SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

IT. [PC 02.22]-06 Solicit@ de Plataforma Electrónica

Elaborado Jefe del Servicio de Contratación y Patrimonio

Aprobación Equipo del Proceso PC02

Objeto Facilitar el trámite de las solicitudes electrónicas para los procesos de

Traspaso y/o Traslado de Bienes, y Baja de Bienes en Inventario.

Histórico de cambios

Código edición Fecha Modificaciones

01 14/02/2012

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

1. Introducción.

1.1. Para trabajar en la plataforma de Administración electrónica se precisa tener instalado el certificado

de usuario. El certificado de usuario es un documento digital que contiene, entre otros, tus datos

identificativos. Te permite identificarte en Internet e intercambiar información con otras personas con la

garantía de que sólo tú y tu interlocutor podéis acceder a ella.

1.2. Para la obtención del certificado de usuario tienes que ponerte en contacto con el Servicio de

Información y Asuntos Generales donde te realizarán todas las gestiones necesarias.

1.3. La oficina virtual tiene dos posibilidades de acceso: una a través de la plataforma Solicit@, que se

utiliza para iniciar un procedimiento y la otra a través de la plataforma del tramitador, que es a la que

accede la persona encargada de gestionar la solicitud previamente iniciada por el solicitante.

1.4. Para iniciar cualquiera de los procedimientos que se ofrecen por el Servicio de Contratación y

Patrimonio, deberás hacerlo siempre a través de Solicit@, accediendo a la plataforma en la siguiente

dirección web: https://solicita5.ujaen.es/oficinaVirtual/jsp/index.jsf

Mediante esta plataforma podrás tramitar cualquier solicitud relacionada con los siguientes

procedimientos:

- Traspaso y traslado de bienes de inventario

- Baja de bienes de inventario.

- Pólizas temporales de seguros.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2. Solicit@.

2.1. Al acceder a la dirección web indicada anteriormente, aparecerá la siguiente pantalla:

Para iniciar cualquier solicitud debemos acceder a través de la opción que indica”realizar un trámite con

certificado digital”. Si se elige la opción sin certificado, únicamente podremos cumplimentar el

formulario e imprimirlo, por lo tanto se debería enviar físicamente el impreso y no estaremos ante un

trámite complementamente electrónico.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.2. Una vez se ha accedido a la siguiente pantalla, el sistema realizará un proceso de validación de los

componentes que tiene instalado nuestro equipo, puesto que para operar a través de la oficina virtual

es necesario tener instalada la aplicación Java; no obstante, si no la tuviéramos instalada desde el

propio sistema podremos hacerlo.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.3. Al pinchar sobre la pestaña para acceder al sistema saldrá un mensaje para la selección de

certificado y haciendo click sobre el mismo, accedemos al siguiente paso.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.4. La siguiente pantalla mostrará los procedimientos a los cuales se puede aceder desde la

plataforma para su tramitación de forma electrónica. Nos encontraremos con los trámites disponibles,

los trámites en borrador y los trámites ya presentados.Escogerémos uno de los trámites disponibles

correspondiente a la solicitud que deseamos tramitar. A modo de ejemplo, Baja de Bienes de Inventario

.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.5. Al pinchar sobre el nombre del proceso aparecerá la siguiente pantalla:

Mediante esta pantalla podemos comenzar el trámite seleccionando la pestaña Iniciar del apartado 1

(incie el trámite seleccionado).También podremos adjuntar algún documento de tipo pdf, word, excel,

etc., que queramos incluir como documentación complementaria y que se considere necesaria para

este trámite concreto. En el caso que nos ocupa, y a modo de ejemplo, podríamos incluir el impreso de

donación en el supuesto de que la baja en inventario se produzca como consecuencia de la donación

de un bien.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.6. Una vez cumplimentados todos los campos identificativos de la operación y que son necesarios, se

pincha en la pestaña Guardar para que la solicitud quede registrada momentánemanete.

2.7. Si todos los datos se han cumplimentado correctamente, la aplicación nos proporciona el siguiente

mensaje:

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

Pulsando el enlace recomendado “Volver al trámite” continuamos con el procedimiento

2.8. Hay que tener en cuenta que cualquier trámite que hagamos de manera electrónica requiere una

firma digital y la solicitud no estará presentada hasta que no se realice debidamente la firma

electrónica.

Como se observa en el dibujo, podemos editar la solicitud, es decir visualizarla y comprobar si los datos

están correctos; también podemos eliminarla y a través del icono adjuntar archivo, podremos en esta

fase, además, incorporar algún documento.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.9. El sistema nos indica que deberemos firmar el formulario para continuar el trámite y que, además,

una vez firmado no se podrá volver a modificarlo. También en esta pantalla tendremos la opción de

visualizar el documento tramitado, pero no podremos corregir, añadir ni eliminar ningún registro.

Pulsando el icono de firmar documento, nos solicitará de nuevo el certificado de usuario con el que

vamos a formalizar esta operación. Seleccionado la opción aceptar, estaremos firmando la solicitud.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.10. Firmada la solicitud, pincharemos en el mensaje “Volver al trámite” para continuar con el proceso.

Aparecerá la siguiente pantalla:

En esta imagen podemos ver que el documento ya ha sido firmado, podremos visualizarlo y también

nuevamente tenemos la opción de adjuntar algún documento, pero todavía no está presentado.

2.11. Para terminar de tramitar la solicitud deberemos “Presentar” el formulario, para lo cual debemos

pulsar sobre el icono que nos ofrece esta opción. También se nos permite comprobar los datos de la

persona que ha firmado la solicitud, accediendo al icono “datos de los firmantes”.

SIGC-SUA

PROCESO PC02 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO.

Fecha: 21 de diciembre de 2011 Doc. IT. [PC 02.22]-06

2.12. Tras la presentación nos aparecerá la siguiente pantalla indicando que el proceso se ha realizado

con éxito; el sistema genera un código de operación que equivale a un número de registro de la

solicitud. Podremos visualizar e imprimir un resguardo de la presentación y también guardar el archivo

que se ha generado en formato pdf. Podemos, además, continuar con las diferentes opciones que nos

proporciona el sistema y que responden a la pregunta ¿Qué quieres hacer ahora?

Si queremos comprobar las presentaciones realizadas pulsaremos sobre este mensaje y accederemos

a la siguiente pantalla:

Como se puede observar, arriba se indican los trámites en fase de borrador, los trámites ya

presentados y en el cuadro de abajo el estado de los mismos.

Una vez que la solicitudes se gestionen por el Servicio de Contratación y Patrimonio y el proceso esté

terminado, los trámites se encontrarán en la fase de “Terminado”.

En el supuesto de que queramos hacer alguna consulta sobre el estado de tramitación de nuestro

procedimiento, deberemos acceder nuevamente a la plataforma y pulsar en la pestaña de “Tramites

presentados”. Posteriormente pinchando sobre la solicitud deseada accederemos a toda la información

disponible sobre la misma.