Bariery elektronizacji usług administracji publicznej zidentyfikowane w ramach projektu UEPA

dr Marcin KraskaKierownik Projektu UEPA w ILiM

Spotkanie grupy ds. elektronizacji usług administracji w ramach Linii Współpracy w dniu 27 maja 2013 r. „Bariery uniemożliwiające realizację usług drogą elektroniczną”

1

Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei „jednego okienka”

Słowa nierekomendowane

2

„pisemnie”Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego: • Art. 14. § 1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w

rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

• Art. 63. § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

3

„pisemnie” - przykładProcedura: Koncesja na prowadzenie kasyna gryAkt prawny: Ustawa z dnia z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, Dz. U. z 2009 r., nr 201, poz. 1540 z późn. zm.

Treść: Art. 23c. Podmiot eksploatujący zarejestrowany automat lub urządzenie do gier jest obowiązany informować pisemnie naczelnika urzędu celnego o:1) zamiarze przemieszczenia automatu lub urządzenia do innego miejsca eksploatacji - co najmniej na 7 dni przed dokonaniem tej czynności;

4

„pisemnie” - przykładProcedura: zmiana wpisu do rejestru brokerów ubezpieczeniowych

Akt prawny: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 sierpnia 2005 r. w sprawie sposobu składania wniosków o zmianę wpisu do rejestru brokerów ubezpieczeniowych oraz wykazu dokumentów dołączanych do takich wniosków, Dz.U. z 2005 r. Nr 170, poz. 1427

Treść: § 2. 1. Wnioski o zmianę wpisu składane są na piśmie.

5

„papierowo” - przykładProcedura: pozwolenie na budowęAkt prawny: Ustawa Prawo budowlaneTreść: do wniosków mają być załączone 4 egzemplarze projektu budowlanego (zgodnie z art. 33

ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo budowlane). Natomiast o formie projektu budowlanego stanowi rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego, w którym jest mowa w par. 6:

"1. Projekt budowlany należy sporządzić w czytelnej technice graficznej oraz oprawić w okładkę formatu A-4, w sposób uniemożliwiający dekompletację projektu. 2. Dopuszcza się oprawę projektu budowlanego w tomy obejmujące: 1) projekt zagospodarowania działki lub terenu oraz oświadczenia, o których mowa w art. 34 ust. 3 pkt 3; 2) projekt architektoniczno-budowlany i wyniki badan geologiczno-inżynierskich oraz geotechniczne warunki posadowienia obiektów budowlanych, o których mowa w art. 34 ust. 3 pkt 4. Do zamierzenia budowlanego zawierającego więcej niż jeden obiekt budowlany można stosować oprawę wielotomowa. 3. Projekt budowlany należy opracować w języku polskim, stosując zasady wymiarowania oraz oznaczenia graficzne i literowe określone w Polskich Normach lub inne objaśnione w legendzie. 4. Projekt budowlany sporządza się w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem 1 egzemplarza do archiwum właściwego organu nadzoru budowlanego, 1 egzemplarza dla organu wydającego pozwolenie na budowę i 2 egzemplarzy dla inwestora.

6

„do wglądu”1. Zamykamy drogę wnioskowania drogą

elektroniczną. 2. Powinna pozostać możliwość przedstawiania

potwierdzonych kopii lub skanów – nawet z wymaganiem potwierdzenia elektronicznej wersji dokumentu w postaci skanu.

7

„do wglądu” - przykładProcedura : Wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych Akt prawny: Ustawa z dnia Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r., o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 45. poz. 235, ze zm.)Treść: Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o opiece wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia do wglądu, w momencie składania wniosku o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych: •dokument stwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzona opieka,•w przypadku osoby fizycznej dowód osobisty lub inny dokument potwierdzającego tożsamość.

8

„oryginał”, „poświadczona kopia”, „poświadczone tłumaczenie”

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej:• Art. 6 ust. 3: Właściwy organ, z wyłączeniem sądu powszechnego, nie może żądać ani uzależnić swoich

rozstrzygnięć w sprawie podjęcia, wykonywania lub zakończenia działalności gospodarczej od przedłożenia dokumentów w formie oryginału, poświadczonej kopii lub poświadczonego tłumaczenia (…).

• UWAGA: nie jest to bezwzględny zakaz, ponieważ niekiedy obowiązek przedłożenia oryginału jest przewidziany przepisami ustaw szczególnych z uwagi na nadrzędny interes publiczny lub wynika to z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo ratyfikowanych umów międzynarodowych (art. 6 ust. 3 in fine ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej).

