So tay huong dan quan ly tai chinh va ke toan

Chương trình Quản trị Công và Cải cách Hành chính, giai đoạn IIQuỹ hỗ trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình

SỔ TAY HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀICHÍNH VÀ KẾ TOÁNQUỸ HỖ TRỢ SỰ THAM GIA CỦA NGƯỜI DÂN VÀ TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH

Phê duyệt26/4/2013

Mục lụcBảng biểu ................................................................................................................................. 5

Viết tắt ...................................................................................................................................... 6

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG........................................................................................... 7

A. TỔNG QUAN VỀ QUỸ PARAFF ...................................................................................... 7

B. CƠ CẤU QUẢN LÝ PARAFF ........................................................................................... 7

1. Quản lý Quỹ .................................................................................................................. 7

2. Ban chỉ đạo ................................................................................................................... 8

3. Ban Xét Tài trợ.............................................................................................................. 9

C. NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC SỔ TAY........................................................................... 9

1. Mục tiêu cuốn Sổ tay.................................................................................................... 9

2. Căn cứ xây dựng cuốn Sổ tay ...................................................................................... 9

3. Nguyên tắc .................................................................................................................. 10

4. Đối tượng sử dụng cuốn Sổ tay.................................................................................. 10

5. HIệu lực thực thi và sửa đổi cuốn Sổ tay.................................................................... 10

CHƯƠNG II: HƯỚNG DẪN VÀ THỦ TỤC ẤP DỤNG CHO CẤP QUẢN LÝ QUỸ ............... 12

A. TỔNG QUAN NGUỒN VỐN PARAFF ........................................................................... 12

B. KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH ........................................................................................ 13

C. ĐIỀU HÀNH TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG ........................................................................ 13

D. ĐỀ NGHỊ CẤP VỐN VÀ CHUYỂN TIỀN ........................................................................ 14

1. Đồng tài trợ ................................................................................................................. 14

2. Đề nghị Danida cấp vốn.............................................................................................. 14

3. Danida chuyển vốn tài trợ ........................................................................................... 15

E. GIẢI NGÂN CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ ................................................................... 15

1. Chuyển vốn cho Đơn vị nhận tài trợ ........................................................................... 15

2. Theo dõi và quyết toán tạm ứng cho Đơn vị nhận tài trợ ........................................... 16

F. GIÁM SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG QUỸ ................................................. 16

1. Báo cáo nhận vốn ....................................................................................................... 16

2. Báo cáo tình hình sử dụng quỹ ................................................................................... 17

3. Thủ tục “Xác nhận viện trợ” với Chính phủ Việt Nam ................................................. 17

G. CHI DƯỚI NGÂN SÁCH VÀ CHI VƯỢT NGÂN SÁCH................................................ 17

H. TIỀN TỆ SỬ DỤNG CHO LẬP NGÂN SÁCH VÀ BÁO CÁO ......................................... 18

I. KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ ĐỘC LẬP................................................................................. 18

1. Kiểm toán nội bộ ......................................................................................................... 18

2. Kiểm toán độc lập ....................................................................................................... 18

2

CHƯƠNG III: HƯỚNG DẪN VÀ THỦ TỤC ÁP DỤNG CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ........ 20

A. NGUYÊN TẮC CHUNG................................................................................................. 20

B. ĐIỀU HÀNH TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG ........................................................................ 20

C. LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH ................................................................................ 20

1. Nguyên tắc chung ....................................................................................................... 20

2. Yêu cầu lập ngân sách chi tiết .................................................................................... 21

D. ĐỀ NGHỊ CẤP VỐN VÀ NHẬN VỐN ............................................................................. 21

E. QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN LẦN CUỐI.............................................. 22

1. Quyết toán tạm ứng .................................................................................................... 22

2. Thủ tục thanh toán lần cuối......................................................................................... 22

F. THANH LÝ HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ ................................................................................. 22

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VỐN TÀI TRỢ VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH ..................................... 24


B. CÁC NGUYÊN TẮC CỤ THỂ ......................................................................................... 25

C. PHẦN MỀM KẾ TOÁN ................................................................................................... 26

D. HỆ THỐNG MÃ.............................................................................................................. 26

E. THỦ TỤC NGÂN HÀNG................................................................................................. 27

F. CHUYỂN KHOẢN VÀ THANH TOÁN SÉC .................................................................... 28

G. THANH TOÁN TIỀN MẶT.............................................................................................. 28

H. SỔ QUỸ ......................................................................................................................... 29

I. QUẢN LÝ TÀI SẢN .......................................................................................................... 30

J. BÁO CÁO TÀI CHÍNH.................................................................................................... 30

1. Báo cáo cho Ban chỉ đạo và Nhà tài trợ ..................................................................... 31

2. Báo cáo cho chính phủ Việt Nam............................................................................... 31

3. Báo cáo do Đơn vị nhận tài trợ chuẩn bị .................................................................... 31

K. LƯU GIỮ QUẢN LÝ THÔNG TIN TÀI CHÍNH ............................................................... 32

L. THUẾ .............................................................................................................................. 32

1. Hoàn thuế GTGT........................................................................................................ 32

2. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)................................................................................ 32

CHƯƠNG V: ĐỊNH MỨC CHI PHÍ VÀ CHI PHÍ HỢP LỆ ...................................................... 33


B. ĐỊNH MỨC CHI PHÍ VÀ YÊU CẦU CHỨNG TỪ ........................................................... 33

1. Công tác phí đi công tác ............................................................................................. 33

2. Chi phí đi lại ................................................................................................................ 35

3. Chứng từ yêu cầu cho thanh toán đi công tác ............................................................ 36

4. Các chi phí liên quan đến tổ chức sự kiện.................................................................. 36

3

5. Chứng từ yêu cầu cho chi phí tổ chức sự kiện ........................................................... 37

6. Phí tư vấn và đào tạo viên .......................................................................................... 38

CHƯƠNG VI: MUA SẮM ....................................................................................................... 41


B. MUA SẮM HÀNG HÓA .................................................................................................. 41

1. Chỉ định thầu đối với mua sắm tài sản thông thường ................................................. 42

2. Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm tài sản ............................................................ 42

C. MUA SẮM DỊCH VỤ....................................................................................................... 43

1. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn theo hợp đồng quản lý của NIRAS ................ 44

2. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn cho Chương trình Xây dựng Năng lực PARAFF

........................................................................................................................................ 45

3. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn cho Chương trình Tài trợ PARAFF ................ 46

4. Các hình thức mua sắm.............................................................................................. 47

D. DANH SÁCH CHUYÊN GIA........................................................................................... 49

1. Nguyên tắc chung ....................................................................................................... 49

2. Quy trình thiết lập Danh sách Chuyên gia .................................................................. 49

PHỤ LỤC 1 – MẪU BIỂU BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO QUẢN LÝ QUỸ ................................ 51

PHỤ LỤC 2 MẪU BIỂU BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ................... 57

PHỤ LỤC 3 – MẪU BIỂU TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ................................................................... 68

4

Bảng biểu

Bảng 1: Nội dung các lĩnh vực hỗ trợ..................................................................................... 12 Bảng 2: Hạng mục ngân sách ................................................................................................ 27 Bảng 3: Định mức Phụ cấp hàng ngày (DSA)....................................................................... 34 Bảng 4: Định mức khoán chi phí phòng nghỉ ......................................................................... 34 Bảng 5: Định mức khoán chi phí taxi sân bay một chiều tại các sân bay chính .................... 36 Bảng 6: Định mức chi tối đa cho giải khát giữa giờ và bữa ăn .............................................. 37 Bảng 7: Mức tối đa phí tư vấn địa phương là cá nhân do Đơn vị nhận tài trợ ký hợp đồng 38 Bảng 8: Mức phí tối đa cho giảng viên và đào tạo viên ......................................................... 39 Bảng 9: Mức phí tối đa cho biên dịch và phiên dịch.............................................................. 39

5

Viết tắt

GBP Bảng Anh

Danida Cơ quan hỗ trợ Phát triển Quốc tế Đan Mạch

DFID Bộ Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh

DKK Curon Đan Mạch

EoI Bày tỏ Quan tâm

EU Liên Minh Châu Âu

GOPA Chương trình Quản trị Công và Cải cách Hành chính

GoV Chính phủ Việt Nam

MoFA Bộ Ngoại giao Đan Mạch

NGO Tổ chức Phi chính phủ

ODA Viện trợ phát triển chính thức

PARAFF Quỹ hỗ trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình

ĐSQ Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội

SC Ban chỉ đạo

TA Hỗ trợ kỹ thuật

ToR Điều khoản Tham chiếu

UN Liêp hợp quốc

GTGT Thuế giá trị gia tăng

VND Đồng Việt Nam

6

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG

A. TỔNG QUAN VỀ QUỸ PARAFF

Chương trình Quản trị công và Cải cách Hành chính (GOPA) bao gồm 3 hợp phần:

1) Cải cách Hành chính công;

2) Nghiên cứu và Giáo dục về Quyền con người;

3) Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình.

Ba hợp phần trên đại diện cho những cải tổ quan trọng, trong đó mỗi hợp phần đều nhằm

mục tiêu nâng cao nhận thức về các khái niệm và phương tiện cải thiện quản lý công cũngnhư trách nhiệm giải trình dân chủ. Mục tiêu phát triển chung của chương trình là: Thúc đẩyphát triển quản trị công dân chủ, quản lý công và trách nhiệm giải trình tại Việt Nam.

Nằm trong Hợp phần 3, tiểu hợp phần Hỗ trợ các tổ chức NGO hoạt động thông qua Cơ chế

Viện trợ bao gồm 01 Quỹ Tài trợ và 01 Chương trình Xây dựng Năng lực. Quỹ Tài trợ có tênđầy đủ là Quỹ hỗ trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF).PARAFF quan tâm đặc biệt tới nhóm đối tượng dễ bị tổn thương và phụ nữ.

PARAFF là đơn vị được quản lý bởi Quản lý Quỹ, là đơn vị được tuyển dụng thông qua đấu

thầu quốc tế thuộc NIRAS A/S, và đây cũng là đơn vị sẽ cung cấp những hỗ trợ kỹ thuậtnhằm tăng cường năng lực cho đơn vị nhận tài trợ và ký kết những hợp đồng phụ ngắn hạnvề hỗ trợ kỹ thuật phù hợp với các đơn xin tài trợ.

NIRAS A/S đã thiết lập một Ban Thư ký tại Hà Nội để quản lý PARAFF. Trưởng Nhóm Ban

Thư ký PARAFF được ủy quyền đại diện cho NIRAS như là Quản lý Quỹ.

Nguồn vốn được phân bổ qua 2 kênh:

1) Điều hành vốn tài trợ, quản lý quỹ và chức năng thư ký do Ban Thư ký PARAFF đảm

nhiệm tuân thủ theo khung quản lý tài chính quy định theo thỏa thuận dịch vụ giữa Bộ Ngoạigiao Đan Mạch và NIRAS.

2) Quỹ Tài trợ (hỗ trợ tài chính cũng như kỹ thuật và xây dựng năng lực đều không thuộc

kênh nguồn vốn dành cho công tác điêu hành nguồn vốn tài trợ) được chuyển thông qua Đạisứ quán Đan Mạch tại Hà Nội trực tiếp cho Quỹ Tài trợ sẽ do Ban Thư ký PARAFF quản lý.

Sổ tay Hướng dẫn Quản lý Tài chính và Kế toán đưa ra hướng dẫn để quản lý nguồn vốn từQuỹ Tài trợ.

B. CƠ CẤU QUẢN LÝ PARAFF

1. Quản lý Quỹ

Quản lý Quỹ, thông qua Ban Thư ký PARAFF, quản lý có hiệu quả Quỹ Tài trợ và đảm bảo

rằng nguồn vốn tài trợ mang lại ý nghĩa thiết thực. Phạm vi công việc của Quản lý Quỹ baogồm:

a) Quản lý Tài trợ phù hợp với mục tiêu, kết quả và khuôn khổ được đề ra trong văn kiện

chương trình và hướng dẫn do Ban chỉ đạo phê duyệt:

• Xây dựng hướng dẫn Mời nộp Đề xuất tài trợ, bao gồm việc nhận đề xuất, sàng lọc

đề xuất và đệ trình đề xuất cho Ban Xét Tài trợ.

7

• Đưa ra gợi ý về Mời nộp Đề xuất tài trợ cho Ban chỉ đạo và đăng tin Mời nộp Đề xuấttài trợ.

• Sàng lọc đơn xin tài trợ phù hơp với hướng dẫn của Ban chỉ đạo và tổng hợp kết quả

để Ban Xét Tài trợ định hướng và xem xét qua các cuộc họp của Ban Xét Tài trợ.

• Quản lý tài chính nguồn tài trợ bao gồm chuẩn bị thư đồng ý trao tài trợ cho các đơn

vị xin tài trợ, chuyển vốn tài trợ, nhận và kiểm tra báo cáo và tính xác thực của cácđơn vị xin tài trợ.

• Giám sát tiến độ thực hiện nguồn tài trợ.

• Hỗ trợ kỹ thuật về quản trị công và hành chính (còn gọi là hỗ trợ kỹ thuật chung) và

nâng cao năng lực cho đơn vị xin tài trợ phù hợp với nhu cầu của các tổ chức và đơnvị xin tài trợ.

b) Quỹ Tài trợ PARAFF thực hiện quản lý nguồn tài trợ bao gồm:

• Mở 1 tài khoản ngân hàng dành riêng cho Quỹ Tài trợ PARAFF, yêu cầu nhà tài trợchuyển tiền, nhận và ghi chép tất cả các khoản vốn do nhà tài trợ chuyển qua tàikhoản ngân hàng.

• Xây dựng Sổ tay Hướng dẫn Quản lý Tài chính và Kế toán và đệ trình Ban chỉ đạo

phê duyệt.

• Chuẩn bị Kế hoạch Hoạt động và ngân sách hàng năm và đệ trình Ban chỉ đạo phê

duyệt.

• Chuẩn bị báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ hàng năm, nửa năm và hàng quý và

đệ trình Ban chỉ đạo.

• Hỗ trợ kiểm toán độc lập Quỹ Tài trợ PARAFF phù hợp với Điều khoản tham chiếu

do Ban chỉ đạo phê duyệt

c) Làm Thư ký và Ban thư ký cho Ban chỉ đạo và Ban Xét Tài trợ.

d) Hỗ trợ và ký hợp đồng Hỗ trợ Kỹ thuật cần thiết để xây dựng năng lực cho các tổ chức

Phi

chính phủ về các lĩnh vực quan tâm của Quỹ Tài trợ và các lĩnh vực khác mà Ban chỉ đạo cholà phù hợp với tiểu hợp phần. Hỗ trợ và ký hợp đồng hỗ trợ ngắn hạn tuân thủ theo hướng dẫnđã được phê duyệt trong Sổ tay Hướng dẫn Quản lý Tài chính và Kế toán.

2. Ban chỉ đạo

Chức năng chính của Ban chỉ đạo bao gồm:

• Phê duyệt các tiêu chí lựa chọn đơn xin tài trợ từ Quỹ PARAFF bao gồm cả việc phê

duyệt thủ tục và các thay đổi về thủ tục.

• Phê duyệt các loại hình tài trợ từ Quỹ PARAFF

• Phê duyệt chương trình Xây dựng Năng lực do Quản lý Quỹ soạn thảo.

• Phê duyệt thành viên Ban Xét Tài trợ với trách nhiệm xem xét và phê duyệt đơn xin

tài trợ.

• Phê duyệt chủ đề, phạm vi và thời gian Mời gọi Đề xuất tài trợ.

• Phê duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm.

8

• Phê duyệt báo cáo do Quản lý quỹ chuẩn bị

• Quyết định về các đề xuất trong báo cáo đánh giá chương trình.

• Đánh giá, góp ý và/hoặc thông qua báo cáo kiểm toán và báo cáo tiến độ kiểm toán.

• Giám sát Quản lý Quỹ PARAFF, bao gồm việc thông qua đánh giá hoạt động thường

xuyên.

Ban chỉ đạo không tham gia phê duyệt các dự án tài trợ đơn lẻ. Đây là trách nhiệm của Ban

Xét Tài trợ.

3. Ban Xét Tài trợ

Phạm vi công việc của Ban Xét Tài trợ bao gồm:

• Trao tài trợ dựa trên hướng dẫn và tiêu chí được Ban chỉ đạo phê duyệt.

• Thảo luận báo cáo về lợi ích của các mục tiêu chương trình đối với tất cả các hợp

phần.

C. NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC SỔ TAY

Cuốn Sổ tay Hướng dẫn Quản lý Tài chính và Kế toán mô tả quy trình và các chính sách của

PARAFF trong việc quản lý tài chính và kế toán, tuân thủ theo (1) quy định về quản lý tàichính chung của Việt Nam, (2) quy định về quản lý tài chính của chính phủ Việt Nam ápdụng với các dự án nguồn vốn ODA, (3) Các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán được quốctế công nhận và (4) thỏa thuận hợp tác phát triển giữa chính phủ Việt Nam và chính phủ ĐanMạch về quản trị công và cải cách hành chính công giai đoạn 2012-2015.

1. Mục tiêu cuốn Sổ tay

Cuốn sổ tay được xây dựng nhằm mục đích:

• Đưa ra hướng dẫn của Quỹ PARAFF về quản lý tài chính, kế toán, mua sắm và giải

ngân cũng như là các Mẫu biểu và kế hoạch thực hiện. Những hướng dẫn này ápdụng cho cấp Quản lý Quỹ và các Đơn vị nhận Tài trợ.

• Cung cấp tư liệu cơ bản cho kiểm toán viên đánh giá về sự tuân thủ của dự án vàcung cấp cho các đối tác có liên quan trong việc giám sát triển khai dự án.

2. Căn cứ xây dựng cuốn Sổ tay

Sổ tay hướng dấn Quản lý tài chính và Kế toán được chuẩn bị trên cơ sở tham khảo các tài

liệu sau:

• Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ về việc ban hành Quy

chế Quản lý và Sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ Phát triển Chính thức;

• Thông tư 04/2007/TT-BKH ngày 30/07/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc

hướng dẫn thực hiện Quy chế Quản lý và Sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ Phát triểnChính thức;

• Thông tư 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản

lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thungân sách nhà nước;

9

• Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độcông tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước;

• Hướng dẫn của UN-EU về chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam

– phiên bản 2012;

• Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

• Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và

lựa chọn nhà thầu theo luật xây dựng;

• Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu

để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổchức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội-nghề nghiệp, tổ chứcxã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân;

• Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành

Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;

• Thông tư 87/2010/TT-BTC ngày 15/06/2010 của Bộ Tài chính quy định việc quản lývà bàn giao tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách khi dự án kết thúc;

• Hiệp định giữa Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ

Đan Mạch trong hợp tác phát triển chương trình Quản trị Công và Cải cách hànhchính 2012 – 2015.

3. Nguyên tắc

Việc sử dụng nguồn vốn tài trợ phải tuân thủ quy tắc quản lý tài chính đúng đắn (nguyên tắc

kinh tế, hiệu quả và phù hợp):

• Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi nguồn vốn phải được sử dụng cho các hoạt động phảitheo đúng thời gian, phù hợp về số lượng và chất lượng với giá cả hợp lý nhất.

• Nguyên tắc hiệu quả hướng đến mối quan hệ giữa nguồn lực đầu vào và kết quả đầura.

• Nguyên tắc phù hợp hướng đến việc đạt được các mục tiêu cụ thể và những kết quảđề ra.

4. Đối tượng sử dụng cuốn Sổ tay

• Nhân viên Quản lý quỹ - những người có liên quan đến quá trình quản lý và triển khai

quỹ PARAFF.

• Đơn vị nhận Tài trợ - Những đối tác quản lý và triển khai hoạt động.

• Đơn vị/cá nhân tham gia vào quá trình kiểm toán và giám sát dự án.

5. HIệu lực thực thi và sửa đổi cuốn Sổ tay

Cuốn Sổ tay Hướng dẫn Quản lý tài chính và Kế toán sẽ có hiệu lực khi được Ban chỉ đạo

phê duyệt.

10

Quản lý Quỹ chịu trách nhiệm cho những sửa đổi của Sổ tay Hướng dẫn. Những đề xuất vềsửa đổi phải được đệ trình lên Ban chỉ đạo xem xét và phê duyệt. Những sửa đổi cần đượctrình bày cho các thành viên Ban chỉ đạo tại các buổi họp định kỳ nửa năm của Ban chỉ đạo.

11

Hạng mục ngân sách/Lĩnh vực hỗ trợ DANIDA(DKK)

DFID(GBP)2

Tổng số000’VND

Bảng 1: Nội dung các lĩnh vực hỗ trợ

Quỹ Tài trợ 6,500,000 905,000 54,000,000

3.1 Nghiên cứu 1,500,000 210,000 12,500,000

3.2 Nâng cao nhận thức về sự tham giacủa người dân và trách nhiệm giải trình

2,000,000 275,000 16,500,000

3.3Giám sát việc thực thi luật pháp vàchính sách tại cấp quốc gia và địaphương

1,500,000 210,000 12,500,000

3.4 Hoạt động mạng lưới và đối thoại chínhsách

1,500,000 210,000 12,000,000

Chương trình Xây dựng Năng lực 2,500,000 345,000 20,700,000

3.5 Các hoạt động về phát triển năng lực 2,500,000 345,000 20,700,,000

TỔNG 9,000,000 1,250,000 74,700,000

CHƯƠNG II:HƯỚNG DẪN VÀ THỦ TỤC ẤP DỤNG CHO CẤP QUẢN LÝ QUỸ

Chương II đưa ra các hướng dẫn và quy trình/thủ tục về quản lý tài chính áp dụng tại cấp độ

Quản lý Quỹ. Các hướng dẫn cho các Đơn vị nhận tài trợ thực hiện được đề cập trongchương III.

