Upload
nguyenhanh
View
338
Download
19
Embed Size (px)
Citation preview
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING AM BILANGAN 2 TAHUN 2009
SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA (SPKM) DI LUAR NEGERI
JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA
24 Ogos 2009
Diedarkan kepada:
Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Syarikat Berkaitan Kerajaan
2. LATAR BELAKANG 2.1 Konsep Organisasi Bersepadu yang berkuat kuasa mulai 3
November 1987 melalui Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 telah
dilaksanakan dengan tujuan untuk mewujudkan satu sistem pengurusan
pusat yang kemas, teratur dan lebih berkesan serta mengoptimumkan
penggunaan sumber termasuk kemudahan pejabat dan tenaga manusia
bagi semua Perwakilan dan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar
negeri.
2.2 Dengan mengambil kira perkembangan semasa, pertambahan
bilangan agensi-agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri serta untuk
menangani isu dan cabaran berbangkit, Kerajaan telah memutuskan
untuk memperkenalkan sistem pengurusan pentadbiran baru iaitu
Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) di Luar Negeri bagi
menggantikan Konsep Organisasi Bersepadu.
3. TAFSIRAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI
3.1 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri bermaksud
peraturan-peraturan dan garis panduan yang terkandung di dalam Surat
Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009.
3.2 Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri
menggariskan semua aspek pengurusan Perwakilan dan agensi-agensi
Kerajaan Malaysia di luar negeri yang dipusatkan di bawah pengurusan
seorang Ketua Perwakilan yang bertanggungjawab terhadap program
yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009
3
ini. Program-program yang dimaksudkan ialah program-program politik,
ekonomi, sosial, pentadbiran dan keselamatan. Butiran lanjut program-
program tersebut adalah seperti di Lampiran (I). Hal-hal yang
berkaitan dengan pengendalian program pula adalah di bawah
tanggungjawab pegawai agensi yang berkenaan.
3.3 Ketua Perwakilan dalam konteks Sistem Pentadbiran Kerajaan
Malaysia di Luar Negeri adalah merujuk kepada:
i. Duta Besar Malaysia atau Pesuruhjaya Tinggi Malaysia
yang di tauliah oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan
Agong ke negara berkenaan;
ii. Wakil Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa dan
Serantau yang mendapat surat lantikan daripada YB
Menteri Luar Negeri dan diperkenan oleh Seri Paduka
Baginda Yang di-Pertuan Agong;
a. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi New York; b. Wakil Tetap Malaysia ke PBB bagi Geneva; dan c. Wakil Tetap Malaysia ke ASEAN.
iii. Presiden Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia
di Taipei yang memperolehi surat lantikan daripada YB
Menteri Luar Negeri;
iv. Konsul Jeneral yang memperolehi surat lantikan dari YB
Menteri Luar Negeri; dan
4
v. Konsul yang memperolehi surat lantikan dari YB Menteri
Luar Negeri.
3.4 Perwakilan Malaysia dan Agensi Kerajaan Malaysia di luar negeri adalah seperti yang berikut:
i. Kedutaan Besar Malaysia / Suruhanjaya Tinggi Malaysia;
ii. Perutusan Tetap Malaysia ke Pertubuhan Antarabangsa
dan Serantau-
a. PBB di New York;
b. PBB di Geneva; dan
c. ASEAN di Jakarta.
iii. Pusat Persahabatan dan Perdagangan Malaysia di Taipei;
iv. Konsulat Jeneral / Konsulat; dan
v. Mana-mana pejabat yang penubuhannya diluluskan oleh
Kerajaan Malaysia.
5
4. PELAKSANAAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI
Bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar
Negeri, semua agensi hendaklah mematuhi perkara dan peraturan
berikut:
4.1 Kemudahan Perkhidmatan Luar Negeri
Bagi tujuan keseragaman pelaksanaan dan penyelarasan
kemudahan-kemudahan perkhidmatan luar negeri, semua
pegawai yang berkhidmat di luar negeri seperti yang ditafsirkan di
bawah perkara liputan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2
Tahun 1994 (Peraturan Khidmat Luar Negeri) adalah tertakluk
kepada Pekeliling berkenaan kecuali jika dinyatakan sebaliknya.
4.2 Perancangan Arahan Penempatan
4.2.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia bertanggungjawab
memaklumkan Kementerian Luar Negeri mengenai perancangan
penempatan pegawai sebelum arahan penempatan dikeluarkan.
Ini adalah untuk memastikan urusan persetujuan dan penerimaan
oleh negara tuan rumah sekiranya diperlukan diperolehi terlebih
dahulu sebelum pegawai melaporkan diri untuk bertugas.
