Upload
dokhanh
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
31
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi per masalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang
Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan pada New Cahaya Hotel.
Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan
pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di New
Cahaya Hotel.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat setelah proses wawancara
dilakukan, identifikasi dilakukan sampai menemukan titik permasalahan yang
terjadi pada New Cahaya Hotel. Observasi dan wawancara digunakan untuk
mendapatkan informasi serta membantu menganalisis aktifitas dan alur yang terjadi
sehingga dapat menciptakan keefektifan dan keefisiensian bagi perusahaan.
Melalui analisis yang dilakukan, diperoleh kesimpulan bahwa
permasalahan utama yang terjadi pada New Cahaya Hotel adalah pada sistem
administrasi hotel. Dimana perusahaan mengalami masalah yang dikarenakan tidak
terpusat dan tidak terhubungnya sistem administrasi hotel saat ini, sehingga dapat
menyebabkan turunnya kualitas perusahaan dalam pelayanan administrasi.
Beberapa masalah tersebut antara lain tidak tersedianya data histori tamu yang
dibutuhkan saat check in yang berdampak pada lambatnya proses check in,
pengelolaan guest billing yang sering terlambat berdampak pada proses check out
yang lama serta tidak terbayarnya bill services, dan informasi yang
32
diberikan/diterima antar divisi yang tidak jelas dan tidak lengkap berdampak pada
koordinasi administrasi yang sering terjadi kesalahan dalam penanganannya.
Permasalahan lainnya yaitu tidak adanya laporan manajerial yang menyebabkan
operational manager tidak mendapatkan informasi yang tepat untuk membuat
keputusan.
Tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis
permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan cara
mengatasi permasalahan tersebut. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan,
diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab
(responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy) serta stakeholder atau penguna
yang terlibat dengan sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Front Office, Food &
Beverage, House Keeping, dan Accounting. Secara garis besar proses bisnis
administrasi hotel dimulai dari reservasi, check in, airport shuttle services, wake up
call services, welcome/evening drink, breakfast order, restaurant sales, drugstore
sales, laundry services, night audit, check out, dan House Keeping rooms reporting.
Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan desain flowchart,
perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran (role), tanggung jawab
(responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada New Cahaya
Hotel, lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
Front Office Reservation 1
R1.a.Pengecekan ketersediaan
kamar
- R1.b.Petugas mencatat reservasi
pada kartu reservasi
R1.c.Pengalokasikan kamar
33
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
R1.d.Petugas membuat Nota
Deposit Reservasi
R1.e.Petugas mencatat pada buku
reservasi dan Buku kas harian
Check In 2
R2.a.Pengecekan reservasi
-
R2.b.Pengecekan ketersedian
kamar
R2.c.Pengalokasian kamar
R2.d.Konfirmasi Check In dan
Pembayaran
R2.e.Update Occupancy Board
dan mencatat di Occupancy
Report
Airport
Shuttle
Services
3
R3. Petugas Menginputkan
Airport Shuttle Services
Request. Airport Shuttle
Services Request terbagi
menjadi dua(2) yaitu:
1.Pick Up Services
2.Usher Services
P3. Pick up
services tidak
berbayar(free),
sedangkan
Usher services
berbayar
Wake Up Call 7 R7. Petugas mencatat wake up
call request dari tamu -
Night Audit 12
R12.a.Petugas merekap tagihan
akomodasi tamu dan tagihan
services tamu -
R12.b.Petugas membuat daily
occupancy report dan
merekap Laporan kas harian
Check Out 13
R13.a.Cek Total Tagihan Tamu
- R13.b.Cek Inventaris Kamar
R13.c.Settle Bill
R13.d.Konfirmasi Check Out
Rooms
Maintenance 14
R14.Petugas FO melakukan
update data pada tamu yang
masa inapnya telah habis.
Rooms maintenance terbagi
menjadi 2 yaitu:
1. Overtime
2. Extend Room
-
Food & Beverage
Welcome
Drink 5
R5. Petugas F&B mencatat
welcome drink berdasarkan
pesanan tamu
-
Breakfast
Order 6
R6. Petugas F&B mencatat
breakfast order berdasarkan
pesanan tamu
-
34
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
Restaurant
Sales
8
R8. Petugas Drugstore mencatat
pesanan tamu pada captain
order, yang diberikan pada
petugas Kitchen untuk
membuatkan nota restaurant.
-
Drugstore
Sales 9
R9. Petugas membuat nota
drugstore berdasarkan
permintaan tamu
-
F&B Audit &
Reporting 10
R10.a.Petugas membuat F&B
daily summary report
- R10.b.Petugas merekap tagihan
F&B tamu untuk diserahkan
pada divisi FO
House Keeping
Mencatat
Log Book 4
R4. Petugas Mencatat data guest
in house pada log book -
Laundry
Services 11
R11. Petugas HK mencatat data
laundry request dari tamu -
Snack bar 15
R15.Petugas mencatat Snack bar
cost yang akan ditagihkan
kepada tamu saat check out
-
HK Rooms
Reporting 16
R16.Petugas HK melaporkan
perubahan status kamar
cleaning room, extend
cleaning rooms, dan out of
order rooms.
P16. Petugas HK
mendahulukan
cleaning room
pada reserved
rooms
Accounting
Bill Audit &
Monthly
Summary
Reporting
17
R17.a.Accounting melakukan
pengecekan kelengkapan bill
service dan bill akomodasi -
R17.b.Accounting membuat
Monthly Summary Report
Dari peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan
kebijakan (policy) yang didapatkan, selanjutnya adalah menggambarkan proses
bisnis kedalam bentuk flowchart, sehingga diharapkan desain yang dirancang
sesuai dengan peran, tanggung jawab, aturan, dan kebijakan yang ada di
perusahaan. Serta dengan digambarkan flowchart, proses bisnis mengenai
Reservation hingga Check Out dan Bill Audit & Monthly Summary Reporting.
Adapun proses saat ini secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 3.1.
35
Document Flow Sistem Informasi Administrasi Hotel Saat Ini
Food & BeverageFront Office House Keeping AccountingOperational
Manager
Phas
eSTART
Reservation
Check In
Check Out
Check Out ?
Welcome / Evening
Drink
Breakfast Order
Restaurant Sales
Laundry Services
HK Rooms Reporting
Rooms Maintenance
Night Audit
Bill Audit
Buku ReservasiBuku Kas Harian
Nota DepositReservasi
Data Guest In House
Welcome/Evening Drink
List
Breakfast Order List
Data Guest In House
Drugstore Sales
Restaurant BIll
HK Activity Report
Drugstore Bil l
Airport Shuttle Service
Airport Shuttle Services Bill
F&B Audit &
Reporting
F&B Guest Invoice
F&B Guest Invoice
Mini Bar & Rooms Charge
Reporting
Mini Bar & Rooms Charge
List
Laundry Bill
Registration Form
Guest SlipOccupancy ReportBuku Kas Harian
Nota DepositCheck In
Vacant Dirty Rooms List
Restaurant & Drugstore Sales Report
Restaurant Bill
Drugstore Bil l
Laporan Kas Harian
Guest Bill
Laporan Kas Harian
Occupancy Report
Daily Revenue Report
Guest Invoice List
1
1
2
2
Mini Bar & Rooms Charge
List
Occupancy Report
Laundry Report
Laundry Bill
Laundry Report
Laundry Bill
Vacant Dirty Rooms List
3
3
5
5
Restaurant & Drugstore Sales
Report
Restaurant Bill
Drugstore Bill
Occupancy Report
Check Out Book
Laporan Kas Harian
Guest Bill 6
67
Guest Slip
Occupancy Report
4
4
7
HK Activity Report
8
8
Monthly Summary
Report
Monthly Summary
Report
FINISH
Y
N
Mencatat Data pada Log Book
Log Book
Log Book
Log Book Log Book
9
9
9
Gambar 3.1 Alur Sistem Saat Ini (Current System)
36
3.1.1 Alur Sistem Reservation Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem yang lebih detail untuk Alur Sistem
Reservasi oleh Front Office New Cahaya Hotel .Dimana hasilnya dapat dilihat pada
Gambar 3.2.
Reservasi
Front OfficeGuest
Phas
e
START
Cek Rooms Availability
Catat Reservasi pada Buku Reservasi & Reservation
Slip
Tersedia ?
Catat Pembayaran
Melakukan Pembayaran
Deposit
FINISH
Reservation Slip
Buku ReservasiNota Deposit
Nota DepositNota DepositNota Deposit
Buku Reservasi
Occupancy Board
N
Y
Reservation Slip
Buku Reservasi
1R.a
Buku Reservasi
Buku Reservasi
Occupancy Board
NotaDeposit
Reservation Request
PembayaranPembayaran
Reservation Request
1R.b
Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Reservasi
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Proses Reservasi dengan Gambar 3.2
dapat dilihat pada Tabel 3.2.
37
Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Reservasi.
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Cek Rooms
Availability
a. Reservation
Request
b. Buku
Reservasi
c. Occupancy
Board
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request .
-
2 Decision a. Reservation
Request
b. Buku
Reservasi
c. Occupancy
Board
Proses pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request,
apakah kamar
tersedia atau tidak
-
2 1 Pencatatan
Reservasi
Reservation
Request
Proses ini
menjelaskan tentang
proses pencatatan
reservasi pada
reservation slip dan
buku reservasi.
a. Reservation
Slip
b. Buku
Reservasi
2 Deposit
Payment
Pembayaran Proses ini
menjelaskan tentang
proses pencatatan
penerimaan
pembayaran advance
deposit untuk
reservasi.
a. Nota Deposit
b. Buku
Reservasi
c. Reservation
Slip
3.1.2 Alur Sistem Check In Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem yang lebih detail untuk alur sistem
proses check in saat ini, yang bisa dilihat pada Gambar 3.3.
38
Check In
Front OfficeGuestPh
ase
START
Cek Rooms Availability
Sudah Reservasi ?
Nota Deposit
1R.a
Menunjuk-kan Bukti Reservasi
Nota Deposit
Cek Reservasi
Y N
Buku Reservasi
Reservation Slip
Guest Slip
Mencatat Registrasi Check In
Available ?
Occupancy Board
Buku Reserva
si
Occupancy Board
Mencatat Registrasi Check In
FINISH
N
Buat Guest
Bill
Y
Nota Deposit
Registration Card
Guest Slip
Guest Bill
Registration Card
Guest Slip
Melakukan Pembayaran
1
1
Pembayaran
Pembayaran
Check In Request
Check In Request
Konfirmasi Guest In House
2
2
Buat Nota
Deposit
Occupancy Board
Occupancy Board
Guest BillGuest Bill
GuestBill
Nota Deposit
Nota Deposit
3
3
Guest In HouseGuest In House
2CI.b
2CI.a
Gambar 3.3 Alur Sistem Check In Saat Ini
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Check In yang sesuai dengan Gambar
3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.3.
39
Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Check In Saat Ini
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Cek
Reservasi
a. Check In
Request
b. Reservation
Slip
c. Buku
Reservasi
Proses ini
menunjukkan
proses
pengecekan
data reservasi
berdasarkan
check in
request
-
2 Decision 1 a. Check In
Request
b. Reservation
Slip
c. Buku
Reservasi
proses
pengecekan
data reservasi
berdasarkan
check in
request
-
2 Alternatif 1 (Yes) - Decision 1
1 Mencatat
Registrasi
Check In
a. Data Tamu
b. Reservation
Slip
c. Buku
Reservasi
d. Nota Deposit
Proses
pencatatan data
registrasi check
in
a. Nota Deposit
b. Registration
Card
c. Guest Slip
Alternatif 2 (No) - Decision 1
1 Check
Rooms
Avaialability
a. Check In
Request
b. Occupancy
Board
c. Buku
Reservasi
Proses
Pengecekan
ketersediaan
kamar dengan
permintaan
check in
-
2 Decision 2 a. Check In
Request
b. Occupancy
Board
c. Buku
Reservasi
Proses
Pengecekan
ketersediaan
kamar dengan
permintaan
check in
-
3 Mencatat
Registrasi
Check In
a. Data Tamu
b. Check In
Request
Proses
pencatatan data
registrasi check
in
a. Registration
Card
b. Guest Slip
4 Mencatat
pembayaran
deposit
a. Pembayaran
b. Data Tamu
c. Registration
Card
d. Guest Slip
Proses
Pencatatan
pembayaran
deposit.
Membuat nota
deposit
Nota Deposit
40
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
3 1 Membuat
Guest Bill
a. Nota Deposit
b. Registration
Card
c. Guest Slip
Proses
pembuatan
Guest Bill
berdasarkan
data check in
dan data
deposit
Guest Bill
3.1.3 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat Ini
Berikut adalah alur sistem untuk Airport Shuttle Services yang dirancang
sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada Tabel 3.4.
Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Airport Shuttle Services
Front Office Guest
Phas
e
Menawarkan Airport Shuttle
Services
1R.b 2CI.a
Pick upService ?
Airport Shuttle Services
Airport Shuttle Services
Menggunakan layanan Airport
Shuttle
Mencatat Pick Up Service
Membuatkan Nota Airport
Usher Services
Airport Usher Services Bill
Membayar Airport
Services Bill
Airport Usher Services Bill
Pembayaran
Pembayaran
Y
N
Mencatat Usher
Services
Registration Card
Reservation Slip Buku Reservasi
Buku Reservasi
Occupancy Board
Guest Slip Occupancy Board
FINISH
Airport Usher Services Bill
BillAirport Shuttle
FINISH
Gambar 3.4 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat ini
41
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Airport Shuttle Services yang sesuai
dengan Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.4 Penjelasan Airport Shuttle Services Saat Ini
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Decision Airport Shuttle
Request
Proses Pengecekan
Airport Shuttle
Services yang
digunakan. Apakah
penjemputan atau
pengantaran
-
2 Alternatif 1 (Yes)
1 Mencatat
Airport
Shuttle
Services
(Pick Up
Services)
a. Airport
Shuttle
Request
b. Buku
Reservasi
c. Reservation
Slip
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request.
a. Buku
Reservasi
b. Reservation
Slip
Alternatif 2 (No)
1 Mencatat
Airport
Shuttle
Services
(Usher
Services)
a. Airport
Shuttle
Request
b. Data Tamu
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request.
a. Guest Slip
b. Registration
Card
2 Membuatkan
Nota Airport
Shuttle
Services
a. Airport
Shuttle
Request
b. Data Tamu
Proses pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request,
apakah kamar
tersedia atau tidak
a. Airport
Shuttle
Services Bill
3.1.4 Alur Sistem Mencatat Log Book Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Mencatat Log
Book yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.5. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.5.
42
Log Book
Front Office
Phas
e
Mencatat / Update Pada
Log Book
Log BookLog
Book
FINISH
2CI.b
Guest In House
15MBRC1
Konfirmasi Check Out
Gambar 3.5 Alur Sistem Mencatat Log Book
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Mencatat Log Book yang sesuai
dengan Gambar 3.5 dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Mencatat Log Book
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mencatat /
Update Log
Book
a. Guest In
House List
b. Konfirmasi
Check Out
Proses ini
menjelaskan tentang
Pencatatan log tamu
guest in house
Log Book
43
3.1.5 Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Welcome /
Evening Drink Services yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan
stakeholder yang terdapat pada Tabel 3.6. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar
3.6.
Welcome / Evening Drink Services
Food & Beverage Guest
Phas
e
Menawarkan Welcome /
Evening Drink
Welcome / Evening
Drink
Welcome / Evening
Drink
Memesan Welcome /
Evening Drink
Welcome / Evening
Drink Request
Welcome / Evening
Drink Request
Mencatat WD/ED Request
WD / ED Order ListWD/ED
Order
FINISH
Log Book
LogBook
START
Gambar 3.6 Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services.
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services
yang sesuai dengan Gambar 3.6 dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mencatat
Welcome /
Evening
Drink
Request
a. Log Book
b. WD/ED
Request
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request .
Welcome /
Evening Drink
Order List
44
3.1.6 Alur Sistem Breakfast Services Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Breakfast
Services yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.7. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Breakfast Order
Food & Beverage Guest
Ph
ase
Menawarkan
Breakfast
Menu Breakfast
Menu Breakfast
Memilih Menu
Breakfast Order
Breakfast Order
Mencatat Breakast
Order
Breakfast Order List
START
Breakfast Order
FINISH
Log Book
LogBook
Gambar 3.7 Alur Sistem Breakfast Services
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Breakfast Services yang sesuai
dengan Gambar 3.7 dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.7 Penjelasan Alur Sistem Breakfast Services
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mencatat
Breakfast
Order
a. Log Book
b. Breakfast
c. Occupancy
Board
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request .
Breakfast Order
List
45
3.1.7 Alur Sistem Wake Up Call Services Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Wake Up Call
Services yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.8. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Wake Up Call Service
Front Office Guest
Phas
e
Guest Slip
OccupancyBoard
START
Menawarkan Wake Up call
services
Wake up call Service
Wake up call Service
Mencatat Wake up call request pada guest slip
dan airport usher schedule
Menggunakan layanan wake up
call
Wake up call request
Wake up call request
Guest Slip
Occupancy Board
FINISH
Gambar 3.8 Alur Sistem Wake Up Call Services
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Wake Up Call Services yang sesuai
dengan Gambar 3.8 dapat dilihat pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Penjelasan Alur Sistem Wake Up Call Services
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mencatat
Wake Up
Call
Services
a. Wake Up Call
Request
b. Guest Slip
Proses ini
menjelaskan tentang
Pencatatan Wake Up
Call Request pada
Guest Slip
Guest Slip
46
3.1.8 Alur Sistem Restaurant Sales Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Restaurant
Sales yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.9. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Restaurant Sales
Drugstore(F&B) Guest Kitchen(F&B)
Phas
e
START
Pesanan
Daftar MenuResto
Daftar MenuResto
Memesan menu
Pesanan
Mencatat Pesanan
Captain Order
Captain Order
Membuat-kan Bill Resto
NotaRestaurant
2
2
3
3
NotaRestaurantBill
Restaurant
BillResto
NotaRestaurantBill
Restaurant
Pembayaran
BayarLangsung ?
Y
PembayaranMenerima
Pembayaran &Update Paid Bill
NotaRestaurant
BillRestaurant
(Paid)
BillRestaurant
(Paid)
FINISH
1
1
NotaRestaurantBill
Restaurant
TTD Bill
NotaRestaurantBill
Restaurant
N
NotaRestaurantBill
Restaurant
NotaRestaurantBill
Restaurant
4
4
NotaRestaurantBill
Restaurant
5
5
8RS
Log Book
LogBook
Gambar 3.9 Alur Sistem Restaurant Sales
47
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Restaurant Sales yang sesuai dengan
Gambar 3.9 dapat dilihat pada Tabel 3.9.
Tabel 3.9 Penjelasan Alur Sistem Restaurant Sales
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mencatat
Pesanan
a. Pesanan
b. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
pencatatan pesanan
pada captain order
Captain Order
2 Membuat
Bill Resto
a. Captain
Order
b. Log Book
Proses pengecekan
ketersediaan kamar
berdasarkan
reservation request,
apakah kamar
tersedia atau tidak
Bill Restaurant
2 1 Decision Bill Restaurant Proses ini
menjelaskan tentang
proses pengecekan
pembayaran, apakah
dibayar langsung atau
ditambahkan pada
tagihan hotel
-
2 Menerima
Pembayaran
dan Update
Paid Bill
Pembayaran Proses ini
menjelaskan tentang
proses penerimaan
pembayaran dan
update bill yang
sudah terbayar
Bill Restaurant
(Paid)
3.1.9 Alur Sistem Drugstore Sales Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Drugstore Sales
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.10.
48
Drugstore Sales
Food & BeverageGuestPh
ase
Membuat-kan Bill
drugstore
Memilih produk
yang akan dibeli
Produk
START
FINISH
Produk
Bill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
BayarLangsung ?
Pembayaran
Y
PembayaranBill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
N
TTD Bill
Bill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
Bill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
Menerima Pembayaran &Update Paid Bill
Bill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
(Paid)
Bill Drugstore(Paid)
2
2
1
1
Bill DrugstoreBill DrugstoreBill Drugstore
9DS
Log Book
LogBook
Gambar 3.10 Alur Sistem Drugstore Sales
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Drugstore Sales yang sesuai dengan
Gambar 3.10 dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Penjelasan Alur Sistem Drugstore Sales
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Membuatkan
Bill
Drugstore
a. Produk
b. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan bill
drugstore sesuai
Bill Drugstore
49
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
dengan barang yang
dibeli oleh tamu.
2 Decision Bill Drugstore Proses pengecekan
pembayaran. Apakah
langsung dibayar,
atau ditambahkan
pada tagihan hotel
-
2 1 Menerima
Pembayaran
dan Update
Paid Bill
Bill Drugstore Proses ini
menjelaskan tentang
proses penerimaan
pembayaran dan
update paid bill
Bill Drugstore
(Paid)
3.1.10 Alur Sistem F&B Audit Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem F&B Audit yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.1. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.11.
F&B Audit & Reporting
Food & Beverage
Phas
e
F&B Sales Report
9DS8RS
Bill DrugstoreBill Drugstore
Bill DrugstoreBill Drugstore(Paid)
Merekap Tagihan
F&B Tamu
NotaRestaurantBill
Restaurant
BillRestaurant
(Paid)
F&B Guest Invoice
Membuat F&B Sales
Report
BillRestaurant
Bill DrugstoreF&B Guest Invoice
10FBA2
F&B Sales Report
F&B Sales Report
10FBA1
17BA2
Unpaid Bill List
Gambar 3.11 Alur Sistem F&B Audit
50
Adapun penjelasan dari Alur Sistem F&B Audit yang sesuai dengan
Gambar 3.11 dapat dilihat pada Tabel 3.11.
Tabel 3.11 Penjelasan Alur Sistem F&B Audit
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Membuat
F&B Sales
Report
a. Bill
Restaurant
b. Bill Drugstore
c. Bill
Restaurant
(Paid)
d. Bill Drugstore
(Paid
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan F&B
Sales Report
berdasarkan Bill
Restaurant dan Bill
Drugstore
F&B Sales
Report
2 Merekap
Tagihan
Tamu
a. Bill
Restaurant
b. Bill
Drugstore
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan rekap
tagihan tamu yang
belum terbayar
F&B Guest
Invoice
3.1.11 Alur Sistem Laundry Service Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Laundry Service
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.12. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.12.
51
Laundry Service
Room Boy (HK)Guest Laundry (HK)Ph
ase
START
Laundry Request Laundry
Services
Mencatat di Form
Laundry
Form LaundryForm Laundry
Form Laundry
F&B Sales Report
Membuat Bill Laundry
Bill LaundryBill Laundry
Bill Laundry
Bill LaundryBill Laundry
Mencatat di Laundry Report
Laundry Report
BayarLangsung ?
TTD Bill
Bill LaundryBill Laundry
N
Bill LaundryBill Laundry
Bill LaundryBill Laundry
Bill LaundryBill Laundry
Pembayaran
Y
Pembayaran
Update Paid Bill & Laundry
Report
Laundry Report
LaundryReport
Bill LaundryBill Laundry(Paid)
Bill Laundry(Paid)
FINISH
BillLaundry
Update Bill Unpaid pada
Laundry Report
Bill LaundryBill Laundry
11LS1
11LS2
Laundry Report LaundryReport
Log Book
LogBook
Gambar 3.12 Alur Sistem Laundry Service
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Laundry Service yang sesuai dengan
Gambar 3.12 dapat dilihat pada Tabel 3.12.
52
Tabel 3.12 Penjelasan Alur Sistem Laundry Service
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Mencatat di
Form
Laundry
a. Laundry
Request
b. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
pencatatan laundry
request pada form
laundry
Form Laundry
2 Membuat
Bill Laundry
a. Form
Laundry
b. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan bill
laundry berdasarkan
Form Laundry
Bill Laundry
2 1 Mencatat di
Laundry
Report
a. Form
Laundry
b. Log Book
c. Bill Laundry
Proses ini
menjelaskan tentang
pencatatan Laundry
Transaction pada
Laundry Report
Laundry Report
3 1 Decision a. Bill Laundry
b. Laundry
Report
c. Log Book
Proses pengecekan
pembayaran. Apakah
langsung dibayar atau
ditambahkan pada
tagihan hotel
-
Alternatif 1 (Yes)
2 Update Paid
Bill &
Laundry
Report
a. Bill Laundry
b. Laundry
Report
c. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
proses penerimaan
pembayaran dan
update paid bill
a. Bill Laundry
(Paid)
b. Laundry
Report
Alternatif 2 (No)
2 Update
Unpaid Bill
& laundry
Report
a. Bill Laundry
b. Laundry
Report
c. Log Book
Proses ini
menjelaskan tentang
proses pencatatan
tagihan tamu dan
penyerahan bill pada
Front Office
a. Bill Laundry
b. Laundry
Report
3.1.12 Alur Sistem Night Audit Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Night Audit
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.13. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.13.
53
Night Audit
Front OfficeP
has
e
Nota Deposit
Laporan Kas Harian
NotaDeposit
GuestBill
Airport Usher Services Bill
(Paid)
BillAirport Shuttle
Membuat Occupancy
Report
Merekap Laporan
Kas Harian
Occupancy Report
Registration Card
Guest Slip
Occupancy Board
Merekap Tagihan
10FBA2
F&B Guest Invoice
BillRestaurant
Bill Drugstore
Guest BillGuest Bill
Guest Bill
Guest BillGuest Bill
Guest BillGuest
Bill
START
Bill Laundry
11LS1
Bill Laundry
Guest Bill(Paid)
GuestBill
Guest Bill(Paid)
Guest Bill(Paid)
Nota DepositAirport Usher Services Bill
(Paid)
Buku Check Out
Buku Check Out
12NA1
12NA2
17BA1
Unpaid Bill List
Gambar 3.13 Alur Sistem Night Audit
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Night Audit yang sesuai dengan
Gambar 3.13 dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13 Penjelasan Alur Sistem Night Audit
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Merekap
Tagihan
Tamu
a. Guest Bill
b. Nota Deposit
c. Bill
Restaurant
d. Bill Drugstore
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan rekap
tagihan tamu yang
belum terbayar
Guest Bill
54
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
e. F&B Guest
Invoice
f. Bill Laundry
2 Merekap
Laporan Kas
Harian
a. Guest Bill
(Paid)
b. Nota Deposit
c. Airport
Shuttle Bill
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan laporan
kas harian
berdasarkan nota
deposit, guest bill,
dan airport shuttle
bill
a. Laporan Kas
Harian
b. Guest Bill
(Paid)
c. Nota Deposit
d. Airport
Shuttle Bill
2 1 Membuat
Occupancy
Report
a. Registration
Card
b. Guest Slip
c. Buku Check
Out
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan
occupancy report
berdasarkan data
check in dan data
check out tamu
Occupancy
Report
3.1.13 Alur Sistem Check Out Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Check Out yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.14. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.14.
55
Check Out
Front Office GuestPh
ase
START
Check Out ?
