Upload
others
View
12
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Sinergi-Integritas-Profesional
SURAT KEPUTUSAN DIREKSI PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
Nomor : Dir/Kpts./ 50 /VIII/2020
T e n t a n g
PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
DIREKSI PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
Menimbang : a. bahwa untuk memenuhi Peraturan Menteri Negara Badan Usaha
Milik Negara Nomor PER-08/MBU/09/2019 tentang Pedoman Umum
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik
Negara, telah ditetapkan Peraturan Direksi PT Perkebunan
Nusantara III (Persero) Nomor DIR/PER/06/2020 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia di
Lingkungan Perkebunan Nusantara Group;
b. bahwa untuk mengimplementasikan pengadaan barang/jasa melalui
aplikasi integrated procurement system, Peraturan Direksi
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor DIR/PER/06/2020
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui
Penyedia di Lingkungan Perkebunan Nusantara Group perlu
dilakukan penyesuaian;
c. bahwa PT Perkebunan Nusantara II sebagai salah satu Anak
Perusahaan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) perlu
melakukan Pengadaan Barang dan Jasa secara cepat, fleksibel,
efesien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang
dapat menimbulkan kerugian.
d. bahwa demi terwujudnya Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan
PT. Perkebunan Nusantara II sebagaimana dimaksud di atas,
diperlukan pedoman pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
untuk mendukung kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan
prinsip-prinsip efesiensi, efektifitas, kompetisi, transparansi, keadilan
dan kewajaran serta akuntabilitas;
e. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada
angka 1 dan 2 tersebut diatas, perlu menetapkan Surat Keputusan
Direksi PT Perkebunan Nusantara II tentang Pedoman Pengadaan
Barang dan Jasa PT Perkebunan Nusantara II;
Sinergi-Integritas-Profesional
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tanggal 16 Agustus 2007
tentang Perseroan Terbatas;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 12 Tahun 1998
Tanggal 17 Januari 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero);
3. Anggaran Dasar PTPN II sebagaimana tercantum dalam Salinan Akta
No. 08 tanggal 25 Juli 2019 tentang Perubahan Jenis Saham dan
Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas PT. Perkebunan
Nusantara II Nomor : S-430/MBU/06/2019, Nomor :
DSPN/KPPS/30/VI/2019 yang dibuat oleh Notaris Nanda Fauz
Iwan,SH,M.Kn, Notaris di Jakarta Selatan
4. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara dan Direktur
Utama Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara
III selaku Pemegang Saham PTPN II Nomor: SK-143/MBU/07/2016
dan Nomor : 3.00/SKPTS/R/12/2016 tanggal 15 Juli 2016 tentang
pemberhentian, Pengalihan Tugas dan Pengangkatan Anggota
Anggota Direksi PT Perkebunan Nusantara II
5. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-
08/MBU/09/2019 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan
Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara;
6. Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor
DIR/PER/06/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Melalui Penyedia di Lingkungan Perkebunan Nusantara
Group;
7. Peraturan Direksi PTPN III (Persero) No.DIR/PER/08/2020 tanggal
21 Juli 2020 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Melalui Penyedia di Lingkungan Perkebunan Nusantara
Group;
8. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara dan Direktur
Utama Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan Nusantara
III selaku para Pemegang Saham PTPN II Nomor : SK-
153/MBU/05/2020 dan Nomor : DSDM/SKPTS/R/62/2020 tanggal 26
Mei 2020 tentang Pemberhentian dan Perubahan Nomenklatur
Jabatan Anggota-Anggota Direksi PT. Perkebunan Nusantara II.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Menerbitkan surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara II
tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT Perkebunan
Nusantara II, sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Surat Keputusan ini.
Sinergi-Integritas-Profesional
Kedua : Mencabut dan membatalkan :
Surat Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara II Nomor :
20/Kpts/07/X/2016 tanggal 10 Oktober 2016 tentang Pedoman
Pengadaan Barang dan Jasa PT Perkebunan Nusantara II.
Ketiga : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan
bahwa segala sesuatunya akan dirubah dan diatur kembali
sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari ternyata terdapat
kekeliruan dalam penetapan ini.
Ditetapkan di : Tanjung Morawa
Pada tanggal : 03 Agustus 2020
PT. Perkebunan Nusantara II
Direksi,
Marisi Butar-Butar
Direktur
Surat Keputusan ini disampaikan kepada :
1. SEVP OP, SEVP BS
2. Kepala Bagian/General Manager /Manager Kebun/Manager Unit
3. Pertinggal
1
Sinergi-Integritas-Profesional
Lampiran Surat Keputusan Direksi PTPN II
No. : DIR/Kpts./50 /VIII/2020, tanggal 03 Agustus 2020
Tentang Pedoman Pengadaan Barang Dan Jasa PTPN II
PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
BAB I
KETENTUAN UMUM
Bagian Kesatu
Pengertian
Pasal 1
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan:
1. Agen Tunggal adalah Pelaku Usaha yang mendapatkan hak eksklusif dari Prinsipal
Produsen/Prinsipal Supplier berdasarkan perjanjian sebagai satu-satunya agen di Indonesia
atau wilayah pemasaran tertentu. Agen Tunggal bertindak untuk dan atas nama Prinsipal
Produsen/Prinsipal Supplier tanpa melakukan pemindahan hak atas fisik barang/jasa yang
dimiliki/dikuasai oleh Prinsipal Produsen/ Prinsipal Supplier yang menunjuknya.
2. Anak Perusahaan adalah perusahaan yang lebih dari 50% (lima puluh persen) sahamnya
dimiliki oleh Perusahaan Induk.
3. Anak Perusahaan BUMN adalah:
a. perusahaan yang lebih dari 50% (lima puluh persen) sahamnya dimiliki oleh BUMN;
b. perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN lebih dari
50% (lima puluh persen).
4. Asosiasi adalah asosiasi profesi keahlian, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar
negeri.
5. Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disebut BUMN adalah badan usaha yang
seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara
langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.
6. Bagian adalah Unit Kerja di Perusahaan yang berada di Kantor Pusat (Kantor Direksi).
7. Barang/Jasa adalah semua bentuk produk dan/atau layanan yang dibutuhkan Perusahaan.
8. Badan Terafiliasi PTPN Group adalah Dana Pensiun Perkebunan (Dapenbun) dan Lembaga
Pendidikan Perkebunan (LPP).
9. Beauty Contest adalah proses penyaringan Pelaku Usaha untuk ditetapkan sebagai
Rekanan Terseleksi Tertentu.
10. Code of Conduct adalah pedoman internal Perusahaan yang berisikan sistem nilai, etika
bisnis, etika kerja, komitmen serta penegakan terhadap peraturan-peraturan Perusahaan
bagi individu yang meliputi Dewan Komisaris, Direksi, karyawan, dan pelaku bisnis lainnya
yang berhubungan dengan bisnis Perusahaan dalam menjalankan bisnis, dan aktivitas
lainnya serta berinteraksi dengan stakeholders.
11. Dewan Komisaris adalah dewan komisaris di Perusahaan.
12. Direksi adalah direktur di Perusahaan.
13. Direktur adalah Pimpinan tertinggi di PT. Perkebunan Nusantara II.
14. Distributor Tunggal adalah Pelaku Usaha yang mendapatkan hak eksklusif dari Prinsipal
Produsen/Prinsipal Supplier berdasarkan perjanjian sebagai satu-satunya distributor di
2
Sinergi-Integritas-Profesional
Indonesia atau wilayah pemasaran tertentu. Distributor Tunggal bertindak untuk dan atas
namanya sendiri berdasarkan perjanjian melakukan pembelian, penyimpanan, penjualan
serta pemasaran barang/jasa yang dimiliki/ dikuasai oleh Prinsipal Produsen/Prinsipal
Supplier.
15. Distrik atau Wilayah selanjutnya disebut Distrik adalah Unit Kerja di Perusahaan yang
membawahkan satu atau lebih Unit Usaha.
16. Dokumen Anggaran adalah dokumen yang memuat pagu biaya untuk mengadakan
Barang/Jasa, seperti Daftar Permintaan Barang Bahan (DPBB), Pengajuan Permintaan
Anggaran Biaya (PPAB), atau dokumen yang sejenis.
17. Dokumen Kualifikasi dan Teknis/Dokumen Kualifikasi adalah dokumen yang memuat
informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh Peserta Pemilihan dan Perusahaan pada
tahap Kualifikasi dan Teknis/Kualifikasi untuk metode Tender Umum/Seleksi Umum dengan
metode penyampaian Dokumen Penawaran dua tahap dalam Pengadaan Barang/Jasa.
18. Dokumen Penawaran adalah proposal penawaran dari Peserta Pemilihan yang terdiri dari
dokumen kualifikasi, administrasi, teknis, dan harga/biaya.
19. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang memuat informasi dan ketentuan yang harus
ditaati oleh Perusahaan dan Peserta Pemilihan dalam Pengadaan Barang/Jasa.
20. Fungsi Harga Perkiraan Sendiri yang selanjutnya disebut Fungsi HPS adalah Bagian atau
tim kerja ad hoc yang menyusun dan menetapkan HPS serta melaksanakan tugas lainnya
sebagaimana diatur dalam Peraturan Direksi ini.
21. Fungsi Pengadaan adalah Bagian atau tim kerja ad hoc yang menyelenggarakan Pemilihan.
22. Fungsi Pengguna adalah Unit Kerja yang membutuhkan, menggunakan, dan/atau
memanfaatkan secara langsung Barang/Jasa.
23. Fungsi Teknis adalah Bagian yang membidangi teknis pekerjaan.
24. Harga Perkiraan Sendiri atau Owner’s Estimate yang selanjutnya disebut HPS adalah
perkiraan harga/biaya untuk mendapatkan Barang/Jasa.
25. In Process adalah status Pelaku Usaha yang telah melakukan pendaftaran untuk menjadi
Rekanan Terseleksi namun belum diverifikasi oleh Verifikator.
26. Sistem Aplikasi Integrated Procurement System selanjutnya disebut Aplikasi IPS adalah
suatu aplikasi perangkat lunak Pengadaan Barang/Jasa berbasis web yang merupakan satu
kesatuan yang saling terkait, terhubung, dan melengkapi serta dapat diintegrasikan dengan
System Application and Products in Data Processing (SAP)/sejenisnya yang terdiri dari:
a. modul material master, service master, dan harga;
b. modul VMS (Vendor Management System);
c. modul e-Tendering;
d. modul e-Contract;
e. modul e-Catalogue dan e-Purchasing; dan
f. modul e-Invoice dan e-Payment.
27. Jaminan adalah jaminan dari Peserta Pemilihan/Penyedia kepada Perusahaan dalam bentuk
Surat Jaminan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Peserta Pemilihan/Penyedia dalam
Pengadaan Barang/Jasa.
28. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa Konsultansi Konstruksi dan/atau Pekerjaan Konstruksi.
29. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu di
berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir.
30. Jasa Lainnya adalah jasa nonkonsultansi atau jasa yang membutuhkan peralatan,
metodologi khusus, dan/atau keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal
luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
31. Katalog Elektronik selanjutnya disebut e-Catalogue adalah katalog berbasis teknologi
informasi yang memuat daftar, jenis, spesifikasi, dan harga Barang/Jasa dari berbagai
Penyedia dalam Aplikasi IPS.
3
Sinergi-Integritas-Profesional
32. Keadaan Kahar adalah suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak yang dapat
ditemui dalam Kontrak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang
ditentukan dalam Kontrak menjadi tidak atau belum dapat dipenuhi.
33. Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa selanjutnya disebut Konsolidasi Pengadaan adalah
penggabungan beberapa purchase requisition/paket pekerjaan sejenis menjadi satu atau
beberapa paket pekerjaan.
34. Konsultansi Konstruksi adalah layanan keseluruhan atau sebagian kegiatan yang meliputi
pengkajian, perencanaan, perancangan, pengawasan, dan manajemen penyelenggaraan
konstruksi suatu bangunan.
35. Kontrak adalah perikatan tertulis yang mengatur hubungan hukum antara Perusahaan
dengan Penyedia.
36. Pasar Elektronik selanjutnya disebut e-Marketplace adalah pasar berbasis teknologi
informasi yang memperdagangkan Barang/Jasa.
37. Password adalah kumpulan karakter atau string kunci yang digunakan oleh pengguna (User
ID) untuk dapat mengoperasikan Aplikasi IPS.
38. Pejabat Pengadaan adalah pimpinan Unit Kerja yang merupakan pejabat struktural tertinggi
pada suatu Unit Kerja (Kepala Bagian/jabatan setingkat).
39. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian kegiatan yang meliputi
pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran, dan pembangunan kembali
suatu bangunan.
40. Pelaku Usaha adalah perseorangan atau badan usaha, baik yang berbentuk badan hukum
maupun bukan badan hukum, baik sendiri maupun bersama-sama melalui perjanjian,
menyelenggarakan kegiatan usaha dalam berbagai bidang ekonomi.
41. Pembelian Barang/Jasa Secara Elektronik yang selanjutnya disebut e-Purchasing adalah
pembelian Barang/Jasa yang terdapat dalam e-Catalogue melalui Aplikasi IPS.
42. Pemegang Lisensi Hak Kekayaan Intelektual selanjutnya disebut Pemegang Lisensi HAKI
adalah perseorangan, beberapa orang, dan/atau badan usaha yang diberikan izin oleh
Pemegang HAKI berdasarkan perjanjian secara tertulis sesuai peraturan perundang-
undangan.
43. Pemegang Hak Kekayaan Intelektual selanjutnya disebut Pemegang HAKI adalah
perseorangan, beberapa orang, dan/atau badan usaha yang diberikan hak eksklusif oleh
negara sebagai pemegang hak cipta/pemilik merek terdaftar/pemegang paten/pemegang
hak rahasia dagang/pemegang hak desain industri/pemegang hak desain tata letak sirkuit
terpadu sesuai peraturan perundang-undangan.
44. Pemilihan Penyedia selanjutnya disebut Pemilihan adalah kegiatan dalam lingkup
Pengadaan Barang/Jasa yang diselenggarakan untuk memilih Pelaku Usaha yang akan
menyediakan Barang/Jasa di Perusahaan.
45. Pemilihan Penyedia Secara Elektronik selanjutnya disebut e-Tendering adalah
Pemilihan secara elektronik melalui Aplikasi IPS.
46. Penawaran Berulang Secara Elektronik selanjutnya disebut e-Reverse Auction adalah
penawaran harga/biaya secara tertutup (closed bidding) oleh Peserta Pemilihan secara
berulang dalam kurun waktu yang ditetapkan dalam rangka berkompetisi kembali terkait
harga/biaya. Penawaran harga/biaya bersifat lebih rendah dari penawaran harga/biaya
sebelumnya. Ketentuan ini hanya berlaku untuk metode evaluasi Harga Terendah/Biaya
Terendah dan terdapat minimal 2 (dua) Peserta Pemilihan dimana harga/biaya yang
ditawarkan berada di atas HPS.
47. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk mendapatkan Barang/Jasa yang dilakukan
oleh Perusahaan yang pembiayaannya berasal dari anggaran perusahaan yang prosesnya
dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
48. Pengadaan Barang/Jasa Eksploitasi adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dikategorikan
4
Sinergi-Integritas-Profesional
sebagai biaya.
49. Pengadaan Barang/Jasa Investasi adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dikategorikan
sebagai aktiva tetap yang mempunyai umur manfaat lebih dari 1 (satu) tahun atau dengan
pengertian lain tidak habis dipakai dalam 1 (satu) tahun.
50. Pengadaan Langsung adalah:
a. metode Pemilihan tanpa melalui Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung; atau
b. pembelian Barang/Jasa yang terdapat di pasar.
51. Penunjukan Langsung adalah metode Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Jasa
Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya/Penyedia Jasa Konsultansi dengan cara menunjuk
secara langsung 1 (satu) Pelaku Usaha, baik yang telah menjadi Rekanan
Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu maupun nonRekanan Terseleksi/nonRekanan
Terseleksi Tertentu.
52. Penyedia Barang/Jasa selanjutnya disebut Penyedia adalah badan usaha termasuk BUMN,
badan usaha milik daerah dan badan usaha milik swasta, badan hukum, orang
perseorangan/subjek hukum, atau Instansi Pemerintah/Badan Layanan Umum yang
kegiatan usahanya menyediakan Barang/Jasa di Perusahaan.
53. Penyedia Barang adalah Penyedia yang menyediakan Barang di Perusahaan.
54. Penyedia Jasa Konsultansi adalah Penyedia yang memberikan Jasa Konsultansi di
Perusahaan.
55. Penyedia Jasa Lainnya adalah Penyedia yang memberikan Jasa Lainnya di Perusahaan.
56. Penyedia Konsultansi Konstruksi adalah Penyedia yang memberikan layanan jasa
Konsultansi Konstruksi di Perusahaan.
57. Penyedia Jasa Konstruksi adalah Penyedia yang memberikan layanan jasa Konsultansi
Konstruksi dan Pekerjaan Konstruksi di Perusahaan.
58. Penyedia Pekerjaan Konstruksi adalah Penyedia yang memberikan layanan jasa Pekerjaan
Konstruksi di Perusahaan.
59. Perkebunan Nusantara Group yang selanjutnya disebut PTPN Group adalah Perusahaan
Induk, Anak Perusahaan, dan Perusahaan Terafiliasi PTPN Group.
60. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang merupakan perusahaan lingkup
PTPN Group selaku badan hukum (legal entity) mandiri yang membutuhkan, memanfaatkan,
dan/atau menggunakan Barang/Jasa.
61. Perusahaan Induk adalah PT Perkebunan Nusantara III (Persero).
62. Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya lebih dari 50% (lima puluh
persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau
gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.
63. Perusahaan Terafiliasi PTPN Group adalah:
a. perusahaan yang sahamnya lebih dari 50% (lima puluh persen) dimiliki oleh Anak
Perusahaan, gabungan Anak Perusahaan, atau gabungan Anak Perusahaan dengan
Perusahaan Induk;
b. Badan Terafiliasi PTPN Group.
64. Peserta Pemilihan adalah Pelaku Usaha, baik sendiri maupun bersama-sama melalui
perjanjian, baik yang telah menjadi Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu
maupun non Rekanan Terseleksi/nonRekanan Terseleksi Tertentu, yang mengikuti
Pemilihan.
65. Prinsipal Produsen adalah Pelaku Usaha yang memproduksi Barang/Jasa.
66. Prinsipal Supplier adalah Pelaku Usaha yang ditunjuk oleh Prinsipal Produsen untuk
menunjuk Pelaku Usaha lain sebagai Agen, Agen Tunggal, Distributor, atau Distributor
Tunggal sesuai kewenangan yang diberikan Prinsipal Produsen.
67. Rapat Umum Pemegang Saham yang selanjutnya disebut RUPS adalah rapat umum
5
Sinergi-Integritas-Profesional
pemegang saham di Perusahaan.
68. Rekanan Terseleksi adalah Pelaku Usaha yang telah terseleksi di Perusahaan untuk periode
tertentu sesuai dengan kualifikasi dan klasifikasi usahanya.
69. Rekanan Terseleksi Tertentu adalah Rekanan Terseleksi yang mempunyai rekam jejak
(track record) teruji, memenuhi kriteria tertentu sesuai kebutuhan Perusahaan, dan/atau
melalui proses Beauty Contest.
70. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang selanjutnya disebut RKAP adalah rencana
kerja dan anggaran di Perusahaan untuk tahun buku yang bersangkutan dan telah disetujui
oleh RUPS.
71. Seleksi adalah Pemilihan Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi
dengan metode Seleksi Umum/Seleksi Terbatas.
72. Seleksi Terbatas adalah metode Pemilihan Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa
Konsultansi dengan cara menawarkan paket pekerjaan kepada Rekanan
Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu.
73. Seleksi Umum adalah metode Pemilihan Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa
Konsultansi dengan cara mengumumkannya melalui media massa.
74. Senior Executive Vice President selanjutnya disebut SEVP adalah para pejabat eksekutif di
bawah Direktur yang diberikan tugas, wewenang, kewajiban, dan tanggung jawab untuk
membantu Direktur dalam menjalankan fungsi utama (core business) dan/atau fungsi
pendukung (business support).
75. SEVP Teknis adalah salah seorang SEVP yang membidangi teknis pekerjaan.
76. Sub Agen adalah Pelaku Usaha yang bertindak sebagai perantara untuk dan atas nama
Prinsipal Produsen/Prinsipal Supplier berdasarkan penunjukan/perjanjian tertulis dari Agen
Tunggal untuk melakukan pemasaran.
77. Sub Distributor adalah Pelaku Usaha yang bertindak sebagai perantara untuk dan atas
namanya sendiri berdasarkan penunjukan/perjanjian tertulis dari Distributor Tunggal untuk
melakukan pemasaran.
78. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat
(unconditional), yang dikeluarkan oleh bank umum/perusahaan penjaminan/perusahaan
asuransi/lembaga keuangan khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
79. Surat Keterangan Terdaftar adalah surat elektronik yang dihasilkan oleh Aplikasi IPS sebagai
bukti bahwa Pelaku Usaha telah diverifikasi oleh Verifikator dan terdaftar sebagai Rekanan
Terseleksi di PTPN Group.
80. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa yang selanjutnya disebut SPPBJ adalah surat
tertulis yang diterbitkan Pejabat Pengadaan/Fungsi Pengadaan kepada Penyedia untuk
memulai pelaksanaan pekerjaan sebelum Kontrak diterbitkan.
81. Suspend adalah penonaktifan sementara status Pelaku Usaha sebagai Rekanan Terseleksi
dalam hal:
a. Pelaku Usaha masuk ke dalam kelompok kuning; dan/atau
b. Pelaku Usaha masuk ke dalam kelompok hitam.
82. Tender adalah Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Penyedia Jasa
Lainnya dengan metode Tender Umum/ Tender Terbatas.
83. Tender Terbatas adalah metode Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan
Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya dengan cara menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu.
84. Tender Umum adalah metode Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan
Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya dengan cara mengumumkannya melalui media massa.
85. Unit Kerja adalah Unit Usaha, Distrik, dan Bagian.
86. Unit Usaha adalah unit di Perusahaan yang mengelola kegiatan usaha Perusahaan, antara
lain kebun, pabrik (Pabrik Kelapa Sawit, Pabrik Gula, dan sebagainya).
6
Sinergi-Integritas-Profesional
87. User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari pengguna Aplikasi IPS
yang digunakan untuk mengoperasikan Aplikasi IPS.
88. Verified adalah status Pelaku Usaha yang telah melengkapi dokumen yang dipersyaratkan,
dipastikan keberadaannya di dalam kualifikasi usaha, kategori Penyedia, dan klasifikasi
usaha yang dipilih, dan telah diverifikasi oleh Verifikator.
89. Verifikator adalah karyawan di Perusahaan yang berdasarkan uraian tugas (job description)
atau penugasan Kepala Fungsi Pengadaan bertugas dan bertanggung jawab untuk
memverifikasi dokumen/keterangan/informasi yang disampaikan oleh Pelaku Usaha dalam
rangka pendaftaran menjadi Rekanan Terseleksi maupun pembaruan (update) data.
Bagian Kedua
Ruang Lingkup
Pasal 2
(1) Pedoman ini mengatur pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan oleh
Perusahaan yang pembiayaannya berasal dari Perusahaan, termasuk yang dananya
bersumber dari penyertaan modal negara, dana Perusahaan untuk pelaksanaan
subsidi/kewajiban pelayanan umum (public service obligation)/penugasan pemerintah yang
diganti dari dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah, dan pinjaman Perusahaan dari pemerintah.
(2) Pedoman ini tidak diberlakukan untuk:
a. pengadaan tanah dan/atau bangunan;
b. pengadaan Barang/Jasa Lainnya untuk dijual kembali;
c. pengadaan bahan baku utama yang digunakan untuk memenuhi kapasitas olah pabrik,
seperti tandan buah segar kelapa sawit, tebu, dan gula kristal mentah (raw sugar);
d. pengadaan sewa lahan dalam rangka pemenuhan bahan baku, seperti sewa lahan pihak
lain untuk menanam tebu;
e. pengadaan untuk kegiatan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) maupun
Corporate Social Responsibility (CSR);
f. pengadaan yang dilakukan oleh manajemen kerja sama operasi (KSO), manajemen
kerja sama usaha (KSU), atau manajemen kerja sama lainnya yang mempunyai sifat
yang sama dimana pelaksanaan kerja sama tersebut merupakan hasil pemilihan mitra
sesuai ketentuan kerja sama pemanfaatan aset tetap, kecuali kerja sama dilakukan oleh
antar perusahaan lingkup PTPN Group;
g. sayembara;
h. swakelola; dan
i. pengadaan jasa event organizer, jasa lembaga keuangan bank/nonbank.
(3) Perusahaan menetapkan standar operasional prosedur untuk pengadaan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2), kecuali huruf f, dengan tetap memperhatikan ketentuan peraturan
perundang-undangan, kecuali telah diatur atau diatur kemudian oleh RUPS, Pemegang
Saham Seri A Dwiwarna/kuasanya, Pemegang Saham Seri A, dan/atau peraturan
perundang-undangan.
(4) Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui
Aplikasi IPS.
(5) Pengadaan Barang/Jasa melalui Aplikasi IPS dapat dikecualikan untuk:
a. Pengadaan Langsung;
b. pengadaan dalam rangka penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan
masyarakat dan aset strategis Perusahaan;
c. pengadaan untuk penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal
7
Sinergi-Integritas-Profesional
maupun nasional (force majeur);
d. Penyedia merupakan Instansi Pemerintah/Badan Layanan Umum;
e. pengadaan dengan cara sinergi/Penunjukan Langsung kepada perusahaan lingkup
PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN;
f. hanya terdapat satu Penyedia yang dapat melaksanakan pekerjaan sesuai kebutuhan
pengguna (user requirement) atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
g. pengadaan Jasa Konsultansi di bidang hukum, seperti advokat/
pengacara/lawyer/konsultan hukum, konsultan keuangan, konsultan bisnis, arbiter, dan
notaris;
h. pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang tidak direncanakan
sebelumnya untuk menghadapi permasalahan tertentu yang sifat pelaksanaan
pekerjaannya harus segera dan tidak dapat ditunda; atau
i. Aplikasi IPS belum mengakomodir proses Pengadaan Barang/Jasa yang akan
diadakan.
Bagian Ketiga
Tujuan
Pasal 3
Pedoman ini bertujuan:
a. menghasilkan Barang/Jasa yang tepat kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
b. meningkatkan efisiensi;
c. mendukung penciptaan nilai tambah bagi Perusahaan;
d. menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan;
e. meningkatkan kemandirian, tanggung jawab, dan profesionalisme;
f. mewujudkan pengadaan yang menghasilkan value for money dengan cara yang fleksibel
dan inovatif namun tetap kompetitif, transparan, akuntabel dilandasi etika pengadaan yang
baik;
g. mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa yang berbasis teknologi informasi;
h. meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri;
i. meningkatkan peran pelaku usaha nasional;
j. meningkatkan sinergi dengan perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan
BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Bagian Keempat
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pasal 4
Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan kebijakan, antara lain:
a. meningkatkan kualitas perencanaan yang konsolidatif dan strategi Pengadaan Barang/Jasa
untuk mengoptimalkan value for money;
b. menyelaraskan tujuan pengadaan dengan pencapaian tujuan Perusahaan;
c. melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang lebih transparan, kompetitif, dan akuntabel;
d. mengutamakan produk dalam negeri sesuai ketentuan pendayagunaan produksi dalam
negeri;
e. memberikan kesempatan pada Pelaku Usaha nasional dan usaha kecil;
f. memperkuat kapasitas kelembagaan dan sumber daya manusia Pengadaan Barang/Jasa;
8
Sinergi-Integritas-Profesional
g. memanfaatkan teknologi informasi;
h. memberikan kesempatan kepada perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN;
i. melaksanakan pengadaan yang strategis, modern, inovatif; dan/atau
j. memperkuat pengukuran kinerja pengadaan dan pengelolaan risiko.
Bagian Kelima
Prinsip Pengadaan Barang/Jasa
Pasal 5
(1) Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil
yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan
kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada
harga/biaya terendah. Untuk Pengadaan Barang/Jasa strategis yang memiliki nilai yang
signifikan dapat dilakukan pendekatan Total Cost of Ownership (TCO);
b. efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan
dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan;
c. kompetitif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi calon Penyedia yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia
yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur
yang jelas dan transparan;
d. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa,
termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon Penyedia, sifatnya terbuka bagi Peserta Pemilihan;
e. adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia
yang memenuhi syarat;
f. terbuka, berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia yang
memenuhi syarat; dan
g. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga
menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
(2) Perusahaan mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan
perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil, sepanjang kualitas,
harga/biaya, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
(3) Perusahaan dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap
mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan dalam rangka mendorong
pertumbuhan industri dalam negeri.
(4) Perusahaan dapat melakukan sinergi dengan perusahaan lingkup PTPN Group/ BUMN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
(5) Penyedia merupakan pemilik produk atau layanan sesuai dengan bidang usaha dari
Penyedia bersangkutan.
Bagian Keenam
Etika Pengadaan Barang/Jasa
Pasal 6
(1) Pengadaan Barang/Jasa wajib menerapkan etika pengadaan, antara lain:
9
Sinergi-Integritas-Profesional
a. melaksanakan tugas secara tertib disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai
sasaran, kelancaran, dan ketepatan tujuan Pengadaan Barang/Jasa;
b. bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut
sifatnya harus diirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan Barang/Jasa;
c. tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat
persaingan usaha tidak sehat;
d. menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kesepakatan tertulis pihak terkait;
e. menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait,
baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak
sehat dalam Pengadaan Barang/Jasa;
f. menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan
Perusahaan;
g. menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi; dan
h. tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang
diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
(2) Pertentangan pihak yang terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e adalah dalam
hal:
a. Direktur, SEVP, Dewan Komisaris, atau personel inti pada suatu badan usaha
merangkap sebagai Direktur, SEVP, Dewan Komisaris, atau personel inti pada badan
usaha lain yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama;
b. badan usaha yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama dikendalikan, baik langsung
maupun tidak langsung, oleh pihak yang sama dan/atau kepemilikan saham badan
usaha tersebut lebih dari 50% (lima puluh persen) dikuasai oleh pemegang saham yang
sama;
c. konsultan perencana/pengawas pada suatu Pekerjaan Konstruksi bertindak sebagai
pelaksana Pekerjaan Konstruksi yang direncanakan/diawasinya, kecuali dalam
pelaksanaan pengadaan Jasa Konstruksi terintegrasi;
d. konsultan manajemen konstruksi berperan sebagai konsultan perencana; atau
e. Fungsi Pengguna/Fungsi Teknis/Fungsi Pengadaan/Pejabat Pengadaan baik langsung
maupun tidak langsung mengendalikan atau menjalankan badan usaha Penyedia.
(3) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dan huruf b tidak berlaku bagi
perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi
BUMN.
Bagian Ketujuh
Jenis Barang/Jasa
Pasal 7
(1) Pengadaan Barang/Jasa meliputi:
a. Barang;
b. Jasa Konstruksi, meliputi:
1. Konsultansi Konstruksi; dan
2. Pekerjaan Konstruksi;
c. Jasa Lainnya; dan
d. Jasa Konsultansi.
(2) Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan secara
terintegrasi.
10
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Kedelapan
Pengadaan Barang/Jasa Jangka Panjang
Pasal 8
(1) Pengadaan Barang/Jasa jangka panjang dapat dilakukan antara lain untuk:
a. pekerjaan yang penyelesaiannya lebih dari 12 (dua belas) bulan atau lebih dari 1 (satu)
Tahun Anggaran;
b. pekerjaan yang memberikan manfaat lebih apabila dikontrakkan untuk jangka waktu
lebih dari 1 (satu) Tahun Anggaran dan paling lama 3 (tiga) Tahun Anggaran;
c. pekerjaan yang memerlukan investasi jangka panjang; atau
d. pekerjaan rutin yang harus tersedia di awal tahun.
(2) Untuk pengadaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf b, dan huruf c, dapat
dilakukan penyesuaian harga (price adjustment) baik untuk kenaikan maupun penurunan
yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan best practices yang berlaku.
(3) Untuk pengadaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, dapat dilakukan
penyesuaian harga (price adjustment) sepanjang dipersyaratkan oleh ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(4) Penyesuaian harga (price adjustment) satuan berlaku bagi seluruh kegiatan/mata
pembayaran, kecuali komponen keuntungan dan overhead sebagaimana tercantum dalam
penawaran.
(5) Penyesuaian harga (price adjustment) satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal
pelaksanaan yang tercantum dalam Kontrak. Bagian Kontrak atau pekerjaan yang terlambat
dilaksanakan karena kesalahan Penyedia, penyesuaian harga (price adjustment) satuan dan
nilai Kontrak menggunakan indeks harga sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan yang
ditetapkan pada Kontrak awal.
(6) Penyesuaian harga (price adjustment) satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari
luar negeri dan dibayar dengan valuta asing menggunakan indeks penyesuaian harga (price
adjustment) dari negara asal barang tersebut.
(7) Ketentuan mengenai penyesuaian harga (price adjustment) diatur dalam Lampiran I.
Bagian Kesembilan
Pengadaan Barang/Jasa Investasi
yang Bersifat Strategis
Pasal 9
(1) Pengadaan Barang/Jasa Investasi yang bersifat strategis harus didahului dengan kajian
kelayakan (feasibility study).
(2) Kajian kelayakan (feasibility study) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit
memuat analisa terkait dengan:
a. aspek ekonomi;
b. aspek keuangan;
c. aspek teknis; dan
d. aspek risiko, termasuk mitigasi atas risiko.
(3) Pengadaan Barang/Jasa Investasi yang bersifat strategis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), meliputi:
a. investasi tanaman, antara lain tanaman konversi, tanaman ulang;
b. investasi nontanaman, antara lain pembangunan pabrik baru, revitalisasi pabrik; dan
c. investasi lainnya, antara lain pembuatan jalan, pembuatan drainase baru, pembuatan
11
Sinergi-Integritas-Profesional
waduk/embung baru.
BAB II
REKANAN TERSELEKSI, REKANAN TERSELEKSI TERTENTU,
DAN PENGELOMPOKAN REKANAN TERSELEKSI/PENYEDIA
Bagian Kesatu
Rekanan Terseleksi
Pasal 10
(1) Pelaku Usaha yang berkeinginan untuk menjadi Rekanan Terseleksi wajib melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS dengan melengkapi persyaratan sebagai berikut:
a. akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada);
b. Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP) apabila belum
memiliki NIB;
c. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP);
d. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP-PKP), surat keterangan dari instansi
perpajakan yang menyatakan bukan pengusaha kena pajak, atau surat pernyataan yang
menyatakan bukan pengusaha kena pajak;
e. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
f. Kartu Tanda Pengenal Pengurus;
g. Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)/Surat Keterangan Domisili Perusahaan
(SKDP)/Surat Izin Tempat Usaha (SITU)/ dokumen sejenis;
h. ijin khusus yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang dan/atau Asosiasi untuk
melakukan kegiatan usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti
izin jasa penilai publik (KJPP) bagi Pelaku Usaha yang bergerak di bidang jasa penilai
publik, izin usaha di pasar modal, izin usaha Jasa Konstruksi bagi Pelaku Usaha yang
bergerak di bidang Jasa Konstruksi, kartu advokat bagi Pelaku Usaha yang bergerak di
bidang jasa hukum, izin operasional penyediaan jasa tenaga kerja bagi Pelaku Usaha
yang bergerak di bidang jasa penyediaan tenaga kerja, sesuai dengan kualifikasi dan
klasifikasi usaha Pelaku Usaha yang bersangkutan; dan
i. khusus Pelaku Usaha yang menyediakan Barang/Jasa Lainnya, dapat menyampaikan
Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia.
