Standard Operating Procedure Penyelenggaraan Seminar dan ... · Pembimbing Skripsi (contoh form terlampir) 2) Proses pendaftaran seminar proposal dilakukan dengan cara mahasiswa mengisi

Standard Operating Procedure

Penyelenggaraan Seminar dan Ujian Skripsi

Program Studi S1 Matematika

Jurusan Matematika Fakultas MIPA

Universitas Brawijaya

Malang

2016

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

Nama Dokumen : SOP Penyelenggaraan Seminar dan UjianSkripsi Program Studi S1 Matematika

Kode Dokumen : UN10/F09/04/M1/HK.01.02.a/110

Revisi :

Tanggal : Februari 2016

Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan

ttd

Dr. Suci Astutik, S.Si., M.Si.

Dikendalikan oleh : Ketua UJM

ttd

Dr. Noor Hidayat, Drs., M.Si.

Disahkan oleh : Ketua Jurusan

ttd

Ratno Bagus Edy Wibowo, S.Si., M.Sc., Ph.D.

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Hal. 1

A. TujuanSOP ini dibuat dalam rangka standarisasi penyelenggaraan seminar dan

ujian skripsi di program studi S1 Matematika.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait1. Dekan yang dimaksud adalah Dekan FMIPA UB.2. Ketua Jurusan yang dimaksud adalah Ketua Jurusan Matematika

FMIPA UB.3. Ketua Program Studi yang dimaksud adalah Ketua Program Studi S1

Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB.4. Ketua KBI yang dimaksud adalah Ketua Kelompok Bidang Ilmu yang

ada pada Program Studi Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB.5. Dosen pembimbing skripsi yang dimaksud adalah dosen Jurusan

Matematika yang diberi tugas membimbing mahasiswa dalam prosespenyelesaian skripsi.

6. Majelis Penguji adalah dosen-dosen Jurusan Matematika atau pihaklain yang diberi tugas menguji mahasiswa dalam seminar proposal,seminar hasil, atau ujian skripsi.

7. Staf administrasi/TU yang dimaksud adalah tenaga kependidikan dilingkungan Jurusan Matematika FMIPA UB.

8. Mahasiswa yang dimaksud adalah mahasiswa Program Studi S1Statistika Jurusan Matematika FMIPA UB.

C. Standar Mutu yang Terkait<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari

prosedur>

D. Istilah dan Definisi<daftar istilah yang digunakan dalam prosedur yang memerlukan

penjelasan>

E. Urutan Prosedur1. BAGIAN 1 : SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI

a. Ketentuan umum seminar proposal skripsi

1) Setiap mahasiswa yang telah mendapatkan dosen pembimbingdan melaksanakan bimbingan dapat melaksanakan seminarproposal skripsi (selanjutnya disingkat sebagai seminarproposal) setelah mahasiswa mendapat Persetujuan Seminar

Hal. 2

Proposal Skripsi tertulis yang ditanda tangani oleh DosenPembimbing Skripsi (contoh form terlampir)

2) Proses pendaftaran seminar proposal dilakukan dengan caramahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran Seminar Proposal(disediakan Program Studi) yang dilampiri dengan: Naskah Proposal skripsi Persetujuan Seminar Proposal Skripsi Persyaratan lain sesuai ketentuan yang dikeluarkan Ketua

Program Studi.

3) Mahasiswa menyerahkan berkas pendaftaran kepada StafAdministrasi/TU Jurusan Matematika.

4) Berkas pendaftaran sebagaimana point 3) diserahkan oleh StafAdministrasi/TU Jurusan Matematika kepada Ketua ProgramStudi.

5) Ketua Program Studi bersama Ketua KBI membentuk MajelisPenguji yang beranggotakan sedikitnya 3 (tiga) orang yangterdiri atas 1 (satu) orang Dosen Pembimbing dan 2 (dua) orangatau lebih dosen penguji dan menunjuk salah seorangdiantaranya menjadi Ketua Majelis Penguji (contoh formterlampir).

6) Daftar Majelis Penguji diberitahukan kepada mahasiswa melaluiStaf Administrasi / TU Jurusan Matematika.

7) Mahasiswa menghubungi semua anggota Majelis Penguji untukmenentukan jadwal pelaksanaan Seminar Proposal.

8) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelum pelaksanaanSeminar Proposal, Majelis Penguji harus sudah mendapatkan Naskah Proposal Skripsi Undangan seminar proposal yang ditanda tangani oleh

Ketua Program Studi/Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan(contoh form terlampir)

b. Pelaksanaan seminar proposal skripsi

1. Seminar proposal dilaksanakan dalam forum terbuka yangdihadiri oleh Majelis Penguji, mahasiswa yang seminar,audience yang terdiri atas mahasiswa Jurusan Matematika UBdengan jumlah yang hadir tidak dibatasi dan pihak lain jikadipandang perlu.

2. Durasi waktu pelaksanaan paling lama: 2 jam.3. Seminar Proposal dipimpin oleh seorang moderator, dalam hal

ini mahasiswa yang ditunjuk oleh mahasiswa yang seminar.

4. Seminar dilaksanakan dalam 5 (lima) tahap, yaitu:

Hal. 3

a) Tahap I : Presentasi oleh mahasiswa (maksimal 15menit)

b) Tahap II : Tanya jawab oleh pembahas mahasiswa,audience mahasiswa (maksimal 10 menit)

c) Tahap III : Tanya jawab oleh Majelis Penguji (masing-masing penguji diberi waktu maksimal 20menit).

d) Tahap IV Sidang penentuan hasil Seminar Proposalyang dihadiri hanya oleh Majelis Penguji

e) Tahap V : Pengumuman Hasil Semnar Proposalyang disampaikan oleh Ketua MajelisPenguji di hadapan mahasiswa penyajiproposal.

5. Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atasprestasi mahasiswa dalam Seminar Proposal (contoh formterlampir)

6. Hasil penilaian akhir seminar proposal dituliskan dalam BeritaAcara Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi yangditandatangani oleh Majelis Penguji (contoh form terlampir).

7. Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contohform terlampir).

8. Majelis Penguji menandatangani formulir Permintaan RevisiSeminar Proposal (contoh form terlampir).

c. Ketentuan khusus seminar proposal skripsi

1. Kehadiran mahasiswa yang seminar dan dosen pembimbingbersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satu diantaranyatidak dapat hadir, maka seminar proposal skripsi dinyatakanBATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan.

2. Ketidakhadiran dosen penguji diatur sebagai berikut:a. Apabila selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum

pelaksanaan seminar dosen penguji menyatakan tidak dapathadir, maka Ketua Program Studi dapat menunjuk dosenlain sebagai Dosen Penguji Pengganti.

b. Apabila 1 (satu) orang dosen penguji menyatakan tidak dapathadir dengan pemberitahuan kurang dari 1 (satu) hari, makaKetua Program Studi dapat menunjuk dosen lain sebagaiDosen Penguji Pengganti ATAU seminar proposal tetapdilaksanakan dengan Majelis Penguji berjumlah 2 (dua)orang.

Hal. 4

c.Apabila 2 (dua) orang dosen penguji menyatakan tidak dapathadir dengan pemberitahuan kurang dari 1 (satu) hari, makaSeminar Proposal dinyatakan BATAL dan diundur sesuaikesepakatan.

d. Dosen penguji Pengganti sebagaimana point a) dan b)tersebut selanjutnya bertindak sebagai Dosen Penguji padaSeminar Hasil.

d.Penanganan Dokumen Tertulis Seminar Proposal1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/

TU Jurusan.2) Dokumen yang dimaksud adalah Persetujuan Seminar Proposal Skripsi Surat pembentukan Majelis Penguji Seminar Proposal

Skripsi. Undangan Seminar Proposal Skripsi. Presensi Kehadiran Majelis penguji. Formulir penilaian yang telah diisi dan ditandatangani oleh

Majelis Penguji. Berita Acara Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi yang

telah diisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji.

2. BAGIAN 2 : SEMINAR HASIL PENELITIAN SKRIPSI

a. Ketentuan umum seminar hasil penelitian skripsi1) Mahasiswa dapat melaksanakan seminar hasil penelitian

skripsi (selanjutnya disingkat menjadi Seminar Hasil) setelahmendapat Persetujuan Seminar Hasil Skripsi tertulis yangditanda tangani oleh Dosen Pembimbing Skripsi (contoh formterlampir).

2) Seminar Hasil dapat dilaksanakan secepat-cepatnya 4 (empat)minggu setelah Seminar Proposal

3) Proses pendaftaran Seminar Hasil dilakukan dengan caramahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran (disediakanProgram Studi) yang dilampiri dengan Naskah Seminar HasilSkripsi, Persetujuan Seminar Hasil Skripsi dan persyaratanlain sesuai ketentuan yang dikeluarkan Ketua Program Studi.



