SharePoint 2013: dokumentinhallinta (ECM) ja metatietojen hyödyntäminen

RégisLaurentDirector of Operations, Global KnowledgeCompetencies include:Gold LearningSilver System Management

SharePoint 2013: dokumentinhallinta (ECM) ja metatietojen hyödyntäminenPetteri Sjöholm & Jari KotolaSovelto

#td2013fi


Dokumenttien elinkaaren hallinta

#td2013fi

Dokumentin elinkaaren hallinta: Aiheita• Sisältötyyppi (Content Type)

• Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)

• Työnkulut (Workflow)

• Sisällönjärjestäminen (Content Organizer)

• Versiohistoria ja roskakori

• Käyttöoikeudet

• Tiedostotunniste (Document ID)

• Synkronointi omalle koneelle

• Tietueenhallinta (Records Management)

• Roskakori

Dokumentin elinkaaren hallinta: Luominen• SharePointiin tuotettava dokumentti voidaan

• Luoda SharePointin kautta• Tallentaa ulkoisesta sovelluksesta• Ladata (Upload)• Lähettää sähköpostilla suoraan kirjastoon

• Dokumentin sisältötyyppi (Content Type) määrittää• Asiakirjamallin SharePointin kautta luotaviin dokumentteihin• Tarvittavat metatietokentät• Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)• Säilytyskäytännöt (Retention)• Valvonta (Auditing)

• Työnkulut (Workflow)

• Sisällönjärjestäminen (Content Organizer)• Ohjaa dokumentit oikeaan tallennussijaintiin sisältötyypin ja metatietojen

perusteella

Dokumentin elinkaaren hallinta: Aktiivikäyttö• Versiohistoria ja kaksitasoinen roskakori dokumenttien palauttamiseen

• Käyttöoikeuksilla määritetään kuka saa tehdä ja mitä

• Tiedostotunnisteen (Document ID) avulla dokumentti löytyy helposti ja linkit toimivat, vaikka dokumentin nimeä tai sijaintia muutetaan

• Site Mailbox mahdollistaa dokumenttien nopean yhteiskäytön Outlookin ja SharePointin välillä (vaatii Exchance 2013:n)

• Kirjastot tarjoavat monipuolisia työkaluja dokumenttien muokkaamiseen ja seurantaan; mm. näkymillä voidaan samaa sisältöä esittää eri tavoilla

• Käyttöä voidaan valvoa valvontaraporttien (Audit Log Reports) avulla

• Monipuoliset hakutoiminnallisuudet auttavat sisällön löytämisessä

• Verkkoasemillakin olevaa sisältöä voidaan näyttää ja hakea SharePointissa

Dokumentin elinkaaren hallinta: Arkistointi• Dokumentin määrittäminen tietueeksi (Declare as Record) sallii dokumentin

lukemisen, mutta estää sen muokkaamisen ja poistamisen

• Tietueeksi määrittäminen voidaan suorittaa• Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy)

olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla perustuen esimerkiksi käyttämättömyysaikaan

• Automaattisesti työnkulun avulla• Manuaalisesti käyttäjän toimesta

• Säilytyskäytännöissä mahdollisuus lähettää dokumentti toiseen sijaintiin arkistoitavaksi aikaperusteisesti tai tietueeksi määrittämisen yhteydessä• Dokumentin vastuuhenkilölle voidaan lähettää varoitus arkistoinnista ennen sen

tapahtumista työnkulun avulla

Dokumentin elinkaaren hallinta: Poistaminen• Koko dokumentti tai sen versiohistoria voidaan poistaa

• Manuaalisesti käyttäjän toimesta• Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy)

olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla• Automaattisesti työnkulun avulla• Roskakorin kautta tai pysyvästi

• Roskakori on kaksitasoinen• Käyttäjän manuaalisesti poistamat dokumentit menevät sivuston roskakoriin, jossa

poistaja itse sekä sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne nähdä ja palauttaa• Sivuston roskakorista poistetut dokumentit menevät toisen tason roskakoriin, josta

vain sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne palauttaa• Määritetyn ajan kuluttua roskakoriin siirtämisestä dokumentti poistetaan pysyvästi