A. TỔNG QUAN NGUỒN VỐN PARAFF

Tổng ngân sách Quỹ PARAFF là 27,1 triệu DKK, trong đó nguồn vốn Danida đóng góp tối đalà 14 triệu DKK và từ quỹ DFID tối đa là 1,5 triệu GBP (tương đương 13,1 triệu DKK), trongđó 19,9 triệu DKK (tương đương 74.7 tỷ VND) được phân bổ cho Quỹ Tài trợ1

.

Ngân sách cho Điều hành Vốn Tài trợ, Quản lý Quỹ và thực hiện chức năng thư ký được

chuyển thông qua NIRAS A/S tại Cohenhagen và vốn hỗ trợ các Đơn vị nhận tài trợ, baogồm cả Chương trình Xây dựng Năng lực, được giải ngân thông qua tài khoản mở riêng choQuỹ Tài trợ tại Hà Nội và do Ban Thư ký PARAFF quản lý.

Đóng góp của các nhà tài trợ để hỗ trợ cho các Đơn vị nhận tài trợ dự kiến phân bổ theo 05

hạng mục ngân sách cho 05 lĩnh vực hỗ trợ được thể hiện dưới đây:

1 Quy đổi giữa các đồng tiền GBP, DKK và VND được áp dụng theo tỷ giá chuyển khoản ngân hàngVietcombank ngày 31 tháng 1 năm 2013.2 Đóng góp của quỹ DFID được giải ngân theo 5 kết quả đầu ra theo cùng tỷ lệ như đóng góp củaDanida và được làm tròn tới đơn vị 1000 bảng.

12

B. KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH

Ban chỉ đạo phê duyệt Kế hoạch Hoạt động Tổng thể và Hàng năm và Ngân sách cho Quỹ

tài trợ và Chương trình Xây dựn Năng lực do Quản lý Quỹ chuẩn bị. Tháng 12 hàng năm,Quản lý Quỹ sẽ nộp kế hoạch hoạt động và ngân sách cho năm tiếp theo để Ban chỉ đạophê duyệt.

Những nguyên tắc chung sau đây cần được tuân thủ và áp dụng:

(1) Qui trình lập kế hoạch bao gồm Kế hoạch Hoạt động và Ngân sách hàng năm sẽ áp

dụng theo năm Dương lịch, tức là ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.

(2) Kế hoạch Hoạt động và Ngân sách hàng năm sẽ được lập theo lĩnh vực hỗ trợ cũng

như là cho các hoạt động do Quản lý Quản đảm nhận. Mỗi hoạt động sẽ bao gồmnhững thông tin về đầu vào và ngân sách phân bổ cho đầu vào đó.

(3) Kế hoạch Hoạt động và Ngân sách hàng năm phải thể hiện được kế hoạch phát triển

năng lực tổng thể và phản ánh sự luân chuyển vốn dự kiến phân bổ cho các khoảntài trợ được phê duyệt.

(4) Kế hoạch Hoạt động và Ngân sách hàng năm sử dụng đơn vị tiền tệ Đồng Việt Nam

được chia thành các quý.

(5) Ngân sách/dự trù kinh phí và chi phí phải tuân thủ theo định mức chi phí của Quỹ

PARAFF được quy định tại Chương V của Sổ tay Hướng dẫn này.

(6) Quản lý Quỹ được phép phân bổ lại ngân sách hàng năm cho từng hạng mục ngân

sách - có thể tăng lên hoặc giảm đi tối đa 15% cho từng năm, nhưng tổng ngân sáchvẫn phải đảm bảo trong phạm vi ngân sách tổng thể đã phê duyệt cho các hạng mụcngân sách.

(7) Bất kỳ khoản chi tiêu nào vượt quá tổng ngân sách hàng năm đã được phê duyệt

phải được Ban chỉ đạo phê duyệt trước khi thực hiện.

C. ĐIỀU HÀNH TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

Quản lý Quỹ sẽ mở và duy trì một tài khoản tiết kiệm có lãi bằng Đồng Việt Nam tại một

ngân hàng thương mại có uy tín tại Hà Nội để nhận vốn chuyển từ ĐSQ

Tại cùng ngân hàng, Quản lý Quỹ sẽ mở và duy trì một tài khoản giao dịch cho Quỹ Tài trợbằng tiền Đồng Việt Nam sử dụng để giải ngân vốn hỗ trợ tài trợ.

Quản lý Quỹ sẽ cân nhắc và tự quyết định số dư tối thiểu duy trì tại tài khoản giao dịch. Lãi

ngân hàng thu được sẽ được hạch toán vào tài khoản riêng.

Hai tài khoản trên được điều hành với hai chữ ký ủy quyền của Trưởng Nhóm PARAFF và

Chuyên gia Quản lý Tài chính.

Tất cả những giao dịch có liên quan đến tài khoản Quỹ Tài trợ phải được hạch toán vàophần mềm kế toán cài đặt tại Ban Thư ký PARAFF và do Chuyên gia Quản lý Tài chính thựchiện.

Báo cáo đối chiếu ngân hàng được chuẩn bị vào cuối mỗi tháng để đối chiếu số dư tài khoảncủa Quỹ Tài trợ trong hệ thống kế toán và sổ phụ do ngân hàng phát hành.

Đối với mọi tài khoản, số dư đầu tháng sau phải bằng với số dư cuối của tháng trước.

13

Bản đối chiếu ngân hàng phải được ký bởi Trưởng Nhóm PARAFF và Chuyên gia Quản lýTài chính.

Khi đệ trình báo cáo tài chính đã được kiểm toán lần cuối, Quản lý quỹ chịu trách nhiệmchuyển trả lại phần ngân sách chưa sử dụng cùng lãi ngân hàng tích lũy cho ĐSQ và đónghai tài khoản ngân hàng đã mở cho Quỹ Tài trợ.

D. ĐỀ NGHỊ CẤP VỐN VÀ CHUYỂN TIỀN

1. Đồng tài trợ

Danida với vai trò nhà tài trợ chính sẽ quản lý các nguồn đóng góp cho Quỹ Tài trợ và giámsát việc thực hiện chương trình đảm bảo tuân thủ các quy định trong Hiệp định hợp tácChính phủ về Chương trình GOPA II, Thỏa thuận về Hợp tác Đồng tài trợ giữa Danida vàDFID cũng như những quy tắc và hướng dẫn hiện hành của Danida đối với hỗ trợ phát triển.

DFID sẽ chuyển phần đóng góp tài chính của mình cho Danida và Danida sẽ chịu tráchnhiệm chuyển nguồn vốn này vào tài khoản Quỹ Tài trợ.

- Giải ngân từ DFID đến Danida sẽ được thực hiện hàng quý tùy thuộc vào tiến độ vàkết quả thực hiện.

- DFID sẽ giải ngân phần ngân sách đóng góp của mình vào tài khoản ngân hàng củaĐại Sứ Quán Đan Mạch tại Hà Nội sau khi đã phê duyệt Đề nghị giải ngân nhậnđược từ Danida.

- Danida sẽ chuyển vốn tài trợ vào tài khoản tiết kiệm Quỹ Tài trợ do Quản lý Quỹ mởtại ngân hàng.

2. Đề nghị Danida cấp vốn

Quản lý Quỹ sẽ chuẩn bị Đề nghị cấp vốn trên cơ sở nửa năm cho hai giai đoạn: từ tháng 1đến tháng 6, và từ tháng 7 đến tháng 12 hàng năm.

Đề nghị cấp vốn sử dụng đơn vị tiền tệ Đồng Việt Nam.

Đề nghị cấp vốn phải được đệ trình trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc mỗi giai đoạn kếhoạch 06 tháng.

Đề nghị cấp vốn dựa trên:

• Kế hoạch Hoạt động hàng năm được Ban chỉ đạo phê duyệt và điều chỉnh theo tiến

độ triển khai thực tế.

• Ngân sách còn lại chưa sử dụng hết của 6 tháng trước

Trưởng Nhóm PARAFF sẽ ký vào Đề nghị cấp vốn và đệ trình lên Danida thông qua Đại sứquán Đan Mạch tại Hà Nội.

Đề nghị cấp vốn do Quản lý Quỹ đệ trình cho Đại sứ quán Đan Mạch gồm những tài liệu sau:

(1) Mẫu biểu Đề nghị cấp vốn (CO-01) bao gồm các thông tin:

• Số của Đề nghị cấp vốn.

• Giai đoạn đề nghị cấp vốn.

• Số tiền đề nghị.

• Chi tiết thông tin tài khoản Quỹ Tài trợ cho việc chuyển tiền

14

(2) Mẫu biểu Kế hoạch Giải ngân (CO-02) bao gồm các thông tin sau:

• Mã và tên các Đơn vị nhận tài trợ.

• Tổng nguồn tài trợ phân bổ cho mỗi Đơn vị nhận tài trợ.

• Tổng số vốn đề nghị với chi tiết về số tiền sẽ chuyển cho các Đơn vị nhận tài trợ:

chuyển lần đầu, chuyển tiếp theo và chuyển lần cuối.

(3) Mẫu biểu Báo cáo Sử dụng Quỹ PARAFF (CO-03): bao gồm các thông tin về sử dụng

tiền tài trợ và chương trình xây dựng năng lực trong giai đoạn trước đó, trong đó nêu rõ:

• Số dư quỹ chưa sử dụng đầu kỳ

• Lãi ngân hàng thu được

• Vốn nhận được từ nhà tài trợ

• Số tiền đã giải ngân

• Số dư quỹ cuối kỳ.

3. Danida chuyển vốn tài trợ

Vốn đề nghị cấp sẽ được Đại sứ quán Đan Mạch tại Hà Nội sẽ xem xét và chuyển vào tàikhoản tiết kiệm bằng Đồng Việt Nam do Quản lý Quỹ mở. Việc xem xét Đề nghị cấp vốn baogồm cả việc đánh giá tình hình thực hiện giải ngân của kỳ trước thông qua các báo cáo tàichính định kỳ nửa năm được Ban chỉ đạo phê duyệt.

Trong một số trường hợp đặc biệt, vì lý do nào đó, đề nghị chuyển vốn có thể được thựchiện không theo định kỳ 6 tháng.

E. GIẢI NGÂN CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ

1. Chuyển vốn cho Đơn vị nhận tài trợ

• Trên cơ sở Hợp đồng Tài trợ ký kết cùng với Kế hoạch Hoạt động và Ngân sách,

Quản lý quỹ sẽ chuyển tạm ứng ban đầu 40% ngân sách cho Đơn vị nhận tài trợ.

• Sau khi 70% vốn tạm ứng đợt đầu đã được giải ngân, Đơn vị nhận Tài trợ sẽ nộp Đề

nghị cấp vốn cho lần tạm ứng kế tiếp. Đề nghị cấp vốn sẽ do lãnh đạo của Đơn vịnhận tài trợ ký và được Trưởng Nhóm PARAFF phê duyệt.

• Đề nghị cấp vốn sẽ được đính kèm theo các tài liệu chứng minh cho việc sử dụng

vốn tài trợ. Bản sao chứng từ sẽ được xuất trình khi Quản lý Quỹ yêu cầu.

• Vốn đề nghị sẽ được thực hiện và chuyển khoản tới tài khoản của Đơn vị nhận tài trợsau khi chi phí giải ngân của kỳ trước đã được kiểm tra và các báo cáo tiến độ về tàichính và kỹ thuật tính đến thời điểm đó được phê duyệt.

• Tối thiểu 20% ngân sách được phê duyệt sẽ tạm thời sử dụng từ nguồn tiền của Đơn

vị nhận tài trợ cho đến khi Báo cáo Hoàn thành và Báo cáo Tài chính Cuối cùngđược nộp và phê duyệt.

• Đơn vị nhận tài trợ nộp Báo cáo Hoàn thành và Báo cáo Tài chính Cuối cùng cho

Ban Thư ký PARAFF trong vòng 30 ngày sau khi Hợp đồng Tài trợ kết thúc. TrưởngNhóm PARAFF cần phê duyệt những báo cáo này trước khi tiến hành chuyển tiềnlần cuối.

15

2. Theo dõi và quyết toán tạm ứng cho Đơn vị nhận tài trợ

• Đơn vị nhận Tài trợ sẽ nộp báo cáo tài chính cho Ban Thư ký PARAFF theo từng

quý,

bao gồm:

(1) Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ Tài trợ (Mẫu biểu G-06);

(2) Báo cáo Tinh hình Tạm ứng (Mẫu biểu G-07);

(3) Báo cáo Chi phí so sánh với Ngân sách (Mẫu biểu G-08);

(4) Sổ theo dõi Nguồn tài trợ (Mẫu biểu G-10)

Tất cả các báo cáo phải được nộp đầy đủ, đúng hạn và phải chính xác. Các bản saosổ phụ ngân hàng phải được nộp kèm theo báo cáo tài chính.

• Tất cả số liệu được báo cáo là chi phí phải là chi phí không bao gồm thuế GTGT.

• Để quyết toán vốn tạm ứng đã nhận, Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp:

o Báo cáo Chi phí (Mẫu biểu G-03). Mẫu biểu này thể hiện (i) Ngân sách được

duyệt, (ii) Số tiền tạm ứng đã nhận; (iii) Chi phí thực tế; và (iv) số dư cuối (thiếuhoặc thừa).

o Bảng Liệt kê Chi phí (Mẫu biểu G-04): Bảng kê này liệt kê tất cả giao dịch thanhtoán với các thông tin chi tiết (ngày, số chứng từ, diễn giải, tổng số tiền.

• Chuyển tiền lần cuối: Trong vòng 30 ngày sau khi Hợp đồng Tài trợ kết thúc, Đơn vịnhận tài trợ nộp Báo cáo Hoàn thành bao gồm cả Báo cáo Tài chính Cuối cùng (Mẫubiểu G-09) và Bảng Liệt kê Chi phí (Mẫu biểu G-04) cho Ban Thư ký PARAFF phêduyệt. Lần chuyển tiền cuối cùng được thực hiện sau khi chi tiêu thực tế trong Báocáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt.

• Số tiền còn lại dựa trên Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt sẽ được

chuyển cho Đơn vị nhận tài trợ trong vòng 05 ngày kể từ ngày được phê duyệt.

• Đơn vị nhận Tài trợ sẽ phải chuyển trả lại số tiền tạm ứng không sử dụng hết theo

Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt vào tài khoản của Quỹ Tài trợ.

• Với những khoản thanh toán được Quản lý Quỹ xét thấy không thỏa mãn các điều

kiện và yêu cầu trong Hợp đồng Tài trợ, Đơn vị nhận Tài trợ chịu trách nhiệm bồihoàn lại số tiền này cho Quỹ tài trợ.

F. GIÁM SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG QUỸ

1. Báo cáo nhận vốn

Đối với nguồn vốn do Danida giải ngân cho Điều hành Vốn Tài trợ, Quản lý Quỹ và thực hiện

chức năng thư ký: NIRAS sẽ thông báo cho Ban Thư ký PARAFF về số liệu đã giải ngân đểtổng hợp vào báo cáo giải ngân chung của PARAFF.

Đối với nguồn vốn do Đại sứ quán Đan Mạch chuyển vào tài khoản Quỹ Tài trợ, Ban Thư ký

PARAFF có trách nhiệm theo dõi và ghi chép mọi giao dịch giải ngân từ nguồn vốn này vàđưa vào báo cáo giải ngân chung của PARAFF.

16

2. Báo cáo tình hình sử dụng quỹ

Theo định kỳ nửa năm, Quản lý Quỹ sẽ chuẩn bị báo cáo tình hình sử dụng quỹ tài trợ bao

gồm cả vốn nhận được và đã giải ngân, bao gồm:

(1) Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ PARAFF (Mẫu biểu CO-03): báo cáo thể hiện

tổng ngân sách nhận được từ nhà tài trợ và số vốn đã giải ngân cho chương trìnhxây dựng năng lực và vốn chuyển cho các Đơn vị nhận tài trợ theo giai đoạn báocáo, cũng như ngân sách còn lại cuối kỳ.

(2) Báo cáo Tiến độ Giải ngân các Đơn vị nhận Tài trợ (Mẫu biểu CO-04): báo cáo

cho biết tình hình giải ngân và chi tiêu tại Đơn vị nhận Tài trợ.

3. Thủ tục “Xác nhận viện trợ” với Chính phủ Việt Nam

Thủ tục “Xác nhận viện trợ” với Chính phủ Việt Nam tuân thủ theo Thông tư 225/2010/TT-

BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính, chỉ áp dụng với những chi phí giải ngân từ Tàikhoản Quỹ Tài trợ.

Theo khoản 7 điều 10 của Thông tư 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính,

khoản tài trợ từ PARAFF cho Đơn vị nhận tài trợ là một khoản ngân sách giao cho địaphương, nơi mà Đơn vị nhận tài trợ đóng trụ sở. Do đó, địa phương, đó là Ủy ban Nhân dânTỉnh sẽ có trách nhiệm quản lý khoản tài trợ đó.

Thủ tục “Xác nhận viện trợ” phải được tiến hành ngay từ khi nhận được tiền từ nhà tài trợcho đến khi chi tiêu hết tại các Đơn vị nhận tài trợ.

Thủ tục “Xác nhận viện trợ” bao gồm 2 bước sau:

(i) Lập Tờ khai xác nhận viện trợ: ngay sau khi nhận được tiền tài trợ, trên cơ sở

giấy báo có của ngân hàng, Chuyên gia Quản lý Tài chính PARAFF sẽ làm việcvới Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính để hoàn tất thủ tục này.

(ii) Lập Bảng kê sử dụng nguồn viện trợ và lấy xác nhận của cơ quan chuyên môn

địa phương do Ủy ban Nhân dân Tỉnh chỉ định, làm cơ sở cho Bộ Tài chính ghithu-ghi chi. Bước này chỉ áp dụng đối với các chi phí do các Đơn vị nhận tài trợthực hiện. Không áp dụng bước này đối với chi phí thực hiện Chương trình Xâydựng Năng lực do Quản lý Quỹ trực tiếp thực hiện.

Các Đơn vị nhận tài trợ có trách nhiệm lập Bảng kê sử dụng nguồn viện trợ và lấy xác nhận

từ cơ quan chuyên môn địa phương do Ủy ban Nhân dân Tỉnh chỉ định về chi phí thực chi vànộp cho Ban Thư ký PARAFF để tổng hợp. Thủ tục này cần được thực hiện hàng quý và lầncuối cùng là khi kết thúc Hợp đồng Tài trợ.

Trên cơ sở hàng quý, Chuyên gia Quản lý Tài chính PARAFF sẽ tổng hợp các Bảng kê sử

dụng nguồn viện trợ-đã có xác nhận của kho bạc địa phương, nhận được từ các Đơn vịnhận tài trợ và nộp cho Vụ Kế hoạch Tài chính - Văn phòng Quốc hội để tổng hợp chungcho toàn Hợp phần 3.

G. CHI DƯỚI NGÂN SÁCH VÀ CHI VƯỢT NGÂN SÁCH

Ngân sách chưa được sử dụng tính đến thời điểm cuối của Kế hoạch Hoạt động hàng năm,

ngày 31/12 hàng năm, sẽ được chuyển tiếp sang cho năm sau.

Số chi phí chi vượt ngân sách tính đến cuối kỳ Kế hoạch Hoạt động năm sẽ được khấu trừvào tổng ngân sách còn lại của PARAFF.

17

Khoản ngân sách chưa sử dụng và tiền lãi ngân hàng cộng dồn cho đến khi kết thúcPARAFF phải được chuyển trả lại cho nhà tài trợ. Quản lý Quỹ sẽ chuyển lại cho nhà tài trợchính là Danida thông qua ĐSQ tại Hà Nội. Danida sẽ chuyển trả lại cho nhà đồng tài trợDFID trên cơ sở tỷ lệ đóng góp của DFID vào Quỹ Tài trợ.

Trước khi kết thúc PARAFF 03 tháng, Quản lý Quỹ sẽ quyết toán tất cả các tài khoản còngiao dịch để đóng tài khoản Quỹ Tài trợ.

Trong thời gian 02 tháng cuối cùng trước khi kết thúc PARAFF, Quản lý Quỹ sẽ tiến hành ràsoát lần cuối mọi khoản thanh toán, đóng sổ sách kế toán và tổ chức kiểm toán lần cuối QuỹTài trợ và báo cáo cho Ban chỉ đạo.

Sau khi đóng PARAFF, Quản lý Quỹ sẽ chuyển toàn bộ số ngân sách chưa sử dụng cùng lãingân hàng cộng dồn vào tài khoản của Đại sứ quán Đan Mạch.

H. TIỀN TỆ SỬ DỤNG CHO LẬP NGÂN SÁCH VÀ BÁO CÁO

Tiền tệ sử dụng khi lập ngân sách và báo cáo tài chính đệ trình cho Ban chỉ đạo cũng như

để chuyển vốn vào tài khoản Quỹ Tài trợ PARAFF bằng Đồng Việt Nam (VND).

I. KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ ĐỘC LẬP

Kiểm toán nội bộ và độc lập là công cụ quan trọng được sử dụng để có thể bảo đảm với tất

cả các bên hưởng lợi rằng vốn đã được sử dụng đúng.

1. Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ được thực hiện dưới 2 hình thức:

(i) Kiểm tra tất cả các báo cáo tài chính đối chiếu với Kế hoạch Hoạt động và Ngânsách do các Đơn vị nhận tài trợ nộp;

(ii) Thực hiện kiểm toán đột xuất tại các Đơn vị nhận tài trợ để đảm bảo rằng các thủtục và nguyên tắc quản lý tài chính và kế toán được tuân thủ.

Kiểm toán nội bộ cũng sẽ đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đang áp dụng vàđưa ra những đề xuất cho Đơn vị nhận tài trợ và Quản lý Quỹ nhằm khắc phục các yếu kémvà/hoặc sửa đổi bổ sung cuốn Sổ tay Hướng dẫn này.