4.2.2 Kementerian Luar Negeri juga akan menyelaraskan jawatan
serta penentuan gelaran jawatan diplomatik pegawai mengikut
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1994 dan peraturan Vienna
Convention on Diplomatic Relations 1961.
6
4.2.3 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia hendaklah memastikan
bahawa segala keperluan pentadbiran dan kewangan dipatuhi
sebelum penempatan pegawai dilakukan.
4.3 Kursus Pra-Penempatan / Penempatan Sementara
4.3.1 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah diwajibkan untuk
menghantar pegawai yang pertama kali ditempatkan di luar negeri
menghadiri kursus Pra-Penempatan (pre-posting) yang dianjurkan
oleh Kementerian Luar Negeri melalui Institut Diplomasi dan
Hubungan Luar (IDHL) dari semasa ke semasa.
4.3.2 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia adalah juga digalakkan
untuk menghantar pegawai ke Kementerian Luar Negeri atau
mana-mana Kementerian / Agensi yang berkaitan secara
penempatan sementara (temporary attachment) yang bertujuan
untuk mendedahkan serta memahirkan pegawai dengan isu-isu
yang spesifik sebelum ditempatkan di luar negeri.
4.4 Penubuhan pejabat baru, penutupan pejabat atau pindah lokasi pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau penambahan jawatan
4.4.1 Penubuhan pejabat baru, penutupan atau pindah lokasi
pejabat, pengembangan program, penaiktarafan atau
penambahan perjawatan sedia ada mestilah dirujuk terlebih
dahulu kepada Jawatankuasa Penyelarasan Sistem Pentadbiran
Kerajaan Malaysia di Luar Negeri seperti yang dinyatakan di
dalam perenggan 5 Arahan Pentadbiran ini.
7
4.5 Jawatankuasa Pengurusan di Perwakilan
4.5.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk
mempengerusikan semua Jawatankuasa Pengurusan di
Perwakilan seperti yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan yang
berkuat kuasa. Senarai Jawatankuasa Pengurusan terbabit
adalah seperti di Lampiran (II).
4.6 Bangunan yang sama atau berhampiran
4.6.1 Pejabat agensi Kerajaan Malaysia hendaklah, seboleh-
bolehnya ditempatkan di dalam satu bangunan ataupun di
bangunan-bangunan yang berhampiran dengan Perwakilan. Ini
adalah bagi tujuan memastikan pengurusan pejabat yang lebih
berkesan termasuk pengiktirafan status diplomatik yang
ditetapkan daripada negara tuan rumah. Ianya juga memudahkan
pemusatan perkhidmatan supaya penggunaan kemudahan-
kemudahan pejabat dapat dioptimumkan.
4.6.2 Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat kekangan dari
segi ruang pejabat atau pertindihan tugas mengikut keperluan,
agensi Kerajaan Malaysia adalah dibenarkan beroperasi di
premis berasingan dalam lingkungan tidak melebihi 25 kilometer
setelah mendapat persetujuan Ketua Perwakilan dan
penerimaan negara tuan rumah. Pejabat berkenaan hendaklah
menggunakan nama Perwakilan dahulu dan diikuti dengan nama
agensi yang berkenaan.
8
4.6.3 Sebarang cadangan untuk menempatkan atau
menubuhkan pejabat yang di luar lingkungan 25 kilometer
hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Kementerian Luar
Negeri bagi tujuan mendapatkan persetujuan negara tuan rumah.
4.7 Pengurusan Kewangan
4.7.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk
memastikan pengurusan kewangan dikendalikan mengikut
peraturan dan tatacara kewangan yang ditetapkan. Semua
laporan perbelanjaan bulanan dan suku tahun hendaklah
dimaklumkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA) yang dipengerusikan oleh Ketua Perwakilan.
4.8 Perjawatan/ Perkhidmatan
4.8.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk
memastikan semua keperluan perjawatan dan perkhidmatan
Kakitangan Ambilan Tempatan (KAT) mematuhi semua
peraturan yang telah ditetapkan di bawah Syarat-syarat dan
Peraturan-peraturan Perkhidmatan KAT di bawah Surat Pekeliling
Am No. 2 Tahun 1978 (Sulit 202/4) atau pindaan yang dilakukan
dari semasa ke semasa.
4.8.2 Perjawatan bagi Kakitangan dari Malaysia pula adalah di
bawah tanggungjawab agensi-agensi yang berkenaan.
