Seyahat Süreci El Kitab› - TÜRKİYE BİLİMSEL ve .... AMAÇ Seyahat Süreci El Kitab›n›n amac›, geçici görevle yurt içi ve yurt d›ﬂ› seyahate gidecek kiﬂilerin

Kurumsal Yönetim Dizisi 2

Seyahat Süreci El Kitab›

seyahatSureclerelkitabi2 3/22/07 5:10 PM Page 1


‹Ç‹NDEK‹LER

1. AMAÇ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

2. KAPSAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

3. YURT DIfiI SEYAHAT SÜREC‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33.1. Seyahat Öncesi ‹fllemler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

3.1.1. Yurt D›fl› Seyahat Baflvuru Formu . . . . . . . . . . . . . .33.1.2. Pasaport Talep Formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43.1.3. Harcama Talimat Formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53.1.4. Muhasebe ‹fllem Fifli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53.1.5. Ödeme Emri Teslim Listesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

3.2. Seyahat Sonras› ‹fllemler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63.2.1. Yurt D›fl› Seyahat Raporu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63.2.2. Yurt D›fl› Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi . . . . . . . .63.2.3. Ödeme Emri Belgesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73.2.4. Ödeme Emri Teslim Listesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73.2.5. Hizmet Damgal› Pasaportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

4. YURT ‹Ç‹ SEYAHAT SÜREC‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84.1. Seyahat Öncesi ‹fllemler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

4.1.1. Harcama Talimat Formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84.1.2. Muhasebe ‹fllem Fifli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84.1.3. Ödeme Emri Teslim Listesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

4.2. Seyahat Sonras› ‹fllemler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94.2.1. Yurt ‹çi Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi . . . . . . . . . .94.2.2. Ödeme Emri Belgesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94.2.3. Ödeme Emri Teslim Listesi (ÖETL) . . . . . . . . . . .10

5. KURUM ÜST DÜZEY YÖNET‹C‹LER‹N‹N YURT DIfiI SEYAHATDOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN DOKÜMANLAR . . . .105.1. Genel Dokümanlar ve Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105.2. Heyet Ziyareti/Toplant› ile ‹lgili Dokümanlar . . . . . . . .105.3. Bilgi Notlar› . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115.4. Özgeçmifller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11


EK 1. YURT DIfiI SEYAHAT SÜREC‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

EK 2. YURT DIfiI SEYAHAT BAfiVURU FORMU . . . . . . . . . . . .15

EK 3. PASAPORT TALEP FORMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

EK 4. HARCAMA TAL‹MATI FORMU (BAfiKANLIK ONAYIGEREKT‹REN TALEPLER ‹Ç‹N) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

EK 5. MUHASEBE ‹fiLEM F‹fi‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

EK 6. ÖDEME EMR‹ TESL‹M L‹STES‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

EK 7. YURT DIfiI SEYAHAT RAPORU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

EK 8. YURT DIfiI GEÇ‹C‹ GÖREV YOLLU⁄U B‹LD‹R‹M‹ . . . . .23

EK 9. ÖDEME EMR‹ BELGES‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

EK 10. YURT ‹Ç‹ SEYAHAT SÜREC‹ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

EK 11. HARCAMA TAL‹MAT FORMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

EK 12. YURT DIfiI SEYAHATLERDE UYGULANACAK YEVM‹YELER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

EK 13. TEfiEKKÜR MEKTUBU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32


1. AMAÇ

Seyahat Süreci El Kitab›n›n amac›, geçici görevle yurt içi veyurt d›fl› seyahate gidecek kiflilerin bu süreçle ilgili bilgileriniart›rmak, seyahat sürecinin sa¤l›kl›, h›zl› ve güvenli bir biçimdeifllemesini sa¤lamak ve bu konuda bir standart oluflturmakt›r. Elkitab›nda Kurum üst düzey yöneticilerinin yurt d›fl› seyahatdosyas›nda bulunmas› gereken dokümanlara da yer verilmifltir.

2. KAPSAM

El kitab›nda yer alan kural, aç›klama ve öneriler TÜB‹TAKBaflkanl›k, Merkez ve Enstitülerde yap›lan tüm seyahatler içingeçerlidir.

