Summary of Changes - USPSThe SPs and Ps have been enhanced using the Alternate Codification Format. Codification is a system for numbering the chapters, subchapters, parts, and sections

Summary of Changes

Permanent Note: On May 1, 2006, the Interim Internal Purchasing Guidelines were replaced by the Postal Service's Supplying Principles and Practices (SPs and Ps).

The SPs and Ps have been updated to reflect the following:

Clause 4-2: Contract Terms and Conditions Required to Implement Policies, Statutes or Executive Orders (July 2009)

Clause 4-2 has been revised to add a section regarding Payment Offsets. This section provides information about the Postal Service’s participation in the Treasury Offset Program of the Department of Treasury’s Financial Management Service.

Codification:

The SPs and Ps have been enhanced using the Alternate Codification Format. Codification is a system for numbering the chapters, subchapters, parts, and sections of a document. The codified version also provides an added measure of effectiveness in future search and reference capabilities.

The following table is an illustration of the Standard and Alternate Codification Formats:

Standard Alternate

5 Chapter Name51 Subchapter Name511 Part Name511.1 Section Name511.11 Section Namea. Itemb. Item52 Subchapter Name521 Part Name522 Part Name

2 Chapter Name2–1 Subchapter Name2–1.1 Part Name2–1.1.1 Section Name2–1.1.1.1 Section Name2–1.1.1.2 Section Name2–2 Subchapter Name2–3 Subchapter Name2–3.1 Part Name2–3.1.1 Section Name2–3.1.2 Section Name

August 2009 i

Supplying Principles and Practices

ii SPs and Ps

Contents

Introduction to the Postal Service Supplying Principles and Practices . . . . 1

United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3General Overview of United States Postal Service Supplying Principles. . . . . . . . . . . . . . . . 3

Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Purpose of Principles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Responsible Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Change Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Authority and Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ethics and Social Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Business Ethics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Post-Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Environmental Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

People and Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Professionalism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Empowerment and Risk-taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Performance Based Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Planning and Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Strategic Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Market Research. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Leveraging Spend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Demand Management and Product Standardization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Statutory and Regulatory Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Teaming and Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1 USPS Supplying Practices Process Step 1: Identify Needs . . . . . . . . . . . . . . 131-1 Define and Understand Client Needs, Goals, and Strategies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.1 Client Focusing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

August 2009 iii


1-1.2 Quadrant Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1-1.2.1 Quadrant I: Noncore/Customized Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.2 Quadrant II: Core/Customized Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.3 Quadrant III: Noncore/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.4 Quadrant IV: Core/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2 Form Purchase/SCM Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2.1 Assigning Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.2 Team Charters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.3 Project Kickoff Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.4 Members and Types of Purchase/SCM Teams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3 Identify Key Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3.1 Prioritize and Understand Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-4 Prepare Preliminary Business Justification for the Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1-4.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.4 Business Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-4.6 Other Topics Considered. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5 Assess Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5.1 Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


1-6 Involve Suppliers Early . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.1 Recommended Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.4 Supplier Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7 Develop Preliminary TCO Estimates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7.1 Design Cost Model(s). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1-7.2 Calculate the Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


1-8 Identify Cost Reduction Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.1 Determine Possible Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.2 Develop Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1-8.3 Example of Relevant Cost Component Areas Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1-8.4.1 Quadrant I: Custom/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.2 Quadrant II: Custom/Core Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.3 Quadrant III: Standard/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.4 Quadrant IV: Standard/Core Purchase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28


1-9 Develop Demand Management Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.1 Independent and Dependent Demand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

iv SPs and Ps

Contents

1-9.2 Internal and External Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.3 Usage and Product Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.4 Inventory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.5 Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10Conduct Market Research and Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.1 Market Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.2 Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

1-10.2.1 Step 1: Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.2 Step 2: Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.3 Step 3: Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.4 Step 4: Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.3 Benchmarking Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-11Define Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.1 Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.2 Determine Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-11.3 Requirement Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12Analyze State of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12.1 Analysis of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

