str. 1/ 9

PROTOKÓL nr 01/13z przegladu systemu zarzadzaniaw dniu 26.04.2013 o godz. 09.00

l.Uczestnicy przegladu:Rektor - prof. zw. dr hab. Piotr JedrzejowiczPelnomocnik ds. szj. w AMG - dr Miroslaw Czechowski,Koordynator ds. szj - mgr Ewa PrylowskaKoordynator ds. szj - Grazyna PawlowskaPrzewodniczacy zespolu ds. kontroli zarzadczej - mgr Maciej ZalachPelnomocnicy ds. szj na wydzialach i w PA wedlug zalaczonej listy obecnosci

2. Przebieg dyskusji

Podczas przegladu omówiono

2.1. Podsumowano realizacje zadan wynikajacych z poprzedniego przegladu oraz zauditu zewnetrznego - referowal Koordynator ds. szjNa poprzednim przegladzie stwierdzono, ze kontynuowane beda cele zawarte w strategiiuczelni i poszczególnych wydzialów i pionów. Zadania te sa na biezaco realizowane. W roku2012 zaplanowano 7 celów jakosci. Piec celów zostalo osiagnietych zgodnie z zakladanymizalozeniami. Jeden cel dot. WPiT, z uwagi na ograniczone mozliwosci finansowe i wzgledyorganizacyjne, zostal przeniesiony do realizacji na rok nastepny. Nie udalo sie zrealizowaccelu dotyczacego wysokosci dotacji na dzialalnosc statutowa.Podczas poprzedniego auditu zewnetrznego PRS nie zostala stwierdzona zadna niezgodnosc.Stwierdzone obserwacje zostaly przeanalizowane podczas spotkania z pelnomocnikami ipodjete zostaly odpowiednie dzialania doskonalace.O l -dokonano przegladu pojecia stosowanego w procedurze P4-8 dot. sprzetu pomiarowego.

Podtrzymuje sie decyzje, ze w przypadku uslugi edukacyjnej nie mamy doczynienia zesprzetem kontrolno-pomiarowym i nie ma obowiazku jego wzorcowania czy legalizacji.Natomiast istnieje koniecznosc opracowania procedury nadzoru nad wyposazeniem

dydaktycznym w skali calej uczelni. Brak jest dowodów, ze sprzet jest sprawdzany przed

rozpoczeciem semestru, w niektórych sytuacjach zapomina sie o przepisach BHP,instrukcje nie zawsze dostepne sa na stanowisku roboczym itd. Prace nad procedura

rozpoczna sie na poczatku 2014 roku.

02 - kierownicy komisji rekrutacyjnych zostali poinformowani aby informacje zamieszczanena protokolach rekrutacyjnych odnosnie zdobytej liczby punktów byly kompletne.Przy weryfikacji systemu zostaly równiez uwzglednione obserwacje pracownikówAkademii. Powyzsze zmiany w systemie sa monitorowane przez pelnomocników orazbyly przedmiotem badania podczas auditu wewnetrznego.

str. 2/ 9

2.2. Analiza polityki jakosci - referowal Koordynator ds. szj w AMW dniu 22.11.2012 r. JM Rektor zatwierdzil wersje polityki jakosci uwzgledniajaca celestrategiczne zawarte w Strategii rozwoju Akademii Morskiej w Gdyni w kadencji 2012-2016.Polityka jakosci zostala umieszczona na uczelnianej stronie internetowej i jest dostepna wlinku ISO. Aktualne wersje polityki autoryzowane przez Rektora zostaly udostepnionewszystkim wydzialom i pionom.Postanowiono, ze z uwagi na koniecznosc uaktualnienia calej Ksiegi Jakosci, polityka jakoscizawarta w ksiedze nie bedzie wymieniana w tym momencie tylko po wydaniu nowej wersjiksiegi, które planowane jest na koniec czerwca 2013 roku.

