Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 1

KONSOLIDASI LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK

UPI

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 2

Dalam kebijakan proses bisnis pengelolaan administrasiorganisasi, UPI memiliki segudang pengalaman dan tingkatmaturity yang sudah baik. Hal tersebut menjadi kelebihan(strength) sekaligus merupakan tantangan (challenge),karena menjadi tidak mudah untuk mengelola administrasiorganisasi yang sudah tumbuh semakin besar.

Dengan kebijakan pengelolaan fasilitas TIK yangdisentralisasikan dibawah Direktorat TIK, maka hal tersebutikut mewarnai perancangan arsitektur TIK untuk UPI(khususnya SIAK) menjadi pola administrasi yang terpusatdengan menyebarkan pola aktivitas akademik secara tersebarketingkat fakultas, disertai pola administrasi data yangbersifat one stop input processes.

Dituntut adanya integrasi antar sumber daya data/informasi UPI, dan kesiapan sumber daya manusia terhadap peningkatan adaptasi dan kemampuan serta perubahan budaya kerja

PENGANTAR

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 3

Keuangan

Asset dan Fasilitas

Sumber Daya Manusia

Penerimaan

Akademik

Operasional

Akademik

Pelepasan

Akademik

M a r g i n

M a

r g

i n

VALUE CHAIN ANALYSIS

Primary Activity

Supporting

Activity

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 4

Mencari Informasi Jurusan

/Program Studi

Melakukan Pendaftaran

Mahasiswa Baru

Mengikuti Ujian Saringan Masuk

Portal Universitaswww.upi.edu

Melihat Pengumuman Penerimaan

Mahasiswa Baru

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Sistem Registrasi

CA

LO

N M

AH

AS

ISW

A

PENERIMAAN AKADEMIK

MA

HA

SIS

WA

PELEPASAN AKADEMIK

Mengikuti Proses Perkuliahan

Melakukan

Registrasi Adm

Dan Akademik

Mengikuti KKN/PPL

Sistem RegistrasiE-learning / LMSDigital Library

Portal Universitas& Akses Internet

Sistem PersonaliaMahasiswa

Portal Universitas& Akses Internet

SistemPengolahan &Informasi Nilai

Sistem PKL(PLA/PPL/KKN/PKU)

Sistem Registrasi

AL

UM

NI

Melihat Hasil StudiMencari Informasi Pembiayaan dan

Beasiswa

Mancari Informasi Dan Referensi

Mengisi FRS dan

Perwalian

MelakukanRegistrasi Administrasi

Dan Akademik

Mengikuti Seminar Dan Sidang

Mengikuti WisudaMencari Kolega dan

Lowongan Kerja

Portal Universitas& Akses Internet

Mencari dan Update

Data Alumni

Portal Universitas& Akses Internet

KIOS Nilai

OPERASIONAL AKADEMIK

FLOW ACTIVITY AKADEMIK

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Portal Universitaswww.upi.edu

SIstemUpdate Profile

Wisudawan

SIstemUpdate Profile

Wisudawan

SistemAlumni dan Karir

SistemAlumni dan Karir

SistemAlumni dan Karir

SistemPengolahan &Informasi Nilai

Portal Universitas& Akses Internet

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 5

Mencari Informasi Jurusan

/Program Studi

Melakukan Pendaftaran

Mahasiswa Baru

Mengikuti Ujian Saringan Masuk

Portal Universitaswww.upi.edu

Melihat Pengumuman Penerimaan

Mahasiswa Baru

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Sistem Registrasi

CA

LO

N M

AH

AS

ISW

APENERIMAAN AKADEMIK

MelakukanRegistrasi Administrasi

Dan Akademik

Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru

Portal Universitaswww.upi.edu

TU

PO

KS

I

UN

IT

Direktorat TIK(System Support)

Direktorat TIK(System Support & SDM)

Direktorat TIK(System Support)

Direktorat AKADEMIK(Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)

SU/Fakultas/SPS/KD(Information Support)

Direktorat KEUANGAN, Biro ASET dan FASILITAS, Direktorat KEMAHASISWAAN(Activity Support)

Panitia/Komisi Penerimaan dan Assesment

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 6

MA

HA

SIS

WA

Mengikuti Proses Perkuliahan

Melakukan

Registrasi Adm

Dan Akademik

Mengikuti KKN/PPL

Sistem RegistrasiE-learning / LMSDigital Library

Portal Universitas& Akses Internet

Sistem PersonaliaMahasiswa

Portal Universitas& Akses Internet

SistemPengolahan &Informasi Nilai

Sistem Registrasi Sistem Registrasi

Melihat Hasil StudiMencari Informasi Pembiayaan dan

Beasiswa

Mancari Informasi Dan Referensi

Mengisi FRS dan

Perwalian

KIOS Nilai

OPERASIONAL AKADEMIK

Portal Universitas& Akses Internet

TU

PO

KS

I

UN

IT

Direktorat TIK(System Support)

Direktorat TIK(System Support & SDM)

Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD(Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)

Perpustakaan(System&Content)

Direktorat TIK(System Support)

Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD(Pelaksana – MonEv)

Direktorat KEUANGAN(Kebijakan)

Direktorat KEUANGAN

(Kebijakan&SDM)

Direktorat KEMAHASISWAAN

(Kebijakan)

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 7

PELEPASAN AKADEMIKA

LU

MN

I

Mengikuti Seminar Dan Sidang

Mengikuti WisudaMencari Kolega dan

Lowongan Kerja

Portal Universitas& Akses Internet

Mencari dan Update

Data Alumni

Portal Universitas& Akses Internet

SIstemUpdate Profile

Wisudawan

SIstemUpdate Profile

Wisudawan

SistemAlumni dan Karir

SistemAlumni dan Karir

SistemAlumni dan Karir

SistemPengolahan &Informasi Nilai

TU

PO

KS

I

UN

IT

Direktorat TIK(System Support & SDM)

Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD(Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)

Direktorat TIK(System Support)

Direktorat KEUANGAN

(Kontrol Kebijakan &SDM)

Direktorat KEMAHASISWAAN

(Pelaksana)

S U(Pelaksana)

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 8

KEGIATAN DIREKTORAT TI KSUPPORT AKADEMIK (AS-IS)

1. Pencetakan DPNA

2. Pengolahan DPNA

3. Pengolahan Data FRS

4. Pencetakan Daftar Hadir Kuliah Sementara

5. Pencetakan Daftar Hadir Kuliah Tetap

6. Cetak KHS

7. Perbaikan Nilai / FNUB

8. Pengolahan Data Perbaikan Rencana Studi

9. Pengolahan data Kurikulum (pembuatan baru dan updating)

10.Perekaman Data Nilai Mahasiswa jalur Dual Modes

1. Pencetakan Transkip Sementara (syarat ujian sidang)

2. Pencetakan Draft Ijazah

3. Pencetakan Draft Transkip Nilai

4. Pencetakan Draft Akta

5. Pencetakan Ijazah Asli

6. Pencetakan Transkip Nilai Asli

7. Pencetakan Akta Asli

8. Pengolahan Data Buku Wisuda

Rutin

Wisuda

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 9

KEGIATAN DIREKTORAT TI KSUPPORT AKADEMIK (AS-IS)

1. Pembuatan Data Burekol (Buku Rekening Kolektif) untuk Bank (BNI dan Jabar)

2. Pembuatan Data Calon Pembayar SPP untuk Bank (BNI dan Jabar)

3. Updating Data Pembayaran SPP mahasiswa Baru dari Bank (BNI dan Jabar)

1. Penyiapan Insfrastruktur Registrasi (h/w dan s/w)

2. Pembuatan Data Calon Pembayar SPP untuk Bank (BNI dan Jabar)

3. Updating Data Pembayaran SPP mahasiswa Lama dari Bank (BNI dan Jabar)

1. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Reguler (UM, PMDK

dan SNMPTN)

2. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Dual Modes

3. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Kerjasama dan Asing

Registrasi Mahasiswa Baru

Registrasi Mahasiswa Lama

Penerimaan Mahasiswa Baru

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 10

KEGIATAN DIREKTORAT TI KSUPPORT AKADEMIK (AS-IS)

1. Updating Data nilai untuk Kios Nilai

2. Upating Data untuk Sistem SDI (Sumber Daya Informasi)

3. Updating Data untuk Sistem Alumni dan Karir

4. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Akademik/SIAK

5. Pemeliharaan Insfrastruktur Jaringan pendukung Sistem Akademik/SIAK

6. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Update Profile Wisudawan

7. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Alumni dan Karir

8. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Sumber Daya Informasi

9. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Kios Nilai

10.Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur

UM dan SNMPTN

11.Pengolahan Data Akademik untuk Laporan (Agregasi dan Query) baik

terstruktur maupun insidental

1. Evaluasi Sistem Informasi Akademik

2. System Reengineering terhadap SIAK

3. Alignment SIAK dengan Blue Print UPI

4. Pembangunan Sistem Aplikasi Baru dalam ruang lingkup SIAK

Pemeliharaan Sistem Informasi Akademik

Perencanaan Strategik Sistem Informasi Akademik

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 11

BackbonePiber Optic

Core Switch

Dit. TIK

Distribution Switch

Distribution Switch

Gedung Fakultas

Gedung Fakultas

Distribution Switch

Distribution Switch

Gedung Fakultas

Gedung Fakultas

DESENTRALISASI REGISTRASI

Fakultas

Fakultas

BNI

CentralizationData Base

Dit. TIK

Jabar

Autodebet & SPC

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 12

Tiga Aspek Utama/terbesar dalam implementasi sisteminformasi terintegrasi adalah:

aspek manajemen perubahan (change managemet) dan,

aspek komitmen manajemen universitas yang terkait dengan perubahan proses bisnis yang lebih efisien serta,

aspek pada kesiapan sumber daya manusia

OK

maka visi besar menuju the leading and outstanding university berbasis keunggulan TIK dapat pula

terwujud, amien.

Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi 13

Terima Kasih