Chuyên gia Quản lý Tài chính sẽ thực hiện ít nhất 01 lần kiểm toán nội bộ tại Đơn vị nhận tài

trợ khi Đơn vị nhận tài trợ đã giải ngân trên 50% tiền tài trợ.

2. Kiểm toán độc lập

Hàng năm, một đơn vị kiểm toán độc lập được công nhận sẽ tiến hành kiểm toán Quỹ tài trợtheo Điều khoản tham chiếu (ToR) được Ban chỉ đạo phê duyệt. ToR sẽ được đệ trình lênBan chỉ đạo phê duyệt tại cuộc họp định kỳ nửa năm vào giữa năm 2013 và sẽ được đấuthầu và ký kết hợp đồng trong thời gian nửa sau của năm 2013 cho dịch vụ kiểm toán độclập các năm tài chính từ 2013-2015. Chi phí cho kiểm toán độc lập được lấy từ ngân sáchthỏa thuận dịch vụ của Quản lý Quỹ.

Kiểm toán độc lập sẽ được thực hiện và hoàn thành trong thời gian 6 tháng đầu năm hàng

năm phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán quốc tế do Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC)

18

ban hành và phù hợp với các yêu cầu cụ thể của Danida. Các nhà tài trợ, trong chừng mựccó thể, sẽ không đơn phương tiến hành kiểm toán.

Quản lý Quỹ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng công việc kế toán được thực hiện theo các

chuẩn mực kế toán được quốc tế công nhận và các báo cáo tài chính được kiểm toán, baogồm cả thư quản lý, sẽ được hoàn tất trong thời gian 6 tháng sau khi kết thúc kỳ kế toán.

Tất cả các báo cáo phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh.

Sẽ tiến hành kiểm toán độc lập cho tất cả các khoản Tài trợ có giá trị trên 300 triều đồng do

một công ty kiểm toán độc lập trong nước thực hiện ngay sau khi kết thúchoạt động Tài trợ.Quản lý Quỹ sẽ tiến hành đấu thầu và hợp đồng cho dịch vụ kiểm toán độc lập trên tất cảcáckhoản Tài trợ đã thực hiện trong năm. Chi phí kiểm toán sẽ được đưa vào ngân sách củatừng Hợp đồng Tài trợ và tính vào Quỹ Tài trợ.

Đối với các khoản Tài trợ khác, thông thường, sẽ không tiến hành kiểm toán riêng lẻ. Quản

lý Quỹ chịu trách nhiệm kiểm toán việc sử dụng quỹ PARAFF tại tất cả các giai đoạn từ quátrình trao thầu đến khi thực hiện đề xuất hoặc ngay cả khi đã hoàn thành. Vốn tài trợ đãnhận và chi phí từ quỹ tài trợ trong báo cáo kiểm toán sẽ được đối chiếu với số liệu mà cácĐơn vị nhận tài trợ đã báo cáo cho PARAFF. Trường hợp phát hiện ra có sự chênh lệch,Đơn vị nhận tài trợ có thể bị ngừng thanh toán hoặc bị yêu cầu hoàn trả lại vốn chờ điều tra.

Kiểm toán độc lập sẽ không chỉ kiểm tra các chi phí và vốn nhận về của các Đơn vị nhận tài

trợ mà còn đánh giá cả hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và sự tuân thủ các quy địnhvà luật pháp của tổ chức bao gồm cả việc tuân thủ các hợp đồng tài trợ và thủ tục của QuỹPARAFF.

Tất cả các khoản Tài trợ đã kết thúc trong năm sẽ được kiểm toán chung một lần và kết quả

kiểm toán sẽ được đưa vào một báo cáo kiểm toán chung. Báo cáo kiểm toán, bao gồm cảthư quản lý, sẽ được nộp cho Ban Thư ký PARAFF. Chuyên gia Quản lý Tài chính sẽ kiểmtra tất cả các báo cáo kiểm toán để xác định liệu Đơn vị nhận tài trợ đã quản lý có hiệu quảnguồn vốn tài trợ. Trường hợp kết quả kiểm toán cho thấy là có vấn đề tại một Đơn vị nhậntài trợ, Quản lý Quỹ sẽ thông báo cho Ban chỉ đạo và các biện pháp xử lý thích hợp sẽ đượcquyết định.

19

CHƯƠNG III:HƯỚNG DẪN VÀ THỦ TỤC ÁP DỤNG CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ

Chương này đưa ra các thủ tục và hướng dẫn quản lý tài chính áp dụng cho các Đơn vị

nhận tài trợ trong quá trình thực hiện đề xuất.

A. NGUYÊN TẮC CHUNG

Tiền tài trợ sẽ được chuyển tới Đơn vị nhận tài trợ để thực hiện đề xuất của mình theo Kế

hoạch Hoạt động và Ngân sách đã được phê duyệt và ký kết trong Hợp đồng Tài trợ.

Tiền tài trợ sẽ được chuyển từ tài khoản Quỹ Tài trợ cho các Đơn vị nhận tài trợ theo từng

lần bằng tiền Đồng Việt Nam. Hướng dẫn chi tiết về áp dụng định mức chi phí và chi phí hợplệ được đề cập tại Chương V.

Tổng số tiền tạm ứng cho Đơn vị nhận tài trợ tối đa là 80% ngân sách được phê duyệt. Đơn

vị nhận tài trợ tạm thời sử dụng từ nguồn tiền của mình để chi tối thiểu 20% ngân sách đượcký kết cho đến khi Báo cáo Hoàn thành và Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt.Lần chuyển tiền cuối cùng sẽ dựa trên cơ sở chi phí thực tế được phê duyệt.

B. ĐIỀU HÀNH TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

Sau khi Hợp đồng Tài trợ được ký kết, Đơn vị nhận tài trợ sẽ mở một tài khoản Nguồn tài trợriêng bằng tiền Đồng Việt Nam tại một ngân hàng có uy tín ở Việt Nam.

Tài khoản Nguồn tài trợ sẽ được điều hành với 2 chữ ký ủy quyền của Giám đốc và Kế toán

của Đơn vị nhận tài trợ.

Tất cả các giao dịch liên quan đến tài khoản Nguồn tài trợ sẽ do Kế toán ghi chép.

Báo cáo đối chiếu ngân hàng được lập vào cuối mỗi tháng nhằm đối chiếu số dư tài khoản

Nguồn tài trợ do Kế toán ghi chép và số dư thể hiện trên sổ phụ ngân hàng do ngân hàngphát hành.

Đối với tất cả các tài khoản, số dư đầu kỳ của tháng tiếp theo sẽ phải khớp với số dư cuối kỳcủa tháng trước.

Đối chiếu ngân hàng sẽ do Giám đốc và Kế toán Đơn vị nhận tài trợ cùng ký.

Khi kết thúc Hợp đồng Tài trợ, Đơn vị nhận tài trợ sẽ phải chuyển trả lại số dư tiền tài trợkhông chi hết cùng với lãi ngân hàng cộng dồn vào tài khoản Quỹ Tài trợ.

C. LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH

1. Nguyên tắc chung

Ngân sách sẽ được lập theo Mẫu biểu do Quản lỹ Quỹ quy định. Tại giai đoạn đàm phánHợp đồng Tài trợ, ngân sách có thể được điều chỉnh nếu cần. Ngân sách cuối cùng sẽ đượcphụ đính vào Hợp đồng Tài trợ do Quản lý Quỹ và Đơn vị nhận tài trợ ký kết. Các bảngNgân sách Chi tiết của từng hoạt động với các thông tin về chi phí đầu vào sẽ được đínhkèm theo.

Chi phí thực tế của mỗi hoạt động có thể cao hơn hoặc thấp hơn dự trù kinh phí được phêduyệt 15% nhưng tổng chi phí thực tế không được vượt quá tổng ngân sách đã được phêduyệt cho Nguồn tài trợ.

20

Trong quá trình thực hiện, Hợp đồng tài trợ có thể được điều chỉnh nếu tình hình thực tế bịthay đổi so với tình hình ban đầu. Việc điều chỉnh Hợp đồng Tài trợ yêu cầu một bản Phụ lụcđiều chỉnh hợp đồng do hai bên ký kết.

2. Yêu cầu lập ngân sách chi tiết

Các yêu cầu tối thiểu cho việc lập ngân sách chi tiết bao gồm:

• Ngân sách lập theo tiền VND

• Ngân sách được lập chi tiết theo từng khoản mục chi.

• Mỗi khoản mục cần được miêu tả nội dung, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Ngân sách lập tuân thủ các nguyên tắc và định mức chi phí của Quỹ PARAFF

• Ngân sách được lập sử dụng phần mềm excel thích hợp.

Mẫu biểu Ngân sách Chi tiết có tại Phụ lục 2.

D. ĐỀ NGHỊ CẤP VỐN VÀ NHẬN VỐN

Tạm ứng nguồn tài trợ sẽ theo nguyên tắc 40%-40%-20%. Tuy nhiên, từng hợp đồng cụ thể

có thể áp dụng phương thức tạm ứng khác.

Tạm ứng ban đầu sẽ là 40% giá trị hợp đồng, được chuyển khoản sau khi hai bên đã ký kết

hợp đồng và Ban Thư ký PARAFF nhận được Đề nghị cấp vốn chuẩn từ Đơn vị nhận tài trợ.

Khi 70% tiền tạm ứng ban đầu đã được giải ngân, Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp Đề nghị cấp

vốn (Mẫu biểu G-01) cho lần tạm ứng tiếp theo tới Ban Thư ký PARAFF.

Chuyên gia Quản lý Tài chính PARAFF sẽ kiểm tra Đề nghị cấp vốn nhận được từ các Đơn

vị nhận tài trợ trước khi phê duyệt. Để thuận tiện cho việc kiểm tra, các Đơn vị nhận tài trợsẽ nộp các báo cáo tài chính cùng với Sổ Theo dõi Nguồn Tài trợ và các bản bản sao sổ phụngân hàng cho Ban Thư ký PARAFF.

Tạm ứng tiếp theo sẽ được thực hiện với điều kiện là khoản tạm ứng trước đã được quyếttoán và các báo cáo tiến Tiến độ và Tài chính đến hạn nộp tính đến thời điểm làm đề nghịcấp vốn được phê duyệt.

Tổng số tiền cho các lần tạm ứng cho một Hợp đồng Tài trợ không được vượt quá 80%ngân sách được phê duyệt.

Để thực hiện thanh toán lần cuối, Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp Báo cáo Hoàn thành-bao gồmcả Báo cáo Tài chính Cuối cùng (Mẫu biểu G-09) trong vòng 30 ngày sau khi hoàn thànhHợp đồng Tài trợ cho Ban Thư ký PARAFF phê duyệt. Số tiền chuyển lần cuối sẽ dựa trêncó sở chi phí thực tế thể hiện trong Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt.

Mỗi lần Đơn vị nhận tài trợ nhận được tạm ứng, Đơn vị nhận tài trợ sẽ gửi cho Ban Thư kýPARAFF một thông báo về việc nhận vốn. Mẫu biểu thông báo là “Thông báo Đã nhận đượcVốn” (Mẫu biểu G-02).

Các Mẫu biểu về Báo cáo Tài chính Quý và Báo cáo Tài chính Cuối cùng được đề cập tạiPhụ lục 2 của Hướng dẫn này.

21

E. QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN LẦN CUỐI

1. Quyết toán tạm ứng

Phần này đưa ra hướng dẫn áp dụng khi quyết toán khoản tạm ứng ban đầu. Thủ tục này sẽ

được thực hiện sớm nhất có thể khi 70% khoản tạm ứng ban đầu đã được giải ngân.

Để quyết toán khoản tạm ứng lần đầu, Đơn vị nhận tài trợ nộp:

(1) Báo cáo Chi phí (Mẫu biểu G-03): báo cáo tổng hợp các chi phí thực tế (chi phí cóGTGT) theo từng hoạt động;

(2) Bảng Liệt kê Chi phí (Mẫu biểu G-04): để liệt kê tất cả các giao dịch với các thôngtin chi tiết về các khoản thanh toán từ nguồn vốn nhận tạm ứng.

Tạm ứng tiếp theo sẽ được thực hiện phụ thuộc vào kết quả quyết toán khoản tạm ứng banđầu và trên cơ sở các báo cáo Tiến độ và Tài chính quý được Quản lý Quỹ phê duyệt(hướng dẫn lập báo cáo tài chính được đề cập tại Chương IV).

2. Thủ tục thanh toán lần cuối

Trong vòng 30 ngày sau khi hoàn thành Hợp đồng Tài trợ, Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp Báo

cáo Hoàn thành-bao gồm cả Báo cáo Tài chính Cuối cùng (Mẫu biểu G-09) và Bảng Liệt kêChi phí (Mẫu biểu G-04) cho Ban Thư ký PARAFF phê duyệt. Báo cáo Tài chính Cuối cùngcần thể hiện chi phí thực tế so sánh với ngân sách cho từng hoạt động. Bảng Liệt kê Chi phíliệt kê tất cả các chi phí đã thanh toán.

Tất cả hóa đơn, chứng từ gốc sẽ do Đơn vị nhận tài trợ giữ. Số tiền chuyển lần cuối sẽ dựatrên cơ sở chi phí thực tế thể hiện trong Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt.

Số tiền còn thiếu theo Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt sẽ được chuyển tớiĐơn vị nhận tài trợ trong vòng 5 ngày.

Đơn vị nhận tài trợ sẽ phải chuyển trả lại số tiền tạm ứng không sử dụng hết theo Báo cáoTài chính Cuối cùng được phê duyệt cho Quỹ Tài trợ trong vòng 5 ngày.

Bất cứ khoản chi phí chi ra từ nguồn vốn tài trợ mà Quản lý Quỹ xác định là không đáp ứngtheo các điều khoản và điều kiện của Hợp đồng Tài trợ, Đơn vị nhận tài trợ sẽ phải hoàn trảlại Quỹ.

Trách nhiệm của các Đơn vị nhận tài trợ là đảm bảo rằng tất cả các báo cáo là chính xác vàchi phí là hợp lệ.

F. THANH LÝ HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ

Thủ tục quyết toán Hợp đồng Tài trợ được thực hiện khi:

(i) Tất cả các hoạt động đã ký kết theo Hợp đồng Tài trợ đã được hoàn thành;

(ii) Báo cáo Hoàn thành và cáo Tài chính Cuối cùng cho Hợp đồng Tài trợ đã đượcQuản lý Quỹ phê duyệt;

(iii) Số tiền còn thiếu theo Báo cáo Tài chính Cuối cùng được phê duyệt đã đượcchuyển tới Đơn vị nhận tài trợ;

22

(iv) Đơn vị nhận tài trợ đã chuyển trả lại Quỹ Tài trợ số vốn không sử dụng hết, lãingân hàng cộng dồn thu được và các chi phí được Quản lý Quỹ xác định làkhông đáp ứng theo các điều kiện và điều khoản của thỏa thuận hoạt động

Quản lý Quỹ sẽ soạn Thanh lý Hợp đồng Tài trợ. Thanh lý Hợp đồng Tài trợ sẽ doTrưởng Nhóm PARAFF và Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ ký (những người đã ký vào Hợpđồng Tài trợ).

Thủ tục thanh lý Hợp đồng Tài trợ cũng có thể được áp dụng, do Quản lý Quỹ quyết định khiĐơn vị nhận tài trợ vi phạm quản lý tiền vốn bao gồm các trường hợp sau:

• Sử dụng vốn tài trợ sai mục đích;

• Gian lận và tham nhũng;

• Hiệu suất làm việc rất thấp hoặc ngày càng yếu kém trong các kết quả đạt được

các mục tiêu chung của tài trợ và/hoặc quản lý tài chính yếu kém;

• Mất khả năng thanh toán;

• Vi phạm các điều khoản và điều kiện hợp đồng tài trợ.

23

CHƯƠNG IV:QUẢN LÝ VỐN TÀI TRỢ VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chương này đưa ra các thủ tục và hướng dẫn về việc quản lý chi tiêu từ nguồn vốn tài trợ,

quản lý tài sản, kế toán và báo cáo tài chính áp dụng cho cả Quản lý Quỹ cũng như Đơn vịnhận tài trợ.


Tất cả vốn từ nguồn Quỹ Tài trợ phải được sử dụng theo nguyên tắc kinh tế, hiệu quả và

phù hợp. Quản lý Quỹ cần bảo đảm việc ghi chép kế toán nguồn vốn tài trợ là đúng đắn vàđầy đủ bao gồm cả vốn nhận về và chi giải ngân. Áp dụng thống nhất việc ghi chép và lưugiữ tài sản và các nghĩa vụ chi trả từ nguồn vốn tài trợ.

Việc ghi chép sổ sách kế toán phải được thực hiện trên nguyên tắc trung thực và xác đáng

thể hiện trong các báo cáo tài chính và sự luân chuyển tiền vốn tài trợ.

PARAFF áp dụng nguyên tắc kế toán thực thu-thực chi. Điều đó có nghĩa là chi phí sẽ được

ghi nhận ngay khi thanh toán được thực hiện. PARAFF không có tài khoản theo dõi tài sảncố định, kho hàng, chi phí tích lũy hoặc tài khoản phải trả. Các tài khoản tạm ứng được sửdụng để theo dõi các khoản tạm ứng cho cá nhân.

Việc vi phạm quản lý tiền vốn bao gồm các trường hợp sau:

a) Sử dụng vốn tài trợ cho mục đích khác với các thỏa thuận được ghi trong hợp

đồng;

b) Gian lận và tham nhũng;

c) Không tuân thủ các thủ tục quy định tại Sổ tay Hướng dẫn này;

d) Không trung thực khi cung cấp tài liệu cho bên thứ ba về việc sử dụng vốn tài trợ;

e) Không ghi chép đầy đủ các giao dịch kế toán tiền vốn.

Khi việc vi phạm quản lý tiền vốn bị phát hiện, Quản lý Quỹ ngay lập tức sẽ can thiệp và tiến

hành điều tra việc thực hiện Nguồn tài trợ. Ban Chỉ đạo sẽ được thông báo đầy đủ về tìnhtrạng này ngay khi việc nghi ngờ bị phát hiện.

Trên cơ cở mức độ nghiêm trọng của việc vi phạm quản lý, Quản lý Quỹ sẽ tiến hành một

hoặc một loạt các giải pháp và thông báo quyết định của mình cho Đơn vị nhận tài trợ, baogồm:

(a) Dừng chuyển tiền tài trợ tiếp theo cho đến khi Đơn vị nhận tài trợ có động thái

sửa chữa khắc phục;

(b) Yêu cầu chuyển trả lại toàn bộ hoặc một phần tiền vốn tài trợ đã giải ngân;

(c) Thực hiện các giải pháp về pháp lý cho việc khắc phục tình trạng này;

(d) Thực hiện các hình thức kỷ luật khác.

Tất cả các thông tin và tài liều của các đơn vị nhận tài trợ phải được lưu giữ an toàn và cẩn

mật trong thời gian 7 năm kể từ này báo cáo kiểm toán cuối cùng được hoàn thành. Trongthời gian đó, nếu được Quản lý Quỹ và các tổ chức điều hành Quỹ yêu cầu, các tài liệu trênsẽ phải được cung cấp kịp thời.

24

B. CÁC NGUYÊN TẮC CỤ THỂ

• Quản lý Quỹ chịu trách nhiệm tổng thể về quản lý tiền vốn tài trợ. Tài khoản mở riêng

cho vốn tài trợ sẽ chỉ do Trưởng Nhóm PARAFF và Chuyên gia Quản lý Tài chínhđiều hành.

• Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ chịu trách nhiệm quản lý tài chính khi thực hiện hoạt

động từ nguồn quỹ tài trợ, chẳng hạn như sử dụng và quản lý tiền vốn do Quản lýQuỹ cấp một cách an toàn và nghiêm ngặt. Một tài khoản Nguồn tài trợ được mởriêng và chỉ do Giám đốc và Kế toán Đơn vị nhận tài trợ điều hành.

• Tiền mặt phải được giữ ở mức tối thiểu và ở an toàn trong két sắt và phải bảo đảm

rằng không để lẫn lộn tiền của quỹ tài trợ với tiền của nguồn khác. Tiền mặt phải dothủ quỹ giữ hoặc một nhân viên được chỉ định (người này không phải là người điềuhành tài khoản ngân hàng).

• Tất cả các khoản thanh toán phải được phê duyệt bởi Trưởng Nhóm PARAFF hoặc

Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ.

• Hình thức chuyển khoản phải được sử dụng tối đa có thể. Tất cả các khoản thanh

toán trên 20 triệu Đồng Việt Nam phải được thực hiện bằng séc hoặc chuyển khoảnđể đảm bảo rằng các giao dich đó sẽ được thể hiện trong sổ phụ ngân hàng. Việcchia nhỏ thanh toán thành nhiều khoản nhỏ hơn để có thể thực hành thanh toánbằng tiền mặt bị nghiêm cấm.

• Thanh toán bằng tiền mặt phải được đồng ký bởi Thủ quỹ, Trưởng Nhóm PARAFF

và Chuyên gia Quản lý Tài chính (tại Quản lý Quỹ); Thủ quỹ, Giám đốc và Kế toán(tại Đơn vị nhận tài trợ).

• Tất cả các khoản thanh toán có giá trị từ 200,000 VND trở lên yêu cầu phải có hóa

đơn tài chính do Bộ Tài chính quy định.

• Không cho phép sửa chữa số tiền thanh toán. Nếu việc sửa chữa là không thể tránh

khỏi, yêu cầu người nhận tiền ký vào bên cạnh số tiền đã sửa chữa.

• Thanh toán được thực hiện bằng séc phải ghi rõ số séc phát hành.