Cek Masa Inap Tamu
Registration Card
Guest Slip
Occupancy Board
Masa Inap Tamu Telah
HabisY
Masa Inap Habis ?
FINISH N
Check Out
Masa Inap Tamu Telah
Habis
Y
Check Out
Mengecek Bill
Tagihan
Guest BillGuest Bill
Guest Bill
GuestBill
Konfirmasi Check Out
Konfirmasi Check Out
13CO2
15MBRC2
Check OutRooms Report
Ada TagihanTambahan ?
Guest BillGuest Bill
Guest Bill
Menambahkan Tagihan Pada Guest
Bill
Guest BillGuest BillGuest Bill
(Paid)
Pembayaran
Melakukan Pembayaran
Pembayaran
Lunas ?
Y
N
Update Paid Bill Hotel
1
1
YN
Guest Bill(Paid)
FINISH
GuestBill
Mencatat pada Buku Check Out
Buku Check OutBuku Check Out
13CO1
N
Gambar 3.14 Alur Sistem Check Out
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Check Out yang sesuai dengan
Gambar 3.14 dapat dilihat pada Tabel 3.14.
56
Tabel 3.14 Penjelasan Alur Sistem Check Out
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Cek Masa
Inap Tamu
a. Registration
Card
b. Guest Slip
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan masa
inap tamu
-
2 Decision 1 a. Registration
Card
b. Guest Slip
Proses pengecekan
masa inap tamu.
Apakah telah habis
atau masih ada
-
3 Decision 2 a. Registration
Card
b. Guest Slip
Proses pengecekan
kepastian check out.
Apakah akan check
out atau menambah
masa inap (overtime
atau extend)
-
4 Konfirmasi
Check Out
pada House
Keeping
Check Out
Confirmation
Proses konfirmasi
check out kepada
divisi house keeping
untuk melakukan
pengecekan kamar
Konfirmasi
Check Out
2 1 Mengecek Bill
Tagihan
a. Guest Bill
b. Check Out
Rooms
Report
Proses ini
menjelaskan tentang
pengecekan bill
tagihan, termasuk
mini bar & rooms
charge
Guest Bill
2 Decision 3 a. Guest Bill
b. Check Out
Rooms
Report
Proses pengecekan
tagihan total Guest
Bill. Apakah
mepunyai tambahan
tagihan atau tidak
-
3 Menambahkan
tagihan pada
Guest Bill
a. Guest Bill
b. Check Out
Rooms
Report
Proses ini
menjelaskan tentang
penambahan tagihan
pada Guest Bill
Guest Bill
4 Decision 4 Guest Bill Proses pengecekan
pembayaran.
Apakah sudah lunas
atau belum
-
2 1 Update Paid
Bill
Guest Bill Proses ini
menjelaskan tentang
penerimaan
pembayaran dan
Guest Bill
(Paid)
57
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
update Paid Guest
Bill
2 Mencatat pada
Buku Check
Out
a. Guest Slip
b. Guest Bill
Proses ini
menjelaskan tentang
pencatatan check
out pada buku check
out
Buku Check
Out
3.1.14 Alur Sistem Rooms Maintenance Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Rooms
Maintenance yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.15. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Rooms Maintenance
Front OfficeGuest
Phas
e
Registration Card
Guest Slip
Occupancy Board
Overtime
Overtime ?
Overtime
Extend
N
Extend
Y
13CO1
GuestBill
Update masa inap & tagihan overtime
Guest BillGuest Bill
Guest Bill
Update Masa Inap & Tagihan akomodasi
Registration Card
Guest Slip
Guest BillGuest Bill
Guest Bill GuestBillOccupancy
Board
FINISH
Registration Card
Guest Slip
Occupancy Board
GuestBill
Guest BillGuest Bill
Guest Bill
Registration Card
Guest Slip
Guest BillGuest Bill
Guest Bill GuestBillOccupancy
Board
FINISH
Gambar 3.15 Alur Sistem Rooms Maintenance
58
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Rooms Maintenance yang sesuai
dengan Gambar 3.15 dapat dilihat pada Tabel 3.15.
Tabel 3.15 Penjelasan Alur Sistem Rooms Maintenance
Phase No.
Proses
Nama Proses Input Proses Output
1 1 Decision a. Guest Slip
b. Registration
Card
c. Guest Bill
Proses pengecekan
penambahan masa
inap. Apakah
overtime atau extend
-
Alternatif 1 (Yes)
2 Update
Overtime &
Tagihan
a. Guest Slip
b. Registration
Card
c. Guest Bill
Proses penambahan
masa overtime dan
penambahan tagihan
pada Guest Bill
a. Guest Slip
b. Registration
Card
c. Guest Bill
Alternatif 2 (No)
2 Membuat
Occupancy
Report
a. Guest Slip
b. Registration
Card
a. Guest Bill
Proses ini
menjelaskan tentang
pembuatan
occupancy report
berdasarkan data
check in dan data
check out tamu
a. Guest Slip
b. Registration
Card
c. Guest Bill
3.1.15 Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Mini Bar &
Rooms Charge Reporting yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan
stakeholder yang terdapat pada Tabel 3.16. Lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 3.16.
59
Mini Bar & Rooms Charge
House Keeping
Phas
e
13CO2
Konfirmasi Check Out
Mengecek Mini Bar dan
Membuat Check Out Rooms
report
Check OutRooms Report
15MBRC2
Check OutRooms Report CO Rooms
Report
15MBRC1
Gambar 3.16 Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting
yang sesuai dengan Gambar 3.16 dapat dilihat pada Tabel 3.16.
Tabel 3.16 Penjelasan Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Mengecek
Kamar dan
membuat
Check Out
Rooms
Report
a. Konfirmasi
Check Out
b. Data kamar
Proses ini
menjelaskan tentang
Pengecekan kamar
check out dan
pencatatan mini bar
dan rooms charge
Check Out
Rooms Report
60
3.1.16 Alur Sistem HK Rooms Reporting Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem HK Rooms
Reporting yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.17. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.17.
HK Rooms Reporting
House KeepingFront OfficeOperational
Manager
Phas
e
Konfirmasi Check Out
START
Konfirmasi Check Out
Check OutRooms Report
CO Rooms Report
Make Up Rooms
Cleaned ?
N
Mencatat activity pada hk makeup
rooms report
Y
HK Make Up rooms report
HK Make Up rooms report
Inspection
Cleaned ?
N
NeedMaintain ?
NUpdate Room Status
Room Status
Update
Y
Y
HK Make Up rooms report
HK Make Up rooms report
HK Make Up rooms reportHK Make Up
rooms report
HK Make Up rooms reportHK Make Up
rooms report
Room Status
Update HK Make Up rooms reportHK Make Up
rooms report
HK Make Up rooms report
FINISH
FINISH
RoomsReport
Gambar 3.17 Alur Sistem HK Rooms Reporting
61
Adapun penjelasan dari Alur Sistem HK Rooms Reporting yang sesuai
dengan Gambar 3.17 dapat dilihat pada Tabel 3.17.
Tabel 3.17 Penjelasan Alur Sistem HK Rooms Reporting
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Make up
rooms
a. Konfirmasi
Check Out
b. Check Out
Rooms Report
Proses ini
menjelaskan tentang
make up rooms yang
berstatus VD / ED
-
2 Decision 1 a. Konfirmasi
Check Out
b. Check Out
Rooms Report
Proses pengecekan
apakah kamar sudah
dibersih atau belum
-
2 1 Mencatat
activity pada
HK Rooms
Report
a. Konfirmasi
Check Out
b. Check Out
Rooms Report
Proses ini
menjelaskan tentang
pencatatan activity
make up rooms pada
HK Rooms report
HK Make Up
Rooms Report
2 Inspection a. HK Make up
Rooms Report
b. Check Out
Rooms Report
Proses ini
menjelaskan inspeksi
kamar yang telah
dibersihkan. Apakah
layak dijual atau
tidak
-
3 Decision 2 a. HK Make up
Rooms Report
b. Check Out
Rooms Report
Proses pengecekan
perabot, inventaris,
elektronik dan
plumbing. Apakah
layak digunakan atau
tidak.
-
4 Decision 3 a. HK Make Up
Rooms Report
b. Check Out
Rooms Report
Proses pengecekan
kebersihan kamar.
Apakah sudah layak
dijual atau belum.
-
3 1 Update
Room Status
a. HK Rooms
Report
b. Check Out
Rooms Report
Proses ini
menjelaskan update
status kamar baik
yang layak dijual,
ataupun kamar yang
membutuhkan
perbaikan (Out of
Order)
HK Make Up
Rooms Report
62
3.1.17 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting Saat Ini
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Bill Audit &
Monthly Summary Reporting yang dirancang sesuai dengan proses bisnis
berdasarkan stakeholder yang terdapat pada Tabel 3.18. Lebih jelasnya dapat dilihat
pada Gambar 3.18.
Bill Audit & Monthly Summary Reporting
Accounting Operational Manager
Ph
ase
F&B Sales Report
12NA1
Laporan Kas Harian
Guest Bill(Paid)
Nota DepositAirport Usher Services Bill
(Paid)
10FBA1
Bill Drugstore(Paid)
BillRestaurant
(Paid)
11LS2
Laundry Report
Bill Laundry(Paid)
Bill Audit
Cleared ?N Y
17BA1 17BA2
Membuat Monthly Revenue Summary
Report
Laporan Kas Harian FO
Laundry Report
F&B Sales Report
Unpaid Bill ListUnpaid Bill List
12NA2
Occupancy Report
Revenue Summary Report
Revenue Summary Report
Revenue Summary Report
Acc Laporan
FINISH
Occupancy Report
Revenue Summary Report
Gambar 3.18 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting
Adapun penjelasan dari Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary
Reporting yang sesuai dengan Gambar 3.18 dapat dilihat pada Tabel 3.18.
63
Tabel 3.18 Penjelasan Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
1 1 Bill Audit a. Laporan Kas
Harian
b. Guest Bill
(Paid)
c. Nota
Deposit
d. Airport
Shuttle
Services Bill
e. Laundry
Report
f. Bill Laundry
(Paid)
g. F&B Sales
Report
h. Bill
Drugstore
(Paid)
i. Bill
Restaurant
(Paid
Proses ini
menjelaskan tentang
Pengecekan bill
dengan laporan
penerimaan
-
2 Decision 2 a. Laporan
Kas Harian
b. Guest Bill
(Paid)
c. Nota
Deposit
d. Airport
Shuttle
Services Bill
e. Laundry
Report
f. Bill Laundry
(Paid)
g. F&B Sales
Report
h. Bill
Drugstore
(Paid)
i. Bill
Restaurant
(Paid
Proses Pengecekan
bill dengan laporan
penerimaan. Apakah
sesuai atau tidak
-
64
Phase No.
Proses
Nama
Proses
Input Proses Output
2 Alternatif 1 (Yes)
1 Membuat
Monthly
Revenue
Summary
Report
a. Laporan Kas
Harian FO
b. Laundry
Report
c. F&B Sales
Report
Proses ini
menjelaskan
pembuatan monthly
revenue summary
report berdasarkan
Laporan Kas Harian
FO, Laundry Report,
dan F&B Sales
Report
Monthly
Revenue
Summary
Report
2 Acc
Laporan
a. Monthly
Revenue
Summary
Report
b. Occupancy
Report
Proses ini
menjelaskan acc
laporan operasional
oleh Operational
Manager
a. Monthly
Revenue
Summary
Report
b. Occupancy
Report
2 Alternatif 2 (No)
1 Membuat
Unpaid Bill
List
a. Laporan
Kas Harian
b. Guest Bill
(Paid)
c. Nota
Deposit
d. Airport
Shuttle
Services Bill
e. Laundry
Report
f. Bill Laundry
(Paid)
g. F&B Sales
Report
h. Bill
Drugstore
(Paid)
i. Bill
Restaurant
(Paid
Proses ini
menjelaskan
pembuatan unpaid
bill list berdasarkan
ketidaklengkapan bill
yang diterima oleh
Accounting
Unpaid Bill List
Pada gambar alur sistem yang sudah dibahas sebelumnya, merupakan
gambaran mengenai alur sistem yang sedang berjalan pada New Cahaya Hotel saat
ini. Dari alur sistem inilah analisis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dari
65
masing-masing pengguna. Selain itu melalui hasil analisis pada setiap alur sistem,
dapat diketahui proses mana yang harus dieliminasi, proses yang diintegrasikan
menjadi satu fungsi, atau membangun fungsi baru, hal ini dilakukan agar fungsi
yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem
nantinya.
3.2 Permasalahan
Setelah diketahui proses atau alur sistem yang dilakukan oleh masing-
masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan
yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk
merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing pengguna. Analisis ini dilakukan pada setiap pengguna
yang secara langsung berinteraksi dengan sistem nantinya. Berikut ini merupakan
hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing pengguna :
3.2.1 Analisis pada Alur Sistem Reservation
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, pada proses
reservasi rawan akan terjadinya kesalahan pengalokasian kamar yang dikarenakan
tidak terpusatnya data antara reservation slip, buku reservasi, dan occupancy board.
Hal ini menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengalokasian kamar, dan
berpotensi terjadinya crash antara reservation dengan occupied rooms.
66
3.2.2 Analisis pada Alur Sistem Check In
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan di atas. Hasil analisis, diperoleh bahwa divisi Front
office lambat dalam melakukan proses check in dikarenakan tidak adanya data-data
frequential yang selalu dibutuhkan setiap melakukan proses check in. Data
pencatatan yang tidak terpusat dan tidak terintegrasi pada data yang saling berkaitan
seperti data reservasi dengan data check in, juga dapat mengakibatkan crash dalam
pengalokasian kamar yang seringkali terjadi. Selain itu data dari proses check in
tidak terhubung dengan divisi lain, yang mengakibatkan lambatnya arus informasi
yang dibutuhkan oleh divisi lain dalam menangani proses administrasi pada
masing-masing divisi.
3.2.3 Analisis pada Alur Airport Shuttle Services
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan di atas. Hasil analisis, diperoleh bahwa divisi Front
Office pada proses Airport Shuttle Services tidak memliki data yang terhubung
dengan divisi lain, sehingga sering terjadinya keterlambatan dan ketidaktepatan
informasi, dan kesalahan dalam penanganan proses-proses yang ditangani oleh
divisi lain yang berhubungan pada proses airport shuttle services.
3.2.4 Analisis pada Alur Sistem Pencatatan Log Book
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis, diperoleh bahwa
67
tidak terpusat dan tidak terhubungnya data antar divisi, khususnya data administrasi
dari divisi Front Office kepada divisi lainnya, sehingga divisi House Keeping harus
terus mendapatkan informasi yang up-to-date untuk mengupdate Log Book. Hal ini
sering mengakibatkan terhambatnya penanganan sebagian besar proses
administrasi pada divisi House Keeping dan Food & Beverage.
3.2.5 Analisis pada Alur Sistem Welcome/Evening Drink
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa,
lambatnya update informasi check in dan extend rooms membuat pihak Food &
Beverage sering mengalami keterlambatan dalam penanganannya.
3.2.6 Analisis pada Alur Sistem Breakfast Order
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa,
divisi Food & Beverage sering terjadi kesalahan dalam pengalokasian jadwal
serving breakfast yang dikarenakan tidak terpusat dan tidak terhubungnya dengan
wake up call services dan airport shuttle services.
3.2.7 Analisis pada Alur Sistem Wake Up Call Services
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis
permasalahan, sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya
Hotel mengalami permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa,
divisi Front Office sering terjadi kesalahan dalam pengalokasian jadwal Wake Up
68
Call Service yang dikarenakan tidak terpusat dan tidak terhubungnya dengan
Breakfast Order dan Airport Shuttle Services.
3.2.8 Analisis pada Alur Sistem Restaurant Sales
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, divisi Food &
Beverage tidak memiliki data yang terpusat dan terhubung dengan divisi Front
Office, khususnya pada penanganan guest invoice. Hal ini sering mengakibatkan
bill yang tidak terbayar saat tamu check out.
3.2.9 Analisis pada Alur Sistem Drugstore Sales
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, divisi Food &
Beverage tidak memiliki data yang terpusat dan terhubung dengan divisi Front
Office, khususnya pada penanganan guest invoice. Hal ini sering mengakibatkan
bill yang tidak terbayar saat tamu check out.
3.2.10 Analisis pada Alur Sistem F&B Audit
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, divisi Food &
Beverage tidak memiliki data yang terpusat dan terhubung dengan divisi Front
Office, khususnya pada penanganan guest invoice. Hal ini sering mengakibatkan
bill yang belum terbayar, terlambat diserahkan pada divisi Front Office. Sehingga
69
dapat mengakibatkan bill yang tidak terbayar. Selain itu proses Bill Audit dan
pembuatan F&B Sales Report yang membutuhkan waktu cukup lama dikarenakan
tidak terkomputerisasinya pencatatan administrasi proses tersebut.
3.2.11 Analisis pada Alur Sistem Laundry Services
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, divisi House Keeping
tidak memiliki data yang terpusat dan terhubung dengan divisi Front Office,
khususnya pada penanganan guest invoice. Hal ini sering mengakibatkan bill yang
tidak terbayar saat tamu check out.
3.2.12 Analisis pada Alur Sistem Night Audit
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, tidak terpusat dan
tidak terhubungnya data administrasi, khususnya data bill tagihan dari divisi House
Keeping dan divisi Food & Beverage, mengakibatkan tidak lengkapnya Guest Bill
yang telah direkap dan akan ditagihkan saat check out. Selain itu proses pembuatan
occupancy report yang lama, dikarenakan belum terkomputerisasinya sistem yang
digunakan saat ini.
3.2.13 Analisis pada Alur Sistem Check Out
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, tidak terpusat dan
70
tidak terintegrasinya data, khususnya tagihan service dari divisi lain, sering tidak
ikut terbayarkan saat check out. Belum terkomputerisasinya sistem yang digunakan
saat ini, juga mengakibatkan lambatnya penanganan check out.
3.2.14 Analisis pada Alur Sistem Rooms Maintenance
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, tidak terpusatnya
data dari proses Rooms Maintenance, sering mengakibatkan kesalahan dalam
pencatatan log dan tagihannya.
3.2.15 Analisis pada Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, proses pencatatan
mini bar & rooms charge yang lambat dalam penginformasiannya ketika proses
check out. Hal ini disebabkan tidak terpusat dan tidak terhubungnya data antar
divisi.
3.2.16 Analisis pada Alur Sistem HK Rooms Reporting
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor New Cahaya Hotel mengalami permasalahan
tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, divisi House Keeping dan divisi
Front Office sering mengalami keterlambatan informasi Rooms Status Update. Hal
ini dikarenakan tidak terpusat dan tidak terhubungnya data antar divisi.
71
3.2.17 Analisis pada Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting
Dari identifikasi permasalahan diatas maka dilakukan analisis permasalahan,
sehingga dapat diketahui faktor yang menyebabkan New Cahaya Hotel mengalami
permasalahan tersebut di atas. Hasil analisis diperoleh bahwa, proses Bill Audit
yang dilakukan oleh Accounting membutuhkan waktu yang cukup lama. Proses
pembuatan Monthly Revenue Summary Report pun juga demikian. Hal ini
dikarenakan tidak terpusat dan tidak terhubungnya data antar divisi, yang
menyebabkan lambatnya informasi yang diterima.
3.3 Solusi Permasalahan
Setelah dilakukan pengumpulan data melalui proses wawancara dan
observasi, pengolahan data dari hasil observasi, dilanjutkan dengan melakukan
identifikasi dan analisis permasalahan, didapatkan suatu permasalahan yang harus
diselesaikan dengan memberikan solusi terbaik yang sesuai dengan permasalahan
yang ada pada New Cahaya Hotel. Dalam menyelesaikan permasalahan, solusi
yang diberikan ialah dengan membangun sistem informasi administrasi perhotelan
agar dalam menjalankan operasionalnya perusahaan selalu mendapatkan informasi
secara realtime, jelas, dan detail sehingga perusahaan mampu mengambil
keputusan dengan cepat dan tepat.
Dalam membangun sebuah sistem informasi administrasi sebagai solusi
pada permasalahan yang pada New Cahaya Hotel, dikerjakan melalui beberapa
tahapan. Tahapan pengembangan perangkat lunak tersebut terdiri dari :
72
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
Kebutuhan perangkat lunak merupakan langkah awal dalam membangun
sebuah sistem atau aplikasi, hal ini dilakukan agar aplikasi yang dibangun sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan perangkat
lunak, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu :
A. Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Elisitasi kebutuhan atau pengumpulan kebutuhan adalah aktivitas awal
untuk proses rekayasa kebutuhan (Requirement Engineering). Proses elisitasi
dilakukan yaitu dengan cara wawancara dan observasi awal, namun yang dilakukan
wawancara hanya kepada stakeholder yang terkait saja. Sebelum kebutuhan dapat
dianalisis, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini
dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data
yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan perangkat
lunak.
Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi
pada New Cahaya Hotel data tersebut meliputi :
a) Data Kamar
Data kamar digunakan sebagai acuan utama dalam melakukan proses
reservasi, check in, check out dan Front Office cashier. Seluruh pencatatan
pada proses-proses tersebut membutuhkan data kamar sebagai acuan dalam
mengatur manajemen kamar dan manajemen pembayaran oleh tamu. Data
kamar tersebut dibagi berdasarkan kebutuhan proses – proses yang ada.
73
Berikut ini dibagi beberapa data kamar sesuai dengan fungsi dan tujuan
penggunaan.
a. Room rates
Tabel 3.19 Room Rates
Room Rates
Type Rates
Family Rp 750.000,-
Suite Rp 550.000,-
VIP Rp 370.000,-
Superior Rp 320.000,-
Standard II Rp 290.000,-
Standard I Rp 250.000,-
Economy AC Rp 170.000,-
Extra Bed Rp 80.000,-
b. Nomor kamar dan tipe kamar
Tabel 3.20 Nomor Kamar dan Tipe Kamar
Rooms Type Rooms Type
01 Superior 22 Standard II
02 Standard II 23 Standard I
03 Standard II 24 Superior
04 Standard II 25 Standard I
05 VIP 26 Standard I
06 Standard I 27 Standard I
07 VIP 28 Standard I
08 Standard II 29 Standard I
09 Standard II 30 Standard I
12 Economy AC 31 Standard I
14 Economy AC 32 Standard II
15 Economy AC 33 Standard II
16 Economy AC 34 Standard I
17 Economy AC 35 Standard I
18 Economy AC 36 Family
19 Economy AC 37 Standard I
20 Economy AC 38 Suite
21 Superior 39 VIP
74
c. Inventaris Kamar
Tabel 3.21 Inventaris Kamar
R.05 Nama Barng Merk Jumlah
Tempat Tidur 1
Lampu Tidur 1
Lemari + Meja Rias 1
TV 21" SANKEN 1
Telp Biru Dongker PANASONIC 1
Sandaran Tempat Tidur 1
Lukisan 1
V Pigura 1
I Meja Tempat TV 1
P Kursi Kayu 2
Meja Kayu 1
AC E028364 GENERAL 1
Tempat Lap Sepatu Kayu 1
Tempat Laundry Contemporer 1
Tempat Sampah Injak Kecil Lion Star 1
Tempat Sampah Kamar Mandi PUP 1
Closed Toto 1
Bak Mandi (Plastik) 1
Gayung (Plastik) 1
Dengklek (Palstik) 1
Shower 1
Jet Shower 1
Kaca di kamar mandi 1
gantungan baju 3
tempat sabun,odol 1
bantal 3
Kaca Alas Meja 1
Asbak 1
Wastafel TOTO 1
Lemari Pakaian OLIYMPIC 1
75
d. Data Daftar Harga Inventaris Kamar
Tabel 3.22 Data Daftar Harga Inventaris Kamar
No Jenis Barang Harga
1 PC Rp 20.000
2 TOWEL / HANDUK Rp 50.000
3 SHEET Rp 70.000
4 BLANKET Rp 130.000
5 GELAS KAMAR Rp 10.000
6 CANGKIR + LEPEK Rp 20.000
7 PIRING TAMU Rp 20.000
8 SENDOK / GARPU Rp 10.000
9. a WATER JUG ALUMINIUM Rp 90.000
b. WATER JUG PUTIH Rp 30.000
10 TRAY Rp 40.000
11 LUKISAN Rp 100.000
12 PIGURA TATA TERTIB Rp 25.000
13 REMOTE TV Rp 50.000
14 REMOTE AC Rp 400.000
15 KACA RIAS - KACA CERMIN Rp. 100.000/sisi
16 KACA PELAPIS MEJA RIAS Rp 50.000
17 TELEPON Rp 110.000
18 KACA KAMAR MANDI Rp 25.000
19 GAYUNG Rp 10.000
20. a. BAK MANDI / TIMBO BESAR Rp 80.000
b. BAK MANDI / TIMBO KECIL Rp 50.000
21 TUTUP WATER TANK Rp 150.000
22 KESET Rp 25.000
23 LAMPU TIDUR Rp 200.000
24 KUNCI KAMAR Rp 30.000
25. a TEMPAT SAMPAH KAMAR MANDI Rp 25.000
b. TEMPAT SAMPAH INJAAN KECIL Rp 35.000
c. TEMPAT SAMPAH INJAAN BESAR Rp 45.000
26. a KERANJANG LAUNDRY BESAR Rp 60.000
b KERANJANG LAUNDRY KECIL Rp 40.000
76
e. Status Kamar
Tabel 3.23. Status Kamar
Kode Status Kamar
CI Check In
V Vacant
VD Vacant Dirty
VC Vacant Clean
VCI Vacant Clean Inspected
O Occupied
OD Occupied Dirty
CO Check Out
OO Out of Order
OS Out of Service
C Compliment
GB Guaranted Booked
NB Non-Guaranted Booked
b) Data Tamu
Data Tamu digunakan sebagai acuan utama dalam melakukan proses
reservasi, check in, check out dan Front Office cashier. Seluruh pencatatan
pada proses-proses tersebut membutuhkan data tamu sebagai acuan dalam
sebagian besar transaksi yang berhubungan dengan administrasi perhotelan.
Tabel 3.24 Data Menu Breakfast
No Name Address Phone
1 Kusnandar komp.TNI AL Dewa Ruci C2 no.16 rt.03 rw.08 ds.Melayu kec.Wajo Makassar
085342733981
2 Agustina Eka Ningsih
jl.Pangeran Diponegoro no.4 rt.16 ds.Raja kec.Arut Selamat kab.Kotawaringin Barat.
