TUGAS ANALISIS SISTEM & PROSEDUR KERJA

“SISTEM DALAM ORGANISASI”

Semester 6 Tahun Akademik 2015/2016

Disusun oleh :

Dori Novita Listyaningrum

162012023

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2015

1

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL 1

DAFTAR ISI 2

BAB 1 – PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 4

1.2 Tujuan 5

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan 5

BAB 2 – ISI

2.1 Peta Konsep 6

2.2 Rumusan Masalah 7

2.3 Pembahasan 8

• Konsep Sistem 8

• Teori Sistem Sosial Katz & Kahn 8

• Unsur Pokok Berpikir Sistem 8

• Syarat-Syarat Sistem 8

• Elemen-Elemen Sistem 9

• Tujuan Sistem 10

• Sifat-Sifat Sistem 10

• Klasifikasi Sistem 11

• Pendekatan Sistem 12

• Penerapan Sistem Dalam Pendidikan (Organisasi Pembelajaran) 14

• Karakteristik Sistem Organisasi 15

• Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem 16

• Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem 16

• Tahap Pengembangan Sistem Organisasi 17

• Jenis Sistem 17

2

• Ciri-Ciri Sistem 17

BAB 3 – PENUTUP

3.1 Simpulan 18

3.2 Saran 18

DAFTAR PUSTAKA 19

BAB 1

3

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem berasal dari bahasa Yunani, system. Sehingga Gerald,et.al. (1981) dalam Husaini (2009) mendefinisikan sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerjasama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sementara itu Banghart (1990) dalam Husaini (2009) menyebutkan bahwa sistem ialah sekelompok elemen-elemen yang saling berkaitan yang secara bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Lebih jauh Murdick & Ross (1982) dalam Husaini (2009) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat unsur yang melakukan suatu kegiatan atau membuat skema dalam rangka mencapai tujuan dengan mengolah data dan atau energi serta barang-barang dalam waktu tertentu untuk menghasilkan informasi dan energi atau benda.

Von Bertalanffy yang dikutip Karhi Nisjar dan Winardi (1997) dalam Kambey (2006) menyebutkan bahwa a system is a complex of interacting elements (suatu sistem adalah interaksi unsur-unsur yang bersifat kompleks). M.J. Alexander (1982) dalam Kambey (2010) menyebutkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen, baik yang bersifat fisik maupun non fisik yang menunjukkan suatu kumpulan yang saling berhubungan satu sama lain dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sebagai sasaran akhir dari sistem tersebut. Lebih jauh James A. O’Brien (1990) dalam Kambey (2010) memandang sistem dari sudut input, proses, dan output, dengan demikian a system is a group of interrelated component working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process (sistem adalah sekumpulan komponen yang terhubung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam suatu proses transformasi yang terorganisir)

Aceng dan Suryadi (Tim Dosen UPI Bandung) (2009) menyebutkan bahwa sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian inipun sejalan dengan Prajudio Atmosudirdjo (1979) dalam Aceng dan Suryadi (2009) yang menyebutkan bahwa sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Lebih rinci William A. Shorde (1995) dalam Eti Rochaety (2008) menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu: perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi, dan memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan.

4

1.2 Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.

2. Memperluas pengetahuan dan wawasan tentang Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.

3. Melatih kemampuan menulis ilmiah.

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan

Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Konsep Sistem

2. Teori Sistem Sosial Katz & Kahn

3. Unsur Pokok Berpikir Sistem

4. Syarat-Syarat Sistem

5. Elemen-Elemen Sistem

6. Tujuan Sistem

7. Sifat-Sifat Sistem

8. Klasifikasi Sistem

9. Pendekatan Sistem

10. Pendekatan-Pendekatan Sistem Organisasi

11. Penerapan Sistem Dalam Pendidikan (Organisasi Pembelajaran)

12. Karakteristik Sistem Organisasi

13. Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem

14. Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem

15. Tahap Pengembangan Sistem Organisasi

16. Jenis Sistem

17. Ciri-Ciri Sistem

BAB 2ISI

5

2.2 Rumusan Masalah

6

UNSUR POKOK

PENERAPAN SISTEM

KONSEP SISTEM

ELEMEN

TUJUANA

SYARAT

TAHAP PENGEMBANGAN JENIS

CIRI-CIRI SISTEM

TEORI SISTEM

SOSIAL KATZ & KAHN

SIFAT

KLASIFIKASI

PENDEKATAN SISTEM

KARAKTERISTIK

MANFAAT KERUGIAN

Berdasarkan latar belakang makalah, ditetapkan rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana konsep sistem dalam organisasi?