Sisältötyypit (Content Types)

#td2013fi

9

Sisältötyyppi (Content Type)• Sisältötyyppi asettaa määritteet luettelokohteelle, dokumentille tai kansiolle

• ominaisuudet• metatiedot• työnkulut• tietojen hallintakäytännöt (information management policy), mm.• säilytyskäytäntö (retention)• valvonta (auditing)

• asiakirjamallit (asiakirjasisältötyypeille)• asiakirjamuunnokset (asiakirjasisältötyypeille)• mukautetut ominaisuudet

• Hallitaan sivuston asetusten kautta

• Käytettävissä valitussa sivustossa ja periytyvät alisivustoihin

• Mahdollisuus julkaista toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubin kautta

10

Mitä jos sisältötyypit eivät ole käytössä?• Kirjastoihin ja luetteloihin pitää erikseen määrittää tai lisätä

• metadatasarakkeet• tiedonhallintakäytännöt (Information Management Policy)• työnkulut (Workflow)

• Kirjaston voi tallentaa mallina ja luoda mallin kautta uusia vastaavia kirjastoja, mutta kun halutaan tehdä muutoksia jo luotuihin kirjastoihin, niin muutokset pitää tehdä erikseen joka kirjastolle Ylläpitotyön määrä huomattavan suuri!

• Jos kirjastossa ei käytetä sisältötyyppejä• Käytössä on vain yksi oletusarvoinen sisältötyyppi• Kaikki metatiedot kysytään kaikille asiakirjoille

käyttäjälle ylimääräistä vaivaa

11

Content Type Hub• Managed Metadata Servicen mukana tuleva palvelu, jonka avulla sisältötyyppejä

(Content Type) voidaan julkaista sivustokokoelmasta toiseen

• Yksi sivustokokoelma toimii lähteenä, josta sisältötyyppejä julkaistaan muihin sivustokokoelmiin

• Hyvä ratkaisu esimerkiksi työtilasivustojen yhteydessä seuraavanlaisessa skenaariossa:• jokainen työtila on oma sivustokokoelmansa• jokaisessa työtilassa tarvitaan samat sisältötyypit esimerkiksi asiakirjamallien käyttämiseksi• luodaan oma sivustokokoelma pelkästään sisältötyyppien ylläpitoa varten ja käytetään sitä lähteenä

kaikille muille sivustokokoelmille

Sisältötyypin julkaiseminen• Sisältötyypin asetuksissa määritetään julkaisemisen tila

• Ensimmäisellä kerralla julkaistaan (Publish) ja muutosten jälkeen julkaistaan uudelleen (Republish)

• Julkaisemisen voi keskeyttää Unpublish-komennolla

Content TypesSite Collection A

Creating Content Types without Content Type Hub

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook

Content TypesSite Collection B

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook

Content TypesSite Collection C

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook

Content TypesSite Collection A

Managed Metadata Service• Consumes content types from the Content Type Gallery at Site Collection A

Content TypesSite Collection B

Content TypesSite Collection C

Distributing Content types with Content Type Hub

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook

Business Proposal

Sales presentation

Project Report

Workbook


SkyDrive Pro

#td2013fi

16

SkyDrive Pro• Skydrive Pro on käyttäjän henkilökohtainen sivustokokoelma ja mahdollistaa sisällön

tuottamisen henkilökohtaiseen käyttöön ja jakamiseen

• Documents-kirjaston sisältö näkyy vain käyttäjälle itselleen, mutta siinä oleva kansio Shared with Everyone näkyy kaikille

• Käyttäjä on oman SkyDrive Pro –sivustokokoelmansa Site Collection Administrator ja voi hyödyntää SharePointin tarjoamia mahdollisuusksia vapaasti

Dokumenttien seuraaminen• Dokumentin valikossa voi määrittää dokumentin seurattavaksi

• My Siten Skydrive Pro:n Followed Documents sisältää linkin seurattaviin dokumentteihin

