siaaliseen tilinpit - Vates · suuksia niille organisaatioille, jotka kykenevät osoitta-maan sosiaaliset tuloksensa luotettavasti ja uskottavasti ja käyttämään niitä sisäisen

/ �

Opa

s s

Osia

aliseen

tilinpitO

On

sO

sia

alises

ti työ

llistä

ville O

rg

an

isa

atiO

ille

VASTU

UNKA

NTAJA

/ Vastuunkantaja – Yhteiskuntavastuun osoittaminen

Vastuunkantaja on sovellus sosiaalisesta

tilinpidosta erityisesti sosiaalisesti

työllistäville organisaatioille.

Se sopii muillekin, jotka haluavat osoittaa

luotettavasti sosiaaliset ja yhteiskunnalliset

tuloksensa tärkeimmille sidosryhmilleen.

62618_Vastuunkant_KANNET 262618_Vastuunkant_KANNET 2 13.8.2007 15:00:5813.8.2007 15:00:58

creo

/ 3

62618_Vastuunkantaja_sisus 362618_Vastuunkantaja_sisus 3 14.8.2007 12:20:4314.8.2007 12:20:43

creo

4 /

Kirjoittajat:Jaana Merenmies ja Pia Sevón

Toimittaja:Sirpa Marttila

Asiantuntijat:Håkan Björk, Tytti Siltanen ja Eliisa Troberg

Muut Response-projektin kokemukset: Ulla Rantanen, Pekka Saukkola ja Kirsi Timonen

Julkaisija:Suomen Punainen Risti, Response-projekti

Painopaikka:Lönnberg Print

Taitto:Adsek

ISBN 978-951-658-147-1

Response-projektin työvälinepankki ja oppaat: www.redcross.fi /responsewww.syfo.fi


creo

/ 5

VASTUUNKANTAJAOpas sosiaaliseen tilinpitoon sosiaalisesti työllistäville organisaatioille

TAUSTA 6

ESIPUHE 10

VASTUUNKANTAJA-MALLI 13

Sosiaalisen tilinpidon hyödyt 13

Vastuunkantaja-mallin käsitteet 14 Sosiaalisen tilinpidon tunnusmerkit 17 Sosiaalisen tilinpidon vaiheet 19 Sosiaalisen tilinpidon vaiheiden

aikataulutus 21 Roolit ja tehtävät sosiaalisessa

tilinpidossa 21 Työpohjat 21

1 SOSIAALISEN TILINPIDON SUUNNITTELU 23

2 BUDJETOINTI 27

3 KIRJANPITO 35

4 TILINPÄÄTÖS 39

5 TILINTARKASTUS 41

6 TULOSTEN VIESTINTÄ 43

7 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN TOIMINNAN KEHITTÄMISESSÄ 47


creo

6 /

TAUSTA

Response on ollut Equal-kehittämiskump-panuus, joka hyviä käytäntöjä mallintamalla auttoi sosiaalisia yrityksiä ja niiden tapaan toimivia organisaatioita saavuttamaan pa-remmin sekä liiketoiminnalliset että yhteis-kunnalliset tavoitteensa. Projektin tavoit-teena oli edistää vaikeasti työmarkkinoille pääsevien työllistymistä ja mahdollistaa toiminnan vaikuttavuuden arviointia.

Responsen teemat ja tuotteet

Kehittäjä – Yritystoiminnan parantaminen

Kehittäjä on erityisesti sosiaalisesti työllistäville organisaa-tioille tarkoitettu suorituskyvyn parantamisen työkalu. Sen viitekehyksenä on EFQM-malli, jonka ansiosta organisaation itsearvioinnissa saavutetaan erinomainen kattavuus.

Response-kumppanit tekevät toimintansa ja tulostensa itsearvioinnin kolmasti projektin aikana ja tavoitteena on, että itsearviointi ja siihen perustuva jatkuva parantaminen jää niillä pysyvään käyttöön.

Vastuunkantaja – Yhteiskuntavastuun osoittaminen

Vastuunkantaja on sovellus sosiaalisesta tilinpidosta eri-tyisesti sosiaalisesti työllistäville organisaatioille. Se sopii muillekin, jotka haluavat osoittaa luotettavasti sosiaaliset ja yhteiskunnalliset tuloksensa tärkeimmille sidosryhmilleen.

Kuusi Response-kumppania kokeili sosiaalista tilinpitoa vuonna 2006 ja neljä kumppania valmistelee sosiaalista tilinpäätöstään vuoden 2007 tuloksista.

Mahdollistaja – Työyhteisön kehittäminen

Mahdollistaja on työllistymistä edistävän ohjauksen malli, jonka tavoitteena on kuntouttavan työtoiminnan ja tuetun työllistämisen prosessien parantaminen. Se pyrkii vahvis-tamaan ohjaustyötä tekevien työntekijöiden ohjaamisval-miuksia erityisesti voimaantumisen tukemisen ja jatkopol-kujen rakentamisen näkökulmasta.


creo

/ 7

Kuusi Response-kumppania on ollut mukana vertaiskehit-tämistyöryhmässä (2006–2007), jossa ne ovat käynnistä-neet työllistämisen jatkopolkujen ja työhönkuntouttamis-prosessien parantamisen omissa organisaatioissaan.

Kierrättäjä – Kierrätystoiminnan kehittäminen

Kierrättäjässä on kehitetty erityisesti tekstiilinkierrätystä projektiin osallistuvissa Suomen Punaisen Ristin Kontti-kierrätystavarataloissa ja logistiikka- ja lajittelukeskuk-sessa. Tavoitteena on ollut tavaravirran hallinnan tehos-taminen, jätteen määrän vähentäminen ja uusiokäytön kehittäminen. Projektin päätösvaiheessa etsitään keinoja edistää ajatusten ja ideoiden vaihtoa tekstiiliraaka-aineen tarjoajien ja hyödyntäjien kesken.

Kehittämiskumppanuus

Response-projektissa on ollut mukana sekä toimintaansa kehittäviä sosiaalisesti työllistäviä organisaatioita että valtakunnallisia kumppaneita.

Toimintaansa kehittävät kumppanit

Järvenpään Omaoksa osuuskunnalla on kaksi pesulaa, joissa pestään pääosin erilaisten laitosten vesipestävää pyykkiä noin 90 000 kg vuodessa. Tärkein asiakas on Järvenpään kaupunki. Henkilöstöstä 70 % on vajaakun-toisia. Työntekijöiden elämänhallinnan tukeminen on osa osuuskunnan perustehtävää.

Merikosken ammatillisen koulutuskeskuksen Meriko-pro-jekti Oulussa tarjosi mahdollisuuksia työelämävalmennuk-seen, työharjoitteluun, työkokeiluun ja palkkatuettuun työllistämiseen keskimäärin 25 henkilölle kerrallaan. Meriko-tehtaassa tehtiin muun muassa puu- ja metallialan tuotteita ja tekstiili- ja verhoilutöitä. Tärkeä osa projektia olivat psykologin ja sijoittumisenohjaajan ura- ja jatkosi-joittumispalvelut.

Suomen Punaisen Ristin Kontti-kierrätystavara-talot myyvät lahjoituksina saamiaan tavaroita ja vaatteita. Tuotosta 50 % käytetään Punaisen Ristin paikallisen piirin toimintaan, 25 % katastrofi rahastoon ja 25 % Kontti-ketjun kehittämiseen. Kontti on mahdollisuuksien työpaik-ka, joka auttaa työllistettyjä eteenpäin työllistymisen ja kouluttautumisen polulla. Vuonna 2006 Kontit työllistivät tuetusti yli 700 henkeä. Responsessa ovat olleet mukana Joensuun, Kuopion, Lahden, Oulun, Porin ja Rovaniemen Kontit ja ketjutoimisto Jyväskylästä.

Logistiikkakeskus Tampereen Kalkussa ja sen sivutoimi-piste, Joensuun lajittelukeskus, lajittelevat ja toimittavat eteenpäin kaiken Suomen Punaisen Ristin kansainvälisen avustustoiminnan tavara-avun. Työntekijöistä suurin osa on pitkäaikaistyöttömiä.

Punaisen Ristin Savo-Karjalan piirin Sosiaalitalkkari-projekti on työllistävä hanke, joka täydentää Joensuussa ja Liperissä kunnallista kotihoitoa. Sosiaalitalkkarit autta-vat kotona asuvia vanhuksia ja vammaisia arjen askareissa ja projekti tukee talkkareiden omien työllistymisvalmiuksi-en kehittymistä.


creo

8 /

Punaisen Ristin Kymin osaston Taitojen Talo Kotkassa on vapaaehtoistoiminnan keskus, joka järjestää monipuo-lista toimintaa Karhuvuoren kaupunginosan asukkaille. Aktiivisilla vapaaehtoistyöntekijöillä on keskeinen rooli toiminnassa, mutta Taitojen Talo tarjoaa myös tukityö- ja työharjoittelumahdollisuuksia.

Uusix-verstaat on Helsingin kaupungin sosiaaliviraston työhönkuntoutusyksikkö, joka antaa vuosittain sadoille helsinkiläisille työttömille mahdollisuuksia päivittää ammat-titaitoaan ja kuntoutua työhön. Toiminta-ajatuksena on pis-tää uusiksi niin osaamista kuin tavaroita. Verstailla tehdään laadukkaita ja persoonallisia pientuotteita käsityönä.

Valtakunnalliset kumppanit

Suomen Punaisen Ristin keskustoimisto on hallinnoinut ja koordinoinut Response-projektia. Punainen Risti on johtava humanitaarinen vapaaehtoisjärjestö, joka työsken-telee parantaakseen apua tarvitsevien ihmisten elämää inhimillisellä tuella.

Laatukeskus tukee suomalaisten organisaatioiden omaehtoista toiminnan ja kestävän kilpailukyvyn kehittä-mistyötä. Laatukeskus on tuonut Responseen asiantunte-musta organisaation itsearvioinnista, prosessien paranta-misesta ja strategiajohtamisen perusteista.

Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti on maaseudun tutkimuksen, kehittämisen, opetuksen ja koulutuksen asiantuntija, joka vastaa Responsessa sosiaalisen tilinpi-don asiantuntemuksesta yhteistyössä Develooppi Oy:n kanssa.

S-ryhmä pyrkii tarjoamaan työmahdollisuuksia pitkään työttömänä olleille. S-ryhmään kuuluva Hämeenmaan alueosuuskauppa testasi Vastuunkantaja-mallia kertoes-saan omasta toiminnastaan.


creo

/ 9

Kansainvälinen yhteistyö

Response on osallistunut kansainväliseen Equal-yhteistyöhön DESE- ja XoP-kumppaneiden kanssa. Yhteinen sivusto Developing Excellent Social Enterprises on käytössä 20.9.2007 alkaen osoitteessa www.Exchange2Improve.eu. Se esittelee sosiaalisen työllistämisen ja yhteisötalouden hyviä käytäntöjä ja kehittämistyökaluja Suomesta, Isosta-Britanniasta, Italiasta, Itävallasta ja Saksasta. Suomalaiset esimerkit ovat Response-kumppaneilta. Kansainvälinen yhteistyö on tuottanut uusia ideoita Responsen itsearvi-ointimalliin. Opintomatkoista on saatu hyödyllistä oppia myös sosiaalisen tilinpidon malliin erityisesti sosiaalisen tilintarkastuksen osalta ja käytännön esimerkkejä ohjauk-sen Mahdollistaja-lukukirjaan.

