Styremøte SSHF

13.10.16

Hvordan SSF skal møte budsjettutfordringene 2016/2017

v/Annette Solinski

..men vi har nettopp startet første fase av restaureringen...

Karleggeing Implementering rett i drift

De ansatte skal stå for arbeidet

April 2-3 uker

Inntil 1 juli

Aug– Des 2016

Beboere og hus i endring.. Folk i ulike rom/etasjer Noen utfordringer Enda større potensial Stort engasjement

Vi har avdekket et potensial som lar seg realisere – til målbare resultater

Implementering rett i daglig drift. Forbedring av pågående arbeid Kontinuerlig forbedring Sikre eierskap blant ansatte til ny måte å jobbe sammen på.

• Forståelse av utfordringer • Avdekker forbedringspotensial • Identifiserer hvilke aksjoner vi må

ta for å levere resultater • Når potensialet kan leveres • Organisasjonens evne til å levere

det • Behov for fagstøtte vedrørrende

drift og endringsledelse

2017

Vi skal jobbe hardt for å nå budsjettet i 2016

Hovedutfordring: Overforbruk av ressurser og noe lavere inntekt enn budsjettert fordi vi ikke har kodet all aktiviteten som genererer inntekter • Kortsiktige løsninger vil ikke løse rot årsakene til

problemene • Vi skal jobbe strategisk for å bygge et team av ledere som

forstår utfordringene, og har evne og driftskompetanse til å skape resultater

Struktur og fokus vil gi resultater på tvers av hele klinikken Hva som er gjort siden sist styremøte er markert i grønt

• Styringsstruktur

– Måling og evaluering av fakta. Etablere forbedringslooper på alle nivå

– Gjennomgang av ressursplanlegging og koding og plunder og heft

Startet å etablere «Ta tempen møter i hele klinikk somatikk med fakta fra felten

• Prosesser og retningslinjer

– Ressursplanlegging • Innen avdelingene • På tvers av avdelingene • Koordinering Inkludert ressursbruk i «ta tempen» logg. Ukentlig oppfølging. Laget utkast til ansvarsmatrise for ressursplanlegging Startet arbeid for bedre struktur for medisinske leger

– Koding • Kartlegging av kodeprosessen. Avklaring av

ansvar. Avdekking av utfordringer innen hver enhet • Koding integrert som fokus dag for dag i «Ta

tempen».

• Kompetanseutvikling

– Driftskompetanse (Daglig ledelse) Kartlagt driftskompetanse til stab, avdelingsledere og enhetsledere. Utarbeidet kompetansematrise som viser kompetansegap og behov for opplæring.

• Kommunikasjon

– Enhetlig og strategisk kommunikasjon av hvem vi er, hva vi gjør og hvor vi vil

Utarbeidet årshjul for intern og ekstern kommunikasjon.

Sørget for kommunikasjon av historier fra driften etter innspill fra ansatte gjennom nyhetsbrev

