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DasIndustrie 4.0Magazin
www.it-production.com
Quelle: © massimo_g - Fotolia.com
SONDERTEIL:
ENTERPRISE CONTENTMANAGEMENT (ECM)
Ausgabe Mai 2018
BBig Data, Digitalisierung, Internet of
Things: Das Datenwachstum in
Unternehmen steigt exponentiell.
Hinzu kommen unstrukturierte Informa-
tionen, die über Jahre oder gar Jahrzehnte
hinweg in diversen heterogenen Syste-
men generiert, gespeichert und archiviert
wurden – aus Entwicklungs-, Rechts- und
Vertriebsabteilungen, in E-Mails, Tabellen-
kalkulationen und SQL-Datenbanken.
Daten, die heute größtenteils brach lie-
gen. Mit der Rechenleistung einer Cloud-
Infrastruktur und den jüngsten Fortschrit-
ten auf dem Feld der Künstlichen Intelli-
genz könnten diese Daten einen neuen
Stellenwert erhalten. So können generi-
sche Algorithmen auf cloudbasierten, trai-
nierten KI-Plattformen Muster in unstruk-
turierten Daten erkennen, daraus Korrela-
tionen zu anderen Vorgängen im Unter-
nehmen bilden und Ergebnisse ausgeben,
die sich für eine Optimierung von Ge-
schäftsprozessen heranziehen lassen. Je
größer und heterogener der Datenbe-
stand, desto effektiver oft das Ergebnis.
Cloud Computing macht KI-gestützte Big-
Data-Analysen interessanter als je zuvor.
Beispiel Automobilbranche
Veranschaulichen lassen sich die um-
fangreichen Möglichkeiten einer Cloud-
KI am Beispiel der Automobilbranche –
etwa in der Verbindung von Echtzeit-
Sensordaten mit Werkstattbelegen von
Vertragspartnern. Wanderten diese Un-
terlagen in der Vergangenheit nach Ab-
schluss der Arbeiten direkt ins Archiv, so
können die enthaltenen Daten heute
dazu beitragen, Business-Prozesse ent-
scheidend zu verbessern – auf Seiten
von Herstellern, Zulieferern und anderen
Vertragspartnern. KI-Analysen mit Kilo-
meterstand, Art der Arbeiten, Verwen-
dung von Teilen und Aufwand ermögli-
chen heute ganz konkrete Prognosen,
welche Eingriffe am Fahrzeug voraus-
sichtlich wann fällig werden. So lassen
Künstliche Intelligenz und InformationsmanagementMit der Cloud rückt auch die Künstliche Intelligenz (KI) in den Blickpunkt vieler IT-Verant-wortlichen: Die Möglichkeit, gewaltige Mengen unstrukturierter Bestandsdaten in einenZusammenhang mit aktuellen Geschäftsabläufen zu bringen, verspricht eine 'hohe Verzin-sung'. Beispiele aus der Automobilindustrie veranschaulichen das Potenzial.
54 IT&Production 5/2018
Bild: © zapp2photo / Fotolia.com
Neues Leben für alte Daten
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
sich der Service optimieren, Routineabläufe
schneller und wirtschaftlicher gestalten
oder Kosten senken. Einheitliche Identifika-
tionsmerkmale, beispielsweise eine Motor-
oder Fahrgestellnummer, in den CRM-, ERP-,
SCM-, E-Mail- und anderen Systemen von
Herstellern und Lieferanten lassen sich dafür
verwenden, unternehmensübergreifende Er-
kenntnisse zu erhalten, um Verbesserungen
in der Wertschöpfungskette anzustoßen
oder Innovationen zu implementieren.
Im frühen Produktlebenszyklus
Doch schon während der Entwicklung neuer
Bauteile oder für die Verbesserung existie-
render Komponenten können KI-Analysen
einen wichtigen Beitrag leisten. Wo früher
beispielsweise Temperaturfühler lediglich
Durchschnittswerte sammeln konnten, um
Speicherplatz zu sparen, so protokollieren
diese Sensoren heute komplette Messrei-
hen, die sich für erheblich exaktere Auswer-
tungen sogar fast in Echtzeit nutzen lassen
und etwa Auskünfte darüber geben können,
warum Motoren in bestimmten Situationen
ausfallen – Stichwort Internet of Things.
Aber auch Finanz- oder Rechtsabteilungen
profitieren von neuen Entwicklungen bei
den KI-Technologien: In Geschäftsunterla-
gen, die bislang nur aufbewahrt wurden, um
rechtliche Bestimmungen zu erfüllen
(gemäß Abgabenordnung AO oder Handels-
gesetzbuch HGB), können im Zusammen-
hang mit weiteren Unternehmensdaten-
quellen wie der Finanzbuchhaltung genauso
wertvolle Erkenntnisse schlummern wie im
Archiv für Rahmen- und Dienstleisterver-
träge. Diese wanderten normalerweise beim
Vertragsschluss ins Archiv und wurden bis
dato nur noch im Streitfall – also hoffentlich
nie wieder – hervorgezogen.
Neues Denken im Datenschutz
Für diese Chancen der Geschäftsoptimie-
rung sollte allerdings zunächst ein neues
Denkmuster ins Unternehmen einkehren.