Equal

Euroopan sosiaalirahaston Equal-yhteisöaloitteen avulla Euroopan unioni on pyrkinyt luomaan enemmän ja parem-pia työpaikkoja puuttumalla syrjintään ja eriarvoisuuteen työmarkkinoilla. Equalin toisella ohjelmakaudella tehtävä-nä oli löytää uusia ratkaisuja kansalliseen työvoima-, kou-lutus- ja elinkeinopolitiikkaan ja levittää hyviä käytäntöjä. Response-projekti (1.11.2004–31.12.2007) kuului kokonai-suuteen, jonka hankkeissa kehitettiin kolmannen sektorin yrittäjyyttä ja yrityksiä ja parannettiin yksilöiden elämän-hallintaa, osallisuutta ja työllisyyttä. Projekti sai rahoitus-ta Euroopan sosiaalirahastosta, sosiaali- ja terveysminis-teriöstä ja Helsingin kaupungilta luontoisavustuksena.


creo

10 /

Sosiaalista tilinpitoa tarvitaan nytSuomessa on runsaasti erilaisia organisaatioita, joiden toiminta tuottaa yhteisöllistä hyvää. Tämä hyvä syntyy esimerkiksi tuottamalla sosiaalisia palveluita, työllistämäl-lä henkilöitä, joiden on ollut vaikea päästä työmarkkinoille tai organisoimalla vapaaehtoistoimintaa. Raporteissa ja toimintakertomuksissa ei aina saada tätä yhteiskunnalle tuotettua lisäarvoa riittävän hyvin esiin. Niissä useimmiten kerrotaan, kuinka paljon erilaisia toimintoja on järjestetty, mutta huomattavasti vähemmän kuvataan näillä toimin-noilla saavutettuja tuloksia tai vaikutuksia. Muuttuvassa yhteiskunnassamme tämä ei kuitenkaan enää riitä.

Vuonna 2004 tuli voimaan laki sosiaalisista yrityksistä, vuonna 2007 uudistui hankintalaki ja Raha-automaattiyh-distys teki merkittäviä linjauksia rahoitusperiaatteisiinsa. Kaikki nämä muutokset ovat tuoneet haasteita organisaatioille, joille sosiaaliset tavoitteet ovat toiminnassa keskeisiä. Muutokset antavat kuitenkin myös mahdolli-suuksia niille organisaatioille, jotka kykenevät osoitta-maan sosiaaliset tuloksensa luotettavasti ja uskottavasti ja käyttämään niitä sisäisen toimintansa ja ulkoisten suhteidensa kehittämisessä. Sosiaalinen tilinpito on yhteisövaikutusten raportoinnin menetelmä, jolla organisaatio osoittaa ulkoisille sidos-ryhmilleen toimintansa tulokset ja lisäarvon tuoton yhteis-kunnalle. Sitä voidaan hyödyntää myös esimerkiksi niissä julkisissa tarjouskilpailuissa, joissa sosiaaliset vaikutukset tai tulokset ovat yhtenä valintakriteerinä.

Monet kunnat Suomessa ovat kiinnostuneita mahdolli-suudesta monipuolistaa valintakriteereitä useiden muiden

Euroopan maiden tapaan. Erilaisten projektien rahoittajilla on lisääntyvässä määrin tarvetta arvioida rahoitetun toi-minnan todellisia tuloksia ja vaikutuksia. Halutaan tietää, mitä toimintaan sijoitetulla rahalla saadaan aikaan.

On syntynyt selvä tarve löytää yhtenäinen työkalu sosiaalisten, yhteisöllisten tai yhteiskunnallisten tulosten ja vaikutusten osoittamiseen. Luotettavat mittausmenetelmät lisäävät näiden tulosten painoarvoa ja merkitystä.

Sosiaalisen tilinpidon matka Skotlannista SuomeenSosiaalisen tilinpidon juuret ovat Isossa-Britanniassa. Yksi menetelmän kehittäjiä on John Pearce, joka on kuvannut sen kirjassaan ”Social Auditing for Small Organisations, A workbook for trainers and practitioners”1. Sosiaalinen tilinpito levisi 90-luvun lopulla Skotlannista Ruotsiin, jossa sitä on kehittänyt ja käyttänyt CB Support Nordic AB. Merkittävä henkilö tässä työssä on ollut Håkan Björk. Suomessa sosiaalisen tilinpidon ensimmäisiä to-teuttajia olivat Suomen Kylätoiminta (SYTY) ry ja Svenska Studiecentralen (SCC) vuosina 2004–2005. Vuonna 2005 Kylätalous-EQUAL-projekti julkaisi Håkan Björkin ja Tytti Siltasen kirjoittaman “SoT-käsikirjan”2. Develooppi Oy on edelleen levittänyt SoT-menetelmää Suomessa.

SoT-menetelmästä Vastuunkantaja-malliinResponse-projektissa Helsingin yliopiston Ruralia-instituut-ti on vastannut Vastuunkantaja-tavoitealueen sisältö-asiantuntemuksesta. Vuonna 2006 se valitsi projektiin

ESIPUHE

1 Social Auditing for Small Organisations, A workbook for trainers and practitioners. Pearce, J., Raynard, P., & Zadek, S., 1996, The New Economics Foundation

2 SoT-käsikirja. Sosiaalinen tilinpito. Menetelmä sosiaalisten ja yhteiskunnallisten tulosten mittaamiseksi ja esittämiseksi. Björk, H. ja Siltanen, T., 2005, Suomen Kylätoiminta ry, Kylätalous-EQUAL-projekti


creo

/ 11

yhteisövaikutusanalyysimenetelmäksi sosiaalisen tilinpi-don ja asiantuntijaksi Develooppi Oy:n, joka on jatkanut yhteistyötä CB Support Nordicin kanssa. Tässä oppaassa esitetyn Vastuunkantaja-mallin lähtökohtana on SoT-käsikirjassa kuvattu sosiaalisen tilinpidon menetelmä, SoT-menetelmä. Sosiaalista tilinpitoa toteutettiin kuudessa Responsen kumppaniorganisaatiossa vuosina 2006–2007. Tästä karttui runsaasti kokemusperäistä tietoa siitä, miten kannattaa ja miten ei kannata toimia. Näitä kokemuksia on käytetty, kun projekti on rakentanut sosiaalisen tilinpi-don mallia erityisesti sosiaalisesti työllistäville organisaati-olle soveltuvaksi Vastuunkantaja-malliksi.

Vastuunkantaja-mallissa on hyödynnetty myös Response-kumppanien ja projektitiimin tammikuussa 2007 tekemän Skotlannin-matkan antia. Opintomatkalla tutustuttiin muun muassa Social Audit Networkin (SAN-verkosto) toimintatapoihin ja erityisesti tilintarkastustoiminnan organisointiin. SAN-verkoston toiminnasta kertoi Alan Kay, joka on John Pearcen kollega ja toiminut sosiaalisen tilinpidon saralla jo useita vuosia.

Response-projekti aloitti vuonna 2007 sosiaalisten kirjan-pitäjien ja sosiaalisten tilintarkastajien koulutukset. Tätä työtä jatketaan myös projektin päättymisen jälkeen, jotta Suomeen saadaan osaavat sosiaaliset kirjanpitäjät ja tillintarkastajat.

KiitoksetVastuunkantajan oivallukset ja linjaukset perustuvat koke-muksiin, joita on saatu yhteistyöstä Response-projektissa mukana olleiden omaa toimintaansa kehittävien organi-saatioiden kanssa. Ilman tätä työtä Vastuunkantaja-mallia

ei olisi olemassa. Helsingin kaupungin Uusix-verstaat, Järvenpään Omaoksa osuuskunta, Merikosken ammatilli-sen koulutuskeskuksen Meriko-projekti sekä Punaisesta Rististä Kontti-kierrätystavarataloketju, Sosiaalitalkkari-projekti ja Taitojen Talo ovat tehneet perusteellista työtä oppiakseen sosiaalista tilinpitoa ja samalla auttaneet Vastuunkantaja-mallin kehittämisessä. Jokainen, joka näissä organisaatioissa on osallistunut sosiaalisen tilinpi-don prosessiin, ansaitsee suuret kiitokset, ei vain Respon-se-tiimiltä, vaan myös tämän oppaan tulevilta käyttäjiltä. Sosiaalinen tilinpito on tämän oppaan myötä helpompaa kaikille!

Haluan myös kiittää Ruralia-instituutin Eliisa Trobergiä hyvästä yhteistyöstä ja asioihin paneutumisesta vastuulli-sesti ja vakavuudella. Keskustelut ja pohdinnat Tytti Silta-sen ja Håkan Björkin kanssa ovat olleet antoisia ja heidän asiantuntemustaan olemme saaneet upeasti hyödyntää. Yhteistyö jatkuu varmasti projektin jälkeenkin. Response-tiimin aluekoordinaattorit, Pia Sevón, Ulla Rantanen, Kirsi Timonen ja Pekka Saukkola ovat tehneet uraauurtavaa yhteistyötä sosiaalista tilinpitoa toteuttaneiden organi-saatioiden kanssa. He ovat jaksaneet ohjata ja kannustaa kumppaneita erinomaisiin suorituksiin. Pia Sevón on myös koonnut Response-projektin kokemukset sosiaalisesta tilinpidosta tähän oppaaseen. Response-tiimin tiedottaja Sirpa Marttila on vastannut oppaan tuotantoprosessista kädessäsi olevaksi kirjaksi. Kiitos kaikille asianosaisille!

Syyskuussa 2007

Jaana Merenmies projektipäällikkö Suomen Punainen Risti, Response-projekti


creo

12 /

Monille organisaatioille sosiaaliset tavoitteet ovat toiminnassa keskeisiä, mutta niiden tuloksia ei saada näkyviin taloudellisen tilinpidon kautta. Sosiaalisen tilinpidon avulla organisaatio voi osoittaa saavuttamansa sosiaaliset tulokset luotettavasti ja uskottavasti.


creo

/ 13

VASTUUNKANTAJA-MALLI

Vastuunkantaja-malli on sosiaalisen tilinpidon sovellus erityisesti sosiaalisesti työllistävien organisaatioiden tarpeisiin.

Vastuunkantaja-malli on sovellus sosiaalisen tilinpidon SoT-menetelmästä, joka on kuvattu SoT-käsikirjassa (Björk & Siltanen, 2005). Malli on kehitetty Response-projektissa erityisesti sosiaalisesti työllistävien organisaa-tioiden tarpeisiin. Sosiaalisesti työllistävillä organisaatioilla tarkoitetaan tässä yhteisöjä, joiden työntekijöistä merkit-tävä osa on ollut pitkään työttömänä tai muusta syystä työelämän ulkopuolella. Opas sopii sosiaalisen tilinpidon yleisoppaaksi muillekin organisaatioille, joilla on tarve osoittaa sosiaaliset tuloksensa sidosryhmilleen.