2. Bagaimana teori sistem sosial Katz & Kahn?

3. Apa saja unsur pokok berpikir sistem?

4. Apa saja syarat-syarat sistem?

5. Apa saja elemen-elemen sistem?

6. Mengapa sebuah sistem harus mempunyai tujuan?

7. Apa saja sifat-sifat sistem?

8. Bagaimana klasifikasi sistem?

9. Mengapa suatu organisasi perlu menggunakan pendekatan sistem?

10. Bagaimana penjabaran pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi?

11. Bagaimana penerapan sistem dalam pendidikan (organisasi pembelajaran)?

12. Bagaimana karakteristik sistem organisasi?

13. Apa saja manfaat penggunaan pendekatan sistem?

14. Apa saja kerugian penggunaan pendekatan sistem?

15. Dimanakah letak analisis proses dalam tahap pengembangan sistem organisasi?

16. Berapakah jenis sistem yang ada dalam suatu organisasi?

17. Bagaimana ciri-ciri sistem?

2.3 Pembahasan

Konsep Sistem Dalam Organisasi

7

Sistem adalah konsep sinergi, dimana konsep ini mengandaikan bahwa di dalam suatu sistem output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah (Mudrick et.al:1984) dalam Wahyudi (2004). Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem mensyaratkan suatu pelaksanaan pekerjaan secara integratif, baik menyangkut manusia, peralatan, metode, maupun sumberdaya yang dimanfaatkan.

Teori Sistem Sosial Katz & Kahn

Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain merupakan tindakan komunikatif (verbal/non verbal, bicara / diam). “komunikasi – pertukaran informasidan transmisi makna – adalah inti suatu sistem sosial atau suatu organisasi. Termasuk dalam bentuk-bentuk interaksi sosial seperti penggunaan pengaruh, kerja sama penularan sosial atau peniruan dan kepemimpinan yang dimasukkan dalam konsep organisasi.

Tiga Unsur Pokok Berpikir Sistem

1. Sains Sistem

Merupakan sebuah ekplorasi ilmiah tentang sistem dalam berbagai bidang ilmu.

2. Sistem Teknologi

Merupakan problem yang muncul dalam teknologi modern dan masyarakat.

3. Filsafat Sistem

Merupakan re-orientasi pemikiran dan pandangan dunia ilmiah tentang paradigma baru (Husaini, 2009:42).

Syarat-Syarat Sistem

a. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

b. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

c. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

d. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.

e. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Elemen-Elemen Sistem

8

Sistem (Kambey, 2010:36-39) dapat dikatakan memiliki elemen-elemen sebagai berikut:

1. Tujuan

Sebuah sistem harus memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut berfungsi sebagai motivasi untuk mengarahkan sistem. Tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani oleh organisasi yang mengimplementasikan sistem informasi tersebut.

2. Masukan (input)

Masukan (Input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan) serta instruksi.

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa hal-hal yang tidak berguna. Misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam. Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses.

4. Keluaran (output)

Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan atau hasil pengoperasian dari suatu sistem. Keluaran dalam sistem informasi dapat berupa produk akhir (finished product), pelayanan manusia (human service), informasi rekomendasi, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Mekanisme Pengendalian

Elemen mekanisme pengendalian merupakan unsur pengawasan dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan.

6. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen yang memberikan respons atas berjalannya suatu sistem, berupa pemeliharaan, perbaikan sistem, dan pembaharuan sistem.