081284936970
3 a/n.Heri Julianto ds.Sekaran rt.04 rw.04 kec.Loceret kab.Nganjuk
081269927354
4 Imam Wahyudi+Indrawati
jl.Dorowati km.12 rt.03 rw.03 Klasaman Sorong Timur Sorong Papua Barat
081344011625
77
5 Rudianto Ds.Kradenan Rt/Rw 01/01 manyaran banyakan kediri
082331378605
6 Diana novita A.Yani GG wahyu B.02 Rt/Rw 01/01 margomulyo ngawi
081539928948
7 Arif Budiman Lgg.Denpasar 085738561818
8 Muslikha Hasbiza Bsd jl. Angsanaraya A1/105/01 rawa buntu serpang- tangsel
081370334499
9 Wagiran Kelapasawit No 77 02/05 Tangkerang Labuan bukit raya Pekanbaru
081365580637
10 Wiwit Widianto Dsn. Salam lejo 02/03 sumbergando -banyuwangi
085259316155
c) Data Food Beverage
Data Restaurant & Drugstore digunakan dalam proses Restaurant Sales,
Drugstore Sales, dan F&B Audit & Sales Reporting. Berikut ini adalah data
yang digunakan yaitu:
a. Data Menu Restaurant
Tabel 3.25. Data Menu Restaurant
Makanan Harga Minuman Harga
Nasi Ayam Penyetan Rp 25.000 Teh Manis (Small) Rp 5.000
Nasi Bebek Rp 25.000 Teh Manis (Reg/Ice) Rp 6.000
Nasi Goreng Rp 20.000 Teh Tawar Rp 4.000
Mie Goreng Rp 20.000 Teh Susu (Hot/Ice) Rp 7.000
Mie Kuah Rp 20.000 Kopi Rp 5.000
Nasi Soto Daging Rp 25.000 Kopi Susu Rp 7.000
Nasi Rawon Rp 25.000 Coffee Mix Rp 7.000
Nasi Pecel Rp 20.000 Ice Coffee Mix Rp 7.000
Nasi Tempe Penyet Rp 15.000 Coffee Mix jahe Rp 7.000
Nasi Putih Rp 5.000 Kopi Jahe Rp 6.000
Roti Bakar Rp 15.000 Wedang Jahe Rp 6.000
Cappucino (Hot/Ice) Rp 7.000
White Coffee (Hot/Ice) Rp 7.000
Susu (Hot/Ice) Rp 7.000
Chocolate (Hot/Ice) Rp 7.000
Lemon Tea (Hot/Ice) Rp 6.000
78
Es Jeruk / Jeruk Hangat Rp 8.000
Es Syrup Rp 7.000
Es Leci Rp 14.000
Juice Leci Rp 16.000
Juice Apel Rp 10.000
Juice Alpukat Rp 10.000
Juice Jeruk Rp 10.000
Juice Tomat Rp 10.000
Soda Gembira Rp 12.000
b. Data Produk Drugstore
Tabel 3.26. Data Produk Drugstore
No Daftar Barang Harga
MINUMAN
1 Coke Kaleng Kecil Rp 5.000,00
2 Soft Drink Botol Rp 3.000,00
3 Softdrink botol besar Rp 5.000,00
4 Ades Kecil Rp 3.000,00
5 Ades Besar Rp 6.000,00
6 Fruity Botol Rp 3.000,00
7 Fress Tea Botol Rp 3.000,00
8 Fress Tea Botol besar Rp 6.000,00
9 Botol Sosro Rp 3.000,00
10 Fruity Kotak Rp 3.000,00
11 The Kotak Rp 3.000,00
12 Aqua Botol Besar Rp 6.000,00
13 Aqua Botol Sedang Rp 3.000,00
14 Kratingdaeng Rp 5.000,00
15 Isotonik Rp 5.000,00
16 Pocari Sweet Rp 6.000,00
17 pulpy orange Rp 7.000,00
18 Tebs Rp 3.000,00
SNACK
1 Pop Mie Rp 5.000,00
79
2 Piatos Rp 5.000,00
3 Kacang Polong Rp 6.000,00
4 Q- Tela Rp 5.000,00
5 Shanghai Sukro Rp 6.000,00
6 Taro Rp 5.000,00
7 Wafer Tango Rp 5.000,00
8 Kong Ghuan Coconut Rp 6.000,00
9 Tim – Tam Rp 9.000,00
10 Crispy Rp 8.000,00
11 Wafer Nissin Rp 6.000,00
12 Roma Cabin Rp 6.000,00
13 Kacang Kulit Rp 6.000,00
14 Chitato Rp 5.000,00
15 Happy Tos Rp 10.000,00
16 Lays Rp 5.000,00
17 Mentos Rp 4.000,00
c. Data Menu Breakfast
Tabel 3.27. Data Menu Breakfast
No Hari Menu 1 Menu 2 Menu 3
1 Senin Soto Ayam Nasi Goreng Merah Roti Bakar (Toast)
2 Selasa Pecel Nasi Goreng Jawa Roti Bakar (Toast)
3 Rabu Rawon Nasi Goreng Kuning Telur Roti Bakar (Toast)
4 Kamis Soto Ayam Nasi Goreng Mawut Roti Bakar (Toast)
5 Jumat Pecel Nasi Goreng Rawon Roti Bakar (Toast)
6 Sabtu Rawon Nasi Goreng Ijo Roti Bakar (Toast)
7 Minggu Pecel Nasi Goreng Hongkong Roti Bakar (Toast)
80
d. Data Menu Welcome / Evening Drink
Tabel 3.28. Data Welcome / Evening Drink
No Welcome Drink
1 Hot Coffee
2 Hot Coffee Mix
3 Hot / Ice Tea
d) Data Service
Data Laundry digunakan dalam membuat bill laundry. Berikut ini adalah
Data Laundry yang dibutuhkan dalam proses tersebut.
Tabel 3.29. Data Service
No Items Price
1 Shirt/ Kemeja 4.000
2 Trousers/Celana Panjang 4.000
3 Shorts/Celana Pendek 3.000
4 Shorts/Celana Pendek Jeans 4.000
5 Undershorts/Celana Dalam 2.000
6 Undershirts/Kaos Dalam 2.000
7 T. Shirts/Kemeja Sport 3.000
8 Sarong/Sarung 3.000
9 Payamas/Piyama Stel 4.000
10 Handkerchief/Sapu Tangan 1.000
11 Bath Towel/Handuk Besar 4.000
12 Hand Towel/Handuk Kecil 3.000
13 Blouses/Blus 4.000
14 Skirts/Rok 4.000
15 Slacks/Celana Panjang 4.000
16 Panties/Celana Dalam 2.000
17 Brassiers/BH 2.000
18 Long Dress/Rok Panjang 4.000
81
19 Socks/Kaos Kaki 2.000
20 Veil/Kerudung 3.000
21 Jeans 5.000
22 Sheet Stel/1 Set Sprei 5.000
23 Woman’s Praying/Mukena 5.000
24 Praying Carpet/Sajadah 4.000
25 Jacket/Jaket 5.000
26 Topi 2.000
e) Data Pengguna
Data Pengguna digunakan untuk pengaturan terhadap hak akses setiap
pengguna yang terlibat dalam sistem untuk kedepannya.
Tabel 3.30. Data Pengguna
NO USER
1 Front Office
2 House Keeping
3 Food & Beverage
4 Accounting
5 Operational Manager
6 Administrator
B. Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Sesuai dengan dari hasil kebutuhan pada data-data yang dibutuhkan untuk
membangun perangkat lunak, dibutuhkan sistem yang dibangun secara terhubung
antara divisi Front Office, divisi House Keeping, divisi Food & Beverage, pihak
Accounting, dan Operational Manager.
B.1 Analisis Kebutuhan Divisi Front Office (FO)
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka divisi front
office membutuhkan peningkatan pemberian informasi. Adapun peningkatan
82
pemberian informasi tersebut membutuhkan beberapa data untuk pelaksanaannya
yaitu :
1. Data Pengguna tersedia.
2. Data Kamar
Untuk membantu peningkatan pemberian informasi, maka proses yang
akan dilakukan yaitu :
a. Petugas FO dapat menginputkan, memproses serta menyimpan data
administrasi pada sistem secara terpusat dan terhubung.
b. Sistem ini dapat mempermudah penanganan akun pembayaran tamu
dan billing tamu.
c. Komunikasi data administrasi hotel terhadap divisi lain yang saling
terhubung memberikan kemudahan dan kecepatan dalam mendapatkan
informasi administrasi.
d. Sistem ini dapat membantu mempermudah proses pembuatan laporan
harian.
Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan
mengalami peningkatan pemanfaatan informasi administrasi hotel jika
dibandingkan pada saat ini.
B.2 Analisis Kebutuhan Divisi Food & Beverage (F&B)
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka divisi food
& beverage membutuhkan peningkatan pemanfaatan penerimaan informasi yang
diberikan oleh divisi front office. Adapun peningkatan penerimaan informasi
tersebut membutuhkan beberapa data untuk pelaksanaannya yaitu:
1. Data Pengguna.
83
2. Data Restaurant & Drugstore.
3. Data In House Free Service.
4. Data Kamar.
Untuk membantu peningkatan penerimaan dan pemanfaatan informasi,
maka proses yang akan dilakukan yaitu :
a. Petugas F&B dapat menginputkan, memproses serta menyimpan data in
house free services, dan data restaurant & drugstore pada sistem secara
terpusat dan terhubung.
b. Petugas F&B dapat memposting data tagihan tamu yang belum
terbayarkan kepada divisi Front Office melalui sistem.
c. Komunikasi data administrasi hotel terhadap divisi lain yang saling
terhubung memberikan kemudahan dan kecepatan dalam mendapatkan
informasi administrasi.
d. Sistem dapat membantu mempermudah proses pembuatan laporan harian
pada divisi F&B.
Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan
mengalami peningkatan pemanfaatan informasi administrasi pada F&B Sales jika
dibandingkan pada saat ini.
B.3 Analisis Kebutuhan Divisi House Keeping (HK)
Setelah dilakukan analisis pada tahap sebelumnya, maka divisi House
Keeping membutuhkan peningkatan penerimaan dan pemanfaatan informasi yang
diberikan oleh divisi Front office. Adapun peningkatan tersebut maka data yang
dibutuhkan untuk menunjang proses ini adalah :
1. Data Pengguna
84
2. Data Kamar
3. Data Laundry
Untuk membantu meningkatkan penerimaan dan pemanfaatan informasi,
maka dilakukan proses sebagai berikut :
a. Petugas HK dapat menginputkan, memproses serta menyimpan data
HK rooms reporting dan data laundry pada sistem secara terpusat dan
terhubung.
b. Petugas HK dapat memposting data tagihan laundry yang berlum
terbayarkan kepada divisi front office melalui sistem.
c. Komunikasi data administrasi hotel terhadap divisi lain yang saling
terhubung memberikan kemudahan dan kecepatan dalam
mendapatkan informasi administrasi.
d. Sistem dapat membantu mempermudah proses pelaporan harian pada
divisi House keeping.
Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan
mengalami peningkatan penerimaan dan pemanfaatan informasi yang lebih cepat.
B.4 Analisis Kebutuhan Accounting
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka accounting
membutuhkan peningkatan pemanfaatan penerimaan informasi yang diberikan oleh
divisi Front office, food & beverage, dan house keeping. Adapun peningkatan
penerimaan informasi tersebut membutuhkan beberapa data untuk pelaksanaannya
yaitu:
1. Data Pengguna.
2. Data Kamar.
85
3. Data Restaurant & Drugstore.
4. Data Laundry
Untuk membantu peningkatan penerimaan informasi dengan accounting
maka proses yang akan dilakukan yaitu :
a. Petugas accounting dapat melakukan pengecekan dan persetujuan
laporan penerimaan keuangan dari divisi front office, food &
beverage, dan house keeping.
b. Sistem dapat membantu mempermudah dalam pembuatan laporan
pendapatan harian dan bulanan.
Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan
mengalami peningkatan pemanfaatan informasi pengelolaan obat jika
dibandingkan pada saat ini.
B.5 Analisis Kebutuhan Operational Manager
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka operational
manager membutuhkan peningkatan pemanfaatan penerimaan informasi yang
diberikan oleh divisi Front Office, food & beverage, house keeping dan accounting.
Adapun peningkatan penerimaan informasi tersebut membutuhkan beberapa data
untuk pelaksanaannya yaitu:
1. Data Pengguna.
2. Data Kamar.
3. Data Restaurant & Drugstore.
4. Data In house free services.
5. Data Laundry.
86
Untuk membantu peningkatan penerimaan informasi dengan accounting
maka proses yang akan dilakukan yaitu :
a. Operational Manager dapat melakukan pengecekan dan pengawasan
data administrasi hotel.
b. Sistem dapat membantu mempermudah operational manager dalam
mendapatkan informasi laporan manajerial.
Dengan adanya perubahan tersebut, maka proses kedepannya akan
mengalami peningkatan pemanfaatan informasi administrasi hotel jika
dibandingkan pada saat ini.
C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam membangun dan mengembangkan perangkat lunak, diperlukan
perancangan spesifikasi perangkat lunak yang tepat dan detail, dengan tujuan agar
perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut memiliki deskripsi fungsi yang
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing pengguna. Kebutuhan
fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional.
C.1 Divisi Front Office
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk Divisi Front Office
dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsinya.
a. Fungsi Reservasi
Tabel 3.31 Detail Kebutuhan Fungsi Reservasi
Nama Fungsi Reservasi
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk administrasi reservasi tamu
yang akan menginap
Kondisi Awal 1. Data Pengguna
2. Data Tamu
87
3. Data Kamar
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna
Memasukkan
Username &
Password.
1. A) Sistem akan
melakukan verifikasi
pengguna yang
melakukan login.
B) Sistem
menampilkan
“Halaman Menu
Utama” dan
memberikan Hak
akses penguna.
Cek Rooms Availability
2. Pengguna memilih
sub menu “Cek
Rooms Availability”
pada menu
reservation
2. Sistem menampilkan
halaman sub menu
form “Rooms
Availability”.
3. Pengguna
menginputkan Range
Date untuk mencari
ketersediaan kamar
sesuai dengan
reservation request
lalu klik menu cari
3. A)Sistem Mencari
Data rooms
Availability
berdasarkan Range
Date yang di inputkan
B)Sistem
menampilkan data
Rooms Available
berdasarkan
reservation request
yang diinputkan pada
kolom “Rooms
Availability”
Input Data Reservasi
4. Pengguna memilih
kamar sesuai dengan
reservation request
4. Sistem menampilkan
form reservasi
5. Pengguna
menginputkan data
tamu yang melakukan
reservasi
5. Sistem menampilkan
data tamu
6. Pengguna
menginputkan data
tanggal check in,
tanggal check out,
lama inap, jumlah
person, extra person
dan extra bed
6. Sistem menampilkan
perhitungan total
biaya akomodasi
88
7. Pengguna memilih
“simpan & cetak”
7. A)Sistem menyimpan
data reservasi, data
detil reservasi, data
tamu.
B)Sistem mencetak
Reservation Invoice
Reservation Payment
8. Pengguna memilih
sub menu
“Reservation Waiting
List” pada menu
Finance
8. Sistem menampilkan
form sub menu
“Reservation Waiting
List”
9. Pengguna memilih
reservasi yang
melakukan pembayar
dari reservation
waiting list tersebut
9. Sistem menampilkan
form advance
payment berdasarkan
referensi no reservasi
yang dipilih
10. Pengguna
menginputkan
pembayaran (Jumlah
yang telah
dibayarkan) pada
form advance
payment
10. Sistem
memberikan
informasi total biaya
reservasi
11. Pengguna memilih
“Simpan”
11. A)Sistem
menyimpan data
Advanve Payment
B)Sistem meng
update status data
reservasi menjadi
“Guaranted”
C)Sistem
menampilkan
preview print
“Reservation
Invoice”
Print Reservation Invoice
12. Pengguna memilih
“Cetak”
12. Sistem mencetak
Reservation Invoice
Alur Alternatif
(Group
Reservation)
Aksi Pengguna Respon Sistem
Input Data Reservation
1. Pengguna memilih
sub menu “Group
Reservation” pada
menu Reservation
1. Sistem menampilkan
Group Reservation.
2. Pengguna
menginputkan data
2. Sistem menampilkan
data tamu
89
tamu yang melakukan
reservasi
3. Pengguna mencari
kamar yang akan di
reservasi dengan
memilih “Cari kamar”
3. Sistem menampilkan
rooms availability
sesuai dengan request
pengguna
4. Pengguna memilih
kamar mana saja yang
direservasi
4. A)Sistem
menampilkan kamar-
kamar yang dipilih
pada detail
reservation
B)Sistem
menampilkan
perhitungan total
biaya reservasi yang
harus dibayarkan
5. Pengguna memilih
“simpan”
5. Sistem menyimpan
data reservasi, data
detail reservasi, dan
data tamu
Alur Alternatif
(Reservation
Payment by
Guarantee Letter)
Aksi Pengguna Respon Sistem
Reservation Payment by Guarantee Letter
7. Pengguna memilih
sub menu
“Reservation List”
pada menu
Reservation
7. Sistem menampilkan
Reservation List.
8. Pengguna memilih
reservasi yang
terdapat pada list
tersebut dengan
memilih “Guarantee
letter”
8. Sistem menampilkan
form guarantee letter
sesuai dengan
reservasi yang telah
dipilih
9. Pengguna
mengupload berkas
guarantee letter
kepada sistem
9. A)Sistem menyimpan
data guarantee letter
yang telah di upload
B)Sistem
menampilkan
notifikasi data telah di
upload
10.Pengguna memilih
“Simpan”
10. A)Sistem menyimpan
data guarantee leter
B)Sistem
mengupdate data
reservasi menjadi
guaranted
90
C)Sistem
menampilkan
preview print
reservation invoice
11.Pengguna memilih
“Cetak”
11. Sistem mencetak
reservation invoice
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah
memasukkan
username ataupun
password ataupun
keduanya.
1. Sistem
menampilkan pesan
terjadinya salah
memasukkan
username maupun
password
Non Guarantee Reservation Cancellation
1. Pengguna memilih
sub menu
“reservation list”
1. Sistem
menampilkan
“reservation list”
2. Pengguna memilih
“cancel reservation”
berdasarkan
permintaan tamu /
masa pembayaran
hangus / tidak ada
konfirmasi lebih
lanjut
2. Sistem menyimpan
update pembatalan
reservasi pada data
reservasi
Guaranteed Reservation Cancellation By Guest
Request
1. Pengguna memilih
sub menu
“reservation list”
pada menu
reservation
1. Sistem
menampilkan form
sub menu
“reservation list”
2. Pengguna memilih
“cancel reservation”
berdasarkan
permintaan
pembatalan oleh
tamu
2. Sistem
menampilkan form
cancel reservation
yang isinya terdiri
dari detail
reservation dan
rincian biaya
3. Pengguna mengisi
form refund
3. Sistem
mencocokkan
dengan rincian biaya
reservasi
4. Pengguna memilih
“simpan”
4. A)Sistem meng
update data reservasi
dan detail reservasi
91
menjadi status
cancel
B)Sistem
menyimpan data
refund
C)Sistem
menampilkan
preview print refund
5. Pengguna memilih
“cetak”
5. Sistem mencetak
refund receipt
Guaranteed Reservation No Show Reservation
1. Pengguna memilih
sub menu
“reservation list”
pada menu
reservation
1. Sistem
menampilkan form
sub menu
“reservation list”
2. Pengguna memilih
menu “cancel
reservation”
berdasarkan tamu
yang tidak datang
pada waktu yang
telah ditentukan /
tanpa konfirmasi /
pembatalan pada
hari H
2. Sistem
menampilkan form
No Show
Reservation yang
berisi data reservasi
dan detail reservasi
3. Pengguna memilih
“simpan”
3. Sistem meng update
data reservasi dan
detail reservasi
Kondisi Akhir 1. Data Reservasi
2. Data Detail Reservasi
3. Data Tamu
4. Data Advance Payment
Kebutuhan
Non-Fungsional Security
Fungsi reservasi ini hanya dapat digunakan oleh yang
memiliki hak akses saja
Correctness
Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah
input.
Interface
1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia.
2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak
mencolok.
Performance
Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses
fungsi kurang dari 5 detik
Operability
92
Setiap field dalam form terdapat fungsi yang
disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses
yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
b. Fungsi Check In
Tabel 3.32 Detail Kebutuhan Fungsi Check In
Nama Fungsi Check In
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk registrasi tamu yang telah
melakukan reservasi
Kondisi Awal 1. Data Pengguna
2. Data Kamar
3. Data Reservasi
4. Data Detail Reservasi
5. Data Tamu
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna
Memasukkan
Username &
Password.
1. A) Sistem akan
melakukan verifikasi
pengguna yang
melakukan login.
B) Sistem
menampilkan
“Halaman Menu
Utama” dan
memberikan Hak
akses penguna.
Mengecek Expected Arrival List
2. Pengguna memilih
sub menu “Expected
Arrival List” pada
Menu Reservasi
2. Sistem menampilkan
sub menu “Expected
Arrival List”.
3. Pengguna mengecek
data reservasi tamu
yang check in dengan
data pada expected
arrival list
3. A)Sistem Mencari
Data Expected
Arrival berdasarkan
Check in date hari ini
B)Sistem
menampilkan data
expected arrival list
4. Pengguna memilih
data expected arrival
4. menampilkan data
Expected arrival list
5. Pengguna memilih
“Check In”
5. Sistem menampilkan
sub form menu Check
In
93
Konfirmasi Check In
6. Pengguna mengecek
dan melengkapi input
data registrasi check
in
6. Sistem menampilkan
data registrasi check
in
7. Pengguna memilih
“Simpan”
7. Sistem menyimpan
data check in
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah
memasukkan
username ataupun
password ataupun
keduanya.
1. Sistem
menampilkan pesan
terjadinya salah
memasukkan
username maupun
password
Kondisi Akhir 1. Data Check In
2. Data Guest Bill
3. Data Payment
Kebutuhan
Non-Fungsional Security
Fungsi Check In ini hanya dapat digunakan oleh yang
memiliki hak akses saja
Correctness
Sistem memberikan peringatan jika terjadi salah
input
Interface
1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia.
2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak
mencolok.
Performance
Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses
fungsi kurang dari 5 detik
Operability
Setiap field dalam form terdapat fungsi yang
disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses
yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
c. Fungsi Create Guest Folio
Tabel 3.33 Detail Kebutuhan Fungsi Create Guest Folio
Nama Fungsi Create Guest Folio
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk membuat guest folio baru
94
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Reservasi 3. Data Detail Reservasi 4. Data Check in 5. Data Payment
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Create Guest Folio List
2. Pengguna memilih sub menu “Pending Guest Folio List” pada menu Finance
2. Sistem menampilkan form sub menu Pending Guest Folio List.
3. Pengguna memilih “Create” Reservasi tamu yang belum memiliki guest folio
3. Sistem menampilkan form “create guest bill” berdasarkan data reservasi yang dipiih
4. Pengguna menginputkan guest folio
4. Sistem menampilkan data guest folio
5. Pengguna memilih “simpan”
5. Sistem menyimpan data guest folio.
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio
95
Data Detail Guest Folio
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Create Guest Folio ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses
fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang
disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses
yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
d. Fungsi Add Detail Guest Folio
Tabel 3.34 Detail Kebutuhan Fungsi Add Detail Guest Folio
Nama Fungsi Add Detail Guest Folio
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses Payment pada guest folio
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data Guest Folio 5. Data Payment 6. Data Deposit Handling
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak
96
akses penguna. perencanaan.
Add Pending Bill List to Guest Folio
2. Pengguna memilih sub menu “Pending Bill List” pada menu Night Audit
2. Sistem menampilkan form sub menu “Pending Bill List”
3. Pengguna memilih Bill yang belum dimasukkan pada masing-masing guest folio
3. Sistem menampilkan data bill dan detail bill berdasarkan data reservasi dan guest folio
4. Pengguna mengecek data bill dan detail bill dengan data reservasi dan guest folio
4. Sistem menampilkan data bill dan detail bill berdasarkan data reservasi dan guest folio
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. Sistem menyimpan data bill pada data detail guest folio
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Night Audit ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance
97
Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses
fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang
disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses
yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
e. Fungsi Airport Shuttle Services
Tabel 3.35 Detail Kebutuhan Fungsi Airport Shuttle Services
Nama Fungsi Airport Shuttle Services
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk menginputkan data airport shuttle services baik pick up services maupun usher services
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data Guest Bill
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna.
Input Airport Shuttle Services (Drop Off)
2. Pengguna memilih sub menu “airport shuttle services”.
2. Sistem menampilkan form sub menu “airport shuttle services”
3. Pengguna memilih jenis layanan “Drop off”
3. Sistem menampilkan detail isian “Drop off”
4. Pengguna menginputkan data tamu yang menggunakan
4. Sistem menampilkan rincian biaya airport
98
airport shuttle services, dan data drop off request
shuttle services dan jadwal drop off
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. A) Sistem menyimpan data airport shuttle services B) Sistem menampilkan preview print airport shuttle receipt.
6. Pengguna memilih “cetak”
6. A) Sistem mencetak airport shuttle receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
Input Airport Shuttle Services (Pick Up)
7. Pengguna memilih sub menu “airport shuttle services”.
7. Sistem menampilkan form sub menu “airport shuttle services”
8. Pengguna memilih jenis layanan “Pick Up”
8. Sistem menampilkan detail isian “Pick Up”
9. Pengguna menginputkan data tamu reservasi dan data Pick Up Services
9. Sistem menampilkan rincian biaya airport shuttle services dan jadwal pick up
10. Pengguna memilih “Simpan”
10. A) Sistem menyimpan data airport shuttle services B) Sistem menampilkan preview print airport shuttle receipt.
11. Pengguna memilih “Cetak”
11. Sistem mencetak airport shuttle receipt
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
99
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Airport Shuttle Services
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Airport shuttle services hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
f. Fungsi Wake Up Call Services
Tabel 3.36 Detail Kebutuhan Fungsi Wake Up Call Services
Nama Fungsi Wake Up Call Services
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat wake up call services
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu
100
Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Wake Up Call Services
2. Pengguna memilih sub menu “Wake Up Call Services” pada menu Services
2. Sistem menampilkan form sub menu wake up call.
3. Pengguna menginputkan wake up call request pada form
3. Sistem menampilkan data wake up call services.
4. Pengguna memilih “simpan”
4. Sistem menyimpan data wake up call services.
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password.
