Summary of Changes - USPSOctober 1, 2018 i Summary of Changes Permanent Note: On May 1, 2006, the Interim Internal Purchasing Guidelines were replaced by the Postal Service’s Supplying

Summary of Changes

Permanent Note: On May 1, 2006, the Interim Internal Purchasing Guidelines were replaced by the Postal Service’s Supplying Principles and Practices (SPs and Ps).

Effective October 1, 2018, the following parts and sections of the SPs and Ps have been revised:

2 — Evaluate Sources

2-1, Develop Purchase Plan, is revised to include the requirement to develop a purchase plan for contract modifications that significantly change the scope or nature of the goods or services from that which was fairly and reasonably contemplated by the original contract (i.e., are considered out-of-scope of the contract).

2-1.2, Purchase Method Recommendation Planning, is re-titled from Preliminary Purchase Method Planning.

2-1.3, Components of a Purchase Plan is revised to coordinate with the updated and deployed components of the new Competitive and Noncompetitive Purchase Plan Templates.

2-1.4, Purchase Plan Review and Approval, is revised to include a statement that approved purchase plans must be included in the contract file.

2-1.5, Other Topics Considered, is updated to include Section 2-10, Determine Extent of Competition and Section 5-8, Contract Modifications.

2-26.8.2, Use, is revised to remove the requirement to release the specific weights for evaluation factors and provide the relative importance of the evaluation factors to each other.

2-42.1, Reporting of Contractual Actions Under the PAEA, is re-titled and revised to increase the threshold from $25 million to $50 million in accordance with the Disclosure Committee’s revised requirements and to clarify the reporting of indefinite delivery contracts and contract claims. Figure 2-17 in this section is also revised to change “unit manager” to “client” and include a requirement to send the reports to the client’s vice president to assist with the client’s reporting requirements.

2-42.2, Quarterly Certifications, is revised to clarify the certification process.

2-43, Simplified Purchasing, is revised to increase the $250,000 threshold to $1 million and remove the Portfolio Manager approval requirement, by permitting Purchase/SCM teams to pursue the simplified purchasing method for all commercial purchases, valued at less than $1 million. In addition, the process has been further streamlined to eliminate the

October 1, 2018 i

Supplying Principles and Practices

requirement to include past performance and supplier capability as evaluation factors; however, they will be reviewed for the selected supplier. At least one evaluation factor must be used in conjunction with price to make a best value determination.

2-44, Consideration and Use of Specific Clauses, is new and provides guidance on the use of special consideration clauses.

2-44.1, Most Favored Customer Pricing, is new and provides guidance on the use of Clause 2-48: Most Favored Customer Pricing and Provision 2-10: Most Favored Customer Sales Reporting. The guidance discusses the criteria for use of the clause and the pre- and post-award activities required to implement and manage the clause.

2-44.3, Other Topics Considered, is updated to include Section 2-10, Determine Extent of Competition and Section 5-8, Contract Modifications.

3 — Select Suppliers

3-1.1, Award and Notification, is revised to provide clarity, brevity, and correction where necessary. The proposed change provides a discussion on information to be included within the Notice of Unsuccessful Offeror Letters and addresses Postal Service’s compliance with the Freedom of Information Act for release of information.

3-2.1, Advance Notification of Contract Awards, is revised to substitute the word “Notification” for the word “Announcement”, increase the notification threshold from $5 million to $10 million, provide clarification on notification issuance, and define and reorganize the order of the organizations that receive advance notifications.

9 – Provisions

Provision 2-10: Most Favored Customer Sales Reporting, is new and places the supplier on notice that they are required to have or will obtain the ability to provide for the comparative reporting of sales volumes and unit prices for its domestic customers and the Postal Service for the items specified within the contract schedule, and will be used by contracting officers in conjunction with their use of the revised Clause 2-48: Most Favored Customer Pricing.