9

„oryginał”, „poświadczona kopia”, „poświadczone tłumaczenie” – przykład

Procedura : Zezwolenie na urządzanie loterii promocyjnychAkt prawny: Ustawa z dnia z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, Dz. U. z 2009 r., nr 201, poz. 1540 z późn. zm.

Treść: Art. 57. Dokumenty dołączane do wniosków powinny zostać przedłożone w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego

10

„zaświadczenie”Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego:Art. 220. § 1 Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia (ani oświadczenia) na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:1) znane są one organowi z urzędu,2) możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:a) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,b) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,c) wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,d) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).§ 2. Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.

11

Dostęp do danych z rejestru publicznego• Nieodpłatny dostęp do danych gwarantuje art. 15 ustawy o informatyzacji, który

zobowiązuje podmioty prowadzące rejestr publiczny do udostępniania innym podmiotom publicznym albo podmiotom realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publiczny ich realizacji.

• Dane, o których mowa w ust. 1 art. 15 ustawy o informatyzacji, powinny być udostępniane za pomocą środków komunikacji elektronicznej i mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadań publicznych.

• Rada Ministrów określiła w drodze rozporządzenia z dnia 27 września 2005 r. sposób, zakres i tryb udostępniania danych. Zgodnie z jego postanowieniami dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się podmiotom na ich wniosek złożony w formie pisemnej albo elektronicznej.

• Przekazanie przez podmiot prowadzący rejestr publiczny danych z rejestru do ich ponownego wykorzystywania w innym celu niż realizacja zadania publicznego następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

12

„zaświadczenie” – przykład 1Procedura : Udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnychAkt prawny: Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2008 r., Nr 45, poz.271 ze zm.)Treść: Art. 75. 1. Wniosek o udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej, zwany dalej "wnioskiem", powinien zawierać: 1)oznaczenie przedsiębiorcy ubiegającego się o zezwolenie; 2)(…)2. Do wniosku należy załączyć:1) wyciąg z rejestru zgodnie z odrębnymi przepisami; 2)  (…)

13

„zaświadczenie” – przykład 2Procedura : Wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych Akt prawny: Ustawa z dnia Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r., o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 45. poz. 235, ze zm.), Treść: Art. 28 ust. 1 pkt. 1. Wójt, burmistrz lub prezydent miasta dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku o wpis do rejestru, złożonego przez podmiot zamierzający prowadzić żłobek lub klub dziecięcy. Do wniosku dołącza się:1)w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej wyciąg z rejestru publicznego potwierdzający status podmiotu;2) (…)

14

Inne bariery prawne

15

KPA i zagranicaAkt prawny: ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.

Kodeks postępowania administracyjnego Treść: art. 40 § 4 Kpa „Strona zamieszkała za

granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń”.

16

§ 27 ust. 1 - w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru

§ 27 ust. 2 - w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru

organ przekazuje do centralnego repozytorium (CRD) wzór dokumentu elektronicznego

podmiot publiczny przekazuje do centralnego repozytorium (CRD) wzór dokumentu elektronicznego

Rozporządzenie i pisma w formie dokumentów elektronicznych

17

Tworzenie kreatorów formularzy

Elektronizacja papieru

18

Zakres danych w rejestrach

Procedury: Uzyskanie uprawnienia do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków, Wpis do rejestru osób posiadających uprawnienia do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej Akt prawny: Ustawa Prawo budowlane Treść: ustawodawca dzieli osoby uprawnione do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej na dwie grupy, tj. 1.osoby, które posiadają wspomniane uprawnienie z mocy prawa z tytułu posiadanych uprawnień budowlanych 2.osoby, które uprawnienie to nabyły w drodze ukończenia specjalistycznych studiów podyplomowych, bądź też wskutek odbycia szkolenia zawodowego oraz złożenia z wynikiem pozytywnym egzaminu państwowego;

Źródło: Dokument propozycji uproszczeń nr 8 dotycząca uprawnieniami do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków, lokalu mieszkalnego oraz części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową, UEPA, ILiM 2012 19

Wpis do rejestru następuję: 1.osoby, które posiadają uprawnienie z mocy prawa z tytułu posiadanych uprawnień budowlanych – brak wpisu 2.osoby, które uprawnienia nabyły w drodze ukończenia specjalistycznych studiów podyplomowych - wpis dokonywany na wniosek3.Osoby, które uprawnienia nabyły w drodze odbycia szkolenia zawodowego oraz złożenia z wynikiem pozytywnym egzaminu państwowego – wpis dokonywany z urzędu

Źródło: Dokument propozycji uproszczeń nr 8 dotycząca uprawnieniami do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków, lokalu mieszkalnego oraz części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową, UEPA, ILiM 2012

20

Zakres danych w rejestrach

Zakres elektronizacji

Akt prawny: ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2011 r. nr 30 poz. 151 z późn. zm)Treść: Art. 32 ustawy o kierujących pojazdami zawiera delegację ustawową dla ministra właściwego do spraw transportu, do wydania rozporządzenia określającego m.in. wzór:- wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców oraz - zaświadczenia potwierdzającego wpis przedsiębiorcy do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców.

