Modul ke:

Fakultas

Program Studi

03Ekonomi dan

Bisnis

S1 Manajemen

Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.

SALESMANSHIP

STRUKTUR ORGANISASI DAN KARIR DALAM BAGIAN PENJUALAN

Bagian Isi

• Struktur Organisasi bagian penjualan• Karir yang ada pada bagian penjualan

• Penyusunan Struktur Organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan, baik organisasi tersebut berskala kecil maupun besar tetap memerlukan Struktur Organisasi yang jelas untuk mencapai sasaran organisasi yang ditetapkan. Secara definisi, yang dimaksud dengan Struktur Organisasi menurut Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok.

• Struktur Organisasi dalam sebuah organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) yaitu suatu diagram yang menggambarkan pengaturan posisi pekerjaan dalam Organisasi yang diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenangnya

• TUJUAN ORGANISASI PENJUALAN• Struktur organisasi harus melayani tujuan-tujuan berikut

:• 1.Kegiatan harus dibagi dan diatur sedemikian rupa

sehingga perusahaan bisamendapatkan keuntungan dari spesialisasi tenaga kerja.

• 2.Struktur organisasi harus menyediakan stabilitas dan kontinuitas dalam upaya penjualan perusahaan.

• 3.Struktur harus menyediakan untuk koordinasi berbagai kegiatan yang ditugaskankepada orang-orang yang berbeda dalam tenaga penjualan dan departemen yang berbeda dalam perusahaan

• STRUKTUR HORIZONTAL DARI TENAGA PENJUALAN• Beberapa pertanyaan kunci diantaranya adalah :• Jika perusahaan mempekerjakan tenaga penjualan

sendiri, atau harus beberapa atau semua usaha jual dikontrak untuk agen luar, seperti perwakilan produsen?

• Berapa banyak kekuatan penjualan yang berbeda harus perusahaan miliki, dan bagaimana mereka harus diatur?

• Harus memisahkan perwakilan penjualan ditugaskan untuk produk yang berbeda, jenis omers cust, atau fungsi penjualan?

• Bagaimana seharusnya perusahaan mengatur penjualan dan upaya pemasaran ketika mereka memasuki pasar luar negeri dan menjadi pesaing global?

• Ketika keputusan adalah dengan menggunakan tenaga penjualan perusahaan, pendekatan alternatif termasuk

(1).organisasi geografis, (2). organisasi dengan jenis produk, (3). organisasi dengan jenis pelanggan, dan (4). organisasi dengan fungsi penjualan.

• Menentukan Tenaga Penjualan Perusahaan atau Agen Independen

• Masalah-masalah yang terkait dengan pengelolaan tenaga penjualan internal perusahaan, di mana semua tenaga penjualan dan manajer mereka adalah karyawan perusahaan. Dalam banyak kasus, penggunaan agen independen bukan perusahaan penjual merupakan pilihan penting.

• Ketika Memutuskan Agen Luar Yang Sesuai• Keputusan tentang apakah akan menggunakan agen independen

atau tenaga penjualan perusahaan untuk menutupi produk tertentu atau pasar sering melibatkan berbagai pertimbangan dan perdagangan.

• Empat faktor penting bagi seorang manajer untuk pertimbangkan adalah (1) kriteria ekonomi, (2). kontrol, (3) biaya transaksi, dan (3) flexibility.

Organisasi GeografisOrganisasi penjualan geografis memiliki beberapa kekuatan. Yang paling penting,

ia cenderung memiliki biaya terendah. Karena hanya ada satu penjual di setiap wilayah dan wilayah cenderung lebih kecil dari mereka berada di bawah bentuk lain dari organisasi, waktu perjalanan dan biaya diminimalkan. Juga, tingkat manajerial lebih sedikit diperlukan untuk koordinasi. Dengan demikian, penjualan Administration dan biaya overhead tetap relative rendah.

