Sistema Gastos de Viaje · 3.1.1.1.1 Alimentación La política de la empresa Indica que la alimentación en un viaje con motivo de descanso es por un total máximo por día de $680.00

Sistema Gastos de Viaje SAP

Usuarios

Manual Sistema Gastos

de Viaje


First Majestic Silver Corp.

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Contenido

1.- Consideraciones previas: .............................................................................................. 2

2.- Solicitud de Anticipo ...................................................................................................... 3

3.- Reporte de Comprobación de Gastos ....................................................................... 6

3.1.- Nueva Comprobación ............................................................................................... 6

3.1.1 Adicionar Gasto: ......................................................................................................... 8

3.1.1.1 Clases de Gastos Especiales: ............................................................................... 10

3.1.1.1.1 Alimentación ....................................................................................................... 10

3.1.1.1.2 Uso de Vehículo Personal .................................................................................. 11

3.1.2 Borrar Gasto ............................................................................................................... 12

3.1.3 Guardar Provisionalmente: ...................................................................................... 13

3.1.4 Enviar a Aprobación: ............................................................................................... 14

3.2 Editar Comprobación: ................................................................................................ 16

4.- Solicitud de Reservación ............................................................................................. 19

4.1 Hospedaje: .................................................................................................................... 20

4.2 Vuelos: ........................................................................................................................... 21

4.3 Trasporte Terrestre ........................................................................................................ 22



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1.- Consideraciones previas:

• Para acceder al Sistema es necesario ingresar al siguiente portal utilizando únicamente el

navegador Google Chrome: https://Gastosdeviaje.firstmajestic.com

• Es necesario contar con un usuario de dominio para poder acceder (correo institucional de

la empresa dominio @firstmajestic.com )

• Tu contraseña siempre será la misma con la que ingresas en tu computadora o ingresas en

tu correo electrónico de la compañía.

• Para solicitar un Anticipo de gastos, primero debes cerciorarte que no tienes ningún adeudo

registrado en la compañía

• Los anticipos de Gastos a través de este sistema son para aquellos colaboradores que en el

nivel organizacional se encuentran en el nivel 18 o inferior, pero si usted pertenece a un

nivel superior y requiere un anticipo de gastos de viaje, deberá solicitarlo de manera directa

a Cuentas por Pagar con autorización de su Gerente

• Para cualquier duda, comentario o sugerencia favor de ponerse en contacto con

[email protected]

• Todo lo que deseemos comprobar deberá contar con un Soporte, tal como una factura con

sus 2 archivos PDF y XML exactamente con el mismo nombre por factura, y para aquellos

gastos que no se tenga factura deberá de adjuntarse contarse con un archivo en formato

PDF o JPEG

• Las Reservaciones de vuelos estarán sujetas a revisión (aunque esté aprobada por el

gerente) y siempre se comprara de clase económica

https://gastosdeviaje.firstmajestic.com/

mailto:[email protected]



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2.- Solicitud de Anticipo Ingresar al siguiente menú: “Anticipo Nueva Solicitud de Anticipo”, como se muestra en la siguiente imagen

En la siguiente pantalla deberá Capturar la información relativa a su viaje, todos los campos son obligatorios

*Recuerda realizar tu solicitud de anticipo de gastos de viaje con una semana antes al viaje



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Cuando todos los campos estén completos deberás aceptar el descuento vía nomina en caso de no entregar la comprobación de ese anticipo antes del plazo establecido (15 días después del término del viaje), y dar click en “Guardar y Enviar a Aprobación”

El sistema el solicitara una confirmación antes de que se envié a aprobación, con la finalidad de que realice una última

revisión de los datos y compruebe que todo es correcto (Fechas, Monto, Lugares, etc.)



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El sistema también le notificara el número de folio del anticipo generado y la persona encargada de autorizárselo

A partir de este momento el sistema le ha enviado un correo de notificación a su autorizador, con todos los detalles de su

nueva solicitud de anticipo, para su revisión y posterior Aprobación o Rechazo

EL sistema también le ha enviado un correo a usted como Solicitante del Anticipo con los detalles de la solicitud generada:



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3.- Reporte de Comprobación de Gastos

3.1.- Nueva Comprobación

Para generar una nueva comprobación de gastos es necesario ingresar al siguiente menú “Comprobación Nueva

Comprobación” o dar click en la Palabra comprobación de los recuadros principales como se muestra en la siguiente

pantalla.



