-
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN MENOR
El presente procedimiento no es de aplicación en los casos que a
continuación se señalan:
- Contratos mayores adjudicados por cualquiera de los
procedimientos contemplados
en la ley.
- Contratos celebrados al amparo de un acuerdo marco
(actualmente material de
oficina, autobuses y agencias de viaje)
- Encargos de gestión a medios propios (en la actualidad
Fundación General y Centro
Superior de Idiomas)
- Tasas y precios públicos (en lo que se incluyen los gastos
notariales)
Inicio del trámite
Para solicitar una autorización de compra por contratación menor
el gestor deberá entrar a la
opción de UACloud de eAdministración y elegir dentro del menú
Gestión la opción Trámites.
Después hay que seleccionar entre los trámites disponibles el de
“Solicitud de autorización de
contratación menor”.
-
Elegida esta opción, entrará en una pantalla donde le informará
de su usuario (gestor que ha
iniciado el trámite) y le pedirá una serie de datos a introducir
(en caso de que el proveedor no
exista no se podrá tramitar la solicitud y deberá ponerse en
contacto con Proveedores para
tramitar el alta del mismo. Se ha habilitado la dirección de
correo: [email protected]
con el fin de proceder a un alta provisional que permita el
trámite ágil de la solicitud y no paralice
el proceso de compra. Se ha de tener presente que el alta no
será definitiva y por tanto no podrá
tramitarse gasto alguno del proveedor si faltase alguno de los
requisitos establecidos en el
proceso general de ALTA DE PROVEEDORES).
Se marcará la opción “contrato de exclusividad” en los
siguientes casos:
- Las entradas a espectáculos adquiridas directamente en
taquilla (sin intermediarios). En el caso de contratación a través
de intermediarios se realizará la correspondiente autorización de
contratación menor sin marcar dicho check, en cuyo caso se
contabilizará el gasto al acumulado por proveedor. No es preceptivo
adjuntar documento PDF acreditativo.
- La contratación de artistas o grupos musicales u otro tipo de
espectáculos culturales, cuando se contrata sin intermediarios. No
es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo.
- La contratación de autores concretos para la realización de
conferencias (al margen de las colaboraciones docentes), siempre
que no haya intermediarios. No es preceptivo adjuntar documento PDF
acreditativo.
- Los gastos de gestión, maquetación, publicación, etc… en
revistas científicas, pagados directamente a las revistas o
editores de las mismas, así como los gastos de publicación de
artículos científicos pagados directamente a la revista objetivo o
a la editorial que ostenta los derechos sobre la misma (si hay
intermediarios se solicita la autorización y NO se marca el check
de exclusividad). Es preceptivo adjuntar documento PDF acreditativo
(carta de aceptación o similar).
- Las inscripciones en Congresos, Jornadas, Seminarios, etc…
pagadas directamente al organizador o a alguna empresa que ejerza
las tareas de la dirección técnica (si hay intermediarios debe
solicitarse la autorización y NO sería exclusivo). No es preceptivo
adjuntar documento PDF acreditativo.
- Los gastos de investigación que tengan un carácter
“exclusivo”, se clasificarán como tal en la aplicación de
“solicitud de autorización de contratos menores” marcando el
“check” correspondiente. Es preceptivo adjuntar documento PDF
acreditativo (certificado de exclusividad, tanto técnica como
comercial).
EXCEPCIÓN: Las facturas que sean asumidas por claves orgánicas
de investigación y que incluyan equipamiento por importe superior a
15.000€, se tramitarán necesariamente mediante el procedimiento de
licitación que corresponda. En este caso, deberá dirigirse a la
Unidad de Contratación para su tramitación.
mailto:[email protected]
-
En la casilla “importe (sin IVA) €” se consignará a ser posible
el importe exacto (base imponible),
IVA excluido, de la compra que se pretende realizar. En caso de
que resulte imposible conocer a
priori dicho importe con exactitud, se consignará el importe
aproximado.
En el campo “% IVA” el aplicativo asigna por defecto el tipo
general (21%), que deberá ser
cambiado en caso de que el tipo a aplicar sea otro (0%, 4% ó
10%). En el caso de que la solicitud
implique la facturación con varios tipos de IVA se indicará el
que represente una cantidad mayor.
En el campo “Duració (dies)” se indicará, en días, la duración
del servicio, el suministro o la obra.
Seleccionar la forma de pago pues de esta depende los
datos que a continuación se van a solicitar.
Seleccionar el tipo de contrato entre los que aparecerán en
el
desplegable (Obra, suministro o servicio)
Indicar la descripción del gasto
¡¡¡Recuerde que no se puede superar en un ejercicio y para un
mismo
proveedor los 40.000 € en los casos de contratos de obra ni los
15.000
para contratos de suministros o servicios (independientemente
del tipo
de pago seleccionado)
Seleccionar en caso de contratos en los que haya
exclusividad
-
SUMINISTROS: Plazo estimado de entrega del material acordado con
el proveedor (desde que
se solicita el suministro hasta el día previsto de su entrega) o
duración del “renting” (el plazo no
puede ser superior a un año).
SERVICIOS: Período estimado durante el que se presta el
servicio.
OBRAS: Duración estimada hasta la finalización de la obra.
