SISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE · Administrasi Skripsi Online Dilakukan input data satu per satu dari Excel ke dalam Online System Judul Skripsi, Pembimbing, Penguji Persetujuan

1

developed by Fakultas Teknologi Informasi UNAI

SISTEM

ADMINISTRASI

SKRIPSI ONLINE

SISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Persetujuan skripsi/penelitian online

Bimbingan skripsi online

Persetujuan sidang skripsi online

Pendaftaran sidang skripsi online

Pelaksanaan sidang skripsi online

Pemberian nilai sidang skripsi online

Catatan revisi online


Persetujuan revisi sidang skripsi online

Pengesahan dan persetujuan Bundel

Persetujuan selesai bundel online

Pengurusan yudisium online

Pengurusan wisuda online

LATAR BELAKANG

Sampai dengan tahun 2018, Fakultas Teknologi Informasi (FTI) UNAI masih melakukan administrasi secara manual (paper based)

Ada banyak masalah, repot, tidak efektif, lambat, ketikamenggunakan administrasi yang berbasis kertas.

Tulisan tidak terbaca, rawan pemalsuan tanda tangan, kertasdan kertas!

Di akhir tahun 2018 dimulai pengembangan sistem administrasiskripsi online di FTI


LANGKAH AWAL

Di bulan Desember 2018 mulai dilakukan pengembangan SistemAdministrasi Skripsi Online

Dilakukan input data satu per satu dari Excel ke dalam Online System

Judul Skripsi, Pembimbing, Penguji

Persetujuan skripsi (pembimbing, prodi, fakultas) masih dilakukansecara manual, tapi data dimasukkan ke Online System

Catatan bimbingan skripsi masih dilakukan menggunakankertas!

Merepotkan dalam penyimpanan! Prodi/Fakultas tidak bisamemantau perkembangan bimbingan!


BIMBINGAN ONLINE

Pada bulan Januari 2019 FTI melakukan pengembangan denganmenambahkan fasiitas catatan bimbingan skripsi di Online System UNAI

Setiap mahasiswa melakukan bimbingan, dosen pembimbing wajibmencatat catatan bimbingan di Online System

Mahasiswa dapat melihat catatan bimbingan yang dibuat olehdosen di Online System

Prodi/Fakultas bisa mengecek progress skripsi mahasiswa daricatatan bimbingan yang dibuat oleh dosen

Persetujuan dapat dilakukan apabila jumlah bimbingan sudahmencukupi persyaratan yang ditentukan, kalau tidak data tidak akantersimpan

Persetujuan Sidang Seminar Proposal (SP) dan Sidang Akhir (SA) oleh pembimbing dilakukan melalui Online System


PENDAFTARAN SIDANG SKRIPSI

Seluruh wisudawan FTI 2019, menyelesaikan bimbingan skripsi menggunakan sistem administrasi skripsi online

Namun, pada saat mendaftar untuk skripsi masih dilakukan secara fisik, dengan mengumpulkan jilid skripsi ke kantor, mengatur jadwal sidang dan menyampaikan surat undangan ke dosen pembimbing dan penguji

Sidang dilakukan di ruangan dan penilaian masih dilakukan denganmengisi form dan tanda tangan

Karena adanya COVID-19 dan proses pendaftaran skripsi tidakmemungkinkan secara fisik dan tanda tangan basah, maka FTI UNAI memutuskan untuk mengembangan system administrasi skripsi online lebih lanjut dengan pendaftaran siding skripsi secara online juga


PENDAFTARAN SIDANG ONLINE

Pendaftaran sidang online dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Mahasiswa menyelesaikan revisi skripsi dan memintapersetujuan untuk mengikuti sidang dari dosen pembimbing

Mahasiswa mengupload dokumen yang dibutuhkan untuksidang (word, powerpoint) ke online system UNAI

Fakultas memeriksa kelengkapan persyaratan (dokumen danpersetujuan)

Fakultas menjadwalkan sidang skripsi


PENDAFTARAN SIDANG PROPOSAL

Pendaftaran sidang online dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Mahasiswa menyelesaikan revisi skripsi dan memintapersetujuan untuk mengikuti sidang dari dosen pembimbing

Mahasiswa mengupload dokumen yang dibutuhkan untuksidang (Word, Powerpoint) ke online system UNAI

Fakultas memeriksa kelengkapan persyaratan (dokumen danpersetujuan dosen, clearance slip keuangan) di Online System

Fakultas menjadwalkan sidang skripsi

Di FTI untuk memudahkan komunikasi, staf administrasiFakultas membuat WA grup berisi mahasiswa, dosenpembimbing, dosen penguji dan staf administrasi Fakultas


PELAKSANAAN SIDANG AKHIR

Pelaksanaan sidang skripsi online dilakukan dengan cara sebagaiberikut:

Staf administrasi Fakultas mempersiapkan Zoom meeting ID dan menginformasikan di WA grup sidang skripsi.

Mahasiswa diminta untuk melakukan uji coba (koneksi, share screen) 30 menit sebelum sidang dimulai

Dosen pembimbing dan penguji memasuki ruang sidangZoom, staf administrasi Fakultas meng-assign Ketua Pengujimenjadi host dan keluar dari Zoom meeting.

Sidang dimulai, dan dosen penguji/pembimbing dapatmemasukkan catatan revisi skripsi di online system


PELAKSANAAN SIDANG ONLINE

Lanjutan….