1-12.2 Leverage Existing Assets/Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.3 Buy or Purchase a Commercial Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.4 Make or Build a Custom Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.5 Make vs. Buy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13Revisit/Update Resource Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13.1 Resource Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1-13.2 Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


1-14Develop, Issue, and Analyze Responses from RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.1 Develop RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.2 Issue RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.3 Analyze Responses to RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.4 Other Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


1-14.6 Clauses and Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15Manage Risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.1 Risk Management Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.2 Benefits of Risk Taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.3 Risk Identification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.4 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

1-15.5 Risk Response Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1-15.6 Liquidated Damages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1-15.7 Risk Tracking and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-15.8 Risk Reaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

August 2009 v


1-16Conduct Make vs. Buy Decision Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16.1 Strategic Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

1-16.2 Operating Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.3 Cost Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.4 Justify Postal Service Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49






1-17Analyze Unsolicited Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

1-17.1 Receipt of Unsolicited Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.2 The Unsolicited Proposal Program Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.3 Initial Consideration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.4 Discussion and Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.5 Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.6 Denial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-18Develop Logistics Support Strategy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.1 Operating Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.2 Product Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.3 Development and Deployment Schedules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.4 Maintenance Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.5 Current and Projected Demand Patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.6 Supply Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.7 Provisioning Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.8 Consumables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.9 Test Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.10 Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.11 Distribution Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.12 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

1-18.13 Process Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.14 Data Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.15 Investment Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.16 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58


1-19Update Business Justification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.4 Business Option Appraisal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61


vi SPs and Ps

Contents

2 USPS Supplying Practices Process Step 2: Evaluate Sources . . . . . . . . . . . 632-1 Develop Purchase Plan and Best Value Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.1 Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.2 Preliminary Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3 Components of a Purchase Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64


2-2 Start Request for Proposal Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

2-2.1 Requests for Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

2-2.2 Statement of Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.3 Statement of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.4 Performance Work Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.5 Specifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.6 Product Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68


2-3 Update/Refine Total Cost of Ownership Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.1 TCO Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.2 TCO Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.3 TCO Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69


2-4 Formulate Project Budget and Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

2-4.1 Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.2 Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.3 Supply Chain Management Impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71


2-5 Perform Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2-5.1 Importance of Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.2 Constructing a Value Chain Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.3 Activity Based Costing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

2-5.4 Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6 Involve Suppliers in Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6.1 Identification of the Right Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.3 Well-Documented and Understood Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.4 Purchase/SCM Team Project-Level Expertise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


2-7 Conduct Should-Cost Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.1 When to Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.2 Sources for Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.3 Possible Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

2-7.4 Components of a Should-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82


2-8 Conduct Spend Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-8.1 Spend Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

August 2009 vii


2-8.2 Define and Extract Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-8.3 Review Item Purchase History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.4 Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.5 Refine and Classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.6 Analyze Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.7 Identify Opportunities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86


2-9 Perform Switching-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.2 Types of Switching Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10Determine Extent of Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10.1 Market Surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.2 Competitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3 Noncompetitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88


2-11Develop Life Cycle Support Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-11.1 Component Categories and Supporting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-11.2 Life Cycle Management Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-11.3 Life Cycle Phases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-11.4 Concept Development Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-11.5 Planning and Specification Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.6 Purchase Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.7 Production and Deployment Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.8 Operations (Use) and Support Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.9 Relocation and Disposal Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.9.1 Relocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.9.2 Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93



2-12Develop Preliminary Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-12.1 Identify Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-12.2 Supplier Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.3 Make Preliminary Decision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.4 Recycle (Scrap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.5 Reallocate (Relocate and Redeploy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.6 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.7 Remarket (Resell to the Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.8 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.9 Remanufacture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.10 Remove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98




viii SPs and Ps

Contents





2-13Purchase From Mandatory Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-13.1 Javits-Wagner-O’Day Act (41 U.S.C. 46—48c) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-13.2 Randolph-Sheppard Act (20 U.S.C. 107 et seq.). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-13.3 Defense Energy Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100


