simo.cnsc.gov.cosimo.cnsc.gov.co/cnscwiki/lib/exe/fetch.php?media=ea:... · Web viewSi el criterio de búsqueda obtiene un valor asignado, el aplicativo identificará y mostrará

Registro de Oferta Pública de Empleos de Carrera - OPEC Manual de Usuario

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

MANUAL DEL USUARIO PARA ELREGISTRO DE OFERTA PÚBLICA DE EMPLEOS DE CARRERA –

OPEC

Bogotá D.C., Septiembre de 2012

1


Tabla de Contenido1 Introducción............................................................................................................................................... 3

2 Objetivo..................................................................................................................................................... 4

3. Alcance.......................................................................................................................................................... 4

4. Aspectos a tener en cuenta antes de registrar la OPEC...............................................................................4

5. Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC................................................................................................5

6. Funcionalidad para el rol “Cargador Entidad”................................................................................................5

6.1. Autenticación del usuario y consulta de la OPEC.......................................................................................5

6.2. Insertar empleo........................................................................................................................................... 8

6.3. Consultar un empleo................................................................................................................................ 10

6.4. Registrar Funciones................................................................................................................................. 10

6.5. Registrar Requisitos Estudio / Experiencia...............................................................................................11

6.6. Registrar Alternativa / Equivalencia..........................................................................................................12

6.7. Registrar Vacantes del Empleo................................................................................................................13

6.8. Consolidado Empleo................................................................................................................................ 14

6.9. Modificar Clave......................................................................................................................................... 14

7. Funcionalidad para el rol “Administrador Entidad”.......................................................................................15

7.1. Creación de Usuarios............................................................................................................................... 15

7.2. Registro de las dependencias de una entidad..........................................................................................16

7.3. Consulta de Consolidado Empleos Entidad..............................................................................................16

7.4. Eliminación de un empleo.........................................................................................................................18

8. Funcionalidad para el rol “Administrador de la CNSC”................................................................................19

8.1. Ingreso al aplicativo.................................................................................................................................. 19

8.2. Opciones del menú................................................................................................................................... 20

8.3. Veracidad del documento para certificación de la Opec...........................................................................22

2


1 Introducción

La Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, como entidad del estado independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, tiene como propósito estratégico el convertir el sistema de carrera en el motor de la excelencia en la gestión pública en Colombia, a partir del ingreso por mérito a los empleos públicos.

La CNSC se refiere al principio del mérito como el fundamento constitucional de los procesos de selección para acceder al ejercicio de cargos públicos, de forma tal que los requisitos y condiciones de ingreso deben ser acreditados previamente por los aspirantes, además de superar según se requiera por la convocatoria, pruebas y en ocasiones pruebas y cursos.

La Ley 909 de 2004, señala que los concursos o procesos de selección serán adelantados por la CNSC, a través de contratos o convenios interadministrativos, suscritos con universidades públicas o privadas o instituciones de educación superior acreditadas, y establece las etapas del proceso de selección, así: Convocatoria, reclutamiento, pruebas, listas de elegibles y periodo de prueba.

Con el fin de cumplir esta función, la CNSC dispone de diversos aplicativos informáticos con los cuales presta apoyo tecnológico durante el desarrollo de las etapas del proceso de selección.

El propósito del Manual del Usuario para el Registro de Oferta Pública de Empleos de Carrera – OPEC es ofrecer a la Entidad Pública que solicita a la CNSC la provisión de los empleos públicos de carrera mediante el concurso abierto de méritos, una aplicación informática para realizar el registro, administración y consulta de los empleos a oferta, en cumplimiento de los principios que orientan el ingreso y el ascenso a la carrera administrativa.

Así mismo, con el presente manual, las entidades pueden obtener información detallada del funcionamiento de la aplicación y conocer los pasos que deben realizar para el registro de la información básica de sus empleos a convocar a concurso.

