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Subsistema de Ingresos SIIAF. C. Manuel Bernal Jayme Diciembre 2011 Sesión 1. Presentación ciyt.uaz.edu.mx. Reglas. Colocar celulares en modo silencioso o vibración. 3 :15 Se termina toma de asistencia. Dirigido a capturistas con experiencia y velocidad mínima de 40 ppm. - PowerPoint PPT Presentation
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SUBSISTEMA DE INGRESOS
SIIAFC. Manuel Bernal JaymeDiciembre 2011
Sesión 1
Presentación ciyt.uaz.edu.mx
Reglas• Colocar celulares en modo silencioso o vibración.• 3:15 Se termina toma de asistencia.• Dirigido a capturistas con experiencia y velocidad
mínima de 40 ppm.• Si alguno de los participantes ya es usuario del
sistema le pedimos que apoye a sus compañeros.• Guardar silencio en las sesiones y levantar la
mano para pedir la palabra.• Poner atención en todas las sesiones ya que no se
cuenta con equipo necesario para hacer prácticas.
OBJETIVO GENERAL
Capacitar capturistas para la operación eficiente y eficaz del subsistema de ingresos del SIIAF a fin de ofrecer un servicio de calidad a los alumnos aspirantes y terceros que realicen el pago de servicios que presta la Institución.
• Inducción1
• Sistemas de información2
• Subsistema de ingresos 1/3 3
• Subsistema de ingresos 2/34• Subsistema de ingresos 3/35
Sesiones
SESIÓN 1
Sesión 1 - Inducción
• Presentación y reglas del curso• Contenido general del curso• Conociendo nuestra Institución• Proceso general de recepción de Ingresos• Actores del proceso de Ingresos y sus
funciones• Rutina general de atención
Sesión 2 – Sistemas de Información
• Sistemas de información• Hardware para el proceso de ingreso• Conectividad• Software para el proceso de ingreso• Diagnóstico y solución de problemas en el
uso diario del sistema (SPARK)• Reporte de problemas a personal del CIDS
(sistema de incidencias y formatos ISO)
Sesión 3 – Ingresos 1/3
• Insumos para la recepción de ingresos (catálogos)
• Entrada al sistema• Cobro a aspirantes• Búsqueda de aspirantes por nombre• Cancelación de recibos aspirantes• Condonaciones
Sesión 4 – Ingresos 2/3
• Cobro a alumnos• Búsqueda de alumnos por nombre• Cancelación de recibos alumnos• Cobro a externos
Sesión 5 – Ingresos 3/3
• Corte de caja• Pre-pólizas• Reportes del sistema• Evaluación final
SESIÓN 1 – OBJETIVOS
Company Logo
El participante:
• Conocerá las reglas que la Coordinación ha definido para el curso y sus participantes.
• Identificará los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad Autónoma de Zacatecas y la importancia de su labor para la Institución.
• Describirá el proceso general de recepción de ingresos y los subprocesos que lo integran.
El participante:
• Identificará y conocerá las funciones de cada uno de los actores del proceso.
• Conocerá la rutina general de atención a usuarios y comentará de la importancia de la misma.
Organigrama UAZ (Extracto)Consejo
Universitario
Rector
Secretaria Administrativa
Coordinación de Finanzas
Tesorería
Cajero General
Coordinación de
Infraestructura
Organigrama Unidad (extracto)Director de
Unidad
Responsable de programa
Contador de Programa
Cajero de programa
Responsable de programa
Contador de otro
programa
Cajero de programa
Director de Unidad
Contador de Unidad
Cajero de Unidad
Coordinación de Tecnologías de Información
Coordinación de Tecnologías de
Información
Desarrollo de Sistemas
Recursos Financieros
Tesorería
Telecomunicaciones Información Institucional
Escritorio de ayuda
Sistema Institucional de Información Administrativa y Financiera
Recursos Financieros
Recursos Humanos
Control EScolar
Desarrollo Internet
Proceso general de ingresos
Entrada al sistema
Cobro de
servicios
Corte de caja
Entrega de
recursos
Salida del
sistema
Al final d
e día/turno
Los r
ecurso
s se entre
gan
Al jefe in
mediato
Actores del proceso de ingresos
• Aspirantes• Alumnos• Clientes Externos• Cajero• Tesorero• Contador de unidad o responsable
administrativo• Desarrollador del sistema
Aspirante
• Persona que desea cursar alguno de los programas que ofrece la Institución y que se encuentra en proceso de selección.– Se identifican en el sistema por un número de
seis dígitos llamado “clave de aspirante”.– Solo pueden pagar su derecho a examen cuando
están en proceso de selección.– Una vez aceptados el sistema determina
automáticamente que conceptos debe pagar.
Alumno
• Persona que se encuentra cursado uno o mas programas dentro de la Institución.– Se identifican en el sistema por un número de
ocho dígitos llamado “matricula”.– Pueden pagar un número muy variado de
conceptos en función del programa que se encuentran cursando.
Clientes externos
• Persona que paga por alguno de los servicios que presta la Institución y que no tiene una relación directa.– Se identifican en el sistema por un número de
consecutivo que le asigna el cajero cuando solicita servicio por primera vez.
– Ej. Paciente de las clínicas de atención odontológica.
Cajero
• Encargado de recibir y registrar los pagos que se realizan en las cajas de la Institución.– Cada cajero tiene un “nombre de usuario” y
“contraseña” que les permite el acceso al sistema.
– Existen dos tipos: Cajero general y cajero de unidad.
Tesorero
• Responsable Institucional del registro y control de los ingresos en las cajas generales y de la administración de las cuentas bancarias de la tesorería– Es el único autorizado para el alta del conceptos y
el cambio de costo.– Autoriza el alta de cuentas en el sistema para
cajeros nuevos.
Contador de unidad o responsable administrativo
• Responsable en una unidad o centro de la administración de los ingresos que se reciben en su unidad.– Reciben el cajero a través del corte de caja los
ingresos del día.– Tienen permisos de vigilancia en el sistema a
través de reportes detallados de los ingresos recibidos en las cajas.
Desarrollador del sistema
• Personal del sistemas que realizó el desarrollo del subsistema y que brinda apoyo a los usuarios en caso de errores en los programas.– Asignan las “cuentas” para la entrada al sistema.– Brindan soporte vía telefónica o a través de
servicios de mensajería instantánea a los cajeros.– Capacitan a cajeros nuevos.– Corrigen errores en el sistema y desarrollan
servicios nuevos
RUTINA DE ATENCIÓN
Company Logo
Rutina de atención1. Saluda al alumno/aspirante/externo de manera cordial2. Pregunta su número de identificación (matricula/número
de aspirante/clave de cliente externo)3. Pregunta por el concepto o conceptos que desea pagar4. Le informa del monto total del pago5. Recibe el dinero y repite el voz alta la cantidad que esta
recibiendo6. Imprime el recibo7. Entrega al interesado el original y la copia/copias junto
con el cambio y lo cuenta delante de él.8. Agradece su pago y se despide cordialmente
Repaso
• Revisión de objetivos primera sesión