2-14Clarify Data Rights and Intellectual Property Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-14.1 The Postal Service’s Motivation on Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . 101

2-14.2 Defining Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-14.3 Technical Data Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-14.4 Computer Software Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-14.5 Special Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-14.6 Existing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-14.7 Patent Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-14.8 Indemnity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.9 Limited and Restricted Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.10 Royalties and License Fees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.11 Repair Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.12 Professional Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.13 Purchase/SCM Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105


2-15Consider Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-15.1 Forward Auction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-15.2 Reverse Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-15.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2-15.4 State of the Marketplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2-15.5 Number of Qualified Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2-15.6 Commodity Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.7 Buyer’s Importance to Potential Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.8 Excess Capacity in Industry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.9 Price . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.10 Flexibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.11 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.12 Supplier Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.13 Auction Services and Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.14 Key Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112





August 2009 ix




2-16Consider Performance-Based Contracting Arrangements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-16.1 Appropriate Circumstances for Use of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . 114

2-16.2 Different Types of Performance-Based Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

2-16.3 Key Elements of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

2-16.4 Indicators and Performance Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

2-16.5 Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

2-16.6 Quality Assurance Plan and Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.7 Considerations for Using a Performance-Based Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116







2-17Determine Need for Progress or Advance Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

2-17.1 Advance Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

2-17.2 Progress Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118



2-18Select Contract Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-18.1 Contract Selection Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-18.2 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-18.3 Firm Fixed Price Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.4 Fixed-Price Incentive Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.5 Fixed-Price Contract with Economic Price Adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-18.6 Cost-Reimbursement Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.6.1 Cost Plus Incentive Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.6.2 Cost Plus fixed-fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.6.3 Cost Plus Award Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.6.4 Provision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.6.5 Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.7 Time and Materials Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.8 Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.9 Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.10 Letter Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.11 Ordering Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127



2-19Consider Use of Renewals and Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-19.1 Renewals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-19.2 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

x SPs and Ps

Contents

2-19.3 Consideration of Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-19.4 Options in Solicitation-Related and Contractual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131



2-20Develop and Finalize Sourcing Strategy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-20.1 Select a Sourcing Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-20.2 Multiple Sourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-20.3 Single Sourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-20.4 Sole Sourcing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-20.5 Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135


2-21Define Supplier Diversity Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-21.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-21.2 Supplier Diversity Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21.3 Supporting Supplier Diversity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21.4 Management Involvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2-21.5 Communication/Outreach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2-21.6 Sourcing Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.7 Subcontracting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.8 Training and Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.9 Tracking Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.10 Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.11 Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141



2-22Prequalify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-22.1 Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

2-22.1.1 Past Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

2-22.1.2 Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

2-22.2 Preliminary Prequalification Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.3 Selecting Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.4 Notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.5 Reassessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-23Define Contract Management Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-23.1 Measurable Performance Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-23.2 Aspects of Performance Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.3 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.4 Sources for Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.5 Metrics Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.6 Defining the Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147


2-24Review and Finalize RFPs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-24.1 Types of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

August 2009 xi


2-24.2 Presolicitation Workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-24.3 Verify Available Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-24.4 Draft RFPs Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.5 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.6 Approval Authorities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.7 Actions Exceeding a CO’s Delegated Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150



2-25Form Proposal Evaluation Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-25.1 Identification of Proposal Evaluation Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-25.2 Identifying and Selecting Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-25.3 Identifying and Selecting Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152


2-26Develop Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-26.1 Best Value Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-26.2 Proposal Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-26.3 Proposal Evaluation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155







2-27 Issue RFPs and Publicize Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-27.1 Publicizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-27.2 Availability of the RFPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-27.3 Government Point of Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-27.4 Other Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-27.5 Presolicitation Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-27.6 Preproposal Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158


2-28Conduct Reverse Auctions Where Appropriate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

2-28.1 Plan and Define Auction Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-28.2 Determine Software Platform/Service Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-28.3 Communication and Training. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-28.4 Conduct Auction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-28.5 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162