Kondisi Akhir Data Wake Up Call Services
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Wake up call services ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
101
g. Fungsi Night Audit
Tabel 3.37 Detail Kebutuhan Fungsi Night Audit
Nama Fungsi Night Audit
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses night audit dan daily summary reporting
Kondisi Awal 7. Data Pengguna 8. Data Kamar 9. Data Tamu 10. Data Guest Folio 11. Data Payment 12. Data Deposit Handling
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
6. Pengguna memasukkan Username dan Password
6. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Create Pending Guest Folio List
7. Pengguna memilih sub menu “Pending Guest Folio List” pada menu Night Audit
7. Sistem menampilkan form sub menu Pending Guest Folio List.
8. Pengguna memilih “Create” Reservasi tamu yang belum memiliki guest folio
8. Sistem menampilkan form “create guest bill” berdasarkan data reservasi yang dipiih
9. Pengguna menginputkan guest folio
9. Sistem menampilkan data guest folio
10. Pengguna memilih “simpan”
10. Sistem menyimpan data guest folio.
Add Pending Bill List to Guest Folio
102
11. Pengguna memilih sub menu “Pending Bill List” pada menu Night Audit
11. Sistem menampilkan form sub menu “Pending Bill List”
12. Pengguna memilih Bill yang belum dimasukkan pada masing-masing guest folio
12. Sistem menampilkan data bill dan detail bill berdasarkan data reservasi dan guest folio
13. Pengguna mengecek data bill dan detail bill dengan data reservasi dan guest folio
13. Sistem menampilkan data bill dan detail bill berdasarkan data reservasi dan guest folio
14. Pengguna memilih “Simpan”
14. Sistem menyimpan data bill pada data detail guest folio
In House Service Schedule
15. Pengguna memilih sub menu “In House Service Schedule” pada menu Night Audit
15. Sistem menampilkan form sub menu “In House Service Schedule”
16. Pengguna memilih periode tanggal laporan In House Service Schedule untuk esok hari dan memilih “tampilkan laporan”
16. Sistem menampilkan data In House Service Schedule untuk esok hari
17. Pengguna memilih “cetak laporan”
17. Sistem menampilkan preview print In House Service Schedule
18. Pengguna memilih “cetak”
18. Sistem mencetak In House Service Schedule
Print Check In Report
19. Pengguna memilih sub menu “Check In Report” pada menu Night Audit
19. Sistem menampilkan form sub menu “Check In Report”
103
20. Pengguna memilih periode tanggal laporan check in hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
20. Sistem menampilkan data check in hari ini
21. Pengguna memilih “cetak laporan”
21. Sistem menampilkan preview print check in report
22. Pengguna memilih “cetak”
22. Sistem mencetak check in report
Print Check Out Report
23. Pengguna memilih sub menu “Check Out Report” pada menu Night Audit
23. Sistem menampilkan form sub menu “Check Out Report”
24. Pengguna memilih periode tanggal laporan check Out hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
24. Sistem menampilkan data check Out hari ini
25. Pengguna memilih “cetak laporan”
25. Sistem menampilkan preview print check Out report
26. Pengguna memilih “cetak”
26. Sistem mencetak check Out report
Print Reservation Report
27. Pengguna memilih sub menu “Reservation Report” pada menu Night Audit
27. Sistem menampilkan form sub menu “Reservation Report”
28. Pengguna memilih periode tanggal laporan Reservation hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
28. Sistem menampilkan data Reservation hari ini
29. Pengguna memilih “cetak laporan”
29. Sistem menampilkan preview print Reservation report
30. Pengguna memilih “cetak”
30. Sistem mencetak check in report
Print FO Daily Transaction Report
104
31. Pengguna memilih sub menu “FO Daily Transaction Report” pada menu Night Audit
31. Sistem menampilkan form sub menu “FO Daily Transaction Report”
32. Pengguna memilih periode tanggal laporan FO Daily Transaction Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
32. Sistem menampilkan data FO Daily Transaction Report hari ini
33. Pengguna memilih “cetak laporan”
33. Sistem menampilkan preview print FO Daily Transaction Report
34. Pengguna memilih “cetak”
34. Sistem mencetak FO Daily Transaction Report
Print FO Daily Revenue Report
35. Pengguna memilih sub menu “FO Revenue Report” pada menu Night Audit
35. Sistem menampilkan form sub menu “FO Revenue Report”
36. Pengguna memilih periode tanggal laporan FO Revenue Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
36. Sistem menampilkan FO Revenue Report hari ini
37. Pengguna memilih “cetak laporan”
37. Sistem menampilkan preview print FO Revenue Report
38. Pengguna memilih “cetak”
38. Sistem mencetak FO Revenue Report
Print Daily Payment Report
39. Pengguna memilih sub menu “Payment Report” pada menu Night Audit
39. Sistem menampilkan form sub menu “Payment Report”
40. Pengguna memilih periode tanggal Payment Report hari
40. Sistem menampilkan data
105
ini dan memilih “tampilkan laporan”
Payment Report hari ini
41. Pengguna memilih “cetak laporan”
41. Sistem menampilkan preview print Payment report
42. Pengguna memilih “cetak”
42. Sistem mencetak Payment report
Print Daily Occupancy Report
43. Pengguna memilih sub menu “Occupancy Report” pada menu Night Audit
43. Sistem menampilkan form sub menu “Occupancy Report”
44. Pengguna memilih periode tanggal Occupancy Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
44. Sistem menampilkan Occupancy Report hari ini
45. Pengguna memilih “cetak laporan”
45. Sistem menampilkan preview print Occupancy report
46. Pengguna memilih “cetak”
46. Sistem mencetak Occupancy report
Print Night Audit Report
47. Pengguna memilih sub menu “Night Audit Report” pada menu Night Audit
47. Sistem menampilkan form sub menu “Night Audit Report”
48. Pengguna memilih periode tanggal Night Audit Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
48. Sistem menampilkan Night Audit Report hari ini
49. Pengguna memilih “cetak laporan”
49. Sistem menampilkan preview print Night Audit report
50. Pengguna memilih “cetak”
50. Sistem mencetak Night Audit report
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
106
Otentifikasi Login
2. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
2. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio Data Check In Data Check Out Data Reservation Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
h. Fungsi Check Out
Tabel 3.38 Detail Kebutuhan Fungsi Check Out
Nama Fungsi Check Out
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk menginput check out tamu
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu
107
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Mengecek Expected Departure List
2. Pengguna memilih
sub menu “Expected
Departure List”
pada Menu
Reservasi
2. Sistem menampilkan
sub menu “Expected
Departure List”.
3. Pengguna
mengecek data
reservasi tamu yang
akan check Out
dengan data pada
Expected Departure
List
4. A)Sistem Mencari
Data Expected
Departure
berdasarkan
Expected Check Out
Date
B)Sistem
menampilkan data
Expected Departure
List
5. Pengguna memilih
data expected
departure
3. Sistem menampilkan
data Expected
Departure List
6. Pengguna memilih
“Check Out”
4. Sistem menampilkan
sub form menu Check
Out
Konfirmasi Check Out
7. Pengguna
mengecek data
check out dan
reservasi
5. Sistem menampilkan
data check out
8. Pengguna memilih
“Simpan”
6. Sistem menyimpan
data check out
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
108
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data Check Out 2. Data Guest Folio 3. Data Detail Guest Folio 4. Data Reservation 5. Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
i. Fungsi Guest Folio Payment
Tabel 3.39 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Payment
Nama Fungsi Guest Folio Payment
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses Payment pada guest folio
Kondisi Awal 13. Data Pengguna 14. Data Kamar 15. Data Tamu 16. Data Guest Folio
109
17. Data Payment 18. Data Deposit Handling
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
51. Pengguna memasukkan Username dan Password
51. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Payment
2. Pengguna memilih
sub menu “Guest
Folio List” pada
menu Finance
2. Sistem menampilkan
Guest Folio List.
3. Pengguna memilih
Guest Folio yang
terdapat pada list
tersebut dengan
memilih button
“Payment”
3. Sistem menampilkan
form Guest Folio
Payment sesuai
dengan guest folio
yang telah dipilih
4. Pengguna
menginputkan
pembayaran (Jumlah
yang telah
dibayarkan) pada
form Guest Folio
Payment
4. Sistem memberikan
informasi tagihan,
pembayaran dan
balance
5. Pengguna memilih
“Simpan”
5. A)Sistem menyimpan
data payment
B)Sistem mengupdate
data guest folio
C)Sistem
menampilkan preview
print Payment Receipt
6. Pengguna memilih
“Cetak”
6. Sistem mencetak
Payment Receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
110
3. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
3. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio Data Check In Data Check Out Data Reservation Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
j. Fungsi Guest Folio Settlement
Tabel 3.40 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Settlement
Nama Fungsi Guest Folio Settlement
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses Payment pada guest folio
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data Guest Folio 5. Data Payment 6. Data Deposit Handling
111
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Settlement
2. Pengguna memilih
sub menu “Guest
Folio List” pada
menu Finance
2. Sistem menampilkan
Guest Folio List.
3. Pengguna memilih
Guest Folio yang
dipilih pada list
tersebut dengan
memilih button
“Settlement”
3. Sistem menampilkan
form Guest Folio
Settlement sesuai
dengan guest folio
yang telah dipilih
4. Pengguna mengecek
tagihan, pembayaran
(Jumlah yang telah
dibayarkan), dan
balance pada form
Guest Folio
Settlement
4. Sistem memberikan
informasi tagihan,
pembayaran dan
balance.
5. Pengguna memilih
“Simpan”
5. A)Sistem mengupdate
data guest folio
B)Sistem
menampilkan preview
print Hotel Bill
6. Pengguna memilih
“Cetak”
6. Sistem mencetak
Hotel Bill
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan
112
password ataupun keduanya.
username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
C.2 Divisi Food & Beverage
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk Divisi Food &
Beverage dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsinya.
a. Fungsi Welcome / Evening Drink
Tabel 3.41 Detail Kebutuhan Fungsi Welcome / Evening Drink
Nama Fungsi Welcome / Evening Drink
Stakeholder Food & Beverage
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat Welcome / Evening Drink
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data F&B
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan
1. A) Sistem akan melakukan
113
Username dan Password
verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Cek Welcome / Evening Drink Order List
2. Pengguna memilih sub menu “Welcome / Evening Drink Order List” pada menu Food & Beverages
2. Sistem menampilkan data Welcome / Evening Drink Order List
3. Pengguna memilih daftar tamu yang belum mendapatkan Welcome / Evening Drink dengan menekan sub menu “Input Data” pada sub menu F&B Log Book
3. Sistem menampilkan form sub menu Welcome / Evening Drink.
Input Welcome / Evening Drink
4. Pengguna menginputkan data Welcome / Evening Drink request pada form
4. Sistem menampilkan data Welcome / Evening Drink.
5. Pengguna memilih “simpan”
5. Sistem menyimpan data Welcome / Evening Drink.
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan
114
username maupun password
Kondisi Akhir Data Welcome / Evening Drink Data Detail Welcome / Evening Drink
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Welcome / Evening Drink ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
b. Fungsi Breakfast Order
Tabel 3.42 Detail Kebutuhan Fungsi Breakfast Order
Nama Fungsi Breakfast Order
Stakeholder Food & Beverage
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat Breakfast Order
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data F&B
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan
115
memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Cek Breakfast Order List
2. Pengguna memilih sub menu “Breakfast Order List” pada menu Food & Beverages
2. Sistem menampilkan data Breakfast Order List
3. Pengguna memilih daftar tamu yang akan di isi pada Breakfast Order List dengan menekan sub menu “Input Data” pada sub menu Breakfast order list
3. Sistem menampilkan form sub menu Breakfast Order
Input Breakfast Order
4. Pengguna memilih sub menu “Breakfast Order”
4. Sistem menampilkan form sub menu Breakfast Order.
5. Pengguna menginputkan data Breakfast Order pada form
5. Sistem menampilkan data Breakfast Order.
6. Pengguna memilih “simpan”
6. Sistem menyimpan data Breakfast Order.
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data Breakfast Order 2. Data Detail Breakfast Order
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Breakfast Order ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja
116
Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
c. Fungsi Restaurant Sales
Tabel 3.43 Detail Kebutuhan Fungsi Restaurant Sales
Nama Fungsi Restaurant Sales
Stakeholder Food & Beverage
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat Restaurant Sales
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data F&B
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Restaurant Sales (Direct Payment)
2. Pengguna memilih sub menu
2. Sistem menampilkan form sub menu F&B Sales.
117
“Restaurant Sales” pada menu Facilities
3. Pengguna menginputkan table number
3. Sistem menampilkan table number
4. Pengguna menginputkan pesanan pada form Restaurant Sales sesuai dengan Captain order
4. Sistem menampilkan data Restaurant Sales dan menampilkan perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. A)Sistem menyimpan data Restaurant Sales dan data detail restaurant sales B)Sistem menampilkan preview print restaurant sales receipt
6. Pengguna memilih “Cetak”
6. Sistem mencetak restaurant sales receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
Input Restaurant Sales (Invoice)
7. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Sales” pada menu Facilities
7. Sistem menampilkan form sub menu F&B Sales.
8. Pengguna menginputkan table number
8. Sistem menampilkan table number
9. Pengguna menginputkan data tamu berdasarkan tamu yang melakukan pembelian dengan data guest in house
9. Sistem menampilkan data tamu
10. Pengguna menginputkan pesanan pada form Restaurant Sales
10. Sistem menampilkan data Restaurant Sales dan menampilkan
118
sesuai dengan Captain order
perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
11. Pengguna memilih “Simpan”
11. A)Sistem menyimpan data Restaurant Sales dan data detail restaurant sales B)Sistem menampilkan preview print restaurant sales receipt
12. Pengguna memilih “Cetak”
12. Sistem mencetak restaurant sales receipt
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data F&B Sales 2. Data Detail F&B Sales
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Breakfast Order ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
119
d. Fungsi Drugstore Sales
Tabel 3.44 Detail Kebutuhan Fungsi Drugstore Sales
Nama Fungsi Drugstore Sales
Stakeholder Food & Beverage
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat Drugstore sales
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data FB
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Drugstore Sales (Direct Payment)
2. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Sales” pada menu Facilities
2. Sistem menampilkan form sub menu F&B Sales.
3. Pengguna menginputkan pesanan pada form Restaurant Sales sesuai dengan Captain order
3. Sistem menampilkan data Restaurant Sales dan menampilkan perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
4. Pengguna memilih “Simpan”
4. A)Sistem menyimpan data Restaurant Sales dan data detail restaurant sales B)Sistem menampilkan preview print
120
restaurant sales receipt
5. Pengguna memilih “Cetak”
5. Sistem mencetak restaurant sales receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
Input Drustore Sales (Invoice)
2. Pengguna memilih sub menu “Drugstore Sales” pada menu Facilities
2. Sistem menampilkan form sub menu F&B Sales.
3. Pengguna menginputkan data tamu berdasarkan tamu yang melakukan pembelian dengan data guest in house
3. Sistem menampilkan data tamu
4. Pengguna menginputkan pesanan pada form Restaurant Sales sesuai dengan Captain order
4. Sistem menampilkan data Restaurant Sales dan menampilkan perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. A)Sistem menyimpan data Restaurant Sales dan data detail restaurant sales B)Sistem menampilkan preview print restaurant sales receipt
6. Pengguna memilih “Cetak”
6. Sistem mencetak restaurant sales receipt
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan
121
password ataupun keduanya.
username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data F&B Sales 2. Data Detail F&B Sales
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Breakfast Order ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
e. Fungsi F&B Reporting
Tabel 3.45 Detail Kebutuhan Fungsi F&B Reporting
Nama Fungsi F&B Reporting
Stakeholder Front Office
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses F&B daily summary reporting
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data F&B 5. Data F&B Sales 6. Data F&B Detail Sales
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login.
122
B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Print Daily Welcome / Evening Drink Report
2. Pengguna memilih sub menu “Welcome / Evening Drink Report” pada menu Night Audit
2. Sistem menampilkan form sub menu “Welcome / Evening Drink Report”
3. Pengguna memilih periode tanggal laporan Welcome / Evening Drink Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
3. Sistem menampilkan data Welcome / Evening Drink Report hari ini
4. Pengguna memilih “cetak laporan”
4. Sistem menampilkan preview print Welcome / Evening Drink Report
5. Pengguna memilih “cetak”
5. Sistem mencetak Welcome / Evening Drink Report
Print Breakfast Order List
6. Pengguna memilih sub menu “Breakfast Order List” pada menu Night Audit
6. Sistem menampilkan form sub menu “Breakfast Order List”
7. Pengguna memilih periode tanggal untuk besok Breakfast Order List hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
7. Sistem menampilkan data Breakfast Order List hari ini
8. Pengguna memilih “cetak laporan”
8. Sistem menampilkan preview print Breakfast Order List
123
9. Pengguna memilih “cetak”
9. Sistem mencetak Breakfast Order List
Print Daily Restaurant Transaction Report
10. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Transaction Report” pada menu Night Audit
10. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Transaction Report”
11. Pengguna memilih periode tanggal Restaurant Transaction Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
11. Sistem menampilkan data Restaurant Transaction Report hari ini
12. Pengguna memilih “cetak laporan”
12. Sistem menampilkan preview print Restaurant Transaction Report
13. Pengguna memilih “cetak”
13. Sistem mencetak Restaurant Transaction Report
Print Daily Restaurant Sales Report
14. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Sales Report” pada menu Night Audit
14. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Sales Report”
15. Pengguna memilih periode tanggal laporan Restaurant Sales Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
15. Sistem menampilkan data Restaurant Sales Report hari ini
16. Pengguna memilih “cetak laporan”
16. Sistem menampilkan preview print Restaurant Sales Report
17. Pengguna memilih “cetak”
17. Sistem mencetak Restaurant Sales Report
Print Daily Restaurant Summary Report
124
18. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Summary Report” pada menu Night Audit
18. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Summary Report”
19. Pengguna memilih periode tanggal laporan Restaurant Summary Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
19. Sistem menampilkan Restaurant Summary Report hari ini
20. Pengguna memilih “cetak laporan”
20. Sistem menampilkan preview print Restaurant Summary Report
21. Pengguna memilih “cetak”
21. Sistem mencetak Restaurant Summary Report
Print Daily Drugstore Transaction Report
22. Pengguna memilih sub menu “Drugstore Transaction Report” pada menu Night Audit
22. Sistem menampilkan form sub menu “Drugstore Transaction Report”
23. Pengguna memilih periode tanggal Drugstore Transaction Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
23. Sistem menampilkan data Drugstore Transaction Report hari ini
24. Pengguna memilih “cetak laporan”
24. Sistem menampilkan preview print Drugstore Transaction Report
25. Pengguna memilih “cetak”
25. Sistem mencetak Drugstore Transaction Report
Print Daily Drugstore Sales Report
26. Pengguna memilih sub menu “Drugstore Sales
26. Sistem menampilkan form sub menu
125
Report” pada menu Night Audit
“Drugstore Sales Report”
27. Pengguna memilih periode tanggal Drugstore Sales Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
27. Sistem menampilkan Drugstore Sales Report hari ini
28. Pengguna memilih “cetak laporan”
28. Sistem menampilkan preview print Drugstore Sales Report
29. Pengguna memilih “cetak”
29. Sistem mencetak Drugstore Sales Report
Print Daily Drugstore Summary Report
30. Pengguna memilih sub menu “Drugstore Summary Report” pada menu Night Audit
30. Sistem menampilkan form sub menu “Drugstore Summary Report”
31. Pengguna memilih periode tanggal Drugstore Summary Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
31. Sistem menampilkan Drugstore Summary Report hari ini
32. Pengguna memilih “cetak laporan”
32. Sistem menampilkan preview print Drugstore Summary Report
33. Pengguna memilih “cetak”
33. Sistem mencetak Drugstore Summary Report
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
2. Pengguna salah memasukkan username ataupun
2. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah
126
password ataupun keduanya.
memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio Data Check In Data Check Out Data Reservation Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Night Audit ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
C.3 Divisi House Keeping
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk Divisi House Keeping
dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsinya.
a. Fungsi Laundry Services
Tabel 3.46 Detail Kebutuhan Fungsi Laundry Services
Nama Fungsi Laundry Services
Stakeholder House Keeping
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat Laundry Services
Kondisi Awal 1. Data Pengguna
127
2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data Laundry
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Laundry Services
2. Pengguna memilih sub menu “Laundry Services” pada menu Facilities
2. Sistem menampilkan form sub menu Laundry Services.
3. Pengguna menginputkan data tamu berdasarkan tamu yang melakukan penggunaan jasa dengan data guest in house
3. Sistem menampilkan data tamu
4. Pengguna menginputkan pesanan pada form Laundry Services sesuai dengan Laundry order
4. Sistem menampilkan data Laundry Services dan menampilkan perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. A)Sistem menyimpan data Laundry Services dan data detail Laundry Services B)Sistem menampilkan preview print
128
Laundry Services receipt
6. Pengguna memilih “Cetak”
6. Sistem mencetak Laundry Services receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Laundry Services
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Laundry Services ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
b. Snack Bar Sales
Tabel 3.47 Detail Kebutuhan Snack Bar Sales
Nama Fungsi Snack Bar Sales
Stakeholder House Keeping
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat dan perubahan status
Kondisi Awal 1. Data Pengguna
129
2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data F&B
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Input Snack Bar Sales (Invoice)
2. Pengguna memilih sub menu “Snack Bar Sales” pada menu Facilities
2. Sistem menampilkan form sub menu Snack Bar Sales.
3. Pengguna menginputkan data guest & rooms yang melakukan pembelian snack bar
3. Sistem menampilkan data guest & rooms
4. Pengguna menginputkan pesanan pada form Snack Bar Sales sesuai dengan form check out reporting
4. Sistem menampilkan data Snack Bar Sales dan menampilkan perhitungan dari inputan yang dimasukkan.
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. A)Sistem menyimpan data Snack Bar Sales dan data detail Snack Bar sales B)Sistem menampilkan preview print Snack Bar receipt
130
6. Pengguna memilih “Cetak”
6. Sistem mencetak Snack Bar receipt
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data Snack Bar Sales 2. Data Detail Snack Bar Sales
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
c. HK Rooms Maintenance
Tabel 3.48 Detail Kebutuhan Fungsi HK Rooms Maintenance
Nama Fungsi HK Rooms Reporting
Stakeholder House Keeping
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat dan perubahan status
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu
131
4. Data Laundry
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Change Room Status
2. Pengguna memilih menu “HK Room Panels”
2. Sistem menampilkan form menu HK Room Panels.
3. Pengguna memilih room yang statusnya akan diubah dengan menekan button “edit status”
3. Sistem menampilkan form menu Edit Room Status.
4. Pengguna mengubah status room
4. Sistem menampilkan status room
5. Pengguna memilih “Simpan”
5. Sistem menyimpan data rooms dan data room maintenance
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data Rooms 2. Data Room Maintenance
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
132
Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
d. HK Reporting
Tabel 3.49 Detail Kebutuhan Fungsi HK Reporting
Nama Fungsi HK Reporting
Stakeholder House Keeping
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses HK daily summary reporting
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Snack Bar 3. Data Snack Bar Sales 4. Data Detail Snack Bar Sales 5. Data Laundry 6. Data Laundry Service 7. Data Detail Laundry Service
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak
133
akses penguna. perencanaan.
Print Daily Laundry Services Revenue Report
2. Pengguna memilih sub menu “Welcome / Evening Drink Report” pada menu Night Audit
2. Sistem menampilkan form sub menu “Welcome / Evening Drink Report”
3. Pengguna memilih periode tanggal laporan Welcome / Evening Drink Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
3. Sistem menampilkan data Welcome / Evening Drink Report hari ini
4. Pengguna memilih “cetak laporan”
4. Sistem menampilkan preview print Welcome / Evening Drink Report
5. Pengguna memilih “cetak”
5. Sistem mencetak Welcome / Evening Drink Report
Print Daily Laundry Services Summary Report
6. Pengguna memilih sub menu “Breakfast Order List” pada menu Night Audit
6. Sistem menampilkan form sub menu “Breakfast Order List”
7. Pengguna memilih periode tanggal untuk besok Breakfast Order List hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
7. Sistem menampilkan data Breakfast Order List hari ini
8. Pengguna memilih “cetak laporan”
8. Sistem menampilkan preview print Breakfast Order List
9. Pengguna memilih “cetak”
9. Sistem mencetak Breakfast Order List
Print Daily Snack Bar Transaction Report
10. Pengguna memilih sub menu “Restaurant
10. Sistem menampilkan form sub menu
134
Transaction Report” pada menu Night Audit
“Restaurant Transaction Report”
11. Pengguna memilih periode tanggal Restaurant Transaction Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
11. Sistem menampilkan data Restaurant Transaction Report hari ini
12. Pengguna memilih “cetak laporan”
12. Sistem menampilkan preview print Restaurant Transaction Report
13. Pengguna memilih “cetak”
13. Sistem mencetak Restaurant Transaction Report
Print Daily Snack Bar Sales Report
14. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Sales Report” pada menu Night Audit
14. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Sales Report”
15. Pengguna memilih periode tanggal laporan Restaurant Sales Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
15. Sistem menampilkan data Restaurant Sales Report hari ini
16. Pengguna memilih “cetak laporan”
16. Sistem menampilkan preview print Restaurant Sales Report
17. Pengguna memilih “cetak”
17. Sistem mencetak Restaurant Sales Report
Print Daily Snack Bar Sales Summary Report
18. Pengguna memilih sub menu “Restaurant Summary Report” pada menu Night Audit
18. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Summary Report”
135
19. Pengguna memilih periode tanggal laporan Restaurant Summary Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
19. Sistem menampilkan Restaurant Summary Report hari ini
20. Pengguna memilih “cetak laporan”
20. Sistem menampilkan preview print Restaurant Summary Report
21. Pengguna memilih “cetak”
21. Sistem mencetak Restaurant Summary Report
Print Daily HK Rooms maintenance Report
22. Pengguna memilih sub menu “Drugstore Transaction Report” pada menu Night Audit
22. Sistem menampilkan form sub menu “Drugstore Transaction Report”
23. Pengguna memilih periode tanggal Drugstore Transaction Report hari ini dan memilih “tampilkan laporan”
23. Sistem menampilkan data Drugstore Transaction Report hari ini
24. Pengguna memilih “cetak laporan”
24. Sistem menampilkan preview print Drugstore Transaction Report
25. Pengguna memilih “cetak”
25. Sistem mencetak Drugstore Transaction Report
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
3. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
3. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan
136
username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio Data Check In Data Check Out Data Reservation Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Night Audit ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
C.4 Accounting
Kebutuhan fungsional dan beserta penjelasannya untuk Accounting dapat
dilihat pada Tabel 3.50.