Daten und Dokumente, die in der Vergan-
genheit archiviert und intern unter Ver-
schluss gehalten wurden, sind nicht nur
Wettbewerbsfaktoren, sondern natürlich
auch Gegenstand für den Datenschutz. Da-
rüber entstehen oft ausufernde Diskussion,
die sich in der Praxis jedoch oft in konstruk-
tive Bahnen lenken lassen: So lange die für
die Cloud-KI zur Verfügung gestellten Infor-
mationen keinen klaren Personenbezug
aufweisen – dies trifft für Maschinen- und
Sensordaten normalerweise zu – ist ihre
Verwendung im Sinne des Datenschutzes
unbedenklich. Ferner ist es möglich, Daten
anonymisiert oder pseudonym zu verwen-
den. Dabei werden Informationen aus dem
Produktivsystem entnommen und Namens-
und Adressfelder mit Musterdaten über-
schrieben, bevor sie in die Cloud zur KI-
Analyse übermittelt werden. Wichtig dabei
ist, dass keine Rückschlüsse auf tatsächliche
Personen möglich sind. Vorarbeit erfordert
zudem die Evaluierung des geeigneten IT-
Partners und der bevorzugten KI-Plattform.
Erfolgte die Wahl eines Technologieanbie-
ters oder Dienstleisters früher meist anhand
eines Kriterienkataloges, so lässt sich der
Auswahlprozess heute besser mit echten
Daten bewerkstelligen. Dazu können dem
KI-Anbieter enige anonymisierte Beispielda-
tensätze zugeschickt werden, die dieser
analysiert zurückschicken sollte, um dem
Auftraggeber in Spe zu gestatten, sich ein
Bild über die Fähigkeiten der jeweiligen
Plattform zu machen. Hier bietet es sich an,
Datensätze und Dokumente aus möglichst
unterschiedlichen Systemen auszuwählen.
Hinzu kommen Überlegungen über die un-
terschiedlichen Geschäftsmodelle von KI-
Anbietern, was die Verwendung der auf der
Plattform entwickelten Algorithmen be-
trifft. Dabei stellt sich in erster Linie die
Frage nach der Ausschließlichkeit des Nut-
zungsrechts. So unterscheiden sich Herstel-
ler von KI-Plattformen heute häufig in der
Frage, wem die Nutzungsrechte der entwi-
ckelten Algorithmen gehören. In der Praxis
liegen die Verwertungsrechte für be-
stimmte Algorithmen entweder beim Kun-
den, oder – im ungünstigen Fall – beim
Plattformanbieter oder dessem Dienstleis-
ter. Hier droht die Gefahr, dass Nutzungs-
rechte vorbehalten, der Algorithmus auch
für andere Kunden weiterverwendet
werden darf und gar der Wettbewerb
davon profitieren kann. Schließlich sollte
darauf geachtet werden, dass sowohl die
Datenspeicherung als auch Analysen durch
die KI-Plattform nicht nur den europäi-
schen, sondern auch den deutschen
Rechtsansprüchen genügen. ■
Der Autor Jochen Adler ist
Manager Solution Consulting bei OpenText.
www.opentext.de
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
https://www.d-velop.de/branchen/industrie/
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |
DDie Entwicklungsabteilungen der
führenden Maschinenbauer wur-
den in den letzten Jahren techno-
logisch massiv aufgerüstet. Computerge-
stützte Entwicklung (CAE), Simulationssoft-
ware und Rapid Prototyping verkürzen die
Entwicklungsprozesse enorm. Immer
schneller werden neue Produkte, Varianten
oder Individualisierungen umgesetzt. Ver-
stärkt wird dies noch durch die wirtschaft-
liche Produktion von Klein- und Kleinstse-
rien, die durch Additive Fertigungsverfah-
ren ermöglicht wird.
Und die Dokumentation?
Die Vielzahl an neuen Produkten und Vari-
anten führt zu einem steigenden Bedarf an
neuen Betriebsanleitungen, Montage- und
Serviceanleitungen, Technischen Produkt-
beschreibungen, Ersatzteillisten und so
weiter. Diese Dokumente müssen entwe-
der neu erstellt oder bereits bestehende
Dokumente müssen aktualisiert oder an-
INFORMATIONSERSTELLUNG
56 IT&Production 5/2018
Technische Dokumentation im 3D-Druck-Zeitalter
gepasst werden. Im nächsten Schritt folgt
dann noch die Lokalisierung für interna-
tionale Märkte. Je nachdem mit welchen
Tools die Dokumentation erstellt wird
und wie die Informationsprozesse zum
Beispiel für Änderungen und Freigaben
gestaltet sind, führt dies schnell an die
Grenzen der Kapazitäten und zu Engpäs-
sen in der Dokumentationserstellung.