4.8.3 Ketua Perkhidmatan / Ketua Jabatan boleh mewakilkan
tanggungjawab kepada Ketua Perwakilan sebagai Pegawai
9
Penilai Pertama dalam menyelia dan menyediakan Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan dan Laporan Sulit Khas pegawai
yang mengetuai mana-mana agensi Kerajaan Malaysia di luar
negeri. Laporan-laporan tersebut kemudiannya, hendaklah
disampaikan kepada Ketua Perkhidmatan/Ketua Jabatan
berkaitan selaku Pegawai Penilai Kedua.
4.8.4 Bagi mana-mana pegawai yang mengetuai agensi-agensi
Kerajaan Malaysia di luar negeri yang Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan dan Laporan Sulit Khasnya tidak disediakan oleh Ketua
Perwakilan, Ketua Perkhidmatan / Ketua Jabatan masing-masing
boleh mendapatkan perakuan dan sokongan daripada Ketua
Perwakilan.
4.9 Keselamatan Pejabat
4.9.1 Ketua Perwakilan adalah bertanggungjawab bagi
menentukan segala urusan keselamatan Perwakilan dan agensi-
agensi Kerajaan Malaysia berjalan dengan lancar dan berkesan.
Jika sekiranya Jawatankuasa Keselamatan berpendapat bahawa
perlunya pemeriksaan keselamatan dijalankan kerana ancaman
penyuluhan ke atas Perwakilan maka Jawatankuasa Keselamatan
hendaklah mendapatkan Khidmat Pasukan Teknikal Cawangan
Khas.
4.10 Surat-menyurat dan Komunikasi
4.10.1 Segala urusan surat-menyurat berhubung dengan perkara-
perkara rasmi dengan kerajaan tuan rumah hendaklah dibuat
10
menggunakan saluran diplomatik ataupun tatacara berdasarkan
kepada budi bicara Ketua Perwakilan.
4.10.2 Agensi-agensi Kerajaan Malaysia boleh berkomunikasi
dengan mana-mana pihak dalam negara tuan rumah dengan
menggunakan kepala surat agensi masing-masing setelah
berunding dengan Ketua Perwakilan.
4.11 Laporan
4.11.1 Pegawai agensi bertanggungjawab untuk mengemukakan
laporan ke ibu pejabat masing-masing mengikut arahan Agensi-
masing-masing. Walau bagaimanapun, sekiranya ada keperluan
dan ianya mempunyai hubungan dengan kepentingan negara,
salinan laporan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Ketua
Perwakilan untuk makluman.
4.12 Penugasan oleh Ketua Perwakilan
4.12.1 Ketua Perwakilan boleh menggunakan budi bicaranya
untuk memberi penugasan kepada agensi-agensi Kerajaan
Malaysia di bawah tanggungjawabnya selain daripada tugasan
yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan Jabatan masing-
masing. Senarai Am penugasan adalah seperti di Lampiran (III) dan ianya tertakluk kepada semakan semula dari semasa ke
semasa.
4.12.2 Pegawai-pegawai daripada semua agensi Kerajaan
Malaysia yang diletakkan di bawah tanggungjawab Ketua
11
Perwakilan juga perlu memberikan kerjasama penuh kepada
setiap tugasan yang diarahkan oleh Ketua Perwakilan dari
semasa ke semasa termasuk perkongsian sumber dan aset.
5. JAWATANKUASA PENYELARASAN SISTEM PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA DI LUAR NEGERI
5.1 Sebuah Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemantauan Sistem
Pentadbiran Kerajaan Malaysia di Luar Negeri akan ditubuhkan di
peringkat pusat. Ia akan dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha,
Kementerian Luar Negeri dan dianggotai oleh wakil daripada semua
agensi Kerajaan Malaysia yang mempunyai pejabat di luar negeri.
Jawatankuasa ini akan mengadakan mesyuarat setiap enam (6) bulan.
Sungguhpun demikian, Pengerusi boleh memanggil mesyuarat pada
bila-bila masa sekiranya perlu atau jika diminta oleh mana-mana agensi.
Kementerian Luar Negeri akan bertindak selaku Urus setia Pusat bagi
Jawatankuasa ini.
5.2 Di peringkat Perwakilan, Jawatankuasa Sistem Pentadbiran
Kerajaan Malaysia di Luar Negeri perlu ditubuhkan dengan kekerapan
mesyuaratnya diadakan sekurang-kurangnya sekali setiap enam (6)
bulan. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Ketua Perwakilan dan
dianggotai oleh pegawai daripada agensi Kerajaan Malaysia yang lain.
Laporan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pentadbiran Kerajaan
Malaysia di Luar Negeri di Perwakilan perlu dihantar ke Urus setia Pusat
dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun, mesyuarat koordinasi
bersama agensi di Perwakilan hendaklah diteruskan mengikut amalan
semasa.