10 – Clauses

Clause 2-48: Most Favored Customer Pricing, is substantially revised to define that the clause applies to all commercially available goods contained within the Schedule of the contract and that clause application is measured on the basis of annual purchase and sales volumes by item. The clause also includes procedures for the treatment of price changes and rebate payments, if applicable, due the Postal Service after the supplier’s completion of an annual sales volume analysis.

ii SPs and Ps

Contents

Introduction to the Postal Service Supplying Principles and Practices . . . . 1

United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3General Overview of United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . 3

Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Purpose of Principles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Responsible Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Change Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Authority and Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ethics and Social Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Business Ethics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Financial Conflicts of Interest, Impartiality in Performing Official Duties, and Misuse of Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Organizational Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Post-Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Sustainability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

People and Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Professionalism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Empowerment and Risk-taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Performance Based Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Planning and Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Strategic Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Market Research. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Leveraging Spend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Demand Management and Product Standardization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Statutory and Regulatory Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Teaming and Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

October 1, 2018 iii


1 USPS Supplying Practices Process Step 1: Identify Needs . . . . . . . . . . . . . . 131-1 Define and Understand Client Needs, Goals, and Strategies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.1 Client Focusing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.2 Quadrant Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1-1.2.1 Quadrant I: Noncore/Customized Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.2 Quadrant II: Core/Customized Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.3 Quadrant III: Noncore/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.4 Quadrant IV: Core/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2 Form Purchase/SCM Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2.1 Assigning Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.2 Team Charters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.3 Project Kickoff Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.4 Members and Types of Purchase/SCM Teams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3 Identify Key Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3.1 Prioritize and Understand Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-4 Prepare Preliminary Business Justification for the Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1-4.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.4 Business Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-4.6 Other Topics Considered. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5 Assess Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5.1 Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


1-6 Involve Suppliers Early . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.1 Recommended Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.4 Supplier Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7 Develop Preliminary TCO Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7.1 Design Cost Model(s). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1-7.2 Calculate the Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


1-8 Identify Cost Reduction Levers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.1 Determine Possible Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.2 Develop Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1-8.3 Example of Relevant Cost Component Areas Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1-8.4.1 Quadrant I: Custom/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.2 Quadrant II: Custom/Core Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.3 Quadrant III: Standard/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.4 Quadrant IV: Standard/Core Purchase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

iv SPs and Ps

Contents


1-9 Develop Demand Management Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.1 Independent and Dependent Demand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.2 Internal and External Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.3 Usage and Product Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.4 Inventory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.5 Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10 Conduct Market Research and Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.1 Market Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.2 Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

1-10.2.1 Step 1: Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.2 Step 2: Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.3 Step 3: Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.4 Step 4: Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.3 Benchmarking Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-11 Define Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.1 Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.2 Determine Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-11.3 Requirement Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12 Analyze State of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12.1 Analysis of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

1-12.2 Leverage Existing Assets/Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.3 Buy or Purchase a Commercial Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.4 Make or Build a Custom Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.5 Make vs. Buy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13 Revisit/Update Resource Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13.1 Resource Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1-13.2 Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


1-14 Develop, Issue, and Analyze Responses from RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.1 Develop RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.2 Issue RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.3 Analyze Responses to RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.4 Other Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


1-14.6 Clauses and Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15 Manage Risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.1 Risk Management Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.2 Benefits of Risk Taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.3 Risk Identification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.4 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

1-15.5 Risk Response Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1-15.6 Liquidated Damages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

October 1, 2018 v


1-15.7 Risk Tracking and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-15.8 Risk Reaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16 Conduct Make vs. Buy Decision Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16.1 Strategic Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

1-16.2 Operating Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.3 Cost Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.4 Justify Postal Service Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49






1-17 Analyze Unsolicited Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

1-17.1 Receipt of Unsolicited Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.2 The Unsolicited Proposal Program Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.3 Initial Consideration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.4 Discussion and Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.5 Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.6 Denial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-18 Develop Logistics Support Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.1 Operating Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.2 Product Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.3 Development and Deployment Schedules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.4 Maintenance Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.5 Current and Projected Demand Patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.6 Supply Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.7 Provisioning Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.8 Consumables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.9 Test Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.10 Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.11 Distribution Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.12 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

1-18.13 Process Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.14 Data Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.15 Investment Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.16 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58


1-19 Update Business Justification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.4 Business Option Appraisal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61


vi SPs and Ps

Contents

2 USPS Supplying Practices Process Step 2: Evaluate Sources . . . . . . . . . . . 632-1 Develop Purchase Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.2 Purchase Method Recommendation Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3 Components of a Purchase Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.1 Competitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.2 Noncompetitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

2-1.4 Purchase Plan Review and Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68


2-2 Start Request for Proposal Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.1 Requests for Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-2.2 Statement of Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-2.3 Statement of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

2-2.4 Performance Work Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

2-2.5 Specifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

2-2.6 Product Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71


2-3 Update/Refine Total Cost of Ownership Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-3.1 TCO Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-3.2 TCO Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-3.3 TCO Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


