SISTEM SENTRALISASI

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Mungkin sekarang saya akan mengajak pembaca untuk melihat ke belakang atau pada zaman dulu. JIka kita melihat dari perkembangan teknologi informasi dan ilmu system informasi,maka kebanyakan aplikasi perusahaan dibangun ad-hoc sehingga tidak heran dala perkembangannya sering kita temui fenomena system aplikasi tambal sulam. Dan dalam perusahaan atau departemen pada zaman dulu sering membangun sistemnya sendiri-sendiri untuk mendukung kegiatan fungsionalnya, seperti system informasi akuntansi dan keuangan, system informasi pemasaran dan penjualan, system informasi operasional, dan lain sebagainya. Pada awalnya para perusahaan tidak merasa bahwa system ini mendatangkan permasalahan. Oleh karena itu, system ini masih terus digunakan. Namun sejalan dengan perkembangan zaman serta perkembangan teknologi informasi dan dunia usaha, maka banyak perusahaan mulai menyadari bahwa system ini sudah tidak cocok karena adanya permasalahan di dalam perusahaan itu ketika mereka ingin mengalirkan sebuah data atau informasi dari bagian satu ke bagian lainnya. Terjadi kesalahan komunikasi karena adanya sejumlah perbedaan teknis seperti masalah standar, protocol, teknologi, metode dan lain-lain.

Oleh karena itu, perusahaan mulai melirik konsep system sentralisasi karena mereka sangat membutuhkan suatu system besar yang terpadu dan saling terintegrasi satu dan lainnya. Fitur atau karakteristik dari system sentralisasi adalah sebagai berikut :

Strategi, kebijakan dan pendekatan manajemen informasi berlaku seragamdan standar bagi seluruh unit organisasi dengan kecenderungan tata kelola secara “top down”

Keputusan terkait dengan jenis sistem, tipe aplikasi, standar basis data, hakakses, spesifikasi perangkat keras dan infrastruktur, dan lain sebagainyaditentukan oleh pusat (sentral)

Unit teknologi informasi yang berada di pusat memiliki kekuasaan dan/ataukewenangan yang jauh lebih besar dan tinggi dibandingkan dengan unit

serupayang ada di berbagai cabang perusahaan atau business unit

Computing power akan cenderung diletakkan di pusat yang ditandai dengan diinstalasinya sejumlah powerful servers dan datawarehouse yang berisiseluruh data konsolidasi kantor-kantor cabang.

Selain itu, system sentralisasi juga memiliki beberapa kelebihan yaitu :

Jaminan terbentuknya sistem yang holistik dan koheren di seluruh tataranorganisasi karena sifatnya yang standar dan terpusat

Pertukaran data dan/atau informasi dapat dilakukan dengan mudah karenakeseragaman teknologi penyimpanan data primer maupun sekunder.

Potensi terjadinya “anarki” karena fenomena “tambal sulam” dan kesulitanmembangun “interface” dari sejumlah sistem yang tersebar dapat direduksiseminimum mungkin; dan lain sebagainya

Tetapi tidak hanya kelebihan, system sentralisasi ternyata juga memiliki banyak kelemahan dimana kelemahan ini sangat mengganggu dan menghambat kemajuan perusahaan. Kelemahan-kelemahan itu antara lain :

Kecenderungan yang terjadi adalah kontrol yang berlebihan dan terlalu ketat hingga terjadi manajemen informasi yang cukup kaku dan sangat hirarkis

Fokus lebih banyak diarahkan pada “conformity” atau ketaatan pada prosedurstandar sehingga mengurangi sejumlah inisiatif yang terkadang dapat

bergunabagi perusahaan;

Karena biasanya akan mengarah pada satu standar tertentu, kerap perludikeluarkan biaya yang relatif jauh lebih mahal dibandingkan dengan

nonstandar; Karena teknologi informasi terdiri dari sejumlah komponen yang beragam,

belum tentu masing-masing komponen yang dipilih adalah yang terbaik (karena

yang penting bagi manajemen adalah kesamaan standar sehingga terkadangkinerja atau performa dinomorduakan);

Terkadang dalam perkembangannya ditemukan teknologi baru yang canggih danberguna bagi perusahaan, namun karena spesifikasinya diluar standarperusahaan maka peluang tersebut dilepaskan begitu saja;

Nature atau karakteristik dari perkembangan teknologi informasi yang serba“open system” dan “open standard” membuat sistem sentralisasi belum

tentumemiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan pendekatan lainnya;

Asumsi yang selalu dipergunakan di dalam sistem sentralisasi adalah kesamaanfasilitas dan performa di seluruh unit bisnis perusahaan, padahal untuk dinegara kepulauan semacam Indonesia masalah infrastruktur dan “digitaldivide” menjadi kendala utama yang kerap menghambat efektivitas kinerjasistem; dan lain sebagainya