3


2 Objetivo

Definir las actividades y pasos para que la Entidad Pública responsables de los empleos a oferta pública, realice el registro, administración y consulta de la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC, que permita a los aspirantes y actores del proceso de selección o concurso, identificar el empleo a proveer: denominación, código, grado salarial, asignación básica, número de empleos por proveer, ubicación, funciones y el perfil de competencias requerido en términos de estudios, experiencia y conocimientos, entre otros.

3. Alcance

El presente Manual va dirigido a la persona “administrador de la OPEC” o Jefe de Talento Humano, asignada por el Representante Legal de la Entidad, como responsable de la adecuada administración de la OPEC; así como a los usuarios cargadores, debidamente creados por el administrador, responsables del registro de la información.

Una vez, la información se haya registrado en su totalidad, el Representante Legal y el administrador de la OPEC deberán certificarla con la firma y enviarla a la CNSC con el fin de iniciar la etapa de divulgación e inscripción a la convocatoria.

4. Aspectos a tener en cuenta antes de registrar la OPEC

Antes de iniciar el proceso de registro de la información por parte de la Entidad, esta deberá enviar a la CNSC la siguiente información con el fin de registrar en la aplicación informática los datos básicos de la entidad:

Nombre completo, cedula de ciudadanía y cargo del servidor público, designado por la entidad para la dirección y manejo del proceso de cargue en los empleos (Administrador) con el fin de crear el usuario en el aplicativo.

NIT de la entidad Nombre completo de la entidad Correo electrónico Naturaleza Jurídica Nivel (Nacional, Departamental, Municipal o Distrital)

4


Sector Institucional (Agricultura, Educación, Salud, etc.) Clasificación Orgánica (Rama Ejecutiva, Organismos de Control, Entes

Autónomos) Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC

5. Funcionalidad que ofrece el aplicativo OPEC

Se utilizan tres (3) módulos con la siguiente funcionalidad:

a. Administración de la OPEC. Usado por el rol “Administrador Entidad”. La CNSC crea un usuario con el rol “Administrador Entidad”, el cual se entrega formalmente y por escrito a la entidad. Este usuario podrá cambiar su contraseña a través de las opciones del aplicativo.

El administrador de la entidad, podrá crear usuarios con el rol “Cargador Entidad”, eliminar empleos, crear las dependencias requeridas para el registro de la OPEC y generar el reporte final para certificar la OPEC por parte del Jefe de Talento Humano y el Representante Legal de la entidad que registra la Oferta.

b. Registro de OPEC. Usado por el rol “Cargador Entidad”, permite consultar, registrar o modificar un empleo y las cantidades de las vacantes existentes. La eliminación de empleos solo se permite con el usuario administrador de la entidad.

c. Consulta de la OPEC. Utilizado para consultar la Oferta Pública de Empleos de Carrera de una convocatoria en específico. Es de uso general y no requiere clave para su ingreso. Permite filtrar la consulta por entidad (si aplica), por nivel jerárquico y por ciudades.

6. Funcionalidad para el rol “Cargador Entidad”

6.1. Autenticación del usuario y consulta de la OPEC

Un usuario con el rol “Cargador Entidad”, deberá ingresar al aplicativo de Registro de la OPEC, autenticándose con el Nit de la entidad, el usuario y su contraseña.

5


En la parte superior, se observa el nombre del aplicativo, el nombre de usuario, la fecha y hora actual, el rol con el que se autenticó el usuario al ingresar, el nombre de la entidad y la convocatoria.

Con el aplicativo, el usuario identificado con este rol puede insertar empleos y cantidad de vacantes para dicho empleo.

Se debe tener en cuenta que el registro de los datos de la OPEC es responsabilidad de la Entidad Pública y se hace en base al Manual de Funciones debidamente aprobado por la entidad.

