Software Uruguay - Manual de Memory

8/17/2019 Software Uruguay - Manual de Memory

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Centro de Capacitación EducArte 1

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Acceso Al Sistema ................................................................................................................. 3 Identificación Del Usuario .................................................................................................... 3 Identificación De La Empresa ................................................................................................ 3

Carpetas Inforapidas .............................................................................................................. 4 Acceso A Las Carpetas Inforápidas ......................................................................................... 4 Selección De Carpetas Inforápidas .......................................................................................... 4 Comandos De Carpetas Inforápidas ......................................................................................... 5

Configuración De Empresas ...................................................................................................... 6

Propiedades De La Empresa .................................................................................................. 6 Datos De La Empresa .............................................................................................................. 9 Plan De Cuentas ................................................................................................................ 9 Monedas ......................................................................................................................... 10 Impuestos ....................................................................................................................... 10 Libros ............................................................................................................................ 10 Comprobantes .................................................................................................................. 11 Grupos De Cuentas ............................................................................................................ 11

Ingreso De Asientos Y Cotizaciones ............................................................................................ 12 Cotizaciones .................................................................................................................... 12 Asientos ......................................................................................................................... 12 Lotes De Asientos .............................................................................................................. 14

Modelos De Asientos .............................................................................................................. 14

Asientos Automáticos ......................................................................................................... 14 Emisión De Informes .............................................................................................................. 15 Destino Del Informe ........................................................................................................... 15

Subdiarios .......................................................................................................................... 16 Libros Diarios ...................................................................................................................... 17 Libros Mayores .................................................................................................................... 17 Balances Y Balancetes ........................................................................................................... 17 Estadisticas ........................................................................................................................ 18 Herramientas ...................................................................................................................... 18

Respaldar Empresa ............................................................................................................ 18 Recuperar Empresa ........................................................................................................... 18 Consolidación De Empresas .................................................................................................. 18 Validar Datos ................................................................................................................... 19

Trabar Y Destrabar ............................................................................................................ 19 Recodificación De Cuentas .................................................................................................. 19 Renumerar Asientos ........................................................................................................... 19

Usuarios ............................................................................................................................ 20 Definición De Usuarios ........................................................................................................ 20 Cambio De Usuario ............................................................................................................ 20 Cambio De Contraseñas De Usuarios ....................................................................................... 20 Registro De Auditoria ......................................................................................................... 20

Las Organizaciones ............................................................................................................... 21 La Empresa ......................................................................................................................... 22

Concepto Y Funciones De La Contabilidad ................................................................................ 25 El Patrimonio ...................................................................................................................... 27

Activos Y Pasivos Corrientes ................................................................................................. 29 Hechos Económicos Y Actos Administrativos ............................................................................. 29 Plan De Cuentas ............................................................................................................... 30 Los Comprobantes ............................................................................................................. 31

Funciones De Los Comprobantes ............................................................................................... 31 Probatorios ..................................................................................................................... 31 Títulos ........................................................................................................................... 31 Estados Contables ............................................................................................................. 34 Activo ........................................................................................................................... 36 Balance General ............................................................................................................... 36 Interpretación Del Balance .................................................................................................. 37 Anexo ............................................................................................................................ 38 Diarios Múltiples. .............................................................................................................. 41 Ventajas De Los Diarios Múltiples. ......................................................................................... 41


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ACCESO AL SISTEMAPresione el botón inicio que se encuentra en la barra de tareas, vaya a la opción programas,ahí van a aparecer una serie de opciones entre las cuales se encuentra MemoryComputación y dentro de ésta elija Contabilidad Central.

IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

Usuario: Identificación del UsuarioContraseña: Clave del UsuarioEmpresa: Identificación de la Empresa. Códigode 8 letras o números

A continuación solicita en un diálogo la Identificación del Usuario y la Contraseña, ambosrequisitos necesarios para que el sistema pueda saber que usuario va a ingresar al mismo yverificar a que partes del sistema le permitirá acceder y que operaciones podrá realizar.Recordar: hay dos tipos de usuario: Operador y Supervisor.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

El sistema puede administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, poreso es necesario indicarle con cual de ellas vamos a trabajar, pudiendo elegir una empresaya existente o crear una nueva.

Utilización de empresas ya existentes: para ingresar a una empresa que ya existe debemosindicar el código de la misma o bien consultar las que ya existen presionando el botón “...”y luego elegir una de la lista que se muestre.

Crear una nueva empresa: se debe digitar un código de empresa que no exista y con el cualdeseo crear la empresa.Al crear la nueva empresa Conty copiara la información necesaria para la utilización de lamisma y solicitara los datos identificatorios y de configuración de la empresa.


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CARPETAS INFORAPIDASConty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas Inforápidas, las cuales hacenque el acceso a los datos se realice en forma ágil y sencilla para el usuario

Las Carpetas Inforápidas semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismotipo, existiendo un carpeta Inforápida para cada tipo de dato que administra Conty

Acceso a las Carpetas Inforápidas

Para acceder a cada una de lascarpetas de la empresa, seleccionela misma desde el menú Carpetas

Para aquellas carpetas mas utilizadas Conty posee iconos de acceso directo en la parteinferior de la ventana del sistema

Selección de carpetas Inforápidas

Conty permite tener abiertasvarias carpetas a la vez

Para seleccionar una CarpetaInforápida que ya seencuentra abierta, Contydispone de solapas que seencuentran en la partederecha de las mismas, dondesolo es necesario hacer cliccon el ratón sobre la solapadeseada


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Comandos de Carpetas Inforápidas

PRIMERA FICHA

Selecciona la ficha que este primero en la carpeta inforápida

FICHA ANTERIOR

Selecciona la ficha anterior a la actual en la carpeta Inforápida

SIGUIENTE FICHA

Selecciona la ficha siguiente a la actual en la carpeta Inforápida

ULTIMA FICHA

Selecciona la ficha que según el orden, se encuentra ultima en la carpeta Inforápida BUSCAR FICHA

Busca fichas que cumplan con determinadas características dentro de la carpeta Inforápida

INSERTAR FICHA.

Agrega una nueva ficha delante de la ficha actual

BORRAR FICHA.

Marca o desmarca la ficha actual para ser eliminada al momento de cerrar la carpetaMuestra la ficha seleccionada en un color distinto al resto de las fichas y no la eliminarahasta cerrar la carpetaTenga en cuenta que si bien Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al quetenga acceso, se debe tener mucha precaución, ya que los datos de la empresa dejarande ser validos, no permitiendo Conty emitir informes hasta restablecerlos


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CONSULTAR FICHAS (F12)

Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hacereferencia a datos de otra carpeta o valores predeterminados por Conty

IMPRIMIR

Permite emitir un listado por impresora o vista previa, ya sea para todas las cuentasexistentes en una carpeta o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitirel listado.

TERMINAR

Cierra la carpeta actual y valida los datos de la misma, de forma de asegurarse laintegridad de la información. EN caso de error Memory ofrece la opción de verlos ycorregirlos en el momento o dejar para corregirlos mas adelante

CONFIGURACIÓN DE EMPRESASPropiedades de la empresa

Se accede a esta opción a partir del MenúEmpresa, contiene los datos identificatorios de laempresa y las opciones sobre la parametrizacionde la misma.Estos datos son solicitados al momento de crearuna empresa y pueden ser modificados encualquier momento y siempre de deben validardichas modificaciones.

La ventana de Propiedades de la empresa, parauna mejor operación esta dividida en diferentes solapas, donde se distribuyen los datosidentificatorios y los datos de configuración del sistema

IdentificaciónEsta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa

Datos Fiscales.Se ingresan los datos fiscales de la empresa


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InscripcionesPermite cargar en forma opcional los datos de inscripción de la empresa en diferentesorganismos

AsientosPermite definir las características que debe considerar Conty de la empresa al momentode ingresar los asientos

o PRIMER MES CON ASIENTOS. Indicar cual es el primer mes en el que seingresaran asientos. Es utilizado por CONTY para conocer desde que fechadeben considerarse los saldos inicialesAl momento de cerrar balance: si aun no se ingresaron los asientos de cierre yapertura no modifique este dato (permite arrastrar los saldos de las cuentasdesde ejercicios anteriores). Si ya se ingresaron los asientos, ingrese el primermes con asientos del nuevo ejercicio

o USA DISTINTA LEYENDA POR CUENTA. Al momento del ingresar el asiento,indica si se usa una única leyenda por asiento, o si desea que cada cuenta delasiento posea una leyenda diferente.

o USA NUMERO DE ASIENTOS. Permite identificar a los asientos con unnumero interno de control, lo que permite además validar los numero deasiento

o MUESTRA ORIGEN DE ASIENTOS. En el caso de que la empresa reciba asientosgenerados en Fígaro, Worky, esta opción permite que Conty muestre paracada asiento cual es la aplicación desde la cual fue generado.

