SLIMMER VERBINDEN

SLIMMER VERBINDEN Informatie Beleidsplan 2013-2016

Vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 maart 2013 Maart 2013 versie 0.13

Slimmer Verbinden

i Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

Samenvatting

Het informatiebeleid 2013-2016

De wereld om ons heen verandert. Samenwerking vindt steeds meer organisatie

overschrijdend plaats. De verwachtingen van de burgers en bedrijven over de

gemeentelijke dienstverlening blijven hoog. De weten regelgeving blijven veranderen. Steeds meer wordt er digitaal gewerkt. Technologische ontwikkelingen

bieden kansen voor nieuwe vormen van interactie tussen bestuurder, ambtenaar

en hun omgeving. Tegelijkertijd zitten we in een financiële crisis. Budgetten staan hierdoor onder druk, terwijl managers meer dan ooit behoefte hebben aan in- en

overzicht over hun verantwoordelijkheidsgebied.

De diensten en afdelingen van onze gemeente zijn continu bezig om deze

veranderingen in te passen in hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Aanpassing

van de beschikbare informatievoorziening vormt daar een onderdeel bij. Dat dient beheerst en in samenhang te gebeuren. Medewerkers gebruiken immers steeds

meer over afdelings- en gemeentegrenzen heen elkaars documenten en

gegevens.

Dit informatiebeleidsplan stelt doelstellingen en principes vast voor de

verschillende facetten van de informatiehuishouding. Het doel hiervan is dat de informatiehuishouding zich effectief en efficiënt (door)ontwikkelt. Het resultaat

hiervan is dat administraties een goed beeld geven van de werkelijkheid en interne

en externe gebruikers eenvoudig toegang hebben tot gegevens en documenten.

Dit plan is een dynamisch plan. We zijn ons bewust van het feit dat we ons

bevinden in tijden van bewegende doelen. De totaalplanning dient dan ook steeds weer te worden afgestemd op de plannen van diensten en afdelingen. Prioriteiten

dienen steeds opnieuw te worden vastgesteld. In dit plan is uitgewerkt hoe dit

gestructureerd binnen de organisatie plaats gaat vinden.

Slimmer verbinden

Het credo van dit informatiebeleidsplan is Slimmer verbinden. De

informatievoorziening ontwikkelt zich van afdelingsgericht (verticaal) naar steeds

meer organisatiegericht (horizontaal). Steeds meer zien we dat ketens binnen onze organisatie op elkaar moeten aansluiten. Onze vakafdelingen wisselen informatie

uit met onze klanten aan de balie van de stadswinkel, via het internet en in

samenwerkingsverbanden. Maar ook tussen afdelingen onderling wordt het inrichten van de keten steeds belangrijker. Werkprocessen, dossiers en gegevens

Slimmer Verbinden

ii Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

dienen slim met elkaar te worden verbonden en digitaal werken wordt daarbij

steeds meer een must.

De belangrijkste aandachtsgebieden binnen het informatiebeleid

Bedrijfsvoering

Bij de ondersteuning van de bedrijfsvoering richt het informatiebeleid zich primair

op de volgende onderwerpen:

1. Het verbeteren en inrichten van voorzieningen die zowel extern als intern goed samenwerken bevorderen en de uitwisseling van documenten en gegevens

mogelijk maken.

2. Het voortzetten van de inspanningen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en Antwoord fase 4 te implementeren.

3. Het goed inrichten en implementeren van voorzieningen t.b.v.

managementinformatie. 4. Het verder stimuleren van digitaal werken.

5. Het vergroten van de mogelijkheden om plaatsen tijdsonafhankelijk te

werken. 6. Het bieden van een stevig platform waarmee basisgegevens efficiënt

(her)gebruikt en uitgewisseld kunnen worden.

Basis qua informatiehuidhouding op orde houden en brengen

De informatiehuishouding van de gemeente bestaat uit een verzameling van

administraties. De data en documenten van deze administraties worden voor gebruikers ontsloten door applicaties. Bij alle veranderingen moeten we ervoor

zorgen dat deze administraties op orde blijven of daar waar gewenst op orde

worden gebracht. Om hier gericht aandacht aan te besteden, zijn binnen het informatiebeleidsplan de volgende onderwerpen uitgewerkt:

1. Het verder professionaliseren van de functionele ondersteuning voor

applicatiebeheer. 2. Het borgen van de samenhang tussen al die applicaties, standaarden, etc. en

het stimuleren van het gebruik van generieke informatievoorzieningen.

3. Er voor zorgen dat de ontwikkelingen van de ICT-infrastructuur, ons platform, in de pas lopen met de wensen van de gebruikers van de

informatievoorzieningen.

4. Het stimuleren van de digitale vaardigheden van de medewerkers, zodat zij deze voorzieningen en applicaties beter en efficiënter weten te gebruiken.

5. Het zorgdragen voor een gedegen beveiliging van de informatievoorziening

zodat de risico’s – met het steeds meer extern toegang bieden tot gemeentelijke informatie – beperkt blijven.

Regie over de veranderingen

Het tempo van de veranderingen en alle onzekerheden vragen een intensieve

samenwerking tussen diensten en afdelingen enerzijds en IA anderzijds. Maar ook

Slimmer Verbinden

iii Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

het realiseren van die verandering, de realisatiekracht, is daarbij een belangrijk

onderdeel. Willen we als organisatie actueel blijven, dan dienen we onze realisatiekracht te vergroten. Een belangrijk uitgangspunt is daarbij dat we met

elkaar steeds overzicht hebben over de veranderingen die op ons af komen. Van

deze veranderingen dienen we tijdig de impact op onze informatievoorziening en de benodigde verandercapaciteit in te schatten. De samenhang tussen al die

veranderingen moeten we goed managen. De regie over IA-gerelateerde

veranderingen wordt dan ook verstevigd. De volgende maatregelen worden genomen:

1. Het hanteren van een integrale veranderagenda.

2. Het instellen van een Klankbordgroep IA. 3. Het structureel uitvoeren van Accountmanagement IA.

4. Het inrichten van specialisaties IA.

5. Het vergroten IA-kennis en kunde onder de leidinggevenden en de projectleiders.

Planning, IA-capaciteit en begroting

Per onderwerp is een routekaart ontwikkeld die op dikke lijnen richting geeft aan de

realisatie van de verschillende onderwerpen. Ten behoeve van de verschillende

diensten en hoofdafdeling is een integrale veranderagenda opgesteld. Voor 2013 is specifiek gemaakt welke bijdrage er vanuit IA hierbij wordt geleverd.

Begin 2013 wordt nog gewerkt aan de IA-begroting. Deze wordt in het eerste

kwartaal 2013 afgerond en dan ook aangeboden aan het MT.

Slimmer Verbinden

iv Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

Inhoud SAMENVATTING _________________________________________________________ I

1 INLEIDING ________________________________________________________ 2

1.1 AANLEIDING ________________________________________________________________ 2

1.2 INFORMATIEBELEID 2007-2012 ________________________________________________ 2

1.3 INFORMATIEHUISHOUDING: WAT IS DAT? _______________________________________ 2

1.4 DOEL VAN HET INFORMATIEBELEIDSPLAN ______________________________________ 3

1.5 DOELGROEP INFORMATIEBELEID _____________________________________________ 3

1.6 EXTERNE BEÏNVLOEDERS VAN DIT INFORMATIEBELEIDSPLAN ____________________ 3

1.7 OPZET VAN HET INFORMATIE-BELEIDSPLAN ____________________________________ 3

2 SLIMMER VERBINDEN (2013-2016) ____________________________________ 5

2.1 EEN VISIE OP 2016 __________________________________________________________ 5

2.2 SUCCESFACTOREN _________________________________________________________ 7

2.3 SLIMMER VERBINDEN ________________________________________________________ 8

3 ONTWIKKELINGEN HELMOND 2013-2016 _____________________________ 10

3.1 DE VERANDER AGENDA VAN DIENSTEN EN HOOFDAFDELINGEN _________________ 10

3.2 ONDERSTEUNING VAN DE BEDRIJFSVOERING _________________________________ 11

3.3 BASIS OP ORDE ____________________________________________________________ 11

4 ONDERSTEUNING BEDRIJFSVOERING _______________________________ 12

4.1 EXTERNE SAMENWERKING __________________________________________________ 12

4.2 INTERNE SAMENWERKING __________________________________________________ 13

4.3 PLAATS- EN TIJDONAFHANKELIJK (SAMEN)WERKEN ____________________________ 14

Slimmer Verbinden

v Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

4.4 DOORONTWIKKELEN DIENSTVERLENING ______________________________________ 14

4.5 DIGITAAL (ZAAKGERICHT) WERKEN ___________________________________________ 15

4.6 MANAGEMENTINFORMATIE __________________________________________________ 16

4.7 BEHEER EN TOEGANG TOT BASISGEGEVENS __________________________________ 16

5 DE BASIS OP ORDE (HOUDEN) ______________________________________ 18

5.1 APPLICATIE- EN GEGEVENSBEHEER __________________________________________ 18

5.2 ONTWIKKELEN VANUIT SAMENHANG (ARCHITECTUUR DENKEN) __________________ 19

5.3 TOEPASSEN EN BENUTTEN GENERIEKE ICT VOORZIENINGEN ____________________ 20

5.4 INFORMATIEBEVEILIGING ___________________________________________________ 21

5.5 DIGITALE VAARDIGHEDEN / VERANDERENDE ROLLEN __________________________ 21

5.6 BESCHIKBAARHEID INFRASTRUCTUUR ________________________________________ 22

6 MANAGEN VAN DE VERANDERING __________________________________ 25

6.1 VERGROTEN REALISATIEKRACHT ____________________________________________ 25

6.2 KERNPRINCIPES ___________________________________________________________ 26

6.3 VERANDERINGEN VOOR HET VERGROTEN REALISATIEKRACHT __________________ 27

6.4 INTEGRALE VERANDERAGENDA _____________________________________________ 28

6.5 EEN KLANTGERICHTE BENADERING __________________________________________ 28

6.6 ACCOUNTMANGEMENT _____________________________________________________ 29

6.7 IA-SPECIALISATIES _________________________________________________________ 30

6.8 IA-KLANKBORDGROEP ______________________________________________________ 32

6.9 BEVORDERING IA-KENNIS ONDER PROJECTLEIDERS EN LEIDINGGEVENDEN _______ 35

7 GLOBALE PLANNING VERANDERINGEN EN IA-BEGROTING EN CAPACITEIT.36

Slimmer Verbinden

vi Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

7.1 PLANNING VERANDERINGEN ________________________________________________ 36

7.2 IA-CAPACITEIT _____________________________________________________________ 36

7.3 IA-BEGROTING: ____________________________________________________________ 36

BIJLAGE A INTEGRALE VERANDERAGENDA _______________________________ 38

BIJLAGE B ROADMAP REALISATIE IBP ____________________________________ 39

BIJLAGE C KADERPRINCIPES ____________________________________________ 54

BIJLAGE D ACCOUNTMANAGEMENT ______________________________________ 59

BIJLAGE E OVERLEGSTRUCTUUR ________________________________________ 60

BIJLAGE F OVERZICHT GENERIEKE VOORZIENINGEN _______________________ 66

BIJLAGE G VERSIEBEHEER ______________________________________________ 67

Slimmer Verbinden

1 Informatiebeleidsplan 2013-2016 - Maart 2013

Voorwoord Voor u ligt het informatiebeleidsplan van de gemeente Helmond. De ontwikkeling hiervan is een reis geweest, die begonnen is in maart 2012. Door middel van

workshops met leidinggevenden van de verschillende diensten en hoofdafdelingen

is bepaald welke veranderingen er de komende jaren op onze organisatie afkomen. Met die veranderagenda in het vizier, is gekeken welk beleid er nodig is

om deze veranderingen succesvol in te bedden binnen de organisatie van

Helmond.

De ontwikkeling van dit informatiebeleidsplan heeft opgeleverd dat IA meer in

contact is gekomen met haar interne klanten. Niet alle gesprekken liepen daarbij even soepel. Dat gold zowel voor de gesprekken met diensten en afdelingen, maar

ook voor de gesprekken binnen de eigen IA-kamers. Wij zijn er ons van bewust dat

wij en onze organisatie een stuk beter moeten samenwerken. Gezamenlijke slagkracht is wat we de komende jaren echt nodig hebben. Met elkaar steeds beter

grip krijgen op de veranderingen. Dat is een groeipad. Dat vraagt van ons allen

een inspanning. De stappen die we met elkaar hierbij hebben gezet, dienen we te vervolgen. In dit plan is daarom ook relatief veel aandacht besteed aan het

managen van de veranderingen. Uitgangspunt daarbij is dat succesvol veranderen

een intensieve samenwerkingsstructuur tussen IA en haar klanten vraagt. Proactiviteit vanuit IA is daarbij een belangrijk verbeterpunt.

Dit plan is waar we nu staan. Met het opleveren van dit plan starten we met de realisatie van dit informatiebeleidsplan. De plannen dienen nu werkelijkheid te

worden. Dit plan levert daarbij geen verzorgde reis op. Onze omgeving is daarvoor

te turbulent in beweging en het IA-vakgebied is te complex om alles op voorhand te kunnen bepalen. Het is een trektocht waarbij een stevige

samenwerkingsstructuur houvast biedt voor het behalen van een zo goed mogelijk

resultaat. In slimme verbinding daarbij met elkaar optrekken is van cruciaal belang. De open en eerlijke dialoog dienen we daarbij voort te zetten.

U wordt daarbij uitgenodigd om daar uw bijdrage aan te leveren.

Marty van der Hoek

Gilbert de Gooijer

Tjeu Gabriels Rene Lodder

Chris Jacobs

Frank Eggels Ronald Klaver

Paul Zwitserlood

Jos Poels

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK

1 Inleiding

1.1 AANLEIDING

Wij staan als gemeente de komende jaren voor diverse uitdagingen. We hebben minder middelen en dienen decentralisaties door te voeren. Dit vindt plaats in

combinatie met een te verbeteren dienstverlening met minder administratieve

lasten. Een effectieve en efficiënte manier van werken en de beschikbaarheid van de juiste, actuele en betrouwbare informatie zijn hiervoor noodzakelijke

randvoorwaarden. Daarnaast maakt de toename van samenwerkingsverbanden en

de daarbij benodigde uitwisseling van informatie het belang van het op orde houden en brengen van de gemeentelijke administraties nog groter. Dit is alleen

mogelijk als er concernbrede, principiële afspraken worden gemaakt over de

informatievoorziening van de gemeente Helmond.

1.2 INFORMATIEBELEID 2007-2012

De afgelopen jaren is langs programmalijnen ‘E-gemeente’, ‘Digitaal werken’ en

‘Stroomlijning Basisgegevens’ gewerkt aan de ontwikkeling van de

informatievoorziening. De programmalijnen hebben gewerkt met het informatiebeleid zoals dat was opgesteld in 2007. Om goed richting te geven aan

bovenomschreven veranderingen was een actualisatie van dit plan noodzakelijk.

Vandaar dat er gekozen is om in 2012 een nieuw informatiebeleidsplan op stellen. Voor dit plan is 2013-2016 als horizon gekozen.

1.3 INFORMATIEHUISHOUDING: WAT IS DAT?

De informatiehuishouding van de gemeente Helmond is het geheel van

medewerkers, middelen en maatregelen dat gericht is op het verzamelen, beheren,

ontsluiten en verspreiden van gegevens en informatie benodigd voor de uitvoering van de werkzaamheden van een ieder betrokken bij de gemeente Helmond. De

informatiebehoefte is als volgt in te delen:

` Operationele informatie, voor het verrichten van de feitelijke handelingen en het beheersen van de bedrijfsprocessen.

` Beleidsinformatie voor het ontwikkelen van beleid.

` Besturingsinformatie voor de besturing van de organisatie. ` Verantwoordingsinformatie, informatie over verrichting en besturing.

Slimmer Verbinden


De informatiehuishouding is georganiseerd in administraties die veelal deels

analoog en deels digitaal zijn georganiseerd. De kwaliteit of de betrouwbaarheid van deze administraties wordt bepaald door de volgende factoren:

` Volledigheid: alle benodigde informatie is opgeslagen.

` Juistheid: de opgeslagen informatie klopt. ` Tijdigheid: alle informatie is beschikbaarheid op het moment dat gebruikers dat

willen.

