SMD SOP001-04 - Pengurusan Permohonan Geran › ... › SOP-Pengurusan-Permohonan-Geran.pdf5.1. Sila rujuk carta yang telah disertakan. 6. TANGGUNGJAWAB 6.1. Semua pegawai Jabatan

CFM/SMD/SOP001-04 | Prosedur Operasi Standard Pengurusan Permohonan Geran

Versi 3 Muka Surat 2 daripada 30

REKOD PINDAAN

TARIKH VERSI DISEDIAKAN BUTIRAN PINDAAN 08/09/2017 1 MRE • Versi asal.

01/11/2017 2 MRE • Pembetulan proses mengikut ketetapan

polisi Pejabat Pengarah Eksekutif CFM. • Pembetulan tatabahasa.

20/11/2017 3 MRE • Perubahan mengikut Minit Mesyuarat Lembaga Majlis Bil. 04 Tahun 2017.

REKOD SEMAKAN

TARIKH VERSI SEMAKAN OLEH KOMEN



Kandungan dokumen ini adalah hak milik Forum Pengguna Komunikasi dan Multimedia Malaysia. Tiada mana-mana bahagian dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak, disalin, disimpan dalam bentuk elektronik atau fizikal, dikongsi dan disiar dalam apa-apa bentuk sekalipun, sama ada secara penuh atau sebahagian daripadanya, tanpa mendapat kebenaran secara bertulis daripada pemegang hak cipta.

© FORUM PENGGUNA KOMUNIKASI DAN MULTIMEDIA MALAYSIA, 2017

Pejabat Berdaftar:

Communications & Multimedia Consumer Forum of Malaysia (CFM) Malaysian Communications & Multimedia Commission (MCMC) Jalan Impact, Off Persiaran Multimedia 63000 Cyberjaya Selangor Darul Ehsan



KANDUNGAN

REKOD PINDAAN REKOD SEMAKAN KANDUNGAN

1 Nama Prosedur 2 Objektif 3 Skop 4 Definisi 5 Kenyataan Prosedur 6 Tanggungjawab 7 Dokumen Berkenaan 8 Lampiran



1. NAMA PROSEDUR

Prosedur Operasi Standard Pengurusan Permohonan Geran.

2. OBJEKTIF Untuk memastikan permohonan Geran Keahlian untuk Ahli Permintaan mengikut proses kewangan dan kelulusan EDO di bawah pemantauan CFM.

3. SKOP Skop prosedur ini merangkumi perkara - perkara berikut: 3.1. Permohonan Geran Keahlian untuk semua Ahli Permintaan 3.2. Kelulusan Permohonan Geran oleh EDO 3.3. Penyerahan Cek Geran kepada Pemohon 3.4. Penyerahan Laporan Aktiviti (selepas 2 minggu tamat program)

4. DEFINISI

SMD : Jabatan Pengurusan Pihak Berkepentingan CCMD : Jabatan Pengurusan Aduan dan Pematuhan CPRD : Jabatan Komunikasi & Perhubungan Awam SAD : Jabatan Pengurusan Sekretariat Penyedia Perkhidmatan

: Pihak Penyedia Perkhidmatan mengikut definisi Perlembagaan CFM

Permintaan : Pihak Permintaan mengikut definisi Perlembagaan CFM CM : Mesyuarat Ahli Majlis EDO : Pejabat Pengarah Eksekutif 5. KENYATAAN PROSEDUR

5.1. Sila rujuk carta yang telah disertakan.

6. TANGGUNGJAWAB 6.1. Semua pegawai Jabatan Pengurusan Pihak Berkepentingan perlu mematuhi

prosedur operasi ini. 6.2. Semua penyelia perlulah memantau dan memastikan pegawai-pegawai di

bawah kawalselia mengetahui, memahami dan mematuhi prosedur ini.

7. DOKUMEN BERKENAAN i. Templat Borang Permohonan Geran Keahlian CFM



PROSES PENGURUSAN PERMOHONAN GERAN

2 bulan sebelum

tarikh program

24-48 jam selepas

penerimaan Borang

24-48 jam selepas

keputusan Lembaga

Majlis



HURAIAN JANGKA MASA TINDAKAN OLEH 1. PENERIMAAN BORANG PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN CFM • Bahagian ini menjelaskan proses dan syarat-syarat

penerimaan Borang Permohonan Geran Keahlian CFM daripada Ahli Permintaan.