12
6. PEMAKAIAN
6.1 Peraturan ini adalah terpakai kepada:-
6.1.1 Semua Kementerian dan Jabatan Persekutuan; dan
6.1.2 Semua Kerajaan-kerajaan Negeri, Badan-badan
Berkanun dan Syarikat-syarikat Berkaitan Kerajaan
Malaysia, tertakluk kepada penerimaan oleh pihak
masing-masing.
7. KUAT KUASA DAN PEMBATALAN
7.1 Peraturan-peraturan dalam Surat Pekeliling ini berkuat kuasa
mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.
7.2 Dengan berkuat kuasanya Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009,
Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 bertarikh 3 November 1987
adalah dibatalkan. Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2009 ini hendaklah
diguna pakai bersama Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1994
(Peraturan Khidmat Luar Negeri) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan No.
2 Tahun 1978 (Sulit 202/4) serta apa-apa pindaan yang dibuat dari
semasa ke semasa.
13
LAMPIRAN (I)
KETUA PERWAKILAN
SOSIAL
Memupuk hubungan erat dengan semua
pihak termasuklah ‘people-to-people’
contact serta meningkatkan
hubungan serantau dan
diplomasi awam.
Memantau serta menyelaraskan
khidmat bantuan dari segi perjawatan,
perkhidmatan, kewangan bagi
semua program di samping
menjalankan tugas-tugas Konsular &
Protokol
PENTADBIRAN
Mempertahan dan melaksanakan
dasar luar negeri melalui diplomasi
pro-aktif serta memupuk hubungan-
hubungan dua hala dan pelbagai
hala dengan semua negara
POLITIK EKONOMI
Meningkatkan
hubungan kerjasama di dalam bidang ekonomi dan perdagangan
dengan semua pihak.
Meningkatkan jalinan hubungan kerjasama dengan agensi-agensi keselamatan negara tuan rumah dalam
mengumpul, mengkaji dan menganalisa data-
data keselamatan untuk melindungi
negara dari ancaman luar.
KESELAMATAN
PROGRAM
AKTIVITI
(a) Perdagangan i) Eksport ii) Galakan
Perdagangan dan pelaburan,
pelancongan, pendidikan dan sebagainya
(b) Laporan ekonomi (c) Mempromosi
kepentingan negara dalam
i) Pelancongan ii) Pendidikan iii) Kesihatan iv) dsb.
(a) Politik (a) Keselamatan (a) Hubungan dengan warga asing
(b) Hal Ehwal
Rakyat Malaysia
i) Penuntut ii) Lain-lain Warganegara Malaysia (c) Bidang Kebudayaan
dan Sains (d) Penerangan
(a) Pentadbiran (b) Kewangan (c) Perkhidmatan Dan Perjawatan (d) Konsular (e) Protokol (f) ICT (g) Pembangunan
15
LAMPIRAN (II)
JAWATANKUASA PENGURUSAN
1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
2. JAWATANKUASA KESELAMATAN
3. JAWATANKUASA SEBUT HARGA / PEROLEHAN
4. JAWATANKUASA PEMBUKAAN SEBUT HARGA
5. JAWATANKUASA PEMUTUS SEBUT HARGA
6. JAWATANKUASA PENGURUSAN AKAUN AMANAH
7. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
8. JAWATANKUASA INTEGRITI / KEUTUHAN
9. JAWATANKUASA ADUAN PELANGGAN
10. KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA
16
17
LAMPIRAN (III)
SENARAI AM PENUGASAN OLEH KETUA PERWAKILAN
1. Tugas-tugas yang melibatkan pengendalian lawatan rasmi / orang-orang
kenamaan / pegawai Kerajaan dari Malaysia;
2. Membantu Perwakilan di dalam pengelolaan resepsi dan majlis-majlis
rasmi yang melibatkan negara dan Perwakilan;
3. Tugas-tugas yang melibatkan pengendalian mesyuarat-mesyuarat rasmi
dua hala dan pelbagai hala di peringkat Perwakilan;
4. Membantu Perwakilan dalam penganjuran aktiviti-aktiviti mempromosi
kepentingan negara;
5. Membantu Perwakilan di dalam urusan di lapangan terbang dan di mana-
mana pintu masuk negara seperti pengambilan Beg Diplomatik dan
menyambut tetamu;
6. Menghadiri dalam apa jua majlis rasmi yang dianjurkan di negara tuan
rumah yang diarah oleh Ketua Perwakilan;
7. Penglibatan dalam aktiviti sosial yang dianjurkan oleh masyarakat
setempat; dan
8. Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.