o

INGRESA TIPOS DE ASIENTOS. Permite mostrar u ocultar el tipo de asientoque se esta ingresando. Los tipos de asientos pueden ser configurados por laempresa

o INGRESA ASIENTOS EN MONEDA EXTRANJERA. Esta opción se encuentramarcada por omisión, permite que si la empresa no posee asientos en m/e ono desea emitir informes en m/e, Conty oculte los datos relacionados a lasmonedas y a las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en laemisión de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos

o INGRESA VENCIMIENTO DE ASIENTOS. Si la empresa desea administrar lagestión de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opciónpermite que el usuario pueda registrar para cada línea del asiento, una fechade vencimiento, la cual será utilizada para emitir los libros mayores ordenadaspor dicha fecha

o INGRESA IMPUTACIONES A CENTROS DE COSTOS. Si los centros de costos nopueden ser determinados automáticamente, esta opción permite que elusuario pueda discriminar en cada asiento, el monto especifico a asignar encada centro de costo.

o INGRESA COMPROBANTES EN LOS ASIENTOS. Si la empresa registra un asientopor comprobante y además desea identificar los mismos con su nombre


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Archivos

Permite al crear un nueva empresa, copiar o compartir el plan de cuentaso Copiar otra empresa. Una vez copiado el plan de cuentas, el mimo puede ser

modificado sin que se modifique el plan de cuentas original

o Usar otra empresa. Varias empresas comparten un mismo plan de cuentas, de

modo que cualquier modificación se ve reflejado para todas las empresas quelo utilicen. Es posible tener distintos planes de cuenta genéricos comunes aempresas de un mismo giro, estudio contable o grupo económico

Permite compartir las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras

Importar.Si la empresa recibe asientos generados por Worky o Fígaro, es posible indicar que alabrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicacionespara incorporarlos en forma automática, o verificar cada tantos minutos si existenarchivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la

información contable de la empresa

CapítulosPermite indicar como están codificados en el plan de cuentas de la empresa losdiferentes capítulos contables

NotasPermite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de losusuarios


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Datos de la empresa

Plan de cuentas

El Plan de Cuentas permitedefinir la estructuracontable que requiere laempresa para representar susituación y resultadoscontables. Se indica a cadacuenta cual es su monedabase y si el sistema almomento de calcular lasdiferencias de cambio

automáticamente debegenerar diferencias decambio hacia otrasmonedas.

Para acceder a la carpeta, seleccione Menú Carpeta, opción Plan de Cuentas Se pueden manejar 10 niveles de detalle, respetando los capítulos definidos en Propiedadesde la empresa

CODIGO. De 1 a 10 dígitos. No solo permite identificar la cuenta, sino además ser utilizadopara definir la estructura jerárquica del plan de cuentas

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ACTIVO11 ACTIVO CTE111 DISPONIBILIDADES

1111 CAJA11111 Caja moneda nacional11112 Caja moneda extranjera

1112 BANCOS1113 INVERSIONES TEMPORARIAS

112 CREDITO POR VENTAS113 CREDITOS DIVERSOS114 BIENES DE CAMBIO

1.2 ACTIVO NO CTENOMBRE. Permite identificar el nombre de la cuenta que se esta definiendo

MONEDA. Cual es la moneda base del saldo de cada una de las cuentas, a los efectos depoder determinar DC

OPERA EN. Si se desea restringir las monedas en las que puede operar una cuenta, esposible indicar en esta columna, una lista de los códigos de las monedas en las cualespermite ingresar asientosSe ingresan separadas por “-“ o “,” Por ejemplo: 1,4-7,9 (1,4,5,6,7 y 9)

Si el campo queda vacío, a la cuenta se le puede imputar asientos en cualquier monedaMONEDA (DC). Conty permite generar en forma automática los asientos por DC, por lo cualrequiere que se indique a cada cuenta, la lista de monedas que deben ser consideradas almomento del calculo y generación de los asientos.


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Cuando el campo este vacío, Conty no considerara la cuenta al momento del calculo ygeneración de los asientos automáticos

MonedasEsta planilla se utiliza para que el usuario defina las distintas monedas que va a utilizartanto para el ingreso de información como para la emisión de informes.

Para acceder a la carpeta Monedas, seleccione Menú Carpetas – Configuración - Monedas

ImpuestosPara acceder a la carpeta Impuestos, seleccione Menú Carpetas – Configuración -Impuestos

Las cuentas que representan el IVA y otros impuestos deben ser definidas en el plan decuentas como cualquier otra cuenta y luego identificadas específicamente en esta carpeta.

La tabla de I.V.A permite que el usuario defina las distintas cuentas de I.V.A que manejarála empresa a los efectos de facilitar y eliminar las probabilidades de error en la imputaciónde aquellos asientos que estén gravados por dicho impuesto. Al usuario indicar que unasiento tiene un I.V.A de tal código, el sistema ya sabrá que tasa desglosar en el asiento y aque cuenta imputar el impuesto.

Libros

Se pueden crear los libros auxiliares que el usuario considere convenientes a los efectos deque toda la información no se concentre en el Libro Diario y que en él solo aparezca lainformación resumida de los auxiliares.

Para acceder a la carpeta Libros, seleccione Menú Carpetas – Configuración - Libros

CODIGO. Cada libro esta identificado con una letra, siendo la P (partida doble) y la U(ultimo de partida doble) códigos reservados para Conty para registrar los asientos que seimputen directamente al libro diario.


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Ventas (V) , Compras (C) , Ingresos (I) , Egresos (E)

NOMBRE. Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizara como titulo en laimpresión del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen.IVA. Indicar si los impuestos deben ir al debe, al haber o este subdiario es sin IVAORDEN. Conty brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en formaanalítica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario.

Es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analíticosy de resumen dentro de todos los asientos del mismo díaTIPO. Permite que Conty pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos yEgresosFORMATO DE IMPRESIÓN. Permite:

incluya o no la discriminación de IVA se muestren o no las operaciones exentas y gravadas o solamente se desea

emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro

COMPROBANTES

Esta opción estará disponible cuando se haya seleccionado en Propiedades, “Ingresacomprobantes en los asientos”

Para acceder a la carpeta Comprobantes, seleccione Menú Carpetas – Configuración -Comprobantes

Cuando se utilicen comprobantes y la empresa reciba asientos generados por Fígaro, losasientos generados mostraran una descripción exacta del comprobante al que representa elasiento

CODIGO. Identificar el comprobante que se esta definiendo (debe coincidir con lacodificación de Fígaro)NOMBRE. Identifica al comprobante que se esta definiendoTIPO. Permite realizar controles de consistencia en los asientos ingresados

SERIE. Indica cual es la serie del ultimo comprobante utilizado, y de esta manera sugerir lacorrelatividad NUMERO Indica cual es el numero del ultimo comprobante utilizado, y de esta manerasugerir la correlatividad IMPUESTO. Indica la lista de impuesto con los que puede estar gravado el comprobante

Grupos de cuentas

Esta planilla permite realizar agrupaciones de cuentas del Plan de Cuentas a los efectos deluego emitir informes con las mismas, como también obtener información de las sumas desaldos de las cuentas que lo componen, pudiendo, al definir dichos grupos indicar cuentasde distintos niveles y capítulos.


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INGRESO DE ASIENTOS Y COTIZACIONES

CotizacionesLas tablas de Cotizaciones que se dividen por mes y moneda permiten indicarle al sistema,para cada una de las diferentes monedas cual es su cotización y arbitraje día a día, a los

efectos de que el sistema pueda utilizar los mismos para realizar las conversionesmonetarias necesarias para la emisión de los informes y cálculos de diferencias de cambio.

Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Carpetas – Cotizaciones

Indicar moneda y mes de ingreso de la cotización

No es necesario ingresar todos los días del mes, ya que si se desea quetodo el mes maneje la misma cotización solo será necesario ingresar la cotización el primerdía y al cerrar la carpeta, Conty copiara dicha cotización para los demás días

AsientosLas planillas de ingresos de asientos permiten ingresar los asientos contables de la empresatanto de Libros Auxiliares como del Libro Diario. Sobre esta información, el sistema calculay emite todos los informes contables que necesita la empresa sin necesidad de realizarningún tipo de proceso, previo a la emisión de cualquiera de los informes.

Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Carpetas – Asientos

Formato rápido de asientos – Datos del asiento

Día Ingreso de la fecha del asiento o comprobante (no es necesario el mes, yaque la planilla corresponde a un mismo mes)No tienen porque estar ordenados, el sistema se encarga de ordenarloscronológicamente en la emisión de los diferentes informes

Cuentas al Debe y al Haber. Consultar F12

ComprobanteCuando se haya seleccionado Ingresa comprobante en los asientos enPropiedades, permite al ingresar el asiento, utilizar el código del comprobantedefinido así como el numero y serie

ConceptoSe indica la leyendaSi en Propiedades - Incrementa numero en las leyendas. Sugiere el numero siguiente-

Generar leyenda a partir del comprobante. Incluye serie, numero

Vencimiento


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Solo si en Propiedades se marco Ingresa vencimiento de asientos Si se desea administrar la gestión de vencimientos de cheques, facturas ydocumentos

MonedaIngresar el comprobante en su moneda de origen

TotalSe ingresa el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en lacolumna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos

Numero de IVASi el asiento a ingresar esta gravado, se ingrese el código del mismo, de acuerdo alo definido en la carpeta Impuestos.Si no corresponde calcular IVA se debe ingresar el código 0

IVAConty calcula automáticamente el monto de IVASi no correspondiera es posible modificarlo

CotizaciónSi el asiento debe cotizarse con un TC o arbitraje diferente del ingresado paraese día en la carpeta cotizaciones, el usuario podrá ingresar la cotizaciónSi se desea usar la ingresada en la carpeta Cotización se deja en 0

LibroIndica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento.Si el asiento no corresponde a ningún subdiario o libro auxiliar, se debe ingresaren esta columna una P (partida doble) o una U (Ultimo de partida doble) paraindicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa

OrigenEsta disponible solo cuando en Propiedades se indique que Muestra origen de losasientosEste dato es solo de consulta, ya que se completa automáticamente cuando losasientos son importados

Diferentes asientos que se ingresan:Ingreso de asientos en una línea: para cada asiento se debe indicar el día del mes, las

cuentas contables al Debe y al Haber de acuerdo a lo definido en el Plan de Cuentas, unadescripción para identificar al Asiento, el código de la moneda en la cual se va a ingresar elasiento de acuerdo a la tabla de monedas, el monto Total del asiento con I.V.A incluido, elcódigo de I.V.A con el cual está gravado el asiento para que el sistema realice el desglose eimputación automático del impuesto, el tipo de cambio del asiento, y el libro al que seimputa el mismo. Cada línea representará un asiento para aquellos en los cualesintervienen dos cuentas y eventualmente una tercera que es de I.V.A.

Ingreso de asientos en más de una línea: para aquellos asientos que poseen más de unaCuenta Contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas líneas como cuentascontables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al debe con sus montos y

dejando el campo de cuenta al haber en blanco y luego de manera inversa para las cuentasdel haber. Dichas líneas pueden estar ingresadas en distintas monedas, pero deben ser delmismo día, descripción y libro para que el sistema las agrupe como un único asiento.


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Ingreso de asientos con distintas leyendas: el sistema prevé que aquellos asientos con másde una línea puedan ser ingresados con distintas leyendas para cada una de las cuentascontables que lo integran, para ello dentro de los Parámetros de la Empresa existe unaopción denominada distintas leyendas, la cual agrega una columna más dentro del ingresode asientos, la cual se utilizará para indicar que líneas pertenecen a un mismo asiento,ingresando en dicha columna un carácter idéntico para todas ellas y diferente para cadauno de los asientos del día.

Ingreso de asientos con vencimiento: para indicarle un vencimiento a un asiento en el cualpor ejemplo se esta ingresando un Cheque Diferido, dentro de la descripción se debe digitarla fecha de Vencimiento en el formato DD/MM/AA.

Lotes de asientosLos Lotes de Asientos son planillas con igual estructura que las planillas de ingreso deasientos, con la diferencia que los movimientos ingresados en los Lotes no son tomados encuenta para los informes contables. El usuario es el que indica el nombre del lote paraluego poder agregar los asientos del lote a todos los meses que desee.

Se utilizan por:

Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa,cada uno puede ingresar los asientos en su lote y recién cuando los hayavalidado integrarlos a la carpeta de asientos contables

Multiusuario. Cuando dos o mas usuarios pretenden ingresar datos en elmismo mes en la misma empresa, Conty ofrece automáticamente una carpetaauxiliar para ingresar su lote de asientos

MODELOS DE ASIENTOSASIENTOS AUTOMÁTICOS

Diferencias de cambioLa generación de Diferencias de Cambio en forma automática permiten que el sistemacalcule y grabe dentro del mes correspondiente, lasdiferencias de cambio adecuadas a aquellas cuentas delplan de cuentas que se les haya indicado que se realice elcálculo, a los efectos de ajustar las mismas a cualquierade las monedas definidas en la tabla de monedas.

Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa –

Asientos Automáticos – Diferencia de Cambio

Se debe verificar que se haya definido adecuadamente en la carpeta: CUENTA. Correctamente identificadas las cuentas que se desean ajustar y con

respecto a que moneda MONEDA. Indicar en que cuenta se debita o acredita el resultado ganado o

perdido por concepto de diferencia de cambio

Asientos de resultadosEl Asiento de Resultado permite que el sistemacalcule los saldos de todas las cuentas de Pérdidas yGanancias generando un Asiento que cierre lasmismas y transfiera la diferencia entre ellas a lacuenta de Resultado del Ejercicio.


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Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa – Asientos Automáticos – Resultados

Al calcular y generar el asiento de resultados Conty genera 3 asientos de forma automática: Las cuentas diferenciales con saldo deudor (Perdidas)

Las cuentas diferenciales con saldo acreedor (ganancias) La diferencia entre las perdidas y ganancias se imputa a la cuenta de

Resultado del ejercicio (patrimonio)

Este asiento no es incluido automáticamente en la contabilidad sino que se genera un Lotede asiento, el cual luego de su verificación y/o modificación podrá ser integrado a lacontabilidad

Asientos de cierre y aperturaLuego de realizado el asiento de resultados, el Asiento

de Cierre y Apertura permite cerrar todas las cuentasde activo, pasivo y patrimonio a los efectos de cerrar elbalance y abrir el próximo ejercicio generando elasiento inverso al mes próximo al cierre.

Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa – Asientos Automáticos – Cierre y apertura

EMISIÓN DE INFORMESDESTINO DEL INFORME POR PANTALLA.

Comandos

Ir al asiento. (Subdiario,Diario, Mayores)Permite no solo consultarlosino también modificarlo si se detecta un error de imputación

Buscar en el informe. Permiteubicar dentro del informe aaquello asientos que cumpla conla característica que indique elusuario al momento de realizar la búsquedaSeleccionando la columna del informe sobre la cual se desea buscarEs posible ubicar un asiento por su: fecha, leyenda, cuentas, importes

Imprimir Permite emitir el informevisualizado en pantalla haciavista previa sin necesidad de emitir el informe nuevamente


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Actualizar.En el caso de haber ingresadonuevos datos en la empresa, osehayan realizado modificaciones ocorrecciones

Cerrar

Cierra la solapa del informe quese esta visualizando

Ir al Mayor (Balance)Se puede visualizar el mayor quegenera el saldo de la cuentaseleccionada

Graficar (Balance)Los comandos de Detallar yResumir (botón derecho sobresector seleccionado), permitedetallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores

Guardar. Indicar a Conty quedeterminado informe semantenga y no se elimine almomento de realizar ladepuración

Abrir. Al marcar la opción de Pre – Grabado, voy a poder seleccionarlos informes emitidos desde unalista (con el detalle de la fecha y hora en que se emitió)

POR VISTA PREVIAMuestra el informe exactamente igual a como saldría impreso por

impresoraPOR IMPRESORA

Envía directamente el informe a la impresora predeterminadaA PLANILLA ELECTRÓNICA, BASE DE DATOS O TEXTO

A GRAFICA

SubdiariosConty brinda la posibilidad de que el usuario definalos distintos subdiarios o libros auxiliares, y no solo sepodrá emitir los mismos, sino que Conty ademásgenerara automáticamente los asientos de resumencorrespondientesAdemás de los subdiarios definido en la carpetaLIBRO, se presentan además:

Caja ingreso y egreso. Muestra los


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asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en unmismo informe. Permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no poseen contabilidad

suficiente

Caja con saldo. Desglosa los montos netos y de impuestos de cada asiento

Libros diarios Los Libros Diarios pueden ser emitidos en lossiguientes formatos:

Diario Analítico. Muestra un asientopor cada comprobante

Diario resumido por día. Agrupa atodos los asientos imputados asubdiarios, en un asiento de resumenpor día y por subdiario

1) Partida doble2)

Resumen de cada subdiario

3)

Últimos de partida doble Diario resumido por mes. La agrupación se realiza por mes Detalle de operaciones. Las mismas características que el analítico, pero con

un formato mas compacto

Libros mayores El Libro Mayor se puede emitir en los siguientes formatos:

Mayor analítico. Dentro de cada cuenta, unasiento por cada comprobante o asiento

ingresado Mayor resumido por día. Agrupa a todos los

asientos imputados a subdiarios, en un asientode resumen por día y por subdiario

1) Partida doble2)

Resumen de cada subdiario3) Últimos de partida doble

Mayor resumido por mes. La agrupación se realiza por mes Estados de cuenta. Emite un informe similar al analítico, pero con diferente

diseño de impresión (formato de estado de cuenta comercial)

Vencimiento por fecha. Considera en la emisión solo a aquellos asientos en

los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientospor dicha fecha.(el rango es el de los vencimientos y no el de pasado elasiento)

Mayores por cliente y proveedores. Es similar al estado de cuenta. Permiteemitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en formaautomática

Balances y Balancetes

Estado de situación. (Activo,Pasivo, Patrimonio)

Estado de resultado. Balance completo


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Balance 4 columnas. Distribuye los saldos de las cuentas en las columnas deActivo, Pasivo, Perdidas y Ganancias.

