„ Tak to w projekcie bywało …”

czyli spotkanie podsumowujące realizację Projektu partnerskiego

„AS w samorządzie”

Skarżysko- Kamienna dn. 28 maja 2012 r.

Tak się zaczęło ...2009 r. – spotkanie przedstawicieli trzech starostw

z prezesem Akademii Przedsiębiorczości w Starachowicach

Cel –omówienie możliwości opracowania i przygotowania wspólnego projektu dla

pracowników starostw

Poddziałanie 5.2.1Program Operacyjny Kapitał Ludzki

„Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej”Projekt realizowany przez Akademię Przedsiębiorczości jako

lider w partnerstwie z Powiatem Koneckim, Skarżyskim i Starachowickim

Cel projektu

Zwiększenie efektywności oraz jakości funkcjonowania starostwa poprzez szkolenia

i doradztwo dla pracowników urzędu

Dlaczego podjęliśmy decyzję o przystąpieniu do projektu

• Potrzeby finansowe – brak pieniędzy na szkolenia w budżecie,

• Nowatorskie rozwiązania organizacyjne,• Wiara, że wpłynie to na wizerunek urzędu,• Potrzeba zmiany funkcjonowania urzędu,• Zmiana mentalności pracowników i klientów.

Były i obawy…• Czy damy radę?• Czy będzie tylu chętnych do udziału często

w kilkudniowych szkoleniach?• Czy nie zdezorganizujemy pracy urzędu?• Sceptycyzm niektórych decydentów,• Zachowawcze postawy pracowników,• Brak czasu, przeciążenie pracowników.

Dane liczbowe KOBIETY MĘŻCZYŹNI

Ilość pracowników zatrudnionych w

urzędzie 89 33

Ilość pracowników biorących udział w

projekcie66 27

Udział procentowy 74% 82% Kobiety Mężczyźni0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

89

33

66

27

Ilość pracowników za-trudnionych w urzędzie Ilość pracowników biorących udział w pro-jekcie

• 154 uczestników projektu ( 93 pracowników) • Przeszkolonych 76,2 % pracowników urzędu• Blisko 600 godzin szkoleń – 4128 osobogodzin

Wykaz szkoleń Szkolenia dla pracowników Starostwa Powiatowego

w Skarżysku-Kamiennej:

•„Zarządzanie zasobami ludzkimi” - 32 godziny - 15 osób,•„Zarządzanie jakością w urzędach” - 32 godziny - 14 osób,•„Zamówienia publiczne” - 32 godziny dydaktyczne

- 9 osób,

• „Finanse publiczne” - 16 godzin dydaktycznych- 10 osób,• „Obsługa klienta i etyka urzędnika” - 16 godzin

dydaktycznych- 15 osób,• „Ochrona danych osobowych” - 8 godzin dydaktycznych

– 30 osób,• „Kodeks Postępowania Administracyjnego i zasady

tworzenia prawa w JST” - 16 godzin dydaktycznych – 40 osób.

• „Monitoring i ewaluacja strategii rozwoju powiatu” - 32 godziny dydaktyczne - 12 osób,

• Doradztwo w zakresie praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy oraz aktualizacji obowiązujących strategii powiatowych - 25 godzin dydaktycznych – 20 osób.

• Szkolenie komputerowe związane z obsługą oprogramowania wykorzystywanego w JST - 112 godzin dydaktycznych – 12 osób.

• Usługi doradcze w zakresie przygotowania i realizacji procedur aktualizacji informacji w BIP - 20 godzin – 30 osób.

Szkolenie, które najbardziej się podobało

• Zarządzanie zasobami ludzkimi

Najbardziej oblegane szkolenie

• Kodeks Postępowania Administracyjnego i zasady tworzenia prawa w JST – 40 uczestników

Ulubiony trener

• Rafał Kula – doradztwo w zakresie BIP

Największa niespodzianka

• Dodatkowe szkolenie z zakresu wdrażania i procedur kontroli zarządczej w JST –

prowadzący Łukasz Widomski

Najbardziej przerażające szkolenie • Zdecydowanie szkolenie komputerowe

(dwie osoby w jego trakcie zrezygnowały z udziału)

Efekty szkoleń

• Zadowolenie pracowników,• Zwiększona motywacja do pracy i wdrażania

nowych pomysłów, • Coraz mniej skarg na urzędników,• Lepsze wyniki kontroli wewnętrznej,• Brak decyzji wydawanych po terminach.

Efekty szkoleń • Opracowanie i wdrożenie procedury

aktualizacji kart usług w BIP, • Powstanie zespołu monitorującego strategię

rozwoju powiatu,• Wdrożenie systemu monitorowania strategii,• Zakup nowego sprzętu – rzutnik, tablica

interaktywna, laptop, ekran – na potrzeby szkoleń – koszt ok. 16 tys. zł

Efekty szkoleń • Zdobycie nowej wiedzy i umiejętności,

• Nabycie umiejętności poszukiwania rozwiązań,

• Optymalizacja pracy,

• Integracja pracowników danej jednostki,

• Wymiana doświadczeń z innymi urzędami,

• Lekcja partnerstwa i komunikacji.

Ponadto …

• Chcemy zmienić stronę Biuletynu Informacji Publicznej, aby był bardziej przyjazny dla klientów urzędu

• Opracowujemy wskaźniki do monitorowania strategii rozwoju powiatu

• W miesiącach wrzesień – październik chcemy dokonać jej aktualizacji

• CAF już realizowaliśmy – teraz czas na ISO 9001

• Rozpoczynamy długotrwały proces doskonalenia

Atuty naszych pracowników• Merytoryczne przygotowanie,• Zaangażowanie w pracę,• Umiejętność pracy w zespole, • Dobry kontakt z klientem,• Lepsza praca – mniej wpadek,• Lepsza praca – mniej skarg,• Kompetentny urzędnik – wizytówka urzędu.

Jeszcze strona finansowa …

2008 2009 2010 20110 zł

10,000 zł

20,000 zł

30,000 zł

40,000 zł

50,000 zł

60,000 zł

44,000 zł41,000 zł

47,000 zł

55,000 zł

39,211 zł 40,517 zł

29,821 zł

43,047 zł

PlanWykonane

Opinie uczestników o szkoleniach• Świetna organizacja, • Szkoda, że się skończyło…• Nie należy organizować szkoleń w urzędzie,• Żaden podręcznik tego nie zastąpi,• Znakomity trener, • Beznadziejny trener, • Kiedy kolejny projekt? ( najczęściej stawiane pytanie)

To już jest prawie koniec …

Tylko jeszcze kilka wspomnień…

Spotkanie inaugurujące projekt-marzec 2011

• O realizacji projektu opowiada nam prezes Akademii Przedsiębiorczości - Michał Zatorski

Spotkania Komitetu Sterującego

Szkolenie, które wywarło na nas największe wrażenie, czyli jak istotny w pracy każdego urzędu jest Biuletyn

Informacji Publicznej

Poznajemy możliwości wykorzystania tablicy interaktywnej

Na koniec podziękowania

Dziękujemy wszystkim, którzy przyczynili się do realizacji tego projektu

„ Nie oczekuj perfekcji bo nigdy jej nie osiągniesz, a świadomość porażki będzie wywoływała

u ciebie brak akceptacji siebie i innych”„ Nie oczekuj perfekcji, bo gdyby ci się zaczęło

wydawać, że ją osiągnąłeś, byłby to koniec twojego rozwoju

„Oczekuj postępu” ( teoria KAZEIN)

Dziękuję za uwagę

Małgorzata Łakomiec sekretarz powiatu skarżyskiego