2-4 Formulate Project Budget and Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2-4.1 Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2-4.2 Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2-4.3 Supply Chain Management Impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74


2-5 Perform Value Chain Mapping and Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

2-5.1 Importance of Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-5.2 Constructing a Value Chain Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-5.3 Activity Based Costing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-5.4 Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

2-6 Involve Suppliers in Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

2-6.1 Identification of the Right Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-6.3 Well-Documented and Understood Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-6.4 Purchase/SCM Team Project-Level Expertise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81


2-7 Conduct Should-Cost Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-7.1 When to Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-7.2 Sources for Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-7.3 Possible Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-7.4 Components of a Should-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

October 1, 2018 vii



2-8 Conduct Spend Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.1 Spend Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.2 Define and Extract Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.3 Review Item Purchase History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-8.4 Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-8.5 Refine and Classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-8.6 Analyze Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-8.7 Identify Opportunities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87


2-9 Perform Switching-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-9.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-9.2 Types of Switching Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10 Determine Extent of Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.1 Market Surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.2 Competitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3 Noncompetitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.2 Business Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.3 Noncompetitive Purchase Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-10.3.4 Competition Advocate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-10.3.5 Contracting Officer Evaluation and Recommendation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-10.3.6 Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-10.3.7 Purchase Method Approval Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-10.3.8 Publicizing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-10.3.9 Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93


2-11 Develop Life-Cycle Support Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.1 Component Categories and Supporting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.2 Life Cycle Management Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.3 Life-Cycle Phases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.4 Concept Development Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.5 Planning and Specification Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.6 Purchase Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-11.7 Production and Deployment Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-11.8 Operations (Use) and Support Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-11.9 Relocation and Disposal Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-11.9.1 Relocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-11.9.2 Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97



2-12 Develop Preliminary Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.1 Identify Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

viii SPs and Ps

Contents

2-12.2 Supplier Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.3 Make Preliminary Decision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.4 Recycle (Scrap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-12.5 Reallocate (Relocate and Redeploy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-12.6 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2-12.7 Remarket (Resell to the Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-12.8 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-12.9 Remanufacture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-12.10 Remove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101








2-13 Purchase From Mandatory Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-13.1 Javits-Wagner-O’Day Act (41 U.S.C. 8501–8506) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-13.2 Randolph-Sheppard Act (20 U.S.C. 107 et seq.). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-13.3 Defense Energy Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104


2-14 Clarify Data Rights and Intellectual Property Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.1 The Postal Service’s Motivation on Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . 104

2-14.2 Defining Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.3 Technical Data Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.4 Computer Software Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.5 Special Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.6 Existing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.7 Patent Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.8 Indemnity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.9 Limited and Restricted Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2-14.10 Royalties and License Fees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2-14.11 Repair Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-14.12 Professional Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-14.13 Purchase/SCM Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109


2-15 Consider Auctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.1 Forward Auction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.2 Reverse Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.4 State of the Marketplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2-15.5 Number of Qualified Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2-15.6 Commodity Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

October 1, 2018 ix


2-15.7 Buyer’s Importance to Potential Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.8 Excess Capacity in Industry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.9 Price . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.10 Flexibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.11 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.12 Supplier Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

2-15.13 Auction Services and Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

2-15.14 Key Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115







2-16 Consider Performance-Based Contracting Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

2-16.1 Appropriate Circumstances for Use of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . 117

2-16.2 Different Types of Performance-Based Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

2-16.3 Key Elements of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

2-16.4 Indicators and Performance Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

2-16.5 Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-16.6 Quality Assurance Plan and Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-16.7 Considerations for Using a Performance-Based Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119







2-17 Determine Need for Progress or Advance Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-17.1 Advance Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-17.2 Progress Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121



2-18 Select Contract Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.1 Contract Selection Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.2 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.3 Firm Fixed Price Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.4 Fixed-Price Incentive Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.5 Fixed-Price Contract with Economic Price Adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.6 Cost-Reimbursement Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.6.1 Cost Plus Incentive Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.6.2 Cost Plus fixed-fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.6.3 Cost Plus Award Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

x SPs and Ps

Contents

2-18.6.4 Provision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.6.5 Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.7 Time-and-Materials Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.7.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.7.2 Material and Material Handling Costs in T&M Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.8 Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.8.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.8.2 Types of Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.8.3 Pricing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.8.4 Award of a Single Indefinite-Delivery Contract or Multiple Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

