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SOLICITUD DE OFERTA No. 14-BID DE 2005

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA QUE LE VENDA A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, SOFTWARE DE AUDITORÍA PARA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Secretaría General Ext.: 10703 e-mail [email protected] 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

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1. ASPECTOS GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1 RÉGIMEN LEGAL

El presente proceso de selección se regirá por la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios y los principios establecidos en la normativa del Banco Interamericano de Desarrollo BID.

Los Fondos provenientes del préstamo No 1459-OC/CO, para efectos de la presente solicitud de oferta están siendo ejecutados por la Procuraduría General de la Nación directamente.

1.2 OBJETO DE LA SOLICITUD DE OFERTA

La Procuraduría General de la Nación, informa que mediante la presente Solicitud de Oferta, ha decidido adelantar el proceso de selección del contratista que le venda a la Procuraduría General de la Nación, software de auditoria para la Oficina de Control Interno.

1.3 PRESUPUESTO OFICIAL

La República de Colombia, en virtud del contrato de Crédito BID 1459/OC-CO, ha recibido un financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo BID, para sufragar parcialmente el costo del proyecto denominado “Programa de Apoyo al Fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación”. La República de Colombia destinará una porción de estos fondos para sufragar gastos elegibles en virtud del Contrato objeto de estos documentos de este proceso de selección.

La Procuraduría General de la Nación efectuará los pagos, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en el contrato de préstamo suscrito entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo. Los pagos estarán sujetos a los términos y condiciones establecidos en dicho Contrato de Préstamo. La República de Colombia tendrá derechos en virtud del Contrato de Préstamo para reclamar los recursos del préstamo.

Para dar cumplimiento al objeto de la presente Solicitud de Oferta, la Entidad cuenta con un presupuesto oficial de CIENTO NOVENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/Cte. ($195.000.000.oo) incluido el I.V.A y demás impuestos que correspondan, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 694 de fecha 29 de abril de 2005, expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal.

Los proponentes deberán presentar su oferta de manera total y de igual forma, la adjudicación de la Solicitud de Oferta se hará de manera total, so pena de rechazo.


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1.4 PARTICIPANTES

Podrán participar en el presente proceso contractual, las personas naturales o jurídicas, en forma individual o conjunta (Consorcio o Unión Temporal), que dentro de su actividad comercial u objeto social se halle comprendido el objeto de la presente Solicitud de Oferta.

Un Oferente y todas las partes que lo constituyan, así como a la persona que se le adjudique el contrato, deberá tener la nacionalidad de un país elegible. Los países elegibles son: Alemania, Argentina, Austria, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Ecuador, Salvador, Eslovenia, España, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Israel, Italia, Jamaica, Japón, México, Nicaragua, Noruega, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, Reino Unido, República Dominicana, Suecia, Suiza, Surinam, Trinidad y Tobago, Uruguay y Venezuela.

Se considera que un Oferente tiene la nacionalidad de un país elegible si cumple con los siguientes requisitos:

a.) En caso de personas naturales:

-Ser ciudadano de un país elegible

- Haber establecido su domicilio en un país elegible como residente “bona FIDE” y estar legalmente autorizado a trabajar en dicho país (en otra capacidad que la de funcionario internacional). O,

b.) En caso de personas jurídicas (firmas):

(i) Estar constituidas, incorporadas o registradas en un país elegible y operar de conformidad con las disposiciones legales de dicho país; y

(ii) Que más del cincuenta por ciento (50%) del capital del oferente sea de propiedad de una o más personas naturales o firmas de países elegibles, de acuerdo con las definiciones señaladas anteriormente; y

(iii)Tener la sede principal de sus negocios en territorio de una país elegible; y

(iv) Constituir parte integral de la economía del país elegible donde está domiciliada; y

(v) Que no exista arreglo previo alguno en virtud del cual una parte sustancial de las utilidades netas o de otros beneficios tangibles de la persona jurídica sean acreditados o pagados a personas naturales que no sean ciudadanos o residentes “bona fide” de los países elegibles, o a personas jurídicas que no sean elegibles de acuerdo con los requisitos de nacionalidad de esta Cláusula.


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Las normas anteriores se aplicarán a cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal y a firmas que se propagan para subcontratar parte del trabajo.

De igual manera, todos los bienes y servicios conexos que hayan de suministrarse de conformidad con el contrato, y que sean financiados por el Banco, deberán tener su origen en países elegibles.

Para propósitos de esta cláusula, el término “bienes” incluye productos, materias primas, maquinarias, equipos y plantas industriales; y servicios tales como seguros, capacitación y mantenimiento inicial.

El término “país de origen” significa el país en el cual los bienes han sido extraídos, cosechados, cultivados, producidos, manufacturados o procesados; o el país en que como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro artículo, comercialmente reconocido que difiera sustancialmente en sus características básicas de sus componentes importados.

La nacionalidad de la firma que produzca, ensamblaje, distribuya, o venda los bienes, no determina el origen de los mismos.

Para establecer que el oferente y los bienes y/o servicios que ofrece pertenecen a un país elegible, se verificará la manifestación que en este sentido realice en el anexo No. 1 – carta de presentación de la oferta.

1.5 PLAZO DE LA SOLICITUD DE OFERTA.

1.5.1 Fecha de apertura: 31 de mayo de 2005 2:30 p.m.

1.5.2 Fecha y hora límite para el recibo de ofertas: 16 de junio de 2005 hasta las 10:·30 a.m.

Sólo se aceptan las propuestas que se presenten hasta el día 16 de junio de 2005 a las 10:30 a.m., después de esta fecha y hora, no se recibirán propuestas, aún cuando su representante legal o la persona encargada de depositar el ofrecimiento, se encuentre en el lugar donde se halla la urna.

El responsable de recibir las ofertas por parte de la Procuraduría General de la Nación, será el encargado de hacer la inscripción del proponente en el documento que se disponga para tal fin, donde se registrará de manera clara y precisa el nombre o razón social del proponente, el de la persona que en nombre y por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y la fecha y hora exacta de tal presentación.

La hora que se tendrá en cuenta para el cierre de la solicitud de oferta, será la que previa verificación en la página WEB de la Entidad (hora Legal Colombiana) se indique en voz alta, por el funcionario encargado del presente proceso o en su


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defecto, previa verificación a través de la llamada telefónica en el número 117, hora que se indicará por altavoz.

La diligencia de cierre del presente proceso contractual, se hará en acto público el día y hora señalado en el presente numeral, donde se abrirán las propuestas, por él o los funcionarios que designen los miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la Entidad, quien o quienes leerán los aspectos más relevantes de las mismas, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva que se levante para el efecto, en la que además se consignarán los nombres de quienes integran los Comités que verificarán el aspecto jurídico, financiero, técnico, experiencia y cumplimiento y la del comité que evalúe el aspecto económico; quienes serán designados por los miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

En la misma fecha de cierre de la Solicitud de Oferta, los miembros de la Junta de Licitaciones y adquisiciones de la Entidad, realizarán la consulta sobre los precios al Registro Único de Precios de Referencia RUPR, procediendo a la impresión de los reportes que produzca su consulta, de conformidad con el literal b) del Artículo 32 de la Resolución No. 5313 de la Contraloría General de la República.

Las ofertas se depositarán en la URNA destinada para tal efecto, ubicada en la Carrera 5 No. 15 - 80, piso 3º, División Administrativa, Bogotá D.C., dentro de la fecha y hora que se indica como límite para presentación de ofertas.