1.4 DOEL VAN HET INFORMATIEBELEIDSPLAN

Het doel van het informatiebeleid is om doelen en principes neer te leggen die gehanteerd dienen te worden bij het inrichten en aanpassen van de

informatiehuishouding van de gemeente. Daarbij brengt het samenhang aan

tussen de gemeentelijke organisatiedoelen en werkprocessen enerzijds en de informatievoorzieningen anderzijds. Hierbij staat centraal dat de

informatievoorziening zo goed mogelijk de doelen van de gemeentelijke

organisatie moet ondersteunen. Aan de basis hiervan staat de gemeente die een helder beeld heeft waar naar toe zij en haar omgeving migreert. Leidend zijn dan

ook de veranderagenda’s van de diensten en hoofdafdelingen van de gemeente

Helmond.

1.5 DOELGROEP INFORMATIEBELEID

Het informatiebeleidsplan is geschreven voor de leiding van de gemeente

Helmond, haar medewerkers en een ieder betrokken bij de organisatie. Zij dienen

te worden voorzien van gegevens en informatie die hun in staat stellen om hun werk blijvend goed te kunnen doen. Daarnaast geeft dit informatiebeleidsplan

richting aan de werkzaamheden van iedereen die betrokken is bij de verdere

ontwikkeling van de informatievoorzieningen van de gemeente Helmond.

1.6 EXTERNE BEÏNVLOEDERS VAN DIT INFORMATIEBELEIDSPLAN

Op het gebied van informatievoorziening wordt vanuit de centrale overheid door middel van de weten regelgeving steeds meer bepaald. Veel hiervan is

vastgelegd in het Nationaal Uitvoeringsprogramma, ook wel programma iNUP

genoemd. Het programma iNUP moet er voor zorgen dat de overheidsinstanties (samen)werken aan een optimale dienstverlening voor de samenleving. Om dat te

bereiken, brengen de overheden focus en samenhang aan in de ontwikkeling van

de basisinfrastructuur van hun informatievoorziening (e-overheid). Daarnaast moet het iNUP een belangrijke bijdrage leveren aan de doelstellingen voor de

vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven. In dit plan is

hier rekening mee gehouden.

1.7 OPZET VAN HET INFORMATIE-BELEIDSPLAN

Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 een beeld geschetst van waar onze

organisatie ‘slimmer verbonden’ naar toe migreert. In hoofdstuk 3 wordt een

Slimmer Verbinden


overzicht gegeven van de belangrijkste overkoepelende onderwerpen (bijv.

zaakgericht/digitaal werken, samenwerking en plaats en tijdonafhankelijk werken) die we qua informatievoorziening goed moeten organiseren. Deze onderwerpen

zijn bepaald aan de hand van de uitkomsten van de workshops met de diverse

diensten en hoofdafdelingen. In hoofdstuk 4 staan de doelstelling en de principes behorend bij deze onderwerpen beschreven. In bijlage B van dit plan is per

onderwerp de routekaart (globale planning) uitgewerkt. Dezelfde opzet is in

hoofdstuk 5 ook gehanteerd voor de onderwerpen die een bijdrage dienen te leveren aan het op orde houden en of brengen van de informatievoorziening (bijv.

applicatiebeheer en informatiebeveiliging). In dit hoofdstuk staat per onderwerp

beschreven waar we met het betreffende onderwerp in 2016 willen staan en welke principes we hanteren om daar te komen. Hoofdstuk 6 gaat over het doorvoeren

van maatregelen om het managen van alle IA-veranderingen op een hoger plan te

brengen. In het afsluitende 7e hoofdstuk staat beschreven hoe men een aanspraak kan doen op IA-ondersteuning en wat de afspraken zijn rond de IA-begroting.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK

2 Slimmer verbinden (2013-2016)

In dit hoofdstuk wordt:

` een beeld geschetst van belangrijke kenmerken van de gemeentelijke

organisatie van Helmond in 2016. Dit beeld is als richtpunt gebruikt bij de ontwikkeling van het informatiebeleid;

` aangegeven welke factoren voor realisatie van deze visie van

doorslaggevende betekenis zijn; ` toegelicht waarom ‘Slimmer Verbinden’ het sleutelwoord bij het realiseren van

dit informatiebeleid is.

2.1 EEN VISIE OP 2016

De gemeente in 2016

In 2016 zitten we nog midden in een periode van stagnatie en bezuinigingen bij de overheid. Er is steeds minder geld voor gemeenten, terwijl de decentralisatie van

Rijkstaken naar gemeenten zich doorzet. Het werk dat we moeten doen, doen we

structureel met minder resources en waar mogelijk met een betere kwaliteit. De verwachting van burgers en bedrijven blijven immers hoog als het gaat om kwaliteit

en snelheid.

In onze dienstverlening werken we steeds meer samen met andere partijen. De

kwaliteit van onze informatievoorziening vormt een belangrijke factor bij het succes

daarvan. Onze administraties zijn op orde zodat wij en onze partners met de juiste informatie werken. Alle benodigde data en documenten zijn digitaal beschikbaar in

de hele keten, van vakafdeling tot stadswinkel en ook voor externe partijen.

Hierdoor is het mogelijk dat meerdere partijen tegelijkertijd aan dezelfde informatie werken.

Dienstverlening 2016

Als burger kan ik mijn gemeente in 2016 op verschillende manieren benaderen voor vragen, informatie, diensten en producten (het 014-nummer, een e-mail,

mijnOverheid.nl, het digitale loket en de social media). Een handgeschreven brief

is ook nog steeds mogelijk. Op internet kan ik op de ‘mijnHelmond’ pagina zien

Slimmer Verbinden


welke informatie er van en voor mij is vastgelegd. Ik kan zien welke producten en

diensten ik heb aangevraagd, wat de status hiervan is en welke ik in het verleden heb afgenomen. Ik ontvang berichten over ontwikkelingen die mij en mijn

woonomgeving aangaan. Ik geef aan over welke onderwerpen ik verder

geïnformeerd wil worden. Via mijn persoonlijke internetpagina kan ik participeren in beleidsvorming. Zo doe ik ten aanzien van mijn directe woonomgeving aan

‘digitale’ co-creatie. Ik geef mijn mening door te reageren via blogpostings en chat

eenvoudig met de beleidsmakers en/of bestuurders. Via videokanalen woon ik vergaderingen bij en via social media doe ik mee aan discussies.

Als ondernemer zie ik ook tijdens de crisis groeikansen. Gelukkig kan ik via de website van de gemeente veel informatie krijgen. Interactieve kaarten,

gecombineerd met de regelgeving, laten mij duidelijk zien hoe en waar ik mijn

groeiambitie kan waarmaken. De beschikbare bouwgrond, de economische gegevens, demografische gegevens, regelgeving en andere voor mij belangrijke

data zijn toegankelijk. De benodigde vergunningen vraag ik via het internet aan. De

reeds bekende gegevens worden met behulp van DigiD en of eHerkenning al ingevuld op de digitale aanvraagformulieren. Via het gemeenteportal kan ik mijn

aanvraag volgen en kom ik in contact met de behandelaars.

Als wethouder beschik ik over meerdere kanalen om met burgers en bedrijven in

contact te komen. Zo maak ik gebruik van social media, bloggen en

participatiemogelijkheden. Ik bezoek inspraakavonden over veranderingen in de wijk of over aanpassingen in bestemmingsplannen. Daarbij gebruik ik de digitale

discussietafel. Bij discussies kan ik direct laten zien wat de invloed van mogelijke

veranderingen van regelgeving is. Bijvoorbeeld het effect op lucht en geluidskwaliteit bij aanpassingen van wegen, industrie of woonwijken. Video maakt

het mogelijk dat dit voor iedereen direct online zichtbaar wordt. Dat geeft de

participatie en het uiteindelijke besluit meer kwaliteit en snelheid.

Bedrijfsvoering in 2016

Als directeur kan ik u vertellen dat ons Klant Contact Centrum (KCC) integraal

inzicht geeft over de status van alle dienstverleningsprocessen. Dit gebeurt vanuit één centraal systeem met daarin alle relevante klanten productgegevens. We

beschikken over actuele en betrouwbare klantinformatie. Direct sturing en bijsturing

op onderhanden werk en processen is voor onze managers mogelijk. De kwaliteit van de communicatie met onze burgers en bedrijven is hierdoor sterk verbeterd.

Het aantal klachten over foute producten, lange procedures en onleesbare brieven

is sterk afgenomen.

De beschikbare informatie is uitwisselbaar omdat onze administraties op orde zijn.

De gegevens zijn actueel en betrouwbaar. Onze processen zijn op elkaar afgestemd. Bij dit alles volgen we overheidsstandaarden. Dat was samen met het

digitaal werken de belangrijkste voorwaarde om succesvol te kunnen participeren

Slimmer Verbinden


in samenwerkingsverbanden (Regionaal, RUD’s, WMO, ICT, Facilitair, etc.). Die

samenwerking gold niet alleen voor de taken van de vakafdelingen. Ook frontoffice taken van de WMO en de Stadswinkel zijn gecentraliseerd naar het

samenwerkingsverband. Dit komt de algehele kwaliteit en de kosten ten goede.

Onze medewerkers werken door de technische mogelijkheden veel meer plaats-

en tijdsonafhankelijk. Om dat te kunnen zijn ze goed opgeleid in deze digitale

manier van werken. Dat is hard nodig om in een digitaal werkende wereld, vol vakbekwaam, je werk te kunnen blijven doen. Zij kunnen meer en betere producten

leveren tegen een lagere kostprijs. Dat is bij dalende inkomsten voor de gemeente

een zeer gewenste bijkomstigheid.

Bestuur in 2016

Onze gemeenteraad vergadert en werkt volledig digitaal. Stukken worden vanuit

de werkprocessen digitaal aangeleverd. Dat bespaart veel tijd en geld voor de raadsleden. Dankzij betrouwbare en actuele managementinformatie zijn

gesprekken en vergaderingen waardevoller. Het college en bestuur wordt hierdoor

scherper gehouden.

De individuele beleidsvrijheid van ons als gemeente is afgenomen als gevolg van

de regionale samenwerkingsverbanden. Onze ambtelijke organisatie is steeds meer een regieorganisatie en de uitvoering is op onderdelen meer op afstand

gekomen.

Infrastructuur in 2016

We gebruiken allen meer dezelfde generieke informatievoorzieningen. Het aantal

vakapplicaties is verminderd. Onze systemen zijn beter op elkaar afgestemd en

met elkaar verbonden. Deze systemen zijn zowel van binnen als van buiten de muren van onze gemeente bereikbaar. De basisgegevens van de gemeente

worden op één plaats beheerd. Ze worden door ons gebruikt binnen alle

werkprocessen. De kosten van onze informatisering en infrastructurele voorzieningen zijn gestegen. Daar staat tegenover dat de dienstverlening naar en

de interactie met de burgers en bedrijven sterk is verbeterd.

2.2 SUCCESFACTOREN

Bij de realisatie van deze visie worden de volgende factoren als belangrijk gekwalificeerd:

1. Vakbekwame medewerkers die zich naast hun vakgebied blijven ontwikkelen

op het gebied van digitaal werken. De gegevens die zij opslaan in administraties worden ook door anderen gebruikt. Zij snappen dat de

gegevens die zij vastleggen in deze administraties betrouwbaar en compleet

moet zijn. 2. Een cultuur gericht op samenwerken waarbij kennis delen centraal staat.

Managers sturen op resultaat en output. Medewerkers, burgers en bedrijven

zijn zo goed als 24 uur per dag, zeven dagen per week, in de gelegenheid om

Slimmer Verbinden


met elkaar samen te werken. Zij kunnen bij de voor hun benodigde informatie.

Managers, medewerkers en IA werken allen vanuit hun eigen rol samen aan het succesvol doorvoeren van IA-gerelateerde veranderingen.

3. De processen zijn gestroomlijnd en van frontoffice tot vakafdeling op elkaar

afgestemd. Binnen processen werken we digitaal en zaakgericht. Managers hebben de beschikking over kwalitatieve managementinformatie. Een integraal

klant-, buurt-, stadsbeeld wordt ten behoeve van beleidsontwikkeling

ondersteund. 4. Informatie is ontsloten vanuit administraties die op orde zijn. Informatie is

digitaal beschikbaar. Het zoeken en het vinden wordt zo optimaal mogelijk

ondersteund. 5. Systemen werken binnen een moderne infrastructuur. Kernapplicaties zijn

gekoppeld met generieke informatiesystemen. De werkomgeving is tijd, plaats

en apparaat onafhankelijk beschikbaar. 6. De organisatiestructuur zit niet dwars. Processen worden soepel over

afdelings- en organisatiegrenzen uitgevoerd. De regelcapaciteit wordt zoveel

mogelijk in proces georganiseerd. De structuur is ondergeschikt gemaakt aan het werkproces.

Het informatiebeleid dient het succes van deze factoren te ondersteunen.

2.3 SLIMMER VERBINDEN

Het credo van dit informatiebeleidsplan is Slimmer verbinden. De redenen hiervoor

staan hieronder toegelicht.

Reden Toelichting

Van beperkt open

naar altijd open

Klanten willen in toenemende mate op een voor hen gunstig moment

contact opnemen met de overheid. Dit betekent een bereikbaarheid die

verder gaat dan de normale kantooruren. De klant kan hierbij zelf kiezen

op welke manier contact wordt opgenomen: telefonisch, per mail,

website, fax of door een persoonlijk bezoek. Daarbij kan er ook gekozen

worden via welke weg het antwoord op de vraag wordt gegeven. De

verwachting dat de gemeente zeven dagen per week, vierentwintig uur

per dag bereikbaar is, is realiseerbaar voor de digitale kanalen’(website

en mail). We raken steeds slimmer verbonden met burgers en bedrijven.

Van verticaal naar

horizontaal

We dienen de vakafdelingen slim te verbinden met de frontoffice (

Stadswinkel). Zij zijn dan in staat om steeds meer kanalen af te vangen.

Vakafdelingen kunnen zich dan meer met de vakinhoud bezighouden en

zijn niet bezig met eenvoudige informatievragen. Bovendien stimuleert

deze beweging het verkrijgen van een integraal klantbeeld.

Van kennis houden We dienen informatie gestandaardiseerd op te slaan zodat deze

Slimmer Verbinden


naar kennis delen eenvoudig kan worden hergebruikt in andere processen. Bij dat slimmer

verbinden speelt het gebruik van generieke informatiesystemen en het

hanteren van standaarden een belangrijke rol.

Van intern gericht

naar extern gericht

Samenwerking in de Peelgemeenten en de ontwikkeling van regionale

uitvoeringsorganisatie geven aan dat we steeds meer extern samen

werken. Om slim met elkaar te zijn verbonden, is digitale

beschikbaarheid van informatie een absoluut vereiste.

Van veelvuldige

opslag naar gebruik

van brongegevens

De gemeente is bronhouder van een groot aantal gegevens. Deze

gegevens worden behalve bij de eigen activiteiten ook steeds meer

gebruikt door andere overheden. Op onze beurt maken wij steeds meer

gebruik van gegevens van andere overheden. De verschillende

overheidsinstanties zijn dus meer en meer met elkaar verbonden. De

belangrijkste eis bij dit gebruik over een weer is dat deze gegevens juist

en correct zijn. Als we hier niet voor zorgen, dan is slim verbonden een

illusie.

Van binnen naar

buiten

Steeds vaker zijn ambtenaren buiten de muren van het gemeentehuis

aan de slag. In samenwerkingsverbanden maar ook in de

dienstverlening aan onze burgers. De Zorgpoort is al begonnen met wat

zij ‘de gesprekken aan de keukentafel’ noemen. Dit plaatsen

tijdonafhankelijk werken vraagt dat we ‘buiten’ slim verbonden zijn met

binnen.

Van ‘voor jezelf’ naar

‘vanuit samenhang'

Alle samenwerkingsverbanden en alle gekoppelde gegevensbestanden

maken het succesvol veranderen steeds complexer. Dit vraagt om

strakke regie en een nauwe samenwerking tussen de afdelingen, de

diensten en de afdeling IA. Om als totaal succesvol te zijn, is het

verbinden van alle veranderinitiatieven een belangrijke voorwaarde.

Daarvoor dienen we overzicht te hebben op alle (lopende)

ontwikkelingen. Alleen dan zijn in samenhang verstandige beslissingen

te nemen en kan slim worden omgegaan met de beperkte

veranderresources die tot onze beschikking hebben.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK

3 Ontwikkelingen Helmond 2013-2016

3.1 DE VERANDER AGENDA VAN DIENSTEN EN HOOFDAFDELINGEN

Aan het begin van de zomer 2012 zijn door middel van workshops per dienst en per stafhoofdafdeling de lopende en verwachte veranderingen geïnventariseerd.

De genoemde veranderingen zijn allemaal opgenomen in de integrale veranderagenda (zie paragraaf 6.4 en bijlage A). Deze veranderagenda is nog een

keer getoetst in het 4e kwartaal van 2012.

