8/16/2019 SOP Corporate Secretary

1/5

STANDARD OPERERATING PROSEDURE

CORPORATE SECRETARY (DIREKSI & PERUSAHAAN)

Identitas Jabatan

 Nama Jabatan : Corporate Secretary

Departemen : Corporate SecretaryAtasan langsung : President Director  

Bawahan langsung : -

PERAN UTAMA JABATAN (PRIMARY JOB ROE) !

Melasanaan egiatan eseretariatan dalam ranga membantu Diretur dalam mencapai tu!uan dan

sasaran perusahaan bai !anga pende maupun !anga pan!ang dengan mengoptimalan sumber-

sumber daya yang ada secara pro"essional dan menguntungan perusahaan#

TANGGUNG JA"AB UTAMA

A; SEBAGAI SEKRETARIS DIREKTUR 

TANGGUNGJA"AB UTAMA

(KEY RESPONSIBIITIES)INDIKATOR KINERJA

RUTIN # HARIAN !

1; Melasanaan pengaturan !adwal$agenda

egiatan Diretur 

2; Melasanaan penyiapan bahan egiatan

Diretur 

3; Melasanaan administrasi dan arsip

Diretur 

4; Menerima dan membalas telepon untu

Diretur

1; %ingat pencapaian target pro"it

2; &etepatan watu penyelesaian dan penyampaian

 bahan

3; %ingat elengapan arsip

4; &etepatan watu penyampaian pesan telepon

8/16/2019 SOP Corporate Secretary

2/5

BERKAA !

1; Melasanaan notulensi dalam egiatan

rapat-rapat berala Diretur 

2; Mengumpulan danmengompilasi$menyusun rencana er!a

dan anggaran dari tiap Departemen untu

diperisa dan disetu!ui Diretur#

3; Mengumpulan dan

mengompilasi$menyusun laporan bulanan

tiap Departemen untu diperisa dan

disetu!ui Diretur#

4; Mengumpulan dan

mengompilasi$menyusun laporan tahunandari tiap Departemen#

1; %ingat elengapan notulensi rapat

2; &elengapan dan etepatan watu penyelesaian

rencana er!a dan anggaran tahunan

3;  &elengapan dan etepatan watu penyelesaian

laporan bulanan

4; &elengapan dan etepatan watu penyelesaian

laporan tahunan

INSIDENTI !

1; Melasanaan notulensi dalam egiatan

rapat-rapat insidentil Diretur 

2; Melasanaan tugas lain yang rele'an

sesuai dengan instrusi atasan#

1; %ingat elengapan notulensi rapat

HUBUNGAN KERJA

(REATIONSHIP)

PENGAMBIAN KEPUTUSAN

(DECISION MAKING)

INTERNA !

1; Diretur( dalam hal tugas-tugas

eseretariatan#

2; Manager &euangan ) Administrasi(dalam hal euangan( SDM ) administrasi

umum#

3; Manager *perasional ) Perencanaan(

dalam hal operasional pemanduan dan

 penundaan( pemasaran !asa( pelayanan

 pelanggan( dan perencanaan usaha

 pelayaran( penyeberangan( dan lainnya#

4; &aryawan( dalam hal bertemu Diretur#

1; Menerima atau menola tamu Diretur 

2; Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap

departemen

8/16/2019 SOP Corporate Secretary

3/5

DENGAN PIMPINAN!

1; Sumber dan "ilter in"ormasi bagi pimpinan(

dalam memenuhi "ungsi( tugas dan

tanggung !awab#

2; Assiten$tangan anan pimpinan dalam

mengatur ati'itas perusahaan# Mulai dari

administrati'e sampai human relations#

3; Perantara bagi pimpinan dan piha-piha 

yang ingin berhubungan dengan pimpinan#

4; Alternati" pemiiran dari pimpinan dalam

hal penuangan ide-ide#

5; Se$%et Keee%$pemegang rahasia pimpinan aitannya dnegan tugas

 perusahaan#

6; Mediator pimpinan dengan bawahan#

DENGAN KARYA"AN!

1; Membantu memberian moti'asi epada

aryawan lain#

2; Mediator antara aryawan dengan

 pimpinan#

3; Membantu$mem"asilitasi bawahan etia

henda bertemu dengan pimpinan#

4; Memberian rasa puas dan bangga epada

 bawahan terhadap hasil er!a merea#

EKSTERNA !

1; %amu-%amu Diretur yang datang e

antor#

2; +elasi Diretur( melalui telepon#

B; SEKRETARIS PERUSAHAAN

NO URAIAN SKAA

8/16/2019 SOP Corporate Secretary

4/5

"AKTU

H#M#B#T

' TUGAS ISTIME"A

1; Beranggung!awab terhadap pelasanaan pengga!ian aryawan

2; Membantu ,+D dalam melasanaan proses Penilaian aryawan SDM.3; Merencanaan dan melasanaan pendidian dan pelatihan bagi aryawan

B

,$B/ncdntl

MENURUT "E"ENANGNYA

a#T*+as %*tin ! 

Pengetian( maing call( menerima tamu( orespondenci( "illing( surat

menyurat#

,

 b#T*+as inst%*,si! 

Penyusunan !adwal per!alanan( maing appointment( pengaturan euangan( persiapan dan penyelenggaraan rapat( a%%an+e s$-ed*.e#

,$B

c#T*+as ,%eati/! 

Pembuatan "ormulir telepon( doumentasi(mengirim ucapan epada lien(

mengatur ruang antor pimpinan#

,$$MB$%

0 MENURUT JENIS TUGASNYA

a#T*+as ad1inist%asi! 

Perantoran# meliputi surat menyurat( pembuatan laporan( "illing#

,

 b#T*+as %esesi2nis! 

Maing call( melayani tamu( menyusul !adwal pertemuan pimpinan#

,

c#T*+as s2$ia.! 

Mengatur rumah tangga antor( mengirim ucapan selamat epada relasi(

mempersiapan respsi$!amuan#acara resmi antor#

,$B

d#T*+as insidenti.! 

Mempersiapan rapat(mempersiapan pidato( presentasi( dan mempersiapan per!alanan dinas pimpinan#

M$B

0# TUGAS SEKRETARIS DAAM BUSINEES MEETING

A#Saat persiapan perencanaan. :

a; Banyanya undangan( termasu siapa yang aan diundang#

b; Pembicara dan tema pembicaraan agenda rapat.#c; Pengaturan ruangan dan "asilitas

d; Petugas doumentasi( M#C#( dan notule#

B#Saat rapat berlangsung :

8/16/2019 SOP Corporate Secretary

5/5

a; Da"tar tamu$hadir#

b; Surat i1in bagi yang berhalangan#

c; ,al-hal yang perlu dilaporan bahan dan data-data.#d; &eputusan rapat esimpulan.#

e; Penutupan rapat adaah in"ormasi selan!utnya dsb.#

f; Melauan notulen#g; Menyimpan arsip-arsip#

, : ,arian( M : Mingguan( B : Bulanan( % : %ahunan