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Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 2
Prozessmanagement
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 3
Gliederung
1. Organisatorische Einbindung der Prozesse
2. Vorgehen bei GPO
3. Kernprozesse
4. Modellierung der Prozesse
5. Visualisierung der Prozesse
6. Optimierung/Verbesserung/Simulation
7. Prozesskostenrechnung
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 4
1. Organisatorische Einbindung
der Prozesse
Prozess als organisatorischer Focus
• Geschäftsprozess
• organisatorischer Aspekt der
Leistungserstellung
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 5
1. Organisatorische Einbindung der
Prozesse
Arbeitsteilung Koordination
Notwendigkeit der Organisation
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 6
1. Organisatorische Einbindung der
Prozesse
Organisation• Tätigkeit der Veränderung
(methodisch oft „Berateransatz“)Gestaltungsprozess
• Ergebnis der Optimierung (Aufbau- und Ablaufstruktur)Gestaltungsergebnis
Prozessmanagement = „Optimierung der Abläufe“
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 7
1. Organisatorische Einbindung
Perspektivenwechsel
100%
50%
1930 1960 1980 20001940
Henning
NordsieckKosiol Gaitanides
Bedeutung der Aufbauorganisation
Bedeutung der Ablauforganisation
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 8
Relative Priorisierung
der Funktion bzw. des
Prozesses bei der
Spezialisierung von
Organisationseinheiten
(Case Manager,
Case Team) (Nippa, S. 30)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 9
Prozesshemnisse vertikaler Unternehmensorganisation(Nippa, S. 44)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 10
Aufgabenabhängige Prozessgestaltung (Nippa, S. 54)
- 0 + ++
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2. Vorgehen bei GPO
• Projektmanagement mit klarem
Phasenkonzept
• anschließend KVP
Kontinuierliche Verbesserung und Innovation (IMMAI, 1986)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 13
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 14
Abgrenzung und
Priorisierung der
Kernprozesse
Diagnose
der
Kernproz
esse
Neudesig
n
der
Kernproz
esse
Pilotierun
g/
Implemen
-
tierung
Phasen eines Reengineering-Projektes (Nippa, S. 114)
Reengineering von Leistungsprozessen – Vorgehen (Nippa, S. 84)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 16
3. Kernprozesse
ABC-Analyse
8-10 Prozesse
definieren oft
80 – 90 % des Aufgabenvolumens.
Konzentration auf
– Wertschöpfung
– strategische Ziele
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 17
Klassifizierung der Geschäftsprozesse (Nippa, S. 100)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 18
Geschäftsprozessportfolio (Nippa, S. 102)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 19
in Anlehnung an: Gaitanides et al. (1994), S. 262
4. Modellierung der Prozesse
4.1 Phasen des Prozessmanagements
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 20
4.1 Phase: Prozess-Design
• Warum in ihrer vorliegenden Art
designed?
• nicht designed, sondern „so entwickelt“
• den vorhandenen Ablauf dokumentieren
und später optimieren
• Ablösung von existierenden Abläufen
• ausschließlich ergebnisorientiert:– sinnvolle Segmentierung
– eindeutig beherrschbare Schnittstellen
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 21
4.1 Phase: Prozess-Design
• Makroebene: Geschäftsprozesse wie Entwicklung, Fertigung, Vertrieb, Auftragswesen
• Unterprozesse zu Auftragswesen: z.B. Auftragsannahme, Warenbeschaffung, Lieferung, Rechnungsschreibung und Forderungseinzug
• …. bis hin zu Detail-Aktivitäten auf der Ebene des Arbeitsplatzes
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 22
4.1 Phase: Prozess-Design
Top-Down-Verfahren
• Optimalim Sinne von Richtigkeit der Ergebnisse, Kosten und Zeiten (also Qualität und Produktivität)
• Vorteil:– maximale Zielorientierung
– keine Rücksicht auf überlieferte Strukturen
• Nachteil: – Vorhandene Abläufe lassen sich nicht einfach
ignorieren.