Slimmer Verbinden


Met dit overzicht als uitgangspunt is bepaald welke overkoepelende onderwerpen

er uitgewerkt moesten worden in het informatiebeleidsplan. Deze onderwerpen staan opgesomd in paragraaf 3.2. Ze zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. Naast

deze onderwerpen staat in paragraaf 3.3. een opsomming van onderwerpen die

uitgewerkt zijn ten behoeve van het op orde houden en brengen van de basis qua informatievoorziening. Deze onderwerpen zijn op hun beurt verder uitgewerkt in

hoofdstuk 5.

3.2 ONDERSTEUNING VAN DE BEDRIJFSVOERING

Uit de veranderagenda’s van de diverse diensten en hoofdafdelingen zijn de volgende gemeenschappelijke onderwerpen gedestilleerd:

` Samenwerken intern en extern.

` Door ontwikkelen van dienstverlening. ` Plaats en tijdonafhankelijk werken.

` Digitaal (Zaakgericht) Werken.

` Managementinformatie. ` Beheer en gebruik van basisgegevens.

In hoofdstuk 4 is per onderwerp uitgewerkt waar we willen staan in 2016. Ook staat daar beschreven langs welke principes we dit doen. De route map voor realisatie

van deze onderwerpen is opgenomen onder bijlage B.

Bij het doorvoeren van veranderingen wordt Lean als procesoptimalisatie

methodiek ingezet om organisatie breed efficiënter en slimmer te werken.

3.3 BASIS OP ORDE

Daarnaast zijn er uit de IA agenda de onderwerpen als belangrijk aangedragen. Deze onderwerpen hebben allemaal als doel er voor te zorgen dat de basis qua

informatievoorziening op orde blijf of komt. De onderwerpen zijn:

` Applicatie- en gegevensbeheer. ` Ontwikkelen vanuit samenhang (architectuur denken).

` Toepassen en benutten van generieke ICT-voorzieningen.

` Informatiebeveiliging. ` Digitale vaardigheden en veranderende rollen.

` Beschikbaarheid infrastructuur.

Ook voor deze onderwerpen is bepaald waar we in 2016 willen staan. Tevens zijn de principes

de we met elkaar hanteren. Deze doelstelling en principes staan beschreven in hoofdstuk 5. De

routemap voor realisatie van deze onderwerpen is ook in bijlage B opgenomen.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK 4 Ondersteuning bedrijfsvoering

4.1 EXTERNE SAMENWERKING

Doel

Steeds meer taken worden regionaal georganiseerd. Hierbij is onze gemeente

vaak een van de partijen in de dienstverleningsketen. Voorbeelden hiervan zijn de

decentralisatie operaties en de vorming van de RUD’s. Beide worden vanuit de landelijke wetgeving aangereikt. Maar ook veiligheid vraagt om regionale

samenwerking. Daarnaast wordt in de regio onderzocht of efficiency kan worden

bereikt door de samenwerking uit te bouwen. Dit speelt bijvoorbeeld op het gebied van belastingen. Dit betekent dat de informatievoorziening en benodigde ICT

hulpmiddelen hierop aangepast dienen te worden (b.v. in de vorm van een

regionaal shared service centrum op ICT gebied).

Ook zien we op verschillende terreinen dat ICT ontwikkelingen steeds vaker

centraal door het Rijk/VNG gerealiseerd/gestuurd worden. Bijvoorbeeld landelijke voorzieningen als de basisregistraties, DigiD, eHerkenning, mGBA, OLO,

inlichtingenbureau, DKD en de basisgemeente. Daarnaast is er steeds meer

samenwerking gezocht op het gebied van inkoop, implementatie en beheer/hosting van ICT-oplossingen ter ondersteuning van de dienstverlening. Dimpact is zo’n

landelijke samenwerking waarin onze gemeente participeert.

In 2016 is de gemeente Helmond in staat om voor die werkprocessen die landelijk

of regionale samenwerking vragen, te ondersteunen met de gewenste

informatievoorziening en bijbehorende ICT hulpmiddelen.

Principes

` Helmond hanteert in het geval van hoge (vervanging)investeringen in ICT en

bedrijfsvoering het beginsel ‘kiezen voor externe samenwerking, tenzij’. ` Helmond kiest voor de gemeenschappelijke voorziening als deze:

a. bij de start voldoende basiskwaliteit (minimaal een 6) heeft;

b. er perspectief op doorontwikkeling is;

Slimmer Verbinden


c. het belang van de voorziening voor Helmond bij voorkeur verder reikt dan

een individuele afdeling. ` Het MT van Helmond neemt besluiten over externe ICT samenwerking altijd op

basis van een I&A advies.

` De basisvoorzieningen van Helmond zijn open zijn voor communicatie met de buitenwereld.

` Helmond hanteert de KING standaard voor zaakgericht werken bij het

ontwikkelen van basisvoorzieningen. ` Helmond zorgt voor informatiekundige borging van nieuwe

ontwikkelingen/nieuwe wetgeving door aan te sluiten op informatiekundige

uitvoeringstoetsen en impactanalyses van KING. ` Helmond biedt externe organisaties gereguleerd en gecontroleerd toegang tot

een samenwerkingsomgeving zonder randvoorwaarde dat medewerkers van

deze externe organisatie zijn opgenomen in de kernregistratie medewerkers (AD).

4.2 INTERNE SAMENWERKING

Doel

Binnengemeentelijk ontstaat er een behoefte aan een digitale omgeving waar medewerkers samen, plaatsen tijdsonafhankelijk, aan documenten kunnen

werken, waar versiebeheer en centrale opslag mogelijk is, inclusief functionaliteit

voor zoeken & vinden. Een virtuele omgeving voor teams en/of projecten die het mogelijk maakt te werken met gedeelde agenda’s, documenten, actielijsten,

contactgegevens en mailinglijsten.

In 2016 zijn we in staat om de toenemende behoefte die er is om het interne

samenwerken te ondersteunen en hebben we de samenwerkingsomgeving op een

professionele manier vormgegeven.

Principes

` Helmond hanteert ten aanzien van alle informatie binnen de organisatie het

beginsel ‘alle informatie is intern openbaar, tenzij’. ` Helmond baseert dit openbaarheidsbeginsel op een data classificatie systeem

dat onderscheidt maakt tussen gestructureerde en ongestructureerde data en

tussen formele en ondersteunende informatie. ` Helmond biedt de gebruikers een zaaksysteem/digitaal archief aan gericht op

creëren, delen en archiveren van formele informatie.

` Helmond biedt de gebruikers een virtuele samenwerkingsomgeving aan gericht op het creëren en delen van ondersteunende informatie. Deze

samenwerkingsomgeving biedt laagdrempelige functionaliteit om virtueel

samen te werken met interne collega’s. ` De samenwerkingsomgeving van Helmond voorziet in een laagdrempelige

koppeling met het zaaksysteem en digitaal archief.

Slimmer Verbinden


` Helmond bouwt het gebruik van de Fileserver als opslagmedium voor

ongestructureerde data af.

4.3 PLAATS- EN TIJDONAFHANKELIJK (SAMEN)WERKEN

Doel

Het plaats en tijdsonafhankelijk werken (anytime, anyplace, anywhere) wordt

gemeengoed. De nieuwe generatie ambtenaren gaat het steeds normaler vinden om met virtuele werkplekken vanuit een andere locatie dan de gemeentelijke

kantoren de desktop kan benaderen en werkzaamheden uit te voeren. Ook de

huidige collega’s gaan daarbij aansluiten. Zij moeten met moderne en mobiele apparaten overal via een toegankelijk draadloos netwerk bij hun informatie kunnen.

Ze worden niet meer aangesproken op hun aanwezigheid maar op hun resultaten.

Hiervoor worden de gemeentelijke gebouwen, zover mogelijk, ingericht met

stiltewerkplekken, project-/samenwerkruimtes, flexibele werkplekken, etc.: een

nieuw kantoorconcept dat toegespitst is op Het Nieuwe Werken

In 2016 heeft de gemeente de principes van Het Nieuwe Werken (HNW) toegepast

in de organisatie en wordt het gezien als gemeengoed.

Principes

` Het werkplekplatform van Helmond ondersteunt device differentiatie

(thin/fat/rich client, desktop/notebook, tablet, smartphone). ` De virtuele werkplek van iedere medewerker is op elke gemeentelijke

werklocatie bereikbaar.

` De virtuele werkplek van Helmond is extern via internet bereikbaar. ` Helmond beveiligt het beheer en gebruik van informatie optimaal om privacy,

veiligheid, rechtmatigheid en kwaliteit te waarborgen.

` Helmond evalueert jaarlijks de tevredenheid van de gebruikers met de ICT-, kantoor- en organisatie inrichting.

4.4 DOORONTWIKKELEN DIENSTVERLENING

Doel

Landelijk zet de trend zich door dat het KCC de centrale ingang voor alle vragen is en 70% van alle telefonische vragen kan beantwoorden. Ook de gemeente Helmond volgt deze trend. In 2013 wordt ingezet op Antwoord fase 4. Werk en

Inkomen en het inrichten voor regiogemeenten. Antwoord fase 4 (de gemeente heeft Antwoord) kenmerkt zich door de regie van

het KCC op het klantcontact (inzicht in status, voortgang afhandeling e.d.) en het invullen van de rol als regisseur op het proces van verbetering en vernieuwing van

de dienstverlening.

Slimmer Verbinden


In 2016 is een verdergaande kanaalsturing (waar mogelijk en zinvol) van duur

klantcontact aan de balie naar telefonisch of het digitaal loket gerealiseerd. Papieren correspondentie is zo ver mogelijk teruggedrongen. Telefonische

contacten zijn sterk verminderd door de FAQ’s digitaal beschikbaar te stellen. Het

gebruik van DigiD en eHerkenning is normaal voor de identiteitsbepaling.

Principes

` Helmond stelt voor ieder product/productgroep een voorkeurskanaal vast en

` Helmond stimuleert het gebruik van goedkope kanalen. ` Helmond stimuleert de zelfredzaamheid van burgers/bedrijven d.m.v. het

digitaal loket/website.

` De website van Helmond voldoet aan de iNUP web richtlijnen. ` Helmond richt het digitale loket uitsluitend in voor producten met een

significant volume.

` Helmond digitaliseert de uitgaande post aan burgers/bedrijven stapsgewijs.

4.5 DIGITAAL (ZAAKGERICHT) WERKEN

Doel

De gemeente moet aansluiten bij een samenleving die het steeds normaler vindt

om op digitale wijze geïnformeerd te worden over de voortgang van hun zaak. Een samenleving die langs elektronische weg hun documenten willen versturen of

ontvangen.

De komende jaren gaat de gemeente steeds meer samenwerken met derden. Door digitaal (zaakgericht) te werken wordt informatie eenvoudig uitwisselbaar met

externe partners.

Hiervoor moeten we kanaalintegratie mogelijk maken. Iedereen in de interne keten,

van Stadswinkel tot vakafdeling, kan documenten digitaal zoeken en vinden, heeft

altijd de laatste versie en kan de voortgang volgen.

In 2016 moet de gemeente in staat zijn haar dienstverlening en interne en externe

werkprocessen digitaal te ondersteunen.

Principes

` Helmond handelt alle klantverzoeken, uitgezonderd vragen om informatie die

direct beantwoord worden, zaakgericht af. ` Helmond kan op elk moment en via elk kanaal aan haar klanten actuele

statusinformatie verstrekken over de voortgang van de lopende zaken.

` Helmond slaat alle gedeelde informatie, bestanden en documenten eenmalig op in het Document Management Systeem (DMS).

` Helmond gebruikt in haar werkprocessen uitsluitend digitale stukken.

` Stukken en informatie die worden gebruikt in samenwerkingsverbanden zijn direct en plaats onafhankelijk toegankelijk voor alle betrokkenen.

` Helmond schakelt voor iedere zaak na de kanaalafhankelijke intake zo snel

mogelijk over op een kanaalonafhankelijke afhandeling. Eigenaren van

Slimmer Verbinden


werkprocessen zijn verantwoordelijk voor de omzetting van kanaal specifiek

naar kanaalonafhankelijk en visa versa.

4.6 MANAGEMENTINFORMATIE

Doel

Managementinformatie, de rapportagevoorziening, wordt steeds belangrijker om

sturing te geven aan afdelingen en individuele medewerkers door de manager. Op basis van deze verzameling van lijsten en kengetallen faciliteert de manager zijn

medewerkers, teamleiders, applicatiebeheerders en zichzelf.

Op basis van een volwassen visie op sturing beschikt de organisatie over

gedefinieerde KPI’s, alsmede voorzieningen én data om op basis daarvan te

sturen en te monitoren. Ook is het bedrijfsbrede woordenboek gevuld met alle begripsdefinities die nodig zijn om optimaal te communiceren en te interpreteren.

Eind 2016 is elke afdelingsmanager voorzien van hulpmiddelen waarmee hij/zij: ` het onderhanden werk kan sturen en bewaken;

` de kwaliteit van de ‘eigen administratie’ borgt en verantwoording kan afleggen

over die administratie (aan de raad, ministeries, CBS, enz.); ` ondersteuning heeft bij het werk in het kader van de P&C cyclus (ook niet-

financieel), beleidskeuzes kan onderbouwen en beleidsuitvoering kan

monitoren.

Principes

` Helmond ontwikkelt sturingsinformatie voor zowel afdelingsmanagers als

medewerkers in de werkprocessen in samenhang. ` Helmond minimaliseert het aantal Registratievoorzieningen, Bewaarplaatsen

en Rapportagevoorzieningen door het inzetten van “Generieke Systemen” om

de ontwikkelen beheerlasten te minimaliseren. ` Bij veranderingen in processen en systemen wordt ook altijd gekeken naar de

impact (aanpassen, aanschaffen) op de rapportagevoorzieningen.

4.7 BEHEER EN TOEGANG TOT BASISGEGEVENS

Doel

Het organiseren van werkprocessen in ketens en het intern/extern samenwerken

dwingen ons om onze gegevens digitaal op te slaan. Maar ook om de kenmerken

van deze opgeslagen gegevens zoveel mogelijk uit gemeenschappelijke bronnen te gebruiken. Voorbeelden zijn een BSN uit het GBA, het KvK-nummer uit het

bestand van de Kamer of de naam/afkorting van een medewerker uit een eigen

registratie. Op deze wijze wordt de ontsluiting van de informatiebronnen eenduidiger en eenvoudiger. We gaan ook voor gemeentelijke gegevens die

meervoudig worden gebruikt deze zoveel mogelijk proberen centraal te ontsluiten.

Slimmer Verbinden


In 2016 hebben we grip op de kwaliteit en het gebruik van de wettelijke

basisregistraties. Dat betekent dat de wettelijke basisregistraties op eenvoudige wijze toegankelijk zijn voor het gebruik t.b.v. maatschappelijke thema’s

(bijvoorbeeld veiligheid, handhaving en/of beleidsvoorbereiding).

In de belangrijkste werkprocessen van de gemeente Helmond gebruiken we de

wettelijk verplichte basisregistraties en belangrijke gemeentelijke kerngegevens.

Principes

` Helmond vraagt burgers, bedrijven en instellingen niet om gegevens die

binnen het overheidsdomein al bekend zijn.

` Helmond deelt de gegevens die zij in haar werkprocessen gebruikt, in vier categorieën in: a. landelijke basisgegevens over subjecten en objecten vastgelegd in

basisregistraties b. lokale basisgegevens die de gemeente aanvullend op de landelijke

basisgegevens gebruikt in haar werkprocessen (kernregistraties); c. sectorale (keten-)gegevens die ook worden gebruikt door andere

organisaties als onderdeel van een keten waar ook de gemeente deel van uitmaakt;

d. sectorale gegevens die slechts op lokaal niveau van belang zijn.

` Helmond ontsluit haar lokale basisgegevens tezamen met de landelijke basisgegevens voor de gehele organisatie en alle werkprocessen. Dit met

inachtneming van het beginsel van doelbinding.

` Helmond sluit haar gegevenshuishouding en haar werkprocessen aan op de landelijke basisregistraties. Bij de uitvoering van haar werkprocessen gebruikt

de gemeente de gegevens uit die landelijke basisregistraties zoals de wet dat

voorschrijft en betrekt deze gegevens dus niet meer uit een andere – wel of niet eigen - bron.

` Helmond organiseert gegevens die zij tezamen met ketenpartners in sectorale

ketens gebruikt, zodanig in gezamenlijke registraties, dat de gegevens in deze registraties met deze ketenpartners worden gedeeld en als enige bron in de

ketenprocessen worden gebruikt.