Muutosilmoitukset• Käyttäjä saa seuraamiensa dokumenttien muutoksista tiedon My Siten Newsfeediin

SkyDrive Pro:n synkronointi omalle koneelle• Kirjaston Sync-komento avaa ikkunan, jossa voidaan määrittää synkronoitavan sisällön

sijainti omalla koneella ja käynnistää synkronointi

• SkyDrive Pro näkyy Windowsin resurssienhallinnassa suosikkisijaintien listassa

Yhteenveto• SharePoint on oikein toteutettuna erittäin toimiva ratkaisu dokumentinhallintaan

• Valmiita toimintoja ja työnkulkuja sopivasti yhdistettynä saadaan paljon aikaan

• Suuri osa dokumentinhallintaa tukevista toiminnoista hyödyntää metatietoja, joten niiden järkevä suunnittelu, toteutus ja hallinta on iso osa ratkaisua!

• Yleisiä oletettuja kipupisteitä käyttöönotossa ovat:• Metatietojen syöttämisestä vaivaa käyttäjälle?

Ei, koska Content Type kerää vain tarpeelliset metatiedot• Tietoja monessa eri järjestelmässä?

Ei haittaa, SharePointissa voi tarvittaessa esittää sen ulkopuolellakin olevaa sisältöä• Ylläpito työllistää IT-osastoa?

Ei, koska SharePointin sisällönhallintaa voidaan tarvittaessa automatisoida paljonkin• SharePointista puuttuu tämä ja tuo ominaisuus?

Oletko varmasti nähnyt kaiken mihin se pystyy? Oletko tutustunut työnkulkuihin?

Metatietojen hallinta

Yleistä

ORDEM E PROGRESSO

• Auguste Comte, motto positivismista: "Love as a principle and order as the basis; progress as the goal")

Mitä ja miksi• Järjestys…

• Dokumenttien, kuvien, videoiden, lomakkeiden, yms. tiedostojen luokittelu• Mukautetut luettelorakenteet• Sisältötyyppien luonti• Sisältöjen luokittelu, ”tägittäminen”

• …ja edistys• Näkymät sisältöön• Kirjastojen, luetteloiden ja Web Partien näkymät

• Lajittelu, suodatus, ryhmittely ja välisummat• Vaikutus hakutuloksiin• Metatietopohjainen navigaatio• Sisällön seuraaminen (Follow)• Vaikuttaminen työnkulkujen ohjaukseen• Mahdollisuus kerätä tietojen käsittelyn, arkistoinnin ja säilyttämisen kannalta oleellisia tietoja• Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksien yhtäläisyys ja tietojen eheys

Metadatan tyypit ja keräämisen vaihtoehdot• Järjestelmän omat metatiedot

• Kirjasto- ja luettelokohtaiset sarakkeet

• Sivustosarakkeet (Site Columns)

• Järjestelmän generoimat arvot

• Käyttäjä määrittää tallentamisen tai dokumentin lataamisen yhteydessä

• Sovellus määrittää tallentamisen yhteydessä

• Sovellus määrittää sisällön migraation yhteydessä

• Työnkulku asettaa arvon

Esimerkkejä metatiedoistaTiedostokirjasto Kuvakirjasto Kalenteri

… …

Käytettävissä olevat tietotyypit

• Kehittäjillä on mahdollisuus luoda uusia tietotyyppejä --> MSDN

Single line of text 276Multiple lines of text 192Choice 276Number 72Currency 72Date and Time 48Lookup 96Yes/No 96Person or Group 96Hyperlink or Picture 138Calculated 48Task Outcome External Data Managed Metadata 94

Full HTML content with formatting and constraints for publishing Image with formatting and constraints for publishing Hyperlink with formatting and constraints for publishing Summary Links data Rich media data for publishing

Kirjastot ja luettelot Sivustosarakkeet

Metatietokenttien luonnissa huomioitavaa• Käytä sivustosarakkeita niin paljon kuin mahdollista

• Keskitetty ylläpito, jakaminen sivustokokoelmin välillä Content Type Hubin avulla