2.3. Realizacja celów jakosci - referowal Koordynator ds. szjCele jakosci zawarte w strategii na kadencje 2012-2016 zostaly sa w trakcie realizacji. Celete zostaly przelozone na plan dzi2alalnosci AMG na kadencje 2012-2016 i przekazane dorealizacji poszczególnym kierownikom pionów i podstawowych jednostek organizacyjnych.W roku 2012 zaplanowano 7 celów jakosci. Dwóch z niech nie udalo sie w pelni zrealizowac.

Z uwagi na wprowadzenie w ramach systemu zarzadzania jakoscia procedury kontrolizarzadczej (P9), zrezygnowano z dotychczasowego formularza planu jakosci na rzeczformularza "Plan dzialalnosci na rok ... ", który zawiera zestawienie celów i zadan dorealizacji. W roku 2012 w ramach doskonalenia systemu kontroli zarzadczej wzór tegoformularza ulegal zmianie. Na rok 2013 przewidziana jest nowa wersja formularza planudzialalnosci.

Podsumowanie celów zostalo wykonane wedlug nowych zasad na kazdym wydziale i wpionie osobno i przedstawione w sprawozdaniu z rocznej dzialalnosci Akademii Morskiej wGdyni za okres od 01.01.2012 - 31.12.2012. Sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez Senatw maju 2013r. Ustalone zostaly cele i zadania na 2013 rok - strategiczne dla Uczelni orazosobno dla pionów i wydzialów. Ich podsumowanie bedzie mozliwe na poczatku roku 2014.

2.4. Ocena skutecznosci realizowanych procesów - referowal Koordynator ds. szjDla ustalonych na rok 2012 mierników oceny skutecznosci procesów kazdy wydzial i PAprzypisal konkretne miary. Nie we wszystkich przypadkach zalozone miary zostaly osiagniete- zalacznik nr 1 Ocena skutecznosci procesów. Na uwage zasluguje wskaznik atrakcyjnoscikierunku. Na kazdym wydziale zakladano, ze sukcesem bedzie wykorzystanie limitu miejsc,gdy tymczasem liczba kandydatów przewyzszala dostepne miejsca. W ramach realizacjiprocesu P2 zakladano uzyskanie odpowiedniej liczby grantów uczelnianych. We wszystkichprzypadkach (wydzialy), uzyskana wartosc jest nizsza od zakladanej. Jako przyczyne moznawskazac zmieszenie finansowania. Na rok 2012 zalozono nowe miary bazujac na wynikach

z poprzedniego okresu.

2.5. Realizacje dzialan korygujacych i zapobiegawczych- referowal Koordynator ds. szjDzialania korygujace i zapobiegawcze w roku 2012 byly podejmowane na biezaco w oparciuo wyniki auditów wewnetrznych, wnioski zebran Katedr, posiedzen Rad Wydzialu i Senatu.Dodatkowo dzialania korygujace i zapobiegawcze zostaly ustalane na podstawie wniosków zespotkan pelnomocników. Wiekszosc dzialan zostala zrealizowana lub jest w trakcie realizacji.Z 20 dzialan zapobiegawczych zrealizowano 18 a 3 przesunieto na rok 2013, dzialankorygujacych ustalono 5 a zrealizowano 3. Opóznienia w realizacji zadan wynikaja badz zograniczonych mozliwosci finansowych badz z wprowadzanych zmian organizacyjnych. W

str. 3/ 9

2013 roku do czasu przegladu ustalono 5 dzialan korygujacych i 13 zapobiegawczych zczego 1 dzialanie korygujace i 2 zapobiegawcze zostaly zrealizowane. Ilosc zadan wynika zezmian wprowadzonych do ustawy Prawo o szkolnictwie wyzszym. Na biezacoidentyfikowane sa nowe obszary, które wymagaja uregulowania w stosunku do zmian wustawie i rozporzadzeniach.