Vastuunkantaja-opas antaa perustietoa sosiaalisen tilinpidon menetelmästä. Se tarjoaa konkreettisia ja yksityiskohtaisia ohjeita sosiaalisen tilinpidon toteut-tamiseen. Oppaassa on myös esimerkkejä siitä, miten Response-projektissa on toimittu ja millaisia kokemuksia projektikumppaneilla on menetelmästä. Näihin kokemuksiin perustuen kirja antaa vinkkejä siitä, miten kannattaa toimia.

Sosiaalisen tilinpidon hyödytMonille organisaatioille sosiaaliset tavoitteet ovat toimin-nassa keskeisiä, mutta niiden tuloksia ei saada näkyviin taloudellisen tilinpidon kautta. Sosiaalisen tilinpidon avulla organisaatio voi osoittaa saavuttamansa sosiaaliset tulokset luotettavasti ja uskottavasti. Sosiaalinen tilinpito on hyödyllistä sekä organisaation ulkoisten suhteiden että sen sisäisen toiminnan kehittämisen kannalta.

Sosiaalinen tilinpito parantaa organisaation toiminnan läpinäkyvyyttä. Sen avulla organisaatio osoittaa rahoit-tajilleen ja muille ulkoisille sidosryhmilleen toimintansa tulokset ja lisäarvon tuoton yhteiskunnalle. Kun keskeiset sidosryhmät otetaan mukaan sosiaalisen tilinpidon eri vaiheisiin, niiden sitoutuneisuus vahvistuu ja kiinnostus organisaation toimintaa kohtaan lisääntyy. Sosiaalista tilinpitoa voidaan hyödyntää myös esimerkiksi niissä julki-sissa tarjouskilpailuissa, joissa sosiaaliset vaikutukset tai tulokset ovat yhtenä valintakriteerinä.

Sosiaalinen tilinpito auttaa myös toiminnan kehit-tämisessä. Organisaatio joutuu täsmentämään sosiaali-set tavoitteensa tilinpitoprosessin alkuvaiheessa, mikä selkiyttää toimintaa ja ohjaa sitä tavoitteiden suuntaan. Tilinpäätös osoittaa, onko nämä tavoitteet saavutettu. Sosiaalinen tilinpito on johtamisen apuväline, joka tuottaa organisaatiolle tietoa päätöksenteon pohjaksi. Kun hen-kilöstö otetaan mukaan sosiaalisen tilinpidon eri vaiheisiin, sen sitoutuminen organisaation toimintaan ja sosiaalisiin tavoitteisiin paranee.


creo

14 /

Vastuunkantaja-mallin käsitteet

Sosiaalisessa tilinpidossa käytetään pitkälti laskentatoimen käsitteitä. Niiden ansiosta sosiaalinen tilinpito on helpompi nähdä taloudelliseen tilinpitoon verrattavana tuloksia todentavana prosessina. Vastuunkantaja-mallissa käytetään seuraavia käsitteitä:

Budjetti Sosiaalinen budjetti; organisaation etukäteen määrittelemät tililuokat, tavoitteet ja niiden indikaattorit

Indikaattori Sosiaalisen tavoitteen saavuttamisen todentamiseksi seurattu asia ja sille määritelty taso. Indikaattoreita tarvitaan yleensä useita yhden tavoitteen saavuttamisen osoittamiseen. Kirjanpidon Budjetin yhteyteen liitettävä suunnitel- suunnitelma ma, jossa määritellään indikaattorille mittausväline, mittauksen aikataulu ja vastuuhenkilö

Kirjanpito Työvaihe, jossa kerätään tietoa, tehdään mittauksia ja kootaan talteen tositteet, joilla todistetaan organisaation sosiaaliset tulokset

Kirjanpito- Kirjanpidon aikana kerättävä aineisto materiaali, esimerkiksi kyselyjen vastaukset ja tilastotiedot

Kirjanpitäjä Sosiaalisen tilinpidon kirjanpitäjä; henkilö, joka huolehtii sosiaaliseen tilinpitoon liittyvästä kirjanpidosta ja kokoaa sosiaalisen tilinpäätöksen

Koordinaattori Sosiaalisen tilinpidon koordinaattori; henkilö, joka vastaa sosiaalisen tilinpidon toteutuksesta organisaatiossa

Kotikäynti Ulkopuolisen asiantuntijan organisaa- tioon tekemä konsultaatiokäynti

Mittaaminen Kirjanpitosuunnitelman mukainen tiedon hankinta

Mittausväline Kysely, haastattelu, tilastotieto, tapauskuvaus tai muu organisaation kirjanpitosuunnitelmassaan määrit- telemä tiedon hankinnan menetelmä

Sidosryhmä Taho, jolle organisaation toiminnan tuloksilla on merkitystä

Sosiaalinen Tietyn ajanjakson etukäteen tilinpito määriteltyjen tavoitteiden toteutumisen järjestelmällinen seuranta ja raportointi, jolle tehdään tilintarkastus


creo

/ 15

SoT-menetelmä Sosiaalisen tilinpidon menetelmä, joka on kuvattu SoT-käsikirjassa (Björk & Siltanen, 2005)

Tavoite Sosiaalinen tavoite; tila, johon toiminnalla pyritään

Tilikartta Kokoelma tililuokkia, tavoitteita ja indikaattoreita, josta organisaatio voi valita sisältöä omaan sosiaaliseen budjettiinsa

Tilikausi Sosiaalisen tilinpidon ajanjakso, yleensä kalenterivuosi, jonka aikaisesta kirjanpidosta tehdään sosiaalinen tilinpäätös

Tililuokka Toisiinsa liittyvien sosiaalisten tavoitteiden kokonaisuus sosiaalisessa tilinpidossa

Tilinpäätös Sosiaalinen tilinpäätös; luotettava budjetin mukainen raportti tilikauden sosiaalisista tuloksista

Tilinpäätös- Sosiaalinen tilinpäätöskertomus; kertomus sosiaalinen tilinpäätös, sitä täydentä- vät tiedot ja tilintarkastuslausunto

Tilintarkastaja Organisaation ulkopuolinen henkilö, joka tarkastaa sosiaalisen tilinpäätök- sen ja laatii siitä tilintarkastuslausunnon

Tilintarkastus Ulkopuolinen sosiaalisen tilinpidon tarkastus, jossa todennetaan, että tilinpäätöksessä esitetyille tuloksille on tositteet ja että kirjanpito on tehty sosiaalisen tilinpidon periaatteiden mukaisesti

Tilintarkastus- Tilintarkastajan kirjallinen selvitys lausunto tekemästään tilintarkastuksesta

Tosite Kirjanpitoaineistoon perustuva dokumentti, joka osoittaa indikaattorin määrittelemän tavoitetason saavuttamista

Tulos Sosiaalinen tulos; organisaation oman tavoitteellisen toiminnan tuloksena saavutettu tila. Sosiaalinen, yhteisöl- linen tai yhteiskunnallinen tulos, joka osoittaa organisaation toiminnan vastuullisuutta. Sosiaalisessa tilinpidossa ei yleensä seurata organisaation ympäristövastuuseen liittyviä tuloksia.

Vastuunkantaja- Tässä oppaassa esitetty SoT- malli menetelmän sovellus, jonka käsit- teistöä ja toteutusta on kehitetty erityisesti sosiaalisesti työllistäviä organisaatioita varten Response- projektissa vuosina 2006–2007

Vastuunkantaja- Organisaation nimeämät sosiaalisen tiimi tilinpidon vastuuhenkilöt, joita ovat ainakin sosiaalisen tilinpidon koordinaattori, kirjanpitäjä ja tiedonhankinnasta vastaavat henkilöt


creo

16 /

Budjetti ja kirjanpidon suunnitelma samassa taulukossa

Budjetti

Tavoite 1 Indikaattori 1

Indikaattori 2

Indikaattori 3

Tililuokka 2


Indikaattori 2

Indikaattori 3


Indikaattori 2

Kirjanpidon suunnitelma

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö

Ajankohta

Ajankohta

Ajankohta

Mittausväline

Mittausväline

Mittausväline

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö

Ajankohta

Ajankohta

Ajankohta

Mittausväline

Mittausväline

Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö

Ajankohta

Ajankohta

Mittausväline

Mittausväline

Mittausväline

Tililuokka 1


creo

/ 17

Sosiaalisen tilinpidon tunnusmerkit

Sosiaalisten tulosten näkyväksi tekemistä voidaan kutsua sosiaaliseksi tilinpidoksi, kun se täyttää nämä tunnusmerkit:

Järjestelmällisyys Budjetti päätetään etukäteen, sitä seuraavat kirjanpito, tilinpäätös ja tilintarkastus.

Säännöllisyys Tilinpito on jatkuvaa ja säännöllisesti toistuvaa, se tehdään esimerkiksi vuosittain tai joka toinen vuosi.

Tasapaino Tilinpäätöksessä on tasapaino laadul- listen ja määrällisten sisältöjen välillä.

Läpinäkyvyys Osoitetaan, miten tiedot on hankittu ja ilmoitetaan tulokset totuudenmukaisesti.

Uskottavuus Seuratuista asioista on tosite ja tilinpito tarkastetaan ulkopuolisessa tilintarkastuksessa.

Vertailtavuus Verrataan tuloksia edellisiin tilikausiin, organisaation eri toimintojen välillä ja mahdollisesti myös muihin samalla toimialalla toimiviin organisaatioihin.

Saatavuus Tilinpäätös saatetaan sidosryhmien ja muiden kiinnostuneiden saataville.

Oppiminen Tuloksia hyödynnetään toiminnan tietoon pohjautuvassa kehittämisessä.


creo

18 /

Sosiaalisen tilinpidon vaiheet

Vastuunkantaja-mallissa sosiaalisessa tilinpidossa on seitsemän vaihetta:

1 SOSIAALISEN TILINPIDON SUUNNITTELU

Suunnitteluvaiheessa täsmennetään, mitkä ovat

organisaation tarpeet ja edellytykset tehdä sosiaalista

tilinpitoa ja mitkä ovat sillä tavoiteltavat hyödyt. Sosiaa-

lisen tilinpidon aloittamisesta tehdään virallinen päätös.

Suunnitteluvaiheessa määritellään tarvittavat resurssit

ja osaaminen sekä nimetään sosiaaliseen tilinpitoon

osallistuvat vastuuhenkilöt. Lisäksi hankitaan tarvittavaa

ulkoista asiantuntijatukea ja koulutusta. Suunnitteluvaihe

on tärkeä menetelmää ensi kertaa käyttöön otettaessa ja

ennen kutakin alkavaa tilinpitokautta.

2 BUDJETOINTI

Budjetointi on sosiaalisen tilinpidon prosessin yksi tärkeim-

mistä vaiheista, johon kannattaa käyttää riittävästi

resursseja. Budjetointivaiheessa määritellään tulevan

tilikauden sosiaaliset tavoitteet ja niiden indikaattorit.

Tavoitteet kootaan tililuokiksi. Näistä koostuu sosiaalinen

budjetti. Budjetointivaiheessa määritellään myös indikaat-

torien mittausvälineet, mittaamisen aikataulut ja vastuut.