` Helmond waarborgt dat de landelijke en lokale basisgegevens binnen de gehele organisatie volgens de daarvoor geldende afspraken worden gebruikt

en heeft daartoe maatregelen getroffen.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK 5 De basis op orde (houden)

5.1 APPLICATIE- EN GEGEVENSBEHEER

Doel

Voor de bedrijfskritische applicaties/processen is het van belang dat het

functioneel beheer adequaat is ingevuld (qua omvang en kwaliteit) en dat de

vervangbaarheid is geregeld. Optimaal samenspel tussen applicatie(/functioneel)beheerder / controller / leidinggevende / technische

beheerder inzake informatiebeveiliging, autorisatie en wijzigingsbeheer is

noodzakelijker bij de steeds complexer wordende ketens. Het is belangrijk dat er aan adequate sturing vanuit hiërarchisch leidinggevende invulling wordt gegeven

In 2016 heeft de gemeente het gegevensbeheer geconcentreerd in één of twee clusters op basis van subject en object gerelateerde informatie. Deze clusters zijn

ondergebracht bij ondersteunende afdelingen in de diensten of op concernniveau.

Adequate functionele sturing op applicatiebeheer vanuit I&A is ingericht.

Er is een gestandaardiseerde manier van werken voor de belangrijkste

beheertaken, voldoende aandacht en prioriteit voor de kritische beheertaken en de werkwijze is beschreven. De procedures worden nageleefd, documenten die

inzicht geven in het te beheren domein zijn actueel en logs van wijzigingen worden

bijgehouden. Er is een systeem ingericht voor het melden, afwikkelen en volgen van incidenten, problemen en wijzigingen.

Principes

` Helmond heeft de beleid- en adviesactiviteiten rond de volgende onderwerpen centraal belegd:

a. Informatiemanagement;

b. Gegevensbeheer van basis- en concernregistraties; c. Geo-informatie;

d. Ketenmanagement;

e. Documentaire informatievoorziening. ` Helmond heeft het gegevensbeheer van basisregistraties centraal belegd als:

a. De basisregistratie een aparte applicatie gebruikt;

b. De basisregistratie intern breed gebruikt wordt;

Slimmer Verbinden


c. De beheertaken rond de registratie geen kerntaak vormt van een

vakafdeling; d. Als mutaties op de registratie vanuit verschillende hoeken kunnen komen.

` Helmond heeft het beheer van horizontale/generieke applicaties centraal

belegd. Dit betreft o.a.: a. KA-applicaties (Office Suite, Mail, Browser)

b. MidOffice-applicaties (datadistributie, gegevens/zakenmagazijn, Geo-

magazijn, componenten e-dienstverlening, DMS, WFM) ` Helmond heeft het technisch ICT-beheer centraal belegd (betreft technisch

applicatiebeheer, systeem- en netwerkbeheer).

` Helmond heeft het ketenmanagement centraal belegd. Dit betreft alle beheeractiviteiten die gebruik en uitbouw van e-dienstverleningsketens

bevorderen/verbeteren. Procesmodellering ten behoeve van het DMS maakt

een belangrijk onderdeel uit van ketenmanagement. ` Helmond heeft de volgende beheeractiviteiten decentraal belegd:

a. Verticale/vakspecifieke applicaties. Dit betreffen de traditionele applicaties

van de vakafdelingen; b. Geo-beheer vindt decentraal plaats;

c. Activiteiten die voortvloeien uit de inzet van Geo-informatie in backoffice-

afdelingen en de bijhouding GBKN; d. Procesbeheer: betreft het opstellen en beheren van AO-

/procesbeschrijvingen en audits op het proces.

5.2 ONTWIKKELEN VANUIT SAMENHANG (ARCHITECTUUR DENKEN)

Doel

Het werken in ketens vraagt om steeds meer inzicht in de werking van die ketens

en de daarbinnen werkende applicaties. Koppelvlakken en uitwisselingsformaten

vragen om bij de grotere I&A projecten standaard een architectuurtoets uit te voeren.

Het werken onder architectuur geeft aan een organisatie de kaders, regels en afspraken mee waaraan voldaan moet worden. Of het nu gaat om de aanschaf van

een nieuwe applicatie, een uitbreiding van de infrastructuur of een ingrijpende

verandering naar zaakgericht werken of (regionaal) samenwerken met externe partijen.

In 2016 helpt ‘architectuur denken’ het management om, in samenhang, afgewogen beslissingen te nemen. Het helpt de I&A organisatie de toenemende

complexiteit beheersbaar te houden. Het helpt ketenpartners de uitwisseling en

koppelingen mogelijk te maken. Tot slot helpt het de gebruiker om meer functionaliteit voor minder geld georganiseerd te krijgen.

Slimmer Verbinden


We zijn in staat meerdere oplossingen samen te laten werken binnen de eigen

gemeentelijke organisatie, en met oplossingen op landelijk niveau en in de sectorale ketens. Dit betekent dat de ketens op elkaar zijn afgestemd. Alleen dan

gaat zowel de eigen elektronische gemeente als de landelijke elektronische

overheid als geheel goed werken.

Principes

` Helmond beschouwt het ‘architectuur denken’ als een taak van zowel het

management als I&A. Dit is noodzakelijk om te borgen dat keuzes in samenhang worden gemaakt.

` Helmond voorziet ieder project met een groot ICT-raakvlak van een

architectuurtoets om toepassing van architectuurprincipes te borgen. ` Helmond hanteert het beginsel ‘generieke voorzieningen, tenzij’. Afwijkingen

worden ter goedkeuring voorgelegd aan MT vergezeld van een advies van

I&A. ` Helmond volgt de landelijke ontwikkelingen en standaarden en past deze toe

of legt uit waarom een standaard niet wordt toegepast. Verantwoordelijkheid

voor het uitleggen ligt bij de afdeling/project die wil afwijken.

5.3 TOEPASSEN EN BENUTTEN GENERIEKE ICT VOORZIENINGEN

Doel

Ketenintegratie wordt steeds complexer. Steeds meer applicaties worden in de

ketens aan elkaar gekoppeld en gaan informatie uitwisselen. Dit betekent o.a. een toename van onderhoudskosten, een verhoging van de kwetsbaarheid en

versnippering van kennis.

In 2016 wordt door de inzet van generieke voorzieningen de complexiteit

gereduceerd, de investering en onderhoudskosten teruggedrongen, de

kwetsbaarheid qua kennis en beheer/kwaliteitsverbetering beheer (functioneel en technisch) vermindert, de uitwisseling van informatie vereenvoudigt en

mogelijkheden gecreëerd om beheer regionaal te organiseren.

Bijlage F bevat een lijst van generieke voorzieningen.

NB. Er is op korte termijn (voor 1 april 2013) behoefte aan een adviesnota waarin een aantal keuzes worden voorbereid t.a.v. de inzet van een generieke voorziening

per toepassingsgebied. Scope betreft de zogenaamde mid-office functies

(klantcontactbeheer, zakenbeheer, beheer documentaire informatie, ontsluiting en distributie van basisgegevens, centrale opslag van geo-gegevens/zaken)

Principes

` Helmond hanteert het beginsel ‘generieke voorzieningen, tenzij’. Afwijkingen worden (vergezeld van een advies van I&A) in afstemming met IA-

klankbordgroep ter goedkeuring voorgelegd aan MT.

Slimmer Verbinden


5.4 INFORMATIEBEVEILIGING

Doel

Gemeenten zijn kwetsbaar waar het de veiligheid van informatie betreft. Continuïteit van dienstverlening, bescherming van persoonsgegevens van burgers

en het imago van gemeenten zijn in het geding.

Recente affaires zoals Diginotar, Lektober en het Dorifel/Citadel incident laten de

kwetsbaarheid zien. Ook zijn er vanuit diverse invalshoeken audit verplichtingen

(GBA, DigiD, Suwi-keten). Kortom, het wordt steeds belangrijker om de aandacht voor informatiebeveiliging structureel te gaan verankeren in de organisatie, hier

planmatig aandacht aan te besteden en voorbereid te zijn op incidenten.

Hierbij dienen we natuurlijk telkens de afweging te maken tussen risico’s die we lopen en de kosten die maatregelen met zich mee brengen.

In 2016 is Helmond in staat om adequaat in te spelen op de toenemende risico’s die we lopen op het gebeid van informatiebeveiliging. De aandacht voor

informatiebeveiliging dient structureel verankert te zijn in de organisatie

(bewustwording bij de organisatie, voldoen aan minimum eisen, audit, voorbereid zijn op incidenten, inrichten commissie informatiebeveiliging).

Principes

` Helmond heeft het gewenste beveiligingsniveau vastgelegd in de vorm van minimumeisen.

` Helmond heeft de verantwoordelijkheid voor het implementeren van de

minimumeisen belegd bij het lijnmanagement. De middelen afdelingen kunnen hierbij ondersteunen en adviseren.

` De medewerkers van Helmond hebben een eigen verantwoordelijkheid voor

hun gedrag binnen de gestelde minimum eisen. ` Helmond sluit qua scope aan bij de code voor informatiebeveiliging die

hiervoor is opgesteld en de wetgeving m.b.t. privacy (o.a. WBP).

` Helmond heeft de IA-klankbordgroep belast met het opstellen van beleid, (laten) uitvoeren risicoanalyses, periodiek opstellen beveiligingsplan, bewaken

voortgang en begeleiden van onafhankelijke audits. De klankbordgroep

fungeert ook als platform waarin beveiligingsincidenten worden gemeld.

5.5 DIGITALE VAARDIGHEDEN / VERANDERENDE ROLLEN

Doel

Steeds meer worden de processen van de gemeente digitaal uitgevoerd. Dit legt

druk op de vaardigheden van medewerkers in het gebruik van de generieke voorzieningen, de kantoorautomatisering, het DMS en het medewerkersportaal.

Maar ook op de vaardigheden in het gebruik van de vakapplicaties en plaatsen

tijdsonafhankelijk werken. Als onderdeel van de keten moet de medewerker in staat zijn met de juiste applicatie zijn/haar werk te verrichten.

Slimmer Verbinden


In 2016 beschikken medewerkers over voldoende kennis van het werken met de

kantoorautomatiseringspakketten en de diverse generieke en (vak)applicaties. De toetsenbord vaardigheid is verhoogd. Ook zijn medewerkers bewust van de

belangrijkste aspecten van informatiebeveiliging en privacy gevoeligheid binnen de

vele toepassingen van de gemeentelijke organisatie. Medewerkers zijn bekend met de zoek&vind functionaliteit binnen de diverse KA-pakketten en (vak)applicaties.

Principes

` Digivaardig: Helmond eist van iedere medewerker – afgestemd op zijn/haar takenpakket – voldoende kennis en kunde om met computers, internet en de

vele gemeentelijke toepassingen te kunnen werken.

` Digiveilig: Helmond eist van iedere medewerker – afgestemd op zijn/haar takenpakket – voldoende kennis en kunde van informatiebeveiliging in termen

van bedreigingen en risico beperkende maatregelen (techniek, proces,

gedrag). ` Helmond verwacht van haar leiding, managers en teamleiders

voorbeeldgedrag ten aanzien van digitale vaardigheden.

5.6 BESCHIKBAARHEID INFRASTRUCTUUR

Doel

Plaats en tijdsonafhankelijk werken, digitaal werken en steeds meer samenwerken

in allerlei verbanden vraagt om een moderne en adequate informatie voorziening.

Een voorziening die (near) 7x24 uur beschikbaar is, op meerdere locatie beschikbaar is, die schaalbaar is om groei en krimp van het aantal applicaties en

opslag op te kunnen vangen.

In 2016 beschikt de gemeente Helmond over een ICT Infrastructuur en

telefoonvoorziening die de werkplek en locatieonafhankelijk werken ondersteunt.

Principes

Applicaties

` Helmond gebruikt waar nodig SaaS, ASP of Cloud concepten voor

functionaliteit waarbij in de eigen infrastructuur geen schaalvoordelen kunnen worden behaald.

` Helmond selecteert applicaties die technisch geschikt zijn voor de standaard

serverplatforms. ` Helmond selecteert applicaties die geschikt zijn voor een gevirtualiseerde

infrastructuur.

` Helmond geeft de voorkeur aan webbased applicaties boven ‘multi-tier’ applicaties om de locatieonafhankelijkheid te bevorderen.

Platform

` Helmond baseert de inrichting van het server- en cliëntplatform op standaard

‘off the shelf’ producten. Voor deze producten is standaard support van de

leverancier mogelijk.

Slimmer Verbinden


` Helmond heeft de infrastructuur op hardware en software gestandaardiseerd

per laag in het architectuurmodel. Zowel applicaties als desktops worden gevirtualiseerd aangeboden.

` Helmond heeft een cliëntplatform dat differentiatie mogelijkheden biedt naar de

functie van de gebruiker volgens het Choose Your Own Device model (thin/fat/rich client, ultrabook, tablet).

Datacom Infrastructuur

` Helmond baseert haar netwerk op het gangbare Ethernet protocol.

` Helmond standaardiseert de actieve netwerkcomponenten (bijvoorbeeld

switches) qua merk en uitvoering. ` Helmond zet tussen locaties uitsluitend straalverbindingen in als de benodigde

bandbreedte geboden kan worden en de exploitatiekosten lager zijn dan een

bekabeld netwerk (huur of eigendom). ` Helmond past segmentering van het LAN toe vanuit beheer- en

informatiebeveiligingsoverwegingen.

` Helmond heeft ieder werkstation geconnecteerd met het internet. ` Helmond heeft op alle gemeentelijke locaties een WIFI-netwerk beschikbaar

voor mobiele apparaten.

Beveiliging

` Helmond heeft de aspecten vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid

optimaal geïmplementeerd in de infrastructuur. Deze uitwerking infrastructuur voorziet in een redelijke balans tussen beveiligingseisen enerzijds en de

toegankelijkheid van data en functionaliteit anderzijds.

` De infrastructuur voorziet in een ‘sterk’ authenticatie mechanisme. ` De infrastructuur voorziet in de mogelijkheid om beveiligingsinstellingen

centraal te managen en waar mogelijk in tooling die deze instellingen

automatisch kan controleren en bewaken. ` De beveiligingsinstellingen zijn ook van toepassing op telewerkplekken.

` De infrastructuur van Helmond biedt mogelijkheden om in het beheer

functiescheiding aan te brengen tussen uitvoerende en controlerende taken. ` Helmond heeft ICT voorzieningen die bedrijfskritische of gevoelige activiteiten

ondersteunen, in beveiligde ruimten ondergebracht.

` Helmond bepaalt verantwoordelijkheden en procedures voor het beheer en de bediening van alle communicatie- en bedieningsprocessen.

` Helmond installeert programmatuur tegen virussen en andere bedreigingen en

vernieuwt deze periodiek. Binnenkomende informatiedragers worden op virussen en andere bedreigingen gecontroleerd. Het gebruik van illegale

software is verboden. Daarnaast zijn adequate maatregelen getroffen voor het

maken van reservekopieën (back-ups).

Systeembeheer

` Het volledige beheer van de infrastructuur kan centraal uitgevoerd worden.

Slimmer Verbinden


` Tooling wordt ingezet om ketens te kunnen monitoren en beheren.

` De infrastructuur genereert automatisch voldoende informatie om de beheerprocessen te ondersteunen.

` Systeembeheer streeft actief naar toename van selfservice mogelijkheden voor

de gebruiker.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK 6 Managen van de verandering

6.1 VERGROTEN REALISATIEKRACHT

Ook de komende jaren dienen diensten en hoofdafdelingen vele veranderingen door te voeren. Voor het aspect informatievoorziening worden zij daarbij

ondersteund door de afdeling IA. In onderlinge samenwerking realiseren zij daarbij

veranderingen. Er zijn diverse redenen om de wijze waarop er met elkaar gewerkt wordt te veranderen en de realisatiekracht daarmee te vergroten:

` De IA-veranderingen zijn steeds minder goed in de traditionele afdelingen (o.a.

handhaving, veiligheid, zorg, etc.) te plaatsen. Er ontstaat organisatiebreed en met andere (externe) partijen steeds meer samenhang. Het werkproces is

hierbij de verbindende schakel. Veranderingen dienen dan ook meer

organisatiebreed en in samenhang te worden opgepakt. ` We hebben minder geld te besteden en tegelijkertijd is onze veranderagenda

groter dan ooit. We dienen meer uit onze IA-investeringen te halen. De

schaarse verandercapaciteit moet worden ingezet op zaken waar de gemeente het meest van profiteert. Dit vraagt om een integrale afweging bij de inzet van

onze beperkte centrale verandercapaciteit.