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Una vez adentro del menú Nueva comprobación, debemos capturar los datos de cabecera, todos son Datos obligatorios:

• Tipo de Documento

• Tipo de viaje

• Motivo Del Viaje

• Fecha de Inicio y Fecha Final del Viaje



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3.1.1 Adicionar Gasto:

Para empezar a Capturar los comprobantes de Gastos es necesario dar click en “Adicionar Gasto”, y en la siguiente

Ventana debemos Indicar los siguientes puntos:

• Clase de Gasto: Este Campo sirve para indicar que tipo de Gasto estamos comprobando, Combustible,

Hospedaje, Casetas, etc. Si requiere alguna otra clase de gasto que no se encuentre en ese catálogo por favor

enviar correo electrónico a [email protected] con la propuesta para su revisión y que pueda ser

incluido

• Tipo de comprobante:

o Factura: Se deberá contar con archivo XML y PDF y estos deberán contener exactamente el mismo

nombre, toda la información es obtenida del XML por lo que solamente hay que seleccionar la clase

de gasto a la que pertenece su factura y capturar el campo de Notas como se muestra en la siguiente

imagen:

o

mailto:[email protected]



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o Sin Factura: Aquellos gastos en los que no es posible contar con una factura fiscal, deberá de

Escanearse o tomar foto con el celular a algún soporte para posteriormente poderlo adjuntar al

sistema, en este caso deberá indicar el monto a comprobar que no deberá ser superior a 300 pesos

Cuando la información este completa, por cada comprobante, debemos dar click en Agregar

Para seguir agregando Gastos, debemos dar click en “Adicionar Gasto” por cada comprobante que vayamos a ingresar a

nuestro reporte de Gastos, también podemos ir revisando el total de nuestro Reporte de Gastos e ir revisando que todo

se encuentre de manera correcta



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3.1.1.1 Clases de Gastos Especiales:

Existen 2 tipos de gastos especiales que para su captura es necesario indicar más datos que por política de la empresa son

obligatorios y sirven para una correcta interpretación del gasto:

3.1.1.1.1 Alimentación

La política de la empresa Indica que la alimentación en un viaje con motivo de descanso es por un total máximo por día

de $680.00 mn; y en un viaje por representación de la empresa o capacitación el monto máximo permitido es por $750.00

mn.

Es común que, en el transcurso del viaje, el usuario realice el pago del consumo de alimentos por él y por algún compañero

de trabajo que se encuentren juntos en el mismo viaje; Por lo cual para su correcta captura es necesario indicar más

información dentro del recuadro de Adicionar Gasto, como se muestra a continuación;

*Número de Comensales Extras (No contarse a si mismo)

*Nombre de los comensales Extras

Notas Importantes:

Para separar el nombre de los comensales es necesario teclear el botón TAB de su teclado una vez capturado un nombre

En Caso de que el consumo a registrar sea propio estos campos se deben dejar en blanco



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3.1.1.1.2 Uso de Vehículo Personal

Por ser un gasto que por su naturaleza no contara con una factura fiscal (CFDI), este gasto únicamente estará disponible

en la opción del Tipo de Comprobante Sin Factura, el sistema no solicitara un soporte de este gasto de manera obligatoria,

pero dependerá del gerente de área, si así lo solicita al usuario

Para la captura de este gasto es necesario indicar los siguientes campos adicionales:

*Origen

*Destino

*Total de Kilómetros

*Importe, este será calculado en automático siendo el resultado de multiplicar el total de KM por 5.5 pesos y no será un

campo editable



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3.1.2 Borrar Gasto Si por error capturamos un gasto que no debería estar, debemos seleccionarlo en el check que se encuentra de lado

izquierdo del nombre del gasto y posteriormente dar click en “Borrar Gasto”

Debemos confirmar nuestra petición dando click en OK

Una vez confirmada nuestra eliminación del gasto, el reporte de comprobación de gastos se actualiza mostrando