Nämä muodostavat kirjanpidon suunnitelman.

3 KIRJANPITO

Kirjanpitovaiheessa kerätään järjestelmällisesti tietoa

indikaattorien toteutumisesta budjetoinnin yhteydessä

tehdyn kirjanpitosuunnitelman mukaisesti. Kyselyjen

vastaukset, tilastotiedot ja muu kerätty materiaali

muodostavat kirjanpitoaineiston. Kirjanpitoaineistosta

kootaan tositteet tilintarkastusta varten.

4 TILINPÄÄTÖS

Sosiaalinen tilinpäätös on luotettava budjetin mukainen

raportti kaikista tilikauden sosiaalisista tuloksista. Tilin-

päätös osoittaa ja todistaa organisaation sosiaaliset

saavutukset kyseiseltä tilikaudelta. Johdon hyväksymä

tilinpäätös viedään tilintarkastukseen, jonka jälkeen

se hyväksytään organisaation päättävässä elimessä.

18 /


creo

/ 19

5 TILINTARKASTUS

Tilintarkastus tuo sosiaaliselle tilinpäätökselle uskottavuuden.

Ulkopuolisessa tilintarkastuksessa tarkastetaan tilinpää-

töksessä esitettyjen sosiaalisten tulosten oikeellisuus ja

tilinpidon järjestelmällisyys, tasapaino ja läpinäkyvyys.

Tilintarkastaja tutkii kirjanpidon tositteet pistokokein

ja tarkastaa, että tulokset on esitetty tilinpäätöksessä

luotettavasti. Tilintarkastaja laatii tilintarkastuslausunnon,

joka liitetään tilinpäätökseen.

6 TULOSTEN VIESTINTÄ

Sosiaalinen tilinpäätös esittää sosiaaliset tulokset

sellaisenaan budjetin mukaisesti. Viestintää varten siitä

tehdään tilinpäätöskertomus. Haluttaessa sosiaalinen

tilinpäätös voidaan liittää organisaation muiden tulosten

raportointiin, esimerkiksi vuosikertomukseen. Sosiaalisen

tilinpäätöksen viestintä suunnitellaan ajoissa sen mukaan,

miten organisaatio haluaa hyödyntää sosiaalisen tilinpidon

tuloksia toimintansa kehittämisessä ja sidosryhmäsuhteiden

edistämisessä. Viestinnässä käytetään organisaatiolle ja

eri kohderyhmille soveltuvia keinoja ja kanavia.

7 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN TOIMINNAN KEHITTÄMISESSÄ

Sosiaalinen tilinpito on osa organisaation toimintaa. Se on

johtamisen väline, jonka avulla voidaan tarkastella omalla

toiminnalla saavutettuja tuloksia ja viestiä niistä sidosryh-

mille. Sosiaalista tilinpitoa hyödynnetään systemaattisesti

sosiaalisesti vastuullisen toiminnan tietoon pohjautuvassa

kehittämisessä. Sosiaalisen tilinpidon prosessiin tehdään

parannuksia koko tilikauden ajan ja saatujen kokemusten

perusteella ennen seuraavaa tilikautta.


creo

20 /

Tam

mi

Helm

i

Maalis

Huhti

ToukoKesä

Elo

Syys

Loka

Marras

Joulu

Hei

nä

3. VUOSISuunnittelu

Budjetointi

Kirjanpito

Toiminnan kehittäminen

Tilinpäätös

Tilintarkastus, kun tilinpäätös on valmis

Tulosten viestintä, kun tilintarkastus on valmis

2

. VUOSI

1. V

UO

SI


creo

/ 21

Sosiaalisen tilinpidon vaiheiden aikataulutusSosiaalinen tilinpito sovitetaan organisaatiossa toiminnan vuosisuunnitteluun ja taloudelliseen tilinpitoon.

Vastuunkantaja-mallissa tilikausi on kalenterivuosi tammikuusta joulukuuhun, 12 kuukautta. Kukin organisaatio voi kuitenkin suunnitella tilikauden omiin tarpeisiinsa sopivaksi.

Vastuunkantaja-mallissa sosiaalisen tilinpidon yksi täysi kierros jakautuu kolmelle vuodelle (ks. kuva). Ensimmäisen vuoden loppupuolella aloitetaan sosiaalisen tilinpidon suunnittelu (vaihe 1). Suunnittelun jälkeen aloitetaan budjetointi (vaihe 2), jonka pitäisi olla valmis ennen uutta tilikautta. Ensimmäistä tai toista tilinpitoaan tekevissä organisaatioissa budjetointi siirtyy yleensä seuraavalle vuodelle, jotta edellisen vuoden tilintarkastetusta tilin-päätöksestä voidaan saada oppia sosiaalisten tavoitteiden määrittämiseen.

Kirjanpito (vaihe 3) aloitetaan toisen vuoden alusta ja sitä jatketaan koko tilikausi. Joskus kirjanpito joudutaan aloittamaan jo ennen kuin uusi budjetti on viimeistelty, jos edellisen vuoden budjettiin on tarvetta tehdä perusteellisempia muutoksia.

Tilikauden loppuessa aletaan valmistautua tilinpäätöksen laatimiseen (vaihe 4). Tilinpäätös työstetään valmiiksi kolmannen vuoden alkukuukausina. Sen valmistuttua pidetään tilintarkastus (vaihe 5). Tilintarkastuksen jälkeen tilinpidon tulokset viestitään (vaihe 6) sidosryhmille. Kirjanpitovaiheen aikana saatuja mittaustuloksia hyödyn-netään organisaation toiminnan kehittämisessä (vaihe 7) koko tilikauden ajan. Tilinpidon tulokset ja kokemukset sen toteuttamisesta hyödynnetään organisaation sosiaa-lisesti vastuullisen toiminnan kehittämiseksi ja tilinpidon prosessin parantamiseksi.

Roolit ja tehtävät sosiaalisessa tilinpidossaSosiaalisessa tilinpidossa on useita eri tehtäviä ja rooleja. Sama henkilö voi toimia monessa roolissa ja hoitaa useaa tehtävää. Vastuunkantaja-mallissa keskeisimmät tehtävät ja roolit ovat:

•• Organisaation päätöksentekijät, joita ovat johtaja, johto, hallitus, johtokunta, ohjausryhmä, johtoryhmä

•• Sosiaalisen tilinpidon koordinaattori, joka vastaa tilinpidon toteutuksesta organisaatiossa

•• Sosiaalisen tilinpidon kirjanpitäjä, joka huolehtii kirjanpidosta ja kokoaa tilinpäätöksen

•• Tiedonkerääjä, joka hankkii tietoa sosiaalista tilinpitoa varten kirjanpitosuunnitelman mukaisesti

TyöpohjatTähän oppaaseen liittyvät työpohjat ovat saatavana projektin työvälinepankista (www.redcross.fi /response/tyovalinepankki ja www.syfo.fi ).Työpohjat kannattaa muokata oman organisaation tarpeisiin sopiviksi.


creo

22 /

1. vuosi

Response-kumppaneilla oli seuraavia tarpeita sosiaalisen tilinpidon tekemiseen:

• toiminnan tulosten osoittaminen ulkopuoliselle rahoittajalle jatkorahoituksen varmistamiseksi

• toiminnan tulosten osoittaminen työvoima- toimistolle tai työvoiman palvelukeskukselle työvoi- man saannin turvaamiseksi

• työllistettyjen tai työhön- kuntoutujien hyväksi tehdyn työn näkyväksi tekeminen• saavutettujen tulosten tarkastelu toiminnan kehittämisen pohjaksi.

Sosiaalista tilinpitoa voi käyttää välineenä projektin

• suunnitteluun

• rahoituksen hakemiseen

• tulosten raportointiin

• sisäiseen ja ulkoiseen arviointiin.

Ensimmäisellä sosiaalisen tilinpidon kierroksella organisaatio kokeilee menetelmää ja luo omaa toimintatapaansa. Seuraavat kierrokset sujuvat helpommin ja nopeammin. Tilinpidon laajuus voi vaihdella organisaatioittain huomat-tavasti. Jos organisaation täytyy määritellä tai päivittää arvonsa, missionsa, visionsa ja strategiansa, sosiaalisen tilin-pidon käyttöönottoon menee enemmän aikaa. Myös uusien mittausvälineiden kehittäminen ja käyttöönotto vaativat oman aikansa. Jos tiedonhankinta poh- jautuu jo kerättävään tietoon, työmäärä on pienempi.


creo

/ 23

1 SOSIAALISEN TILINPIDON SUUNNITTELU

Suunnitteluvaiheessa täsmennetään, mitkä ovat organisaation tarpeet ja edelly-tykset tehdä sosiaalista tilinpitoa ja mitkä ovat sillä tavoiteltavat hyödyt. Sosiaalisen tilinpidon aloittamisesta tehdään virallinen päätös. Suunnitteluvaiheessa määritellään tarvittavat resurssit ja osaaminen sekä nimetään sosiaaliseen tilinpitoon osallistuvat vastuuhenkilöt. Lisäksi hankitaan tarvittavaa ulkoista asiantuntijatukea ja koulutusta. Suunnitteluvaihe on tärkeä menetelmää ensi kertaa käyttöön otettaessa ja ennen kutakin alkavaa tilinpitokautta.

Ohjeita päätöksentekijöille

1. Ennen sosiaalisen tilinpidon aloittamista

Selvitä ennen sosiaalisen tilinpidon aloittamista, onko organisaatio kuvannut arvonsa, missionsa, visionsa ja strategiansa, joita tarvitaan sosiaalisten tavoitteiden määrittelemiseksi. Jos kuvauksia ei ole tai ne eivät ole ajan tasalla, kannattaa tämä työ tehdä ennen sosiaaliseen tilinpitoon ryhtymistä. Hanki tarvittaessa ulkopuolista asiantuntija-apua strategiaprosessin tueksi.

Käynnistä organisaatiossa keskustelu sosiaalisen tilinpi-don menetelmästä, sen tarpeellisuudesta, hyödyistä ja toteutuksesta. Jos organisaatiossa on kiinnostusta ottaa menetelmä käyttöön, vie asia johdon käsittelyyn ja huo-lehdi, että sosiaalisen tilinpidon aloittamisesta tehdään virallinen päätös, josta tiedotetaan henkilöstölle.

Kun päätös sosiaalisen tilinpidon käynnistämisestä on tehty, nimeä sosiaalisen tilinpidon koordinaattori, joka vastaa tilinpidon toteuttamisesta organisaatiossa.


creo

24 /

Lisätietoa sosiaalisen tilinpidon menetelmästä saa esimerkiksi seuraavista lähteistä:

• Håkan Björk & Tytti Siltanen: SoT-käsikirja. Sosiaalinen tilinpito. Menetelmä sosiaalisten ja yhteiskunnallisten tulosten mittaamiseksi ja esittämiseksi. Suomen Kylätoiminta ry, 2005 www.develooppi.fi /sot/SoT-kasikirja.pdf

• Social Audit Network (SAN) verkoston internet-sivut www.socialauditnetwork.org.uk/

• Proving and improving: a quality and impact toolkit for social enterprise (The New Economics Foundation, NEF) www.proveandimprove.org/new/ tools/socialaccounting.php

Asiantuntijatukea ja tietoa muista alan toimijoista voit tiedustella

• tämän kirjan tekijöiltä

• SYFO Oy:stä www.syfo.fi

• Develooppi Oy:stä www.develooppi.fi

• Sosiaalisen vastuun ja tilinpidon kehittäjät -yhdistyksestä www.develooppi.fi /sot/

“Uuden asian sisäistäminen ja sopivien tililuokkien, indikaattoreiden ja mittausvälineiden miettiminen vie aikaa.”