Es geht nur mit System
Wird die Dokumentation in einem Con-
tent Management System erstellt, könnte
dies bereits einen Teil der gestiegenen An-
forderungen auffangen. Die Praxis zeigt je-
doch, dass leistungsstarke Redaktionssys-
teme nicht selten unzureichend einge-
setzt werden. Die Möglichkeiten zur Effi-
zienzsteigerung durch intelligente Modu-
larisierung und die Anwendung von Pro-
dukt- und Informationsklassen in den Me-
tadaten werden nicht oder nicht optimal
genutzt. Der Aufwand für die Erstellung
und Bearbeitung der Doku-
mentation, aber auch für die
Übersetzung bleibt in diesem
Fall höher als nötig. Berück-
sichtigen muss man auch, dass
die Funktionalitäten mancher
Systeme, gerade im Hinblick
auf eine automatisierte Doku-
mentationserstellung, Unter-
schiede aufweisen und nicht
alle Lösungen gleich perfor-
mant umsetzbar sind. Pro-
gramme wie Microsoft Word
oder Adobe Indesign kommen
mit diesen Anforderungen in
der Regel nicht mehr mit.
Vernetzte Informationen
Ein sehr wichtiger Faktor auf dem Weg zur
leistungsfähigen Dokumentationserstellung
ist die Vernetzung von Informationen im
Unternehmen. In der Vergangenheit haben
Technische Redaktionen, so wie andere Un-
ternehmensbereiche auch, einen Großteil
der verwendeten Daten in einer eigenen
Datenbank gesammelt. Das führt zwangs-
läufig zu einer redundanten Datenhaltung,
aufwendiger Datenpflege und der Gefahr
von veralteten oder falschen Daten. Die Di-
gitalisierung der Unternehmensbereiche er-
möglicht heute die Nutzung verschiedener
Informationsquellen im Unternehmen, ohne
diese zu duplizieren oder gar manuell zu
übertragen. Inhalte können automatisiert in
Dokumente einfließen. Zum Beispiel hat die
Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung
die exakten Technischen Daten des Pro-
dukts, unabhängig davon, ob es ein Serien-
modell ist oder ein individualisiertes Produkt.
Über eine Vernetzung der Datenbanken und
Bild: Kothes GmbH
Mit generativer Fertigungstechnik reduzieren sich Entwicklungs- und Produktionszy-klen im Extremfall auf wenige Tage. Aber auch die Technische Dokumentation mussSchritt halten: Vernetzte Software, digitalisierte Prozesse, Informationsmodellierungund kluge Verteilung von Unternehmenswissen ermöglichen auch in der Welt der Dokumentation, dass aus Wochen Tage werden.
Verkürzte Entwicklungszei-ten und Additive Fertigungs-verfahren erfordern schnelleReaktionszeiten in der Tech-nischen Dokumentation.
Systeme kann man diese individuellen Infor-
mationen fehlerfrei in die entsprechende
Kundendokumentation mittels Metadaten
automatisiert übernehmen. Das gilt auch für
viele der weiteren Informationen, die in
einer typischen Dokumentation gebraucht
werden, wie Ersatzteillisten, E-Pläne und
Zeichnungen. Über Auftragsdaten, Produk-
tionsaufträge oder Konfigurationsdaten las-
sen sich etwa automatisiert Dokumente an-
legen und mit bestehenden, modular aufge-
bauten Inhalten gesteuert befüllen. Ergänzt
man dies dann mit den oben beschriebenen
individuellen Daten, erhält man als Ergebnis
im Idealfall ein fertiges Dokument oder ein
Basisdokument, das durch die Technische
Redaktion finalisiert wird.
Konzepte schaffen Mehrwert
Mit einer klassischen Technischen Doku-
mentation lassen sich gesetzliche Pflichten
erfüllen, die Vorstellungen der Kunden rei-
chen aber oft weiter. Zeitgemäße Doku-
mentation sollte sich am Informationsbe-
57IT&Production 5/2018
| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTINFORMATIONSERSTELLUNG
darf des Nutzers orientieren. Dieser benö-
tigt in einer konkreten Situation gezielte In-
formationen zur Erfüllung seiner Aufgabe.
Ein Beispiel:
Ein Servicetechniker benötigt bestimmte•
Informationen zum Austausch einer de-
fekten Baugruppe, wie Ersatzteilnum-
mern, Einbauanleitung, Sonderwerkzeuge
und so weiter.
Ein Facility Manager bekommt eine Stör-•
meldung von der Brandmeldeanlage und
benötigt Informationen darüber, ob und
wie er diese Störung beheben kann.
In beiden Fällen haben die Nutzer ein kon-
kretes Anliegen, für das sie Informationen
benötigen. Diese Informationen sind idea-
lerweise auf die Zielgruppe zugeschnitten
und schnell verfügbar, zum Beispiel über
ein mobiles Endgerät. In der Praxis lässt
sich das schon heute umsetzen. Ein Ergeb-
nis aus den oben erwähnten Dokumenta-
tions- und Informationskonzepten könnte
sein, Informationen in Informationseinhei-
ten (sogenannte Topics) zu modularisieren
und mit klassifizierenden Metadaten zu
versehen. Diese ermöglichen eine exakte
inhaltliche und produktbezogene Zuord-
nung. Erstellt man die Topics medienneu-
tral, etwa in XML, können sie später situa-
tiv abgerufen und über verschiedene Ka-
näle zielgerichtet zur Verfügung gestellt
werden, um den Informationsbedarf zu er-
füllen. Das kann als kontextsensitive Hilfe -
funktion auf der Visualisierung einer
Maschine geschehen, über ein Content-
Delivery-Portal als App auf einem
Smartphone oder Tablet oder auch als
Web-Plattform. Natürlich lassen sich aus
den modularen Inhalten auch ganz her-
kömmliche Anleitungen auf Papier gene-
rieren oder als PDF-Datei zum Download
in einem Kundenportal bereitstellen. ■
Der Autor Uwe Frank ist Key Account
Manager bei der Kothes GmbH
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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |
KKürzere Markteinführungszeiten,
komplexere Produkte und eine
wachsende Sprachenvielfalt – das
sind die Herausforderungen, mit denen in-
ternational agierende produzierende Un-
ternehmen bei der Technischen Dokumen-
tation konfrontiert sind. Ihr Ziel ist, die pro-
duktbegleitenden Informationen wie Hand-
bücher, Betriebsanleitungen und Spezifika-
tionen leicht pflegen, strukturiert aufbauen
und modular wiederverwenden zu können.