Números y saldos. Detalla para cada cuenta, el total de débitos y el total decréditos

Movimientos y saldos. Muestra el saldo inicial de las cuenta hasta antes delperiodo solicitado, los débitos y crédito de cada cuenta en el periodo, y elsaldo final de cada cuenta

Balance 8 columnas. Muestra los débitos y créditos del periodo para cadacuenta, los saldos deudores y acreedores, y los saldos distribuidos entre lascolumnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias

Totales por grupos. Totaliza los débitos y créditos de todas las cuentas queintegran un grupo y calcula el saldo total

Ingresos y egresos. Para aquellas empresas sin contabilidad suficiente,totalizar las contra cuentas de los asientos de ingreso y egresos

Balance por clientes y proveedores. Saldos de clientes y proveedores

ESTADISTICAS

Análisis de saldo. Conocer cada unade las cuentas a lo largo deltiempo, los saldos mensuales, lossaldos acumulados, los débitos ocréditos en forma mensual

Comparativo. Conocer lacomposición de una cuentadefinida como de un nivel superior ycomo se distribuye el saldo de esta,entre las cuentas de nivel inferior

Evolución mensual. Conocer la evolución mes a mes de una cuenta

HERRAMIENTASRespaldar empresa

Tiene por finalidad la creación de copias delos datos de la empresa, como medida deprecaucion y seguridad frente a posiblesdaños en la información almacenada

El sistema para brindarle una seguridadcompleta también permite que los mismos serealicen con clave de encriptación a losefectos que pueda ser recuperado porusuarios o personas no autorizadas, comotambién permite comprimir la información y

utilizar menos espacio en los disquetes o el medio magnético que se utilice.

Recuperar empresaEl proceso de recuperación de datos copia los datos respaldados por el proceso anteriordentro del directorio donde se encuentran los datos de la empresa, dicho proceso se utiliza

para restablecer la información luego de solucionado un desastre o cuando se deseaincorporar la información de otro computador.

Consolidación de empresas


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Muchas empresas debido a su estructura comercialdeben dividir su contabilidad por sector, sucursal ualguna otra causa, eso hace que la contabilidad dela empresa se encuentre dividida en variasempresas pero a los efectos fiscales y totales de laempresa la información debe encontrarse

consolidada en una empresa. Por esto el sistemaposee el proceso de Consolidación de Empresas quepermite agrupar todos los asientos de un periodo de

las empresas que indique el usuario en la empresa que se esta utilizando actualmente. Sedebe tener en cuenta antes de realizar una Consolidación de Empresas que las mismasdeben poseer planes de cuentas, monedas, IVAS, libros y cotizaciones compartibles entre sí.

Validar datos

La validación de datos le permite al usuario conocer todoslos errores que pueda haber cometido, a los efectos que los

informes que procesan la información de los valorescorrectos que el mismo espera. Sobre la lista de errores quedespliega el sistema permite que el usuario presionando elbotón Explicar de la barra de herramientas conozca a que sedebe el problema y cuales son sus posibles soluciones.

Trabar y destrabar Los procesos de Trabar y Destrabar le permiten al usuario dejar losarchivos de la empresa como solo lectura a los efectos de que nosean modificados por otros usuarios o por accidente, brindándole asíseguridad sobre los datos ingresados y verificados.

Recodificación de cuentasEl proceso de recodificación de cuentas le permite al usuario elpoder realizar modificaciones en la definición del plan decuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a losasientos ingresados. Dicho proceso permite recodificar variascuentas a la vez, traspasar títulos en la estructura jerárquica yagregar dígitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el

usuario realizar pruebas dentro del diálogo del proceso y realizarel mismo para un periodo o para todos los asientos que seencuentran en la empresa.

Renumerar asientos

Esta opción estará disponible cuando la empresa tengamarcado que Usa numero de asientos dentro de lasPropiedades de la empresa Permite que la numeración se realice en formacorrelativa dentro del periodo seleccionado o que se

deba numerar los asientos debiendo comenzar con el numero inicial cada mes


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USUARIOSDefinición de usuarios

El sistema permite que la empresa definatodos los usuarios que van a utilizar el

sistema e indicar para cada uno de ellos aque puntos del sistema se desea o no quetengan acceso, a los efectos de restringir

información confidencial, modificación de determinados parámetros de la empresa o laemisión de determinados informes.

Cambio de usuarioLa utilidad de cambio de usuarios que puede ser invocada con doble clic sobre laidentificación del usuario de la barra de estado del sistema o desde el menú de opcionesEmpresa, permite que el sistema lo tome otro usuario para registrarse con su identificacióny clave y así obtener los derechos que el mismo posee sobre el sistema sin necesidad desalir y volver a entrar.

Cambio de contraseñas de usuariosEl cambio de contraseñas de usuarios le permite a cada uno de los usuarios poder modificarsu clave de acceso sin necesidad que dicha operación la realice el supervisor, brindándoleasí una seguridad al usuario de que nadie que no conozca la clave que ha ingresado puedaacceder bajo su identificación.Recordar: no cambiar la/las contraseñas sin notificar al docente de su cambio.

Registro de auditoriaCada vez que un usuario ingresa a Conty, Memory registra la operación realizada por el

usuario junto con la fecha y hora en la cual se realizo la mismaEsto permite conocer posteriormente las tareas que realizo cada uno de los usuarios,emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opción Auditoria del menú Usuarios


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Contabilidad – Marco Teorico


LAS ORGANIZACIONESDesde tiempo inmemorial el hombre ha sentido que para mejorar su bienestar es

conveniente su integración a grupos de individuos. Ello le permite, por ejemplo, protegersecontra otros grupos o individuos y conseguir ventajas o beneficios desde el punto de vistaeconómico, cultural, sanitario, etc. Tales grupos de individuos constituyen organizaciones

cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada uno de susparticipantes y de su poder relativo para imponerlos a los demás.

Las modalidades, características e incluso la conformación de los diversos tipos deorganizaciones han variado con el tiempo debido a factores del contexto que no es del casoanalizar aquí. Pero sí interesa señalar que la creciente complejidad de la vida en sociedadha incidido en el crecimiento del tamaño de las organizaciones y complicado su manejo;ejemplo de ello son los siguientes hechos:

a) han aparecido organizaciones que nuclean a miles de participantes (por ejemplo,algunos clubes deportivos);

b) el proceso de determinación de objetivos de las organizaciones reviste en algunoscasos un carácter político pues diversos participantes y grupos de ellos tratan de

lograr que tales objetivos se adecuen a sus propios intereses;c)

consecuentemente, los objetivos definidos no satisfacen a todos los participantes enigual medida;

d) el manejo de la organización no puede ser realizado en forma conjunta por todos losparticipantes, debiendo hacerse cargo de él alguno o algunos de ellos o delegarse talgestión a terceros ajenos al grupo.

Como se verá más adelante, éstas y otras circunstancias han incidido para que el papelde los sistemas de información (del que la contabilidad forma parte) sea cada día másimportante.

Sin intentar un estudio profundo de la teoría de la organización cabe afirmar sin peligrode equivocarse que en cualquier organización existen:

a)

un numero de participantes que han contribuido a su formación;b) uno o más objetivos básicos;c)

ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos;d) cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y objetivos, que puede

estar a cargo de participantes de la organización y/o terceros;e) recursos con que debe contar la organización para el logro de sus fines.Nótese que los elementos recién enumerados son necesarios en cualquier tipo de

organización y cualesquiera sean sus objetivos; así, lo enunciado es aplicable en los casosde una universidad, la Iglesia Católica, una tienda, el ejército, el estado en sentido amplio,una fabrica de artículos para el hogar, un sanatorio, un cine-club, etc.

Por otra parte, dicho conjunto de elementos identifica lo que en algunos textos de

contabilidad se denomina hacienda (1).

(1) El vocablo hacienda es utilizado en esos textos con un significado mas comprensivo que el que le otorga laReal Academia, dado que no solo denota a los bienes que forman su patrimonio sino al sujeto que lo posee y ala serie de actos o hechos que configuran la gestión empresaria.