2.6. Wyniki auditów wewnetrznych w Akademii- referowal Koordynator ds. szjW 2012 roku audit planowany byl w miesiacu listopadzie. Audity zostaly zrealizowanezgodnie z planem. Zaplanowano dodatkowe 4 audity poza planem: gromadzenie iudostepnianie zbiorów bibliotecznych, dzialalnosc wydawniczo-poligraficzna, poszukiwanieofert pracy dla studentów oraz zarzadzanie zasobami ludzkimi. Auditowi poddano wszystkierealizowane w Akademii procesy. Audit przeprowadzili auditorzy wewnetrzni wybrani z listyuznanych auditorów. W jednym przypadku posilkowano sie auditorem zewnetrznym, któryposiadal wymagane procedura kwalifikacje. Zanotowano 49 niezgodnosci. Przeanalizowanoich przyczyny. Dla wszystkich stwierdzonych niezgodnosci zostaly zainicjowane dzialaniakorekcyjne lub korygujace. Trzy niezgodnosci nie zostaly zamkniete z uwagi na ciaglezmiany organizacyjne. Termin ich realizacji przesunieto na rok 2013.

Pelnomocnikom pionów oraz kierownikom auditowanych jednostek przekazano informacje ostwierdzonych niezgodnosciach w ich obszarze a takze w innych obszarach. Dokumentacja zauditu znajduje sie u uczelnianego koordynatora.W listopadzie i grudniu 2102 przeprowadzono kolejny audit wewnetrzny uwzgledniajacydodatkowo postanowienia polityki bezpieczenstwa w zakresie ochrony danych osobowychoraz wprowadzony system kontroli zarzadczej. Przed rozpoczeciem procesu auditowaniazorganizowano szkolenia dla auditorów wewnetrznych.Analiza wyników auditu bedzie przeprowadzona na nastepnym przegladzie zarzadzania.

2.7. Ocena dokumentacji - referowal Koordynator ds. szjPo uwzglednieniu uwag z auditów wewnetrznych oraz spostrzezen przekazanych przezposzczególnych pracowników Akademii konieczne bylo wprowadzenie zmian do niektórychprocedur lub zmiana calosci dokumentu. Wieksze z nich to:Opracowano procedure P9 Proces kontroli zarzadczej. Jest to zupelnie nowy obszar objetysystemem zarzadzania jakoscia, a wynikajacy z wymagan Ministerstwa Finansów.Opracowano procedure Pl-7 studiów podyplomowych. W 2011 roku funkcjonowalostanowisko pelnomocnika Rektora ds. studiów podyplomowych i tak zapisane bylo wprocedurze. Od wrzesnia 2012 roku stanowisko takie zostalo zlikwidowane. W listopadzieopracowana i wdrozona zostala nowa wersja procedury.Zmieniono opis procesu P6 Dzialalnosc wydawniczo-poligraficzna (zmiany organizacyjne,rezygnacja z uslug poligraficznych)Uaktualniono opis procesu P2 Prace naukowo-badawcze. Obecnie obowiazujace jest wydanie4A do realizacji prac w oparciu o nowe przepisy. Jednak do projektów juz rozpoczetychzastosowanie ma nadal wydanie 3A. Na chwile obecna zastosowanie maja wiec dwie edycjeOpISUprocesu.Zmianie ulegl opis procesu P8 Poszukiwanie ofert pracy dla studentów. Zadania w nimopisane zostaly poszerzone o badanie losów absolwentów. Usunieto natomiast zapisdotyczacy bazy studentów i pracodawców z uwagi na brak narzedzia informatycznego.Zmianie ulegla takze procedura P5-4 Zatrudnianie i sprawy kadrowe. Rozszerzono ja okwestie zatrudniania pracowników niebedacych nauczycielami akademickimi oraz

str. 4/9

dostosowano do zmian wynikajacych ze znowelizowanej ustawy Prawo o szkolnictwiewyzszym.Wszystkie zmiany do dokumentacji omawiane byly na spotkaniach z R/ISO i po jego ustnejakceptacji wprowadzone przez K/ISO do stosowania.Zobowiazano pelnomocników aby rozpowszechnili nowe wydania dokumentacji wpodleglych obszarach zgodnie z procedura nadzoru nad dokumentacja.Dokumentacja spelnia wymagania normy ISO 9001 ale wyniki auditów wewnetrznych, ciaglezmiany organizacyjne i bezposrednie rozmowy z pracownikami wskazuja na dalszakoniecznosc jej doskonalenia.

