Siemensov vodič za compliance Borba protiv korupcijew5.siemens.com/web/hr/hr/corporate/portal/siemens_hrvatska/... · Siemensov vodič za compliance - borba protiv korupcije 5 Kada

Siemensov vodič za complianceBorba protiv korupcije

Siemensov vodič za compliance - borba protiv korupcije

2N

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

eSadržaj


3

1. Koji su to Siemensovi standardi? 4

2. Kako se služiti Vodičem? 6

3. Zašto je borba protiv korupcije važna? 8

4. Što compliance znači u praksi? 12

5. Kako postupiti u slučaju: 14 5.1 Darova i reprezentacija 18

5.2 Plaćanja za rutinske postupke (zabranjeno) 27

5.3 Političkih priloga tvrtke (zabranjeno) 28

5.4 Dobrotvornih donacija tvrtke 29

5.5 Sponzorstava 31

5.6 Posrednika 32

5.7 Vođenja evidencije i vjerodostojnog knjiženja 36

5.8 Preuzimanja poduzeća, joint venturea i manjinskih udjela 37

6. Kakva vam je potpora na raspolaganju? 38

7. Posljedice nepridržavanja propisa 42

4

1. Koji su to Siemensovi standardi?

4N

aši s

tan

dar

di


5

Kada sam počeo raditi za Siemens izjavio sam da će kultura vodstva, organizacijska struktura i compliance biti među glavnim područjima na koja ću se usredotočiti. Smatram ih bitnim za obnovu povjerenja javnosti u našu kompaniju. Stara je i točna izreka da je u poslovanju ugled najveća prednost. Siemensov ugled građen je 160 godina i obveza je svih nas da ga štitimo i povećavamo. Nema tog posla koji bi mogao opravdati stavljanje ugleda na kocku.

Korupcija je protuzakonita i predstavlja nešto sasvim suprotno od onoga što zastupamo. Siemens ne tolerira korupciju i ja ću se pobrinuti da se takav pristup i primjenjuje - ne samo uz pomoć sankcija, nego i promjenom u ponašanju za koju će poticaji i primjeri stizati s vrha. Uz svu nužnu pomoć i potporu, to će svima omogućiti da rade svoj posao u skladu sa zakonom.

Vodič za compliance objašnjava način na koji se poruka, utvrđena u našoj poslovnoj politici, može primijeniti u svakodnevnoj radnoj praksi. Napisan je jednostavno i praktično i objašnjava vam što smijete, a što ne smijete činiti i kome se možete obratiti kada se suočite s problemima vezanim uz compli-ance. On je važan alat i pomaže svima da steknu samopouzdanje potrebno da bi izišli na tržište i prodavali, a da pritom ne krše zakon. Kako obilazim mnoge Siemensove urede širom svijeta, rado bih da me obavijestite u kojoj mjeri vam ovaj vodič služi.

Vjerujem da se poštenje nalazi u srcu svega što činimo, jer bez njega naše ime ne znači ništa. Biti pošten znači zauzimati se za svoje vrijednosti i poslovati na odgovoran, transparentan i etičan način. Radeći zajedno, osigurat ćemo da Siemensov ugled ostane snažan i u desetljećima koja dolaze.

Peter Loescherpredsjednik Uprave Siemensa AG

Siemens ne tolerira ponašanjekoje nije u skladu s complianceom

O v

od

iču

2. Kako se služiti Vodičem?

6


7

Vodič je sastavljen kako bi pomogao Upravi i zaposlenicima da se pridržavaju naših antikorupcijskih standarda. On opisuje što se podra-zumijeva pod korupcijom, kako ona utječe na naše poslovanje i kako se borimo protiv nje. Vodič posebice pokazuje kako se naša načela pretvaraju u praktične procese i procedure te objašnjava što je potrebno učiniti da bismo ih se pridržavali. Poglavlje 5 detaljno analizira svako načelo, opisujući što je dopušteno, kada su potrebna dodatna odobrenja i kome se treba obratiti za pomoć. Uloga Compliance Organizacije objašnjena je u Poglavlju 6, a posljedice nepridržavanja compliancea u Poglavlju 7.

U ovom vas vodiču upućujemo da se obratite svojem lokalnom Compli-ance Officeru, odnosno da tražite njegovo odobrenje. Moguće je da će biti potrebno zatražiti odobrenje ili savjet na višoj razini, no on će vas znati posavjetovati što dalje trebate činiti.

U cijelom vodiču nailazit ćete na uokvirene tekstove u kojima možete pronaći dodatne informacije.

Molimo imajte u vidu da ovaj vodič nema namjeru obraditi svaku situaciju s kojom se možete suočiti u svojem svakodnevnom radu, niti on može zamijeniti tekst objavljenih i važećih okružnica. Pružit će vam, međutim, dovoljno informacija za rješavanje većine problema s kojima biste se mo-gli susresti. Njegova je ključna poruka da niste sami i da biste trebali isko-ristiti potporu koju vam mogu pružiti vaši nadređeni, Compliance Officer, Compliance Helpdesk - “Pitajte nas” i Siemensove korporativne web stranice za compliance. Informacije koje ćete dobiti koordiniraju se s pravnom službom, koja se brine o tome da budu uzeti u obzir svi pravni aspekti.

Lokalni zakoni: Ovaj vodič

ne može se osvrnuti na sva

pitanja vezana uz lokalne

zakone, koji mogu biti stroži

od Siemensovih globalnih

standarda. Vaš Compliance

Officer dodatno će vas

obavijestiti o slučajevima u

kojima lokalni zakoni imaju

prioritet.

služi za isticanje određenih stvari ili usmjerava na mjesta gdje možete dobiti dodatne informacije

služi za definicije

3. Zašto je borba protiv korupcije važna?

Važ

no

st8


9

Što je zapravo problem?

Korupcija znači namjeru da se djeluje nepošteno u zamjenu za novac ili osobni dobitak. Taj oblik ponašanja postoji već jako dugo. To je i razlog zašto se ponekad lako zaboravi na štetu koju korupcija čini. Nepravednim pogodovanjem nekolicini pojedinaca koji zloupotrebljavaju svoju moć ili položaj stvaramo nelojalnu konkurenciju, zaustavljamo inovacije i rušimo poštenje.

Zbog štete koju pričinjava javnom dobru, korupcija je protuzakonita širom svijeta. Svaka zemlja ima svoje zakone za borbu protiv korupcije kojih se treba pridržavati. Osim toga, Siemensove aktivnosti širom svijeta podliježu pravnim sustavima zemalja u kojima su njegove dionice uvrštene na burzi. Dvije od tih zemalja, Njemačka i Sjedinjene Države, imaju neke od najstrožih antikorupcijskih zakona i kazne za njihovo kršenje osobito su stroge.

Gdje su rizici?

S korupcijom se možemo susresti i u poslovanju s komercijalnim part-nerima i s državnim dužnosnicima. Iako su neki zakoni protiv podmićivanja usredotočeni na pojavu mita u državnim tijelima, ta su načela jednako primjenjiva i u privatnom sektoru. U Njemačkoj, na primjer, oba oblika korupcije su protuzakonita, a sankcijama je izložena kako tvrtka koja čini prekršaj, tako i pojedinac.

