PEMBAHASAN1. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGANTinjauan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena terkadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting. Proses bisnis pengelolaan pelanggan terdiri dari:a. Permintaan Informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatuquotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya.b. Pembuatan Kontrak

Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebutblanket order.c. Memasukkan Pesanan

Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasienterprise resource planning(ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.d. Pengiriman

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.

Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan.

Personel pengiriman akan memposting goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan. Shipping advice adalah sinonim dari goods issue notice.e. Penagihan

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwl penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.Ilustrasi ERP (Entreprise Resource Planning)

Sistem ERPmampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ilustrasi data yang disimpan dan diproses menggunakan SAP (System Application and Product in data processing) R/3. Ilustrasinya adalah sebagai berikut:a. Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan data R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam record master:

a) Record penjualan ke pelangganb) Record pengiriman ke pelangganc) Record penagihan ke pelanggand) Record pembayaran ke pelanggan

Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.b. Field Data

Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks dan input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item dalam daftar.fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan kata atau frase dan R/3 akan menemukan kode yang dibutuhkan. Layar Input Create Customer pada SAP R/3 adalah sebagai berikut:Initial ScreenPayment Transactions

Customer AddressCorrespondence

Control DataInsurance

MarketingSales

Payment TransactionsShipping

Unloading PointsBilling

Foreign TradeTaxes

Contact PersonOutput

Account ManagementPartner Functions

c. Pelanggan Satu-Waktu

Pembuatan record master pelanggan R/3 bersifat kompleks, maka dari itu R/3 memungkinkan untuk membuat record master secara dummy untuk pelanggan satu waktu atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan awalnya melalui record pelanggan yang tidak rutin atau satu waktu. Record master memiliki informasi yang minimum. Kemudian dilakukan suatu proses agar mengamankan masalah dalam pembuatan record secara rinci untuk pelanggan yang tidak rutin.Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3

Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umum diterima melalui telpon, fax, bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta, tanggal penyerahan, dsb).Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan.

a. Membuat pesanan penjualanRecord master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin informasi dari record master kedalam pesanan penjualan,jika diperlukan. Hal yang dilakukan dalam membuat suatu pesanan penjualan adalah:

a) Create sales order: layar awal, yakni digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada, yaitu field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan, field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung,eceran atau penjualan besar, dan field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi penjualan.

b) Layar create sales order, memiliki dua bagian, yaitu header dokuman dan wilayah untuk data item dan field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. b. Fitur database

Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan (quatation, pesanan, pengiriman, faktur dan sebagainya) untuk menghasilkan suattu dokumen. Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen-dokumen tersebut.

2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses bisnis. Fungsi-fungsinya adalah sebagai berikut:1. Memasukkan Pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan cara menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Apabila waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses.2. Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasikan terlebih dahulu ke bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Unuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.3. Barang Jadi

Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui.4. Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen, karena didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan disetujui oleh fungsi kredit.5. Penagihan

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada). Faktur dikirim ke pelanggan.6. Piutang Dagang dan Buku Besar

Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

3. PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, membahas secara singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.Piutang dagang

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu:a. Proses Open Item, pada pemrosesan ini pencatatan terpisah dikelola pasa sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan.b. Proses balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan).Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG DAGANGPenerimaan kas

Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir, piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.Penagihan

Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.Piutang dagang

Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.Kredit

Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.Buku besar

Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.Retur dan potongan penjualan

Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman, kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan (atau penjualnya).Penghapusan piutang dagang

Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang.5. PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENINGTinjauan

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokokyang diilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut:

a. Mailroom, pembayaran pelanggan yang diterima di mailroom dalam berbentuk cek dan diberikan daftar pembayaran.

b. Penerimaan kas, cek diterima dari mailroom yang bersamaan dengan penerimaan kas dari penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan.

c. Piutang dagang, piutang dagang akan diposting ke rekening piutang dagang dan total piutang dagang akan diposting ke buku besar. Kontrol total dicocokkan dengan daftar pembayaran.

d. Buku besar, jurnal dari penerimaan kas dan kontol total diterima dari rekening piutang dagang kemudian dibandingkan, dan jumlahnya diposting ke buku besar.

e. Bank, bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi kemudian dikembalikan kepada audit internal.

f. Audit internal, yaitu menerima laporan dari bank secara periodik. Dilakukan rekonsilisasi bank berjalan secara independen, agar pengendalian pada proses penerimaan kas mendapatkan hasil yang sesuai.6. PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI

Perbedaansignifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai.

Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi.

Supervise bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Supervise langsung dari pekerjaan klerikal merupakan hal yang biasa dilakukan seperti dalam mailroom dimana penerimaan kas dibuka. Teknik supervise mencakup penggunaan profesional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.Teknik imprest digunakan untuk menendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama tetapi biasanya kurang akurat yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan mengunakan metode laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan. Walaupun pengendalian seperti ini tidak begiru efektif untuk menghilangkan kemungkinan manipulasi namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.KESIMPULAN

Proses bisnis pengelolaan pelanggan meliputi aktivitas: permintaan informasi, pembuatan kontrak, memasukkan pesanan, pengirimian dan penagihan. Sistem ERP memiliki kemampuan menyimpan dan memproses sejumlah besar informasu yang relevan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi pemrosesan piutang dagang melalui pengumpulan pembayaran pelanggan. Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Perbedaansignifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai.

14