La Oferta Pública de Empleos de Carrera -OPEC, debe crearse utilizando la opción “Registrar Empleos”, que permitirá ofrecer vacantes agrupadas por las siguientes características iguales:

Nivel Jerárquico Grado Código y Denominación Asignación Salarial Propósito principal del empleo Funciones Requisitos de Estudio

6


Requisitos de Experiencia Equivalencias / Alternativas

Adicionalmente, el aplicativo de registro de la OPEC permite registrar los siguientes datos de la vacante:

Estado de Provisión Departamento Municipio Dependencia

Al registrar esta información, se debe tener en cuenta que el aspirante realiza su inscripción a un empleo, y no a una ciudad o característica específica del empleo.

El aplicativo inicialmente despliega la lista de empleos ya registrados, mostrando las columnas, así:

Número de empleo CNSC. Es una variable de uso exclusivo de la CNSC, generado automáticamente por el aplicativo al momento que “el cargador de la entidad” ingresar un empleo. Corresponde al número consecutivo asignado al empleo, con el cual será publicado e identificado el empleo por el aspirante, convirtiéndose en la identificación única del empleo al cual el aspirante ha realizado la inscripción.

7


Nivel Jerárquico de los empleos. Según la norma se clasifica en los siguientes niveles: Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial. El nivel directivo está disponible aunque las Ofertas generalmente no incluyen estos cargos por ser de libre nombramiento y remoción.

Código. Código del empleo

Denominación. Denominación del empleo

Grado. Grado del empleo

Asignación Salarial. El aplicativo identifica la asignación salarial para los empleos de las entidades clasificadas en el orden “Nacional”, según el decreto vigente de salarios para el 2012; no obstante, se permite la modificación del valor sugerido.

Cantidad de Vacantes ofertadas. Es un acumulado de las vacantes registradas para ese empleo. Es calculado automáticamente por el aplicativo. Inicialmente es cero, pero al registrar las vacantes su valor cambia según las vacantes registradas.

6.2. Insertar empleo.

Para ingresar un nuevo empleo, el usuario deberá seleccionar la opción “Registrar Empleos” y utilizar las listas de valores a seleccionar:

El nivel jerárquico del empleo, grado, código y denominación el cual se muestra desde la lista y para los casos en que el texto es muy largo, se utiliza un despliegue completo de la

8


información con lo cual se facilita al usuario una lectura completa del valor sugerido por la lista.

La asignación salarial utiliza una identificación de valor, la cual es consultada en la base de datos con un criterio que tiene en cuenta la vigencia, el orden de la entidad, el nivel jerárquico y el grado; ejemplo, vigencia “2012”, entidad del orden “Nacional”, nivel jerárquico “profesional” y grado”17”, obteniendo en la búsqueda el valor “3346665”. Si el criterio de búsqueda obtiene un valor asignado, el aplicativo identificará y mostrará el salario del empleo de acurdo al Decreto vigente; sin embargo, dicho valor podrá ser modificado por el usuario. Es importante aclarar que cada empleo almacena el valor registrado en la asignación salarial, es decir que si la vigencia cambia los valores de asignación salarial registrados en la OPEC, no se actualizarán automáticamente, debido a que la asignación salarial está registrada en cada empleo insertado.

Debe también registrarse el propósito principal del empleo a ofertar. Finalmente para crear el empleo es necesario presionar el botón “Crear Empleo”. El aplicativo mostrará un mensaje confirmando la inserción del registro e informando el número de empleo CNSC con el que fue insertado.

Si el usuario ha realizado consulta de un empleo y quiere insertar uno nuevo, deberá presionar el botón “Formulario Nuevo Empleo”.

6.3. Consultar un empleo.

9


Sobre la lista de empleos registrados, los números correspondientes a la columna “Número Empleo CNSC”, tienen activo un enlace; es decir, que el usuario podrá hacer click sobre el número de empleo CNSC que desee consultar; de inmediato, la información correspondiente a dicho empleo será cargada en los valores desplegados al lado izquierdo de la lista. Se admiten modificaciones a la asignación salarial y al propósito. Si el usuario requiere la eliminación del empleo, deberá solicitarlo al usuario con el rol “Administrador Entidad”.