Stwierdzono potrzebe kontynuowania opracowania nowej instrukcji kancelaryjnejspelniajacej wymagania przepisów prawa dotyczacej nadzoru nad dokumentacja.

Stwierdzono potrzebe opracowania nowej wersji Ksiegi Jakosci i procedur spelniajacejwymagania ustawowe i organizacyjne zmiany w uczelni.

Stwierdzono potrzebe weryfikacji polityki bezpieczenstwa w zakresie ochrony danycIIosobowych.

2.8. Badanie zadowolenia klienta - referowali pelnomocnicy.W roku 2012/ 2013 przeprowadzona zostala jedna wspólna ankieta dla calej uczelni. Wynikiankiet do wgladu u pelnomocników.Zbadano zadowolenia studentów z obslugi przez dziekanaty. Wyniki przekazano dziekanomposzczególnych wydzialów. W stosunku do zeszlego roku, po wprowadzonych zmianach wzakresie funkcjonowania dziekanatów, studenci pozytywnie ocenili zmiany, coodzwierciedlaja wyzsze oceny w ankietach. Studenci sugeruja przede wszystkim zbyt krótkiczas otwarcia dziekanatów dla studiów niestacjonarnych oraz niedostateczna dostepnoscprodziekanów. Nadal wiele do zyczenia pozostawia kultura osobista pracowników niektórychdziekanatów.

W ramach pozyskanych funduszy UE, pracownik Biura Karier przeprowadzil po razpierwszy badanie losów absolwentów AMG. NA podstawie uzyskanych wynikówopracowany zostal Raport badania losów absolwentów, który zostal przekazany dziekanomwydzialów oraz prorektorowi ds. ksztalcenia. 19-9o grudnia zostaly równiez, wydanezarzadzeniem rektora, zasady monitorowania karier zawodowych absolwentów.

2.9. Analiza rocznej dzialalnosci AM w Gdyni - referowali poszczególni pelnomocnicyPrzedstawiono sprawozdanie dzialalnosci poszczególnych jednostek organizacyjnychoceniajacych zarówno zrealizowane dzialania, stan kadry, wyniki ekonomiczne oraztrudnosci. Przedstawiono wnioski do realizacji. Omówione dzialania zwiazane sabezposrednio ze strategia uczelni. (zalacznik nr 2 - wersja elektroniczna)

2.10. Omówiono reklamacje - referowal Pelnomocnik ds. SZJ wAMElement ten funkcjonuje sprawnie na calej uczelni. Spostrzezenia i uwagi zglaszane przezstudentów sa na biezaco analizowane przez Dziekanów i podejmowane sa odpowiednie kroki.W analizowanym okresie wystapila 1 reklamacja, która byla podstawa do podjecia krokówdyscyplinarnych do nauczyciela akademickiego. Natomiast wystapilo wiecej zdarzen, wktórych AM zmuszona byla do podjecia kroków dyscyplinarnych w stosunku do studentów( 10 - w roku 2011/2012) - szczególowa dokumentacja w RK.

str. 5/ 9

2.11. Ocena efektywnosci szkolen szj - referowal Koordynator ds. szj.W ciagu ostatniego roku przeprowadzono lacznie 2 szkolenia dla auditorów wewnetrznych.Szkolenia dotyczyly wymiany doswiadczen pomiedzyauditorami oraz poszerzenia wiedzyauditorów o zagadnienia kontroli zarzadczej i polityki bezpieczenstwa w zakresie ochronydanych osobowych.Ponadto pelnomocnicy w podleglych obszarach prowadzili spotkania informujace o zmianachw dokumentacji.Przeprowadzono szkolenia wszystkich pracowników z zakresu BHP - szkolenia okresowe.W ramach przygotowan do wdrozenia wymagan Ministra Finansów dla sektora finansówpublicznych czlonkowie zespolu ds. kontroli zarzadczej brali udzial w szkoleniurealizowanYm przez firme zewnetrzna. O efektywnosci szkolenia swiadczy pozytYwna ocenaprocedury P9 przez wladze uczelni.Zespól ds. kontroli zarzadczej przeprowadzil równiez szkolenia dla osób wyznaczonych wjednostkach i pionach z zakresu kontroli zarzadczej. EfektYwnOSCtych szkolen, zespól ds.kontroli zarzadczej ocenia na biezaco, weryfikujac dokumenty i opracowania przedstawianeprzez jednostki i piony.