• Setiap Borang Permohonan Geran Keahlian CFM adalah untuk satu (1) program sahaja. Sebagai contoh, sekiranya Pemohon ingin memohon Geran Keahlian CFM untuk tiga (3) program, Pemohon hendaklah menghantar tiga (3) Borang Permohonan Geran Keahlian CFM.

• CFM hanya akan melayan permohonan yang diterima

dua (2) bulan sebelum tarikh pelaksanaan program. • Sekiranya Ahli Permintaan ingin membuat Permohonan

Geran Keahlian CFM buat kali kedua pada tahun yang sama, Permohonan tersebut adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

1. Ahli Permintaan telah membuat Permohonan pada

tahun yang sama dan Permohonan tersebut telah diluluskan oleh Lembaga Majlis.

2. Ahli Permintaan hanya boleh membuat Permohonan pada dan selepas bulan Jun tahun tersebut.

3. Penerimaan Permohonan buat kali kedua adalah tertakluk kepada Baki Jumlah Peruntukan Geran Keahlian semasa.

• Sekiranya Pemohon berhasrat untuk menjemput Wakil

CFM untuk hadir sebagai Penceramah Jemputan semasa program berlangsung, Pemohon mestilah melengkapkan Bahagian C Borang Permohonan Geran Keahlian CFM (Lampiran 2 - Borang Perincian Program).

• Pemohon hendaklah menanggung semua kos pengangkutan dan penginapan Wakil CFM ke lokasi program.

2 bulan sebelum tarikh

perlaksanaan program

SMD



• Pemohon hendaklah menyediakan kemudahan untuk berceramah. Kemudahan asas yang mesti disediakan adalah:

1. Komputer 2. Projektor 3. Kabel Sambungan Komputer ke Projektor 4. Sistem Audio 5. Ruang Ceramah

2. PENGESAHAN DAN SEMAKAN • Pengesahan dan semakan Borang Permohonan Geran

Keahlian CFM. Kriteria borang yang wajib dilengkapkan adalah: 1. Butiran Pemohon 2. Surat Akuan Permohonan Geran Keahlian CFM 3. Lampiran 1 (Profil Pertubuhan) 4. Lampiran 2 (Butiran Perincian Program) 5. Lampiran 3 (Perincian Perbelanjaan Program) 6. Lampiran 4 (Senarai Semak Borang Permohohan) 7. Dokumen-Dokumen Sokongan

• CFM berhak menolak permohonan sekiranya tidak

lengkap dan tidak menepati kriteria yang ditetapkan. • • CFM berhak menolak permohonan sekiranya Ahli yang

memohon belum membuat pembayaran Yuran Keahlian. • CFM berhak menolak permohonan sekiranya Laporan

Pasca Program yang sebelumnya tidak diserahkan 2 minggu selepas Tarikh Pelaksanaan Program (untuk Pemohon yang telah memohon dan mendapatkan kelulusan Geran Keahlian sahaja).

• Sekiranya Borang tidak lengkap, ianya akan dikembalikan kepada Pemohon untuk pembetulan dan penambahbaikan.

• Pemohon hendaklah menjadi Ahli CFM sekurang-

kurangnya 6 bulan sebelum layak untuk memohon Geran.

24-48 jam selepas

penerimaan Borang

SMD



• Semakan dan Pengesahan Permohonan Geran pada peringkat EDO

• Proses Semakan dan Pengesahan Permohonan Geran

Keahlian CFM pada peringkat EDO; 1. Pengarah: Semakan 2. Pengarah Eksekutif: Sokongan

• Permohonan yang diluluskan hendaklah ditandatangani

oleh EDO.

24-36 jam selepas

pengesahan dan semakan SMD

EDO

• Makluman Keputusan Disokong/Tidak Disokong Permohonan Geran oleh EDO kepada Lembaga Majlis.

24-48 jam selepas

keputusan EDO SMD

• Lembaga Majlis mengundi untuk meluluskan/tidak meluluskan Permohonan Geran tersebut semasa prosiding CM atau secara atas talian.

• Proses undian Lembaga Majlis boleh dilaksanakan secara

atas talian (e-mel, aplikasi Skype/Facetime dan seumpamanya) sekiranya tiada prosiding CM pada masa terdekat.

• Sekiranya proses undian dilaksanakan secara atas talian

(e-mel atau aplikasi Whatsapp), tempoh membuat keputusan oleh Ahli Majlis adalah dalam masa empat (4) hari bekerja. Sekiranya tiada maklum balas daripada Ahli Majlis selepas empat (4) hari bekerja, maka keputusan akan dianggap bersetuju.

