Sistemas de Ordenacion Documental

SISTEMAS DE ORDENACION DOCUMENTAL


ADRIANA CORONADO AGUDELO

CENTRO DE CAPACITACION BOLIBAR “CENCABO”SOACHA

2015


INTRODUCCIÓN

Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede.

El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales.



LA ORDENACIÒN

La ordenación es la operación archivista realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas, alfabéticas y/o numéricas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las series.

Consiste en establecer secuencias naturales cronológicas o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidas en la clasificación.

Cuando se realiza adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y en seguida la ordenación da como resultado la organización.

La ordenación es un proceso posterior a la clasificación, la cual nos permite:

Acceso a la información Rápida localización del documento. Facilita la comprensión documental

PROCESOS DE ORDENACIÓN


Es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

El Principio de Orden Original o Principio Histórico: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

ORDENACION DE UNA SERIE

RESOLUCIONES ACUERDOS CONTRATOS HISTORIAS LABORALES AUDITORÍAS INFORMES HISTORIAS CLÍNICAS LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN

1. Numéricos (simples y cronológicos)

2. Alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos)

3. Mixtos o Alfanuméricos.


Sistemas de Ordenación numéricosLos sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.

Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.


Sistema Cronológico

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Métodos

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se destacan los siguientes:

Cronología Rígida:


Se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

Cronología Circunstancial:

Satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.


En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres, semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la guía será la mayor unidad de tempo, las subguías los periodos en que se subdivide y las carpetas la menor unidad de tiempo.

Sistemas de Ordenación Alfabéticos

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente (carpeta, bolsa, legador, entre otros).

Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales.


Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición.

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

Temático

A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o razón social no se considera al organizar los documentos.

En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el tema central y del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.

USOS

- Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando.

- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones docentes, para su material didáctico.

- Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la identificación archivística por grupo.


Sistema toponímico o geográfico.

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

- Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores, concesionarios, etc.

- En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

- En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.

- En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

En primera instancia iría:

• Guía alfabética:

Esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).

• Guía del país:

Comprende al país que representa y su nombre.


• Subguía de ciudades:

Que corresponde a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.

• Carpetas individuales:

Corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.

Sistemas de Ordenación Mixtos

Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la ordenación de la series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries.

Alfanumérico

El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista.


Ordinal Cronológico

Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y después por la fecha de expedición.

Ejemplo:

001 2003-04-31

002 2003-07-21

003 2004-05-19

004 2004-06-16

005 2004-08-11

006 2004-08-18

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