Sosiaalitalkkari-projekti


creo

/ 25

Ohjeita päätöksentekijöille ja koordinaattorille

2. Ennen alkavaa tilinpitokautta

Budjetoi työaikaa tilinpidon tekemiseen. Selvitä, onko organisaatiossa riittävästi osaamista tilinpidon tekemis-een. Määritä, mitä koulutusta tarvitaan osaamisen vahvis-tamiseksi.

Määritä ulkopuolisen sosiaalisen tilinpidon asiantuntija-tuen tarve. Ensimmäistä kertaa tilinpitoa tehtäessä ulko-puolinen asiantuntijuus on tärkeää erityisesti budjetointi-vaiheessa, sillä budjetilla on ratkaiseva merkitys tilinpidon lopputulokseen. Myös yhteistyö ulkopuolisen tilintarkasta-jan kanssa kannattaa käynnistää niin, että hänen asian-tuntemustaan voidaan hyödyntää koko tilinpidon ajan.

Kokoa koordinaattorin tueksi Vastuunkantaja-tiimi, johon nimetään prosessin kannalta keskeiset henkilöt. Tiimi on erityisen tärkeä isoissa organisaatioissa, jossa tilinpitoon liittyvät työt voidaan jakaa usealle henkilölle. Pienemmissä organisaatioissa tehtävät yleensä keskitty-vät yhdelle tai kahdelle henkilölle. Tilinpidon prosessiin on kuitenkin hyvä saada mukaan useampia henkilöitä monipuolisten näkemysten ja keskinäisen tuen varmista-miseksi.

Vastuunkantaja-tiimin kuuluvat ainakin sosiaalisen tilin-pidon koordinaattori, kirjanpitäjä ja tiedonhankinnasta vastaavat henkilöt. Myös johtaja ja tulosten viestinnästä vastaava henkilö voivat olla mukana tiimissä.

Hanki sosiaalisen kirjanpitäjän koulutus tilinpidon toteuttamisesta vastaaville henkilöille. Muulle Vastuun-kantaja-tiimille sosiaalisen tilinpidon yleinen koulutus on tarpeellinen. Verkostoidu toisten sosiaalista tilinpitoa tekevien organisaatioiden kanssa tiedon ja kokemusten vaihtamiseksi.

Suunnittele sosiaalisen tilinpidon sisäinen ja ulkoinen viestintä ja liitä se osaksi tiedottamisen vuosisuunnitelmaa.


creo

26 /

Budjetointia helpottaa merkittävästi, kun organisaatiossa tiedetään sen toiminta-ajatus, tavoitteet, visio ja strategia.

1. vuosi

“Totesimme, ettei tavoitteeksi voi asettaa asioita, jotka eivät kuulu keskeisesti omaan perus-tehtävään. Esimerkiksi työllistymisen laskemi-nen on hankalaa, koska siihen vaikuttaa niin moni talon ulkopuolinen tekijä. Tarkoitushan ei ole laskea toisten organisaatioiden tai toimijoiden työtä omiin saavutuksiin.” Uusix-verstaat

“Alkuun ei kannata tehdä liian laajaa budjettia. Sitä on helppo tarvittaessa laajentaa seuraavina tilikausina.” Sosiaalitalkkari-projekti

Response-kumppaniorganisaa-tiot määrittivät sosiaaliseen budjettiinsa muun muassa seuraavia tililuokkia (tavoitekokonaisuuksia):

• Yksilön voimaantumisen ja työllistymisen tukija

• Lisäarvon tuottaja yhteiskunnalle

• Hyvä ja luotettava sidosryhmäyhteistyö

• Hyvä työpaikka ja työyhteisö

Tililuokkia muodostui 4–7.


creo

/ 27

2 BUDJETOINTI

Budjetointi on sosiaalisen tilinpidon prosessin yksi tärkeimmistä vaiheista, johon kannattaa käyttää riittävästi resursseja. Budjetointivaiheessa määritellään tulevan tilikauden sosiaa-liset tavoitteet ja niiden indikaattorit. Tavoitteet kootaan tililuokiksi. Näistä koostuu sosiaalinen budjetti. Budjetointivaiheessa määritellään myös indikaattorien mittausvälineet, mittaamisen aikataulut ja vastuut. Nämä muodostavat kirjanpidon suunnitelman.

Ohjeita päätöksentekijöille, koordinaattorille ja kirjanpitäjälle

1. Budjetoinnin perusta

Budjetin suunnittelun lähtökohtia ovat organisaation keskeiset dokumentit, joissa on kuvattu sen arvot, missio, visio ja strategia. Sosiaalisen budjetin tavoittei-den tulee olla yhteneväisiä organisaation muiden tavoittei-den kanssa. Organisaatio päättää aina itse, mitä tuloksia se tulevalla tilikaudella tavoittelee, seuraa ja todentaa. Tavoitteiden pitää olla kiinnostavia myös tärkeimpien sidosryhmien kannalta.

Kertaa organisaatiosi tulevan vuoden toimintasuunnitelma ja sen sisältämät keskeisimmät tavoitteet.

Määritä organisaatiosi keskeiset sidosryhmät, joille organisaation toiminnan tuloksilla on merkitystä ja joille sosiaaliset tulokset halutaan osoittaa.

2. Budjetin määrittely

Määritä ja valitse tulevan tilikauden tärkeimmät sosiaaliset tavoitteet organisaation perustehtävään ja toiminta-suunnitelmaan peilaten. Muotoile tavoitteet kuvaamaan toivottua tilaa tai vaikutusta, johon toiminnalla pyritään. Sosiaaliset tavoitteet kuvaavat organisaation tavoittele-mia sosiaalisia, yhteisöllisiä tai yhteiskunnallisia tuloksia.


creo

28 /

Useimmissa Response-kumppaniorganisaatioissa tärkeimmiksi sidosryhmiksi määriteltiin työvoimatoimisto, työvoiman palvelukeskus, TE-keskus ja kaupunki.

“Sidosryhmien määrittelyä tarken-namme vielä tulevissabudjeteissa. Esimerkiksi kaupunginvaltuutet-tujen näkemykset ovat jääneet huomiotta, mikä pitää muistaa jatkossa.” Järvenpään Omaoksa osuuskunta

Sidosryhmähaastattelu on hyvä keino saada arvokasta tietoa organisaation kehittämiseksi. Sen raportointi voidaan toteuttaa sosiaalisessa tilinpidossa esimerkiksi tapauskuvauksena.


creo

/ 29

Ulkopuolisen asiantuntijan kotikäynti organisaatioonhelpottaa sosiaalisen budjetin määrittelemistä. Asiantuntijan ensimmäisen kotikäynnin jälkeen Vastuunkantaja-tiimi jatkaa budjetointia. Toisella kotikäynnillä budjettia täsmennetään ja sen jälkeen Vastuunkantaja-tiimi viimeistelee budjetin.

Apuna tavoitteiden määrittelyssä voi käyttää muiden organisaatioiden tilinpäätöksiä ja mahdollista ulkopuolisen asiantuntijan esimerkkitilikarttaa. Hyödynnä edellisen tilinpäätöksen tilintarkastuksessa saatu palaute. Ota ulkopuolinen tilintarkastaja mukaan tilinpidon prosessiin jo tässä vaiheessa hänen asiantuntemuksensa hyödyn-tämiseksi. Ota tavoitteita määriteltäessä huomioon niiden vertailtavuus aiempiin tilikausiin ja mahdollisesti myös muihin samalla toimialalla toimiviin organisaatioihin.

Ryhmittele samaan aihealueeseen liittyvät sosiaaliset tavoitteet tililuokkiin. Anna tililuokille asiakokonaisuutta kuvaavat nimet ja varmista, että ne ovat linjassa organisaation strategian kanssa.

Edellä kuvattu toimintajärjestys toimii yleensä parhaiten. On myös mahdollista määritellä ensin tililuokat ja sitten purkaa ne tavoitteiksi.

Määritä tavoitteen saavuttamisen indikaattorit. Ilmaise seurattava asia yksiselitteisesti ja mitattavassa muodossa. Aseta indikaattorille tavoitetaso. Indikaattoreita tarvitaan yleensä useita yhden tavoitteen saavuttamisen osoit-tamiseen. Aseta sekä määrällisiä että laadullisia indikaat-toreita mahdollisuuksien mukaan.

3. Budjetin hyväksyntä

Pyydä 1–3 tärkeimmältä sidosryhmältäsi palautetta budjettiluonnokseen varmistaaksesi, että se tuo heidän mielestään olennaiset sosiaaliset tulokset esille. Paranna budjetin sisältöä sidosryhmäpalautteen perusteella.

Vie budjettiluonnos organisaatiosi johdon käsittelyyn. Korjaa budjettia tarvittaessa ja hyväksytä se organisaatiosi päättävässä elimessä.

4. Kirjanpidon suunnittelu

Kirjanpidon suunnitelma sisältää kunkin indikaattorin mittausvälineen, mittausten aikataulut ja vastuuhenkilöt.

Valitse kullekin indikaattorille tarkoituksenmukainen mittausväline tai tietolähde, esimerkiksi kysely, haastat-telu, tilastotieto tai tapauskuvaus. Selvitä, miten organisaatiossa jo kerättävää tietoa voidaan hyödyntää. Selvitä mahdollisuudet käyttää yleisesti tunnustettuja, testattuja menetelmiä tai muiden organisaatioiden käyttämiä mit-tausvälineitä. Responsen työvälinepankissa on projektin aikana työstettyjä mittausvälineitä (henkilöstökysely, sidosryhmäkysely, työntekijän itsearviointilomake). Muokkaa niitä oman organisaatiosi tarpeisiin tai käynnistä työ omien mittausvälineiden kehittämiseksi.