Es geht darum, die Kosten für diese Auf-
gabe so gering wie möglich zu halten.
Zentrale Datenhaltung und Modularisierung
Die zentrale Datenhaltung bildet einen
wichtigen Grundpfeiler, um bei der Doku-
mentationserstellung möglichst wenig
Aufwand zu verursachen. Denn so können
Unternehmen vermeiden, dass Dokumen-
tationen redundant gespeichert, gepflegt
und immer wieder neu formuliert werden.
Stattdessen bringt eine konsequente
Wiederverwendung von Texten und Text-
strukturen viele Vorteile mit sich. Möglich
ist dies durch Modularisierung. In der
Regel bestehen neue Maschinen oder An-
lagen aus Komponenten, die bereits doku-
mentiert sind und vom Entwicklungsinge-
nieur um neue Teile ergänzt werden. So
lassen sich auch die einzelnen Textele-
mente zeitsparend zusammenstellen.
Statt der kompletten Dokumentation
müssen lediglich die hinzugekommenen
Texte übersetzt werden. Die Verknüpfung
des Redaktionssystems mit einer Autoren-
unterstützung hilft zusätzlich, ein gut vor-
bereitetes, ordnungsgemäß formatiertes
Quelldokument zu erstellen, das später
weiterverarbeitet werden kann. Sie prüft
regelbasiert Rechtschreibung, Grammatik,
stilistische Vorgaben wie maximale Satz-
längen. Die Autoren erhalten Rückmel-
dung zu Fehlern und zu verbesserungsbe-
dürftigen Textstellen. Einen Schritt weiter
geht das sogenannte übersetzungsge-
rechte Schreiben. Bei diesem berücksich-
tigt der Autor bereits bei der Erstellung
des Quelltextes die Auswirkungen in den
Zieltexten. Ziel ist, das Nutzungspotenzial
vorhandener Sprachdaten und -ressour-
cen auszuschöpfen und den Ausgangstext
im Hinblick auf die spätere Übersetzung
zu optimieren. Insbesondere geht es um
die Wiederverwendbarkeit bereits vor-
handener Sprachressourcen. Systemvo-
raussetzung dafür sind ein Terminologie-
system und ein Translation Memory.
Übersetzen beginnt schon beim Schreiben
ÜBERSETZUNGEN
58 IT&Production 5/2018
Das Übersetzen der Produkt-dokumentation muss für denAbsatz in internationalenMärkten heute schneller gehenals je zuvor. Software kann inVerbindung mit definiertenDokumentations- und Überset-zungsprozessen einen wichti-gen Beitrag dazu leisten, dasseine Maschine nicht an derVerladerampe steht, bis dieBedienungsanleitung aus demDrucker kommt. Dabei achtenfindige Autoren schon beimSchreiben eines Textes darauf,dass er sich später leicht wei-terverarbeiten lässt.
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Multilinguale Dokumentation
Terminologiemanagement –Begriffe einheitlich nutzen
Ein Terminologiesystem stellt eine konsis-
tente Wortwahl sicher. Dabei handelt es
sich um eine Datenbank, in der der Fach-
wortschatz eines Unternehmens hinterlegt
ist. Gleiche Bauteile eines Produktes oder
Bedienungsabläufe werden demnach
immer identisch bezeichnet. Dies prägt
nicht nur maßgeblich das Erscheinungsbild
eines Unternehmens und seiner Produkte
nach außen, sondern reduziert auch den
Übersetzungsaufwand. Schon 100 Fachbe-
griffe in je zwei unterschiedlichen Varian-
ten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu
4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000
Benennungen. Bei 18 Cent Kosten pro über-
setztem Wort können so schon 400 Euro
eingespart werden. Ergänzend können
auch Informationen zur Verwendung eines
Terms hinterlegt werden, um eine eindeu-
tige Definition festzulegen. Hinzu kommen
langfristige Einsparungen von Kosten durch
einen geringeren Ressourcenbedarf. Denn
eine geringere Anzahl an Termen lässt sich
leichter handhaben. Greifen alle Abteilun-
gen auf das Terminologiesystem zu, fällt
sowohl die interne als auch die externe
Kommunikation leichter.