• Perusahaan yang beroperasi dengan menggunakan struktur geografis biasanya memiliki karakteristik berikut ini:

• a. Lini produk mereka kurang beragam.• b. Produk mereka dijual ke pengguna akhir.• c. Pemasaran adalah variabel yang sangat penting.• d. Semua produk mereka dipasarkan melalui saluran distribusi yang

sama.• e. Produk diubah sesuai dengan kebutuhan konsumen lokal.• Organisasi geografis memiliki beberapa keuntungan. Pendelegesasian

wewenang dan tanggung jawab lininya dilakukan secara eksplisit. Koordinasi antara penjualan produk dan produksinya diperkuat, dan secara keseluruhan ada pemusatan pengalaman dari bidang-bidang permasalahan yang sering dihadapi. Kerugian yang paling dirasakan dari struktur ini adalah adanya sejumlah besar eksekutif “super” yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efektif. Kerugian lainnya adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing produk individu tidak mendapat perhatian yang cukup karena tidak ada satu orang eksekutif yang secara khusus bertanggung jawab untuk segala kegiatan produk tersebut.

• Organisasi Produk• Keuntungan utama dari penyelenggaraan tenaga

penjualan dengan produk individu tenaga penjualan / sales dapat mengembangkan keakraban dengan atribut teknis, aplikasi, dan metode penjualan yang paling efektif yang berhubungan dengan produk atau produk yang terkait.

• Jenis organisasi ini membagi tugasnya ke dalam dimensi produk. artinya sebuah garis kordinasi atau kelompok koordinasi terbagi atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Misalnya sebuah perusahaan menghasilkan produk A,, B dan C. Pada masing-masing produk tersebut terdapat bagian atau divisi yang mendukung kesuksesan produk di pasar. Masing-masing produk akan memiliki divisi pemasaran, SDM dan produksi sendiri–sendiri.

• Perusahaan yang menggunakan struktur ini biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:a. Perusahaan terdiri dari pengguna akhir yang beragam.

• b. Lini produknya sangat diverifikasi dan membutuhkan kemampuan teknologi tingkat tinggi.

• c. Biaya pengapalan, tarif, dan pertimbangan biaya tertentu lainnya mempengaruhi produsen setempat

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Organisasi1. Kelebihan struktur organisasi produka. Penanggung jawab dari produk akan sangat jelas, sehingga fokus kinerja

terhadap konsumen lebih jelas dan memuaskan.b. Struktur ini baik di gunakan untuk perusahaan yang memiliki lini bisnis atau

produk yang bervariasi. Variasi dari jumlah produk yang dihasilkan memerlukan koordinasi yang tinggi, sehingga struktur ini akan memfasilitasi perusahaan sehingga masalah koordinasi dalam sebuah produk yang dihasilkan akan mudah terselesaikan.

c. Faktor lingkungan yang berubah dengan cepat juga akan sangat sesuai jika dihadapi dengan jenis sturktur organisasi ini

Kekurangan struktur organisasi produka. Koordinasi antar produk akan semakin kesulitan.b. Keahlian teknik akibat spesialisasi tidak akan tercapai dan

standardisasi produk yang sulit juga merupakan kelemahan yang dimiliki oleh struktur organisasi ini.

Organisasi menurut Jenis Pelanggan atau Pasar

• Organisasi dengan Fungsi Jual • Berbagai jenis menjual tugas sering membutuhkan kemampuan

dan keterampilan yang berbedadari masing-masing penjual. Dengan demikian, mungkin logis dalam keadaan tertentu untuk menggunakan pendekatan organisasi dengan fungsi penjualan penjual begitu berbeda mengkhususkan diri dalam melakukan difungsi penjualan berbeda-beda. Salah satu organisasi fungsional tersebut adalah untuk memiliki satu tenaga penjualan spesifikasi dalam calon untuk mengembangkan dan account baru, sementara kekuatan kedua mempertahankan dan melayani pelanggan lama.

• KARIR DALAM BAGIAN PENJUALAN• Perencanaan Karier• 1. Pengertian perencanaan karier• Karier adalah semua jabatan/pekerjaan yang dimiliki/dipegang

selama kehidupan kerja seseorang. Perencanaan karier adalah suatu perencanaan tentang kemungkinan seorang karyawan suatu organisasi atau perusahaan sebagai individu meniti proses kenaikan pangkat atau jabatan sesuai persyaratan dan kemampuannya.Menurut kol. Susilo Martoto, perencanaan karier adalah suatu perencanaan tentang kemungkinan-kemungkinan seorang karyawan/anggota organisasi sebagai individu meniti proses kenaikan pangkat/jabatan sesuai persyaratan dan kemampuannya.