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LA EMPRESAComo se acaba de señalar, la idea de organización guarda correspondencia con una

muy variada gama de actividades y de objetivos. En función de estos últimos es posibleasignar nombres a los diversos tipos de organizaciones. Es así que se suele utilizar lapalabra empresa para definir a los entes que se dedican a actividades de índole económica.

En general, se dice que el objetivo de toda empresa es maximizar sus ganancias. En

rigor, el citado puede ser pero no necesariamente es el único objetivo. En la economíamoderna, la influencia del contexto, los controles estatales, los requerimientos cambiantesde su clientela y otras causas han llevado al empresario a conformarse con el objetivo deobtener ganancias razonables y, en algunos casos, a sobrevivir en el tiempo así como alograr algún tipo de beneficio no económico como el reconocimiento de la comunidad porsu labor.

De todos modos, el objetivo de obtener ganancias (aunque sea a largo plazo) seencuentra, salvo en casos atípicos, presente en la formación de toda empresa.

La importancia que en esta sección se ha asignado a las empresas deriva del hechode que las mismas constituyen el principal marco en que se desenvuelve la contabilidad, loque no significa afirmar que el sistema contable sea aplicable a otros tipos de

organizaciones.

OPERACIONES QUE REALIZA LA EMPRESADefinidos los objetivos básicos y las metas especificas de una empresa, es necesario

actuar para lograr su consecución. El tipo de actividades de la empresa será distinto segúnel objeto de su explotación principal (industrial, comercial, agropecuaria, minera, etc.). Atitulo ejemplificativo se señalará a continuación la secuencia normal de operativos de unaempresa industrial y comercial que constituye lo que suele denominarse ciclo operativo, elque esta determinado por las siguientes fases:

a) comprar materias primas y otros insumos;b)

pagar las compras realizadas (paso que puede ser también posterior);c)

transformar los insumos y producir nuevos bienes;d)

vender los bienes producidos;e) cobrar las ventas efectuadas.Es decir que partiendo de la tenencia de la suma de dinero al comienzo del ciclo,

después de pasar por las diversas fases del negocio se concluirá en la tenencia de otra sumade dinero, normalmente superior a la primera lo que implicaría la existencia de unexcedente que, previa deducción del desgaste de los bienes mantenidos como recursospermanentes (edificios, maquinas, etc.), de los costos generales de administración y deimpuestos, indica el importe ganado o perdido por la empresa (2).

Debe aclararse que el esquema precedente resulta obviamente de una abstracción, puessolo por tal vía pueden segregarse los efectos o consecuencias de cada ciclo deoperaciones. En la vida real de una empresa dinámica por excelencia, la iniciación yfinalización de cada ciclo operativo constituyen superposiciones constantes y reiterativas.

Además, es de hacer notar que según sea el tipo de actividad o el ramo a que laempresa en cuestión se dedique, diferente será la duración de cada fase y por ende delciclo en su conjunto. Dicho lapso podría oscilar entre solamente algunos días (compra yventa al contado de bienes de consumo masivo) hasta varios años (bodega que elabora vinosañejados). Ocurre también que ciertas empresas que diversifican sus actividades puedentener diversos ciclos operativos. Por último, cabe acotar que la duración de los ciclosoperativos no es fija, modificándose en el tiempo de acuerdo a la situación del contexto.

(2) Por supuesto que para que el computo de la ganancia o perdida tenga algún sentido, las sumas de dineroinicial y final y el desgaste de los bienes deben estar medidos en moneda del mismo poder adquisitivo. Laexistencia de procesos inflacionarios dificulta estas mediciones pues impone la necesidad de homogeneizar losimportes que están expresados en monedas de poderes adquisitivos diversos.


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RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZAPara cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permitan

cumplir con el referido ciclo operativo, pero también un cierto sustrato o estructura máspermanente que sirva de base y facilite las operaciones comentadas.

Todo el conjunto de elementos con que la empresa opera puede denominarseglobalmente recursos. Dentro de ellos es posible distinguir a los bienes (materiales einmateriales) y los recursos humanos (plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo

las actividades del ente).De acuerdo con el grado de permanencia de su relación con la empresa, sus bienes

pueden ser así clasificados:a) recursos de rápida movilidad; integran este grupo:

1) el efectivo que en cualquier momento disponga la empresa, que es indudablementeel elemento más dinámico de cualquier actividad;

2) los bienes objeto de la compraventa normal de la empresa si se trata de unaactividad exclusivamente comercial o los artículos en diferentes estadios del procesoproductivo si se incluye también una etapa de elaboración (materias primas,producción en proceso, producción terminada lista para su venta);

3)

los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios (si estos son los“productos” que la empresa comercializa) cuando la operación se pacta a crédito ocon cobro en cuotas;

4) los bienes en los que pudiera haberse invertido alguna suma de dinero que norequiera ser utilizada de inmediato; para que la clasificación dentro de los recursosde mayor movilidad sea válida, es preciso que exista la posibilidad de recuperar elimporte invertido con prontitud; son ejemplos de las colocaciones de excedentesfinancieros temporarios efectuadas en títulos y acciones, depósitos a corto plazo,etc;

b) recursos de carácter permanente; en casi toda empresa existen bienes (en muchos casosde elevado valor) que no constituyen objeto de comercialización pero cuya tenencia esnecesaria para poder operar. A título ejemplificativo pueden mencionarse:

1)

los edificios donde se llevan a cabo las actividades de producción, comercialización yadministración, en tanto sean propiedad de la empresa;

2) equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo;3)

el mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y administrativas(escritorios, vitrinas, máquinas de escribir, de calcular, etc.);

4) los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales (patentes deinvención) o nombres (marcas comerciales);

5) ciertos intangibles como el prestigio logrado por la empresa y/o sus productos, laclientela obtenida, etc;

6) los bienes adquiridos como inversión permanente al margen de la actividad principaldel negocio pero en atención al objetivo amplio de obtener ganancias (por ejemplo,participaciones en otras sociedades, inmuebles adquiridos para su alquiler aterceros, etc.).

La clasificación de elementos arriba esbozada no debe suponerse absolutamente rígida,pudiendo existir ciertos conceptos que según las circunstancias pueden ubicarse en una uotra categoría.

La valuación de estos recursos constituye uno de los problemas básicos de lacontabilidad, encontrándose en estrecha relación con la naturaleza de los bienes y el gradode dificultad en asignarle valores. Este tema será retomado en el capítulo IV.

ORIGEN DE LOS RECURSOSLos recursos de que dispone la empresa pueden originarse de diversa manera. La

siguiente es una lista de posibles fuentes de financiación de recursos:


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a) aportes de los propietarios: es un ejemplo la compra de una máquina con dineroaportado por partes iguales por los socios de una sociedad de responsabilidadlimitada;

b)

crédito otorgado por el vendedor del recurso: es el caso en que se adquierenmaterias primas a ser pagadas al proveedor a los sesenta días de la fecha de suentrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagarés;

c)

crédito otorgado por otros terceros: a diferencia del caso anterior, la financiación no

está específicamente referida a un bien (3) sino que el dinero se obtiene en préstamoy puede destinarse a incrementar cualquiera de los recursos necesarios. Así, porejemplo, de un préstamo recibido podría destinarse el 40% a aumentar la existenciade mercaderías, el 30% a instalar un nuevo mostrador y refaccionar el local deventas, el 20% a soportar la concesión de mayores plazos a los clientes con elobjetivo de incrementar las ventas y el 10% a incrementar el efectivo para afrontarobligaciones de próximo vencimiento;

d) el resultado de las propias operaciones del ente; en la medida en que genera fondosutilizables para adquirir bienes.

Así como fue posible una clasificación de los recursos según su grado de movilidad, es

factible efectuar también la siguiente clasificación de las fuentes de financiación:a)

fuentes transitorias: corresponde a las obligaciones que se contraen y cancelan enperiodos reducidos, normalmente por la adquisición de mercaderías;

b) fuentes estables: corresponde a los aportes efectuados por los propietariosoriginariamente y a través de la reinversión de ganancias obtenidas en el pasado, asícomo a los préstamos a largo plazo que pueden obtenerse para financiar en formaglobal la adquisición de varios bienes.

Debe aclararse que cuando una empresa ya está operando a ritmo normal se haceimposible –salvo en casos excepcionales- vincular los recursos con las fuentes de sufinanciación. En razón de ello, esta correlación solo puede darse en términos globales,

enunciando por ejemplo que la empresa ha financiado el 70% de sus recursos con préstamosde terceros, el 10% con aportes de los propietarios y el 20% a través de la reinversión deganancias.