(2) Pelaku Usaha yang telah lulus verifikasi, baik di Perusahaan Induk maupun Anak
Perusahaan, merupakan Rekanan Terseleksi PTPN Group dan tercatat dalam daftar
Rekanan Terseleksi PTPN Group.
(3) Rekanan Terseleksi di Perusahaan Induk maupun Anak Perusahaan berlaku bagi
perusahaan lingkup PTPN Group.
(4) Rekanan Terseleksi bertanggung jawab untuk memperbarui (update) data perusahaannya.
(5) Ketentuan mengenai pendaftaran menjadi Rekanan Terseleksi dan pembaruan (update)
data Rekanan Terseleksi melalui Aplikasi IPS diatur dalam Lampiran II.
Bagian Kedua
Rekanan Terseleksi Tertentu
Pasal 11
(1) Direktur/SEVP dapat menetapkan Rekanan Terseleksi Tertentu.
(2) Penetapan Rekanan Terseleksi Tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
12
Sinergi-Integritas-Profesional
mempertimbangkan:
a. rekam jejak (track record) Penyedia bersangkutan di Perusahaan dan/atau di lingkungan
PTPN Group; atau
b. pemenuhan kriteria tertentu sesuai kebutuhan Perusahaan;
c. melalui proses Beauty Contest.
Bagian Ketiga
Penilaian Performance Rekanan Terseleksi/Penyedia
Pasal 12
(1) Penilaian performance Rekanan Terseleksi/Penyedia dilakukan pada proses Pemilihan dan
pelaksanaan pekerjaan.
(2) Penilaian performance sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan berdasarkan
performance Rekanan Terseleksi/Penyedia berupa poin plus (+) atau poin minus (-).
(3) Setiap penilaian plus (+) akan menaikkan potensi untuk mendapatkan prioritas
diundang/ditunjuk pada:
a. Pengadaan Langsung;
b. Penunjukan Langsung; atau
c. pengalihan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56.
(4) Ketentuan mengenai penilaian performance Rekanan Terseleksi/ Penyedia melalui Aplikasi
IPS diatur dalam Lampiran III.
Bagian Keempat
Pengelompokan Rekanan Terseleksi/Penyedia
Pasal 13
(1) Rekanan Terseleksi/Penyedia terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu:
a. kelompok hijau;
b. kelompok kuning; dan
c. kelompok hitam.
(2) Ketentuan mengenai pengelompokan Rekanan Terseleksi/Penyedia dan kriteria
perbuatan/tindakan Rekanan Terseleksi/Penyedia yang dikenakan sanksi pencantuman ke
dalam kelompok hitam diatur dalam Lampiran III.
(3) Pelaku Usaha yang masuk ke dalam daftar hitam di BUMN lain, Instansi Pemerintah/Badan
Layanan Umum, dan/atau daftar terpublikasi lainnya tidak dapat mengikuti Pengadaan
Barang/Jasa di perusahaan lingkup PTPN Group (suspend) sesuai ketentuan yang berlaku
pada BUMN lain, Instansi Pemerintah/Badan Layanan Umum, dan/atau daftar terpublikasi
lainnya tersebut.
Pasal 14
(1) Sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam yang dikenakan kepada kantor pusat
Rekanan Terseleksi/Penyedia bersangkutan berlaku juga untuk seluruh kantor
cabang/perwakilannya.
(2) Sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam yang dikenakan kepada kantor
cabang/perwakilan Rekanan Terseleksi/Penyedia bersangkutan berlaku juga untuk kantor
cabang/perwakilan lainnya dan kantor pusatnya.
(3) Sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam yang dikenakan kepada perusahaan induk
13
Sinergi-Integritas-Profesional
Rekanan Terseleksi/Penyedia bersangkutan tidak berlaku untuk anak perusahannya.
(4) Sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam yang dikenakan kepada anak perusahaan
Rekanan Terseleksi/Penyedia bersangkutan tidak berlaku untuk perusahaan induknya.
(5) Sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam yang dikenakan kepada Rekanan
Terseleksi/Penyedia bersangkutan tidak berlaku bagi perusahaan lainnya yang masuk dalam
satu grup usaha atau afiliasinya.
BAB III
PELAKU PENGADAAN BARANG/JASA
Pasal 15
(1) Pelaku Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari:
a. Fungsi Pengguna;
b. Fungsi Teknis;
c. Fungsi HPS;
d. Fungsi Pengadaan;
e. Pejabat Pengadaan;
f. Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN); dan
g. Penyedia.
(2) Fungsi HPS dilarang merangkap sebagai Fungsi Pengadaan, demikian juga sebaliknya.
(3) Fungsi Pengadaan atau Pejabat Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas (Letter
of Undertaking) pada setiap pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
Pasal 16
(1) Fungsi Pengguna bertugas:
a. memastikan kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan termasuk mengidentifikasi
ketersediaan (stok) Barang di Unit Kerja lain yang memiliki persediaan (stok) Barang
yang dibutuhkan;
b. mengajukan purchase requisition;
c. mengusulkan spesifikasi teknis/RKST/KAK/TOR;
d. menandatangani Kontrak sesuai dengan batas kewenangannya;
e. melakukan pengawasan lapangan atas pelaksanaan pekerjaan;
f. memeriksa hasil pekerjaan;
g. melaporkan realisasi pelaksanaan pekerjaan;
h. melakukan serah terima pekerjaan;
i. menggunakan dan/atau memanfaatkan Barang/Jasa;
j. melakukan pembayaran atau mengusulkan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku
di Perusahaan; dan
k. melakukan tugas lainnya yang diatur dalam Peraturan Direksi ini.
(2) Fungsi Teknis bertugas:
a. mengevaluasi permintaan Barang/Jasa termasuk mengidentifikasi ketersediaan (stok)
Barang di Unit Kerja lain yang memiliki persediaan (stok) Barang yang dibutuhkan;
b. melakukan Konsolidasi Pengadaan (bila memungkinkan);
c. menetapkan rancangan Kontrak;
d. mereviu dan menetapkan spesifikasi teknis/RKST/KAK;
e. menetapkan persyaratan kualifikasi teknis Penyedia;
f. menetapkan persyaratan dokumen teknis;
g. menetapkan Jaminan uang muka (bila diperlukan);
14
Sinergi-Integritas-Profesional
h. menyampaikan paket pekerjaan kepada Fungsi HPS atau Fungsi Pengadaan untuk
pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
i. mengevaluasi kewajaran harga/biaya pada pengadaan yang tidak memerlukan
penyusunan HPS;
j. menandatangani Kontrak sesuai dengan batas kewenangannya;
k. menerbitkan purchase order;
l. melakukan pengawasan pekerjaan;
m. menilai hasil pekerjaan;
n. melakukan pembayaran atau mengusulkan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku
di Perusahaan; dan
o. melakukan tugas lainnya yang diatur dalam Peraturan Direksi ini.
(3) Fungsi HPS bertugas:
a. menyusun dan menetapkan HPS;
b. menyusun dan menetapkan HPS dengan persetujuan Direktur/SEVP yang
membawahkan Fungsi HPS atau Direktur Teknis/SEVP Teknis apabila Fungsi HPS
bersifat ad hoc;
c. mengevaluasi penawaran harga/biaya berdasarkan permintaan Fungsi Pengadaan
apabila penawaran harga/biaya dari penawar terbaik hasil e-Reverse Auction masih
berada di atas HPS; dan
d. melakukan tugas lainnya yang diatur dalam Peraturan Direksi ini.
(4) Fungsi Pengadaan bertugas:
a. menetapkan besaran nilai Jaminan penawaran, Jaminan pelaksanaan, Jaminan
pemeliharaan, dan Jaminan sanggah;
b. melakukan Konsolidasi Pengadaan (bila memungkinkan);
c. menetapkan persyaratan:
1. kualifikasi administrasi/legalitas Penyedia;
2. kualifikasi kemampuan keuangan Penyedia;
d. menetapkan Dokumen Kualifikasi dan Teknis/Dokumen Kualifikasi/Dokumen
Pengadaan;
e. menyelenggarakan Pemilihan;
f. menerbitkan SPPBJ;
g. menyampaikan hasil Pemilihan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna; dan
h. melakukan tugas lainnya yang diatur dalam Peraturan Direksi ini.
(5) Pejabat Pengadaan bertugas:
a. memastikan kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan termasuk mengidentifikasi
ketersediaan (stok) Barang di Unit Kerja lain yang memiliki persediaan (stok) Barang
yang dibutuhkan;
b. mengevaluasi ketersediaan anggaran dalam RKAP;
c. menetapkan spesifikasi teknis/RKST/KAK;
d. menetapkan rancangan Kontrak;
e. melakukan Pengadaan Langsung/e-Purchasing;
f. menerbitkan SPPBJ (bila diperlukan);
g. menandatangani Kontrak sesuai dengan batas kewenangannya;
h. melakukan pengawasan pekerjaan;
i. memeriksa/menilai hasil pekerjaan;
j. melakukan serah terima pekerjaan;
k. melakukan pembayaran atau mengusulkan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku
di Perusahaan; dan
l. melakukan tugas lainnya yang diatur dalam Peraturan Direksi ini.
(6) Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri bertugas:
15
Sinergi-Integritas-Profesional
a. memonitor dan memastikan penggunaan komponen dalam negeri dalam pengadaan
Barang/Jasa; dan
b. melakukan evaluasi penggunaan komponen dalam negeri dan menetapkan nilai Tingkat
Komponen Dalam Negeri pada pengadaan Barang/Jasa Konstruksi.
(7) Penyedia bertanggung jawab atas:
a. pelaksanaan Kontrak;
b. kualitas Barang/Jasa;
c. ketepatan perhitungan jumlah atau volume Barang/Jasa; dan
d. ketepatan waktu dan tempat penyerahan Barang/Jasa.
(8) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), ayat
(4), ayat (5) ayat (6) dan ayat (7), tiap fungsi dapat dibantu oleh atau meminta pendampingan
dari:
a. fungsi lain;
b. kementerian/badan/lembaga pemerintah;
c. konsultan/lembaga profesional; dan/atau
d. pihak lain yang diperlukan.
BAB IV
HARGA PERKIRAAN SENDIRI
Bagian Kesatu
Harga Perkiraan Sendiri
Pasal 17
(1) HPS dapat berupa:
a. harga tetap (fixed price), yang digunakan untuk pengadaan Barang/Jasa
Konstruksi/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi;
b. fee value, yang digunakan untuk pengadaan Jasa Konsultansi;
c. discount value, yang digunakan untuk pengadaan Barang yang sudah jelas standar
harganya (terdapat price list/published price yang diterbitkan Prinsipal
Produsen/Prinsipal Supplier/Agen Tunggal/Distributor Tunggal).
(2) HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data/informasi yang dapat
dipertanggungjawabkan, antara lain:
a. harga pasar setempat, yaitu harga Barang/Jasa di lokasi Barang/Jasa
diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pemilihan;
b. informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Instansi
Pemerintah/Badan Layanan Umum;
c. informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Asosiasi. Informasi
biaya/harga satuan yang dipublikasikan termasuk pula sumber data dari situs web yang
menayangkan informasi biaya/harga;
d. daftar harga/biaya/tarif Barang/Jasa setelah dikurangi rabat/potongan harga (apabila
ada) yang dikeluarkan oleh Prinsipal Produsen/Prinsipal Supplier/Agen
Tunggal/Distributor Tunggal)/Pelaku Usaha;
e. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga pinjaman tahun berjalan, dan/atau kurs tengah
Bank Indonesia valuta asing terhadap Rupiah;
f. hasil perbandingan biaya/harga satuan Barang/Jasa sejenis dengan Kontrak yang
pernah atau sedang dilaksanakan;
g. perkiraan perhitungan biaya/harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana
(engineer’s estimate);
16
Sinergi-Integritas-Profesional
h. informasi biaya/harga satuan Barang/Jasa di luar negeri untuk Tender/Seleksi
internasional; dan/atau
i. informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
(3) HPS berupa harga tetap (fixed price) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
digunakan sebagai:
a. alat untuk menilai kewajaran harga/biaya penawaran dan/atau kewajaran harga/biaya
satuan;
b. dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran;
c. dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan); dan
d. dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang
nilainya lebih rendah 80% (delapan puluh persen) dari nilai HPS.
(4) HPS berupa fee value dan discount value sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan
huruf c digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga/biaya penawaran dan/atau
kewajaran harga/biaya satuan.
(5) Penyusunan HPS dapat dikecualikan untuk:
a. pengadaan Jasa Konstruksi terintegrasi, seperti:
(1) rancang bangun (design and build);
(2) perekayasaan, pengadaan, dan pelaksanaan (engineering, procurement, and
construction).
b. pengadaan yang tarifnya telah ditetapkan oleh Instansi Pemerintah/Badan Layanan
Umum;
c. pengadaan yang tarifnya bervariasi sesuai dengan kualitas keahliannya, antara lain
kantor akuntan publik, konsultan bisnis, advokat/pengacara/lawyer/konsultan hukum,
notaris, karya seni non konstruksi;
d. Pengadaan Langsung/e-Purchasing; atau
e. Penunjukan Langsung kepada Instansi Pemerintah/Badan Layanan Umum; atau
f. sinergi/Penunjukan Langsung kepada perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
(6) HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara/ Perusahaan.
(7) Nilai total HPS tidak bersifat rahasia, kecuali pada Penunjukan Langsung.
(8) Ketentuan mengenai perhitungan HPS diatur dalam Lampiran IV.
Bagian Kedua
Kewenangan Menetapkan HPS
Pasal 18
Fungsi HPS berwenang:
a. menetapkan HPS berupa harga tetap (fixed price) yang bernilai sampai dengan
Rp1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah);
b. menetapkan HPS berupa harga tetap (fixed price) yang bernilai lebih dari
Rp1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah) dengan persetujuan SEVP Teknis yang
membawahkan Fungsi HPS;
c. menetapkan HPS berupa fee value dengan persetujuan SEVP Teknis; dan
d. menetapkan HPS berupa discount value dengan persetujuan SEVP Teknis yang
membawahkan Fungsi HPS.
17
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB V
SPESIFIKASI PEKERJAAN
Pasal 19
(1) Spesifikasi pekerjaan dirumuskan dalam bentuk:
a. spesifikasi teknis untuk Barang;
b. rencana kerja dan syarat-syarat teknis (RKST) untuk Pekerjaan Konstruksi;
c. kerangka acuan kerja (KAK)/Term of Reference (TOR) untuk Konsultansi
Konstruksi/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi.
(2) Sumber data/informasi untuk membuat spesifikasi pekerjaan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), antara lain:
a. peraturan perundang-undangan;
b. standarisasi mutu;
c. produk yang terbukti memenuhi standar yang dibutuhkan;
d. contoh/sampel;
e. brosur; dan/atau
f. sumber informasi lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.
(3) Spesifikasi teknis untuk Barang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a paling
sedikit memuat:
a. nama paket pekerjaan;
b. jenis Kontrak;
c. spesifikasi teknis Barang;
d. lokasi pekerjaan dan/atau penyerahan Barang;
e. ruang lingkup pekerjaan;
f. jangka waktu pekerjaan;
g. metode evaluasi penawaran;
h. kriteria dan bobot penilaian teknis (bila diperlukan); dan
i. bill of quantity (bila dibutuhkan).
(4) RKST untuk Pekerjaan Konstruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b paling
sedikit memuat:
a. nama paket pekerjaan;
b. jenis Kontrak;
c. latar belakang;
d. maksud dan tujuan;
e. lokasi pekerjaan;
f. ruang lingkup pekerjaan;
g. hasil pekerjaan yang ingin dihasilkan (output);
h. jangka waktu dan jadwal pekerjaan;
i. kriteria dan bobot penilaian teknis (bila diperlukan);
j. kompetensi dan jumlah kebutuhan tenaga ahli dan tenaga pendukung;
k. spesifikasi bahan bangunan, peralatan konstruksi, dan peralatan bangunan;
l. mekanisme pembayaran, seperti termin dan besaran pembayaran (bila diperlukan);
m. jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, seperti laporan mingguan, laporan
kemajuan pekerjaan, dan laporan akhir (final);
n. materi yang harus dimuat dalam laporan hasil pekerjaan;
o. syarat-syarat teknis pekerjaan; dan
p. bill of quantity dan/atau gambar detail (bila dibutuhkan).
(5) KAK untuk Konsultansi Konstruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c paling
sedikit memuat:
18
Sinergi-Integritas-Profesional
a. uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan, meliputi:
1. latar belakang;
2. maksud dan tujuan;
3. lokasi pekerjaan;
4. produk yang dihasilkan (output);
b. jenis Kontrak;
c. waktu dan tahapan pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan;
d. mekanisme pembayaran, seperti termin dan besaran pembayaran;
e. kompetensi dan jumlah kebutuhan tenaga ahli;
f. kriteria dan bobot penilaian teknis;
g. peralatan dan bahan (material) yang harus disediakan Penyedia (bila ada);
h. jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, seperti laporan pendahuluan, laporan
antara, laporan kemajuan pekerjaan, dan laporan akhir (final);
i. materi yang harus dimuat dalam laporan hasil pekerjaan; dan
j. bill of quantity (bila dibutuhkan).
(6) KAK untuk Jasa Lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c paling sedikit
memuat:
a. nama pekerjaan;
b. jenis Kontrak;
c. lokasi pekerjaan;
d. standar teknis;
e. kriteria dan bobot penilaian teknis (bila diperlukan);
f. peralatan dan bahan (material) yang harus disediakan Penyedia (bila ada);
g. jangka waktu pekerjaan;
h. kualifikasi dan jumlah tenaga yang harus disediakan; dan
i. bill of quantity (bila dibutuhkan).
(7) KAK untuk Jasa Konsultansi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c paling sedikit
memuat:
a. uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan, meliputi:
1. latar belakang;
2. maksud dan tujuan;
3. lokasi pekerjaan;
4. produk yang dihasilkan (output);
b. jenis Kontrak;
c. waktu dan tahapan pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan;
d. mekanisme pembayaran, seperti termin dan besaran pembayaran;
e. kompetensi dan jumlah kebutuhan tenaga ahli;
f. kriteria dan bobot penilaian teknis;
g. peralatan dan bahan (material) yang harus disediakan Penyedia (bila ada);
h. jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, seperti laporan pendahuluan, laporan
antara, laporan kemajuan pekerjaan, dan laporan akhir (final);
i. materi yang harus dimuat dalam laporan hasil pekerjaan; dan
j. bill of quantity (bila dibutuhkan).
Pasal 20
Pengadaan Barang/Jasa dapat menyebutkan merek dalam hal memenuhi minimal salah satu dari
persyaratan sebagai berikut:
a. Barang tidak hanya dapat dipenuhi oleh satu Pelaku Usaha;
b. merek yang disebutkan lebih dari 2 (dua);
19
Sinergi-Integritas-Profesional
c. penggantian Barang yang spesifikasi Barang tersebut sama dengan yang sudah ada
(exsisting) dimana Barang yang akan diganti telah dievaluasi oleh Fungsi Teknis dengan
predikat baik;
d. komponen Barang/Jasa;
e. suku cadang (spare part);
f. Barang yang jenis dan kualitasnya relatif sama tetapi memiliki perbedaan harga yang
bervariasi;
g. bagian dari satu sistem yang sudah ada;
h. Barang dengan merek khusus sesuai dengan yang dibutuhkan;
i. rekomendasi dari konsultan;
j. Pengadaan Langsung/Penunjukan Langsung/e-Purchasing;
k. pengadaan melalui e-Marketplace sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61; dan/atau
l. item-item Barang/Jasa pada pengadaan Jasa Konstruksi.
BAB VI
KONSOLIDASI PENGADAAN
Pasal 21
(1) Konsolidasi Pengadaan dilakukan oleh:
a. Fungsi Teknis; dan
b. Fungsi Pengadaan.
(2) Konsolidasi Pengadaan oleh Fungsi Teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
dilakukan sebagai berikut:
a. Setelah menerima purchase requisition dari Fungsi Pengguna, maka Fungsi Teknis
mereviu purchase requisition tersebut untuk mendapatkan data/informasi pekerjaan
yang akan diadakan.
b. Fungsi Teknis dapat merubah spesifikasi teknis/RKST/KAK.
c. Fungsi Teknis melaksanakan strategi penggabungan beberapa purchase requisition
sejenis dari 1 (satu) Unit Kerja apabila terdapat indikasi pemecahan purchase requisition
untuk menghindari Tender.
d. Fungsi Teknis dapat melakukan strategi penggabungan beberapa paket pekerjaan
sejenis kebutuhan satu, beberapa, atau seluruh Unit Kerja.
(3) Konsolidasi Pengadaan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
b dilakukan sebagai berikut:
a. Setelah menerima paket pekerjaan dari Fungsi HPS, maka Fungsi Pengadaan mereviu
paket pekerjaan untuk mendapatkan data/informasi paket pekerjaan;
b. Dalam hal diperlukan, Fungsi Pengadaan dapat melakukan koordinasi dengan Fungsi
Teknis dan/atau Fungsi HPS untuk melaksanakan strategi Tender bersama atau strategi
Tender itemized atas kebutuhan satu, beberapa, atau seluruh Unit Kerja.
(4) Konsolidasi Pengadaan dilakukan untuk klasifikasi usaha dan kualifikasi usaha yang sama.
20
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB VII
JAMINAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
Bagian Kesatu
Jenis Jaminan
Pasal 22
Jenis Jaminan dalam Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari:
a. Jaminan penawaran;
b. Jaminan sanggah;
c. Jaminan pelaksanaan;
d. Jaminan uang muka; dan
e. Jaminan pemeliharaan.
Bagian Kedua
Jaminan Penawaran
Pasal 23
(1) Jaminan penawaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf a diberlakukan untuk
pengadaan yang bernilai di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta Rupiah).
(2) Jaminan penawaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat tidak diberlakukan dalam
hal:
a. Peserta Pemilihan merupakan perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN;
b. Pengadaan Langsung/Penunjukan Langsung;
c. pengadaan Jasa Konsultansi.
(3) Besaran nilai Jaminan penawaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai
berikut:
a. minimal 1% (satu persen) dari nilai HPS untuk nilai penawaran yang lebih tinggi atau
sama dengan 80% (delapan puluh persen) dari nilai HPS;
b. minimal 3% (tiga persen) dari nilai HPS dan dalam bentuk bank garansi untuk nilai
penawaran yang lebih rendah 80% (delapan puluh persen) dari nilai HPS;
c. minimal 1% (satu persen) dari nilai pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen
Anggaran untuk:
1. pengadaan yang HPS-nya berupa discount value;
2. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
3. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan.
d. minimal 1% (satu persen) dari nilai HPS tiap sub paket yang ditawar untuk Tender
itemized.
(4) Anak Perusahaan dapat menentukan nilai yang lebih kecil atau lebih besar dari nilai
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang diatur dalam standar operasional prosedur Anak
Perusahaan bersangkutan.
21
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Ketiga
Jaminan Sanggah
Pasal 24
(1) Jaminan sanggah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b diberlakukan apabila
Peserta Pemilihan mengajukan sanggahan.
(2) Jaminan sanggah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat tidak diberlakukan dalam hal:
a. Peserta Pemilihan merupakan perusahaan lingkup PTPN Group; atau
b. sanggahan pada tahap Kualifikasi dan Teknis/Kualifikasi untuk metode dua tahap.
(3) Besaran nilai Jaminan sanggah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai
berikut:
a. minimal 1% (satu persen) dari nilai HPS; atau
b. minimal 1% (satu persen) dari nilai pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen
Anggaran untuk:
1. pengadaan yang HPS-nya berupa fee value/discount value;
2. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
3. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan/Kontrak
Fee/Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee.
Bagian Keempat
Jaminan Pelaksanaan
Pasal 25
(1) Jaminan pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf c diberlakukan untuk
Kontrak dengan nilai di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta Rupiah).
(2) Jaminan pelaksanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat tidak diberlakukan dalam
hal:
a. Penyedia merupakan perusahaan lingkup PTPN Group;
b. Pengadaan Langsung;
c. pengadaan Jasa Konsultansi.
d. pengadaan jasa sewa kenderaan dimana kenderaan tersebut berada dalam
penguasaan Perusahaan; atau
e. mendapat persetujuan Direksi.
(3) Besaran nilai Jaminan pelaksanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai
berikut:
a. minimal 5% (lima persen) dari nilai Kontrak untuk:
1. nilai penawaran terkoreksi lebih tinggi atau sama dengan 80% (delapan puluh
persen) dari nilai HPS;
2. pengadaan yang HPS-nya berupa discount value;
3. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS.
b. minimal 5% (lima persen) dari nilai HPS dan dalam bentuk bank garansi untuk nilai
penawaran terkoreksi di bawah 80% (delapan puluh persen) dari nilai HPS;
c. minimal 5% (lima persen) dari nilai pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen
Anggaran untuk jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga
Satuan/Kontrak Waktu Penugasan.
(4) Anak Perusahaan dapat menentukan nilai yang lebih kecil atau lebih besar dari nilai
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang diatur dalam standar operasional prosedur Anak
Perusahaan bersangkutan.
22
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Kelima
Jaminan Uang Muka
Pasal 26
(1) Jaminan uang muka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf d diberlakukan apabila
Perusahaan memberikan uang muka dengan ketentuan sebagai berikut:
a. pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi/Konsultansi Konstruksi paling
banyak 20% dari nilai Kontrak;
b. pengadaan Pekerjaan Konstruksi paling banyak 30% dari nilai Kontrak.
(2) Penyedia memberikan Jaminan uang muka dalam bentuk garansi bank senilai uang muka
yang diberikan.
(3) Jaminan uang muka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat tidak diberlakukan dalam
hal Penyedia merupakan perusahaan lingkup PTPN Group.
(4) Pengembalian uang muka oleh Penyedia kepada Perusahaan secara bertahap dikurangi
secara proporsional dari pembayaran prestasi kerja bulanan/termin sesuai pencapaian
(kemajuan) prestasi pekerjaan.
(5) Nilai Jaminan uang muka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) secara bertahap dapat
dikurangi secara proporsional sesuai dengan sisa uang muka yang diterima.
Bagian Keenam
Jaminan Pemeliharaan
Pasal 27
(1) Jaminan pemeliharaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf e diberlakukan untuk:
a. Pekerjaan Konstruksi; dan
b. Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan.
(2) Besaran nilai Jaminan pemeliharaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebesar
5% (lima persen) dari nilai Kontrak.
(3) Jaminan pemeliharaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat tidak diberlakukan dalam
hal:
a. Penyedia merupakan perusahaan lingkup PTPN Group; atau
b. Perusahaan memberlakukan uang retensi.
(4) Nilai uang retensi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b sama dengan nilai Jaminan
pemeliharaaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2).
23
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB VIII
PENYEDIA
Bagian Pertama
Persyaratan Kualifikasi Penyedia
Paragraf 1
Persyaratan Kualifikasi Usaha Penyedia
Pasal 28
(1) Kualifikasi usaha Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya terdiri dari:
a. kecil; dan
b. nonkecil.
(2) Kualifikasi usaha Penyedia Jasa Konstruksi mengacu pada ketentuan peraturan perundang-
undangan di bidang Jasa Konstruksi.
(3) Kualifikasi usaha Penyedia Jasa Konsultansi terdiri dari:
a. perseorangan; dan
b. badan usaha.
Paragraf 2
Persyaratan Kualifikasi Administrasi/Legalitas,
Teknis, dan Kemampuan Keuangan Penyedia
Pasal 29
(1) Ketentuan mengenai persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas, teknis, dan kemampuan
keuangan Penyedia diatur dalam Lampiran V.
(2) Selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas, teknis, dan kemampuan keuangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penentuan persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas, teknis, dan kemampuan keuangan Penyedia dilakukan dengan
memperhatikan jenis Barang/Jasa dan/atau ketentuan yang berkaitan dengan persyaratan
kualifikasi administrasi/legalitas, teknis, dan kemampuan keuangan Pelaku Usaha yang
ditetapkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan
Bagian Kedua
Kategori Penyedia
Pasal 30
(1) Kategori Penyedia Barang terdiri dari:
a. Prinsipal Produsen/Pemegang HAKI;
b. Prinsipal Supplier/Agen Tunggal/Distributor Tunggal/Pemegang Lisensi HAKI;
c. Sub Agen/Sub Distributor; dan
d. distributor/agen/penyalur/pemasok.
(2) Penyedia Jasa Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya/Penyedia Jasa Konsultansi tidak
dikelompokkan berdasarkan kategori Penyedia.
24
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Ketiga
Klasifikasi Usaha Penyedia
Pasal 31
(1) Klasifikasi usaha Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya/Penyedia Jasa Konsultansi
mengacu pada bidang usaha yang tercantum dalam Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP),
Sertifikat Badan Usaha (SBU), atau dokumen lain yang sejenis.
(2) Klasifikasi usaha Penyedia Jasa Konstruksi memedomani ketentuan peraturan perundang-
undangan di bidang Jasa Konstruksi.
Bagian Keempat
Batasan Nilai Pengadaan yang dapat diikuti Penyedia
Pasal 32
(1) Batasan nilai yang dapat diikuti oleh Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya:
a. kualifikasi usaha kecil untuk pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang bernilai sampai
dengan Rp1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah);
b. kualifikasi usaha nonkecil untuk pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang bernilai lebih dari
Rp1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah).
(2) Pada Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya, dilarang mengikutsertakan
Penyedia kualifikasi usaha nonkecil pada paket pekerjaan kualifikasi usaha kecil, kecuali:
a. paket pekerjaan tersebut menuntut kemampuan teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh
Penyedia kualifikasi usaha kecil;
b. tidak tersedia Penyedia kualifikasi usaha kecil dalam aplikasi IPS untuk paket pekerjaan
tersebut;
c. Tender Terbatas yang gagal; dan/atau
d. Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung/e-Purchasing.
(3) Pada Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya, dilarang mengikutsertakan
Penyedia kualifikasi usaha kecil pada paket pekerjaan kualifikasi usaha nonkecil, kecuali:
a. tidak tersedia Penyedia kualifikasi usaha nonkecil dalam aplikasi IPS untuk paket
pekerjaan tersebut; atau
b. Penyedia kualifikasi usaha kecil mampu untuk melaksanakan paket pekerjaan tersebut.
(4) Batasan nilai pengadaan yang dapat diikuti oleh Penyedia Jasa Konstruksi:
a. Penyedia Pekerjaan Konstruksi:
1. kualifikasi usaha perseorangan untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang
bernilai sampai dengan Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta Rupiah);
2. kualifikasi usaha kecil untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang bernilai sampai
dengan Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta Rupiah);
3. kualifikasi usaha menengah untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang bernilai
sampai dengan Rp50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah);
4. kualifikasi usaha besar untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang bernilai sampai
dengan tidak terbatas.
b. Penyedia Konsultansi Konstruksi:
1. kualifikasi usaha perseorangan untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi yang
bernilai sampai dengan Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta Rupiah).
2. kualifikasi usaha kecil untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi yang bernilai
sampai dengan Rp750.000.000,00 (tujuh ratus lima puluh juta Rupiah);
25
Sinergi-Integritas-Profesional
3. kualifikasi usaha menengah untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi yang bernilai
sampai dengan Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta Rupiah);
4. kualifikasi usaha besar untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi yang bernilai
sampai dengan tidak terbatas.
BAB IX
PENGGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI
Pasal 33
(1) Perusahaan mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan
perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil.
(2) Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, Perusahaan dapat
memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 34
(1) Direktur/SEVP yang membawahkan Fungsi Pengadaan membentuk Tim Tingkat Komponen
Dalam Negeri (TKDN) yang dapat bersifat ad hoc atau melekat pada Fungsi Teknis atau
Fungsi HPS atau Fungsi Pengadaan sesuai kebijakan Perusahaan.
(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (6), Tim Tingkat
Komponen Dalam Negeri (TKDN) dapat ikut serta dalam:
a. penyusunan spesifikasi pekerjaan dalam hal Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri
(TKDN) tidak melekat pada Fungsi Teknis; dan
b. pelaksanaan evaluasi harga/biaya penawaran untuk paket pekerjaan yang
mempersyaratkan penggunaan Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) dalam hal Tim
Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) tidak melekat pada Fungsi Pengadaan.
Pasal 35
(1) Fungsi Pengadaan memberikan preferensi harga atas produk dalam negeri yang memiliki
nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) lebih besar atau sama dengan 25% (dua
puluh lima persen).
(2) Preferensi harga produk dalam negeri untuk Barang diberikan paling tinggi 25% (dua puluh
lima persen).
(3) Preferensi harga produk dalam negeri untuk Jasa Konstruksi yang dikerjakan oleh
perusahaan dalam negeri diberikan paling tinggi 7,5% (tujuh koma lima persen).
(4) Ketentuan mengenai perhitungan preferensi harga diatur dalam Lampiran VI.
26
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB X
PEMILIHAN
Bagian Kesatu
Kewenangan Melakukan Pengadaan
Paragraf 1
Kewenangan Melakukan Pengadaan Barang/
Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Pasal 36
(1) Bagian Operational Supporting dan Komersil (Fungsi Pengadaan)
Pengadaan Barang/Jasa Lainnya untuk kebutuhan Kantor Pusat /Distrik/Kebun /Unit dengan
nilai pengadaan sampai dengan Rp 50.000.000,- (lima puluh juta Rupiah) dan Penunjukan
Langsung s.d Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah) bersama dengan Bagian Pengadaan
dan Umum
(2) Distrik.
Pengadaan Barang/Jasa Lainnya untuk kebutuhan Distrik dengan nilai sampai dengan
Rp 5.000.000,- (lima juta Rupiah).
(3) Kebun/Unit
Pengadaan Barang/Jasa Lainnya untuk kebutuhan Kebun/Unit dengan nilai sampai dengan
Rp 5.000.000,- (lima juta Rupiah).
(4) Bagian Pengadaan dan Umum (Fungsi Pengadaan)
Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk kebutuhan Kantor
Pusat/Distrik/Wilayah/Unit/Kebun yang bukan merupakan kewenangan Bagian Operational
Supporting dan Komersil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini.
Paragraf 2
Kewenangan Melakukan Pengadaan
Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi
Pasal 37
(1) Bagian Operational Supporting dan Komersil (Fungsi Pengadaan)
Pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi untuk kebutuhan Kantor
Pusat/Distrik/Kebun/Unit dengan nilai pengadaan sampai dengan Rp 200.000.000,- (dua
ratus juta Rupiah).
(2) Bagian Pengadaan dan Umum (Fungsi Pengadaan)
Pengadaan Jasa Konsultansi/Konsultansi Konstruksi untuk kebutuhan Kantor
Pusat/Distrik/Kebun/Unit yang bukan merupakan kewenangan Bagian Operational
Supporting dan Komersil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini.
27
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Kedua
Metode Pemilihan
Paragraf 1
Metode Pemilihan Penyedia Barang/
Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya
Pasal 38
(1) Metode Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan Konstruksi/ Penyedia Jasa Lainnya
terdiri dari:
a. Pemilihan selain Tender, yaitu:
1. e-Purchasing;
2. Pengadaan Langsung; dan
3. Penunjukan Langsung;
b. Pemilihan melalui Tender, yaitu:
1. Tender Terbatas; dan
2. Tender Umum.
(2) e-Purchasing dilaksanakan untuk pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang sudah tercantum
dalam e-Catalogue dengan nilai sampai dengan tidak terbatas.
(3) Pengadaan Langsung/Penunjukan Langsung/Tender Terbatas/Tender Umum untuk
pengadaan Barang/Jasa Lainnya hanya dapat dilakukan apabila Barang/Jasa Lainnya yang
dibutuhkan tidak tersedia dalam e-Catalogue.