• Các hóa đơn được thanh toán bằng chuyển khoản phải được đính kèm theo tất cả

các tài liệu liên quan đến việc chuyển tiền.

• Tất cả các chứng từ và hóa đơn gốc cùng với các hóa đơn chứng từ liên quan đến

các khoản thu và chi từ nguồn vốn tài trợ phải được lưu giữ tại văn phòng Quản lýQuỹ (đối với các hoạt động do chính Quản lý Quỹ thực hiện) và tại Đơn vị nhận tàitrợ (đối với các hoạt động do Đơn vị nhận tài trợ thực hiện).

• Hóa đơn và các chứng từ kèm theo liên quan đến thanh toán cần phải được đóng

dấu “ĐÃ THANH TOÁN” ngay khi việc thanh toán được thực hiện.

• Các bút toán tại Quản lý Quỹ sẽ được Chuyên gia Quản lý Tài chính ghi chép vào

phần mềm kế toán. Việc ghi chép bao gồm các khoản tạm ứng nhận từ nhà tài trợchính và các khoản tạm ứng chuyển cho các Đơn vị nhận tài trợ, các khoản thanhtoán cho các hoạt động xây dựng năng lực do Quản lý Quỹ thực hiện.

• Các Đơn vị nhận tài trợ ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính nhằm theo dõi và

quản lý chi phí theo từng hoạt động sử dụng phần mềm excel thích hợp. Đơn vị nhận

25

tài trợ sẽ sử dụng các Mẫu biểu tài chính được trình bày trong Sổ tay Hướng dẫnnày. Đơn vị nhận tài trợ có thể sử dụng phần mềm kế toán riêng của mình cho việcghi chép kế toán.

• Quản lý Quỹ và Đơn vị nhận tài trợ chịu trách nhiệm đề nghị hoàn tiền thuế GTGT

cho các hóa đơn mà mình đã thanh toán.

C. PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Phần mềm kế toán sẽ được cài đặt tại Ban Thư ký PARAFF và do Chuyên gia Quản lý Tài

chính vận hành.

Phần mềm kế toán cần tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận.

Phần mềm kế toán được sử dụng như là một công cụ để ghi chép thu nhập và chi phí của

quỹ tài trợ. Ngoài ra, phần mềm kế toán còn sử dụng để theo dõi các thanh toán chi ra từnguồn vốn tài rợ và đưa ra các báo cáo tài chính theo yêu cầu.

Vì lý do bảo mật, chỉ duy nhất Chuyên gia Quản lý Tài chính PARAFF được phép tiếp cận

máy tính cài phần mềm kế toán. Yêu cầu phải có mật khẩu cho máy tính và mật khẩu phảiđược thay đôi thường xuyên. Chỉ có Chuyên gia Quản lý Tài chính và Trưởng NhómPARAFF được biết mật khẩu.

Phần mềm kế toán chỉ được cài đặt tại cấp Quản lý Quỹ.

Các Đơn vị nhận tài trợ sử dụng các mẫu biểu thực hiện trên phần mềm excel để ghi chép

kế toán, theo dõi và quản lý nguồn tài trợ. Các đơn vị nhận tài trợ sử dụng các Mẫu biểu tàichính kế toán được đề cập trong Sổ tay Hướng dẫn này.

Đơn vị nhận tài trợ có thể tùy ý sử dụng phần mềm kế toán và Mẫu biểu chứng từ riêng của

mình (chẳng hạn như phiếu chi, phiếu hạch toán).

D. HỆ THỐNG MÃ

Quản lý Quỹ sử dụng Danh mục tài khoản áp dụng theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày

30/03/2006 về kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ tài chính banhành.

Để phục vụ cho mục đích quản lý và tổng hợp, các mã sau cần được áp dụng:

1. Mã Đơn vị nhận tài trợ: mỗi Đơn vị nhận tài trợ sẽ được gắn một mã để sử dụng cho

tổng hợp báo cáo.

2. Mã hoạt động: Đơn vị nhận tài trợ có thể thực hiện nhiều hoạt động. Do đó mã hoạt

động sẽ giúp theo dõi chi phí cho từng hoạt động.

3. Mã tạm ứng: mã tạm ứng được sử dụng để theo dõi các khoản tạm ứng đã chuyển

cho từng Đơn vị nhận tài trợ.

4. Hạng mục ngân sách: chi phí hoạt động được báo cáo theo từng hạng mục ngân

sách cho từng lĩnh vực hỗ trợ như đề cập trong văn kiện chương trình, cụ thể nhưsau:

26

Mã hạng mục ngân sách Tên hạng mục ngân sách

E. THỦ TỤC NGÂN HÀNG

Bảng 2: Hạng mục ngân sách

3.1 Nghiên cứu

3.2Nâng cao nhận thức về sự tham gia của người dân và

trách nhiệm giải trình

3.3 Giám sát các hoạt động cấp trung ương và địa phương

3.4 Hợp tác và đối thoại chính sách

3.5 Các hoạt động Xây dựng Năng lực

Các tài khoản ngân hàng được điều hành với hai chữ ký ủy quyền khi thanh toán bằng séc

và chuyển khoản.

Người được ủy quyền điều hành tài khoản không được phép ký séc khi chưa điền đầy đủ

thông tin của người nhận tiền và số tiền. Việc ký séc khống bị nghiêm cấm.

Khi người điều hành tài khoản không còn làm việc cho tổ chức, ngân hàng phải được thông

báo ngay bằng văn bản về việc hủy bỏ chữ ký ủy quyền và thay thế chữ ký ủy quyền điềuhành mới.

Chuyên gia Quản lý Tài chính phải theo dõi số tiền lãi ngân hàng thu được từ các tài khoảnNguồn tài trợ do Đơn vị nhận tài trợ vận hành.

Đối với tất cả các tài khoản, số dư đầu tháng sau phải khớp với số dư cuối tháng trước.

Tất cả các giao dịch ngân hàng bao gồm cả thu và chi phải được ghi chép vào sổ sách.Quản lý Quỹ sử dụng phần mềm kế toán còn Đơn vị nhận tài trợ sử dụng các mẫu biểu trênphần mềm excel thích hợp cho việc ghi chép này.

Vào cuối mỗi tháng, Báo cáo đối chiếu ngân hàng (Mẫu biểu A-03) được lập.

Nhiệm vụ đối chiếu sổ phụ ngân hàng với tài khoản ngân hàng bao gồm:

(i) Sổ phụ ngân hàng của tất cả các tài khoản ngân hàng cần phải được lấy về vào

cuối mỗi tháng;

(ii) Đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng của sổ kế toán và số dư theo sổ phụ ngân

hàng;

(iii) Khi đối chiếu cần tính đến trường hợp séc phát hành ra nhưng chưa được ghi

vào sổ phụ ngân hàng và tiền chuyển vào ngân hàng nhưng chưa được ngânhàng ghi vào sổ phụ;

(iv) Công tác đối chiếu bao gồm cả việc kiểm tra tìm sự chênh lệch;

27

(v) Chứng từ ngân hàng cần phải được lấy về làm chứng từ cho việc hạch toán phíngân hàng phát sinh;

(vi) Tất cả các lỗi trên sổ phụ ngân hàng phải được ghi lại;

(vii)Ngân hàng phải được thông báo bằng văn bản về các lỗi hoặc sự chênh lệch do

lỗi của ngân hàng để kiểm tra và điều chỉnh;

(viii) Các Báo cáo đối chiếu ngân hàng cần được kiểm tra và phê duyệt của

Trưởng Nhóm PARAFF cho các tài khoản Quỹ Tài trợ và Giám đốc Đơn vị nhậntài trợ cho các tài khoản Nguồn tài trợ .

F. CHUYỂN KHOẢN VÀ THANH TOÁN SÉC

Mẫu biểu Phiếu Thanh toán (Mẫu biểu A-01) được Quản lý Quỹ sử dụng cho việc thanh toán

bằng séc hoặc chuyển khoản. Đơn vị nhận tài trợ được tùy ý sử dụng Mẫu biểu này hoặcMẫu biểu riêng của mình.

Mẫu biểu Phiếu Thanh toán bao gồm các thông tin tài khoản ghi nợ và ghi có và chi phíđược hạch toán theo hạng mục ngân sách thùy theo nội dung của kết quả hoạt động.

Số Phiếu Thanh toán bao gồm 7 ký tự/chữ số bắt đầu bằng chữ “B” và 2 chữ số đầu tiên thểhiện cho năm dương lịch, chẳng hạn Phiếu Thanh toán đầu tiên được đánh số B130001.

Phiếu Thanh toán sẽ do Chuyên gia Quản lý Tài chính/Kế toán Đơn vị nhận tài trợlập và sau đó sẽ chuyển đến Trưởng Nhóm PARAFF/Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ để kiểmtra và phê duyệt đối với các hoạt động do Quản lý Quỹ/Đơn vị nhận tài trợ thực hiện. Việckiểm tra bao gồm kiểm tra về số học, danh mục tài khoản và chứng từ đính kèm theo.

Chỉ có chứng từ gốc được chấp nhận. Thanh toán không được phép thực hiện cho chứng từlà bản sao.

Đối với chuyển tiền tạm ứng cho các Đơn vị nhận tài trợ: Đơn vị nhận tài trợ sau khi nhậnđược tiền tạm ứng sẽ phải lập một Thông báo Đã nhận được vốn (Mẫu biểu G-02) và gửicho Quản lý Quỹ.

Khi séc được phát hành, số séc phải được ghi trên Phiếu Thanh toán và các thông tin chi tiếtvề séc phát hành phải được ghi vào Sổ đăng ký séc (Mẫu biểu A-07).

Trường hợp khi séc bị hủy, yêu cầu viết bằng bút mực chữ “Hủy” chéo (từ góc này sang gockia) của tờ séc và cuống séc. Séc hủy phải được lưu giữ riêng. Séc thay thế sẽ được đínhkèm cùng với Phiếu thanh toán và các chứng từ gốc đi kèm theo.

G. THANH TOÁN TIỀN MẶT

Phiếu Thanh toán (Mẫu biểu A-01) cũng được sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt. Thanh

toán bằng tiền mặt được áp dụng khi chi trả cho người tham dự các hoạt động của Quỹ Tàitrợ hoặc tạm ứng để thực hiện hoạt động cũng như là thanh toán công tác phí, chi phí đi lạivà các chi phí khác yêu cầu cho thực hiện hoạt động của Quỹ tài trợ.

Hình thức thanh toán chuyển khoản hoặc séc cần được áp dụng một cách tối đa có thể.

Thanh toán bằng tiền mặt áp dụng đối với các khoản chi trả dưới 20 triệu VND.

28

Số Phiếu Thanh toán bao gồm 7 ký tự/chữ số bắt đầu bằng chữ “C” và 2 chữ số đầu tiên làthể hiện năm dương lịch, chẳng hạn Phiếu Thanh toán đầu tiên được đánh số C130001.

Tạm ứng tiền mặt chỉ được áp dụng cho các nhân viên có thể kiểm soát được và cho mục

đích thực hiện hoạt động của Quỹ tài trợ.

Để được tạm ứng, cần sử dụng Mẫu biểu Đề nghị Tạm ứng (Mẫu biểu A-05) để yêu cầu phê

duyệt khoản tạm ứng. Các thông tin chi tiết liên quan đến khoản tạm ứng trong Mẫu biểuphải được điền đầy đủ, bao gồm: (i) Tên người đề nghị; (ii) Ngày đề nghị; (iii) Lý do tạm ứng;(iv) Thời gian dự định hoàn ứng; (v) Số tiền đề nghị.

Các quy định khi tạm ứng cho cá nhân:

• Tạm ứng mới cho một hoạt động chỉ được thực hiện khi tạm ứng trước đã được

quyết toán.

• Một người có thể được nhận hai hoặc hơn hai khoản tạm ứng (tại một thời điểm) phụ

thuộc vào số lượng hoạt động đang triển khai mà người đó chịu trách nhiệm.

• Mỗi cá nhân khi yêu cầu tạm ứng sẽ là người chịu trách nhiệm hoàn toàn cho việc

quyết toán tạm ứng.

Việc quyết toán tạm ứng phải được thực hiện trong vòng 7 ngày, ngay khi kết thúc hoạt

động. Khi hoạt động đã kết thúc thì không được phép còn số dư tạm ứng.

Khi quyết toán tạm ứng, Mẫu biểu Quyết toán Tạm ứng (Mẫu biểu A-06) được sử dụng. Mẫu

biểu này sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn đã chi ra từ khoản tạm ứng với các thông tin chi tiết: (i)Số hóa đơn; (ii) Tổng số tiền trên hóa đơn; (iii) tiền mặt thiếu hoặc thừa (phải trả thêm hoặcphải trả lại).

Phiếu Hạch toán (Mẫu biểu A-02) được sử dụng cho việc hạch toán khi quyết toán tạm ứng.

Đơn vị nhận tài trợ có thể tùy ý sử dụng Mẫu biểu này hoặc Mẫu biểu riêng của mình.

Số Phiếu Hạch toán bao gồm 7 ký tự/chữ số bắt đầu bằng chữ “JV” và 2 chữ số đầu tiên thể

hiện năm dương lịch, chẳng hạn Phiếu Hạch toán đầu tiên được đánh số JV13001.

Kiểm quỹ cần được thực hiện hàng tháng. Kiểm quỹ sẽ do Thủ quỹ, Chuyên gia Quản lý Tài

chính/Kế toán Đơn vị nhận tài trợ và Trưởng Nhóm PARAFF/Giám đốc đơn vị nhận tài trợthực hiện tại Quản lý Quỹ/Đơn vị nhận tài trợ. Báo cáo Kiểm quỹ (Mẫu biểu A-04) được sửdụng cho mục đích này. Bất cứ khoản chênh lệch đáng kể nào (trên 3,000VND) giữa tiềnmặt đếm được và số dư sổ quỹ cần phải được giải thích và có biện pháp khắc phục.

H. SỔ QUỸ

Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ (Mẫu biểu G-10) được sử dụng để ghi chép tất cả các giao dịch

bao gồm: nhận tiền và thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản hoặc séc cũng như phíngân hàng và lãi ngân hàng thu được. Việc ghi chép Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ sẽ do Kếtoán Đơn vị nhậntài trợ thực hiện.

Một sổ quỹ riêng sẽ do Thủ quỹ sử dụng để ghi chép các khoản thu và chi tiền mặt. Thủ quỹ

có thể lưu bản sao chứng từ (Phiếu Thanh toán và Hạch toán) để làm cơ sở cho việc thu chitiền mặt. Cuối mỗi tháng hai sổ phải được đối chiếu để đảm bảo rằng số dư cuối của hai sổphải bằng nhau và Báo cáo Kiểm quỹ (Mẫu biểu A-04) phải được lập để đối chiếu giao dịchvà số dư hai sổ này.

29

Các sổ quỹ tiền mặt và Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ phải được cập nhật hàng ngày và rút sốdư vào cuối tháng.

Vào cuối tháng, sổ phụ ngân hàng cùng với các phiếu báo ngân hàng cho các khoản chuyển

tiền thanh toán và thu tiền vào tài khoản cũng như phí ngân hàng và lãi ngân hàng phảiđược thu về. Phiếu Hạch toán (Mẫu biểu A-02) được sử dụng để hạch toán lãi và phí ngânhàng vào Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ.

Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ cùng với các sổ phụ ngân hàng cho

Quản lý Quỹ phục vụ cho việc kiểm tra báo cáo tài chính của Đơn vị nhận tài trợ.

I. QUẢN LÝ TÀI SẢN

Toàn bộ tài sản được mua từ nguồn vốn Quỹ PARAFF sẽ được theo dõi tại Bảng Tài sản

(Mẫu biểu A-16).

Mẫu biểu A -17 “Xác nhận việc Nhân Tài sản” sẽ được sử dụng khi tài sản được giao cho

một cá nhân để thực hiện nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của dự án.

Khi tài trợ kết thúc, tất cả tài sản đã mua từ nguồn vốn tài trợ sẽ được bàn giao cho Đơn vị

nhận tài trợ trừ khi có quyết định khác.

Nguyên tắc và các thủ tục bàn giao tài sản do Ban Thư ký PARAFF mua sẽ tuân thủ theo

thông tư 87/2010/TT-BTC ngày 15/6/2010 của Bộ Tài chính về quản lý và bàn giao tài sảnkhi dự án ODA kết thúc và Thông tư 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính vềquản lý vốn viện trợ.

Thủ tục bàn giao sẽ được thực hiện sau khi Báo cáo cuối cùng bao gồm cả kế hoạch chuyển

giao đã được nộp và được Danida phê duyệt.

J. BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Báo cáo tài chính cơ bản được sử dụng để cung cấp các thông tin quản lý phục vụ cho việc

ra quyết định.

Báo cáo tài chính Quỹ tài trợ sẽ phản ánh sự tuân thủ các nguyên tắc về hiệu quả, minh

bạch và có thể tin cậy. Điều này có nghĩa là đảm bảo cho nguồn vốn được sử dụng có hiệuquả và phù hợp trong phạm vi thời gian và ngân sách đã được thống nhất. Đó cũng là mộtbộ phận của hoạt động PARAFF và được khẳng định thông qua các đợt đánh giá định kỳ.

Báo cáo tài chính cần được thiết kế sao cho có thể theo dõi việc thực hiện kế hoạch hoạt

động và ngân sách đã được phê duyệt cho Quản lý Quỹ và Đơn vị nhận tài trợ. Báo cáo tàichính cũng cần cho phép quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện hoạt động và đưa ra cácbiện pháp kịp thời bằng việc cung cấp các thông tin về ngân sách, giải ngân, tạm ứng chotừng Đơn vị nhận tài trợ.

Mẫu biểu Báo cáo tài chính được đề cập trong Sổ tay Hướng dẫn này bao gồm:

(i) Báo cáo do Quản lý Quản chuẩn bị có trong Phụ lục 1;

(ii) Báo cáo do Đơn vị nhận tài trợ chuẩn bị có trong Phụ lục 2;

(iii) Các Mẫu biểu tài chính kế toán có trong Phụ lục 3.

Tất cả các báo cáo sẽ là VND.

30

1. Báo cáo cho Ban chỉ đạo và Nhà tài trợ

Quản lý Quỹ lập báo cáo tài chính 6 tháng và hàng năm gửi cho Ban chỉ đạo để thông báo

tình hình về tiến độ thực hiện của Quỹ PARAFF.

Vào cuối mỗi 6 tháng (30/6 và 31/12), các báo cáo tổng hợp về Quỹ Tài trợ sẽ được nộp cho

Ban chỉ đạo, bao gồm:

(1) Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ Tài trợ PARAFF (Mẫu biểu CO-03). Báo cáo này

cung cấp các thông tin về số dư quỹ đầu kỳ, số tiền nhận từ nhà tài trợ và giải ngântrong kỳ và số dư quỹ cuối kỳ.

(2) Báo cáo Tiến độ Giải ngân các Đơn vị nhận tài trợ (Mẫu biểu CO-04). Báo cáo này

thể hiện số tiền đã giải ngân so sánh với ngân sách được phê duyệt theo từng Đơn vịnhận tài trợ.

(3) Báo cáo Chi phí so sánh với Ngân sách Quỹ PARAFF (Mẫu biểu CO-05). Báo cáonày cung cấp thông tin về ngân sách được phê duyệt, chi phí đã thực hiện và sốngân sách còn lại theo hạng mục ngân sách cho kỳ báo cáo và số lũy kế.

2. Báo cáo cho chính phủ Việt Nam

Quản lý Quỹ sẽ gửi báo cáo tiến độ hàng quý cho Văn phòng Chính phủ để tổng hợp vào

báo cáo toàn Hợp phần 3.

3. Báo cáo do Đơn vị nhận tài trợ chuẩn bị

Các Đơn vị nhận tài trợ báo cáo cho Quản lý Quỹ hàng quý.

Vào cuối mỗi quý, trước ngày 5th của tháng sau, Đơn vị nhận tài trợ sẽ gửi các báo cáo sau

đến Quản lý Quỹ:

(1) Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ Tài trợ (Mẫu biểu G-06). Báo cáo cung cấp thông tinvề số dư nguồn tài trợ đầu kỳ, vốn tài trợ tạm ứng nhận được, lãi ngân hàng thuđược và giải ngân trong kỳ và số dư nguồn tài trợ cuối kỳ.

(2) Báo cáo Tình hình Tạm ứng (Mẫu biểu G-07). Báo cáo này cho biết tình hình tạmứng từ nguồn tài trợ bao gồm số dư đầu kỳ, tạm ứng nhận trong kỳ, chi phí thực hiệntrong kỳ và số dư cuối kỳ mang sang kỳ sau.

(3) Báo cáo Chi phí so sánh với Ngân sách (Mẫu biểu G-08). Báo cáo cung cấp thông tinvề chi phí thực hiện so sánh với ngân sách được phê duyệt theo từng Hạng mụcngân sách và theo hoạt động cùng với giải thích về sự chênh lệch.

(4) Sổ Theo dõi Nguồn tài trợ (Mẫu biểu G-10). Sổ này cung cấp các thông tin về tất cả

các giao dịch kế toán về các chi phí đã chi ra bằng tiền mặt và chuyển khoản cùngvới số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Báo cáo này được sử dụng để kiểm tra các báo cáo tàichính.

Trong vòn 30 ngày sau khi Hợp đồng Tài trợ được hoàn thành, Đơn vị nhận tài trợ sẽ nộp

Báo cáo Tài chính Cuối cùng (Mẫu biểu G-09). Quản lý Quỹ sẽ phê duyệt báo cáo và sửdụng báo cáo này làm cơ sở cho việc chuyển tiền lần cuối.

Để phục vụ cho việc kiểm tra các báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán tạm ứng, Đơn vị

nhận tài trợ sẽ gửi Quản lý Quỹ các bản bản sao sổ phụ ngân hàng và Báo cáo Đối chiếuNgân hàng (Mẫu biểu A-03) và Báo cáo Kiểm quỹ (Mẫu biểu A-04).