3. YURT DIfiI SEYAHAT SÜREC‹3.1. Seyahat Öncesi ‹fllemler

Yurt d›fl› seyahat öncesi, afla¤›daki belgeler Ek 1’de verilen yurtd›fl› seyahat sürecine uygun flekilde haz›rlan›r ve onaya sunulur:

n Yurt D›fl› Seyahat Baflvuru Formu (SBF) (bk. Ek 2)n Talep edilmesi halinde Pasaport Talep Formu (bk. Ek 3) n Harcama Talimat Formu (HTF) (Baflkanl›k Onay› GerektirenTalepler ‹çin) (bk. Ek 4)n Muhasebe ‹fllem Fifli (M‹F) (Avans/ön ödeme Talep edilmesidurumunda) (bk. Ek 5)n Ödeme Emri Teslim Listesi (ÖETL) (bk. Ek 6)

3.1.1. Yurt D›fl› Seyahat Baflvuru Formui. Seyahate ç›kacak kifli Seyahat Baflvuru Formu’nun (SBF)

afla¤›daki bölümlerini doldurur:

– Kat›l›mc› ile ‹lgili Bilgiler

– Görevlendirme ile ‹lgili Bilgiler

– Görevlendirmenin Türü ve Görevlinin Statüsü ‹le ‹lgiliBilgiler

– Periyodik Toplant›lar için Önceki Üç Toplant›ya Kat›lanlarla‹lgili Bilgiler

– TÜB‹TAK Ad›na Seyahate Giden Di¤er Kat›l›mc›larla ‹lgiliBilgiler

– Kat›l›mdan Beklenen Kiflisel/Kurumsal/Ulusal Yararlar

3


ii. Görevlendirme yapan ilgili birim taraf›ndan seyahateyönelik Uçak Bileti, Vize, Hizmet Pasaportu, Yol Gündeli¤i,‹kamet Gündeli¤i, Kay›t Ücreti (KDV dahil), SeyahatSigortas›na yönelik talep bilgileri bölümü doldurulur.

Yurt d›fl› seyahatlerine yönelik yol ve ikamet gündeli¤ininnas›l belirlenece¤i Ek 12’de aç›klanmaktad›r.

iii. SBF, formu düzenleyen kifli ve seyahat edecek kiflitaraf›ndan imzalan›r.

iv. SBF’ye ilgili birim taraf›ndan, varsa resmi davet yaz›s› vetoplant› program› eklenerek Seyahat ‹flleri Birimine gönderilir.

v. Seyahat ‹flleri Birimi taraf›ndan, SBF’de ‘Seyahat HarcamaDökümü’ bölümünde yer alan, rezervasyon, gündelik vebilet maliyeti bilgileri oluflturulduktan sonra SBF ilgilibirime geri gönderilir.

vi. SBF, ilgili birim amiri veya proje yürütücüsü taraf›ndanonaylan›r.

3.1.2. Pasaport Talep Formui. Seyahate ç›kacak kifli taraf›ndan pasaport talep edilmesi

durumunda, Pasaport Talep Formu doldurulur ve imzalan›r.

Süresiz sözleflmeli personel en fazla 4 y›l, süreli sözleflmelipersonel ise sözleflme süresi kadar pasaport süresi talepedebilir. Ayr›nt›l› bilgi için www.tubitak.gov.tr/seyahatadresine baflvurulabilir.

ii. Pasaport Talep Formu, yeni ç›kar›lacak pasaport için 4 adetresim, süre uzat›m› için 2 adet resim, nüfus cüzdan›n›n asl›,varsa daha önce al›nm›fl pasaport ile birlikte Seyahat ‹flleriBirimine iletilir.

iii. Seyahat ‹flleri Birimi taraf›ndan pasaport ifllemleri takip

edilerek sonland›r›l›r ve pasaport ilgiliye teslim edilir.1

3.1.3. Harcama Talimat Formu i. ‹lgili Birim amiri/ proje yürütücüsü taraf›ndan SBF’nin

onaylanmas›n›n ard›ndan, yurt d›fl› seyahate iliflkin harcamaizninin al›nmas› amac›yla, ilgili kifli/ birim taraf›ndanHarcama Talimat Formu (Baflkanl›k Onay› GerektirenTalepler ‹çin) (HTF) haz›rlan›r.

4

1 Uçak bileti, pasaport ve vize ile ilgili ifllemlerin sorunsuz yürütülmesi aç›s›ndan seyahat ifllemlerinin10 gün önce bafllat›lmas› uygun olur.