2.12. Ocena funkcjonowania kontroli zarzadczej - referowal przewodniczacy Zespolu ds.kontroli zarzadczej

Realizacia zadan zaplanowanych na rok 2012

Na podstawie zatwierdzonego planu dzialalnosci AMG na rok 2012 orazzidentyfikowanych slabosci systemu kontroli zarzadczej, zespól ds. kontroli zarzadczejopracowal ramowy harmonogram prac przy wdrazaniu i doskonaleniu systemu kontrolizarzadczej w AMG w roku 2012, w którYm na biezaco odnotowywal zrealizowanezadania.

Z zaplanowanych 10 zadan w pelni udalo sie zrealizowac 8.Termin zakonczenia realizacji zadania nr 4 - Uzupelnienie polityki bezpieczenstwa obrakujace obszary ochrony zasobów - przesunieto na rok 2013.Zadanie nr 5 - Opracowanie zasad w zakresie etycznego postepowania dla pracownikówAMG - jest w trakcie realizacji. Uchwala nr 134 Senatu AMG z dnia 22.04.20l2r.powolano komisje ds. opracowania kodeksu etyki. Zakonczenie prac komisji planowanejest na wrzesien 2013 roku.

Wprowadzenie systemu kontroli zarzadczei

Zespól ds. systemu kontroli zarzadczej opracowal procedure P9 - Proces kontrolizarzadczej, funkcjonujaca w ramach systemu zarzadzania jakoscia. Procedura zawierazasady:

planowania prac w ramach systemu kontroli zarzadczej,- wyznaczania celów (plan dzialalnosci),

monitorowania realizacji celów (sprawozdanie z planu dzialalnosci),

identyfikacji i oceny ryzyka,badania ankietowego "samoocena kontroli zarzadczej",

- weryfikacji systemu kontroli zarzadczej,sporzadzania oswiadczenia o stanie kontroli zarzadczej,doskonalenia systemu kontroli zarzadczej.

Zarzadzeniem nr 26 Rektora AMG z 28.06.2012 formalnie wprowadzono procedure P9systemu kontroli zarzadczej.

str. 6/ 9

Szkolenia z zakresu systemu kontroli zarzadczei

Zorganizowano 4 szkolenia/spotkania dla pracowników wyznaczonych przezkierowników jednostek i pionów do wspólpracy z zespolem z zakresu:

metody identyfikacji i oceny ryzykasporzadzenia sprawozdania z dzialalnosci pionów i jednostek za rok 2011oraz przygotowania planów dzialalnosci na rok 2012 dla pionów i jednosteksporzadzenia ankiety samooceny w jednostce na szczeblu kierownikówpionów i jednostek oraz samodzielnych stanowisk

- procedury P9 - system kontroli zarzadczejZespól ds. kontroli zarzadczej i pracownicy wyznaczeni przez kierowników jednostek ipionów do wspólpracy z zespolem uczestniczyli równiez w 1 szkoleniu zewnetrznym ­"Informacja NIK o wynikach kontroli funkcjonowania kontroli zarzadczej oraz audytuwewnetrznego w wybranych jednostkach sektora finansów publicznych"zorganizowanym przez audytora wewnetrznego AMG.Trzech czlonków zespolu ds. kontroli zarzadczej uczestniczylo w specjalistycznymszkoleniu "Kontrola zarzadcza w jednostkach sektora finansów publicznych"organizowanym przez Instytut Rachunkowosci i Podatków, jeden czlonek zespoluuczestniczyl w szkoleniu pt: "Realizacja kontroli zarzadczej wraz z identyfikacja ryzykaw placówce oswiatowej".Osoby wyznaczone do wspólpracy z ZKZ przeprowadzily szkolenia dla kadrykierowniczej oraz dla wszystkich pracowników w swoich jednostkach .