Setelah sidang skripsi selesai, masing-masing dosenmemasukkan nilai secara online

Fakultas dapat melihat nilai yang dimasukkan oleh setiap dosen

Mahasiswa peserta sidang dapat mengecek catatan revisi yang dibuat oleh dosen pembimbing/penguji di Online System UNAI.

Setelah mahasiswa menyelesaikan revisi yang diminta, mahasiswa tersebut harus meminta persetujuan revisi ke dosen pembimbing/penguji.

Dosen melakukan persetujuan penyelesaian revisi denganmengklik di Online System UNAI


BUNDEL SKRIPSI ONLINEUntuk melakukan bundle skripsi online, langkah yang dilakukan sebagai berikut:

Setelah dosen pembimbing/penguji mengklik persetujuan revisi sidang akhir maka mahasiswa dapat melanjutkan ke penyelesaian bundel skripsi.

Online System akan menyediakan (generate) Halaman Persetujuan dan Halaman Pengesahan berisi nama dosen dan tanda tangan dalam bentuk PDF, yang akan dimasukkan ke dalam bundel skripsi mahasiswa.

Mahasiswa mengupload dokumen yang dibutuhkan untuk bundel skripsi ke Online System UNAI

Dosen pembimbing/penguji, Fakultas melakukan persetujuan untuk bundle skripsi mahasiswa


ALUR PROSES SKRIPSI


Bimbingan skripsi

Sidang Seminar Proposal Sidang akhir

Pengurusan bundel skripsi

• Mendownload file word, powerpoint mahasiswa

• Memberikankomentar/revisi sidangseminar proposal

• Memasukkan nilai seminar proposal

• Persetujuan revisi sidangskripsi

• Membuat catatanbimbingan skripsi

• Persetujuan sidangseminar proposal

• Persetujuan sidang akhir

PROSES ADMINISTRASI SKRIPSI


Bimbingan skripsi Sidang Seminar Proposal

Menu: Skripsi -> Bimbingan Skripsi -> Bimbingan

Menu: Skripsi -> Seminar Proposal

• Mendownload halamanpersetujuan danpengesahan

• Mendownload file word, powerpoint, jurnalmahasiswa

• Persetujuan bundel skripsimahasiswa

Menu: Skripsi -> Bimbingan Skripsi -> Bundel Skripsi

• Mendownload file word, powerpoint, jurnalmahasiswa

• Memberikankomentar/revisi sidangsidang akhir skripsi

• Memasukkan nilai seminar proposal

• Persetujuan revisi sidangskripsi

PROSES ADMINISTRASI SKRIPSI


Sidang akhir

Menu: Skripsi -> Sidang Akhir

Pengurusan bundel skripsi

Pendaftaran skripsiSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Fakultas memasukkan JudulSkripsi, Pembimbing dan Penguji

Daftar bimbingan skripsiSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Dosen dapat melihat mahasiswayang dibimbing skripsi

Bimbingan skripsi onlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Dosen dapat langsungmemasukkan nilai sidang skripsi

Persetujuan Sidang Skripsi OnlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Dosen melakukan persetujuansidang skripsi secara online

dengan mengklik tombol

Penjadwalan skripsi onlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Fakultas/Prodi dapat mengecekstatus persetujuan sidang skripsi

mahasiswa

Daftar bimbingan skripsiSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Daftar penguji skripsiSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Pemberian nilai skripsi onlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Dosen dapat memasukkan komentar/catatan revisi sidang

skripsi

Dosen dapat langsungmemasukkan nilai sidang skripsi

Nilai skripsi onlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Fakultas dapat melihat nilai yang dimasukkan oleh DosenPembimbing dan Penguji

Bundel SkripsiSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Dosen bisa melihat file-file yang dibutuhkan untuk bundle skripsi

Halaman Persetujuan OnlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Halaman di-generate (dibuat) langsung oleh system dalam

bentuk PDF

Halaman Pengesahan OnlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Tanda tangan digital dengandisertakan tanggal dan waktudisetujui (diklik) oleh dosen

Persetujuan Bundel OnlineSISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE

Untuk persetujuan bundle skripsionline dapat dilakukan dengan

mengklik

RENCANA PENGEMBANGAN

PENDAFTARAN YUDISIUM ONLINEFakultas melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk yudisium:

Persyaratan kurikulum terpenuhi

TOEFL (Upload sertifikat/Pelaksana TOEFL Fakultas menginput nilai)

Clearance slip keuangan (langsung bisa dicek di Online System), tidak perlu meminta print dari BO

Persyaratan lainnya: seperti sertifikat sertifikasi internasional untuk Fakultas TI


PENDAFTARAN WISUDA ONLINEMahasiswa mengajukan untuk mendaftar wisuda secara online dari Online System

Pendaftaran wisuda online dilakukan melalui Online System, dengan semua departemen terkait melakukan persetujuan:

Prodi/Fakultas

BO

Library

Asrama/Kemahasiswaan/PR3

BAA

dll

Tidak perlu tanda tangan basah/cap! Rawan dipalsukan! Apakah selama ini juga dicek dengan teliti?


Documents

SISTEM ADMINISTRASI SKRIPSI ONLINE · Administrasi Skripsi Online Dilakukan input data satu per satu dari Excel ke dalam Online System Judul Skripsi, Pembimbing, Penguji Persetujuan