(4) Pengadaan Langsung dilaksanakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya dalam hal memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
a. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp.
50.000.000,00 (lima puluh juta Rupiah);
b. Barang/Jasa Lainnya yang tarifnya terbuka dan dapat diakses masyarakat luas;
c. pengadaan sewa gedung, kantor, atau ruang terbuka/tertutup;
d. Barang/Jasa Lainnya yang harganya berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan oleh
Instansi Pemerintah/Badan Layanan Umum;
e. Barang/Jasa Lainnya di luar negeri; dan/atau
f. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dalam keadaan tertentu yang bersifat
insidental dan mendesak serta mendapat persetujuan dari Direktur/SEVP.
(5) Penunjukan Langsung dilaksanakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya dalam hal memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
a. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dibutuhkan bagi kinerja utama
Perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
b. hanya terdapat satu Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Penyedia Jasa
Lainnya yang dapat melaksanakan pekerjaan sesuai kebutuhan pengguna (user
requirement) atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat knowledge intensive dimana
untuk menggunakan dan memelihara Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang/Penyedia Jasa
Pekerjaan Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya;
28
Sinergi-Integritas-Profesional
d. apabila Tender telah 2 (dua) kali dilakukan dan tidak mendapatkan Penyedia yang
dibutuhkan atau tidak ada pihak yang memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang
mengikuti Tender;
e. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dimiliki oleh Pemegang HAKI atau
yang memiliki jaminan (warranty) dari original equipment manufacture;
f. penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat dan aset strategis
Perusahaan;
g. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya merupakan pembelian berulang (repeat
order) sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan
kualitas Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;
h. penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal maupun nasional
(force majeur);
i. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya lanjutan yang secara teknis merupakan satu
kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah
dilaksanakan sebelumnya;
j. Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya merupakan
perusahaan lingkup PTPN Group/ BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan
Terafiliasi BUMN, sepanjang kualitas harga dan tujuannya dapat
dipertanggungjawabkan dan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang
dibutuhkan merupakan produk atau layanan sesuai dengan usaha dari perusahaan
lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN
bersangkutan;
k. Rekanan Terseleksi Tertentu hasil Beauty Contest; dan/atau
l. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta Rupiah) sampai dengan Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta Rupiah).
(6) Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf a, huruf h, huruf i, dan
huruf j harus mendapat persetujuan Direktur/SEVP.
(7) Tender Terbatas dilaksanakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
yang bernilai di atas Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta Rupiah) sampai dengan Rp.
50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah).
(8) Tender Terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (7) terdiri dari:
a. Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada seluruh Rekanan
Terseleksi; dan
b. Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada Rekanan Terseleksi
Tertentu.
(9) Tender Umum dilaksanakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi yang bernilai di
atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah).
(10) Dengan persetujuan Direktur/SEVP yang membawahkan Fungsi Pengadaan, pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai sampai dengan
Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah) dapat dilakukan dengan metode Tender
Umum.
29
Sinergi-Integritas-Profesional
(11) Dengan persetujuan SEVP dan Direktur, pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya yang bernilai di atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah) dapat
dilakukan dengan metode Tender Terbatas.
(12) Tender tetap dilaksanakan meskipun hanya diikuti oleh 1 (satu) Peserta Pemilihan, kecuali
pada Tender Umum dengan metode penyampaian Dokumen Penawaran dua tahap
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (1) huruf a hanya dapat dilaksanakan dalam
hal diikuti oleh minimal 2 (dua) Peserta Pemilihan.
(13) Persyaratan diikuti minimal 2 (dua) Peserta Pemilihan sebagaimana dimaksud pada ayat
(12) dikecualikan untuk Tender Umum ulang.
(14) Ketentuan mengenai Penunjukan Langsung/Tender Terbatas/Tender Umum untuk
pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya melalui Aplikasi IPS diatur dalam
Lampiran VII.
Paragraf 2
Metode Pemilihan Penyedia Konsultansi Kontruksi/
Penyedia Jasa Konsultansi
Pasal 39
(1) Metode Pemilihan Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi terdiri dari:
a. Pemilihan selain Seleksi, yaitu:
1. Pengadaan Langsung;
2. Penunjukan Langsung;
b. Pemilihan melalui Seleksi, yaitu:
1. Seleksi Terbatas; dan
2. Seleksi Umum.
(2) Pengadaan Langsung dilaksanakan untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa
Konsultansi dalam hal memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
a. Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi dengan nilai paling banyak Rp 200.000.000,00
(dua ratus juta Rupiah);
b. Jasa Konsultansi di bidang hukum, seperti advokat/ pengacara/lawyer/konsultan hukum,
arbiter, dan notaris;
c. Jasa Konsultansi yang harganya berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan oleh Instansi
Pemerintah/Badan Layanan Umum;
d. Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi di luar negeri; dan/atau
e. Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi dalam keadaan tertentu yang bersifat
insidental dan mendesak serta mendapat persetujuan Direktur/SEVP.
(3) Ketentuan Penunjukan Langsung dan persyaratan persetujuan Direktur pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (5),
kecuali huruf l, dan ayat (6) mutatis mutandis berlaku untuk Penunjukan Langsung dan
persyaratan persetujuan Direksi pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi.
(4) Selain persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Penunjukan Langsung
dilaksanakan untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang memenuhi
minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
30
Sinergi-Integritas-Profesional
a. Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang tidak direncanakan sebelumnya untuk
menghadapi permasalahan tertentu yang sifat pelaksanaan pekerjaannya harus segera
dan tidak dapat ditunda; dan/atau
b. Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp 200.000.000,00 (dua
ratus juta Rupiah) sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah).
(5) Penunjukan Langsung pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi sebagaimana
dimaksud pada ayat (4) huruf a harus mendapat persetujuan Direksi.
(6) Seleksi Terbatas dilaksanakan untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi
yang bernilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah) sampai dengan
Rp 7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta Rupiah).
(7) Seleksi Terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (6) terdiri dari:
a. Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada seluruh Rekanan
Terseleksi; dan
b. Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada Rekanan Terseleksi
Tertentu.
(8) Seleksi Umum dilaksanakan untuk pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi
yang bernilai di atas Rp 7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta Rupiah).
(9) Dengan persetujuan dari Direktur/SEVP yang membawahkan Fungsi Pengadaan,
pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang:
a. bernilai sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah), dapat dilakukan
dengan metode Seleksi Terbatas atau Seleksi Umum; dan
b. bernilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar Rupiah) sampai dengan Rp
7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta Rupiah) dapat dilakukan dengan metode
Seleksi Umum.
(10) Dengan persetujuan SEVP dan Direktur, pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa
Konsultansi yang bernilai di atas Rp 7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta Rupiah)
dapat dilakukan dengan metode Seleksi Terbatas.
(11) Seleksi tetap dilaksanakan meskipun hanya diikuti oleh 1 (satu) Peserta Pemilihan.
(12) Ketentuan mengenai Penunjukan Langsung/Seleksi Terbatas/Seleksi Umum untuk
pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi melalui Aplikasi IPS diatur dalam
Lampiran VII.
Bagian Ketiga
Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
Pasal 40
(1) Metode penyampaian Dokumen Penawaran terdiri dari:
a. dua tahap;
b. dua file; dan
c. satu file.
31
Sinergi-Integritas-Profesional
(2) Metode dua tahap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a digunakan untuk
pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memiliki karakteristik sebagai
berikut:
a. pekerjaan yang bersifat kompleks, yaitu mempunyai risiko tinggi, memerlukan teknologi
tinggi, dan/atau menggunakan peralatan yang di desain khusus;
b. spesifikasi teknis/RKST/KAK belum bisa ditentukan dengan pasti;
c. memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan
kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya;
d. mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi
yang berbeda;
e. dimungkinkan perubahan spesifikasi teknis/RKST/KAK berdasarkan klarifikasi
penawaran teknis yang diajukan sepanjang perubahan tersebut tidak hanya dapat
dipenuhi oleh salah satu penawar; dan/atau
f. dimungkinkan penyetaraan teknis.
(3) Pelaksanaan metode penyampaian dua tahap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan dimana pada tahap I dapat dipersyaratkan:
a. penyampaian Dokumen Penawaran kualifikasi; atau
b. penyampaian Dokumen Penawaran kualifikasi dan teknis.
(4) Metode dua file sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan untuk:
a. pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memerlukan penilaian teknis
terlebih dahulu, yaitu metode evaluasi Harga Terendah yang menggunakan pembobotan
ambang batas (passing grade)/Sistem Nilai;
b. pengadaan Barang/Jasa Lainnya dengan metode evaluasi Total Cost of
Ownership/Discount Factor; dan
c. pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang memerlukan penilaian teknis
terlebih dahulu, yaitu metode evaluasi Kualitas/Kualitas dan Biaya.
(5) Metode satu file sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c digunakan untuk:
a. pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan metode
evaluasi Harga Terendah yang menggunakan sistem gugur (tidak menggunakan
pembobotan ambang batas (passing grade));
b. pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi yang menggunakan metode
evaluasi Biaya Terendah; dan
c. Penunjukan Langsung.
Bagian Keempat
Metode Evaluasi Penawaran
Pasal 41
(1) Metode evaluasi penawaran untuk Pemilihan Penyedia Barang/Penyedia Pekerjaan
Konstruksi/Penyedia Jasa Lainnya terdiri dari:
a. Sistem Nilai
Digunakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang harga
penawarannya dipengaruhi oleh kualitas teknis, sehingga penetapan pemenang
berdasarkan kombinasi perhitungan penilaian teknis dan harga.
b. Total Cost of Ownership
Digunakan untuk:
32
Sinergi-Integritas-Profesional
1. pengadaan Barang yang memperhitungkan faktor umur ekonomis, harga, biaya
operasional, biaya pemeliharaan, dan nilai sisa dalam jangka waktu operasi tertentu;
atau
2. pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya bersifat strategis yang
memiliki nilai yang signifikan.
c. Discount Factor
Digunakan untuk pengadaan Barang yang sudah ditentukan merek dan jenis produknya
dengan kriteria:
1. merek Barang sama dan sudah jelas standar harganya di pasar (terdapat price
list/published price yang diterbitkan oleh Prinsipal Produsen/Prinsipal Supplier/Agen
Tunggal/ Distributor Tunggal); atau
2. merek Barang berbeda, sudah jelas standar harganya di pasar (terdapat price
list/published price yang diterbitkan oleh Prinsipal Produsen/Prinsipal Supplier/Agen
Tunggal/ Distributor Tunggal), dan standar harga Barang yang satu dengan yang lain
berbeda.
d. Harga Terendah
Digunakan untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dalam hal
harga menjadi dasar penetapan pemenang di antara penawaran yang memenuhi
persyaratan teknis.
(2) Metode evaluasi penawaran untuk Pemilihan Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia
Jasa Konsultansi terdiri dari:
a. Kualitas dan Biaya
Digunakan untuk pekerjaan:
1. ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu penyelesaian pekerjaan dapat
diuraikan dengan pasti dalam KAK; dan
2. besarnya biaya dapat ditentukan dengan jelas dan tepat.
b. Kualitas
Digunakan untuk pekerjaan yang ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu
penyelesaian pekerjaan tidak dapat diuraikan dengan pasti dalam KAK atau untuk
pekerjaan Penyedia Konsultansi Konstruksi perseorangan/Penyedia Jasa Konsultansi
perseorangan.
Metode evaluasi Kualitas digunakan untuk pekerjaan yang mengutamakan kualitas
penawaran teknis sebagai faktor yang menentukan terhadap hasil/manfaat (outcome)
secara keseluruhan.
c. Biaya Terendah
Digunakan untuk pekerjaan standar atau bersifat rutin yang praktik dan standar
pelaksanaan pekerjaannya sudah mapan, yang dapat mengacu kepada ketentuan
tertentu.
Bagian Kelima
e-Reverse Auction
Pasal 42
(1) e-Reverse Auction dilaksanakan untuk:
a. metode evaluasi Harga Terendah pada Tender Terbatas/Tender Umum dimana
penawaran harga dari Peserta Pemilihan berada di atas HPS; dan
b. metode evaluasi Biaya Terendah pada Seleksi Terbatas/Seleksi Umum dimana
33
Sinergi-Integritas-Profesional
penawaran biaya dari Peserta Pemilihan berada di atas HPS.
(2) e-Reverse Auction sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Fungsi Pengadaan dapat mengadakan e-Reverse Auction dengan mengundang semua
Peserta Pemilihan yang menyampaikan penawaran.
b. Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dilakukan setelah e-Reverse Auction, yaitu
sebagai berikut:
1. Penawaran harga hasil e-Reverse Auction berada di bawah atau sama dengan
HPS, maka dilakukan proses sebagai berikut:
a) Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dimulai dari penawar terendah.
Apabila tidak ada penawar yang lulus, Fungsi Pengadaan menyatakan Tender
Terbatas/Tender Umum yang bersangkutan gagal.
b) Apabila ada penawar yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis,
Fungsi Pengadaan menetapkan masing-masing penawar tersebut sebagai
calon pemenang, calon pemenang cadangan 1 (bila ada), calon pemenang
cadangan 2 (bila ada).
2. Penawaran harga hasil e-Reverse Auction berada di atas HPS, maka dilakukan
proses sebagai berikut:
a) Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dimulai dari penawar terendah.
Demikian seterusnya sampai ada penawar yang lulus evaluasi administrasi,
kualifikasi, dan teknis. Apabila tidak ada penawar yang lulus, Fungsi
Pengadaan menyatakan Tender Terbatas/Tender Umum yang bersangkutan
gagal.
b) Apabila ada penawar yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis,
Fungsi Pengadaan menyampaikan penawaran harga dari penawar tersebut
kepada Fungsi HPS untuk dievaluasi. Evaluasi oleh Fungsi HPS dilakukan
paling lama 3 (tiga) hari kalender.
c) Apabila Fungsi HPS menyetujui penawaran harga tersebut, Fungsi HPS
menyampaikan persetujuannya kepada Fungsi Pengadaan. Fungsi Pengadaan
menetapkan penawar tersebut sebagai calon pemenang.
d) Apabila Fungsi HPS tidak menyetujui penawaran harga tersebut, Fungsi HPS
menyampaikan ketidaksetujuannya kepada Fungsi Pengadaan. Fungsi
Pengadaan menyatakan Tender Terbatas/Tender Umum yang bersangkutan
gagal.
(3) e-Reverse Auction sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Fungsi Pengadaan dapat mengadakan e-Reverse Auction dengan mengundang semua
Peserta Pemilihan yang menyampaikan penawaran.
b. Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dilakukan setelah e-Reverse Auction, yaitu
sebagai berikut:
1. Penawaran biaya hasil e-Reverse Auction berada di bawah atau sama dengan HPS,
maka dilakukan proses sebagai berikut:
a) Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dimulai dari penawar terendah.
Apabila tidak ada penawar yang lulus, Fungsi Pengadaan menyatakan Seleksi
Terbatas/Seleksi Umum yang bersangkutan gagal.
b) Apabila ada penawar yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis,
34
Sinergi-Integritas-Profesional
Fungsi Pengadaan menetapkan masing-masing penawar tersebut sebagai
calon pemenang, calon pemenang cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang
cadangan 2 (bila ada).
2. Penawaran biaya hasil e-Reverse Auction berada di atas HPS, maka dilakukan
proses sebagai berikut:
a) Evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis dimulai dari penawar terendah.
Demikian seterusnya sampai ada penawar yang lulus evaluasi administrasi,
kualifikasi, dan teknis. Apabila tidak ada penawar yang lulus, Fungsi
Pengadaan menyatakan Seleksi Terbatas/Seleksi Umum yang bersangkutan
gagal.
b) Apabila ada penawar yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis,
Fungsi Pengadaan menyampaikan penawaran biaya dari penawar tersebut
kepada Fungsi HPS untuk dievaluasi. Evaluasi oleh Fungsi HPS dilakukan
paling lama 3 (tiga) hari kalender.
c) Apabila Fungsi HPS menyetujui penawaran biaya tersebut, Fungsi HPS
menyampaikan persetujuannya kepada Fungsi Pengadaan. Fungsi Pengadaan
menetapkan penawar tersebut sebagai calon pemenang.
d) Apabila Fungsi HPS tidak menyetujui penawaran biaya tersebut, Fungsi HPS
menyampaikan ketidaksetujuannya kepada Fungsi Pengadaan. Fungsi
Pengadaan menyatakan Seleksi Terbatas/Seleksi Umum yang bersangkutan
gagal.
Bagian Keenam
Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung Gagal dan Batal
Pasal 43
(1) Fungsi Pengadaan menyatakan Tender/Penunjukan Langsung Pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya gagal dalam hal:
a. tidak ada Peserta Pemilihan yang menyatakan respon minat sampai dengan batas waktu
yang ditentukan;
b. tidak ada Peserta Pemilihan yang mendaftar sampai dengan batas waktu yang
ditentukan;
c. tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen Penawaran sampai dengan
batas waktu yang ditentukan;
d. pada metode evaluasi Sistem Nilai, seluruh penawaran harga yang masuk berada di
atas HPS;
e. pada metode Penunjukan Langsung, penawaran harga masih berada di atas HPS
setelah dilakukan negosiasi;
f. hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang mengikuti Tender dan penawaran harga dari
Peserta Pemilihan tersebut masih berada di atas HPS setelah dilakukan negosiasi;
g. calon pemenang, calon pemenang cadangan 1, atau calon pemenang cadangan 2
dengan sengaja tidak mengikuti pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan/atau
negosiasi;
h. ditemukan bukti/indikasi adanya persaingan yang tidak sehat;
i. pada Tender Umum dengan metode penyampaian Dokumen Penawaran dua tahap
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (1) huruf a:
1. jumlah Peserta Pemilihan yang lulus tahap I kurang dari 2 (dua), kecuali Tender
Umum ulang; atau
35
Sinergi-Integritas-Profesional
2. seluruh penawaran harga yang masuk melebihi HPS atau setelah dilakukan
negosiasi tidak ada Peserta Pemilihan yang bersedia menurunkan harga sehingga
tetap melebihi HPS.
j. penawaran harga dari penawar terbaik hasil e-Reverse Auction berada di atas HPS dan
Fungsi HPS tidak menyetujui penawaran harga dari penawar tersebut;
k. tidak ada Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi penawaran;
l. sanggahan yang diajukan Peserta Pemilihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47
ayat (1) ternyata benar; atau
m. memenuhi kondisi/kriteria sebagaimana disebutkan dalam proses Tender/Penunjukan
Langsung yang bersangkutan.
(2) Fungsi Pengadaan menyatakan Seleksi/Penunjukan Langsung Pengadaan Konsultansi
Konstruksi/Jasa Konsultansi gagal dalam hal:
a. tidak ada Peserta Pemilihan yang menyatakan respon minat sampai dengan batas waktu
yang ditentukan;
b. tidak ada Peserta Pemilihan yang mendaftar sampai dengan batas waktu yang
ditentukan;
c. tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen Penawaran sampai dengan
batas waktu yang ditentukan;
d. pada metode evaluasi Kualitas dan Biaya/Kualitas, seluruh penawaran biaya yang
masuk berada di atas HPS;
e. pada metode Penunjukan Langsung, penawaran biaya masih berada di atas HPS
setelah dilakukan negosiasi;
f. calon pemenang, calon pemenang cadangan 1, dan calon pemenang cadangan 2
dengan sengaja tidak hadir dalam pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan/atau
negosiasi;
g. ditemukan bukti/indikasi adanya persaingan yang tidak sehat;
h. penawaran biaya dari penawar terbaik hasil e-Reverse Auction berada di atas HPS dan
Fungsi HPS/Fungsi Teknis tidak menyetujui penawaran biaya dari penawar terbaik
tersebut;
i. tidak ada Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi penawaran;
j. sanggahan yang diajukan Peserta Pemilihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47
ayat (1) ternyata benar; atau
k. memenuhi kondisi/kriteria sebagaimana disebutkan dalam proses Seleksi/Penunjukan
Langsung yang bersangkutan.
(3) Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung batal adalah Tender/ Seleksi/Penunjukan Langsung
yang dihentikan pada saat Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung sedang berjalan atas
inisiatif dari Fungsi Pengadaan atau berdasarkan usulan dari Fungsi Teknis/Fungsi
Pengguna.
36
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Ketujuh
Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung Ulang
Pasal 44
(1) Dalam hal Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung dinyatakan gagal, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan:
a. evaluasi ulang;
b. penyampaian ulang Dokumen Penawaran;
c. Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung ulang; atau
d. mengembalikan paket pekerjaan.
(2) Tender Umum yang gagal karena alasan sebagaimana dimaksud Pasal 43 ayat (1) huruf i
angka 2, dapat dilakukan penambahan nilai HPS dan/atau perubahan spesifikasi pekerjaan
berdasarkan hasil evaluasi Fungsi Pengadaan.
(3) Dalam hal Tender Umum sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan penambahan nilai
HPS tanpa perubahan spesifikasi pekerjaan, Tender Umum langsung dilanjutkan dengan
pemasukan penawaran harga ulang.
(4) Dalam hal Tender Umum sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan perubahan
spesifikasi pekerjaan, dilakukan Tender Umum ulang.
Bagian Kedelapan
Kewenangan Menetapkan Pemenang
Pasal 45
(1) Fungsi Pengadaan berwenang menetapkan pemenang untuk:
a. nilai penawaran sampai dengan Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah) pada
Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;
b. nilai penawaran sampai dengan Rp 7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta
Rupiah) pada Pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi; dan
c. Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang HPS-nya berupa discount value.
(2) Fungsi Pengadaan berwenang menetapkan pemenang dengan persetujuan Direktur/SEVP
yang membawahkan Fungsi Pengadaan untuk:
a. nilai penawaran di atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar Rupiah) pada
Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya;
b. nilai penawaran di atas Rp 7.500.000.000,00 (tujuh miliar lima ratus juta Rupiah) pada
Pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi;
c. jenis Kontrak Fee/Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee; dan
d. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS.
Pasal 46
(1) Pemenang hasil Pemilihan dapat lebih dari satu (multi winner) dalam hal memenuhi minimal
salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
a. keterbatasan kapasitas/layanan Penyedia Barang/Penyedia Jasa Lainnya yang
memenuhi kualifikasi;
37
Sinergi-Integritas-Profesional
b. keragaman item Barang/Jasa Lainnya dalam satu paket pekerjaan (itemized); dan/atau
c. menjamin keberlangsungan/ketersediaan Barang/Jasa Lainnya di Perusahaan.
(2) Ketentuan mengenai multi winner ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Bagian Kesembilan
Sanggahan
Pasal 47
(1) Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam
Tender/Seleksi, Peserta Pemilihan berhak mengajukan sanggahan.
(2) Sanggahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya yang berkaitan dengan kesesuaian
antara pelaksanaan Tender/Seleksi dan tata cara maupun prosedur sebagaimana diatur
dalam Dokumen Kualifikasi dan Teknis/Dokumen Kualifikasi/Dokumen Pengadaan.
(3) Sanggahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan paling lambat dalam jangka
waktu 2 (dua) hari kalender setelah pengumuman pemenang atau sebelum kontrak
ditandatangani, mana yang lebih dahulu.
(4) Fungsi Pengadaan menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut paling lambat 7
(tujuh) hari kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.
(5) Sanggahan yang diajukan Peserta Pemilihan melebihi jangka waktu sebagaimana dimaksud
pada ayat (3) akan diproses sesuai ketentuan pedoman Whistle Blowing System (WBS) yang
berlaku di Perusahaan.
(6) Dalam hal terjadi kondisi sebagaimana dimaksud pada ayat (5), Fungsi Pengadaan
menyampaikan sanggahan kepada unit pengelola Whistle Blowing System (WBS).
BAB XI
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN CARA SINERGI/
PENUNJUKAN LANGSUNG KEPADA PERUSAHAAN LINGKUP PTPN GROUP/
BUMN/ANAK PERUSAHAAN BUMN/PERUSAHAAN TERAFILIASI BUMN
Pasal 48
(1) Pengadaan Barang/Jasa dengan cara sinergi/Penunjukan Langsung kepada perusahaan
lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN dapat
dilakukan melalui proses negosiasi dengan tetap memperhatikan prinsip efisien, efektif, dan
akuntabel.
(2) Proses negosiasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.
(3) Untuk Pengadaan Barang/Jasa yang tidak memerlukan penyusunan HPS, Fungsi Teknis
melakukan evaluasi terhadap kewajaran harga/biaya penawaran yang disampaikan oleh
perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi
BUMN bersangkutan.
38
Sinergi-Integritas-Profesional
(4) Hasil negosiasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam berita acara/risalah
rapat/dokumen lain yang sejenis.
(5) Dalam hal dianggap perlu, sinergi/Penunjukan Langsung kepada perusahaan lingkup PTPN
Group/BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN dapat didahului
dengan perjanjian pendahuluan dalam bentuk Nota Kesepahaman (MoU)/Perjanjian
Pengikatan.
BAB XII
PERSETUJUAN PENGGUNAAN ANGGARAN
DAN PENGALIHAN ANGGARAN
Pasal 49
(1) Kewenangan menyetujui penggunaan anggaran dalam RKAP, baik untuk Pengadaan
Barang/Jasa Eksploitasi maupun Pengadaan Barang/Jasa Investasi, dan kewenangan
menyetujui pengalihan anggaran dalam RKAP untuk Pengadaan Barang/Jasa Eksploitasi
diatur oleh Perusahaan.
(2) Kewenangan menyetujui pengalihan anggaran dalam RKAP untuk Pengadaan Barang/Jasa
Investasi diatur oleh masing-masing Anak Perusahaan, kecuali anggaran dasar Anak
Perusahaan, keputusan RUPS, dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan
menentukan lain.
(3) Dalam hal Direktur Perusahaan menyerahkan kewenangan untuk menyetujui
penggunaan/pengalihan anggaran RKAP kepada Pimpinan Unit Kerja, kewenangan tersebut
bukan kewenangan melakukan pengadaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 dan
Pasal 37.
BAB XIII
KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA
Bagian Kesatu
Jenis dan Bentuk Kontrak
Pasal 50
(1) Jenis Kontrak untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya terdiri dari:
a. Kontrak Lumsum;
b. Kontrak Harga Satuan;
c. Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan;
d. Kontrak Terima Jadi (Turnkey); dan
e. Kontrak Payung.
(2) Jenis Kontrak untuk Pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi terdiri dari:
a. Kontrak Lumsum;
b. Kontrak Fee;
39
Sinergi-Integritas-Profesional
c. Kontrak Waktu Penugasan;
d. Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee; dan
e. Kontrak Payung.
(3) Bentuk Kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari:
a. Bukti Pembelian/Pembayaran/Kuitansi;
b. Order Pembelian Lokal (OPL);
c. Surat Perintah Kerja (SPK); dan
d. Surat Perjanjian (SPJ).
(4) Bukti Pembelian/Pembayaran/Kuitansi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a
digunakan untuk Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima
juta Rupiah).
(5) Order Pembelian Lokal (OPL) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b digunakan untuk
Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta Rupiah).
(6) Surat Perintah Kerja (SPK) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c digunakan untuk
Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta Rupiah).
(7) Surat Perjanjian (SPJ) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d digunakan untuk
Kontrak yang bernilai sampai dengan tidak terbatas.
(8) Ketentuan mengenai jenis Kontrak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dan
ketentuan mengenai penyusunan Kontrak melalui Aplikasi IPS diatur dalam Lampiran IX.
Bagian Kedua
Kewenangan Menandatangani Kontrak
Pasal 51
Pejabat dari Perusahaan yang berwenang menandatangani Kontrak, yaitu:
a. Kepala Bagian untuk Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp 2.500.000.000,00 (dua
miliar lima ratus juta Rupiah);
b. Direktur untuk Kontrak yang bernilai di atas Rp 2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus
juta Rupiah).
Bagian Ketiga
Muatan/Materi Surat Perjanjian
Pasal 52
(1) Surat Perjanjian (SPJ) antara Perusahaan dan Penyedia memuat, antara lain:
a. identitas, meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masing-masing dan
ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan;
b. pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah
Barang/Jasa yang diperjanjikan;
c. hak dan kewajiban Perusahaan dan Penyedia;
d. nilai atau harga/biaya pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;
e. persyaratan dan spesifikasi pekerjaan yang jelas dan terinci;
40
Sinergi-Integritas-Profesional
f. keluaran atau hasil (output) dari Pengadaan Barang/Jasa;
g. pernyataan dan jaminan, termasuk kepastian adanya jaminan terhadap Barang/Jasa
yang diperjanjikan;
h. jangka waktu pekerjaan;
i. jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan mengenai
kelaikan;
j. cidera janji/wanprestasi dan sanksi dalam hal salah satu pihak tidak memenuhi
kewajibannya;
k. pemutusan Surat Perjanjian (SPJ) secara sepihak;
l. pengalihan pekerjaan kepada pihak lain dalam hal Penyedia melakukan lalai/cidera
janji/wanprestasi atau tidak dapat melaksanakan pekerjaan;
m. penundaan pelaksanaan Surat Perjanjian (SPJ) dikarenakan adanya indikasi
penyimpangan atau kecurangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
n. Keadaan Memaksa;
o. etika bisnis;
p. penyelesaian sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui musyawarah dan
alternatif penyelesaian sengketa;
q. korespondensi.
(2) Surat Perjanjian (SPJ) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus mengindahkan ketentuan
peraturan perundang-undangan, tata kelola perusahaan yang baik (good corporate
governance), dan prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (business
judgement rule).
Bagian Keempat
Perubahan Pekerjaan
Pasal 53
(1) Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan, dengan
gambar, dan/atau spesifikasi pekerjaan yang ditentukan dalam Kontrak, Perusahaan dan
Penyedia dapat melakukan perubahan pekerjaan yang meliputi:
a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan;
b. menambah dan/atau mengurangi lingkup/jenis pekerjaan;
c. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan; dan/atau
d. mengubah jadwal/jangka waktu pekerjaan.
(2) Perubahan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat mengubah harga/biaya
pekerjaan dengan tetap memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Apabila dilakukan perubahan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kontrak
antara Perusahaan dengan Penyedia diubah (adendum).
(4) Dengan persetujuan Direktur, Penyedia dapat mengalihkan/menunjuk pelaksanaan
pekerjaan kepada anak perusahaannya dengan ketentuan sebagai berikut:
a. kepemilikan saham Penyedia yang bersangkutan pada anak perusahaan tersebut
minimal 90% (sembilan puluh persen); dan
b. Penyedia tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan.
(5) Perubahan (adendum) Kontrak yang disebabkan masalah administrasi, dapat dilakukan
setiap waktu sepanjang disepakati Perusahaan dan Penyedia.
41
Sinergi-Integritas-Profesional
(6) Ketentuan mengenai penyusunan perubahan (adendum) Kontrak melalui Aplikasi IPS diatur
dalam Lampiran IX.
Bagian Kelima
Pemutusan Kontrak
Pasal 54
(1) Perusahaan berhak memutuskan Kontrak secara sepihak dalam hal:
a. hari keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat kesalahan/ kelalaian Penyedia sudah
melampaui hari keterlambatan yang diperbolehkan dalam Kontrak (hari keterlambatan
paling lama 50 (lima puluh) hari kalender);
b. Penyedia lalai/cidera janji/wanprestasi dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak
memperbaiki kelalaian/cidera janji/wanprestasi tersebut dalam jangka waktu yang
ditetapkan dalam Kontrak;
c. Penyedia terbukti melakukan korupsi, kolusi, nepotisme, kecurangan, dan/atau
pemalsuan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa; atau
d. kondisi atau sebab lainnya yang ditetapkan dalam Kontrak.
(2) Dalam hal pemutusan Kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia:
a. Jaminan pelaksanaan dicairkan dan menjadi milik Perusahaan;
b. sisa uang muka harus dilunasi Penyedia atau Jaminan uang muka dicairkan;
c. Penyedia membayar denda keterlambatan dan/atau ganti kerugian sebagaimana
ditetapkan dalam Kontrak; dan
d. Penyedia dikenakan sanksi pencantuman ke dalam kelompok hitam.
Bagian Keenam
Penyelesaian Perselisihan
Pasal 55
(1) Perselisihan antara Perusahaan dan Penyedia terlebih dahulu diselesaikan dengan cara
musyawarah melalui pertemuan langsung.
(2) Hasil musyawarah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam suatu
kesepakatan tertulis yang paling sedikit memuat:
a. nama lengkap, alamat, dan kedudukan masing-masing pihak;
b. tanggal dan tempat dilaksanakan musyawarah;
c. pokok masalah atau alasan perselisihan;
d. pendapat para pihak;
e. kesimpulan atau hasil musyawarah; dan
f. tanggal dan tanda tangan masing-masing pihak.
(3) Jika penyelesaian perselisihan melalui musyawarah sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tidak tercapai, penyelesaian perselisihan dilakukan melalui pengadilan atau lembaga
alternatif penyelesaian sengketa/lembaga arbitrase sesuai yang ditetapkan dalam Kontrak.
42
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Ketujuh
Pengalihan Pekerjaan
Pasal 56
(1) Perusahaan dapat mengalihkan pekerjaan kepada pihak lain dalam hal:
a. Peserta Pemilihan telah ditetapkan sebagai pemenang/Penyedia namun tidak bersedia
melaksanakan pekerjaan; atau
b. Kontrak antara Perusahaan dan Penyedia diakhiri yang disebabkan kesalahan
Penyedia.
(2) Pihak lain sebagaimana dimaksud pada ayat (1), yaitu:
a. calon pemenang cadangan 1 (bila ada) atau calon pemenang cadangan 2 (bila ada) bila
calon pemenang cadangan 1 tidak bersedia untuk kondisi sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf a; atau
b. Rekanan Terseleksi yang mempunyai penilaian performance terbaik sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usahanya sesuai untuk kondisi sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf b.
(3) Pengalihan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. kualifikasi administrasi/legalitas, teknis, dan kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi) pihak lain yang akan ditunjuk memenuhi persyaratan
sebagaimana diatur dalam Dokumen Kualifikasi dan Teknis/Dokumen
Kualifikasi/Dokumen Pengadaan sebelumnya; dan
b. persyaratannya minimal sama dengan Kontrak antara Perusahaan dan Penyedia
terdahulu.
(4) Kewajiban-kewajiban yang timbul sebelum dilakukan pengalihan Kontrak tetap menjadi
tanggung jawab masing-masing pihak.
Bagian Kedelapan
Kontrak Payung
Pasal 57
Kontrak Payung merupakan Kontrak Harga Satuan untuk jangka waktu tertentu (tidak lebih 1
Tahun Anggaran) dengan ketentuan sebagai berikut:
a. kebutuhan Barang/Jasa secara berulang dengan volume/kuantitas pekerjaan yang belum
dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani;
b. harga satuan Barang/Jasa tidak berubah selama masa Kontrak; dan
c. pembayaran dilakukan berdasarkan hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap
volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia.
43
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB XIV
PEMERIKSAAN/PENILAIAN HASIL
PEKERJAAN DAN PEMBAYARAN
Bagian Kesatu
Pemeriksaan/Penilaian Hasil Pekerjaan
Pasal 58
(1) Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
dalam Kontrak, Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada Perusahaan untuk
penyerahan pekerjaan.
(2) Perusahaan melakukan penilaian/pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan yang telah
diselesaikan Penyedia dengan memedomani ketentuan yang ditetapkan dalam Kontrak.
(3) Dalam hal terdapat kekurangan dan/atau cacat pada hasil pekerjaan, Penyedia wajib
memperbaiki/menyelesaikan/melengkapi kekurangan dan/atau cacat tersebut, sehingga
sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam Kontrak.