NOTA: No se admiten ofertas enviadas por correo electrónico ni aquellas que sean radicadas en la División de Registro y Control y Correspondencia, ni cualquier otra dependencia del organismo distinta a la División Administrativa de la Entidad. De igual forma tampoco se aceptarán las propuestas que no sean depositadas dentro de la fecha y hora fijada como límite para la presentación de las ofertas.

1.6 CONSULTA Y RETIRO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. Los Términos de Referencia están disponibles para ser consultados y retirados en la sede de la División Administrativa de la Procuraduría en Bogotá ubicada en la carrera 5 No. 15-80 piso 3º y consultados en la página WEB de la Procuraduría General de la Nación, (www.procuraduria.gov.co), a partir de la fecha de apertura del presente proceso.

Si el oferente baja los términos de referencia de la pagina WEB de la Procuraduría General de la Nación deberá informar telefónicamente o por correo electrónico a la División Administrativa de la Entidad ([email protected]) para que sea inscrito en la planilla de control de entrega de dichos términos de referencia y garantizar que sea informado de las aclaraciones y/o modificaciones pertinentes.

1.7 ACLARACIONES ADICIONALES

Los proponentes deberán examinar el contenido de los términos de referencia e informarse de los requerimientos y circunstancias que puedan afectar el desarrollo de todas y cada una de las actividades a ejecutar.


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mailto:[email protected]

http://www.procuraduria.gov.co/

Cualquier información y aclaración, deberá ser solicitada por escrito, a la SECRETARÍA GENERAL de la Procuraduría General de la Nación, ubicada en la carrera 5ª No. 15-80 piso 7º de la ciudad de Bogotá, D.C., o enviando un fax al número 3 36 00 11 extensión 10701, referencia, solicitud de oferta No. 14-BID de 2005, o al correo electrónico “[email protected].”, a más tardar hasta el día 8 de junio de 2005 hasta las 5:00 p.m. No se atenderán solicitudes de aclaraciones de los términos de referencia que lleguen con posterioridad a la fecha y hora señaladas.

La Procuraduría General de la Nación dará respuesta a la consulta o aclaración vía fax o por el medio más expedito, mediante comunicación escrita dirigida a las personas que hayan retirado los términos de referencia.

No se absolverán consultas efectuadas telefónicamente o en forma personal. Sólo será tenida en cuenta en este proceso, la información que la Procuraduría General de la Nación suministre por escrito.

En el evento en que la Procuraduría General de la Nación, de oficio, realice aclaraciones, correcciones o adiciones, las dará a conocer por escrito, a las personas que hayan adquirido los términos de referencia que se encuentran en la División Administrativa para consulta y las incluirá en la página WEB de la Entidad.

Cuando las aclaraciones, correcciones o adiciones, den lugar a la modificación de los términos de referencia, serán consignadas en adendas, que formarán parte integral del mismo.

1.8 FORMA DE PRESENTAR LAS PROPUESTAS

1.8.1 La oferta debe ser dirigida a la Procuraduría General de la Nación, haciendo referencia a la Solicitud de Oferta No. 14- BID de 2005 y al objeto de la misma, debe ser presentada en la División Administrativa de la Procuraduría, ubicada en la carrera 5ª Nº 15-80, piso 3º, en ORIGINAL y TRES (3) COPIAS, las cuales deben tener el mismo contenido y folios que la propuesta original, los folios numerados en forma consecutiva tanto en el original como en las copias, en sobres debidamente cerrados en cuya parte exterior se indique el nombre del proponente, el número y objeto de la presente Solicitud de Oferta y el número de folios que contiene la oferta, indicando si se trata de original, 1ª 2ª o 3ª copia.

1.8.2 En caso de discrepancia entre el contenido de las copias y el original, prevalecerá lo especificado en este último.

1.8.3 En idioma español, salvo los términos técnicos que se utilicen en idioma diferente, sin tachones, borrones o enmendaduras. Cualquier enmendadura


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que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada por el oferente dentro de la misma oferta.

1.8.4 No se aceptarán propuestas complementarias o modificatorias presentadas con posterioridad a la fecha y hora límite fijados para el recibo de ofertas.

1.9 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS

La validez de la oferta será igual a la vigencia de la póliza que garantiza la seriedad de la propuesta, esto es tres (3) meses, contados a partir de la fecha límite para recibo de ofertas.

En caso de ampliarse el plazo de la Solicitud de Oferta, deberá tenerse en cuenta la nueva fecha, para su validez.

En caso de indicarse una validez de la propuesta inferior, se tendrá como válida la vigencia de tres meses de que habla el primer párrafo de este numeral.

2. REQUISITOS PARA PARTICIPAR, VERIFICAR Y EVALUAR

2.1 CAPACIDAD JURÍDICA

2.1.1 No estar incursos en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones para contratar, establecidas en la Constitución Política o en la Ley.

2.1.2 Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente: Persona Natural, el representante legal (Persona Jurídica), persona designada para representarlo (Consorcio o Unión Temporal); o apoderado, según el caso, en el sitio y dentro del plazo fijado.

El representante legal, debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato.

2.1.3 Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara de Comercio y su objeto social comprender el objeto de la Solicitud de Oferta. Así mismo, la sociedad debe tener una vigencia no inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más.

2.1.4 Garantizar la seriedad de la oferta, y presentar con ésta el original de la póliza o garantía bancaria constituida para el efecto y las condiciones generales que acompañan la misma o el aval bancario, respectivamente.


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2.1.5 En el evento de participación conjunta, el Consorcio o la Unión Temporal debe estar constituido de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7° de la Ley 80 de 1993, lo cual debe acreditar con el respectivo documento de conformación.

2.1.6 Acreditar con la manifestación expresa que realice en la declaración juramentada (anexo No.2), que no se encuentra en situación de deudor moroso con el Estado, o en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente. En caso de ser deudor moroso de obligaciones contraídas con el Estado y no tener un acuerdo de pago vigente, el proponente no puede contratar con la Entidad.

La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar si el proponente o cualquiera de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal se encuentran señalado en el último boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República y en el BDME Boletín de Deudores Morosos del Estado de la Contaduría General de la Nación.

2.1.7 Allegar la copia al carbón de la consignación realizada para expedir el certificado de deudores morosos por parte de la Contaduría General de la Nación.

2.1.8 Acreditar con la certificación respectiva, estar al día en el pago a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello hubiere lugar (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas complementarias o modificatorias). En el caso en que la sociedad no tenga más de 6 meses de constituida, deberá acreditar el pago a partir de la fecha de constitución.

Nota: Todas las aclaraciones que sean solicitadas por el Comité Verificador de esta capacidad, deberán radicarse en el lugar y dentro del plazo que para tal efecto indique dicho Comité.

2.1.9 Ser fabricante o distribuidor autorizado de los productos que ofrece, para lo cual debe allegar la certificación respectiva.

2.2 CAPACIDAD FINANCIERA

La Entidad exige como requisitos financieros para participar los siguientes:

a) Tener a 31 de diciembre de 2004 un Capital de Trabajo (CT) mayor o igual al 50% del valor del presupuesto oficial destinado para la presente contratación, el cual se obtiene de la siguiente manera:

Capital de Trabajo = (Activo Corriente – Pasivo Corriente) > ó = al 50% del valor del presupuesto oficial


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b) Tener a 31 de diciembre de 2004, un Índice de Endeudamiento menor o igual al 80%, el cual se obtiene de la siguiente manera:

Índice de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) X 100 < ó = 80 %

En caso de Consorcios o Uniones Temporales los índices se calcularán sumando los correspondientes Activos y Pasivos de los integrantes. No obstante si alguno de los integrantes presenta un Índice de Endeudamiento mayor al 80% y/o un Capital de Trabajo negativo la propuesta será rechazada.

