSTI WEB OBRAZACA

Najznačajnija prednost korištenja Web obrazaca je što su dostupni putem Interneta sa bilo kojeg mjesta gdje je moguć pristup Internetu.

Web obrasci se mogu koristiti i za interno i za eksterno poslovanje što znači da se jedinstvena tehnologija koristi na svim razinama poslovanja (uz moguća ograničenja pristupa pojedinom obrascu). Druge prednosti Web obrazaca su interaktivnost i obrada u stvarnom vremenu te mogućnost prilagodbe obrasca krajnjem korisniku (personalizacija obrasca).

Prednost elektroničkih obrazaca nad papirnim je višestruka: unos podataka može biti djelomično kontroliran, u određenim poljima se mogu unaprijed ponuditi vrijednosti (recimo tekućim datumom) dok se pojedina polja mogu popuniti automatskim proračunom jedne ili više unesenih vrijednosti u druga polja. Prije osmišljavanja izgleda elektroničkih obrazaca treba uzeti na uvid papirne obrasce sa kojima su operatori do sada radili.

Još neke prednosti elektroničkih obrazaca su: mogućnost predaje obrasca 24 sata na dan bez napuštanja radnog mjesta, ušteda vremena (nije potreban odlazak na šalter), ušteda

10

prostora (nema papirne dokumentacije, sve potvrde i obrasci su u elektroničkom obliku i mogu se spremiti na računalo ili CD).

6.TEHNIČKI PREDUVJET ZA UPORABU USLUGE ELEKTRONIČKOG POSLOVANJA

Pristup Internetu Internet preglednik Internet Explorer 5.5SP2 ili 6.0 (ili viša verzija) Acrobat Reader 6.0.2 CE (ili viša verzija) JAVA 1.3.1 (ili viša verzija - preporuka 1.4.2-08) Instalirani programi sa instalacijskog CD-a ( prilikom instalacije programa obavezno

se služite korisničkim uputama iz preuzetog paketa) e-kartica i čitač

7. ZAKLJUČAK

Da bi se unos podataka u sustav olakšao, poduzeće treba razviti vlastite elektoničke obrasce za unos i ispis podataka.

Elektronički obrasci se koriste za unos podataka u elektroničke baze podataka. Mogu se koristit za poslovanje unutar poduzeća ili za poslovanje s okolinom. Izrađuju se primjenompostavke teorije poslovnih komunikacija. Prilikom izrade potrebno je pripaziti da se ne koriste blještave boje i ukrasni fontovi.

Dizajniranje Web ponude i kontribucija sadržaja Web mjestu primjeri su novih uredskih poslova.

Elektronički obrasci se koriste za prijenos podataka između poslovnih subjekata. Tu koristimo tri vrste tehnologija. Najznačajnija je Web tehnologija jer omogućava da obrasci budu dostupni putem Interneta s bilo kojeg mjesta gdje je moguć pristup Internetu.

Prednost elektroničkih obrazaca nad papirnim je višestruka. Unos podataka može biti kontroliran, u određenim poljima se mogu unaprijed ponuditi vrijednosti. Postoji mogućnost predaje obrasca 24 sata na dan bez napuštanja radnog mjesta, ušteda vremena i prostora.

U elektroničkom poslovanju ljudi su naj krtičniji čimbenik organizacije. U edukaciju kadrova se ne ulaže dovoljno, ne koriste sve mogučnosti koje informacijska tehnologija pruža i neki ljudi odbijaju koristiti suvremene metode komuniciranja.

8. LITERATURA

B. Knežević : Elektroničko poslovanje i odvijanje poslovnih procesa, magistarski rad, Zagreb, 2002.

B. Mihaljev, Škola Accessa http://www.praktikum.co.yu/skola/access/sk_ac_06.htm, Čas 6 - Kreiranje elektronskih obrazaca – formi, 15.01.2007.

Nastava Web, http://public.srce.hr/sskrapina/nastava/web/html/index.ht ml#html , 15.01.2007.

V. Srića, A. Kliment, B. Knežević : Uredsko poslovanje - strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.

Vidi web portal, Elektronsko bankarstvo , http://www.bobarbanka.com/sr/ebanka-staje.php, 18.01.2007.

11

12