(4) Pada Pengadaan Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan dan Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi, Penyedia wajib melakukan pemeliharaan pada hasil pekerjaan selama
masa yang ditetapkan dalam Kontrak, sehingga kondisi hasil pekerjaan tetap seperti kondisi
pada saat penyerahan pekerjaan.
(5) Setelah masa pemeliharaan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) selesai, Perusahaan
membayarkan Jaminan pemeliharaan/uang retensi kepada Penyedia tersebut.
(6) Pada Pengadaan Barang, diberlakukan masa garansi sesuai kesepakatan Perusahaan dan
Penyedia sebagaimana ditetapkan dalam Kontrak.
(7) Setelah dilakukan pemeriksaan/penilaian hasil pekerjaan, Perusahaan dan Penyedia
menandatangani berita acara serah terima pekerjaan yang dilampiri berita acara
pemeriksaan/penilaian hasil pekerjaan dan dokumen-dokumen lainnya sebagaimana
dipersyaratkan dalam Kontrak, seperti:
a. foto visual hasil pekerjaan;
b. bukti kepemilikan, seperti Surat Tanda Nomor Kendaraan, Bukti Pemilik Kendaraan
Bermotor (jika sudah terbit), dan sebagainya sesuai jenis Barang;
c. sertifikat garansi/bentuk jaminan purna jual lainnya/berita acara hasil uji coba;
d. laporan-laporan selama pelaksanaan pekerjaan (harian, mingguan, dan bulanan yang
telah diketahui dan dibenarkan oleh unsur pengawas pekerjaan dari Perusahaan); dan
e. dokumen-dokumen lainnya sebagaimana dipersyaratkan dalam Kontrak, seperti izin
mendirikan bangunan, sertifikat kelaikan operasi, manual book.
44
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Kedua
Pembayaran Prestasi Kerja
Pasal 59
(1) Pembayaran prestasi pekerjaan dapat diberikan dalam bentuk:
a. pembayaran bulanan;
b. pembayaran berdasarkan tahap penyelesaian pekerjaan (termin); atau
c. pembayaran sekaligus setelah pekerjaan diselesaikan.
(2) Apabila ada, pembayaran prestasi kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
setelah dikurangi angsuran pengembalian uang muka, denda, dan/atau ganti kerugian serta
pajak.
(3) Permintaan pembayaran untuk Kontrak yang menggunakan sub-Kontrak, harus dilengkapi
bukti pembayaran kepada seluruh sub-kontraktor sesuai dengan perkembangan (kemajuan)
pekerjaannya.
(4) Pembayaran secara bulanan/termin sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan huruf
b dilakukan dengan ketentuan:
a. telah ditetapkan dalam Kontrak;
b. untuk Pekerjaan Konstruksi, dilakukan senilai pekerjaan yang terpasang, termasuk
peralatan dan/atau bahan yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan yang akan
diserahterimakan, dikurangi retensi sebesar minimal 5% (lima persen);
(5) Penyedia mengajukan permintaan pembayaran kepada Perusahaan yang dilengkapi
dengan:
a. salinan Kontrak;
b. hasil pemeriksaan terhadap kemajuan (pencapaian) pekerjaan, berita acara kemajuan
(pencapaian) pekerjaan, dan berita acara serah terima (BAST) kemajuan (pencapaian)
pekerjaan, khusus untuk pembayaran termin;
c. hasil pemeriksaan terhadap kemajuan (pencapaian) pekerjaan, berita acara serah
terima pekerjaan (akhir), dan lampirannya, khusus untuk pembayaran akhir;
d. faktur pajak (apabila pembayaran dilakukan secara termin faktur pajak diserahkan
sesuai dengan termin);
e. dokumen-dokumen lain yang dipersyaratkan dalam Kontrak.
BAB XV
E-CATALOGUE DAN E-PURCHASING
Pasal 60
(1) Jenis Barang/Jasa yang dicantumkan dalam e-Catalogue terdiri dari:
a. Barang; dan
b. Jasa Lainnya.
(2) e-Catalogue terdiri dari:
a. e-Catalogue Group;
b. e-Catalogue Perusahaan Induk; dan
45
Sinergi-Integritas-Profesional
c. e-Catalogue Anak Perusahaan.
(3) e-Catalogue Group sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dikelola oleh Perusahaan
Induk (Kantor Holding) dan berlaku untuk seluruh perusahaan lingkup PTPN Group.
(4) e-Catalogue Perusahaan Induk (Kantor Holding) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf
b dikelola oleh Kantor Holding dan berlaku untuk Kantor Holding.
(5) e-Catalogue sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dikelola oleh perusahaan.
(6) Memperhatikan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (3), Fungsi
Pengguna wajib mengutamakan pengadaan Barang/Jasa Lainnya dengan metode e-
Purchasing.
BAB XVI
PENGADAAN BARANG/JASA LAINNYA
MELALUI E-MARKETPLACE
Pasal 61
(1) Pimpinan Unit Kerja atau karyawan yang ditunjuk oleh Pimpinan Unit Kerja dapat
melaksanakan pengadaan Barang/Jasa Lainnya melalui e-Marketplace dalam hal Penyedia
pada e-Marketplace merupakan perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan
BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
(2) Kontrak pengadaan melalui e-Marketplace dapat mengikuti ketentuan dari pemilik/pengelola
layanan e-Marketplace dan/atau Penyedia.
BAB XVII
JOINT PROCUREMENT
Pasal 62
(1) Antar perusahaan lingkup PTPN Group dapat melakukan Joint Procurement yang
pelaksanaannya diatur dalam suatu kesepakatan tertulis.
(2) Kesepakatan tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. penunjukan perusahaan yang akan melaksanakan Joint Procurement;
b. pernyataan dari peserta Joint Procurement terkait kepatuhan pada hasil Pemilihan;
c. batasan tanggung jawab pihak-pihak dalam Joint Procurement;
d. ketentuan pembayaran;
e. hal lain yang disepakati.
(3) Pada Joint Procurement, Direktur yang membawahkan Fungsi HPS atau Direktur Teknis
apabila Fungsi HPS bersifat ad hoc sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b dan
huruf d adalah Direktur pada perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint
Procurement.
46
Sinergi-Integritas-Profesional
(4) Pada Joint Procurement, Direksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf c adalah
Direksi pada perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint Procurement.
(5) Pada Joint Procurement, Direktur yang membawahkan Fungsi Pengadaan atau Direktur
Teknis apabila Fungsi Pengadaan bersifat ad hoc sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45
ayat (2) adalah Direktur pada perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint
Procurement.
(6) Pada Joint Procurement, penandatanganan dan pelaksanaan Kontrak dengan Penyedia
maupun pemeriksaan/penilaian hasil pekerjaan dan serah terima pekerjaan dengan
Penyedia dilakukan oleh masing-masing peserta Joint Procurement selaku pihak yang
membutuhkan Barang/Jasa.
(7) Pada Joint Procurement, pembayaran prestasi kerja Penyedia dilakukan oleh masing-
masing peserta Joint Procurement selaku pihak yang membutuhkan Barang/Jasa yang
didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran (mutual check) terhadap volume/kuantitas
pekerjaan yang telah dilaksanakan Penyedia secara nyata.
(8) Pada Joint Procurement, pelaku Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15 ayat (1) diatur sebagai berikut:
a. Fungsi Pengguna dan Fungsi Teknis adalah masing-masing peserta Joint Procurement
selaku pihak yang membutuhkan Barang/Jasa;
b. Fungsi HPS adalah tim kerja ad hoc yang ditetapkan oleh Direktur pada perusahaan
yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint Procurement;
c. Fungsi Pengadaan adalah Divisi/Bagian di perusahaan yang ditunjuk untuk
melaksanakan Joint Procurement atau tim kerja ad hoc yang ditetapkan oleh Direktur
pada perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint Procurement;
d. Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) dapat melekat pada Fungsi HPS
sebagaimana dimaksud pada huruf b, melekat pada Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf c, atau dibentuk tim kerja ad hoc oleh Direktur pada perusahaan
yang ditunjuk untuk melaksanakan Joint Procurement.
(9) Pada Joint Procurement, tugas Fungsi Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat
(2) huruf c, huruf d, huruf e, huruf f, dan huruf g menjadi tugas Fungsi HPS.
(10) Pada Joint Procurement, tugas Fungsi Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat
(2) huruf i menjadi tugas Tim Evaluasi yang dibentuk oleh Direktur pada perusahaan yang
ditunjuk untuk melaksanakan Joint Procurement.
47
Sinergi-Integritas-Profesional
BAB XVIII
KETENTUAN-KETENTUAN
Bagian Kesatu
Ketentuan Lain-Lain
Pasal 63
(1) Direktur melaporkan kepada Dewan Komisaris mengenai proses dan hasil Pengadaan
Barang/Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin) sebagai penerapan dari
prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
(2) Jenis dan/atau kriteria Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat substansial (bukan bersifat
rutin) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh masing-masing Perusahaan
setelah mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris.
Pasal 64
Fungsi Pengguna, Fungsi HPS, Fungsi Pengadaan, Pejabat Pengadaan, dan Tim Tingkat
Komponen Dalam Negeri (TKDN) wajib mendokumentasikan pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa sesuai tugasnya.
Pasal 65
Apabila rancangan RKAP belum mendapat pengesahan RUPS, dapat dilakukan Pengadaan
Barang/Jasa yang tidak mengikat dimana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa tersebut
dilakukan sebelum rancangan RKAP mendapat pengesahan RUPS dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. kebutuhan Barang/Jasa yang bersifat rutin;
b. mendapat persetujuan dari Direktur/SEVP;
c. proses Pemilihan dilakukan sampai dengan tahapan sebelum penetapan pemenang.
Penetapan pemenang dilakukan setelah rancangan RKAP mendapat pengesahan RUPS;
d. dalam hal anggaran/program kerja atas pekerjaan yang diadakan tidak mendapat
persetujuan dari RUPS atau anggarannya kurang dari anggaran yang dibutuhkan, dilakukan
penambahan/pengalihan anggaran sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan dengan
memperhatikan anggaran dasar Perusahaan, keputusan RUPS, dan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
e. jika kondisi sebagaimana dimaksud pada huruf d tidak dapat dilakukan sehingga pekerjaan
tersebut dibatalkan, segala biaya Peserta Pemilihan yang timbul menjadi beban atau
tanggung jawab
Peserta Pemilihan yang bersangkutan dan Peserta Pemilihan bersangkutan tidak dapat
menuntut baik secara perdata atau pidana.
Pasal 66
(1) Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (1), yaitu:
a. nilai total HPS; atau
b. pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen Anggaran untuk:
1. pengadaan yang HPS-nya berupa discount value;
2. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
3. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan/Kontrak
48
Sinergi-Integritas-Profesional
Payung/Kontrak Waktu Penugasan.
(2) Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1), yaitu:
a. nilai total HPS; atau
b. pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen Anggaran untuk:
1. pengadaan yang HPS-nya berupa discount value;
2. pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
3. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan/Kontrak
Payung.
(3) Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (4), yaitu:
a. nilai total HPS; atau
b. pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen Anggaran untuk:
1. pengadaan Jasa Konstruksi yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
2. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan/Kontrak
Payung/Kontrak Waktu Penugasan.
(4) Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (4) huruf a, ayat (5) huruf l, ayat (7), ayat
(9), ayat (10), dan ayat (11), yaitu:
a. nilai total HPS; atau
b. pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen Anggaran untuk:
1. Pengadaan yang HPS-nya berupa discount value;
2. Pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS;
3. jenis Kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan/Kontrak
Payung.
5) Nilai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (2) huruf a, ayat (4) huruf b, ayat (6), ayat
(8), ayat (9), dan ayat (10), yaitu:
a. nilai total HPS; atau
b. pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen Anggaran untuk:
1. Pengadaan Jasa Konsultansi yang tidak memerlukan penyusunann HPS;
2. jenis Kontrak Fee/Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee/Kontrak Waktu
Penugasaan/Kontrak Payung.
Pasal 67
Dalam kondisi tertentu, Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana diatur dalam Pedoman ini dapat
dilakukan berbeda sepanjang mendapat persetujuan Direktur/SEVP.
Pasal 68
Hal-hal yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam Pedoman ini akan ditetapkan lebih
lanjut oleh Direktur sepanjang tidak bertentangan dengan anggaran dasar Perusahaan,
keputusan RUPS, dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
49
Sinergi-Integritas-Profesional
Bagian Kedua
Ketentuan Peralihan
Pasal 69
Pengadaan Barang/Jasa yang sedang dalam proses pada saat Pedoman ini mulai berlaku, tetap
dapat dilanjutkan sesuai Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor
DIR/PER/06/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia di
Lingkungan Perkebunan Nusantara Group dan Surat Keputusan Direksi PT Perkebunan
Nusantara II Nomor : 20/Kpts./07/X/2016 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT
Perkebunan Nusantara II, atau dilanjutkan dengan berpedoman pada Pedoman ini.
Bagian Ketiga
Ketentuan Penutup
Pasal 70
Pada saat Pedoman ini mulai berlaku:
a. Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor DIR/PER/06/2020 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia di Lingkungan
Perkebunan Nusantara Group
b. Surat Keputusan Direksi PT Perkebunan Nuantara II Nomor : 20/Kpts./07/X/2016 tentang
Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT Perkebunan Nusantara II
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 71
(1) Pedoman ini mulai berlaku sejak tanggal 01 Agustus 2020.
(2) Penerapan modul Aplikasi IPS dilaksanakan secara bertahap sesuai kebijakan yang
ditetapkan oleh Perusahaan Induk.
Ditetapkan di : Tanjung Morawa
pada tanggal : Agustus 2020
PT Perkebunan Nusantara II
Direksi,
Marisi Butar-Butar
Direktur
i
LAMPIRAN I
PENYESUAIAN HARGA (PRICE ADJUSMENT)
1. Rumus Penyesuaian Harga Satuan
Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + …… ) Hn = harga satuan Barang/Jasa pada saat pekerjaan dilaksanakan
Ho = Harga satuan Barang/Jasa pada saat penyusunan harga penawaran
a = koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead
apabila penawaran tidak mencantumkan besaran komponen keuntungan dan overhead, maka a adalah 0,15
b, c, d = koefisien komponen Kontrak seperti tenaga kerja, bahan, alat kerja, dan
sebagainya
penjumlahan a+b+c+d+…. dst. adalah 1,00
Bn, Cn, Dn = indeks harga komponen pada saat pekerjaan dilaksanakan
Bo, Co, Do = indeks harga komponen pada saat penyusunan harga penawaran
Keterangan:
a. Indeks harga yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat Statistik (BPS). Apabila indeks harga tidak dimuat dalam penerbitan BPS, digunakan indeks harga yang dipersiapkan oleh kementerian teknis;
b. Penetapan koefisien komponen Kontrak pekerjaan dilakukan oleh kementerian teknis yang terkait.
2. Rumusan Penyesuaian Nilai Kontrak
Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + … dst …
Pn = nilai Kontrak setelah dilakukan penyesuaian harga satuan Barang/Jasa
Hn = harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga menggunakan
rumusan
penyesuaian harga
Vi = volume pekerjaan yang dilaksanakan
ii
LAMPIRAN II
PENDAFTARAN DAN PEMBARUAN DATA REKANAN TERSELEKSI MELALUI APLIKASI IPS
1. PENDAFTARAN MENJADI REKANAN TERSELEKSI
a. Pelaku Usaha yang ingin mendaftar sebagai Rekanan Terseleksi wajib
melakukan pendaftaran secara elektronik melalui Aplikasi IPS.
b. Pelaku Usaha mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku Usaha
sesuai isian dalam Aplikasi IPS.
c. Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana dimaksud pada
huruf b, Pelaku Usaha diminta untuk menyatakan persetujuan pada Pakta
Integritas yang tampil pada Aplikasi IPS.
d. Pelaku Usaha akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi secara
otomatis melalui e-mail perusahaan yang telah didaftarkan yang memuat
User Id, Password, dan link. Selanjutnya, Pelaku Usaha mengklik link pada
e-mail pemberitahuan/notifikasi tersebut untuk kembali masuk ke dalam
Aplikasi IPS.
e. Pelaku Usaha mengunggah (mengupload) dokumen sebagai berikut:
1) akta pendirian perusahaan dan akta perubahannya yang terakhir (bila
ada);
2) Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
apabila belum memiliki NIB;
3) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP-PKP) atau surat
keterangan dari instansi perpajakan yang menyatakan bukan
pengusaha kena pajak, atau surat pernyataan yang menyatakan
bukan pengusaha kena pajak;
4) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
5) Kartu Tanda Pengenal Pengurus;
6) Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)/Surat Izin Tempat Usaha
(SITU)/dokumen sejenis;
7) Ijin khusus yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang dan Asosiasi
untuk melakukan kegiatan usaha sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan, seperti izin jasa penilai publik (KJPP) bagi
Pelaku Usaha yang bergerak di bidang jasa penilai publik, izin usaha
di pasar modal, izin usaha Jasa Konstruksi bagi Pelaku Usaha yang
bergerak di bidang Jasa Konstruksi, kartu advokat bagi Pelaku Usaha
yang bergerak di bidang jasa hukum, izin operasional penyediaan jasa
tenaga kerja bagi Pelaku Usaha yang bergerak di bidang jasa
penyediaan tenaga kerja, sesuai dengan kualifikasi dan klasifikasi
usaha Pelaku Usaha yang bersangkutan;
8) Khusus Pelaku Usaha yang menyediakan Barang/Jasa Lainnya, dapat
menyampaikan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia.
iii
Pelaku Usaha yang telah mengunggah (mengupload) dokumen berstatus
In Process. Pada status In Process, Pelaku Usaha belum dapat mengikuti
Tender Terbatas/Seleksi Terbatas, namun dapat mengikuti Tender
Umum/Seleksi Umum yang diadakan perusahaan lingkup PTPN Group
sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usaha Pelaku Usaha sesuai dengan
paket pekerjaan yang diadakan.
f. Pelaku Usaha menyerahkan dokumen asli dari dokumen yang diunggah
sebagaimana dimaksud pada huruf e kepada Verifikator untuk diverifikasi.
Apabila yang hadir adalah kuasa, diwajibkan kepada penerima kuasa untuk
membawa surat kuasa asli bermaterai Rp6.000 dan Kartu Tanda Pengenal
(KTP/Passpor) dari pemberi dan penerima kuasa.
g. Verifikator memverifikasi dokumen yang telah diunggah (diupload) dengan
cara mencocokkan kebenaran/keaslian antara dokumen yang diunggah
(diupload) dengan dokumen asli. Apabila diperlukan, Verifikator melakukan
kunjungan (site visit) ke tempat kedudukan/kantor/pabrik/workshop Pelaku
Usaha. Hasil site visit seperti foto, berita acara kunjungan, dan lain
sebagainya, diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS sebagai bagian dari
data Pelaku Usaha bersangkutan.
h. Pada saat verifikasi, Verifikator memfoto melalui Aplikasi IPS:
1) diri pengurus atau kuasanya yang hadir pada saat verifikasi;
2) surat kuasa (apabila dikuasakan);
3) Kartu Tanda Pengenal (KTP/Passpor) penerima kuasa (apabila
dikuasakan);
Foto merupakan bagian dari data Pelaku Usaha yang terekam dalam
Aplikasi IPS.
i. Apabila Pelaku Usaha telah melengkapi seluruh persyaratan dan
Verifikator telah melakukan verifikasi dan/atau site visit, Verifikator
memberikan status Verified kepada Pelaku Usaha bersangkutan atau
dengan kata lain Pelaku Usaha bersangkutan telah menjadi Rekanan
Terseleksi. Rekanan Terseleksi dengan status Verified dapat mengikuti
Tender/Seleksi yang diadakan perusahaan lingkup PTPN Group
sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usahanya sesuai dengan paket
pekerjaan yang diadakan.
j. Jika proses verifikasi dokumen asli tidak memungkinkan untuk dilakukan
dengan cara tatap muka dikarenakan keadaan kahar, maka verifikasi dapat
dilakukan melalui media video conference
2. PEMBARUAN (UPDATE) DATA REKANAN TERSELEKSI
a. Apabila terdapat dokumen Rekanan Terseleksi yang kedaluwarsa
(expired) atau perlu pembaruan (update), Aplikasi IPS secara otomatis
akan memberikan notifikasi kepada Rekanan Terseleksi bersangkutan.
b. Rekanan Terseleksi bersangkutan wajib melakukan pembaruan (update)
data perusahaannya yang terekam dalam Aplikasi IPS. Selanjutnya,
Rekanan Terseleksi bersangkutan mengunggah (mengupload) dokumen
yang menguatkan pembaruan (update) tersebut.
iv
c. Rekanan Terseleksi bersangkutan menyerahkan dokumen asli dari
dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud pada huruf b kepada
Verifikator untuk diverifikasi. Apabila yang hadir adalah kuasa, diwajibkan
kepada penerima kuasa untuk membawa surat kuasa asli bermaterai
Rp6.000 dan Kartu Tanda Pengenal (KTP/Passpor) dari pemberi dan
penerima kuasa.
d. Verifikator memverifikasi dokumen yang telah diunggah (diupload) dengan
cara mencocokkan kebenaran/keaslian antara dokumen yang diunggah
(diupload) dengan dokumen asli. Apabila perubahan berkaitan dengan
perubahan tempat kedudukan/kantor/pabrik/workshop, Verifikator dapat
melakukan site visit ke tempat kedudukan/kantor/pabrik/workshop baru
dari Rekanan Terseleksi bersangkutan. Hasil site visit seperti foto, berita
acara kunjungan, dan lain sebagainya, diunggah (diupload) ke dalam
Aplikasi IPS sebagai bagian dari data Rekanan Terseleksi bersangkutan.
e. Pada saat verifikasi, Verifikator memfoto melalui Aplikasi IPS:
1) diri pengurus atau kuasanya yang hadir pada saat verifikasi;
2) surat kuasa (apabila dikuasakan);
3) Kartu Tanda Pengenal (KTP/Passpor) penerima kuasa (apabila
dikuasakan);
Foto merupakan bagian dari data Rekanan Terseleksi bersangkutan yang
terekam dalam Aplikasi IPS.
f. Apabila Rekanan Terseleksi bersangkutan telah melengkapi seluruh
persyaratan dan Verifikator telah melakukan verifikasi dan/atau site visit,
Verifikator memberikan status Verified kepada Rekanan Terseleksi
bersangkutan.
g. Proses pembaruan dapat juga dilakukan pada saat Rekanan Terseleksi
bersangkutan mengikuti proses Tender dengan ketentuan:
1) Proses unggah (mengupload) dokumen yang menguatkan pembaruan
(update) tersebut dilakukan pada tahapan pemasukan penawaran.
2) Dokumen tersebut akan diverifikasi oleh Verifikator pada saat evaluasi
dan/atau pembuktian kualifikasi.
h. Jika proses verifikasi dokumen asli pembaharuan (update) tidak
memungkinkan untuk dilakukan dengan cara tatap muka dikarenakan
keadaan kahar, maka verifikasi dapat dilakukan melalui media video
conference
v
LAMPIRAN III
PENILAIAN PERFORMANCE DAN PENGELOMPOKAN REKANAN
TERSELEKSI/PENYEDIA SERTA PERBUATAN/TINDAKAN REKANAN
TERSELEKSI/PENYEDIA YANG DIKENAKAN SANKSI PENCANTUMAN KE
DALAM KELOMPOK HITAM
1. PENGELOMPOKAN REKANAN TERSELEKSI/PENYEDIA
KELOMPOK KETERANGAN DAMPAK SYARAT KELUAR
DARI KELOMPOK
Hijau Rekanan
Terseleksi/Penyedia
dengan akumulasi
poin dari poin plus
sampai dengan poin
-30 (minus tiga
puluh)
Dapat mengikuti Pemilihan
yang diadakan oleh perusahaan
lingkup PTPN Group
-
Kuning Rekanan
Terseleksi/Penyedia
yang memiliki
akumulasi poin
lebih dari -30
(minus tiga puluh)
Tidak dapat mengikuti
Pemilihan yang diselenggarakan
oleh perusahaan lingkup PTPN
Group
Rekanan
Terseleksi/Penyedia harus
mendapat akumulasi poin
kurang dari -31 (minus
tiga puluh satu). Apabila
dalam waktu 6 (enam)
bulan sejak Rekanan
Terseleksi/Penyedia
memiliki akumulasi poin
lebih dari -30 (minus tiga
puluh) belum keluar dari
kelompok kuning, maka
pada bulan ketujuh
Rekanan
Terseleksi/Penyedia
tersebut secara otomatis
akan masuk ke dalam
kelompok hijau dengan
poin 0 (nol)
Hitam
Kategori A
Pencantuman ke
dalam kelompok
hitam kategori A
dikenakan kepada
perusahaan dan/atau
pengurusnya
• Tidak dapat mengikuti
Pemilihan yang
diselenggarakan oleh
Perusahaan
• Tidak dapat mengikuti
Pemilihan pada Joint
Procurement apabila
Barang/Jasa yang akan
diadakan merupakan
kebutuhan dari perusahaan
lingkup PTPN Group
dimana Rekanan
Terseleksi/Penyedia
dikenakan sanksi
pencantuman ke dalam
kelompok hitam kategori A
Penjelasan terdapat dalam
angka 3 huruf a
vi
Hitam
Kategori B
Pencantuman ke
dalam kelompok
hitam kategori B
dikenakan kepada
perusahaan dan/atau
pengurusnya
Tidak dapat mengikuti
Pemilihan yang diselenggarakan
oleh perusahaan lingkup PTPN
Group
Penjelasan terdapat dalam
angka 3 huruf b
2. SISTEM PERHITUNGAN POIN PENGHARGAAN DAN PELANGGARAN
a. Sistem pemberian penghargaan dan sanksi dilakukan dengan sistem poin penghargaan
dan poin pelanggaran yang dikumpulkan oleh Rekanan Terseleksi/Penyedia selama
Pengadaan Barang/Jasa.
b. Setiap Rekanan Terseleksi yang telah mendapatkan Surat Keterangan Terdaftar akan
mendapatkan poin sebesar 0 (nol).
c. Dalam proses Pemilihan, setiap Peserta Pemilihan yang melakukan 1 (satu) prestasi
atau 1 (satu) pelanggaran, maka Peserta Pemilihan tersebut akan mendapatkan Poin
Penghargaan atau Poin Pelanggaran sebesar jenis prestasi atau pelanggaran yang
dilakukan.
d. Dalam pelaksanaan Kontrak, setiap Penyedia yang melakukan 1 (satu) prestasi atau 1
(satu) pelanggaran, maka Penyedia tersebut akan mendapatkan Poin Penghargaan atau
Poin Pelanggaran sebesar jenis prestasi atau pelanggaran yang dilakukan.
e. Untuk Peserta Pemilihan/Penyedia yang berbentuk konsorsium, maka penilaian
dilakukan terhadap setiap anggota konsorsium.
POIN PENGHARGAAN
NO. JENIS PRESTASI POIN CARA
PENGISIAN
YANG
MELAKUKAN
PENGISIAN
A. PEMILIHAN
1. Menyatakan minat 1 Otomatis -
2. Mengajukan Dokumen
Penawaran secara lengkap
(minimal sesuai persyaratan
minimum dalam Dokumen
Pengadaan)
3 Manual Fungsi Pengadaan
3. Sanggahan terbukti benar secara
hukum
20 Manual Fungsi Pengadaan
4. Ditunjuk sebagai pemenang 3 Manual Fungsi Pengadaan
5. Sebagai calon pemenang
cadangan 1
2 Manual Fungsi Pengadaan
6. Sebagai calon pemenang
cadangan 2
1 Manual Fungsi Pengadaan
vii
B. PELAKSANAAN PEKERJAAN
1. Spesifikasi pekerjaan sesuai yang
dipersyaratkan
3 Manual Fungsi Teknis
2. Delivery time sesuai yang
dipersyaratkan
3 Manual Fungsi Pengguna
Catatan:
Untuk Penunjukan Langsung, jenis prestasi sebagaimana dimaksud pada huruf A
angka 1, 2, 3, dan 4 tidak diberlakukan.
POIN PELANGGARAN
NO. JENIS PELANGGARAN POIN CARA
PENGISIAN
YANG
MELAKUKAN
PENGISIAN
A. PEMILIHAN
1. Menyatakan minat namun tidak
mengajukan penawaran
-5 Otomatis
2. Dokumen Penawaran tidak lengkap
sesuai dengan yang dipersyaratkan
(persyaratan minimal dalam
Dokumen Kualifikasi &
Teknis/Dokumen Kualifikasi/
Dokumen Pengadaan tidak
terpenuhi*)
-5 Manual Fungsi
Pengadaan
3. Tidak hadir pada saat pembuktian
kualifikasi, verifikasi Dokumen
Penawaran (termasuk tidak bersedia
dikunjungi pada saat kunjungan
lapangan) apabila diperlukan
-10 Manual Fungsi
Pengadaan
4. Dengan sengaja memperlambat
atau tidak menandatangani Kontrak
yang isinya telah disepakati
bersama tanpa alasan yang dapat
diterima
-10 Manual Fungsi Teknis
5. Mengajukan sanggahan yang
terbukti tidak benar secara hukum
-20 Manual Fungsi
Pengadaan
B. PELAKSANAAN PEKERJAAN
1. Tidak bersedia memperpanjang
Jaminan pelaksanaan
-5 Manual Fungsi Teknis
2. Terlambat menyerahkan pekerjaan
namun belum mencapai denda/hari
maksimum
-30 Manual Fungsi Teknis
3. Terlambat menyerahkan pekerjaan
hingga mencapai/melewati
-50 Manual Fungsi Teknis
viii
denda/hari maksimum
4 Service (layanan) kurang sesuai
dengan yang dipersyaratkan
-10 Manual Fungsi Teknis
*Keterangan:
Persyaratan minimal, yaitu:
1. surat penawaran;
2. rincian harga; dan
3. spesifikasi teknis.
3. KRITERIA PERBUATAN/TINDAKAN REKANAN TERSELEKSI/PENYEDIA
YANG DIKENAKAN SANKSI PENCANTUMAN KE DALAM KELOMPOK
HITAM
a. KATEGORI A
NO. PERBUATAN/
TINDAKAN
LAMANYA
SUSPEND
CARA
PENGISIAN
YANG
MELAKUKAN
PENGISIAN
1. Bersengketa dengan Perusahaan di
Pengadilan/Lembaga Penyelesaian
Sengketa/Lembaga Arbitrase
Sampai dengan
adanya putusan
yang telah
berkekuatan
hukum tetap
Manual Divisi/Bagian
yang membidangi
hukum
2. Pengurus/Pemilik
Modal/Pemegang Saham-nya
ditetapkan sebagai tersangka karena
diduga melakukan tindak pidana
yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaannya di Perusahaan
Sampai dengan
adanya putusan
yang telah
berkekuatan
hukum tetap
Manual Divisi/Bagian
yang membidangi
hukum
3. Menyebabkan terjadinya:
• pencemaran lingkungan;
• kebakaran;
• kecelakaan kerja di lokasi
pekerjaan yang berakibat
kematian atau luka berat; atau
• konflik sosial
6 (enam) bulan Manual Fungsi Teknis
b. KATEGORI B
NO. PERBUATAN/
TINDAKAN
LAMANYA
SUSPEND
CARA
PENGISIAN
YANG
MELAKUKAN
PENGISIAN
1. a. Putusan Pengadilan/Lembaga
Penyelesaian
Sengketa/Lembaga Arbitrase
yang telah berkekuatan hukum
tetap atas sengketa antara
Perusahaan dengan Peserta
Pemilihan/Penyedia
memenangkan Perusahaan;
b. Putusan Pengadilan/Lembaga
Penyelesaian
5 tahun Manual Divisi/Bagian
yang membidangi
hukum
ix
Sengketa/Lembaga Arbitrase
menyatakan bahwa
gugatan/permohonan yang
diajukan Peserta
Pemilihan/Penyedia kepada
Perusahaan ditolak atau tidak
dapat diterima;
c. Putusan Pengadilan/Lembaga
Penyelesaian
Sengketa/Lembaga Arbitrase
menyatakan bahwa
gugatan/permohonan yang
diajukan Perusahaan kepada
Peserta Pemilihan/Penyedia
diterima; atau
d. Putusan Pengadilan yang telah
berkekuatan hukum tetap
menyatakan Peserta
Pemilihan/Penyedia melakukan
kesalahan/pelanggaran/
tindak pidana yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan
di Perusahaan.
2. Pengurus/Pemilik
Modal/Pemegang Saham dari
Peserta Pemilihan/Penyedia
ditetapkan sebagai terpidana
berdasarkan putusan pengadilan
yang telah berkekuatan hukum
tetap karena melakukan tindak
pidana yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan di
Perusahaan
2 tahun Manual Divisi/Bagian
yang membidangi
hukum
3. Peserta Pemilihan menyampaikan
dokumen atau keterangan
palsu/tidak benar untuk memenuhi
persyaratan yang ditetapkan
2 tahun Manual Fungsi
Pengadaan
4. Peserta Pemilihan terindikasi
melakukan persekongkolan tender
dengan Peserta Pemilihan lainnya
2 tahun Manual Fungsi
Pengadaan
5. Peserta Pemilihan terindikasi
melakukan Korupsi, Kolusi,
dan/atau Nepotisme (KKN) dalam
Pemilihan
2 tahun Manual Fungsi
Pengadaan
6. Peserta Pemilihan yang ditetapkan
sebagai pemenang mengundurkan
diri
2 tahun Manual Fungsi
Pengadaan
7. Peserta Pemilihan yang ditetapkan
sebagai pemenang tidak
menandatangani Kontrak
2 tahun Manual Fungsi Teknis
8. Penyedia tidak melaksanakan
Kontrak, tidak menyelesaikan
pekerjaan, atau dilakukan
pemutusan Kontrak secara sepihak
oleh Perusahaan yang disebabkan
2 tahun Manual Fungsi Teknis
x
oleh kesalahan Penyedia
9. Penyedia tidak melaksanakan
kewajiban dalam masa
pemeliharaan, pelayanan purna jual
(after sales service) selama masa
pemeliharaan atau masa garansi
sebagaimana mestinya
1 tahun Manual Fungsi Teknis
4. PEMBERITAHUAN REKANAN TERSELEKSI/PENYEDIA YANG DIKENAKAN
SANKSI PENCANTUMAN KE DALAM KELOMPOK HITAM KATEGORI B
Rekanan Terseleksi/Penyedia yang dikenakan sanksi pencantuman ke dalam kelompok
hitam kategori B di masing-masing perusahaan lingkup PTPN Group harus dapat diakses
dalam website Kementerian Badan Usaha Milik Negara.
xi
LAMPIRAN IV
PERHITUNGAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI
1. BARANG
a. Perhitungan HPS memperhitungkan komponen biaya, antara lain:
1) harga Barang;
2) biaya pengiriman;
3) keuntungan dan biaya overhead;
4) biaya instalasi;
5) suku cadang;
6) biaya operasional dan pemeliharaan;
7) biaya pelatihan.
b. Perhitungan komponen biaya sebagaimana dimaksud pada huruf a
disesuaikan dengan survei yang dilakukan.
2. PEKERJAAN KONSTRUKSI
a. Perhitungan HPS sesuai hasil perhitungan biaya harga satuan berdasarkan
rancangan rinci (detail engineering design) yang berupa gambar dan
spesifikasi teknis yang disusun oleh Fungsi Teknis/konsultan.
Perhitungan biaya harga satuan dapat dilakukan oleh konsultan perencana
(engineer’s estimate).
b. Perhitungan HPS telah memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead
yang wajar sebesar 15% (lima belas persen).
3. JASA LAINNYA
Perhitungan HPS memperhitungkan komponen biaya sesuai dengan ruang
lingkup pekerjaan, antara lain:
a. upah tenaga kerja;
b. penggunaan bahan/material/peralatan;
c. keuntungan dan biaya overhead;
d. transportasi;
e. biaya lain berdasarkan jenis Jasa Lainnya.
