Sistem Pengendalian Efektif

MODUL 29. SISTEM PENGENDALIAN EFEKTIF

Kemampuan akhir yang diharapkan

Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa akan dapat memahami dan

mampu untuk :

1. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan Pengendalian Efektif.

2. Menjelaskan Revolusi Komputer dan mengapa tidak semua sistem

dapat diterapkan dalam semua Organisasi.

3. Menjelaskan Sistem Informasi Manajemen

Materi yang dipelajari/dibahas mencakup :

1. Pengendalian yang Efektif.

2. Informasi dan Pengendalian.

3. Revolusi Komputer.

4. Sistem Informasi Manajemen.

Modul 29.1. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Semua fungsi manajemen – perencanaan, pengorganisasian, pembinaan dan

pengendalian (contol) – dibutuhkan, agar prestasi kerja organisasi dapat dicapai dengan

memuaskan. Kegagalan total dari salah satu fungsi akan menyebabkan tidak tercapainya

keberhasilan. Melakukan pengendalian secara efektif merupakan hal yang sangat penting.

Modul 29 Dabisman- Sistem pengendalian Efektif 1

Ketegasan dan konsistensi para manajer akan dapat membantu untuk memonitor

kemajuan ke arah tujuan yang diinginkan, sehingga kegiatan organisasi dapat

dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pengendalian yang efektif memainkan peranan

yang penting untuk mewujudkan apa yang telah direncanakan secara seksama oleh

manajer.

Modul 29.2 Informasi dan Pengendalian (information and

control)

Pada bagian ini akan dipelajari bagaimana sistem informasi organisasi dapat

membantu manajer dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan pengendalian

secara efektif. Alasasan perlunya mempelajari sistem informasi ini adalah pertama; sistem

informasi organisasi ini merupakan bagian yang kritis dari sistem pengendaliannya. Alasan

secara luar biasa penggunaan komputer. Pemrosesan data komputer memungkinkan para

manajer untuk memperbaiki sistem pengendaliannya. Dengan demikian makin pentinglah

bagi manajer untuk memahami bagaimana sistem informasi yang dikomputerisasi harus

didesain, diimplementasikan dan dikelola.

Modul 29.3 Revolusi komputer.

Diperkenalkannya sistem informasi dengan komputer telah banyak menimbulkan

perubahan terhadap pengendalian manajemen di perusahaan. Di perusahaan-perusahaan

besar, sistem pemroses data elektronik (EDP = Electronic Data Processing)

mengendalikan seluruh program dan operasi. Agar manajer merasa yakin, bahwa

informasi yang diperolehnya dari komputer itu akurat, ia perlu memahami proses


pemasukan data ke dalam komputer, dan hasil pemrosesan tersebut. Manajer masa kini

tidak perlu mempelajari bagaimana caranya memprogram komputer. Akan tetapi yang

perlu dipahami adalah bagaimana sistem informasi tersebut untuk memahami seluk-

beluknya, tidak sukar.

Nilai dan biaya pengendalian informasi. Sebelum mendesain atau memperbaiki sistem

informasi manajemen, salah satu masalah yang perlu dipertimbangkan oleh manajer ialah

apakah keuntungan yang akan diperoleh dari sistem itu dapat mengimbangi biaya yang

harus dikeluarkan untuk keperluan tersebut. Tujuan MIS (Manajemen Informasi Sistem)

ialah memberikan informasi yang besar dan tepat waktu kepada manajer. Akan tetapi

kalau penghematan besar yang dihasilkan oleh informasi tadi ditelan oleh biaya sistem

informasi itu, atau apabila sistem informasi lainnya dapat memberikan informasi yang

sama, bahkan lebih baik tetapi dengan biaya yang lebih murah, maka sistem yang sedang

dipertimbangkan itu tidak akan efektif biayanya. Akan tetapi keefektifan biaya dari sistem

informasi itu sulit ditentukan, karena informasi sukar dinilai dari segi kuantitasnya. Untuk

menetapkan keefektifan biaya MIS, ke-empat faktor (kualitas, tepat waktu, kuantitas dan

relevansi) harus diperhitungkan terhadap biaya pemakaian dan pengoperasian MIS.

Informasi apakah yang diperlukan? Untuk menetukan informasi apakah yang diperlukan

oleh manajer, perlu diketahui perbedaan antara data, informasi dan infromasi manajemen.