2.3 EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO

Tener experiencia en la ejecución de contratos de la misma naturaleza de los bienes que esté ofertando, por valor igual o superior al 70% del valor del presupuesto oficial. Para el efecto se tendrán en cuenta las certificaciones que allegue el proponente, según el numeral 3.12 del presente documento (términos de referencia).

2.4 LOS QUE SON MATERIA DE EVALUACIÓN

Suministrar la información y los documentos requeridos, que permitan evaluar y comparar las ofertas, contenidos en el numeral 3.11 (Propuesta Económica) el cual es objeto de ponderación en el numeral 4.2.

3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La propuesta debe contener los documentos y la información que a continuación se reseña:

3.1 OFERTA DEBIDAMENTE FIRMADA

Requisito que se cumple con la firma de la carta de presentación de la oferta por la persona legalmente facultada: persona natural, representante legal para personas jurídicas, persona designada para representar el consorcio o unión temporal, o apoderado, evento en el cual se debe anexar el original del Poder debidamente constituido donde se especifique si se otorga poder para presentar la oferta o para presentar ésta y suscribir el contrato en caso de resultar seleccionado. Antecediendo a la firma, se debe indicar en forma clara el nombre de la persona que suscribe la oferta.

Si el proponente no allega el poder debidamente constituido cuando autoriza que su propuesta la suscriba un tercero, o cuando el mismo no cumpla con los parámetros enunciados con antelación, esta omisión no será subsanable y en consecuencia la oferta será rechazada


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La carta de presentación se deberá diligenciar de acuerdo con el formato del Anexo N° 1 adjunto a estos Términos de Referencia, CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

3.2 DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

Si la oferta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, se deberá anexar el documento suscrito por sus integrantes, en el cual se indique en forma expresa si su participación es a título de consorcio o unión temporal, se designe la persona que para todos los efectos lo va a representar, se señalen las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y se determine en forma clara y precisa las responsabilidades de cada uno de los miembros. Si se trata de Unión Temporal, los integrantes deben señalar claramente los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, y las obligaciones y responsabilidades de cada uno dependiendo de las actividades que cada uno va a ejecutar, lo cual no podrá ser modificado sin el consentimiento previo y escrito de la Procuraduría General de la Nación.

Se debe señalar en este documento que la constitución del consorcio o unión temporal es para participar específicamente en este proceso contractual al igual que para celebrar y ejecutar el contrato que de este proceso se derive. (Solicitud de Oferta No 14-BID de 2005).

Igualmente se debe señalar la duración del mismo que no deberá ser inferior a la duración del contrato y un año más.

Adjuntar con la propuesta en caso de Personas Jurídicas, el certificado de existencia y representación legal de cada una de las personas que conforman el consorcio o unión temporal, atendiendo lo exigido para estos documentos en los términos de referencia.

Para efectos del pago, en atención a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, en relación con la facturación deben manifestar:

3.2.1 Si la va a efectuar en representación del consorcio o unión temporal uno de sus integrantes, caso en el cual deben informar el número del NIT de quien factura.

3.2.2. Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, caso en el cual deben informar el número del NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del contrato.

3.2.3 Si la va a realizar el consorcio o unión temporal con su propio NIT, caso en el cual deben informar el número. Además de señalar el porcentaje o valor del contrato


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que corresponde a cada uno de sus integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de sus miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

En cualquiera de las alternativas anteriores, las facturas deberán cumplir los requisitos establecidos en las disposiciones legales.

EN CASO DE REQUERIRSE ACLARACIONES SOBRE LOS TÉRMINOS CONSIGNADOS EN EL DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN LAS SOLICITARÁ, PARA LO CUAL EL PROPONENTE DEBERÁ APORTARLA DENTRO DEL DÍA HÁBIL SIGUIENTE A LA SOLICITUD, SO PENA DE RECHAZO DE LA PROPUESTA.

3.3 CERTIFICADO EXPEDIDO POR LA RESPECTIVA CÁMARA DE COMERCIO, SOBRE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL PARA PERSONAS JURÍDICAS.

Las personas jurídicas participantes en la presente Solicitud de Oferta, deben anexar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio donde conste quien ejerce la representación legal, las facultades del mismo, el objeto social dentro del cual se debe hallar el objeto de la presente Solicitud de Oferta y la duración de la sociedad.

La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más (Ley 80 de 1993, artículo 6º).

Cuando el monto de la propuesta fuere superior al limite autorizado al representante legal, el oferente deberá anexar la correspondiente autorización impartida en forma previa a la presentación de la oferta, por la junta de socios, o el estamento que tenga esa función, que lo faculte específicamente para presentar la propuesta en esta Solicitud de Oferta y celebrar el contrato respectivo en caso de resultar seleccionado.

En el evento que del contenido del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos y si de estos se desprende que hay limitación para contratar por el monto de la oferta, se debe adjuntar la autorización específica del órgano respectivo de la sociedad para participar en esta Solicitud y suscribir el contrato con la Procuraduría, en caso de resultar seleccionado. Si la propuesta se presenta a nombre de una sucursal, se deberán anexar los certificados tanto de la sucursal como de la principal.


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El certificado debe tener fecha de expedición, no mayor a diez (10) días hábiles, anteriores al cierre de la presente Solicitud de oferta. En oferta conjunta (consorcio o unión temporal), cada uno de sus integrantes debe cumplir con el requisito señalado en este numeral.

Cuando no se allegue el certificado expedido por la Cámara de Comercio o la fecha de expedición no se encuentre dentro de la requerida por la Entidad o no se anexe la autorización correspondiente del órgano de dirección de la sociedad o la parte de los estatutos para establecer las facultades del representante legal, la Procuraduría le solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones que considere pertinentes, para lo cual contará con dos (2) días hábiles para proporcionarlas, so pena de rechazo de la propuesta.

3.4 ORIGINAL DE LA PÓLIZA DE LA OFERTA ACOMPAÑADA DE LAS CONDICIONES GENERALES O GARANTÍA BANCARIA QUE GARANTICE LA SERIEDAD DE LA OFERTA.

La garantía de seriedad de la oferta debe constituirse por un valor equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial, es decir DIECINUEVE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/cte. ($19.500.000.oo) con una vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha límite de recibo de ofertas, esto es a partir del 16 de junio de 2005. Debe constituirse a favor de la Procuraduría General de la Nación y en ella debe citarse claramente que está garantizando la seriedad de la propuesta presentada para participar en la Solicitud de Oferta N° 14-BID de 2005 y encontrarse firmada por la aseguradora.

El oferente también podrá garantizar la seriedad de la oferta a través de un aval bancario, el cual debe cumplir con los requisitos de valor asegurado, vigencia, referencia al presente proceso contractual y encontrarse firmado por el representante de la entidad bancaria, en los mismo términos exigidos para la garantía de seriedad expedida por una Compañía Aseguradora.

Si la Oferta es presentada por una persona natural en la póliza debe figurar como tomador y/o afianzado la persona natural (proponente) y no el establecimiento de comercio del cual es propietario en caso de tenerlo.

Si la oferta es presentada por Consorcio o Unión Temporal, la póliza que garantiza la seriedad de la misma se tomará a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando sus integrantes.

Para efectos de la vigencia de la póliza o de la garantía, en caso que la fecha de cierre de la Solicitud de Oferta se amplíe debe tenerse en cuenta la nueve fecha. En caso de errores en los datos contenidos en la póliza, se solicitará la modificación, la cual debe ser presentada dentro del día hábil siguiente, so pena de rechazo de la propuesta.


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3.5 DECLARACIÓN JURAMENTADA (ANEXO NO. 2)

El oferente debe allegar la declaración juramentada, según modelo anexo, donde conste no encontrarse en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente.