La información a proporcionar acerca de la duración del contrato
es la estimada en el momento
de solicitar la autorización, por lo que no es necesario
informar de posibles modificaciones en la
misma en el momento de finalizar el expediente
Introducidos los datos pasaremos a una pantalla donde se
muestran si son válidos o si hay algún
error. Si fuesen todos válidos se pulsará el botón de para
grabar la solicitud. En
relación con los contratos menores pagados a través del sistema
de anticipos de caja fija (ACF),
estos se considerarán automáticamente autorizados sin la
preceptiva firma del responsable del
órgano de contratación, siempre que se ajusten a la normativa
propia que regula este tipo de
contratos. Para esta forma de pago se solicitará el contrato
menor y cuando el programa indique
que no se ha superado la cantidad disponible para ese proveedor,
se podrá pagar y tramitar el
correspondiente justificante de gasto; Al día siguiente (el
mismo día no es posible,
técnicamente) se finalizará esta solicitud de contrato menor y
se imprimirá dicho documento de
finalización para adjuntarlo al justificante de gasto
correspondiente, en el momento de enviarse
a Caja Central, en una Cuenta Justificativa, sin necesidad de
pasar por los trámites de Firmas
(como sí que sucederá con los Pagos Directos).
Por ello se recomienda que se solicite el contrato menor en la
aplicación informática
correspondiente con la mayor antelación posible desde el momento
en el que surja la necesidad
del gasto, con dos objetivos prioritarios:
a. Confirmar que el expediente cumple la normativa vigente para
los ACF (trámite que se
realiza con carácter previo por la Oficina de Control
Presupuestario, y con posterioridad por
el Negociado de Caja).
b. Confirmar que el proveedor no ha superado el límite económico
máximo anual para cada
tipología de gasto.
En caso de pago directo, la solicitud pasa al circuito de firmas
que se indica más adelante.
-
Confirmado el expediente, queda registrado en la administración
electrónica.
-
En todos los casos se generará el documento que refleja la
solicitud de la contratación menor
(detalle del expediente). (Este documento no debe imprimirse
para recoger las firmas, puesto
que debe ser firmado electrónicamente tal y como se indica a
continuación)
En caso de que la Oficina de Control Presupuestario detecte
algún error o requiera algún
informe, en lugar de firmarlo, nos requerirá la subsanación.
Recibiremos un correo electrónico, comunicando que el expediente
se encuentra pendiente de
subsanación
Y el expediente pasará a la situación de “Pendiente de
subsanación”.
-
Y nuevamente disponemos de todos los campos abiertos para poder
realizar las modificaciones
pertinentes o adjuntar los informes solicitados.
Pulsamos para subsanar
-
Revisión
El expediente pasará a la Oficina de Control Presupuestario
quien dará, si procede, su
visto bueno a la solicitud. Tras el visto bueno el expediente
pasará al circuito de firmas.
Pulsamos, revisamos que todo
es correcto y damos a
confirmar
-
Firmas
El detalle del expediente pasará al portafirmas del responsable
de la clave (solo si se trata de un
pago directo) y, una vez se firme, pasará al portafirmas del
responsable del órgano de
contratación correspondiente.
Si se acepta y una vez recibida la factura, el gestor/a que ha
iniciado el trámite, procederá a
registrarla en UXXI-EC. Se pueden plantear 3 situaciones:
a) Que el importe de la factura coincida con el autorizado.
b) Que el importe de la factura sea menor que el autorizado.
c) Que el importe de la factura sea mayor que el autorizado.
En los casos a) y b), una vez recibida la factura, se registrará
el justificante de gasto en UXXI-EC,
se consignará el importe de la factura (sin IVA) y el nº del
justificante en las casillas
correspondientes de la pantalla detalle del expediente, se
introducirá el nº de justificante de
gasto, y se finalizará el expediente. A continuación, se
imprimirá el documento: “justificante de
autorización de contratación menor” y se adjuntará al ADO junto
con el resto de la
documentación que proceda.
En el caso c), se consignará el importe de la factura (sin IVA)
en la casilla correspondiente de la
pantalla detalle del expediente y éste pasará de nuevo al
circuito de firmas para que se autorice
por el nuevo importe. Una vez autorizado se procederá como en el
caso a).
En el caso de que se autorice un gasto que posteriormente genere
varias facturas, al ir a tramitar
la primera de ellas tras introducir el número del justificante
de gasto correspondiente, en lugar
de pulsar el botón “Finalizar Expediente” se pulsará el botón
“Guardar Datos”. Cuando vengan
-
las sucesivas facturas se pulsará “Añadir Justificante” y a
continuación se procederá como en el
caso anterior. Cuando se añada el último justificante
correspondiente a la autorización es
cuando se pulsará el botón “Finalizar Expediente”
Si se anulase el expediente (ya sea porque la solicitud no fue
correcta o porque al final no se ha
efectuado la compra prevista), se indicará un motivo de
anulación y se dará por finalizado el
expediente.
Es muy importante realizar las anulaciones que procedan para que
los importes
correspondientes se descuenten a la hora de calcular los límites
máximos por proveedor (para
el cálculo de los límites por proveedor se tendrán en cuenta
todas las solicitudes registradas,
pendientes de subsanación, en trámite y las ya finalizadas, pero
no así las anuladas.)
Se puede anular un expediente siguiendo la secuencia: Gestión –
Incidencias – Anular
Expediente.
Esta es la pantalla que aparecerá si el expediente se ha
aprobado y se ha dado por finalizado:
Esta es la pantalla que aparecerá si el expediente se ha anulado
y se ha dado por finalizado:
-
En el caso de que se deba anular un expediente de contrato menor
ya finalizado, se deberá
solicitar la anulación a la Oficina de Control
Presupuestario.
CONOCER ESTADO DEL EXPEDIENTE
En cualquier momento, el gestor puede consultar en qué estado se
encuentra el trámite desde
la opción Gestión->Consulta, pudiendo filtrar los expedientes
tanto por el trámite como por el
estado del mismo.
LISTADO: Se ha habilitado la posibilidad de obtener un listado
de los expedientes con todos los
datos de interés siguiendo la secuencia: Gestión – Listados –
Solicitudes de contratación menor
