Sistemi documentari digitali: una valutazione “archivistica”

dei nodi critici e delle potenzialità

Mariella GuercioUniversità degli studi di Urbinom.guercio@mclink.it

novembre 2008

“bisogna cercare di essere il più semplici possibile, non più del possibile”

Albert Einstein

per trasformare i processi amministrativi in un sistema (anche documentario) snello, razionale, efficiente e perché l’amministrazione digitale non sia uno slogan retorico

è necessario

informatizzare i flussi documentali, ridurre e semplificare le procedure, favorire l’interazione tra sistemi, senza dimenticare che

i fattori di criticità - 1

la complessa natura dei documenti e degli archivi ( a prescindere dagli strumenti di scrittura e di memorizzazione) in quanto strumenti di certezza giuridica richiede condizioni elevate di qualità nella loro produzione e gestione (tanto più nei progetti di innovazione): •accuratezza e affidabilità del processo di formazione

del documento, •completezza dei caratteri intrinseci ed estrinseci,

ovvero dell’articolazione logica e della configurazione fisica prevista dall’ordinamento giuridico,

• autenticità (integrità e identità dei documenti) nei processi di conservazione.

i fattori di criticità secondo gli archivisti - 2

la funzione di testimonianza/rappresentazione del contenuto di atti/fatti giuridicamente rilevanti (i documenti sono dichiarazioni di rappresentazione) presuppone il legame con procedure di lavoro e procedimenti amministrativi: semplificare e razionalizzare i flussi di lavoro e i flussi documentali sono attività correlate

l’interdisciplinarità è imprescindibile ma costosa la definizione di modelli organizzativi compatibili

con l’innovazione e la presenza di specifiche competenze professionali richiedono un investimento di natura politica assicurato solo dalla piena e convinta adesione dell’alta dirigenza

sviluppare sistemi documentari digitali è tanto più difficile quanto più si ignora la natura e si sottovalutano la funzione del documento e degli archivi Il successo dei progetti e la qualità dei servizi dipendono dal grado di comprensione delle tecnologie e dalla capacità di proporre soluzioni innovative adatte ai contesti di lavoro

nel caso di archivi digitali le difficoltà sono duplici: incertezza dei processi di innovazione in assenza di

esperienze e sperimentazioni consolidate e possibilità/necessità di individuare e sfruttare nuove

potenzialità (riuso, interoperabilità, facilità nella ricerca, valorizzazione del patrimonio informativo)

le ragioni dei ritardi

Il perdurare di un gap culturale e di ritardi e cautele nell’utilizzo di strumenti adeguati è legato:

all’incomprensione delle potenzialità che le tecnologie offrono per lo sviluppo di sistemi informativi e documentari avanzati,

all’offerta insufficiente di soluzioni organizzative e tecnologiche integrate basate sul coinvolgimento nella fase di progettazione applicativa delle diverse esperienze tecniche (archivistiche, informatiche, organizzative e di comunicazione)

alle oggettive difficoltà di assicurare l’interoperabilità intelligente e funzionale dei sistemi informativi e documentari

le condizioni di partenza

Ambienti applicativi e di ricerca che a lungo hanno faticato a individuare finalità e strumenti operativi

Crescente consapevolezza della necessità di integrare esigenze documentarie e funzioni avanzate sia nel trattamento e recupero dei contenuti sia nel sostenere la produzione di strutture documentarie orientate ai contenuti informativi

le potenzialità da esplorare

Gestire workflow Predisporre risposte automatiche Definire priorità Filtrare contenuti e documenti Sostenere sistemi di classificazione

documentaria coerenti con il contesto

Favorire interventi efficienti di organizzazione delle informazioni e dei documenti

Assicurare interoperabilità e riuso tra componenti del sistema o tra sistemi

Rendere automatica la cattura di meta-informazioni significative coerenti con il contesto

qualche considerazione sulle funzioni avanzate

La conoscenza può essere indicata come il patrimonio di informazioni disponibili e utilizzabili “nel momento ritenuto più proficuo”.