2-29 Issue Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-29.1 Amendment Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-29.2 Validation and Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-29.3 Failure to Acknowledge Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163


xii SPs and Ps

Contents

2-30Receive and Record Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-30.1 Modification and Withdrawal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-30.2 Late Proposals and Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163


2-31 Implement Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-31.1 Proposal Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-31.2 Individual Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-31.3 Comparative Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-31.4 Communications with Potential Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166



2-32Assess Technology Implications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2-32.1 Personnel Checking the Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-32.2 Knowledge of the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-32.3 Feasibility of the Supplier Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-32.4 Effect of the Solution on the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-32.5 Viability of the Solution and Emerging Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169


2-33Perform Risk Analysis on Supplier Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-33.1 Risk Analysis Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-33.2 Proposal Risks Identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-33.3 Proposal Risk Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-33.4 Risk Analysis Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171


2-34Conduct Price/Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

2-34.1 Comparison of Competitive Offers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

2-34.2 Comparison with Regulated, Catalog, or Market Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-34.3 Comparison with Historical Prices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-34.4 Pricing Noncompetitive Offers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

2-34.5 Use of Independent Cost Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

2-34.6 Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-34.7 Allowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.8 Reasonableness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.9 Allocable to the Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.10 Unallowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.11 Cost Realism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.12 Allowances and Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.13 Cost or Pricing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180



2-35Conduct Supplier Capability (Technical and Financial) Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

2-35.1 Supplier Capability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

2-35.2 Technical Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

August 2009 xiii


2-35.3 Financial Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-35.4 Review Core Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

2-35.5 Reference Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-35.6 Performance With Previous Partners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-35.7 Supplier Audit History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-35.8 Preaward Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-35.9 Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-35.10 Assessing Subcontractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186


2-36Evaluate Foreign and Domestic Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.1 Domestic End Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.2 End Products from Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

2-36.3 Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

2-36.4 WTO GPA and FTA Eligibility Thresholds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

2-36.5 Lease, Rental, and Lease-Purchase Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

2-36.6 WTO GPA and FTA Service Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

2-36.7 Construction Materials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

2-36.8 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

2-36.9 Non-Available Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192



2-37Hold Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-37.1 Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-37.2 Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-37.3 Potential Points of Conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196


2-38Negotiate with Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-38.1 Negotiation Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

2-38.2 Prepare for Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-38.3 Best Alternative to a Negotiated Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-38.4 Conducting Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-38.5 Documenting Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199







2-39Subcontracting with SMWOBs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-39.1 Subcontracting Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-39.2 Suppliers Use of Subcontractors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201



xiv SPs and Ps

Contents

2-40Produce Contract Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201


3 USPS Supplying Practices Process Step 3: Select Suppliers . . . . . . . . . . . . 2053-1 Award Contract and Notify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

3-2 Announce Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

3-2.1 Advance Announcement of Contract Award to Corporate Communications . . . . . . . 205

3-2.2 Announcement of Contract Award for Board of Governors’ Approved Programs . . . 206

3-2.3 Publicizing Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206



3-3 Provide Feedback. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

3-3.1 Suppliers’ Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

3-3.2 Medium and Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

3-3.3 Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208


3-4 Conduct Postaward Orientation Where Applicable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

3-4.1 Selecting Contracts for Postaward Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

3-4.2 Postaward Orientation Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

3-4.3 Postaward Orientation Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

3-4.4 Postaward Orientation Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210


3-5 Appoint CORs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

3-5.1 Appointing a COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

3-5.2 Evaluate Background and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

3-5.3 Formally Designate COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


3-6 Define and Initiate Contract Management Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

3-6.1 Contract Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

3-6.2 Change Control Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

3-6.3 Charges and Cost Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

3-6.4 Management Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

3-6.5 Asset Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

3-6.6 Continuous Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

3-6.7 Allocate Resources for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

3-6.8 Plan for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

3-6.9 Current Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3-6.10 Cost and Price Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3-6.11 Resource Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3-6.12 CORs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