Si el proponente no allega con su oferta la declaración juramentada, o la misma requiera aclaraciones, la Procuraduría le solicitará al proponente allegar tal documento o aclaraciones, quien contará con dos (2) días hábiles para remitir el documento o las aclaraciones. En caso que el oferente no proceda de conformidad, la propuesta será rechazada.

3.6 COPIA AL CARBON DE LA CONSIGNACIÓN PARA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDORES MOROSOS POR LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Ley 863 de 2003, la Circular Externa 57 de 2004 y la Carta Circular 50 de 2004, la Contaduría General de la Nación expedirá el respectivo certificado. Para el efecto las personas naturales, Jurídicas y cada uno de los integrantes de los consorcios o uniones temporales, que presenten ofrecimiento, deberán presentar a la Procuraduría General de la Nación junto con su propuesta un recibo de consignación por valor equivalente al 3% del SMMLV ($11.445 año 2005), por concepto de pago de derechos para la expedición de la certificación, trámite que con la copia de esta consignación y con la declaración juramentada realizará directamente la Procuraduría ante la Contaduría General de la Nación.

La consignación se efectuará en las siguientes entidades bancarias y con el lleno de la siguiente información:

Entidad Financiera: Bancafe; número de cuenta empresarial: 018-99334-5; Nombre de la cuenta empresarial: DTN- BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS. Además se debe escribir claramente en el comprobante de consignación: Año, Mes, Día, Consignado por: Nombre de quien solicita el certificado del BDME; Teléfono: Número telefónico de quien solicita el certificado del BDM, Código del Consignante, Número del documento de identificación de quien solicita el certificado del BDME, si es NIT, incluir el dígito de chequeo.

Si la consignación se realiza en el Banco Agrario de Colombia:

Entidad Financiera: Banco Agrario de Colombia; Número de cuenta corriente: 302 300 000 270; Nombre de la cuenta: DTN – BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS. Formulario: Recaudo de convenios, Además se debe escribir claramente en el comprobante de consignación: Año, Mes, Día, Consignado por: Nombre de quien solicita el certificado del BDME; Teléfono: Número telefónico de quien solicita el certificado del BDM, Código del consignante. Número del documento de identificación de quien solicita el certificado del BDME, si es NIT, incluir el dígito de chequeo.


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Cuando el proponente no allegue con su oferta la copia al carbón del recibo de consignación o la misma requiera aclaraciones, la Procuraduría le solicitará al proponente allegar tal documento o aclaraciones, quien contará con dos (2) días hábiles para remitir el documento o las aclaraciones. En caso que el oferente no proceda de conformidad, la propuesta será rechazada.

3.7 CERTIFICACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES PARAFISCALES

Acreditar con la certificación respectiva estar al día con el pago a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello hubiere lugar (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas complementarias o modificatorias) Dicha certificación deberá ser suscrita por la persona natural o su contador, o por el revisor fiscal o representante legal de la persona jurídica, según sea el caso.

El proponente deberá acreditar que el pago de los aportes se ha efectuado dentro de los seis (6) meses inmediatamente anteriores a la fecha de cierre. En el evento que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

En el caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal debe allegar este documento. Cuando el proponente, no allegue con su oferta este documento o esté requiera aclaración, la Procuraduría le solicitará que allegue la información respectiva contando con dos (2) días hábiles para aportarla, so pena de rechazo de la misma.

3.8 EXENCIÓN DE APORTES PARAFISCALES

De cuerdo con lo establecido en el Decreto reglamentario No 2286 de 2003, los proponentes que se encuentren excluidos del pago de aportes al régimen del subsidio familiar, al SENA y al ICBF, deberán acreditar dicha situación presentando el certificado de exclusión emitido por la Caja de Compensación familiar a la cual se encuentren afiliados o por el SENA y el ICBF cuando les corresponda certificarlo. De no presentarse en la propuesta, la entidad pedirá la aclaración correspondiente, la cual deberá ser entregada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

3.9 CERTIFICADO DE FABRICANTE O DISTRIBUIDOR AUTORIZADO

El proponente debe anexar los documentos que acrediten que es fabricante o distribuidor autorizado de los productos que ofrece. Esta certificación debe haber sido expedida con fecha no mayor a un mes, contado antes de la fecha de cierre de la solicitud de oferta.


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La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar esta información.

En ofertas conjuntas cada uno de sus integrantes debe allegar el presente documento.

Si el oferente no allega este documento con su propuesta o se requieren aclaraciones sobre el mismo, la Procuraduría General de la Nación se lo solicitará y formulará las respectivas aclaraciones, para lo cual el proponente cuenta con el término de dos (2) días hábiles para suministrarlo o suministrarlas.

3.10 PROPUESTA TÉCNICA

El oferente debe indicar claramente las siguientes características del software ofrecido y anexar los catálogos que las soportan:

Marca (si la tiene) Versión Sistema Operativo Características de hardware requeridas para su instalación y funcionamiento Base de Datos y la versión de la misma sobre la cual funciona el software Lenguaje de programación en el cual el software está desarrollado Módulos que contiene el software con la correspondiente descripción de las

funcionalidades de cada uno de ellos

En el numeral 3.10.1 de la Propuesta Técnica, se describen las especificaciones técnicas mínimas obligatorias del software de Auditoria con sus respectivos requerimientos Funcionales, Generales y Técnicos, que deben ofrecer los proveedores, so pena de rechazo según lo descrito en el numeral 4.5 del presente documento.

El oferente debe indicar la sección, numeral o folio de su propuesta en donde se precise el cumplimiento de las especificaciones detalladas en el citado numeral.

3.10.1 Especificaciones técnicas mínimas y servicios para el software de Auditoria.

1. Requerimientos Funcionales

No. Requerimientos funcionales mínimosPasa/No

PasaN° de

folio en la propuesta

1 Poseer módulos o herramientas para apoyar:a. La planeación de auditoriab. El desarrollo o ejecución de auditoria


15

No. Requerimientos funcionales mínimosPasa/No

PasaN° de


c. La administración de riesgosd. El manejo de auditoria de tecnología de Información

2

Estar basado en los estándares internacionales en materia de auditoria: COSO REPORT, IIA para el modelo de Control Interno, COBIT para Auditoria de Sistemas y AZ/NZ 4360 para administración del riesgo o una metodología similar que garantice la administración del riesgo.

3

En cuanto a la planeación de la auditoria, el software debe permitir la documentación de la auditoria a realizar: Objetivos, Aspectos fundamentales del Control Interno, tipos de riesgos de auditoria asociados, procedimientos de auditoria a aplicar.

4Permitir la programación y administración de los diferentes proyectos de auditoria, sus actividades y sus respectivos recursos de tiempo y personal

5Permitir la supervisión de las etapas en las cuales se encuentran las auditorias, el tiempo asociado a cada una de ellas, comparando el tiempo de ejecución contra el tiempo planeado.

6Utilizar metodologías y modelos que soporten los trabajos de auditoria bajo el enfoque de auditoria tradicional (paso a paso) y el enfoque basado en administración del riesgo.

7

Ser flexible, permitiéndole al usuario, administrar y registrar su trabajo (hallazgos, observaciones y recomendaciones) de acuerdo a las necesidades específicas de cada auditoria, ya sea por etapas, niveles o procesos, incluyendo o excluyendo procesos, riesgos y controles.

8 Generar papeles de trabajo y permitir su impresión.

9Permitir al usuario vincular y consultar soportes y papeles de trabajo en cualquier etapa de la auditoria en formato Word, Excel, PowerPoint, archivo plano y otros.