Źródło: Dokument propozycji uproszczeń nr 15, Standaryzacja oraz elektronizacja dokumentów inicjujących procedurę elektroniczną, UEPA, ILiM 2012

21

Zakres elektronizacji Wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców

Minister właściwy do spraw transportu.

Wykreślenia z rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców, Zgłoszenia zmiany danych w rejestrze

Źródło: Dokument propozycji uproszczeń nr 15, Standaryzacja oraz elektronizacja dokumentów inicjujących procedurę elektroniczną, UEPA, ILiM 2012

Organ właściwy

22

Nadmiar wymaganych informacji

Rejestry państwoweZaświadczenie

Oświadczenie

PESEL

Data urodzenia

Płeć

Adres

Urząd skarbowy

Poczta

Zaświadczenie 1

Zaświadczenie

2

Oświadczenie

Dane z rejestrów

Nadmiar wymaganych danych

23

Wnioskodawca zagraniczny Procedury: Wpis do rejestru instytucji szkoleniowychAkt prawny: Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t. j. Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rejestru instytucji szkoleniowych ( Dz. U. z 2010 r., nr 241, poz. 1620)Treść: § 2. 1. Wpis do rejestru instytucji szkoleniowych, zwanego dalej "rejestrem", jest dokonywany w formie elektronicznej na podstawie wniosku o wpis, przekazanego przez instytucję szkoleniową, w formie papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiego urzędu pracy, właściwego ze względu na siedzibę tej instytucji.Problem: polem obowiązkowym był REGON, na wniosek ILiM wprowadzono zmianę

24

Doręczanie Akt prawny: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania admin. (Dz.U. z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, ze zm.) Treść: Zgodnie z art. 391 § 1 KPA, w brzmieniu nadanym przez art. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

25

Szybka zmiana prawa

Konieczność aktualizacji wzorów dokumentów i wpisywania we wzorze publikatorów aktów prawnych.

Przykład KPA obecnie ma wersję jednolitą bez późniejszych zmian.

26

Publikacja w CRWD

Publikacja w CRWD Podpis kwalifkowany

Publikacja w CRWD Zaufany profil ?????

Generalnie podpis jest nawet w małej gminie. Ale często bywa kłopotem przekonanie tej jednej osoby, by podpisała wysyłkę do publikacji.

27

Opis usługi na ePUAP

Opis publikuje pierwszy urząd.

Opis może dotyczyć grupy lub jednej procedury.

Może skonstruować opis ogólny lub szczegółowy.

28

Różne inne doświadczenia1. Większość e-usług urzędów na ePUAP oparte są na wzorach

ogólnych2. E-usługi uruchamiane w e-urzędach lub na platformach

regionalnych odwołują się do wzorów dokumentów zamieszczonych w lokalnych repozytoriach

3. Urzędy chcą się elektronizować – dajemy standard, lecz chcą zmian (ustawa śmieciowa jest tego ekstremalnym przykładem)

4. Czas jest naszym przeciwnikiem - uzgodnienie i publikacja wzoru dokumentu elektronicznego

29

Produkty UEPA gotowe do wdrożeń

30

Procedury elektroniczne gotowe do wdrożeniaDla Ministerstw:

• Finansów 8• Gospodarki 16• Rolnictwa i Rozwoju Wsi 9• Spraw Wewnętrznych 5• Środowiska 14• Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej 15

Jednostki Samorządu Terytorialnego:• Urzędy Marszałkowskie 32• Starostwa Powiatowe 28• Urzędy Gmin 20

Inne jednostki spoza JST• inne 137

www.eu-go.gov.pl/wzory

31

Pomoc udzielana podczas wdrożenia

• Skonfigurowanie wzoru dokumentu dla konkretnego urzędu

• Udzielenie szczegółowego instruktażu dotyczącego publikacji wraz z dostarczeniem prezentacji/wizualizacji

• Przygotowanie aplikacji

• Pomoc w instalacji aplikacji

• Pomoc w konfigurowaniu ePK do obsługi danej procedury

32

Dziękuję za uwagę

dr Marcin Kraskamarcin.kraska@ilim.poznan.pl

tel. 618504967

33