24-48 jam selepas

keputusan EDO atau semasa prosiding CM

3. PEMBAYARAN GERAN • Penyediaan salinan berwarna (fizikal & digital) Borang

Permohonan Geran Keahlian CFM untuk rekod CFM.

• Penyerahan Borang Permohonan Geran Keahlian CFM kepada SAD.

• Penyediaan Cek Geran.

1. Untuk Permohonan kali pertama, pembayaran geran hanyalah separuh daripada jumlah geran yang diluluskan. Baki akan dilunaskan apabila Laporan Pasca Program diterima selewat-lewatnya 2 minggu selepas tamat program.

2 minggu sebelum tarikh perlaksanaan

program

SMD & SAD



2. Sekiranya Laporan Pasca Program terdahulu tidak diterima, maka pembayaran geran hanya akan dibuat selepas tamat program dan selepas penyerahan program.

• Pemohon menandatangani Surat Akuan Penerimaan

Bayaran Geran Keahlian CFM.

• Penyerahan Cek Geran kepada Pemohon. Pemohon diberi pilihan untuk cara penyerahan Geran:

1. SMD mendepositkan Cek Geran ke dalam Akaun

Pemohon. 2. SMD mengirimkan Cek Geran kepada Pemohon.

• Sekiranya Pemohon gagal melaksanakan program 30

hari daripada Tarikh Asal Perancangan Program tanpa sebarang makluman tunjuk sebab yang munasabah, Pemohon dikehendaki mengembalikan jumlah penuh wang Geran yang telah diperolehi kepada CFM.

2 minggu sebelum tarikh perlaksanaan

program

SMD

• Penyerahan Laporan Pasca Program lengkap berdasarkan format yang ditetapkan oleh CFM kepada SMD (bagi pihak EDO).

• Peringatan kepada Pemohon (bagi pihak EDO) jika

laporan tidak diterima dalam tempoh dua (2) minggu selepas tamat program.

• Sekiranya Laporan Pasca Program tidak diterima dalam

tempoh dua (2) minggu selepas peringatan sebelumnya, program akan dianggap tidak dilaksanakan dan Pemohon dikehendaki mengembalikan jumlah penuh wang Geran yang telah diperolehi kepada CFM.

2 minggu selepas tamat

program SMD

4. MAKLUMAN KEPADA PEMOHON • Sekiranya Permohonan Geran Keahlian CFM tidak

diluluskan oleh EDO, Pemohon akan dimaklumkan melalui e-mel dan surat rasmi.

24-48 jam selepas

keputusan Majlis

SMD



CFM/SMD/FORMS/SOP001-04

1

BORANG PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN CFM

BUTIR-BUTIR PEMOHON

1. NAMA PERTUBUHAN

2. NOMBOR PENDAFTARAN

3. ALAMAT TETAP

4. NAMA PEGAWAI

NO TELEFON

PEJABAT

TELEFON BIMBIT

FAKS

E-MEL PEJABAT

INDIVIDU

5. NAMA PEGAWAI KEDUA

NO TELEFON

PEJABAT

TELEFON BIMBIT

FAKS

E-MEL PEJABAT

INDIVIDU

UNTUK URUSAN PEMINDAHAN WANG

(Hanya akaun pertubuhan pemohon yang dibenarkan. Akaun nama individu akan menyebabkan permohonan tidak akan diterima. SILA PASTIKAN BUTIRAN KEWANGAN ADALAH TEPAT.) 6. NO. AKAUN BANK

7. NAMA AKAUN BANK

8. NAMA BANK

(I) TEMPLAT BORANG PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN CFM




2

TERMA DAN SYARAT-SYARAT PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN

NOTA : Setiap permohonan mestilah dihantar dan diterima oleh CFM 2 BULAN sebelum tarikh tentatif pelaksanaan program. Permohonan kurang 2 bulan daripada tarikh tersebut TIDAK AKAN DITERIMA.

DOKUMEN – DOKUMEN YANG DIPERLUKAN :

1. Maklumat Terkini Pertubuhan ( Sila rujuk lampiran 1 ). 2. Dokumen Pemilikan Tunggal/Perkongsian ( sertakan Sijil Pendaftaran Perniagaan )

ATAU a. Dokumen Syarikat atau Perbadanan ( sertakan Sijil Pendaftaran, Borang 24 & Borang

49 ).

3. Salinan kad pengenalan ( depan & belakang ) bagi pegawai & pegawai kedua bagi warganegara Malaysia.

4. Perincian Program ( Sila lengkapkan Lampiran 2 ). 5. Laporan lengkap penganjuran selepas tamat program iaitu dalam masa 2 MINGGU

selepas tarikh program ( Sila rujuk lampiran 3 ).

a. Sekiranya pihak CFM tidak menerima laporan seperti yang telah dinyatakan pada No. 6, maka program yang telah dirancang akan dianggap tidak dilaksanakan dan wang geran yang telah diterima hendaklah dikembalikan kepada CFM.