Avans/ ön ödeme al›nmas› öngörülen durumlarda HTF’nin “Konusu, Gerekçesi ve Süresi” bölümüne, seyahate iliflkinihtiyaçlar›n karfl›lanmas›na yönelik yeteri kadar ön ödemeyap›lmas›n› içeren bir gerekçe/ibare yaz›lmal›d›r.

ii. HTF seyahat edecek kifli / formu düzenleyen kifli ve talepeden birim amiri taraf›ndan imzalan›r.

iii. HTF, ekinde SBF, resmi davet yaz›s› ve toplant› program› ilebirlikte, ödenek kontrolü ve blokesi için Bütçe vePerformans Müdürlü¤üne iletilir.

iv. Bütçe ve Performans Müdürlü¤ü taraf›ndan ödenek miktar›Mali ve ‹dari Kaynak Yönetim Sistemi’nde (MKYS) blokeedilir ve HTF’deki “Ön Mali Kontrol” bölümü imzalan›r.

v. HTF, Bütçe ve Performans Müdürlü¤ünün kontrolününard›ndan, harcama yetkilisinin, ilgili Baflkan Yard›mc›s›n›nve Baflkan›n onay›na sunulur.

vi. Onaylanan HTF, ilgili birime iletilir.

vii. ‹lgili birim HTF’nin bir kopyas›n›, uçak bileti, (varsa) seyahatsigortas›, vize, pasaport ifllemlerinin tamamlanmas› içinSeyahat ‹flleri Birimine gönderir.

3.1.4. Muhasebe ‹fllem Fifli i. Onay ifllemi biten HTF, ekleri ile birlikte yetkili kifliye/birimin

gerçeklefltirme görevlisine iletilir.

ii. Yetkili kifli/birimin gerçeklefltirme görevlisi taraf›ndanavans/ ön ödeme al›nmas› öngörülen durumlarda bu tutarailiflkin olarak Muhasebe ‹fllem Fifli (M‹F) düzenlenir.

iii. M‹F’e, SBF’nin ve HTF’nin asl› veya birim amirince “asl›gibidir” onayl› birer kopyas› eklenerek harcama yetkilisininimzas›na sunulur.

iv. M‹F onaylanarak yetkili kifliye/birimin gerçeklefltirmegörevlisine gönderilir.

3.1.5. Ödeme Emri Teslim Listesi i. Avans/ön ödeme al›nmas› durumunda, M‹F onaydan

geldikten sonra, ilgili kifli taraf›ndan Ödeme Emri TeslimListesi (ÖETL) haz›rlan›r ve SBF, HTF ile M‹F’in as›llar› ya dabirim amirince veya gerçeklefltirme görevlisince “asl›gibidir” onayl› birer fotokopisi eklenerek, Muhasebe veKesin Hesap Müdürlü¤üne iletilir.

5


ii. Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤ü taraf›ndan seyahatedecek kiflinin banka hesab›na avans/ön ödeme transfer edilir.

Not: Check-in s›ras›nda THY’ye ait Miles&Smiles v.b.kartlar›n check-in yapan görevliye verilerek uçufltankazan›lan millerin hesaba ifllenmesi sa¤lanmal›d›r.

3.2. Seyahat Sonras› ‹fllemlerYurt d›fl› seyahat sonras› afla¤›daki belgeler haz›rlan›r ve onaya

sunulur:

n Yurt D›fl› Seyahat Raporu (bk. Ek 7)

n Yurt D›fl› Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi (bk. Ek 8)

n Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) (bk. Ek 9)

n Ödeme Emri Teslim Listesi (ÖETL) (bk. Ek 6)

n Hizmet Damgal› Pasaport

3.2.1. Yurt D›fl› Seyahat Raporui. Geçici görevle yurt d›fl›na giden kifli taraf›ndan, formata

uygun olarak ve ekinde toplant›ya iliflkin tüm dokümanlar›içerecek flekilde – gerekli durumlarda toplant› sonras›ndayap›lmas› gerekenlere iliflkin bir Eylem Plan› ile birlikte –Yurt D›fl› Seyahat Raporu haz›rlan›r.

ii. Yurt D›fl› Seyahat Raporu, ilgili birim yöneticisinin ve ilgiliBaflkan Yard›mc›s›n›n onay›na sunulur.

3.2.2. Yurt D›fl› Geçici Görev Yollu¤u Bildirimii. Seyahat sonras›nda, seyahat eden kifli taraf›ndan, en geç

10 gün içersinde seyahate iliflkin faturalar ilgili birime teslimedilir.

ii. Yurt D›fl› Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi, seyahat eden kiflitaraf›ndan doldurulup imzalanarak, ekinde SBF’nin,HTF’nin birim amirince onaylanm›fl birer kopyas›yla veseyahate iliflkin faturalar›yla birlikte ilgili birimin imzas›nasunulur. Seyahate iliflkin avans/ön ödeme al›nm›fl ise bunailiflkin M‹F ile toplant›/seminere kat›l›nd›¤›na dair belgefotokopisi de ekte sunulmal›d›r.