Le criticità non riguardano tanto la quantità e la rapidità del ragionamento, ma l’adeguatezza dell’accumulazione, la sua coerenza e funzionalità rispetto ai processi decisionali da assumere o da verificare e valutare, la capacità di gestire con rapidità, efficacia e qualità un numero rilevante e crescente di contenuti informativi strategici e di recuperare quantità sempre più impegnative di patrimoni informativi destrutturati.

le opportunità da cogliereE’ indispensabile progettare sistemi

documentari digitali ambiziosi capaci di integrare funzionalità di content e document/record management che includano:

la predisposizione di tipologie documentarie uniformi, ben strutturate e complete (nella forma ad esempio di una nuova modulistica informatica) e un utilizzo innovativo delle tecnologie per la gestione del web (condivisione e non distribuzione-trasmissione dei documenti),

il controllo dei contenuti e la loro normalizzazione (anche al fine di favorire l’interoperabilità (ad esempio mediante la creazione di oggetti ricorrenti e pre-definiti, la gestione delle anagrafiche ecc.)

la identificazione precoce e la gestione pianificata e automatica dei metadati di identificazione e organizzazione dei documenti (metadati di registrazione, di classificazione e fascicolazione, di tenuta e conservazione, di controllo dell’iter dei procedimenti)

Il successo dipende anche dalla capacità di sciogliere (con soluzioni innovative, semplici e convincenti) le incertezze della normativa sul documento informatico

Quale firma elettronica? L’introduzione di un doppio regime di firma e del principio di valutazione pesata della validità giuridica del documento modifica il principio inderogabile della certezza dell’attribuibilità del documento al suo autore

Quali strumenti di trasmissione telematica? Quale regime per la “riproduzione sostitutiva”? Il quadro

normativo è ancora incompleto e non risolvere problemi centrali: la conformità di processo, il diritto all’ispezione dell’originale, il divieto di produrre copia conforme di copia conforme

Quali requisiti, quali modelli e quali responsabilità per la conservazione? Le indicazioni presenti nell’articolo 44 del CAD sono corrette ma si limitano a indicare gli obblighi generali degli enti. E’ indispensabile fornire soluzioni operative convincenti

la crescente responsabilità delle amministrazioni nelle scelte operative

E’ sempre più un compito esclusivo delle amministrazioni definire e adottare criteri e regole che sottraggano la produzione, gestione e tenuta dei documenti informatici a margini di incertezza e inaffidabilità tali da rendere la funzione documentaria irrilevante e accrescere il livello di complessità non governata, di frammentazione e di perdita (necessità di guide tecniche di orientamento elaborate sulla base di esperienze concrete al fine di limitare i margini crescenti e talvolta preoccupanti di variabilità delle soluzioni)

In particolare è demandata all’ente la scelta del livello di garanzia da adottare per la produzione e trasmissione di documenti informatici, per le condizioni di verifica della autenticità

la conservazione digitale è una componente rilevante e fattibile se affrontata precocemente già nella fase attiva di un sistema documentario affidabile - 1

Il nodo della conservazione nel tempo – da tempo sollevato con preoccupazione e affrontato con pochi mezzi dai soli archivisti – è ormai riconosciuto come un fattore rilevante di promozione e sviluppo dei processi di innovazione e miglioramento del sistema Paese (si veda l’i2010 E-government Action Plan dell’Unione europea)

Le soluzioni sono ancora oggetto di ricerca anche se è ormai assodato che la conservazione richiede la verifica dell’autenticità e che l’autenticità è verificabile se il sistema documentario di formazione dei documenti e i modi concreti di gestione sono documentati in modo completo in tutte le fasi del ciclo di vita del documento. I processi di documentazione devono essere pianificati nelle diverse fasi di trattamento

la conservazione digitale è una componente rilevante e fattibile se affrontata precocemente già nella fase attiva - 2

La conservazione digitale è quindi gestibile a costi ragionevoli se le procedure sono pianificate e applicate sin dalla formazione dei documenti (policy precoci, formati adeguati orientati ai dati e alla persistenza, responsabilità certe e diffuse, regole e procedure stringenti anche in caso di esternalizzazione, analisi dei costi e dei rischi, riqualificazione delle componenti professionali tecniche)

i limiti della prima fase dei progetti di e-government

Il processo si è rivelato molto più complesso del previsto E’ mancato un supporto nazionale adeguato (multidisciplinare,

concreto, continuativo) A parte l’amministrazione archivistica e i progetti collegati