4. KONSULTANSI KONSTRUKSI/JASA KONSULTANSI
a. Perhitungan HPS menggunakan metode perhitungan berbasis biaya (cost-
based rates), yang dapat terdiri dari:
1) biaya langsung personel (remuneration); dan
2) biaya langsung nonpersonel (direct reimbursable cost).
xii
Penjelasan:
1) Biaya Langsung Personel
• Biaya langsung personel adalah biaya langsung yang diperlukan
untuk membayar remunerasi tenaga ahli berdasarkan Kontrak.
• Biaya langsung personel telah memperhitungkan gaji dasar (basic
salary), beban biaya sosial (social charge), beban biaya umum
(overhead cost), dan keuntungan (profit/fee).
• Biaya langsung personel dapat dihitung menurut jumlah satuan
waktu tertentu (bulan (SBOB), minggu (SBOM), hari (SBOH),
atau jam (SBOJ)) dengan konversi menurut satuan waktu sebagai
berikut:
Satuan Waktu Konversi
Satuan Biaya Orang Minggu
(SBOM)
SBOB/4,1
Satuan Biaya Orang Hari
(SBOH)
(SBOB/22) x 1,1
Satuan Biaya Orang Jam (SBOJ) (SBOH/8) x 1,3
2) Biaya Langsung Nonpersonel
• Biaya langsung nonpersonel adalah biaya langsung yang
diperlukan untuk menunjang pelaksanaan Kontrak yang dibuat
dengan mempertimbangkan dan berdasarkan harga pasar yang
wajar dan dapat dipertanggungjawabkan serta sesuai dengan
perkiraan kegiatan.
• Biaya langsung nonpersonel dapat dibayarkan secara Lumsum,
Harga Satuan, dan/atau penggantian biaya sesuai yang
dikeluarkan (at cost).
• Biaya langsung nonpersonel yang dapat dibayarkan secara
Lumsum, antara lain pengumpulan data sekunder, seminar,
workshop, sosialisasi, pelatihan, diseminasi, lokakarya, survei,
biaya tes laboratorium, hak cipta, dan lain-lain.
• Biaya langsung nonpersonel yang dapat dibayarkan secara Harga
Satuan, antara lain sewa kendaraan, sewa kantor proyek, sewa
peralatan kantor, biaya operasional kantor proyek, biaya ATK,
biaya komputer dan pencetakan, biaya komunikasi dan tunjangan
harian.
• Biaya langsung nonpersonel yang dapat dibayarkan melalui
penggantian biaya sesuai yang dikeluarkan (at cost), antara lain
dokumen perjalanan, tiket transportasi, biaya perjalanan, biaya
kebutuhan proyek, dan biaya instalasi telepon/internet/situs web.
• Biaya langsung nonpersonel pada prinsipnya tidak melebihi 40%
xiii
(empat puluh persen) dari total biaya, kecuali untuk jenis
pekerjaan yang bersifat khusus, seperti pekerjaan penilaian aset,
pemetaan udara, survei lapangan, pengukuran, penyelidikan
tanah, dan lain-lain.
b. Metode Perhitungan Berbasis Keahlian (Value-Based Rates)
Perhitungan HPS yang menggunakan metode perhitungan berbasis
keahlian dilakukan dengan menilai tarif berdasarkan ruang lingkup
keahlian/reputasi/hak eksklusif yang disediakan/dimiliki Penyedia
Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi.
c. Metode Perhitungan Berbasis Pasar (Market-Based Rates)
Perhitungan HPS yang menggunakan metode perhitungan berbasis pasar
dilakukan dengan membandingkan biaya untuk menghasilkan keluaran
pekerjaan/output dengan tarif/harga yang berlaku di pasar.
xiv
LAMPIRAN V
PERSYARATAN KUALIFIKASI ADMINISTRASI/LEGALITAS,
TEKNIS, DAN KEMAMPUAN KEUANGAN PENYEDIA
1. PERSYARATAN KUALIFIKASI ADMINISTRASI/LEGALITAS
a. Badan Usaha
1) tidak masuk dalam kelompok kuning atau kelompok hitam;
2) akta pendirian dan keputusan/surat pengesahan badan hukum dari
kementerian yang berwenang bagi badan usaha berbadan hukum;
3) perubahan anggaran dasar yang terakhir (bila ada) dan surat penerimaan
pemberitahuan perubahan anggaran dasar perusahaan/surat
persetujuan perubahan anggaran dasar perusahaan dari kementerian
yang berwenang bagi badan usaha berbadan hukum;
4) Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP) apabila
belum memiliki NIB;
5) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP);
6) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP-PKP), surat keterangan
dari instansi perpajakan yang menyatakan bukan pengusaha kena pajak,
atau surat pernyataan yang menyatakan bukan pengusaha kena pajak;
7) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
8) telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun pajak terakhir;
9) Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)/Surat Keterangan Domisili
Perusahaan (SKDP)/Surat Izin Tempat Usaha (SITU)/dokumen sejenis;
10) izin usaha sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
seperti di bidang Jasa Konstruksi, perdagangan, Jasa Lainnya, atau Jasa
Konsultansi sesuai dengan kualifikasi dan klasifikasi usahanya;
11) Sertifikat Badan Usaha (SBU) yang diterbitkan oleh Asosiasi (bila ada),
untuk Jasa Konstruksi bersifat wajib;
12) Mempunyai atau menguasai tempat usaha/kantor dengan alamat yang
benar, tetap, dan jelas berupa milik sendiri atau sewa;
13) Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada
Kontrak yang dibuktikan dengan:
a) Kartu Tanda Pengenal (KTP/paspor) pengurus perusahaan yang
akan mengikatkan diri dalam Kontrak; atau
b) apabila dikuasakan, surat kuasa dan Kartu Tanda Pengenal
(KTP/paspor) pemberi dan penerima kuasa.
14) menandatangani Pakta Integritas yang berisi:
a) secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada
Kontrak;
xv
b) tidak akan melakukan praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme;
c) melaporkan kepada Direksi [sesuaikan dengan nama perusahaan
pemberi kerja] jika mengetahui terjadinya praktik korupsi, kolusi, dan
nepotisme dalam proses pengadaan barang/jasa;
d) mengikuti proses pengadaan barang/jasa secara bersih,
transparan, dan profesional untuk memberikan hasil kerja terbaik
sesuai ketentuan yang berlaku di [sesuaikan dengan nama
perusahaan pemberi kerja] dan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
e) biaya/dana yang digunakan untuk mengikuti pengadaan barang/jasa
bukan diperoleh dari hasil penipuan, penggelapan, pencucian uang,
korupsi, terorisme, atau tidak pidana lainnya serta tidak dimaksudkan
untuk melakukan pencucian uang; dan
f) bersedia menerima sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di
[sesuaikan dengan nama perusahaan pemberi kerja] dan ketentuan
peraturan perundang-undangan apabila melanggar hal-hal yang
dinyatakan dalam huruf a), huruf b), huruf c), huruf d), dan/atau huruf
e).
15) menandatangani surat pernyataan yang berisi:
a) telah mengetahui dan memahami ketentuan (prosedur) pengadaan
barang/jasa yang berlaku di [sesuaikan dengan nama perusahaan
pemberi kerja];
b) perusahaan berikut manajemennya (pengurus) tidak dalam
pengawasan pengadilan, tidak pailit, dan kegiatan usahanya tidak
sedang dihentikan;
c) perusahaan berikut manajemennya (pengurus) tidak masuk dalam
kelompok kuning dan kelompok hitam;
d) tidak akan menuntut apabila proses pengadaan barang/jasa
dihentikan sewaktu-waktu;
e) manajemen (pengurus) yang bertindak untuk dan atas nama
perusahaan tidak sedang menjalani sanksi pidana;
f) data yang diisikan dan dokumen penawaran yang disampaikan
adalah benar, dan jika dikemudian hari ditemukan bahwa
data/dokumen yang disampaikan tidak benar atau ada pemalsuan
maka perusahaan berikut manajemennya (pengurus atau kepala
cabang), bersedia dikenakan sanksi administratif, sanksi
pencantuman dalam kelompok hitam, gugatan secara perdata,
dan/atau pelaporan secara pidana kepada pihak berwenang sesuai
ketentuan peraturan perundang undangan; dan
g) ketentuan sebagaimana dimaksud pada huruf f) berlaku bagi seluruh
anggota konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerja
sama lain.
16) surat perjanjian konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain dalam hal Peserta Pemilihan melakukan konsorsium/kerja
xvi
sama operasi/ kemitraan/bentuk kerjasama lain;
17) dalam hal melakukan konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain, persyaratan sebagaimana dimaksud pada angka 1)
sampai dengan angka 15) berlaku untuk setiap badan usaha yang
menjadi bagian dari konsorsium/ kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain;
18) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi administrasi/legalitas
lainnya yang ditetapkan.
b. Perseorangan
1) Tidak masuk dalam kelompok kuning atau kelompok hitam;
2) Kartu Tanda Pengenal (KTP/paspor);
3) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP-PKP), surat keterangan
dari instansi perpajakan yang menyatakan bukan pengusaha kena pajak,
atau surat pernyataan yang menyatakan bukan pengusaha kena pajak;
4) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
5) telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir;
6) menandatangani Pakta Integritas yang berisi:
a) secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada
Kontrak;
b) tidak akan melakukan praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme;
c) melaporkan kepada Direksi [sesuaikan dengan nama perusahaan
pemberi kerja] jika mengetahui terjadinya praktik korupsi, kolusi, dan
nepotisme dalam proses pengadaan barang/jasa;
d) mengikuti proses pengadaan barang/jasa secara bersih,
transparan, dan profesional untuk memberikan hasil kerja terbaik
sesuai ketentuan yang berlaku di [sesuaikan dengan nama
perusahaan pemberi kerja] dan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
e) biaya/dana yang digunakan untuk mengikuti pengadaan barang/jasa
bukan diperoleh dari hasil penipuan, penggelapan, pencucian uang,
korupsi, terorisme, atau tidak pidana lainnya serta tidak dimaksudkan
untuk melakukan pencucian uang; dan
f) bersedia menerima sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di
[sesuaikan dengan nama perusahaan pemberi kerja] dan ketentuan
peraturan perundang-undangan apabila melanggar hal-hal yang
dinyatakan dalam huruf a), huruf b), huruf c), huruf d), dan/atau huruf
e).
7) menandatangani surat pernyataan yang berisi:
a) telah mengetahui dan memahami ketentuan (prosedur) pengadaan
barang/jasa yang berlaku di [sesuaikan dengan nama perusahaan
pemberi kerja];
b) tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usaha
tidak sedang dihentikan, dan tidak sedang menjalani sanksi pidana;
c) tidak masuk dalam kelompok kuning atau kelompok hitam;
xvii
d) tidak akan menuntut apabila proses pengadaan barang/jasa
dihentikan sewaktu-waktu; dan
e) data yang diisikan dan dokumen penawaran yang disampaikan
adalah benar, dan jika dikemudian hari ditemukan bahwa
data/dokumen yang disampaikan tidak benar atau ada pemalsuan
maka bersedia dikenakan sanksi administratif, sanksi pencantuman
dalam kelompok hitam, gugatan secara perdata, dan/atau pelaporan
secara pidana kepada pihak berwenang sesuai peraturan perundang
undangan.
8) Memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi administrasi/legalitas
lainnya yang ditetapkan.
2. PERSYARATAN KUALIFIKASI TEKNIS
a. Penyedia Barang
1) memiliki pengalaman menyediakan Barang pada pekerjaan yang sejenis
baik di lingkungan PTPN Group, pemerintah, maupun perusahaan lain,
termasuk pengalaman subkontrak, dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun
terakhir, kecuali bagi perusahaan yang baru berdiri kurang dari 2 (dua)
tahun. Berdasarkan pertimbangan Fungsi Teknis, syarat lamanya
pengalaman dapat ditentukan berbeda;
2) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi teknis lainnya yang
ditetapkan.
b. Penyedia Jasa Konstruksi
1) Penyedia Pekerjaan Konstruksi
a) memiliki pengalaman pada pekerjaan yang sejenis baik di lingkungan
PTPN Group, pemerintah, maupun perusahaan lain, termasuk
pengalaman subkontrak, dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun
terakhir. Berdasarkan pertimbangan Fungsi Teknis, syarat lamanya
pengalaman dapat ditentukan berbeda;
b) memiliki tenaga ahli, operator, teknisi/analis yang telah mempunyai
sertifikat kompetensi kerja, kecuali Pekerjaan Konstruksi yang
bersifat sederhana;
c) bagi usaha nonkecil (menengah dan besar) memiliki kemampuan
dasar (KD) pada sub bidang pekerjaan yang sejenis dengan
ketentuan sebagai berikut:
(1) KD sama dengan 3 NPT (Nilai Pengalaman Tertinggi) dalam
kurun waktu 10 (sepuluh tahun terakhir);
(2) KD minimal sama dengan nilai total HPS;
d) pada strategic project (seperti pembangunan pabrik, pembangunan
gedung) dapat dipersyaratkan memiliki Sertifikasi Manajemen Mutu
ISO/sejenis, Sertifikasi Manajemen Lingkungan ISO/sejenis,
dan/atau Sertifikasi Manajemen Kesehatan dan Kecelakaan Kerja
OHSAS/Sertifikasi Manajemen Kesehatan dan Kecelakaan Kerja
xviii
(SMK3)/sejenis;
e) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi teknis lainnya yang
ditetapkan.
2) Penyedia Konsultansi Konstruksi
a) memiliki pengalaman pada pekerjaan yang sejenis baik di lingkungan
PTPN Group, pemerintah, maupun perusahaan lain, termasuk
pengalaman subkontrak, dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun
terakhir. Berdasarkan pertimbangan Fungsi Teknis, syarat lamanya
pengalaman dapat ditentukan berbeda;
b) memiliki tenaga ahli, operator, teknisi/analis yang telah mempunyai
sertifikat kompetensi kerja, kecuali Konsultansi Konstruksi yang
bersifat sederhana;
c) bagi usaha nonkecil (menengah dan besar) memiliki kemampuan
dasar (KD) pada sub bidang pekerjaan yang sejenis dengan
ketentuan sebagai berikut:
(1) KD sama dengan 3 NPT (Nilai Pengalaman Tertinggi) dalam
kurun waktu 10 (sepuluh tahun terakhir);
(2) KD minimal sama dengan nilai total HPS;
d) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi teknis lainnya yang
ditetapkan.
c. Penyedia Jasa Lainnya
1) memiliki pengalaman penyediaan Jasa Lainnya pada pekerjaan yang
sejenis baik di lingkungan PTPN Group, pemerintah, maupun
perusahaan lain, termasuk pengalaman subkontrak, dalam kurun waktu
10 (sepuluh) tahun terakhir, kecuali bagi perusahaan yang baru berdiri
kurang dari 2 (dua) tahun. Berdasarkan pertimbangan Fungsi Teknis,
syarat lamanya pengalaman dapat ditentukan berbeda;
2) memiliki kemampuan untuk menyediakan sumber daya manusia dan
peralatan yang dibutuhkan dalam proses penyediaan Jasa Lainnya
termasuk layanan purna jual (jika diperlukan).
d. Penyedia Jasa Konsultansi
1) Badan Usaha
a) perusahaan dan/atau pengurus memiliki pengalaman pekerjaan
yang serupa (similar) berdasarkan jenis pekerjaan, kompleksitas
pekerjaan, metodologi, teknologi, atau karakteristik lainnya yang bisa
menggambarkan kesamaan dalam kurun waktu 2 (dua) tahun
terakhir baik di lingkungan PTPN Group, pemerintah, maupun
perusahaan lain, termasuk pengalaman subkontrak. Berdasarkan
pertimbangan Fungsi Teknis, syarat lamanya pengalaman dapat
ditentukan berbeda;
b) memiliki sumber daya manusia:
(1) manajerial berpengalaman;
xix
(2) tenaga ahli/tenaga kerja berpengalaman;
c) memiliki kemampuan untuk menyediakan peralatan (jika diperlukan);
d) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi teknis lainnya yang
ditetapkan.
2) Perseorangan
a) memiliki pengalaman pekerjaan yang serupa (similar) berdasarkan
jenis pekerjaan, kompleksitas pekerjaan, metodologi, teknologi, atau
karakteristik lainnya yang bisa menggambarkan kesamaan;
b) jenjang pendidikan;
c) memiliki sertifikat keahlian/teknis;
d) pernah mengikuti pelatihan/kursus;
e) memiliki kompetensi sesuai bidangnya; dan/atau
f) memenuhi ketentuan dan syarat-syarat kualifikasi teknis lainnya yang
ditetapkan.
e. Persyaratan kualifikasi teknis dapat tidak diberlakukan bagi perusahaan
lingkup PTPN Group, kecuali ketentuan peraturan perundang-undangan
menentukan lain.
3. PERSYARATAN KUALIFIKASI KEMAMPUAN KEUANGAN
a. Persyaratan kualifikasi kemampuan keuangan berupa Sisa Kemampuan
Nyata (SKN) hanya diberlakukan bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi nonkecil
(menengah dan besar). Kemampuan nyata adalah kemampuan penuh
Peserta Pemilihan saat penilaian kualifikasi meliputi kemampuan keuangan
dan kemampuan permodalan untuk melaksanakan paket pekerjaan yang
sedang/akan dikerjakan.
SKN = KN – Σ nilai paket pekerjaan yang sedang dikerjakan
KN = fp x MK
MK = fl x KB
Keterangan:
KN = Kemampuan Nyata
MK = Modal Kerja
fp = faktor perputaran modal
fp = 7
fl = faktor likuiditas
fl = 0,6
xx
KB = Kekayaan Bersih
total ekuitas yang dilihat dari neraca keuangan tahun terakhir
KB = (a+b+c) – (d+e)
a = aktiva lancar
b = aktiva tetap
c = aktiva lainnya
d = utang jangka pendek
e = utang jangka panjang
b. Persyaratan kualifikasi teknis dapat tidak diberlakukan bagi perusahaan
lingkup PTPN Group, kecuali ketentuan peraturan perundang-undangan
menentukan lain.
xxi
LAMPIRAN VI
PREFERENSI HARGA
Rumus Preferensi Harga
HEA = (1 – KP) x HP
Keterangan:
HEA = Harga Evaluasi Akhir
KP = Koefisien Preferensi = TKDN (%) x Preferensi (%)
HP = Harga Penawaran yang memenuhi persyaratan dan telah dievaluasi
xxii
LAMPIRAN VII
PEMILIHAN PENYEDIA MELALUI APLIKASI IPS
BAB I
PRA PEMILIHAN
1. Persiapan Fungsi Pengguna
a. Fungsi Pengguna melakukan langkah persiapan sebagai berikut:
1) mengidentifikasi dan mengevaluasi kebutuhan atas Barang/Jasa;
2) mengidentifikasi ketersediaan (stok) Barang di Unit Kerja lain yang memiliki
persediaan (stok) Barang yang dibutuhkan;
3) mengevaluasi ketersediaan anggaran dalam RKAP;
4) menyusun draf spesifikasi teknis/RKST/KAK.
b. Setelah menyelesaikan langkah persiapan sebagaimana dimaksud pada huruf a,
Fungsi Pengguna mengajukan purchase requisition kepada Fungsi Teknis melalui
Aplikasi IPS.
2. Persiapan Fungsi Teknis
a. Fungsi Teknis sebagai Fungsi Pengguna
1) Fungsi Teknis melakukan langkah persiapan sebagai berikut:
a) mengidentifikasi dan mengevaluasi kebutuhan atas Barang/Jasa;
b) mengevaluasi ketersediaan anggaran dalam RKAP;
c) mengidentifikasi ketersediaan (stok) Barang di Perusahaan;
d) menetapkan spesifikasi teknis/RKST/KAK;
e) menetapkan persyaratan kualifikasi teknis;
f) menetapkan persyaratan dokumen teknis;
g) mengusulkan metode Pemilihan;
h) menetapkan rancangan Kontrak yang akan menjadi acuan.
2) Setelah menyelesaikan langkah persiapan sebagaimana dimaksud pada angka
1), maka:
a. Fungsi Teknis mengajukan paket pekerjaan kepada Fungsi HPS melalui
Aplikasi IPS; atau
b. Fungsi Teknis mengajukan paket pekerjaan kepada Fungsi Pengadaan
melalui Aplikasi IPS untuk Pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan
HPS;
b. Fungsi Teknis sebagai Fungsi Teknis
1) Fungsi Teknis melakukan langkah persiapan sebagai berikut:
a) meninjau dokumen purchase requisition yang disampaikan Fungsi
Pengguna untuk mendapatkan data/informasi paket pekerjaan;
b) mengevaluasi permintaan atas Barang/Jasa yang diajukan Fungsi
Pengguna;
c) mengidentifikasi ketersediaan (stok) Barang di Perusahaan;
d) melakukan Konsolidasi Pengadaan (bila memungkinkan);
e) meninjau dan menetapkan spesifikasi teknis/RKST/KAK;
f) menetapkan persyaratan kualifikasi teknis;
xxiii
g) menetapkan persyaratan dokumen teknis;
h) mengusulkan metode Pemilihan;
i) menetapkan rancangan Kontrak yang akan menjadi acuan.
2) Setelah menyelesaikan langkah persiapan sebagaimana dimaksud pada huruf
1), maka:
a. Fungsi Teknis mengajukan paket pekerjaan kepada Fungsi HPS melalui
Aplikasi IPS; atau
b. Fungsi Teknis mengajukan paket pekerjaan kepada Fungsi Pengadaan
melalui Aplikasi IPS untuk Pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan
HPS.
3. Persiapan Fungsi HPS
a. Fungsi HPS melakukan langkah persiapan sebagai berikut:
1) menyusun HPS berdasarkan pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen
Anggaran;
2) menetapkan HPS, atau mengusulkan HPS kepada Direktur/SEVP yang
membawahi Fungsi HPS atau Direktur Teknis/SEVP Teknis (khusus Fungsi HPS
yang bersifat ad hoc) untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Apabila nilai HPS lebih besar dari pagu biaya yang tercantum dalam Dokumen
Anggaran, Fungsi HPS mengembalikan paket pekerjaan kepada Fungsi Pengguna
dengan tembusan Fungsi Teknis melalui Aplikasi IPS untuk dilakukan penyesuaian
anggaran sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
c. Untuk Konsolidasi Pengadaan, dalam hal nilai HPS lebih besar dari kumulasi pagu
biaya yang tercantum dalam seluruh Dokumen Anggaran, Fungsi HPS
mengembalikan paket pekerjaan kepada Fungsi Teknis untuk dilakukan penyesuaian
anggaran sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
d. Setelah menyelesaikan langkah persiapan sebagaimana dimaksud pada huruf a,
huruf b, dan huruf c, Fungsi HPS mengajukan paket pekerjaan kepada Fungsi
Pengadaan melalui Aplikasi IPS.
4. Persiapan Fungsi Pengadaan
a. Fungsi Pengadaan melakukan langkah persiapan sebagai berikut:
1) meninjau dokumen paket pekerjaan untuk mendapatkan data/informasi paket
pekerjaan;
2) melakukan koordinasi dengan Fungsi Teknis untuk melaksanakan strategi Joint
Procurement atau strategi Tender itemized atas beberapa paket pekerjaan
sejenis kebutuhan satu, beberapa, atau seluruh Unit Kerja, dan apabila dilakukan
strategi Joint Procurement melakukan koordinasi dengan Fungsi HPS untuk
mengkonsolidasi HPS;
3) melakukan Konsolidasi Pengadaan (bila memungkinkan);
4) menetapkan metode Pemilihan;
5) menetapkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas dan kemampuan
keuangan (untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi);
6) menetapkan metode penyampaian Dokumen Penawaran;
7) menetapkan metode evaluasi penawaran;
8) menetapkan jadwal Pemilihan;
9) menyusun dan menetapkan Dokumen Kualifiasi & Teknis/Dokumen
xxiv
Kualifikasi/Dokumen Pengadaan.
b. Setelah menyelesaikan langkah persiapan sebagaimana dimaksud pada huruf a,
Fungsi Pengadaan menyelenggarakan Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
BAB II
TAHAPAN DAN JADWAL PEMILIHAN
1. TAHAPAN DAN JADWAL PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
KONSTRUKSI/JASA LAINNYA
1.1. TENDER UMUM DUA TAHAP DUA FILE
(METODE EVALUASI SISTEM NILAI)
a. Tahap Kualifikasi & Teknis
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman,
Registrasi,
Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak
Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau lebih
surat kabar sebanyak 1 (satu) kali, paling
kurang 5 (lima) hari kerja sebelum
pelaksanaan pemberian penjelasan
tahap kualifikasi & teknis
b. penayangan di website Perusahaan
paling kurang 5 (lima) hari kerja sebelum
pelaksanaan pemberian penjelasan
tahap kualifikasi & teknis
c. registrasi sampai dengan 1 (satu) hari
kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
d. pendaftaran dibuka bersamaan dengan
penayangan di website Perusahaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
e. respon minat/tidak minat disampaikan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
2. Pengunduhan
Dokumen Kualifikasi
& Teknis
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum
batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I
3. Pemberian
Penjelasan
paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak tanggal
penayangan di website Perusahaan
4. Penyampaian
Dokumen Penawaran
Tahap I (Kualifikasi
disesuaikan dengan kebutuhan dan paling
kurang 5 (lima) hari kerja setelah
pelaksanaan pemberian penjelasan tahap
xxv
dan Teknis) kualifikasi & teknis
5. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap I
File I (Kualifikasi dan
Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Penetapan
Persyaratan Teknis,
Spesifikasi
Teknis/RKST/KAK,
dan/atau Sistem dan
Desain Teknologi
disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pembuktian
Kualifikasi
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
penetapan persyaratan teknis, spesifikasi
teknis/RKST/KAK, dan/atau sistem dan
desain teknologi sampai dengan akhir masa
sanggah tahap kualifikasi & teknis
8. Pengumuman Hasil
Evaluasi Kualifikasi
dan Teknis
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi.
9. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender
setelah pengumuman hasil evaluasi
kualifikasi dan teknis
b. keputusan/jawaban sanggah paling
lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah
akhir masa sanggah tahap kualifikasi &
teknis
b. Tahap Pemilihan
No. Tahapan Waktu
1. Pengunduhan
Dokumen Pengadaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum
batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II
2. Pemberian
Penjelasan
paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
dibukanya pengunduhan Dokumen
Pengadaan
3. Penyampaian
Dokumen Penawaran
Tahap II
(Administrasi, Revisi
Teknis, dan Harga)
disesuaikan dengan kebutuhan dan paling
kurang 5 (lima) hari kerja sejak tanggal
dibukanya pengunduhan Dokumen
Pengadaan
4. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap II
File I (Administrasi
dan Revisi Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
xxvi
5. Pengumuman Hasil
Evaluasi Administrasi
dan Teknis (File I)
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file I
sampai dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
6. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap II
File II (Harga)
disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil
Evaluasi Harga
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file II
sampai dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
8. Verifikasi dan
Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Penetapan dan
Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling lambat 1
(satu) hari kerja setelah verifikasi dan
negosiasi, kecuali penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka penetapan
pemenang dilakukan paling lambat 1
(satu) hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang dilakukan
setelah penetapan pemenang sampai
dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
10. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender setelah
pengumuman pemenang;
b. keputusan/jawaban sanggah paling
lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah
akhir masa sanggah tahap pemilihan
11. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah:
a. akhir masa sanggah tahap pemilihan
apabila tidak ada yang mengajukan
sanggahan;
b. selesainya permasalahan sanggahan
apabila ada sanggahan
a. Tahap Kualifikasi
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman,
Registrasi,
Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak
Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau lebih
surat kabar sebanyak 1 (satu) kali, paling
kurang 5 (lima) hari kerja sebelum
pelaksanaan pemberian penjelasan
tahap kualifikasi
b. penayangan di website Perusahaan
paling kurang 5 (lima) hari kerja sebelum
xxvii
pelaksanaan pemberian penjelasan
tahap kualifikasi
c. registrasi sampai dengan 1 (satu) hari
kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
d. pendaftaran dibuka bersamaan dengan
penayangan di website Perusahaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
e. respon minat/tidak minat disampaikan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I
2. Pengunduhan
Dokumen Kualifikasi
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum
batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I
3. Pemberian
Penjelasan
paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak tanggal
penayangan di website Perusahaan
4. Penyampaian
Dokumen Penawaran
Tahap I (Kualifikasi)
disesuaikan dengan kebutuhan dan paling
kurang 5 (lima) hari kerja setelah
pelaksanaan pemberian penjelasan tahap
kualifikasi
5. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap I
(Kualifikasi)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pembuktian
Kualifikasi
disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil
Kualifikasi
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi sampai dengan akhir
masa sanggah tahap kualifikasi
8. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender setelah
pengumuman hasil kualifikasi
b. keputusan/jawaban sanggah paling
lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah
akhir masa sanggah tahap kualifikasi
b. Tahap Pemilihan
No. Tahapan Waktu
1. Pengunduhan
Dokumen Pengadaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum
batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II
2. Pemberian
Penjelasan
paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
dibukanya pengunduhan Dokumen
Pengadaan
xxviii
3. Penyampaian
Dokumen Penawaran
Tahap II
(Administrasi, Teknis,
dan Harga)
paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
dibukanya pengunduhan Dokumen
Pengadaan
4. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap II
File I (Administrasi
dan Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
5. Pengumuman Hasil
Evaluasi Administrasi
dan Teknis (File I)
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file I
sampai dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
6. Pembukaan dan
Evaluasi Dokumen
Penawaran Tahap II
File II (Harga)
disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil
Evaluasi Harga
paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah
evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file II
sampai dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
8. Verifikasi dan
Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Penetapan dan
Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling lambat 1
(satu) hari kerja setelah verifikasi dan
negosiasi, kecuali penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka penetapan
pemenang dilakukan paling lambat 1
(satu) hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang dilakukan
setelah penetapan pemenang sampai
dengan akhir masa sanggah tahap
pemilihan
10. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender setelah
pengumuman pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah paling
lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah
akhir masa sanggah tahap pemilihan
11. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah:
a. akhir masa sanggah tahap pemilihan
apabila tidak ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan sanggahan
apabila ada sanggahan
xxix
1.2. TENDER UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH YANG MENGGUNAKAN
PEMBOBOTAN AMBANG BATAS (PASSING GRADE)/SISTEM NILAI/TOTAL
COST OF OWNERSHIP/DISCOUNT FACTOR)
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman, Registrasi,
Pendaftaran, dan Respon
Minat/Tidak Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau
lebih surat kabar sebanyak 1
(satu) kali, paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. penayangan di website
Perusahaan paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
c. registrasi sampai dengan 1 (satu)
hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
d. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
e. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen
Pengadaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
tanggal penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 5 (lima) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran File I
(Administrasi, Kualifikasi, dan
Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pengumuman Hasil Evaluasi paling lambat 1 (satu) hari kerja
xxx
Administrasi, Kualifikasi, dan
Teknis (File I)
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file I sampai dengan akhir
masa sanggah
7. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen File II (Harga)
disesuaikan dengan kebutuhan
8. Pengumuman Hasil Evaluasi
Harga
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file II sampai dengan
akhir masa sanggah
9. Pembuktian Kualifikasi,
Verifikasi, dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi, verifikasi,
dan negosiasi, kecuali penetapan
pemenang memerlukan
persetujuan dari Direktur/SEVP,
maka penetapan pemenang
dilakukan paling lambat 1 (satu)
hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan setelah penetapan
pemenang sampai dengan akhir
masa sanggah
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender
setelah pengumuman pemenang;
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila tidak
ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
1.3. TENDER UMUM SATU FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman, Registrasi,
Pendaftaran, dan Respon
Minat/Tidak Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau
lebih surat kabar sebanyak 1
(satu) kali, paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
xxxi
pemberian penjelasan
b. penayangan di website
Perusahaan paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
c. registrasi sampai dengan 1 (satu)
hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
d. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
a. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen
Pengadaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
tanggal penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 5 (lima) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, Teknis,
dan Harga
a. paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran sampai dengan akhir
masa sanggah; atau
b. disesuaikan dengan kebutuhan
apabila diadakan e-Reverse
Auction sampai dengan akhir
masa sanggah
7. Pembuktian Kualifikasi,
Verifikasi, dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
8. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi, verifikasi,
dan negosiasi, kecuali penetapan
pemenang memerlukan
xxxii
persetujuan dari Direktur/SEVP,
maka penetapan pemenang
dilakukan paling lambat 1 (satu)
hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan setelah penetapan
pemenang sampai dengan akhir
masa sanggah
9. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender
setelah pengumuman pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
10. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila tidak
ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
1.4. TENDER TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH YANG MENGGUNAKAN
PEMBOBOTAN AMBANG BATAS (PASSING GRADE)/SISTEM NILAI/TOTAL
COST OF OWNERSHIP/DISCOUNT FACTOR)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 3 (tiga)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai dengan
1 (satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen sampai dengan 1 (satu) hari kerja
xxxiii
Pengadaan sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
tanggal undangan
4. Penyampaian Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 3 (tiga) hari kerja
setelah tanggal pelaksanaan
pemberian penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran File I
(Administrasi, Kualifikasi, dan
Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, dan
Teknis (File I)
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen Penawaran
file I sampai dengan batas akhir masa
sanggah
7. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran File II
(Harga)
disesuaikan dengan kebutuhan
8. Pengumuman Hasil Evaluasi
Harga
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen Penawaran
file II sampai dengan batas akhir masa
sanggah
9. Pembuktian Kualifikasi,
Verifikasi, dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi, verifikasi,
dan negosiasi, kecuali penetapan
pemenang memerlukan
persetujuan dari Direktur/SEVP,
maka penetapan pemenang
dilakukan paling lambat 1 (satu)
hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan segera setelah
penetapan pemenang sampai
dengan batas akhir masa sanggah
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender
setelah pengumuman pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
xxxiv
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila tidak
ada yang mengajukan sanggahan;
atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila terdapat
sanggahan
1.5. TENDER TERBATAS SATU FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 3 (tiga)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai dengan
1 (satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen
Pengadaan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
tanggal undangan
4. Penyampaian Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 3 (tiga) hari kerja setelah
pelaksanaan pemberian penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. e-Reverse Auction (bila
diperlukan)
disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, Teknis,
dan Harga
a. setelah evaluasi Dokumen
Penawaran sampai dengan batas
akhir masa sanggah; atau
b. disesuaikan dengan kebutuhan
apabila diadakan e-Reverse
Auction sampai dengan batas akhir
masa sanggah
8. Pembuktian Kualifikasi, Verifikasi, disesuaikan dengan kebutuhan
xxxv
dan Negosiasi
9. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
pembuktian kualifikasi, verifikasi,
dan negosiasi, kecuali penetapan
pemenang memerlukan
persetujuan dari Direktur/SEVP,
maka penetapan pemenang
dilakukan paling lambat 1 (satu)
hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang dilakukan
segera setelah penetapan
pemenang sampai dengan batas
akhir masa sanggah
10. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari kalender
setelah pengumuman pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
11. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila tidak
ada yang mengajukan sanggahan;
atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada sanggahan
1.6. PENUNJUKAN LANGSUNG SATU FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 2 (dua)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai dengan
1 (satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat dilakukan
sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen sampai dengan 1 (satu) hari kerja
xxxvi
Pengadaan sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 2 (hari) hari kerja sejak
tanggal undangan
4. Penyampaian Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 2 (dua) hari kerja sejak
pelaksanaan pemberian penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi
Dokumen Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Verifikasi dan Negosiasi disesuaikan dengan kebutuhan
7. Penetapan Pemenang dan
Penunjukan Penyedia
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
verifikasi dan negosiasi, kecuali
penetapan pemenang memerlukan
persetujuan dari Direktur/SEVP,
maka penetapan pemenang
dilakukan paling lambat 1 (satu)
hari kerja setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. penunjukan penyedia paling
lambat 1 (satu) hari kerja setelah
penetapan pemenang
2. TAHAPAN DAN JADWAL PEMILIHAN PENYEDIA JASA KONSULTANSI
2.1. SELEKSI UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS)
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman, Registrasi,
Pendaftaran, dan Respon
Minat/Tidak Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau
lebih surat kabar sebanyak 1
(satu) kali, paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. penayangan di website
Perusahaan paling kurang 5
(lima) hari kerja sebelum
pelaksanaan pemberian
penjelasan
c. registrasi sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
d. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
xxxvii
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
e. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
tanggal penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 5 (lima) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File I (Administrasi,
Kualifikasi, dan Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pembuktian Kualifikasi disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Peringkat Teknis paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi
sampai dengan batas akhir masa
sanggah
8. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File II (Biaya)
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Verifikasi dan Negosiasi disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah verifikasi dan negosiasi,
kecuali penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan setelah penetapan
pemenang
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang.