Tabel 3.50 Detail Kebutuhan Fungsi Monthly Revenue Reporting
Nama Fungsi Monthly Revenue Reporting
Stakeholder Accounting
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memproses HK daily summary reporting
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu
137
4. Data F&B 5. Data Laundry
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Print Monthly Accomodation Revenue Report
1. Pengguna memilih sub menu “Monthly Accomodation Revenue Report” pada menu Night Audit
1. Sistem menampilkan form sub menu “Monthly Accomodation Revenue Report”
2. Pengguna memilih periode bulan dan tahun Monthly Accomodation Revenue Report dan memilih “tampilkan laporan”
2. Sistem menampilkan data Monthly Accomodation Revenue Report
3. Pengguna memilih “cetak laporan”
3. Sistem menampilkan preview print Monthly Accomodation Revenue Report
4. Pengguna memilih “cetak”
4. Sistem mencetak Monthly Accomodation Revenue Report
Print Monthly Airport Shuttle Revenue Report
5. Pengguna memilih sub menu “Monthly Airport Shuttle Revenue Report”
5. Sistem menampilkan form sub menu “Monthly Airport Shuttle Revenue Report”
138
pada menu Accounting Report
6. Pengguna memilih periode bulan dan tahun Monthly Airport Shuttle Revenue Report dan memilih “tampilkan laporan”
6. Sistem menampilkan Monthly Airport Shuttle Revenue Report
7. Pengguna memilih “cetak laporan”
7. Sistem menampilkan preview print Monthly Airport Shuttle Revenue Report
8. Pengguna memilih “cetak”
8. Sistem mencetak Monthly Airport Shuttle Revenue Report
Print Monthly Restaurant Revenue Report
9. Pengguna memilih sub menu “Monthly Restaurant Revenue Report” pada menu Accounting report
9. Sistem menampilkan form sub menu “Monthly Restaurant Revenue Report”
10. Pengguna memilih periode Monthly Restaurant Revenue Report dan memilih “tampilkan laporan”
10. Sistem menampilkan Monthly Restaurant Revenue Report
11. Pengguna memilih “cetak laporan”
11. Sistem menampilkan preview print Monthly Restaurant Revenue Report
12. Pengguna memilih “cetak”
12. Sistem mencetak Monthly Restaurant Revenue Report
Print Monthly Drugstore Revenue Report
13. Pengguna memilih sub menu “Monthly Drugstore Revenue Report” pada menu Accounting Report
13. Sistem menampilkan form sub menu “Monthly Drugstore Revenue Report”
139
14. Pengguna memilih periode Monthly Drugstore Revenue Report dan memilih “tampilkan laporan”
14. Sistem menampilkan data Monthly Drugstore Revenue Report
15. Pengguna memilih “cetak laporan”
15. Sistem menampilkan preview print Monthly Drugstore Revenue Report
16. Pengguna memilih “cetak”
16. Sistem mencetak Monthly Drugstore Revenue Report
Print Monthly Other Income Report
17. Pengguna memilih sub menu “Monthly Other Income Report” pada menu Accounting Report
17. Sistem menampilkan form sub menu “Monthly Other Income Report”
18. Pengguna memilih periode pada Monthly Other Income Report dan memilih “tampilkan laporan”
18. Sistem menampilkan Monthly Other Income Report
19. Pengguna memilih “cetak laporan”
19. Sistem menampilkan preview print Monthly Other Income Report
20. Pengguna memilih “cetak”
20. Sistem mencetak Monthly Other Income Report
Print Monthly Hotel Revenue Report
21. Pengguna memilih sub menu “Monthly Hotel Revenue Report” pada menu Night Audit
21. Sistem menampilkan form sub menu “Restaurant Transaction Report”
22. Pengguna memilih periode Monthly Hotel Revenue Report dan memilih “tampilkan laporan”
22. Sistem menampilkan data Monthly Hotel Revenue Report
140
23. Pengguna memilih “cetak laporan”
23. Sistem menampilkan preview print Monthly Hotel Revenue Report
24. Pengguna memilih “cetak”
24. Sistem mencetak Monthly Hotel Revenue Report
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir Data Guest Folio Data Detail Guest Folio Data Check In Data Check Out Data Reservation Data Detail Reservation
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Night Audit ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
141
C.5 Operational Manager
Kebutuhan fungsional dan beserta penjelasannya untuk Operational
Manager dapat dilihat pada Tabel 3.51.
Tabel 3.51 Detail Kebutuhan Fungsi Managerial Reporting
Nama Fungsi Managerial Rerporting
Stakeholder House Keeping
Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk cross check dan approval data laporan penerimaan harian dengan bill pada Front office, Food & Beverage, dan House Keeping
Kondisi Awal 1. Data Pengguna 2. Data Kamar 3. Data Tamu 4. Data Guest Bill 5. Data Payment 6. Data F&B Sales 7. Data F&B Free Services 8. Data HK Rooms Activity 9. Data Laundry Services
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna memasukkan Username dan Password
1. A) Sistem akan melakukan verifikasi pengguna yang melakukan login. B) Sistem menampilkan “Halaman Menu Utama” dan memberikan Hak akses penguna. perencanaan.
Group Reservation Report
2. Pengguna memilih sub menu “Group” dari menu Daily Revenue Report
2. Sistem menampilkan form menu Laundry Services Revenue Report
3. Pengguna memilih periode Group Reservation yang akan dicetak dan memilih “cetak”
3. Sistem mencetak data Laundry Services Revenue Report
142
Monthly Revenue Summary Report
4. Pengguna memilih sub menu “Monthly Revenue Summary Report” dari menu Report
4. Sistem menampilkan form menu Monthly Revenue Summary Report.
5. Pengguna memilih periode pendapatan yang akan dicetak dan memilih “cetak”
5. Sistem mencetak data Monthly Revenue Summary Report
Occupancy Summary Report
6. Pengguna memilih sub menu “Occupancy Summary Report” dari menu Report
6. Sistem menampilkan form menu Occupancy Summary Report
7. Pengguna memilih periode Occupancy yang akan dicetak dan memilih “cetak”
7. Sistem mencetak data HK Activity & Rooms Status Report
HK Activity & Room status Reporting
8. Pengguna memilih sub menu “HK Activity & Rooms Status Report” dari menu Report
8. Sistem menampilkan form menu HK Activity & Rooms Status Report
9. Pengguna memilih periode HK Activity yang akan dicetak dan memilih “cetak”
9. Sistem mencetak data HK Activity & Rooms Status Report
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi Login
1. Pengguna salah memasukkan username ataupun password ataupun keduanya.
1. Sistem menampilkan pesan terjadinya salah memasukkan username maupun password
Kondisi Akhir 1. Data Group Reservation
143
2. Data Monthly Revenue Summary 3. Data Occupancy 4. Data HK Activity
Kebutuhan Non-Fungsional
Security
Fungsi Managerial Reporting ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki hak akses saja Correctness Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input. Interface 1. Menu yang tersedia dalam bahasa indonesia. 2. Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok. Performance Waktu respon yang dibutuhkan untuk mengakses fungsi kurang dari 5 detik Operability Setiap field dalam form terdapat fungsi yang disesuaikan dengan alir proses bisnis setiap proses yang dijalankan, sehingga mudah dioperasikan.
3.3.2 Desain Sistem (Software Design)
Rancangan perangkat lunak merupakan suatu kegiatan dalam merancang
atau mendesain perangkat lunak yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Proses desain pada tahap selanjutnya dilakukan berdasarkan hasil
analisis kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya. Beberapa model perancangan
perangkat lunak tersebut adalah sebagai berikut :
1. System Flow
2. Data Flow Diagram
3. Entity Relationship Diagram, dan
4. Interface
144
A. System Flow
Sesuai dengan hasil analisis kebutuhan pada tahap sebelumnya, dapat
diketahui bahwa pengguna yang akan menggunakan sistem nantinya ada 5 (Lima),
yaitu Divisi Front Office, Divisi Food & Beverage, Divisi House Keeping,
Accounting dan Operational Manager. Proses perancangan alur sistem ini adalah
alur sistem yang terbaru, dan tentu saja perancangan harus disesuaikan dengan hasil
analisis kebutuhan.
Pada saat melakukan perancangan terkait dengan sistem yang terbaru, data
pendukung perancangan seperti aturan dan kebijakan juga harus disesuaikan
dengan sistem yang terbaru, oleh karena itu data tersebut telah diperbarui dan telah
disetujui oleh stakeholder. Data yang digunakan untuk perancangan alur sistem
terbaru dapat dilihat pada Tabel 3.52.
Tabel 3.52 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
Front Office
Reservation 1
R1.a.Cek Rooms
Availability
-
R1.b.Petugas menginput
data reservasi pada
sistem
R1.c.Reservation
Payment
R1.d.Petugas mencetak
Reservation Invoice
Check In 2
R2.a.Cek Expected
Arrival List -
R2.b.Input Data Check
In
Create Guest
Folio 3
R3.a.Show Data Pending
Guest Folio - R3.b.Create Guest Folio
Add Detail
Guest Folio 4
R4.a.Show Data Pending
Guest Folio
145
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
R4.b.Add Detail Guest
Folio
Airport Shuttle
Services 9
R9.a.Petugas
Menginputkan
Airport Shuttle
Services Request.
Airport Shuttle
Services Request
terbagi menjadi
dua(2) yaitu:
1.Pick Up Services
2.Drop Off Services
P9. Pick up
services tidak
berbayar(free),
sedangkan drop
off services
berbayar
R9.b.Petugas Mencetak
Airport Shuttle
Receipt
Wake Up Call 10
R6. Petugas menginput
wake up call request
dari tamu
-
Night Audit 12
R12.a.Petugas membuat
guest folio dari
pending guest folio
list
-
R12.b.Petugas
menambahkan
detail guest folio
berdasarkan
pending transaction
R12.c.Petugas mencetak
daily revenue report
R12.d.Petugas Mencetak
in House Service
report
R12.e.Petugas mencetak
check in report
R12.f.Petugas Mencetak
check out Report
R12.g.Petugas mencetak
reservation report
R12.h.Petugas Mencetak
Daily Guest in
House Report
R12.i.Petugas mencetak
daily revenue report
R12.j.Petugas Mencetak
Daily Payment
Report
146
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
R12.k.Petugas Mencetak
Daily Room Sales
Report
R12.l.Petugas mencetak
daily Occupancy
Report
Check Out 15
R12.a.Cek Expected
Departure List -
R12.b.Input Data Check
Out
Guest Folio
Payment 13
R13.a.Petugas FO
melakukan Input
Payment
-
R13.b.Petugas FO
mencetak Payment
Receipt
Guest Folio
Settlement 17
R17.a.Settlement Bill
R18.b.Print Hotel Bill
Food & Beverage
Welcome Drink 5
R4. Petugas F&B
menginputkan
welcome drink
berdasarkan
pesanan tamu
-
R4. Petugas F&B
menginputkan
welcome drink
Breakfast Order 6
R5. Petugas F&B
mengecek data
breakfast order list
-
R5. Petugas F&B
menginputkan
breakfast order
Restaurant Sales 7
R7.a.Petugas Menginput
Restaurant Sales -
R7.b.Petugas Mencetak
Restaurant Sales
Receipt
Drugstore Sales 8
R8.a.Petugas
menginputkan
drugstore sales
-
R8.b.Petugas Mencetak
Drugstore Sales
Receipt
F&B Reporting 14 R14.a.Petugas mencetak
Daily Welcome / -
147
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
Evening Drink
Report
R14.b.Petugas mencetak
Breakfast order list
R14.b.Petugas mencetak
Daily restaurant
transaction report
R14.b.Petugas mencetak
daily restaurant
sales report
R14.b.Petugas mencetak
Daily Drugstore
transaction report
R14.b.Petugas mencetak
daily drugstore
sales report
House Keeping
Laundry
Services 10
R10.a. Petugas HK
menginput data
laundry request dari
tamu
-
R10.b. Petugas HK
menceta laundry
service receipt
-
Snack Bar 14
R14.a.Petugas mencatat
mini bar cost dan
rooms charge yang
akan ditagihkan
kepada tamu saat
check out
-
R14.a.Petugas mencetak
snackbar sales
receipt
-
HK Rooms
Maintenance 18
R18.a.Petugas HK
mengecek room
status list -
R18.b.Petugas HK
mengubah room
status
HK Reporting 19
R19.a Petugas mencetak
Daily Laundry Service
Revenue report -
R19.b. Petugas mencetak
Daily Snack Bar Sales
Report
148
STAKEHOLDER PROSES
BISNIS PHASE RULE POLICY
R19.c.Petugas mencetak
Daily HK room
maintenance Report
Accounting
Monthly
Revenue
Reporting
20
R20.a.Accounting
mencetak Monthly
Accomodation
Revenue Report
-
R20.a.Accounting
mencetak Print
Monthly Airport
Shuttle Revenue
Report
R20.a.Accounting
mencetak Monthly
Restaurant Sales
Revenue Report
R20.a.Accounting
mencetak Monthly
Drugstore Sales
Revenue Report
R20.a.Accounting
mencetak Monthly
Other Income Report
R20.a.Accounting
mencetak Monthly
Hotel Revenue
Summary Report
Operational
Manager
Managerial
Reporting 21
R21.a.Operational
Manager mencetak
Annual Occupancy
report
-
R21.b.Operational
Manager mencetak
Annual Revenue
report
-
Dari hasil penyesuaian aturan dan kebijakan terbaru ada sedikit perbedaan
dengan aturan dan kebijakan yang lama, beberapa aturan dan kebijakan yang
berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan yang lama dihilangkan serta
disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang baru,. Setelah data aturan dan kebijakan
149
sudah dibuat dan sudah disetujui oleh pihak stakeholder, maka proses perancangan
alur sistem terbaru dapat dilakukan.
A.1 Alur Sistem Baru Front Office
Berikut ini merupakan alur sistem yang lebih detail untuk alur sistem pada
bagian Front Office, dimana alur sistem Front Office telah disesuaikan dengan
proses bisnis berdasarkan stakeholder sistem baru.
A.1.1 Alur Sistem Reservasi
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Reservasi yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder. Lebih jelasnya
dapat dilihat pada Gambar 3.19.
Reservasi
GuestFront Office
Phas
e
START
Cek Rooms Availability
Reservation Request
Reservation Request
Tersedia ?
Input Data Reservasi
YSimpan Data
Reservasi dan Detail Reservasi
Reservation Payment
PaymentInput Data Payment
Payment
FINISHN
Cetak Reservation Invoice
Reservation InvoiceReservation Invoice Reservation Invoice
FINISH
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
DataPengguna
Reservasi
Detail Reservasi
Rooms
Company
ReservasiDetail
Reservasi
ReservasiDetail
ReservasiPayment
EA Type
Guest
Extra Accomodat
ion
Extra Accomodat
ion
Gambar 3.19 Alur Sistem Baru Reservasi
150
A.1.2 Alur Sistem Check In
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Reservasi yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.20.
Check In
GuestFront Office
Ph
ase
Reservation InvoiceReservation Invoice
Cek Expected Arrival
Check In ConfirmationInput Data Check In
Expected Arrival
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Gambar 3.20 Alur Sistem Check In
A.1.3 Alur Sistem Create Guest Folio
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem create guest
folio yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.21.
151
Create Guest Folio
Front OfficeP
has
e
Check Pending Guest Folio
Pending Guest Folio
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
Create Guest Folio
DataPengguna
Reservasi
Check In
Guest Folio
Gambar 3.21 Alur Sistem Create Guest Folio
A.1.4 Alur Sistem Add Detail Guest Folio
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Airport
Shuttleyang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.22.
Add Detail Guest Folio
Front Office
Phas
e
Check Pending Transaction
Pending Transaction
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
Add to Detail Guest Folio
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
FB Sales
AirportShuttleService
Laundry Service
SnackBar
Guest Folio
Detail Guest Folio
Gambar 3.22 Alur Sistem Add Detail Guest Folio
152
A.1.5 Alur Sistem Airport Shuttle
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Airport
Shuttleyang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Airport Shuttle Services
GuestFront Office
Ph
ase
Print Airport Shuttle Receipt
Menggunakan Airport Shuttle
Menggunakan Airport Shuttle
Pick UpService ?Input Pick up
ServicesInput Drop off
Services
Airport Shuttle Receipt
Airport Shuttle Receipt
FINISH
Airport Shuttle Receipt
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan Data Pick Up Services
Simpan Data Drop Off Services
DataPengguna
Service
AirportShuttleService
Service Type
Gambar 3.23 Alur Sistem Airport Shuttle Services
A.1.6 Alur Sistem Wake Up Call
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Wake Up Call
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.24.
153
Wake Up Call Services
GuestFront OfficeP
has
e
Input Wake Up Call Request
Wake Up Call Request
FINISH
Wake Up Call Request
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Cek Wake Up Call List
Wake up call List
Simpan DataWake Up Call
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Wake UpCall
Service
Gambar 3.24 Alur Sistem Wake Up Call
A.1.7 Alur Sistem Night Audit
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Night Audit
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.25.
154
Night Audit
Front Office
Phas
e
FINISH
Print In House Service Schedule
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N Y
Print Check In Report
Print Check Out Report
Print Reservation Report
Print Daily Guest in House Report
Print Daily Revenue Report
Print Daily Payment Report
Print Daily Room Sales Report
Print Daily Occupancy Report
Create Pending Guest Folio
Add Pending Bill List to Guest Folio
Check In Report
Check Out Report
Reservation Report
Daily Guest in House Report
In House Service Schedule
Daily Revenue Report
Daily Payment Report
Daily Room Sales Report
Daily Occupancy Report
1
1
DataPengguna
Check In
Reservasi
Guest Folio
DetailGuest Folio
DetailReservasi
FB Sales
Sales Type
AirportShuttleService
Snack Bar
LaundryService
AirportShuttleService
Wake UpCall
Service
BreakfastOrder
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Check Out
Reservasi
DetailReservasi
Payment
RoomsRoomsType
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Check Out
Gambar 3.25 Alur Sistem Night Audit
155
A.1.8 Alur Sistem Check Out
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Check Out yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.26.
Check Out
GuestFront Office
Ph
ase
Cek Expected Departure
Check out Confirmation
Expected Departure
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
Check Out
Check Out
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
Reservasi
DetailReservasi
Check Out
Overtime
Gambar 3.26 Alur Sistem Check Out
A.1.9 Alur Sistem Guest Folio Payment
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Room
Maintenance yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.27.
156
Guest Folio Payment
GuestFront OfficePh
ase
START
Simpan Data Payment
PaymentInput Data Payment
Payment
Print Payment Receipt
Reservation InvoicePayment Receipt
Payment Receipt
FINISH
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
DataPengguna
GuestFolio
DetailGuest Folio
Payment
Gambar 3.27 Alur Sistem Guest Folio Payment
A.1.10 Alur Sistem Guest Folio Settlement
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Room
Maintenance yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.28.
157
Guest Folio Settlement
GuestFront OfficeP
has
e
START
Settlement
Print Hotel BillReservation Invoice
Hotel Bill
Hotel Bill
FINISH
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Guest Folio List
Cek Guest Folio List
Data Pengguna
GuestFolio
DetailGuest Folio
Gambar 3.28 Alur Sistem Guest Folio Payment
A.2 Alur Sistem Baru Divisi Food & Beverage
Dalam perancangan alur sistem baru untuk Divisi Food & Beverage juga
dirancang dan disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang baru.
A.2.1 Alur Sistem Welcome Drink
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Welcome Drink
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.29.
158
Welcome / Evening Drink
GuestFood & BeveragePh
ase
FINISH
Cek Welcome / Evening Drink List
Welcome / Evening Drink
List
Welcome / Evening
Drink Request
Input WD/ED Request
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan DataWD/ED
Welcome / Evening
Drink Request
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Data FB
DataFB Type
Welcome /Evening
Drink
Gambar 3.29 Alur Sistem Welcome Drink
A.2.2 Alur Sistem Breakfast Order
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Breakfast Order
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.30.
159
Breakfast Order
GuestFood & BeverageP
has
e
Input Breakfast Order
Breakfast Order
Breakfast Order
FINISH
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan Data Breakfast Order
Cek Breakfast Order List
Breakfast Order List
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
Check In
FB
FB Type
FB BOMenu
BreakfastOrder
Gambar 3.30 Alur Sistem Breakfast Order
A.2.3 Alur Sistem Restaurant Sales
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Restaurant
Sales yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.31.
160
Restaurant Sales
GuestFood & BeverageP
has
e
Input Restaurant Sales
CetakRestaurant Sales
ReceiptRestaurant Bill
Restaurant Sales Receipt
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
YCaptain Order
Captain Order
Simpan Data Restauran Sales dan
Data Detail restaurant Sales
FINISH
Data Pengguna
Data SalesType
Data FB
DataFB Type
DataReservasi
Data DetailReservasi
DetailRestaurant
Sales
RestaurantSales
Gambar 3.31 Alur Sistem Restaurant Sales
A.2.4 Alur Sistem Drugstore Sales
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Drugstore Sales
yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat
pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.32.
161
Drugstore Sales
GuestFood & BeverageP
has
e
Input Drugstore Sales
CetakDrugstore Receipt
Restaurant BillDrugstore Receipt
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan Data Drugstore Sales dan
Data Detail Drugstore Sales
FINISH
Barang Yang dibeli
Barang Yang dibeli
DataPengguna
DataFB
DataReservasi
Data DetailReservasi
DetailDrugstore
Sales
DrugstoreSales
Gambar 3.32 Alur Sistem Drugstore Sales
A.2.5 Alur Sistem F&B Reporting
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem F&B audit yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.33.
162
FB Reporting
Food & BeverageP
has
e
Print Daily Welcome / Evening
Drink Report
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Print Breakfast Order List
Print Daily Restaurant
Transaction Report
Print Daily Restaurant Sales
Report
Print Daily Drugstore Sales
Report
Print Daily Drugstore
Transaction Report
Daily Welcome / Evening Drink
Report
Breakfast Order List
Daily Restaurant Transaction Report
Daily Restaurant Sales Report
Daily Drugstore Transaction Report
Daily Drugstore Sales Report
FINISH
DataPengguna
Welcome / Evening
Drink
BreakfastOrder
FB Sales
DetailFB Sales
Sales Type
FB Type
Gambar 3.33 Alur Sistem F&B Reporting
A.3 Alur Sistem Baru Divisi House Keeping
Dalam perancangan alur sistem baru untuk Divisi House Keeping juga
dirancang dan disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang baru.
163
A.3.1 Alur Sistem Laundry Services
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Laundry
Services yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang
terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.34.
Laundry Services
GuestHouse Keeping
Ph
ase
Input Laundry Services
Laundry Request
Laundry Request
Mencatat laundry
request pada laundry form
Captain OrderLaundry Form
Cetak Laundry Bill
Restaurant Bill
Laundry Service Receipt
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan Data Laundry Service dan Data Detail Laundry
Service
FINISH
DataPengguna
DataLaundry
DataReservasi
Data DetailReservasi
LaundryService
DetailLaundryService
Gambar 3.34 Alur Sistem Laundry Services
164
A.3.2 Alur Sistem Snack Bar
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Snack Bar yang
dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder yang terdapat pada
Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.35.
Snack Bar Sales
House Keeping
Ph
ase
Input Snack Bar Sales
Captain OrderCheck Out Form
Cetak Snack Bar Sales Receipt
Restaurant Bill
Snack Bar Sales Receipt
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Simpan Data Snack Bar Sales dan Data
Detail Snack Bar Sales
FINISH
DataPengguna
DataService
DataReservasi
Data DetailReservasi
DetailSnack Bar
Sales
Snack BarSales
Gambar 3.35 Alur Sistem Laundry Services
A.3.3 Alur Sistem HK Rooms Maintenance
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Rooms Status
Reporting yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.36.
165
HK Room Maintenance
House KeepingPh
ase
Check Room Status List
Room Status List
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
Edit Room Status
DataPengguna
RoomStatus
RoomMaintenance
Rooms
Reservasi
DetailReservasi
Check In
Check Out
Room Status
Rooms
Gambar 3.36 Alur Sistem Laundry Services
A.3.4 Alur Sistem Rooms Status Reporting
Berikut ini merupakan alur sistem detail untuk alur sistem Rooms Status
Reporting yang dirancang sesuai dengan proses bisnis berdasarkan stakeholder
yang terdapat pada Tabel 3.10. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.37.
166
HK Reporting
House KeepingPh
ase
Print Daily HK Rooms
Maintenance Report
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
FINISH
Print Daily Laundry Service Revenue
Report
Daily Laundry Service Revenue
Report
Check Room Status List
Daily Laundry Service Revenue
Report
Daily Laundry Service Revenue
Report
DataPengguna
LaundryService
DetailLaundryService
Snack BarSales
DetailSnack Bar
Sales
Room Maintenance
Room Status
Rooms
Gambar 3.37 Alur Sistem Laundry Services
A.4 Alur Sistem Baru Accounting
Dalam perancangan alur sistem baru untuk Divisi House Keeping juga
dirancang dan disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang baru. Berikut ini
adalah alur sistem Monthly Revenue Reporting.
167
Monthly Revenue Reporting
AccountingP
has
e
Print Monthly Accomodation
Report
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Print Monthly Airport Shuttle
Report
Print Monthly Restaurant Revenue
Report
Print Monthly Drugstore Revenue
Report
Print Daily Drugstore Sales
Report
Print Monthly Other Income Report
Daily Welcome / Evening Drink
Report
Breakfast Order List
Daily Restaurant Transaction Report
Daily Restaurant Sales Report
Daily Drugstore Transaction Report
Daily Drugstore Sales Report
FINISH
DataPengguna
Reservasi
DetailReservasi
AirportShuttleService
FB Sales
Detail FBSales
Sales Type
LaundrySales
Snack Bar
Gambar 3.38 Alur Sistem Monthly Revenue reporting
A.5 Alur Sistem Baru Operational Manager
Dalam perancangan alur sistem baru untuk Divisi House Keeping juga
dirancang dan disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang baru. Berikut ini
adalah alur sistem Managerial Reporting.
168
Manager Reporting
Operational ManagerP
has
e
Print Annual Occupancy Report
START
Otentifikasi Login Berhasil ?
N
Y
Print Annual Revenue Report
Annual Occupancy Report
Annual Revenue Report
FINISH
DataPengguna
Check In
Check Out
DetailReservasi
FB Sales
Laundry Service
Reservasi
AirportShuttleService
Sales Type
Snack BarSales
Gambar 3.39 Alur Sistem Managerial Reporting
3.3.3 Context Diagram
Berikut ini adalah desain context diagram untuk perangkat lunak yang
akan dikerjakan. Disini dapat terlihat bahwa sistem memiliki empat pengguna yang
nantinya akan berinteraksi dengian sistem, hal tersebut disesuaikan dengan
stakeholder yang sudah diketahui pada tahap analisis. Lebih lengkapnya dapat
dilihat pada Gambar 3.34.