KRITERIA – KRITERIA WAJIB PROGRAM :

1. Program kemasyarakatan yang mesti disertai lebih daripada 50 orang peserta. 2. Tema program adalah diwajibkan mengenai perihal dan isu perkhidmatan industri

Komunikasi dan Multimedia. 3. Program mestilah tidak berbentuk atau berunsur politik. 4. Anjuran aktiviti pertandingan adalah dibenarkan tetapi mestilah berkaitan dengan

industri Komunikasi dan Multimedia. Pertandingan tersebut mestilah tidak berbentuk perjudian dan seakan dengannya.

5. Perserta sasaran program adalah ditetapkan kepada golongan yang melanggan perkhidmatan berbayar Komunikasi dan Multimedia.

6. Program mestilah dilaksanakan di dalam kawasan liputan NGO/pertubuhan masing-masing.

7. Segala hal-hal melibatkan pengurusan program, termasuk jemputan kepada tetamu kehormat, penceramah/fasilitator dan peserta-peserta perlulah dilakukan oleh Pemohon Geran sendiri dan tidak melibatkan Sekretariat CFM.

8. Keutamaan akan diberi kepada kawasan liputan yang belum mengadakan program sekiranya berlaku permohonan untuk kawasan liputan yang telah menganjurkan

program pada tahun yang sama.




3

SURAT AKUAN PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN CFM

Saya, __________________________________________________________________(nama wakil)

kad pengenalan _______________________________ (no. kad pengenalan), mewakili pertubuhan

_________________________________________________________________ (nama pertubuhan)

mengaku bahawa semua butiran dalam Surat Akuan ini adalah benar dan saya bagi pihak organisasi

ingin memohon Geran sebanyak RM ___________________ sebagai peruntukan untuk

____________________________________________________________________ (nama program)

pada ________________ (tarikh program).

Pihak kami akur dengan ketetapan pihak CFM bahawa program akan dianggap tidak dilaksanakan

serta berjanji akan mengembalikan wang Geran Keahlian yang telah diterima kepada pihak CFM

sekiranya:

1. Program yang telah dirancang tidak dilaksanakan dalam jangka masa tiga puluh (30) hari

daripada tarikh penerimaan Geran ini tanpa makluman tunjuk sebab yang munasabah.

2. Laporan Pasca Program tidak diserahkan kepada pihak CFM dua (2) minggu selepas tarikh

pelaksanaan program.

Pihak CFM berhak menolak permohonan jika maklumat di atas didapati salah dan dokumen yang

disertakan bersama Borang Permohonan yang telah diberikan tidak lengkap. Saya/Kami bersetuju

dengan syarat-syarat yang telah dikenakan dan bertanggungjawab ke atas Geran yang akan

diberikan oleh pihak Forum Pengguna Komunikasi & Multimedia Malaysia (CFM) serta terma dan

syarat-syarat yang dinyatakan dalam BORANG PERMOHONAN GERAN KEAHLIAN CFM.

Tandatangan Pemohon : Cop Rasmi :

Tarikh :




4

LAMPIRAN 1 | MAKLUMAT TERKINI PERTUBUHAN

PROFIL PERTUBUHAN

Nama Penuh Pertubuhan

Nama Singkatan Pertubuhan

Tarikh Ditubuhkan

Bilangan Ahli Berdaftar

Fokus Utama Pertubuhan

Kawasan Liputan

Sila Nyatakan:

< Negeri / Seluruh Negara >

PENJAWAT UTAMA PERTUBUHAN

Pengerusi / Presiden

Timb. Peng / Timb. Presiden

Setiausaha

Bendahari

Tarikh Menjadi Ahli CFM




5

AKTIVITI TERAKHIR PERTUBUHAN

UNTUK AKTIVITI-AKTIVITI SELAIN DARIPADA AKTIVITI GERAN KEAHLIAN CFM

SAHAJA

Nama Aktiviti

Tarikh

Tempat

Jumlah Peserta

Perincian Program Sila nyatakan:

1. Objektif Aktiviti 2. Golongan Sasaran 3. Ringkasan Hasil Program 4. Ringkasan Belanjawan




6

LAMPIRAN 2 | BORANG PERINCIAN PROGRAM

BAHAGIAN A | BUTIRAN MAKLUMAT PROGRAM

Nama Program

Nama Penganjur

Jenis Program

Ceramah Seminar Bengkel Forum Karnival Lain-lain (sila nyatakan):

Tarikh Program

Lokasi Program Sila nyatakan alamat penuh.