31

K. LƯU GIỮ QUẢN LÝ THÔNG TIN TÀI CHÍNH

Tất cả các thông tin và tài liệu tài chính kế toán của Quỹ tài trợ phải được lưu giữ ở nơi an

toàn và bảo mật trong thời gian ít nhất là 7 năm kể từ khi các báo cáo đánh giá và báo cáokiểm toán cuối cùng được hoàn thành.

Tất cả các thông tin và tài liệu tài chính kế toán của các Đơn vị nhận tài trợ cũng phải được

lưu giữ ở nơi an toàn và bảo mật trong thời gian ít nhất là 7 năm kể từ ngày quyết toán hợpđồng tài trợ.

Thực hiện lưu giữ số liệu dự phòng (back-up) liên quan đến dữ liệu kế toán và tài chính

hàng tuần và cất giữ ở nơi an toàn bên ngoài văn phòng.

L. THUẾ

1. Hoàn thuế GTGT

Trên cơ sở xem xét về những khó khăn trở ngại và thời gian cần để hoàn tất thủ tục để có

thể hoàn lại được số tiền thuế GTGT so sánh với số tiền thuế GTGT có thể thu hồi về là quánhỏ, cả hai nhà đồng tài trợ là Đan Mạch và UK đã đồng ý cho phép các Đơn vị nhận tài trợvà Quản lý Quỹ được miễn trừ trách nhiệm hoàn thuế GTGT.

2. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Thuế TNCN áp dụng theo Luật Thuế Thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn.

Quản lý Quỹ và/hoặc Đơn vị nhận tài trợ khi ký hợp đồng dịch vụ với các cá nhân là chuyên

gia tư vấn sẽ chịu trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi thanh toán cho chuyên gia vànộp số tiền thuế đã khấu trừ vào Cơ quan Thuế.

32

CHƯƠNG V: ĐỊNH MỨC CHI PHÍ VÀ CHI PHÍ HỢP LỆ


Chương này đưa ra các hướng dẫn áp dụng Định mức Chi phí và các chứng từ yêu cầu cho

chi phí hợp lệ sử dụng nguồn Quỹ Tài trợ PARAF.

Bất cứ chi phí nào ngoài bảng Định mức Chi phí cần phải có sự phê duyệt trước của Quản

lý Quỹ.

Giải ngân và thực hiện hoạt động phải được dựa trên cơ sở Kế hoach Hoạt động và Ngân

sách chi tiết được phê duyệt theo Hợp đồng Tài trợ.

Ngân sách phải được xây dựng theo Định mức Chi phí quy định trong chương này. Bất cứ

chi phí nào vượt quá định mức cũng phải được phê duyệt trước của Quản lý Quỹ.

Định mức Chi phí PARAFF được xây dựng trên cơ sở tham khảo thông tư 97/2010/TT-BTC

ngày 67/2010 do Bộ Tài chính ban hành và Hướng dẫn UN-EU về Chi phí địa phương trongHợp tác phát triển với Việt Nam – bản cập nhật năm 2012.

B. ĐỊNH MỨC CHI PHÍ VÀ YÊU CẦU CHỨNG TỪ

1. Công tác phí đi công tác

Công tác phí được chi trả cho việc tham gia đào tạo, hội thảo, hội nghị, các chuyến giám sát

yêu cầu có nghỉ qua đêm ở địa bàn khác nơi cư trú để thực hiện hoạt động theo Hợp đồngTài trợ đã ký kết.

Công tác phí bao gồm:

(a) Phụ cấp hàng ngày (DSA) để hỗ trợ tiền ăn và tiêu vặt; và

(b) Phòng nghỉ.

Đi công tác phải được Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ phê duyệt trước khi thực hiện. Người đi

công tác cần điền Lệnh Công tác (Mẫu biểu A-09) và dự trù chi phí (công tác phí, chi phí xecộ và chi phí khác). Có thể yêu cầu tạm ứng tiền mặt để chi trả các chi phí này.

Giấy Xác nhận Công tác (Mẫu biểu A-10) được sử dụng trong thời gian thực hiện chuyến

công tác để lấy chữ ký và dấu của tổ chức hoặc khách sạn/nhà khách nơi đến làm việc hoặcnghỉ.

Khi chuyến công tác hoàn thành, Người đi công tác cần nộp Yêu cầu Quyết toán Chi phí

Công tác (Mẫu biểu A-12) và phải quyết toán khoản tạm ứng cho chuyến đi công tác.

Mẫu biểu Lệnh Công tác và Yêu cầu Quyết toán Chi phí Công tác được điền các thông tinchi tiết về ngày và thời gian đi và đến cũng như nơi đi và nơi đến. Nơi đến là nơi yêu cầuphải nghỉ qua đêm.

1.1. Phụ cấp hàng ngày (DSA)

DSA được chi trả để hỗ trợ cho việc ăn và tiêu vặt trong suốt thời gian đi công tác. Thanh

toán sẽ được chi trả theo hình thức khoán gọn trên cơ sở số ngày đi công tác từ ngày đi đếnngày trở về bao gồm cả thời gian đi lại và thời gian ở lại nơi công tác làm việc. Mức DSAđược áp dụng theo bảng dưới đây.

33

Bảng 4: Định mức khoán chi phí phòng nghỉ

Bảng 3: Định mức Phụ cấp hàng ngày (DSA)

Đối với các chuyến công tác đi-về trong cùng một ngày, yêu cầu đi trong thời gian 10 tiếnghoặc hơn (bao gồm cả thời gian đi lại): định mức DSA tương ứng được áp dụng.

1.2. Phòng nghỉ

Chi phí phòng nghỉ trong suốt quá trình công tác được chi trả theo hình thức Khoán gọn trên

cơ sở số đêm thực tế đã nghỉ ở địa bàn khác nơi cư trú. Định mức phòng nghỉ được ápdụng theo bảng dưới đây

34

# Nơi đến công tác Định mức (VND)

1 Thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng,

Cần Thơ, Đà Nẵng, Huế, Vinh, Đà Lạt, NhaTrang, Qui Nhơn, Buôn Mê Thuột

400,000VND/người/ngày

2 Các huyện của thành phố Hà Nội, Hồ Chí

Minh, Hải Phòng, Cần Thơ, Đà Nẵng

Và các thành phố/thị trấn của các tỉnh khác


3 Các quận/huyện khác 150,000VND/người/ngày

4 Ngày đầu tiên đến sau 15h: ngày đầu tiên áp dụng 50% định mức tương ứng

Ngày đầu tiên đến sau 22h: không chi trả DSA cho ngày đầu tiên

# Nơi đến công tác Định mức (VND)

1 Thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng,

Cần Thơ, Đà Nẵng, Huế, Vinh, Đà Lạt, NhaTrang, Qui Nhơn, Buôn Mê Thuột


2 Các huyện của thành phố Hà Nội, Hồ Chí

Minh, Hải Phòng, Cần Thơ, Đà Nẵng

Và các thành phố/thị trấn của các tỉnh khác


3 Các quận/huyện khác 350,000VND/người/ngày

4 Trở về nhà sau 18h ngày cuối cùng 50% định mức tương ứng

được áp dụng

2. Chi phí đi lại

Chi phí đi lại được thanh toán cho người tham dự tham gia các hoạt động của dự án yêu

cầu phải đi lại với khoảng cách xa, chẳng hạn đi từ quận/huyện tới tỉnh hoặc đi từ thành phốnày đến thành phố khác, v.v.

Chi phí đi lại bao gồm thanh toán trong các trường hợp sau:

(i) Đi từ nhà/văn phòng tới sân bay, bến tàu/xe và ngược lại

(ii) Vé máy bay khứ hồi, vé tàu/xe tới nơi yêu cầu công tác và quay về

(iii) Thuê phương tiện đi lại trong suốt chuyến công tác: từ khách sạn/nhà khách đến

nơi làm việc và từ sân bay, bến tàu/xe đến khách sạn/nhà khách và ngược lại

Cá nhân có thể yêu cầu tạm ứng trước khi đi công tác. Yêu cầu tạm ứng được thể hiện

trong Lệnh Công tác và phải được phê duyệt trước khi đi.

Chi phí đi lại yêu cầu phải có hóa đơn hợp lệ hoặc theo giá ghi trên vé của các phương tiện

công cộng.

Việc thanh toán hoặc bồi hoàn chi phí đi lại yêu cầu điền Mẫu biểu Yêu cầu Quyết toán Chi

phí Công tác đính kèm theo các hóa đơn chứng từ.

Vé máy bay/tàu/xe buýt, thẻ lên xuống và các hóa đơn được yêu cầu cho thanh toán.

Các nguyên tắc sau đây được áp dụng cho chi phí đi lại:

• Đối với đi lại bằng máy bay, đường bộ, đường thuỷ, cần sử dụng phương tiệngiao thông hạng phổ thông. Cần có hoá đơn tài chính cho các khoản chi từ200,000 đồng trở lên; và biên nhận tiền vé cho các khoản chi nhỏ hơn200,000 VND.

• Trong trường hợp sử dụng phương tiện đi lại cá nhân hoặc xe mô tô chởkhách (xe ôm) cho mục đích của dự án, áp dụng thanh toán khoán định mứctheo cây số là 3,000 VND/km. Việc đi lại bằng phương tiện cá nhân và xe ômcùng với mức phụ cấp đi lại cần được phê duyệt trước chuyến đi.

• Khi sử dụng/thuê phương tiện đi lại công cộng như xe khách, tàu, ô tô, chi phísẽ được thanh toán căn cứ vào hoá đơn thực tế.

• Không thanh toán cho trường hợp sử dụng các phương tiện của Đơn vị nhậntài trợ.

• Danh sách khoảng cách tiêu chuẩn từ/ đến tỉnh, huyện, và xã do Nhà nướcban hành (tham khảo đường dẫn www.vietbando.com.vn) được áp dụng đểtính toán số km cho thanh toán chi phí đi lại trong trường hợp sử dụngphương tiên cá nhân hoặc xe ôm.

Khi sử dụng phương tiện máy bay, nếu có chi phí từ 200.000 VND trở lên cho việc thuê taxiđi ra sân bay và ngược lại nhưng không thể lấy được hóa đơn tài chính (hóa đơn đỏ),trường hợp đó có thể áp dụng hình thức khoán định mức chi phí taxi sân bay trả cho từng cánhân.

35

3. Chứng từ yêu cầu cho thanh toán đi công tác

Bảng 5: Định mức khoán chi phí taxi sân bay một chiều tại các sân bay chính

(i) Trường hợp cá nhân đi công tác, DSA và chi phí đi lại được thanh toán trên cơ s

ở

được phê duyệt các giấy tờ sau:

• Lệnh Công tác (Mẫu biểu A-09)

• Giấy Xác nhận Công tác (Mẫu biểu A-10)

• Yêu cầu Quyết toán Chi phí Công tác (Mẫu biểu A-12)

• Bảng kê Khoảng cách Đi lại (Mẫu biểu A-11) (đối với trường hợp sử dụng

# Sân bay Địa điểm Taxi sân bay – một chiềuSố tiền (VND)

1 Điện Biên Điện Biên 22,0002 Nội Bài Thành phố Hà Nội 275,0003 Cát Bi Thành phố Hải Phòng 106,0004 Vinh Thành phố Vinh 108,0005 Đồng Hới Thành phố Đồng Hới 147,0006 Phú Bài Thành phố Huế 220,0007 Đà Nẵng Thành phố Đà Nẵng 58,8008 Chu Lai Quảng Nam 394,0009 Pleiku Thành phố Pleiku 105,00010 Phú Cát Thành phố Quy Nhon 365,00011 Đông Tác Tuy Hoa 108,50012 Buôn Ma Thuột Thành phố Buôn Ma Thuột 161,50013 Cam Ranh Thành phố Nha Trang 315,00014 Liên Khương Thành phố Đà Lạt 290,00015 Tân Sân Nhất Thành phố Hồ Chí Minh 149,00016 Rạch Sòi Rạch Giá 145,00017 Phú Quốc Phú Quốc 85,00018 Cần Thơ Thành phố Cần Thơ 247,50019 Côn Đảo Côn Đảo 50,00020 Cà Mau Cà Mau 42,000

Trường hợp không tổ chức ăn, phụ cấp bữa ăn có thể được áp dụng theo hình thức khoán

Bảng 6: Định mức chi tối đa cho giải khát giữa giờ và bữa ăn

phương tiện cá nhân)

(ii) Trường hợp một nhóm người tham dự, chi phí đi lại được thanh toán trên cơ sở

có đủ chữ ký và phê duyệt các giấy tờ sau:

• Danh sách Người tham dự (Mẫu biểu A-13)

• Giấy biên nhận (Mẫu biểu A-08a).

4. Các chi phí liên quan đến tổ chức sự kiện

Nhình chung, các sự kiện hội họp/hội thảo/ và đào tạo và các chi phí liên quan không được

cao hơn mức chi phí khách sạn 3 sao hoặc tương ứng.

Giải khát giữa giờ được phục vụ trong quá trình thực hiện các sự kiện hội họp/hội thảo và

đào tạo. Chi phí giải khát giữa giờ được thanh toán trên cơ sở hóa đơn nhưng không đượccao hơn định mức tối đa như được quy định theo bảng dưới đây.

Có thể tổ chức ăn cho cả đại biểu ở cùng địa bàn và khác địa bàn nơi cư trú. Về nguyên tắc,

định mức DSA được áp dụng cho chi phí ăn sáng, ăn trưa và ăn tối cho đại biểu khác địabàn nơi cư trú khi đi công tác. Nếu đại biểu khác địa bàn nơi cư trú được ban tổ chức phụcvụ ăn thì mức DSA sẽ bị trừ đi 15% cho bữa sáng, 30% cho mỗi bữa trưa hoặc tối. Nếu định

36

#Nơi tổ chức sự kiện Định mức chi phí giải

khát giữa giờ (VND)

Định mức chi phí ăn trưa

hoặc ăn tối (VND)

1 Thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh,

Hải Phòng, Cần Thơ, Đà Nẵng,Huế, Vinh, Đà Lạt, Nha Trang, QuiNhơn, Buôn Mê Thuột

30,000VND/người/lần 180,000VND/người/bữa

2 Các huyện của thành phố Hà Nội,

Hồ Chí Minh, Hải Phòng, CầnThơ, Đà Nẵng

Và các thành phố/thị trấn của các

tỉnh khác

20,000VND/người/lần 120,000VND/người/bữa

3 Các quận/huyện khác 15,000VND/người/lần 80,000VND/ người/bữa

mức DSA được trả đủ cho đại biểu khác địa bàn nơi cư trú thì các đại biểu này không đượcban tổ chức phục vụ ăn.

Bữa trưa và/hoặc bữa tối có thể được tổ chức phục vụ cho các đại biểu tham dự các sự kiện

nhưng là các sự kiện kéo dài cả ngày. Đối với các sự kiện nửa ngày nhưng kéo dài 4 tiếnghoặc hơn, chỉ có thể tổ chức bữa ăn trưa hoặc bữa ăn tối (tương ứng cho sự kiện được tổchức buổi sáng hoặc buổi chiều).

Chi phí giải khát giữa giờ và bữa ăn được thanh toán trên cơ sở hóa đơn thực tế nhưng

không được vượt quá định mức chi phí tối đa như được quy định theo bảng dưới đây.

gọn cho các đại biểu ở cùng địa bàn nơi cư trú với mức chi bằng ½ định mức tương ứng,

cho các sự kiện được tổ chức cả ngày. Phụ cấp này không áp dụng cho các sự kiện được tổchức nửa ngày.

Trường hợp đặc biệt, nếu thực tế cho thấy rằng các định mức chi phí trên không đủ để trang

trải chi phí thực tế cho các bữa ăn khi tổ chức các sự kiện, định mức chi phí tối đa trên cóthể tăng thêm 30% nhưng phải có sự phê duyệt trước của Quản lý Quỹ.

5. Chứng từ yêu cầu cho chi phí tổ chức sự kiện

• Danh sách Người tham dự (Mẫu biểu A-13) có đủ chữ ký đại biểu.

• Giấy biên nhận (Mẫu biểu A-08a) sử dụng để chi trả tiền công tác phí và/hoặc chi phí

đi lại có đủ chữ ký của người nhận tiền.

• Phiếu Đánh giá Hội thảo (Mẫu biểu A-14) do các đại biểu điền sau mỗi sự kiện.

• Tất cả các chi phí liên quan đến việc tổ chức sự kiện (như thuê phòng họp và thiết bị

họp, văn phòng phẩm, bản sao tài liệu và chi phí khác) yêu cầu có hóa đơn hợp lệ.

• Hợp đồng ký để thuê địa điểm bao gồm phòng họp, thiết bị họp và tổ chức ăn cũng

như để thuê phương tiện chuyên chở đại biểu.

37

Cấp độ Yêu cầu Mức tối đa (VND)/

người/tháng

Mức tối đa (VND)/

người/ngày

Cấp độ 1 Bằng đại học, 3-5 năm kinh nghiệm

phù hợp

15,000,000 1,000,000

Cấp độ 2 Bằng đại học, 5-10 năm kinh nghiệm

phù hợp

39,000,000 2,600,000

Cấp độ 3 Bằng cao học, 10-15 năm kinh

nghiệm phù hợp

54,000,000 3,600,000

Nếu có bằng thạc sỹ, số năm kinh nghiệm yêu cầu có thể giảm 2 năm.

• Hóa đơn tài chính (hóa đơn đỏ) yêu cầu cho chi phí thuê địa điểm và chi phí liênquan khác có giá trị từ 200.000VND trở lên.

• Một bộ bản sao tài liệu phục vụ sự kiện yêu cầu đính kèm theo chứng từ thanh toán

chi phí phô tô tài liệu.

6. Phí tư vấn và đào tạo viên

6.1 Phí tư vấn

Chuyên gia tư vấn tham gia thực hiện đề xuất tài trợ thông thường sẽ do Đơn vị nhận tài trợký hợp đồng. Chuyên gia tư vấn có thể được Quản lý Quỹ giới thiệu từ nguồn danh sáchchuyên gia được sơ tuyển thông qua một quy trình tuyển chọn minh bạch.

Mức phí tư vấn theo ngày hay theo tháng cho chuyên gia tư vấn là cá nhân cần được đàm

phán trong phạm vi mức phí tối đa theo từng cấp độ khác nhau được quy định trong bảngdưới đây và được xác định trong bảng ngân sách chi tiết của kế hoạch hoạt động được phê

Tài liệu sau đây cần được Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ phê duyệt trước khi thanh toán phí

đồng3

duyệt.

Mức phí cho các công ty tư vấn hoặc các tổ chức thông thường phải thông qua thủ tục đấu

thầu cạnh tranh.

Bảng 7: Mức tối đa phí tư vấn địa phương là cá nhân do Đơn vị nhận tài trợ ký hợp

tư vấn và các chi phí liên quan (chi phí đi lại v.v.): ToR, hợp đồng, báo cáo tư vấn, bảngchấm công.

6.2 Phí đào tạo viên và giảng viên tham gia vào các sự kiện hội thảo/hội nghị/đào tạo

Phí này áp dụng cho các cán bộ hỗ trợ là cá nhân, những người được yêu cầu chuẩn bị tài

liệu và/hoặc hỗ trợ/tổ chức và/hoặc đóng góp về kỹ thuật/bài giảng trong các sự kiện hộithảo và đào tạo do Đơn vị nhận tài trợ mời và theo Kế hoach Hoạt động đã được duyệt trong

3 Các mức trên bao gồm tất cả chi phí (bao gồm thuế và bảo hiểm của người lao động và người tuyểndụng lao động theo luật pháp Việt Nam).

38

Cấp độ Yêu cầu

Mức phí tối đa (VND)/người

Trung ương* Tỉnh**

Cấp độ 1 Giáo sư hoặc tương đương hơn 15 năm kinh

nghiệm phù hợp

2,000,000 1,500,000

Cấp độ 2 Giáo sư hoặc tương đương 10-15 kinh nghiệm

phù hợp

1,800,000 1,200,000

Cấp độ 3 Giảng viên/báo cáo viên 5-10 kinh nghiệm phù

hợp

1,500,000 1,000,000

Cấp độ 4 Trợ lý giảng viên 1,000,000 800,000

Hợp đồng Tài trợ. Mức phí tối đa áp dụng cho các cấp độ khác nhau được chi tiết theo bảngdưới đây.

Cấp độ Mức

Biên dịch Từ tiếng Anh sang tiếng Việt 200,000VND/trang 350 từ

Từ tiếng Việt sang tiếng Anh 250,000VND/ trang 350 từ

Phiên dịch Dịch đồng thời 4,500,000VND/nửa ngày hoặc9,000,000VND/ngày

Dịch thường 400,000VND giờ/người hoặc3,000,000VND/ngày

Trường hợp có 2 người phiên dịch trở lên, mức phí trên được chia cho sốngười phiên dịch

Bảng 9: Mức phí tối đa cho biên dịch và phiên dịch

(*) Trung ương: giảng viên/đào tạo viên đến từ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh

Bảng 8: Mức phí tối đa cho giảng viên và đào tạo viên

(**) Tỉnh: giảng viên/đào tạo viên đến từ các tỉnh khác

Ngoài các mức phí trên, chuyên gia tư vấn và đào tạo viên và giảng viên tham gia các sự

kiện của dự án còn được đối xử như các đại biểu tham dự sự kiện (được phụ vụ giải khátgiữa giờ và bữa ăn nếu có tổ chức). Quy định về chi phí đi lại cũng được áp dụng đối vớichuyên gia tư vấn và đào tạo viên và giảng viên nếu được yêu cầu đi công tác.