` Door allerlei samenwerkingsverbanden neemt het belang van standaardisatie en gebruik van generieke voorzieningen sterk toe. Het toepassen en gebruiken

hiervan dient binnen het gehele concern steviger te worden geborgd.

` We nemen ons elk jaar nog te veel voor ten opzichte van datgene dat we daadwerkelijk realiseren. Het aantal veranderingen voor de komende jaren

betekent niet dat we minder moeten doen, maar wel dat we dit slimmer moet

organiseren.

In dit hoofdstuk worden de maatregelen toegelicht die worden genomen om de

realisatiekracht bij veranderingen binnen de informatievoorziening te vergroten. Gestart wordt met een overzicht van kernprincipes voor de samenwerking tussen

diensten en hoofdafdelingen enerzijds en IA anderzijds.

Slimmer Verbinden


6.2 KERNPRINCIPES

De onderstaande principes vormen het uitgangspunt bij het doorvoeren van de

beschreven maatregelen. In de bijlage zijn ze uitgebreider uitgewerkt.

Principe Omschrijving

1. Sturing van ontwikkelingen De directie bepaalt prioriteiten, planning en voorwaarden (kaders)

indien er ontwikkelingen in de informatievoorziening noodzakelijk of

gewenst zijn.

2. Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor een passende informatievoorziening

ligt bij het management.

3. Werken in regie voor

afdelingen en diensten

Bij het onderzoeken of het realiseren van veranderingen in de

informatievoorziening doet de organisatie een beroep op I&A

deskundigen.

4. Werken onder architectuur Bij de ontwikkeling van de informatievoorziening wordt deze getoetst

aan de gewenste informatiearchitectuur.

5. Alle informatie is informatie Het Informatiebeleid is van toepassing op alle in de organisatie

voorkomende informatie, ongeacht vorm, herkomst of inhoud.

6. Informatiebeveiliging We gaan op een verantwoorde wijze om met de informatie die wij in

onze organisatie gebruiken en beheren. We besteden specifieke

aandacht aan de risico’s op het gebied van misbruik, beschadiging

en verlies.

7. Aansluiten op bestaande

standaarden

Bij de realisatie van de informatievoorziening wordt gebruik gemaakt

van bestaande standaarden en geldt het principe pas toe of leg uit.

8. Generieke voorzieningen

Voor gelijksoortige toepassingsgebieden wordt gekozen voor één

generieke voorziening.

9. Integrale aanpak

Ontwikkelingen worden altijd in samenhang met hun omgeving

opgepakt.

10. Dynamiek Technische componenten (hard- en software) van de

informatievoorziening worden minimaal eens in de 5 jaar, maar bij

voorkeur binnen 4 jaar vervangen.

11. Kostentoedeling Nog te bepalen (zie hfd. 7.3)

Slimmer Verbinden


6.3 VERANDERINGEN VOOR HET VERGROTEN REALISATIEKRACHT

Om handen en voeten aan het vergroten van de realisatiekracht te geven, worden

de onderstaande veranderingen in de werkwijze rond IA-gerelateerde veranderingen doorgevoerd.

Verandering Toelichting

Overzicht borgen

door een integrale

veranderagenda

Een integrale IA-veranderagenda wordt opgesteld en consequent bijgehouden.

Een ieder binnen de organisatie heeft daarmee steeds overzicht over alle

lopende veranderingen. Het is daarbij duidelijk welke fase een verandering zich

bevindt en welke bijdrage vanuit IA hierbij wordt geleverd.

Een klantgerichte

aanpak bij de

samenwerking.

Diensten en hoofdafdelingen worden beschouwd als (interne) klanten van de

afdeling IA. Een gezonde samenwerking tussen klant en leverancier kenmerkt

zich door het feit dat klant en de leverancier (IA) beiden steeds een heldere

verwachting hebben over wat zij van elkaar kunnen verwachten.

Inricht IA-

accountmanagement

Directeuren en managers voeren elk kwartaal met hun IA-accountmanager een

gesprek. Voor nieuwe ontwikkelingen worden afspraken gemaakt. Van lopende

zaken wordt de voortgang besproken. Daar waar knelpunten zich voordoen

wordt helder vastgesteld wie probleemeigenaar is en worden aanvullende acties

uitgezet.

Organiseren van

specialismen binnen

IA

Gemeentelijke informatievoorziening is een complex vakgebied. Om ervoor te

zorgen dat we over genoeg kennis en kunde beschikken, zijn organisatiebrede

onderwerpen als een specialisme belegd binnen IA. Deze personen zijn het

inhoudelijk aanspreekpunt voor dit specialisme.

Instellen van een IA-

klankbordgroep

Alle veranderingen dienen in samenhang en onderlinge afstemming te worden

georganiseerd. De IA-klankbordgroep ondersteunt het MT en het college bij het

maken van keuzen hierbij.

Stimulering

ontwikkeling IA-

kennis en kunde

onder projectleiders

en leidinggevenden

Om de realisatiekracht van IA-gerelateerde projecten te vergroten wordt de IA-

kennis en kunde van leidinggevenden en projectleiders van diensten en

hoofdafdelingen vergroot.

In de paragraven die hierna volgen zijn deze veranderingen verder uitgewerkt.

Slimmer Verbinden


6.4 INTEGRALE VERANDERAGENDA

Het goed managen van alle veranderingen begint met het hebben van een

integraal overzicht over alle lopende en komende veranderingen. Dit vormt de basis van een beheerst veranderproces. Vanuit overzicht kunnen veranderingen in

samenhang worden gemanaged. Tijdens de ontwikkeling van het

informatiebeleidsplan is deze veranderagenda opgesteld (zie bijlage). Het is nu zaak om dit overzicht bij te houden.

Het gebruik van de integrale veranderagenda wordt verder gekenmerkt door de

volgende zaken: ` De eigenaar het integrale veranderoverzicht is de secretaris van de IA-

klankbordgroep. Hij is eindverantwoordelijk voor het up to date houden van het

overzicht. ` Het bijwerken van de veranderagenda gebeurt door de betreffende

accountmanager van de dienst c.q. hoofdafdelingen. Hij werkt de

veranderagenda steeds bij voor zijn eigen account(s). ` Alle leidinggevenden hebben een raadpleegfunctie tot de veranderagenda. Zo

kunnen zij steeds zien wat er op staat en welke bijdrage geleverd wordt vanuit

IA. ` De veranderagenda vormt een vast agendapunt voor de IA-klankbordgroep.

Daarnaast wordt het overzicht besproken bij het reguliere maandelijkse IA-

overleg. Dit overleg vindt plaats een week voorafgaand aan de bijeenkomst van de IA-klankbordgroep.

6.5 EEN KLANTGERICHTE BENADERING

De afdeling IA ondersteunt diensten en hoofdafdelingen bij de ontwikkeling en het

beheer en van hun informatievoorziening. Hieronder staat schematisch weergegeven hoe binnen IA het klantcontact is georganiseerd. Aan de hand van

dit overzicht moet het voor iedere manager en medewerker helder zijn, bij wie men

moet zijn voor een vraag, probleem of verzoek.

Functie Onderwerp Aanspreekpunt IA Toelichting

Directeuren en

managers.

Vragen, verzoek

of ideeën

Accountmanager De accountmanager inventariseert,

zet de vraag uit onder IA-

medewerkers, bewaakt de voortgang.

Initiatie van

projecten

Accountmanager De accountmanager organiseert de

inbreng van IA-kennis en kunde bij de

uitvoering van impactstudies en de

ontwikkeling van projectplannen.

Projectleiders Ondersteuning

bij uitvoering

Specialisten,

Teamleider SN,

In projectplannen staat uitgewerkt

welke ondersteuning IA levert. Voor

Slimmer Verbinden


projecten Teamleider WPA

Teamleider DIV

het daadwerkelijk inplannen van de

capaciteit schakelt een projectleider

tijdig met de aangewezen IBA-

specialist of met de teamleiders SN,

DIV of WPA.

Applicatie-

beheerders

Ideeën, vragen

of verzoeken

Teamleider SN Alle vragen van applicatiebeheerders

lopen via het Team SN.

Gebruikers Opvragen

dossiers en

documenten

Team DIV Het opvragen van dossiers en

documenten is een taak voor team

DIV.

Helpdesk

(Storing, vragen

en wensen)

Helpdesk De helpdesk is het centrale meldpunt

voor storingen, vragen en wensen. Zij

zetten desgewenst dit door naar

andere partijen binnen IA, zoals team

SN.

IA streeft er naar om bij de samenwerking met de diensten en de hoofdafdelingen

de volgende verbeteringen door te voeren:

` Een pragmatischere en resultaatgerichte werkwijze ` Het vinden van een betere aansluiting bij het ‘niveau’ van de managers (hun

belangen, problematiek en uitdagingen waar zij voor staan). Dezelfde taal

spreken, niet te abstract maar concreet. ` Meer initiatief, betrokkenheid en proactieve advisering van MT, management

en projectleiders, zodat veranderingen beter worden doorgevoerd en

beleidskaders beter worden bewaakt. ` Investeren in de relatie (meer structuur, ritme en frequentie in overleg met MT,

managers, projectleiders en applicatiebeheerders)

` Denken in resultaten. Wat is het eerstvolgende dat moet worden opgeleverd? Hoe ziet dat product, document, plan, etc. eruit?

6.6 ACCOUNTMANGEMENT

Het inrichten van accountmanagement betekent dat iedere manager ieder kwartaal

een gesprek heeft met zijn of haar IA-accountmanager. In de bijlage is een overzicht gegeven van alle accountgesprekken en de verdeling daarbij over de

diverse IA-vertegenwoordigers.

Het voeren van dit gesprek is gericht op:

` Het vroegtijdig in kaart brengen van veranderingen met IA-impact;

` Het in kaart brengen wat de IA-impact is van de verandering; ` Het toelichten van het IA-beleid bij IA-gerelateerde veranderingen;

` Het toetsen van projectplannen, waarbij ook gekeken wordt naar de

budgetdekking voor onderhoud en applicatiebeheer;

Slimmer Verbinden


` Het inventariseren van nog niet benoemde knelpunten en deze beleggen bij

verantwoordelijken (binnen en buiten IA); ` Het verzamelen van mogelijke agendapunten voor de IA-klankbordgroep;

` Het bijwerken van de veranderagenda.

De gesprekken met alle managers worden aan het begin van het jaar gepland door

het secretariaat IA. Het Hoofd IA monitort dat deze gesprekken ieder kwartaal

plaatsvinden. Hij is er ook voor verantwoordelijk dat de stijl waarbinnen dit gebeurt zoveel mogelijk overeenkomt met de ambities zoals die in dit hoofdstuk zijn

geformuleerd.

Twee keer per jaar (2e en 4e kwartaal) bezoekt de accountmanager het MO van de

betreffende dienst om gezamenlijk met de managers de integrale veranderagenda

door te spreken.

6.7 IA-SPECIALISATIES

IA is een vakgebied dat complex en steeds in beweging is. Voor het gericht

opbouwen van kennis en kunde is besloten om per onderwerp één specifieke

medewerker als inhoudelijke vraagbaak en als aanspreekpunt aan te wijzen. Diensten en hoofdafdelingen kunnen bij hun vraagstukken gebruik maken van

deze specialist.

Het uitvoeren van een specialisatie is er op gericht om:

` Het ondersteunen van diensten en hoofdafdelingen met kennis en kunde op dit

specifieke terrein. ` Het door ontwikkelen van het beleid op dit specifieke terrein. Hierbij voert hij

overleg met het betrokken lijnmanagement en in het bijzonder met de voor dit

onderwerp aangewezen lijnmanager binnen de IA-klankbordgroep. ` Het mede bewaken van de vastgestelde planningen rond deze onderwerpen.

` Het signaleren als de realisatie van veranderingen rond dit onderwerp niet

projectmatig en of in samenhang plaatsvinden. ` Het binnen de diverse IA overleggremia proactief bespreken van

ontwikkelingen op het specialisme.

Hieronder staat het overzicht van de specialisaties die bij de diverse IA-

medewerkers zijn ondergebracht.

Slimmer Verbinden


Het specialisme ‘beheer en toegang tot Geo(basis)gegevens’ ligt buiten IA. Het is

een verantwoordelijkheid van het team Geo. Het specialisme ‘beheer en toegang

tot (basis)gegevens m.b.t. personen’ ligt ook buiten IA. Dit is ondergebracht bij de afdeling Stadswinkel. De komende tijd (2013) wordt onderzocht wat de gewenste

situatie hiervoor is op de langere termijn.

Slimmer Verbinden


6.8 IA-KLANKBORDGROEP

De belangrijkste opdracht voor de IA-klankbordgroep is dat veranderingen binnen

de informatievoorzieningen van de gemeente in samenhang en in een stevig tempo worden doorgevoerd. Hiervoor voert zij regie over alle IA gerelateerde

veranderingen. Voor de bedrijfsvoering doet zij dit in opdracht van MT. Voor het

inhoudelijke beleid doet zij dit in opdracht van het College. De klankbordgroep IA komt maandelijks bij elkaar (10 maal p/jr).

De IA-klankbordgroep kent de volgende taken:

` Adviseren van het MT op het gebied van planning en investeringen. ` Bespreken van de impact van trends en grote veranderingen op de

gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering. Het benoemen en agenderen

daarvan op de veranderagenda. ` Opstellen van de jaarlijkse IA-planning ( in opdracht van het MT).

` Mede initiëren van IA-projecten en te ontwikkelen beleid.

` Afstemming rond projectplannen (resultaat, capaciteit, geld). ` Toetsen van projectplannen aan IA-beleid en architectuurtoets.

` Volgen van de voortgang van lopende IA-projecten (a.d.h.v. de P&C cyclus en

de veranderagenda). ` Bewaken van de projectmatige werkwijze van IA projecten.

` Behandelen van IA-issues/knelpunten rond projectplannen.

Slimmer Verbinden


` Verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging (conform voorstel in IBP –

thema informatiebeveiliging.

Voor de invulling van de IA-klankbordgroep is gekozen voor lijnmanagers die

betrokken zijn bij de geselecteerde IA-onderwerpen. Bij de selectie van lijnmanagers is ook gekeken of alle diensten en hoofdafdelingen evenredig

vertegenwoordigd zijn. De leden van de klankbordgroep vertegenwoordigen dus de

gehele organisatie.

Hieronder is een overzicht gegeven van de invulling de IA-klankbordgroep.

Slimmer Verbinden


Bij de uitvoering van hun taak werken zij samen met de IA-specialist van het betreffende onderwerp.

Specialisme IA-Klankbordlid IA-specialist

Externe samenwerking Rudy van der Maat Chris Jacobs

Digitaal Zaakgericht Werken Werner Sanderse Jos Poels

Managementinformatie Antoinette van Wetten Paul Zwitserlood

Communicatie Johan Beelen Ronald Klaver

Applicatiebeheer Marty van der Hoek Frank Eggels

Informatiebeveiliging Marty van der Hoek Tjeu Gabriels, Rene Lodder,

Gilbert de Gooijer

Infrastructuur Marty van der Hoek Gilbert de Gooijer

Plaats- en Tijdonafhankelijk

werken (HNW)

Frank Rietveld Ronald Klaver

Digitale Vaardigheden Frank Rietveld Tjeu Gabriels

Dienstverlening Paul van der Wens Chris Jacobs

Basisgegevens Robert Koster Paul Zwitserlood

Slimmer Verbinden


6.9 BEVORDERING IA-KENNIS ONDER PROJECTLEIDERS EN LEIDINGGEVENDEN

De laatste paragraaf van dit hoofdstuk gaat over het vergroten van de IA-kennis en

kunde onder leidinggevenden en projectleiders. Ook dit vergroot de realisatiekracht van IA-gerelateerde projecten. Niet alleen moeten zij hierdoor beter in staat zijn om

IA-gerelateerde projecten te trekken, maar ook moet dit leidinggevenden

versterken in hun rol van opdrachtgever richting leveranciers. IA levert hier een bijdrage aan die bestaat uit de volgende zaken:

1. Ieder half jaar wordt gedurende een dagdeel een IA-bijeenkomst voor projectleiders georganiseerd (eerste in april 2013). Het hoofddoel hiervan is

om informatie op het gebied van IA-beleid met elkaar te delen. Aan diensten

wordt gevraagd om projectleiders te selecteren die regelmatig IA-projecten leiden. Zij zijn verplicht deel te nemen aan de bijeenkomsten en trainingen. Zo

borgen we met elkaar de beschikbare en benodigde IA-kennis.