Data adalah fakta mentah yang belum dianalisis, angka-angka dan peristiwa-peristiwa dari

mana informasi dapat dikembangkan. Informasi adalah data yang dianalisis atau diproses

yang memberitahukan kepada si penerima mengenai suatu situasi. Informasi manajemen

adalah informasi yang implikasinya berupa tindakan, yaitu – karena informasi tersebut

akurat, tepat waktu dan relevan serta mencerminkan semua situasi, maka berdasarkan


informasi tersebut para manajer dapat menentukan tindakan yang akan diambilnya untuk

menghadapi situasi itu. Yang paling dekat dengan informasi yang efektif pembiayaannya,

adalah informasi manajemen, karena mempunyai dampak yang praktis terhadap

kemampuan manajer untuk mengambil keputusan yang memungkinkannya melakukan

pengendalian secara efektif.

Pada hakekatnya kemampuan komputer memungkinkan manajer untuk memadatkan

informasi sampai pada yang paling relevan, berguna dan tepat waktu. Komputer dapat

diprogram untuk hanya melaporkan situasi yang perlu mendapatkan perhatian manajerial.

Modul 29.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System, MIS), adalah

metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajer

untuk memperlancar proses pengambilan keputusan dan yang memungkinkan

dilaksanakannya secara efektif perencanaan, pengendalian dan fungsi pengelolaan

organisasi. Penggunaan kata “formal” dalam definisi ini bukan dimaksudkan untuk

menyangkal pentingnya jaringan komunikasi informal dalam mekanisme pengendalian

organisasi. Beberapa definisi MIS yang lain menekankan pentingnya peranan komputer

dan EDP. Akan tetapi definisi yang secara terbatas itu sangat mempermudah kita untuk

mengabaikan bagian penting dari sistem informasi organisasi yang mungkin tidak

dikomputerisasi.

Mendisain MIS. MIS organisasi biasanya terdiri dari serangkaian sistem informasi yng

berbeda kompleksitas, kelengkapan, dan ruang lingkupnya. Masing-masing sistem

dikembangkan tersendiri dan tidak tergantung satu dengan yang lainnya. Pada umumnya


sistem pemrosesan transaksi adalah yang lebih dahulu diterapkan, kemudian disusul oleh

sistem pengendalian operasi. Setelah itu dipergunakan sistem pengendalian taktis dan

pengambilan keputusan, dan akhirnya sistem yang akan membantu perencanaan strategi

di tingkat manajemen puncak.

Tahap-tahap dalam Mendisain MIS. Pengembangan MIS adalah tugas jangka panjang

yang memerlukan keahlian berbagai spesialis. Fakta menunjukkan bahwa disain dan

implementasi MIS membutuhkan usaha bersama antara manajer dan para analisis sistem

informasi selama dua atau tiga tahun. Empat tahap pokok dalam mendisain MIS adalah:

1. Tahap permulaan survei dan penentuan masalah

2. Tahap disain konsep

3. Tahap disain yang terperinci

4. Tahap akhir implementasi

Petunjuk untuk Disain yang Efektif. Lima petunjuk untuk menyusun disain MIS yang

efektif adalah:

1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim pendisain.

2. Timbanglah biaya dan biaya-waktu dari sistem MIS.

3. Lebih baik informasi yang relevan dan selektif dari pada kuantitas.

4. Tes terlebih dahulu sebelum sistem diterapkan.

5. Memberikan latihan yang memadai dan petunjuk tertulis untuk para operator

kepada sistem MIS.

Masalah dalam implementasi MIS yang Dikomputerisasi. Penggunaan komputer

dalam MIS dan untuk memecahkan banyak masalah organisasi makin meningkat,


sekalipun implementasi MIS yang dikomputerisasi itu menimbulkan masalah tersendiri.

Manajer harus memahami sistem tersebut dan masalah teknologis dari sistem desain dan

instalasinya, sekalipun hal ini dapat dikatakan semata-mata merupakan urusan sistem

informasi dan personil pemroses data yang nyata-nyata berada di luar ruang lingkup buku

petunjuk manajemen. Ada 5 faktor utama yang menentukan kapan dan sampai sejauh

mana implementasi MIS yang baru akan menghadapi tantangan:

1. Gangguan terhadap batas departemen yang telah ditentukan. Penerapan MIS baru

kerapkali mengakibatkan diadakannya perubahan berbagai unit organisasi.

2. Gangguan sistem informal. Jaringan komunikasi informal mungkin akan dirusak

karena MIS yang baru mengubah pula komunikasi.

3. Karakteristik istimewa para individu. Orang-orang yang telah bertahun-tahun

lamanya bekerja pada oraganisasi mungkin akan lebih gigih menentang

perubahan-perubahan daripada para karyawan yang secara relatif belum begitu

lama bekerja pada organisasi tersebut.

4. Iklim organisasi. Apabila manajemen puncak memelihara komunikasi terbuka,

menangani keluhan-keluhan dan pada umumnya menciptakan iklim saling

percaya-mempercayai di seluruh organisasi, maka penolakan terhadap penetapan

MIS yang baru mungkin akan berkurang.

