SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI

BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI

RINGKASAN SKRIPSI

Oleh

Trevie Joeher Alsian 1301009691

Sonia Mardiasih 1301018430

Nabilah 1301034081

Kelas / Kelompok : 07 PDT / 06

Universitas Bina Nusantara

Jakarta

2013

SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI

BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI

SKRIPSI

Disusun oleh

Trevie Joeher Alsian Sonia Mardiasih Nabilah

1301009691 1301018430 1301034081

Disetujui oleh:

Pembimbing

H.Mohammad Subekti, BE.,M.Sc.

Kddsn : D0632

Universitas Bina Nusantara

Jakarta

2013

SISTEM BASIS DATA PENJUALAN ALAT INDUSTRI

BERBASIS WEB PADA PT. INTER GUNA MANDIRI

Trevie Joeher Alsian, Sonia Mardiasih, Nabilah

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini ialah membuat suatu aplikasi basis data berbasis web untuk transaksi penjualan pada PT. Inter Guna Mandiri. Metode penelitian yang digunakan ada tiga, yaitu: Metode pengumpulan data menggunakan fact findng (wawancara, kuesioner, observasi, studi Pustaka, dan dokumen examination), metode analisis berdasarkan hasil dari observasi, kuesioner, wawancara, dan dokumen examination, dan metode perancangan yaitu DFD, DBLC yang terdiri dari perancangan basis data konseptual, logikal dan fisikal, dan SDLC yang terdiri dari requirement, design, implementation, testing, deployment dan maintenance. Hasil yang dicapai adalah suatu aplikasi basis data penjualan berbasis web untuk melakukan transaksi penjualan antar perusahaan, serta melihat hstory penjualan yang sudah dilakukan. Simpulan yang didapatkan adalah dengan adanya aplikasi basis data berbasis web ini, kedua pihak perusahaan dapat melakukan transaksi penjualan mejadi lebih efektif dan efisien. Serta dengan adanya sistem yang memakai hak akses sesuai dengan job desk divisi yang disarankan, maka pekerjaan antar divisi akan terorganisir dengan baik. Kata Kunci Basis data, Perancangan, Penjualan, Web.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

PT.Inter Guna Mandiri sudah memiliki website yang dapat diakses melalui

internet dengan menggunakan perangkat keras seperti Laptop, Mobile

Phone,Tablet Komputer, dll). Ini merupakan strategi inovasi yang sudah

dilakukan oleh PT.Inter Guna Mandiri.

Pada saat ini, website PT. Inter Guna Mandiri mempunyai fungsi untuk

mempermudah Pelanggannya dalam melihat barang secara online yang terdapat

di website Perusahaan, dan pemesanan dapat melalui telepon, email, fax, yahoo

messanger.

Penulis akan mencoba mengembangkan Sistem Basis Data Penjualan

Berbasis web dengan memberikan tambahan halaman khusus pada website,

untuk transaksi Penjualan. Selain itu, agar Pelanggan tidak memesan barang

yang kosong, Pelanggan juga dapat melihat informasi stock barang. Pelanggan

juga dapat melihat history transaksi yang sudah dilakukan.

Ruang Lingkup

Sistem yang dibuat oleh penulis di skripsi ini adalah transaksi penjualan

antar satu Perusahaan dengan Perusahaan lainnya yang dapat dilakukan di web.

Penulisan skripsi ini mempunyai batasan-batasan topik. Batasan-batasan yang

dimaksud adalah Mengembangkan Sistem Transaksi Penjualan (permintaan

penawaran harga, purchase order, pengiriman, pembayaran, update stok dan

pengembalian barang), mendokumentasikan pencatatan transaksi (mulai dari

penjualan, permintaan penawaran harga, purchase order, retur, invoice,

pengiriman, pembayaran, faktur pajak).

Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

a. Membuat sistem penjualan berbasis web.

b. Membuat sistem pencatatan transaksi penjualan.

c. Membuat sistem laporan penjualan.

Manfaat yang ingin dicapai melalui penelitian ini adalah :

a. Sistem Penjualan berbasis web yang mudah diakses oleh Perusahaan lain.

b. Transaksi lebih terorganisir dengan baik antar kedua belah pihak Perusahaan.

c. Sistem Pencatatan Penjualan dapat menampilkan data-data transaksi secara

cepat dan tepat.

d. Mempermudah Pelanggan melihat jenis produk dan persediaannya.

Metodologi

Data dan informasi yang diperoleh dalam mendukung penulisan skripsi ini,

menggunakan beberapa metode penelitian, sebagai berikut :

1. Metode Pengumpulan Data

- Wawancara kepada Direktur PT. Inter Guna Mandiri

- Kuesioner yang dibagikan kepada Pelanggan dan Karyawan

- Observasi sistem yang sedang berjalan dalam PT. Inter Guna Mandiri

terutama dalam sistem penjualan.