Print Daily Payment Report Request
Check Rooms Availabil ity
Annual Reven ue Rep ort
Annual Occupancy Report
P rint Annual Revenu e Repo rt
P rint Annual Occupancy Re port
Monthly Hotel Revenue Summary Report
Monthly Other Income Report
Monthly Drugs tore Sa les Re venue Report
Monthly Resta urant Sales Revenue Report
Monthly Airport Shutt le Revenue Report
Monthly Accom odation Reve nue Report
P rint Monthly Hotel Revenue Summary Re port
P rint Monthly Other In come Report
P rint Monthly Drugsto re Sale s Revenue Report
P rint Monthly Restau rant Sa les Re port
P rint Monthly A riport Shuttle Revenue Report
P rint Monthly Accom odation Reven ue Rep ort
Daily HK Room Main tenance Report
Data Room Status List
Snack Bar Receipt
Notifika si Data Snac k Bar Sales Saved
Laundry Servic e Rec eipt
Notifika si Data Laundry Service Saved
Print Daily HK Room Mainte nance Report
P rint Daily Snack Ba r Sales Report
P rint Daily Lau ndry Service Revenu e Repo rt
Input Data Room Maintenan ce
Check Room S tatus List
P rint Snack Bar Sales Receipt
Input Snack Bar Sale s
Print Laundry Service Recei pt Req uest
Input Data Lau ndry Service
Daily L aundry Service Reven ue Re port
Daily Snack Bar Sale s Repo rt
Notifika si Data Room Mainte nance Saved
Print Daily Drugstore Sales Report
P rint Daily Drugstore Transa ction Report
P rint Daily Restauran t Sales Repo rt
P rint Daily Restauran t Trans action Report
P rint B reakfas t Order List
P rint Daily W elcome Evening Drink Report
P rint Drugstore Sales Receipt
Input Data Drugstore Sales
Print Restaurant Sales Receipt
Input Data Restauran t Sales
Input Data B reakfast Order
Check Data Guest Lo g BO
Input Data W elcome Evening Drink Service
Check Data Guest Lo g WED
Daily Drugstore Tran saction Report
Daily Drugstore Sale s Repo rt
Daily Restaura nt Sal es Rep ort
Daily Restaura nt Tra nsaction Report
B reakfa st Orde r List
Daily W elcom e Evening Drink Rep ort
Drugstore Sales Receipt
Notif Data Dru gstore Sales Saved
Restaurant Sales Receipt
Notif Data Res taurant Sales Saved
Notifika si Data Breakfast Order T ersimpan
Data Guest Log BO
Notifika si Data WE Drink Service Saved
Data Guest Log W ED
Hotel B il l
Notifika si Sett lement Success
Guest Folio Li st Sett lement
Payme nt Rece ipt
Notifika si Gue st Folio Paym ent Su ccess
Check Guest Folio List Paym ent
Check Guest Folio List Settlement
Guest Folio Li st Payment
Notifika si Che ck Out Success
Input NA Data Detail Guest Folio
Input NA Data Guest Folio
P rint Hotel Bil l Requ est
P rint Payment Invoic e Requ est
Check Data Expected Departure
Print Reservat ion Invoice
Check Pendin g Gues t Folio
Check Pendin g Tran saction
Expected Dep arture List
Daily Occupan cy Report
Settlement B ill
Daily Room Sales Report
Daily Payment Report
Daily Revenue Report
Daily Guest In House Report
Reservation Report
Check Out Report
Check In Repo rt
In House Service Sc hedule
Notifika si NA Data Detail Gu est Folio Saved
Notifika si NA Data Guest Folio Saved
Notifika si Data Wake Up Ca ll Service Saved
A irport Shuttle Receipt
Notifika si Data Airpo rt Shutt le Service Saved
Notifika si Data Detai l Guest Folio Saved
Data Pending T ransaction
Notifika si Gue st Folio Created
Data Pending Guest Folio
Notifika si Che ck In Success
Expected Arrival List
Reservation Invoice
Notifika si Data Rese rvation Payment Success
Notifika si Data Rese rvasi T ersimp an
Data Rooms Availab le
Input Data Payment
Input Data Check Ou t
P rint Daily Occupanc y Report Request
P rint Daily Room Sales Report Request
P rint Daily Revenue Report Request
P rint Daily Guest in House Report Reques t
P rint Reservat ion Re port Re quest
P rint Check Out Report Request
P rint Check In Report Reque st
P rint in House Servic e Sche dule Request
Input Data W ake Up Call
Input Data A irport Shuttle Service
Input Data Detail Guest Foli o
Input Data Guest Fol io
Input Data Check In
Check In Requ est
Input Data Payment Reserva si
Input Data Reservasi
0
S istem Inform asi Ad ministrasi Perhotelan
+
Front Office
Food & Bevera ge
Operational
Manager
Accounting
House Keeping
Gambar 3.40 Context Diagram
3.3.4 HIPO
Hirarki Input Proses Output (HIPO) berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang
berbasis pada fungsi. Tujuan agar HIPO tersebut dapat memberikan informasi tentang fungsi-fungsi yang ada dalam sistem tersebut. HIPO
menggambarkan hirarki proses-proses yang ada dalam Data Flow Diagram.
Sistem Informasi Administrasi Perhotelan
Melakukan Pencatatan
AdministrasiFront Office
Melakukan Pencatatan
Administrasi Food and Baverages
Melakukan Pencatatan
Administrasi House Keeping
Melakukan Pencetakan Laporan
Manajerial
Melakukan Pencetakan Laporan
Accounting
Gambar 3.41 Diagram HIPO Level 0
Melakukan Pencatatan
Administrasi Front office
Reservation Check InCreate Guest
FolioAdd Detail Guest Folio
Airport Shuttle Service
Wake Up Call Service
Night Audit Check OutGuest Folio
PaymentGuest Folio Settlement
Cek Rooms Availability
Menginputkan Data Reservasi
Reservation Payment
Print Reservation
Invoice
Checking Expected Arrival
List
Menginputkan Data Check In
Show Data Pending Guest
Folio
Create Guest Folio
Show Data Pending
Transaction
Add Detail Guest Folio
Input Airport Shuttle Service
Print Airport Shuttle Service
Input Wake Up Call Service
Input Pending Guest Folio
Input Pending Bill List
Print In House Service
Schedule
Print Check In Report
Print Check Out Report
Print Reservation
Report
Print Daily Guest In House Report
Print Daily Revenue Report
Print Daily Payment Report
Print Daily Room Sales
Report
Print Daily Occupancy
Report
Check Expected Departure List
Check Out Confirmation
Input Payment
Print Payment Receipt
Settlement
Print Hotel Bill
Gambar 3.42 Diagram HIPO Administrasi Front Office
172
Melakukan Pencatatan
Administrasi Food and Baverages
Welcome / Evening Drink
ServiceBreakfast Order Restaurant Sales Drugstore Sales FB Reporting
Check Welcome /
Evening Drink Order List
Input Welcome Drink
Check Breakfast Order List
Input Breakfast Order
Restaurant Sales
Print Restaurant Sales Receipt
Drugstore SalesPrint Daily Welcome/
Evening Drink
Print Breakfast Order List
Print Daily Drugstore
Transaction Report
Print Daily Drugstore
Receipt
Print Drugstore Receipt
Print Daily Restaurant Sales
Report
Gambar 3.43 Diagram HIPO Administrasi Food & Beverage
173
Melakukan Pencatatan
Administrasi House Keeping
Snack Bar SalesHK Rooms
MaintenanceHK ReportingLaundry Service
Input Laundry Service
Snack Bar Sales
Print Snack Bar Sales
Print Laundry Service Receipt
Room Status List
Change Room Status
Print Daily Laundry Service Revenue Report
Print Daily Snack Bar Sales Report
Print Daily HK Room
Maintenance Report
Gambar 3.44 Diagram HIPO Administrasi House Keeping
174
Sistem Informasi Administrasi Perhotelan
Melakukan Pencetakan Laporan
Accounting
Monthly Revenue Reporting
Print Monthly Accomodation
Revenue Report
Print Monthly Airport Shuttle
Revenue Report
Print Monthly Drugstore Sales Revenue Report
Print Monthly Restaurant Sales Revenue Report
Print Monthly Other Income Report
Print Monthly Hotel Revenue Summary
Report
Gambar 3.45 Diagram HIPO Accounting
175
Sistem Informasi Administrasi Perhotelan
Melakukan Pencetakan Laporan
Accounting
Melakukan Pencetakan Laporan
Manajerial
Monthly Revenue Reporting
Managerial Reporting
Print Annual Occupancy Report
Print Annual Revenue Report
Gambar 3.46 Diagram HIPO Operational Manager
3.3.5 Data Flow Diagram
Proses yang terdapat pada Data Flow Diagram digambarkan sesuai
dengan alur sistem baru masing-masing stakeholder. Pada data flow diagram ini
akan dijelaskan secara detail mengenai sistem informasi administrasi perhotelan.
Data Flow Diagram (DFD) untuk sistem yang sedang dikembangkan telah
didefinisikan menjadi sub sistem Level 0 yang terdiri dari 5(lima) fungsional
berdasarkan stakeholder yaitu: administrasi front office, administrasi food &
beverage, administrasi house keeping, accounting reporting, dan managerial
reporting. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.47
.
Get Data Payment
Get Data Transaction
Get Data Overtime
Get Data Payment
Get Data Airport Shuttle
Save Data Payment2
Get Data Detail Snack BarGet Data Snack BarGet Data Detail LaundryGet Data Laundry
Get Data Airport Shuttle Revenue
Get Data Sales Type
Get Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Get Data Sales Type
Get Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Get Data Other Income
Get Data Drugstore Revenue
Get Data Restaurant Revenue
Get Data Accomodation
Get Data Overtime
Get Data Extra AccomodationGet Data Detail ReservationGet Data Reservation
Get Data Service Type
Get Data Service
Save Data Rooms
Get data Detail Snack Bar
Get Data Snack Bar
Get Data Detail Laundry
Get Data Laundry
Get Data Guest
Get Data Rooms
Get Data Detail ReservationGet Data Reservation
Get Data SnackBar Sales Guest Log
Get Data Restaurant Sales Guest Log
Get Data Drugstore Sales Guest Log
Get Data WED Guest Log
Get Data Rooms
Get Data Rooms
Get Data Rooms
Get Data Detail Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Drugstore SalesGet Data Detail Restaurant Sales
Get Data Drugstore SalesGet Data Restaurant Sales
Get Data Detail WE Drink
Get Data WE Drink
Get Data Detail Breakfast
Get Data Breakfast
Get Data FBGet Data FB
Get Data FB
Get Data FB TypeGet Data FB TypeGet Data FB Type
Get Data Detail FB SalesSave Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Save Data FB Sales
Get Data Sales Type
Get Data FB
Get Data FB Type
Get Data Extra Accomodation
Get Data Company
Get Data Guest
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Rooms
Get Data Rooms Type
Save Data Detail Guest Folio
Get Data Detail Guest Folio
Get Data Guest Folio
Save Data Guest Folio
Save Data Detail Guest Folio
Get Data Guest Folio
Get Data Check Out
Get Data Check In
Get Data Airport Shuttle
Save Data Detail Guest Folio
Save Data Guest Folio
Get Data Detail Guest Folio
Get Data Guest Folio
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Print Daily Payment Report Request
Get Data Occupancy OM
Get Data Check Out
Get Data Check In
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Revenue OM
Get Data Sales Type
Get Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Get Data Overtime
Get Data Airport Shuttle Service
Get Data Extra Accomodation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Laundry
Get Data Snack Bar
Get Data Laundry Guest Log
Get Data Rooms
Get Data Guest
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Monthly Hotel Revenue
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Airport Shuttle
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Rooms Log
Get Data Rooms
Get Data Rooms Status
Get Data Rooms Type
Get Data Sales Type
Get Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Get Data Detail Snack Bar
Get Data Snack Bar
Get Data Detail Laundry
Get Data Laundry
Get Data Detail Reservation
Get Data Extra Accomodation
Get Data Overtime
Get Data DGF From FB
Get Data Detail FB Sales
Get Data FB Sales
Get Data Breakfast Guest Log
Get Data Guest
Get Data Rooms
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data DGF From HK Transaction
Get Data Detail Snack Bar FO
Get Data Snack Bar FO
Get Data Detail Laundry FO
Get Data Laundry FO
Get Data Room Maintenance
Save Data Room Maintenance
Get Data Detail Snack Bar
Save Data Detail Snack Bar
Get Data Snack Bar
Save Data Snack Bar
Get Data Detail Laundry
Save Data Detail Laundry
Get Data Laundry
Save Data Laundry
Get Data Service
Get Data Service Type
Get Data Service Type
Get Data Service
Get Data Detail FB Sales
Save Data Detail FB Sales
Save Data FB Sales
Get Data FB Sales
Save Data Detail WE Drink
Get Data Detail WE Drink
Get Data WE Drink
Save Data WE Drink
Get Data Detail Breakfast
Save Data Detail Breakfast
Get Data Breakfast
Save Data Breakfast
Get Data Breakfast menu
Get Data Sales Type
Get Data FB
Get Data FB Type
Get Data Extra Accomodation
Save Data Extra Accomodation
Get Data Detail Reservation
Simpan Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Simpan Data Reservation
Get Data Company
Get Data GuestGet Data Rooms
Get Data Retur Payment
Simpan Data Retur Payment
Get Data Overtime
Simpan Data Overtime
Get Data Detail Guest Folio
Save Data Detail Guest Folio
Get Data Guest Folio
Save Data Guest Folio
Get Data Payment
Save Data Payment
Get Data Airport Shuttle
Save Data Airport Shuttle
Get Data Wake Up Call
Save Data Wake Up Call
Save Data Check Out
Get Data Check Out
Save Data Check In
Get Data Check In
Get Data Extra Accomodation Type
Get Data Room Status
Get Data Rooms Type
Annual Occupancy Report
Annual Revenue Report
Print Annual Occupancy Report
Print Annual Revenue Report
Monthly Accomodation Revenue Report
Monthly Airport Shuttle Revenue Report
Monthly Restaurant Sales Revenue Report
Monthly Drugstore Sales Revenue Report
Monthly Hotel Revenue Summary Report
Monthly Other Income Report
Print Monthly Accomodation Revenue Report
Print Monthly Ariport Shuttle Revenue Report
Print Monthly Restaurant Sales Report
Print Monthly Drugstore Sales Revenue Report
Print Monthly Other Income Report
Print Monthly Hotel Revenue Summary Report
Daily Snack Bar Sales Report
Daily HK Room Maintenance Report
Daily Laundry Service Revenue Report
Notifikasi Data Room Maintenance Saved
Snack Bar Receipt
Notifikasi Data Snack Bar Sales Saved
Notifikasi Data Laundry Service Saved
Data Room Status List
Laundry Service Receipt
Print Daily Snack Bar Sales Report
Print Daily HK Room Maintenance Report
Print Daily Laundry Service Revenue Report
Input Data Room Maintenance
Check Room Status List
Print Snack Bar Sales Receipt
Input Snack Bar Sales
Print Laundry Service Receipt Request
Input Data Laundry Service
Daily Drugstore Sales Report
Daily Drugstore Transaction Report
Daily Restaurant Sales Report
Daily Restaurant Transaction Report
Daily Welcome Evening Drink Report
Breakfast Order List
Drugstore Sales Receipt
Notif Data Drugstore Sales Saved
Restaurant Sales Receipt
Notif Data Restaurant Sales Saved
Notifikasi Data Breakfast Order Tersimpan
Data Guest Log BO
Notifikasi Data WE Drink Service Saved
Data Guest Log WED
Print Daily Drugstore Transaction Report
Print Daily Drugstore Sales Report
Print Daily Restaurant Sales Report
Print Daily Restaurant Transaction Report
Print Drugstore Sales Receipt
Print Breakfast Order List
Print Daily Welcome Evening Drink Report
Check Data Guest Log BO
Input Data Breakfast Order
Input Data Drugstore Sales
Print Restaurant Sales Receipt
Input Data Restaurant Sales
Input Data Welcome Evening Drink Service
Check Data Guest Log WED
Hotel Bill
Notifikasi Settlement Success
Guest Folio List Settlement
Payment Receipt
Notifikasi Guest Folio Payment Success
Guest Folio List Payment
Notifikasi Check Out Success
Expected Departure List
Daily Occupancy Report
Daily Room Sales Report
Daily Payment Report
Daily Revenue Report
Daily Guest In House Report
Reservation Report
Check Out Report
Check In Report
In House Service Schedule
Notifikasi NA Data Detail Guest Folio Saved
Notifikasi NA Data Guest Folio Saved
Notifikasi Data Wake Up Call Service Saved
Airport Shuttle Receipt
Notifikasi Data Airport Shuttle Service Saved
Data Pending Transaction
Notifikasi Guest Folio Created
Notifikasi Data Detail Guest Folio Saved
Data Pending Guest Folio
Notifikasi Check In Success
Expected Arrival List
Reservation Invoice
Notifikasi Data Reservation Payment Success
Notifikasi Data Reservasi Tersimpan
Data Rooms Available
Check Guest Folio List Settlement
Print Payment Invoice Request
Print Hotel Bill Request
Settlement Bill
Input Data Payment
Check Guest Folio List Payment
Input Data Check Out
Check Data Expected Departure
Input NA Data Guest Folio
Input NA Data Detail Guest Folio
Print Daily Occupancy Report Request
Print Daily Room Sales Report Request
Print Daily Revenue Report Request
Print Daily Guest in House Report Request
Print Reservation Report Request
Print Check Out Report Request
Print Check In Report Request
Print in House Service Schedule Request
Input Data Wake Up Call
Input Data Airport Shuttle Service
Input Data Detail Guest Folio
Check Pending Transaction
Input Data Guest Folio
Check Pending Guest Folio
Input Data Check In
Check In Request
Print Reservation Invoice
Input Data Payment Reservasi
Input Data Reservasi
Check Rooms Availability
Front Office
Food & Beverage
House Keeping
Accounting
Operational
Manager
1
Proses Administrasi Front Office
+
2
Proses Administrasi Food Beverage
+
3
Proses Administrasi House
Keeping
+
4
Proses Reporting
Accounting
+
5
Proses Reporting
Managerial
+
1 Rooms Type
2 Rooms Status
3 Rooms
4 Reservation
5Detail
Reservation
7 Extra Accomodation
9 Company
10 Check In
11 Check Out
12 Payment
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
15 Airport Shuttle
16 Wake Up Call
17 FB Type
6 Guest
18 FB
19 Sales Type
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
22 Breakfast
23 Detail Breakfast
24 WE Drink
25 Detail WE Drink
8 Extra Accomodation Type
27 Service Type
28 Service 29 Laundry
30 Detail Laundry
31 Room Maintenance
32 Overtime
33 Retur Payment
34 Snack Bar
35 Detail Snack Bar
36 Breakfast Menu
Gambar 3.47 DFD Level 0
177
Dari DFD Level 0 tersebut akan dilakukan proses decompose menjadi DFD level 1 administrasi front office, administrasi food &
beverage, administrasi house keeping, accounting monthly reporting, dan managerial reporting. Berikut ini adalah DFD level 0 dari ke 5
fungsi berdasarkan stakeholder tersebut.
Gambar 3.48 DFD Level 1 Proses Administrasi Front Office
[Get Data Payment]
[Get Data Transaction]
[Save Data Payment2]
[Get Data Overtime]
[Get Data Retur Payment]
[Get Data Extra Accomodation]
[Get Data Company]
[Get Data Guest]
[Get Data Rooms Type]
[Get Data Rooms]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Guest Folio]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Get Data Detail Guest Folio]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Guest Folio]
[Get Data Detail Guest Folio]
[Get Data Guest Folio]
[Get Data Check Out]
[Get Data Check In]
[Get Data Wake Up Call]
[Get Data Airport Shuttle]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Guest Folio]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Guest Folio]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Detail Reservation]
[Save Data Wake Up Call]
[Get Data Reservation]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Guest Folio]
[Get Data DGF From FB]
[Get Data DGF From HK Transaction]
[Get Data Service]
[Get Data Service Type]
[Get Data Check Out]
[Save Data Check Out]
[Simpan Data Overtime]
[Get Data Check In]
[Get Data Detail Guest Folio]
[Get Data Airport Shuttle][Save Data Airport Shut tle]
[Simpan Data Retur Payment]
[Get Data Payment]
[Save Data Payment]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Guest Folio]
[Save Data Check In]
[Get Data Extra Accomodation]
[Save Data Extra Accomodation]
[Get Data Detail Reservation]
[Simpan Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Simpan Data Reservation]
[Get Data Extra Accomodation Type]
[Get Data Company]
[Get Data Guest]
[Get Data Rooms]
[Get Data Room Status]
[Get Data Rooms Type]
[Check Guest Folio List Payment ]
[Daily Room Sales Report]
[In House Service Schedule]
[Daily Payment Report]
[Daily Revenue Report]
[Daily Occupancy Report]
[Check Out Report ]
[Daily Guest In House Report]
[Reservat ion Report]
[Check In Report]
[Notif ikasi NA Data Detail Guest Folio Saved]
[Notif ikasi NA Data Guest Folio Saved]
[Print Daily Occupancy Report Request]
[Print Daily Payment Report Request]
[Print Daily Room Sales Report Request]
[Print Daily Revenue Report Request]
[Print Daily Guest in House Report Request]
[Print Reservation Report Request]
[Print Check Out Report Request ]
[Print Check In Report Request]
[Print in House Service Schedule Request]
[Input NA Data Detail Guest Folio]
[Input NA Data Guest Folio]
[Notif ikasi Data Wake Up Call Service Saved]
[Input Data Wake Up Call]
[Airport Shuttle Receipt]
[Notif ikasi Data Airport Shuttle Service Saved]
[Input Data Airport Shut tle Service]
[Notif ikasi Data Detail Guest Folio Saved]
[Data Pending Transaction]
[Input Data Detail Guest Folio]
[Check Pending Transaction]
[Notif ikasi Guest Folio Created]
[Data Pending Guest Folio]
[Input Data Guest Folio]
[Check Pending Guest Folio]
[Hotel Bill]
[Notif ikasi Sett lement Success]
[Guest Folio List Settlement]
[Print Hotel Bill Request]
[Settlement Bill]
[Check Guest Folio List Settlement]
[Notif ikasi Check Out Success]
[Expected Departure List]
[Input Data Check Out]
[Check Data Expected Departure]
[Notif ikasi Guest Folio Payment Success]
[Input Data Payment]
[Print Payment Invoice Request]
[Guest Folio List Payment]
[Payment Receipt]
[Expected Arrival List]
[Notif ikasi Check In Success]
[Input Data Check In]
[Check In Request]
[Reservat ion Invoice]
[Notif ikasi Data Reservation Payment Success]
[Notif ikasi Data Reservasi Tersimpan]
[Input Data Payment Reservasi]
[Data Rooms Available]
[Print Reservation Invoice]
[Input Data Reservasi]
[Check Rooms Availability]
Front Off ice
1 Rooms Type
2 Rooms Status
8 Extra Accomodation Type
10 Check In
10 Check In
11 Check Out
11 Check Out
16 Wake Up Call
16 Wake Up Call
15 Airport Shuttle
15 Airport Shuttle
12 Payment
12 Payment
13 Guest Folio
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
14Detail Guest
Folio
32 Overtime
32 Overtime
33 Retur Payment
33 Retur Payment
3 Rooms
6 Guest
9 Company
4 Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
5Detail
Reservation
7 Extra Accomodation
7 Extra Accomodation
27 Service Type
28 Service
SpMg_667
SpMg_673
1.1
Reservation
+
1.2
Check In
+
1.3
Create Guest Folio
+
1.4
Add Detail Guest
Folio
+
1.5
Airport Shuttle Service
+
1.6
Wake Up Call Service
1.7
Night Audit
+
1.8
Check Out
+
1.9
Guest Folio Payment
+
1.10
Guest Folio Settlement
+
4 Reservation
5Detail
Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
4 Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
15 Airport Shuttle
10 Check In
11 Check Out
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
13 Guest Folio
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
14Detail Guest
Folio
1 Rooms Type
3 Rooms
4 Reservation
5Detail
Reservation
6 Guest
9 Company
7 Extra Accomodation
12 Payment
SpMg_2983
12 Payment
178
Gambar 3.49 DFD Level 1 Proses Administrasi Food & Beverage
[Get Da ta Restaurant Sales Guest Log]
[Get Da ta WED Guest Log]
[Get Da ta Drugstore Sales Guest L og]
[Get Da ta Breakfast Guest Log]
[Get Da ta Detail Drug store Sales]
[Get Da ta Drugstore Sales]
[Get Da ta Detail Restaurant Sales]
[Get Da ta Restaurant Sales]
[Get Da ta Detail WE Drink]
[Get Da ta WE Drink]
[Get Da ta Breakfast]
[Get Da ta Detail Brea kfast]
[Get Da ta FB]
[Get Da ta FB Type]
[Get Da ta FB]
[Get Da ta FB Type]
[Get Da ta FB Type]
[Get Da ta FB]
[Get Da ta Detail Brea kfast]
[Save Data Detail Breakfast]
[Get Da ta Breakfast]
[Save Data Breakfast ]
[Get Da ta Breakfast m enu]
[Get Da ta Detail WE Drink]
[Save Data Detail WE Drink]
[Get Da ta WE Drink]
[Save Data WE Drink]
[Save Data Detail FB Sales]
[Get Da ta FB Sales]
[Get Da ta Detail FB Sales]
[Save Data FB Sales]
[Get Da ta Sales Type ]
[Get Da ta FB]
[Get Da ta FB Type]
[Get Da ta FB Sales]
[Get Da ta Detail FB Sales]
[Save Data Detail FB Sales]
[Save Data FB Sales]
[Get Da ta Sales Type ]
[Get Da ta FB Type]
[Get Da ta FB]
[Print Daily Welcome Evening Drin k Report]
[Daily Drugstore Tran saction Repo rt]
[Daily Drugstore Sale s Report]
[Daily Restaurant Sa les Report]
[Daily Restaurant Tra nsaction Rep ort]
[Breakfast Order List]
[Daily Welcome Even ing Drink Rep ort]
[Print Daily Drugstore Sales Report ]
[Print Daily Drugstore Transaction Report]
[Print Daily Restaura nt Sales Repo rt]
[Print Daily Restaura nt Transaction Report]
[Print B reakfast Orde r List]
[Notif Data Drugstore Sales Saved]
[Drugstore Sales Receipt]
[Print Drugstore Sale s Receipt]
[Input Data Drugstore Sales]
[Restau rant Sales Re ceipt]
[Notif Data Restauran t Sales Saved ]
[Print Restaurant Sal es Receipt]
[Input Data Restaura nt Sales]
[Notifikasi Data Breakfast Order Te rsimpan]
[Data Guest Log BO]
[Input Data Breakfast Order]
[Check Data Guest Lo g BO]
[Notifikasi Data WE Drink Service Saved]
[Data Guest Log WED]
[Input Data Welcome Evening Drin k Service]
[Check Data Guest Lo g WED]
Food & Beverage
17 FB Typ e
18 FB
19 Sales T ype
36 Breakfa st Menu
22 Breakfa st
22 Breakfa st
23 Detail B reakfast
23 Detail B reakfast
24 WE Dri nk
24 WE Dri nk
25 Detail WE Drink
25 Detail WE Drink
20 FB Sal es20 FB Sal es
21 Detail FB Sales21 Detail FB Sales
SpMg_ 674
2.1
Welcom e Evening Drink
+
2.2
Breakfa st Order
+
2.3
Restau rant Sales
+
2.4
Drugsto re Sales
+
2.5
FB Rep orting
+
17 FB Typ e
18 FB
19 Sales T ype
20 FB Sal es
20 FB Sal es
21 Detail FB Sales
21 Detail FB Sales
17 FB Typ e
17 FB Typ e
17 FB Typ e
18 FB
18 FB
18 FB
22 Breakfa st
23 Detail B reakfast
24 WE Dri nk
25 Detail WE Drink
20 FB Sal es
20 FB Sal es
21 Detail FB Sales
21 Detail FB Sales
SpMg_ 2868
SpMg_ 2869
SpMg_ 2870
179
Gambar 3.50 DFD Level 1 Proses Administrasi House Keeping
[Get Data Service Type]
[Get Data Service]
[Save Data Rooms]
[Get Data Room Maintenance]
[Get data Detail Snack Bar]
[Get Data Snack Bar]
[Get Data Laundry]
[Get Data Detail Laundry]
[Get Data Service]
[Get Data Service Type]
[Get Data Detail Snack Bar]
[Save Data Detail Snack Bar]
[Get Data Snack Bar]
[Save Data Snack Bar]
[Get Data SnackBar Sales Guest Log]
[Get Data Detail Laundry]
[Save Data Detail Laundry]
[Get Data Laundry]
[Save Data Laundry]
[Get Data Laundry Guest Log]
[Save Data Room Maintenance]
[Get Data Rooms Log]
[Notifikasi Data Room Maintenance Saved]
[Data Room Status List]
[Input Data Room Maintenance]
[Check Room Status List]
[Laundry Service Receipt]
[Notifikasi Data Laundry Service Saved]
[Print Laundry Service Receipt Request]
[Input Data Laundry Service]
[Input Snack Bar Sales]
[Print Snack Bar Sales Receipt]
[Snack Bar Receipt]
[Notifikasi Data Snack Bar Sales Saved]
[Print Daily Laundry Service Revenue Report]
[Print Daily Snack Bar Sales Report]
[Print Daily HK Room Maintenance Report]
[Daily Snack Bar Sales Report]
[Daily Laundry Service Revenue Report]
[Daily HK Room Maintenance Report]
House Keeping
28 Service
27 Service Type
29 Laundry
29 Laundry
30 Detail Laundry
30 Detail Laundry
34 Snack Bar
34 Snack Bar
35 Detail Snack Bar
35 Detail Snack Bar
31 Room Maintenance
31 Room Maintenance
SpMg_1013
SpMg_1025
3.1
Laundry Service
+
3.2
SnackBar Sales
+
3.3
HK Rooms
Maintenance
+
3.4
HK Reporting
+
SpMg_2890
29 Laundry
30 Detail Laundry
34 Snack Bar
35 Detail Snack Bar
3 Rooms
28 Service
27 Service Type
180
Gambar 3.51 DFD Level 1 Proses Accounting Monthly Reporting
Gambar 3.52 DFD Level 1 Proses Managerial Reporting
Dari ke 5(lima) gambar tersebut dapat diketahui bahwa proses administrasi
front office, proses administrasi food & beverage, dan proses administrasi house
keeping dapat dilakukan decompose lagi menjadi DFD level 2. Berikut ini adalah
beberapa gambar DFD level 2 yang telah dilakukan decompose berdasarkan ke
3(tiga) proses tersebut.