Translation Memory – Gedächtnis für Übersetzungen
Bei der Übersetzung der Texte leistet ein
Translation Memory wertvolle Unterstüt-
zung. Dort sind Übersetzungen von Text-
segmenten gespeichert, sodass sie für kom-
mende Projekte verwendet werden kön-
nen. Zunächst wird ein Text, der in einer an-
deren Sprache vorliegen soll, importiert und
übersetzt. Automatisch erfolgt die Auftei-
lung in einzelne Segmente. Diese werden in
der Ausgangssprache und der Zielsprache
als sogenannte Übersetzungseinheit im
Translation Memory gespeichert. Beim An-
legen eines neuen Übersetzungsprojekts
kann das Sprachpaar dann automatisch als
Basis herangezogen werden. Der Überset-
zer oder Projektmanager erkennt direkt, ob
Teile des neuen Textes bereits in identischer
oder ähnlicher Weise übersetzt wurden.
Prozesse automatisieren
Die Tätigkeit des Übersetzens umfasst je-
doch nicht nur die Übertragung eines Tex-
tes von einer Sprache in eine andere, son-
dern ist ein komplexer Prozess, der – neben
der sprachlichen Ebene – vor allem Termin-
und Ressourcenplanung, Koordination und
Kontrolle erfordert. Deshalb beinhalten
Übersetzungsmanagementsysteme als
Softwareplattformen für alle Sprachres-
sourcen und Übersetzungsprozesse –
neben einem Translation Memory- und
einem Terminologiesystem – in der Regel
auch Werkzeuge zur Projekt- und Work-
flowsteuerung. Mit diesen behalten Pro-
jektverantwortliche den Überblick über
Termine, Arbeitsfortschritte und Kosten
und verteilen die jeweiligen Übersetzungs-
aufträge. Wiederkehrende administrative
Arbeitsschritte können automatisiert wer-
den, um so den Koordinationsaufwand für
Projektmanager zu reduzieren.
Nahtlose Verbindungen
Die Ansatzpunkte zur Integration von Re-
daktions- und Übersetzungsmanagement-
systemen sind vielfältig. Sie reichen vom
nahtlosen Datenaus-
tausch über die sys-
temübergreifende
Prozess- und Work-
flowsteuerung bis hin
zur übersetzungsge-
rechten Quelltexter-
stellung. So lässt sich
beispielsweise der
Workflow weitge-
hend automatisieren.
Der Übersetzungsfil-
ter im Redaktions -
system identifiziert
zunächst noch nicht
in der Zielsprache
vorliegende Inhalte.
Diese werden zusam-
men mit Kontextin-
formationen und Me-
tadaten an das Trans-
lation-Memory-Sys-
tem geleitet, wo-
durch der Bearbei-
tungsworkflow an -
gestoßen wird: Über
das System erhal -
ten die zuständigen
Übersetzer die Texte
und dazugehörige In-
formationen. Schließ-
lich ist es möglich,
die übersetzten Texte automatisiert wie-
der ins Redaktionssystem zu übernehmen.
Dieses reibungslose Zusammenspiel ver-
ringert die Aufwände. Es unterstützt Un-
ternehmen, die produktbegleitenden Do-
kumentationen leicht zu pflegen, struktu-
riert aufzubauen sowie modular wieder-
zuverwenden. Dies wirkt sich positiv auf
die Übersetzungskosten aus. Die multilin-
guale Dokumentation birgt große Heraus-
forderungen für produzierende Unterneh-
men. Die Technische Dokumentation muss
zeitgleich mit dem neuen Produkt voll-
ständig in den relevanten Landessprachen
zur Verfügung stehen. Technologische Lö-
sungen können durch Verknüpfungen und
gemeinsam mit definierten Dokumentati-
ons- und Übersetzungsprozessen einen
wichtigen Beitrag zur Bewältigung dieser
Herausforderungen leisten. ■
Autor Christian Weih ist Mitglied des
Management Boards bei Across Systems GmbH.
www.across.net
| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTÜBERSETZUNGEN
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https://start.docuware.com/
IIn den Bereichen Rohmittelgewinnung,
Schotteraufbereitung, Zementherstel-
lung sowie Düngemittelmahlung und -
granulierung beschäftigt die Sebald Ze-
ment GmbH rund 100 Mitarbeiter. Für den
Qualitätsstandard der Endprodukte sor-
gen neben einem leistungsstarken Ma-
schinenpark moderne IT-Systeme, mit
denen alle Arbeitsplätze ausgestattet
sind, insofern es sinnvoll ist. So sorgt bei-
spielsweise das betriebseigene analyti-
sche und physikalische Labor bereits wäh-
rend des Produktionsprozesses für die
konsequente Einhaltung hoher Qualitäts-
standards. Auch in der kaufmännischen
Verwaltung werden Geschäftsprozesse
durch maßgeschneiderte Softwareappli-
kationen unterstützt. Dennoch hatten
sich im Laufe der Jahre enorme Akten-
berge aufgebaut, die die dafür vorgese-
henen Ablagekapazitäten zu sprengen
drohten. Um papierbasierte Verwaltungs-
prozesse sukzessive zu digitalisieren, be-
schlossen die Verantwortlichen, ab März
2016 Ausgangsrechnungen elektronisch
zu versenden. Gleichzeitig fiel die Ent-
scheidung, ein leistungsfähiges und zu-
kunftssicheres Dokumentenmanage-
ment-System (DMS) zu implementieren,
um Unterlagen strukturiert in einem zen-
tralen Archiv abzulegen. Neben der Redu-
zierung des Papieraufkommens sollte das
DMS durch die Einrichtung digitaler
Workflows die Bearbeitungseffizienz und
-transparenz von Verwaltungsprozessen
deutlich verbessern. Zu den Kernanforde-
rungen an die Lösung zählten nach den
Worten von Florian Spieß, Bereichsleiter
Rechnungswesen bei Sebald Zement, die
Integration in das ERP-System Microsoft
Dynamics sowie in das Buchhaltungspro-
gramm Varial Finanzwesen. Weitere Be-
Der Abbau und die Aufbereitung natürlicher Ressourcen sind seit dem Jahr 1860 dasGeschäftsmodell des Kalk-, Stein- und Zementwerks Sebald. Obwohl die Firma – bei-spielsweise bei der Qualitätssicherung – ihre IT immer auf einem wettbewerbsfähigenStand hielt, sammelten sich im Büro mit der Zeit enorme Aktenberge an. Die Lösungwar die Digitalisierung zentraler kaufmännischer Prozesse mit einem Dokumentenma-nagementsystem von Docuware.