10 Permitir la documentación así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento.

11Permitir la generación de diferentes tipos de informes de auditoria en formato Word, Excel, PowerPoint, HTML o en un formato exportable a estos formatos.

12 Permitir al usuario personalizar los informes de acuerdo a sus necesidades.

13 Permitir la importación de imágenes y generación o importación de gráficos, para la realización de informes.

14 Tener capacidad para almacenar y consultar registros históricos de auditorias anteriores.

15

Permitir el monitoreo y seguimiento al desarrollo de las auditorias que están siendo ejecutadas por parte del equipo de trabajo en cuanto al cumplimiento del cronograma de trabajo, el porcentaje de avance de la auditoria y registrar comentarios al respecto.

16 Generar alertas que le permitan al auditor hacer seguimiento y control a los planes de mejoramiento suscritos por las dependencias auditadas.

17 Facilitar el seguimiento permanente de todos los pendientes de auditoria (pruebas, notas, respuestas), mediante reportes de alertas.

18En cuanto a la administración del riesgo, el software debe permitir la identificación, documentación y evaluación de los factores de riesgo de la Entidad asociados a los procesos de cada unidad auditable.

19 En cuanto a la administración del riesgo, el software debe permitir la realización de mapas de riesgo por procesos y por unidades auditadas.

20

En cuanto al apoyo a la Auditoria de Tecnología de Información, el software debe automatizar el uso del modelo COBIT y permitir personalizar y/o añadir subdominios, objetivos de control y guías de auditoria.


16

2. Requerimientos Generales y Técnicos

No. Requerimientos generales y técnicos mínimosPasa/No

PasaN° de


1

El Oferente debe proveer e instalar las licencias necesarias del producto o los producto(s) que satisfagan los requerimientos funcionales, teniendo en cuenta la siguiente información:

o Al menos doce (12) usuarios utilizarán las funcionalidades relacionadas con la planeación, el desarrollo o ejecución de auditoria y la administración del riesgo.

o Al menos tres (3) usuarios utilizarán el software para auditoria de tecnología de información.

2

El proveedor debe suministrar la última versión del software que se encuentre liberada en el mercado al momento de la entrega e incluir los medios de instalación y manuales, así como las licencias de uso.

3 El software debe ser multiusuario o estar desarrollado bajo arquitectura Cliente/ Servidor.

4

Si el software es multiusuario, este solamente deberá requerir el sistema operativo Windows 2000 o superior y MS Office.

Para software desarrollado bajo arquitectura cliente/servidor, este debe correr o ejecutar obligatoriamente sobre SQL Server y sistema operacional Windows.

5 El software debe estar desarrollado en ambiente gráfico

6 El software debe ser parametrizable, de tal forma que se pueda adaptar a las necesidades de la Entidad.

7 El software debe contar con ayuda en línea para los usuarios

8 Los manuales de usuario del software se deberán entregar en español, en medio magnético, y una copia en papel.

9 Se deberá entregar el instructivo de instalación del software en español, en medio magnético y una copia en papel.

10El software debe permitir definir usuarios, perfiles y sus respectivas claves de acceso para controlar la seguridad y el acceso a la información.

11

El software debe contar con una opción de sincronización que permita a los usuarios trabajar en modo stand-alone (independiente) y luego cuando se conecten a la red, incorporar todos los cambios al archivo maestro o base de datos central.

12 El software ofrecido debe estar en idioma español

13 El valor del soporte anual del software, a partir del 3er año, no deberá ser superior al 12% del costo de licenciamiento del mismo

3. Capacitación Funcional

El proponente deberá ofrecer un plan de capacitación presencial en el conocimiento funcional de los productos de software de auditoria, de por lo menos cuarenta (40) horas en total para quince (15) usuarios. El oferente deberá indicar el contenido de los


17

cursos, número de horas y el sitio de capacitación que deberá ser en la ciudad de Bogotá.

Para cada curso se deberá entregar el material didáctico en español y entregar el certificado de capacitación correspondiente.

El proponente deberá ofrecer inducción técnica en la instalación y configuración del software para dos (2) funcionarios de la Oficina de Sistemas, de por lo menos 3 horas.

4. Capacitación en Metodologías

El proponente deberá ofrecer un plan de capacitación presencial en metodologías de AUDITORIA y ADMINISTRACION DEL RIESGO basadas en estándares internacionales: COSO REPORT, IIA para el modelo de control interno, COBIT para Auditoria de Sistemas y AZ/NZ 4360 para administración del riesgo o una metodología similar que garantice la administración del riesgo, de por lo menos ochenta (80) horas en total para quince (15) usuarios. La capacitación se llevará a cabo en Bogotá.

El objetivo de esta capacitación es orientar al personal de la Oficina de Control Interno en la ejecución de las actividades de auditoria. Para tal fin, el oferente deberá entregar un plan de capacitación indicando el contenido de los cursos, objetivos, número de horas dedicadas a cada metodología y el sitio de capacitación (este sitio deberá ser suministrado por el oferente).

El oferente deberá supervisar y orientar la dinámica de aprendizaje para que se ajuste a los parámetros previstos en el plan de capacitación y será responsable de la logística necesaria para facilitar la capacitación. Para cada curso se deberá entregar el material didáctico en español y entregar el certificado de capacitación correspondiente.

El oferente debe demostrar que la(s) persona(s) que dictarán la capacitación en las metodologías de auditoria y de administración del riesgo cuentan con una experiencia mínima de tres (3) años en ese tipo de actividades de capacitación.

5. Acompañamiento para la implementación

El proponente deberá realizar el acompañamiento que requiera la Entidad para asegurar el éxito de la implementación del software de auditoria.

En el proceso de acompañamiento se requiere:

Afianzar el conocimiento y adquisición de destrezas en el manejo óptimo del software de auditoria por parte de los funcionarios de la Oficina de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación.

Parametrizar el software a las necesidades específicas de la Entidad. Diseñar y/o personalizar los informes requeridos por la Oficina de Control Interno

de la Procuraduría General de la Nación.


18

Realizar dos (2) pilotos con el software adquirido.

Los pilotos se ejecutarán en dos (2) áreas de la Entidad previa selección por parte de la Oficina de Control Interno. En una de las dos áreas seleccionadas se aplicará la auditoria de sistemas utilizando el modelo COBIT.

El objetivo de los pilotos es la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos en la capacitación funcional de manejo del software y las metodologías.

El acompañamiento en los dos pilotos cubrirá por lo menos los siguientes aspectos:

Instalación del software en el Servidor definido por la Entidad Definición del cronograma de actividades para el acompañamiento Levantamiento y análisis de información con el equipo de trabajo Identificación y análisis de riesgos Definición de controles acordes con el nivel de riesgo del proceso Aplicación de pruebas Documentaciones y conclusiones del trabajo Parametrización del software a las necesidades específicas de los dos pilotos El diseño y/o personalización de los informes requeridos

El número mínimo de horas de acompañamiento será de ciento ochenta (180) horas. Sin embargo, el costo propuesto deberá cubrir todas las horas necesarias para cumplir con todas las actividades que requiera el acompañamiento. Por lo tanto, este costo será fijo.

El contratista deberá asignar mínimo dos (2) consultores para el acompañamiento, los cuales deberán contar con experiencia mínima de tres (3) años en auditoria.

6. Soporte Técnico y respaldo

El Oferente debe garantizar la calidad del software contra defectos de funcionamiento (operación normal del producto) por un período de al menos dos (2) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción del software implementado en la Entidad.

El proponente debe ofrecer soporte sobre la funcionalidad del software, de lunes a viernes, en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., vía telefónica o por e-mail o de forma presencial cuando se requiera, por un período no inferior a dos (2) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción del software implementado en la Entidad.