Hal. 5

6) Ketua Program Studi membentuk Majelis Penguji denganpersonil sebagaimana Majelis Penguji pada Seminar Proposal(contoh form terlampir).

7) Daftar Majelis Penguji diberitahukan kepada mahasiswamelalui Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika.

8) Mahasiswa menghubungi semua anggota Majelis Pengujiuntuk menentukan jadwal pelaksanaan Seminar Hasil.

9) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelumpelaksanaan Seminar Hasil, Majelis Penguji harus sudahmendapatkan Naskah Seminar Hasil. Draft Karya Ilmiah. Undangan Seminar Hasil yang ditanda tangani oleh Ketua

Program Studi (contoh form terlampir).

b. Pelaksanaan seminar hasil1) Seminar Hasil dilaksanakan dalam forum terbuka yang

dihadiri oleh Majelis Penguji, mahasiswa yang seminar,audience yang terdiri dari mahasiswa Jurusan Matematika UBdengan jumlah yang hadir tidak dibatasi dan pihak lain jikadipandang perlu.

2) Durasi waktu pelaksanaan paling lama: 2 (dua) jam3) Seminar dipimpin oleh moderator, dalam hal ini mahasiswa

yang ditunjuk oleh mahasiswa yang seminar.4) Seminar dilaksanakan dalam 5 (lima) tahap, yaitu:


b) Tahap II : Tanya jawab oleh audience (maksimal 10menit)

c) Tahap III : Tanya jawab oleh Majelis Penguji(masing-masing penguji diberi waktu 20menit).

d)Tahap IV

Sidang penentuan hasil Seminar Proposalyang dihadiri hanya oleh Majelis Penguji

e) Tahap V : Pengumuman Hasil Semnar Proposal dihadapan mahasiswa penyaji proposal.

5) Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atasprestasi mahasiswa dalam Seminar Hasil (contoh formterlampir).

Hal. 6

6) Hasil penilaian akhir Seminar Hasil dituliskan dalam BeritaAcara Pelaksanaan Seminar Hasil yang ditandatanganiMajelis Penguji (contoh form terlampir).

7) Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contohform terlampir).

8) Majelis Penguji menandatangani formulir Permintaan RevisiSeminar Hasil (contoh form terlampir).

c. Ketentuan khusus seminar hasil

1. Kehadiran mahasiswa yang melakukan seminar, dan dosenpembimbing bersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satudiantaranya tidak dapat hadir, maka seminar hasil dinyatakanBATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan.

2. Ketidakhadiran dosen penguji sebagaimana ketentuan khususSeminar Proposal.

d. Penanganan Dokumen Tertulis Seminar Hasil

1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/ TUJurusan.

2) Dokumen yang dimaksud adalah Persetujuan Seminar Hasil Skripsi yang telah

ditandatangani Dosen Pembimbing Skripsi. Surat Pembentukan Majelis Penguji Seminar Hasil. Undangan Seminar Hasil. Presensi Kehadiran Majelis penguji. Formulir Penilaian Seminar Hasil yang telah diisi dan

ditandatangani oleh Majelis Penguji. Berita Acara Pelaksanaan Seminar Hasil yang telah diisi

dan ditandatangani oleh Majelis Penguji.

3. BAGIAN 3 : UJIAN SKRIPSI

a. Ketentuan umum ujian skripsi

1) Mahasiswa dapat melaksanakan Ujian Skripsi setelahmendapat Persetujuan Ujian Skripsi tertulis yang ditandatangani oleh Dosen Pembimbing Skripsi (contoh formterlampir).

2) Ujian Skripsi dapat dilaksanakan secepat-cepatnya 2 (dua)minggu setelah Seminar Hasil.

3) Proses pendaftaran Ujian Skripsi dilakukan dengan caramahasiswa mengisi Formulir Pendaftaran (disediakanProgram Studi) yang dilampiri dengan Naskah Skripsi,

Hal. 7

Persetujuan Ujian Skripsi dan persyaratan lain sesuaiketentuan yang dikeluarkan Ketua Program Studi.



6) Ketua Program Studi membentuk Majelis Penguji denganpersonil sebagaimana Majelis Penguji pada Seminar Hasil(contoh form terlampir).