Objektif Program Sebaik-baiknya nyatakan tiga (3) objektif program dengan ringkas, padat dan tepat.

Ringkasan Eksekutif Program Sebaik-baiknya secara ringkas dan tepat dalam lima puluh (50) patah perkataan.




7

BAHAGIAN B | BUTIRAN PESERTA PROGRAM

Tetamu Kehormat/VIP Jika ada sahaja.

Penceramah/Fasilitator Jemputan Nota: Selain daripada Penceramah/Fasilitator Jemputan CFM. Pemohon digalakkan menjemput pakar industri (subject matter expert) selain daripada wakil CFM untuk hadir dan berkongsi maklumat serta ilmu.

Anggaran Kehadiran Peserta Sasaran Program

Kategori Umur Peserta Sasaran Program

Kanak-Kanak Remaja Belia Dewasa Warga Emas

Tahap Pengetahuan Peserta Mengenai Industri Komunikasi dan Multimedia

Kurang Asas Pertengahan Mahir




8

BAHAGIAN C | PERMOHONAN SOKONGAN DARIPADA CFM

Sokongan Pameran CFM

Adakah pihak Tuan/Puan memerlukan sokongan pameran daripada CFM?

Ya Tidak

Jika Ya, sila tandakan kemudahan pameran yang akan disediakan oleh pihak Tuan/Puan semasa program:

Ruang Pameran Meja Kerusi Komputer (Laptop) Projektor Skrin

Sokongan Barangan Publisiti CFM

Adakah pihak Tuan/Puan memerlukan sokongan barangan publisiti daripada CFM?

Ya Tidak

Jika Ya, sila tandakan barangan publisiti yang dipohon oleh pihak Tuan/Puan:

Majalah SHOUT! Lanyard CFM Sampul Wang CFM T-Shirt CFM Beg Cenderahati CFM Figura Mini Fillo (maskot CFM) Buku Nota CFM Buku GCC (Bahasa Melayu) Buku GCC (Bahasa Inggeris)

*kelulusan permohonan tertakluk kepada stok barangan




9

Sokongan

Penceramah/Fasilitator

CFM

Adakah pihak Tuan/Puan memerlukan sokongan penceramah/fasilitator CFM?

Ya Tidak

Jika Ya, sila nyatakan topik yang dipohon untuk dibentangkan, dibahaskan atau dibincangkan semasa program:

Serta sila nyatakan tempoh masa yang diberikan untuk slot/sesi penceramah/fasilitator CFM:

Lain-lain Sokongan

Jika ada sahaja.

BAHAGIAN D | MAKLUMAT PERHUBUNGAN PEGAWAI PROGRAM

Nama Pegawai

Nama Organisasi

E-mel

No. Tel (Pejabat)

No. Tel (Telefon Bimbit)




10

LAMPIRAN 3 | PERINCIAN PERBELANJAAN PROGRAM

3 (a) | GARIS PANDUAN PERINCIAN PERBELANJAAN PROGRAM MAKLUMAN: SEBAGAI GARIS PANDUAN PIHAK TUAN/PUAN SAHAJA. SILA SEDIAKAN DRAF PERINCIAN PERBELANJAAN BERDASARKAN GARIS PANDUAN INI DAN MENGIKUT FORMAT YANG DISERTAKAN BERSAMA LAMPIRAN INI.

GARIS PANDUAN PERINCIAN PERBELANJAAN PROGRAM

1

Lokasi Program

• Sewa Dewan Serbaguna/Tapak/Bilik Konferens

Sila sertakan dokumen rujukan (daripada pemilik fasiliti seperti pihak hotel, majlis perbandaran, majlis daerah dan sebagainya) kadar sewa lokasi tersebut berserta gambar sebagai justifikasi perbelanjaan. Sekiranya Pemohon menggunakan fasiliti milik organisasi masing-masing sebagai lokasi program, maka Pemohon tidak dibenarkan untuk menyatakan kos sewaan lokasi dalam perincian perbelanjaan.