Määritä mittaamisen aikataulut ja vastuuhenkilöt. Ota aikataulutuksessa huomioon organisaatiossa muutenkin kerättävän tiedon hankinnan aikataulu. Sijoita uudet mittaukset toiminnan kehittämisen ja sosiaalisen tilinpidon kannalta sopiviin ajankohtiin tilikaudelle. Lisää kirjanpidon suunnitelma budjettitaulukkoon.


creo

30 /

“Sosiaalitalkkari-projektin sosiaalisen tilinpidon tavoitteiden asettamisen ja tyytyväisyyskyselyn lähtökohtana olivat toiminnalle määritellyt sosiaali-set ulottuvuudet, arvot ja laadulliset tavoitteet. Esimerkiksi tililuokka ”Vanhusten arjessa selviämisen tukija” laadittiin projektin yleisestä tavoitteesta auttaa kotona yksin asuvia vanhuksia ja vammaisia sekä lievittää heidän yksinäisyyden tunnettaan psykososiaalisen tuen avulla. Tässä tililuokassa olevat tavoitteet tulevat suoraan projektin laatukri-teereistä, kuten:

• talkkareiden työhön ollaan tyytyväisiä

• vanhusten yksinäisyyttä on lievitetty

• vanhuksille on annettu aikaa

• on toimittu vanhusten ehdoilla

• vanhukset ovat kokeneet luotettavuutta ja inhimillisyyttä

• sosiaalitalkkaripalvelun sosiaaliset tavoitteet ovat tärkeitä vanhuksille.


creo

/ 31

“Sosiaalitalkkareille laadittu henkilöstötyytyväisyyskysely jaettiin kahdeksalle työsuh-teessa olevalle talkkarille täytettäväksi itsenäisesti ja ne palautettiin nimettöminä. Kaikki palautuivat. Koska otoksemme olisi jäänyt hyvin pieneksi, lähe-timme kyselyt myös jo projektin päättäneille 11 henkilölle. Niitä palautui 7 kpl. Havaitsimme, että kyselyn ajankohdan suunnittelu on tärkeää. Suun-nitelmamme oli tehdä henki-löstötyytyväisyyskysely kaikille syksyllä 2006. Parempi vaihto-ehto olisi ollut tehdä kyselyitä pitkin vuotta työsuhteiden päät-tyessä ja analysoida vastaukset tilikauden loppupuolella.”

Sosiaalitalkkari-projekti

Response-projektissa päädyttiin itse kehittämään mittausvä-lineitä, koska huomattiin, että olemassaolevat kyselyt eivät kaikilta osin vastanneet sosiaali-sesti työllistävien organisaatioi-den tarpeita. Projektikumppanit kehittivät lomakkeitaan yhtei-sissä työryhmissä ulkopuolisen asiantuntijan tuella.

Luotettavan mittausvälineen kehittämisen lisäksi oli tärkeää myös luoda jatkuva prosessi, jossa mittaustuloksia hyödynne-tään toiminnan kehittämisessä.

Laajemmin käytössä olevia mittausvälineitä ovat esimer-kiksi työkykyindeksi, 360 asteen arviointi, Rand36, sosiaalisen yhteisön toiminnan analyysimalli (SYTA), Social Return on Invest-ment (SROI, sijoitetun pääoman sosiaalinen tuotto), valmennuksen arvioinnin tukijärjestelmä (VAT) ja paikalliskerroin (LM3, Local multiplier).

Sosiaalisten vaikutusten mit-taamisen lähestymistapoja ja menetelmiä on arvioitu Equal-ohjelman sosiaalisen yrittäjyyden teematyön julkaisussa “Sosiaa-listen vaikutusten mittaaminen ja hyödyntäminen” (2007).


creo

32 /

Omaoksa tarjoaa työntekijöille tukea henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen101 00

Vajaakuntoisten työllistäjä 202 00

Omaoksa on osaava yhteistyökumppani 301 00

Työntekijöiden (ei sisällä johtoa) oman elämän hallinta on parantunut102 00

Tililuokka 100 00

Tilinro

Tililuokka 200 00

Tililuokka 300 00

Tililuokat ja tavoitteet

Yksilön voimaantumisen ja työllistymisen tukija(esimerkkejä tililuokan sisällöstä)

Lisäarvon tuottaja yhteiskunnalle(esimerkkejä tililuokan sisällöstä)

Osaava ja luotettava yhteistyökumppani(esimerkkejä tililuokan sisällöstä)

Budjetti laaditaan taulukoksi, jonka sisältönä on tililuokat, tavoitteet ja indikaattorit sekä kirjanpitosuunnitelmaan liittyvät tiedot mittausvälineestä, mittauksen ajankohdasta ja vastuuhenkilöstä. Tämä esimerkki on ote Järvenpään Omaoksa osuuskunnan budjetista 2006, josta on poistettu sarakkeet mittausten ajankohdasta ja vastuuhenkilöstä.


creo

/ 33

Indikaattorit Mittausväline

Työntekijät arvioivat, että he saavat Omaoksassa apua henkilökohtaisten asioiden hoitamisessa. Keskiarvo on 3 ja korkeintaan yksi työntekijä on antanut arvosanan 2 tai alle.

Henkilöstötyytyväisyyskysely: kysymys “Onko Omaoksassa saatavissa apua henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen?” (Asteikko 1–5)

101 01

Omaoksa työllistää vajaakuntoisia työntekijöitä vakituisiin työsuhteisiin: 3 henkilöä, joiden työllistyminen muuten olisi ollut epävarmaa, on työllistynyt vakituisesti.

Kolme työsopimusta sekä esimerkkikuvaukset siitä, mikä tilanne olisi ollut ilman Omaoksaa. Aikaisemmat dokumentit, kuten toimintakeskusaika ennen työllistymistä.

202 01

Omaoksa järjestää kuntouttavaa työtoimintaa: Vuoden aikana 3 henkilöä on ollut kuntouttavassa työtoiminnassa. Kolme sopimusta on tehty.

Kopiot sopimuksista 202 02

Asiakkaiden arvion mukaan Omaoksan toiminta on ammattitaitoista ja laadukasta. Neljän kysymyksen keskiarvo kaikkien vastaajien keskiarvoista laskettuna on 3.

Asiakastyytyväisyyskysely (kaupunki): Asiakkaat arvioivat asteikolla 1–5 väitteet 1–4. 1. Pyykki on puhdasta ja viimeisteltyä.2. Työasujen hankinta ja huolto on sujuvaa. 3. Toimitusaika ja –tapa vastaavat tarpeitamme. 4. Asiakaspalvelu on ystävällistä ja asiantuntevaa.

301 01

Työntekijät arvioivat itsetuntonsa parantuneen. Keskiarvo on 3 ja korkeintaan yksi työntekijä on antanut arvosanan 2 tai alle.

Henkilöstötyytyväisyyskysely: kysymys “Onko itsetuntosi parantunut Omaoksassa olon aikana?” (Asteikko 1–5)102 01

Työntekijät arvioivat tulevaisuudensuunnitelmiensa selkiytyneen. Keskiarvo on 3 ja korkeintaan yksi työntekijä on antanut arvosanan 2 tai alle.

Henkilöstötyytyväisyyskysely: kysymys “Ovatko tulevaisuuden-suunnitelmasi selkiytyneet Omaoksassa olon aikana?” (Asteikko 1–5)

102 03

Työntekijät arvioivat elämänlaatunsa parantuneen. Keskiarvo on 3 ja korkeintaan yksi työntekijä on antanut arvosanan 2 tai alle.

Henkilöstötyytyväisyyskysely: kysymys “Onko elämänlaatusi parantunut Omaoksassa olon aikana?” (Asteikko 1–5)102 02


34 /

2. vuosi

“Kirjanpito ja tilin-päätös ovat käytännön työtä ja onnistuvat, jos budjetti on kunnossa.” Uusix-verstaat

Tiedonhankinnassa kannattaa tehdä yhteistyötä oppilaitosten kanssa. Esimerkiksi ammattikorkea-koulut kaipaavat jatkuvasti käytännönläheisiä aiheita opinnäytetöihin.


creo

/ 35

3 KIRJANPITO

Kirjanpitovaiheessa kerätään järjestelmälli-sesti tietoa indikaattorien toteutumisesta budjetoinnin yhteydessä tehdyn kirjan-pitosuunnitelman mukaisesti. Kyselyjen vastaukset, tilastotiedot ja muu kerätty materiaali muodostavat kirjanpitoaineiston. Kirjanpitoaineistosta kootaan tositteet tilintarkastusta varten.

Kirjanpitovaiheen arvioitu ajankäyttö

2. vuosi, tammi–joulukuu (tilikausi).

• Tarvittava työaika riippuu budjetin laajuudesta ja suunniteltujen mittausvälineiden vaativuudesta.

Ohjeita koordinaattorille, kirjanpitäjälle ja tiedonkerääjille

Toteuta budjetointivaiheessa laadittu kirjanpitosuun-nitelma, jossa on määritelty mittausväline, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Varmista, että tiedonhankinnasta vastaa-vat henkilöt ja sosiaalinen kirjanpitäjä ovat sisällyttäneet kirjanpitosuunnitelman mukaiset tehtävät omiin työsuun-nitelmiinsa.

Varmista, että mittauksissa noudatetaan kunkin tiedon-hankintamenetelmän periaatteita tietojen luotetta-vuuden takaamiseksi, esimerkiksi kyselyiden otokset ovat kattavia, vastausprosentti riittävä, tulokset on analysoitu huolellisesti ja laaditut tapauskuvaukset antavat indikaat-torin mukaiset tiedot. Tarvittaessa hanki lisää osaamista esimerkiksi kirjallisuudesta tai ulkopuoliselta asiantuntijalta.

Arkistoi kirjanpitoaineisto hyvään järjestykseen. Kerää kirjanpitoaineistosta tositteet tilintarkastusta varten. Kokoa niistä tositemappi, jossa on tililuokkien numero-järjestyksessä ainakin yksi todiste kutakin indikaattoria kohti. Tositteet osoittavat todeksi tilinpäätökseen kirjatut tulokset. Tilintarkastuksessa tarkastetaan, ettei kirjanpito sisällä olennaisia virheitä ja että tilinpito noudattaa Vastuunkantaja-mallin periaatteita.

Seuraa kirjanpitovaiheen aikana, että kirjanpito etenee suunnitellusti.


creo

36 /

Tyytyväisyyskyselyiden toteutus haastatteluina

“Sosiaalitalkkari-projektin ”Vanhusten arjessa selviämisen tukija” -tililuokan tulokset perustuvat 44 asiakkaan tyytyväisyyskyselyyn. Kyselylomake laadittiin Response-projektin ohjauksessa. Vastausten saatavuus varmistettiin toteutta- malla kysely haastatteluna asiakkaiden kotona, tutussa ja turvallisessa ym-päristössä. Haastattelut teki ammattikorkeakouluopiskelija loka-joulukuussa 2006. Ulkopuolisen haastattelijan käyttö ja mahdollisuus tarkentaa kysymyksiä ja vastauksia haastattelun aikana lisäsivät kyselyn luotettavuutta. Tililuokan tulokset osoittivat selvästi toiminnan tarpeellisuuden ja tärkeyden vanhusten arjessa selviämisen tukijana.” Sosiaalitalkkari-projekti

“Tiedonhankintaa pohdittaessa todettiin, että Omaoksa on pieni yksikkö, joten nimettömänä annetut kyselyvastaukset olisivat helposti tunnistettavissa. Työntekijöiden käsialat ovat tuttuja ja asiayhteyksistä olisi helppo päätellä, kuka minkäkin vastauksen on antanut. Tämän takia henkilöstötyytyväisyys-kysely päätettiin yhdistää kehityskeskusteluun. Jokainen työntekijä täytti lomakkeen ensin itsenäisesti ja sen jälkeen se käytiin läpi ryhmävastaavan kanssa. Menettely antoi työntekijöille mahdollisuuden varmistaa, että he olivat ymmärtäneet kysymykset oikein. Toisaalta myös haastattelija pystyi tekemään tarkentavia kysymyksiä ja pyytämään parannusehdotuksia asioihin, joiden työntekijät kokivat olevan huonosti. Henkilökunta piti haastattelua kannusta-vana ja koki sen hyväksi tavaksi antaa ja saada palautetta.” Järvenpään Omaoksa osuuskunta


creo

/ 37

Tapauskuvauksen tulee täsmällisesti kuvata sitä tavoitetta ja indikaattoria, johon se on tarkoitettu. Siitä tulee ilmetä jokin tulos, aikaansaannos tai edistyminen. Tapauskuvausta kirjoitettaessa pyritään tiiviiseen ilmaisuun ja tuodaan esille tosiasiat. Tekstin pituus voi vaihdella muutamasta kappaleesta puoleen sivuun. Kuvauksen voi kirjoittaa joko omasta kokemuksesta tai sen voi kirjoittaa toinen henkilö. Vakuuttavuutta lisää, jos kirjoittaja laatii tekstin minä-muodossa. Tapauskuvauksesta käy tositteeksi kuvausteksti, jonka alla on kirjoittajan nimi, jotta tarvittaessa voidaan tarkastaa esimerkin oikeellisuus jälkikäteen. Kirjoittaja vastaa, että tarina on tosi.