Regnskap Klinikk for somatikk Flekkefjord – pr.sept

Virksomhetsrapport september 2016 5

8.2 Klinikk for somatikk Flekkefjord Tilbake til vedlegg

Faktisk sept

Budsjett sept

Avvik sept

Faktisk HIÅ

Budsjett HIÅ

Avvik HIÅ

Inntekt Basisramme -7 129 -7 129 0 -51 981 -51 981 0

Aktivitetsbaserte innt -15 467 -15 711 -244 -130 540 -127 570 2 970

Andre innt -414 -416 -2 -4 809 -4 194 615

Interne inntekter 0 -22 -22 -684 -200 483

Inntekt sum -23 011 -23 278 -268 -188 014 -183 946 4 068

Kostnad Lønnskostnader 20 843 18 047 -2 796 162 182 151 223 -10 959

Varekostn 1 945 2 117 171 18 178 17 525 -654

Kjøp av helsetjenester 12 21 9 235 190 -46

Andre driftskostn 442 450 8 4 374 4 104 -270

Interne kostnader 1 278 1 274 -5 11 813 11 622 -191

Kostnad sum 24 521 21 909 -2 612 196 783 184 663 -12 120

Resultat 1 511 -1 369 -2 880 8 769 717 -8 052

5

Avvik pr avd Klinikk for somatikk Flekkefjord – pr.sept

Virksomhetsrapport september 2016 6

8.2 Klinikk for somatikk Flekkefjord Tilbake til vedlegg

Avvik innt sept

Avvik kostn sept

Avvik res sept

Avvik innt HIÅ

Avvik kostn HIÅ

Avvik res HIÅ

Klinikk for somatikk Flekkefjord 127 Kir fag Flekkefjord 270 -1 491 -1 220 1 281 -7 758 -6 477283 Anestesi-avd SSF -2 -151 -152 108 -924 -816333 Medisinsk avdeling SSF -512 -8 -521 2 216 -1 251 965398 Klinikk Fl.fjord felles -24 -587 -610 -55 -1 548 -1 603193 Merkantil avd SSF -376 -376 518 -639 -121

Totalt Klinikk for somatikk Flekkefjord -268 -2 612 -2 880 4 068 -12 120 -8 052

6

Bemanning Klinikk for somatikk Flekkefjord, oktober

Virksomhetsrapport september 2016 7

8.2 Klinikk for somatikk Flekkefjord Tilbake til vedlegg

Avd Avd Denne

mnd 2015 Denne

mnd 2016

Endring 2015-2016

denne mnd

Bud16 denne mnd

Avvik mot bud

denne mnd Akk 2015 Akk 2016

Endring 2015-2016

HIÅ Akk

bud16

Avvik mot bud

akk Bud

des16127 Avdeling for kir. fag Flekkefjord 159 156 -3 141 15 159 156 -3 144 11 141193 Merkantil avd Kir SSF 15 26 10 14 12 14 17 3 14 4 14333 Medisinsk avdeling SSF 109 94 -15 98 -3 109 106 -3 99 7 98398 Klinikk Flekkefjord felles 1 4 3 8 -4 1 3 2 9 -6 8Totalt klinikk for Somatikk Flekkefjord 285 280 -5 260 20 284 282 -1 266 17 260

Sykefravær Klinikk for somatikk Flekkefjord

8 Virksomhetsrapport september 2016

8.2 Klinikk for somatikk Flekkefjord Tilbake til vedlegg

jan feb mar apr mai jun julTotalt 2015 7,1 % 7,4 % 6,1 % 6,4 % 6,6 % 7,9 % 6,2 %

Korttids 2015 2,7 % 2,7 % 2,0 % 1,4 % 1,9 % 2,2 % 1,8 %

Langtids 2015 4,4 % 4,7 % 4,2 % 5,0 % 4,7 % 5,7 % 4,4 %

Totalt 2016 6,4 % 8,7 % 6,7 % 6,1 % 4,9 % 5,7 % 4,1 %

Korttids 2016 2,5 % 3,5 % 2,4 % 2,0 % 1,5 % 2,7 % 1,6 %

Langtids2016 3,9 % 5,1 % 4,3 % 4,0 % 3,4 % 3,0 % 2,6 %

Fjerning av frustrasjon i ansattes arbeidshverdag kan redusere sykefravær

Vi fokuserer på den viktigste driveren av inntekter: Operasjoner

• Siden april har vi evnet å snu utviklingen. • En strukturert tilnærming for forbedring av flyt vil hjelpe oss i å nå budsjettet • I Flekkefjord fortsetter antall innleggelser (+115) å ligge godt over budsjett. Antall dagbehandlinger (+30) er over budsjett mens polikl.konsultasjoner (-199) er under budsjett.

September

Hittil i år

Vi får oversikten over rotårsaken til manglende koding

• En kartlegging er utført av utfordringer knyttet til koding i alle enheter ved klinikk somatikk

• Avklaring av – Felles grunnleggende utfordringer i basiskunnskap – Felles tiltak for å møte utfordringene

Her kom det frem mange felles utfordringer for hva vi strever med på hver vår post, både når det gjelder uklarhet om: • Hva som skal kodes • Hvor ofte det skal kodes • Hvem som skal kode

Vi jobber med å få kontroll på vår største driver av kost: Personell (82-3 % av totale kostnader)

• Fokus på ressursbruk «dag for dag» i driften vil gi: – Mer tid til verdiskapende arbeid. Mindre sløs av tid på «plunder og

heft». – Reduksjon i bruk av vikarbyrå og overtid – Bedre koordinerte resurser innad og på tvers av enheter og avdelinger – Økt forutsigbarhet og mulighet til å skape mest mulig optimal flyt

tilpasset aktivitet

Å styre kostnadene dag for dag handler om å forstå forholdet mellom verdiskapende og ikke verdiskapende tid

Ikke verdiskapende tid kan være: • Dobbeltarbeid • Venting • Oppgaver vi ikke blir

betalt for å utføre • Tungvint

arbeidsmetodikk

Ikke verdiskapende tid driver kostnader opp fordi vi kaster arbeidskraft på utfordringene (fikser) i stede for å gjøre noe med rotårsakene !