Una vez que el aplicativo tiene identificado un empleo, ya sea porque lo acaba de consultar o porque lo acaba de crear, las opciones de menú se activan.

6.4. Registrar Funciones

Una vez seleccionada la opción, se muestra la caja de texto para creación de la función, así:

10


El usuario debe introducir el texto de la función, sin nomenclatura, y presionar el botón de “Crear función”. Obtendrá un mensaje de confirmación con el texto “Registro exitoso”, y al lado derecho de la pantalla se observará la lista de funciones ya insertadas. Si se quiere modificar el texto de una función, se deberá hacer clic sobre el texto para que el texto de la función sea copiado a la caja de edición y luego presionar el botón “Modificar función”. Para eliminar una función, se debe presionar el botón “Eliminar Función”.

6.5. Registrar Requisitos Estudio / Experiencia

En esta opción se registran los Conocimientos Básicos o Esenciales (opcional), los requisitos mínimos de Estudio y los requisitos mínimos de Experiencia. Se debe registrar las cajas de texto correspondientes y luego presionar el botón “Crear requisito”. Estas cajas de texto admiten copiado y pegado.

6.6. Registrar Alternativa / Equivalencia

Para registrar la alternativa por equivalencia, se debe registrar la caja de texto “Alternativa/Equivalencia” y luego presionar el botón “Registrar Alternativa/Equivalencia”.

11


Esta caja de texto admite copiado y pegado. Si el manual de funciones de la entidad no contempla la equivalencia, éste dato puede dejarse en blanco y utilizar la siguiente opción del menú.

6.7. Registrar Vacantes del Empleo

Para registrar la cantidad de vacantes disponibles de un empleo, el aplicativo permite hacer una clasificación por el Estado de Provisión, el Departamento y Municipio donde se ubican las vacantes, y la dependencia. Estos datos pueden ser opcionales. Para ingresar la cantidad de empleos, deberá presionar el botón “Crear Vacante”.

Es útil para el aspirante conocer las ciudades donde están ubicadas dichas vacantes, sin embargo se advierte que al mostrar la oferta y permitir las inscripciones, el aspirante se inscribe al “empleo”, independiente de la ciudad, dependencia o estado de provisión que tengan las vacantes registradas. La escogencia de las ciudades normalmente se hace según lo soliciten los elegibles de acuerdo al orden en la lista de elegibles.

12


6.8. Consolidado Empleo

Por medio de esta opción se puede ver un resumen de la información creada en todos los pasos anteriores.

Si se ha obviado el registro de información en alguno de los pasos anteriores, se muestra dicha situación en el reporte consolidado.

6.9. Modificar Clave

El usuario con el rol “Cargador Entidad” utilizará esta opción para modificar la clave de acceso a la aplicación siempre que lo requiera conveniente.

Se debe introducir la nueva clave en el campo Nueva Clave. A continuación se ingresa nuevamente la contraseña en el campo Confirmar Nueva Clave.Para finalizar se presiona el botón Modificar Clave.

13


7. Funcionalidad para el rol “Administrador Entidad”

7.1. Creación de Usuarios

Desde el menú CNSC, se insertan los nuevos usuarios. Para crear el usuario se deben ingresar en primer lugar los siguientes datos: Nombre (nombre del usuario) y cédula (solo números). El usuario creado tendrá como login y password el número de cédula, siendo posible que dicho usuario pueda cambiar posteriormente su password o contraseña. El rol que el aplicativo asignará automáticamente al usuario a crear corresponde al rol “Cargador Entidad”.

Nota: Solo el rol “Administrador Entidad”, puede crear otros usuarios.

En la tabla Usuarios de la entidad, se muestran los usuarios existentes para la Entidad a la cual pertenece el usuario “Administrador Entidad” que se encuentre registrado a la aplicación.

En dicha tabla se muestra la siguiente información:

14


Nombre: Nombre del usuario. Cédula: Cédula del usuario. Entidad: Entidad del usuario. Desbloquear: Opción para desbloquear un usuario que se encuentre bloqueado.