- Studi Pustaka dari buku-buku dan jurnal yang berkaitan dengan

perancangan Basis Data Penjualan.

- Dokumen examination PT. Inter Guna Mandiri yang berupa faktur-faktur

yang berhubungan dengan fungsi penjualan pada PT. Inter Guna Mandiri.

2. Metode Analisis

- Analisis hasil observasi.

- Analisis hasil kuesioner.

- Analisis hasil wawancara.

- Analisis hasil dokumen examination.

3. Metode Perancangan

Metode ini menyangkut fase pengembangan dan pemeliharaan. Setelah

melakukan analisis yang lengkap mengenai sistem pada PT. Inter Guna Mandiri,

penulis menemukan solusi yang tepat. Adapun tahapannya antara lain:

a. DFD (Data Flow diagram)

b. Perancangan Database (DBLC)

- Perancangan basis data konseptual

- Perancangan basis data logikal

- Perancangan basis data fisikal

c. Perancangan Aplikasi Database (SDLC)

- Requirement

- Design

- Implementation

- Testing

- Deployment and maintance

TEORI PENDUKUNG

Teori Umum

Teori-teori umum yang digunakan dalam skripsi kami adalah :

1. Basis Data

Basis data adalah suatu koleksi data yang saling berhubungan secara logikal dan

sebuah deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu

organisasi.

2. Normalisasi

Proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan

entity dan relasi-nya. Adapun tahapan-tahapan normalisasi yaitu : 1NF,2NF,3NF.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat yang menggambarkan aliran data

melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut

4. PHP

PHP merupakan bahasa script yang didukung oleh banyak web server, termasuk.

Keunggulan penting PHP dibandingkan dengan bahasa scripting lainnya adalah

penulisan halaman yang dihasilkan secara dinamis dan cepat, mudah dipelajari dan

digunakan, memiliki library untuk berbagai web yang umum, sejumlah modul

ekstensi telah disediakan untuk mendukung hal-hal seperti konektivitas database,

mail, dan XML.

5. Entity Relationsip Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram merupakan sebuah data model yang menggunakan

beberapa notasi untuk menjelaskan hubungan data. Notasi yang dimaksud adalah

entitas dan relasinya yang digambarkan oleh data tersebut.

6. Website

Website adalah sistem yang menyediakan sarana informasi browsing di Internet

dengan cara non-sekuensial menggunakan hyperlink. Website membentuk satu

rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan

jaringan jaringan halaman (hyperlink).

7. State Transition Diagram (STD) / Statechart Diagram

State Transition Diagram (STD) / Statechart Diagram adalah alat yang

digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi selama satu

sesi pengguna.

8. Waterfall Model

Waterfall Model digunakan untuk proyek-proyek pengembangan perangkat

lunak. Ini mungkin model kurang yang baik karena memakan waktu lebih lama yang

lama untuk menyelesaikannya.

Tahapan pada waterfall model : Requirement, Design, Implementation, Testing,

Deployment and Maintance.

Teori Khusus

Teori-teori khusus yang digunakan dalam skripsi kami adalah :

1. Penjualan

Penjualan menurut cara pembayarannya dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

- Penjualan tunai

- Penjualan kredit

2. Retur penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang

dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi

penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

3. Persediaan

Sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang

tersimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan dan sistem

retur penjualan.

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Tentang Perusahaan

Berikut adalah penjelasan mengenai perusahaan :

• Sejarah Perusahaan

PT. Inter Guna Mandiri berawal dari sebuah toko yang bernama Djakarta Prima

Teknik. Berdiri sejak tahun 2009, Djakarta Prima teknik merupakan General

Supplier untuk kebutuhan Industrial/Pabrik.

Pada bulan Februari, PT. Inter Guna Mandiri secara resmi didirikan untuk

memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan pelanggan, maupun dalam aspek

legal perusahaan.

• Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan adalah :

Menjadi perusahaan penyedia kebutuhan Industrial/Pabrik dan menjadi supplier

yang unggul dan terpercaya.

Misi perusahaan adalah :

a. Menyediakan produk-produk berkualitas di bidang industri/Pabrik, melalui

kegiatan marketing.

b. Memberdayakan seluruh karyawan sebagai modal utama untuk memberikan

mutu layanan terbaik bagi pelanggan, kegiatan operasi yang efektif dan

efisien.

c. Meningkatkan kemampuan teknologi informasi secara berkelanjutan untuk

menghadapi kompetisi global.

Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

Berikut adalah penjelasan mengenai prosedur sistem yang sedang berjalan :

• Prosedur penjualan

Pelanggan dapat melihat jenis product yang diinginkan di brosur-

brosur yang dibagikan dari pihak perusahaan. Akan tetapi, pelanggan tidak bisa

melihat harga product, spesifikasi dan ketersediaan product, karena hal-hal

tersebut tidak dicantumkan di brosur.

Ketika pelanggan ingin membeli suatu product, Pelanggan dapat bertanya

melalui telepon, email, yahoo messanger . Bagian sales akan menginformasikan

harga, diskon (jika ada), pajak (jika ada) serta memberitahukan ada atau tidaknya

ketersediaan product ke pelanggan.

• Prosedur Pengiriman

Satu PO dapat membuat invoice dan surat jalan berkali-kali, karena satu

kali pengiriman terkadang tidak semua barang diantar, dengan alasan pesanan

barang terlalu banyak, sehingga mobil pengiriman tidak cukup dan harus

mengantarkan lebih dari 1kali. Sehingga banyaknya pengiriman, sama dengan

banyaknya pembuatan invoice dan surat jalan. Satu PO hanya dapat membuat

faktur pajak satu kali, dan diberikan ke pelanggan disaat pertama kali barang

dikirim.

• Prosedur Pembayaran

Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tunai atau piutang.

Apabila pelanggan langsung membayar, maka pelanggan dinamakan lunas.

Namun apabila pelanggan belum membayar, maka terjadi proses hutang piutang.

• Prosedur Retur Product

Apabila pengiriman product tidak sesuai dengan purchase order atau

product rusak, maka pelanggan dapat meretur product dengan ketentuan tidak

lebih dari 1x24 jam. Untuk meretur product, Pelanggan dapat menghubungi

perusahaan yang akan dilayani oleh bagian sales. Kemudian bagian sales akan

menginfokan kepada bagian pengirim, bahwa product tidak sesuai dengan

purchase order atau product rusak.

• Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Inter Guna Mandiri adalah :

a. Belum tersedianya sistem transaksi penjualan di website PT. Inter

Guna Mandiri, transaksi hanya dapat dilakukan di email.

b. Di website PT. Inter Guna Mandiri hanya tersedia nama product saja.

c. Ketika sales melihat email, terkadang PO sudah kadaluarsa.

e. Perusahaan PT. Inter Guna Mandiri dan Perusahaan Pelanggan tidak

dapat melihat history transaksi yang sudah dilakukan.

• Solusi Pemecahan Masalah

a. Dibuatkan sistem transaksi penjualan di website PT. Inter Guna

Mandiri, sehingga apabila ingin melakukan transaksi dapat langsung

melalui website.

b. Adanya informasi tentang spesifikasi product dan ketersediaan

product, pada website PT. Inter Guna Mandiri.

c. Dibuatkannya sistem priority waktu pada PO yang di upload oleh

pelanggan, sehingga sales dapat melihat waktu kadaluarsa PO.

d. Adanya sistem inbox pada website, sehingga perusahaan dapat

mengkonfirmasi PO dan menanyakan info product lewat website.

e. Dibuatkannya sistem penyimpanan history transaksi untuk

perusahaan dan perusahaan pelanggan, sehingga dapat melihat history

transaksi yang sudah dilakukan.

Usulan Sistem yang Akan Dibuat

Berikut adalah diagram konteks yang menggambarkan sistem yang akan dibuat :

Berikut adalah diagram nol yang menggambarkan sistem yang akan dibuat :

Form pertanyaan

persediaan barang

persediaan barangLaporan Status pengiriman

Status pengiriman

Laporan jumlah kapsitas barang

Data Form pertanyaan

Persediaan barang

Laporan form retur

Form penawaran

Pelanggan

Sales

Admin Sales

Admin

1.0

Melayani

permintaan

penawaran harga

2.0

Melayani

penjualan

3.0

Melakukan retur

4.0

Membuat status

5.0

Membuat surat

6.0

Membuat laporan

Hasil laporan form penawaran

Surat jalanInvoice

Faktur pajak

Form PO

Hasil laporan form PO

Form retur

Hasil laporan form retur

Laporan status PO

Data form penawaran

Laporan form penawaran

Data form PO

3.0

Menanyakan

persediaan barang

Laporan form PO

Laporan

form pertanyaan

persediaan barang

Data form

Retur

Status PO

Invoice

Surat jalanFaktur pajak

Laporan penjualan

Laporan retur

Penjualan

Retur

Jumlah kapasitas

barang

Pengiriman

PERANCANGAN, IMPLEMENTASI, DAN EVALUASI

Perancangan Basis Data

Perancangan basis data meliputi tiga tahap, yaitu perancangan basis data konseptual,

perancangan basis data logikal dan perancangan basis data fisikal.