Thanh toán phí cho đào tạo viên/giảng viên yêu cầu có ký Giấy biên nhận (Mẫu biểu A-08a

hoặc A-08b) và bản bản sao bài giảng/bài trình bày.

6.3 Phí biên dịch và phiên dịch

Phí biên dịch và phiên dịch áp dụng khi hoạt động có yêu cầu dịch với điều kiện là yêu cầu

biên dịch và/hoặc phiên dịch có trong hoạt động của Kế hoạch Hoạt động được phê duyệt.Mức phí biên dịch và phiên dịch được thể hiện trong bảng dưới đây.

39

Chứng từ yêu cầu cho thanh toán phí biên dịch/phiên dich bao gồm: (i) Hợp đồng dịch vụđược ký kết và (ii) Xác nhận cho việc thanh toán phí: cần xác định mức phí, số lượng thực tế(số trang hoặc thời gian) và số tiền thanh toán.

40

CHƯƠNG VI: MUA SẮM

Chương này đưa ra các thủ tục mua sắm hàng hóa và dịch vụ do Quản lý Quỹ và Đơn vịnhận tài trợ thực hiện. Hướng dẫn cũng bao gồm cả quy trình thiết lập và duy trì một Danhsách Chuyên gia cung cấp dịch vụ tư vấn cho thực hiện các hoạt động của Chương trình Xâydựng Năng lực và Hỗ trợ Tài trợ.

PARAFF cố gắng đưa ra các thủ tục mua sắm sao cho hài hòa giữa thủ tục mua sắm của cácnhà tài trợ và thủ tục mua săm được quy định trong Luật đấu thầu Việt Nam sô61/2005/QH11; Nghị định số 85/2009/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọnnhà thầu theo luật xây dựng và đặc biệt là thông tư 68/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính quyđịnh việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quannhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội-nghề nghiệp, tổchức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.

Đã có sự cân nhắc về sự hạn hẹp của ngân sách, thời gian không cho phép kéo dài và tínhđặc thù của PARAFF nhằm hỗ trợ cho sự đơn giản của các đề xuất được hỗ trợ phản ánhmức độ hoạt động và quy mô của các tổ chức nhận tài trợ trong khi phải đảm bảo tính thốngnhất với các nguyên tăc đấu thầu.


Việc mua sắm hàng hóa cần được xác định trong Kế hoạch Mua sắm cần có các thông tinmiêu tả về hàng hóa sẽ được mua bao gồm các thông tin về số lượng, đơn giá và tổng chiphí dự kiến.

Kế hoạch Mua sắm của các Đơn vị nhận tài trợ sẽ là một phần của các Hợp đồng Tài trợđược Quản lý Quỹ ký. Không yêu cầu phê duyệt riêng cho Kế hoạch mua sắm.

Các Kế hoạch mua sắm của Ban Thư ký được bao gồm trong các Kế hoạch Hoạt động hàng

năm được Ban chỉ đạo phê duyệt. Không yêu cầu phê duyệt riêng cho Kế hoạch mua sắm.

Một đơn hàng / hợp đồng sẽ không được vượt quá ngân sách đã được phê duyệt.

Việc tham gia vào các hoạt động mua sắm không yêu cầu phải được cho phép chính thức.

Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ có thẩm quyền phê duyệt các tài liệu mua sắm (các thông số

kỹ thuật, điều khoản tham chiếu, kết quả tuyển chọn, hợp đồng) cho các khoản mua sắm doĐơn vị nhận tài trợ thực hiện. Yêu cầu có Thư không phản đối của Ban Thư ký cho việc muasắm thuê chuyên gia ngắn hạn/đơn vị cung cấp dịch vụ đối với các hợp đồng có giá trị trên50 triệu đồng.

Trưởng nhóm Ban Thư ký PARAFF có thẩm quyền phê duyệt các tài liệu mua sắm cho các

khoản mua sắm do Ban Thư ký PARAFF thực hiện. Yêu cầu có Thư không phản đối của Đạisứ quán trước khi Ban Thư ký PARAFF quyết định thuê chuyên gia ngắn hạn/đơn vị cungcấp dịch vụ.

B. MUA SẮM HÀNG HÓA

Các hình thức mua sắm, tham khảo Thông tư số 68/2012/TT-BTC, được áp dụng cho

PARAFF là:

• Chỉ định thầu đối với mua sắm tài sản thông thường (Khoản 3, Điều 32);

41

• Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm tài sản (Điều 34).

Trường hợp mua sắm mà không thuộc các hình thức mua sắm trên thì sẽ do Ban Thư ký

PARAFF đảm nhiệm tuân thủ theo thủ tục của nhà tài trợ.

1. Chỉ định thầu đối với mua sắm tài sản thông thường

Mua sắm hàng hóa có giá trị hợp đồng không quá 100,000,000 VND (một trăm triệu đồng)

sẽ do Đơn vị nhận tài trợ đảm nhiệm áp dụng thủ tục chỉ định thầu được miêu tả dưới đây.

Thủ tục chỉ định thầu đối với mua sắm hàng hóa có gói giá tri không quá 100.000.000 đồnglà những hàng hóa thông dụng

4, sẵn có trên thị trường

5 cho hoạt động thường xuyên củaĐơn vị nhận tài trợ6 như sau:

• Mua sắm có giá trị đến 20.000.000 đồng: Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ quyết địnhviệc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mìnhđồng thời phải đảm bảo chế độ hóa đơn chứng từ đầy đủ theo đúng quy định củapháp luật.

• Mua sắm có giá trị trên 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng: Đơn vị nhận tài trợcần có ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp khác nhau. Báo giá có thể được gửi trựctiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện. Kết quả lựa chọn phải đảm bảo rằng nhà

thầu được lựa chọn là tối ưu nhất xét về chất lượng, giá cả và những yêu cầu khác(nếu có) như thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, đào tạo, chuyển giao côngnghệ, không tính đến địa điểm nơi mà nhà thầu đóng trụ sở.

2. Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm tài sản

Mua sắm có giá trị hợp đồng trên 100.000.000 đồng (một tram triệu đồng), nếu có, sẽ được

Ban Thư ký PARAFF thực hiện.

Thủ tục chào hàng cạnh tranh được áp dụng cho gói mua sắm hàng hóa có giá trị trên100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng, đó là hàng hàng thông thường, có sẵn trên thịtrường đảm bảo các giải pháp kỹ thuật tiêu chuẩn và chất lượng công việc.

Quy trình thực hiện chào hàng cạnh tranh:

a) Hồ sơ yêu cầu: Trưởng nhóm PARAFF sẽ phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ yêu cầubao gồm yêu cầu về mặt kỹ thuật như số lượng, tiêu chuẩn, đặc tính kỹ thuật, thờihạn cung cấp hàng hoá, thời hạn hiệu lực của báo giá, thời điểm nộp báo giá, cácyêu cầu về bảo hành, bảo trì, đào tạo, chuyển giao và các nội dung cần thiết khác,không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu. Việc đánh giá các yêu cầu về mặt kỹ thuậtđược thực hiện theo tiêu chí “đạt”, “không đạt” và được thể hiện trong hồ sơ yêu cầu.

4 Đó là hàng hóa được có nhiều nguwoif sử dụng và có nguồn cung cấp đảm bảo, ổn định.5 Hàng hóa được giao ngay khi có nhu cầu mà không phải thông qua đặt hang để thiết kế, gia công,chế tạo, sản xuất.6 Bao gồm việc mua sắm mới tài sản với số lượng ít, thay thế các tài sản bị hư hỏng, các công cụ,phụ tùng thay thế, các dụng cụ cho hoạt động thường xuyên, dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa máy mócthiết bị và phương tiện làm việc và các phương tiện vận tải, mua sắm để phục vụ nhu cầu cấp thiết vàđột xuất.

42

b) Tổ chức chào hàng:

• Ban Thư ký PARAFF đăng thông báo mời chào hàng 3 kỳ liên tiếp trên một tờ báogiấy được phát hành rộng rãi trong một ngành hoặc trong một tỉnh hoặc rộng rãitrong cả nước để các nhà thầu quan tâm đăng ký tham gia. Thư mời cũng có thểđược đăng tải đồng thời trên các phương tiện thông tin đại chúng khác.

• Ban Thư ký PARAFF sẽ phát hành hồ sơ yêu cầu tới các nhà thầu quan tâm cho tớitrước thời điểm kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề xuất để bảo đảm nhận được tối thiểu03 hồ sơ đề xuất từ 03 nhà thầu khác nhau. Thời gian để các nhà thầu chuẩn bị hồsơ đề xuất ít nhất là 05 ngày.

• Các nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất đến Ban Thư ký PARAFF bằng cách gửi trực tiếp,gửi qua đường bưu điện hoặc fax. Mỗi nhà thầu chỉ được nộp một hồ sơ đề xuất.

• Ban Thư ký PARAFF chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin trong hồ sơ đề xuất củatừng nhà thầu. Ngay sau khi kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề xuất, Ban Thư kýPARAFF lập văn bản tiếp nhận các hồ sơ đề xuất gồm các nội dung như: tên nhàthầu, giá chào, điều kiện hậu mãi, thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất và gửi vănbản này đến các nhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất.

c) Đánh giá các hồ sơ đề xuất

• Ban Thư ký PARAFF sẽ đánh giá các hồ sơ đề xuất nhận được dựa trên cơ sở cácyêu cầu kỹ thuật đã nêu trong hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ đề xuất vượt qua bước đánh giávề mặt kỹ thuật khi tất cả yêu cầu về mặt kỹ thuật đều được đánh giá là “đạt”;

• Ban Thư ký PARAFF sẽ so sánh giá chào của các hồ sơ đề xuất đáp ứng về mặt kỹ

thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấpnhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và không vượt giá gói thầu sẽ được đề nghị lựachọn.

d) Phê duyệt kết quả các chào hàng hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng

• Dựa trên báo cáo kết quả đánh giá các hồ sơ đề xuất, Trưởng nhóm PARAFF sẽphê duyệt kết quả các chào hàng hàng cạnh tranh.

• Ban Thư ký PARAFF sẽ thông báo bằng văn bản kết quả chọn thầu tới tất cả cácnhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất và đàm phán hợp đồng và tiến hành các thủ tụcvề hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Không có mua sắm tài sản có giá trị hợp đồng trên 500.000.000 đồng (năm tram triệu đồng)

C. MUA SẮM DỊCH VỤ

Mua sắm dịch vụ từ Quỹ PARAFF thông thường theo hình thức hợp đồng với một nhà cung

cấp dịch vụ có thể là chuyên gia tư vấn là cá nhân, một công ty tư vấn hay một tổ chức cungcấp dịch vụ tư vấn trong hoạt động hỗ trợ tài trợ hoặc là với một đơn vị tổ chức sự kiện để tổchức các sự kiện hội thảo, hội nghị, và đào tạo, v.v.

43

Quỹ PARAFF sẽ có 03 nguồn chuyên gia ngắn hạn:

(i) Chuyên gia ngắn hạn được tuyển dụng theo hợp đồng quản lý của NIRAS theo góidịch vụ tổng thể cho quỹ PARAFF mà tập trung vào việc hỗ trợ xây dựng năng lựccho các Đơn vị nhận tài trợ;

(ii) Chuyên gia ngắn hạn, công ty hoặc tổ chức tham gia là Nhà Cung cấp Dịch vụcho Chương trình Xây dựng Năng lực của quỹ PARAFF, và

(iii) Chuyên gia ngắn hạn, công ty hoặc tổ chức tham gia là Nhà Cung cấp Dịch vụvới những nhiệm vụ cụ thể cho một hoặc một số các Đơn vị nhận tài trợ thực hiệnhoạt động của Quỹ và được chi trả từ nguồn vốn tài trợ.

Nguồn thứ nhất: NIRAS sẽ tìm các chuyên gia phù hợp từ mạng lưới chuyên gia của mình.Chuyên gia có thể là chuyên gia quốc tế hoặc chuyên gia trong nước và cũng có thể là cánhân hoặc là công ty. Chuyên gia tư vấn ngắn hạn của NIRAS sẽ gửi báo cáo kỹ thuật choBan Thư ký PARAFF. Các nghĩa vụ, sự bảo đảm về chất lượng và nguồn lực hỗ trợ về kỹthuật là một phần của chi phí quản lý chung của NIRAS.

Đối với nguồn thứ hai: Quỹ PARAFF sẽ thiết lập một Danh sách các Nhà Cung cấp Dịch vụđược sơ tuyển. Các Nhà Cung cấp Dịch vụ sẽ chủ yếu là các chuyên gia trong nước, cáccông ty và tổ chức. Các Nhà Cung cấp Dịch vụ theo nguồn thứ hai sẽ gửi báo cáo kỹ thuậttới Ban Thư ký PARAFF trong khi Các Nhà Cung cấp Dịch vụ theo nguồn thứ ba sẽ báo cáo

kỹ thuật cho Đơn vị nhận tài trợ và gửi bản sao cho Ban Thư ký PARAFF. Nhóm quản lýPARAFF sẽ thực hiện kiểm toán về tài chính và kỹ thuật các Đơn vị nhận tài trợ. Các chi phíliên quan đến các nghĩa vụ, bảo đảm chất lượng và nguồn hỗ trợ về kỹ thuật sẽ được đưavào giá của Nhà Cung cấp Dịch vụ.

1. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn theo hợp đồng quản lý của NIRAS

Dịch vụ tư vấn ngắn hạn cần thuê-tuyển dụng sẽ là một phần của hợp đồng quản lý của

NIRAS áp dụng theo các định mức đã được ký kết theo thỏa thuận dịch vụ với Bộ Ngoạigiao Đan Mạch.

Ngân sách cho đầu vào hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn là một phần của kế hoạch hàng năm củaQuỹ PARAFF được Ban Chỉ đạo phê duyệt.

Ban Thư ký PARAFF sẽ xác định nhu cầu cần thiết về hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn, phối hợp tácvới các đơn vị và tổ chức đối tác và soạn thảo Điều khoản Tham chiếu (ToR) cũng như là dựkiến ngân sách. ToR bao gồm các nội dung sau:

• Nội dung công việc

• Dự kiến sản phẩm đầu ra bao gồm cả thời gian nộp sản phẩm đầu ra/báo cáo

• Phạm vi công việc, các vấn đề sẽ được giải quyết

• Các rủi ro và giả thuyết đạt được sản phẩm đầu ra

• Dự kiến thời gian thực hiện công việc: thời gian bắt đầu và kết thúc công việc

• Đưa ra số ngày cần thiết để thực hiện công việc

44

• Dự kiến số lần công tác (nếu là chuyên gia gia quốc tê) và số ngày làm việc (kếhoạch cho từng cá nhân)

• Dự kiến lịch trình

• Xác định đơn vị đối tác và cá nhân hoặc chức vụ của người đại diện đơn vị đối tác

• Họp tổng kết với Trưởng nhóm và các đơn vị đối tác

Nhóm quản lý dự án tại trụ sở NIRAS sẽ kiểm tra để đảm bảo chất lượng của ToR và gửi

ToR tới người chịu trách nhiệm tại ĐSQ Đan Mạch tại Việt Nam. Trong vòng 5 ngày làm việc,nếu ĐSQ không có ý kiến phản đối thì ToR bắt đầu có hiệu lực.

NIRAS phối hợp với Ban Thư ký PARAFF xác định các ứng viên phù hợp cho yêu cầu côngviệc, liên hệ với những ứng viên phù hợp để đàm phán và yêu cầu về khả năng sẵn sàng khitham gia. Hồ sơ ứng viên sẽ được gửi tời ĐSQ Đan Mạch tại Việt Nam để lấy ý kiến khôngphản đối – sẽ nhận được sau 5 ngày làm việc.

Lựa chọn cuối cùng ứng viên tốt nhất phụ thuộc vào một số yếu tố chẳng hạn như chấtlượng, sự sẵn sàng, v.v. Giải trình về việc lựa chọn ứng viên sẽ được lưu giữ trong hồ sơ cóthể dưới hình thức là văn bản hoặc là thư điện tử (email) trao đổi giữa Ban Thư ký PARAFFvà Nhóm quản lý dự án tại trụ sở NIRAS.

NIRAS liên hệ với ứng viên, chuẩn bị và ký hợp đồng và thông báo cho Ban Thư kýPARAFF.

Chuyên gia tư vấn được cử tới và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo ToR dưới sự giám sátcủa Ban Thư ký PARAFF. NIRAS và Trưởng Nhóm PARAFF sẽ kiểm tra đảm bảo về chấtlượng thực hiện hợp đồng khi có thể.

Chuyên gia tư vấn sẽ họp tổng kết với Trưởng Nhóm PARAFF. Trưởng Nhóm PARAFF sẽgửi thư điện tử (email) nhận xét/phê duyệt của mình về kết quả công việc cho chuyên gia tưvấn và NIRAS. Thanh toán lần cuối sẽ do NIRAS thực hiện trên cơ sở bảng chấm công vàbáo cáo (dự thảo) được phê duyệt và sự phê duyệt của Trưởng nhóm PARAFF.

Hóa đơn cho dịch vụ tư vấn ngắn hạn sẽ được NIRAS gửi mỗi 6 tháng tới ĐSQ và sẽ là chiphí thuộc Quỹ Tài trợ PARAFF. Số tiền giải ngân sẽ được phản ánh trong báo cáo chi phícủa PARAFF đệ trình Ban chỉ đạo.

Các sản phẩm đầu ra do các chuyên gia tư vấn thực hiện sẽ được gửi tới các đối tác có liênquan

2. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn cho Chương trình Xây dựng Năng lựcPARAFF

Ngân sách cho đầu vào hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn là một phần của Chương trình Xây dựng

Năng lực PARAFF được Ban chỉ đạo phê duyệt.

Ban Thư ký PARAFF sẽ xác định nhu cầu về dịch vụ tư vấn ngắn hạn, phối hợp tác với cácđơn vị và tổ chức đối tác và soạn thảo dự thảo Điều khoản Tham chiếu (ToR) cũng như làdự kiến ngân sách. ToR bao gồm các nội dung sau:


45







• Họp tổng kết với Trưởng nhóm và các đơn vị đối tác

Nhóm quản lý dự án tại trụ sở NIRAS kiểm tra để đảm bảo chất lượng của ToR được lựa

chọn theo yêu cầu của Ban Thư ký PARAFF.

Ban Thư ký PARAFF lựa chọn đơn vị Cung cấp Dịch vụ áp dụng hình thức mua sắm thíchhợp. Khi giá trị hợp đồng trên 50.000.000 đồng, điều khoản tham chiếu và kết quả lựa chọnsẽ được gửi tới ĐSQ để có ý kiến không phản đối.

Ban Thư ký sẽ đàm phán và ký hợp đồng với đơn vị được lựa chọn. Các nhà thầu khôngđược chọn sẽ được thông báo khi việc thỏa thuận với đơn vị thắng thầu đã đạt được.

Nhà Cung cấp Dịch vụ sau khi ký hợp đồng sẽ bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo ToR dưới sựgiám sát của Ban Thư ký PARAFF. Ban Thư ký PARAFF sẽ kiểm tra đảm bảo chất lượngviệc thực hiện hợp đồng khi có thể.

Nhà Cung cấp Dịch vụ họp tổng kết với Trưởng nhóm PARAFF. Trưởng nhóm PARAFF sẽđưa ra nhận xét/phê duyệt của mình về dịch vụ tư vấn.

Thanh toán lần cuối sẽ do Ban Thư ký PARAFF thực hiện khi các yêu cầu theo hợp đồng đãđược hoàn thành và báo cáo (dự thảo) được phê duyệt.

Các sản phẩm đầu ra do chuyên gia tư vấn thực hiện sẽ được gửi tới các đối tác có liênquan hoặc đưa lên trang web khi có thể.

3. Quy trình tuyển chọn tư vấn ngắn hạn cho Chương trình Tài trợ PARAFF

Ngân sách cho nhu cầu dịch vụ tư vấn ngắn hạn là một phần của Hợp đồng Tài trợ.

Đơn vị nhận tài trợ sẽ xác định nhu cầu cần thiết về dịch vụ tư vấn ngắn hạn, phối hợp vớicác đơn vị và tổ chức đối tác và soạn thảo dự thảo Điều khoản Tham chiếu (ToR) cũng nhưlà dự kiến ngân sách cho nhu cầu dịch vụ tư vấn.

ToR bao gồm các nội dung sau:







46


• Họp tổng kết

Ban Thư ký PARAFF sẽ kiểm tra để đảm bảo chất lượng các ToR được lựa chọn theo yêu

cầu của Đơn vị nhận tài trợ hoặc do Nhóm quản lý tự chọn.

Đơn vị nhận tài trợ chọn đơn vị Cung cấp Dịch vụ áp dụng hình thức mua sắm thích hợp .Khi giá trị hợp đồng trên 50.000.000 đồng, điều khoản tham chiếu và kết quả lựa chọn sẽđược gửi tới Ban Thư ký để có ý kiến không phản đối.

Đơn vị nhận tài trợ sẽ đàm phán và ký hợp đồng với đơn vị được lựa chọn. Các nhà thầukhông được chọn sẽ được thông báo khi việc thỏa thuận với đơn vị thắng thầu đã đạt được

Nhà Cung cấp Dịch vụ sau khi ký hợp đồng sẽ bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo ToR dưới sựgiám sát của Đơn vị nhận tài trợ. Ban Thư ký PARAFF sẽ kiểm tra đảm bảo chất lượng thựchiện hợp đồng khi có thể.

Nhà Cung cấp Dịch vụ sẽ họp tổng kết với Đơn vị nhận tài trợ. Đơn vị nhận tài trợ sẽ đưa ranhận xét/phê duyệt của mình về dịch vụ tư vấn.

Thanh toán lần cuối sẽ do Đơn vị nhận tài trợ thực hiện trên khi các yêu cầu theo hợp đồngđã được hoàn thành và báo cáo (dự thảo) được phê duyệt.