Keberhasilan karier seseorang dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut:a. Pendidikan formalnya

• b. Pengalaman kerjanya• c. Sikap atasannya• d. Prestasi kerjanya• e. Bobot pekerjaanya• f. Adanya lowongan jabatan• g. Produktifitas kerjanya• Tujuan organisasi sangat penting dirumuskan agar setiap anggota organisasi

mempunyai tujuan yang jelas terarah. Dari tujuan organisasi akan dapat ditentukan:1) Besar kecilnya misi organisasi2) Berat ringannya tugas pekerjaan3) Spesifikasi pekerjaan yang perlu dirumuskan4) Jenis kelompok pekerjaan yang perlu disusun5) Kuantitas dan kualitas personel yang diperlukan

Manfaat perencanaan karier adalah:• Mengembangkan para karyawan yang dapat dipromosikan (potensial)• Menurunkan perputaran karyawan• Mengungkap potensi kayawan• Mendorong pertumbuhan• Mengurangi penimbunan• Memuaskan kebutuhan karyawan• Membantu pelaksanaan rencana-rencana kegiatan yang telah disetujuiTerdapat empat hal pokok dalam penyusunan perencanaan karier yaitu

jabatan pokok, pola jalur karier bertahap, jabatan struktural, dantenggang waktu jabatan.

1. Jabatan pokok dan jabatan penunjang2. Pola jalur karier bertahap3. Jabatan structural4. Tenggang waktu

• Manfaat perencanaan karier• Manfaat perencanaan karier dapat dikemukakan sebagai berikut:

a. Mengembangkan karyawan yang dapat dpromosikan. Perencanaan karir dapat membantu suplai karyawan internal terutama karyawan yang potensial.b. Menurunkan perputaran karyawan (turnover). Perhatian terhadap karir individual dapat meningkatkan loyalitas pada organisasi tempat mereka bekerja.c. Mengungkap potensi karyawan. Adanya perencanaan karir yang jelas mendorong individu untuk menggali potensi masing-masing untuk mencapai sasaran karir yang diinginkan.d. Mendorong perubahan. Perencanaan karir yang baik mendorong semangat kerja

• karyawan dan motivasi kerja dapat dipelihara.

• e. Mengurangi penimbunan. Perencanaan karir dapat membantu karyawanyang tidak berkualifikasi untuk maju.

• f. Memuaskan kebutuhan karyawan. Perencanaan karir berarti adanyapengakuan dan penghargaan terhadap individu karyawan.

• g. Membantu pelaksanaan kegiatan-kegiatan karyawan yang telah disetujui. Perencanaan karier yang efektif dan realistis mendorong para pekerja dapatlebih proaktif dan dapat mengantisipasi setiap masalah dan tantangan secaralebih baik.

Hambatan-hambatan dalam karier awal (early career)1. Frustasi dan ketidakpuasan disebabkan harapannya tidak sesuai2. Adanya penyelia yang tidak kompeten3. Intensivitas terhadap aspek politis organisasi4. Kegagalan dalam memantau lingkungan internal dan eksternal5. Mengabaikan kriteria sesungguhnya untuk pengevaluaian kinerja dari

karyawan yang baru diangkat/baru memulai berkarier6. Ketegangan antara profesional yang lebih muda dan yang tua serta manajer

yang diakibatkan oleh perbedaan pengalaman, kebutuhan dan minat7. Ketidakpastian mengenai batasan loyalitas yang dituntut organisasi.8. Kegelisahan mengenai integritas, komitmen, dan dependensi

• 1. Pengertian pengembangan karier• Pengembangan karier adalah suatu kondisi yang menunjukkan

adanya peningkatan status seseorang dalam suatu orgnisasi pada jalur karier yang telah ditetapkan dalam organisasi yang bersangkutan.2. Tahap perkembangan karier

• Agar tahap perkembangan karier dapat dilakukan secara efektif maka, program karier perlu disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik individu dalam berbagai tahap kehidupan dan kariernya.a. Karier awal

• Karir awal/tahap pembentukan, merupakan tahap penekanan pada perhatian untuk memperoleh jaminan terpenuhinya kebutuhan di tahun-tahun awal pekerjaannya.

b. Karier pertengahan• Tahap karier pertengahan(middle career) kerap kali meliputi

pengalaman baru, seperti penugasan khusus, transfer dan promosi yang lebih tinggi, tawaran dari organisasi lain, kesempatan vasibilitas untuk jenjang organisasi yang lebih tinggi, dan pembentukan nilai seseornag bagi organisasi.

c. Karier akhir• Pemberian pelatihan kepada penerus, penguranagn beban

kerja, atau pendelegasian tugas-tugas utama periode karier akhir (late career) adalah agar tetap produktif dan menyiapkan diri untuk pensiun.