1. Perancangan konseptual

Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam

perusahaan, independen dari keseluruhan aspek fisik. Model data dibangun

dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan user. Model data

konseptual merupakan sumber informasi untuk fase desain logikal.

Di bawah ini merupakan hasil dari perancangan basis data konseptual :

2. Perancangan logikal

Suatu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam

perusahaan berdasarkan model data tertentu (misal : relasional), tetapi

independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Model data

konseptual yang telah dibuat sebelumnya, diperbaiki dan dipetakan kedalam

model data logikal.

3. Perancangan Fisikal

Suatu proses yang menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses

yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data. Dapat

dikatakan juga, desain fisikal merupakan cara pembuatan menuju sistem DBMS

tertentu.

Perancangan Struktur Menu Perancangan struktur menu dalam aplikasi kami adalah sebagai berikut:

1. Perancangan struktur menu Admin

2. Perancangan struktur menu Customer

3. Perancangan struktur menu Pengirim

4. Perancangan struktur menu Sales

5. Struktur Menu untuk Admin Sales

Perancangan Sistem

Perancangan sistem dengan menggunakan State Transition Diagram (STD) dalam

aplikasi kami adalah sebagai berikut:

1. State Transition Diagram Bagian Admin

Gambar STD log in dan log Out

Gambar STD Message

2. State Transition Diagram Bagian Admin Sales

Gambar STD Product AdminSales

Gambar STD Invoice Admin Sales

Rancangan Layar Rancangan layar dalam aplikasi kami adalah sebagai berikut :

a. Tampilan layar Login

b. Tampilan layar registrasi

Evaluasi

Aplikasi basis data telah diajukan ke PT. Inter Guna Mandiri dan telah

melakukan evaluasi mengenai kinerja aplikasi basis data. Evaluasi menggunakan

aplikasi yslow dan evaluasi wawancara oleh Direktur PT.Inter Guna Mandiri. Dari hasil

evaluasi aplikasi yang menggunakan yslow, aplikasi ini mendapatkan nilai 79. Dan dari

hasil wawancara, sistem penjualan yang dibuat ini sudah memenuhi kebutuhan sistem

penjualan antar Perusahaan dengan berbasis web, memenuhi pencatatan transaksi

penjualan dan kebutuhan laporan penjualan.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan

Simpulan yang dapat diberikan dari hasil analisis, perancangan, implementasi

dan evaluasi dari aplikasi penjualan berbasis web pada PT. Inter Guna Mandiri yaitu:

Perusahaan PT.Inter Guna Mandiri dapat melakukan transaksi Penjualan antar

Perusahaan dan dapat membuat laporan Penjualan melalui website.

Aplikasi ini dilengkapi dengan pencatatan transaksi penjualan, sehingga baik

Pelanggan maupun Sales dapat melihat kembali transaksi yang pernah dilakukan.

Aplikasi ini juga membantu menentukan tingkat prioritas pada form permintaan

penawaran harga dan PO, yang dikirim oleh Pelanggan.

Saran

Untuk tahap pengembangan lebih lanjut terhadap sistem basis data Penjualan

berbasis web ini, penulis memberikan saran guna meningkatkan kinerja dari

aplikasi yang telah dibuat, yaitu menambahkan informasi mengenai harga

product agar Pelanggan dapat mengetahui harga dengan cepat. Sehingga proses

transaksi menjadi mudah dilakukan.

Selain itu, sebaiknya aplikasi ini dilengkapi dengan fitur notification yang

terhubung antar divisi untuk Karyawan yang menampilkan informasi pekerjaan

yang harus dikerjakan.

DAFTAR PUSTAKA

Begg Carolyn and Connolly, Thomas. (2005). Database Systems: A Practical

Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition.

Pearson Education Limited, Essex.

Dinesh Kumar, Saroj Hiranwal. (2011). Performance Enhancement of Software

Process Models 2010 2nd International Conference on Software

Technology and Engineering (ICSTE). Retrieved From:

http://www.ijser.org/researchpaper%5CA_Survey_of_project_scenario_i

impact_in_SDLC_models_selection_process.pdf

Mulyadi (2011). Sistem Akuntansi, Edisi ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Suhirman, Sandi (2008). Aplikasi Hutang Piutang perusaha PT. Elo Mangenre

Pusat Menggunakan Visual Basic 6.0. Retrieved From:

http://www.mercubuana.ac.id/file/jurnal%20hutang%20piutang.pdf

Whitten JL, Bentley LD, Dittman, KC. (2004). Systems Analysis And Design

Methods, 6th Edition. New York: McGraw-Hill.