Ved å redusere ikke verdiskapende tid, reduserer vi kostnader og frigjør ressurser til mer verdiskapende arbeid til det beste for pasienten.

Tid brukt pr enhet?

Ikke verdi skapende tid

Verdiskapende tid

Huset er bygd opp av forbedringslooper med fakta fra daglig drift som viktigste byggestein

DAGLIG FORBEDRIN

GSLOOP (TA

TEMPEN)

FAKTA

ANALYSE AV

FAKTA

BESLUTNING

HANDLING

UKENTLIG DRIFTS MØTE

FAKTA

ANALYSE AV

FAKTA

BESLUTNING

HANDLING

LEDER MØTE DRIFT

FAKTA

ANALYSE AV

FAKTA

BESLUTNING

HANDLING

PLANER OG MÅL BRYTES NED

UTFORDRINGER EKSKALERES OPP BASERT PÅ FAKTA FRA DEN DAGLIGE DRIFTEN

FAKTA FRA DAGLIG DRIFT – TA TEMPEN

UTFORDRINGER LØSES PÅ LAVEST MULIG NIVÅ. Kun det som ikke kan løses på lavest mulig nivå bringes opp til neste forbedringsloop.

DAG Enhetsleder

UKE Avd.leder

MÅNED Ledelse

Kvalitet Aktivitet

Kostnader

Kostnader Inntekter

Inntekter

Ventetid driver lønnskostnader og pasientfrustrasjon

133 114 126 134

121 123

66 73 68 64

71 68

126 118 112 107 123

149

U1 - U34 - Gj.U35U36U37U38U39U40U41U42

Dagkirurgi – tid i minutter Venter før operasjon Stuetid Venter på å gå hjem

Gjennomsnitt uke 1 – uke 34

Gjennomsnitt totalt tid i sykehus – 325 minutter (5 timer og 25 minutter)

Vi bruker verktøy for å kartlegge reelt ressursbehov

Vi har i flere enheter startet å ta i bruk et verktøy som gir oss oversikt over alle aktiviteter en stilling inneholder, med tidsangivelse – slik at behov for årsverk/ressurser regnet ut. Underlaget gir oss mulighet til å • Avdekke svinn/ikke verdiskapende tid • Få oversikt over alle aktiviteter en stilling inneholder • Angir faktagrunnlag for om vi har reelt stillingsbehov • Gir oss mulighet til å stille kritiske spørsmål til hvordan vi bruker

ressursene våre

SUM 6 865,67 4,05

Nr Aktivitet

Måleenhet tid i

minutter

Antall ganger aktiviteten

gjentas pr år

Hvor mange minutter aktiviteten tar i gjennomsnitt per gang den er utført.

Totalt antall timer som er påkrevd pr år for å

utføre aktviviteten

Årsverk behøvd for å

utføre aktiviteten. Basert på :

Adm oppgaver, møtevirksomhet, forberedende og referat, Gat ves ykdom, ferie, avsp, ovetid, EK web 92 120 184,00 0,109

Nyansatte forberedelse og opplæring de delene som omhandler overordnet organsisering 4 240 16,00 0,009

Teknisk behovsmeldinge 46 30 23,00 0,014

Clockwork, bestille varer 46 30 23,00 0,014

Fysio/ergo - OVERSIKT OVER ARBEIDSOPPGAVER Eksempel på kartlegging av stilling innen med.sengepost (fysio/ergo)

Utvikle driftskompetanse for å sikre at vi oppnår resultater

Åpne, lese og lagre et excel dokument.4,0 3,0 3,0

Kan summere kolonner eller rader 1,0 2,0 2,0Utarbeide og redigere loggskjema for "Ta tempen møte"