2. Er wordt een training georganiseerd met als titel ‘Het leiden van een IA-gerelateerd project’. Het doel hiervan is projectleiders bij te spijkeren op het

gebied van IA-beleid en projectmatig werken. De organiserende partij moet

nog worden vastgesteld. 3. Ieder half jaar wordt een IA-bijeenkomst voor managers georganiseerd. Het

doel van deze bijeenkomst is het verhogen van de kennis en kunde onder

leidinggevenden met IA-gerelateerde projecten. De laatste IA-gerelateerde trends en ontwikkelingen worden gedeeld; spelregels rond IA-gerelateerde

projecten worden verduidelijkt; aanpassingen rond IA-beleid worden toegelicht;

projectervaringen worden uitgewisseld; interessante sprekers geven een presentatie; etc. De organisatie van de halfjaarlijkse bijeenkomsten ligt bij het

hoofd IA.

4. Voor projectleiders is ter ondersteuning het boekje ‘Handreiking IA-projecten’ geschreven. Dit boekje is deels verouderd. Van dit boekje wordt in 2013 een

nieuwe versie gemaakt. Het wordt tevens als leidraad gebruikt bij de diverse

bijeenkomsten en trainingen.

Slimmer Verbinden


HOOFDSTUK

7 Globale planning veranderingen en IA-begroting en capaciteit.

7.1 PLANNING VERANDERINGEN

In bijlage B is een roadmap opgenomen voor de realisatie van alle genoemde

onderwerpen. Deze veranderingen zijn ook opgenomen in de IA-veranderagenda.

Deze is als een aparte Excel-bijlage beschikbaar. Deze lijst is dynamisch. In de lijn van deze roadmap wordt jaarlijks bepaald welke IA-gerelateerde veranderingen

worden uitgevoerd. Nieuwe projecten worden aan deze veranderagenda

toegevoegd. In dit document staat ook welke bijdrage er vanuit IA geleverd wordt aan deze veranderingen.

7.2 IA-CAPACITEIT

Voor IA-gerelateerde projecten levert IA uiteraard een bijdrage. Dat doen ze graag

vanaf de start van de verandering. Door IA tijdig te informeren d.m.v. een startnotitie, kan IA in een vroeg stadium meedenken en vanuit haar expertise

sturing geven aan het IA-vraagstuk van de verandering.

Om op een gestructureerde manier aan de vraag naar IA-resources te kunnen

voldoen, worden diensten en hoofdafdelingen verzocht om projectplan voor

opdracht, ontwerp, voorbereiding en realisatie tijdig af te stemmen met IA. Een centrale rol wordt hierbij uitgevoerd door de accountmanager. Deze coördineert dat

alle bij het plan betrokken IA-spelers hun input leveren. Sowieso passeren alle

projectplannen het reguliere IA-overleg. De werkwijze daarbij is conform de werkwijze van het college tijdens hun overleg. Dat betekent dat de feitelijke

afstemming met betrokkenen reeds heeft moeten plaatsenvinden voorafgaand aan

het overleg. Afhankelijk van de zwaarte worden plannen na het passeren van het reguliere IA-overleg ook aangeboden aan de IA-klankbordgroep.

7.3 IA-BEGROTING:

Begin 2013 wordt gewerkt aan het integraal inzichtelijk maken van de financiën op

het gebied van I&A. Dit gebeurt inclusief de benodigde beheersmaatregelen m.b.t.

Slimmer Verbinden


begroting, kredieten, IVP en reserves. Naar verwachting is dit aan het einde van

het 1e kwartaal 2013 klaar. De behandeling hiervan binnen het MT volgt dan in april 2013. Voor kritische projecten, waarvan de voortgang cruciaal wordt geacht,

worden de betreffende verzoeken om IA-budget voorgelegd aan de budgethouder

en besproken in de IA-klankbordgroep. Bij een positief advies kan dan een beroep worden gedaan op IA-gelden.

Slimmer Verbinden


Bijlage A Integrale veranderagenda

De integrale veranderagenda (masterplanning) is beschikbaar als Excel bijlage en is als volgt opgebouwd.

` In het overzicht staan de veranderingen zoals wij (I&A) die samen met de diensten/afdelingen hebben geïnventariseerd.

` De kolom ‘dienst/hfdafd.’ geeft aan wie verantwoordelijk is voor deze

verandering. ` De veranderingen zijn gekoppeld aan de binnen het IBP uitgewerkte thema’s

(onderwerpen).

` Voor elke door de diensten/afdelingen genoemde verandering, is aangegeven welke afspraken er zijn gemaakt tussen betreffende afdeling/dienst over de

bijdrage vanuit I&A aan deze verandering (kolom product - resultaat/bijdrage-

I&A). Ook als nog (geen) afspraken zijn gemaakt, is dit in de toelichting aangegeven.

` Er is aangegeven wie vanuit I&A als eerste aanspreekpunt dient voor het

product/resultaat dat is gedefinieerd. ` In de planning is aangegeven over welke periode de verandering zich uitstrekt

(lichtgrijs). Als er al afspraken zijn gemaakt over de periode waarin de inzet

van I&A is gepland is dit met donkerblauw aangegeven. ` In de laatste kolommen staat aangegeven in welke fase de verandering zit

(analyse, planvorming, realisatie) en welke prioriteit de dienst/afdeling de

verandering heeft gegeven (1 - hoog, 2 – middel, 3 – laag).

Slimmer Verbinden


Bijlage B Roadmap realisatie IBP

BEDRIJFVOERING

Externe samenwerking

2012

` Oriëntatie en advies m.b.t. te realiseren voorzieningen op het terrein van

informatievoorziening en automatisering (I&A) ter ondersteuning van de regionale uitvoering van de WMO, inclusief de AWBZ begeleiding.

` Oriëntatie en advies m.b.t. een te realiseren generieke ICT

samenwerkingsomgeving ter ondersteuning van verdere regionale samenwerking voor de korte en middellange termijn.

2013

` Implementatie IA-voorzieningen ter ondersteuning van de (regionale) uitvoering van de WMO, inclusief de AWBZ begeleiding.

` Oriëntatie en advies m.b.t. het realiseren van I&A voorzieningen ter

ondersteuning van de (regionale) uitvoering van de jeugdzorg. ` Verdere uitbouw van de Dimpact samenwerking, o.a. de modernisering van de

GBA (mGBA).

` Realiseren aansluitingen op de landelijke i-NUP voorzieningen ` Realiseren geautomatiseerde gegevensuitwisseling met de regionale

uitvoeringsdienst Zuidoost Brabant (RUD).

` Gestructureerd anticiperen op actuele ontwikkelingen m.b.t. samenwerking (landelijk/regionaal).

2014

` Verder concretiseren wat de ontwikkeling van de “basisgemeente” betekent voor Helmond.

` Onderzoek naar vorming van een shared service centrum op het gebied van

ICT beheer.

2015-2016

` Implementatie shared service centrum op basis van positief resultaat

onderzoek.

Slimmer Verbinden


Interne samenwerking

2012

` Quick Scan ICT samenwerkingsomgevingen die in gebruik zijn bij de gemeente Helmond en advies over te kiezen omgevingen voor de kort termijn.

2013

` Pilottrajecten met verschillende samenwerkingsomgevingen (o.a. Pleio, Yammer, Alfresco Share, SharePoint) uitvoeren.

` Onderzoek naar de verdere behoefte aan ICT ondersteuning bij interne (en

externe) samenwerking (zie ook resultaat enquête “slimmer werken”)

2014

` Uitvoeren marktverkenning m.b.t. mogelijkheden op dit gebied (dit in

samenhang met de steeds groter wordende behoefte aan externe samenwerking)

` Organiseren besluitvorming aan de hand van positieve BC om overstap te

maken naar professionele ICT samenwerkingsomgeving.

2015-2016

` Implementeren professionele ICT samenwerkingsomgeving

Slimmer Verbinden


Plaats- en tijdonafhankelijk (samen)werken

2012

ICT: ` KT: Pleio als samenwerkingsinstrument (extranet) ingezet binnen

samenwerkingsverband Zorgpoort (zie ook externe samenwerking).

` MLT: Onderzoek intern/extern samenwerkingstoepassing (CMS, Sharepoint etc.) voor projectsamenwerking, Peelland, etc.

` Aanvang vernieuwde schaalbare technische infrastructuur; werkomgeving

vanuit thuis/elders te benaderen (onderdeel project vervanging KA) ` CYOD: gemeentelijk spectrum van palet aan devices nader bepalen (laptops,

ultrabooks, tablets, gsm’s, etc.)

` Pilot PTOW Zorgpoort

Kantoor:

` Uitwerking vernieuwd kantoorconcept afdeling BV ` Kantoorconcept Zorgpoort herzien

` Vernieuwd huisvestingsbeleid waarin o.a. aanpassingen kantoren SE,

bedrijfsrestaurant en BG 2e fase worden meegenomen.

Organisatie:

` Uitwerking organisatorische principes PTOW ` Kaders PTOW beschikbaar (Arbo, privacy, etc.)

` Bepalen Lean trajecten waar efficiënter, slimmer en gebruiksvriendelijker

werken van toepassing kan zijn (bijvoorbeeld BJZ, CF, Staf, SB, etc.)

2013

ICT:

` Realisatie vernieuwde schaalbare technische infrastructuur: februari: eerste 50 stuks, Q3/Q4: totaal 200 stuks beschikbaar

` Implementatie samenwerkingstoepassing(en). Toepassing voor interne en

externe samenwerkingsverbanden (o.a. Peelland)

Kantoor:

` Vaststellen vernieuwd huisvestingsbeleid ` Kantoren afdeling BV aanpassen aan vernieuwd kantoorconcept

` Kantoren Zorgpoort / WI aanpassen aan nieuw kantoorconcept

` Uitwerken vernieuwd huisvestingsbeleid waarin o.a. verhuizing BJZ, aanpassingen kantoren SE, bedrijfsrestaurant en BG 2e fase worden

meegenomen.

Organisatie: ` Borging van competentie- , time- en kennismanagement in het personeel- en

organisatiebeleid.

Slimmer Verbinden


` Uitrol/invoering principes HNW/PTOW via uitgebreide organisatiebrede

communicatie (workshops/inloopsessies/etc. medewerkers). ` Diverse Lean trajecten voorzien(zie 2012)

2014 – 2016

ICT: ` Er is door gehele organisatie heen een draadloos netwerk (WIFI) beschikbaar.

Organisatie: ` Monitoren/evalueren: principes, bezettingsgraad gebouw, ICT-faciliteiten.

Slimmer Verbinden


Doorontwikkelen Dienstverlening

2013

` 5-tal producten zijn enkel digitaal via het e-loket of service-loket aan te vragen ` Ervaring opdoen met twitter als uitbreiding op huidige klantcontactkanalen

(opstellen Twitter richtlijn, pilot webcare uitvoeren in KCC, uitvoeren

effectmeting, advies over vervolgtraject) ` Op basis van inventarisatie van de mogelijkheden en beperkingen van het

nieuwe Dimpact kennissysteem opstellen van een implementatieadvies voor

het KCC. ` Upgrade huidige Dimpact e-suite naar release 3 is gerealiseerd.

` Het e-mail/post kanaal is geïntegreerd in het Medewerkersportaal

(scanvoorziening voor de reguliere post en scanrichtlijnen) ` Op basis van een kostenbaten analyse content abonnement Dimpact opstellen

van een implementatieadvies (implementatie 2014)

` Ingerichte koppeling tussen Mijnloket en Mijnoverheid om zaakstatusinformatie te ontsluiten op mijnoverheid.nl (NUP/SI resultaat verplichtingen)

` Aansluiting/koppeling gerealiseerd voor minstens een vak applicatie met de

elektronische berichtenbox van mijnoverheid.nl (NUP/SI resultaat verplichting) ` Uitbreiding met 5 Stadswinkel producten die digitaal/zaaksgewijs worden

afgehandeld (actuele procesbeschrijving, ingerichte e-dienst, opgeleide

medewerkers) ` Wijzigingen in de wijze waarop de dienstverlening is vormgegeven (zie

hierboven is intern/extern gecommuniceerd (aansluiten op lopende

communicatie campagne)). ` WOZ loketfunctionaliteiten zijn ondergebracht in de Dimpact e-Suite

` Ingericht KCC werk en inkomen gericht op overname telefonisch

informatiepunt, vragen over inkomen en vragen over werk. ` Managementinformatie voor regie op klantcontact (voorziening

geïmplementeerd, aantal standaardoverzichten/rapportformats en

instructie/demo voor management) ` Wel/niet uitbouw MP naar meerdere afdelingen voor gebruik verbetering

dienstverlening bedrijven.

2014

` Vermindering van aantal telefoontjes door FAQ’s digitaal beschikbaar te stellen

(ingericht en gevuld FAQ systeem, FAQ opgenomen in communicatie

campagne, uitvoeren effectmeting). ` Bij tenminste drie producten wordt via eHerkenning de identiteit van het

aanvragende bedrijf vastgesteld (i-NUP resultaat verplichting)

` Doorontwikkelen en optimaliseren KCC werk en inkomen met als doelstelling om eind 2014 tot een afhandelniveau van 60% te komen.

Slimmer Verbinden


Digitaal (zaakgericht) Werken

2012

` Infrastructuur voor digitaal werken op orde: OSIPA, Scanning, Digitale

handtekening, e-mail integratie, sjablonen en substitutie. ` Uitrol digitaal werken in een aantal werkprocessen: o.a. Zorg, Bodem en IBH.

2013

` Uitrol digitaal werken in een aantal belangrijke werkprocessen: o.a. Bestuurlijke besluitvorming, Belastingen, Bouwen en Wonen en Werk en

Inkomen.

` Bevorderen van zaakgericht werken op de secretariaten en in de afdelingen. ` Uitrol digitaal werken, de volgende werkprocessen o.a. inkoop en belastingen.

` Integratie met (landelijke) basisregistratie, m.n. NHR en GBA-V.

` Ondersteunen eerste externe samenwerkingsverbanden met digitaal werken. ` Vergaderen op digitale leest wordt doorgevoerd.

2014

` Postkamer onderdeel maken van digitaal proces, het behandelen van de uitgaande stukken.

` Eerste werkprocessen in de keten gaan ondersteunen

2015-2016

` Vervolg werkprocessen in de keten gaan ondersteunen

` Substitutie voor gehele organisatie gerealiseerd.

Slimmer Verbinden


Managementinformatie

Medio 2012 hebben BMI en IA, met steun van CF, het initiatief genomen om deze

dienstverlening te verkennen en eind 2012 ligt er een plan voor Doorontwikkeling MI-voorziening(en). Dit plan is mede gebaseerd op ervaringen uit een “leren door

doen Pilot” bij de Zorgpoort en andere MI verzoeken in “de pijplijn”.

` Rond elke administratie en voor elke afdeling vult de gereedschapskist zich volgens vaststaande stadia. Over de afdelingen heen lopen de stadia niet

perse synchroon. Op welke moment dit stadium organisatie breed is bereikt is

aangegeven met een wensdatum. Het MT bepaalt de prioriteit en volgorde mede op basis van hoe kritiek die administraties voor die organisatie is.

2012-2013

` Centrale dienstverlening op MI gebied is (virtueel) georganiseerd. Er is “één deurbel” en het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de levering en

ontwikkeling van deze dienst. Er ligt een definitie van MI en visie op sturing

vastgesteld en voldoende mensen / middelen om de zaken met de hoogste prioriteit op te pakken.

` In 2013 moeten de afdelingen BMI en IA, vanuit hun huidige rol, deze

doorontwikkeling continueren. Karakteristieken aanpak: “Focus op knelpunten”, “brede blik, kleine scope” en “ook oog voor wat er al is; zoals b.v. LIAS”. Niet:

“centraal gaat het voor decentraal oplossen”.

2014

` Bij elke administratie een basisset om de voortgang te bewaken en het werk te

verdelen. Hoeveel in en hoeveel uit? Wat is de gemiddelde doorlooptijd en

tijdsbesteding? Daarnaast om te controleren of de administratie voldoende actueel en zonder registratiefouten is, Zijn er dubbele boekingen? Is men bij

met de registratie?

2015

` Via de zaakidentificatie is alle informatie over een zaak, logisch met elkaar

verbonden. De informatie uit de eigen administratie wordt daardoor op een

effectieve en efficiënte wijze verrijkt. Daardoor heeft elke afdelingsmanager een hulpmiddel in het kader van de P&C cyclus (capaciteitsplanning,

kostenbegroting en -bewaking).

2016

` Elke administratie wordt ontsloten en gebruikt voor het leggen van

verantwoording aan ministerie (voor o.a. declaraties) en gemeenteraad

(beleidsresultaten) en voor het formuleren van nieuw beleid.