W roku 2013 planowane sa szkolenia:dla pracowników z zakresu sporzadzania ankiety samooceny,

- dla kierowników jednostek organizacyjnych i pionów oraz osób wyznaczonych dowspólpracy z zespolem ds. kontroli zarzadczej z zakresu procedur kontrolizarzadczej i oceny ryzyka

Identyfikacia i ocena rYzYka

Kierownicy podstawowych jednostek organizacyjnych oraz pionów opracowali rejestrryzyk strategicznych w nadzorowanym obszarze. W przypadku ryzyk wystepujacych natak zwanym progu pomiedzy akceptowalnym i nieakceptowalnym poziomem, czyli dlawartosci równej 12 i powyzej zdefiniowano dzialania korygujace, w celu zmniejszeniadanego ryzyka do akceptowanego poziomu. W roku 2012 zidentyfikowano ich 15. ZKZwyznaczyl termin oraz osoby odpowiedzialne za dokonanie kontroli tych ryzyk. Nakarcie kontroli ryzyka zapisano wyniki oceny oraz ponownej analizy ryzyka. W 3przypadkach poziomu ryzyka nie udalo sie obnizyc, w pozostalych podjete dzialaniaprzyniosly zakladane efekty.

Zespól uwzgledniajac uwagi pracowników AMG zdecydowal o wprowadzeniu zmian winstrukcji identyfikacji i oceny ryzyka w zakresie przedefiniowania prawdopodobienstwawystapienia ryzyka.

Ryzyka strategiczne dla AMG

Na wysokim poziomie zidentyfikowano 9 ryzyk strategicznych, z czego w pieciuprzypadkach udalo sie zredukowac ryzyko do poziomu pomijalnego. Pozostale 4 zostana

str. 7/9

ujete w rejestrze ryzyka na rok 2013. Zgodnie z harmonogramem prac wynikajacym zprocedury P9, ZKZ przygotowal projekt ryzyk strategicznych na rok 2013r.

2. Samoocena systemu kontroli zarzadczei

Zespól ds. kontroli zarzadczej opracowal trzy kwestionariusze samooceny oddzielnie dla:- stanowisk robotniczych- pracowników (nauczycieli akademickich, illZ.-tech., administracyjnych)- kierowników jednostek i pionów.Ustalono harmonogram ankietowania, okreslajac, ze pracownicy na stanowiskachrobotniczych wypelniaja kwestionariusze w formie papierowej do dnia 04.12.2012,pracownicy w formie elektronicznej do dnia 07.12.2012 a kierownicy jednostek ipionów oprócz wypelnienia kwestionariusza w wersji papierowej sporzadzaja równiezoswiadczenie czastkowe o stanie kontroli zarzadczej w podleglym obszarze do dnia21.12.2012

ZKZ dokonal analizy otrzymanych informacji i zbiorcze wyniki przekazal kierownikompionów i podstawowych jednostek organizacyjnych, którzy na tej podstawie dokonalisamooceny i do dnia 21.01.2013r. sporzadzili oswiadczenia czastkowe o stanie kontrolizarzadczej w nadzorowanych jednostkach

Opracowane wyniki wskazuja iz istnieje potrzeba:- zmodyfikowanie pytan w kwestionariuszu dla grupy pracowników oraz

kierowników katedr

opracowanie nowej metody przeprowadzania badania ankietowego pracownikówopracowania standardów postepowania etycznego dla pracowników AMsporzadzenia regulaminów organizacyjnych dla jednostek organizacyjnych, któreich nie posiadajawdrozenia intranetu w celu poprawy komunikacji wewnetrznej.