Các sản phẩm đầu ra về dịch vụ tư vấn sẽ được gửi tới tất cả các đối tác có liên quan hoặcđưa lên trang web khi có thể.

Ban Thư ký PARAFF có quyền kiểm toán tài chính và kỹ thuật việc thực hiện các hợp đồngdịch vụ do Đơn vị nhận tài trợ lựa chọn và ký kết.

4. Các hình thức mua sắm

Các hình thức mua sắm, tham khảo Thông tư số 68/2012/TT-BTC, áp dụng cho PARAFF là:

• Lựa chọn tư vấn cá nhân (Điều 20)

• Lựa chọn nhà thầu là đơn vị tổ chức sự kiện (khoản 2 Điều 36)

Trường hợp nếu các hình thức mua sắm trên không thể áp dụng, việc mua sắm sẽ được

Ban Thư ký PARAFF thực hiện tuân thủ theo thủ tục nhà tài trợ.

4.1 Lựa chọn nhà thầu là đơn vị tổ chức sự kiện

Trường hợp cần lựa chọn nhà thầu để cung cấp dịch vụ tổ chức các hội nghị, hội thảo, đại

hội, tập huấn... (phục vụ ăn, nghỉ cho đại biểu; cho thuê hội trường, phòng họp và các dịchvụ liên quan như trang trí, khánh tiết, nước uống...) Thủ trưởng đơn vị

7 lựa chọn và ký hợpđồng trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo phù hợp với quy mô, tính chất, nguồn kinhphí, tiết kiệm, hiệu quả và chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảođầy đủ chế độ hoá đơn, chứng từ để thanh, quyết toán theo quy định.

7 Đơn vị nhận tài trợ hoặc Ban Thư ký PARAFF

47

4.2 Lựa chọn tư vấn cá nhân

Việc lựa chọn tư vấn cá nhân sẽ áp dụng thủ tục theo Điều 20 của Thông tư 68/2012/TT-

BTC nhưng được vận dụng theo miêu tả dưới đây.

Tùy theo tính chất, nội dung và phạm vi công việc tư vấn, xét thấy cá nhân chuyên gia tưvấn có thể đảm nhiệm được công việc một cách độc lập mà không cần phải nhiều chuyêngia hoặc sự hỗ trợ chuyên môn từ cá nhân hay tổ chức khác hoặc việc sử dụng tư vấn cánhân là có lợi thì việc lựa chọn tư vấn cá nhân được thực hiện theo quy trình sau đây:

1. Đơn vị mua sắm xác định điều khoản tham chiếu và chuẩn bị dự thảo hợp đồng đối với vị

trí tư vấn cần tuyển chọn. Nội dung điều khoản tham chiếu bao gồm:

2. Đơn vị mua sắm lựa chọn tối thiểu 3 hồ sơ lý lịch khoa học của 3 chuyên gia tư vấn phù

hợp với yêu cầu nêu trong điều khoản tham chiếu.

3. Đơn vị mua sắm đánh giá sự phù hợp của chuyên gia tư vấn theo hồ sơ lý lịch khoa học

trên cơ sở yêu cầu đã nêu trong điều khoản tham chiếu để lựa chọn chuyên gia đáp ứng yêucầu.

4. Trên cơ sở dự thảo hợp đồng, điều khoản tham chiếu và thông tin khác liên quan, Đơn vị

mua sắm tiến hành đàm phán với chuyên gia tư vấn được đề nghị lựa chọn.

5. Căn cứ báo cáo lựa chọn, Đơn vị mua sắm sẽ phê duyệt kết quả lựa chọn và ký kết hợp

đồng với chuyên gia tư vấn được lựa chọn.

4.3 Thủ tục đàm phán cạnh tranh8

Thủ tục đàm phán cạnh tranh sẽ được áp dụng đối với mua sắm do Ban Thư ký thực hiện

đối với các dịch vụ là các đơn vị công cấp dịch vụ tư vấn (công ty, tổ chức) khi hợp đồng cógiá trị trên 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng.

Một Ban Đánh giá sẽ được thành lập với các thành viên được chỉ định từ Ban Thư ký. nếu

cần thiết sẽ được hỗ trợ bởi các chuyên gia bên ngoài. Trưởng nhóm PARAFF sẽ điều hànhBan. Trên cơ sở yêu cầu công việc theo Điều khoản Tham chiếu, Ban Đánh giá sẽ đưa racác tiêu thức lựa chọn và chọn ra một danh sách ngắn gồm ít nhất 03 nhà cung cấp dịch vụtốt nhất dựa trên kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng và các công việc phù hợpđã làm trước đây.

Trường hợp ngoại lệ, nếu số lượng các nhà cung cấp dịch vụ có it hơn 03, cần có giải trình.

Các nhà cung cấp dịch vụ từ danh sách ngắn sẽ nhận được Thư (bằng văn bản) mời nộp Đề

xuất Kỹ thuật, bao gồm các nội dung:

(a) Hướng dẫn thầu

(b) Điều khoản tham chiếu

(c) Dự kiến ngân sách

(d) Phiếu đánh giá

(e) Mẫu nộp hồ sơ thầu

8 Thủ tục nhà tài trợ

48

Tùy thuộc vào độ phức tạp của dịch vụ yêu cầu, thời gian cho các đơn vị trong danh sáchngắn nộp Đề xuất Kỹ thuật tối thiểu là 01 tuần và tối đa là 01 tháng.

Hồ sơ thầu sẽ được nhận tại Ban Thư ký có thể qua đường bưu điện, fax, thư điện tử(email) hoặc các phương tiện liên lạc khác. Đánh giá kỹ thuật sẽ do các thành viên BanĐánh giá thực hiện sử dụng phiếu đánh giá đã được gửi tới tất cả các nhà thầu. Điểm tốithiếu 80/100 điểm là yêu cầu về tuân thủ kỹ thuật cho các nhà thầu.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu công việc và các tiêu thức đánh giá, các nhà

thầu đạt yêu cầu tuân thủ về kỹ thuật có thể được mời đến để Ban Đánh giá phỏng vấn. Nhàthầu có sô điểm tổng hợp cao nhất sẽ được liên hệ để làm rõ các câu hỏi và đàm phán.

Những nhà thầu không được lựa chọn sẽ được thông báo sau khi đã đạt được thỏa thuận

với đơn vị thắng thầu.

Trường hợp Ban Thư ký PARAFF chỉ nhận được 1 hồ sơ tham gia dự thầu, sau khi kiểm tralại với các nhà thầu khác để khẳng định lại, thì nhà thầu duy nhất đó vẫn có thể được ký kếthợp đồng nếu các yêu cầu lựa chọn được đáp ứng.

Các nhà thầu theo quy trình đàm phán cạnh tranh có thể được lựa chọn từ Danh sách các

đơn vị cung cấp dịch vụ được thiết lập theo quy trình Gọi thư Bày tỏ Quan tâm (xem phầnDanh sách chuyên gia dưới đây).

4.4 Mua sắm dịch vụ có giá trị trên 500.000.000 đồng

Mua sắm dịch vụ có giá trị trên 500.000.000 đồng chỉ có thể xảy ra đối với hợp đồng thực

hiện chương trình xây dựng năng lực với một đơn vị cung cấp dịch vụ và đối với hợp đồngthực hiện dịch vụ kiểm toán. Việc mua sắm trong trường hợp này sẽ do NIRAS hoặc Ban

Thư ký PARAFF thực hiện tuân thủ theo thủ tục của nhà tài trợ.

D. DANH SÁCH CHUYÊN GIA

1. Nguyên tắc chung

Ban Thư ký PARAFF sẽ duy trì một danh sách các nhà cung cấp dịch vụ được sơ tuyển gọi

là “Danh sách Chuyên gia” (Danh sách TA). Danh sách Chuyên gia là nguồn ban đầu khi tìmkiếm các nhà cung cấp dịch vụ cho Chương trình Xây dựng Năng lực.

Các Nhà Cung cấp Dịch vụ do Đơn vị nhận tài trợ ký hợp đồng cũng có thể được Ban Thư

ký PARAFF giới thiệu từ nguồn Danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ được sơ tuyển này.

2. Quy trình thiết lập Danh sách Chuyên gia

Danh sách Chuyên gia được thiết lập thông qua thủ tục mời gọi rộng rãi thư Bày tỏ Quan

tâm (EoI) từ các tư vấn là cá nhân, công ty tư vấn và các tổ chức cung cấp dịch vụ choPARAFF.

Mời gọi EoI sẽ trên cơ sở các chương trình được lựa chọn cho tài trợ và các chủ đề cho

hoạt động xây dựng năng lực được xác định trong Chương trình Xây dựng Năng lực. Việcmời gọi EoI sẽ được đăng tin rộng rãi qua các phương tiện thông tin đại chúng (báo chí,trang web của PARAFF, danh sách những người nhận thông tin v.v.) đảm bảo rằng tất cảcác ứng viên tiềm năng đều có cơ hội bày tỏ quan tâm của mình.

EoI sẽ bằng văn bản bao gồm cả mức phí mong đợi. Mức phí phải phù hợp với định mức chi

phí của PARAFF. EoI sẽ được gửi kèm theo Sơ yếu lý lịch (CV) – nếu tư vấn là cá nhân,hoặc hồ sơ công ty hoặc tổ chức. Hồ sơ công ty yêu cầu có ít nhất các thông tin sau:

49

a) Ai là người được ủy quyền để liên lạc

b) Nhân viên nào được cử thực hiện công việc/dịch vụ

c) Tóm tắt tình hình tài chính của công ty

d) Giấy tờ chứng minh tính pháp lý của công ty

e) Lĩnh vực chuyên môn của công ty

f) Thống kê về các công việc và/hoặc tên khách hàng đã thực hiện trước đây

Sẽ không có thời hạn cho việc nôp EoI. Những đơn nhận được sẽ được Ban Thư ký PAR

AFF

đánh giá và phân loại theo nội dung chương trình và chủ đề. Các nhà cung cấp dịch vụ có chấtlượng sẽ được đưa vào Danh sách TA.

Ban Thư ký PARAFF sẽ thường xuyên cập nhật Danh sách TA qua từng lần mời Thư Bày tỏQuan tâm qua trang web của PARAFF hoặc gửi trực tiếp tới các nhà cung cấp dịch vụ có uytín vào danh sách.

Mỗi lần khi nhà cung cấp dịch vụ được tìm từ bên ngoài Danh sách TA thì các nhà cung cấp

đó cũng được khuyến khích đưa vào danh sách.

50

# Mẫubiểu No.

Tên Mẫu biểu Thời gian và cách áp dụng

1 CO-01 Đề nghị cấp vốn

Sử dụng để đề nghị ĐSQ cấp vốn được lập 6tháng/lần. Các mẫu biểu đính kèm theo bao gồmKế hoạch Giải ngân (CO-02) và Báo cáo Sử dụngQuỹ PARAFF (CO-03)

2 CO-02 Kế hoạch Giải ngân

Sử dụng để tổng hợp các kế hoạch giải ngân nhậnđược từ các Đơn vị nhận tài trợ trên cơ sở 6tháng/lần. Đính kèm theo Đề nghị cấp vốn

3 CO-03

Báo cáo Tài chính -Báo cáo Tình hìnhSử dụng QuỹPARAFF

Là một trong bộ các báo cáo tài chính được lập 6tháng/lần. Đính kèm theo Đề nghị cấp vốn

4 CO-04

Báo cáo Tài chính -Báo cáo tiến độ giảingân các Đơn vịnhận tài trợ

Được lập trên cơ sở 6 tháng và hàng năm. Giảingân được hiểu là khi các khoản tạm ứng đượcchuyển cho các Đơn vị nhận tài trợ; và Chi phíđược hiểu là chi phí thực tế đã được các Đơn vịnhận tài trợ đã chi.

5 CO-05

Báo cáo Tài chính -Báo cáo Chi phí sosánh với Ngân sáchQuỹ PARAFF

Được lập trên cơ sở nửa năm và hàng năm. Báocáo thể hiện Ngân sách và Chi phí cho kỳ báo cáovà số lũy kế.

PHỤ LỤC 1 – MẪU BIỂU BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO QUẢN LÝ QUỸ

51

CO-01Đề nghị cấp vốn

From: Quản lý QuỹQuỹ Hỗ trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình

Đề nghị cấp vốn số: ...Vốn đề nghị cấp cho giai đoạn: ...

Ngày đề nghị

To: Ms. Vanessa Vega SaenzCounsellor, Political and GovernanceEmbassy of Denmark19 Dien Bien Phu, Hanoi

Thưa bà,

Tôi xin gửi bà đề nghị chuyển vốn tạm ứng cho Quỹ cho giai đoạn từ ……….đến ……….

Ngày: ……………..

Đơn vị: VND

Số tiền đề nghị tạm ứng là ………………

Các tài liệu sau đây được gửi kèm theo đề nghị này:

- Kế hoạch Giải ngân- Báo cáo Sử dụng Quỹ PARAFF

Đề nghị chuyển khoản vốn tạm ứng vào tài khoản sau:

Tên tài khoản: …………….Số tài khoản.: ……………………..Ngân hàng …………………………Chi nhánh: …………………………Địa chỉ chi nhánh ngân hàng: ………………….

Trân trọng,

Cố vấn trưởng

Lars Adermalm

52

Mã Đơn vịnhận tài trợ

Tên Đơn vị nhận tài trợTổng số vốn tài

trợ được phânbổ

Tổng số vốn đềnghị chuyển

Chi

Thanh toán tạm

ứng lần đầu

TOTAL ‐ ‐

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF)

KẾ HOẠCH GIẢI NGÂNGiai đoạn…………

Người lập Người phê duyệt

Chuyên gia Quản lý Tài chính Quản lý Quỹ-Cố vấn trưởng

Ngày báo cáo:……………..

Đơn vị: VND

Trần Bích Vân Lars Adermalm

53

Mã Đơn vị

nhận tài trợNội dung

Số dư vốn đầu kỳThu về Quỹ

Quỹ Tài trợ Lãi NH

Vốn chưa sử dụng đầu kỳ

Vốn nhận từ nhà tài trợ

Lãi ngân hàng thu được

Vốn chuyển cho các Đơn vị nhận tài trợ

Giải ngân chương trình xây dựng năng lực

Số vốn chưa sử dụng cuối kỳ

TỔNG CỘNG


BÁO CÁO TÀI CHÍNH

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG QUỸ PARAFF

Giai đoạn:…………

Người lập Người

phê duyệtChuyên gia Quản lý Tài chính Quản lý Quỹ-Cố vấn trưởng

Trần Bích Vân


Đơn vị: VND

54

Mã Đơn vịnhận tài trợ

Tên Đơn vị nhận tài trợ Ngân sách Giải ngân

Total



BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIẢI NGÂN CÁC ĐƠN VỊ NHẬN

TÀI TRỢ

Giai đoạn báo cáo: …………..

Người lậpChuyên gia Quản lý Tài chính

Trần Bích Vân

Lars Adermalm

55

Hạng mục

NSNội dung

Ngân sách

Tổng vốn tài trợ Năm tài chính Lũy kế

1 2 3

Hỗ trợ kỹ thuật - Quản lý Quỹ

Chương trình Tài trợ -

Quỹ Tài trợ -

3.1 Nghiên cứu

3.2Nâng cao nhận thức về sự tham gia của người dân vàtrách nhiệm giải trình

3.3Giám sát việc thực thi luật pháp và chính sách tại cấpquốc gia và địa phương

3.4 Hoạt động mạng lưới và đối thoại chính sách

3.5 Chương trình Xây dựng Năng lực

TỔNG CỘNG -



BÁO CÁO CHI PHÍ SO SÁNH VỚI NGÂN SÁCH

QUỸ PARAFF

MẪU BIỂU BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO ĐƠN VỊ NHẬN TÀI TRỢ

57

G-01Đề nghị cấp vốn

Tên và địa chỉ Đơn vị nhận tài trợ: ...

Mã Đơn vị nhận tài trợ: ...Tên Hợp đồng Tài trợ: ...Số Hợp đồng Tài trợ: ...

Đề nghị cấp vốn số: ...Vốn đề nghị cấp cho giai đoạn: ...

Ngày đề nghị

Gửi: Ông. Lars AdermalmCố vấn trưởngQuản lý Quỹ

Thưa Ông,

Tôi xin gửi Ông đề nghị chuyển vốn tạm ứng để thực hiện hoạt động trên cơ sở Hợp đồngTài trợ đã ký kết như đề cập trên đây.

Số tiền đề nghị là: ………………

Các tài liệu sau đây được gửi kèm theo đề nghị này:

- Kế hoạch Giải ngân- Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ Tài trợ đến ngày ……….

Đề nghị chuyển khoản vốn tạm ứng vào tài khoản sau:

Tên tài khoản: …………….Số tài khoản.: ……………………..Ngân hàng …………………………Chi nhánh: …………………………Địa chỉ chi nhánh ngân hàng: ………………….

Trân trọng.

58

Date Narration Memo No. Amount credited bythe bank (VND)

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) G 02‐

THÔNG BÁO ĐÃ NHẬN ĐƯỢC VỐN

Tên Đơn vị nhận tài trợ:

Mã Đơn vị nhận tài trợ:

Hợp đồng Tài trợ số:

(*): Chi tiết các giao dịch chi phí theo Bảng Kê Chi phí đính kèm theo

Chi tiết Giấy báo Có ngân hàng cho khoản tiền tài trợ nhận được như sau:

Tôi, người ký dưới đây, đại diện Đơn vị nhận tài trợ, xác nhận đã nhận được số tiền tài trợ từ Quản lý Quỹ.

Giám đốc Đơn vị nhận tài trợHọ tên, ký và ngày ký

59

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) G-03

BÁO CÁO CHI PHÍTên Đơn vị nhận tài trợ:



Hạng mục ngân sách:

Ngày báo cáo ………..


S ố ti ề n (VND)

Ngân sách phê duyệt theo Hợp đồng Tài trợ ………………………. A

80% ngân sách ………………………….. A*80%

Số tiền tạm ứng đã nhận B

Mã Tạm ứng Ngày Số chứng từ Số tiền (VND)

…………………………..

Chi phí theo hoạt động như sau:(*) C

Mã Hoạt động Tên Hoạt động Số tiền (VND)

Tổng cộng ……………………………Thiếu-/Thừa+ B-C

Kế toán Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ

Người kiểm tra Người phê duyệtChuyên gia Quản lý Tài chính Quản lý Quỹ-Cố vấn trưởng

Trần Bích Vân

Số tiền có thể chuyển khoản: …………………..

Lars Adermalm

60

Ngày báo cáo: ………

Đơn vị: VND


BẢNG LIỆT KÊ CHI PHÍ

Mã Hoạt động: ………..





Mã tạm ứng:

Người lập Người phê duyệtKế toán Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ

Ngày Số chứng từ Nội dung chi phí Tổng giá trịTrong đó

Chi phí không cóthuế GTGT Thuế GTGT

TỔNG CỘNG - - -

Ngày: ………………

Đơn vị: VND

61


Đ ính kèm theo Đề ngh ị c ấ p v ốn

KẾ HOẠCH GIẢI NGÂNTên Đơn vị nhận tài trợ:



Người lập

Người phê duyệtKế toán

Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ

62

Nội dung Số tiềnTừ nguồn

Dư đầu kỳ Quỹ tài trợ

+ Tạm ứng đã nhận trong kỳ

+ Lãi ngân hàng thu được trong kỳ

Mã Hoạt động Tên Hoạt động Ngân sách phêduyệt

Chi phí đã chiDự kiến giải

ngân trong thờigian tới

Tạm ứng đãnhận

1 2 3 4

TỔNG - - - -

Ghi chú: Báo cáo này cần thống nhất với Báo cáo Tình hình Sử dụng Quỹ Tài trợ

Đơn vị: VND

Ghi chú: Các báo cáo được đính kèm theo bao gồm:

Đơn vị: VND

- Giải ngân từ Quỹ Tài trợ

= Dư cuối kỳ Quỹ Tài trợ


BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐƠ N VỊ NH Ậ N TÀI TR Ợ

Người lập NgườKế toán Giám

63

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) G‐07

BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐƠ N V Ị NH Ậ N TÀI TR Ợ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH TẠM ỨNGGiai đoạn ……………..




Ngày: ………………


Mã Tạm ứng Mã Hoạtđộng

Nội dung Số tiền

Số dư tạm ứng cuối kỳ trước mang sang A

Liệt kê các khoản tạm ứng nhận trong kỳ: B

Chi phí trong kỳ theo từng hoạt động C

Số dư tạm ứng cuối kỳ mang sang kỳ sau A+B-C

64

Hạng

mục NSMã Hoạt động Tên Hoạt động

Ngân sách Chi phí lũy kế

1 2

TỔNG CỘNG


BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐƠN VỊ NH Ậ N TÀI TR Ợ

BÁO CÁO CHI PHÍ SO SÁNH VỚI NGÂN

SÁCH

Giai đoạn: …………..




Ngày: ………………

Đơn vị: VND

Người lập Người

phê duyệt


65

Mã Hoạtđộng

Tên Hoạt động Ngân sách phêduyệt

Chi phí (khôngbao gồm GTGT)

Chênh lệch Chi phí đượcphê duyệt

1 2 1-2

TỔNG CỘNG - - - -

Ghi chú: Bảng Liệt kê Chi phí được lập cho mỗi Hoạt động đính kèm theo (sử dụng Mẫu biểu G-04)


II/ Phê duyệt: VND

Tổng chi phí Quản lý Quỹ PARAFF phê duyệt 1

Tổng tạm ứng nhận được từ Quản lý Quỹ PARAFF 2

Chênh lệch 1-2

Người kiểm tra Người phê duyệtChuyên gia Quản lý Tài chính Quản lý Quỹ-Cố vấn trưởng

Trần Bích Vân Lars Adermalm

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) G‐09

Ph ụ đ ính Báo cáo Hoàn thành

BÁO CÁO TÀI CHÍNH CUỐI CÙNG

I/ Báo cáo ngân sách và chi phí thực tế Đơn vị: VND





66

NgàySố chứng

từ

Chi tiếtSố tiền

Thông qua ngân hàng

Nội dung giao dịch Mã Hoạtđộng

Thu Chi

Tổng cho tháng ‐ ‐ ‐

Lũy kế từ đầu năm


Đơn vị: VND


SỔ THEO DÕI NGUỒN TÀI TRỢ

Tháng: ………

Tên Đơn vị nhận tài trợ:Mã Đơn vị nhận tài trợ:


Người lập NgườiKế toán Giám

67

#MẫubiểuNo.