3.2.3. Ödeme Emri Belgesi i. Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) ilgili kifli/gerçeklefltirme

görevlisi taraf›ndan haz›rlan›r.

6


ii. ÖEB’ye

a. HTF’nin onayl› bir kopyas›,

b. Uçakla yap›lan seyahatlerde bilet kiflinin kendisitaraf›ndan al›nm›fl ise, uçak bileti,

c. Konaklama söz konusu ise, flah›s ad›na düzenlenmifl otelfaturas› (Günlük yatak ücretinin, gündeliklerin % 40 ›n›aflmas› durumunda, aflan k›sm›n % 70’i ayr›ca ödenir ve herdurumda yatacak yer temini için ödenecek tutargündeliklerin % 70’ini geçemez, bk. Ek12)

d. Yurt D›fl› Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi,

e. Ön ödemelerde, ön ödemeye iliflkin M‹F’in onayl›fotokopisi

eklenerek onaya sunulur.

3.2.4. Ödeme Emri Teslim Listesi i. Ödeme Emri Belgesi onayland›ktan sonra ilgili birim/kifli

taraf›ndan Ödeme Emri Teslim Listesi düzenlenerekekleriyle birlikte Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤üneiletilir.

ii. Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤ünce, avans/ön ödemeal›nm›fl ise gerekli mahsup ifllemleri yap›larak avans/önödeme hesab› kapat›l›r. Avans/ön ödeme al›nmad›¤›durumda kifli hesab›na gerekli ödeme yap›l›r.

3.2.5. Hizmet Damgal› PasaportuSeyahatten dönüldükten sonra varsa hizmet damgal›pasaportun üç ifl günü içerisinde Seyahat ‹flleri Birimineveya al›nd›¤› birime teslim edilmesi gerekir.

4. YURT ‹Ç‹ SEYAHAT SÜREC‹4.1. Seyahat Öncesi ‹fllemler

Yurt içi seyahat öncesi afla¤›daki belgeler Ek 10’da verilen yurtiçi seyahat sürecine uygun flekilde haz›rlan›r ve onaya sunulur:

n Harcama Talimat Formu (HTF) (bk. Ek 11)

n Muhasebe ‹fllem Fifli (M‹F) (Avans/ön ödeme talep edilmesidurumunda) (bk. Ek 5)

n Ödeme Emri Teslim Listesi (ÖETL) (bk. Ek 6)

7


4.1.1. Harcama Talimat Formu i. ‹lgili birim/ilgili kifli taraf›ndan Harcama Talimat Formu

haz›rlan›r. Avans /Ön ödeme al›nmas› öngörülen durumlardaHTF’nin “ Konusu, Gerekçesi ve Süresi” bölümüne, yaz›lacakgerekçede, harcaman›n “avans”/“ön ödeme” al›narakyap›laca¤› bilgisi yer almal›d›r.

ii. HTF, seyahat edecek kifli ve talep eden birim amiritaraf›ndan imzalan›r.

iii. HTF, ödenek kontrolü ve bloke için Bütçe ve PerformansMüdürlü¤üne iletilir.

iv. Bütçe ve Performans Müdürlü¤ü taraf›ndan ödenek miktar›Mali ve ‹dari Kaynak Yönetim Sistemi (MKYS)’de blokeedilir ve HTF’ deki “Ön Mali Kontrol” bölümü imzalan›r.

v. HTF, Bütçe ve Performans Müdürlü¤ü ve harcama yetkilisitaraf›ndan onaylanarak ilgili birime iletilir.

vi. ‹lgili birim HTF’nin bir kopyas›n›, uçakla seyahat edilmesidurumunda, uçak bileti ifllemleri için Seyahat ‹flleri Biriminegönderir.

4.1.2. Muhasebe ‹fllem Fifli i. Onaylanan HTF, ekleri ile birlikte yetkili kifliye/birimin

gerçeklefltirme görevlisine iletilir.

ii. Yetkili kifli/birimin gerçeklefltirme görevlisi taraf›ndanavans/ön ödeme al›nmas› öngörülen durumlarda avans/önödeme al›nacak tutara iliflkin olarak Muhasebe ‹fllem Fifli(M‹F) düzenlenir.

iii. M‹F ekine HTF’nin birim amirince onayl› bir kopyas›eklenerek ilgili kiflilerin onay›na sunulur.