5. Bagaimana perubahan diimplementasikan. Pada umumnya jika perubahan

diputuskan bersama para manajer dan bawahannya maka lebih besar

kemungkinannya bahwa perubahan itu akan diterima.

Mengatasi Masalah Implementasi. Tidak ada satupun pendekatan yang akan dapat

memecahkan semua masalah implementasi yang telah kita identifikasikan. Tiap-tiap


situasi harus di-diagnosa secara terpisah dan diberikan “resep pengobatannya” secara

tersendiri pula. Beberapa faktor yang dapat membantu para manajer mengatasi masalah

implementasi ini adalah:

1. Orientasi kepada pemakai. Langkah yang paling kritis untuk mengatasi masalah

implementasi mungkin ialah memastikan, bahwa MIS di-orientasikan kepada

pemakai, baik dalam perencanaan, maupun dalam implementasinya.

2. Partisipasi. Banyak masalah implementasi dapat diatasi apabila pemakai dijadikan

anggota tim MIS.

3. Komunikasi. Tujuan dan karakteristik sistem MIS harus ditentukan dengan jelas

dan dikomunikasikan dengan para anggota tim MIS.

4. Redifinisi evaluasi prestasi kerja. MIS yang memerlukan prosedur evaluasi yang

baru, harus disertai dengan insentif untuk memberi dorongan kepada manajer agar

mau bekerjasama.

5. Tantangan baru. MIS yang baru mungkin dapat membebaskan manajer tingkat

menengah dari pekerjaan rutin yang menemukan. MIS yang baru akan

memberikan pula kesempatan kepada mereka untuk menggunakan informasi yang

disediakan oleh sistem itu secara lebih kreatif dan produktif.

Menegakkan Sistem Pengendalian yang Efektif

Sistem informasi manajemen yang dikomputerisasi hanya merupakan suatu komponen

dari seluruh perangkat mekanisme pengendalian dalam organisasi. William H.Newman

telah mengidentifikasi empat faktor lainnya yang perlu dicantumkan ke dalam sistem

pengendalian agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien.


1. Pengendalian harus dihubungkan dengan tujuan yang berbobot dan yang

disepakati. Agar mempunyai arti yang berbobot, tujuan harus mencerminkan

bahasa dan aktivitas individu yang harus mencapainya.

2. Sulit, tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Target

pengendalian atau standar mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk motivasi, dan

(2) untuk membandingkan prestasi kerja. Jelas, bahwa sistem pengendalian

berfungsi paling efektif jika dapat memotivasi para karyawan untuk mencapai

prestasi kerja yang tinggi.

3. Banyaknya pengendalian harus dibatasi. Jika pengendalian terhadap pekerjaan

individu ditingkatkan, maka individu akan kehilangan otonomi dan kebebasan

untuk menentukan bagaimana dan kapan pekerjaan itu dapat dilaksanakan.

4. Sistem pengendalian harus dapat menyesuaikan diri. Tugas pokok sistem

pengendalian ialah untuk menunjukkan kapan dan dimana tindakan korektif harus

diambil.

Masalah-masalah dalam menegakkan pengendalian yang efektif. Berfungsinya sistem

pengendalian yang efektif tampaknya tetap dirintangi oleh beberapa masalah, seperti:

1. Faktor-faktor yang mudah diatasi terlalu banyak diperhatikan, sedangkan yang

sukar kurang diindahkan. Misalnya angka-angka pergantian personil kerapkali

diteliti dengan seksama, akan tetapi mungkin hanya sedikit saja diadakan kontrol

terhadap perlu tidaknya dipertahankan karyawan yang paling berkualifikasi.

Akibatnya sistem pengendalian mungkin terpusat pada masalah-masalah yang

secara komparatif kurang penting dengan mengorbankan tujuan organisasi yang

lebih penting.


2. Faktor-faktor jangka pendek lebih dipentingkan daripada faktor-faktor jangka

panjang. Hasil-hasil jangka panjang lebih sulit diramalkan daripada yang harus

dicapai dalam jangka pendek. Umpamanya goodwill pelanggan mungkin dapat

merupakan faktor yang penting dan menentukan untuk pertumbuhan organisasi

dalam jangka panjang, akan tetapi bagi manajer adalah sulit untuk menerapkannya

ke dalam sistem pengendalian.

Kegagalan untuk menyesuaikan sistem pengendalian terhadap terjadinya pergeseran

yang mencerminkan mana di antara kegiatan dan tujuan organisasi yang dengan

berjalannya waktu menjadi lebih penting kedudukannya.

MERUYA-MEDIO DES’2011


Documents

Sistem Pengendalian Efektif