Siemensova se antikorupcijska politika primjenjuje i u javnom i u privat-nom sektoru. Međutim, zbog različitosti rizika, naša načela, nadzor i pro-cedure vezane uz compliance ponekad čine razliku između javnog i privat-nog sektora.


10

Što Siemens poduzima u odnosu na te rizike?

Osnovna načela ponašanja utvrđena su Načelima poslovnog ponašanja. Osim toga, velik broj naših načela bavi se najvažnijim odredbama antikorupcijskih zakona. Ta se načela primjenjuju širom svijeta na Upravu i zaposlenike Siemensa AG i njegovih povezanih poduzeća. Osnovna načela i propisane zabrane vrijede također i za konzultante i ostale treće strane koje rade u Siemensovo ime te za dobavljače, partnere i druge s kojima poslujemo.

Da bi osigurao da se osnovna načela primjenjuju u svim dijelovima našeg poslovanja te da bi svima pružio pomoć i potporu, Siemens je proširio svoj Compliance Program. Iako se neki zahtjevi na prvi pogled mogu činiti ote-gotnima, oni su tu da zaštite i vas i kompaniju. Prodaja koja se obavlja na zakonit način omogućava imenu Siemens da govori samo za sebe.

U sklopu proširenja našeg Compliance Programa omogućili smo dodatnu edukaciju za zaposlenike na osjetljivim funkcijama. Na središnjoj i lokalnoj razini, pomoć se svakodnevno može zatražiti od Compliance Organizacije, koja pruža podršku u svim pitanjima koja se tiču compliancea, daje potreb-na odobrenja vezana uz compliance i osigurava primjenu ispravnih proce-dura. Osim toga, ako imate detaljna, konkretna pitanja ili niste sigurni kako se određeno načelo primjenjuje u praksi, na raspolaganju vam je Compli-ance Helpdesk - „Pitajte nas”.

Zašto je borba protiv korupcije važna?N

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


11

Sveobuhvatankontrolni sustav

Jasne posljedice i nedvosmislena reakcija

Jasna načela, programi edukacije i podrška

• Načela i procedure

• Objava programa

• Centralizacija

• Edukacija

• Integracija

s HR procesima

• Forenzična revizija i dio standardnih revizija

• Compliance pregledi

• Compliance kontrole

• Posljedice nepridržavanja propisa

• Globalno praćenje slučajeva

• Praćenje djelotvornosti

Uveli smo i nov, globalni Compliance Helpdesk - „Recite nam”, u slučaju kada želite prijaviti nešto za što vjerujete da bi ukazivalo na kršenje internih procedura vezanih uz compliance ili zakona. Vaša anonimnost pritom je zaštićena, a Siemens se obvezuje da će vaše prijave razmotriti na prikladan način.

I konačno, a možda i najvažnije, „primjer koji dolazi s vrha”. U uvodu Petera Loeschera vidjeli ste koliko je takav primjer važan. Od svih naših voditelja tražimo da se pobrinu da se ti procesi i procedure dosljedno primjenjuju i da svakodnevno poslovanje svih naših kompanija bude u skladu sa zahtje-vima compliancea. To činimo jer nastojimo ideje provoditi u djela.

Siemensov Compliance Program

• “Primjer s vrha”

• Compliance Organizacija

Spriječiti Otkriti Reagirati

Neprestano napredovanje

• Compliance Helpdesk (uključujući i funkciju globalnog ombudsmana)

4. Što compliance znači u praksi?

12C

om

plia

nce


13

Da bi stvorili svojevrsnu „kulturu compliancea”, važno je da svaka osoba u organizaciji donosi etičke poslovne odluke i da se pobrine da takve od-luke budu u skladu sa zakonom i Siemensovim načelima. To podrazumi-jeva poznavanje načela (detaljne smjernice dane su u Poglavlju 5) i onoga što ta načela predstavljaju. To isto tako podrazumijeva pozornu reakciju u slučaju pitanja ili problema, umjesto ignoriranja ili pukih nagađanja.

Međutim, „kultura compliancea“ proteže se i mnogo dalje. Ona uključuje obvezu prijavljivanja potencijalno nepropisnog djelovanja i postojanje sigurnosti da takvo ponašanje neće proći bez odgovora. Svi su dužni poštovati interne propise vezane za compliance i poticati druge da čine to isto. U slučaju dvojbenih situacija, vrlo je važno pridržavati se procesa i procedura te u slučaju problema uključiti našu Compliance Organizaciju na samom početku. Ako niste sigurni, pitajte!

Iako to možda nije toliko očito, „kultura compliancea“ odnosi se i na to da evidencija koju čuvate i dokumenti koje vodite budu točni i kompletni. Načelno to znači da se morate pobrinuti da je prikladno evidentirano i dokumentirano pridržavanje antikorupcijskih procedura, na primjer u slučajevima provjere posrednika u prodaji ili izdataka za reprezentaciju.

Vođenje evidencije:Postoji jednostavan način

testiranja: provjerite

razumije li neovisna osoba

o kakvoj se transakciji

radilo, prema kome je

obavljena, odnosno tko je

od nje imao koristi i zašto.

Nevođenje evidencije

može dovesti do kaznenog

progona.

5. Kako postupiti u slučaju:

1414O

sno

vna

nač

ela

Darova i reprezentacije

Plaćanja za rutinske postupke (zabranjeno)

Političkih priloga tvrtke (zabranjeno)

Dobrotvornih donacija tvrtke

Sponzorstava

Posrednika

Vođenja evidencije i vjerodostojnog knjiženja

Preuzimanja poduzeća, joint venturea i manjinskih udjela

15


16

5.1 Darovi i reprezentacija

5.2 Plaćanje za rutinske postupke (zabranjeno)

5.3 Politički prilozi tvrtke (zabranjeno)

5.4 Dobrotvorne donacije tvrtke

5.5 Sponzorstva

5.6 Posrednici

5.7 Vođenje evidencije i vjerodostojno knjiženje

5.8 Preuzimanje poduzeća, joint venture i manjinski udjeli

Sadržaj

Kako postupatiN

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


17

U skladu sa Siemensovim Načelima poslovnog ponašanja:

Nijedan zaposlenik ne smije izravno ili neizravno ponuditi, obećati, odo-briti ili ovlastiti davanje novca ili bilo kakve druge vrijednosti bilo kojoj osobi u vezi s poslovanjem, a u cilju stjecanja nedopuštene prednosti.

Naši antikorupcijski propisi stvoreni su kako bi to načelo pretvorili u praksu, a ovaj dio vodiča pruža informacije koje su vam potrebne da biste shvatili kako se ono primjenjuje. U ovom poglavlju opisana su sva dosad objavljena i važeća interna pravila, a naglasak je stavljen na ona koja utječu na najveći broj ljudi u njihovu svakodnevnom poslovanju.

Iako će vam ovaj vodič dati savjet za postupanje u brojnim situacijama u kojima se možete naći, čitanje Vodiča ne predstavlja zamjenu za upozna-vanje s objavljenim okružnicama vezanim uz compliance. Imate li pitanja vezana uz vodič ili važeća načela, obratite se svojem Compliance Officeru ili Compliance Helpdesku - „Pitajte nas”.