Esimerkkejä mittausvälineistä ja tositteista

Mittausväline Tosite

Kysely Kyselytulosten yhteenveto ja tarvittaessa laskelma tai selvitys siitä, miten indikaattori on toteutunut

Tapauskuvaus Teksti, jossa on kirjoittajan nimi, jotta kuvatun asian todenperäisyys voidaan tarvittaessa varmistaa

Tilastotieto Tuloste, joka osoittaa tuloksen

Työsopimus Kopio työsopimuksista


creo

38 /

“Tilinpäätöksen teke-minen ei ole niin suuri juttu, kun tiedot on koottu ajallaan ja ne ovat oikein.” Taitojen Talo

Kaikkien tulosten esittäminen tilinpäätök-sessä on sen luotetta-vuuden edellytys.

3. vuosi

Jos kirjanpitovaiheessa kuvataan tiedonhankin-nan menettelyt budjet-titaulukkoon, kuvaukset on helppo poimia sieltä tilinpäätöstä varten.


creo

/ 39

4 TILINPÄÄTÖS

Sosiaalinen tilinpäätös on luotettava bud-jetin mukainen raportti kaikista tilikauden sosiaalisista tuloksista. Tilinpäätös osoit-taa ja todistaa organisaation sosiaaliset saavutukset kyseiseltä tilikaudelta. Johdon hyväksymä tilinpäätös viedään tilintar-kastukseen, jonka jälkeen se hyväksytään organisaation päättävässä elimessä.

Tilinpäätösvaiheen arvioitu ajankäyttö

3. vuosi, tammi-maaliskuu

• Kirjanpitovaiheen toteutus vaikuttaa merkittävästi tilinpäätösvaiheen ajankäyttöön

Ohjeita koordinaattorille Esitä tilinpäätöksessä sosiaaliset tulokset kaikista indi-kaattoreista tililuokittain ja tavoitteittain budjetin raken-teen mukaisesti. Esitä tulokset sellaisinaan, ilman johto-päätöksiä tai kommentteja.

Kuvaa tilinpäätöksessä, miten tiedot on kerätty, esi-merkiksi miten kyselyt ja haastattelut on tehty. Sijoita tie-donhankinnan kuvaukset tilinpäätökseen ennen kyseisellä menettelyllä kerättyjen tulosten esittämistä. Kyselytulos-ten osalta tuo esille kunkin indikaattorin kohdalla vastaa-jien määrä, kyselyn piirissä olleiden henkilöiden määrä ja vastausprosentti.

Tee tilinpäätökseen sisällysluettelo, jossa on luetteloitu tililuokat ja tavoitteet. Laita tilikauden budjetti ja kirjan-pidon suunnitelma liitteeksi tilinpäätökseen.

Vie tilinpäätösluonnos johdon käsittelyyn ja tee siihen sen jälkeen tarvittavat korjaukset.

Järjestä tilintarkastus ja liitä tilintarkastuslausunto tilinpäätökseen.

Hyväksytä tilinpäätös organisaatiosi päättävässä elimessä.


creo

40 /

Ulkopuolisia tilintarkastajiavoit tiedustella

• SYFO Oy:stä www.syfo.fi

• Develooppi Oy:stä www.develooppi.fi

• Sosiaalisen vastuun ja tilinpidon kehittäjät -yhdistyksestä www.develooppi.fi /sot/

3. vuosi

Sidosryhmien edustajien osallistuminen tilintarkastustilaisuuteen parantaa heidän sitoutumistaan ja kouluttaa heitä sosiaalisen tilinpäätöksen lukijoiksi.

Tilintarkastusmenettely Response-projektissa

Tilintarkastuksen suoritti kolmihenkinen tilintarkastus-ryhmä. Aluksi tilinpäätöksen tekijät esittelivät lyhyesti organisaationsa tavoitteita ja sosiaalisia tuloksiaan. Tilinpäätöksen tarkastus toteutettiin kahtena kommen-tointikierroksena. Ensimmäisellä kierroksella tarkastettiin tosiasiat. Tilintarkastajat esittivät havaintojaan tietojen luotettavuudesta ja esitystavasta. Yksi tilintarkastajista tarkasti pistokokein joidenkin indikaattorien tositteet. Toisella kierroksella tilintarkastajat esittivät mielipiteitään tilinpäätöksestä, muun muassa sen kattavuudesta ja kiin-nostavuudesta. Tilintarkastuksen kohteena olevan orga-nisaation edustajat vastasivat tilintarkastajien kysymyk-siin. Lopuksi yleisöllä oli mahdollisuus esittää kysymyksiä ja näkemyksiään.


creo

/ 41

5 TILINTARKASTUS

Tilintarkastus tuo sosiaaliselle tilinpää-tökselle uskottavuuden. Ulkopuolisessa tilintarkastuksessa tarkastetaan tilinpää-töksessä esitettyjen sosiaalisten tulosten oikeellisuus ja tilinpidon järjestelmällisyys, tasapaino ja läpinäkyvyys. Tilintarkastaja tutkii kirjanpidon tositteet pistokokein ja tarkastaa, että tulokset on esitetty tilin-päätöksessä luotettavasti. Tilintarkastaja laatii tilintarkastuslausunnon, joka liitetään tilinpäätökseen.

Tilintarkastusvaiheen arvioitu ajankäyttö ja kustannuksia

3. vuosi, helmi–huhtikuu, kun tilinpäätös on valmis

• Aikaa yhteistyöhön tilintarkastajan kanssa ja tilintarkastustilaisuuden organisointiin

• Korvaukset tilintarkastajille (palkkiot, matkakulut, päivärahat) ja tilintarkastustilaisuuden kustannukset (tila, tarjoilut, materiaalikustannukset)

Ohjeita päätöksentekijöille ja koordinaattorille Neuvottele ulkopuolisen tilintarkastajan kanssa tilintarkastuksen toteutustavasta.

Päätä, tekeekö tilintarkastuksen yksittäinen tilintarkastaja vai tilintarkastusryhmä. Kokoa tilintarkastusryhmä yhdessä tilintarkastajan kanssa.

Tilintarkastus voidaan tehdä ilman yleisöä tai tilintarkas-tustilaisuudessa, johon kutsutaan keskeisten sidos-ryhmien edustajia. Tilintarkastustilaisuudessa sidosryh-mien edustajat saavat tietoa organisaation sosiaalisista tuloksista, tutustuvat tilinpidon menetelmään ja antavat palautetta.

Huolehdi, että tilintarkastajalla tai tilintarkastusryhmän jäsenillä on riittävät perustiedot organisaatiostasi.

Valmistaudu perustelemaan tilinpäätöksessä esitettyjen tulosten oikeellisuus tositeaineiston pohjalta. Varmista, että tositteet ja kirjanpitoaineisto ovat tilintar-kastajan käytettävissä.

Liitä sosiaaliseen tilinpäätökseen tilintarkastajan kirjoittama tilintarkastuslausunto. Älä tee muutoksia tilinpäätökseen sen tarkastuksen jälkeen.


creo

42 /

Laadi itse tai teetä asiantunti-jalla organisaatiosi visuaalisen ilmeen mukainen tilinpäätös-kertomusrunko.

Tekstien toimitustyöhön, ku-vien valintaan ja niiden käsit-telyyn sekä tilinpäätöskerto- muksen taittoon kannattaa panostaa. Nämä työvaiheet tu-lee ottaa myös suunnittelussa huomioon ja niille pitää varata aikaa ja osaavia resursseja.

Osuvat valokuvat elävöit-tävät tilinpäätöskertomusta. Ota valokuvia tilinpäätös-kertomusta varten koko tili kauden ajan. Varmista kuvatuilta henkilöiltä, että valokuvaa saa käyttää tilin- päätösjulkaisuun. Jos kuvat esittävät tunnistettavia tapahtumia, niiden pitää olla kyseiseltä tilikaudelta.

Voit osoittaa hymiöllä sellaiset tavoitteet, jotka on saavutettu erittäin hyvin. Älä käytä hymiöitä jokaisen indikaattorin kohdalla, muuten niiden teho heikkenee.

3. vuosi

“Tilinpäätöskertomuksessa voit käyttää luovuuttasi, kunhan pidät huolen, että tilinpäätöstiedot säilyvät sellaisenaan.”

Mieti

“Miten sosiaalista tilinpitoa käytetään sisäisessä viestinnässä, ulkoisessa viestinnässä ja markkinoinnissa? Miten sitä käytetään sidosryhmäsuhteiden kehittämisen työkaluna?”


creo

/ 43

6 TULOSTEN VIESTINTÄ

Sosiaalinen tilinpäätös esittää sosiaaliset tulokset sellaisenaan budjetin mukaisesti. Viestintää varten siitä tehdään tilinpäätös-kertomus. Haluttaessa sosiaalinen tilinpäätös voidaan liittää organisaation muiden tulosten raportointiin, esimerkiksi vuosikertomuk-seen. Sosiaalisen tilinpäätöksen viestintä suunnitellaan ajoissa sen mukaan, miten organisaatio haluaa hyödyntää sosiaalisen tilinpidon tuloksia toimintansa kehittämises-sä ja sidosryhmäsuhteiden edistämisessä. Viestinnässä käytetään organisaatiolle ja eri kohderyhmille soveltuvia keinoja ja kanavia.