60 IT&Production 5/2018
Bild
: Seb
ald
Zem
ent G
mbH
Halle 15Stand G10
Auftrag digital bearbeitetDokumentenmanagement bei Sebald Zement
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | SYSTEMEINFÜHRUNG
wertungskriterien waren eine intuitive
Bedienoberfläche und ein ausgewogenes
Preis-Leistungs-Verhältnis.
Sorgfalt bei dem Rollout
In einem mehrwöchigen Auswahlverfahren
konnte sich Docuware durchsetzen. „Nicht
nur die hohe Funktionalität der Lösung
selbst, auch die Kompetenz und Kundenori-
entierung des Nürnberger Docuware-Part-
ners Tutum haben uns überzeugt“, sagt
Spieß. Da Sebald Zement über eine leis-
tungsstarke IT-Infrastruktur mit entspre-
chenden Server-Kapazitäten verfügt, ent-
schloss sich das Unternehmen zur Imple-
mentierung einer On-Premises-Lösung. Ein
Projektteam, bestehend aus Sebald-Mitar-
beitern und DMS-Spezialisten des Docu-
ware-Partners, entwickelte gemeinsam ein
Betriebskonzept, in dem unter anderem di-
gitale Workflows für kaufmännische Bear-
beitungsprozesse definiert sowie die Stand-
orte für insgesamt fünf Fujitsu-Dokumen-
tenscanner für die Belegdigitalisierung fest-
gelegt wurden. Bei der technischen Umset-
zung wurde der Datenaustausch zwischen
dem DMS und der ERP-Lösung Microsoft
Dynamics über Standardschnittstellen ab-
gebildet. Um von der Buchhaltungssoftware
Varial Finanzwesen aus komfortablen Zu-
griff auf den zentralen Dokumenten-Pool zu
ermöglichen, wurde ein Docuware-Button
in die Varial-Oberfläche integriert.
Vierwöchige Testphase
Anfang Dezember 2016 startete das DMS
unter Realbedingungen in eine vierwöchige
Testphase, in der die definierten Ablauf-
steuerungen auf ihre Funktionalität und Pra-
xistauglichkeit überprüft und — falls not-
wendig — korrigiert und verbessert wurden.
Pünktlich zum 1. Januar 2017 startete der Pro-
duktivbetrieb und läutete damit den Wech-
sel von der analogen papierbasierten zur
komplett digitalen Auftragsbearbeitung ein.
Dokumente auf einen Blick
Seit der Umstellung werden Eingangsrech-
nungen beispielsweise zentral gesammelt
und nach der Digitalisierung gemeinsam mit
den per E-Mail eingehenden Eingangsrech-
nungen in elektronischen Briefkörben der
Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe
durch den Bereichsleiter der zuständigen
Fachabteilung und Prüfung durch die Ge-
schäftsführung erfolgt die Rechnungsbe-
gleichung durch die Buchhaltung. In der
Vergangenheit war der papierbasierte Be-
arbeitungsweg oft langwierig und nicht sel-
ten gingen Belege verloren. Heute kann der
Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopf-
druck überprüft und gegebenfalls durch Er-
innerungsmails beschleunigt werden. Wäh-
rend früher Belege eines Projektes oft ver-
teilt in verschiedenen Aktenordnern abge-
legt wurden, kann sich der Sachbearbeiter
heute alle Dokumente eines Projektes ge-
bündelt am Bildschirm anzeigen lassen. „Ein
Vorteil, der die Bearbeitung enorm erleich-
tert, unsere Auskunftsfähigkeit bei Kunden-
anfragen deutlich verbessert und uns in die
Lage versetzt, Lieferanten, bei denen Be-
lege verlorengegangen sind, sekunden-
schnell Kopien zuzusenden“, sagt Spieß. Je
nach Saison werden monatlich rund 8.000
bis 12.000 Belege im zentralen Dokumen-
ten-Pool abgelegt, schätzt Florian Spieß.