Nedopuštena prednost uključuje stvari kao što

je utjecanje na pojedinca

da svojim djelovanjem

prekrši svoju dužnost. Čak i kad

to nije bila namjera, potrebno je

izbjeći dojam da se radi o

neprimjerenom postupku.

Izraz bilo što od vrijednosti odnosi se na

svaku pogodnost. Čak i

stvari poput zamjene

zrakoplovnih karata ekonomske

klase za poslovnu klasu, usputni

izleti u ljetovališta ili

angažiranje člana obitelji za

ljetne poslove mogu se tretirati

kao davanje mita. Objedi,

zabava, besplatne ili jeftinije

ulaznice za sportske događaje ili

predstave, putovanja ili smještaj

predstavljaju najčešće primjere

potencijalno riskantnog

ponašanja, no kompanija riskira

i u slučajevima kad besplatno

nudi svoju robu ili usluge.


18

O čemu se radi i koji su mogući rizici?

Darovi i reprezentacija (objed, putovanje, zabava) često se smatraju oblikom gostoljubivosti i uobičajeni su u svakodnevnom poslovanju u mnogim državama. Međutim, antikorupcijski zakoni zabranjuju nuđenje ili davanje bilo kakve vrijednosti trećoj strani, uključujući darove i reprezentaciju, radi postizanja nedopuštene prednosti ili utjecaja na službeni postupak na bilo koji neprimjeren način.

Osim toga, prihvaćanje darova i reprezentacije u mnogim je državama posebno propisano, jer se smatra jednim od najočitijih oblika podmićivanja. Najveći rizici postoje kada je prihvaćanje darova na bilo koji način povezano s potencijalnim poslovnim ugovaranjem ili izda-vanjem licencija i dozvola. Općenito se smatra da učinjeni troškovi u korist državnih službenika nose svojevrstan rizik.

Neke države možda imaju zakone koji su još stroži od Siemensovih načela. U tom slučaju primjenjuje se stroži zakon. Nadležni Compliance Officer može vam reći ako je to slučaj.

5.1 Darovi i reprezentacija

I definicija državno tijelo

šira je nego što se možda

čini. U državna tijela ne

spadaju samo središnje,

državne ili lokalne vlasti i uprave,

nego i:

• komercijalna poduzeća u

vlasništvu ili pod kontrolom

države (poput naftne kompanije

u državnom vlasništvu ili bolnice)

• tijela i agencije koje kontrolira ili

kojima upravlja država

• javne međunarodne organizacije

(s dvije ili više vlada kao članovima)

• političke stranke

Više informacija u Okružnici o

borbi protiv javne korupcije koja se

može naći na http://intranet.siemens.com/compliance

Definicija državnog dužnosnika vrlo je

široka. Odnosi se na

svakoga tko radi za neko

državno tijelo i svakoga tko se

prema lokalnom zakonu smatra

državnim dužnosnikom.

Uključuje također i kandidate za

politički položaj i bilo koga

povezanog s nekom političkom

strankom.

Darovi i reprezentacijaN

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e

Koja su Siemensova načela?

Svaki ponuđeni ili omogućeni dar ili reprezentacija moraju zadovoljavati sljedeća Obvezna načela:

• Da nije ponuđen za postizanje nedopuštene prednosti ili utjecaja na službeni postupak.

• Da je dopušten prema lokalnom zakonu.• Da je vrijednost razumna i primjerena položaju primatelja,

okolnostima i prilici, tako da ne ostavlja dojam postojanja skrivene namjere ili neprimjerenost pa da ga primatelj ili druge osobe ne bi pogrešno protumačili kao mito.

• Da učestalost prethodno omogućenih darova ili reprezentacije pruženih istom primatelju ne bi stvorila dojam neprimjerenosti.

• Da se u potpunosti i vjerodostojno evidentira u Siemensovim knjigama.

Ako je primatelj izravno ili neizravno odgovoran za donošenje odluke koja će utjecati na Siemensove interese, potreban je osobit oprez.


19

Očekivane ili još nedonesene odluke koje

će utjecati na Siemensove

interese obuhvaćaju:

• natječaje za podnošenje

ponuda

• promjene u zakonodavstvu ili

propisima

• dodjelu komercijalnih ugovora

• izdavanje dozvola i licencija

Primjenjivost:Načelo se primjenjuje na

sve darove ili

reprezentaciju pruženu

bilo kojoj trećoj strani te

na darove ili reprezentaciju

koju su ponudili ili pružili

konzultanti, zastupnici ili

neki drugi posrednici koji

rade za Siemens.


20

Što to znači u praksi?

Darovi

Davanje manjih osobnih darova često je dio lokalne kulture. Nenovčani dar dopušten je bez prethodnog odobrenja ako:

• su poštovana obvezna načela i• ako mu je vrijednost nominalna

Želite li dati dar čija je vrijednost veća od nominalne, potrebno je prethodno pisano odobrenje vama nadređene osobe.

Ako u roku od šest mjeseci želite istom primatelju dati dva ili više darova koji zahtijevaju prethodno odobrenje, to odobrenje treba dati nadležni Compliance Officer. Nije preporučljivo državnim službenicima davati darove (čak ni one nominalne vrijednosti) češće nego jednom u šest mjeseci.

Novčani darovi:Zabranjeni su. Uz

prethodno pisano

odobrenje koje daje Chief

Compliance Officer,

lokalnim smjernicama

mogu se dopustiti novčani

darovi ako su uobičajeni i

uvjetovani društvenim

zahtjevima. Compliance

Officer može vam reći što

je odobreno za vašu

poslovnu jedinicu.

Nominalna vrijednost znači predmet manje

vrijednosti, kao što je

košara s voćem, cvijeće,

knjiga ili skroman ukras za

uredski stol, koji se ne može

shvatiti kao pokušaj da se

nekoga navede na zloporabu

položaja.


aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


21

Objedi

Sklapanje poslova uz objed uobičajeno je u svijetu. Objed se može ponu-diti trećoj strani bez prethodnog odobrenja, ako su ispunjene sve dolje navedene stavke:

• Obvezna načela su poštovana i objed je povezan s poslom (održava se tijekom sastanka ili u nekoj drugoj prigodi čija je svrha vođenje poslovnih razgovora).

• Vrijednost objeda odgovara uobičajenom radnom objedu u okviru lokalnih standarda (izbjegavati skupa vina i delikatese)

• Poslovni objedi općenito ne uključuju supružnike ili ostale goste ili uzvanike. U iznimnim slučajevima, kao što su spontani pozivi prilikom održavanja neplaniranog sastanka (npr. na sajmu ili konferenciji koju organizira treća strana), gosti koji dolaze s uzvanikom mogu biti pozvani bez prethodnog odobrenja ako bi bilo neprihvatljivo isključiti ih.

Ako predloženi uzvanik ima utjecaja na vladinu ili poslovnu odluku, treba ponuditi samo skromne objede koji su povezani s neizbježnim sastankom ili aktivnošću.