9

Tujuan Sistem

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan lain berbeda-beda.

Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu :

a) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen

b) Untuk mendukung pengambilan keputusan

c) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani. Namun, kecenderunga penggunaan sisem informasi lebih ditunjukkan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu bersaing dan mengungguli pesaing. Pada pasar swalayan, tujuan sistem informasi adalah untuk mengurangi antrian (karena pemasukan data dapat dilakukan dengan cepat oleh kasir melalui pembacaan barcode), meningkatkan keakurasian dan sekaligus palayanan kepada pelanggan, serta mempercepat pemantauan terhadap sediaan barang. Pada bank, sistem informasi ditujukan untuk meningkatkan kepuasan nasabah. Misalnya, nasabah dipermudah dalam memperoleh informasi tabungan melalui fasilitas telepon, mengambil uang di counter-counter ATM, dan bahkan melakukan transfer via internet. Perusahaan buku online dapat membantu pembeli untuk mendapatkan buku-buku yang diperlukan dengan mudah dan sekaligus dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu menyediakan toko atau ruang pemeran secara fisik.

Sifat-Sifat Sistem

(1) selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem

(2) selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar

(3) dapat bersifat tertutup dan terbuka

(4) selalu memiliki batas-batas sistem

(5) sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi)

(6) rasio input, proses, dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupannya

(7) memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut

10

(8) perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur

(9) akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas

(10) bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi (situasional)

(11) menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan atomistic (bagian-bagian)

(12) sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri (Husaini:2009).

Klasifikasi Sistem

Sebagai bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu organisasi, maka sistem dapat dilihat dalam beberapa jenis, menurut Kambey (2010:39-41) antara lain:

1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alamiah, dan tidak terpengaruh campur tangan manusia; seperti sistem tata surya.

Sistem buatan manusia (human mode system) adalah sistem yang dirancang dan diciptakan manusia; seperti sistem tata organisasi,dll.

2. Sitem terbuka (open system) dan sitem tertutup (Closed system)

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya (interrelation) dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Sehingga terjadi memberi dan menerima informasi, energy, dan materi-materi dari lingkungannya.

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dan bekerja mengikuti pola yang tetap secara sebab akibat (suatu saat sistem inipun akan dipengaruhi oleh lingkungannya).

3. Sistem sederhana (simple system) dan sistem kompleks (sophisticated system)

Pembagian sistem ini didasarkan pada tingkat kerumitannya. Sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).

4. Sistem deterministic (deterministic system) dan sistem probabilistic (probabilistic system)

Sistem deterministic (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diramalkan secara tepat dan pasti, misalnya sistem komputer.

11

Sistem probabilistic (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramal dengan tepat dan pasti karena mengandung unsur kemungkinan, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

5. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

Pendekatan Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.

Model sistem sebagaimana digambarkan oleh Bertalanffy yang terkenal dengan General System Theory (GST)-nya yang dikutip Husaini (2009) sebagai berikut; (1) input organisasi; biasanya diperoleh dari lingkungan, seperti bahan mentah, manusia, modal, dan informasi (2) proses transformasi; kegiatan dalam organisasi, seperti sistem produksi, pengendalian, administrasi (3) output; keluaran yang dihasilkan ke lingkungan, seperti produk, keuntungan, informasi (4) feedback; umpan balik

Sehingga setiap organisasi memiliki pendekatan-pendekatan dalam sistemnya yang meliputi penerapan konsep-konsep dan strategi yang cocok dari teori-teori sistem guna mempermudah pemahaman tentang organisasi dan praktik manajerialnya.

Pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Mamduh M. Hanafi (2003), dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Sistem terbuka

Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan lingkungan. Sebaliknya sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda.

12

2. Sub-sistem

Sub-sistem merupakan bagian dari sistem. Dalam sistem, sub-sub sistem saling mempengaruhi. Sehingga agar dapat mengendalikan sistem dengan seksama dan sinergis, maka sistem harus dilihat secara komprehensif, artinya sistem dapat terbangun bila sub-sub sistem berfungsi secara sempurna.