Na 2016

` Het onderscheid tussen rapportagevoorzieningen voor Financiële,

Documentaire, Geografische en het Primaire Proces is uit gefaseerd.

Slimmer Verbinden


Beheer en toegang tot basisgegevens

2012

` Toetsing van de kwaliteit van de basisregistraties in relatie tot de afnemers wordt onder andere gevolgd m.b.v. periodiek gebruik van de i-spiegel, een

KING-product. Een eerste analyse is gemaakt in 2012. ` Eind 2012 is Digikoppeling operationeel waarmee basisgegevens een

voorziening gereed

2013

` Op basis van opgedane ervaring met de i-spiegel worden afspraken gemaakt omtrent periodiek gebruik en verbetering kwaliteit registraties

` We hebben een beheerorganisatie op orde die voorziet in het beheer van

basisgegevens (inwinnen, onderzoeken, beheren en toegankelijk maken) ` We voldoen t.a.v. de BAG aan de wettelijke norm conform auditprotocol

` Helmond is aangesloten op het nieuwe handelsregister (NHR) in het kader van

de wettelijke plicht voor gebruik ` T.a.v. de Basisregistratie Grootschalige Togografie (BGT) is een

impactanalyse uitgevoerd.

` Digikoppeling en Digimelding zijn beschikbare voorzieningen waarmee basisgegevens beveiligd uitgewisseld kunnen worden

` Een centrale terugmeldvoorziening beschikbaar is waarmee omtrent de

kwaliteit van basisgegevens meldingen gedaan kunnen worden naar de bronhouders.

` Een inventarisatie, analyse en planning is gemaakt omtrent welke

gemeentelijke basisgegevens (kernregistraties) wanneer onder hetzelfde regime van de basisregistraties zouden moeten vallen.

2014

` Helmond is aangesloten op de Basisregistratie Lonen, Arbeids- en Uitkeringsverhoudingen (BLAU) in het kader van de wettelijke plicht voor

gebruik

` De GBKN is opgewaardeerd naar de BGT en de benodigde software voor het onderhoud is operationeel.

` Een eerste gemeentelijke basisregistratie (bijv. bestemmingsplannen) is

volledig opgenomen onder het regime van de basisregistraties en kent dezelfde kwaliteitsnormen.

2015

` Helmond is aangesloten op de Basis Registratie Ondergrond (BRO) in het kader van de wettelijke plicht voor gebruik

` Helmond is aangesloten op de BGT in het kader van de wettelijke plicht voor

gebruik

2016

` De BGT is opgewaardeerd naar IMGeo-norm ten behoeve van efficiënt gebruik

in de interne bedrijfsprocessen / beheertoepassingen.

Slimmer Verbinden


Basis op orde (houden)

Applicatie- en gegevensbeheer

2013

` een nadere toelichting op de standaard functiebeschrijving ICT002/ICT003

voor applicatiebeheerders (excl. gegevensbeheertaken en taken omtrent

managementinformatie) incl. een taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen decentrale taken en centrale taken

` geaccordeerde procedure wijzigingenbeheer om meer gecontroleerd

wijzigingen door te voeren ` een beheerorganisatie om wijzigingsvoorstellen op te stellen, te beoordelen, af

te wegen, te plannen en gecontroleerd uitgevoerd te krijgen

` duidelijkheid over gebruik en beschikbaarheid van testfaciliteiten en plan voor doorontwikkeling

` inrichting van een beheersysteem voor het centraal melden, beheren, afdoen

en rapporteren omtrent vragen, storingen en wijzigingen zowel voor AB als voor medewerkers I&A

` criteria voor het bepalen van kritische toepassingen en bedrijfsprocessen en

definiëren randvoorwaarden t.a.v. wijzigingenbeheer, autorisaties, logging en bijhouden documentatie dan voldaan dient te worden

` overzicht van de kritische applicaties en bedrijfsprocessen

` een beheerdersoverleg waarbij AB's met I&A informatie delen over ontwikkelingen, elkaar bevragen, kennis en ervaringen delen, afspraken met

elkaar maken en samenwerking wordt gefaciliteerd

` voor iedere kritische toepassing is gestart met het verbeterd inrichting van autorisaties, uitvoeren van logging of testen.

2014

` er is overzicht en inzicht in applicatielandschap, te beheren componenten en afhankelijkheden tussen applicaties en in relatie tot te beheren taken

` er is een aanvulling op de standaard functiebeschrijving ICT002/ICT003 voor

applicatiebeheerders v.w.b. gegevensbeheertaken en taken omtrent managementinformatie

` beschikbaar is een methodiek om te auditen

` voor iedere kritische toepassing is het verbeterd inrichting van autorisaties, uitvoeren van logging en testen gerealiseerd

` realisatie van evt. extra testfaciliteiten

2015

` invoering van audits

T.a.v. gegevensbeheer:

` Ten behoeve van de basisregistraties dienen de gegevensbeheertaken en de werkwijzen gespecificeerd te worden en geïmplementeerd te worden (2013)

T.a.v. managementinformatie:

Slimmer Verbinden


` Ten aanzien van managementinformatie dient duidelijkheid te komen wie

waarvoor verantwoordelijk is, mede ook in relatie tot de beheertaken (2013)

Slimmer Verbinden


Ontwikkelen vanuit samenhang (Architectuur denken)

2012

` Architectuurtoets opnemen in de standaard projectaanpak voor grotere ICT projecten (toetsen aan de in het IBP afgesproken leidende principes, overzicht

van generieke voorzieningen en waar/mogelijk zinvol aan de hand van de

principes die opgenomen zijn in GEMMA (gemeentelijke referentiearchitectuur opgesteld door KING)).

` Informatiearchitectuurtaken (ca. 0,3 fte) expliciet beleggen bij een van de I&A

adviseurs (b.v. als onderdeel van de afgesproken specialisaties.

2013

` Ontwikkelen (gezamenlijk binnen I&A en met vertegenwoordigers van de lijn

met ondersteuning van externe deskundigheid) en visualiseren (architectuurplaten) van de Helmondse architectuur (ist en soll situatie):

bedrijfs-, informatie en technische architectuur: een globale

architectuurleidraad waarmee de informatiearchitect zijn toetsende/sturende rol zoals hierboven omschreven verder kan gaan invullen. Dit op basis van het

eerder in Helmond ontwikkelde architectuur instrument, GEMMA en de in het

IBP genoemde generieke voorzieningen ` Versterken van de architectuurfunctie door gericht te investeren in

kennis/kunde op dit gebied binnen I&A en bij management

(opleiding/scholing/deelnemen architectuur overleg landelijk/Dimpact).

2013 en verder

` Een vertaling van architectuur naar concrete keuzes voor applicaties/systemen

koppelingen en technologieën (waar nodig en zinvol aan de hand van voorliggende projecten).

Slimmer Verbinden


Toepassen en benutten generieke ICT voorzieningen

2012

` Opleveren van een overzicht met de generieke voorzieningen binnen de gemeente Helmond, de samenhang daartussen, het huidige gebruik hiervan,

wie eigenaar is en wat van deze eigenaar verwacht mag worden.

` Opstellen van een overzicht van niet generieke voorzieningen met daarbij (waar relevant) een migratiestrategie waarbij op logische momenten,

aanleidingen (b.v. wettelijke verplichtingen, moment van vervanging,

aanbestedingsplicht, aflopen contract, positieve Business Case) gebruikt worden om de overstap te maken.

2013

` Adviesnota (voor 1 april 2013) waarin een aantal keuzes worden voorbereid t.a.v. de inzet van een generieke voorziening per toepassingsgebied. Scope

betreft de zogenaamde mid-office functies (klantcontactbeheer, zakenbeheer,

beheer documentaire informatie, ontsluiting en distributie van basisgegevens, centrale opslag van geo-gegevens/zaken)

` Keuze en implementatie voor een samenwerkingsportal waarmee in- en

externe samenwerkingsverbanden ondersteund kunnen worden ` Keuze en implementatie van een gemeente breed distributie oplossing voor

basis- en kerngegevens i.v.m. dubbeling D3S, KEY2datatdistributie en

Synaxion gegevensmakelaar ` Keuze en roadmap voor gemeente breed document managementsysteem

i.v.m. dubbeling Verseon en Alfresco

` Een quickscan door ons applicatie-landschap om overige dubbelingen te identificeren en deze te saneren.

` Voor 3 taaksystemen (vakafdelingen) waar klantprocessen mee ondersteund

worden maken we de overstap naar het generieke zaaksysteem van Dimpact. ` Keuze en implementatie van een gemeentebreed gegevensmagazijn.

2014

` Voor de afhandeling van de WABO processen maken we expliciet een keuze om dit te blijven doen met de huidige voorziening van Centric of de generieke

voorziening van Dimpact.

2015 en later

` Expliciete afweging maken voor vervanging huidige CMS (smartsite) door

generieke voorziening Drupal (Dimpact).

Slimmer Verbinden


Informatiebeveiliging

2013 (begin)

` Door MT/college vastgesteld geactualiseerd beleid (inclusief minimum beveiligingsniveau) op het gebied van informatiebeveiliging afgestemd met het

lijnmanagement (voor het eerste concept zie bijlage).

2013

` Inrichten gemeentebrede commissie informatiebeveiliging (beheerorganisatie)

` Creëren bewustwording bij lijnmanagement, applicatiebeheer en medewerkers

door o.a. ` Agenderen in managementoverleg

` Opstellen concrete handreikingen

` Agenderen in applicatiebeheeroverleg ` Opstellen en uitvoeren informatiebeveiligingsplan gericht op implementeren

van minimum vereisten uit beleidsplan - organisatiebreed (incl. prioriteitstelling

en realiseren evt. technische randvoorwaarden)

2014

` Oefenen crisissituaties/calamiteiten

` Voor een aantal processen (meest kritische/wettelijke eisen) verdieping aanbrengen t.a.v. de te nemen maatregelen.

2015

` Periodiek (2 jaarlijks) opstellen/actualiseren informatiebeveiligingsplan ` Informatiebeveiliging heeft een vaste plaats gekregen in de planning en control

cyclus van de gemeente Helmond (incl. begeleiden onafhankelijke audit)

Slimmer Verbinden


Digitale vaardigheden / veranderende rollen

2012

` Aanvang project vervanging KA ` Medewerkers kunnen op het vernieuwde, Intranet hun digitale vaardigheden

opslaan.

2013

` Start uitrol typevaardigheidscursussen

` Inventarisatie top 10 productiviteitsverlies

` het institutionaliseren van hulp door collega’s, ` opzetten bredere rol Helpdesk (meer inzicht door registratie van

organisatorische vraagstukken op het gebied van

kantoorautomatiseringspakketten en de diverse (vak)applicaties waardoor er gericht kan worden ingespeeld op behoeftes van de organisatie)

` P&O ondersteunt het verbeteren van de digitale vaardigheden door (op

termijn) de benodigde vaardigheden concreet op te nemen in functie- en competentieprofielen.

` Vergroten de aandacht voor digitale vaardigheden in opleidingsplannen van

medewerkers. ` Kennisborging :‘’Key-users’’ per (generieke) applicatie aanwijzen om kennis in

organisatie te verspreiden (o.a. via train-de-trainer trajecten, gebruik Helmond

Academie, documentatie Intranet, etc.) ` via Helmond Academie aanbieden van cursussen op locatie, workshops,

online cursusmateriaal etc.

KA: ` Trainingen per medewerker

` Inloopsessies over bepaalde thema’s (thema’s worden bepaald door vragen

van gebruikers) ` Superusers aanstellen op afdelingen/teams die collega’s helpen

` Publiceren tips van de week/maand

` Instructies/ videofilmpjes op Intranet ` Na migratie gemeentelijke ‘’Key-users’’ inzetten die hand en spandiensten

kunnen verlenen (voor bijvoorbeeld ribbonproblematiek).

` Instructieboek uitgeven met voornaamste verschillen Office 2003/ 2010

2014 – 2016

` Nog nader te bepalen.

Slimmer Verbinden


Beschikbaarheid infrastructuur

2013 – Vervanging kantoorautomatisering.

` Locatieonafhankelijk (thuis) werken. ` Choose Your Own Device.

` Modernisering kantoorsoftware.

2013 – Aanpassing Telefonie infrastructuur.

` Integratie Telefonie met Kantoorsoftware (chat&presence)

` Draadloze telefonie

` Integratie vast/mobiel ` Betere managementrapportage mogelijkheden.

` Vergroten call center mogelijkheden

2013 – Vervangen datacommunicatie infrastructuur.

` Verhogen van de snelheid

` Vervangen bekabeling

` Uitbreiding WiFi t.b.v. locatie onafhankelijk werken en smartphone/tablet gebruik

` verhogen beschikbaarheid en beheersbaarheid

2014 – Vervanging Centrale computeromgeving.

` Realisatie van near 24/7 beschikbaarheid

` Vergroten van de performance en continuïteit

2014 – Vervanging Storage en Back-up.

` Vergroten flexibiliteit en beheersbaarheid m.b.t. storage en back-up o.a. t.b.v.

digitaal werken

Slimmer Verbinden


Bijlage C Kaderprincipes

Principe Omschrijving Aanleiding Uitwerking

1. Sturing van

ontwikkelingen.

De directie bepaalt

prioriteiten, planning en

voorwaarden (kaders) indien

er ontwikkelingen in de

informatievoorziening

noodzakelijk of gewenst zijn.

Informatie, gegevens en documenten

hebben meestal een breder

toepassingsgebied dan 1 afdeling,

waardoor er afdeling overschrijdende,

integrale afwegingen gemaakt moeten

worden.

Het veranderingspotentieel van de

organisatie (of een deel er van) is beperkt.

De keuze waar dat potentieel het beste kan

worden ingezet, vraagt daarom een

concernbreed blikveld.

Informatievoorziening is kostbaar. Alleen op

MT-niveau kan worden overzien waar de

investeringen (mensen en middelen)het

Het MT laat zich adviseren door de IA-Klankbordgroep. Dit is het orgaan waar

veranderingswensen worden ingediend en onderzocht.

Aan de hand van de integrale veranderagenda stelt het MT regelmatig een prioriteitenlijst en

(globale) informatieplanning vast. Voor verdere uitwerking van de IA-Klankbordgroep zie

hoofdstuk 6.

Slimmer Verbinden



meest gewenst zijn.

2. Verantwoor-

delijkheid.

De verantwoordelijkheid

voor een passende

informatievoorziening ligt bij

het management.

Binnen de gemeente is gekozen voor

integraal management. Zorg voor de

informatievoorziening is ook onderdeel van

integraal management.

De gemeente is een zeer gevarieerd bedrijf,

en managers zijn (als proceseigenaar of

eindverantwoordelijke) in de juiste positie

om (mogelijke) wijzigingen binnen hun

taakgebieden, al dan niet ondersteund

vanuit IA, als eerste te onderkennen.

Informatiestromen bewegen zich tussen en

over taakvelden, afdelingen en zelfs

organisaties. Alleen het management is in

een positie om dit te sturen.

Een manager draagt zorg voor de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen hun

domein conform de doelstellingen en principes van het informatiebeleid.

Het MT beslist wanneer het nakomen van dit beleid botst met andere belangen.

De manager van een proces of kanaal dat als bron dient voor bepaalde informatie of gegevens

binnen de organisatie, is verantwoordelijk voor een passende beschikbaarheid en kwaliteit

hiervan voor processen in andere domeinen, binnen of buiten de organisatie.

Managers informeren IBA-accountmanager over verwachte ontwikkelingen binnen of buiten

hun domein.

Plannen of ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening worden opgenomen in

concern-, dienst- of afdelingsplan.

3.Werken in regie voor afdelingen en diensten.

Bij het onderzoeken of

realiseren van

veranderingen in de

informatievoorziening doet

de organisatie (o.a.) een

beroep op I&A deskundigen.

Bij het realiseren van de doelstellingen is de

inzet van professionele I&A deskundigheid

onontbeerlijk.

Alleen door actieve inzet bij ontwikkelingen

kunnen de interne deskundigen hun

beschikbare kennis en ervaring leveren.

Bij de afdeling IA zijn de specialisaties Informatisering en Automatisering ondergebracht. Deze

moeten in een zo vroeg mogelijk stadium bij ontwikkelingen (ook die door externen worden

ondersteund) betrokken worden.

Een incidentele behoefte aan zeer specialistische I&A-kennis wordt waar nodig ingevuld door

het inschakelen van externe specialisten. Dit moet altijd onder regie van de interne I&A

deskundigen gebeuren.