3,0 3,0

Bruke styringsverkttøyet "Kuben" til å få oversikt over nøkkeltall for din enhet

2,0 3,0

Gi innspill til budsjett1,0 3,0 2,0

RessursplanleggingLage turnus som er tilpasset aktivitet

2,0

Sykefraværsoppfølging Kjenner til og følger opp sykefravær etter standard regler

4,0 3,0 4,0

PowerpointKan åpne, lagre og skrive ut power point presentasjon

4,0 3,0 3,0

Gjennomført E-læring i TQM (Ja/Nei) Nei ja 3,0Skrive TQM 3,0 3,0 4,0

Tiltaksbehandle TQM 3,0 3,0 4,0

Kategorisere TQM 2,0 3,0 4,0

Følge opp tiltaksbehandling 3,0 3,0 4,0

Vidersende TQM etter endt tiltaksbehandling

3,0 3,0 3,0

Oversikt over kostnader og inntekter

Avviksmelding/TQM

Excel

Dersom ikke vi har rett kompetanse til å drifte i ledelsen, kan vi ikke forvente god kostnad og inntektskontroll. Vi kartlegger kompetanse til avdelingsledere, enhetsledere og stab for å sikre riktig opplæring og støtte.

SCORE 0: Har aldri hørt om dette/kan

ingenting om det

SCORE 1: Har hørt om dette, og har en "ide" om hva det går i, men

har aldri gjort det

SCORE 2: Kan utføre oppgaven med hjelp/støtte fra andre

SCORE 3: Utfører oppgaven selvstendig

uten hjelp

SCORE 4: Er "ekspert" og kan lære opp andre.

Reduserte kostnader skal sikres gjennom daglig, ukentlig og månedlig kontroll:

Reduksjon av kostnader for 2017

Utfordringsbilde 2017-2020: -20 mill.

Økt inntekt sikres gjennom økt aktivitet:

Økning av inntekt for 2017

3 millioner

4, 5 millioner

Utfordringsbilde 2017-2020: -20 mill.

Oppsummering:

• Vi jobber med å få kontroll over kostnadene ved å – Måle ressursbruk hver dag gjennom «Ta tempen» og gjøre

tiltak på dag og ukenivå – Innføre verktøy som sikrer at vi tar beslutning på fakta i

stede for synsing, f.eks når det gjelder behov for mer ressurser

– Kartlegge driftskompetanse og lære opp ledere på alle nivåer så vi sikrer god daglig drift

– Balanserer ressurser i operasjonsplanlegging – Ekstra tiltak fra nå og ut året: Tett oppfølging av

avdelingsledere og enhetsledere i forhold til kostkontroll innen deres område

For å lykkes trenger SSF støtte fra SSHF

• Vi trenger rom til å jobbe langsiktig og helhetlig med driftsendringene for at SSF skal nå budsjett 2017

• Støtte fra sentrale funksjoner til analyse av økonomi, aktivitet og andre relevante behov • Vi må få definert hvem som er ansvarlig for servicestandarden mellom SSHF og SSF. (Eks

aktuelt ved: Teknisk svikt som fører til reduksjon i operasjonskapasitet, etc. og andre områder) Dette er en kritisk forutsetning for at SSF skal kunne levere resultater.

• Sørge for at sykehusene oppmuntrer og fasciliterer samarbeid mellom sykehusene, og evt.andre helseforetak der det er formålstjenlig.

Det er pr i dag uklare retningslinjer, roller og ansvarsforhold vedr. støttefunksjoner. Drift, Kodekontor, Medisinsk Service, Sykehuspartner, Økonomi/analyse, HR er kritiske leverandører for at SSF skal produsere sine resultater. Hva skal de sentrale funksjoner levere i henhold til kvalitet for at SSF skal kunne oppnå resultater? Dette må vi bli enige om. Vi lykkes ikke alene!

SSF

SSHF

Siri Tønnesen

«Jeg har selv måtte lære meg nye måter å jobbe på, og syns tidvis det er både tøft og vanskelig. Men jeg kan ikke kreve mindre av meg selv enn jeg gjør av mine ansatte. Og jeg vet at endring er nødvendig for å lykkes». Klinikkdirektør Annette Solinski