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Solicitud de Compras | 1

Tabla de Contenido

Solicitud de Compra ...................................................................................................................... 3

Modelo de Datos ....................................................................................................................... 4

Elementos del proceso ........................................................................................................ 5

Crear Solicitud de Compra ........................................................................................... 5

Autorizar Solicitud ............................................................................................................ 6

¿Solicitud Aprobada? ...................................................................................................... 8

Notificar Aprobación ....................................................................................................... 8

Notificar Rechazo ............................................................................................................. 9

Notificar Requerimiento de Cambio........................................................................... 9

Cotizaciones ......................................................................................................................10

Generar Orden de Compra ..........................................................................................10

Cotizaciones .................................................................................................................................... 11

Modelo de Datos ......................................................................................................................13

Elementos del proceso ...................................................................................................... 14

Solicitar Cotizaciones .................................................................................................... 14

Recibir Cotizaciones .........................................................................................................15

Seleccionar Proveedor ...................................................................................................16

Generar Orden de Compra ........................................................................................................18

Modelo de Datos ..................................................................................................................... 20

Elementos del proceso .......................................................................................................21



Crear Orden de Compra ...............................................................................................21

¿Requiere Aprobación? ................................................................................................ 22

Aprobar Orden ................................................................................................................ 23

¿Orden Aprobada? ....................................................................................................... 25

Enviar Orden de Compra a Proveedor .................................................................... 25

Generar Orden y enviarla al ERP ............................................................................... 26

Actualizar ERP .................................................................................................................. 26

Participantes .................................................................................................................................. 28



Solicitud de Compra

Descripción

El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de

bienes y servicios.

El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere

un usuario; éste los selecciona de una lista de productos ya existente. Es posible

agregar productos nuevos a la lista en caso de que no se encuentren en la misma.

Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o

de otra persona con mayor nivel de autoridad. Además, se puede indicar si se

necesita la aprobación de los productos solicitados.

Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se solicitan cotizaciones a un número

apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un sólo proveedor

para la compra de todos los productos o servicios solicitados.

El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de

entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada

al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia de la en el

ERP de la compañía.



Modelo de Datos



Elementos del proceso

Crear Solicitud de Compra

Descripción

Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de

una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la

solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.

Además, el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección,

ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la

inspección de ellos.

Ejecutantes

Solicitante

Duración

1 hora

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Asignar la fecha del día y datos del

usuario solicitante.

Al salir Validar la cantidad de productos en la

solicitud (mínimo uno)

Asignar el nivel de autoridad necesario

para aprobar la solicitud

Asignar el usuario creador del caso

Calcular el costo estimado de la compra.



Formas

Autorizar Solicitud

Descripción

El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra.

Ejecutantes

Jefe

Duración

3 horas.



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Adicionar un registro con los

comentarios hechos durante la

aprobación.

Al salir Actualizar el o los registros de la

aprobación.

Formas



¿Solicitud Aprobada?

Descripción

De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la

aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que

aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para

aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así

sucesivamente.

Condiciones de la Compuerta

NO: La solicitud de compra fue rechazada

Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios

Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada y el jefe no tiene

el nivel de autoridad necesario

SI: La solicitud fue aprobada y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.

Notificar Aprobación

Descripción

Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.

Ejecutantes

Automático

Script

Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>

Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido aprobada.

Usted solicito los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

aprobación de la solicitud.

(Tabla de Aprobaciones)

Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.



Notificar Rechazo

Descripción


Ejecutantes

Automático

Script


Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido rechazada.

Usted solicitó los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)



(Tabla de aprobaciones)


Notificar Requerimiento de Cambio

Descripción


Ejecutantes

Automático

Script


Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios.

Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)





(Tabla de Aprobaciones)


Cotizaciones

Descripción

Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso

de Cotizar.

En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para

realizar la compra.

Ejecutantes

Departamento de Compras

Proceso

Cotizaciones

Generar Orden de Compra

Descripción

El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al

proveedor. En éste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de

Compra.

Ejecutantes

Departamento de Compras

Diagrama




Proceso

Orden de Compra

Cotizaciones

Descripción

En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones

de diferentes proveedores.

Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido será el encargado de

suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.



Formas



Modelo de Datos




Solicitar Cotizaciones

Descripción

En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o

servicios requeridos.

Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en

ella, éste debe ser agregado por un Administrador en la sesión de Admón.

Ejecutantes

Solicitar Cotizaciones

Duración

2 días

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Asignar al atributo CostoTotal el valor

estimado del costo total de la cotización.

Al salir Política: Estimar el número de

cotizaciones necesarias para el proceso

de compra.

Validar si el número de cotizaciones

solicitadas coincide con el número de

cotizaciones necesarias para el proceso

de compra.



Forma

Recibir Cotizaciones

Descripción

Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo, el costo

unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la

aplicación de descuentos.

El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de

Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total

de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más

cotizaciones de las necesarias.

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Adicionar en todas las cotizaciones

todos los productos que se han

solicitado.

Al salir Evaluar si el número de cotizaciones

recibidas es igual al número de

cotizaciones requeridas.



Forma

Seleccionar Proveedor

Descripción

El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de

ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.

Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada

proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser

excelente, buena o mala.

Ejecutantes

Seleccionar Proveedor

Duración

4 horas



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Fijar todos los proveedores como “No

seleccionado”.

Al salir Calcular el Costo Total de la compra.

Forma




Descripción

El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,

indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.

Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se

envía a él.

Después de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el

ERP de la compañía, además el archivo debe ser enviado a través de correo

electrónico al proveedor.



Forma



Modelo de Datos




Crear Orden de Compra

Descripción

Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, Número de

Orden, Fecha de la Orden, Opción de pago, otra información como los datos del

Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automáticamente.

Ejecutantes

Orden de Compra

Duración

1 día

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Asignar a la orden de compra los datos

de la cotización y del proveedor

seleccionado.

Al salir Determinar si la orden requiere

aprobación.

Marcar la orden como no facturada.



Formas

¿Requiere Aprobación?

Descripción

Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido

al costo total.


SI: La orden de Compra requiere Aprobación.

NO: Por defecto.



Aprobar Orden

Descripción

El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.

Ejecutantes

Jefe Administrativo

Duración

4 horas

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crear un registro con los comentarios de

aprobación.

Al salir Actualizar los registros de aprobación.

Fijar el usuario que realiza la aprobación.



Formas



¿Orden Aprobada?

Descripción

Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si

se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada

de la actividad “Crear Orden de Compra”.


MODIFICAR ORDEN: La Orden de Compra necesita cambios.

SI: Por defecto.

Enviar Orden de Compra a Proveedor

Descripción

Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el

archivo PDF de la Orden de Compra.

Ejecutantes

Automático

Script

Estimado <Quotations.Supplier. Supplier>

Hemos recibido su cotización debido a que estamos satisfechos con las

condiciones, ésta ha sido seleccionada.

Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.

Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.

Los mejores deseos

Departamento de Compras Bizagi



Generar Orden y enviarla al ERP

Descripción

Una interfaz conectada con el ERP de la compañía genera la Orden de Compra en

el sistema.

Para más información acerca de interfaces visitar:

http://wiki.Bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA

Ejecutantes

Automático

Acciones

Tipo Descripción

Al salir La tarea ejecuta una interfaz que

actualiza el ERP de la compañía con la

información de la Orden de Compra.

El número del archivo es regresado por

el sistema y es guardado en el atributo

ERPNumeroOrdenCompra.

Implementación

Servicio Web

Actualizar ERP

Descripción

Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe

realizar ésta tarea.

El usuario debe actualizar el ERP manualmente.

Ejecutantes

Asistente de Compras

http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA

http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA



Duración

4 horas

Formas



Participantes

Solicitante (Entidad)

Jefe (Entidad)

Automático (Rol)

Departamento de Compras (Entidad)

Solicitar Cotizaciones (Rol)

Recibir Cotizaciones (Rol)

Seleccionar Proveedor (Rol)

Orden de Compra (Rol)

Jefe Administrativo (Entidad)

Asistente de Compras (Rol)

Documents

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