4.1.3. Ödeme Emri Teslim Listesii. Avans/ön ödeme al›nmas› durumunda, M‹F onaydan

geldikten sonra, ilgili kifli taraf›ndan Ödeme Emri TeslimListesi (ÖETL) haz›rlan›r ve HTF, M‹F’in as›llar› ya da birimamirince veya gerçeklefltirme görevlisince “asl› gibidir”onayl› birer fotokopisi ÖETL’ye eklenerek, belgelerMuhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤üne iletilir.

ii. Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤ü taraf›ndan seyahatedecek kiflinin banka hesab›na avans/ön ödeme transfer edilir.

8


4.2. Seyahat Sonras› ‹fllemlerYurt içi seyahat sonras› afla¤›daki belgeler haz›rlan›r ve onaya sunulur:

n Harcama Belgeleri (HTF gerekçesinde bahsedilen harcamalar için).

n Yurt ‹çi Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi (bk. Ek 11).

n Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) (Avans/ön ödeme al›nmamas›halinde) (bk. Ek 9).

4.2.1 Yurt ‹çi Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi i. Seyahat sonras›nda, seyahat eden kifli taraf›ndan, en geç 10

gün içerisinde seyahate iliflkin faturalar ilgili birime iletilir.

ii. Seyahat eden kifli taraf›ndan Yurt ‹çi Geçici Görev Yollu¤uBildirimi doldurulup imzalan›r. Belge ekinde, HTF’nin birimamirince onaylanm›fl birer kopyas›, seyahate iliflkin faturalarve görevlendirme kurs, seminer, toplant› gibi bir görevse,bunlara kat›ld›¤›na dair belgeler ile birlikte ilgili biriminimzas›na sunulur.

4.2.2. Ödeme Emri Belgesi i. Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) ilgili kifli taraf›ndan haz›rlan›r.

ii. ÖEB’ye

a. HTF’nin onayl› bir kopyas›,

b. Uçakla seyahatlerde bilet kiflinin kendisi taraf›ndanal›nm›fl ise uçak bileti,

c. Konaklama söz konusu ise, flah›s ad›na düzenlenmifl,10 güne kadar gündelik miktar›n› aflmayacak tutardaki,kal›nan gün say›s›n› da belirten otel faturas›,

d. Yurt ‹çi Geçici Görev Yollu¤u Bildirimi,

e. Avans/ön ödemelerde, avans/ön ödemeye iliflkin M‹F’inonayl› fotokopisi eklenerek onaya sunulur.

4.2.3. Ödeme Emri Teslim Listesi (ÖETL)i. Ödeme Emri Belgesi onayland›ktan sonra, ilgili birim/kifli

taraf›ndan Ödeme Emri Teslim Listesi düzenlenerek ekleriylebirlikte Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤üne iletilir.

ii. Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlü¤ünce avans/ön ödemeal›nm›fl ise gerekli mahsup ifllemleri yap›larak avans/önödeme hesab› kapat›l›r. Avans/ön ödeme al›nmad›¤›durumlarda kifli hesab›na gerekli ödeme yap›l›r.

9


5. KURUM ÜST DÜZEY YÖNET‹C‹LER‹N‹N YURT DIfiI SEYAHATDOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN DOKÜMANLAR5.1. Genel Dokümanlar ve Bilgiler

n Pasaport,

n Uçak bileti ve uçufl program›,

n Görevli oldu¤una dair yaz› (yurt d›fl› ç›k›fl harc› ödememekiçin),

n Ziyaret program› (ziyaret saati, görüflülecekkiflilerin/kurulufllar›n isimleri, adres ve iletiflim bilgileridetay›nda),

n Gidilecek ülkedeki Türk Büyükelçisi’nin ismi, Büyükelçili¤iniletiflim bilgileri,

n Gidilecek ülkede görüflülmesi planlanan kurulufllar›n, otelinvb. iflaretlendi¤i flehir haritas›,

n Kal›nacak otel hakk›nda ulafl›m, iletiflim ve rezervasyonbilgileri,

n Gidilecek flehrin hava tahmin raporu (Santigrat cinsinden).