2-18.8.5 Determining Whether to Compete Orders – Multiple Awards . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-18.8.6 When Order Issuance Will Be Determined Through Further Competition – Multiple Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-18.8.7 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

2-18.9 Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

2-18.10 Letter Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

2-18.11 Ordering Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-18.11.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-18.11.2 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-18.11.3 Content of the Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-18.11.4 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-18.11.5 Pricing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-18.11.6 Basic Pricing Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-18.11.6.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-18.11.6.2 Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-18.11.6.3 Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-18.11.6.4 Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-18.11.6.5 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138



2-19 Consider Use of Renewals and Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-19.1 Renewals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-19.2 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-19.3 Consideration of Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-19.4 Options in Solicitation-Related and Contractual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142



2-20 Develop and Finalize Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-20.1 Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-20.1.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-20.1.2 Sourcing Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-20.2 Use of Multiple Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

October 1, 2018 xi


2-20.3 Use of Single Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144


2-20.5 Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-21 Define Supplier Diversity Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-21.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-21.2 Supplier Diversity Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-21.3 Supporting Supplier Diversity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-21.4 Management Involvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-21.5 Communication/Outreach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-21.6 Sourcing Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-21.7 Subcontracting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-21.8 Training and Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-21.9 Tracking Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-21.10 Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-21.11 Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150



2-22 Prequalify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-22.1 Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-22.2 Preliminary Prequalification Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-22.3 Selecting Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-22.4 Notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-22.5 Reassessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-23 Define Contract Management Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-23.1 Measurable Performance Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-23.2 Aspects of Performance Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-23.3 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-23.4 Sources for Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-23.5 Metrics Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

2-23.6 Defining the Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155


2-24 Review and Finalize Request for Proposals (RFP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-24.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-24.2 Types of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-24.3 Presolicitation Workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-24.4 Verify Available Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-24.5 Draft RFPs Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-24.6 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158



2-25 Form Proposal Evaluation Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-25.1 Identification of Proposal Evaluation Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

2-25.2 Identifying and Selecting Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

xii SPs and Ps

Contents

2-25.3 Identifying and Selecting Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160


2-26 Develop Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-26.1 Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-26.2 Proposal Evaluation Strategy and Factors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-26.3 Cost/Price Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-26.3.1 Relationship of Cost or Price Factors to Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . 161

2-26.4 Past Performance and Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-26.4.1 Past Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-26.4.2 Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-26.4.2.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-26.4.2.2 Technical Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-26.4.2.3 Financial Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-26.4.2.4 Other Business Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-26.5 Site Visits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-26.6 Preaward Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-26.7 Subcontractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-26.8 Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-26.8.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-26.8.2 Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-26.8.3 Scoring Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166







2-27 Issue RFPs and Publicize Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-27.1 Publicizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-27.2 Availability of the RFPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-27.3 Government Point of Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-27.4 Other Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-27.5 Presolicitation Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-27.6 Preproposal Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169


2-28 Conduct Reverse Auctions Where Appropriate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-28.1 Plan and Define Auction Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-28.2 Determine Software Platform/Service Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

2-28.3 Communication and Training. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

2-28.4 Conduct Auction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

2-28.5 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172


2-29 Issue Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

October 1, 2018 xiii


2-29.1 Amendment Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-29.2 Failure to Acknowledge Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174


2-30 Receive and Record Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

2-30.1 Modification and Withdrawal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

2-30.2 Late Proposals and Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174


2-31 Implement Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-31.1 Proposal Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-31.2 Individual Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-31.3 Comparative Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-31.4 Disclosure and Use of Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-31.4.1 Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-31.4.2 After Receipt of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176



2-32 Assess Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-32.1 Personnel Checking the Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-32.2 Knowledge of the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-32.3 Feasibility of the Supplier Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-32.4 Effect of the Solution on the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

2-32.5 Viability of the Solution and Emerging Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179


2-33 Perform Risk Analysis on Supplier Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-33.1 Risk Analysis Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-33.2 Proposal Risks Identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-33.3 Proposal Risk Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

2-33.4 Risk Analysis Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181


2-34 Conduct Price/Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-34.1 Comparison of Competitive Offers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-34.2 Comparison with Regulated, Catalog, or Market Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

2-34.3 Comparison with Historical Prices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

2-34.4 Pricing Noncompetitive Offers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-34.5 Use of Independent Cost Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-34.6 Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-34.7 Allowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-34.8 Reasonableness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-34.9 Allocable to the Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-34.10 Unallowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-34.11 Cost Realism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