– Umsetzung des „Modells“ in die Praxis äußerst schwierig
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 23
4.1 Phase: Prozess-Design
versus Prozess - Engineering
• Kompromisse
(Sofortige Installation des Modells kann
die Operationsfähigkeit gefährden.)
• fehlende Unterstützung (passende
EDV, Mitarbeiter-Skills, …) erzwingt
Entwicklung von Stufenkonzepten
(nicht zu langfristig)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 24
4.1 Phase: Prozess-Design
Umsetzung eines Prozess Design bieten:
• die Errichtung einer neuen Produktionsstätte
• Einstieg einer Unternehmung in einen neuen
Geschäftsbereich
• …
Beim Einsatz von Prozessgestaltung in
existierenden Abläufen schwieriger
durchzuführen
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 25
4.2 Die sechs Grundsätze
ordnungsmäßiger Modellierung (GoM)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 26
4.2.1 GoM - Grundsatz der Richtigkeit
• syntaktische Richtigkeit – korrekte Berücksichtigung der Syntax der gewählten
Modellierungssprache
– vollständig und konsistent
• semantische Richtigkeit – adäquate Konstruktion einer realen oder gedachten Welt in
einem Modell
– existiert keine objektive Sicht
– im Diskurs auf ein Modell einigen
– objektive Beurteilung der Richtigkeit nicht möglich
– „Models are not right or wrong; they are more or less useful.“
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4.2.2 GoM - Grundsatz der Relevanz
Modell• enthält alle für die beabsichtigte Nutzung erforderlichen
Elemente und Beziehungen der Problemdomäne.
• enthält keine Aspekte, die aus Sicht des Modellverwenders für den spezifischen Einsatzzweck nicht relevant sind (Minimalität des Modells). Begrenzte, dokumentierte Redundanzen können jedoch der Modellklarheit dienen.
Modellbreite: im Modell abgebildete Sachverhalte einer Problemdomäne
Modelltiefe: Detaillierungsgrad - Konkretisierungsgrad
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4.2.3 GoM - Grundsatz der Klarheit
• Anforderungen:
Übersichtlichkeit, Lesbarkeit, Strukturiertheit,
Einfachheit, Durchschaubarkeit u.ä
• Modellklarheit ist beispielsweise für
Fachanwender wichtig:
1. bei der Erstellung mitarbeiten
2. Relevanz und semantische Richtigkeit bestätigen
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 29
4.2.3 GoM - Grundsatz der Klarheit
• Mass für die Geschwindigkeit, mit der ein Modellnutzer den Inhalt eines Informationsmodells vollständig durchdringt und erfasst
• Abhängig von individuellen intellektuellen Fähigkeiten und dem modellierungstechnischen Vorwissen der Modellnutzer
• Verständlichkeit und Eindeutigkeit von Modell-Systemen– Adressatengerechte Hierarchisierung
– Layoutgestaltung und Filterung.
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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit
modellübergreifende konforme Anwendung
der Modellierungsgrundsätze
Aufwandsreduzierung beim Identifizieren
der Analogien zweier Modelle bzgl.