En la propuesta el oferente deberá especificar el procedimiento a seguir para obtener atención a las fallas que puedan presentarse en los productos a adquirir. El tiempo de respuesta entre la recepción del requerimiento y el soporte técnico no debe ser mayor a ocho (8) horas hábiles.

7. Mantenimiento técnico y actualización


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El oferente deberá entregar las actualizaciones de los productos objeto de la contratación cada vez que se liberen nuevas versiones o correcciones, proporcionando al menos un paquete que incluya los medios de instalación y la documentación respectiva, durante dos (2) años, contados a partir del recibo a satisfacción de la implementación del software en las dos (2) áreas escogidas como pilotos.

El proponente deberá indicar en su oferta el procedimiento a seguir para obtener la actualización o la nueva versión de los productos objeto de la contratación, cada vez que se libere una nueva versión de los mismos.

El proponente deberá describir claramente los mecanismos de actualización que ofrecen a partir del momento en que dejen de entregar las actualizaciones sin costo, e indicar el valor aproximado anual de las mismas.

El plazo de entrega e instalación de las licencias de software no puede ser superior a treinta (30) días calendario. Para efectos del pago, se deberán entregar las actas que soporten la entrega de tales licencias.

El plazo de acompañamiento en la implantación será de tres (3) meses contados a partir de la fecha de entrega de las licencias de software. Para efectos del pago, se deberán entregar las actas que soporten el recibo a satisfacción de la implementación del software en las dos (2) áreas escogidas como pilotos.

El proponente debe indicar la sección, numeral o folio de su propuesta en donde se precise el cumplimiento de los criterios previstos en este numeral:

3.10.2 CERTIFICACIÓN DE INSCRIPCIÓN EN EL SICE.

El proponente y los bienes que ofrece deberán estar inscritos en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE y Registro de Precios de Referencia RUPR, en el Código Único de Bienes y Servicios CUBS de la Contraloría General de la República, en relación con los bienes ofrecidos, por lo cual presentará con la oferta, el Certificado de Registro de Precios de los bienes que ofrece, expedido por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE de la Contraloría General de la República. Este certificado debe tener una vigencia no mayor de 15 días, anteriores a la fecha de cierre de la Solicitud de Oferta con el fin de garantizar que el registro de precios se encuentra vigente de conformidad con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003 expedida por la Contraloría General de la República.

En caso de que los precios presentados por el proponente estén por encima de los precios del SICE la oferta será rechazada.

3.11 PROPUESTA ECONÓMICA


20

Para la fijación del valor ofrecido el proponente deberá tener en cuenta las condiciones de mercado y el precio registrado en el SICE, así como las condiciones de pago ofrecidas por la Entidad, indicando en forma separada en pesos colombianos, el valor unitario de los bienes que constituyan su oferta, el I.V.A y todos los impuestos que correspondan.

En el momento de fijar el valor de los bienes objeto de la presente solicitud de oferta, los proponentes deben tener en cuenta todos los impuestos, gastos y factores que pueden afectar dicho valor durante la celebración y ejecución del contrato.

En el momento de la evaluación de las propuestas, se revisará y determinará si existen errores u omisiones en los precios de las propuestas, caso en el cual la Entidad verificará las operaciones aritméticas de los componentes de los valores. En caso de presentarse error de esta índole, se tendrá en cuenta el valor correcto para efectos de la adjudicación.

De conformidad con lo establecido en el numeral 6° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, el proponente, con el propósito de obtener la adjudicación del contrato, al momento de elaborar su propuesta no puede formular condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas.

3.12 CONSTANCIAS SOBRE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS, CUYO OBJETO SE RELACIONE CON EL OBJETO DEL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL.

El proponente acreditará la celebración y ejecución de dos (2) contratos que se relacionen con objeto del presente proceso contractual celebrados con Entidades Públicas y otros clientes, dentro de los cinco (5) años anteriores a la apertura de este proceso de selección del contratista. Cada constancia que certifique dichos contratos deberá contener como mínimo lo siguiente: empresa o entidad contratante, objeto del contrato (que se relacione con el objeto de la presente Solicitud de Oferta), valor del contrato (cada certificación debe tener un valor igual o superior a cien millones de pesos colombianos -$100.000.000.oo- o igualmente el proponente puede presentar una sola certificación que sumada iguale o exceda los doscientos millones de pesos colombianos -$200.000.000.oo-), la fecha de celebración y ejecución del contrato y el cumplimiento del mismo que deberá ser bueno, excelente o satisfactorio o con otra expresión que demuestre el cumplimiento total del contrato.

En el caso de certificaciones correspondientes a consorcios o uniones temporales, se debe anexar el documento que permita conocer el porcentaje de participación de la firma proponente, con el fin de aplicar el mismo valor de la certificación. Las certificaciones que no contengan esta información no serán tenidas en cuenta. En el evento en que el proponente no acredite la experiencia que se solicita se le rechazará la propuesta.


21

La Entidad puede solicitar las aclaraciones que considere pertinentes, para lo cual el oferente contará con un término de dos (2) días hábiles para proporcionarlas.

No se tendrán en cuenta los contratos que a 31 de mayo de 2005 se encuentren en ejecución, los que no se relacionen con el objeto del proceso de la presente Solicitud de Oferta, ni las relaciones de contratos, copia de los contratos por sí solos, copia de facturas, actas de recibo de obra, de liquidación o aquellas certificaciones cuyo cumplimiento está por debajo de bueno.

La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes, si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada.

3.13 SITUACIÓN FINANCIERA

El proponente deberá diligenciar en pesos colombianos el formato de información financiera que se adjunta en el Anexo No. 3, el cual debe ser firmado por el Representante Legal y el Contador, y adjuntar el Balance General Clasificado, Estado de Resultados y las notas a los estados financieros en idioma y moneda del país de origen correspondientes al ultimo periodo contable (ejercicio de un año), firmados por el Representante legal y el Contador indicando este último el número de la tarjeta profesional.

Cuando la Ley lo exija, para los oferentes nacionales o los extranjeros con representación nacional, los estados financieros deberán estar firmados por el Revisor Fiscal persona o entidad auditora acompañados del debido dictamen emitido por las mismas personas.

Si la oferta se presenta en asociación, consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá diligenciar el mencionado formato y presentar copia de los documentos indicados en los párrafos anteriores.

El formato de información financiera, el Balance General, el Estado de Resultados y las notas a los mismos, deben reflejar la situación financiera del oferente o del miembro integrante de una asociación, consorcio o unión temporal y no de una sociedad matriz u otra perteneciente al mismo grupo.

Para efectos del diligenciamiento del formato de información financiera, en el caso de los estados financieros en moneda diferente a pesos colombianos, deberán hacer la conversión a dólares de los Estados Unidos y posteriormente a pesos colombianos, utilizando la tasa de cambio representativa de la fecha de corte de los estados financieros. Esta información es certificada por la Superintendencia Bancaria.

La no presentación del formato de información financiera, del Balance General, el Estado de Resultados, las notas a los estados financieros, en los términos señalados y el dictamen u opinión para los casos que la ley lo exija, podrá generar el rechazo de la propuesta.


22

La causal indicada en el párrafo anterior es válida para cada uno de los integrantes de las asociaciones, consorcios o uniones temporales.

También serán rechazadas las propuestas cuando el resultado de alguno o todos los indicadores financieros no cumpla con el límite establecido en el numeral 2.2: Capacidad Financiera.