(Regioni, Comuni, Università, Camere di commercio, Scuola superiore), le amministrazioni non hanno avuto referenti affidabili cui proporre istituzionalmente dubbi e criticità e ambienti adatti alla condivisione delle esperienze e allo sviluppo di iniziative avanzate (ad esempio sui fronti avanzati di integrazione: content management, cooperazione applicativa, ecc.)

È soprattutto mancata una guida (una visione?) nelle attività di semplificazione organizzativa e di integrazione dei sistemi informativi, anche in relazione alle ricadute documentarie

I programmi e gli investimenti del biennio 1999-2000 non sono stati governati con sufficiente lungimiranza, non si sono tradotti in massa critica, non hanno trascinato le pp.aa. in un processo virtuoso e concreto di innovazione

le condizioni per superarli: sperimentare soluzioni applicative nell’ambito di reti di cooperazione in grado di sostenere le difficoltà organizzative e favorire la condivisione delle soluzioni - 1 E’ indispensabile promuovere e sostenere

l’innovazione nei sistemi documentari coniugando spirito pragmatico e metodologia rigorosa con specifico riferimento: alla coerenza ed efficienza degli strumenti che

garantiscano la formazione di archivi ordinati (e non l’accumulo inefficiente di documenti)

alla valutazione della fattibilità organizzativa ed economica dei processi di riproduzione sostitutiva

all’utilizzo motivato e governato delle diverse tipologie di firma elettronica e delle diverse modalità di comunicazione telematica (posta certificata, intranet, portal management?)

le condizioni per superarli: sperimentare soluzioni applicative nell’ambito di reti di cooperazione in grado di sostenere le difficoltà organizzative e favorire la condivisione delle soluzioni - 2

alla definizione e valutazione dei formati per la produzione di documenti digitali coerenti con le esigenze della conservazione e alla identificazione dei metadati rilevanti per l’accesso, il riuso, l’interoperabilità, la conservazione

alla definizione e riqualificazione di responsabilità interne (assetti organizzativi adeguati e rispondenti alla normativa, processi di formazione continua)

alla sperimentazione di soluzioni avanzate che coniughino gestione documentaria e gestione dei contenuti nel rispetto dei requisiti archivistici essenziali (gestione di portali web a fini documentari, strumenti di indicizzazione, controllo dei profili documentari e creazione di modulistica informatica, gestione conservativa delle basi di dati archivistiche)

la cooperazione per non deludere le aspettative dei cittadini e sostenere le amministrazioni

I nodi ora ricordati debbono ormai trovare risposte adeguate, necessarie a superare le incertezze e le ambiguità che hanno continuato a ritardare l’adozione di strumenti e l’avvio di processi ormai maturi nella consapevolezza dei cittadini che sempre più frequentemente cercano servizi su internet e avvertono disagio e frustrazione crescenti per gli esiti altrettanto frequentemente negativi dei loro tentativi.

Le Regioni hanno un ruolo crescente e insostituibile nel promuovere forme indispensabili di cooperazione tra le istituzioni con l’obiettivo di superare prudenze e reticenze che si possono anche giudicare eccessive, ma che sono il frutto inevitabile di una fase fin troppo lunga in cui gli investimenti in questo ambito hanno prodotto, nella migliore delle ipotesi e nonostante gli sforzi compiuti, risultati modesti, e comunque lontani dalle aspettative originarie.

il ruolo della cooperazione, della trasparenza e della partecipazione

Fino a quando il pregiudizio, la segretezza,la cattiva rappresentazione dei bisognio la semplice ignoranzanon saranno stati sostituitida un atteggiamento serio di indagine e di vera apertura del processo di costruzione delle decisioninon potremo renderci contodi quanto l’intelligenza della gente comunepossa essere adatta a risolvere i problemiposti dalle politiche pubbliche

J. Dewey, The public and its problems, 1947