2

Makanan & Minuman

• Jamuan

Contoh Menu Minum Pagi: 1. Sandwich Telur (RM2.50 x 100 = RM250.00) 2. Buah-Buahan Tempatan (2.00 x 100 = RM200.00) 3. Jus Buah-buahan (RM1.00 x 100 = RM100.00) 4. Teh & Kopi (RM1.00 x 100 = RM100.00)

Contoh Menu Makan Tengahari: 1. Nasi Kukus (RM1.00 x 100 = RM100.00) 2. Ayam Goreng Berempah (RM5.00 x 100 = RM500.00) 3. Ikan Bakar (RM5.00 x 100 = RM500.00) 4. Sambal Belacan (RM0.10 x 100 = RM10.00) 5. Sayur Kukus (RM2.00 x 100 = RM200.00) 6. Jus Buah-Buahan (RM1.00 x 100 = RM100.00)




11

Sila nyatakan menu makanan dan minuman setiap sesi jamuan beserta caj peralatan (jika ada) sebagai justifikasi perbelanjaan. Pemohon digalakkan untuk menyediakan menu yang sihat untuk peserta program. Sekiranya perbelanjaan makanan dan minuman adalah disertakan bersama pakej seminar atau sebagainya, sila nyatakan perincian perbelanjaan pakej tersebut sebagai justifikasi perbelanjaan.

3

• Publisiti

Kain Rentang Kos penyediaan kain rentang adalah digalakkan untuk ditetapkan kepada RM300.00 per unit. Saiz maksima kain rentang adalah digalakkan ditetapkan kepada 3x6 (ukuran kaki). Sila sertakan salinan rekaan kain rentang sebagai justifikasi perbelanjaan. Sekiranya Pemohon ingin menyediakan kuantiti kain rentang lebih daripada satu (1) unit, sila sertakan salinan gambar lokasi dan sebab yang munasabah untuk meletakkan kain rentang di lokasi tersebut sebagai justifikasi perbelanjaan. Sekiranya Pemohon ingin menyediakan kain rentang yang lebih besar daripada saiz maksima yang telah ditetapkan, sila sertakan salinan rekaan kain rentang, gambar lokasi dan sebab yang munasabah untuk meletakkan kain rentang di lokasi tersebut sebagai justifikasi perbelanjaan. Urusan Pencetakan Berikut adalah senarai barangan bercetak untuk peserta program yang dibenarkan untuk disenaraikan dalam perincian perbelanjaan: • Borang Pendaftaran Program • Risalah Maklumat Tentatif Program • Risalah Kandungan Program • Risalah Slaid Pembentangan/Ceramah Program • Borang Maklum Balas Program




12

Sila sertakan salinan draf rekaan (design draft) risalah-risalah program sebagai justifikasi perbelanjaan. Pemohon digalakkan untuk menggunakan platform-platform digital percuma untuk mengurangkan penggunaan kertas, kos pencetakan dan untuk mengelakkan pembaziran. Selain itu, cadangan ini adalah untuk memperkasakan pengetahuan dan kemahiran peserta program dalam menggunakan kemudahan-kemudahan digital yang sedia ada. Cadangan ini adalah mudah untuk dilaksanakan kerana kebanyakan peserta program pada masa kini mempunyai peranti telefon pintar/tablet pintar. Berikut adalah contoh-contoh senario penggunaan platform-platform digital: • Platform Slideshare untuk perkongsian slaid pembentangan/ceramah

program.

Pautan Sesawang: https://www.slideshare.net

• Platform Eventbrite untuk urusan pendaftaran peserta program serta perkongsian tentatif program.

Pautan Sesawang: https://www.eventbrite.com

• Platform Google Docs untuk perkongsian risalah kandungan program. Pautan Sesawang: https://www.google.com/docs/about

• Platform Google Forms untuk urusan mendapatkan maklum balas daripada peserta program.

Pautan Sesawang: https://www.google.com/forms

Pihak CFM sentiasa memberikan sokongan penuh kepada Pemohon untuk melaksanakan inisiatif secara digital ini.

4

Elaun Penceramah/Fasilitator Jemputan Pemohon tidak dibenarkan untuk menyenaraikan Elaun untuk Penceramah Jemputan daripada CFM kerana pihak Sekretariat CFM mempunyai peruntukan elaun tersendiri. Elaun hanya boleh dibayar kepada penceramah jemputan yang mempunyai kepakaran dalam bidang-bidang yang berkaitan dengan subjek serta industri Komunikasi & Multimedia (subject matter expert). Kadar Elaun Penceramah/Fasilitator Jemputan adalah seperti berikut:




13

Penceramah/Fasilitator Pakar Bidang (Subject Matter Expert) Tahap Kelayakan Penceramah Fasilitator

Doktor Falsafah (PhD) RM300.00 sejam RM100.00 sejam Sarjana (Masters Degree) RM200.00 sejam RM90.00 sejam Lain-Lain Kelayakan Bergantung kepada

kelayakan dan rekod profesional.