Otra cuestión a señalar es que entre estas fuentes enunciadas conviene, a los efectosdel desarrollo posterior, distinguir las que son totalmente independientes de la empresa(proveedores que venden a crédito, bancos y otras entidades financieras que prestandinero) de las que corresponden a los propietarios por sus aportes o por reinversión deganancias. Esta distinción entre la empresa y sus propietarios se observa nítidamente en elcaso de cualquiera de las formas jurídicas pluripersonales conocidas (sociedades anónimas,de responsabilidad limitada, colectivas y otras en que los socios aporten bienes) peroprobablemente aparezca menos clara cuando se trata del negocio de un único dueño que es

el comerciante; en este último caso, es necesario diferenciar el patrimonio que talcomerciante afectó al desarrollo de su negocio de sus bienes personales. De esta manerapodrá evaluarse el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueño.

La aclaración precedente es importante, pues como conclusión de esta sección puedeexpresarse que las fuentes de fondos con que la empresa adquiere los recursos necesariospara ejecutar sus operaciones constituyen en su conjunto obligaciones de la empresa haciaterceros y derechos de los propietarios sobre tales recursos. Para referirse a estosderechos, en algunos textos, se prefiere considerar a los propietarios como terceros decaracterísticas especiales; esta concepción no es demasiado correcta, pues crea la ficciónde la existencia de obligaciones de la empresa hacia sus propietarios, lo que no responde nia la realidad económica ni a la jurídica.

(3) Hay excepciones a esta regla; por ejemplo, determinados préstamos de organismos internacionales decrédito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realización de ciertasinversiones específicas.


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CONCEPTO Y FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDADDiversos son los objetivos de la contabilidad. En primer lugar, con ella se registra la

actividad económica de las empresas y comerciantes en los libros de Contabilidad, con lo

cual puede lograrse la información de o datos necesarios para determinar el estado de losnegocios y sus beneficios o pérdidas. En segundo lugar, de esta manera se consigna endichos libros el derecho de propiedad de esas empresas y comerciantes sobre sus bienes ylas obligaciones o deudas a favor de terceros originadas por las operaciones propias de suactividad económica. A tales efectos, los libros de Contabilidad, si son llevados en debidaforma, constituyen un medio de prueba reconocido expresamente por la ley, que puedehacerse valer en caso de controversias judiciales.

En el curso de los negocios se obtienen beneficios o pérdidas, que aumentan nuestrocapital inicial o lo reducen, respectivamente. Las alteraciones del patrimonio son acusadaspor la Contabilidad a través de sus registraciones, las que nos muestran el origen denuestros beneficios o pérdidas por medio de la información que suministran los libros de

Contabilidad.La Contabilidad permite resguardar los bienes y derechos de los comerciantes

mediante sistemas de control que impiden substracciones, fraudes y errores. De nadavaldría la información a que antes nos hemos referido si la Contabilidad no ofrecieraseguridades en cuanto a maniobras delictivas y equivocaciones.

ALGUNAS FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD- Crea sistemas de registración:Los empresarios para desempeñar con éxito su labor de administración, es necesario llevenanotaciones de la actividad que realizan, es decir que dejen constancia escrita de los

hechos con contenido económico que afectan a la empresa. Esto se realiza en libros oplanillas denominados en general Registros contables o Libros de contabilidad. Para que tales anotaciones sean eficaces, no pueden ser caprichosas, ni tampoco quedarlibradas al criterio particular de cada uno, sino que por el contrario deben sujetarse adeterminadas reglas de carácter general. Nace así la Tenedurías de libros, como unmétodo, una herramienta creada por la Contabilidad, para historiar los hechos de laadministración que tengan contenido económico.- Proporciona información:Gracias a la registración el empresario dispondrá en forma ordenada, de todos los datos quenecesite relativos a la marcha de sus negocios. La Contabilidad proporcionará métodos paraanalizar esa información, para interpretarla en general para determinar la eficiencia de la

gestión empresarial en el tiempo.- Facilita el control:En las empresas, las tareas de administración no son ejercidas únicamente por elpropietario, sino que por lo general intervienen una cantidad de personas tanto mayorcuanto más grande sea el comercio o la industria, e inclusive en algunos casos conprescindencia del propietario quien delega en otros, su potestad de administrador.Con una adecuada organización de la empresa y mediante el análisis de los hechosocurridos, la Contabilidad logra fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos y normasimpartidas.- Permite realizar previsiones:Teniendo en cuenta la actividad pasada y mediante el cálculo previo, es posible estimar los

recursos con que contará la empresa en próximos periodos, así como la cuantía de losgastos en que deberá incurrir y como consecuencia de ellos, estará habilitada paraanticipar cual será el resultado de la gestión económica.


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Conceptualmente la Contabilidad surge entonces como una disciplina que analizando lainformación proporcionada por los registros contables, permite el conocimiento integral ycontrol de la empresa, facilitando las funciones de dirección y gestión en cuanto a la tomade decisiones, a efectos de orientar la política a seguir para lograr el mejor cumplimientode los fines propuestos.

CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROSGeneralmente la gente confunde la Contabilidad con Teneduría de Libros. Sin

embargo, las diferencias son notorias. La Teneduría de Libros, constituye una técnica, unarte, que como tal da un conjunto de reglas para hacer bien algo. Su finalidad es registrarcorrectamente las operaciones en los libros de Contabilidad.

La Contabilidad pretende ser una ciencia del grupo de las denominadas cienciassociales, que como la Economía o el Derecho, estudian determinados aspectos de lasrelaciones humanas. La Contabilidad es la ciencia de la administración económica y comotoda ciencia es un cuerpo de doctrina ordenado, formado con sujeción a un método y queconstituye una rama del saber humano.

La Teneduría de Libros es una herramienta creada por la Contabilidad para elaborarsu propia estructura de base, es decir para proceder al registro y ordenamiento de todos los

hechos con contenido económico, que constituyen información. Además, la Teneduría deLibros, es solo la parte práctica de que se vale la Contabilidad para lograr sus fines.

RELACIONES CON OTRAS ASIGNATURASMantiene relaciones de afinidad con otras ciencias, con las que existe un intercambio

recíproco de elementos o principios.Con la Economía, porque para establecer las normas a que debe ajustarse la

administración de las empresas, se basa en las leyes de la producción, distribución yconsumo de bienes, que constituyen objeto de aquella disciplina.

Con el Derecho, porque la Contabilidad tiene especialmente en cuenta el vínculojurídico entre personas que mantienen relaciones económicas, y además porque la vida dela empresa se desarrolla dentro de un marco de disposiciones legales que regulan laactividad del empresario.

Con la Estadística, proporcionando información sobre la empresa.Con las Finanzas, fundamentalmente en lo que respecta a la Contabilidad de

organismos de carácter público, en cuanto permite la formulación de sus presupuestos y laverificación de su cumplimiento.

Con la Matemática, porque la utiliza como herramienta, en todo cuanto tiene quever con el cálculo y la misma teoría de la registración contable, descansa sobre una base dematemática.

Con las prácticas administrativas, en lo que respecta a la documentación comercial,elemento fundamental para realizar las registraciones contables, sin la documentaciónprobatoria, dichas registraciones carecen de validez legal.

DEFINICIÓN DE COMERCIANTELa ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad para contratar,se haya inscripto con la matrícula de comerciantes y ejercen de cuenta propia actos decomercio, haciendo de ello su profesión habitual.SOCIEDADESHabrá sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a unode los tipos previstos en la ley 16060 se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a laproducción e intercambio de bienes y servicios participando de los beneficios y soportando

las pérdidas.En la ley se define en su artículo 1 que “Habrá sociedad comercial cuando dos o máspersonas, físicas o jurídicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de


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una actividad comercial organizada con el fin de participar en las ganancias y soportar laspérdidas que ella produzca”. Asimismo se establece que la sociedad comercial será sujeto de derecho desde lacelebración del contrato social y con el alcance fijado por la ley (artículo 2).Regirán para las sociedades comerciales, las normas y los principios generales en materiade contratos en cuanto no se modifiquen por la ley 16060.El contrato de sociedad comercial se otorgará en escritura pública o privada. Este

documento deberá contener la individualización precisa de quienes lo celebran, el tiposocial adoptado, la denominación, el domicilio, el objeto o actividad que se propongarealizar, el capital, los aportes, la forma en que se distribuirán las utilidades y sesoportarán las pérdidas, la administración y el plazo de la sociedad.El contrato de sociedad comercial se inscribirá en el Registro Público de Comercio deldomicilio social, dentro del plazo de treinta días a contar desde el siguiente al de la fechade su otorgamiento.Las sociedades se considerarán regularmente constituidas con su inscripción en el RegistroPúblico de Comercio, salvo las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidadlimitada para cuya regularidad deberán realizar las publicaciones previstas en esta ley.En la práctica podemos clasificar a las sociedades comerciales de acuerdo a lo siguiente:

Empresa Unipersonal: Esta no es una sociedad propiamente dicha, y se establece cuandouna sola persona es dueña del comercio. En este caso la responsabilidad frente a deudasque superen las existencias del negocio es limitada, es decir responderá además de con losbienes del comercio con los suyos particulares.Sociedad Colectiva: En esta sociedad dos o más personas se reúnen con el afán de constituiruna sociedad, puede mediar o no contrato, el cual solo tendrá valor entre las partes, y eneste caso también la responsabilidad es ilimitada. Esta sociedad también se conoce con elnombre de Sociedad de Hecho.Sociedad en Comandita: Puede ser con o sin acciones, si es una sociedad en comandita sinacciones sus socios son ilimitadamente responsables, mientras que en el otro caso no.Sociedad de Responsabilidad Limitada: Como su propio nombre lo dice la responsabilidad en

este caso es limitada, pero la ley exige que se constituya mediante un contrato que debeser publicado en el Diario Oficial y en otro diario una vez, asimismo se debe inscribir en elRegistro de Comercio, y también su nombre (razón social) debe estar acompañado deladitamento S.R.L., LTDA., o LIMITADA, en caso de no cumplir con la normativa setransforma en una sociedad colectivas con las consecuencias que corresponden.Sociedad Anónima: Su capital está dividido en acciones, que pueden ser nominativas o alportador, y las exigencias son parecidas al caso de la Sociedad de Responsabilidad Limitada,lo que las diferencia es el monto del capital mínimo y máximo que deben tener al momentode la constitución que se fija anualmente por parte del Poder Ejecutivo.

EL PATRIMONIOEn la empresa podemos encontrar: las cosas, los importes a cobrar y los importes apagar, reciben en conjunto la denominación patrimonio.

Las cosas ingresan al negocio ya sea por el aporte del comerciante o por las comprasrealizadas.

Los importes a cobrar, se originan en las ventas a crédito, es decir aquellas ventaspor las cuales el comerciante no recibe el precio correspondiente en el momento deentregar las mercaderías, sino que, entre este momento y el de la recepción del dinero,media un periodo durante el cual, el comprador se constituye en deudor del comerciante.Este, por lo tanto, tiene el derecho de cobrar el importe de su venta.

El origen de los importes a pagar esta a la inversa del caso anterior, en las compras a

crédito, aquellas por las cuales el comerciante no ha pagado el precio correspondiente sinoque, entre el momento de la recepción de las mercaderías y la entrega del dinero, mediaun periodo durante el cual el comerciante tiene la obligación de pagarle a su proveedor,


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esto es a su acreedor. A su vez cada uno de esos elementos, recibe técnicamente lassiguientes denominaciones:Cosas = BienesImportes a cobrar = DerechosImportes a pagar = Obligaciones

Patrimonio: “El conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona, en un

momento determinado”. Podemos decir que los bienes y derechos tienen signo (+).En cambio las obligaciones

tienen signo (-) De ahí surge la siguiente expresión matemática.

Patrimonio Neto = Bienes + Derechos – Obligaciones.La expresión patrimonio neto, es reemplazable generalmente por otra más corriente

que es la de Capital.Patrimonio Neto = Capital

Sustituimos la expresión patrimonio neto por su sinónimo capital y aparecen lostérminos con sus denominaciones definitivas

Capital = Bienes + Derechos – Obligaciones

Bienes + Derechos = Capital + Obligaciones

Activo: “Es el conjunto de bienes y derechos; es la parte positiva del patrimonio, es todo loque posee un comerciante”. Pasivo: “Es el conjunto de obligaciones; es la parte negativa del patrimonio; es todo lo quedebe un comerciante”. Capital: “Es la diferencia entre activo y pasivo siempre que el activo sea mayor que elpasivo, en caso contrario estamos frente a una situación de déficit”.

BIENES DERECHOS OBLIGACIONESBienes: Son las cosas que tienen una medida de valor y puede ser objeto de

propiedad. Agrega que los bienes corporales se dividen en: Bienes muebles: que son lascosas que pueden transportarse de un lugar a otro ya sea por la voluntad del hombre comolas cosas inanimadas (objetos). Bienes inmuebles: son las cosas que no se puedentransportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, los edificios.

Debemos aclarar que, para que un bien pueda tener una medida de valor, ser objetode propiedad, debe existir en cantidades limitadas.Bienes de cambio: son aquellos adquiridos con el ánimo de revenderlos a los efectos decubrir con la diferencia de precios, los gastos necesarios para mantener el negocio yobtener una utilidad razonable.Bienes de uso: son muebles, útiles, vehículos, edificios, etc. Necesarios para que elcomerciante pueda cumplir con sus tareas. No está para la venta.Derechos: En la actividad comercial el derecho personal surge por lo general por las ventasa crédito que se realizan. Varios de los clientes llevan mercaderías que pagan luego de unplazo preestablecido. Son los que se conocen con el nombre de deudores. También resultanderechos de los adelantos de dinero o de los depósitos en Bancos.

Los derechos se agrupan en dos grandes clasificaciones:a)

– Crédito simple: existe la factura, el nombre Deudores por ventas.b) – Crédito documentado: existe la factura y también un conforme, el nombre

Conformes a cobrar.Obligaciones: Las compras y las ventas que realizan los comerciantes, son contratos en loscuales una persona se obliga a dar mercaderías (venderlas) y otra se obliga a dar dinero


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(pagar el precio). Por lo tanto cuando el comerciante compra algo a crédito y secompromete a pagarlo luego de transcurrido cierto plazo, contrae una obligación que debecumplir en la fecha estipulada. Estas obligaciones de la misma manera que los derechospueden ser documentados o sin documentar es decir, simple.

ACTIVOS Y PASIVOS CORRIENTESLos activos y pasivos deben separarse y agruparse en corrientes y no corrientes.

“Un activo o un pasivo será considerado corriente cuando se estima que su realización ovencimiento se producirá dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre delejercicio considerado. Por realización debe entenderse la transformación del activo endinero o su equivalente”.

La estimación para juzgar el periodo de realización deberá basarse el lascaracterísticas propias del activo que permitan su realización dentro del plazo de un año apartir de la fecha de los Estados Contables y en la intención de su realización que tenganlos órganos encargados de dirigir la gestión de la empresa.

Asimismo, deben considerarse corrientes las prestaciones en bienes o servicios arecibir en el periodo de un año a partir de la fecha de los estados contables, pagadas poradelantado y otros activos destinados específicamente a cancelar pasivos corrientes (1).

ECUACIONES PATRIMONIALESLa ecuación fundamental con la cual comienza la vida de una empresa, está formada

por: el Activo (todo lo que tengo), el Pasivo (todo lo que debo), y el capital (la diferenciaentre ambos), a esta ecuación se la denomina “Ecuación estática”. ACTIVO – PASIVO = CAPITAL

Las operaciones económicas que de continuo realiza la empresa rompen eseequilibrio, pero es necesario que todo cambio en uno de los términos, origine otro igual enel otro de los términos, a esta ecuación la denominamos “Ecuación dinámica”. ACTIVO – PASIVO = CAPITAL + GANANCIAS – PERDIDAS

Al capital más ganancias menos pérdidas también se lo conoce como Patrimonio

Neto. HECHOS ECONÓMICOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOSLa distinción

Las causas de las variaciones en el patrimonio son las operaciones comerciales, esdecir los hechos con contenido económico, ejecutados por el administrador.Entre la profusa actividad que desarrolla el comerciante durante su gestión, realizaacciones muchas de las cuales tienen incidencia en el patrimonio, aunque otras no.Según tengan o no esa característica se distingue entre hechos económicos y actosadministrativos.

Los hechos económicos, son los que tienen un contenido económico; importan unavariación en la especie, o en el valor, en la cantidad o en la situación jurídica de los bienes

de la hacienda.Los actos administrativos carecen del aspecto económico, no alteran los

elementos constitutivos del patrimonio, pero son igualmente necesarios para preparar yasegurar el cumplimiento de los hechos económicos o para controlarlos.

De esta manera, la contratación de personal constituye un acto administrativo,pero el pago de los sueldos es un hecho económico; la decisión de comprar una máquina deescribir es un acto administrativo, pero su compra constituye un hecho económico.Entre las operaciones comerciales más comunes citamos las compras, las ventas, los pagos,la cobranza, etc. A todas estas operaciones que tienen incidencia en el patrimonio, se lesdenomina hechos económicos. En consecuencia el patrimonio se encuentra en constantemovimiento por la incidencia de los hechos económicos.

(1) Aplicaciones Contables Teórico-Práctico Crs Pavese-Faraco-Varela


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CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

Aumento decapitalGanancia

Los hechos permutativos son aquellos a causa de los cuales varía la calidad del

patrimonio exclusivamente, la forma en que está constituido. En cambio en los hechosmodificativos varia la cantidad del capital, existe un aumento o una disminución delpatrimonio neto.