Prethodno pisano odobrenje nadređenog potrebno je ako objed:

• ima vrijednost veću od uobičajenog radnog objeda prema lokalnim ili drugim primjenjivim standardima ili

• ako uključuje supružnika ili gosta koji dolazi s uzvanikom ili• ako nije izravno povezan s poslom

Drugi poziv državnom službeniku u razdoblju od šest mjeseci na objed koji zahtijeva odobrenje nadređenog treba prethodno odobriti nadležni Compliance Officer.

Gosti uzvanika:Primjer kada sudjelovanje

gostiju može biti prikladno

javni je prijam na događaju

koji financira Siemens ili

godišnja poslovna večera

za klijente.

Vođenje evidencije:Siemens treba voditi

evidenciju o odobrenju

darova i reprezentacije.

Osim toga, za darove i

reprezentaciju za državne

službenike za koje nije

potrebno odobrenje,

trebate sačuvati podatke o

primatelju, namjeri,

datumu i vrijednosti te ih

predati na zahtjev.


22

Zabava

Pozivi na različite oblike zabave (primjerice kazališne predstave, koncerte ili sportske događaje) samo su djelomično povezani s poslom te mogu ostaviti dojam neprimjerenosti. Stoga pozive na razne oblike zabave treba prethodno odobriti nadležni Compliance Officer.

Odobrenje će se dobiti ako su ispunjeni svi dolje navedeni uvjeti:

• ako su poštovana obvezna načela• ako predloženi uzvanik nema ovlast odlučivanja u očekivanoj ili

neriješenoj stvari, koja utječe na Siemensove interese• ako zabava služi legitimnoj poslovnoj svrsi• ako se ne koriste karte kupljene na crnom tržištu• ako nisu pozvani supružnici ili gosti predloženog uzvanika (osim u

iznimnim slučajevima)

Ako zabava nije povezana s poslovnim događanjem, tada se legitimna poslovna svrha mora jasno naznačiti. U takvim slučajevima savjetujte se s Compliance Officerom već u samom početku kako bi se mogla donijeti odluka je li takvo pozivanje u skladu s načelima.

Pozivi na Siemensove prigode čija je svrha širenje znanstvenih ili tehničkih informacija (npr. konferencije za korisnike, seminare, konferencije za novinare, posjeti pogonima) ili koje su dio redovitog niza događaja koji se bave kulturnim ili političkim temama, dopušteni su bez prethodnog odobrenja ako:• su zadovoljena obvezna načela• se pružaju informacije korisne uzvaniku• je catering ograničen na grickalice i pića• su povezani sa Siemensovim poslovanjem• se ne nudi dodatna zabava ili korist, a što nije primjereno prigodi (primjer

dopustivih koristi je USB stick koji sadrži prezentaciju ili živa glazba DJ-a ili glazbenika)


aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


23

Prijevoz i smještaj

Povremeno treba platiti prijevoz i smještaj trećih strana - na primjer, za sudjelovanje na konferenciji u Siemensovoj organizaciji. Siemens razlikuje lokalno i nelokalno putovanje. Lokalno putovanje ne zahtijeva dodatno odobrenje Compliance Officera.

Svako nelokalno putovanje i smještaj zahtijevaju prethodno pismeno odobrenje nadležnog Compliance Officera; to uključuje putovanja na konferencije, seminare i višednevne poslovne sastanke u Siemensovoj organizaciji, kao i s tim povezane prijedloge za popratnu zabavu.

Odobrenje će se obično izdati ako su ispunjeni svi dolje navedeni uvjeti:

• ako poziv poštuje obvezna načela• ako je izravno povezan s promidžbom, demonstracijom ili

objašnjavanjem Siemensovih proizvoda ili usluga ili s provedbom ugovora

• ako su udaljenost puta i trajanje boravka opravdani poslovnim razlozima u dobroj vjeri, kao što su lokacija postrojenja, okupljanje važnih stručnjaka na sajmovima, raspoloživost zrakoplovnih letova, itd.

• ako se poslovna namjera nije mogla ostvariti ekonomičnije bez puto-vanja ili putovanjem na bližu lokaciju

Smjernice za putovanje i smještaj koje se primjenjuju na Siemensove za-poslenike moraju se jednako primjenjivati i na njihove goste, te kako za lokalna tako i za nelokalna putovanja.

Nelokalno putovanjeje putovanje preko

državnih granica ili

putovanje koje traje više

od četiri sata od početnog do

krajnjeg odredišta, zrakoplovom,

vlakom ili automobilom. Lokalno

putovanje je sve ostalo.

Opravdana udaljenost i trajanjepodrazumijevaju da je

putovanje potrebno i

dostatno za postizanje poslovne

svrhe. Primjerice, ako klijent

zahtijeva obilazak pogona za

proizvodnju. Ako je dostupno

nekoliko lokacija, izaberite onu

koju je najlakše posjetiti, a ne

onu najprivlačniju ili egzotičnu.


24

Reprezentacija kao uvjet ugovora

Odredbe ugovora koje se odnose na reprezentaciju treba izbjegavati kad god je to moguće. Reprezentacija se nikad ne smije nuditi ili putem nje poti-cati dobivanje ugovora ili stjecanje bilo kojeg drugog oblika nedopuštene prednosti.

Kada ugovor zahtijeva da Siemens snosi troškove prijevoza i smještaja za sastanke povezane s provedbom ugovora (primjerice, nužne poslovne sastanke), za takvo putovanje i smještaj nije potrebno prethodno odo-brenje. Međutim, nadležna poslovna jedinica mora osigurati da:

• putovanje i smještaj služe legitimnoj poslovnoj svrsi i da ne prevladava zabava koja nije u svezi s poslovanjem

• ako postoji sumnja da je sastanak zatražen u neprimjerene svrhe ili može ostaviti dojam neprimjerenosti, potrebno je zatražiti savjet nadležnog Compliance Officera

• reprezentacija bude u skladu sa svim ostalim postojećim zahtjevima, uključujući i točno i vjerodostojno knjiženje učinjenih troškova


aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


25

Zahtjev za odobrenje:Može se naći na web

stranici Corporate

Compliancea http://intranet.siemens.com/compliance ili kod vašeg

Compliance Officera.

Hoćete li dobiti odobrenje?Ako niste sigurni,

čimbenici bitni za

reprezentaciju i nelokalna

putovanja koje će nadležni

Compliance Officer

razmotriti prilikom

odlučivanja o vašem

zahtjevu navedeni su u

Siemensovim Načelima o

darovima i reprezentaciji.

Preporučljivo je proučiti ih

prilikom pripremanja

zahtjeva.

Što sve moram poduzeti kako bih dobio odobrenje?

Ako trebate odobrenje (ili ako niste sigurni u to), ispunite, potpišite i predajte zahtjev za odobrenje darova i reprezentacije svojem nadređenom ili, ako je to potrebno, Compliance Officeru, prije nego što obećate dar ili nekome uputite poziv. Ako ne dobijete odobrenje u slučajevima u kojima je ono potrebno, troškovi vam možda neće biti nadoknađeni i/ili će protiv vas biti poduzete disciplinske mjere.

Imajte na umu da vaš Compliance Officer mora voditi detaljnu evidenciju o svim odobrenim darovima i reprezentaciji, uključujući njihovu svrhu, davatelja/domaćina, primatelja/gosta te prirodu i vrijednost dara ili reprezentacije. Prilikom predavanja zahtjeva, obavezno navedite sve potrebne podatke.