2-34.12 Allowances and Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

2-34.13 Cost or Pricing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

xiv SPs and Ps

Contents

2-34.14 Certification of Cost or Pricing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

2-34.15 Certificate of Current Cost or Pricing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193



2-35 (Reserved) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-36 Evaluate Foreign and Domestic Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-36.1 Domestic End Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-36.2 End Products from Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-36.3 Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-36.4 WTO GPA and FTA Eligibility Thresholds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

2-36.5 Lease, Rental, and Lease-Purchase Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

2-36.6 WTO GPA and FTA Service Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-36.7 Construction Materials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-36.8 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-36.9 Non-Available Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200



2-37 Hold Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-37.1 Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-37.2 Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

2-37.3 Potential Points of Conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204


2-38 Negotiate with Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

2-38.1 Negotiation Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

2-38.2 Prepare for Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-38.3 Best Alternative to a Negotiated Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-38.4 Conducting Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-38.5 Documenting Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207







2-39 Subcontracting with SMWOBs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

2-39.1 Subcontracting Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

2-39.2 Suppliers Use of Subcontractors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209



2-40 Produce Contract Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-40.1 Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-40.2 Best Value Determination and Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-40.2.1 Competitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

October 1, 2018 xv


2-40.2.2 Noncompetitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-40.3 Contract File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-40.3.1 Contract Files for Competitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-40.3.2 Contract Files for Noncompetitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-40.4 Required Preaward Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


2-41 Obtain Selected Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-41.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-41.2 Estimated Total Dollar Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

2-41.3 Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

2-41.3.1 Review and Approval Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

2-41.3.2 Reviews and Approvals of Contract Awards, Modifications, and Ordering Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

2-41.3.3 Reviews and Approvals of Purchase Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

2-41.3.4 Reviews and Approvals of Delivery and Task Orders Against Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

2-41.3.4.1 Reviews and Approvals of Orders – Single Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

2-41.3.4.2 Reviews and Approvals of Orders – Multiple Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

2-41.3.4.3 Reviews and Approvals for the Determination for Placement of an Order to a Single Supplier – Multiple Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

2-41.3.5 Terminations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

2-41.3.6 Exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

2-41.4 Review and Approval Process for Competitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

2-41.5 Review and Approval Process for Noncompetitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

2-41.6 Actions Exceeding a Contracting Officer’s Delegated Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

2-41.7 Reporting and Certifying Contractual Actions Valued at $25 Million or More . . . . . . . 219

2-41.8 Consultation with Assigned Counsel and the General Counsel/Law Department . . . 219

2-41.8.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

2-41.8.2 Final Decisions on Contract Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220


2-42 Postal Accountability and Enhancement Act Related Reports and Certifications . . . . . . . . 221

2-42.1 Reporting of Contractual Actions Under the PAEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

2-42.2 Quarterly Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

2-43 Simplified Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.3 Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.4 Soliciting Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.4.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

2-43.4.2 Solicitation Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

2-43.4.3 Relative Importance of the Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

2-43.4.4 Oral Solicitations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

2-43.4.5 Written Solicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

2-43.5 Evaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

xvi SPs and Ps

Contents

2-43.6 Discussions and Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

2-43.7 Contract Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

2-43.8 Notification to Unsuccessful Offerors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

2-43.9 Contract Files for Simplified Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227



2-44 Consideration and Use of Specific Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

2-44.1 Most Favored Customer Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

2-44.2 Clauses and Provisions:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228


2-44.4 Reserved . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3 USPS Supplying Practices Process Step 3: Select Suppliers . . . . . . . . . . . . 2313-1 Award Contract and Notify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

3-1.1 Award and Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231


3-2 Announce Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

3-2.1 Advance Notification of Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

3-2.2 Publicizing Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233



3-3 Provide Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

3-3.1 Suppliers’ Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

3-3.2 Medium and Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

3-3.3 Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235


3-4 Conduct Postaward Orientation Where Applicable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

3-4.1 Selecting Contracts for Postaward Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

3-4.2 Postaward Orientation Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

3-4.3 Postaward Orientation Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

3-4.4 Postaward Orientation Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237


3-5 Appoint Contracting Officers Representatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

3-5.1 Appointing a COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

3-5.2 Evaluate Background and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

3-5.3 Formally Designate COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238


3-5.5 Laws and Regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

3-6 Define and Initiate Contract Management Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

3-6.1 Contract Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

3-6.2 Change Control Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

3-6.3 Charges and Cost Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

3-6.4 Management Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

October 1, 2018 xvii


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