5.2. Heyet Ziyareti/Toplant› ile ‹lgili Dokümanlarn Resmi davet yaz›s› (varsa),

n D›fliflleri Bakanl›¤›’n›n görüflü (gerekli durumlarda),

n Toplant› dokümanlar› (program, gündem ve gündemdokümanlar›),

n Toplant› kat›l›m/kay›t formu,

5.3. Bilgi Notlar›n Seyahatin gerçeklefltirilece¤i ülke ile ilgili bilgi formu

(güncel verileri içermesi gerekmektedir),

n Gidilecek ülke ile bilimsel ve teknolojik iflbirli¤imize iliflkin(varsa proje say›s› vb.) bilgi notu,

n Gidilecek ülke ile ilgili bilim-teknoloji politikalar›, ülkekarfl›laflt›rmalar› vb. ile ilgili raporlar,

n Seyahatte ziyaret edilecek kurum ve kurulufllar hakk›ndabilgi notu.

5.4. Özgeçmifllern Görüflülecek kurulufl yetkililerinin özgeçmiflleri,

n Randevu al›nm›flsa Türk Büyükelçisinin özgeçmifli.

10


Aç›klama: Program›n oluflturulmas›nda, ilgili kurulufllardanrandevu al›nmas›nda, otel rezervasyonunda, havaalan›ndankarfl›lama ve u¤urlama konular›nda gidilecek ülkedeki TürkBüyükelçili¤i ile iflbirli¤i yap›lmal›d›r.

Not: Kurum üst düzey yöneticilerinin yurt d›fl› seyahatlerineyönelik teflekkür mektubu örne¤i Ek 13’de verilmifltir

EKLER:EEKK 11.. YURT DIfiI SEYAHAT SÜREC‹

EEKK 22.. YURT DIfiI SEYAHAT BAfiVURU FORMU

EEKK 33.. PASAPORT TALEP FORMU

EEKK 44.. HARCAMA TAL‹MAT (BAfiKANLIK ONAYI GEREKT‹RENTALEPLER ‹Ç‹N)

EEKK 55.. MUHASEBE ‹fiLEM F‹fi‹

EEKK 66.. ÖDEME EMR‹ TESL‹M L‹STES‹

EEKK 77.. YURT DIfiI SEYAHAT RAPORU

EEKK 88.. YURT DIfiI GEÇ‹C‹ GÖREV YOLLU⁄U B‹LD‹R‹M‹

EEKK 99.. ÖDEME EMR‹ BELGES‹

EEKK 1100.. YURT ‹Ç‹ SEYAHAT SÜREC‹

EEKK 1111.. HARCAMA TAL‹MAT FORMU

EEKK 1122.. YURT DIfiI SEYAHATLERDE UYGULANACAK YEVM‹YE

EEKK 1133.. TEfiEKKÜR MEKTUBU

11


EK 1. YURT DIfiI SEYAHAT SÜREC‹

12


13


EK 2. YURT DIfiI SEYAHAT BAfiVURU FORMU

14


15


EK 3. PASAPORT TALEP FORMU

16


17


EK 4. HARCAMA TAL‹MATI FORMU (BAfiKANLIK ONAYI GEREKT‹REN TALEPLER ‹Ç‹N)

18


EK5. MUHASEBE ‹fiLEM F‹fi‹

19


EK 6.ÖDEME EMR‹ TESL‹M L‹STES‹

20


EK 7.YURT DIfiI SEYAHAT RAPORU

21


22


EK 8. YURT DIfiI GEÇ‹C‹ GÖREV YOLLU⁄U B‹LD‹R‹M‹

23


EK 9. ÖDEME EMR‹ BELGES‹

24


EK 10. YURT ‹Ç‹ SEYAHAT SÜREC‹

25


26


EK 11. HARCAMA TAL‹MAT FORMU

27


EK 12. YURT DIfiI SEYAHATLERDE UYGULANACAKGÜNDEL‹KLER

Yurt d›fl› görevlerde verilecek gündelikler “Yurt d›fl›Gündeliklerine Dair Bakanlar Kurulu Karar›’na görebelirlenecektir. Bu karar gere¤ince, geçici görev ile yurt d›fl›nagönderilenlere, seyahat ve ikamet süresinin iillkk oonn ggüünnüü içinaarrtt››rr››mmll›› ggüünnddeelliikk ödenecektir. Ödenecek gündelikler BakanlarKurulu ile belirlenmifl ekli cetveldeki miktarlar›n %50art›r›lmas›yla hesaplan›r. On günü aflan görevlerde, aflan k›s›miçin %50 art›r›ml› gündelik ve konaklama ücreti ödenmez.