Bergantung kepada kelayakan dan rekod profesional.

Penceramah/Fasilitator Anggota Perkhidmatan Awam

Jawatan Penceramah Fasilitator Kumpulan Pengurusan Tertinggi

RM300.00 sejam RM100.00 sejam

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 53 & 54






Kumpulan Sokongan RM80.00 sejam RM60.00 sejam *Rujukan: Perbendaharaan Malaysia - Peraturan Mengenai Kadar-Kadar Dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan (WP 1.8) Sila sertakan profil profesional atau resume (jika ada) Penceramah/Fasilitator Jemputan sebagai justifikasi perbelanjaan.

5

Penghargaan Sijil Penyertaan Kos penyediaan sijil penyertaan adalah digalakkan untuk ditetapkan kepada RM1.00 setiap unit atas sebab memberikan keutamaan kepada faedah berbentuk ilmiah kepada peserta program. Sekiranya Pemohon ingin menyediakan sijil penyertaan yang kosnya melebihi RM1.00 per unit, sila sertakan rekaan sijil dan sebab yang munasabah sebagai justifikasi perbelanjaan.




14

Cenderamata Untuk Tetamu Kehormat/Penceramah Jemputan *Kos penyediaan cenderamata adalah digalakkan untuk ditetapkan kepada RM50.00 setiap unit atas sebab memberikan keutamaan kepada faedah berbentuk ilmiah kepada peserta program. Sekirnya Pemohon ingin menyediakan cenderahati yang kosnya melebihi RM50.00 untuk tetamu kehormat yang besar sumbangannya kepada program, sila sertakan profil profesional atau resume (jika ada) tetamu kehormat tersebut serta lampiran perincian cenderahati sebagai justifikasi perbelanjaan. *Pemohon tidak dibenarkan untuk menyatakan kos penyediaan Beg Cenderahati (Goodie Bag) dalam perincian perbelanjaan atas sebab boleh dipohon daripada pihak CFM. Sila nyatakan permohonan dalam Bahagian C Borang Perincian Program.

6

Wang Kontingensi Berikut adalah perbelanjaan yang secara umumnya dibenarkan untuk disenaraikan untuk tujuan kontingensi: 1. Alat-alat Tulis 2. Kertas 3. Air Mineral

Sekiranya Pemohon ingin menyertakan perbelanjaan yang tidak tersenarai di sini, sila nyatakan sebab yang kukuh dan munasabah untuk perbelanjaan tersebut.

7

Perbelanjaan Yang Tidak Dibenarkan Pemohon tidak dibenarkan untuk menyatakan kos Gerak Kerja Program dalam perincian perbelanjaan atas sebab tidak diperuntukkan mengikut polisi CFM. Pemohon tidak dibenarkan untuk menyatakan kos Protokol Program seperti perbelanjaan untuk majlis perasmian atau sebagainya dalam perincian perbelanjaan atas sebab tidak diperuntukkan mengikut polisi CFM.




15

3 (b) | GARIS PANDUAN PERINCIAN PERBELANJAAN PROGRAM

MAKLUMAN: SEBAGAI GARIS PANDUAN PIHAK TUAN/PUAN SAHAJA. SILA SERTAKAN DOKUMEN SOKONGAN SEPERTI REKA BENTUK KAIN RENTANG, PROFIL PROFESIONAL PENCERAMAH/FASILITATOR JEMPUTAN, DLL.

No. Perkara Kuantiti Harga Seunit

(RM) Jumlah (RM)

1. Sewa Lokasi Program

2. Makanan dan Minuman

3. Publisiti

4. Elaun Penceramah/Fasilitator Jemputan

… …

JUMLAH PERBELANJAAN PROGRAM




16

LAMPIRAN 4 | SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN MAKLUMAN: SILA PASTIKAN BORANG PERMOHONAN DAN DOKUMEN SOKONGAN LENGKAP SEBELUM DIHANTAR KEPADA PIHAK CFM.

SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN

LAMPIRAN 1 | MAKLUMAT TERKINI PERTUBUHAN

LAMPIRAN 2 | BORANG PERINCIAN PROGRAM

LAMPIRAN 3 | PERINCIAN PERBELANJAAN PROGRAM

LAMPIRAN 4 | SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN

DOKUMEN PENGESAHAN ORGANISASI:

Bagi Pemilikan Tunggal / Perkongsian; Sijil Pendaftaran Perniagaan .

ATAU

Bagi Syarikat atau Perbadanan; Sijil Pendaftaran, Borang 24 dan Borang 49.