xxxviii
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pengumuman pemenang
2.2. SELEKSI UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS DAN BIAYA)
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman, Registrasi,
Pendaftaran, dan Respon
Minat/Tidak Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau
lebih surat kabar sebanyak 1
(satu) kali, paling kurang 5 (lima)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. penayangan di website
Perusahaan dilakukan paling
kurang 5 (lima) hari kerja
sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
c. registrasi sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
d. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
e. respon minat/tidak minat
dilakukan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
tanggal penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 5 (lima) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
xxxix
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File I (Administrasi,
Kualifikasi, dan Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, dan Teknis
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file I sampai dengan
batas akhir masa sanggah
7. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File II (Biaya)
disesuaikan dengan kebutuhan
8. Pengumuman Hasil Evaluasi Biaya paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file II sampai dengan
batas akhir masa sanggah
9. Pembuktian Kualifikasi, Verifikasi,
dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi,
verifikasi, dan negosiasi, kecuali
penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan segera setelah
penetapan pemenang sampai
dengan batas akhir masa
sanggah
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila
tidak ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
xl
2.3. SELEKSI UMUM SATU FILE
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Pengumuman, Registrasi,
Pendaftaran, dan Respon
Minat/Tidak Minat
a. penayangan pada 1 (satu) atau
lebih surat kabar dilakukan
sebanyak 1 (satu) kali, paling
kurang 5 (lima) hari kerja
sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. penayangan di website
Perusahaan dilakukan paling
kurang 5 (lima) hari kerja
sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
c. registrasi sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
d. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
e. respon minat/tidak minat dibuka
bersamaan dengan
penayangan di website
Perusahaan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 5 (lima) hari kerja sejak
tanggal penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 5 (lima) hari kerja
setelah tanggal pelaksanaan
pemberian penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. e-Reverse Auction (bila diperlukan) disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil Evaluasi a. paling lambat 1 (satu) hari kerja
xli
Administrasi, Kualifikasi, Teknis, dan
Biaya
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran sampai dengan
batas akhir masa sanggah; atau
b. disesuaikan dengan kebutuhan
apabila diadakan e-Reverse
Auction sampai dengan akhir
masa sanggah
8. Pembuktian Kualifikasi, Verifikasi,
dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi,
verifikasi, dan negosiasi, kecuali
penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan segera setelah
penetapan pemenang sampai
dengan batas akhir masa
sanggah
10. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang;
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
11. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila
tidak ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
xlii
2.4. SELEKSI TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 3 (tiga)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai
dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan
dan paling kurang 4 (empat) hari
kerja setelah pelaksanaan
pemberian penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File I (Administrasi,
Kualifikasi, dan Teknis)
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Pembuktian Kualifikasi disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Peringkat Teknis paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi
sampai dengan batas akhir masa
sanggah
8. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File II (Biaya)
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Verifikasi dan Negosiasi disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah verifikasi dan negosiasi,
kecuali penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
xliii
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan setelah penetapan
pemenang
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pengumuman pemenang
2.5. SELEKSI TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS DAN BIAYA)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 3 (tiga)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai
dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 4 (empat) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen disesuaikan dengan kebutuhan
xliv
Penawaran File I (Administrasi,
Kualifikasi, dan Teknis)
6. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, dan Teknis
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file I sampai dengan
batas akhir masa sanggah
7. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran File II (Biaya)
disesuaikan dengan kebutuhan
8. Pengumuman Hasil Evaluasi Biaya paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran file II sampai dengan
batas akhir masa sanggah
9. Pembuktian Kualifikasi, Verifikasi,
dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
10. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi,
verifikasi, dan negosiasi, kecuali
penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan segera setelah
penetapan pemenang sampai
dengan batas akhir masa
sanggah
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila
tidak ada yang mengajukan
sanggahan; atau
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
xlv
2.6. SELEKSI TERBATAS SATU FILE
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 3 (tiga)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai
dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 3 (tiga) hari kerja sejak
penayangan di website
Perusahaan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan dan
paling kurang 4 (empat) hari kerja
setelah pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. e-Reverse Auction (bila diperlukan) disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengumuman Hasil Evaluasi
Administrasi, Kualifikasi, Teknis, dan
Biaya
a. paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah evaluasi Dokumen
Penawaran sampai dengan
akhir masa sanggah
b. disesuaikan dengan kebutuhan
apabila diadakan e-Reverse
Auction sampai dengan akhir
masa sanggah
8. Pembuktian Kualifikasi, Verifikasi,
dan Negosiasi
disesuaikan dengan kebutuhan
9. Penetapan dan Pengumuman
Pemenang
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah pembuktian kualifikasi,
verifikasi, dan negosiasi, kecuali
penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
xlvi
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. pengumuman pemenang
dilakukan segera setelah
penetapan pemenang sampai
dengan akhir masa sanggah
11. Masa Sanggah a. dalam waktu 2 (dua) hari
kalender setelah pengumuman
pemenang
b. keputusan/jawaban sanggah
paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender setelah akhir masa
sanggah
12. Penunjukan Penyedia paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah:
a. akhir masa sanggah apabila
tidak ada yang mengajukan
sanggahan;
b. selesainya permasalahan
sanggahan apabila ada
sanggahan
2.7. PENUNJUKAN LANGSUNG
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
No. Tahapan Waktu
1. Undangan, Pendaftaran, dan
Respon Minat/Tidak Minat
a. undangan paling kurang 2 (dua)
hari kerja sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan
b. pendaftaran dibuka bersamaan
dengan undangan sampai
dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen
Penawaran
c. respon minat/tidak minat
disampaikan sampai dengan 1
(satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen
Penawaran
2. Pengunduhan Dokumen Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
xlvii
3. Pemberian Penjelasan paling cepat 2 (dua) hari kerja sejak
tanggal undangan
4. Penyampaian Dokumen Penawaran disesuaikan dengan kebutuhan
dan paling kurang 2 (dua) hari kerja
sejak pelaksanaan pemberian
penjelasan
5. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
Penawaran
disesuaikan dengan kebutuhan
6. Verifikasi dan Negosiasi disesuaikan dengan kebutuhan
7. Penetapan Pemenang dan
Penunjukan Penyedia
a. penetapan pemenang paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah verifikasi dan negosiasi,
kecuali penetapan pemenang
memerlukan persetujuan dari
Direktur/SEVP, maka
penetapan pemenang dilakukan
paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah persetujuan
Direktur/SEVP
b. penunjukan penyedia paling
lambat 1 (satu) hari kerja
setelah penetapan pemenang
xlviii
BAB III
PEMILIHAN
A. PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA KONSTRUKSI/JASA LAINNYA
1. TENDER UMUM DUA TAHAP
(METODE EVALUASI SISTEM NILAI)
1.1. TAHAP KUALIFIKASI & TEKNIS
1.1.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan tahap Kualifikasi & Teknis
Tender Umum yang bersangkutan melalui surat kabar dan website
Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jumlah Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan; dan
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum
terdaftar sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang
sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan
sesuai dengan pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi
yang kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi
tersebut harus memperbarui (mengupdate) data
perusahaannya yang telah terekam di Aplikasi IPS. Data yang
diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Tender Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui Aplikasi IPS untuk
memperoleh akses masuk ke dalam tahap Kualifikasi &
Teknis yang bersangkutan dengan mengisi
informasi/keterangan mengenai diri Pelaku Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha;
• kategori penyedia; dan
• klasifikasi usaha.
xlix
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi diminta untuk menyatakan persetujuan atas
Pakta Integritas yang tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi
melalui e-mail yang telah didaftarkan berupa User Id,
Password, dan link ke tahap Kualifikasi & Teknis yang
bersangkutan. Untuk masuk ke menu pendaftaran, Pelaku
Usaha nonRekanan Terseleksi mengklik link yang terdapat
dalam pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi yang telah mendaftar
untuk menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In
Process, diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha
nonRekanan Terseleksi sebagaimana dimaksud pada angka
3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti tahap Kualifikasi
& Teknis yang bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka
yang bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon
minat/tidak minat sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I.
1.1.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN KUALIFIKASI & TEKNIS
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Kualifikasi & Teknis sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Kualifikasi & Teknis dapat
dilakukan oleh Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan
yang bersangkutan belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak
dapat mengakses tahapan selanjutnya.
1.1.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk
menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat
maupun yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil
Fungsi Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan,
diharuskan merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon
yang ada pada Aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Kualifikasi & Teknis, menampung
l
pertanyaan dari Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas
hal-hal yang kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Kualifikasi
& Teknis.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan pemberian penjelasan. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
e. Apabila diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting
yang belum terekam dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan
tersebut ke dalam perubahan Dokumen Kualifikasi & Teknis.
f. Apabila perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf e
mengubah persyaratan kualifikasi teknis atau persyaratan teknis,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan
dari Fungsi Teknis.
g. Perubahan Dokumen Kualifikasi dan Teknis sebagaimana
dimaksud pada huruf e diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS
paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum jadwal penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
1.1.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN TAHAP I (KUALIFIKASI
DAN TEKNIS)
a. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen
Penawaran Tahap I, yaitu:
1) isian kualifikasi;
2) surat pernyataan;
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis;
c) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
4) surat penawaran teknis;
5) dokumen teknis dan dokumen pendukung teknis.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran Tahap I, Peserta
Pemilihan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen
Penawaran Tahap I guna memastikan Dokumen Penawaran Tahap
I telah sesuai.
li
b. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen
Penawaran Tahap I untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran Tahap I sebelumnya sampai batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I. Dokumen Penawaran Tahap I yang
diakui adalah Dokumen Penawaran Tahap I yang diunggah
(diupload) terakhir.
c. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk
mewakili konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain tersebut.
d. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I selama 2 x 24 jam
apabila sampai dengan batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap I kurang dari 2 (dua).
e. Apabila setelah dilakukan waktu perpanjangan namun Peserta
Pemilihan yang menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap I
kurang dari 2 (dua), dilakukan pengumuman Kualifikasi & Teknis
ulang. Pengumuman Kualifikasi & Teknis ulang cukup dilakukan
melalui website Perusahaan.
f. Apabila setelah dilakukan pengumuman Kualifikasi & Teknis ulang
sebagaimana dimaksud pada huruf f namun yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap I kurang dari 2 (dua), proses
Kualifikasi & Teknis dilanjutkan. Sedangkan apabila tidak ada
Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen Penawaran
Tahap I, Fungsi Pengadaan menyatakan Tender Umum yang
bersangkutan gagal.
1.1.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP I
(KUALIFIKASI DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap I tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap I tersebut kepada
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap I tersebut tidak dapat dibuka,
Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap I terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu
terhadap:
a) isian kualifikasi;
lii
b) surat pernyataan.
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur
melalui Aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi
pemeriksaan kelengkapan dokumen dan pemenuhan
persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali
dalam Dokumen Kualifikasi & Teknis dipersyaratkan
persyaratan administrasi/legalitas selain persyaratan
kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah teknis yang
ditawarkan telah sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Kualifikasi & Teknis.
Fungsi Pengadaan secara mandiri atau bersama-sama
dengan Fungsi Teknis mengevaluasi penawaran teknis yang
disampaikan Peserta Pemilihan. Dari hasil evaluasi penawaran
teknis, diperoleh informasi mengenai:
a) spesifikasi teknis/RKST/KAK yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan pekerjaan; dan/atau
b) sistem dan desain teknologi untuk pelaksanaan pekerjaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan
atas Dokumen Penawaran Tahap I yang disampaikan.
Hasil evaluasi kualifikasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan berita acara hasil evaluasi. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah
ditandatangani, diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
1.1.6. PENETAPAN PERSYARATAN TEKNIS/RKST/KAK DAN/ ATAU
SISTEM DAN DESAIN TEKNOLOGI
Fungsi Pengadaan bersama-sama dengan Fungsi Teknis menetapkan
spesifikasi teknis/RKST/KAK dan/atau sistem dan desain teknologi
yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan untuk dituangkan
dalam Dokumen Pengadaan sebagai acuan bagi Peserta Pemilihan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II (Revisi Teknis dan
Harga).
liii
1.1.7. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang lulus
evaluasi kualifikasi untuk dilakukan pembuktian kualifikasi.
Apabila Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi kualifikasi adalah
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, pembuktian terhadap
kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila dipersyaratkan
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain persyaratan
kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V.
Apabila dalam pembuktian kualifikasi ditemukan pemalsuan atau
pemberian keterangan/informasi palsu, Peserta Pemilihan yang
bersangkutan digugurkan.
b. Hasil pembuktian kualifikasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan masing-masing
Peserta Pemilihan. Apabila Peserta Pemilihan tidak hadir atau tidak
bersedia menandatangani berita acara, berita acara cukup
ditandatangani Fungsi Pengadaan. Berita acara diunggah
(diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Peserta Pemilihan yang tidak hadir pada saat pembuktian
kualifikasi, termasuk tidak bersedia dikunjungi (bila diperlukan),
maka Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan.
1.1.8. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI KUALIFIKASI DAN TEKNIS
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi kualifikasi dan teknis
melalui Aplikasi IPS.
1.1.9. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap
Kualifikasi & Teknis yang bersangkutan dapat mengajukan
sanggahan dalam jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal
pengumuman. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan
melalui Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal
yang cukup.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara
pelaksanaan tahap Kualifikasi & Teknis yang bersangkutan dengan
prosedur yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi &
Teknis.
c. Fungi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban
atas sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir
masa sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan
mengikat.
d. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian
Fungsi Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran
kualifikasi dan teknis dilakukan evaluasi ulang.
liv
e. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan
atau kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan
sebagaimana dimaksud pada huruf d, Peserta Pemilihan yang
terlibat dinyatakan gugur.
f. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait
langsung dengan proses Kualifikasi & Teknis untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
g. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan
dan pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
h. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada
sanggahan) yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
1.2. TAHAP PEMILIHAN
1.2.1. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Aplikasi IPS akan memberitahukan secara otomatis kepada setiap
Peserta Pemilihan yang lulus pada tahap Kualifikasi & Teknis
mengenai jangka waktu melakukan pengunduhan (mendownload)
Dokumen Pengadaan melalui e-mail Peserta Pemilihan yang
terdaftar. Dalam jangka waktu tersebut, Peserta Pemilihan
mengunduh (mendownload) Dokumen Pengadaan melalui Aplikasi
IPS.
b. Peserta Pemilihan yang tidak lulus pada tahap Kualifikasi & Teknis
tidak dapat mengakses tahap Pemilihan.
1.2.2. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk
menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan dan setiap personil Fungsi Pengadaan yang
ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan merespon
keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan
dari Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang
kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan pemberian penjelasan. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
lv
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan
dalam rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh
masing-masing Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan
lapangan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
Fungsi Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara
tersebut diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1
(satu) hari kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran
Tahap II agar dapat diakses Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani
Fungsi Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting
yang belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana
dimaksud pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib
menuangkan perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen
Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus
berdasarkan usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada
huruf g diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1
(satu) hari kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran
Tahap II agar dapat diakses Peserta Pemilihan.
1.2.3. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
(ADMINISTRASI, REVISI TEKNIS, DAN HARGA)
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir
elektronik yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah
diisi untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang
dan membubuhkan stempel perusahaan, meterai, dan tanggal
meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen
Penawaran Tahap II dalam dua file, yaitu:
1) file I
(1) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
(2) Pakta Integritas; dan
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan
dalam Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
(2) dokumen revisi teknis beserta dokumen pendukung teknis
2) file II
dokumen harga, yaitu surat penawaran.
lvi
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran Tahap II, Peserta
Pemilihan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen
Penawaran Tahap II guna memastikan Dokumen Penawaran
Tahap II telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen
Penawaran Tahap II untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran Tahap II sebelumnya sampai batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap II. Dokumen Penawaran Tahap II
yang diakui adalah Dokumen Penawaran Tahap II yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk
mewakili konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran Tahap II selama 2 x 24 jam
apabila sampai dengan batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran Tahap II setelah waktu perpanjangan, Fungsi
Pengadaan menyatakan Tender Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap II, Tender Umum yang bersangkutan
dilanjutkan seperti halnya Penunjukan Langsung.
1.2.4. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
FILE I (ADMINISTRASI DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap II file I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap II file I tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II file I tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap II file I tersebut tidak dapat
dibuka, Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap II file I terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu
terhadap:
a) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
b) Pakta Integritas;
lvii
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Revisi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang
dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Evaluasi teknis
bertujuan untuk menilai apakah penawaran revisi teknis
memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan dalam
Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file I, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas
Dokumen Penawaran Tahap II file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
1.2.5. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI DAN TEKNIS
(FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi dan
teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
1.2.6. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
FILE II (HARGA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap II file II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi
administrasi dan teknis melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap II file II tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II file II tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap II file II tersebut tidak dapat
dibuka, Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap II file II terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi
dan teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat
penawaran. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Harga Penawaran
c. Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi administrasi. Fungsi Pengadaan menetapkan calon
lviii
pemenang, calon pemenang cadangan 1 (bila ada), dan calon
pemenang cadangan 2 (bila ada) dengan berpedoman pada
ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file II, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas
Dokumen Penawaran Tahap II file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
1.2.7. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI HARGA (FILE II)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi harga melalui Aplikasi
IPS.
1.2.8. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
verifikasi Dokumen Penawaran Tahap II.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian
keterangan/informasi palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan
mengundang calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan
verifikasi Dokumen Penawaran Tahap II sebagaimana dilakukan
terhadap calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian
keterangan/informasi palsu, calon pemenang cadangan 1
digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2
dalam hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat menegosiasikan
penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik.
Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil verifikasi dan negosiasi (bila dilakukan) dituangkan dalam
berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan calon
pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon pemenang
cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam
Aplikasi IPS merupakan bukti yang sah.
1.2.9. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan
persetujuan Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan
kepada Direktur/SEVP untuk mendapatkan persetujuan sebelum
ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Umum yang
lix
bersangkutan melalui Aplikasi IPS.
1.2.10. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap
Pemilihan yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam
jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman
pemenang. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta
Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari
kalender sejak akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan
tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan
tidak berkewajiban untuk menyampaikan keputusan/jawaban
sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara
pelaksanaan tahap Pemilihan yang bersangkutan dengan prosedur
yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban
atas sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir
masa sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan
mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik
Perusahaan apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian
Fungsi Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran
dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan
atau kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan
sebagaimana dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang
terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait
langsung dengan proses tahap Pemilihan yang bersangkutan untuk
menangani dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan
dan pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada
sanggahan) yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil pelaksanaan sanggah. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
lx
1.2.11. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ
kepada pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan
Fungsi Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi;
3) fotokopi berita acara klarifikasi, verifikasi, dan negosiasi;
4) surat penawaran;
5) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
6) fotokopi Dokumen Kualifikasi & Teknis dan Dokumen
Pengadaan berikut perubahannya (bila ada);
7) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan
berita acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
8) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
1.1. TAHAP KUALIFIKASI
1.1.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan tahap Kualifikasi Tender Umum
yang bersangkutan melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jumlah Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan; dan
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum
terdaftar sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang
sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan
sesuai dengan pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi
yang kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi
tersebut harus memperbarui (mengupdate) data
perusahaannya yang telah terekam di Aplikasi IPS. Data yang
diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Tender Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi:
lxi
a) Melakukan registrasi melalui Aplikasi IPS untuk
memperoleh akses masuk ke dalam tahap Kualifikasi yang
bersangkutan dengan mengisi informasi/keterangan
mengenai diri Pelaku Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha;
• kategori penyedia; dan
• klasifikasi usaha.
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi diminta untuk menyatakan persetujuan atas
Pakta Integritas yang tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi
melalui e-mail yang telah didaftarkan berupa User Id,
Password, dan link ke tahap Kualifikasi yang
bersangkutan. Untuk masuk ke menu pendaftaran, Pelaku
Usaha nonRekanan Terseleksi mengklik link yang terdapat
dalam pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi yang telah mendaftar
untuk menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In
Process, diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha
nonRekanan Terseleksi sebagaimana dimaksud pada angka
3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti tahap Kualifikasi
yang bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka
yang bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon
minat/tidak minat sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I.
1.1.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN KUALIFIKASI
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Kualifikasi sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Kualifikasi dapat dilakukan
oleh Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang
bersangkutan belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak
dapat mengakses tahapan selanjutnya.
lxii
1.1.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/
menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat
maupun yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil
Fungsi Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan,
diharuskan merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon
yang ada pada Aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Kualifikasi, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang
kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Kualifikasi.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan pemberian penjelasan. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
e. Apabila diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting
yang belum terekam dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan
tersebut ke dalam perubahan Dokumen Kualifikasi.
f. Apabila perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf e
mengubah persyaratan kualifikasi teknis, perubahan tersebut harus
berdasarkan usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
g. Perubahan Dokumen Kualifikasi sebagaimana dimaksud pada
huruf e diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1
(satu) hari kerja sebelum jadwal penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I agar dapat diakses Peserta Pemilihan.
1.1.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN TAHAP I (KUALIFIKASI)
a. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen
Penawaran Tahap I dalam satu file, yaitu:
1) isian kualifikasi;
2) surat pernyataan;
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
lxiii
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis;
c) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran Tahap I, Peserta
Pemilihan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen
Penawaran Tahap I guna memastikan Dokumen Penawaran Tahap
I telah sesuai.
b. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen
Penawaran Tahap I untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran Tahap I sebelumnya sampai batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap I. Dokumen Penawaran Tahap I yang
diakui adalah Dokumen Penawaran Tahap I yang diunggah
(diupload) terakhir.
c. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk
mewakili konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain tersebut.
d. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran Tahap I selama 2 x 24 jam
apabila sampai dengan batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap I Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap I kurang dari 2 (dua).
e. Apabila setelah dilakukan waktu perpanjangan namun Peserta
Pemilihan yang menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap I
kurang dari 2 (dua), dilakukan pengumuman Kualifikasi ulang.
Pengumuman Kualifikasi ulang cukup dilakukan melalui website
Perusahaan.
f. Apabila setelah dilakukan pengumuman Kualifikasi ulang
sebagaimana dimaksud pada huruf f namun yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap I kurang dari 2 (dua), proses Kualifikasi
dilanjutkan. Sedangkan apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap I, Fungsi Pengadaan
menyatakan Tender Umum yang bersangkutan gagal.
1.1.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP I
(KUALIFIKASI)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap I tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap I tersebut kepada
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
lxiv
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap I tersebut tidak dapat dibuka,
Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap I terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu
terhadap:
a) isian kualifikasi;
b) surat pernyataan.
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur
melalui Aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi
pemeriksaan kelengkapan dokumen dan pemenuhan
persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali
dalam Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan
atas Dokumen Penawaran Tahap I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah
ditandatangani, diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
1.1.6. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang lulus
evaluasi kualifikasi untuk dilakukan pembuktian kualifikasi.
Apabila Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi kualifikasi adalah
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, pembuktian terhadap
kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila dipersyaratkan
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain persyaratan
kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V.
lxv
Apabila dalam pembuktian kualifikasi ditemukan pemalsuan atau
pemberian keterangan/informasi palsu, Peserta Pemilihan yang
bersangkutan digugurkan.
b. Hasil pembuktian kualifikasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan masing-masing
Peserta Pemilihan. Apabila Peserta Pemilihan tidak hadir atau tidak
bersedia menandatangani berita acara, berita acara cukup
ditandatangani Fungsi Pengadaan. Berita acara diunggah
(diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Peserta Pemilihan yang tidak hadir pada saat pembuktian
kualifikasi, termasuk tidak bersedia dikunjungi (bila diperlukan),
maka Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan.
1.1.7. PENGUMUMAN HASIL KUALIFIKASI
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil tahap Kualifikasi yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
a. hasil evaluasi kualifikasi semua Peserta Pemilihan; dan
b. jangka waktu mengajukan sanggahan.
1.1.8. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap
Kualifikasi yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan
dalam jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal
pengumuman hasil kualifikasi. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi
Pengadaan Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal
yang cukup.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara
pelaksanaan tahap Kualifikasi yang bersangkutan dengan prosedur
yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/ jawaban
atas sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir
masa sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan
mengikat.
d. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian
Fungsi Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran
Tahap I dilakukan evaluasi ulang.
e. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan
atau kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan
sebagaimana dimaksud pada huruf d, Peserta Pemilihan yang
terlibat dinyatakan gugur.
f. Fungi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait
langsung dengan proses Kualifikasi untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
lxvi
g. Fungi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan
dan pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
h. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada
sanggahan) yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
1.2. TAHAP PEMILIHAN
1.2.1. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Aplikasi IPS akan memberitahukan secara otomatis kepada setiap
Peserta Pemilihan yang lulus pada tahap Kualifikasi mengenai
jangka waktu melakukan pengunduhan (mendownload) Dokumen
Pengadaan melalui e-mail Peserta Pemilihan yang terdaftar. Dalam
jangka waktu tersebut, Peserta Pemilihan mengunduh
(mendownload) Dokumen Pengadaan melalui Aplikasi IPS.
b. Peserta Pemilihan yang tidak lulus pada tahap Kualifikasi tidak
dapat mengakses tahap Pemilihan.
1.2.2. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/
menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan dan setiap personil Fungsi Pengadaan yang
ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan merespon
keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan
dari Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang
kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan pemberian penjelasan. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan
dalam rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh
masing-masing Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan
lapangan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
Fungsi Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara
tersebut diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1
lxvii
(satu) hari kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran
Tahap II agar dapat diakses Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani
Fungsi Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting
yang belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana
dimaksud pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib
menuangkan perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen
Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus
berdasarkan usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada
huruf g diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1
(satu) hari kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran
Tahap II agar dapat diakses Peserta Pemilihan.
1.2.3. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
a. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen
Penawaran Tahap II dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
(2) Pakta Integritas;
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan
dalam Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis.
2) File II
dokumen harga, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran Tahap II, Peserta
Pemilihan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen
Penawaran Tahap II guna memastikan Dokumen Penawaran
Tahap II telah sesuai.
b. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen
Penawaran Tahap II untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran Tahap II sebelumnya sampai batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran Tahap II. Dokumen Penawaran Tahap II
yang diakui adalah Dokumen Penawaran Tahap II yang diunggah
(diupload) terakhir.
c. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk
lxviii
mewakili konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk
kerjasama lain tersebut.
d. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran Tahap II selama 2 x 24 jam
apabila sampai dengan batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran Tahap II tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II.
e. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran Tahap II setelah waktu perpanjangan, Fungsi
Pengadaan menyatakan Tender Umum yang bersangkutan gagal.
f. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran Tahap II, Tender Umum yang bersangkutan
dilanjutkan seperti halnya Penunjukan Langsung.
1.2.4. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
FILE I (ADMINISTRASI DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap II file I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap II file I tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II file I tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap II file I tersebut tidak dapat
dibuka, Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap II file I terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu
terhadap:
a) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
b) Pakta Integritas;
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang
dinyatakan lulus evaluasi administrasi. Evaluasi teknis
bertujuan untuk menilai apakah penawaran teknis memenuhi
persyaratan teknis yang telah ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file I, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan
atas Dokumen Penawaran Tahap II file I yang disampaikan.
lxix
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah
ditandatangani, diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
1.2.5. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI DAN TEKNIS
(FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi dan
teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
1.2.6. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TAHAP II
FILE II (HARGA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen
Penawaran Tahap II file II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi
administrasi dan teknis melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran Tahap II file II tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan
menyampaikan Dokumen Penawaran Tahap II file II tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi
menyampaikan kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil
pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran Tahap II file II tersebut tidak dapat
dibuka, Peserta Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran
Tahap II file II terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi
dan teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat
penawaran. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran
yang lulus evaluasi administrasi.
c. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada)
dengan berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II file II, Fungsi
Pengadaan dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas
Dokumen Penawaran Tahap II file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
lxx
1.2.7. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI HARGA
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi harga melalui Aplikasi
IPS.
1.2.8. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian
keterangan/informasi palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan
mengundang calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan
verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap
calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian
keterangan/informasi palsu, calon pemenang cadangan 1
digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2
dalam hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat menegosiasikan
penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik.
Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil verifikasi dan negosiasi (bila dilakukan) dituangkan dalam
berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan calon
pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon pemenang
cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam
Aplikasi IPS merupakan bukti yang sah.
1.2.9. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan
persetujuan Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan
kepada Direktur/SEVP untuk mendapatkan persetujuan sebelum
ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
1.2.10. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap
Pemilihan yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam
jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman
pemenang. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan
melalui Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal
yang cukup. Peserta Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah
sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan paling
lxxi
lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah. Apabila
Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara
pelaksanaan tahap Pemilihan yang bersangkutan dengan prosedur
yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban
atas sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir
masa sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan
mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik
Perusahaan apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian
Fungsi Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran
dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan
atau kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan
sebagaimana dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang
terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait
langsung dengan proses tahap Pemilihan yang bersangkutan untuk
menangani dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan
dan pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada
sanggahan) yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita
acara hasil pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut
merupakan dokumen elektronik yang sah meskipun tidak
ditandatangani.
1.2.11. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ
kepada pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan
Fungsi Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi;
3) fotokopi berita acara klarifikasi, verifikasi, dan negosiasi;
4) surat penawaran;
5) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
6) fotokopi Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pengadaan
berikut perubahannya (bila ada);
lxxii
7) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan
berita acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
8) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
2. TENDER UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH YANG MENGGUNAKAN
PEMBOBOTAN AMBANG BATAS (PASSING GRADE)/SISTEM NILAI/TOTAL
COST OF OWNERSHIP/DISCOUNT FACTOR)
2.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan Tender Umum yang bersangkutan
melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jumlah Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan; dan
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum terdaftar
sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan
pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam
di Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Tender Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui Aplikasi IPS untuk memperoleh
akses masuk ke dalam Tender Umum yang bersangkutan dengan
mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha;
• kategori penyedia; dan
• klasifikasi usaha.
lxxiii
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi
diminta untuk menyatakan persetujuan atas Pakta Integritas yang
tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi melalui e-
mail yang telah didaftarkan berupa User Id, Password, dan link ke
Tender Umum yang bersangkutan. Untuk masuk ke menu
pendaftaran, Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi mengklik link
yang terdapat dalam pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi yang telah mendaftar untuk
menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In Process,
diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi
sebagaimana dimaksud pada angka 3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Tender Umum yang
bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
2.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum
menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan respon
tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat mengakses
tahapan selanjutnya.
2.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian penjelasan, tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
lxxiv
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah (diupload)
ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum
penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus berdasarkan
usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
2.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
(2) Pakta Integritas;
(3) surat pernyataan;
(4) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
lxxv
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis;
(3) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
2) File II
dokumen harga, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya sampai
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen Penawaran
yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah (diupload)
terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan menyatakan
Tender Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Tender Umum yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
2.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
lxxvi
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi
administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui Aplikasi IPS.
Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan kelengkapan
dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan kepada
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
3) Evaluasi Teknis.
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus
evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah
penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
2.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN
TEKNIS (FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
2.7. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II (HARGA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis
melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak dapat
lxxvii
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file II
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II
terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat penawaran.
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada) dengan
berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
2.8. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI HARGA (FILE II)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi harga melalui Aplikasi IPS.
2.9. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran
V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi dan
verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap calon
pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
lxxviii
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam hal
calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat
menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih
baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan bukti yang sah.
2.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada Direktur/SEVP
untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
2.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Tender Umum
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu 2
(dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang. Sanggahan
ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta Pemilihan
menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah.
Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Tender Umum yang bersangkutan dengan prosedur yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahan
terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan apabila
sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi ulang.
lxxix
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud
pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Tender Umum yang bersangkutan untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan) yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
2.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna
melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
5) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
6) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
7) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
lxxx
3. TENDER UMUM SATU FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
3.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan Tender Umum yang bersangkutan
melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jumlah Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan; dan
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum terdaftar
sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan
pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam
di Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Tender Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui aplikasi IPS untuk memperoleh
akses masuk ke dalam Tender Umum yang bersangkutan
dengan mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku
Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha;
• kategori penyedia; dan
• klasifikasi usaha.
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi
diminta untuk menyatakan persetujuan atas Pakta Integritas
yang tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi melalui
e-mail yang telah didaftarkan berupa User Id, Password, dan link
ke Tender Umum yang bersangkutan. Untuk masuk ke menu
lxxxi
pendaftaran, Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi mengklik
link yang terdapat dalam pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha nonRekanan Terseleksi yang telah mendaftar untuk
menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In Process,
diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha nonRekanan
Terseleksi sebagaimana dimaksud pada angka 3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Tender Umum yang
bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
3.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum
menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan respon
tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat mengakses
tahapan selanjutnya.
3.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian penjelasan, tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
lxxxii
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah (diupload)
ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum
penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus berdasarkan
usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
3.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam satu file, yaitu:
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen kualifikasi
administrasi/ legalitas, kecuali dalam Dokumen Pengadaan
dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis;
lxxxiii
c) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya sampai
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen Penawaran
yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah (diupload)
terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan menyatakan
Tender Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Tender Umum yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
3.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut kepada
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Apabila seluruh penawaran yang masuk berada di atas HPS, maka Fungsi
Pengadaan dapat mengadakan E-reverse Auction sesuai ketentuan dalam
Pasal 42.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran terhadap 3
(tiga) penawaran terendah meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
lxxxiv
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi
administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui Aplikasi IPS.
Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan kelengkapan
dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan kepada
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus
evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah
penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
4) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi teknis.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
d. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada) dengan
berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
3.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, TEKNIS,
DAN HARGA
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
teknis, dan harga melalui Aplikasi IPS.
3.7. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran
lxxxv
V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi dan
verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap calon
pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam hal
calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat
menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih
baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan bukti yang sah.
3.8. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada Direktur/SEVP
untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
3.9. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Tender Umum
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu 2
(dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang. Sanggahan
ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta Pemilihan
menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah.
Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Tender Umum yang bersangkutan dengan prosedur yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
lxxxvi
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahan
terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan apabila
sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud
pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Tender Umum yang bersangkutan untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan) yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
3.10. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna
melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
5) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
6) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
7) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
lxxxvii
4. TENDER TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH YANG MENGGUNAKAN
PEMBOBOTAN AMBANG BATAS (PASSING GRADE)/SISTEM NILAI/TOTAL
COST OF OWNERSHIP/DISCOUNT FACTOR )
4.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Untuk Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
seluruh Rekanan Terseleksi, Aplikasi IPS akan menampilkan secara
otomatis seluruh Rekanan Terseleksi sepanjang kualifikasi dan klasifikasi
usaha yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang akan diadakan.
Untuk Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi Tertentu, Fungsi Pengadaan memilih Rekanan
Terseleksi Tertentu yang akan diundang.
b. Dalam rangka pemberdayaan usaha kecil, Fungsi Pengadaan dapat cukup
mengundang Rekanan Terseleksi sekitar wilayah operasional Perusahaan
yang mempunyai klasifikasi usaha perseorangan dan kecil. Ketentuan ini
hanya berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya
yang diperuntukkan untuk klasifikasi usaha perseorangan dan kecil
sepanjang memenuhi standar mutu Barang/Jasa yang diperlukan.
c. Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam di
Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan mengikuti
Tender Terbatas yang bersangkutan.
d. Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu yang terundang
melakukan pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Tender
Terbatas yang bersangkutan.
e. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
4.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum
menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan respon
tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat mengakses
tahapan selanjutnya.
lxxxviii
4.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian penjelasan, tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah (diupload)
ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum
penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus berdasarkan
usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
4.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
lxxxix
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
(2) Pakta Integritas;
(3) surat pernyataan;
(4) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis;
(3) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi).
2) File II
dokumen harga, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya sampai
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen Penawaran
yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah (diupload)
terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan menyatakan
Tender Terbatas yang bersangkutan gagal.
xc
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Tender Terbatas yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
4.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi
administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui Aplikasi IPS.
Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan kelengkapan
dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan kepada
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus
evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah
penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
xci
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
4.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN
TEKNIS (FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
4.7. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II (HARGA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan teknis
melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file II
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II
terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat penawaran.
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada) dengan
berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
xcii
4.8. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI HARGA (FILE II)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi harga melalui Aplikasi IPS.
4.9. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI SERTA NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dalam Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas
yang diatur dalam Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi dan
verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap calon
pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam hal
calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat
menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih
baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan bukti yang sah.
4.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Terbatas yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada Direktur/SEVP
melalui Aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Terbatas yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
4.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Tender Terbatas
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu 2
(dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang. Sanggahan
ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta Pemilihan
xciii
menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah.
Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Tender Terbatas yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahan
terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan apabila
sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud
pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Tender Terbatas yang bersangkutan untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan) yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
4.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna
melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
5) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
6) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
7) dokumen lainnya yang relevan.
xciv
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
5. TENDER TERBATAS SATU FILE
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
5.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Untuk Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
seluruh Rekanan Terseleksi, Aplikasi IPS akan menampilkan secara
otomatis seluruh Rekanan Terseleksi sepanjang kualifikasi dan klasifikasi
usaha yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang akan diadakan.
Untuk Tender Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi Tertentu, Fungsi Pengadaan memilih Rekanan
Terseleksi Tertentu yang akan diundang.
b. Dalam rangka pemberdayaan usaha kecil, Fungsi Pengadaan dapat cukup
mengundang Rekanan Terseleksi sekitar wilayah operasional Perusahaan
yang mempunyai klasifikasi usaha perseorangan dan kecil. Ketentuan ini
hanya berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya
yang diperuntukkan untuk klasifikasi usaha perseorangan dan kecil
sepanjang memenuhi standar mutu Barang/Jasa yang diperlukan.
c. Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam di
Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan mengikuti
Tender Terbatas yang bersangkutan.
d. Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu yang terundang
melakukan pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Tender
Terbatas yang bersangkutan.
e. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
5.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum
menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan respon
tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat mengakses
tahapan selanjutnya.
xcv
5.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian penjelasan, tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah (diupload)
ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum
penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan dari Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
5.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
xcvi
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam satu file, yaitu:
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis; dan
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen kualifikasi
administrasi/ legalitas, kecuali dalam Dokumen Pengadaan
dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis;
c) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya sampai
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen Penawaran
yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah (diupload)
terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan menyatakan
Tender Terbatas yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Tender Terbatas yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
xcvii
5.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut kepada
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Apabila seluruh penawaran yang masuk berada di atas HPS, maka Fungsi
Pengadaan dapat mengadakan E-reverse Auction sesuai ketentuan dalam
Pasal 42.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran terhadap 3
(tiga) penawaran terendah meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi
administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui aplikasi IPS.
Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan kelengkapan
dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan kepada
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
c) evaluasi kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus
evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah
penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
4) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi teknis.
xcviii
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
d. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada) dengan
berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
5.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, TEKNIS,
DAN HARGA
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
teknis dan, harga melalui aplikasi IPS.
5.7. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran
V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi dan
verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap calon
pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam hal
calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat
menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih
baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan bukti yang sah.
xcix
5.8. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Tender Terbatas yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada Direktur/SEVP
melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Tender Terbatas yang
bersangkutan melalui aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
5.9. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Tender Umum
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu 2
(dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang. Sanggahan
ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta Pemilihan
menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah.
Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Tender Terbatas yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahan
terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan apabila
sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud
pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Tender Terbatas yang bersangkutan untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan) yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
c
5.10. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna
melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
5) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
6) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
7) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
6. PENUNJUKAN LANGSUNG
(METODE EVALUASI HARGA TERENDAH)
6.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengundang salah satu Rekanan Terseleksi berstatus
Verified sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usaha Rekanan Terseleksi
yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang akan diadakan.
b. Rekanan Terseleksi yang diundang melakukan pendaftaran pada
Penunjukan Langsung yang bersangkutan melalui aplikasi IPS.
Pendaftaran dilakukan sampai dengan sebelum pelaksanaan pemberian
penjelasan. Apabila tidak mendaftar dalam waktu tersebut, Fungsi
Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung yang bersangkutan gagal.
c. Setelah Rekanan Terseleksi yang bersangkutan mendaftar dan terekam
sebagai Peserta Pemilihan, maka yang bersangkutan diwajibkan untuk
menyatakan respon minat/tidak minat sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran.
d. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan menyatakan respon tidak
minat meskipun batas waktu pernyataan respon minat/tidak minat
sebagaimana dimaksud pada huruf c belum terlampaui atau tidak
menyatakan respon minat/tidak minat sampai dengan batas waktu
sebagaimana dimaksud pada huruf c, Fungsi Pengadaan menyatakan
Penunjukan Langsung yang bersangkutan gagal.
ci
6.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan dalam batas waktu pernyataan respon minat/tidak minat.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan
meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum menyatakan
respon minat.
6.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan yang bersangkutan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan yang bersangkutan, baik telah menyatakan respon
minat maupun belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan yang bersangkutan, dan memberikan jawaban atas hal-
hal yang kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan dalam rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung
oleh Peserta Pemilihan yang bersangkutan. Hasil pelaksanaan penjelasan
lapangan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang bersangkutan. Berita acara
tersebut diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS agar dapat diakses
Peserta Pemilihan yang bersangkutan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan tidak hadir atau tidak bersedia menandatangani berita acara,
berita acara cukup ditandatangani Fungsi Pengadaan yang hadir.
g. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
h. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
cii
i. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah
spesifikasi teknis/RKST/KAK, perubahan tersebut harus berdasarkan
usulan atau persetujuan dari Fungsi Teknis.
j. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan yang bersangkutan.
6.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan yang bersangkutan mencetak (print out) surat
penawaran, yang telah diisi untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat
yang berwenang serta membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat
penawaran membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan yang bersangkutan mengunggah (mengupload)
Dokumen Penawaran dalam satu file, yaitu:
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis; dan
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen kualifikasi
administrasi/legalitas, kecuali dalam Dokumen Pengadaan
dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis;
c) dokumen kualifikasi kemampuan keuangan (untuk Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi).
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan yang
bersangkutan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran
guna memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan yang bersangkutan dapat menyampaikan ulang
Dokumen Penawaran untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran sebelumnya sampai batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran. Dokumen Penawaran yang diakui adalah Dokumen
Penawaran yang diunggah (diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak menyampaikan
Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan
Langsung yang bersangkutan gagal.
ciii
6.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut kepada
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan dinyatakan gugur dan Fungsi Pengadaan menyatakan
Penunjukan Langsung yang bersangkutan gagal.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi yaitu terhadap:
a) surat penawaran;
b) Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
c) Pakta Integritas;
d) surat pernyataan;
e) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak lulus evaluasi
administrasi, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung
yang bersangkutan gagal.
2) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan apabila Peserta Pemilihan yang
bersangkutan lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan
untuk menilai apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis
yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak lulus evaluasi
teknis, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung yang
bersangkutan gagal.
3) Evaluasi Harga Penawaran
Evaluasi harga penawaran dilakukan apabila Peserta Pemilihan yang
bersangkutan lulus evaluasi teknis.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
civ
6.6. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang bersangkutan
untuk dilakukan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan dan Fungsi
Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung yang bersangkutan gagal.
b. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan wajib menegosiasikan penawaran
harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Negosiasi dapat
dilakukan secara elektronik.
c. Hasil verifikasi dan negosiasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan secara elektronik, maka hasil
negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan bukti yang sah
6.7. PENETAPAN PEMENANG DAN PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Fungsi Pengadaan menetapkan Peserta Pemilihan yang bersangkutan
sebagai pemenang. Apabila penetapan pemenang memerlukan
persetujuan Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada Peserta Pemilihan
yang bersangkutan dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara verifikasi dan negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
5) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
6) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
7) dokumen lainnya yang relevan.
cv
7. SELEKSI UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS)
7.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan Seleksi Umum yang bersangkutan
melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jenis Jasa Konsultansi;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan;
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum terdaftar
sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan
pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam
di Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Tender Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui aplikasi IPS untuk memperoleh
akses masuk ke dalam Seleksi Umum yang bersangkutan dengan
mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha; dan
• klasifikasi usaha.
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi
diminta untuk menyatakan persetujuan atas Pakta Integritas yang
tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi melalui e-
mail yang telah didaftarkan berupa User Id, Password, dan link ke
Seleksi Umum yang bersangkutan. Untuk masuk ke menu
pendaftaran, Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi mengklik link
yang terdapat dalam pemberitahuan/notifikasi.
cvi
4) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi yang telah mendaftar untuk
menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In Process,
diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi
sebagaimana dimaksud pada angka 3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi Umum yang
bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
7.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum
menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan respon
tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat mengakses
tahapan selanjutnya.
7.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS. Ketidak-
ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian penjelasan, tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada Aplikasi
IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang terekam
dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang sah
meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah (diupload)
ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum
cvii
penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan pemberian
penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang belum
terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud pada huruf
d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan perubahan tersebut
ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses Peserta
Pemilihan.
7.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran, yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Pakta Integritas;
(2) surat pernyataan;
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis.
cviii
2) File II
dokumen biaya, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya sampai
batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen Penawaran
yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah (diupload)
terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan menyatakan
Seleksi Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Umum yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
7.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Pakta Integritas;
b) surat pernyataan;
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi
administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui aplikasi IPS.
cix
Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan kelengkapan
dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi, yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan kepada
Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis.
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus
evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai apakah
penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
7.6. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi
Dokumen Penawaran file I untuk dilakukan pembuktian kualifikasi.
Apabila Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi Dokumen Penawaran file I
adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified, pembuktian terhadap
kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila dipersyaratkan
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan.
b. Hasil pembuktian kualifikasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan masing-masing Peserta
Pemilihan.
7.7. PENGUMUMAN PERINGKAT TEKNIS
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil pemeringkatan teknis melalui Aplikasi
IPS.
7.8. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II (BIAYA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran file
II peringkat teknis I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file
II tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen
Penawaran file II tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi
Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
cx
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka, peringkat
teknis I dinyatakan gugur.
b. Apabila peringkat teknis 1 gugur, Fungsi Pengadaan mengunduh
(mendownload) Dokumen Penawaran file II peringkat teknis 2 melalui
Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file II tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka, peringkat
teknis 2 dinyatakan gugur. Demikian seterusnya terhadap peringkat teknis
berikutnya.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II,
meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat penawaran.
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
7.9. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang peringkat teknis 1 yang telah lulus
evaluasi Dokumen Penawaran file II untuk dilakukan verifikasi Dokumen
Penawaran.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, peringkat teknis 1 digugurkan.
b. Apabila peringkat teknis 1 digugurkan, Fungsi Pengadaan mengunduh
(mendownload) dan mengevaluasi Dokumen Penawaran file II peringkat
teknis 2 sesuai ketentuan sebagaimana dimaksud dalam angka 9.8.
Selanjutnya, Fungsi Pengadaan mengundang peringkat teknis 2 untuk
dilakukan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan
terhadap peringkat teknis 1.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, peringkat teknis 2 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi peringkat teknis berikutnya apabila
peringkat teknis 2 digugurkan.
d. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat menegosiasikan penawaran
cxi
harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Negosiasi dapat
dilakukan secara elektronik.
e. Hasil verifikasi dan negosiasi (bila dilakukan) dituangkan dalam berita
acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan peringkat teknis
I/peringkat teknis II/peringkat teknis III. Apabila negosiasi dilakukan secara
elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS
merupakan bukti yang sah.
7.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada Direktur/SEVP
melalui Aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
7.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap Pemilihan
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu 2
(dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang. Sanggahan
ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS dan
mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta Pemilihan
menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan dalam Dokumen
Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggah.
Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan Jaminan sanggah, maka
Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk menyampaikan
keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
tahap Pemilihan yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahan
terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan apabila
sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana dimaksud
pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan gugur.
cxii
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses tahap Pemilihan yang bersangkutan untuk menangani dan
memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan) yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik yang
sah meskipun tidak ditandatangani.
7.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan yang
menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi Pengguna
melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi;
3) fotokopi berita acara klarifikasi, verifikasi, dan negosiasi;
4) surat penawaran;
5) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
6) fotokopi Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pengadaan berikut
perubahannya (bila ada);
7) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita acara
pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
8) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
cxiii
8. SELEKSI UMUM DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS DAN BIAYA)
8.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan Seleksi Umum yang bersangkutan
melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jenis Jasa Konsultansi;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan;
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum terdaftar
sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan
pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah
terekam di Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi
pada saat evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Seleksi Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui Aplikasi IPS untuk memperoleh
akses masuk ke dalam Seleksi Umum yang bersangkutan
dengan mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku
Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha; dan
• klasifikasi usaha.
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi diminta untuk menyatakan persetujuan atas Pakta
Integritas yang tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi
melalui e-mail yang telah didaftarkan berupa User Id,
Password, dan link ke Seleksi Umum yang bersangkutan.
Untuk masuk ke menu pendaftaran, Pelaku Usaha non
cxiv
Rekanan Terseleksi mengklik link yang terdapat dalam
pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi yang telah mendaftar
untuk menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In Process,
diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi sebagaimana dimaksud pada angka 3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi Umum yang
bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
8.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan
belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat
mengakses tahapan selanjutnya.
8.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada
Aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
cxv
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah
(diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
8.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Pakta Integritas;
(2) surat pernyataan;
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis.
cxvi
2) File II
dokumen biaya, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya
sampai batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen
Penawaran yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain
tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan
menyatakan Seleksi Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Umum yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
8.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Pakta Integritas;
b) surat pernyataan;
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
cxvii
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui
Aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi,
yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis.
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan
lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai
apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
8.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN
TEKNIS (FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
dan teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
8.7. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II
(BIAYA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak
dapat dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran
file II tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi
Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II
terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
cxviii
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat
penawaran. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada)
dengan berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
8.8. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI BIAYA (FILE II)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi biaya melalui Aplikasi IPS.
8.9. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi
dan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap
calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam
hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan
dapat menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga
yang lebih baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
cxix
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi
IPS merupakan bukti yang sah.
8.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan
sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
8.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Seleksi Umum
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu
2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang.
Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS
dan mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta
Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak
akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan
Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk
menyampaikan keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Seleksi Umum yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi
ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan
gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Seleksi Umum yang bersangkutan untuk menangani
dan memeriksa sanggahan.
cxx
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan)
yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan
dokumen elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani..
8.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi,
dan negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
5) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
6) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
cxxi
9. SELEKSI UMUM SATU FILE
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
9.1. PENGUMUMAN, REGISTRASI, PENDAFTARAN, DAN RESPON
MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengumumkan Seleksi Umum yang bersangkutan
melalui surat kabar dan website Perusahaan.
Pengumuman paling sedikit memuat:
1) nama pekerjaan;
2) jenis Jasa Konsultansi;
3) nilai pekerjaan;
4) lokasi pekerjaan;
5) tata cara keikutsertaan untuk Pelaku Usaha yang belum terdaftar
sebagai Rekanan Terseleksi.
b. Keikutsertaan:
1) Rekanan Terseleksi secara otomatis akan terundang sepanjang
kualifikasi dan klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan
pekerjaan yang akan diadakan.
2) Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah
terekam di Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi
pada saat evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan
mengikuti Seleksi Umum yang bersangkutan.
3) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi:
a) Melakukan registrasi melalui aplikasi IPS untuk memperoleh
akses masuk ke dalam Seleksi Umum yang bersangkutan
dengan mengisi informasi/keterangan mengenai diri Pelaku
Usaha, yaitu:
• nama perusahaan;
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
• alamat tempat kedudukan/domisili perusahaan;
• alamat e-mail perusahaan;
• kualifikasi usaha; dan
• klasifikasi usaha.
b) Setelah melengkapi informasi/keterangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a), Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi diminta untuk menyatakan persetujuan atas Pakta
Integritas yang tampil pada Aplikasi IPS.
c) Setelah melakukan registrasi, Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi akan mendapatkan pemberitahuan/notifikasi
melalui e-mail yang telah didaftarkan berupa User Id,
Password, dan link ke Seleksi Umum yang bersangkutan.
Untuk masuk ke menu pendaftaran, Pelaku Usaha non
cxxii
Rekanan Terseleksi mengklik link yang terdapat dalam
pemberitahuan/notifikasi.
4) Pelaku Usaha non Rekanan Terseleksi yang telah mendaftar untuk
menjadi Rekanan Terseleksi namun berstatus In Process,
diberlakukan ketentuan seperti Pelaku Usaha non Rekanan
Terseleksi sebagaimana dimaksud pada angka 3).
c. Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud pada huruf b melakukan
pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi Umum yang
bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
9.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan
belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat
mengakses tahapan selanjutnya.
9.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada
Aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
cxxiii
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah
(diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
9.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam satu file, yaitu:
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen
kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis.
cxxiv
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya
sampai batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen
Penawaran yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain
tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan
menyatakan Seleksi Umum yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Umum yang bersangkutan dilanjutkan
seperti halnya Penunjukan Langsung.
9.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Apabila seluruh penawaran yang masuk berada di atas HPS, maka
Fungsi Pengadaan dapat mengadakan E-reverse Auction sesuai
ketentuan dalam Pasal 42.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran terhadap
3 (tiga) penawaran terendah, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) surat penawaran;
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
cxxv
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui
Aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi,
yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/ legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan
lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai
apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
4) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi teknis.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
d. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada)
dengan berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
9.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI,
TEKNIS, DAN BIAYA
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
teknis, dan biaya melalui Aplikasi IPS.
9.7. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
cxxvi
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi
dan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap
calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam
hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan
dapat menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga
yang lebih baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi
IPS merupakan bukti yang sah.
9.8. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan
sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Umum yang
bersangkutan melalui Aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
9.9. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Seleksi Umum
yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam jangka waktu
2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman pemenang.
Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui Aplikasi IPS
dan mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup. Peserta
Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang ditetapkan
dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak
akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan tidak menyerahkan
Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan tidak berkewajiban untuk
menyampaikan keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Seleksi Umum yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
cxxvii
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi
ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan
gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Seleksi Umum yang bersangkutan untuk menangani
dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan)
yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan
dokumen elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
9.10. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
5) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
6) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
cxxviii
10. SELEKSI TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS)
10.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
seluruh Rekanan Terseleksi, Aplikasi IPS akan menampilkan secara
otomatis seluruh Rekanan Terseleksi sepanjang kualifikasi dan
klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang
akan diadakan.
Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi Tertentu, Fungsi Pengadaan memilih Rekanan
Terseleksi Tertentu yang akan diundang.
b. Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam di
Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan mengikuti
Seleksi Terbatas yang bersangkutan.
c. Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu yang terundang
melakukan pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi
Terbatas yang bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
10.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan
belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat
mengakses tahapan selanjutnya.
10.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
cxxix
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada
aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah
(diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
10.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
cxxx
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Pakta Integritas;
(2) surat pernyataan;
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis.
2) File II
dokumen biaya, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya
sampai batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen
Penawaran yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain
tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan
menyatakan Seleksi Terbatas yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Terbatas dilanjutkan seperti halnya
Penunjukan Langsung.
10.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
cxxxi
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Pakta Integritas;
b) surat pernyataan;
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui
aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi,
yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis.
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan
lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai
apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
10.6. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi
Dokumen Penawaran file I untuk dilakukan pembuktian kualifikasi.
b. Apabila Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi Dokumen Penawaran file I
adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified, pembuktian terhadap
kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila dipersyaratkan
cxxxii
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan.
c. Hasil pembuktian kualifikasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan masing-masing Peserta
Pemilihan.
10.7. PENGUMUMAN PERINGKAT TEKNIS
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil pemeringkatan teknis melalui
aplikasi IPS.
10.8. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II
(BIAYA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file II peringkat teknis I melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen
Penawaran file II tidak dapat dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan
Dokumen Penawaran file II tersebut kepada Divisi/Bagian yang
membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka,
peringkat teknis I dinyatakan gugur.
b. Apabila peringkat teknis 1 gugur, Fungsi Pengadaan mengunduh
(mendownload) Dokumen Penawaran file II peringkat teknis 2 melalui
Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file II tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file II tersebut tidak dapat dibuka,
peringkat teknis 2 dinyatakan gugur. Demikian seterusnya terhadap
peringkat teknis berikutnya.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II,
meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat
penawaran. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
cxxxiii
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
10.9. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang peringkat teknis 1 yang telah lulus
evaluasi Dokumen Penawaran file II untuk dilakukan verifikasi Dokumen
Penawaran.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, peringkat teknis 1 digugurkan.
b. Apabila peringkat teknis 1 digugurkan, Fungsi Pengadaan mengunduh
(mendownload) dan mengevaluasi Dokumen Penawaran file II
peringkat teknis 2 sesuai ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
angka 9.8. Selanjutnya, Fungsi Pengadaan mengundang peringkat
teknis 2 untuk dilakukan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana
dilakukan terhadap peringkat teknis 1.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, peringkat teknis 2 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi peringkat teknis berikutnya apabila
peringkat teknis 2 digugurkan.
d. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan dapat menegosiasikan
penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Negosiasi
dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil verifikasi dan negosiasi (bila dilakukan) dituangkan dalam berita
acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan peringkat teknis
I/peringkat teknis II/peringkat teknis III. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi
IPS merupakan bukti yang sah.
10.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan
sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan melalui aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1. hasil evaluasi penawaran; dan
2. jangka waktu mengajukan sanggahan.
10.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil tahap
Pemilihan yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam
jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman
pemenang. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui
Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup.
Peserta Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari
cxxxiv
kalender sejak akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan tidak
menyerahkan Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan tidak
berkewajiban untuk menyampaikan keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
tahap Pemilihan yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi
ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan
gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses tahap Pemilihan yang bersangkutan untuk menangani
dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan)
yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan
dokumen elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
10.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi;
3) fotokopi berita acara klarifikasi, verifikasi, dan negosiasi;
4) surat penawaran;
5) fotokopi Surat Jaminan penawaran (bila dipersyaratkan);
6) fotokopi Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pengadaan berikut
perubahannya (bila ada);
7) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
cxxxv
8) dokumen lainnya yang relevan.
Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
11. SELEKSI TERBATAS DUA FILE
(METODE EVALUASI KUALITAS DAN BIAYA)
11.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
seluruh Rekanan Terseleksi, Aplikasi IPS akan menampilkan secara
otomatis seluruh Rekanan Terseleksi sepanjang kualifikasi dan
klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang
akan diadakan.
Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi Tertentu, Fungsi Pengadaan memilih Rekanan
Terseleksi Tertentu yang akan diundang.
b. Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam di
Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan mengikuti
Seleksi Terbatas yang bersangkutan.
c. Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu yang terundang
melakukan pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi
Terbatas yang bersangkutan.
d. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran
11.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan
belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat
mengakses tahapan selanjutnya.
11.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
cxxxvi
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada
aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah
(diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
11.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
cxxxvii
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam dua file, yaitu:
1) File I
a) dokumen administrasi, yaitu:
(1) Pakta Integritas;
(2) surat pernyataan;
(3) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
b) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
c) dokumen kualifikasi, yaitu:
(1) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan
Terseleksi berstatus Verified tidak perlu menyampaikan
dokumen kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
(2) dokumen kualifikasi teknis.
2) File II
dokumen biaya, yaitu surat penawaran.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya
sampai batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen
Penawaran yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain
tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan
menyatakan Seleksi Terbatas yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Terbatas dilanjutkan seperti halnya
Penunjukan Langsung.
cxxxviii
11.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE I
(ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN TEKNIS)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file I melalui aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file I tidak dapat
dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran file I
tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file I
terhadap semua penawaran yang masuk, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) Pakta Integritas;
b) surat pernyataan;
c) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui
aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi,
yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis.
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan
lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai
apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file I, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file I yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
cxxxix
11.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI, DAN
TEKNIS (FILE I)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
dan teknis semua Peserta Pemilihan melalui Aplikasi IPS.
11.7. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN FILE II
(BIAYA)
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
file II Peserta Pemilihan yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran file II tidak
dapat dibuka, Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran
file II tersebut kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi
Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran file I tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran file II
terhadap penawaran yang lulus evaluasi administrasi, kualifikasi, dan
teknis, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi merupakan evaluasi terhadap surat
penawaran. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur.
2) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi administrasi.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran file II, Fungsi Pengadaan
dapat melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran file II yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
c. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada)
dengan berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
11.8. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI BIAYA (FILE II)
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi biaya melalui aplikasi IPS.
11.9. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
cxl
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi
dan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap
calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam
hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan
dapat menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga
yang lebih baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi
IPS merupakan bukti yang sah.
11.10. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan
sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan melalui aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
11.11. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Seleksi
Terbatas yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam
jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman
pemenang. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui
Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup.
Peserta Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari
kalender sejak akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan tidak
menyerahkan Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan tidak
berkewajiban untuk menyampaikan keputusan/jawaban sanggah.
cxli
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Seleksi Terbatas yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi
ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan
gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Seleksi Terbatas yang bersangkutan untuk menangani
dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan)
yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan
dokumen elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani..
11.12. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, klarifikasi, verifikasi,
dan negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
5) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
6) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
cxlii
12. SELEKSI TERBATAS SATU FILE
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
12.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
seluruh Rekanan Terseleksi, Aplikasi IPS akan menampilkan secara
otomatis seluruh Rekanan Terseleksi sepanjang kualifikasi dan
klasifikasi usaha yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang
akan diadakan.
Untuk Seleksi Terbatas dengan menawarkan paket pekerjaan kepada
Rekanan Terseleksi Tertentu, Fungsi Pengadaan memilih Rekanan
Terseleksi Tertentu yang akan diundang.
b. Apabila terdapat dokumen kualifikasi dari Rekanan Terseleksi yang
kedaluwarsa (expired), maka Rekanan Terseleksi tersebut harus
memperbarui (mengupdate) data perusahaannya yang telah terekam di
Aplikasi IPS. Data yang diperbarui (diupdate) diverifikasi pada saat
evaluasi kualifikasi.
Rekanan Terseleksi berstatus Suspend tidak diperkenankan mengikuti
Seleksi Terbatas yang bersangkutan.
c. Rekanan Terseleksi/Rekanan Terseleksi Tertentu yang terundang
melakukan pendaftaran melalui Aplikasi IPS untuk mengikuti Seleksi
Terbatas yang bersangkutan.
a. Setelah mendaftar dan terekam sebagai Peserta Pemilihan, maka yang
bersangkutan diwajibkan untuk menyatakan respon minat/tidak minat
sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran.
12.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan dapat mengunduh (mendownload) Dokumen
Pengadaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir
penyampaian Dokumen Penawaran.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan oleh
Peserta Pemilihan meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan
belum menyatakan respon minat.
c. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan telah menyatakan
respon tidak minat, Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak dapat
mengakses tahapan selanjutnya.
12.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan pada saat pemberian
penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
b. Peserta Pemilihan, baik yang telah menyatakan respon minat maupun
yang belum menyatakan respon minat, dan setiap personil Fungsi
cxliii
Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan, diharuskan
merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang ada pada
aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan, dan memberikan jawaban atas hal-hal yang kurang
jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan dalam
rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung oleh masing-masing
Peserta Pemilihan. Hasil pelaksanaan penjelasan lapangan dituangkan
dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan
Peserta Pemilihan yang hadir. Berita acara tersebut diunggah
(diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan tidak ada satupun Peserta
Pemilihan yang hadir atau Peserta Pemilihan tidak bersedia
menandatangani berita acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi
Pengadaan yang hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan.
12.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan mencetak (print out) surat penawaran yang telah diisi
untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat yang berwenang serta
membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat penawaran
membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan mengunggah (mengupload) Dokumen Penawaran
dalam satu file, yaitu:
cxliv
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis;
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen
kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan
disarankan meninjau (mempreview) Dokumen Penawaran guna
memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan dapat menyampaikan ulang Dokumen Penawaran
untuk mengganti atau menimpa Dokumen Penawaran sebelumnya
sampai batas akhir penyampaian Dokumen Penawaran. Dokumen
Penawaran yang diakui adalah Dokumen Penawaran yang diunggah
(diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan berbentuk konsorsium/kerja sama
operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain, penyampaian Dokumen
Penawaran dilakukan oleh Pelaku Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium/kerja sama operasi/kemitraan/bentuk kerjasama lain
tersebut.
e. Fungsi Pengadaan berhak memperpanjang batas akhir penyampaian
Dokumen Penawaran selama 2 x 24 jam apabila sampai dengan batas
akhir penyampaian Dokumen Penawaran tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyampaikan Dokumen Penawaran.
f. Apabila tidak ada Peserta Pemilihan yang menyampaikan Dokumen
Penawaran setelah waktu perpanjangan, Fungsi Pengadaan
menyatakan Seleksi Terbatas yang bersangkutan gagal.
g. Apabila hanya ada 1 (satu) Peserta Pemilihan yang menyampaikan
Dokumen Penawaran, Seleksi Terbatas dilanjutkan seperti halnya
Penunjukan Langsung.
12.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui Aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
cxlv
Pemilihan yang bersangkutan dinyatakan gugur.
b. Apabila seluruh penawaran yang masuk berada di atas HPS, maka
Fungsi Pengadaan dapat mengadakan E-reverse Auction sesuai
ketentuan dalam Pasal 42.
c. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran terhadap
3 (tiga) penawaran terendah, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur, yaitu terhadap:
a) surat penawaran;
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) Evaluasi Kualifikasi
Evaluasi kualifikasi dilakukan terhadap penawaran yang lulus
evaluasi administrasi dengan menggunakan sistem gugur melalui
aplikasi IPS. Evaluasi kualifikasi merupakan evaluasi pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan kualifikasi,
yaitu:
a) evaluasi kualifikasi administrasi/legalitas (tidak dilakukan
kepada Rekanan Terseleksi berstatus Verified, kecuali dalam
Dokumen Pengadaan dipersyaratkan persyaratan
administrasi/ legalitas selain persyaratan kualifikasi
administrasi/legalitas yang diatur dalam Lampiran V);
b) evaluasi kualifikasi teknis;
3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan
lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan untuk menilai
apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan teknis yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
4) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan terhadap penawaran yang
lulus evaluasi teknis.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
d. Fungsi Pengadaan menetapkan calon pemenang, calon pemenang
cadangan 1 (bila ada), dan calon pemenang cadangan 2 (bila ada)
dengan berpedoman pada ketentuan sebagaimana Lampiran VIII.
cxlvi
12.6. PENGUMUMAN HASIL EVALUASI ADMINISTRASI, KUALIFIKASI,
TEKNIS, DAN BIAYA
Fungsi Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi, kualifikasi,
teknis, dan biaya melalui Aplikasi IPS.
12.7. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI, VERIFIKASI, DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang calon pemenang untuk dilakukan
pembuktian kualifikasi dan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified,
pembuktian terhadap kualifikasi administrasi/legalitas dilakukan apabila
dipersyaratkan persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas selain
persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur dalam
Lampiran V.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang digugurkan.
b. Apabila calon pemenang digugurkan, Fungsi Pengadaan mengundang
calon pemenang cadangan 1 untuk dilakukan pembuktian kualifikasi
dan verifikasi Dokumen Penawaran sebagaimana dilakukan terhadap
calon pemenang.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
c. Hal yang sama berlaku juga bagi calon pemenang cadangan 2 dalam
hal calon pemenang cadangan 1 digugurkan.
d. Pada saat pembuktian kualifikasi dan verifikasi, Fungsi Pengadaan
dapat menegosiasikan penawaran harga untuk mendapatkan harga
yang lebih baik. Negosiasi dapat dilakukan secara elektronik.
e. Hasil pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan negosiasi (bila dilakukan)
dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan dan calon pemenang/calon pemenang cadangan 1/calon
pemenang cadangan 2 yang bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan
secara elektronik, maka hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi
IPS merupakan bukti yang sah.
12.8. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG
a. Fungsi Pengadaan menetapkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan. Apabila penetapan pemenang memerlukan persetujuan
Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP melalui aplikasi IPS untuk mendapatkan persetujuan
sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan mengumumkan pemenang Seleksi Terbatas yang
bersangkutan melalui aplikasi IPS. Pengumuman juga memuat:
1) hasil evaluasi penawaran; dan
2) jangka waktu mengajukan sanggahan.
12.9. MASA SANGGAH
a. Peserta Pemilihan yang merasa dirugikan terhadap hasil Seleksi
Terbatas yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan dalam
cxlvii
jangka waktu 2 (dua) hari kalender sejak tanggal pengumuman
pemenang. Sanggahan ditujukan kepada Fungsi Pengadaan melalui
Aplikasi IPS dan mengunggah (mengupload) bukti awal yang cukup.