7.2. Registro de las dependencias de una entidad

Un usuario con el rol “Administrador Entidad”, desde el menú “Crear Dependencia”, puede registrar las dependencias de una entidad, clasificadas según la categoría en “Misional”, “Apoyo”, “Estratégica”, “Control”, o no se asigna valor (NO DEFINIDO).

7.3. Consulta de Consolidado Empleos Entidad

Un usuario con el rol “Administrador entidad”, desde el menú “Consolidado Empleos Entidad”, muestra el consolidado de empleos y consultar su detalle de información.

15


Este consolidado es llamado en primer lugar “Versión Preliminar OPEC”.En dicha versión preliminar se encuentra el botón “Reporte OPEC”, en el cual se debe dar clic cuando se haya ingresado toda la información de los empleos.

Al seleccionar dicho botón, se muestra el siguiente mensaje.

A continuación se muestra un mensaje indicando que el reporte OPEC fue creado exitosamente.

Después de generar el registro OPEC, el ingreso y modificación se encuentra deshabilitado, por tal razón si un usuario cargador intente loguearse a la aplicación cuando el reporte ya ha sido generado, se obtiene el siguiente mensaje.

16


7.4. Eliminación de un empleo

Un usuario con el rol “Administrador entidad”, desde el menú “Eliminar Empleos Entidad”, permite la eliminación de un empleo. El número del empleo CNSC debe ser seleccionado con lo cual el aplicativo realiza la consulta del empleo y despliega el detalle para consulta.

Si el usuario está de acuerdo con el borre, debe presionar el botón “Eliminar Empleo”. Esta operación destruye los registros de funciones, requisitos y equivalencias, correspondientes al empleo.

17


8. Funcionalidad para el rol “Administrador de la CNSC”

8.1. Ingreso al aplicativo

Los líderes de convocatoria ingresan al aplicativo para registro de la OPEC, utilizando el NIT de la CNSC (900.003.409). El usuario corresponde al número de cédula del líder de convocatoria y debe escribir su contraseña.

18


8.2. Opciones del menú

La primer actividad corresponde a “Seleccionar la Entidad” debido a que un mismo líder de convocatoria puede tener varias convocatorias asignadas, o una convocatoria puede incluir varias entidades.

Una vez se ha identificado la entidad, se pueden consultar los empleos que se despliegan en una lista así:

Haciendo click sobre el número del empleo CNSC, podrá consultar el detalle del empleo, las funciones, los Requisitos Mínimos y las vacantes existentes.

19


Con la opción “Consolidado Empleos CNSC”, se muestra el consolidado de los empleos y para el caso de las entidades que han realizado el cierre de reporte de OPEC, se podrá descargar el documento .pdf generado con el último cierre.

20


8.3. Veracidad del documento para certificación de la Opec

Si por alguna razón una entidad ya realizó cierre de la Opec y solicita volver a abrir el registro de Opec para hacer modificaciones, deberá certificar la Opec imprimiendo el último documento .pdf generado por el aplicativo. No se pueden remplazar hojas sino que debe imprimirse y firmarse como un todo, debido a que la certificación de la Opec impresa, firmada y remitida oficialmente por la entidad que oferta las vacantes se convierte en un documento contra el que a futuro pueden proceder demandas, y deberá demostrarse su integridad y correspondencia con la información existente en el aplicativo y utilizada para realizar el concurso.

El aplicativo de registro de la Opec permite mediante la opción en fondo amarillo “Ver Opec”, consultar el documento .pdf que la entidad debe imprimir y usar para la certificación, con lo cual queda garantizado que el contenido del documento, coincide con la información existente en el aplicativo.

21

Documents

simo.cnsc.gov.cosimo.cnsc.gov.co/cnscwiki/lib/exe/fetch.php?media=ea:... · Web viewSi el criterio de búsqueda obtiene un valor asignado, el aplicativo identificará y mostrará