Mientras que por el hecho permutativo el capital permanece invariado, por elmodificativo aumenta, obteniéndose una ganancia o disminuye, produciéndose una pérdida.

PLAN DE CUENTASLas cuentas pueden ser utilizadas sin ningún plan determinado, creando las que sean

necesarias en la medida que se vayan realizando las operaciones comerciales.Sin embargo, los objetivos contables obligan a esbozar, antes de las registraciones

contables, un plan de rubros o cuentas que ofrecen numerosas ventajas prácticas. Con estepropósito es necesario realizar un estudio profundo de la empresa, de la naturaleza de suactivo y pasivo y una clasificación minuciosa de sus gastos y sus ingresos.Plan de cuentas: Es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve elprocesamiento contable para lograr sus fines.Manual de cuentas: Es un plan de cuentas con explicaciones e instrucciones para su uso.La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar_

La tarea de preparación de información contableLas tareas de controlLa imputación contable en los asientos

En su preparación deben considerarse los siguientes aspectos:

1.

Relacionados a la organización Actividad desarrollada por la organizaciónNaturaleza jurídicaTamaño

2.

Relacionados a la información requeridaTipos de informes que desean prepararGrado de análisis de la información

3. Relacionados a procesamiento contableDiario único o diario múltipleMedios disponibles para el procesamiento

CODIFICACIÓN

Codificar un plan de cuentas es asignarle códigos (letras o números) a las cuentasque la integran. Facilita el procesamiento de la información.Existen distintos sistemas:ALFABÉTICO: asigna códigos utilizando una o varias letras.

PermutativoVariación cualitativa delpatrimonioexclusivamente Mixto

Variación cuali - cuantitativadel patrimonioModificativo

Variación cuantitativa delPatrimonio neto

Disminución decapitalPérdida


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ALFANUMÉRICO: asigna códigos combinando letras y númerosNEMOTÉCNICO: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas al códigopara facilitar su memorización.NUMÉRICO: asigna números según distintos criterios:Correlativos, por conjuntos de grupos ( activo 1 a 100) por grupos (disponibilidades 1 a 10),decimal (un dígito para cada nivel: activo 1, disponibilidades 1.1 caja 1.1.1)Por último, en los hechos mixtos varía la calidad y la cantidad conjuntamente; esto es que

al mismo tiempo que cambia la fisonomía del patrimonio, simultáneamente existe unaganancia o una pérdida.

LOS COMPROBANTESLa actividad comercial como tal, da origen a una relación entre dos partes que

reciben y se obligan a dar algo. De acuerdo con los usos y costumbres generalizados en elcomercio y con las disposiciones legales que existen al respecto, dicha actividad o relacióngenera comprobantes que se extienden por escrito y en los que se deja constancia de lamisma. Se los conoce como documentos comerciales. Estos contienen información tantode hechos económicos como de actos administrativos. Los hechos económicos son aquellos

que modifican el patrimonio de la empresa, siendo considerados por la Contabilidad yregistrados en los libros correspondientes. Los actos administrativos no tienen un contenidoeconómico que afecte el patrimonio de la empresa (en su cantidad, pérdidas o ganancias, ocualidad).

Luego de efectuada la registración de los comprobantes, se da curso a su tramitacióny archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones yfundamentalmente facilitando acceso a cada uno de ellos en la forma más rápida posible.

Todo empresario está obligado por la ley a llevar la Contabilidad de su negocio y aregistrar en ella todas sus operaciones, única manera de comprobar como administra sucapital y el de sus acreedores y las obligaciones que se generan con el Estado, las cuales seconstituyen así en fuente de recursos fiscales.

La función de la Teneduría de Libros es historiar la actividad de la empresa, basadaen la documentación comercial, y es así que aparece la importancia de los comprobantesque hacen posible el control sobre la función mencionada.FUNCIONES DE LOS COMPROBANTESEntre las funciones características de los comprobantes se destacan las siguientes:

1. Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registración.2.

Permitir establecer la relación jurídica entre las partes intervinientes, marcando losderechos y obligaciones de cada una de ellas.

3.

Constituir el medio de prueba de las operaciones, teniendo validez las registracionesen los libros en función de la existencia y veracidad de los mismos.

4. Constituir un elemento fundamental para el control posterior y respaldar las

registraciones en los procedimientos que aplica el Estado para sus funciones derecepción y fiscalización de impuestos.Los comprobantes, por su parte, son formularios pre-impresos, diseñados de forma tal

que puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular.CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIALDocumentos Probatorios y Títulos Valores

D O C U M E N T O S

Probatorios BásicosComplementarios

Títulos

Valores

Representativos de prestaciones dinerarias:Órdenes de Pago - cheque

- letra de cambioPromesas de Pago - vale o pagaré- conforme


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Representativos de mercaderías:Guía de encomiendaCarta de PorteConocimiento de Embarque

La distinción entre “Documentos Probatorios” y “Títulos Valores” que aparece en elcuadro precedente se establece según la autonomía o relación de los documentos respectoa las operaciones que los originan.

Documentos Probatorios son los que constituyen una base de prueba de lasoperaciones – comerciales e internas – de la empresa, dependiendo directamente de laoperación que los generó. Los documentos probatorios, a su vez, pueden ser documentosbásicos (los resultantes de actuaciones que inciden en el patrimonio, constituyendo laoperación en sí misma) o documentos complementarios (los que relatan actuaciones sinvalor contable y que generalmente son preparatorios de la operación propiamente dicha).

Títulos Valores son los documentos necesarios para ejercer el derecho literal yautónomo que en ellos figura. Por lo tanto, tienen valor propio y no dependen de laoperación que los originó. Son documentos representativos de dinero o de mercaderías.

Títulos Valores representativos de dinero son aquellos documentos en los que sehace constar la obligación de dar una suma de dinero: la Orden de Pago y la Promesa dePago. En la Orden de Pago, una persona ordena a otra que pague a un tercero una sumadeterminada de dinero. En la Promesa de Pago, una persona reconoce una deuda y prometepagar a otra una suma determinada de dinero en una fecha también determinada.

Títulos Valores representativos de mercaderías son aquellos documentos que sirvencomo instrumentos para documentar el contrato de transporte de mercaderías: la Guía deEncomienda, la Carta de Porte y el Conocimiento de embarque.DOCUMENTOS DE TRÁMITE INTERNO Y DOCUMENTOS DE TRÁMITE EXTERNO

Esta clasificación se realiza teniendo en cuenta el ámbito donde se realiza laoperación comercial.Los documentos de Trámite interno son aquellos comprobantes de uso interno de laempresa: pueden documentar tanto actos administrativos como hechos económicos. Losdocumentos de Trámite externo, en cambio, son los comprobantes que circulan fuera de laempresa.DOCUMENTOS RELATIVOS A LA VENTABOLETA DE CONTADO: ConceptoLa Boleta de Contado es un documento probatorio que se emite por las ventas realizadas alcontado, tanto en efectivo como en cheques. Este comprobante cumple dos funciones:documenta la venta de mercaderías o servicios y la recepción de valores. Podrá sersustituida por tickets cuando así esté autorizado por la D.G.I.LA FACTURA COMERCIAL: ConceptoLa Factura Comercial es un documento probatorio que se emite por las ventas realizadas a

crédito, tanto simple (cuenta corriente o cuenta abierta) como documentado (conformado).RECIBO OFICIAL: ConceptoEl Recibo Oficial es un documento probatorio que se emite por la recepción de valores (enefectivo, cheques, conformes, etc.) por pago de deudas.NOTA DE DÉBITO Y NOTA DE CRÉDITOAclaración previa: las Notas de Ajuste.

Las notas de ajuste a las ventas son documentos probatorios que se emiten porerrores u omisiones realizados por la empresa en una operación de venta. Para solucionarestos problemas, se emiten documentos probatorios que determinan un aumento odisminución de la cuenta del cliente según el caso. Tales documentos son la Nota de Débitoy la Nota de Crédito.

Concepto de Nota de Débito


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La Nota de Débito es un documento probatorio que determina un débito aumento enla cuenta corriente del cliente. Tiene los mismos elementos constitutivos que la factura yse relaciona con ella.La Nota de Débito se emite en los siguientes casos:

a. Por intereses y gastos de financiación surgidos con posterioridad a la facturación.b. Por gastos de fletes o transporte, también posteriores a la facturación.c.

Por errores de facturación cuando este realizó por menor importe al

correspondiente.La Nota de Débito emitida por la empresa vendedora en dos vías como mínimo, tal como

el modelo que se propone seguidamente entrega el original al cliente y retiene a los demás.La copia que queda en poder de la empresa, al igual que la factura, deberá estar firmadapor el cliente.

Concepto de Nota de Cr�

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