1 A-01Phiếu Thanhtoán

Mẫu này sử dụng cho thanh toán bằng tiền mặt vàchuyển khoản: (i) nếu thanh toán bằng tiền mặt, sốchứng từ ký hiệu bắt đầu là chữ C và (ii) nếu thanhtoán bằng chuyển khoản, sẽ bắt đầu bằng chữ Bvà 2 số đầu tiên là biểu thị con năm. Có 7 chữ sốđược sử dụng, ví dụ B130001 hoặc C130001

2 A-02 Phiếu Hạch toán

Mẫu này sử dụng khi hạch toán trong trường hợp(i) Nhận vốn chuyển khoản hoặc tiền mặt bao gồmcả khi rút tiền mặt về quỹ, nhận tiền tạm ứng và lãingân hàng (ii) Quyết toán các khoản tạm ứng; và(iii) Hạch toán lại giao dịch kế toán

3 A-03Báo cáo đốichiếu ngân hàng

Được lập hàng tháng. Đính kèm theo Sổ phụ Ngânhàng

4 A-04Báo cáo Kiểmquỹ

Được lập hàng tháng khi đối chiếu Sổ Theo dõiNguồn tài trợ

5 A-05 Đề nghị Tạm ứng

Mẫu này sử dụng cho cá nhân khi yêu cầu tạmứng để thực hiện hoạt động. Tất cả các khoản tạmứng cho một hoạt động cần phải được quyết toánkhi hoàn thành hoạt động. Khi thanh lý Hợp đồngTài trợ, không còn có khoản tạm ứng nào còn nợlại.

6 A-06Quyết toán Tạmứng

Được sử dụng khi yêu cầu quyết toán tạm ứnghoạt động. Đây là cơ sở cho tạm ứng tiếp theo.

7 A-07 Sổ đăng ký séc

Được sử dụng để ghi chép thông tin của tất cả cácséc đã phát hành cho thanh toán - Bổ trợ cho SổTheo dõi Nguồn tài trợ.

8 A-08a Giấy biên nhậnĐược sử dụng khi thanh toán tiền mặt cho nhiềungười tham dự hội thảo hoặc các hoạt động dự án.

9 A-08b Giấy biên nhậnĐược sử dụng khi thanh toán tiền mặt cho mộtngười tham dự hoạt động dự án

10 A-09 Lệnh Công tác

Mẫu này được điền và được phê duyệt trước khi đicông tác. Đây cũng là chứng từ cho khoản tạmứng đi công tác. Trường hợp không yêu cầu tạmứng, mẫu này vẫn cần được phê duyệt và đượcnộp sau cùng với Mẫu Yêu cầu Quyết toán Chi phíCông tác (A-12)

11 A-10Giấy Xác nhậnCông tác

Được sử dụng để lấy chữ ký và đóng dấu của nơingười đi công tác đến làm việc trong thời gian đicông tác. Nơi lấy xác nhận có thể là cơ quan hoặclà khách sạn/nhà khách nơi đến làm việc hoặcnghỉ.

12 A-11Bảng kê Khoảngcách Đi lại

Được sử dụng trong trường hợp người đi công tácsử dụng phương tiện cá nhân để đi lại và đượcphê duyệt trước trong Lệnh Công tác (sẽ không cóphương tiện được thuê trong trường hợp này).

13 A-12

Yêu cầu Quyếttoán Chi phíCông tác

Mẫu này được điền và được phê duyệt sau khihoàn thành chuyến công tác (trong vòng 1 tuần)

PHỤ LỤC 3 – MẪU BIỂU TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

68

#MẫubiểuNo.


14 A-13Danh sáchNgười tham dự

Được sử dụng cho việc đăng ký và lấy chữ ký củacủa người tham dự các sự kiện

15 A-14Phiếu Đánh giáHội thảo

Phiếu được sử dụng để lấy đánh giá từ các Ngườitham dự hội thảo. Việc này có thể được thực hiệnvào cuối thời gian sự kiện

16 A-15 Bảng chấm công

Bảng chấm công được áp cụng cho tư vấn trongnước hợp đồng thực hiện hoạt động dự án (ápdụng cho cả 2 trường hợp ký hợp đồng dịch vụ vớitư vấn là cá nhân và công ty)

17 A-16 Bảng Tài sản

Bảng này được sử dụng để liệt kê tất cả các tàisản mua sắm từ nguồn vốn tài trợ. Nhãn Tài sảnsẽ do Ban Thư ký PARAFF cung cấp.

18 A-17Xác nhận việcNhận Tài sản

Mẫu này được sử dụng khi có nhân viên nhận tàisản dự án cho việc thực hiện hoạt động dự án.

69

PHIẾU THANH TOÁN No. B130001

Phương thức C/khoản Ngày: …………….

T/mặt

Người nhận:

Địa chỉ:

Payment for:

Chi tiết thanh toán như sau:

# Nội dungHạng

mục NSMã Đơn vị

nhận tài trợMã tạm

ứngMã Hoạt

động TK ghi Nợ TK ghi Có Số tiền (VND)

TỔNG

Đính kèm theo hóa đơn, phiếu thu và các chứng từ khác

S ử dụ ng khi thanh toán b ằ ng séc/ti ề n m ặ t: Người lập

Số séc: …………………………..

Người nhận Approved by

Họ tên và chữ ký

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A‐01

- Hạch toán khi nhận tiền bao gồm cả chuyển khoản v à tiền mặt, lãi ngân hàng thu được và rút tiền mặt về quỹ

Đơn vị: VND

Đơn vị: VND70

PHIẾU HẠCH TOÁN No. JV130001

Nội dung: Ngày …………….

# Tên tài khoảnHạng

mục NSMã Đơn vị

nhận tài trợMã tạm

ứngMã Hoạt

động TK ghi Nợ TK ghi Có Số tiền (VND)

CỘNG

Đính kèm theo hóa đơn, phi ếu thu và các chứng từ khác



- Hạch toán khi quyết toán tạm ứng- Khi hạch toán lại

71

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A-03

Mẫu Báo cáo Đối chiếu Ngân hàng




BÁO CÁO ĐỐI CHIẾU NGÂN HÀNG

THÁNG ……….

Tên ngân hàng:

Địa chỉ ngân hàng

Tên tài khoản:

Số tài khoản:

VND

Dư đầu kỳ tài khoản ngân hàng (1)

Tiền mặt cuối kỳ trước mang sang (2)

Vốn tài trợ nhận (3)

Lãi ngân hàng thu được (4)

Chi phí trong tháng - tiền mặt (5)

Chi phí trong tháng - chuyển khoản (6)

Tiền mặt cuối kỳ mang sang kỳ sau (7)

Số dư tạm ứng hoạt động (8)

A Dư cuối kỳ tài khoản ngân hàng (1)+(2)+(3)+(4)-(5)-(6)-(7)-(8) -

Cộng: Séc phát hành nhưng chưa rút tiền từ tài khoản:

Số séc Ngày Số tiền (VND)

-

Trừ: Tiền thu được nhưng ngân hàng chưa ghi có vào tài khoản

A Dư cuối kỳ tài khoản ngân hàng sau điều chỉnh -

B Số dư theo sổ phụ ngân hàng đến ngày …………..

A-B Chênh lệch -

Giải thích chênh lệch

NGƯỜI ĐỐI CHIẾU NGƯỜI PHÊ DUYỆT

72


Mẫu Báo cáo kiểm quỹ A-04




BÁO CÁO KIỂM QUỸ

Dưới đây là tiền mặt tại két sắt đếm được tại ngày:

Mệnh giá tiền Số lượng

…………..

Số tiền(Dong)

Dong 500,000 -Dong 200,000 -Dong 100,000 -Dong 50,000 -Dong 20,000 -Dong 10,000 -Dong 5,000 -Dong 2,000 -Dong 1,000 -Dong 500 -Dong 200 -Dong 100 -

(1)

(2)

Tổng tiền mặt trong két sắt

Số dư tiền mặt theo sổ kế toán

-

(1)-(2) Tiền mặt thừa 0.00

(2)-(1) Tiền mặt thiếu 0.00

Giải thích về sự chênh l ệch thừa quá giới hạn (3,000 dong):

BÁO CÁO KIỂM QUỸ ĐƯỢC THỰC HIỆN BỞI:

Tên và chữ ký

Thủ quỹ Kế toán Giám đốc

73

# Nội dung Đơn vị Số lượng Đơn giá Số tiền đề nghị Ghi chú

-

-

-

-

-

-

-

-

-

TỔNG CỘNG -

I promised that the advance will be settled before the month end as no advance account remain unsettled at the end of the month

Người đề nghị Người kiểm tra Người phê duyệt


Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A 05‐

Mẫu Đề nghị Tạm ứng Hoạt động




ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Tên: Lý do tạm ứng:

Chức vụ:

Ngày: Dự kiến thời gian hoàn ứng:

Đề nghị phê duyệt tạm ứng dự kiến chi cho các chi phí sau:

74


Mẫu Quyết toán Tạm ứng Hoạt động




QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG

(Tham khảo chứng từ tạm ứng số.: ............)

Ngày: ………….

Tên:

Chức vụ:

Mục đích:

Dưới đây là các chi phí đã chi ra từ khoản tạm ứng: Đơn vị: VND

# Số hóa đơn Nội dung Tổng số tiềnTrong đó

Ghi chúGiá chưa cóthuế GTGT

Thuế GTGT

-

-

-

-

-

-

TỔNG CỘNG - - -

Người kê khai

.......................................................

PHẦN NÀY DO KẾ TOÁN THEO DÕI NGUỒN TÀI TRỢ TÍNH TOÁN

Tổng số tiền tạm ứng (1)

Tổng chi phí thực tế (2)

S ố d ư ti ề n m ặ t

Tiền mặt thiếu cần trả thêm (2) - (1) 0

OR

Tiền mặt thừa cần hoàn lại (1) - (2) 0

NGƯỜI KIỂM TRA VÀ TÍNH TOÁN NGƯỜI PHÊ DUYỆT


75

# NỘI DUNG (CHỨNG TỪ THANH TOÁN BẰNG SÉC)Số seri Ngày phát hành Số tiền Ngày phát hành Tên người nhận séc Ngày


Mẫu Sổ đăng ký séc

Tên Đơn vị nhận tài trợ:Mã Đơn vị nhận tài trợ:Hợp đồng Tài trợ số:

SỔ ĐĂNG KÝ SÉC

Những người ký tên dưới đây xác nhận đã nhận tiền thanh toán như sau:


76

# Tên đại biểu Đến từ Phụ cấp tiền ăn và tiêu vặtSố

Phòng ngh

Định mức lượng Số tiền Định mức Số lượng

1

2

3

4

5

6

7

10

11

TỔNG CỘNG -


Mẫu Giấy biên nhận


GIẤY BIÊN NHẬNThanh toán cho đại biểu

Tên hoạt động:Hạng mục ngân sách:Thời gian:Địa điểm:

Ngày…………….

Người thanh toán Người kiểm tra NgCán bộ thực hiện hoạt động Kế toán theo dõi Nguồn tài trợGiám đốc Đơn vị nhận tài

trợ

77

# Tên đại biểu Nội dung

Taxi sân bay Phòng ngh

Định mức

(một chiều)

Số

lượng Số tiềnĐịnh mức

(cho 1km) Số km

1

Những người ký tên dưới đây xác nhận đã nhận tiền thanh toán như sau:

2

3

4

5

6

7

10

11

TỔNG CỘNG -


Mẫu Giấy biên nhận


GIẤY BIÊN NHẬNThanh toán cho đại biểu

Tên hoạt động:Hạng mục ngân sách:Thời gian:Địa điểm:

Ngày…………….

Người thanh toán Người kiểm traCán bộ thực hiện hoạt động Kế toán

78

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A-08b

Mẫu Giấy biên nhậnTên Đơn vị nhận tài trợ: ...Mã Đơn vị nhận tài trợ: ...Hợp đồng Tài trợ số: ...

Giấy Biên Nhận

Người ký tên dưới đây xác nhận hôm nay Tôi đã nhận tiền thanh toán theo nội dung sau:

Tên Người nhận

Địa chỉ

Số tiền

Bằng chữ

Lý do

Người nhận: _________________________Ký, họ tên

Ngày: _______________________

79Nội dung/Nơi đến công tác Định mức Số lượng Số tiền (VND)

Phụ cấp ăn và tiêu vặt -

Phòng nghỉ

Chi phí đi lại

Tổng chi phí -

Hạng mục NS Hoạt động

Đề nghị tạm ứng Số tiền (VND): -

Đề nghị hỗ trợ khác: …………………………………………………..

Người đề nghị

0

Người kiểm tra Người phê duyệt

Kế toán GĐ Đơn vị nhận TT

Ngày Giờ khởi hành Giờ đến Từ Đến Phương tiện sử dụng

Chi phí dự kiến:

Lịch trình

LỆNH CÔNG TÁC

Tên Mục đích chuyến đi:

Số ngày công tác

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A 09‐Mẫu Lệnh công tác




Ghi chú:Dưới đây là hướng dẫn cách điền các ô "Từ" và "Đến":- Trừ trường hợp đi công tác trong ngày, chỉ có những nơi mà yêu cầu phải có nghỉ qua đêm mới yêu cầu điền- Tên thành phố/tỉnh hoặc huyện/xã yêu cầu điền cụ thể. Thông tin này sẽ là cơ sở để áp dụng định mức công tác phí

80

Nơi Đi/Đến Ngày và Giờ Xác nhận (Ký tên và Đóng dấu)

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Lịch trình

GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Người đi công tác

Họ tên, ký

Người kiểm tra Người phê duyệt

Kế toán Giám đốc Đơn vị nhận TT

Tên

Mục đích chuyến đi


Mẫu Xác nhận Công tác




81

Địa điểm NgàyKhoảng cách kê

khai (km) Phê duyệt (km)

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Khởi hành/Đi

Lịch trình

Áp dụng khi sử dụng phương tiện cá nhân

Đến

Khởi hành/Đi

Đến

Tổng số (km) - -

Tên

Thời gian đi lại

Mục đích chuyến đi

Phương tiện cánhân sử dụng


Mẫu Bảng kê Khoảng cách Đi lại




BẢNG KÊ KHOẢNG CÁCH ĐI LẠI

Tính toán cho thanh toán

Người khai Định mức áp dụng cho 1km (VND/km): 3,000

Ký, họ tên Số tiền thanh toán (VND) -

Người phê duyệt Người tính toán

GĐ Đơn vị nhận TT Kế toán

82Nội dung Địa điểm công tác Định mức Số lượng Số tiền (VND)

Phụ cấp ăn&tiêu vặt

Phòng nghỉ

-----

Tổng công tác phí -

Chi phí đi lại

Phương tiện sửdụng Nội dung (đi/đến) Tổng chi phí (VND) Thuế GTGT (VND)

Chi phí không cóthuế GTGT (VND)

--

Công tác phí

Ghi chú:

Lịch trình

YÊU CẦU QUYẾT TOÁN CHI PHÍ CÔNG TÁC

Tổng chi phí đi lại -

Tổng cộng công tác phí và chi phí đi lại -

Tạm ứng đã nhận

Thiếu-/Thừa+ -

Người đề nghị Người kiểm tra Người phê duyệtKế toán GĐ Đơn vị nhận TT

Ngày Giờ khởi hành Giờ đến Từ Đến Phương tiện

Tên Mục đích chuyến đi:Số ngày công tác

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A 12‐Mẫu Yêu cầu Quyết toán Chi phí công tác




Dưới đây là hướng dẫn cách điền các ô "Từ" và "Đến":- Trừ trường hợp đi công tác trong ngày, chỉ có những nơi mà yêu cầu phải có nghỉ qua đêm mới yêu cầu điền

- Tên thành phố/tỉnh hoặc huyện/xã yêu cầu điền cụ thể. Thông tin này sẽ là cơ sở để áp dụng định mức công

tác phí

83

# Tên đại biểu Đến từNgày

Chữ ký

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17


Mẫu Danh sách Người tham dự


DANH SÁCH NGƯỜI THAM DỰ

Tên/mã hoạt động:


Thời gian:

Địa điểm:

Ngày: …………………………

Người lập Người kiểm tra Người phê duyệtCán bộ thực hiện hoạt động Kế toán GĐ Đơn vị nhận TT

Quý vị hãy đánh dấu vào ô chỉ mức độ mà bạn cho là phù hợp nhất.

84

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A-14

Mẫu Đánh giá của Đại biểu về hội thảoTên Đơn vị nhận tài trợ: ...Mã Đơn vị nhận tài trợ: ...Hợp đồng Tài trợ số: ...

PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA ĐẠI BIỂU VỀ HỘI THẢO

Mức độ tăng từ 1 đến 5; 1 là chưa tốt và 5 là rất tốt.

Kiến nghị khác:

........................................................................................................................................................................

Nội dung ý kiến đánh giá 1 2 3 4 5

I. Về nội dung hội thảo/hội nghị

1. Đánh giá chung về sự cần thiết của chủ đề

2. Nội dung các diễn giả có đáp ứng yêu cầu của bạn

II. Về công tác tổ chức

3. Địa điểm tổ chức hội thảo/hội nghị (mức độ phù hợp)

4. Thời lượng hội thảo/hội nghị (mức độ phù hợp)

5. Đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức hội thảo/hội nghị

6. Đánh giá chung đối với Ban tổ chức hội thảo/hội nghị

THÔNG TIN CHUNG

Tên hội thảo/hội nghị: Ngày: Địa điểm:

Tổng số ngày làm việc -

BẢNG CHẤM CÔNG

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

Chân thành cám ơn Quý vị đã trả lời hết bảng câu hỏi nà

85

NgàyNgày làm

việcNgày đi

công tác Địa điểm làm việc Công việc đã làm123456789

10111213141516171819202122232425262728293031

Tên chuyên gia ngắn hạn ................................. Tháng .............

Hợp đồng số .................. Năm ............

Tên hợp đồng .................

Quỹ Hỗ Trợ Sự tham gia của Người dân và Trách nhiệm Giải trình (PARAFF) A‐15Mẫu Bảng chấm côngTên Đơn vị nhận tài trợ:Mã Đơn vị nhận tài trợ:Hợp đồng Tài trợ số:

Tổng số ngày đi công tác

Ngày, ký tên bởi Tư vấn Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ phê duyệt

• Theo quy định và thông lệ của Việt Nam , ngày làm việc thông thường là từ thứ Hai đến thứ Sáu.

• Làm việc vào thứ Bảy và Chủ nhật sẽ được chấp nhận nếu được đồng ý trước của Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ và Tư vấn .

(*) Tốt G

• Công tác phí sẽ thanh toán cho Tư vấn khi đi công tác, theo như thỏa thuận hợp đồng đã ký , tuân thủ theo Sổ tay Hướng dẫn của QuỹPARAFF. Phí tư vấn sẽ không được thanh toán cho những ngày đi lại (những ngày này được thanh toán công tác phí)

86

Loại tài sản(a)

Miêu tả tài sản(b) Số seri/Thông số kỹ thuật Số tài sản

(c) Giá mua tài(d)

sản VND


Mẫu Bảng Tài sản


BẢNG TÀI SẢNTính đến ngày…………..

Bình thường F Tổng giá trị 0.00

Xấu/tồi BMất M

Người lậpKế toán

GHI CHÚ(a ) Ghi rõ loại tài sản (ví dụ, phương tiên, máy tính, v.v). Lưu ý là loại tài sản cần giống như loại tài sản đã được xác định cụ thể trong ngân sách phê duyệt.

(b) Miêu tả tài sản cần phải rõ ràng dễ nhận ra tài sản. Đối với tài sản có số xác định (như ô tô, máy tính, v.v) thì cần chỉ rõ ở mục

này.

(c) Đây là số nội bộ và duy nhất cho phép xác định tài sản. Số này cần chỉ rõ trong nhãn tài sản để dẽ dàng nhận biết

(d) Đây là giá của tài sản theo hóa đơn mua. Số tiền ghi trong bảng này cần khớp với số liệu trong tài khoản kế toán.

(e ) Đây là số chứng từ mua tài sản trong hệ thống kế toán.

(f) Cần trùng khớp với tên người/cá nhân ký vào mẫu Xác nhận việc nhận tài sản.

87

# Loại tài sản Miêu tả tài sản Số seri/Thông số kỹ thuật Số tài sản Tình trạng Ghi chú

Tôi cam kết chịu trách nhiệm quản lý tài sản và sẽ trả lại dự án khi được yêu cầu.

Tôi xác nhận đã nhận các tài sản liệt kê dưới đây:


Mẫu Xác nhận việc Nhận Tài sản




XÁC NHẬN VIỆC NHẬN TÀI SẢN

Tên: Ngày nhận:

Chức vụ: Mục đich:

Người nhận Người phê duyệt

Giám đốc Đơn vị nhận tài trợ

Xác nhận rằng tài sản liệt kê trên đây đã trả lại cho dự án với tình trạng như đã xác nhận trên đây

Người nhận lại tài sản:Ngày, ký và họ tên

88

Documents

So tay huong dan quan ly tai chinh va ke toan