DOKUMEN PENGESAHAN WAKIL TETAP DAN WAKIL GANTIAN:

Salinan kad pengenalan (depan & belakang) bagi warganegara Malaysia.

ATAU

Salinan pasport bagi bukan warganegara Malaysia.

MAKLUMAT PENTING

1. Sila pastikan semua maklumat telah diisi dengan betul dan jelas.

2. Sila kembalikan borang yang lengkap kepada Sekretariat CFM (u/p: ) menerusi e-mel .

3. Kegagalan untuk melengkapkan dan mengembalikan borang ini kepada pihak CFM menerusi kaedah di atas boleh menyebabkan Permohonan Geran ditolak dan

jemputan pihak Tuan/Puan untuk kehadiran wakil CFM tidak dapat dipenuhi.




17

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT FORUM PENGGUNA KOMUNIKASI & MULTIMEDIA MALAYSIA SAHAJA

Semakan dan Pengesahan Jabatan Pengurusan Pihak Berkepentingan (SMD)

SENARAI SEMAK PERMOHONAN GERAN PROGRAM KEAHLIAN CFM

1 STATUS YURAN KEAHLIAN SUDAH DIJELASKAN BELUM DIJELASKAN

2 STATUS KEAHLIAN AKTIF TIDAK AKTIF

STATUS PERMOHONAN GERAN SEBELUMNYA

3 TARIKH PERMOHONAN GERAN

4 STATUS PERMOHONAN GERAN DILULUSKAN TIDAK DILULUSKAN

5 LAPORAN AKTIVITI SUDAH DISERAHKAN BELUM DISERAHKAN

6 JUMLAH GERAN DISALURKAN RM

7 NAMA PROGRAM

8 TEMPAT AKTIVITI DIADAKAN

9 JUMLAH KEHADIRAN

SEMAKAN BORANG & DOKUMEN PERMOHONAN

10 Borang Permohonan Geran yang telah diisi oleh Pemohon adalah lengkap.

11 Dokumen-dokumen yang telah disertakan oleh Pemohon adalah lengkap.

Tandatangan: Komen:

Pengurus Jabatan Pengurusan Pihak Berkepentingan TARIKH:




18

Semakan & Pengesahan Pejabat Pengarah Eksekutif CFM

SEMAKAN PENGARAH CFM

1 KEPUTUSAN DISOKONG TIDAK DISOKONG

2 CADANGAN JUMLAH KELULUSAN RM

Tandatangan: Komen:

Pengarah Forum Pengguna Komunikasi & Multimedia Malaysia TARIKH:

KELULUSAN PENGARAH EKSEKUTIF CFM

1 KEPUTUSAN DISOKONG TIDAK DISOKONG

2 JUMLAH YANG DILULUSKAN RM

Tandatangan: Komen:

Pengarah Eksekutif Forum Pengguna Komunikasi & Multimedia Malaysia TARIKH:




19

Pengesahan Lembaga Majlis CFM

KEPUTUSAN LEMBAGA MAJLIS

1 KEPUTUSAN PERMOHONAN LULUS TIDAK LULUS

Tandatangan: Komen:

b.p. Lembaga Majlis Setiausaha Forum Pengguna Komunikasi & Multimedia Malaysia TARIKH:




20

SENARAI SEMAK LAPORAN PASCA PROGRAM

SILA SIMPAN DOKUMEN INI SEBAGAI RUJUKAN PIHAK TUAN/PUAN.

1. Sila pastikan senarai semak ini lengkap sebelum menghantar Laporan Pasca

Program.

2. Sila hantar Laporan Pasca Program yang lengkap kepada Sekretariat CFM selewat-

lewatnya 2 minggu selepas tarikh pelaksanaan program.

Perkara Nota

1. Nama Program

2. Tarikh & Masa

3. Aturcara Program

4. Perincian Perbelanjaan Program yang Telah Dianjurkan

5. Senarai Jemputan

6. Senarai Kehadiran

7. Laporan Publisiti Program

8. Laporan Keberkesanan Program (Data Maklum Balas Peserta Program)

9. Gambar Lokasi Program

10. Gambar Penceramah/Fasilitator

11. Gambar Jemputan/Peserta Program

-PENGHUJUNGDOKUMEN-

Documents

SMD SOP001-04 - Pengurusan Permohonan Geran › ... › SOP-Pengurusan-Permohonan-Geran.pdf5.1. Sila rujuk carta yang telah disertakan. 6. TANGGUNGJAWAB 6.1. Semua pegawai Jabatan