• Nimeäminen yksilöivästi per kirjasto/luettelo

• Nimeäminen yleispätevästi sivustosarakkeita luotaessa

• Käytä kuvaustekstiä, jos vain mahdollista

• Oletusarvojen käyttäminen: käyttäjä määrittää metatietoarvon todennäköisemmin

• Määrä ei korvaa laatua

• Tietojen kelpoisuudesta huolehtiminen validointilausekkeiden avulla

• Tee järkeviä valintoja:• Choice -> Lookup• Uudelleenkäytettävyys, monikäyttöisyys

• External Content Type (BCS)• Managed Metadata Service

Huomioi myös, että…• Tietyt kentät voidaan määrittää pakollisesti täytettäviksi

• Onko toimialaasi koskevia säädöksiä

• Arkistonmuodostussuunnitelmat

• Mitä sanoo Arkistolaitos - Kansallisarkisto

• Valmiita metatietomäärityksiä on saatavilla• Dublin Core• JHS 143

Managed Metadata Service (MMS)• Mahdollistaa yrityksen keskitetyn asiasanavaraston (termipankki)

• Monikielinen asiasanojen keskitetty hallinta ja mahdollisuus hajauttaa asiasanojen hallinta liiketoiminnan yksiköiden vastuulle• Yrityksen hallitut asiasanat: taksonomia• Käyttäjien keskenään käyttämät asiasanat: folksonomia

• SharePoint Service Application, hallitaan CA:n kautta• Käytettävissä eri Web Applicationeissa• Mahdollisuus luoda rinnakkaisia Managed Metadata Service Applicationeita

• Käytettävissä myös SharePoint Onlinessa• Hallinta SharePoint admin center kautta

• Termirakenteiden hallinta myös sivustokokoelmissa

• Asiasanat kirjastojen ja luetteloiden sarakkeisiin, sivustosarakkeisiin ja tageihin (tunniste)

• Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksissa käytettävät

Managed Metadata Servicen rakenneKielivalikko

Service Application

Ryhmä (Group)

Termijoukko (Term Set)

Termi (Term)

• Termeille voi luoda keskinäisen hierarkian, 7 tasoa max.

• Termit voivat viitata toisiinsa (Parent - Child)

• Termille voi asettaa synonyymejä

Huomioitavaa MMS:stä• Metatietosisällöt hierarkioineen voidaan importoida .CSV-tiedostona

• Toimialaasi koskevat asiasanat saattavat olla olemassa• Hankittavissa• Ostettavissa

• Saatavilla on palveluita jotka tuottavat yrityksen sisällöistä asiasanaston• Myös Suomessa ja suomeksi

Metatietoarvojen määrittäminenSovellus

SharePoint edit properties

Loppupäätelmät• Kansioiden aika on ohi - parempaan luokitteluun metatiedoilla

• Tiedostojen hallinnasta sisällön hallintaan - metatietojen pohjalta sisältötyypit

• Älä tee liian vaikeaksi käyttäjille - mielekkäät kentät ja kohtuullinen määrä

• Automatisoi, jos mahdollista - oletusarvot ja ohjelmallinen asettaminen

• Myy käyttäjille - esitä parempia hakutuloksia ja esitä konkreettiset hyödyt näkymillä

Aihealueen kurssit SoveltossaSharePoint 2013 dokumentinhallintajärjestelmänä

• Helsinki 18.3.-19.3.• Helsinki 11.6.-12.6.

SharePoint 2013 metadatan hallinnan hyvät käytännöt• Helsinki 11.3.• Tampere 8.5.• Helsinki 27.5.• Helsinki 12.8.

http://www.sovelto.fi/Kurssit/Kurssivalikoima/Pages/Kurssihaku.aspx?kurssiID=3903

http://www.sovelto.fi/Kurssit/Kurssivalikoima/Pages/Kurssihaku.aspx?kurssiID=3732

t

Q&A

© 2013 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentations. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Thank you for coming!Feedback can be given via mobile or laptop through techdays.fi seminar schedule.

Example

#td2013fi

http://www.techdays.fi/fi/ohjelmaopas