Art›r›ml› Gündelik Miktar› = Bakanlar Kurulu ile belirlenmiflcetvelde yer alan gündelik tutar› + Söz konusu gündeliktutar›n›n %50’si

Örnek 1: Y grubu d›fl›ndaki bir kurum çal›flan›n›n Brüksel’dekiseyahat›na iliflkin art›r›ml› olarak hesaplanan gündeli¤iafla¤›daki flekilde belirlenir:

Bakanlar Kurulu Karar› ile belirlenmifl olan cetvele göre

gündelik tutar›= 72 Euro

72 x %50 = 36 Euro

72 + 36 =108 Euro (ilk on gün için ödenecek art›r›ml› gündelikmiktar›)

Yurt d›fl›nda görevli olunan süre (ikamet) ile gidifl-dönüflteki(yol) gündelik miktar› belirleme hesaplar› aras›nda baz› farklarolup, bu durum afla¤›daki bölümlerde aç›klanmaktad›r:

Yurt D›fl›nda Görevli Olunan Süre ‹çin Ödenecek Gündelikler n Geçici görev ile yabanc› ülkelere gönderilenlere, görev

süresi için tam gündelik ödenir.

n Özel anlaflmalar› gere¤ince yabanc› devlet, uluslararas›kurulufl veya resmi di¤er kurulufllar taraf›ndan herhangi birödeme yap›lmas› durumunda (görev yerinde yatacak yertemin edilmesi, yemek ihtiyac›n›n tamamen veya k›smenkarfl›lanmas› gibi durumlarda) bu ödemeler gündeliklerdenindirilir :

• Karfl› tarafca yatacak yer temin edilmesi durumunda, ilgilikifliye ödenecek gündelik tutar›ndan %30 oran›ndaindirim yap›l›r.

28


• Karfl› tarafca yemek giderlerinin karfl›lanmas› durumunda,ilgili kifliye ödenecek gündelik tutar›ndan %10 oran›ndaindirim yap›l›r.

• Karfl› tarafca hiçbir harcama kaleminin karfl›lanmamas›durumunda, ilgili kifliye görev süresi için tam gündeliködenir.

Afla¤›daki tabloda karfl› tarafca karfl›lanan kalemler gözönündebulundurularak yurt d›fl›nda görevli olunan süre içinde,TÜB‹TAK taraf›ndan karfl›lanacak kalemler ve ödenecektoplam gündelik tutarlar› gösterilmifltir:

Not : On günü aflan görevlerde, aflan k›s›m için art›r›ms›zgündelik ödenir ve konaklama ücreti ödenmez.

Bu oranlar dikkate al›narak Örnek 1’deki durumda, afla¤›dakiflekilde ödeme yap›l›r:

1. Karfl› taraf›n konaklama giderlerini karfl›lamas› halinde;

Art›r›ml› gündelik tutar› = 110088 EEuurroo xx %%7700== 7755,,66 EEuurroo

2. Karfl› taraf›n konaklama ve yemek giderlerini karfl›lamas›halinde;

Art›r›ml› gündelik tutar = 110088 EEuurroo xx %%6600== 6644,,88 EEuurroo

3. Karfl› taraf›n sadece yemek giderlerini karfl›lamas› halinde;

Art›r›ml› gündelik tutar = 110088 EEuurroo xx %%9900== 9977,,22 EEuurroo

4. Karfl› taraf›n hiçbir harcama kalemini karfl›lamamas›, bütünharcamalar›n TUB‹TAK taraf›ndan karfl›lanmas› halinde;

29

Karfl› Taraf›n Karfl›lad›¤›Kalemler

Konaklama (‹kametgah)Giderleri

Konaklama ve YemekGiderleri

Yemek Giderleri

Hiçbiri Karfl›lanm›yor

TÜB‹TAK’›nKarfl›layaca¤› Kalemler

Yemek Giderleri veYaflam Giderleri

Yaflam Giderleri

‹kametgah Giderleri veYaflam Giderleri

‹kametgah Giderleri,Yemek Giderleri veYaflam Giderleri

Ödenecek GündelikTutar› (Bir günlük)

Hesaplanan Art›r›ml›Gündelik Tutar› X %70





i. Gündelik Tutar›:

Art›r›ml› gündelik tutar = 110088 EEuurroo xx %%110000== 110088 EEuurroo

ii. ‹kametgah Gideri:

On günlük süreyle s›n›rl› kalmak koflulu ile, yurtd›fl›ndayatacak yer temini için ödedikleri ücretlerin faturas›n›belgelendirenlere, faturada gösterilen günlük yatak ücreti,%50 art›r›ml› olarak hesaplanan gündeliklerinin %40’›n›aflmas› halinde, aflan k›sm›n %70’i ilaveten ödenir. Ancak,yatacak yer temini için ödenecek günlük ilave miktar,art›r›ml› olarak hesaplanan gündeliklerinin %70’inden fazlaolamaz.