Plany dzialalnosci na rok 2013 i sprawozdania z dzialalnosci za rok 2012

W zwiazku z Rozporzadzeniem Ministra Finansów w sprawie planu dzialalnosci isprawozdania z jego wykonania z dnia 29 wrzesnia 2010 r.( Dz.U. z 2010 li 187 poz.1254), zespól ds. kontroli zarzadczej przygotowal wzory planu dzialalnosci isprawozdania z jego wykonania. Dla AMG zastosowano wzór wynikajacy z ww.rozporzadzenia, natomiast dla podleglych jednostek celowo opracowano noweformularze uwzgledniajace takze wymagania systemu zarzadzania jakoscia w tymzakresie.

Zgodnie z przyjetymi w procedurze zasadami, Kierownicy pionów i komórekorganizacyjnych przeslali do zespolu sprawozdania z realizacji planu za rok 2012 wpodleglej jednostce z okresleniem przyczyn nieosiagniecia celów oraz plan dzialalnoscina rok 2013, wraz z okreslonymi kryteriami realizacji celów oraz osobamiodpowiedzialnymi.Podczas analizy sprawozdan za rok 2012 zespól ds. kontroli zarzadczej pozytywnieocenil stopien realizacji celów przez jednostki. W przypadku nieosiagniecia planowanegocelu, kierownicy jednostek podali przyczyny, które w wiekszosci wynikaly zograniczonych mozliwosci finansowych.

JM Rektor na spotkaniu z zespolem ds. kontroli zarzadczej przyjal sprawozdanie z planudzialalnosci AMG za rok 2012 oraz okreslil plan dzialalnosci AMG na rok 2013wyznaczajac 8 glównych celów do realizacji.

str. 8/9

PrzYgotowanie dla JM Rektora oswiadczenia o stanie kontroli zarzadczei w AMG

W zwiazku z Rozporzadzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 20 l Or. w sprawiewzoru oswiadczenia o stanie kontroli zarzadczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 238; poz. 1581) orazna podstawie informacji z:

monitoringu realizacji celów i zadan,

samooceny kontroli zarzadczej przeprowadzonej z uwzglednieniem standardów

kontroli zarzadczej dla sektora finansów publicznych,

procesu zarzadzania ryzykiem,

wyniku audytu wewnetrznego,

wyników kontroli wewnetrznych,

- wyników kontroli zewnetrznych,

wyników auditu systemu zarzadzania jakoscia przedstawionych przez zewnetrzna

jednostke certyfikujaca oraz wyników ocen zewnetrznych

oswiadczen czastkowych kierowników jednostek oraz kierowników pionów

wydzialów o stanie kontroli zarzadczej w podleglych obszarach

zespól ds. kontroli zarzadczej 31.01.20 13r. przygotowal projekt oswiadczenia o staniekontroli zarzadczej.Projekt zostal przedstawiony JM Rektorowi do zatwierdzenia do dnia 18.01.2013ra 22 lutego 2013r zatwierdzone oswiadczenie zostanie wyslane do Ministra Transportu,Budownictwa i Gospodarki Morskiej.

Audvt wewnetrzny

W terminie od 11.1O.2012r. do 13.11.2012r audytor wewnetrzny przeprowadzil zadanieaudytowe nr 212012 "Wstepna ocena procesu zarzadzania ryzykiem w AMG", któregocelem bylo uzyskanie potwierdzenia, ze zaprojektowana w uczelni kontrola zarzadczaobejmuje swoim zakresem wszystkie obszary dzialalnosci uczelni oraz ze procesrealizowany jest prawidlowo, w oparciu o adekwatne i aktualne procedury.Wyniki z oceny wraz z rekomendacjami przedstawione zostaly w sprawozdaniu z dnia03.12.2012r.

Na prosbe JM Rektora, zespól ds. systemu kontroli zarzadczej w pismie nr KZ/2/2012 zdnia 12.12.2012r. przekazal swoje stanowisko w sprawie sprawozdania zprzeprowadzonego badania audytowego.W dniu 17.12.2012r. przekazana zostala audytorowi informacja nt. wdrozeniarekomendacji.