Važno je da pozivi budu jasni. U određenim slučajevima bilo bi uputno da pisane ponude darova ili reprezentacije sadrže poruku u kojoj se pri-matelju daje do znanja da je ponuda u skladu s lokalnim zahtjevima i s načelima poslovanja primateljeve organizacije.

U slučajevima koji zahtijevaju odobrenje Siemensova Compliance Officera, trebali bi razmotriti zahtijeva li i organizacija pozvane osobe slično odobrenje.


26N

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e

U tablici je sadržan pregled darova i reprezentacije za koje je potrebno odobrenje i tko izdaje takvo odobrenje. Imajte na umu da svi darovi i svaka reprezentacija uvijek moraju poštovati Obvezna načela (stranica 19).

Prethodno odobrenje nije potrebno

ako:

Prethodno odobrenje vašeg

nadređenog potrebno je ako:

Prethodno odobrenje regionalnog ili glavnog

Compliance Officera potrebno je ako:

Darovi • Je dar nominalne vrijednosti • Dar premašuje nominalnu vrijednost • Ste u proteklih šest mjeseci dali neki dar

koji zahtijeva odobrenje vašeg nadređenog

• Je predmet darivanja novac, a Chief

Compliance Officer u danom trenutku nije

odobrio lokalne propise kojima se novčani

darovi dopuštaju

Objedi • Vrijednost je primjerena

okolnostima

• Ponuda ne uključuje bračne

partnere uzvanika, osim iznimno

ako se ne radi o slučajnom susretu

• Povezano je s poslom

• Vrijednost je veća od običnog

radnog objeda

• Objed nije izravno povezan s poslom

• Objed uključuje bračne partnere ili

goste uzvanika

• U posljednjih šest mjeseci organizirali ste

objed za vladina dužnosnika za koji je bilo

potrebno prethodno odobrenje vašeg

nadređenog

Zabava • Prethodno odobrenje Compliance Officera uvijek je potrebno, uz iznimku prigoda koje organizira Siemens u svrhu

raspravljanja o tehničkim, znanstvenim, kulturnim ili drugim temama povezanim s poslom

Lokalna

putovanja

• Ako je u skladu s lokalnim

propisima

• Ako nadilazi smjernice poslovne

jedinice

• Ako su uključeni gosti uzvanika

Nelokalna

putovanja

• Prethodno odobrenje Compliance Officera uvijek je potrebno

Reprezentacija

zahtijevana

ugovorom

• Poslovna jedinica je osigurala da

je reprezentacija u skladu s

načelima

• Nije primjenjivo • Nije primjenjivo


27


Radi se o manjim plaćanjima nižim državnim službenicima ili zaposlenici-ma u privatnom sektoru, za njihovu osobnu korist, kako bi se osiguralo ili ubrzalo obavljanje rutinskog postupka za koji je ta osoba zadužena. To je nedopušteno iz sljedećih razloga:• radi se o obliku korupcije• plaćanje za rutinske postupke nezakonito je u gotovo svim zemljama,

uključujući Njemačku• plaćanje rutinskih postupaka državnih tijela lako bi moglo dovesti do

ozbiljnijih slučajeva korupcije

Koje je Siemensovo načelo?

Siemens zabranjuje plaćanje rutinskih poslova.


• Obavite li plaćanje koje bi moglo biti pogrešno protumačeno kao plaćanje u svrhu olakšavanja rutinskih postupaka, morate obavijestiti nadležnog Compliance Officera, dostaviti svu potrebnu dokumentaciju i sve mora biti proknjiženo na ispravnom mjestu.

• Kad se susretnete s bilo čim što vam se čini kao zahtjev za plaćanjem radi olakšavanja rutinskog postupka, obavijestite o tome nadležnog Compliance Officera. Takvi se praktični problemi javljaju u svakodnevnom poslovanju u nekim zemljama, no Siemens ih rješava na zakonit i prikla-dan način.

• Nikad nemojte pokušati takvo plaćanje prikazati kao nešto drugo. Kazna za prikrivanje takvog plaćanja veća je od kazne za samo plaćanje!

Što poduzeti kako biste dobili odobrenje?

Siemens zabranjuje takva plaćanja.

5.2 Plaćanje za rutinske postupke (zabranjeno)

Obavljanje rutinskih postupaka može

uključivati: postupak

izdavanja državnih

dokumenata, licencija ili

dozvola, carinjenje robe ili

pribavljanje adekvatnih

policijskih dokumenata.

Upamtite:Kod prenošenja robe preko

granice mogu nastati

posebne okolnosti. Ako se

pojave određene poteškoće

s carinjenjem ili postupak

predugo traje, posavjetujte

se s nadležnim Compliance

Officerom.


28 Politički prilozi tvrtke


Politički prilozi odnose se na davanje bilo čega od vrijednosti u svrhu postizanja političkog cilja. To, na primjer, uključuje skupove (na lokalnoj, regionalnoj ili nacionalnoj razini) na kojima se prikupljaju financijska sredstva, pribavljanje roba ili usluga, plaćanje zaposlenika da tijekom radnog vremena rade na političkoj funkciji ili da plaćaju troškove kam-panje. Potencijalni rizici za Siemens su sljedeći:

• politički prilozi tvrtki se vrlo lako mogu zloporabiti• politički prilozi tvrtke nezakoniti su u mnogim zemljama

Prilozi gospodarskim udrugama ili članarine u organizacijama koje služe poslovnim interesima ne smatraju se političkim prilozima.


Siemens ne daje nikakve političke priloge.


Saznate li za bilo kakav zahtjev za političkim prilogom u vidu Siemensovih sredstava, roba ili usluga, obavijestite nadležnog Compliance Officera.


Siemens zabranjuje svaku vrstu političkih priloga.

5.3 Politički prilozi tvrtke (zabranjeno)

Naš

i sta

nd

ard

iO

vo

dič

uV

ažn

ost

Co

mp

lian

ceO

sno

vna

nač

ela

Potp

ora

Posl

jed

ice


29

O čemu se radi i koji su potencijalni rizici?

Donacije tvrtke dio su Siemensove društvene odgovornosti i način pridonošenja općem dobru. One odražavaju naš identitet odgovornog gospodarskog subjekta. U donacije se ubraja sve što je od vrijednosti, a što Siemens donira u dobrotvorne svrhe, ne očekujući ni prihvaćajući zauzvrat nikakvu poslovnu korist. Donacije mogu biti u obliku novca ili roba i usluga. Članarine u društvenim i dobrotvornim organizacijama također se smatraju donacijama.

Nažalost, postoji rizik da čak i legitimne donacije stvore privid korupcije. Na primjer, financiranje dobrotvornih organizacija koje na neki način pogoduju trećoj strani (npr. državnom dužnosniku).

Korupcija sigurno postoji primjerice u slučajevima kao što je financiranje nepostojećih ili nezakonitih dobrotvornih organizacija kako bi se prikrilo plaćanje mita.

Prilozi gospodarskim udrugama, članarine u organizacijama koje služe poslovnim interesima i sponzorstvo ondje gdje Siemens zauzvrat dobiva oglasni prostor nisu dobrotvorne donacije. O sponzorstvima govori sljedeći dio ovog poglavlja.