[Get Data Drugstore Revenue]
[Get Data Restaurant Revenue]
[Get Data Accom odation]
[Get Data Other Income]
[Get Data Airport Shuttle Revenue]
[Get Data Monthly Hotel Revenue]
[Monthly Accom odation Revenue Report]
[Monthly Restaurant Sales Revenue Report]
[Print Monthly Restaurant Sales Report]
[Monthly Drugstore Sales Revenue Report]
[Print Monthly Drugstore Sales Revenue Report]
[Monthly Airport Shuttle Revenue Report]
[Print Monthly Ariport Shuttle Revenue Report]
[Print Monthly Other Income Report]
[Monthly Other Income Report]
[Monthly Hotel Revenue Summ ary Report]
[Print Monthly Hotel Revenue Summary Report]
Accounting
SpMg_675
4.1
Print Monthly
Accom odation
Revenue Report
4.2
Print Monthly
Restaurant Sales
Revenue Report
4.3
Print Monthly
Drugstore Sales
Revenue Report
4.4
Print Monthly
Airport Shuttle
Revenue Report
4.5
Print Monthly
Other Income
Report
4.6
Print Hotel
Revenue
Summ ary Report
SpMg_2915
SpMg_2916
SpMg_2917
SpMg_2919
15 Airport Shuttle
[Get Data Revenue OM]
[Get Data Occupancy OM]
[Annual Revenue Report]
[Print Annual Revenue Report]
[Annual Occupancy Report]
[Print Annual Occupancy Report]
Operational
Manager
SpMg_1031
SpMg_1044
5.1
Print Annual
Occupancy Report
5.2
Print Annual
Revenue Report
181
Gambar 3.53 DFD Level 2 Reservation
Gambar 3.54 DFD Level 2 Check In
Gambar 3.55 DFD Level 2 Create Guest Folio
[Save Data Paym ent2]
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
[Simpan Data Detail Reservation]
[Get Data Extra Accomodation Type]
[Simpan Data Reservation]
[Get Data Company]
[Get Data Rooms]
[Get Data Guest]
[Get Data Room Status]
[Get Data Rooms Type]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Print Reservation Invoice]
[Reservation Invoice]
[Notifikasi Data Reservation Payment Success]
[Input Data Paym ent Reservasi]
[Notifikasi Data Reservasi Tersimpan]
[Input Data Reservasi]
[Data Rooms Available]
[Check Rooms Availability]
Front Office
1 Rooms Type
2 Rooms Status
8 Extra Accomodation Type
3 Rooms
6 Guest
9 Company
4 Reservation
4 Reservation
5Detail
Reservation
5Detail
Reservation
1.1.1
Cek Rooms
Availaility
1.1.2
Input Data
Reservasi
1.1.3
Reservation
Paym ent
1.1.4
Reservation
Invoice
12 Paym ent
[Get Data Check In]
[Save Data Check In]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Notifikasi Check In Success]
[Expected Arrival List]
[Input Data Check In]
[Check In Request]
Front Office
10 Check In
10 Check In
4 Reservation
5Detail
Reservation
1.2.1
Checking
Expected
Arrival
1.2.2
Input Data
Check In
[Save Data Guest Folio]
[Get Data Reservation]
[Get Data Guest Folio]
[Notifikasi Guest Folio Created]
[Input Data Guest Folio]
[Data Pending Guest Folio]
[Check Pending Guest Folio]
Front Office
13 Guest Folio
13 Guest Folio
4 Reservation1.3.1
Show Data
Pending Guest
Folio
1.3.2
Create New
Guest Folio
182
Gambar 3.56 DFD Level 2 Proses Add Detail Guest Folio
Gambar 3.57 DFD Level 2 Proses Airport Shuttle Services
[Save Data Detail Guest Folio]
[Get Data Detail Guest Folio]
[Get Data Guest Folio]
[Get Data Transaction]
[Get Data DGF From FB]
[Get Data DGF From HK Transaction]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Input Data Detail Guest Folio]
[Data Pending Transaction]
[Check Pending Transaction]
Front Office
14Detail Guest
Folio
14Detail Guest
Folio
SpMg_667
SpMg_673
5Detail
Reservation
4 Reservation
13 Guest Folio
SpMg_2983
1.4.1
Show Data
Pending
Transaction
1.4.2
Add New
Detail Guest
Folio
[Get Data Reservation]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Service]
[Get Data Service Type]
[Get Data Airport Shuttle]
[Save Data Airport Shuttle]
[Airport Shuttle Receipt]
[Notifikasi Data Airport Shuttle Service Saved]
[Input Data Airport Shuttle Service]
Front Office
15 Airport Shuttle
15 Airport Shuttle
27 Service Type
28 Service
5Detail
Reservation
4 Reservation
1.5.1
Input Airport
Shuttle Service
1.5.2
Print Airport
Shuttle Receipt
183
Gambar 3.58 DFD Level 2 Proses Night Audit
Gambar 3.59 DFD Level 2 Proses Check Out
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
Get Data Detail Reservation
Get Data Reservation
[Get Data Payment]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Get Data Retur Payment]
[Get Data Company]
[Get Data Guest]
[Get Data Overtime]
[Get Data Extra Accomodation]
[Get Data Check Out]
[Get Data Check In]
[Get Data Wake Up Call]
[Get Data Airport Shuttle]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Guest Folio]
[Get Data Rooms Type]
[Get Data Rooms]
[Daily Guest In House Report]
[Reservation Report]
[Check Out Report]
[Check In Report]
[Daily Revenue Report]
[Daily Room Sales Report]
[Daily Occupancy Report]
[Daily Payment Report]
[Print Daily Occupancy Report Request]
[Print Daily Room Sales Report Request]
[Print Daily Payment Report Request]
[Print Daily Revenue Report Request]
[Print Daily Guest in House Report Request]
[Print Reservation Report Request]
[Print Check Out Report Request]
[Print Check In Report Request]
[In House Service Schedule]
[Print in House Service Schedule Request]
[Notifikasi NA Data Detail Guest Folio Saved]
[Input NA Data Detail Guest Folio]
[Notifikasi NA Data Guest Folio Saved]
[Input NA Data Guest Folio]
Front Of f ice
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
4 Reservation
5 Detail Reservation
15 Airport Shuttle
16 Wake Up Call
10 Check In
11 Check Out
3 Rooms
1 Rooms Type
6 Guest
9 Company
7 Extra Accomodation
33 Retur Payment
32 Overtime
1.7.1
Input Pending
Guest Folio
1.7.2
Input Pending
Detail Guest
Folio
1.7.3
Print In House
Service
Schedule
1.7.4
Print Check In
Report
1.7.5
Print Check
Out Report
1.7.6
Reservation
Report
1.7.7
Print Daily Guest
in House Report
1.7.8
Print Daily
Revenue
Report
1.7.9
Print Daily
Payment
Report
1.7.10
Print Daily
Room Sales
Report
1.7.11
Print Daily
Occupancy
Report
12 Payment
[Get Data Check Out]
[Get Data Detail Reservation]
[Get Data Reservation]
[Simpan Data Overtim e]
[Save Data Check Out]
[Notifikasi Check Out Success]
[Input Data Check Out]
[Check Data Expected Departure]
[Expected Departure List]Front Office
32 Overtime
11 Check Out
11 Check Out
4 Reservation
5Detail
Reservation
1.8.1
Check
Expected
Departure List
1.8.2
Input Data
Check Out
184
Gambar 3.60 DFD Level 2 Proses Guest Folio Payment
Gambar 3.61 DFD Level 2 Proses Guest Folio Settlement
Gambar 3.62 DFD Level 2 Proses Welcome Evening Drink
[Get Data Paym ent]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Payment]
[Get Data Detail Guest Folio]
[Get Data Guest Folio]
[Payment Receipt]
[Print Payment Invoice Request]
[Notifikasi Guest Folio Paym ent Success]
[Input Data Payment]
[Guest Folio List Payment]
[Check Guest Folio List Paym ent]
Front Office12 Payment
12 Payment
14Detail Guest
Folio
14Detail Guest
Folio
13 Guest Folio1.9.1
Check Guest
Folio List
1.9.2
Input Payment
1.9.3
Print Payment
Receipt
Get Data Guest Folio
Get Data Detail Guest Folio
[Get Data Detail Guest Folio]
[Get Data Guest Folio]
[Save Data Detail Guest Folio]
[Save Data Guest Folio]
[Simpan Data Retur Payment]
[Settlement Bil l]
[Guest Folio List Settlem ent]
[Hotel Bil l]
[Check Guest Folio List Settlement]
[Notifikasi Settlem ent Success]
[Print Hotel Bil l Request]
Front Office
33 Retur Paym ent
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
13 Guest Folio
14Detail Guest
Folio
1.10.1
Check Guest
Folio List
Settlement
1.10.2
Settlement
1.10.3
Print Hotel Bill
[Get Data WED Guest Log]
[Get Data FB]
[Get Data Detail WE Drink]
[Get Data WE Drink]
[Save Data Detail WE Drink]
[Save Data WE Drink]
[Get Data FB Type]
[Input Data Welcome Evening Drink Service]
[Notifikasi Data WE Drink Service Saved]
[Data Guest Log WED]
[Check Data Guest Log WED]
Food &
Beverage
24 WE Drink
24 WE Drink
25 Detail WE Drink
25 Detail WE Drink
18 FB
17 FB Type
2.1.1
Check Welcome
Evening Drink
Guest Log
2.1.2
Input Welcome
Evening Drink
SpMg_2868
185
Gambar 3.63 DFD Level 2 Proses Breakfast Order
Gambar 3.64 DFD Level 2 Proses Restaurant Sales
Gambar 3.65 DFD Level 2 Proses Drugstore Sales
[Get Data Breakfast Guest Log]
[Get Data Breakfast]
[Get Data Detail Breakfast]
[Save Data Breakfast]
[Save Data Detail Breakfast]
[Get Data FB]
[Get Data FB Type]
[Get Data Breakfast m enu]
[Input Data Breakfast Order]
[Check Data Guest Log BO]
[Data Guest Log BO]
Food &
Beverage
36 Breakfast Menu
22 Breakfast
22 Breakfast
23 Detail Breakfast
23 Detail Breakfast
17 FB Type
18 FB
SpMg_674
2.2.1
Check Breakfast
Order Guest Log
2.2.2
Input Breakfast
Order
[Get Data Detail FB Sales]
[Get Data FB Sales]
[Save Data Detail FB Sales]
[Save Data FB Sales]
[Get Data Sales Type]
[Get Data FB]
[Get Data FB Type]
[Get Data Restaurant Sales Guest Log]
[Notif Data Restaurant Sales Saved]
[Restaurant Sales Receipt]
[Print Restaurant Sales Receipt]
[Input Data Restaurant Sales]Food &
Beverage
18 FB
17 FB Type
19 Sales Type
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
21 Detail FB Sales
20 FB Sales
2.3.1
Input
Restaurant
Sales
2.3.2
Restaurant
Receipt
SpMg_2870
[Get Data Detail FB Sales]
[Get Data FB Sales]
[Save Data Detail FB Sales]
[Save Data FB Sales]
[Get Data Sales Type]
[Get Data FB]
[Get Data FB Type]
[Get Data Drugstore Sales Guest Log]
[Drugstore Sales Receipt]
[Print Drugstore Sales Receipt]
[Notif Data Drugstore Sales Saved]
[Input Data Drugstore Sales]
Food &
Beverage
17 FB Type
18 FB
19 Sales Type
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
SpMg_2869
2.4.1
Input Drugstore
Sales
2.4.2
Print Drugstore
Sales Receipt
186
Gambar 3.66 DFD Level 2 Proses F&B Reporting
Gambar 3.67 DFD Level 2 Proses Laundry Services
Get Data FB
Get Data FB
Get Data FB Type
Get Data FB
Get Data FB Type
Get Data FB
Get Data FB Type
Get Data FB
Get Data Drugstore Sales
Get Data Detail Drtugstore Sales
Get Data Restaurant Sales
Get Data Detail Restaurant Sales
[Get Data FB]
[Get Data FB Type]
[Get Data Detail WE Drink]
[Get Data WE Drink]
[Get Data Breakfast]
[Get Data Detail Breakfast]
[Get Data Detail Drugstore Sales]
[Get Data Drugstore Sales]
[Get Data Detail Restaurant Sales]
[Get Data Restaurant Sales]
[Print Daily Drugstore Sales Report]
[Print Daily Drugstore Transaction Report]
[Print Daily Restaurant Sales Report]
[Print Daily Restaurant Transaction Report]
[Print Breakfast Order List]
[Print Daily Welcom e Evening Drink Report]
[Daily Drugstore Sales Report]
[Daily Drugstore Transaction Report]
[Daily Restaurant Sales Report]
[Daily Restaurant Transaction Report]
[Breakfast Order List]
[Daily Welcom e Evening Drink Report]
Food & Beverage
17 FB Type
18 FB
23 Detail Breakfast
22 Breakfast
24 WE Drink
25 Detail WE Drink
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
20 FB Sales
21 Detail FB Sales
2.5.1
Print Daily
Welcome Evening
Drink Report
2.5.2
Print Breakfast
Order List
2.5.3
Print Daily
Restaurant
Transaction
Report
2.5.4
Print Daily
Restaurant Sales
Report
2.5.5
Print Daily
Drugstore
Transaction
Report
2.5.6
Print Daily
Drugstore Sales
Report
[Get Data Service Type]
[Get Data Service]
[Get Data Detail Laundry]
[Get Data Laundry]
[Save Data Detail Laundry]
[Save Data Laundry]
[Get Data Laundry Guest Log]
[Laundry Service Receipt]
[Notifikasi Data Laundry Service Saved]
[Print Laundry Service Receipt Request]
[Input Data Laundry Service]House
Keeping
SpMg_1025
29 Laundry
29 Laundry
30 Detail Laundry
30 Detail Laundry
28 Service
27 Service Type
3.1.1
Input Laundry
Service
3.1.2
Print Laundry
Service Receipt
187
Gambar 3.68 DFD Level 2 Proses Snack Bar Sales
Gambar 3.69 DFD Level 2 Proses Room Maintenance
Gambar 3.70 DFD Level 2 Proses HK Reporting
[Get Data SnackBar Sales Guest Log]
[Get Data Service]
[Get Data Service Type]
[Get Data Snack Bar]
[Get Data Detail Snack Bar]
[Save Data Detail Snack Bar]
[Save Data Snack Bar]
[Snack Bar Receipt]
[Notifikasi Data Snack Bar Sales Saved]
[Print Snack Bar Sales Receipt]
[Input Snack Bar Sales]House
Keeping
SpMg_2890
34 Snack Bar
34 Snack Bar
35 Detail Snack Bar
35 Detail Snack Bar
27 Service Type
28 Service
3.2.1
Input Snack
Bar Sales
3.2.2
Print Snack
Bar Sales
Receipt
[Save Data Rooms]
[Save Data Room Maintenance]
[Get Data Rooms Log]
[Input Data Room Maintenance]
[Data Room Status List]
[Check Room Status List]House
Keeping SpMg_1013
31 Room Maintenance
3 Rooms
3.3.1
Check Room s
Status List
3.3.2
Input Data
Room
Maintenance
[Get data Detail Snack Bar]
[Get Data Snack Bar]
[Get Data Detail Laundry]
[Get Data Laundry]
[Get Data Room Maintenance]
[Daily HK Room Maintenance Report]
[Print Daily HK Room Maintenance Report]
[Print Daily Snack Bar Sales Report]
[Print Daily Laundry Service Revenue Report]
[Daily Laundry Service Revenue Report]
[Daily Snack Bar Sales Report]
House Keeping
31 Room Maintenance
29 Laundry
30 Detail Laundry
34 Snack Bar
35 Detail Snack Bar
3.4.1
Print Daily Laundry
Service Revenue
Report
3.4.2
Print Daily Snack Bar
Sales Revenue
Report
3.4.3
Print Daily HK
Rooms
Maintenance
Report
188
3.3.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk mempresentasikan, menentukan dan
mendokumentasikan kebutuhan sistem ke dalam suatu bentuk dengan tujuan untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai.
Dalam perancangan aplikasi ini, telah terbentuk ERD yang merupakan lanjutan dari pembuatan desain dengan menggunakan Data Flow
Diagram (DFD), yang disimbolkan dalam bentuk entity.
a) Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran secara keseluruhan tentang konsep struktur basis data yang dirancang untuk
program atau aplikasi. Pada perancangan CDM ini merupakan rancangan baru. Yang dimana sebelumnya belum pernah dibuat CDM.
Adapun CDM yang sudah ternormalisasi, yang dirancang untuk Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan adalah
seperti tampak pada Gambar 3.71.
Gambar 3.71 Conceptual Data Model(CDM) Yang Sudah Ternormalisasi
Relation_375
Relation_374
Relation_373
Relation_372
Relation_371
Relation_370
Relation_369Relation_368
Relation_367
Relation_366
Relation_365
Relation_363
Relation_362Relation_361
Relation_360
Relation_359
Relation_358
Relation_357
Relation_356
Relation_355
Relation_354
Relation_353
Relation_352Relation_351
Relation_350
Relation_349
Relation_348
Relation_347
Relation_346
Relation_345
Relation_344
Relation_343
Relation_342
Relation_341
Relation_340
Relation_339
Relation_338
Relation_337Relation_336
Relation_335
Relation_334
Relation_333Relation_331
Relation_330
Relation_329
Relation_328
Relation_327
Relation_326
Relation_325
Relation_324
Rooms Type
ID_RT
Nama_RT
Harga_RT
Kapasitas
Rooms
ID_Rooms
Jabatan
ID_Jabatan
Nama_Jabatan
FB Type
ID_FBType
Nama_FBType
Company
ID_Company
Nama_Company
Karyawan
ID_Karyawan
Nama_Karyawan
Alamat
No_Telp
Password
Guest Folio
ID_GF
TGLOP_GF
TGLCL_GF
Status_GF
FB
ID_FB
Nama_FB
Harga_FB
Detail Guest Folio
ID_DGF
Tipe_DGF
Tgl_DGF
Nilai_DGF
OP_DGF
Guest
ID_Guest
Nama_Guest
Alamat_Guest
NoTelp_Guest
IDType
NOID_Guest
JK_Guest
Birthdate_Guest
Birthcity_Guest
Extra Accomodation Type
ID_EAType
Nama_EAType
Harga_EAType
Service_Type
ID_ST
Nama_ST
Rooms Status
ID_RStatus
Nama_RStatus
SnackBar
ID_SB
Tgl_SB
Total_SB
Status_SB
Detail Snackbar
ID_DSB
Jumlah_DSB
Harga_DSB
Subtotal_DSB
Detail_Breakfast
ID_DBO
Jumlah_DBO
Breakfast
ID_BO
Tglinput_BO
Time_BO
Detail_FBSales
ID_DFBS
Jumlah_DFBS
Harga_DFBS
Subtotal_DFBS
FBSales
ID_FBS
Tanggal_FBS
NoMeja_FBS
Total_FBS
Disc_FBS
DiscN_FBS
TotalNett_FBS
Status_FBS
Service
ID_Service
Nama_Service
Harga_Service
Detail_Laundry_Services
ID_DLS
Jumlah_DLS
Harga_DLS
Subtotal_DLS
Laundry_Service
ID_LS
Tgl_inLS
Total_LS
Status_Bayar_LS
Airport_Shuttle
ID_AS
TGL_AS
Maskapai
Terminal
Flight Time
Shuttle_Time
Cost_AS
Status_Bayar_AS
Extra Accomodation
ID_EA
Jumlah_EA
Harga_EA
Subtotal_EA
Wake Up Call
ID_WUC
Jam_WUC
Notes_WUC
Rooms Maintenance
ID_RM
Tanggal_RM
From_Status
To_Status
Check In
ID_CI
TGL_CI Check Out
ID_CO
TGL_CO
Reservation
ID_RES
TGL_RES
Totalcost_RES
Status_GL
Path_GL
Jenis_RES
Status_RES
Overtime
ID_OT
TGL_OT
Nilai_OT
Detail_Reservation
ID_DR
TGL_CIN_DR
TGL_COUT_DR
NIGHTS
P_Adult
P_Child
Roomcost_DR
Cost_DR
DiscP_DR
DiscN_DR
Subtotal_DR
Status_DR
Retur_Payment
ID_RP
Tgl_RP
Nilai_RP
Breakfast Menu
ID_BM
Day
Detail WE Drink
ID_DWED
Jumlah_DWED
WE Drink
ID_WED
Tgl_WED
Status_WED
Payment
ID_Payment
Tgl_Payment
Type_Payment
Nilai_Payment
Sales Type
ID_Sales
Nama_Sales
189
b) Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep struktur basis data untuk suatu program atau aplikasi. PDM terbentuk
dari Conceptual Data Model (CDM) yang menggambarkan tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap
tabel. Adapun PDM tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.72.