únicamente los comprobantes restantes y el saldo



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3.1.3 Guardar Provisionalmente: Esta función está diseñada para los casos en los que no tengamos todos los comprobantes, pero deseamos ir aventajando

la captura de nuestro reporte, para que en un futuro podamos entrar y seguir capturando la facturas a comprobar, Solo

es necesario dar click en “Guardar Provisionalmente”



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3.1.4 Enviar a Aprobación:

Cuando tengamos todos nuestros comprobantes listos y todo esté en orden debemos leer la declaratoria y dar click de

aceptación en el check para posteriormente enviar nuestro reporte a Aprobación; como se muestra en la siguiente

imagen,

Y posteriormente debemos confirmar nuestra petición de Aprobación, aquí podemos hacer una última revisión de nuestra

comprobación

Como parte Final del proceso el sistema nos muestra el número de Folio de nuestra comprobación, el tipo de documento

y la persona encargada de autorizarla



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El sistema de manera automática notifica a nuestro autorizador informándole que se ha generado un nuevo reporte de

comprobación para su revisión y posterior autorización o rechazo

También de Manera automática el sistema envía al usuario solicitante la información de su reporte de gastos:



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3.2 Editar Comprobación:

Menú disponible para terminar de registrar facturas en el reporte de comprobación de gastos, en este menú podemos

consultar las comprobaciones rechazadas para editarlas y volverlas a enviar a autorización

Para ingresar es necesario seguir la siguiente ruta:

Comprobaciones Editar comprobación

Como se muestra a continuación en la siguiente imagen:



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Una vez que ingresamos a este menú el sistema nos mostrara en forma de lista todas las comprobaciones que tenemos

en estatus previo, desde esta ventana podemos revisar el motivo de rechazo, eliminar la comprobación o editarla para

enviarla a autorización como se muestra en la siguiente imagen:

Los folios que no tienen motivo de rechazo pertenecen a las comprobaciones que únicamente están guardadas para una

edición final y enviar a aprobación



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Una vez que seleccionamos la comprobación a editar, el proceso de edición, es igual, y es necesario adicionar gastos o

borrar gastos (descritos en el punto 3.1.1 y 3.1.2) y cuando el reporte de gastos este completo debemos Enviar a

Aprobación (3.1.4)



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4.- Solicitud de Reservación Menú diseñado para cuando es necesario solicitar un Hospedaje, Vuelo o transporte terrestre (camioneta a la unidad) para ingresar debemos seguir la siguiente ruta en la página principal como se muestra en la siguiente imagen:

Ruta: Reservaciones Nueva Solicitud de Reservación

En la siguiente ventana el sistema nos pedirá que ingresemos información relativa a nuestro viaje:

• Tipo de Reservación (1):

*Hospedaje

*Vuelo

*Transporte Terrestre

• Motivo de Viaje (2);

• Tipo de Gasto (3): Hace referencia a la clasificación del Viaje;

• Empleados incluidos en nuestra reservación (4).



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4.1 Hospedaje:

Debemos seleccionar el check en Hospedaje y capturar la información que se nos solicita:

Lugar: Campo de texto libre

Fecha de entrada

Fecha de Salida

Información adicional: aquí podemos escribir algún comentario, ejemplo, Área de no Fumar, entrando por la tarde, etc.

Como se muestra a continuación en la imagen



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4.2 Vuelos:

En esta opción podemos tramitar boletos de avión por motivo de viajes a nombre de la empresa, debemos especificar

todos los datos que nos solicitan.

Motivo de Viaje (1)

Tipo de Gasto (2): Hace referencia a la clasificación del Viaje

Tipo de Vuelo (3): Sencillo o Redondo

Destino Internacional (4): se deberá marcar este check cuando nuestro viaje sea hacia el extranjero, ya que con esta

opción se activa la función para adjuntar documentos y se deberá adjuntar de manera obligatoria una imagen del

Pasaporte y la Visa, sin estos documentos no se puede procesar la compra

Información del Vuelo (5): Origen y destino y fecha de salida y regreso



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4.3 Trasporte Terrestre

Opción diseñada para solicitar camionetas para el traslado de personal a la Unidad Minera, se deben completar todos

los campos:

Motivo de Viaje (1)

Tipo de Gasto (2): Hace referencia a la clasificación del Viaje

Tipo de Reservación (3): Sencillo o Redondo

Información del Viaje (4): Origen y destino y fecha de salida y regreso

Documents

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