7) Daftar Majelis Penguji diberitahukan kepada mahasiswamelalui Staf Administrasi/TU Jurusan Matematika

8) Mahasiswa menghubungi semua anggota Majelis Pengujiuntuk menentukan jadwal pelaksanaan Ujian Skripsi .

9) Selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sebelum pelaksanaanUjian Skripsi, Majelis Penguji harus sudah mendapatkan Naskah Ujian Skripsi. Draft naskah karya ilmiah Undangan Ujian skripsi yang ditanda tangani oleh Ketua

Program Studi/Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan (contohform terlampir)

b. Pelaksanaan ujian skripsi

1) Ujian dilaksanakan dalam forum tertutup yang hanya dihadirioleh Majelis Penguji

2) Durasi waktu pelaksanaan paling lama: 2 (dua) jam3) Ujian dipimpin oleh Ketua Majelis Penguji.4) Ujian dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap, yaitu:


b) Tahap II : Tanya jawab oleh Majelis Penguji (masing-masing penguji diberi waktu maksimal 30menit)

c) Tahap III : Sidang penentuan hasil Ujian Skripsi yangdihadiri hanya oleh Majelis Penguji

d) Tahap IV : Pengumuman hasil Ujian Skripsidisampaikan oleh Ketua Majelis Penguji

5) Majelis Penguji memberikan Penilaian secara tertulis atasprestasi mahasiswa dalam Ujian Skripsi (contoh formterlampir).

Hal. 8

6) Hasil penilaian Majelis Penguji direkap dalam formulirRekapitulasi Penilaian Ujian Skripsi (contoh form terlampir).

7) Hasil penilaian akhir Ujian Skripsi dituliskan dalam BeritaAcara Pelaksanaan Ujian Skripsi yang ditandatangani MajelisPenguji (contoh form terlampir).

8) Majelis Penguji menandatangai Presensi Kehadiran (contohform terlampir).

9) Majelis Penguji menandatangai formulir Permintaan RevisiUjian Skripsi (contoh form terlampir).

10) Daftar Majelis Penguji dilaporkan secara tertulis oleh KetuaProgram Studi kepada Ketua Jurusan.

11) Ketua Jurusan mengajukan penerbitan SK Majelis PengujiUjian Skripsi kepada Dekan FMIPA UB

c. Ketentuan khusus ujian skripsi

1. Kehadiran mahasiswa yang akan ujian skripsi dan dosenpembimbing bersifat mutlak, dalam hal ini apabila salah satudiantaranya tidak dapat hadir, maka ujian skripsi dinyatakanBATAL dan diundur sesuai dengan kesepakatan.

2. Ketidakhadiran dosen penguji diatur sebagaimana padaSeminar Hasil.

3. Jika mahasiswa tidak melaksanakan Ujian Skripsi selambat-lambatnya 6 (enam) bulan setelah Seminar Hasil, makamahasiswa wajib mengganti topik penelitian, kecuali adaalasan yang dapat dipertanggungjawabkan atau atas kebijakanDosen Pembimbing dan atau Ketua Program Studi.

d. Penanganan Dokumen Tertulis Ujian Skripsi

1) Semua dokumen tertulis diarsipkan oleh Staf Administrasi/TUJurusan.

2) Dokumen yang dimaksud adalaha) Persetujuan Ujian Skripsi tertulis yang telah

ditandatangani Dosen Pembimbing Skripsib) Surat Pembentukan Majelis Penguji oleh Ketua Program

Studi.c) Undangan Ujian Skripsi.d) Presensi Kehadiran Majelis Penguji Ujian Skripsi.e) Formulir Penilaian Ujian Skripsi yang telah diisi dan

ditandatangani oleh Majelis Penguji.f) Rekapitulasi Penilaian Ujian Skripsi yang telah diisi dan

ditandatangani oleh Ketua Majelis Penguji

Hal. 9

g) Berita Acara Ujian Pelaksanaan Ujian Skripsi yang telahdiisi dan ditandatangani oleh Majelis Penguji.

h) SK Majelis Penguji Ujian Skripsi dari Dekan FMIPA UB

F. Bagan Alir

G. Referensi<daftar dokumen acuan dalam penyusunan prosedur>

H. Lampiran<instruksi kerja, formulir dan lampiran lain yang diperlukan untuk

mendukung proses>

Hal. 10

Documents

Standard Operating Procedure Penyelenggaraan Seminar dan ... · Pembimbing Skripsi (contoh form terlampir) 2) Proses pendaftaran seminar proposal dilakukan dengan cara mahasiswa mengisi