• Syntax
• Semantik
• Struktur
• Verhalten
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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit
Vergleichbarkeit ist wichtig
• beim Abgleich von
– Ist- und Sollmodellen
– Referenz- und unternehmensspezifischen
Modellen
• bei der Konsolidierung arbeitsteilig erstellter
Modelle
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4.2.4 GoM - Grundsatz der Vergleichbarkeit
• semantischeVergleichbarkeit bedingt
eine syntaktische Vergleichbarkeit
• semantische Vergleichbarkeit erfordert
ein effizientes Erkennen von inhaltlichen
Affinitäten
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4.2.5 GoM
Grundsatz des systematischen Aufbaus
eine auf einem sichtenübergreifenden
Metamodell basierende
Informationssystemmodellarchitektur,
die den Partialmodellen einen
ordnenden Rahmen gibt
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4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Definition
• Modellerstellung: erstmalige Modellkonstruktion
• Modellwartung: Anpassung, Erweiterung,Fehlerbeseitigung
Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch– Wiederverwendung vorhandener (Referenz-) Modelle
– anpassungsfreundliche Modellgestaltung
– Begrenzung der Modelltiefe
(Ziel häufig konträr zu den anderen Grundsätzen)
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4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Begrenzung der Modelltiefe:
• der Grenznutzen eines Modells sinkt ab einem gewissen Detaillierungsgrad
• die Modellkomplexität bzw. Modellerstellungskosten steigen überproportional
• schnelle Änderung des betrieblichen Umfelds durch neue bzw. geänderte Prozesse und Strukturen
• unangemessener Aufwand für permanente Wartung eines Informationssystemmodells mit einer hohen Modelltiefe
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 36
4.2.6 GoM - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
die Bewertung der Effizienz der
Modellerstellung und –wartung ist mangels
Modellierungskosten und
Modellleistungsrechnung kaum zu
operationalisieren.
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 37
4.3 Referenzmodell
Empfehlung oder idealtypisches Bezugsobjekt zur
Durchführung von Modellierungs- oder
Gestaltungsaufgaben
Kernidee:
• Konsolidierung von Know-how aus vorhandenen
Modellen, Anwendungssystemdokumentation,
Fachkonzepten, Expertenbefragungen
• Verknüpfung mit theoretischen Erkenntnissen
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 38
4.3 Referenzmodell
Kernidee:
• Erstellung qualitativ hochwertiger Modelle fachlichen Wissen– Best-practise: Wissen als optimal angesehener
Prozesse, Verfahren, Techniken
– Common-practise: Wissen über Prozesse, Verfahren, Techniken als Massstab oder Standard für einen Bereich
• Ableitung unternehmensspezifischer Modelle aus Referenzmodellen – Übertragung des gespeicherten Wissens auf diese Modelle
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 39
5. Visualisierung der Prozesse
• ganzheitliche Darstellung der Prozesse (oft zum ersten Mal im Unternehmen)
• Erkennung und Beseitigung „grober Fehler“ durch den Prozess der Visualisierung/Dokumentation
• Kundenorientierung (Output)
• Schnittstellenorientierung (als Verbesserungspotential)
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 40
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 41
Grundelemente von EPK’s
(Ereignisgesteuerte Prozeßketten)
Beispiel: VPD-Diagramm für den Teilprozess „Vertrag freigeben“
Beispiel: Erweitertes Ablaufdiagramm mit Alternativabläufen
für den Teilprozess „Vertrag freigeben“
Beispiel: Matrix-Ablauf für den Teilprozess „Vertrag freigeben“
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 46
6. Optimierung
eigentlich „Verbesserung“ bzgl. Zielbündel
mit Zielen:
• Markteffizienz
• Prozesseffizienz
• Delegationseffizienz
• Motivationseffizienz
• Ressourceneffizienz
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 47
6. Optimierung
strategische Ausrichtung der Mehrfachziele
mit Neugewichtung
z.B. Kostenführerschaft vs. Differenzierung
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 48
Das ProMet ®BPR Prozessmodell
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 49
Ebenen des Business Engineering,
ProMet ®BPR und Techniken
Das ProMet ®
BPR Prozessmodell
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 51
Zusammenwirken von Prozessentwurf und Prozessführung
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 53
7. Prozesskosten
Ziele
• Verbesserung entscheidungsrelevanter Informationen
• Erhöhung der Kostentransparenz(Gemeinkosten – Einzelkosten)
• Aufzeigen der Verbesserungspotentiale
• Verringerung der Fehlerkosten
• Reduzierung der Komplexität– Beherrschung
– Abbau
Simulation Geschäftsprozessmanagement - Prof. Dr. Nino Grau 54
7. Prozesskosten
600
Beispiel für Degression