Gambar 3.72 Physical Data Model (PDM)
ID_DGF = ID_DGF
ID_DGF = ID_DGF
ID_DGF = ID_DGF
ID_DGF = ID_DGF
ID_DGF = ID_DGF
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DR
ID_RES = ID_RES
ID_DGF = ID_DGF
ID_DGF = ID_DGF
ID_DR = ID_DR
ID_DGF = ID_DGF
ID_ROOM S = ID_ROOMS
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DRID_DR = ID_DR
ID_RES = ID_RES
ID_DGF = ID_DGF
ID_GUEST = ID_GUEST
ID_GUEST = ID_GUESTID_GUEST = ID_GUEST
ID_GUEST = ID_GUEST
ID_DR = ID_DR
ID_DR = ID_DR
ID_RES = ID_RES
ID_GF = ID_GF
ID_EATYPE = ID_EATYPE
ID_COMPANY = ID_COMPANY
ID_ROOM S = ID_ROOMS
ID_AS = ID_AS
ID_SB = ID_SB
ID_LS = ID_LS
ID_SERVICE = ID_SERVICE
ID_SERVICE = ID_SERVICE
ID_FB = ID_FB
ID_FB = ID_FB
ID_FB = ID_FB
ID_FB = ID_FB
ID_BO = ID_BO
ID_WED = ID_W ED
ID_SALES = ID_SALES
ID_FBS = ID_FBS
ID_FBTYPE = ID_FBTYPE
ID_ST = ID_ST
ID_RSTATUS = ID_RSTATUS
ID_RT = ID_RT
ID_JABATAN = ID_JABATAN
ROOMS_TYPE
ID_RT varchar(10)
NAMA_RT varchar(30)
HARGA_RT integer
KAPASITAS integer
ROOMS
ID_ROOMS varchar(10)
ID_RT varchar(10)
ID_RSTATUS varchar(10)
JABATAN
ID_JABATAN varchar(10)
NAMA_JABATAN varchar(30)
FB_TYPE
ID_FBTYPE varchar(10)
NAMA_FBTYPE varchar(30)
COMPANY
ID_COMPANY varchar(10)
NAMA_COMPANY varchar(30)
KARYAWAN
ID_KARYAWAN varchar(10)
ID_JABATAN varchar(10)
NAMA_KARYAWAN varchar(50)
ALAMAT varchar(50)
NO_TELP varchar(30)
PASSWORD varchar(30)
GUEST_FOLIO
ID_GF varchar(10)
ID_GUEST varchar(10)
ID_RES varchar(10)
TGLOP_GF date
TGLCL_GF date
STATUS_GF varchar(10)
FB
ID_FB varchar(10)
ID_FBTYPE varchar(10)
NAMA_FB varchar(30)
HARGA_FB integer
DETAIL_GUEST_FOLIO
ID_DGF integer
ID_GF varchar(10)
ID_GUEST varchar(10)
TIPE_DGF varchar(30)
TGL_DGF date
NILAI_DGF integer
OP_DGF varchar(30)
GUEST
ID_GUEST varchar(10)
ID_COMPANY varchar(10)
NAMA_GUEST varchar(50)
ALAMAT_GUEST varchar(50)
NOTELP_GUEST varchar(30)
IDTYPE varchar(30)
NOID_GUEST varchar(30)
JK_GUEST varchar(10)
BIRTHDATE_GUEST date
BIRTHCITY_GUEST varchar(30)
EXTRA_ACCOMODATION_TYPE
ID_EATYPE varchar(10)
NAMA_EATYPE varchar(30)
HARGA_EATYPE integer
SERVICE_TYPE
ID_ST varchar(10)
NAMA_ST varchar(30)
ROOMS_STATUS
ID_RSTATUS varchar(10)
NAMA_RSTATUS varchar(30)
SNACKBAR
ID_SB varchar(10)
ID_DR integer
ID_DGF integer
TGL_SB date
TOTAL_SB integer
STATUS_SB varchar(30)
DETAIL_SNACKBAR
ID_DSB integer
ID_SERVICE varchar(10)
ID_SB varchar(10)
JUMLAH_DSB integer
HARGA_DSB integer
SUBTOTAL_DSB integer
DETAIL_BREAKFAST
ID_DBO integer
ID_BO varchar(10)
ID_FB varchar(10)
JUMLAH_DBO integer
BREAKFAST
ID_BO varchar(10)
ID_DR integer
TGLINPUT_BO date
TIME_BO timestamp
DETAIL_FBSALES
ID_DFBS integer
ID_FBS varchar(10)
ID_FB varchar(10)
JUMLAH_DFBS integer
HARGA_DFBS integer
SUBTOTAL_DFBS integer
FBSALES
ID_FBS varchar(10)
ID_SALES varchar(10)
ID_DR integer
ID_DGF integer
TGL_FBS date
NOMEJA_FBS varchar(10)
TOTAL_FBS integer
DISC_FBS integer
DISCN_FBS integer
TOTALNETT_FBS integer
STATUS_FBS varchar(30)
SERVICE
ID_SERVICE varchar(10)
ID_ST varchar(10)
ID_AS varchar(10)
NAMA_SERVICE varchar(30)
HARGA_SERVICE integer
DETAIL_LAUNDRY_SERVICES
ID_DLS integer
ID_SERVICE varchar(10)
ID_LS varchar(10)
JUMLAH_DLS integer
HARGA_DLS integer
SUBTOTAL_DLS integer
LAUNDRY_SERVICE
ID_LS varchar(10)
ID_DR integer
ID_DGF integer
TGL_INLS date
TOTAL_LS integer
STATUS_BAYAR_LS varchar(30)
AIRPORT_SHUTTLE
ID_AS varchar(10)
ID_DR integer
ID_DGF integer
TGL_AS date
MASKAPAI varchar(30)
TERMINAL varchar(30)
FLIGHT_TIME timestamp
SHUTTLE_TIME timestamp
COST_AS integer
STATUS_BAYAR_AS varchar(30)
EXTRA_ACCOMODATION
ID_EA integer
ID_EATYPE varchar(10)
ID_DR integer
ID_DGF integer
JUMLAH_EA integer
HARGA_EA integer
SUBTOTAL_EA integer
WAKE_UP_CALL
ID_WUC integer
ID_DR integer
JAM_WUC timestamp
NOTES_WUC varchar(70)
ROOMS_MAINTENANCE
ID_RM integer
ID_ROOMS varchar(10)
TANGGAL_RM timestamp
FROM_STATUS varchar(30)
TO_STATUS varchar(30)
CHECK_IN
ID_CI integer
ID_DR integer
TGL_CI timestampCHECK_OUT
ID_CO integer
ID_DR integer
TGL_CO timestamp
RESERVATION
ID_RES varchar(10)
ID_GUEST varchar(10)
TGL_RES timestamp
TOTATLCOST_RES integer
STATUS_GL smallint
PATH_GL varchar(30)
JENIS_RES varchar(30)
STATUS_RES varchar(30)
OVERTIME
ID_OT integer
ID_DR integer
ID_DGF integer
TGL_OT date
NILAI_OT integer
DETAIL_RESERVATION
ID_DR integer
ID_RES varchar(10)
ID_GUEST varchar(10)
ID_DGF integer
ID_ROOMS varchar(10)
T date
TGL_COUT_DR date
NIGHTS integer
P_ADULT integer
P_CHILD integer
ROOMCOST_DR integer
COST_DR integer
DISCP_DR integer
DISCN_DR integer
SUBTOTAL_DR integer
STATUS_DR integer
RETUR_PAYMENT
ID_RP integer
ID_DGF integer
TGL_RP date
NILAI_RP integer
BREAKFAST_MENU
ID_BM varchar(10)
ID_FB varchar(10)
DAY varchar(30)
DETAIL_WE_DRINK
ID_DWED integer
ID_WED integer
ID_FB varchar(10)
JUMLAH_DWED integer
WE_DRINK
ID_WED integer
ID_DR integer
TGL_WED date
STATUS_WED varchar(30)
PAYMENT
ID_PAYMENT varchar(10)
ID_DGF integer
ID_RES varchar(10)
TGL_PAYMENT timestamp
TYPE_PAYMENT varchar(30)
NILAI_PAYMENT integer
SALES_TYPE
ID_SALES varchar(10)
NAMA_SALES varchar(30)
190
3.3.5 Struktur Basis Data
Sesuai dengan Physical Data Model (PDM) yang telah dirancang, dapat
dibentuk suatu struktur basis data yang akan digunakan untuk penyimpanan data
yaitu :
1. Tabel Jabatan
Primary Key : ID_Jabatan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan.
Tabel 3.53 Jabatan
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Jabatan Varchar 10 Primary Key
Nama_Jabatan Varchar 30 -
2. Tabel FB_Type
Primary Key : ID_FBType
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data tipe foods and beverages.
Tabel 3.54 FB_Type
Field Type Ukuran Keterangan
ID_FBType Varchar 10 Primary Key
Nama_FBType Varchar 30 -
3. Tabel Room Status
Primary Key : ID_Rstatus
Foreign Key : -
191
Fungsi : Menyimpan data status kamar.
Tabel 3.55 Room Status
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Rstatus Varchar 10 Primary Key
Nama_Rstatus Varchar 30 -
4. Tabel Service_Type
Primary Key : ID_ST
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data tipe service
Tabel 3.56 Service_Type
Field Type Ukuran Keterangan
ID_ST Varchar 10 Primary Key
Nama_ST Varchar 30 -
5. Tabel Extra_Accomodation_Type
Primary Key : ID_EAType
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data tipe extra accomodation
Tabel 3.57 Extra_Accomodation_Type
Field Type Ukuran Keterangan
ID_EAType Varchar 10 Primary Key
Nama_EAType Varchar 30 -
Harga_EAType Int - -
192
6. Tabel Company
Primary Key : ID_Company
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data company
Tabel 3.58 Company
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Company Varchar 10 Primary Key
Nama_Company Varchar 30 -
7. Tabel Karyawan
Primary Key : ID_Karyawan
Foreign Key : ID_Jabatan
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 3.59 Karyawan
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Karyawan Varchar 10 Primary Key
ID_Jabatan Varchar 10 Foreign Key
Nama_Karyawan Varchar 50 -
Alamat Varchar 50 -
No_Telp Varchar 30 -
Password Varchar 30 -
193
8. Tabel Guest
Primary Key : ID_Guest
Foreign Key : ID_Company
Fungsi : menyimpan data guest
Tabel 3.60 Guest
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Guest Varchar 10 Primary Key
ID_Company Varchar 10 Foreign Key
Nama_Guest Varchar 50 -
Alamat_Guest Varchar 50 -
NoTelp_Guest Varchar 30 -
IDType Varchar 30
NOID_Guest Varchar 30 -
JK_Guest Varchar 10 -
Birthdate_Guest Date - -
Birthcity_Guest Varchar 30 -
9. Tabel Guest_Folio
Primary Key : ID_GF
Foreign Key : ID_Reservasi
Fungsi : Menyimpan data guest folio
Tabel 3.61 Guest_Folio
Field Type Ukuran Keterangan
ID_GF Varchar 10 Primary Key
194
ID_Reservasi Varchar 10 Foreign Key
TGLOP_GF Datetime - -
TGLCL_GF Datetime - -
Status_GF Varchar 10 -
10. Tabel Detail_Guest_Folio
Primary Key : ID_DGF
Foreign Key : ID_GF
Fungsi : Menyimpan data detail guest folio
Tabel 3.62 Detail_Guest_Folio
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DGF Int - Primary Key
ID_GF Varchar 10 Foreign Key
Tipe_DGF Varchar 30 -
Tgl_DGF Date - -
Nilai_DGF Int - -
OP_DGF Varchar 30
11. Tabel FB
Primary Key : ID_FB
Foreign Key : ID_FBType
Fungsi : menyimpan data FB
195
Tabel 3.63 FB
Field Type Ukuran Keterangan
ID_FB Varchar 10 Primary Key
ID_FBType Varchar 10 Foreign Key
Nama_FB Varchar 30 -
Harga_FB Int - -
12. Tabel Snack_Bar
Primary Key : ID_SB
Foreign Key : ID_FB
Fungsi : Menyimpan data Snack Bar
Tabel 3.64 Snack_Bar
Field Type Ukuran Keterangan
ID_SB Int - Primary Key
ID_DR Varchar 10 Foreign Key
ID_DGF Varchar 10 Foreign Key
TGL_SB Date - -
Total_SB int - -
Status_SB Int - -
196
13. Tabel Detail Breakfast
Primary Key : ID_Detail_BO
Foreign Key : ID_FB
ID_BO
Fungsi : menyimpand data detail breakfast
Tabel 3.65 Detail Breakfast
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DBO Int - Primary Key
ID_FB Varchar 10 Foreign Key
ID_BO Int - Foreign Key
Jumlah DBO Int - -
14. Tabel Breakfast
Primary Key : ID_BO
Foreign Key : ID_DR
Fungsi : Menyimpan data breakfast
Tabel 3.66 Breakfast
Field Type Ukuran Keterangan
ID_BO Int - Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
Tglinput_BO Date - -
Time_BO Datetime - -
197
15. Tabel Detail_FBsales
Primary Key : ID_DFBS
Foreign Key : ID_FBS
ID_FB
Fungsi : menyimpan data detail fb sales
Tabel 3.67 Detail_FBsales
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DFBS Int - Primary Key
ID_FBS Varchar 10 Foreign Key
ID_FB Varchar 10 Foreign Key
Jumlah_DFBS Int - -
Harga_DFBS Int - -
Subtotal_DFBS Int - -
16. Tabel FB_sales
Primary Key : ID_FBS
Foreign Key : ID_DGF
Fungsi : menyimpan data fb sales
Tabel 3.68 FB_sales
Field Type Ukuran Keterangan
ID_FBS Varchar 10 Primary Key
ID_Sales Varchar 10 Foreign Key
ID_DR Varchar 10 Foreign Key
198
ID_DGF Int - Foreign Key
Tgl_FBS Date - -
NoMeja_FBS Varchar 10 -
Total_FBS Int - -
Disc_FBS Int - -
DiscN_FBS Int - -
Totalnett_FBS Int - -
Status_Bayar_FBS Varchar 30 -
17. Tabel Service
Primary Key : ID_Service
Foreign Key : ID_ST
Fungsi : Menyimpan data service
Tabel 3.69 Service
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Service Varchar 10 Primary Key
ID_ST Varchar 10 Foreign Key
Nama_Service Varchar 30 -
Harga_Service Int - -
18. Tabel Detail_laundry_services
Primary Key : ID_DLS
Foreign Key : ID_LS
ID_Service
199
Fungsi : menyimpan detail laundry services
Tabel 3.70 Detail_laundry_services
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DLS Int - Primary Key
ID_LS Varchar 10 Foreign Key
ID_Service Varchar 10 Foreign Key
Jumlah_DLS Int - -
Harga_DLS Int - -
Subtotal_DLS Int - -
19. Tabel Laundry_service
Primary Key : ID_LS
Foreign Key : ID_DGF
Fungsi : menyimpan data laundry service
Tabel 3.71 Laundry_service
Field Type Ukuran Keterangan
ID_LS Varchar 10 Primary Key
ID_DR int - Foreign Key
ID_DGF Int - Foreign Key
Tgl_inLS Datetime - -
Total_LS Int - -
Status_Bayar_LS Varchar 30
200
20. Tabel Airport_Shuttle
Primary Key : ID_AS
Foreign Key : ID_DGF
ID_DR
ID_Service
Fungsi : Menyimpan data airport shuttle
Tabel 3.72 Airport_Shuttle
Field Type Ukuran Keterangan
ID_AS Varchar 10 Primary Key
ID_DGF Int - Foreign Key
ID_DR Int - Foreign Key
ID_Service Varchar 10 Foreign Key
Tgl_AS Date - -
Maskapai Varchar 30 -
Terminal Varchar 30 -
Flight_Time Datetime - -
Shuttle_Time Datetime - -
Cost_AS Int - -
Status_Bayar_AS Varchar 30 -
21. Tabel Extra_Accomodation
Primary Key : ID_EA
Foreign Key : ID_DR
ID_EAType
Fungsi : menyimpan data extra accomodation
201
Tabel 3.73 Extra_Accomodation
Field Type Ukuran Keterangan
ID_EA Varchar 10 Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
ID_DGF int - Foreign Key
ID_EAType Varchar 10 Foreign Key
Jumlah_EA Int - -
Harga_EA Int - -
Subtotal_EA Int - -
22. Tabel Rooms
Primary Key : ID_Rooms
Foreign Key : ID_Rstatus
Fungsi : menyimpan data rooms
Tabel 3.74 Rooms
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Rooms Varchar 10 Primary Key
ID_RT Varchar 10 -
ID_Rstatus Varchar 10 Foreign Key
23. Tabel Wake Up Call
Primary Key : ID_WUC
Foreign Key : ID_DR
Fungsi : menyimpan data wake up call
202
Tabel 3.75 Wake Up Call
Field Type Ukuran Keterangan
ID_WUC Int - Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
Jam_WUC Datetime - -
Notes_WUC Varchar 70 -
24. Tabel Rooms_maintenance
Primary Key : ID_RM
Foreign Key : ID_Rooms
Fungsi : menyimpan data rooms maintenance
Tabel 3.76 Rooms_maintenance
Field Type Ukuran Keterangan
ID_RM Int - Primary Key
ID_Rooms Varchar 10 Foreign Key
Tanggal_RM Datetime - -
From_Status Varchar 30 -
To_Status Varchar 30 -
25. Tabel Check_In
Primary Key : ID_CI
Foreign Key : ID_DR
Fungsi : menyimpan data check in
203
Tabel 3.77 Check_In
Field Type Ukuran Keterangan
ID_CI Int - Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
Tanggal_CI Date - -
26. Tabel Check_Out
Primary Key : ID_CO
Foreign Key : ID_DR
ID_CI
Fungsi : menyimpan data check out
Tabel 3.78 Check_Out
Field Type Ukuran Keterangan
ID_CO Int - Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
Tanggal_CO Date - -
27. Tabel Reservation
Primary Key : ID_Reservasi
Foreign Key : ID_Guest
ID_DGF
Fungsi : menyimpan data reservation
204
Tabel 3.79 Reservation
Field Type Ukuran Keterangan
ID_RES Varchar 10 Primary Key
ID_Guest Varchar 10 Foreign Key
Tgl_RES Datetime - -
Totalcost_RES Int - -
Status_GL Varchar 30 -
Path_GL Varchar 30 -
Jenis_RES Varchar 30 -
Status_RES Varchar 30 -
28. Tabel Detail_Reservation
Primary Key : ID_DR
Foreign Key : ID_CO
ID_DGF
ID_LS
ID_Rooms
ID_Guest
ID_Reservasi
Fungsi : menyimpan data detail reservation
Tabel 3.80 Detail_Reservation
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DR Int - Primary Key
ID_DGF Int - Foreign Key
205
ID_RES Varchar 10 Foreign Key
ID_Rooms Varchar 10 Foreign Key
ID_Guest Varchar 10 Foreign Key
Tgl_CIN_DR Date - -
Tgl_COUT_DR Date - -
Nights Int - -
P_Adult Int - -
P_Child Int - -
Roomcost_DR Int - -
Cost_DR Int - -
DiscP_DR Int - -
DiscN_DR Int - -
Subtotal_DR Int - -
Status_DR Varchar 30 -
29. Tabel Payment
Primary Key : ID_Reservasi
Foreign Key : ID_Reservasi
ID_Payment
Fungsi : menyimpan data payment
206
Tabel 3.81 Payment
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Reservasi Varchar 10 Foreign Key
ID_Payment Varchar 10 Primary Key
Tanggal_Payment Datetime - -
Type_Payment Varchar 30 -
Nilai_Payment Int - -
30. Tabel Overtime
Primary Key : ID_OT
Foreign Key : ID_DGF
ID_DR
Fungsi : menyimpan data overtime
Tabel 3.82 Overtime
Field Type Ukuran Keterangan
ID_OT Int - Primary Key
ID_DGF Int - Foreign Key
ID_DR Int - Foreign Key
TGL_OT Date - -
Nilai_OT Int - -
31. Tabel Retur_Payment
Primary Key : ID_RP
Foreign Key : ID_DGF
Fungsi : menyimpan data retur payment
207
Tabel 3.83 Retur_Payment
Field Type Ukuran Keterangan
ID_RP Int - Primary Key
ID_DGF Int - Foreign Key
Tgl_RP Datetime - -
Nilai_RP Int - -
32. Tabel Rooms_Type
Primary Key : ID_RT
Foreign Key : -
Fungsi : menyimpan data rooms type
Tabel 3.84 Rooms Type
Field Type Ukuran Keterangan
ID_RT Int - Primary Key
Nama_RT Varchar 30 -
Harga_RT Int - -
Kapasitas Int - -
33. Tabel Sales_Type
Primary Key : ID_Sales
Foreign Key : -
Fungsi : menyimpan data sales type
208
Tabel 3.85 Sales Type
Field Type Ukuran Keterangan
ID_Sales Int - Primary Key
Nama_Sales Varchar 30 -
34. Tabel Breakfast_Menu
Primary Key : ID_BM
Foreign Key : ID_FB
Fungsi : menyimpan data breakfast Menu
Tabel 3.86 Breakfast Menu
Field Type Ukuran Keterangan
ID_RT Int - Primary Key
ID_FB Varchar 10 Foreign Key
Day Varchar 30 -
35. Tabel WE Drink
Primary Key : ID_WED
Foreign Key : ID_DR
Fungsi : menyimpan data WE Drink
Tabel 3.87 WE Drink
Field Type Ukuran Keterangan
ID_WED Int - Primary Key
ID_DR Int - Foreign Key
Tgl_WED Date - -
Status_WED Varchar 30 -
209
36. Tabel Detail WE Drink
Primary Key : ID_DWED
Foreign Key : ID_WED
ID_FB
Fungsi : menyimpan data Detail WE Drink
Tabel 3.88 Detail WE Drink
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DWED Int - Primary Key
ID_WED Int - Foreign Key
ID_FB Varchar 10 -
Jumlah_DWED Int - -
37. Tabel Detail Snack Bar
Primary Key : ID_DSB
Foreign Key : ID_Service
ID_SB
Fungsi : menyimpan data Detail Snack Bar
Tabel 3.89 Detail Snack Bar
Field Type Ukuran Keterangan
ID_DSB Int - Primary Key
ID_Service Int - Foreign Key
ID_SB Date - Foreign Key
Jumlah_DSB Int - -
Harga_DSB Int - -
Subtotal_DSB Int - -
210
3.3.6 Interface Design
Interface Design merupakan rancangan desain awal konstruksi
pemrograman aplikasi yang akan dibangunn. Perancangan ini tentu saja di
sesuaikan dengan proses-proses yang ada pada Data Flow Diagram (DFD). Berikut
adalah rancangan yang disesuaikan dengan fungsional pengguna.
1. Pengelolaan Data Master
Menampilkan menu untuk mengelola data, seperti terlihat pada Gambar dibawah
ini.
Master Rooms Type
ID Rooms Type Nama Rooms Type Harga RT Capacity
Add Data
Action
Edit Del
Edit Del
Edit Del
Gambar 3.73 Master Rooms Type
Master Rooms Type (Add Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save
ID RT
Nama RT
Harga
Capacity
Cancel
Gambar 3.74 Add Data Rooms Type
211
Master Rooms Type (Edit Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save
ID RT
Nama RT
Harga
Capacity
Cancel
Gambar 3.75 Edit Data Rooms Type
Master Rooms
Rooms Number Rooms Type Rooms Status
Add Data
Action
Edit Del
Edit Del
Edit Del
Gambar 3.76 Master Rooms
Master Rooms (Add Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save
Rooms Number
Roms Type
Rooms Status
Cancel
Gambar 3.77 Add Data Rooms
212
Master Rooms (Edit Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save
Rooms Number
Roms Type
Rooms Status
Cancel
Gambar 3.78 Edit Data Rooms
Master Guest
ID Guest
Nama Guest Company
Add Data
Action
Edit Del
Edit Del
Edit Del
Alamat Kota No Hp No KTP
Gambar 3.79 Master Guest
Master Guest (Add Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text Dd-mm-yyyy
Save
ID Guest
Nama Guest
Company
Cancel
No HP
Alamat
Kota
No KTP
Tempat Tanggal Lahir
Gambar 3.80 Edit Data Guest
213
Master Guest (Edit Data)
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text Dd-mm-yyyy
Save
ID Guest
Nama Guest
Company
Cancel
No HP
Alamat
Kota
No KTP
Tempat Tanggal Lahir
Gambar 3.81 Edit Data Guest
2. Administrasi Front Office
Menampilkan menu untuk mengelola administrasi front office, seperti terlihat pada
Gambar dibawah ini.
Reservation
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Dd-mm-yyyyDd-mm-yyyy
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Room
ID Reservation
Room No
Rooms Type
From To Days
Person
Extra Bed
Adult Child
Extra Person
______________________________________________________________________________________________________________________________________
Guest
Name
City
Birthdate
Company
Search New Guest
______________________________________________________________________________________________________________________________________
Settlement
Nights
Price / Nights
Total Accomodation
Extra Bed
Extra Person____________________________________________________ +
Total
Save Cancel
______________________________________________________________________________________________________________________________________
Gambar 3.82 Single Reservation
214
Reservation List
Enter Text
14-12-2015
ID Reservasi Guest Company Amount Due Action
Confirmation
Search
Status
Date
Status All Confirmed Not Paid
Confirmation
Confirmation
Gambar 3.83 Reservation List
Expected Arrival (Today)
ID Reservasi Rooms Guest Nights Action
Check In
CancelCheck In
Check In Cancel
Cancel
Monday, 14/12/2015
Gambar 3.84 Expected Arrival
Expected Departure (Today)
Enter Text
ID Reservasi Rooms Guest Nights Action
Check Out
Check Out
Check Out
Monday, 14/12/2015 Search
Gambar 3.85 Expected Departure
3. Desain Nota
Berikut ini akan menampilkan desain nota yang dihasilkan oleh sistem
berdasarkan fungsi yang ada.
215
Accomodation
Restaurant
Laundry
Date Type
DD/MM/YYYY RS0001201
50
992
Ref Number
270000
30000
15000
Amount
DD/MM/YYYY
DD/MM/YYYY
315000Total
350000Payment
35000Retur
ID Guest Folio
Open Date
Guest
New Cahaya Hotel
Hotel Bill
Closed Date
Company
GF23423423
DD/MM/YYYY
AgusGA00012 PT. PONCO OILFIELDC00012
DD/MM/YYYY
Gambar 3.86 Hotel Bill
2
1
1
Nama Jumlah
Nasi Goreng Seafood 25000
22000
15000
Harga
50000
22000
15000
Subtotal
Black Magic Frappe
Orange Squash
87000Total
0Disc 0,0%
87000Grand Total
Invoice Number
Table
Guest
New Cahaya Hotel
Restaurant Receipt
Room No
Company
GF23423423
DD/MM/YYYY
AgusGA00012 PT. PONCO OILFIELDC00012
DD/MM/YYYYDate
02
Gambar 3.87 Restaurant Receipt
216
4. Desain Laporan
Berikut ini merupakan desain dari laporan yang nantinya akan dihasilkan
oleh sistem.
RS020101
RS092112
RS023492
01
02
03
Reservation Rooms Number
Superior
Standard I
Standard
Rooms Type
Andri
Yadi
Iwan
Guest
Date
New Cahaya Hotel
Check In ReportDD/MM/YYYY
PT. PONCO OILFIELD
Company Exp Departure
DD/MM/YYYY
DD/MM/YYYY
DD/MM/YYYY
Gambar 3.88 Check In Report
Accomodation
Restaurant
Laundry
Date Type
DD/MM/YYYY RS0001201
FBS0234032
992
Ref Number
270000
30000
15000
Value
DD/MM/YYYY
DD/MM/YYYY
315000Total
Period
New Cahaya Hotel
Revenue ReportDD/MM/YYYY DD/MM/YYYY
Gambar 3.89 Revenue Report
217
17/3/2016
New Cahaya Hotel________________________________________________________________________________________________________________________________________
Room Sales Report
Period : 01-02-2016 – 01-03-2016
1/1
Superior
Standard 2
Standard 2
Rooms No. Rooms Type
01 300.000
270.000
270.000
Rate
2
4
2
Night
02
03
8Total
600.000
1.080.000
540.000
Total
2.240.000
Gambar 3.90 Room Sales Report
17/3/2016
New Cahaya Hotel________________________________________________________________________________________________________________________________________
Annual Occupancy Rate
Year : 2016
1/1
Gambar 3.91 Annual Occupancy Rate Report
218
3.16 Desain Arsitektur Jaringan
Pengembangan perangkat lunak perlu adanya perangkat keras yang tepat,
sehingga perangkat lunak tidak mengalami gangguan dan dapat berjalan dengan
baik. Kebutuhan sisitem memberikan definisi keperluan perangkat keras untuk
mendukung kinerja perangkat lunak yang terdiri dari spesifikasi sistem, spesifikasi
hosting, dan spesifikasi lainnya.
Sesuai dari hasil dari kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan,
dapat memberikan solusi peragkat lunak dan perangkat keras yang akan
digambarkan pada gambar berikut :
Front Office
Food & Beverage
House Keeping
Accounting
Operational ManagerServer
Gambar 3.92 Desain Arsitektur Jaringan
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdiri dari 5 komputer operasional
dan Server. Adapun spesifikasi minimum perangkat keras pada New Cahaya Hotel
219
untuk mendukung kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dapat dilihat pada
tabel dibawah ini.
Tabel 3.90 Tabel Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Spesifikasi kebutuhan perangkat keras
Client Server
a) Prosessor Intel Core 2 Duo 2GHz
b) 1 GB RAM DDR2
c) 320GB HDD
d) Standart VGA
e) Network Interface Card
f) LCD Monitor
g) Keyboard
h) Optical Mouse
a) Prosessor Intel Core i7
b) 4 GB RAM DDR2
c) 1 TeraByte HDD
d) Standart VGA
e) Network Interface Card