Peserta Pemilihan menyerahkan Jaminan sanggah sebesar yang
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan paling lambat 5 (lima) hari
kalender sejak akhir masa sanggah. Apabila Peserta Pemilihan tidak
menyerahkan Jaminan sanggah, maka Fungsi Pengadaan tidak
berkewajiban untuk menyampaikan keputusan/jawaban sanggah.
b. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian antara pelaksanaan
Seleksi Terbatas yang bersangkutan dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
c. Fungsi Pengadaan wajib telah menyampaikan keputusan/jawaban atas
sanggahan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah akhir masa
sanggah. Keputusan/jawaban tersebut bersifat final dan mengikat.
d. Jaminan sanggah dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahan terbukti benar secara hukum dan menjadi milik Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
e. Apabila sanggahan terbukti karena kesalahan atau kelalaian Fungsi
Pengadaan, diambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Perusahaan dan terhadap Dokumen Penawaran dilakukan evaluasi
ulang.
f. Apabila ada Peserta Pemilihan terbukti terlibat dalam kesalahan atau
kelalaian yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan sebagaimana
dimaksud pada huruf e, Peserta Pemilihan yang terlibat dinyatakan
gugur.
g. Fungsi Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung
dengan proses Seleksi Terbatas yang bersangkutan untuk menangani
dan memeriksa sanggahan.
h. Fungsi Pengadaan mengunggah (mengupload) hasil penanganan dan
pemeriksaan sanggahan ke dalam Aplikasi IPS.
i. Hasil sanggahan (baik ada sanggahan maupun tidak ada sanggahan)
yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil
pelaksanaan masa sanggah. Berita acara tersebut merupakan
dokumen elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
12.10. PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Apabila masa sanggah terlampaui dan tidak ada Peserta Pemilihan
yang menyanggah, Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada
pemenang dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna melalui Aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara pembuktian kualifikasi, verifikasi, dan
negosiasi;
3) surat penawaran;
4) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
cxlviii
5) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
6) dokumen lainnya yang relevan.
b. Apabila ada sanggahan, penyampaian SPPBJ dilakukan setelah
sanggahan diselesaikan.
13. PENUNJUKAN LANGSUNG
(METODE EVALUASI BIAYA TERENDAH)
18.1. UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN RESPON MINAT/TIDAK MINAT
a. Fungsi Pengadaan mengundang salah satu Rekanan Terseleksi
berstatus Verified sepanjang kualifikasi dan klasifikasi usaha Rekanan
Terseleksi yang bersangkutan sesuai dengan pekerjaan yang akan
diadakan melalui aplikasi IPS.
b. Rekanan Terseleksi yang diundang melakukan pendaftaran pada
Penunjukan Langsung yang bersangkutan melalui aplikasi IPS.
Pendaftaran dilakukan sampai dengan sebelum pelaksanaan
pemberian penjelasan. Apabila tidak mendaftar dalam waktu tersebut,
Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung yang
bersangkutan gagal.
c. Setelah Rekanan Terseleksi yang bersangkutan mendaftar dan terekam
sebagai Peserta Pemilihan, maka yang bersangkutan diwajibkan untuk
menyatakan respon minat/tidak minat sampai dengan 1 (satu) hari kerja
sebelum penyampaian Dokumen Penawaran.
d. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan menyatakan respon
tidak minat meskipun batas waktu pernyataan respon minat/tidak minat
sebagaimana dimaksud pada huruf c belum terlampaui atau tidak
menyatakan respon minat/tidak minat sampai dengan batas waktu
sebagaimana dimaksud pada huruf c, Fungsi Pengadaan menyatakan
Penunjukan Langsung yang bersangkutan gagal.
18.2. PENGUNDUHAN DOKUMEN PENGADAAN
a. Peserta Pemilihan yang bersangkutan dapat mengunduh
(mendownload) Dokumen Pengadaan dalam batas waktu pernyataan
respon minat/tidak minat.
b. Pengunduhan (download) Dokumen Pengadaan dapat dilakukan
meskipun Peserta Pemilihan yang bersangkutan belum menyatakan
respon minat.
18.3. PEMBERIAN PENJELASAN
a. Fungsi Pengadaan memberikan penjelasan melalui Aplikasi IPS.
Ketidak-ikutsertaan Peserta Pemilihan yang bersangkutan pada saat
pemberian penjelasan, tidak dapat dijadikan alasan untuk
menolak/menggugurkan penawaran.
b. Peserta Pemilihan yang bersangkutan, baik telah menyatakan respon
minat maupun belum menyatakan respon minat, dan setiap personil
Fungsi Pengadaan yang ingin ikut dalam pemberian penjelasan,
cxlix
diharuskan merespon keikutsertaannya melalui fasilitas respon yang
ada pada Aplikasi IPS.
c. Dalam pelaksanaan pemberian penjelasan, Fungsi Pengadaan
menjelaskan isi Dokumen Pengadaan, menampung pertanyaan dari
Peserta Pemilihan yang bersangkutan, dan memberikan jawaban atas
hal-hal yang kurang jelas yang terdapat dalam Dokumen Pengadaan.
d. Hasil pelaksanaan pemberian penjelasan secara elektronik yang
terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan. Berita acara tersebut merupakan dokumen
elektronik yang sah meskipun tidak ditandatangani.
e. Apabila dipandang perlu, Fungsi Pengadaan dapat memberikan
penjelasan lapangan. Biaya yang diperlukan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan dalam rangka mengikuti penjelasan lapangan ditanggung
oleh Peserta Pemilihan yang bersangkutan. Hasil pelaksanaan
penjelasan lapangan dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan. Berita acara tersebut diunggah (diupload) ke dalam
Aplikasi IPS agar dapat diakses Peserta Pemilihan yang bersangkutan.
f. Apabila pada saat penjelasan lapangan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan tidak hadir atau tidak bersedia menandatangani berita
acara, berita acara cukup ditandatangani Fungsi Pengadaan yang
hadir.
g. Dalam hal diperlukan dan/atau berdasarkan hasil pelaksanaan
pemberian penjelasan terdapat hal baru atau perubahan penting yang
belum terekam/tercantum dalam berita acara sebagaimana dimaksud
pada huruf d dan huruf e, Fungsi Pengadaan wajib menuangkan
perubahan tersebut ke dalam perubahan Dokumen Pengadaan.
h. Jika perubahan sebagaimana dimaksud pada huruf g mengubah KAK,
perubahan tersebut harus berdasarkan usulan atau persetujuan dari
Fungsi Teknis.
i. Perubahan Dokumen Pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf g
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS paling lambat 1 (satu) hari
kerja sebelum penyampaian Dokumen Penawaran agar dapat diakses
Peserta Pemilihan yang bersangkutan.
18.4. PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Peserta Pemilihan mengisi surat penawaran sesuai formulir elektronik
yang terdapat pada Aplikasi IPS.
Peserta Pemilihan yang bersangkutan mencetak (print out) surat
penawaran yang telah diisi untuk ditandatangani oleh pengurus/pejabat
yang berwenang serta membubuhkan stempel perusahaan. Pada surat
penawaran membubuhkan meterai dan tanggal meterai.
b. Peserta Pemilihan yang bersangkutan mengunggah (mengupload)
Dokumen Penawaran dalam satu file, yaitu:
1) dokumen administrasi, yaitu:
a) surat penawaran;
cl
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
2) dokumen teknis beserta dokumen pendukung teknis; dan
3) dokumen kualifikasi, yaitu:
a) dokumen kualifikasi administrasi/legalitas (Rekanan Terseleksi
berstatus Verified tidak perlu menyampaikan dokumen
kualifikasi administrasi/ legalitas, kecuali dalam Dokumen
Pengadaan dipersyaratkan persyaratan administrasi/legalitas
selain persyaratan kualifikasi administrasi/legalitas yang diatur
dalam Lampiran V);
b) dokumen kualifikasi teknis.
Sebelum mengirimkan Dokumen Penawaran, Peserta Pemilihan yang
bersangkutan disarankan meninjau (mempreview) Dokumen
Penawaran guna memastikan Dokumen Penawaran telah sesuai.
c. Peserta Pemilihan yang bersangkutan dapat menyampaikan ulang
Dokumen Penawaran untuk mengganti atau menimpa Dokumen
Penawaran sebelumnya sampai batas akhir penyampaian Dokumen
Penawaran. Dokumen Penawaran yang diakui adalah Dokumen
Penawaran yang diunggah (diupload) terakhir.
d. Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak menyampaikan
Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan
Langsung yang bersangkutan gagal.
18.5. PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN
a. Fungsi Pengadaan mengunduh (mendownload) Dokumen Penawaran
melalui aplikasi IPS. Apabila Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka,
Fungsi Pengadaan menyampaikan Dokumen Penawaran tersebut
kepada Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi.
Divisi/Bagian yang membidangi Teknologi Informasi menyampaikan
kepada Fungsi Pengadaan mengenai hasil pemeriksaan.
Apabila Dokumen Penawaran tersebut tidak dapat dibuka, Peserta
Pemilihan dinyatakan gugur dan Penunjukan Langsung yang
bersangkutan dinyatakan gagal.
b. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Dokumen Penawaran, meliputi:
1) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi dilakukan terhadap:
a) surat penawaran;
b) Pakta Integritas;
c) surat pernyataan;
d) dokumen administrasi lainnya yang dipersyaratkan dalam
Dokumen Pengadaan (bila dipersyaratkan).
Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak lulus evaluasi
administrasi, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan
Langsung yang bersangkutan gagal.
2) Evaluasi Teknis
cli
Evaluasi teknis dilakukan apabila Peserta Pemilihan yang
bersangkutan lulus evaluasi kualifikasi. Evaluasi teknis bertujuan
untuk menilai apakah penawaran teknis memenuhi persyaratan
teknis yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
Apabila Peserta Pemilihan yang bersangkutan tidak lulus evaluasi
teknis, Fungsi Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung
yang bersangkutan gagal.
3) Evaluasi Biaya Penawaran
Evaluasi biaya penawaran dilakukan apabila Peserta Pemilihan
yang bersangkutan lulus evaluasi teknis.
Pada saat evaluasi Dokumen Penawaran, Fungsi Pengadaan dapat
melakukan klarifikasi kepada Peserta Pemilihan atas Dokumen
Penawaran yang disampaikan.
Hasil evaluasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan berita acara
hasil evaluasi. Berita acara tersebut merupakan dokumen elektronik
yang sah meskipun tidak ditandatangani.
Lampiran berita acara evaluasi (bila ada) yang telah ditandatangani,
diunggah (diupload) ke dalam Aplikasi IPS.
18.6. VERIFIKASI DAN NEGOSIASI
a. Fungsi Pengadaan mengundang Peserta Pemilihan yang bersangkutan
untuk dilakukan verifikasi Dokumen Penawaran.
Apabila ditemukan pemalsuan atau pemberian keterangan/informasi
palsu, Peserta Pemilihan yang bersangkutan digugurkan dan Fungsi
Pengadaan menyatakan Penunjukan Langsung yang bersangkutan
gagal.
b. Pada saat verifikasi, Fungsi Pengadaan wajib menegosiasikan
penawaran harga untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Negosiasi
dapat dilakukan secara elektronik.
c. Hasil verifikasi dan negosiasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan dan Peserta Pemilihan yang
bersangkutan. Apabila negosiasi dilakukan secara elektronik, maka
hasil negosiasi yang terekam dalam Aplikasi IPS merupakan bukti yang
sah.
18.7. PENETAPAN PEMENANG DAN PENUNJUKAN PENYEDIA
a. Fungsi Pengadaan menetapkan Peserta Pemilihan yang bersangkutan
sebagai pemenang. Apabila penetapan pemenang memerlukan
persetujuan Direktur/SEVP, Fungsi Pengadaan mengusulkan kepada
Direktur/SEVP untuk mendapatkan persetujuan sebelum ditetapkan.
b. Fungsi Pengadaan menyampaikan SPPBJ kepada Peserta Pemilihan
yang bersangkutan dengan tembusan kepada Fungsi Teknis dan
Fungsi Pengguna melalui aplikasi IPS.
Penyampaian tembusan SPPBJ kepada Fungsi Teknis dan Fungsi
Pengguna disertai dengan:
1) fotokopi surat penetapan pemenang;
2) fotokopi berita acara verifikasi dan negosiasi;
clii
3) surat penawaran;
4) fotokopi Dokumen Pengadaan dan perubahannya (bila ada);
5) fotokopi berita acara pemberian penjelasan elektronik dan berita
acara pemberian penjelasan lapangan (bila dilakukan);
6) dokumen lainnya yang relevan.
cliii
LAMPIRAN VIII
EVALUASI PENAWARAN
1. METODE SISTEM NILAI
a. Evaluasi penawaran dilakukan dengan memberikan bobot penilaian terhadap teknis
dan harga. Besaran bobot harga antara 30% (tiga puluh persen) sampai dengan 40%
(empat puluh persen), sedangkan besaran bobot teknis antara 60% (enam puluh
persen) sampai dengan 70% (tujuh puluh persen).
b. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
c. Penilaian teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-masing unsur
penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total keseluruhan unsur
memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan dalam kriteria
evaluasi yang menjadi bagian dari Dokumen Pengadaan. Unsur/sub unsur yang
dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.
d. Penilaian penawaran harga dengan cara memberikan nilai tertinggi kepada penawar
terendah. Nilai penawaran Peserta Pemilihan yang lain dihitung dengan
menggunakan perbandingan harga penawarannya dengan harga penawaran
terendah.
e. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki nilai kombinasi tertinggi,
dan calon pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki nilai
kombinasi peringkat dibawahnya.
Tabel 1
Contoh Hasil Penilaian Metode Sistem Nilai
No. Peserta
Pemiliha
n
Bobot Teknis
(70%)
Bobot Harga (30%) Nilai
Kombina
si
Peringk
at
Nilai
Evalua
si
Teknis
Nilai
Teknis
Nilai
Evaluasi
Penawaran
Harga
Nilai
Harga
1. PT A 80 56,00 96 28,80 84,80 2
2. PT B 75 52,50 97 29,10 81,60 3
3. PT C 85 59,50 100 30,00 89,50 1
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT A, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT B
2. METODE TOTAL COST OF OWNERSHIP
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Evaluasi harga dilakukan dengan memperhitungkan total biaya perolehan (total cost
of ownership) selama jangka waktu operasi/umur ekonomis yang dikonversikan ke
cliv
dalam harga sekarang (present value).
c. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki nilai biaya selama umur
ekonomis yang terendah, dan calon pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan
yang memiliki peringkat dibawahnya.
Tabel 2
Contoh Hasil Penilaian Metode Total Cost of Ownership
No. Komposisi
Biaya
PT A PT B PT C PT D
1. Penawaran
Harga
180.000.000 175.000.000 178.500.000 185.000.000
2. Biaya
Operasional
32.500.000 34.560.000 33.520.000 31.750.000
3. Biaya
Pemeliharaan
18.740.000 17.865.000 17.985.000 17.911.500
4. Nilai Sisa (90.000.000) (87.500.000) (87.900.000) (92.500.000)
Biaya Selama Umur
Ekonomis
141.240.000 139.925.000 139.405.000 142.161.500
Peringkat 3 2 1 4
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT B, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT A.
3. METODE DISCOUNT FACTOR
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Evaluasi teknis menggunakan sistem gugur (pass and fail) atau sistem gugur dengan
ambang batas.
c. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki persentase discount
terbesar. Dalam hal terdapat besaran persentase discount yang sama, calon
pemenang ditentukan berdasarkan nilai nominal discount terbesar. Calon
pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki peringkat dibawahnya.
Tabel 3
Contoh 1 Hasil Penilaian Metode Discount Factor (Merek dan Harga Sama)
No. Peserta Pemilihan Discount Peringkat
1. PT A 15% 1
2. PT B 10% 3
3. PT C 8% 4
4. PT D 14% 2
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT A, calon pemenang cadangan 1 adalah PT D, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT B.
clv
Tabel 4
Contoh 2 Hasil Penilaian Metode Discount Factor (Merek dan Harga Berbeda)
No. Produk Price List/
Published
Price
Discount Nilai Nominal
Discount
Peringkat
1. E 1.000.000 15% 150.000 2
2. F 2.000.000 10% 200.000 3
3. G 1.500.000 8% 120.000 5
4. H 2.500.000 15% 375.000 1
5. I 1.800.000 12% 216.000 4
Keterangan:
Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang menawarkan produk H, calon
pemenang cadangan 1 adalah Peserta Pemilihan yang menawarkan produk E, calon
pemenang cadangan 2 adalah Peserta Pemilihan yang menawarkan produk F
4. METODE HARGA TERENDAH
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Evaluasi teknis menggunakan sistem gugur (pass and fail) atau sistem gugur dengan
ambang batas.
c. Fungsi Pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan
penawaran harga terendah.
d. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki penawaran harga terendah.
Calon pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki peringkat
dibawahnya.
Tabel 5
Contoh Hasil Penilaian Metode Harga Terendah
No. Peserta Pemilihan Penawaran Harga Peringkat
1. PT A Rp200.000.000 3
2. PT B Rp199.000.000 2
3. PT C Rp198.000.000 1
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT B, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT A.
5. METODE KUALITAS DAN BIAYA
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Evaluasi kualitas dan biaya menggunakan pembobotan kualitas penawaran teknis
dan biaya dengan ketentuan:
1) bobot kualitas penawaran teknis antara 0,60 sampai 0,80; dan
2) bobot penawaran biaya antara 0,20 sampai 0,40.
c. Evaluasi kualitas teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-
masing unsur penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total
keseluruhan unsur memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan
dalam kriteria evaluasi yang menjadi bagian dari Dokumen Pengadaan. Unsur/sub
clvi
unsur yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.
d. Penilaian penawaran biaya dengan cara memberikan nilai tertinggi kepada penawar
terendah terkecil. Nilai penawaran Peserta Pemilihan yang lain dihitung dengan
menggunakan perbandingan biaya penawarannya dengan biaya penawaran
terendah.
e. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki nilai kombinasi terbaik
(tertinggi). Calon pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki
peringkat dibawahnya.
Tabel 6
Contoh Hasil Penilaian Kualitas dan Biaya
No. Peserta
Pemilihan
Bobot Teknis
(80%)
Bobot Biaya (20%) Nilai
Kombinasi
Peringkat
Nilai
Evaluasi
Teknis
Nilai
Teknis
Nilai
Evaluasi
Penawaran
Biaya
Nilai
Biaya
Nilai
Kombinasi
1. PT A 75 60 80 16 76 3
2. PT B 85 68 90 18 86 1
3. PT C 80 64 100 20 84 2
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT B, calon pemenang cadangan 1 adalah PT C, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT A.
6. METODE KUALITAS
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki kualitas penawaran teknis
terbaik, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya. Calon
pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki peringkat dibawahnya.
Tabel 7
Contoh 1 Hasil Penilaian Kualitas
No. Peserta
Pemilihan
Nilai Teknis* Penawaran Biaya
(Fixed Cost)
Peringkat
1. PT A 98 Rp550.000.000 2
2. PT B 95 Rp400.000.000 3
3. PT C 99 Rp800.000.000 1
Catatan: *Nilai ambang batas lulus teknis 70.
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT A, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT B.
clvii
Tabel 8
Contoh 2 Hasil Penilaian Kualitas
No. Peserta
Pemilihan
Nilai Teknis* Penawaran Biaya
(% Fee)
Peringkat
1. PT A 98 1,5% 2
2. PT B 95 1% 3
3. PT C 99 2% 1
Catatan: *Nilai ambang batas lulus teknis 70.
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT A, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT B.
7. METODE BIAYA TERENDAH
a. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail).
b. Evaluasi kualitas teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-
masing unsur penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total
keseluruhan unsur memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan
dalam kriteria evaluasi yang menjadi bagian dari Dokumen Pengadaan. Unsur/sub
unsur yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.
c. Calon pemenang adalah Peserta Pemilihan yang memiliki penawaran biaya terendah
diantara penawaran yang lulus ambang batas nilai teknis (passing grade). Calon
pemenang cadangan adalah Peserta Pemilihan yang memiliki peringkat dibawahnya.
Tabel 9
Contoh 1 Hasil Penilaian Biaya Terendah
No. Peserta
Pemilihan
Nilai Teknis* Penawaran Biaya
(Fixed Cost)
Peringkat
1. PT A 80 Rp515.000.000 2
2. PT B 75 Rp550.000.000 3
3. PT C 78 Rp500.000.000 1
*Catatan: Nilai ambang batas lulus teknis 70.
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT C, calon pemenang cadangan 1 adalah PT A, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT B.
Tabel 10
Contoh 2 Hasil Penilaian Biaya Terendah
No. Peserta
Pemilihan
Nilai Teknis* Penawaran Biaya
(% Fee)
Peringkat
1. PT A 80 12% 3
2. PT B 75 10% 1
3. PT C 78 11% 2
*Catatan: Nilai ambang batas lulus teknis 70
Keterangan:
Calon pemenang adalah PT B, calon pemenang cadangan 1 adalah PT C, calon
pemenang cadangan 2 adalah PT A.
LAMPIRAN IX
PENJELASAN JENIS KONTRAK, PENYUSUNAN KONTRAK, ADENDUM KONTRAK, DAN
PEMBATALAN/PENGAKHIRAN KONTRAK MELALUI APLIKASI IPS
1. JENIS KONTRAK
a. Jenis Kontrak Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
1) Kontrak Lumsum
Kontrak Lumsum digunakan dalam hal ruang lingkup, waktu pelaksanaan, dan
produk/keluaran dapat didefinisikan dengan jelas. Kontrak Lumsum digunakan
misalnya pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi sederhana, pekerjaan Konstruksi
terintegrasi, pengadaan peralatan kantor, pengadaan benih, pengadaan jasa boga,
sewa gedung, pembuatan video grafis.
Pembayaran dalam Kontrak Lumsum dengan harga pasti dan tetap, senilai dengan
harga yang dicantumkan dalam Kontrak. Pembayaran dapat dilakukan sekaligus
atau termin.
2) Kontrak Harga Satuan
Kontrak Harga Satuan digunakan dalam hal ruang lingkup, kuantitas/volume tidak
dapat ditetapkan secara tepat yang disebabkan oleh sifat/karakteristik, kesulitan,
dan risiko pekerjaan. Dalam Kontrak Harga Satuan, pembayaran dilakukan
berdasarkan harga satuan yang tetap untuk masing-masing volume pekerjaan dan
total pembayaran (final price) tergantung kepada total kuantitas/volume dari hasil
pekerjaan.
Pembayaran dilakukan berdasarkan pengukuran hasil pekerjaan yang dituangkan
dalam sertifikat hasil pengukuran (contoh monthly certificate). Kontrak Harga Satuan
digunakan misalnya untuk kegiatan pembangunan gedung atau infrastruktur,
pengadaan jasa boga pasien di rumah sakit.
3) Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan
Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan digunakan dalam hal terdapat
bagian pekerjaan yang dapat dikontrakkan menggunakan Kontrak Lumsum dan
terdapat bagian pekerjaan yang dikontrakkan menggunakan Kontrak Harga Satuan.
Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan digunakan misalnya untuk
Pekerjaan Konstruksi yang terdiri dari pekerjaan pondasi tiang pancang dan
bangunan atas.
4) Kontrak Terima Jadi (Turnkey)
Kontrak Terima Jadi (Turnkey) digunakan untuk kontrak pengadaan Pekerjaan
Konstruksi atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan
ketentuan sebagai berikut:
a) jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh pekerjaan selesai
dilaksanakan; dan
b) pembayaran dapat dilakukan berdasarkan termin sesuai kesepakatan dalam
Kontrak.
Penyelesaian pekerjaan sampai dengan siap dioperasionalkan/difungsikan sesuai
kinerja yang telah ditetapkan. Kontrak Terima Jadi (Turnkey) biasa digunakan dalam
Pekerjaan Konstruksi terintegrasi, misalnya Engineering Procurement Construction
(EPC) pembangunan pembangkit tenaga listrik, pabrik, dan lain-lain.
5) Kontrak Payung
Kontrak Payung digunakan dalam hal pekerjaan yang akan dilaksanakan secara
berulang dengan spesifikasi yang pasti namun volume dan waktu pesanan belum
dapat ditentukan. Kontrak Payung digunakan misalnya pengadaan obat tertentu
pada rumah sakit, jasa boga, jasa layanan perjalanan (travel agent), atau
pengadaan material.
b. Jenis Kontrak Pengadaan Konsultansi Konstruksi/Jasa Konsultansi
1) Lumsum
Kontrak Lumsum digunakan dalam hal ruang lingkup, waktu pelaksanaan
pekerjaan, dan produk/keluaran dapat didefinisikan dengan jelas. Kontrak Lumsum
digunakan misalnya konsultan manajemen, studi kelayakan, desain,
penelitian/studi, kajian/telaahan, pedoman/petunjuk, evaluasi, produk hukum,
sertifikasi, studi pendahuluan, penilaian/appraisal. Pekerjaan pra studi kelayakan,
pekerjaan studi kelayakan termasuk konsep desain, pekerjaan Detail Engineering
Design (DED), manajemen proyek, layanan pengujian dan analisis teknis seperti
investigasi kondisi struktur, investigasi kehancuran struktur, investigasi kegagalan
struktur, testing struktur/bagian struktur, ahli litigasi/arbitrase layanan penyelesaian
sengketa.
Dalam Kontrak Lumsum, pembayaran dengan jumlah harga pasti dan tetap, senilai
dengan harga yang dicantumkan dalam Kontrak tanpa memperhatikan rincian
biaya. Pembayaran berdasarkan produk/keluaran seperti laporan kajian, gambar
desain, atau berdasarkan hasil/tahapan pekerjaan yang dilaksanakan.
2) Kontrak Fee
Kontrak Fee digunakan untuk suatu transaksi atau penyelesaian suatu
permasalahan dimana keberhasilan/kesuksesan transaksi atau menyelesaikan
suatu permasalahan merupakan kunci pembayaran. Kontrak Fee digunakan
misalnya pendampingan penjualan aset, penyelesaian permasalahan/sengketa
hukum. Pembayaran dilakukan apabila transaksi atau permasalahan telah
diselesaikan atau mencapai target yang ditetapkan.
3) Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee
Kontrak Gabungan Lumsum dan Fee digunakan dalam hal terdapat bagian
pekerjaan yang dapat dikontrakkan menggunakan Kontrak Lumsum dan terdapat
bagian pekerjaan yang dikontrakkan menggunakan Kontrak Fee. Kontrak
Gabungan Lumsum dan Fee digunakan misalnya untuk penyelesaian
permasalahan hukum di pengadilan yang terdiri dari pekerjaan persidangan dengan
menggunakan lumsum yang terdiri atas biaya personel (professional cost) dan biaya
non personel (operating cost) dan keberhasilan memenangkan perkara hukum
menggunakan fee berupa success fee.
4) Kontrak Waktu Penugasan
Kontrak Waktu Penugasan digunakan untuk pekerjaan yang ruang lingkupnya
belum bisa didefinisikan dengan rinci dan/atau waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan belum bisa dipastikan. Kontrak Waktu Penugasan dapat
digunakan apabila:
a) ruang lingkup dan waktu pelaksanaan pekerjaan belum dapat ditetapkan;
b) ruang lingkup belum dapat didefinisikan dengan jelas dan mungkin berubah
secara substansial;
c) nilai akhir Kontrak tergantung dengan lama waktu penugasan;
d) pekerjaan yang ruang lingkupnya kecil dan/atau jangka waktunya pendek
dimana kompensasi cenderung berbasis harga per jam, per hari, per minggu,
atau per bulan; atau
e) pekerjaan yang tidak umum/spesialis yang membutuhkan keahlian khusus.
Dalam Kontrak Waktu Penugasan, pembayaran terdiri atas biaya personel dan
biaya non personel. Biaya personel dibayarkan berdasarkan remunerasi yang pasti
dan tetap sesuai yang tercantum dalam Kontrak untuk setiap satuan waktu
penugasan. Biaya non personel dapat dibayarkan secara lumsum, harga satuan,
dan/atau penggantian biaya sesuai dengan yang dikeluarkan (at cost). Nilai akhir
Kontrak yang akan dibayarkan tergantung lama/durasi waktu penugasan.
Pembayaran dapat dilakukan berdasarkan periode waktu yang ditetapkan dalam
Kontrak. Kontrak Waktu Penugasan digunakan misalnya untuk pra studi kelayakan,
pekerjaan studi kelayakan termasuk konsep desain, pekerjaan Detail Engineering
Design (DED), manajemen kontrak, manajemen proyek, layanan pengujian dan
analisis teknis seperti investigasi kondisi struktur, investigasi kehancuran struktur,
investigasi kegagalan struktur, testing struktur/bagian struktur, ahli litigasi/arbitrase
layanan penyelesaian sengketa khususnya untuk proyek bernilai besar,
pengawasan, penasihat, pendampingan, pengembangan sistem/aplikasi yang
kompleks, monitoring, atau survei/pemetaan yang membutuhkan telaahan
mendalam.
5) Kontrak Payung
Kontrak Payung digunakan untuk mengikat Penyedia Konsultansi
Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi dalam periode waktu tertentu untuk
menyediakan jasa, dimana waktunya belum dapat ditentukan. Penyedia Konsultansi
Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi yang diikat dengan Kontrak Payung adalah
Penyedia Konsultansi Konstruksi/Penyedia Jasa Konsultansi yang telah
memenuhi/lulus persyaratan yang ditetapkan. Kontrak Payung digunakan misalnya
untuk pengadaan Jasa Konsultansi dalam rangka penasihatan hukum, penyiapan
proyek strategis.
2. PROSES PENYUSUNAN KONTRAK APLIKASI IPS
a. Fungsi Teknis/Fungsi Pengguna menyusun draf Kontrak. Dalam penyusunan draf
Kontrak, Fungsi Teknis/Pengguna dapat memilih templat yang tersedia di Aplikasi IPS.
Untuk menuangkan klausul dalam draf Kontrak, templat tersebut dapat
diubah/domodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, Fungsi Teknis/Fungsi
Pengguna juga diperkenankan untuk menyusun draf Kontrak di luar templat yang
tersedia.
b. Fungsi Teknis/Fungsi Pengguna mengirimkan draf Kontrak yang telah selesai disusun
kepada fungsi legal melalui Aplikasi IPS.
c. Penerimaan dan reviu draf Kontrak pada fungsi legal, sebagai berikut:
1) Pengajuan reviu diterima oleh pejabat yang membawahi fungsi legal untuk
kemudian didisposisi kepada personil yang ditugaskan untuk melakukan reviu.
Disposisi dapat diberikan sesuai jenjang jabatan ataupun secara langsung kepada
personil yang ditugaskan.
2) Personil yang ditugaskan menelaah draf Kontrak dan dokumen pendukungnya yang
dapat dilihat pada Aplikasi IPS. Dalam hal terdapat kekurangan dokumen, data,
dan/atau informasi, fungsi legal dapat mengembalikan draf Kontrak kepada Fungsi
Teknis/Fungsi Pengguna untuk dilengkapi.
3) Reviu dilakukan setelah dokumen, data, dan/atau informasi dinyatakan telah
lengkap dan sesuai.
4) Hasil reviu dikirimkan kepada pejabat yang membawahi fungsi legal untuk
mendapat persetujuan. Pengiriman hasil reviu dapat dilakukan sesuai jenjang
jabatan atau langsung kepada pejabat yang membawahi fungsi legal.
5) Dalam hal perlu dilakukan perbaikan, maka pejabat yang membawahi fungsi
legal/atasan personil yang ditugaskan akan mengembalikan kepada personil yang
ditugaskan. Setelah dilakukan perbaikan, draf Kontrak dikirimkan kembali kepada
pejabat yang membawahi fungsi legal/atasan personil yang ditugaskan untuk
mendapat persetujuan.
6) Draf Kontrak yang telah mendapat persetujuan pejabat yang membawahi fungsi
legal secara otomatis akan timbul nomor Kontrak dan terkirim kepada Penyedia.
Penyedia dapat melakukan correction terhadap draf Kontrak dalam hal perlu adanya
konfirmasi/usulan perubahan/keberatan terhadap satu atau beberapa klausul dalam
Kontrak dengan memberikan catatan pada menu yang telah disediakan. Dalam hal
Penyedia melakukan correction, maka draf Kontrak kembali ke fungsi legal.
7) Penerimaan correction dari Penyedia, disposisi, tindaklanjut, dan persetujuan oleh
fungsi legal dilakukan sesuai ketentuan pada huruf a, huruf b, huruf ini (huruf c).
Dalam melakukan tindak lanjut, fungsi legal dapat memberikan konfirmasi,
penolakan/persetujuan terhadap usulan dari Penyedia.
8) Draf Kontrak yang telah ditindaklanjuti fungsi legal, maka secara otomatis akan
terkirim kembali ke Penyedia untuk di reviu dan diberikan persetujuan setelah
Penyedia menyetujui seluruh klausul dalam draf Kontrak.
d. Draf Kontrak yang telah disetujui Penyedia akan terkirim ke Fungsi Teknis/Fungsi
Pengguna untuk selanjutnya dilakukan:
1) cetak draf Kontrak;
2) proses paraf oleh Fungsi Teknis/Fungsi Pengguna, fungsi legal, dan Penyedia pada
setiap halaman;
3) penandatanganan Kontrak oleh para pihak;
4) scan Kontrak yang telah ditandatangani oleh para pihak dalam bentuk pdf;
5) upload dan re-submit dokumen Kontrak ke dalam Aplikasi IPS.
a. Kontrak yang telah dikirim kembali ke dalam Aplikasi IPS secara otomatis juga akan
mengirimkan ke sistem SAP untuk diterbitkan nomor Purchasing Order (PO).
b. Dokumen Kontrak yang telah terbit nomor Purchasing Order (PO) secara otomatis akan
terkirim ke Penyedia.
1. PROSES PENYUSUNAN ADENDUM KONTRAK
a. Penyusunan adendum Kontrak dilakukan oleh Fungsi Teknis/Fungsi Pengguna
berdasarkan permintaan secara tertulis dari Perusahaan atau dari Penyedia.
b. Setelah adanya kesepakatan dari kedua belah pihak untuk melakukan adendum
Kontrak, maka penyusunan draf adendum Kontrak baru dapat dilaksanakan.
Kesepakatan dilakukan secara manual.
c. Proses penyusunan draf Kontrak sebagaimana dimaksud dalam angka 2 mutatis
mutandis berlaku untuk proses penyusunan adendum Kontrak.
2. PROSES PEMBATALAN/PENGAKHIRAN KONTRAK
a. Administrasi pembatalan/pengakhiran Kontrak dilakukan secara manual.
Pembatalan/pengakhiran Kontrak dilakukan oleh pejabat yang menandatangani Kontrak.
b. Pejabat yang menandatangani Kontrak dapat melakukan monitoring melalui list Kontrak
yang tersedia dalam Aplikasi IPS untuk memastikan status Kontrak sebelum dilakukan
pembatalan/pengakhiran.
c. Pejabat yang menandatangani Kontrak harus mengisi formulir pembatalan/pengakhiran
Kontrak yang memuat alasan pembatalan/pengakhiran Kontrak dan mengunggah
(upload) dokumen pendukung yang menyatakan pembatalan/pengakhiran Kontrak.
d. Fungsi legal dapat melakukan monitoring terhadap pelaksanaan Kontrak yang masih
berjalan, akan, dan telah selesai maupun Kontrak yang dibatalkan/diakhiri melalui
Aplikasi IPS.
Nilai Syarat Jumlah Di Proses
(Rp) Peserta Peserta Oleh
Min
A Penyedia Barang
/Penyedia Jasa Lainnya/
Penyedia Pekerjaan Konstruksi
1 Pemilihan selain Tender
e-Purchasing e-catalog, nilai sampai tdk terbatas DRT
Pengadaan Langsung < 50 Jt DRT 1 Logistik
Penunjukan Langsung 50 Jt s.d 200 jt DRT 1 PPBJ/Logistik
2 Pemilihan Melalui Tender
Tender Terbatas 200 Jt s.d 50 M DRT 1 PPBJ
Tender Umum > 50 M DRT 2 PPBJ
Penyedia Jasa Konsultansi
/Penyedia Konsultansi Konstruksi
1 Pemilihan selain Seleksi
Pengadaan Langsung < 200 Jt DRT/NON DRT 1 Logistik
Penunjukan Langsung 200 JT s.d 1 M DRT 1 PPBJ
2 Pemilihan Melalui Seleksi
Seleksi Terbatas 1 M s.d 7,5 M DRT 1 PPBJ
Seleksi Umum > 7,5 M DRT 2 PPBJ
No Metode
BATASAN DAN KEWENANGAN, METODE PEMILIHAN SERTA PELAKSANA PROSES PENGADAAN
LAMPIRAN X