3. Sinergi

Jika sub-sub sistem bekerjasama, maka hasil yang diperoleh akan lebih efektif dibandingkan bekerja secara sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan dengan merger dimana dua organisasi yang bersatu akan lebih efisien dibandingkan dengan jika dua organisasi berjalan sendiri-sendiri, terutama pada organisasi-organisasi yang mengelola produk.

4. Batasan sistem

Batasan sistem membatasi sistem dengan lingkungannya. Dalam sistem yang terbuka, biasanya batas tersebut fleksibel, berbeda dengan sistem tertutup, batas tersebut kaku.

5. Aliran

Input akan mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem, dan keluar sebagai output.

6. Feedback

Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam pengendalian. Umpan balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat dalam organisasi, kemudian diproses lebih lanjut. Sehingga jika sesuatu melenceng dari rencana yang telah ditetapkan, maka perbaikan bisa segera dilakukan.

7. Entropi

Entropi merupakan proses dimana sistem menuju ke kehancuran. Jika satu organisasi tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa menyesuaikan perubahan selera konsumen/ stakeholders, maka akan mengalami kebangkrutan dan mati.

Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya, atau berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.

Penerapan Sistem dalam Pendidikan

Salah satu konsep yang paling banyak dipakai dalam memahami organisasi ialah dengan memandang organisasi sebagai sistem dan memandang organisasi sebagai organisasi pembelajaran. Sistem terbagi dua, yaitu tertutup dan terbuka. Sistem tertutup ialah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sebaliknya sistem terbuka ialah sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi pendidikan sebagai

13

sistem organisasi sosial dipengaruhi baik oleh lingkungan internalnya maupun lingkungan eksternal organisasinya.

Secara total bahwa pendidikan merupakan suatu sistem yang memiliki kegiatan cukup kompleks, meliputi berbagai komponen yang berkaitan satu sama lain. Jika menginginkan pendidikan terlaksana secara teratur, berbagai elemen (komponen) yang terlibat dalam kegiatan pendidikan perlu dikenal lebih dahulu. Secara mikro pendidikan dapat dilihat dari hubungan elemen peserta didik, pendidik, dan interaksi keduanya dalam usaha pendidikan. Sedangkan secara makro jangkauannya lebih luas.

Lingkungan internal bersifat langsung (mikro), maka peserta didik dan pendidik merupakan elemen sentral. Karena pendidikan untuk kepentingan peserta didik, maka memiliki tujuan, dimana untuk mencapai tujuan tersebut ada berbagai sumber dan adapula kendala. Dengan memperhatikan berbagai sumber dan kendala, maka ditetapkan bahan pengajaran; yang terdiri dari pengetahuan, teori, dan model pendidikan yang telah dimiliki maupun yang berkembang yang disusun dan telah diujicobakan para ahli, dan metode yang digunakan oleh pendidik dalam melaksanakan proses pendidikan. Sedangkan lingkungan internal bersifat makro yakni input (sumber pendidikan), yang terdiri dari tujuan dan prioritas, peserta didik, manajemen, struktur dan penjadwalan, isi (muatan) kurikulum, guru, alat bantu pembelajaran, fasilitas (sarana prasarana), teknologi, pengawasan dan evaluasi, penelitian tindakan guna perbaikan mutu, dan biaya dan output (hasil pendidikan).

Lingkungan eksternal bersifat langsung (mikro) yang terdiri atas para pesaing (competitor), penyalur (supplier), pelanggan (customer), lembaga-lembaga keuangan (financial institutions), pemerintah (government), organisasi kerja (labour unions), media, dan kepentingan kelompok khusus (special-interst groups), dan lingkungan eksternal tidak langsung (makro) meliputi teknologi, ekonomi, politik, dan sosial (Wing:2006).

Sehingga peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses, output, sampai pada outcome pendidikan dilakukan dalam satu sistem yang saling mempengaruhi. Agar proses ini berjalan secara terintegrasi, dibutuhkan paradigma baru dalam pendekatan dalam pengelolaan sistem pendidikan secara terpadu.

Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik, diantaranya yaitu :

a. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

14

b. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan

15

mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem

1. Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya yang efisien.

2. Salah satu alat pengendali biaya.

3. Mengefisienkan aktivitas dalam kantor.

4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi.

5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem

1. Pengoperasian kurang fleksibel.

2. Perubahan pada sistem atau subsistem, akan mengubah metode dan prosedur suatu organisasi.

3. Memerlukan waktu sosialisasi.

4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

Tahapan dalam Pengembangan Sistem

1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.

2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.

3. Analisis proses yang sedang berjalan.

4. Rencanakan proses yang dikembangkan.

5. Buat proses baru.

Jenis Sistem

1. Sistem pada tingkatan operasional

16

2. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran)

3. Sistem pada tingkatan manajemen

4. Sistem pada tingkatan strategis

Ciri-Ciri Sistem

1. Nonsumativitas, yaitu suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya. Namun dia akan memperoleh identitas yang terpisah dari masing-masing hubungan.

2. Unsur-unsur struktur, fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada hubungan antarkomponen suatu sistem. Struktur mencerminkan keteraturan.

3. Keterbukaan. Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus, yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungannya sehingga memperoleh energi dan informasi.

4. Hierarki. Suatu sistem merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain di dalamnya, atau sebagai subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar.

BAB 3

PENUTUP

3.1 Simpulan

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan atau sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerjasama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Elemen-elemen yang dimiliki oleh sistem antara lain yaitu tujuan, masukan (input), proses, keluaran (output), mekanisme pengendalian, dan umpan balik (feedback).

17

Sifat-sifat sistem antara lain: (1) selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem, (2) selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar, (3) dapat bersifat tertutup dan terbuka, (4) selalu memiliki batas-batas sistem, (5) sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi), (6) rasio input, proses, dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupannya, (7) memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut, (8) perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur, (9) akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas, (10) bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi (situasional), (11) menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan atomistic (bagian-bagian), (12) sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri.

Sistem diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu sistem alamiah dan sistem buatan manusia, sistem terbuka dan sistem tertutup, sistem sederhana dan sistem kompleks, sistem deterministic dan sistem probabilistic. Kemudian didalam pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi adalah sistem terbuka, sub-sistem, sinergi, batasan sistem, aliran, feedback, dan entropi.

3.2 Saran

Dengan tersusunnya makalah sederhana ini, penulis mendapatkan sedikit gambaran mengenai sistem dalam organisasi. Penulis memberikan saran supaya, ketika kita berada pada suatu lembaga atau organisasi, kita bisa memanfaatkan sistem informasi sebagai media dalam aktivitas lembaga atau organisasi. Dengan memanfaatkan sistem didalam suatu organisasi, kita akan lebih terbantu dalam pencapaian tujuan secara lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. ERLANGGA. Jakarta.

Hanafi, M. Mamduh. 2003. Manajemen.

Kambey, D.C. 2006. Landasan Teori Administrasi/Manajemen. Yayasan Tri Ganesha Nusantara. Manado.

Kambey, D.C. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Yayasan Tri Ganesha Nusantara. Manado.

18

Kumorotomo, Wahyudi dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Rochaety, Eti dkk. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Bumi Aksara. Jakarta.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan). Bumi Aksara. Jakarta Timur.

UPI Bandung. 2009. Manajemen Pendidikan. Tim Dosen Adminstrasi Pendidikan. Alfabeta. Bandung.

Winarno, W. Wing. 2006. Sistem Informasi Manajemen. UPP STIM YKPN. Yogyakarta.

http://taliabupomai.blogspot.com/2010/05/konsep-dasar-memahami-sistem-dalam.html

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PEND._LUAR_SEKOLAH/197106141998031-JONI_RAHMAT_PRAMUDIA/Teori-Organisasi-Komunikasi-%5BCompatibility_Mode%5D.pdf

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-klasifikasi-sistem.htm

http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html

19