Neben Eingangsrechnungen werden in ers-
ter Linie vom Empfänger quittierte Aus-
gangslieferscheine in großer Zahl einge-
scannt und automatisiert indexiert. „Auf-
grund der hohen Anzahl von gescannten
Dokumenten haben wir eine sehr hohe
Trefferquote bei der automatischen Beleg-
erkennung, was die digitale Ablage enorm
erleichtert und beschleunigt“, erläutert der
Bereichsleiter Rechnungswesen.
Weitere IT-Projekte in Planung
„Unsere von Beginn an mit dem DMS-Projekt
verbundenen hohen Erwartungen wurden
übertroffen“, lautete bereits nach rund
sechsmonatigem Produktivbetrieb das Fazit
von Spieß. Eine Einschätzung, die von den
zirka 20 in unterschiedlichen Unternehmens-
bereichen arbeitenden Docuware-Anwen-
dern geteilt werde. Entlastet von zeitrauben-
den Such- und Ablagetätigkeiten können sie
sich fortan ihren administrativen Aufgaben
widmen. Positiv hebt Spieß hervor, dass die
Software-Einführung den laufenden Ge-
schäftsbetrieb in keinster Weise beeinflusst
oder gar behindert hat. Gute Gründe für ihn,
den zentralen Dokumenten-Pool sukzessive
auch anderen Unternehmensbereichen zu-
gänglich zu machen. Bereits in Kürze soll ein
Projektteam die Voraussetzungen für die
Einführung digitaler Personalakten prüfen
und konkrete Vorschläge für eine praktische
Umsetzung erarbeiten. ■
Der Autor Siegfried Dannehl ist
freier Fachjournalist in München.
docuware.com/de
| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTSYSTEMEINFÜHRUNG
61IT&Production 5/2018
Bei Sebald Zement werden seit der Docuware-Einführung zahlreiche Dokumentenarten digital verarbeitet: Dazu zählen Anfragen, Angebote, Auftrags-bestätigungen, Bestellungen, Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege sowie Eingangs-/Ausgangslieferscheine.
Bild: Sebald Zement GmbH Florian Spieß, Bereichsleiter Rechnungswesen:„Mit der Einführung eines digitalen Dokumen-
ten-Managements haben wirnicht das Ziel verfolgt,
durch Effizienzsteige-rung Personal einzuspa-ren. Vielmehr ist es unsgelungen, hochqualifi-zierte Mitarbeiter von
trivialen Aufgaben zuentlasten und sie ihrer
Kompetenz entspre-chend einzusetzen.“
Bild
: Seb
ald
Zem
ent G
mbH
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |
Herr Höltl, Duravit blickt auf eine lange
Tradition zurück. Als Steingut-Fabrik
gegründet, zählt Ihr Unternehmen heute
zum Global Player in der Sanitärbranche.
Wie begegnen Sie den Businessan -
forderungen?
Werner Höltl: Als international tätige
Gruppe beschäftigen wir heute über
5.900 Mitarbeiter und sind weltweit mit
über 30 Beteiligungsgesellschaften in
mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren
eine internationale Wachstumsstrategie.
Um der Dynamik der Märkte gerecht zu
werden, müssen wir abteilungs- und
standortübergreifend innerhalb unserer
Prozesse modern aufgestellt sein. Das
gilt insbesondere auch für unsere IT.
Was verlangt Ihre internationale Wachs-
tumsstrategie der IT ab?
Höltl: Mit unserer erfolgreichen Expan-
sion stieg vor allem das Dokumentenvo-
lumen über die Jahre im gesamten Unter-
nehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010
konnte unser damaliges Archivsystem
diesem Wachstum einfach nicht mehr
begegnen. Es wurde immer schwieriger,
diese Situation zu meistern, zumal das
System funktional an seine Grenzen stieß,
gerade was die internationalen Einsatz-
möglichkeiten betraf. Zudem nahm unser
damaliger Anbieter seit mehreren Jahren
kein Release-Wechsel mehr vor. Ihm
fehlte für diese veraltete Version immer
öfter das notwendige Knowhow. Vor
allem bei Support-Anfragen konnte er
uns nicht immer in ausreichendem Maße
unterstützen. Wir mussten handeln und
uns nach einer Alternative umschauen,
mit der wir für die Zukunft gerüstet sind
– die Entscheidung für ein modernes En-
terprise Content Management (ECM)-
System war getroffen.
Wie sind Sie bei der Wahl des ECM-
Systems vorgegangen? Was war Ihnen
besonders wichtig?
Höltl: Zusammen mit einem unabhängi-
gen ECM-Beratungsunternehmen formu-
„20 Millionen Dokumente imlaufenden Betrieb migriert”
Werner Höltl, Duravit AG, im Gespräch
Die Duravit AG ist als Herstellervon Designbädern heute in mehrals 120 Ländern aktiv. Mit der inter-nationalen Expansion stieß daseingesetzte Archivsystem des Un-ternehmens funktional an seineGrenzen. Als zukunftsfähige Alter-native entschieden mehrere Fach-abteilungen, ein Enterprise Con-tent Managementsystem einzu -führen. Werner Höltl, ApplicationManager (Finanzen), berichtet, wiedie Suche nach einer passendenECM-Lösung und deren Einführungim Unternehmen verliefen.
Die Duravit AG hat ihren Hauptsitz in Hornberg, Baden-Württemberg.