Tulosten viestintävaiheen arvioitu ajankäyttö ja kustannukset

3. vuosi, huhti-toukokuusta eteenpäin, kun tilintarkastus on valmis

• Ajankäyttö riippuu siitä, tehdäänkö tilinpäätöskertomus ja järjestetäänkö tiedotustilaisuuksia tai sidosryhmä- tapaamisia

• Painatus-, tulostus- ja postituskulut, tilaisuuksien kustannukset, muut viestintäkustannukset

• Muut viestintäkustannukset (tiedotustilaisuuden järjestelyt, tilinpäätösten postituskustannukset)

Ohjeita päätöksentekijöille ja koordinaattorille

1. Tilinpäätöskertomus

Sosiaalisen tilinpäätöskertomuksen tärkein osa on sosiaalinen tilinpäätös. Sen täydennykseksi tilinpäätös-kertomuksessa esitetään lisätietoja, jotka tekevät sosiaalisen tilinpäätöksen lukijalle helpommin lähestyttäväksi. Liitä tilinpäätöskertomukseen esipuhe, jossa organisaa-tion vetäjä esittelee organisaation sosiaalisia tavoitteita ja arvioi niiden saavuttamista kuluneella tilikaudella. Puheen-vuorossa on mahdollisuus myös esimerkiksi perustella sosiaalisen tilinpidon merkitystä organisaatiolle ja esittää tulevia haasteita ja linjauksia.

Esittele sosiaalisten tulosten taustaksi olennaisia perustietoja organisaatiosta, esimerkiksi perustehtävä, tavoitteet, visio, toiminta-ajatus, asiakkaat, sidosryhmät, toimintamuodot, rahoitus, liikevaihto, henkilökunta ja henkilökunnan monimuotoisuus. Voit myös esitellä, mitä sosiaalinen tilinpito on ja miten sitä on toteutettu organisaatiossa.

Liitä tilinpäätöskertomukseen halutessasi myös johtopäätöksiä tuloksista tilinpäätöksen jälkeen tai esipuheeseen. Älä laita kommentteja tilinpäätöstietojen yhteyteen.


creo

44 /

“Tilinpäätöksen julkistamistilaisuudessa annamme uuden budjettimme sidos-ryhmien nähtäväksi ja pyydämme heiltä kommentteja siihen.” Järvenpään Omaoksa osuuskunta

Esimerkkejä Response-kumppanien käyttämistä viestintävälineistä ja -kanavista

• Tiedotustilaisuus ja avointen ovien päivä sidosryhmille

• Tilinpäätös esillä sidosryhmä- tapaamisessa

• Tilinpäätös osana projektin loppuraporttia, juttu verkkosivuilla, kalvoesitys


creo

/ 45

2. Viestinnän kohdentaminen, välineet ja kanavat

Suunnittele sosiaalisen tilinpäätöksen viestintä jo tilikau-den aikana. Liitä se osaksi tiedottamisen vuosisuunnitelmaa. Koordinoi tulosten viestintä organisaation taloudellisen viestinnän ja muiden viestintätapahtumien kanssa. Liitä haluttaessa sosiaalinen tilinpäätös tai sen tiivistelmä osaksi muiden tulosten raportointia, esimerkiksi vuosiker-tomukseen.

Päätä, kenelle sosiaalisesta tilinpäätöksestä viestitään. Kohderyhmiä ovat esimerkiksi tärkeimmiksi määritellyt ulkoiset sidosryhmät, oma henkilöstö, organisaation johtoelimet, mahdollinen taustaorganisaatio ja suuri yleisö.

Päätä, miten tuloksista viestitään. Määritä keskeiset viestinnän keinot ja kanavat, joita halutaan käyttää.

• Järjestä tärkeimpien yhteistyötahojen kanssa erillisiä sidosryhmätapaamisia, joissa tilinpäätöksestä voidaan tiedottaa ja joiden aikana on mahdollista käydä yhteistyötä edistäviä keskusteluja. Vaihtoehtoisesti tiedota tilinpäätöksestä sidosryhmille jonkin normaaliin yhteistyöhön liittyvän tapaamisen tai verkostotapahtuman yhteydessä.

• Halutessasi järjestä tiedotustilaisuus tilinpäätöksen julkistamista varten. Kutsu tiedotustilaisuuteen tiedo- tusvälineiden ja tärkeimpien sidosryhmien edustajia. Jos järjestät avointen ovien päivän, osanottajajoukko voi olla laajempikin.

• Julkaise tilinpäätös organisaatiosi verkkosivustolla.

• Laadi halutessasi tiivistelmä, lehdistötiedote tai artikkeleita tilinpäätöksestä ja sen tuloksista tiedottamiseksi. Julkaise lehdistötiedote esimerkiksi tiedotustilaisuuden yhteydessä tai suunnittele sen julkaisu muuten otolliseen hetkeen.

• Ole tiedotusvälineiden edustajiin yhteydessä henkilökoh- taisesti ja tarjoudu vaikka haastatteluun.

• Jos organisaatiollasi on vahva taustaorganisaatio tai –verkosto, hyödynnä sitä ja sen viestintäosaamista ja -välineitä tulosten viestinnässä.

• Hyödynnä sosiaalista tilinpäätöstä osana rahoittajalle toimitettavaa raporttia tai hakemusta.


creo

46 /

2. vuosi

Responsessa budjettia paran-nettiin ensimmäisen tilinpito-kierroksen ja tilintarkastuksen jälkeen. Useimpien kumppanien budjetin sisältöä hiottiin pa-remmin vastaamaan organi-saation todellisia tavoitteita ja niiden keskinäistä painoarvoa. Ensimmäinen budjetti on aina jossakin määrin kokeiluluontoi-nen. On hyväksyttävää ajatella, että “aloitetaan jostakin ja parannetaan seuraavalla kier-roksella”.

Pitkin matkaa kannattaa kirjata ylös esimerkiksi budjettiin, kysely- ja haastattelulomakkei-siin ja muihin mittausvälineisiin sekä tilinpidon toteutukseen liittyviä parantamis- ja kehittä-misideoita.

Sosiaalisella tilinpidolla voi olla merkittävä rooli organisaation sisäisen me-hengen vahvista-jana, jos henkilöstöä sitoute-taan laajasti mukaan prosessiin ja sen kehittämiseen alusta pitäen.


creo

/ 47

7 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN TOIMINNAN KEHITTÄMISESSÄ

Sosiaalinen tilinpito on osa organisaation toimintaa. Se on johtamisen väline, jonka avulla voidaan tarkastella omalla toimin-nalla saavutettuja tuloksia ja viestiä niistä sidosryhmille. Sosiaalista tilinpitoa hyö-dynnetään systemaattisesti sosiaalisesti vastuullisen toiminnan tietoon pohjautu-vassa kehittämisessä. Sosiaalisen tilinpi-don prosessiin tehdään parannuksia koko tilikauden ajan ja saatujen kokemusten perusteella ennen seuraavaa tilikautta.

Ohjeita päätöksentekijöille, koordinaat-torille ja kirjanpitäjille

1. Toiminnan kehittäminen

Sosiaalinen tilinpito on osa organisaation toimintaa. Se on väline, jonka avulla voidaan tarkastella omaa toimintaa ja sillä saavutettuja tuloksia. Yksi sosiaalisen tilinpidon periaatteista on oppiminen eli tulosten hyödyntäminen toiminnan tietoon pohjautuvassa kehittämisessä ja toiminnan tekemisessä läpinäkyvämmäksi.

Arvioi sosiaalisen tilinpidon budjettia laadittaessa, onko organisaatiosi arvot, missio, visio ja strategia selkeästi määritelty. Tarvittaessa käynnistä toimenpiteet niiden selkiyttämiseksi.

Tee saatujen tulosten perusteella jo kirjanpitovaiheessa välittömiä korjauksia. Näin sosiaalisesta tilinpidosta tulee elävä jokapäiväisen johtamisen väline. Kerran vuodessa tilinpäätösvaiheessa voit pysähtyä tarkastelemaan kokonaistulosta ja katsoa, mihin suuntaan toimintaa pitää kehittää:

• arvioi, millaisella toiminnalla sait parhaita tuloksia ja jatka tällaista toimintaa

• arvioi, millaisella toiminnalla tulokset jäivät tavoitteista ja paranna tällaista toimintaa

• arvioi, miten pärjäsit suhteessa muihin

• kehitä toimintaa paremmin sidosryhmien tarpeita vastaavaksi

• käytä saatu tieto päätöksenteon pohjana

• käytä tuloksia sidosryhmäyhteistyön välineenä.


creo

48 /

Arvio sosiaalisen tilinpidon hyödyistä

“Sosiaalisen tilinpidon laatiminen on ollut erittäin haasteellista ja mielen-kiintoista. Olemme työstäneet kyselylomakkeita ja mittausmenetelmiä ja laatineet oman sosiaalisen tilinpidon myötä toimivan pohjan mahdolliselle projektin toiminnan jatkajalle. Olemme erittäin tyytyväisiä ensimmäiseen sosiaaliseen tilinpitoomme. Olemme oppineet paljon mittausmenetelmistä. Paljon on vielä opittavaa sosiaalisesta tilinpidosta. Tulokset kertovat toimin-nastamme ja onnistumisestamme paljon. Niiden mukaan erityisesti vanhus-asiakkaat ovat olleet toimintaamme erittäin tyytyväisiä.”

“Sosiaalista tilinpäätöstä voi erinomaisesti käyttää toiminnan kehittämiseen tulosten pohjalta. Sosiaalisen tilinpidon myötä olemme oppineet paremmin hahmottamaan toimintamme kokonaisuutta. Tilinpäätös esittää tulokset mo-nipuolisesti. Onnistumiset ja kehittämiskohteet nousevat faktatietoina esille ja niiden mukaan on hyvä lähteä toimintaa rakentamaan. Se on myös selkeä näyttö yhteistyötahoille ja sidosryhmille.” Sosiaalitalkkari-projekti


creo

/ 49

2. Sosiaalisen tilinpidon prosessin kehittäminen

Tee parannuksia prosessiin koko sosiaalisen tilinpidon ajan.

Sovi seuraavan suunnitteluvaiheen alkuun Vastuunkan-taja-tiimin kanssa palaveri, jossa arvioidaan

• saavutettiinko ne hyödyt, jotka sosiaaliselle tilinpidolle asetettiin sitä suunniteltaessa

• miten hyvin sosiaalisen tilinpidon suunnittelu onnistui ja mitä asioita pitää tehdä toisin seuraavalla tilikaudella

• olivatko tavoitteet riittävän kattavia, kuvasivatko indikaattorit tavoitteiden toteutumista ja seurattiinko asioita, joihin organisaatio voi vaikuttaa omalla toimin nallaan

• antoivatko käytössä olevat mittausvälineet luotettavaa tietoa

• miten hyvin kirjanpito onnistui

• mitä parannusehdotuksia tilintarkastuslausunnossa saatiin

• miten tulosten viestintä onnistui ja mitä tuloksia sidosryhmät arvostavat.

Tee tarvittavat kehittämistoimet.


creo

50 /


62618_Vastuunkant_KANNET 362618_Vastuunkant_KANNET 3 13.8.2007 15:00:5913.8.2007 15:00:59

�� /

Opa

s s

Osia

aliseen

tilinpitO

On

sO

sia

alises

ti työ

llistä

ville O

rg

an

isa

atiO

ille

VASTU

UNKA

NTAJA

Documents

siaaliseen tilinpit - Vates · suuksia niille organisaatioille, jotka kykenevät osoitta-maan sosiaaliset tuloksensa luotettavasti ja uskottavasti ja käyttämään niitä sisäisen