• Nije dopušteno nuđenje, obećavanje ni davanje donacija čija je svrha utjecanje na službeni postupak ili osiguravanje nedopuštene prednosti.

• Nije dopušteno davanje donacija pojedincima, profitnim organizaci-jama, organizacijama koje nisu oslobođene poreza ili čiji ciljevi nisu u skladu sa Siemensovim Načelima poslovnog ponašanja.

• Donacije moraju biti pregledne.• Donacije se moraju moći odbiti od poreza.• Isplate na privatne račune ili isplate u gotovini nisu dopuštene.• Potrebno je izbjegavati dvostruke i višestruke donacije.

5.4 Dobrotvorne donacije tvrtke


30 Dobrotvorne donacije tvrtke

• Jedinice tvrtke Siemens pojedinačne donacije veće od 5.000 eura moraju prijaviti službi CF R2 dva puta na godinu (31. ožujka i 30. rujna). One se na kraju godine prijavljuju Korporativnom izvršnom odboru.


• Sve donacije bilo koje vrste moraju biti transparentne. Osoba koja je inicirala donaciju u svakom trenutku mora moći opravdati razloge za donaciju i za njih snosi odgovornost. Prije nego što se obeća ili obavi bilo kakva donacija, potrebno je prikupiti sljedeće informacije koje treba evidentirati:

• Podnositelj zahtjeva (ime/pozicija)• Primatelj (ime organizacije, grad i zemlja)• Iznos donacije• Područje doniranja (obrazovanje i znanost, kultura i umjetnost, društveni i humanitarni projekti) i konkretna svrha (poput računala za školu ili pomoć žrtvama potresa)

• Uvjeriti se da su porezna pitanja uzeta u obzir (postoji li sumnja, zatražiti savjet od Siemensova poreznog stručnjaka).

• Uvijek pribaviti potvrdu o primitku ili pismo potvrde za svaku donaciju i uvjeriti se da su svi troškovi točno proknjiženi.

• Prije ponude, obećanja ili obavljanja veće donacije ili donacije međunarodnoj organizaciji, provjeriti donaciju sa Siemensovim uredom Corporate Citizenship Department.

• Imate li kakvih pitanja, posavjetujte se s Compliance Officerom.


Prije nego što ponudite, obećate ili obavite bilo koju donaciju, morate zatražiti odobrenje od odgovarajuće jedinice tvrtke ili od službe Corpo-rate Citizenship Department.

Naš

i sta

nd

ard

iO

vo

dič

uV

ažn

ost

Co

mp

lian

ceO

sno

vna

nač

ela

Potp

ora

Posl

jed

ice


31

5.5 Sponzorstva


Sponzorstvo je važan dio Siemensove komunikacije s kupcima i pruža način za jačanje Siemensovog brenda unutar odabranih ciljnih skupina. Upravo po tome se razlikuje od donacija, jer mu je svrha postizanje specifične koristi. Sponzorske aktivnosti odvijaju se na području sporta, umjetnosti i kulture te obrazovanja i znanosti.

Sponzorstvo ipak nosi određene rizike, i to ako ga se poveže s traženjem ili dobivanjem nedopuštene prednosti.


Sve sponzorske aktivnosti širom svijeta moraju odobriti Korporativne ko-munikacije (sponzorske aktivnosti iznad 50.000 eura na godinu) ili Kor-porativni izvršni odbor (sponzorstva iznad 250.000 eura na godinu).


Morate upotrebljavati obavezne alate koje je Siemens postavio za sve sponzorske aktivnosti, a koji se mogu naći na:www.siemens.com/sponsoringtool

Kad se putem sponzorstva dobiju besplatne karte, čime se pruža prilika za pozivanje gostiju, na korištenje takvih karata primjenjuju se načela darova i reprezentacije.


To je složen proces, a objašnjen je na gore navedenoj intranetskoj stranici.


32 Posrednici


Korupcija u javnom sektoru često se javlja kad tvrtke koriste treće strane kao posrednike za dobivanje poslova s državom ili utječu na vladine postupke u njihovo ime. Antikorupcijski zakoni ne prave uvijek razliku između djela koja ste počinili vi i onih koja je počinio netko tko djeluje u vaše ime. Zbog toga moramo biti sigurni da poslujemo samo s onim posrednicima koji primjenjuju standarde poslovnog ponašanja istovjetne Siemensovima, bez obzira komuniciraju li oni s državnim dužnosnicima ili s kupcima iz privatnog sektora.

Siemensova politika prema posrednicima odnosi se na sve poslovne kon-zultante vezane uz prodaju i prodajne agente (bili povezani s državom ili ne). Isto tako, odnosi se i na bilo koju treću stranu angažiranu u pot-punosti ili djelomično sa svrhom dobivanja poslova od vlade ili utjecanja na postupke vlade. Neki primjeri:

• Poslovni konzultant za prodaju koji Siemensu pomaže u ostvarivanju prodaje ili dobivanju narudžbi, može pomagati tako što povezuje ljude, nagovara kupce ili pregovara s njima, obavlja istraživanje tržišta ili pruža bilo kakvu drugu pomoć u funkciji prodaje.

• Agent prodaje koji djeluje u Siemensovo ime na definiranom području kao glavni ili neovisan ugovaratelj na dugoročnoj ili trajnoj osnovi i koji u Siemensovo ime kontaktira s državnim dužnosnicima.

• Lobist koji komunicira s državnim dužnosnicima o formuliranju zakona ili državnih propisa, pravila ili politike.

• Carinski agent koji obrađuje prolaz uvozne ili izvozne robe kroz carinu.• Financijski savjetnik, odvjetnik ili konzultant koji komunicira s državnim

dužnosnicima vezano uz transakcije s državnim tijelima (na primjer, privatizacija tvornice u državnom vlasništvu ili joint venture s poduzećem koje je pod kontrolom vlade ili države).

• Odvjetnik koji predstavlja Siemens na sudu ili pred regulatornim tijeli-ma kao što su agencije za vrijednosne papire, ministarstva nadležna za zdravstvo, okoliš, komunalije i transport, te porezna tijela.

5.6 Posrednici

Definicije državnog

dužnosnika i državnog

tijela nalaze se na

stranici 18.

Naš

i sta

nd

ard

iO

vo

dič

uV

ažn

ost

Co

mp

lian

ceO

sno

vna

nač

ela

Potp

ora

Posl

jed

ice


33

Pri određivanju je li treća strana posrednik u smislu Siemensovih propisa o posrednicima, najvažniji čimbenik su aktivnosti te fizičke/pravne osobe, bez obzira na titulu ili opis posla. Ako niste sigurni odnosi li se propis na određenu treću stranu, trebali biste se posavjetovati sa svojim Compli-ance Officerom ili Compliance Helpdeskom - „Pitajte nas”.


Kod angažiranja, plaćanja ili rada s posrednikom na kojeg su primjenjivi naši propisi, potrebno je :

• imati solidnu i dokumentiranu osnovu za povjerenje dano posredniku• poduzeti razumne kontrolne korake u cilju sprječavanja neprihvatljivog

ponašanja i gdje je to primjereno o tome podučiti posrednika• prikladno reagirati na naznake mogućeg neprihvatljivog ponašanja


Ako je vjerojatno da ćete poslovati s nekim posrednikom, morate pročitati i razumjeti Siemensove propise prema posrednicima i pridržavati ih se. Imate li pitanja vezana uz primjenu propisa, posavjetujte se s Compliance Officerom ili Compliance Helpdeskom - „Pitajte nas”.