WELTWEITER DATENZUGRIFF
62 IT&Production 5/2018
„Unsere Mitarbeiter können mit dem zentralen ECM-System standortübergreifend auf aktuelle
Dokumente zugreifen und sie austauschen.“Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG
Bild
: Dur
avit
AG
lierten wir unsere konkreten Anforderun-
gen. Dabei nahmen wir unsere Fachabtei-
lungen wie Einkauf, Vertrieb und Postein-
gangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig,
dass wir unser Altsystem schnell, sicher
und im laufenden Betrieb migrieren und
zudem eine elektronische Aktenstruktur
samt Berechtigungskonzept aufbauen.
Maßgeblich war zudem die notwendige
Internationalität der neuen ECM-Soft-
ware für den weltweiten Einsatz.
Was sollte der passende ECM-Anbieter
mitbringen?
Höltl: Bei der Anbieterauswahl verfolgten
wir einen klaren Plan. Wir waren auf der
Suche nach einem deutschen Anbieter
mit entsprechend starker Software-Ent-
wicklung, der die zentraleuropäischen
gesetzlichen Anforderungen erfüllt und
international agiert. Kurze Kommunikati-
onswege waren uns wichtig. Deshalb
haben wir uns für SER und die Doxis4
iECM Suite entschieden.
Wie gestaltete sich der Beginn des ECM-
Projekts?
Höltl: Gemeinsam mit SER starteten wir
mit der Migration der Altdokumente. Wir
haben im Vorfeld festgestellt, dass man
mehrere Millionen Dokumente nicht mit
einem Fingerschnippen übertragen kann.
Umso mehr freuten wir uns, dass SER ein
durchgängiges und in der Praxis erprob-
tes Migrationskonzept in petto hatte.
Und unser Vertrauen wurde nicht ent-
täuscht. So haben wir knapp 20 Millionen
Dokumente schrittweise im laufenden
Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir
jegliche Dokumente der letzten zehn
Jahre übernommen, die sich seitdem –
revisionssicher archiviert – im Doxis4-
Archiv befinden.
Sie sprachen die zwingend benötigte In-
ternationalität der neuen ECM-Lösung
an. Warum haben Sie darauf einen
Schwerpunkt gelegt?
Höltl: Ganz einfach, weil unsere Mitarbei-
ter Dokumente über die Standorte hinweg
nur rudimentär einsehen, austauschen und
bearbeiten konnten. Diese wichtigen Pro-
zesse der internationalen Zusammenarbeit
ließen sich mit unserem damaligen Archiv-
system einfach nicht abbilden.
Wie sahen diese Prozesse aus?
Höltl: Es gab zwischen unseren verschie-
denen Standorten viele manuelle, zeit-
aufwendige Kommunikationsprozesse
per Telefon und E-Mail. Vor allem ver-
triebsgebietübergreifend tauchten oft
Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter
ausländischer Duravit-Standorte von un-
serer deutschen Zentrale Originaldoku-
mente zu aktuellen Lieferungen vorab
zugemailt bekommen. Diese Dokumente
lagen teils in Papierform, teils in Explo-
rer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern
vor. Sie können sich vorstellen, dass Ant-
worten auf jene Rückfragen entspre-
chend viel Zeit kosteten und lange auf
sich warten ließen. Das Thema verschärft
sich noch, sobald die Standorte in unter-
schiedlichen Zeitzonen auf dem Globus
verteilt sind.
Diese Rückfragen lassen sich heute
schneller beantworten?
Höltl: Nein, überhaupt nicht…(lacht) Sie
fallen einfach weg! Möglich machen das
unsere elektronischen Kunden- und Liefe-
rantenakten, die wir einfach an unser ERP-
System Infor angebunden haben. Unsere
Vertriebsmitarbeiter können jetzt stand-
ortübergreifend ohne langes Suchen auf
die benötigten Informationen zugreifen
und sind direkt auskunfts fähig. Aber auch
andere Abteilungen wie der Einkauf oder
die Buchhaltung profitieren genau davon.
Was sind die nächsten Meilensteine im
Rahmen Ihrer ECM-Strategie?
Höltl: Wir möchten unsere ECM-Lösung
weiter auszubauen. Konkret planen wir,
Doxis4 an unser Seeburger BIS-System an-
zubinden und EDI-Daten zu archivieren.
Diese Daten sind bislang lediglich auf
einem Server gespeichert und archiviert;
nur unsere IT-Abteilung kann sie einsehen.
Das soll sich fortan ändern. So sollen schon
bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf
die originalen EDI-Dokumente zugreifen
können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit
gegenüber Kunden und somit unsere Ser-
vicequalität weiter steigt. ■
Das Interview führte Phil Binz,
Technischer Redakteur,
SER Solutions Deutschland GmbH.
www.ser.de
63IT&Production 5/2018
| ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTWELTWEITER DATENZUGRIFF
„Wir waren auf der Suche nach einem deutschen Anbieter mit starker Software-Entwicklung, der
die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungenerfüllt und international agiert.“
Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG
Die deutsche Zentrale der Duravit AG muss Mitarbeiter in 120 Ländernmit Informationen zu den produzierten Designbädern versorgen.
Bild
: SER
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