4. Werken onder Bij de ontwikkeling van de

informatievoorziening wordt

Een bij de bedrijfsdoelstellingen passende

informatievoorziening kan alleen ontstaan

Bij de uitvoering van IA-projecten wordt een architectuurtoets uitgevoerd. *hieronder verder

Slimmer Verbinden



architectuur toegewerkt naar de

gewenste informatie

architectuur.

als er bewust toegewerkt wordt naar een

gezamenlijk beeld van hoe die

informatievoorziening er uit moet gaan zien.

check nog

Aan de hand van deze beschrijving (en de verschillen met de huidige situatie) kunnen projecten

van prioriteit, planning en kaders worden voorzien.

Bij het ontbreken van een organisatiebrede bedrijfsvisie wordt er gewerkt met

deelarchitecturen, bijvoorbeeld zoals voor “dienstverlening”.

De beschrijving van de (deel)architectuur moet regelmatig getoetst worden op geschiktheid

(“fit”) voor de (meest actuele) bedrijfsvisie.

5. Alle informatie

is informatie.

Het Informatiebeleid is van

toepassing op alle in de

organisatie voorkomende

informatie, ongeacht vorm,

herkomst of inhoud.

Traditioneel wordt er vaak onderscheid

gemaakt tussen verschillende soorten

informatie zoals documenten of databases,

geo- of administratieve data, analoog (op

papier) of digitaal, schriftelijk of multimedia

,etc. Omdat al deze soorten informatie

elkaar aanvullen en gezamenlijk de

informatiehuishouding vormen, vallen ze

allemaal onder de werking van dit

informatiebeleid.

Dit informatiebeleid wordt vormgegeven in goed overleg tussen de lijnafdelingen en de

afdelingen/teams die taken hebben op genoemde gebieden van informatie. Dat zijn in elk

geval Team DIV, Team GEO, Team IBA, Afd. Communicatie (website/multimedia),

Stafhoofdafd. OFPOA (ondersteuning I&A), OS BMI Stadswinkel (GBA)

Afdelingen /teams vd Klankbordgroep benoemen

6. Informatie-

beveiliging.

We gaan op een

verantwoorde wijze om met

de informatie die wij in onze

organisatie gebruiken en

beheren. We besteden

specifieke aandacht aan de

De gemeente werkt met grote

hoeveelheden informatie en gegevens die

om bepaalde redenen niet voor “iedereen”

toegankelijk hoort te zijn.

De door ons verzamelde en gebruikte

informatie vertegenwoordigt een flinke

Informatiebeveiliging is van ons allemaal.

De gemeente heeft een informatiebeveiligingsbeleid dat zich expliciet richt op het voorkomen

van misbruik, beschadiging en verlies van informatie en gegevens.

Het uitdragen van dit

Slimmer Verbinden



risico’s op het gebied van

misbruik, beschadiging en

verlies.

investering en ook het niet beschikbaar

hebben van (betrouwbare) informatie kan

tot aanzienlijke kosten (direct en indirect)

leiden.

Het is dus zaak dat we ons wapenen tegen

misbruik, beschadiging en verlies. Vaak

wordt gedacht dat informatiebeveiliging

alleen betrekking heeft op digitale

gegevens, terwijl ook de andere vormen

van informatie (en de manier waarop er

mee wordt omgegaan) in de praktijk voor

aanzienlijke beveiligingsrisico’s zorgen.

informatiebeveiligingsbeleid is een belangrijke taak van de manager.

7. Aansluiten op

bestaande

standaarden.

Waar mogelijk wordt bij de

realisatie van de


gebruik gemaakt van

bestaande standaarden.

Het aansluiten op standaarden bevordert

interoperabiliteit, vermindert

kwetsbaarheden en afhankelijkheden en

ondersteunt een gezonde

(door)ontwikkeling van deze standaarden.

We ontwikkelen geen eigen software, maar gebruiken bestaande oplossingen.

Voor de functionaliteiten waar Open Standaarden of algemeen geaccepteerde (de facto)

standaarden voor beschikbaar zijn, zullen wij onze oplossingen (in die volgorde) aan deze

standaarden conformeren.

8. Generieke

voorzieningen.

Voor gelijksoortige

toepassingsgebieden wordt

gekozen voor één generieke

voorziening.

Het kiezen voor een generieke (in

tegenstelling tot een specifieke)

voorzieningen heeft de volgende doelen:

Het optimaliseren van de investeringen in

een bepaalde oplossing.

Het voorkomen van uitwisselingsproblemen.

We gebruiken generieke voorzieningen waar deze beschikbaar zijn.

Slimmer Verbinden



Het bevorderen van de continuïteit van het

gebruik van de oplossing.

Het beperken van de kwetsbaarheid

9. Integrale

aanpak.

Ontwikkelingen worden altijd

in samenhang met hun

omgeving opgepakt.

Ontwikkelingen in de informatievoorziening

hebben meestal gevolgen voor andere

gebieden dan het gebied waar de

ontwikkeling zijn oorsprong heeft.

Voorkomen moet worden dat een gekozen

oplossingsrichting nieuwe problemen

veroorzaakt op andere gebieden.

Bij elke ontwikkeling moeten alle raakvlakken en afhankelijkheden, zowel binnen als buiten de

organisatie, in beeld worden gebracht en worden aangegeven hoe hiermee kan worden

omgegaan.

Van voor naar achter.

10. Dynamiek.

Toets Marty

Technische componenten

(hard- en software) van de


worden minimaal eens in de

5 jaar, maar bij voorkeur

binnen 4 jaar vervangen.

Om binnen een acceptabele termijn in te

kunnen spelen op de veranderende

behoefte van de organisatie en om in de

pas te kunnen blijven lopen met de “rest

van de wereld” mogen we niet belemmerd

worden door componenten die (technisch,

functioneel of financieel) een te lange

afschrijvingstermijn hebben, of waarvan de

implementatie een te laag tempo heeft.

Aanschaf en implementatie van nieuwe of vervangende componenten dient zeer voortvarend

uitgevoerd te worden. Zowel tijdens de implementatie- als de beheerfase dient al rekening

gehouden te worden met, en vooruitgedacht over, de volgende vervangingsronde.

Voor de verschillende componenten van de informatievoorziening moeten standaard

vervangingstermijnen worden afgesproken, met daarbij een uitwerking van de financiële en

personele consequenties.

11.

Kosten-toedeling

Nog invullen

Slimmer Verbinden


Bijlage D Accountmanagement

IBA Accountmanager Dienst / afdeling Naam

Chris Jacobs Dienst SE / Stadswinkel Dhr. van der Wens

Dienst SE / MOD Mw. Peijs

Dienst SE / Economie en Cultuur Dhr. Jacobs

Frank Eggels Dienst SE / WI Dhr. Van de Ven

Dienst SE / Zorgpoort Mw. Van de Maat

Paul Zwitserlood Dienst SB / Team MI Dhr. Van Poppel

Dienst SB / ROV Dhr. Van Duren

Dienst SB / BW Dhr. Van Heck

Dienst SB / BOR Dhr. De Kok

Dienst SB / … / Team Geo Dhr. Koster

Dienst SB / WE Mevr. Barwasser

Dienst SB / GZ Dhr. Brands

Dienst SB / PBH Dhr. Morskate

Dienst SB / IBH Dhr. Sanderse

Ronald Klaver Griffier en stafbureau secretaris

Hfd. Afd. Organisatie & Faciliteiten / ID Dhr. Hofman

Hfd. Afd. Organisatie & Faciliteiten / IA Dhr. Van der Hoek

Hfd. Afd. Bestuur en Veiligheid / BJZ Mw. Mol

Hfd. Afd. Bestuur en Veiligheid / COM Dhr. Beelen

Hfd. Afd. Financiën & Control / AC Dhr. Jeurissen a.i.

Hfd. Afd. Financiën & Control / BMI Mw. van Wetten

Hfd. Afd. Financiën & Control / ADM Dhr. Jeurissen a.i.

Hfd. Afd. Financiën & Control / BLV Dhr. Lutgens

Hfd. Afd. Financien & Control / AFI Mw. van Wetten

Marty van der Hoek MT-lid Gemeentesecr. Dhr. Marneffe

MT-lid Dienst SE (Samen met Chris J.) Mw. Thijs (SE)

MT-lid Dienst SB (Samen met Paul Z.) Mw. Klitsie

MT-lid Hfd. Afd. OF (Samen met Ronald K.) Dhr. Rietveld

MT-lid Hfd. Afd. BV (Samen met Ronald K.) Dhr. Heessels

MT-lid Hfd. Afd. FC (samen met Ronald K.) Dhr. Jetten

Slimmer Verbinden


Bijlage E Overlegstructuur

Onderwerp Doel van het overleg Agenda-onderwerpen Deelnemers Voorzitter Secretaris Frequentie en duur

IA-Klankbordgroep Bewaken van de voortgang en

samenhang van de belangrijke

IA-gerelateerde veranderingen.

In opdracht van het MT voeren

van regie over IA gerelateerde

veranderingen.

Versnellen van realisatie van IA-

gerelateerde projecten

Gemeente secretaris

(Portefeuillehouder ICT MT);

Vertegenwoordiging:

stafhoofdafdeling Organisatie

en faciliteiten; Dienst SE;

Dienst SB; Hoofdafdeling

Bestuur en Veiligheid;

Hoofdafdeling Financiën en

Control; Hoofd IA; Secretaris

Klankbordgroep

Gem. secr. Chris Jacobs Iedere maand / twee uur

Accountmanagemen

t gesprek tussen

IBA-er met

leidinggevenden

Elkaar informeren over

(lopende) IA-ontwikkelingen en

IA-beleid

Inventariseren

ontwikkelingen;

Afstemmen voortgang

IA-projecten;

Toelichten aangepast

IA-beleid

Tussen IBA-er en individuele

leidinggevenden

nvt IBA-er 1x per kw. / anderhalf uur

Slimmer Verbinden



Afstemming tussen

SN/WPA/DIV/IBA-er

Inhoudelijk projectissues

bespreken en oplossen

Voortgang van

projecten en plannen

bespreken

IA-aanpak voor

sleutelprojecten

bespreken

TL SN, TL WPA, TL DIV en

individuele IBA-er

TL SN ? Trio TL SN, TL WPA TL DIV spreken

1x per maand elke IBA-er

Functioneel

applicatiebeheer

overleg

Applicatiebeheer naar een hoger

niveau tillen

Bespreken beleid en

aanpak

Inventariseren issues;

Voortgang van

projecten bespreken;

Applicatiebeheerders,

Projectleider optimalisatie

functionele aansturing

applicatiebeheer, TL SN en TL

WPA

Frank Eggels ? 1x per maand; anderhalf uur

Bijeenkomsten

projectleiders IA-

gerelateerde

projecten

Informeren over IA-

ontwikkelingen, beleid en

veranderaanpak

Voortgang van

sleutelprojecten en

lessen daarbij

Belangrijkste IA-

ontwikkelingen intern en

extern

Ontwikkelingen op IA-

beleid

Geselecteerde projectleiders

van diensten en afdelingen,

Hfd.IA, TL SN, TL WPA, TL

DIV, Coord. Output en IBA

? ? 2x per jaar een dagdeel

Slimmer Verbinden



Regulier IA -overleg Integrale afstemming van

(benodigd) beleid

Besluiten nemen over de

dagelijkse uitvoering van de IA-

werkzaamheden.

Informatie uitwisselen

over

(beleids)ontwikkelingen

intern en extern;

Voortgang van IA-

sleutelprojecten /

Helmond-

veranderagenda

Bespreken van issues

Verdelen van werk;

Maken van afspraken

over de organisatie van

het werk;

Signaleren

verbeterpunten in de IA-

werkprocessen



Hfd. IA Secre-tariaat 1x per mnd een week voorafgaand aan

klankbordgroep / dagdeel

Regulier WPA-

overleg

Integrale afstemming van

(benodigd) beleid


dagelijkse uitvoering van de

WPA-werkzaamheden.

Informatie-uitwisselen

over


intern en extern;

Voortgang van WPA-

sleutelprojecten


Verdelen van werk;

Maken van afspraken

TL WPA en med. WPA TL WPA ? 1x per 2 wkn

Slimmer Verbinden




het werk;

Signaleren

verbeterpunten in de

WPA-werkprocessen

Regulier DIV-

overleg

Integrale afstemming van

(benodigd) beleid


dagelijkse uitvoering van de

DIV-werkzaamheden.


over


intern en extern;

Voortgang van DIV-

sleutelprojecten


Verdelen van werk;

Maken van afspraken


het werk;

Signaleren


DIV-werkprocessen

TL DIV en med. DIV TL DIV ? 1x per 2 wkn

Regulier SN-overleg Integrale afstemming van

(benodigd) beleid


dagelijkse uitvoering van de SN-

werkzaamheden.


over


intern en extern;

Voortgang van SN-

sleutelprojecten


TL SN en med. SN TL SN ? 1x per 2 wkn

Slimmer Verbinden



Verdelen van werk;

Maken van afspraken


het werk;

Signaleren


SN-werkprocessen

Regulier IBA overleg Integrale afstemming van

(benodigd) beleid


dagelijkse uitvoering van de IBA-

werkzaamheden.


over


intern en extern;

Voortgang van IBA-

sleutelprojecten


Verdelen van werk;

Maken van afspraken


het werk;

Signaleren


IBA-werkprocessen

Hoofd IA en IBA-ers Hfd. IA ? 1x per mnd

IA-werk-conferentie Inhoudelijke uitdiepen en

afstemmen rond (benodigd)

beleid

Actieplan vaststellen komende

kwartaal

Inhoudelijk uitdiepen

van gemeentelijke IA-

beleid;

Bespreken voortgang

en projectplannen



Hfd. IA ? 2-daagse ieder kwartaal

Slimmer Verbinden



specialisatie-

onderwerpen;

Besluiten en toewijzen

van benodigde acties.

Bilateraal overleg Bilateraal afstemmen van

gespreksonderwerpen

Maken van Coachen van

medewerker

Bespreken van de

invulling en uitvoering

van de eigen rol van de

medewerker

Coachen van de

medewerken

Hfd.IA, met TL SN of TL WPA

of TL DIV of Coord. Output of

één van de IBA-ers

nvt nvt 1x per mnd bila

Slimmer Verbinden


Bijlage F Overzicht

generieke voorzieningen

Generieke voorzieningen zijn die informatiefuncties en bijbehorende applicaties die

afdelings-/dienst overstijgend zijn en beschikbaar worden gesteld aan de gehele

organisatie: ` Frontoffice functies: o.a. informeren klanten, vraaggeleiding, afhandeling

klantcontacten. Voorbeelden hiervan zijn de website, digitaal loket en het

medewerkersportaal. ` Midoffice functies: klantcontactenbeheer, zakenbeheer, beheer documentaire

informatie, ontsluiting en distributie van basisgegevens, centrale opslag geo-

gegevens/zaken. ` Verbindingsfuncties met landelijke voorzieningen; digikoppeling, digilevering,

digimelding, GBA-V, mijnoverheid, LV-BAG, enz.

` Functies ter ondersteuning bedrijfsvoering: personeelssystemen (e-Hrm), financieel systeem, planning - planningssysteem, management informatie,

ondersteuning P&C cyclus enz.)

` Functies voor de ondersteuning op de (mobiele) werkplek: samenwerkingsomgeving, kantoorautomatiseringsomgeving, intranet, telefonie

enz.)

` Infrastructurele functies: ondersteunend en niet direct zichtbaar voor de gebruiker (o.a.: opslag van data, back-up van data, uitwijk voorzieningen enz.)

Niet generieke voorzieningen/specifieke voorzieningen zijn die informatiefuncties en bijbehorende applicaties die taak/sector specifiek zijn en gericht zijn op een

afdeling/dienst (zogenaamde sector specifieke backoffice applicaties).

Voorbeelden hiervan zijn b.v. een systeem voor beheer openbare ruimte (wegen, riolering, water e.d.), een systeem voor beheer gebouwen, groot gedeelte van het

belastingsysteem/vergunningen systeem, het systeem voor ondersteuning

processen burgerzaken, werk en inkomen, WMO, systeem voor grondexploitatie, reserveringssysteem theater enz.,

Slimmer Verbinden


Bijlage G Versiebeheer

VERSIE DATUM WIJZIGINGEN

v0.10 2013-15-01 Eerste concept aan Helmond

v.0.11 2013-22-01 Tweede concept aan Helmond

v.012 2013-30-01 Derde concept aan Helmond

VERZENDLIJST

DOELGROEP CONTACTPERSOON VERSIE

Documents

SLIMMER VERBINDEN