Na sljedećim stranicama ukratko su prikazani glavni koraci.


34

Novi sporazumi i obnavljanje postojećih

Postoji pet koraka koje morate slijediti prilikom angažiranja novog posrednika ili obnavljanja postojećeg sporazuma:

1. Due diligence. Proučiti opće podatke o posredniku, njegov ugled i kvalifikacije te ispuniti obrazac za due diligence.

2. Priopćavanje Siemensovih standarda. Posredniku priopćite Sie-mensova očekivanja vezana uz borbu protiv korupcije i pobrinite se da potpiše Siemensov obrazac o antikorupcijskom ponašanju (Commit-ment Against Corruption Form).

3. Ugovorna zaštita. Dokumentirajte odnos pismenim sporazumom koji će sadržavati standardne zaštitne odredbe. Te odredbe pomažu u priopćavanju naših očekivanja i omogućuju Siemensu da kontrolira i sprječava kršenje svojih standarda.

4. Znaci opasnosti. Provjerite pojavljuju li se “znaci opasnosti” koji bi mo-gli upozoravati na postojanje rizika. To su situacije u kojima posrednik:

• djeluje nekvalificirano ili nema dovoljno osoblja • navodi ga ili preporučuje državni dužnosnik • traži da njegov identitet ostane skriven • traži da mu se plati u gotovini, unaprijed ili na offshore račune • od Siemensa zahtijeva sastavljanje lažnih dokumenata • zahtijeva neobično veliku kompenzaciju u odnosu na vrijednost

pruženih usluga • traži nadoknadu neobično visokih ili nedokumentiranih troškova

U slučaju pojavljivanja nekog od ovih ili bilo kojeg drugog zabrinjavajućeg znaka, potrebno je provesti dodatno istraživanje i ispitivanje.

5. Odobrenje. Nabavite potrebna odobrenja prosljeđivanjem ispunjenog obrasca za due diligence svojem odgovornom Compliance Officeru ili ga u slučaju distribucijskih ugovora , proslijedite službi CD S OG.

Obrazac za due diligence,

obrazac o antikorupcijskom

ponašanju, /standardni

ugovor i obavezne

ugovorne odredbe možete

naći na web stranici

Corporate Compliancea:

http://intranet.siemens.com/compliance.

Distributeri:Oni djeluju u Siemensovo

ime u raznim svojstvima i

u raznim komercijalnim

uvjetima i s njima u vezi

mogu se pojaviti ista

pitanja kao i u vezi s

posrednikom i drugim

agentima prodaje. Prema

tome, propisi su

primjenjivi i na

distributere, osim u slučaju

kad su oni neovisni

ugovaratelji koji kupuju

Siemensove proizvode po

određenoj “kataloškoj

cijeni” i preprodaju te

proizvode u svoje vlastito

ime i za svoje potrebe, te

sami određuju i zadržavaju

dobit.

PosredniciN

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e


35

Plaćanje posrednicima

Prilikom plaćanja bilo kojem posredniku potrebno je zadovoljiti sljedeće uvjete:

1. Isplate se moraju obaviti putem Finavigate® ili elektroničkim prijeno-som na bankovni račun naveden u posrednikovu ugovoru.

2. Isplate se ne smiju obavljati u gotovini ili u vrijednosnicama na donositelja.

3. Isplate se ne smiju obavljati bilo kojoj drugoj strani osim posredniku u mjestu njegova poslovnog sjedišta.

4. Isplate ne smiju biti obavljene na račun izvan zemlje u kojoj posrednik pruža usluge.

5. Uvijek treba imati u vidu i prije spomenute znakove opasnosti.

Sve iznimke od navedenih uvjeta mora odobritiChief Compliance Officer.

Isplate poslovnim konzultantima povezanim s prodajom mora odobriti Compliance Officer. Nadležni Compliance Officer moći će vas posavjeto-vati u pogledu točnog procesa kojeg se morate pridržavati.

Prije plaćanja u korist bilo kojeg drugog posrednika, Siemensov djelatnik zadužen za odobravanje plaćanja mora pregledati fakturu, ustanoviti jesu li zadovoljeni ugovorni uvjeti za plaćanje i može li se ono obaviti.

Strateški partneri: To su

partneri koji ponekad

komuniciraju s državnim

dužnosnicima u ime

konzorcija, joint venturea ili

drugog strateškog partner-

stva u kojem sudjeluje

Siemens. Prema tome, oni

možda neizravno djeluju u

Siemensovo ime. Iz tog

razloga, uz strateške

partnere može biti vezan isti

rizik korupcije kao i uz sve

druge posrednike. Vezano

uz uvjete koji se odnose na

članove konzorcija i druge

strateške partnere, trebali

biste se posavjetovati s

Compliance Officerom ili

Compliance Helpdeskom -

„Pitajte nas“.

Upamtite: Preko treće

strane ne smijete činiti ništa

što ne smijete učiniti

izravnim putem.

Ovlašćivanje ili poticanje

bilo koje treće strane,

uključujući distributera ili

konzorcijskog partnera, na

isplaćivanje mita ili

sudjelovanje u drugom

nedopuštenom ponašanju u

Siemensovo ime predstavlja

ozbiljno kršenje

Siemensovih propisa, a

ujedno i kršenje postojećih

antikorupcijskih zakona.


36 Vođenje evidencije i knjiženje


Knjige i evidencija općenit je izraz koji se u ovom vodiču rabi za opisi-vanje svake poslovne evidencije. To uključuje račune, korespondenciju, dopise, vrpce, diskove, papire, knjige i bilo koje druge dokumente. Važno je zato što razni zakoni zahtijevaju da vodimo točnu i potpunu evidenciju. Za borbu protiv korupcije važno je da su transakcije jasne, dokumentirane i u potpunosti povezane s računima koji točno odražavaju vrstu transakcije. Pokušaj prikrivanja isplate može biti veći prekršaj od same isplate.


• Siemensove knjige i evidencija moraju se voditi toliko detaljno i precizno da točno prikazuju sve transakcije.

• Potrebno je pridržavati se svih kontrolnih procedura i procedura za dobivanje odobrenja.

• Siemensove knjige i evidencija ne smiju sadržavati lažne unose, unose koji pružaju lažnu sliku ili druge neistinite unose.


• Osigurajte da su sve vaše transakcije u potpunosti dokumentirane, odobrene i povezane s točnim opisom troška.

• Ako znate ili sumnjate da netko izravno ili neizravno krivotvori knjige i evidenciju ili pokušava prikriti isplatu na bilo koji drugi način, svoje sumnje odmah prijavite Compliance Officeru ili Compliance Help-desku - „Recite nam”.

5.7 Vođenje evidencije i vjerodostojno knjiženje

Primjenjivost:Imajte na umu da je

Siemens odgovoran za

knjige i evidenciju bilo koje

tvrtke u kojoj ima većinski

udio.