Örne¤in, ilgili kiflinin fatura karfl›l›¤› 155 Euro günlükkonaklama ödemesi halinde;

108 x %40 = 43,2 Euro

155- 43,2 = 111,8 Euro

111,8 x %70 = 75,6 Euro

75,6 Euro, ilgili kifliye (yurtd›fl›nda görevli oldugu süreiçinde) konaklama giderine iliflkin faturay› beyan etmesidurumunda, bir günlük ikametgah gideri olarak ilavetenödenir. Ancak, konaklama için ödenen tutar, gündeli¤in%40’n› geçmiyorsa ek bir ödeme yap›lmaz. Bu durumda,yukar›daki örne¤e göre 43,2 Euroyu aflmayan tutarlarödenmeyecektir.

iii. Toplam Harc›rah:

‹lgili kifliye konaklama giderine iliflkin faturas›n› beyanetmesi durumunda ödenecek bir günlük toplam harc›rahmiktar› = art›r›ml› (bir günlük) gündelik tutar› ((110088 EEuurroo)) +bir günlük ikametgah gideri ((7755,,66 EEuurroo))= 118833,,66 EEuurroo

Yurt D›fl›na Gidifl-Dönüfl Süresi ‹çin Ödenecek Gündelikler :n Geçici görev ile yabanc› ülkelere gönderilenlere, gidifl-

dönüfl (yol) süresi için tam gündelik verilmektedir. Seyahatgünlerine ait gündelikler, seyahat edilen vas›tan›n hareketsaatinden gidilecek yere var›fl saatine kadar geçen her 24saat için hesaplan›r. Bu süreden az devam eden seyahatlerbir gün say›l›r. Seyahat müddetinin her 24 saati aflan k›sm›da tam gün say›lmaktad›r.

30


n Hizmetin özellikleri, mevcut ödenek miktar›, karfl› tarafcaihtiyaçlar›n tamamen veya k›smen karfl›lanmas›, görevsüresi gibi hususlar dikkate al›nmak suretiyle, yyuurrtt dd››flfl››nnaaggiiddeecceekk kkiiflfliinniinn yyaazz››ll›› kkaabbuullüünnüünn aall››nnmmaass›› kkooflfluulluuyyllaaödenecek gündeliklerde indirime gidilebilir.

n Bu ödemelerin yan› s›ra, kifliye, görev yerine gidifl-dönüflüesnas›nda ve seyahat sonras›nda ikametgah›na gidifliesnas›ndaki yol masraflar› da (taksi, otobüs, tren, metrovb.) faturay› beyan etmesi kofluluyla ödenir.

31


EK 13. TEfiEKKÜR MEKTUBU

OUR REF: B.02.1.TBT... 2006

UURRGGEENNTT//BBYY TTEELLEEFFAAXX

(Fax No:............................)

Prof. / Dr. / Mr. / Ms................... (Name)

.................... (Title)

.................... (Address)

Dear ................... (Name),

I would like to extend my heartfelt thanks to you for yourwarm welcome during my visit to the............................(Institution name) on.............. (date).

TÜB‹TAK values mutually beneficial international relations,and as such, our meeting provided me with a uniqueperspective to review and evaluate the potentialopportunities for scientific and technological cooperationbetween our institutions.

(Our visit to the facilites/institutes was fruitful on our sidesince we had a lot of inspiring ideas and we do hope thesevisits will yield mutually beneficial products in the shortand long run for both sides.)

Once again I would like to take this opportunity to thankyou and your colleagues for the warm welcome andhospitality during our time in ........(country).

I wish you continued success in all your undertakings.

Yours sincerely,

Prof. Dr. Nüket YET‹fi

Acting President

32




Documents

Seyahat Süreci El Kitab› - TÜRKİYE BİLİMSEL ve .... AMAÇ Seyahat Süreci El Kitab›n›n amac›, geçici görevle yurt içi ve yurt d›ﬂ› seyahate gidecek kiﬂilerin