Monitorowanie systemu kontroli zarzadczei w ramach systemu zarzadzania jakoscia

System kontroli zarzadczej monitorowany jest przez kierowników jednostekorganizacyjnych i pionów przy wspóludziale osób przez nich wyznaczonych.Koordynator ds. zarzadzania jakoscia w planie auditu wewnetrznego na rok 2012zaplanowal badanie skutecznosci funkcjonowania systemu kontroli zarzadczej.Przeszkoleni auditorzy zbadali w wyznaczonych obszarach zgodnosc podejmowanychdzialan z ustanowiona procedura P9. Stwierdzono 2 niezgodnosci, do którychwystawiono karty niezgodnosci i zainicjowano dzialania korygujace.Zespól ds. kontroli zarzadczej na biezaco nadzoruje prace realizowane w ramach procesukontroli zarzadczej oraz na podstawie zebranych i poddanych analizie informacjiproponuje dzialania doskonalace.

str. 9/ 9

Zespól ds. kontroli zarzadczej zidentyfikowal nastepujace slabosci w funkcjonowaniusystemu kontroli zarzadczej w 2012 roku:

luki w polityce bezpieczenstwabrak formalnie okreslonych zasad w zakresie etycznego postepowania dlapracownikówpytania w kwestionariuszach samooceny nie w pelni dostosowane do odbiorcy(szczebel pracowników i kierowników jednostek)

Planowane dzialania, które zostana podjete w celu poprawy funkcjonowania kontrolizarzadczej w roku 2013.1. Doskonalenie procedur funkcjonowania systemu kontroli zarzadczej.2. Uzupelnienie polityki bezpieczenstwa o brakujace obszary ochrony zasobów.3. Opracowanie zasad w zakresie etycznego postepowania dla pracowników

Akademii Morskiej w Gdyni.4. Doskonalenie kwestionariuszy ankiet samooceny i sposobu przeprowadzania

badania ankietowego.5. Przeprowadzenie szkolenia dla pracowników z zakresu zmian w systemie

kontroli zarzadczej.6. Ocena funkcjonowania systemu kontroli zarzadczej w ramacII

przeprowadzanych auditów systemu zarzadzania jakoscia zgodnego z ISO 9001.Wykaz zadan do realizacji zamieszczono w ramowym harmonogramie prac przydoskonaleniu systemu kontroli zarzadczej w AMG w roku 2013.

2.13. Ocena skutecznosci systemu zarzadzania jakoscia- referowal Koordynator ds. szj.W stosunku do roku poprzedniego szj jest rozwijany zarówno w sferze dokumentacyjnej jak iaplikacyjnej. W celu zwiekszenia skutecznosci nadzoru nad jakoscia ksztalcenia powolanoUczelniana Komisje ds. Jakosci Ksztalcenia oraz Wydzialowe Komisje ds. jakosciKsztalcenia. Ustanowione procesy realizowane sa prawidlowo, gwarantuja odpowiednipoziom jakosci swiadczonych uslug ale wymagaja ciaglego monitorowania i doskonalenia.Wprowadzone jak i projektowane zmiany ustawy Prawo o szkolnictwie wyzszym wymagadostosowania postepowania na wielu plaszczyznach dzialania uczelni, zarównoorganizacyjnej jak i legislacyjnej. Wdrazanie nowych rozwiazan systemowych powinnoodbywac sie w ramach doskonalenia systemu zarzadzania jakoscia. Powstajace zespolyzadaniowe musza scisle wspólpracowac z koordynatorem ds. szj, tak by wykorzystywacrozwiazania z systemu zarzadzania jakoscia.

W zwiazku z powyzszym nadal podtrzymuje sie stanowisko o koniecznosci wdrozeniakomputerowego wspomagania zarzadzania systemem jakosci w AMG.

ui/Ji~ .Sporzadzil:· ..··.... ·d.. 7;~·;·dS.szjKoor yna~

~~Rprof. 'LW. dr b!1b. Piotr Jedrze:iowicz

,26o.~~:..~(3 Zatwierdzil: R~~~; .Data .