Krivotvorenje knjiga i dokumentacije uključuje:

• korištenje računa ili gotovin-

skih sredstava neevidentiranih

u knjigama

• pogrešno prikazivanje

nepropisnih isplata, na primjer,

knjiženje takvih isplata kao

isplata provizije, troškova za

unapređivanje mreže kupaca,

pristojbi za pružanje usluge ili

rabata

• neevidentiranje transakcije

• podnošenje netočnih izvješća

o troškovima

• pohranjivanje Siemensovih

sredstava kod prodavatelja ili

posrednika

Naš

i sta

nd

ard

iO

vo

dič

uV

ažn

ost

Co

mp

lian

ceO

sno

vna

nač

ela

Potp

ora

Posl

jed

ice


37


Siemens je često uključen u preuzimanje poduzeća, obavljanje manjin-skih ulaganja i traženje strateških partnerstava. Uz ekonomsko procjenji-vanje, moramo promotriti i druge važne poslovne aspekte uključujući moguću izloženost kaznenoj odgovornosti. Neobavljanje compliance due diligence ispitivanja može dovesti Siemens u opasnost od građanske ili kaznene odgovornosti za korupciju poduzeća - treće strane i do poslovnih posljedica kao što je gubitak ugovora.


Imamo posebne propise koji se bave ovim važnim pitanjem.Možete ih pronaći na Siemensovoj web stranici za compliancehttp://intranet.siemens.com/compliance


Radite li na transakciji vezanoj uz preuzimanje poduzeća, joint venture ili manjinsko ulaganje, obavezno s razumijevanjem proučite propise i dodirne točke s vašim poslovanjem raspravite sa svojim nadređenim i, ako je potrebno, s Compliance Officerom.

5.8 Preuzimanje poduzeća, joint venture i manjinski udjeli

38

6. Kakva vam je potpora na raspolaganju?

Potp

ora

39

6. Kakva vam je potpora na raspolaganju?


40

Siemensova organizacija za compliance

Uz središnji tim za compliance, svaka regija i područje imaju vlastitog Compliance Officera (RCO/GCO). Oni odgovaraju Chief Compliance Offi-ceru i odgovorni su za sve aktivnosti vezane uz compliance unutar svoje regije/područja. Oni se brinu da se provode i poštuju propisi te potrebni procesi davanja odobrenja. Odgovorni su i za organiziranje i pohađanje svih vrsta potrebne edukacije. RCO i GCO dobivaju izvješća od lokalnih Compliance Officera koji pružaju podršku na razini poslovne jedinice.

Uz njih postoji i Pravna služba koja na razini cijele tvrtke pruža pravne savjete vezane uz compliance.

Siemensova web stranca za compliance

Ovdje možete pronaći sve materijale koji vam mogu pomoći u svim dvoj-bama vezanima za compliance. Na web stranici ćete pronaći:

• Siemensova načela i smjernice• listu Compliance Officera i njihove kontakt brojeve i adrese• pristup materijalima za edukaciju• često postavljana pitanja i odgovore na njih. Ta se pitanja redovito

ažuriraju kako bi vam pružila dodatne praktične upute kada i gdje su potrebne

• pristup funkcijama Compliance Helpdeska

Podrška za compliance

Vanjsko istraživanje:Informacije o globalnoj

korupciji dostupne su na

web stranici

www.transparency.org

http://intranet.siemens.com/compliance

Naš

i sta

nd

ard

iO

vo

dič

uV

ažn

ost

Co

mp

lian

ceO

sno

vna

nač

ela

Potp

ora

Posl

jed

ice


41

Trebate li dodatnu pomoć? Pitajte nas

Trebate li dodatne informacije o problemima u vezi s complianceom, molimo vas obratite se našem Compliance Helpdesku - „Pitajte nas”. On je namijenjen pružanju brzih odgovora na sve vrste pitanja u vezi s com-plianceom kada do odgovora ne možete lako doći na lokalnoj razini.

Na rutinske se upite odgovara odmah, a teža ili tehnička pitanja mogu se prepustiti skupini stručnjaka. Svi se upiti prate kako bi se osiguralo što brže davanje odgovora, a globalna priroda usluge osigurava jedinstvenu primjenu u svim tvrtkama.

Želite li upozoriti na neki problem? Recite nam

Trebali biste najprije razmotriti želite li na svoj problem upozoriti izravno unutar Siemensa, na primjer svojeg voditelja ili nekog drugog u svojem odje-lu. Siemens je utvrdio da se unutarnji problemi obično najlakše i najbolje rješavaju kad se na njih upozori upravu ili odjel ljudskih resursa.

Ako to ne želite učiniti, ako ne znate kome se obratiti ili ako mislite da vašem problemu nije pružena potrebna pozornost, funkcija „Recite nam “ tu je da vam pomogne. Svoje probleme možete iznijeti u potpunoj privat-nosti i povjerenju te biti sigurni da će im se posvetiti diskretna i potrebna pozornost.

7. Posljedice nepridržavanja propisa

42Po

slje

dic

e

43

Siemens ne tolerira kršenje zakona i internih pravila vezanih uz compli-ance. To znači da moramo imati strog proces sankcioniranja onih koji svoje odgovornosti ne shvaćaju ozbiljno.

Compliance znači poštovanje zakona, ponašanje u skladu sa Siemensovim propisima i pridržavanje procesa namijenjenih provođenju tih propisa. Svako kršenje bit će tretirano kao iznimno ozbiljan problem te će se prim-ijeniti jedna ili više od sljedećih sankcija: • neformalno upozorenje (samo za neznatna kršenja compliancea)• formalno upozorenje• oduzimanje varijabilne plaće• premještaj na drugo radno mjesto• otkaz

Disciplinski postupak može se pokrenuti na središnjoj ili lokalnoj razini, ovisno o razini prekršitelja i prirodi prekršaja.

Svaki zaposlenik koji prekrši pravila compliancea morat će proći edukaci-ju o compliance propisima i načelima.

Svako kršenje kažnjeno formalnim upozorenjem rezultirat će isključivanjem zaposlenika iz povećanja plaće u sljedećem Okruglom stolu o procesu upravljanja radnim učinkom i ocijenit će ga se s “Nema daljnjeg potencijala”. Mogućnost povećanja plaće i poboljšanja procjene potencijala ovisit će isključivo o uspješnom završetku edukacije o compliance propisima i načelima uz primjereno ponašanje u budućem radu.

Dodatne informacije:Molimo vas proučite naša

načela o disciplinskim

posljedicama na web

stranici http:// intranet.siemens.com/ compliance


Rubrik44N

aši s

tan

dar

di

O v

od

iču

Važ

no

stC

om

plia

nce

Osn

ovn

a n

ačel

aPo

tpo

raPo

slje

dic

e

2007 by Siemens AG Berlin i Muenchen

Siemens AGCorporate Compliance OfficeWittelsbacherplatz 280333 MuenchenNjemačka

www.siemens.com

Siječanj 2008.

Documents

Siemensov vodič za compliance Borba protiv korupcijew5.siemens.com/web/hr/hr/corporate/portal/siemens_hrvatska/... · Siemensov vodič za compliance - borba protiv korupcije 5 Kada