Cuando en definitiva no se presenten, el formato de información financiera, los estados financieros y las notas a los mismos en la forma y términos en que se solicite, o se encuentren inconsistencias que no sean aclaradas con la información o documentos que envíen los proponentes, o cuando estas aclaraciones y/o documentos no se reciban dentro de los términos establecidos, se causará el rechazo de la oferta correspondiente. La Procuraduría General de la Nación podrá confrontar información con otras entidades u organismos. El proponente tendrá un término de dos (2) días hábiles para allegar sus respuestas. Al incurrir uno de los miembros de una propuesta conjunta en esta causal, se causara el rechazo de la oferta.

Nota: En las ofertas presentadas bajo la modalidad conjunta, esto es, consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros anexará en forma individual los documentos reseñados en los numerales 3.3, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.11 y 3.12.

4. VERIFICACIÓN Y PONDERACIÓN DE LAS PROPUESTAS

4.1 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD JURÍDICA, TÉCNICA, FINANCIERA, EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO.

El estudio se realizará por los comités designados, quienes verificarán el cumplimiento TOTAL de los requisitos y documentos exigidos en los numerales 2.1, 2.2 de conformidad con los documentos exigidos para acreditarlos, así como los reseñados en los numerales 3.1 al 3.10, así como los numerales 3.12 y 3.13 de la Solicitud de Oferta, con el fin de determinar cuales ofertas pueden ser sujeto de ponderación de acuerdo con los factores de evaluación que a continuación se señalan.

4.2 PONDERACIÓN DE LOS FACTORES DE EVALUACIÓN

La entidad tendrá en cuenta, para la selección objetiva, el siguiente aspecto:


23

FACTOR PORCENTAJE PUNTAJE MAXIMO

Económico 100% 1.000 PuntosTotal 100% 1000 Puntos

4.2.1 ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

4.2.1.1 VALOR DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (1.000 PUNTOS)

El aspecto económico será evaluado teniendo en cuenta que recibirá el mayor puntaje quien ofrezca el menor precio total, los demás oferentes obtendrán un puntaje proporcional descendente, de acuerdo con el resultado que se ontenga al practicar una regla de tres inversa, es decir a mayor prcio, menor puntaje. La Entidad tendrá en cuenta los precios que se encuentren registrados en el SICE.

4.3 FÓRMULA DE DESEMPATE.

En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas, se llegare a presentar un empate en la puntuación total, dicha desigualdad se definirá mediante sorteo que se llevará a cabo en audiencia pública, empleando para el efecto el sistema de balotas.

4.4 PARÁMETROS GENERALES

El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada, se analizará de conformidad con lo señalado en la presente Solicitud de Oferta para cada uno de ellos.

En desarrollo de lo establecido en dicho artículo, la Procuraduría General de la Nación dentro del plazo de evaluación de las propuestas, por una sola vez y por escrito le solicitará a los proponentes quienes contarán con dos (2) días hábiles para que, realicen las aclaraciones, precisiones y/o alleguen los documentos que se les requieran, sin que con ello se pretenda adicionar, modificar o completar lo insubsanable. Si dentro de dicho plazo el oferente no procede de conformidad, su propuesta será rechazada. La omisión de los requisitos, documentos e información necesaria, para la comparación y evaluación de las propuestas no serán subsanables.


24

4.5 CAUSALES DE RECHAZO

Serán rechazadas las propuestas, cuando se presenten los siguientes eventos:

4.5.1. Cuando desde el momento de la presentación de la oferta, no se alleguen con ésta los siguientes documentos:

a) Carta de presentación de la oferta, debidamente firmada por la persona

legalmente facultada para ello (anexo No.1).

b) Documento de conformación del consorcio o unión temporal.

c) Original de la póliza de garantía de seriedad de la oferta.

4.5.2 Cuando no se acredite el cumplimiento de los requisitos que se exigen para participar y que son verificables, o no se subsanen dentro del término perentorio señalado por la Entidad, o lo remitido por el oferente no cumpla con lo requerido, o se presente cualquier circunstancia de conformidad con lo señalado en cada uno de los requisitos para participar exigidos en los numerales 3.1 al 3.10, 3.12 y 3.13.

4.5.3 Cuando en el caso de la capacidad financiera el capital de trabajo sea menor al 50% del valor de la oferta y/o el índice de endeudamiento sea mayor al 80% y además, cuando en el caso de Consorcios o Uniones Temporales, alguno de los integrantes presente un Índice de Endeudamiento mayor al 80% y/o un Capital de Trabajo negativo.

4.5.4 Cuando no se allegue con las propuestas los documentos e información requerida en el numeral 3.11 de tal manera que no se pueda efectuar la evaluación económica de las mismas, o no se presenten las aclaraciones solicitadas dentro del plazo señalado por la Entidad para el efecto.

4.5.5 Cuando el proponente no se encuentre inscrito en el SICE, no se encuentren inscritos los bienes que ofrece y precios de los mismos en el Registro del SICE y los valores de los bienes ofrecidos se encuentren por debajo o por encima de los rangos señalados en este sistema.

4.5.6 Cuando en el caso de Consorcios o Uniones Temporales, sus miembros no alleguen en forma individual, los documentos que en cada caso les corresponda aportar a cada uno de ellos.

4.5.7Cuando se adviertan discrepancias entre la información suministrada por el proponente y lo establecido por la Entidad.


25

4.5.8Que la oferta sobrepase el valor del presupuesto oficial fijado para el presente proceso contractual

4.5.9 En los demás casos donde expresamente así lo indique la presente Solicitud de Oferta.

4.6 INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Una vez realizadas las verificaciones jurídica, técnica, financiera, de experiencia y cumplimiento y la evaluación del factor económico, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2170 de 2002, los informes estarán a disposición de los oferentes los días 27 y 28 de junio de 2005, de 8:00 a.m., a 12:00 m. y de 1:00 a 5:00 p.m., en la División Administrativa de la Procuraduría ubicada en la Cra. 5a. # 15-80 piso 3ro, para que dentro de dicho término quien (es) tenga (n) interés sobre el particular, presente (n) en forma escrita las observaciones sobre éstas y exponga (n) las razones que le (s) asisten.

Únicamente se reciben observaciones por escrito, vía fax o al email diviadmitiva@procuraduría.gov.co., en la División Administrativa de la Procuraduría Las observaciones que presenten los proponentes, serán analizadas por los funcionarios respectivos y consideradas en la audiencia de adjudicación por la Junta de Licitaciones.

5. AUDIENCIA PÚBLICA PARA ADJUDICAR

La Procuraduría previa consolidación de la información resultante del proceso y de la evaluación realizada, dispone hasta el día 30 de junio de 2005 para seleccionar la oferta más favorable a sus necesidades.

6. DEL CONTRATO

6.1 FIRMA DEL CONTRATO

El proponente favorecido deberá firmar el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la comunicación que en este sentido le dirija la Oficina Jurídica de la Procuraduría, previa suscripción del mismo por parte del Ordenador del Gasto, y sujeta a la no objeción del Banco Interamericano de Desarrollo, la cual será requisito indispensable para proceder a la suscripción del contrato.


26

mailto:diviadmitiva@procuradur%C3%ADa.gov.co.

En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá diligenciar el Formulario de Beneficiario Cuenta en el cual indicará el número de la cuenta corriente o de ahorros y entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del contrato, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista y en el caso de Consorcios o Uniones Temporales a nombre y con el NIT de quien (es) va (n) a facturar.

Para el registro de las cuentas bancarias, el contratista debe anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y si a la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato.

El número de identificación debe ser el mismo en el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta, en la certificación del banco y en las facturas que posteriormente se presenten.

Dentro del contrato se incluirán entre otras, las cláusulas relacionadas con las multas y la penal pecuniaria, así como las de caducidad, interpretación, modificación y terminación unilateral.