3-6.13 Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217


August 2009 xv


3-7 Finalize Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

3-7.1 Removal of Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

3-7.2 Final Removal Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

3-7.2.1 Recycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-7.2.2 Reallocate (Relocate and Redeploy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-7.2.3 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-7.2.4 Remarket (Resell to Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-7.2.5 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-7.2.6 Remanufacture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-7.2.7 Remove. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-7.2.8 Donate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220


4 USPS Supplying Practices Process Step 4: Deliver and Receive Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

4-1 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

4-1.1 Ordering and Requisitioning Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

4-1.2 Federal Standard Requisitioning and Issue Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

4-1.3 Contract Vehicles for Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

4-1.4 Indefinite-Delivery Contracts and Delivery Orders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

4-1.5 Ordering Agreements and Task Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

4-1.6 Fixed-Price Task Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4-1.7 Performance-Based SOW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4-1.8 Order Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4-1.9 Order Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4-1.10 Order Issuance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223



4-2 Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

4-2.1 Mailable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

4-2.2 Postal Freight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

4-2.3 Transportation Management Service Provider Freight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

4-2.4 Supplier-Owned Transportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

4-2.5 Free-On-Board Destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

4-2.6 Shipping Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

4-2.7 Shipping Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

4-2.8 Demurrage, Detention, and Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

4-2.9 Receiving and Responsibility of Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

4-2.10 Delays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

4-2.11 Early Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

4-2.12 Controlling Shipping Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

4-2.13 Internal Shipping Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

4-2.14 Global Sourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

xvi SPs and Ps

Contents



4-3 Receipt and Inspection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-3.1 Designated Receiving Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-3.2 Receiving Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-3.3 Loss and Damage Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-3.4 Receipt Control, Stock Records, and Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-3.5 Supplier’s Responsibilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-3.6 Inspecting Goods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-3.7 Inspecting Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235



4-4 Acceptance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-4.1 Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-4.2 Acceptance Based on Supplier Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-4.3 Revocation of Acceptance in Whole or in Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

4-4.4 Transfer of Title and Risk of Loss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

4-4.5 Surveillance or Audit of the Work in Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

4-4.6 Delayed Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

4-4.7 Rejection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

4-4.8 Correction or Replacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

4-4.9 Nonconforming Supplies or Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

4-4.10 Acceptance with Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239


4-4.12 Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

4-5 Returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

4-5.1 Defects, Nonconformance, and Warranty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

4-5.2 Warranties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

4-5.3 Inappropriate and Erroneous Deliveries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

4-5.4 Return Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

4-5.5 Supplier Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

4-5.6 Corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

4-5.7 Replacements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

4-5.8 Simple Returns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

4-5.9 Repairable Parts and Internal Return Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

4-5.10 Electronic Return Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

4-5.11 Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

4-5.12 Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244



August 2009 xvii


5 USPS Supplying Practices Process Step 5: Measure and Manage Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

5-1 Develop, Finalize, and Implement Cost Management Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

5-1.1 Develop Cost Management Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

5-1.1.1 Outline for Cost Management Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

5-1.1.2 Variance Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

5-1.1.3 Response to Variances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

5-1.2 Finalize Cost Management Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

5-1.3 Implement Cost Management Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

5-1.3.1 Cost Variance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

5-1.3.2 Earned Value Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

5-1.3.3 Cost Performance Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

5-1.3.4 Schedule Performance Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

5-1.3.5 Rating Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

5-1.3.6 Estimate at Completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

5-1.3.7 Revised Cost Estimates and Budget Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

5-1.4 Contract Review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255


5-2 Conduct Material Planning Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

5-2.1 Characterizing the Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

5-2.2 Material Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257







5-3 Implement Life Cycle Support Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

5-3.1 Life Cycle Management Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

5-3.1.1 Production and Deployment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

5-3.1.2 Operations (Use) and Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

5-3.1.3 Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

5-3.2 Other Topics Considered. . . . . .