• Pengembangan karier secara individual dan organisasional

• a. Pengembangan karier secara individual• Ada enam kegiatan pengembangan karier

secara individual yaitu sebagai berikut:a). Prestasi kerja

• b). Exposure• c).Permintaan berhenti• d). Kesetiaan pada organisasional• e). Mentor dan sponsor• f). Kesempatan untuk berkembang

• Tujuan pengembangan karier dan analisis karier yang sukses

• Dari segi pengembangan karier, ada tiga alternatif dalam perlakuan organisasi terhadap karyawan, yaitu:

• a. Organisasi perlu mempertahankan jabatan semula untuk jangka waktu tertentu dengan memeberikan ganjaran yang sesuai

• b. Organisasi perlu memudahkan pekerja pada jabatan lain secara horizontal yang lebih relevan dengan peningkatan dan perbaikan pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dialami pekerja

• c. Organisai perlu menginformasikan kepada pekerja secara vertikal untuk mengisi suatu jabatan, yang secara struktural lebih tinggi kedudukannya

• Dalam hal tanggung jawab, pengembangan karier dibedakan menjadi dua pendekatan yaitu:

• Dengan pendekatan tradisional• perencanaan pengembangan karier disusun dan ditetapkan

oleh organisasi/ perusahaan secara sepihak.• Pelaksanaan pengembangan karier tergantung sepenuhnya

pada organisasi.• Control hasil pengembangan karier dilakukan secara ketat oleh

organisasi

• Pengembangan karier diartikan dan dilaksanakan melalui kegiatan promosi ke jenjang/ posisi yang lebih tinggi.

• Dengan pendekatan baru• • pengembangan karier harus diterima bukan sekedar berarti promosi ke

jabatan/ posisi yang lebih tinggi. Disini, pengembangan karir adalah motivasi untuk maju dalam bekerja dilingkungan suatu organisasi

• • sukses karier yang dimaksud diatas berarti seorang pekerja mengalami kemajuan dalam bekerja, berupa perasaan puas dalam suatu atau setiap jabatan/ posisi yang dipercaya oleh organisasi. Karena dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.• Sukses dalam pengembangan karier yang berarti mengalami kemajuan dalam bekerja, adalah meningkatkan pengetahuan dan keterampilan/ keahlian, sehingga menjadi lebih berprestasi/ produktif sebagai pekerja yang kompetitif.

• • Para pekerja harus menyadari bahwa untuk memperoleh kemajuan dalam bekerja merupakan tanggung jawabnya sendiri. Dengan kata lain, pengembangan karier berada ditangan pekerja masing-masing, yang memerlukan kemampuan mengelola (manajemen) diri sendiri.

• Dari dua pendekatan seperti yang telah disebutkan diatas, pedekatan secara traditional memiliki kelemahan:

• a) Pengembangan karier berlangsung tidak efektif• b) Perusahaan sulit unggul dalam lingkungan bisnis yang kompetitif

• Manajemen pengambangan karier• Setiap pekerja yang merencanakan pengembangan karier

perlu bersikap dan bertindak sebagai berikut:• a. Memilih bidang pekerjaan• b. Memahami dan meneriam kedudukan yang sekarang• c. Merencanakan jalan keluar• Manajemen pengembangan karier berlangsung secara dua

arah:• 1. Arah pertama harus datang dari para pekerja dengan

aktif merencanakan dan melakukan kegiatan ke arah kemajuan dan perkembangan untuk mewujudkan karier yang sukses

• 2. Arah kedua dalam pengembangan karier harus datang dari organisasi untuk membantu dan memberi peluang bagi pekerja yang potensial dalam mengembangkan karier

• DAFTAR PUSTAKAAllan Peace (2004), : Bahasa Tubuh, Interaksara, JakartaBell, S. J., Mengüҫ, B., & Widing, R. E. (2010). Salesperson

learning, organizational learning, and retail store performance. Journal of the Academy of Marketing Science. 38 (2): 187-201.

Cron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork.

David Lieberman (2007), Agar siapa saja mau melakukan apa saja untuk Anda, Elekmedia, Jakarta

Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force management. New York: McGraw-Hill

Siswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka, Jakarta

Tracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu Populer, Jakarta

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.