6.2 DE LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la firma del contrato, el contratista presentará en la Oficina Jurídica de la Procuraduría General de la Nación, los siguientes documentos, considerados indispensables para la legalización del contrato.

6.2.1 Póliza única que ampare:

a) El cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, por una suma equivalente al 30% del valor total del contrato, la vigencia será igual a la del plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

b) El pago de salarios y prestaciones sociales, por un valor equivalente al cinco (5%) por ciento del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de iniciación del mismo.

6.2.2 Comprobante de pago de los derechos de publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública.


27

6.2.3 En tratándose de todos lo documentos y requisitos exigidos en la presente solicitud de oferta, las firmas extranjeras que participen deberán entregar la información equivalente establecida en el país de origen del oferente.

6.3 GASTOS DEL CONTRATISTA

Serán de cuenta del contratista, todos los gastos, derechos e impuestos que se causen con ocasión de la legalización del contrato, y que se requieran cancelar para dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre el particular.

6.4 FORMA DE PAGO

La Procuraduría General de la Nación cancelará el valor del contrato que se suscribe, de la siguiente manera:

Cuarenta por ciento (40%) que se pagará una vez haya sido entregado el licenciamiento con sus respectivos manuales y medios y el sesenta (60%) por ciento restante, se pagará al terminar la implementación, acompañamiento y capacitación en el uso de las herramientas informáticas. Para cualquier pago se requiere la confirmación de cumplimiento expedida por el supervisor o supervisores designados para ejercer el control y vigilancia del contrato.

6.5. SITIO Y PLAZO DE ENTREGA

El contratista se compromete a hacer entrega de los bienes, acompañados de la respectiva factura, en un plazo de ciento veinte (120) días calendario contados a partir de la fecha del acta de inicio del contrato, previa legalización del mismo.

Los elementos serán entregados en la calle 16 No. No 4 - 79 de la ciudad de Bogotá D.C, para hacer el ingreso oficial al inventario de la Entidad, previo visto bueno del Interventor del contrato. Una vez ingresen los bienes al Almacén deberán ser entregados y debidamente instalados en la Oficina de Control Interno (carrera 5ª No. 15-80 piso 8).

El contratista debe asumir el pago de todos los derechos de aduana, impuestos, nacionalización, importación, transporte, embalaje, seguros, gravámenes, fletes, mano de obra, repuestos necesarios, para el cumplimiento del objeto del contrato. En todo caso, el contratista será responsable de todos los gastos en que tenga que incurrir para el cumplimiento a entera satisfacción del objeto del mismo.

6.6. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO


28

El contrato se liquidará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha en que las partes hayan dado cumplimiento a sus obligaciones principales, es decir, el contratista haya prestado el servicio correspondiente al último mes por el valor pactado y la Procuraduría General de la Nación haya cancelado la última orden de pago que se tramite.

6.6 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

Los contratistas responderán por haber ocultado inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.

El presente instructivo, sus anexos y la propuesta seleccionada forman parte integral del contrato que se celebra en virtud de este proceso.

ANA MARGARITA FERNÁNDEZ DE CASTROSecretaria General

ETRV/AMAA//mis documentos/solic.oferta 14-BID -2005Anexo No. 1 : CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA. (2 Folios)Anexo No. 2 DECLARACIÓN JURAMENTADAAnexo No. 3 FORMATO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

ANEXO No. 1

“ CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA”

Bogotá, D.C.


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Señores PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Cra. 5a. No. 15-80 Bogotá D.C.

Ref.: SOLICITUD DE OFERTA No.14-BID DE 2005.

El suscrito actuando como (persona natural; Representante Legal de la sociedad ________________; representante del Consorcio _____________________ o Unión Temporal _____________________, integrado por ___________________________; o como apoderado de _____________________según poder debidamente conferido y que adjunto a la presente), de acuerdo con las condiciones que se establecen en los documentos de la Solicitud de Oferta de la referencia, cordialmente me permito presentar propuesta para la selección del contratista que le venda a la Procuraduría General de la Nación, un software de auditoria para la Oficina de Control Interno.

Así mismo declaro:

Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete al oferente.

Que ninguna otra persona fuera del proponente tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive.

Que conozco la información general y especial y demás documentos que integran los términos de referencia y acepto los requisitos en ellos contenidos.

Que el suscrito afirma bajo la gravedad del juramento, que no existe ninguna causal de inhabilidad, incompatibilidad y/o prohibición, de las señaladas en la Constitución Política, en la Ley, especialmente en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, y demás normas concordantes, que impidan la participación del oferente en el presente proceso licitatorio y en la celebración del respectivo contrato.

Que los bienes y servicios que ofrece pertenecen a un país elegible.

Que el valor total de la propuesta es de $________________

Que la propuesta consta de _________ folios numerados en forma consecutiva, tanto en el original como en las copias.

Atentamente,


30

NOMBRE Y FIRMA (persona natural; representante legal de la sociedad; representante del consorcio o unión temporal o apoderado según el caso)C.C. No. expedida enNitDirecciónNúmero de TeléfonoNúmero de faxEmail:

ANEXO Nº 2

DECLARACIÓN JURAMENTADA

PERSONA NATURAL


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Ciudad.......................................... Fecha......................................

SeñoresProcuraduría General de la NaciónBogotá, D.C.

Asunto: Declaración de No Deudor

Yo............................................................................, identificado como aparece al pie de mi firma, declaro bajo la gravedad del juramento QUE: (marcar con una X)

__________ No encontrarme en situación de Deudor Moroso con el erario

__________ He suscrito acuerdo de pago vigente,

Cordialmente.

Nombre y Apellidos completos

Firma

Número identificación__________________________________________________________

Seleccione con una X según corresponda:

Cédula de ciudadanía


32

Cédula de extranjeríaPasaporte

PERSONA JURÍDICA

Ciudad.......................................... Fecha......................................

SeñoresProcuraduría General de la NaciónBogotá, D.C.

Asunto: Declaración de No Deudor

Yo............................................................................, identificado como aparece al pie de mi firma y en mi calidad de representante legal de_________________________________(Nombre completo de la sociedad), declaro bajo la gravedad del juramento que represento (marcar con una X)

__________ No se encuentra en situación de Deudor Moroso con el erario

__________ Suscribió acuerdo de pago vigente,

Cordialmente.

Nombre y Apellidos completos

Firma

Número identificación__________________________________________________________


33

Seleccione con una X según corresponda:

Cédula de ciudadaníaCédula de extranjeríaPasaporte

Anexo No. 3 FORMATO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

INFORMACIÓN FINANCIERA DEL DÍA ___ MES___ AÑO _____ AL DÍA ___ MES ___ AÑO ____

FECHA DE ELABORACIÓN: ____________________________

NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA: _____________________________________

NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN, CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL________________________


34

EN PESOS COLOMBIANOS ($) *ACTIVOActivo Corriente: Disponible caja y depósitos Bancarios en C/C Exigible corto plazo (hasta 90 días) Inventarios OtrosTotal Activo Corriente

Activo fijo

TOTAL ACTIVO:

PASIVOPasivo Corriente: Exigible a corto plazo-Ctas y títulos a pagar (hasta 90 días)Pasivo No Corriente Obligaciones a Mediano y Largo Plazo

TOTAL PASIVO:

PATRIMONIO Capital Reservas Utilidades

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL________________________________________________NOMBRE, FIRMA Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR __________________________________________________

Nota: Cada uno de los integrantes de la Asociación, Consorcio o unión Temporal debe diligenciar este formato.

* Tasa de Cambio Representativa del Día ___ Mes ___ Año _____ $ ____________


35

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